SISTEMA DE GESTIÓN
DE GARANTIA DE LA CALIDAD
Elaborado por
Equipo articulador
UNIVERSIDAD PONTIFICIA BOLIVARIANA
DIRECCIÓN DE PLANEACIÓN
SISTEMA DE GESTIÓN DE GARANTIA DE LA CALIDAD
2
TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO ... 2
INTRODUCCIÓN ... 3
1. CONCEPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE GARANTIA DE LA CALIDAD ... 3
2. OBJETIVO GENERAL: ... 5
3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: ... 5
4. EQUIPOS DE TRABAJO ... 5
4.1 Autoevaluación de Programas Académicos ... 5
4.1.1 Objetivos operativos del equipo de autoevaluación de programas académicos ... 5
4.1.2 Equipo de autoevaluación de programas académicos ... 6
4.1.3 Funciones del equipo de autoevaluación de programas académicos ... 7
4.1.4 Plan de acción del equipo de acreditación de programas académicos ... 7
4.2 Autoevaluación institucional ... 8
4.2.1 Objetivo operativo del equipo de acreditación institucional ... 8
4.2.2 Integrantes del equipo de autoevaluación institucional ... 8
4.2.3 Funciones del equipo de autoevaluación institucional ... 8
4.2.4 Plan de acción del equipo de autoevaluación institucional ... 8
4.3 Investigación ... 8
4.3.1 Objetivo operativo del equipo de investigación ... 9
4.3.2 Integrantes del equipo de investigación ... 9
4.3.3 Funciones del equipo de investigación ... 9
4.3.4 Plan de acción del equipo de investigación ... 9
4.4 Normalización de procesos ... 9
4.4.1 Objetivo operativo del equipo normalización de procesos ... 9
4.4.2 Integrantes del equipo normalización de procesos ... 9
4.4.3 Funciones del equipo normalización de procesos ... 11
4.4.4 Plan de acción equipo normalización de procesos ... 11
SISTEMA DE GESTIÓN DE GARANTIA DE LA CALIDAD
3
INTRODUCCIÓN
CONCEPCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE GARANTIA DE LA
CALIDAD
El Sistema de Gestión de Garantía de la Calidad (SGGC) en la Universidad Pontificia Bolivariana cuenta con unas entradas relacionadas con los criterios definidos por el usuario, los estamentos reguladores y los requisitos internos que, por medio de una serie de actividades, se transforman en salidas correspondientes a los resultados deseados por la Universidad.
SISTEMA DE GESTIÓN DE GARANTIA DE LA CALIDAD
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Proceso de Calidad: está constituido por las etapas de diagnóstico, comparación de resultados vs
estándares, la elaboración de planes de mejoramiento y fortalecimiento. Este a su vez, incluye el
Proceso de Gestión que contiene las actividades de planeación, organización, ejecución y evaluación.
Estos procesos se comunican y relacionan a través de equipos que cumplen las funciones de articulación, coordinación técnica y evaluación, así:
• Equipo Central de autoevaluación Institucional, cumple la función articuladora y está constituido por representantes de los equipos de coordinación técnica, con el objetivo de consolidar la información y acciones referentes al SGAC y presentar resultados ante las diferentes instancias.
• Equipos de Normalización, de investigación, de Registro Calificado y Autoevaluación de Programas, y de Autoevaluación Institucional, cumplen las funciones de coordinación técnica en cada uno de los temas en los cuales son responsables, quienes generan información para el Equipo Institucional.
• Comité de Rectoría y Consejo Directivo; cumplen la función de evaluación, basado en los criterios de pertinencia, eficacia y eficiencia.
Las directrices de la Universidad para el sistema de gestión de garantía de la calidad son:
Política de Calidad:
La Universidad Pontificia Bolivariana propende por la excelencia en la prestación de los servicios asociados a los Macroprocesos que soportan su estructura organizacional y hacen realidad su Proyecto Institucional.
La política de calidad se fundamenta en la acreditación institucional, la acreditación de programas, la certificación de procesos, el mejoramiento en la clasificación de los grupos de investigación y la indexación de revistas; integrados en un sistema de gestión de garantía de la calidad dirigido al mejoramiento continuo de los procesos y el desarrollo de una cultura de la calidad.
La política de calidad contempla la autoevaluación permanente, la acreditación y la certificación con el fin de entregar oportunamente investigación, docencia y proyección óptimas en la construcción integral del ser humano. Para el efecto, la Universidad Pontificia Bolivariana respalda el continuo desarrollo del talento humano como también revisa y ajusta su sistema de gestión de la calidad de acuerdo con las necesidades e intereses de la comunidad universitaria y la sociedad
Objetivos de Calidad:
1. Entregar oportunamente y con alta calidad la Investigación e Innovación, la Docencia y Aprendizaje y Proyección Social.
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5 3. Desarrollar competencias del personal para aumentar la calidad institucional.
4. Mantener los niveles óptimos de satisfacción de los clientes internos y externos de la Investigación e Innovación, la Docencia y Aprendizaje y Proyección Social.
5. Revisar de manera permanente el sistema de gestión para actualizar los procesos y mejorar su eficacia
1.
OBJETIVO GENERAL:
Desarrollar un sistema de evaluación de la calidad para efectuar una revisión crítica de los procesos institucionales y su articulación al contexto sociocultural.
2.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
2.1 Valorar los resultados que conlleven una toma de decisiones hacia el mejoramiento institucional
2.2 Propiciar la reconfiguración permanente y participativa de los procesos, los propósitos y las metas institucionales.
2.3 Articular los resultados del sistema de evaluación de la calidad a la planeación institucional para el logro de altos niveles de calidad institucional.
2.4 Promover el ejercicio de autorregulación institucional como expresión de la autonomía y toma de decisiones.
2.5 Hacer visible la calidad del sistema institucional.
2.6 Rendir cuentas a la comunidad académica y a la sociedad desde el principio de la transparencia.
3.
EQUIPOS DE TRABAJO
3 .1
A u t o e v a lu a c ió n d e P r o g r a m a s A c a d é m ic o s
3.1.1
Objetivos operativos del equipo de autoevaluación de programas
académicos
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6 - Promover la cultura de la calidad y la autorregulación de los programas de pregrado y de
postgrado.
- Motivar y apoyar en dichos programas, los procesos de autoevaluación con fines de autorregulación, y con fines de certificación y acreditación, bajo los lineamientos de autoevaluación nacional del CNA o internacionales de otros entes acreditadores.
3.1.2
Equipo de autoevaluación de programas académicos
Este equipo tiene dos tipos de integrantes: El equipo base y los equipos de apoyo tanto institucional como de los Programas académicos
Equipo Base
El Equipo Base estará conformado al menos por: - El Director de Asesoría Académica
- Un asesor o persona de apoyo de AE para los programas de pregrado - Un asesor o persona de apoyo de AE para los programas de postgrado
Perfil de los asesores:
- Nivel de formación de postgrado y/o experiencia en la coordinación o apoyo a procesos de autoevaluación de programas académicos.
- Perfil de investigadores y/o experiencia en investigación.
- Conocimiento de la normatividad del MEN y de la UPB en lo referente aseguramiento de la calidad y la autoevaluación.
- Conocimiento de la estructura organizacional y de procesos de la UPB
Equipo de Apoyo Institucional
Este equipo de apoyo estará conformado por: - El Director de Docencia
- El Director de Planeación o su representante - El Director Administrativo
- El Director de CTIC o su representante
- El Jefe del Departamento de Gestión Documental - Coordinador de Autoevaluación Institucional - Un experto en archivística
- Un equipo de asesores internos o externos para la evaluación y/o acompañamiento directo de los procesos de autoevaluación con fines de certificación y acreditación. - Los Coordinadores de Autoevaluación de cada uno de los programas de pregrado.
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7 Este equipo apoya la articulación estratégica de los procesos de autoevaluación con el sistema de gestión de garantía de la calidad, con la estructura organizativa institucional, y con su sistema de información.
Equipo de Apoyo en los Programas Académicos
El Decano de Escuela como articulador, los Directores de Programa como líderes y los Coordinadores de Autoevaluación de cada uno de los programas de pregrado y de postgrado, como dinamizadores.
3.1.3
Funciones del equipo de autoevaluación de programas académicos
Orientar y apoyar los procesos de autoevaluación de los programas de pregrado y de postgrado, a partir tanto de su estandarización estratégica, metodológica, técnica e instrumental, como de la cualificación de los Coordinadores de AE.
Orientar las directrices generales de los procesos de AE, y de su ajuste periódico con base en las directrices institucionales y del CNA.
Apoyar la implementación y consolidación del sistema de gestión de la información de los programas de pregrado y de postgrado, como soporte tanto a los procesos de autoevaluación, como a la toma de decisiones.
Definir medios, instrumentos y estrategias que propicien la articulación del sistema de evaluación de la calidad, tanto a la planeación de cada programa como a la planeación institucional, para el logro de altos niveles de calidad institucional.
3.1.4
Plan de acción del equipo de acreditación de programas académicos
El plan de acción 2008-2009 del equipo de autoevaluación, se centra en:
- Sistematización y estandarización de los proceso de autoevaluación de programas de pregrado.
- Sistematización y estandarización de los proceso de autoevaluación de programas de postgrado.
SISTEMA DE GESTIÓN DE GARANTIA DE LA CALIDAD
8 - Apoyo a la implementación y consolidación del sistema de información institucional y de programas académicos, como soporte tanto a los procesos de autoevaluación como a la toma de decisiones
- La cualificación y orientación del equipo de Coordinadores de AE de los programas académicos.
3 .2
A u t o e v a lu a c ió n in s t it u c io n a l
3.2.1
Objetivo operativo del equipo de acreditación institucional
Obtener la renovación de la autoevaluación institucional como resultado del proceso de autoevaluación y bajo los parámetros establecidos en el Proyecto Institucional y en el Plan de Desarrollo.
3.2.2
Equipo de autoevaluación institucional
Equipo Base Equipo de Apoyo
3.2.3
Funciones del equipo de autoevaluación institucional
Estandarizar (sistematizar) Capacitar socializar Implementar Evaluar - mejorar
3.2.4
Plan de acción del equipo de autoevaluación institucional
Tener en cuenta hacer el plan de acción teniendo en cuenta actividades del Planear, hacer, Verificar y Actuar
3 .3
SISTEMA DE GESTIÓN DE GARANTIA DE LA CALIDAD
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3.3.1
Objetivo operativo del equipo de investigación
Alcanzar altos niveles de calidad en los procesos de investigación institucional reflejados en la clasificación de los grupos de investigación , la indexación de revistas, la obtención de marcas y patentes
3.3.2
Equipo de investigación
Equipo Base Equipo de Apoyo
3.3.3
Funciones del equipo de investigación
Estandarizar (sistematizar) Capacitar socializar Implementar Evaluar - mejorar
3.3.4
Plan de acción del equipo de investigación
Tener en cuenta hacer el plan de acción teniendo en cuenta actividades del Planear, hacer, Verificar y Actuar
3 .4
N o r m a liz a c i ó n d e p r o c e s o s
3.4.1
Objetivo operativo del equipo normalización de procesos
Lograr la normalización del quehacer universitario a través de la orientación por procesos, para obtener mayores niveles desempeño en la prestación de los servicios institucionales y aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus expectativas.
3.4.2
Equipo normalización de procesos
Este equipo tiene dos tipos de integrantes: El equipo base y los equipos de apoyo por proceso que serán liderados por responsable directo de cada proceso
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10 El Equipo Base estará conformado al menos por:
- El Director Administrativo - Coordinador de Calidad
- Profesionales de Apoyo en los 5 macroprocesos universitarios
Perfil del los integrantes del equipo base:
- Experiencia en la coordinación o apoyo a procesos universitarios.
- Conocimiento de la normatividad del MEN y de la UPB en lo referente aseguramiento de la calidad y la autoevaluación.
- Conocimiento de la estructura organizacional y de procesos de la UPB
Equipo de Apoyo
Este equipo de apoyo estará conformado por: - Director de Planeación
- Jefe Comunicaciones y relaciones públicas - Autoevaluación para la acreditación institucional - Asesoría académica para la acreditación de programas - Coordinador Administrativa CIDI
- Coordinador de Transferencia - Coordinador de Investigaciones
- Profesional de apoyo administrativo – Dirección Docencia - Vicerrector Pastoral
- Jefe de compras
- Coordinador administrativo – Gestión Humana - Coordinadora desarrollo de personal
- Tesorero - Contador - Activos Fijos - Jefe CTIC
- Jefe de Servicios Generales - Jefe Liquidaciones
- Jefe de Cartera - Secretaria académica - Representante de docentes - Representante de estudiantes
- Otros integrantes tendrán un carácter más provisional, acorde con las demandas de los procesos y dinámicas que se vayan generando.
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3.4.3
Funciones del equipo normalización de procesos
- Identificar los procesos de la Universidad
- Documentar los Procesos y controlar la documentación de estos. - Definir puntos de control de los procesos
- Diseñar indicadores para los procesos, asociándolos a los de autoevaluación - Capacitar al personal en el tema de procesos
- Socializar la información sobre los procesos universitarios - Fomentar la medición y análisis de indicadores
- Propiciar espacios para la discusión y análisis del desempeño de los procesos y su mejoramiento
- Realizar seguimiento y auditorías internas a los procesos para proponer opciones de mejoramiento.
3.4.4
Plan de acción equipo normalización de procesos
El plan de acción 2008-2009 del equipo de autoevaluación, se centra en:
- Revisar las caracterizaciones y completar con los indicadores universitarios - Elaborar flujogramas de los procesos
- Mantener actualizada la documentación de los procesos
- Promover la capacitación en temas relacionados con la gestión por procesos - Promover la socialización de los resultados de la gestión por procesos
- Promover el mejoramiento de los procesos, a través del análisis de los indicadores, la satisfacción de los usuarios, las quejas, entre otros.
- Ejecutar auditorias a los procesos
- Informar a la alta dirección los resultados de los procesos
4.
ACTIVIDADES INTEGRADORAS
- Revisión de la documentación de los procesos y métodos de trabajo
- Publicación de la documentación universitaria actualizada a través de “D o c u m e n t a ”
