Sistema multicontrol en línea

(1)

SISTEMA MULTICONTROL EN LÍNEA

MARIA DEL PILAR AGUILAR

TATIANA CAROLINA FLOREZ CURVELO CRISTIAN DAVID PEDRAZA DIAZ

UNIVERSIDAD SANTO TOMAS

FACULTA DE INGENIERIA Y TECNOLOGIA

ESPECIALIZACION EN GERENCIA DE PROYECTOS DE TELECOMUNICACIONES

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SISTEMA MULTICONTROL EN LÍNEA

MARIA DEL PILAR AGUILAR

TATIANA CAROLINA FLOREZ CURVELO CRISTIAN DAVID PEDRAZA DIAZ

Trabajo presentado como requisito para optar al título de especialista en gerencia de proyectos de telecomunicaciones

Director: Silvio Hernan Giraldo Gomez Ingeniero Electrónico, PMP, CBCP

UNIVERSIDAD SANTO TOMAS

FACULTA DE INGENIERIA Y TECNOLOGIA

ESPECIALIZACION EN GERENCIA DE PROYECTOS DE TELECOMUNICACIONES

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Nota de aceptación

Presidente del Jurado

Jurado

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CONTENIDO

INTRODUCCION………...9

1 ALCANCE ... 10

1.1 ALCANCE TOTAL ... 10

1.2 FASES DEL PROYECTO ... 11

1.2.1 Fase 1: Reconocimiento y Análisis de la información ... 11

1.2.2 Fase 2: Diseño y Desarrollo ... 11

1.2.3 Fase 3: Implementación ... 12

1.3 LO QUE EL PROYECTO NO INCLUYE ... 12

1.4 ENTREGABLES ... 12

1.4.1 Entregable Fase 1 ... 12

1.4.2 Entregable Fase 2 ... 12

1.5 ESQUEMA DE DESGLOSE DE TRABAJO ... 13

1.6 RESTRICCIONES, SUPOSICIONES Y DEPENDENCIAS ... 14

1.6.1 Restricciones ... 14

1.6.2 Dependencia ... 14

1.7 CONTROL DE CAMBIOS ... 14

2 GESTIONDEL TIEMPO ... 15

2.1 DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES ... 15

2.2 CRONOGRAMA GENERAL DEL PROYECTO. SECUENCIAMIENTO.... 16

2.3 CRONOGRAMA DETALLADO POR FASES ... 16

2.4 DEFINICIÓN Y ANÁLISIS DE RUTAS CRÍTICAS ... 17

2.5 METODOLOGÍA PARA EL CONTROL DEL CRONOGRAMA ... 18

3 GESTIÓN DE COSTOS ... 19

3.1 PRESUPUESTO GENERAL ESTIMADO ... 19

3.2 DESGLOSE DE COSTOS DEL PROYECTO (PAGOS, MENSUALIDADES, COMPRAS, ETC.) ... 19

3.2.1 Gastos Administrativos ... 24

3.3 CONTROL DE COSTOS ... 25

4 GESTIÓN DE CALIDAD DEL PROYECTO ... 27

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4.1.1 Mapa De Procesos ... 28

4.1.2 Políticas de calidad ... 29

4.2 ASEGURAMIENTO DE CALIDAD ... 30

4.3 CONTROL DE CALIDAD ... 31

5 GESTION DEL RECURSO HUMANO ... 32

5.1 ORGANIGRAMA INTERNO DEL PROYECTO ... 32

5.2 ORGANIGRAMA EXTERNO DEL PROYECTO ... 33

5.3 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES ... 34

5.4 GESTIÓN DEL EQUIPO DEL PROYECTO ... 35

6 GESTIÓN DE COMUNICACIONES ... 36

6.1 PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES ... 36

6.2 DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN ... 39

6.3 INFORMES DE RENDIMIENTO ... 39

6.4 GESTIÓN DE LOS INTERESADOS ... 40

7 GESTIÓN DE RIESGOS ... 41

7.1 PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE RIESGOS DEL PROYECTO ... 41

7.2 IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE RIESGOS ... 42

7.2.1 Análisis cualitativo ... 45

7.2.2 Análisis cuantitativo ... 46

7.3 Planificación de la Respuesta a los riesgos ... 47

7.4 SEGUIMIENTO Y CONTROL DE RIESGOS ... 48

8 GESTIÓN DE ADQUISICIONES ... 49

8.1 PLANIFICACIÓN DE COMPRAS Y ADQUISICIONES ... 49

8.2 PLANIFICACIÓN DE CONTRATOS ... 49

8.3 SOLICITAR RESPUESTAS A VENDEDORES ... 50

8.4 ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS ... 50

8.5 EVALUACIÓN DE PROPUESTAS ... 50

8.6 CIERRE DE CONTRATOS ... 51

ANEXOS………...52

(6)

LISTA DE TABLAS

Tabla 1. Definición de actividades ... 15

Tabla 2. Cronograma general del proyecto ... 16

Tabla 3. Cronograma detallado por fase ... 16

Tabla 4. Presupuesto general estimado ... 19

Tabla 5. Definición de procesos internos ... 20

Tabla 6. Identificación de infraestructura, equipos y software ... 20

Tabla 7. Análisis de las características requeridas en la creación del software para cumplir con los requerimientos contratados. (Crear/optimizar) ... 20

Tabla 8. Diseño de lógica secuencial, interfaces e interfaz gráfica del aplicativo a crear ... 21

Tabla 9. Desarrollo de aplicación ... 21

Tabla 10. Capacitación ... 21

Tabla 11. Pruebas de infraestructura y equipos ... 22

Tabla 12. Puesta en servicio ... 22

Tabla 13. Informes de gestión de procesos ... 22

Tabla 14. Informes de gestión de fallas ... 23

Tabla 15. Informe entrega kip ... 23

Tabla 16. Entrega final de desarrollo ... 23

Tabla 17. Gastos Administrativos ... 24

Tabla 18. Ficha de Control de Costos ... 25

Tabla 19. Planificación de calidad ... 27

Tabla 20. Control de calidad Fase 1 ... 30

Tabla 23. Métricas de calidad ... 31

(7)

Tabla 25. Interesados ... 36

Tabla 26. Método de Comunicación ... 36

Tabla 27. Planificación de las comunicaciones ... 37

Tabla 28. Distribución de la información ... 39

Tabla 29. Gestión de los interesados ... 40

Tabla 30. Planificación de riesgos ... 41

Tabla 31.Identificación de riesgos ... 42

Tabla 32.Análisis cualitativo ... 45

Tabla 33. Análisis cuantitativo ... 46

Tabla 34. Matriz DOFA ... 47

Tabla 35. Planificación de Compras y Adquisiciones ... 49

Tabla 36. Administración de contratos ... 50

Tabla 37. Evaluación de Propuestas ... 50

(8)

LISTA DE FIGURAS

Figura 1. Esquema de Desglose de Trabajo ... 13

Figura 2. Ruta Crítica ... 17

Figura 3. Detalle de las actividades ... 18

Figura 4. Cronograma general ... 18

Figura 5. EVM ... 26

Figura 6. Mapa de procesos... 28

Figura 7. Organigrama interno ... 32

Figura 8. Organigrama externo ... 33

Figura 9. Gestión del equipo del proyecto ... 35

(9)

9

INTRODUCCION

En el mercado actual, la experiencia del cliente es uno de los factores más importantes para el crecimiento de una empresa en el mercado. Este ítem es basado en diferentes factores que afectan directamente la percepción del cliente, calidad del servicio, tiempo de atención entre otros. Empresas que realizan diferentes trabajos de campo que interactúan directamente con el cliente se ven afectadas por la percepción del cliente y la falta de control que tiene las empresas en estos casos.

El desarrollo de la plataforma de control permitirá realizar un seguimiento en tiempo real de la localización del personal técnico encargado del cumplimiento de las actividades por medio tecnologías de la comunicación móvil, de igual forma seguimiento de cada una de las actividades y su estado de cumplimiento.

(10)

10

1 ALCANCE

1.1 ALCANCE TOTAL

El proyecto desarrollará la primera versión de una plataforma de gestión en línea sobre un proceso misional de una empresa que brinda el servicio de alistamiento, aprovisionamiento y aseguramiento de servicio a una IPS1_{en la ciudad de Bogotá.}

La plataforma de gestión se encargara de recopilar y consolidar la información sobre las actividades asignadas en terreno, para el cumplimiento de un proceso misional. Entregará dos módulos divididos en funciones de registro y seguimiento/control de actividades.

El módulo de registro se encargará de alimentar las matrices de información sobre cada una de las actividades que se llevan a cabo en terreno por cada técnico, se realizará a través del uso de un dispositivo de telefonía móvil que contará con una aplicación de registro sincronizada con el sistema de posicionamiento global (GPS).El módulo de registro será asignado e instalado en las herramientas de trabajo del personal técnico, la puesta en marcha solo incluirá 20 cuadrillas del segmento de aprovisionamiento.

En el módulo de seguimiento/control se encarga de recopilar y consolidar información inherente en tiempo real, de las tareas cumplidas en terreno. Este módulo será gestionado por personal del área administrativa encargados del seguimiento y control de las tareas. Los usuarios finales podrán generar reportes en línea o históricos sobre el cumplimiento de las tareas y/o actividades, apoyándose en la información adquirida por medio del sistema de posicionamiento global.

Para el reconocimiento del proceso misional para el cual será desarrollada la plataforma, se tendrán en cuenta las siguientes actividades:

 Desglose de actividades y tareas inherentes del proceso.

 Identificación de áreas incluidas en cada una de las actividades.  Análisis técnico de las plataformas de información actuales.  Identificación de variables de información críticas.

 Identificación de KPI2_.

(11)

11

Durante la ejecución y desarrollo del proyecto se presentaran al usuario final una serie de entregas de documentos y desarrollos que se relacionan a continuación:

 Documentos de conceptualización.

 Documentos de diseño y análisis de requerimientos.  Ejecutables para móviles (20 licencias).

 Software de plataforma de seguimiento/control.  Documentos de puesta en producción.

 Documentos de operación.

El proyecto se ejecutara en un lapso de tiempo no mayor a 120 días que consta de 3 fases para su desarrollo; en su etapa inicial el reconocimiento y análisis de la información, posteriormente diseño y desarrollo, por último se encuentra la fase de implementación del proyecto.

1.2 FASES DEL PROYECTO

El proyecto se dividirá en tres fases de desarrollo:

1.2.1 Fase 1: Reconocimiento y Análisis de la información

Identificación y análisis de las diferentes tareas y/o actividades que intervienen en el proceso misional, al igual de las diferentes áreas de la compañía que se ven involucradas. Identificación de los perfiles que cumplen con actividades y la interacción que tienen con la plataforma de información actual de la compañía. Se realizara un inventario de documentación con el que se lleva acabo el control de los procesos así como una toma de tiempos por actividades.

1.2.2 Fase 2: Diseño y Desarrollo

(12)

12 1.2.3 Fase 3: Implementación

En esta fase se inicia la ejecución del proyecto, con la puesta en servicio del aplicativo móvil y la plataforma central, brindando capacitación y soporte al personal técnico asignado.

1.3 LO QUE EL PROYECTO NO INCLUYE

No se incluye el desarrollo completo de la herramienta de monitoreo se entregara una primera versión básica que brinda el seguimiento de 20 cuadrillas de aprovisionamiento instalando en los móviles de las cuadrillas que intervendrán y en 4 equipos administrativos la instalación de la plataformas de control, la recolección de las diferentes variables y la minería automática de los datos entregando el análisis de los diferentes KPI incorporados. No se brindara acompañamiento en terreno a los técnicos después de la 3 semana de plan piloto.

1.4 ENTREGABLES

En las diferentes fases del proyecto se establecerá una serie de entregables tales como:

1.4.1 Entregable Fase 1

Análisis de los diferentes procesos, variables y factores que influyen en los procesos misionales de la compañía.

1.4.2 Entregable Fase 2

Para la segunda fase se divide en una serie de entregables, como se muestra a continuación:

 Instalación de plataforma móvil a equipos.  Instalación de plataforma de control.  Aplicación de móviles

 Plataforma de control  Plantillas de cargue  Manuales de plataformas

(13)

13

1.5 ESQUEMA DE DESGLOSE DE TRABAJO

Con la intensión de realizar una descomposición jerárquica, basada en los entregables del trabajo que ejecuta el equipo del proyecto para lograr los objetivos, se muestra en la Figura 1. El esquema de desglose de trabajo.

Figura 1. Esquema de Desglose de Trabajo

SISITEMA MULTICONTROL EN LINEA

RECONOCIMIENTO Y ANALISIS DE LA INFORMACION

DISEÑO Y DESARROLLO IMPLEMENTACION

DEFINICION DE PROCESOS

ANALISIS DE LAS CARACTERISTICAS

REQUERIDAS IDENTIFICACION DE INFRAESTRUCTURA, EQUIPOS Y SOFTWARE

DESARROLLO DE APLICACIÓN DISEÑO DE LÓGICA SECUENCIAL, INTERFACES E

INTERFAZ GRÁFICA DEL APLICATIVO A CREAR

CAPACITACIÓN

PRUEBAS DE INFRAESTRUCTURA Y

EQUIPOS

PUESTA EN SERVICIO

INFORMES DE GESTIÓN

ENTREGA FINAL DE DESARROLLO

1 2 3

1.1

1.2

1.3

2.1

2.2

3.1

3.2

3.3

3.4

3.5

(14)

14

1.6 RESTRICCIONES, SUPOSICIONES Y DEPENDENCIAS

Para la realización de este proyecto se han tenido que tomar varias cosas en consideración, mientras que otras simplemente se han asumido de parte de los desarrolladores del proyecto. Dentro de las restricciones, suposiciones y dependencias podemos mencionar las relevantes en el proyecto

1.6.1 Restricciones

 Cantidad limitada de usuarios para poder brindar una total cobertura y soporte de casos.

 Por calidad de servicio de operadores móviles y características del GPS se debe operar con equipos móviles de 3.5G

 El cargué de tareas y actividades depende de la distribución de las mismas entre los diferentes técnicos en terreno.

1.6.2 Dependencia

 La salida en su totalidad de las cuadrillas depende de la asistencia de los técnicos asignados, al igual que la disponibilidad de trabajo que brinde la casa matriz.

 La cobertura en terreno depende directamente de la asignación de las cuadrillas a una misma central.

 Funcionamiento de la aplicación en línea depende del área de asignación de y aprovisionamiento.

1.7 CONTROL DE CAMBIOS

(15)

15

2 GESTION DEL TIEMPO

Dentro del proceso requerido para administrar la finalización del proyecto a tiempo hace parte de un plan de gestión del cronograma que selecciona una metodología, una herramienta de planificación, y establece el formato y los criterios para desarrollar y controlar el cronograma del proyecto.

2.1 DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES

En la Tabla 1. Se muestra la Descripción de actividades y responsables internos, externos, tiempo de cada actividad, etc.

Tabla 1. Definición de actividades

PROYECTO ENTREGABLES ACTIVIDADES RESPONSABLE TIEMPO

Sistema Multicontrol

en Línea

Reconocimiento y Análisis de la Información

Definición De Procesos

Internos Ingeniero de desarrollo 7 días Identificación De

Infraestructura, Equipos Y Software

Ingeniero de sistemas 3 días

Análisis De Las

Características Requeridas En La Creación Del Software Para Cumplir Con Los Requerimientos Contratados. (Crear/Optimizar)

Ingeniero de desarrollo

y sistemas 2 días

Diseño y Desarrollo

Diseño De Lógica Secuencial, Interfaces E Interfaz Gráfica Del Aplicativo A Crear

Ingeniero de desarrollo 3 días

Desarrollo De Aplicación Ingeniero de desarrollo 30 días

Implementación

Capacitación Ingeniero PEM 2 días

Pruebas De Infraestructura Y

Equipos Ingeniero PEM 3 días

Puesta En Servicio Ingeniero PEM 60 días Informes De Gestión De

Procesos Ingeniero de proyecto 5 días

Informes De Gestión De

Fallas Ingeniero de proyecto 5 días

Informe Entrega KPIs Ingeniero de proyecto 5 días

Entrega Final De Desarrollo Gerente de proyectos 2 días

(16)

16

2.2 CRONOGRAMA GENERAL DEL PROYECTO. SECUENCIAMIENTO

En la Tabla 2.Se muestra el cronograma general del proyecto, indicando la fecha de inicio y finalización

Tabla 2. Cronograma general del proyecto

SISTEMA MULTICONTROL EN LÍNEA FECHA DE

INICIO

FECHA DE FINALIZACIÓN Reconocimiento y análisis de la información 16/11/2015 26/11/2015

Diseño y desarrollo 27/11/2015 12/01/2016

Implementación 13/01/2016 19/04/2016 Fuente: Autor

2.3 CRONOGRAMA DETALLADO POR FASES

El detallado de cada fase anteriormente descritas, esta discriminado el tiempo de ejecución según la planeación del proyecto como lo muestra la Tablas 3.

Tabla 3. Cronograma detallado por fase

RECONOCIMIENTO Y ANÁLISIS DE LA

INFORMACIÓN FECHA DE INICIO

FECHA DE FINALIZACIÓN

Definición de procesos internos 16/11/2015 24/11/2015 Identificación de infraestructura, equipos y software 16/11/2015 18/11/2015 Análisis de las características requeridas en la creación

del software para cumplir con los requerimientos contratados. (crear/optimizar)

25/11/2015 26/11/2015

DISEÑO Y DESARROLLO FECHA DE INICIO FECHA DE

FINALIZACIÓN

Diseño de lógica secuencial, interfaces e interfaz gráfica

del aplicativo a crear 27/11/2015 01/12/2015

Desarrollo de aplicación 02/12/2015 12/01/2016

IMPLEMENTACIÓN FECHA DE INICIO FECHA DE

FINALIZACIÓN

Capacitación 13/01/2016 14/01/2016

Pruebas de infraestructura y equipos 13/01/2016 15/01/2016

Puesta en servicio 18/01/2016 08/04/2016

Informes de gestión de procesos 11/04/2016 15/04/2016 Informes de gestión de fallas 11/04/2016 15/04/2016

Informe entrega KPI 11/04/2016 15/04/2016

(17)

17

2.4 DEFINICIÓN Y ANÁLISIS DE RUTAS CRÍTICAS

En la planeación, es necesario contar con una herramienta que me permita a través de un diagrama, esquematizar todas las actividades en la que se divide el proyecto; especificando el tipo de relación entre una y otra así como su duración. Para esta actividad se utilizó la herramienta Project para establecer la ruta crítica del proyecto y determinar el desarrollo y descripción de las actividades en un tiempo optimizado como se ve en la Figura 2.

Figura 2. Ruta Crítica

(18)

18

2.5 METODOLOGÍA PARA EL CONTROL DEL CRONOGRAMA

Con el uso de la herramienta Project se puede llevar un control minucioso del cronograma de actividades, determinando la Ruta Crítica y llevando el tiempo exacto de restante para la ejecución del proyecto. En las Figuras 3 y 4. Se muestra el detalle de las actividades y el cronograma general en Project.

Figura 3. Detalle de las actividades

Fuente: Autor Figura 4. Cronograma general

(19)

19

3 GESTIÓN DE COSTOS

3.1 PRESUPUESTO GENERAL ESTIMADO

En la Tabla 4. Se relaciona el presupuesto general estimado del proyecto

Tabla 4. Presupuesto general estimado

PROYECTO ENTREGABLES ACTIVIDADES COSTO

Sistema Multicontrol

En Línea

Reconocimiento y análisis de la

información

Definición de procesos internos $ 2.081.142 Identificación de infraestructura,

equipos y software $ 650.479 Análisis de las características

requeridas en la creación del software para cumplir con los requerimientos contratados. (crear/optimizar)

$ 707.306

Diseño Y Desarrollo

Diseño de lógica secuencial, interfaces

e interfaz gráfica del aplicativo a crear $ 1.431.918 Desarrollo de aplicación $ 14.319.178

Implementación

Capacitación $ 1.021.918

Pruebas de infraestructura y equipos $ 1.532.877

Puesta en servicio $ 30.657.534

Informes de gestión de procesos $ 1.009.132

Informes de gestión de fallas $ 884.132

Informe entrega KPI $ 1.634.132

Entrega final de desarrollo $ 39.219.178

Gastos Administrativos $ 31.385.498

TOTAL $ 126.534.424

Fuente: Autor

3.2 DESGLOSE DE COSTOS DEL PROYECTO (PAGOS, MENSUALIDADES, COMPRAS, ETC.)

(20)

20 Tabla 5. Definición de procesos internos

DEFINICION DE PROCESOS INTERNOS

TIPO CONCEPTO RECURSO NOMBRE CANT. Tiempo

(Días) Costo (Días) Costo Total

Costo Variable Directo Costo de Mano de Obra Directa Directivo responsable Ingeniero de

Desarrollo 1 7 $ 200.000,00 $ 1.400.000,00

Personal operativo

Analistas de

desarrollo 3 7 $ 90.000,00 $ 630.000,00 Costo Por Uso de Activos Bienes de capital (equipos) Computador

Portátil 4 7 $ 1.826,48 $ 51.141,55

Tiempo Tarea en Días 7 Costo Tarea $ 2.081.141,55 Fuente: Autor

Tabla 6. Identificación de infraestructura, equipos y software

IDENTIFICACION DE INFRAESTRUCTURA, EQUIPOS Y

SOFTWARE

sistemas 1 3 $ 150.000,00 $ 450.000,00 Personal

operativo Técnico 1 3 $ 65.000,00 $ 195.000,00 Costo Por Uso de Activos Bienes de capital (equipos) Computador

Portátil 1 3 $ 1.826,48 $ 5.479,45

Tiempo Tarea en Días 3 Costo Tarea $ 650.479,45 Fuente: Autor

Tabla 7. Análisis de las características requeridas en la creación del software para cumplir con los requerimientos contratados. (Crear/optimizar)

ANALISIS DE LAS CARACTERISITICAS REQUERIDAS EN LA CREACION DEL SOFTWARE PARA CUMPLIR CON LOS REQUERIMIENTOS CONTRATADOS. (CREAR/OPTIMIZAR)

Desarrollo 1 2 $ 200.000,00 $ 400.000,00

Personal operativo

Ingeniero de

sistemas 1 2 $ 150.000,00 $ 300.000,00 Costo Por Uso de Activos Bienes de capital (equipos) Computador

Portátil 2 2 $ 1.826,48 $ 7.305,94

Tiempo Tarea en Días 2 Costo Tarea $ 707.305,94

(21)

21

Tabla 8. Diseño de lógica secuencial, interfaces e interfaz gráfica del aplicativo a crear

DISEÑO DE LOGICA SECUENCIAL, INTERFACES E

INTERFAZ GRAFICA DEL APLICATIVO A CREAR

Desarrollo 1 3 $ 200.000,00 $ 600.000,00 Personal

operativo

Analistas de

desarrollo 3 3 $ 90.000,00 $ 810.000,00 Costo Por Uso de Activos Bienes de capital (equipos) Computador

Portátil 4 3 $ 1.826,48 $ 21.917,81

Tiempo Tarea en Días 3 Costo Tarea $

1.431.917,81

Fuente: Autor Tabla 9. Desarrollo de aplicación

DESARROLLO DE APLICACIÓN

Costo Variable

Directo . Costo de Mano de Obra Directa Directivo responsable Ingeniero de

Desarrollo 1 30 $ 200.000,00 $ 6.000.000,00 Personal

operativo

Analistas de

desarrollo 3 30 $ 90.000,00 $ 8.100.000,00 Costo Por Uso de Activos Bienes de capital (equipos) Computador

Portátil 4 30 $ 1.826,48 $ 219.178,08

Tiempo Tarea en Días 90 Costo Tarea $ 14.319.178,08

Fuente: Autor Tabla 10. Capacitación

CAPACITACION

Costo Variable Directo Costo de Mano de Obra Directa Directivo responsable Ingeniero puesta en marcha

1 2 $ 175.000,00 $ 350.000,00

Personal operativo

Tecnólogos de

soporte 5 2 $ 65.000,00 $ 650.000,00 Costo Por Uso de Activos Bienes de capital (equipos) Computador

Portátil 6 2 $ 1.826,48 $ 21.917,81

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22 Tabla 11. Pruebas de infraestructura y equipos

PRUEBAS DE INFRAESTRUCTURA Y EQUIPOS

1 3 $ 175.000,00 $ 525.000,00

Personal operativo Tecnólogos

de soporte 5 3 $ 65.000,00 $ 975.000,00 Costo Por

Uso de Activos

Bienes de capital (equipos)

Computador

Portátil 6 3 $ 1.826,48 $ 32.876,71

Fuente: Autor Tabla 12. Puesta en servicio

PUESTA EN SERVICIO

1 60 $ 175.000,00 $ 10.500.000,00

Personal operativo Tecnólogos de

soporte 5 60 $ 65.000,00 $ 19.500.000,00

Costo Por Uso de Activos

Computador

Portátil 6 60 $ 1.826,48 $ 657.534,25

Fuente: Autor Tabla 13. Informes de gestión de procesos

INFORMES DE GESTION DE PROCESOS

Desarrollo 1 5 $ 200.000,00 $ 1.000.000,00

Computador

Portátil 1 5 $ 1.826,48 $ 9.132,42

(23)

23 Tabla 14. Informes de gestión de fallas

INFORMES DE GESTION DE FALLAS

1 5 $ 175.000,00 $ 875.000,00

Computador

Portátil 1 5 $ 1.826,48 $ 9.132,42

Tiempo Tarea en Días 5 Costo Tarea $ 884.132,42

Fuente: Autor

Tabla 15. Informe entrega kip

INFORME ENTREGA KPI

proyecto 1 5 $ 325.000,00 $ 1.625.000,00

Computador

Portátil 1 5 $ 1.826,48 $ 9.132,42

Fuente: Autor

Tabla 16.Entrega final de desarrollo

ENTREGA FINAL DE DESARROLLO

proyecto 1 120 $ 325.000,00 $ 39.000.000,00

Costo Por Uso de Activos Bienes de capital (equipos) Computador

Portátil 1 120 $ 1.826,48 $ 219.178,08

Tiempo Tarea en

Días 2 Costo Tarea $ 39.219.178,08

(24)

24 3.2.1 Gastos Administrativos

Tabla 17. Gastos Administrativos

CONCEPTO NOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO FEBRERO MARZO ABRIL Arrendamiento

oficina $ 1.500.000 $ 1.500.000 $ 1.500.000 $ 1.500.000 $ 1.500.000 $ 1.500.000 Agua oficina $ 125.000 $ 125.000 $ 125.000 $ 125.000 $ 125.000 $ 125.000

Energía oficina $ 200.000 $ 200.000 $ 200.000 $ 200.000 $ 200.000 $ 200.000

Teléfono oficina $ 100.000 $ 100.000 $ 100.000 $ 100.000 $ 100.000 $ 100.000

Administración

oficina $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0

Aseo oficina $ 150.000 $ 150.000 $ 150.000 $ 150.000 $ 150.000 $ 150.000

Papelería oficina $ 200.000 $ 200.000 $ 200.000 $ 200.000 $ 200.000 $ 200.000

Software $ 12.000.000 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0

Reparaciones

locativas $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0

Transportes y

pasajes locales $ 500.000 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 Amortización $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0

Gastos viajes y

viáticos $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0

Impuesto Industria

y Comercio $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 Gastos notariales

regulares $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0

Capacitación personal Administración

$ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0

Comisiones $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0

Depreciación $ 872.583 $ 872.583 $ 872.583 $ 872.583 $ 872.583 $ 872.583

Seguro contra robo $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0

Impuesto de timbre

y bancario $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 Impuesto de

vehículo $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0

Impuesto predial $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0

Salarios Año $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0 $ 0

TOTAL $ 15.647.583 $ 3.147.583 $ 3.147.583 $ 3.147.583 $ 3.147.583 $ 3.147.583

(25)

25 3.3 CONTROL DE COSTOS

Tabla 18. Ficha de Control de Costos

SEMANA INICIO FIN COSTOS COSTO TOTAL

1 16/11/2015 20/11/2015 $ 1.486.529,68 $ 2 23/11/2015 27/11/2015 $ 594.611,87 $ 3 30/11/2015 04/12/2015 $ 1.422.507,55 $ 4 07/12/2015 11/12/2015 $ 2.386.529,68 5 14/12/2015 18/12/2015 $ 2.386.529,68 6 21/12/2015 25/12/2015 $ 2.386.529,68 7 28/12/2015 01/01/2016 $ 2.386.529,68 8 04/01/2016 08/01/2016 $ 2.386.529,68 9 11/01/2016 15/01/2016 $ 954.611,87 10 18/01/2016 22/01/2016 $ 2.554.794,52 11 25/01/2016 29/01/2016 $ 2.554.794,52 12 01/02/2016 05/02/2016 $ 2.554.794,52 13 08/02/2016 12/02/2016 $ 2.554.794,52 14 15/02/2016 19/02/2016 $ 2.554.794,52 15 22/02/2016 26/02/2016 $ 2.554.794,52 16 29/02/2016 04/03/2016 $ 2.554.794,52 17 07/03/2016 11/03/2016 $ 2.554.794,52 18 14/03/2016 18/03/2016 $ 2.554.794,52 19 21/03/2016 25/03/2016 $ 2.554.794,52 20 28/03/2016 01/04/2016 $ 2.554.794,52 21 04/04/2016 08/04/2016 $ 2.554.794,52 22 11/04/2016 15/04/2016 $ 1.009.132,42 $ 23 18/04/2016 22/04/2016 39.219.178,08 $ 126.534.424,94 650.479,45 $ 7.112.537,73 $ 9.249.546,86 707.305,94 $ 477.305,94 $ 7.112.537,73 $ 8.891.761,48 954.611,87 $ 1.431.917,81 $ 547.405,74 $ 4.356.442,97 $ 684.257,17 $ 3.070.786,85 $ 684.257,17 $ 3.070.786,85 $ 684.257,17 $ 3.070.786,85 $ 149.884,90 $ 547.405,74 $ 3.083.820,32 $ 749.424,52 $ 3.135.954,20 $ 1.021.917,81 $ 1.532.876,71 $ 749.424,52 $ 4.258.830,92 $ 749.424,52 $ 3.304.219,04 $ 749.424,52 $ 3.304.219,04 $ 749.424,52 $ 3.304.219,04 $ 749.424,52 $ 3.304.219,04 $ 749.424,52 $ 3.304.219,04 $ 749.424,52 $ 3.304.219,04 $ 547.405,74 $ 149.884,90 $ 3.252.085,16 $ 684.257,17 $ 3.239.051,69 $ 684.257,17 $ 3.239.051,69 $ 684.257,17 $ 3.239.051,69 $ 242.121,77 $ 547.405,74 $ 3.344.322,03 $ 1.210.608,85 $ 3.765.403,37 884.132,42 $ 1.634.132,42 $ 1.210.608,85 $ 4.738.006,11 $ 484.243,54 $ 39.703.421,62

(26)

26 Figura 5. EVM

Fuente: Autor

0 5000000 10000000 15000000 20000000 25000000 30000000 35000000 40000000 45000000

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24

(27)

27

4 GESTIÓN DE CALIDAD DEL PROYECTO

4.1 PLANIFICACIÓN DE CALIDAD

En la ejecución y desarrollo del sistema se establecieron normas y mejores prácticas de ingeniería que aseguran la calidad del producto, en la Tabla 19 se encuentran relacionadas las entradas, salidas, normas y estándares implementados según los proceso:

Tabla 19. Planificación de calidad

NIVEL NOMBRE DE

PROCESO ENTRADAS SALIDAS

NORMAS Y ESTANDARES

Estratégicos Planeación estratégica

*Informes de gestión comercial y técnico *Estadísticas comercial *indicadores de fallas e incidentes

*Informe de auditoría *expansión de infraestructura

Planes de acción y

mejoramiento continuo ISO 9000, ISO 9001

Estratégicos Mejora continua

*Planes de acción de parte de planeación estratégica

*Evaluación de procesos y procedimientos *actualización de estándares y normas técnicas

Lineamientos de

acción ISO 9000, ISO 9001

Estratégicos Gestión de innovación *Evaluación de procesos y procedimientos *Retroalimentación al Recurso Humano

*Nuevas versiones en los procesos y procedimientos *Nuevas plataformas de gestión

ISO 9000, ISO 9001

Misional Gestión comercial

*Datos clientes *Información comercial

*Orden de servicio *Solicitud del requerimiento

ISO 2700, PST TSP,COBIT, ITIL

Misional Análisis técnico

*Orden de servicio *Solicitud del requerimiento

Documento de análisis del requerimiento.

Misional Desarrollo *Documento de análisis del requerimiento

Ejecutables Acta de entrega

Misional Implementación y

cierre de ciclo *Ejecutables

*Documento de puesta en marcha.

Apoyo Gestión apoyo operaciones

*Solicitudes de necesidad de recursos humanos, técnicos y logísticos

*Formatos de legalización de entrega equipos y materiales

(28)

28

NIVEL NOMBRE DE

PROCESO ENTRADAS SALIDAS

NORMAS Y ESTANDARES

Apoyo Gestión compras

Órdenes de compra de equipos de cómputo y licenciamiento

*Inventarios de equipos

ITIL *Inventarios de

licenciamiento instalado

Apoyo

Gestión aprovisionamiento

y soporte tecnológico

*Requerimiento de equipos de comunicación *Atención de incidencias

*Acta de entrega equipos

*Registro de caso incidencia

ITIL

Apoyo Gestión seguridad industrial

*Estudio de riesgos y condiciones peligrosas *Normas técnicas de seguridad y salud e oficinas

*Protocolos de seguridad industrial *programas de prevención de enfermedades laborales

ITIL

Fuente: Autor

4.1.1 Mapa De Procesos

En la Figura 6 se muestra el mapa de procesos de la compañía, divido en los procesos estratégicos, misionales y de apoyo

Figura 6. Mapa de procesos

(29)

29 4.1.2 Políticas de calidad

En la ejecución de los sistemas de información trabajamos a lo largo de toda la cadena de valor para garantizar la calidad del producto, capacitando al equipo humano de la compañía y desarrollando acciones preventivas para minimizar las variaciones en los procesos de análisis, desarrollo e implementación y cierre de ciclo.

Se cuenta con los más altos estándares de calidad, seguridad informática, protección de datos y mejores prácticas convirtiendo nuestros desarrollos en sistemas de información más seguros y confiables.

El recurso humano involucrado y comprometido para alcanzar un alto estándar de Calidad a través de la aplicación del Sistema de Gestión de Calidad, el cual se basa en tres elementos principales:

 Estándares de Calidad: Recogen el conocimiento y experiencia de los profesionales para garantizar una aplicación sistemática y coherente de nuestro conocimiento y experiencia. Los estándares de Calidad recopilan requisitos tanto genéricos como específicos del producto y se gestionan a través de manuales de Calidad definidos localmente.

 Ciclo de Gestión de Mejora Continua: Permite garantizar una gestión eficiente de los procesos de Calidad, medir el rendimiento e impulsar la mejora de nuestra cultura de Calidad.

(30)

30 4.2 ASEGURAMIENTO DE CALIDAD

Este proceso tiene como propósito garantizar que el equipo de Proyecto emplee los procesos establecidos para satisfacer los requisitos de Calidad, auditándolos y analizándolos, contra los estándares de Calidad planificados y contra las mediciones del control de la Calidad. En las Tablas 20, 21, 22 se encuentra relacionado según los procesos misionales:

Tabla 20. Control de calidad Fase 1

Fuente: Autor Tabla 21. Control de calidad Fase 2

Fuente: Autor Tabla 22. Control de calidad Fase 3

Fuente: Autor NOMBRE DEL ENTREGABLE Reconocimiento y analisis de la informacion

OBJETIVO DE LA CALIDAD Auditar y verificar el cumplimiento del procedimiento establecido para el reconocimiento y

analisis de la informacion

ACTIVIDAD DE CONTROL DE LA CALIDAD Verificar/evaluar que las actividades realizadas y la documentacion fisica y digital, cumplan

según el procedimiento basado en las normas de calidad.

RESPONSABLE DE LA FUNCION Control interno

CRITERIO DE ENTRADA Basado en la solicitud del requerimiento del usuario, procedimiento de reconocimiento y

analisis, norma ISO 27000

RECURSOS NECESARIOS Analista de desarrollo

MECANISMO DE ACEPTACION Documento de análisis del requerimiento, aprobada por el usuario, ingeniero de proyecto y

desarrollor.

DEPENDE DE Solicitud del requerimiento

NOMBRE DEL ENTREGABLE Diseño y Desarrollo

OBJETIVO DE LA CALIDAD Auditar y verificar el cumplimiento del procedimiento establecido para el Diseño y

Desarrollo de los sistemas de informacion según la norma ISO 27000

ACTIVIDAD DE CONTROL DE LA CALIDAD Evaluar que el desarrollo y la documentacion fisica y digital, cumplan según el

procedimiento basado en las normas de calidad ISO 27000

RESPONSABLE DE LA FUNCION Control Interno

CRITERIO DE ENTRADA Documento de análisis del requerimiento, aprobada por el usuario, ingeniero de proyecto y

desarrollor, procedimiento de diseño y desarrollo, norma ISO 27000, PST, COBIT, TSP, ITIL

RECURSOS NECESARIOS Ingeniero de sistemas e ingeniero de Desarrollo.

MECANISMO DE ACEPTACION Ejecutables y Acta de entrega

DEPENDE DE Documento de analisis del requerimiento

NOMBRE DEL ENTREGABLE Implementacion

OBJETIVO DE LA CALIDAD Auditar y verificar el cumplimiento del procedimiento establecido para la implementacion y

puesta en marcha de los sistemas de informacion según la norma.

ACTIVIDAD DE CONTROL DE LA CALIDAD Evaluar el resultado de la implementacion y la documentacion fisica y digital

RESPONSABLE DE LA FUNCION Control Interno - Usario Final

CRITERIO DE ENTRADA Ejecutables, Documento de puesta en marcha, procedimiento de implementacion, Acta de

entrega, ITIL

RECURSOS NECESARIOS Ingeniero de sistemas, ingeniero de Desarrollo, Ingeniero puesta en marcha, tecnologo de

soporte

MECANISMO DE ACEPTACION documento de puesta en marcha

(31)

31 4.3 CONTROL DE CALIDAD

El control de calidad e el software, denominado SQA (Software QualityAsurance), se basa en las siguientes actividades:

 Uso de métodos y herramientas de análisis, diseño, codificación y prueba.  Revisiones formales, que se aplican durante cada paso de la ingeniería de

software,

 Estrategia de prueba multiescala.

 Control de la documentación del software y de los cambios realizados.  Procedimientos que aseguren un ajuste a los estándares de desarrollo.  Mecanismos de medida de calidad (METRICAS).

En la Tabla 23 se muestra el control utilizado para implementar las medidas de calidad requeridas en el proyecto.

Fuente: Autor C O R R EC C IO N FIA B IL ID A D EF ICA C IA IN TE G R ID A D FA C IL ID A D D E M A N TE N IM IE N TO FL EX IB IL ID A D FA C IL ID A D D E PR U EB A S PO R TA B IL ID A D R EU SA B IL ID A D IN TE R O PE R A B IL ID A D FA C IL ID A D D E U SO

FACILIDAD DE AUDITORIA X X

EXACTITUD X X

NORMALIZACION DE LAS COMUNICACIONES

COMPLETITUD X

COMPLEJIDAD X X X

CONCISION X X X

CONSISTENCIA X X X X

ESTANDARIZACION DATOS X

TOLERANCIA DE ERRORES X

EFICIENCIA EN LA EJECUCION X

FACILIDAD DE EXPANSION X

GENERALIDAD X X X X

INDEPENDENCIA DEL HARDWARE X X

INSTRUMENTACION X X X

MODULARIDAD X X X X X X X

FACILIDAD DE OPERACIÓN X X

SEGURIDAD X

AUTODOCUMENTACION X X X X X

SIMPLICIDAD X X X X

INDEPENDENCIA DEL SISTEMA X X

FACILIDAD DE TRAZO X

FORMACION X METRICA DE CALIDAD DEL SOFTWARE FACTOR DE CALIDAD

(32)

32

5 GESTION DEL RECURSO HUMANO

5.1 ORGANIGRAMA INTERNO DEL PROYECTO

El recurso humano del proyecto esta jerarquizado por diferentes áreas y responsables. En la Figura 7 se muestra el organigrama del proyecto.

Figura 7. Organigrama interno

GERENTE DE PROYECTO

INGENIERO PEM INGENIERO DE

DESARROLLO

TECNOLOGOS DE SOPORTE INGENIERO DE SISTEMAS

ANALISTAS DE

DESARROLLO TECNICOS

(33)

33

5.2 ORGANIGRAMA EXTERNO DEL PROYECTO

Descripción de la jerarquía de la compañía contratante (cliente-proveedores). Figura 8.

Figura 8. Organigrama externo

DIRECCION DE OPERACIONES

GERENCIA COMERCIAL INGENIERO DE

DESARROLLO

ANALISTAS DE

SOLUCIONES CORDINADOR DE ZONA

TELEOPERADORES TECNICOS

GERENCIA DE DESARROLLO GERENCIA DE

APROVISIONAMIENTO

INGENIERO ZONA

GERENCIA DE LOGISTICA

PUNTOS DE DESPACHO

(34)

34 5.3 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

Tabla 24. Matriz de responsabilidades

ACTIVIDADES INGENIERO DE _PROYECTO _PEMING. _DESARROLLOING.

INGENIERO DE SISTEMAS

TECNÓLOGO DE SOPORTE

ANALISTA DE

DESARROLLO TÉCNICO

Definición de

procesos internos C I R N.A N.A A N.A

Identificación de infraestructura, equipos y software

C I I R N.A N.A A

Análisis de las características requeridas en la creación del software

para cumplir con los requerimientos

contratados. (crear/optimizar)

C I R N.A N.A A N.A

Diseño de lógica secuencial, interfaces

e interfaz gráfica del aplicativo a crear

C I R A N.A A A

Desarrollo de

aplicación C I R I N.A A N.A

Capacitación C R I I A N.A N.A

Pruebas de infraestructura y

equipos

C R I I A N.A N.A

Puesta en servicio C R I I A N.A N.A

Informes de gestión

de procesos C I R I N.A N.A N.A

Informes de gestión

de fallas C R I I N.A N.A N.A

Informe entrega KPI R C C C N.A N.A N.A

Entrega final de

desarrollo R C C C N.A N.A N.A

R (responsable) - A (Subordinado/Responsable) - C (Consultado) - I (Informado)

(35)

35 5.4 GESTIÓN DEL EQUIPO DEL PROYECTO

La dirección de R.R. H.H. se encargara de proveer el personal necesario la para la ejecución del proyecto, para el cual se estipularan una serie de perfiles que se ajusten a los requerimientos del desarrollo. La ubicación laboral de los involucrados será dada por cada de las fases, para la primera fase y la tercera esta será en las locaciones de la compañía contratante o en su defecto en terreno, lugar donde se ejecutaran las pruebas de la aplicación móvil. El desarrollo tanto de la app como de la plataforma de información será en las locaciones de la compañía, garantizando la seguridad de la información y el cumplimiento los estándares de calidad.

El costo de cada colaborador será asociado a las tareas que se deban cumplir y a la duración de las mismas, indicando un valor individual en cada fase del proyecto Figura 9.

Figura 9. Gestión del equipo del proyecto

Fuente: Autor

El personal será auditado constantemente para manejar los estándares de calidad y políticas de seguridad de la información, para facilidad de la tarea se proveerá de las herramientas necesarias para la recopilación de la información.

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90

Reconocimiento y análisis de la información

Diseño y desarrollo

(36)

36

6 GESTIÓN DE COMUNICACIONES

6.1 PLANIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES

Para la ejecución del proyecto, se identificación de Stakeholders, que desde la fase de iniciación buscan conocer los avances del desempeño del proyecto, en la Tabla 25 y 26 se relaciona los interesados en la comunicación de los avances y el medio definido para dar a conocer la información:

Tabla 25. Interesados

PRINCIPALES STAKEHOLDERS  Gerente

comercial

 Ingeniero de proyecto

 Director del área solicitante (CLIENTE )

 Ingeniero PEM Ingeniero de desarrollo

Fuente: Autor

Tabla 26. Método de Comunicación

METODO DE COMUNICACIÓN

ESCRITO FORMAL

Plan de Proyecto, Project Charter, Problemas complejos, Informes de gestión

VERBAL FORMAL Presentaciones, speaches ESCRITO INFORMAL Memos, emails, notas VERBAL INFORMAL Reuniones, conversaciones

Fuente: Autor

(37)

37 Tabla 27. Planificación de las comunicaciones

OBJETIVO USUARIO RESPONSABILIDAD TIEMPO

¿QUE

COMUNICAR? ¿PORQUE? DESTINATARIO

METODO DE

COMUNICACIÓN RESPONSABLE ENVIO FECHA INICIAL FRECUENCIA

EXTERN

O

Solicitud del requerimiento

Necesidad de conocer las necesidades específicas

del cliente

Gerente comercial Escrito Informal

Director del área solicitante (CLIENTE )

Documento de solicitud del requerimiento

02/11/2015 1 Vez (inicio)

Respuesta del requerimiento

Dar a conocer que se puede ofrecer(infraestructura,

prototipo, limitantes, solicitudes de cambios,

Información de desempeño del trabajo)

Director del área solicitante (CLIENTE ) Escrito Informal, verbal informal Ingeniero de proyecto Informe de

planeación 05/11/2015

1 vez después de la solicitud

costos del proyecto Dar a conocer los costos del proyecto

Escrito formal, Verbal Informal

Gerente comercial

Informe de

Fecha de entrega del producto

Dar a conocer la fecha de entrega del proyecto

Escrito formal Ingeniero de proyecto

Informe de

Aceptación del

proyecto Dar inicio al proyecto

Gerente comercial, Ingeniero de

proyecto

Escrito formal, Verbal Informal

Documento de aceptación del

proyecto

10/11/2015 1 vez

Avance del proyecto dar a conocer el estado del proyecto

Escrito formal Ingeniero de proyecto

Informe de

(38)

38

¿QUE

COMUNICAR? ¿PORQUE? DESTINATARIO

METODO DE

COMUNICACIÓN RESPONSABLE ENVIO FECHA INICIAL FRECUENCIA

Solicitud de casos de pruebas (USUARIO)

se debe solicitar las pruebas al usuario para

realizar la debida validación y verificación

del sistema de información

Escrito Informal Ingeniero de

proyecto casos de prueba 09/01/2016

cuando se finaliza el proyecto y se requiera una corrección de

errores

Capacitación Y Manual de usuario

se debe definir la fecha de capacitación a los

interesados

Escrito Informal Ingeniero de proyecto

fecha de

capacitación 09/01/2016 1 vez

Entrega final de desarrollo

Se debe hacer entrega del producto final

Escrito formal, Verbal formal

Ingeniero de proyecto

Informe de

entrega 30/03/2016

1 vez al finalizar el proyecto

INTERNO

WBS

Se debe comunicar el esquema de desglose de

trabajo

Ingeniero de proyecto y el

equipo Escrito formal Ingeniero PEM, Ingeniero de desarrollo informe de

planeación 16/11/2015 1 vez (inicio)

Problemas Evitar desviaciones de la planificación

equipo

Escrito Informal

Ingeniero PEM, Ingeniero de

desarrollo

novedades N.A Cada vez que suceda

Informes de avances Medir el avance real del proyecto

equipo Escrito formal Ingeniero PEM, Ingeniero de desarrollo Informe de

Avance N.A Cada 15 días

informe de cronograma de

actividades

dar a conocer el cumplimiento de actividades en las fechas establecidas previamente

equipo Escrito formal Ingeniero PEM, Ingeniero de desarrollo Informe cronograma/a ctividades N.A

Cada vez que se cumpla una

actividad

Informe final de desarrollo

anunciar la finalización del desarrollo

equipo

Escrito formal, verbal informal

Ingeniero PEM, Ingeniero de

desarrollo

Informe final

de desarrollo 18/01/2016

1 vez finalizado el desarrollo

(39)

39 6.2 DISTRIBUCIÓN DE LA INFORMACIÓN

Tabla 28. Distribución de la información

ENTRADA HERRAMIENTAS Y _TECNICAS SALIDAS

Plan de gestión de las comunicaciones

Habilidades De Comunicación

Cambios solicitados Sistemas de

recopilación y recuperación de la información Métodos de distribución de la información

Fuente: Autor

6.3 INFORMES DE RENDIMIENTO

Durante la ejecución del proyecto se informara periódicamente a los interesados el avance del desempeño del proyecto a través de un documento que se actualizara a la medida del cumplimiento de las actividades. Este informe mostrara los indicadores de estado de cada área.

El proceso Informar el Desempeño implica la recopilación y análisis periódicos de datos reales y su comparación con la línea base a fin de comprender y comunicar el avance y desempeño del proyecto, así como proyectar los resultados del mismo. A continuación se muestra el contenido mínimo de los informes de desempeño:

 Alcance

 Análisis del desempeño anterior  Estado actual de riesgos e incidentes  Trabajo culminado del periodo

 Resumen de los cambios reportados en el periodo  El trabajo que se culminara

 Resultado del análisis de variación

(40)

40 6.4 GESTIÓN DE LOS INTERESADOS

En la Tabla 29 se muestra la planificación y gestión de los interesados en la comunicación del proyecto

Tabla 29. Gestión de los interesados

INICIO PLANIFICACION EJECUCION SEGUIMIENTO Y CONTROL

Gerente comercial Análisis y planificación del costo del proyecto

Toma de decisiones en la venta y comercialización del

proyecto

A través del Informe de planeación, Documento de solicitud del requerimiento Ingeniero de proyecto

Análisis y planificación de los recursos del

proyecto

Planificar tareas y RRHH para ejecutar

el proyecto

A través del informe de desempeño,

informe de planeación, informe

de riesgo

planificación de la solicitud y aceptación

del proyecto

De acuerdo a la necesidad presentada en su

área, toma decisiones para dar

solución a la necesidad. Da aceptación de las

propuestas presentadas

informe de planeación

Ingeniero PEM

Análisis y planeación de la infraestructura

tecnológica

Gestionar para que la infraestructura

tecnológica sea idónea para la implementación del

sistema de información desarrollado

Ingeniero de Desarrollo

Análisis, planeación y distribución de las

actividades de desarrollo del proyecto

Gestionar la ejecución total del

proyecto

(41)

41

7 GESTIÓN DE RIESGOS

En la proyección del éxito del proyecto es necesario tomar decisiones correctas en el momento oportuno. La mayoría de decisiones desde la más simple hasta la más compleja, involucra riesgo. La complejidad tecnológica en el proyecto, implica el aumento del nivel de riesgo del proyecto, por tal motivo es necesario contar con una metodología para evaluar las causas de la toma de decisiones y tener un control en los posibles riesgos. En la Figura 10se muestra la metodología implementada en la gestión de riesgo

Figura 10. Proceso de gestión de riesgo

Fuente: Autor

7.1 PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DE RIESGOS DEL PROYECTO

La Tabla 30 relaciona las entradas, herramientas y salidas, de la planificación de riesgos.

Tabla 30. Planificación de riesgos

ENTRADA HERRAMIENTAS Y _TECNICAS SALIDAS

Políticas de gestión de riesgos

Juntas directivas

Plan de acción Roles y responsabilidades definidos

Tolerancia de los stakeholders a los riesgos

Control de novedades Charter del proyecto

Plan de administración de

riesgo Formato para e plan de administración de

riesgos del proyecto Análisis de matriz de riesgo WBS

(42)

42

7.2 IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE RIESGOS

La Tabla 31 constituye la identificación de riesgos y el impacto que representan en las actividades del proyecto

Tabla 31.Identificación de riesgos

ACTOR INDICADOR DE BAJO RIESGO

INDICADOR DE MEDIANO RIESGO

INDICADOR DE

ALTO RIESGO IMPACTO

RECONOCIMIENTO Y ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

Definición De Procesos Internos

información

completa y concreta

recopilación de información incompleta o de fuentes erradas

Información falsa o corrupta que no coinciden con los procesos de la compañía. ALTO Identificación De Infraestructura, Equipos Y Software

escasas o nulas restricciones a la infraestructura tecnológica

acceso limitado o insuficiente a la infraestructura o plataformas de información

El no acceso o la ausencia de la infraestructura tecnológica

MEDIO

Análisis de requerimientos

Análisis especifico y puntual de los requerimientos

La no especificación de los

requerimientos técnicos

La percepción errónea de los requerimientos técnicos

ALTO

Flujos de trabajo

Se prevén cambios pequeños o nulos en el flujo de trabajo

Se prevén cambios importantes en el flujo de trabajo

Se prevén cambios significativos en el flujo de trabajo

BAJO

Roles y

responsabilidades organizacionales

Los individuos en la organización comprenden sus roles y

responsabilidades

responsabilidades pero no conocen claramente los roles y responsabilidades fuera de su grupo de trabajo inmediato

Los individuos en la organización no comprenden sus roles y responsabilidades MEDIO Políticas y estándares

Las políticas y estándares se encuentran cuidadosamente definidos y son seguidos de forma conveniente

Las políticas y estándares se encuentran definidos pero no son seguidos de forma cuidadosa

Las políticas y estándares no se encuentran definidos o no son seguidos

(43)

43 ACTOR INDICADOR DE BAJO

RIESGO

INDICADOR DE

Involucramiento del usuario

Los usuarios se encuentran altamente

involucrados con el equipo de proyecto y proveen un

importante soporte

Los usuarios se encuentran

desarrollando roles poco significativos con un bajo impacto

Los usuarios tienen un

involucramiento nulo o su soporte es inadecuado

BAJO

DISEÑO Y DESARROLLO

Diseño y desarrollo de aplicación

Los algoritmos y modelos

seleccionados satisfacen los requerimientos funcionales pero no se ha realizado un estudio formal al respecto

Los algoritmos y modelos seleccionados satisfacen muchos de los requerimientos funcionales

Los algoritmos y modelos seleccionados no satisfacen muchos de los requerimientos funcionales ALTO interfaces Las interfaces internas (hardware y software) han sido correctamente definidas y se encuentran controladas

Algunas de las interfaces internas (hardware y software) han sido definidas y se encuentran controladas

Las interfaces internas (hardware y software) no han sido definidas o no se encuentran controladas

ALTO

Sistema

Las interfaces de hardware y software externas han sido definidas,

documentadas, acordadas e

implementadas pero no se ha especificado un criterio de

aceptación

Las interfaces de hardware y software externas han sido definidas e implementadas pero no acordadas ni documentadas

Las interfaces de hardware y software externas han sido definidas pero no documentadas, acordadas o implementadas MEDIO Roles y responsabilidades organizacionales

responsabilidades

responsabilidades pero no conocen claramente los roles y responsabilidades fuera de su grupo

Los individuos en la organización no comprenden sus roles y

responsabilidades

(44)

RIESGO

INDICADOR DE

seguridad de la información

cumplimiento de las políticas de seguridad de la información

El no cumplimiento a cabalidad de las políticas de seguridad de la información

perdida o corrupción de la información por no cumplimiento de las políticas de seguridad de la información

ALTO

IMPLEMENTACIÓN

Capacitación

cumplimiento de usuarios y personal idóneo para la capacitación

deficiencia parcial de usuarios o personal idóneo para la capacitación

deficiencia de usuarios o personal idóneo para la capacitación BAJO Pruebas de infraestructura y equipos

Las pruebas unitarias han sido estimadas y planificadas pero no se ha definido el nivel de detalle para las mismas

Las pruebas unitarias han sido estimadas y

planificadas pero no serán

documentadas

Las pruebas unitarias no han sido estimadas ni planificadas

MEDIO

Prueba piloto

Participantes del piloto disponibles,

capacitados e interesados en participar de las pruebas

Participantes del piloto disponibles pero con importantes necesidades de entrenamiento

Participantes del piloto no disponibles o no interesados en participar de las pruebas

MEDIO

Documentación

de Desarrollo Correcta y disponible

Disponible con

algunas deficiencias Inexistente MEDIO

Satisfacción cliente

El proyecto cumple con las expectativas y requerimientos técnicos exigidos por parte del cliente.

El proyecto cumple la mayoría de requerimientos del cliente pero no cumple con las expectativas

El proyecto no cumpla con los objetivos

planteados por el cliente

ALTO

Recuperación de desastres

Todas las áreas siguen las guías de seguridad y los datos se encuentran respaldados

Se han tomado algunas medidas de seguridad, los datos se encuentran respaldados, las guías y procesos están incompletas o no son respetadas

No se han tomado medidas de seguridad, hay falta de respaldo de datos y las medidas de recuperación de desastres no son consideradas

(45)

RIESGO

INDICADOR DE

Tipo de contrato

Las condiciones del contrato son

favorables en cuanto a formas de pago y adecuación a documentos de acuerdos previos entre las partes (SOW, por ejemplo)

Las condiciones del contrato son algo desfavorables en cuanto a formas de pago y adecuación a documentos de acuerdos previos entre las partes (SOW, por ejemplo)

Las condiciones del contrato son desfavorables en cuanto a formas de pago y adecuación a documentos de acuerdos previos entre las partes (SOW, por ejemplo) BAJO Comunicación Claramente se comunican los objetivos y el estado entre el equipo y el resto de la

organización

Se comunica parte de la información solo en algunas situaciones especiales

Esporádicamente se comunican los objetivos y el estado entre el equipo y el resto de la organización

BAJO

Fuente: Autor

7.2.1 Análisis cualitativo

Tabla 32.

Tabla 32.Análisis cualitativo

ENTRADA HERRAMIENTAS Y _TECNICAS SALIDAS Plan de Administración de Riesgos

Probabilidad e impacto de los riesgos

Calificación general de los riesgos del proyecto

Riesgos identificados Lista de riesgos