P CI 02 AUDITORIAS INTERNAS

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(1)AUDITORIAS INTERNAS. CÓDIGO:. P-CI-02. VERSIÓN:. 8.0. FECHA: PÁGINA:. Nov. 28 de 2018 1. DE. 17. TABLA DE CONTENIDO. 1.. OBJETIVO............................................................................................................................... 2. 2.. ALCANCE ............................................................................................................................... 2. 3.. DEFINICIONES ....................................................................................................................... 2. 4.. POLÍTICAS DE OPERACIÓN.................................................................................................. 5. 5.. PLANIFICACION ..................................................................................................................... 5 5.1 Plan Anual de Auditorías y Actividades ................................................................................. 5 5.2 Planificación de la Auditoría Interna ...................................................................................... 6 5.2.1 Asignación de Auditor (es) ................................................................................................. 6 5.2.2 Acercamiento inicial ........................................................................................................... 6 5.2.3 Preparación para la realización de la Auditoría .................................................................. 7 5.2.4 Preparación de los documentos de trabajo......................................................................... 8 5.2.5 Gestión y mantenimiento de registros ................................................................................ 8 5.2.6 Método y criterio de Muestreo ............................................................................................ 9. 6.. REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA. ........................................................................................ 9 6.1 Reunión de apertura.............................................................................................................. 9 6.2 Comunicación durante la Auditoría...................................................................................... 10 6.3 Recopilación y verificación de la información frente a los criterios....................................... 10 6.4 Preparación de las conclusiones de la auditoría. ................................................................. 11 6.5 Reunión de cierre ................................................................................................................ 12. 7. INFORME DE AUDITORÍA. ...................................................................................................... 12 7.1 Preparación del Informe de Auditoría. ................................................................................. 12 7.2 Distribución del Informe de Auditoría. .................................................................................. 12 7.3 Derecho de Contradicción ................................................................................................... 13 7.4 Formulación del Plan de Mejoramiento ............................................................................... 13 8.SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO ............................................................ 13 9.. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE AUDITORES............................................................. 13. 10.. NORMATIVIDAD ............................................................................................................... 14. 11.. ACTIVIDADES ................................................................................................................... 14. 12.. ANEXOS ............................................................................................................................ 17. 13.. NOTAS DE CAMBIO .......................................................................................................... 17. 14.. APROBACIÓN ................................................................................................................... 17.

(2) AUDITORIAS INTERNAS. CÓDIGO:. P-CI-02. VERSIÓN:. 8.0. FECHA: PÁGINA:. Nov. 28 de 2018 2. DE. 17. 1. OBJETIVO Presentar la metodología para la planificación, realización, informe y seguimiento de las auditorías internas en la Unidad Ejecutora de Saneamiento del Valle del Cauca – UESVALLE. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los procesos de la Entidad. 3. DEFINICIONES 3.1 Acción Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) que originan las deficiencias o materialización de los riesgos que afectan de forma importante el desempeño y el cumplimiento de los objetivos propuestos.. 3.2 Alcance de la auditoria: Toda auditoria debe definir con claridad y precisión los límites y la profundidad de los criterios de auditoría a aplicar en los procesos, asuntos, políticas, planes, programas, proyectos, o temas de interés a auditar, de conformidad con los objetivos de la auditoría. 3.7 Alta Dirección: Persona o grupo de personas, del máximo nivel jerárquico que dirigen y controlan una entidad. 3.8 Análisis de factores de riesgo: Es el estudio de variables, circunstancias o situaciones que permita calificar un proceso frente a la probabilidad de que se desvíe de sus objetivos o con mayor riesgo de corrupción y su comparativo con los demás procesos, con el fin de dar prioridad a que se les realice auditoria a aquellos más críticos o que requiere de mayor control. 3.9. Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría.. 3.10 Auditoría Interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de auditorías, y avaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditorías. 3.11 Auditoría Especial: Es una visita sistemática y oportuna para evaluar y evidenciar situaciones críticas informadas interna o externamente de carácter específico o transversal, cuyo propósito es expresar una opinión independiente sobre el cumplimiento de disposiciones legales aplicables y obligaciones contractuales y si corresponde establecer indicios de responsabilidad por la función pública. Esta auditoría tiene una connotación de urgencia y espontánea, por lo que su trámite para su programación es abreviada, sin perjuicio del debido proceso. 3.12 Auditoria Regular: Se orienta a la consecución de resultados que permitan establecer sí los recursos humanos, físicos, financieros, así como las tecnologías de información y comunicación puestos a disposición de la UESVALLE, se manejaron de forma eficiente, eficaz, económica, con equidad, con sostenibilidad del medio ambiente y de manera transparente en el cumplimiento de los propósitos, planes y programas del auditado en el cumplimiento de los fines esenciales de la Entidad..

(3) AUDITORIAS INTERNAS. CÓDIGO:. P-CI-02. VERSIÓN:. 8.0. FECHA: PÁGINA:. Nov. 28 de 2018 3. DE. 17. Es importante que cuando se realice una auditoría de control se tenga en cuenta los siguientes enfoques (cuando aplique): 3.12.1 Control de gestión: Es el examen de la eficiencia y eficacia de la administración de los recursos públicos de la UESVALLE, determinada mediante la evaluación de los procesos y actividades, la utilización y análisis de indicadores de rentabilidad pública, del desempeño y la identificación de los beneficiarios de su actividad. 3.12.2 Control de resultados: Es el examen que se realiza para establecer en qué medida la UESVALLE y sus procesos logran los objetivos y cumplen los planes, programas y proyectos adoptados respectivamente en un período determinado. 3.12.3 Control financiero: Examen que se realiza, con base en las normas y principios de auditoría de aceptación general o prescritos por la Contaduría General de la Nación, para establecer si los estados financieros de la UESVALLE reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios en su situación financiera. 3.12.4 Control de legalidad: Comprobación que se hace de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole en la UESVALLE, para establecer que se hayan realizado conforme a las normas que le son aplicables. 3.12.5 Revisión de cuentas: Es el estudio especializado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los integrantes y responsables del proceso financiero durante un período determinado, con miras a establecer la economía, la eficacia, la eficiencia y la equidad de sus actuaciones. 3.12.6 Evaluación del control interno: es el análisis del sistema de control de la UESVALLE, con el fin de autoevaluar la calidad del mismo, el nivel de confianza y si es eficiente en el cumplimiento de los objetivos. 3.13 Auditoria de seguimiento (al Plan de mejoramiento): Consiste en la recopilación sistemática de información que permita comprobar que los hallazgos hayan sido tenidas en cuenta y tratadas de manera oportuna y pertinente en planes de mejoramiento mediante la implementación de Acciones Correctivas. Las características del seguimiento al plan de mejoramiento son 1. Recolección de evidencias entregadas por el responsable de la acción correctiva. 2. El Responsable de la acción correctiva debe cerrar efectivamente al 100% la acción establecida. 3. Garantizar que no vuelva ocurrir el hallazgo en el proceso auditado. Este seguimiento lo realiza la Oficina de Control Interno, para determinar el avance o al cierre de las acciones. 3.14 Criterio de Auditoria: Conjunto de políticas, normas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia frente a la cual se compara la evidencia de auditoría para determinar su cumplimiento. 3.15 Conclusiones: Es un apartado del Informe de Auditoria, donde se registra un resumen de forma enumerada y presentada en orden de importancia de los presentado en la ejecución de la auditoría, las diferencias presentadas, las fortalezas, debilidades y compromisos..

(4) AUDITORIAS INTERNAS. CÓDIGO:. P-CI-02. VERSIÓN:. 8.0. FECHA: PÁGINA:. Nov. 28 de 2018 4. DE. 17. 3.16 Derecho de contradicción: El derecho a la Defensa que tienen los Auditados con el fin de controvertir las observaciones hechas por los auditores dentro del informe preliminar a través del derecho de contradicción. 3.17 Equipo Auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es necesario de expertos técnicos. 3.18 Evidencia de auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que es pertinente para los criterios de auditoría. 3.19 Experto técnico: Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor 3.20 Hallazgo de la Auditoría: Resultado de la evaluación de la evidencia de auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. Debe generar una acción correctiva mediante plan de mejoramiento. 3.21 Informe de Auditoría: Es el resultado consolidado y expresado por escrito, del estudio de la información recolectada y verificada que originaron hallazgos y observaciones de la Auditoría, como también conclusiones efectuadas por los auditores durante la realización de la auditoría sobre un proceso o actividad auditada en relación con los objetivos y criterios fijados. 3.22 Observación de Auditoría: Apartado del informe de Auditoría que el Auditor aprovecha ante un hallazgo potencial en riesgo en materializarse o de cualquier otro detalle que haya observado y le parece relevante registrar, lo cual constituye una oportunidad de mejora, Una observación de auditoria tiene los siguientes atributos: Situación encontrada, criterio (lo que debe ser), efecto, causa y recomendación. 3.23 Objetivo de la auditoría: Propósito o fin que persigue la auditoría hacia la cual se deben dirigir los recursos y esfuerzos frente a los criterios establecidos en la UESVALLE y en cada uno de procesos. 3.24 Papeles de trabajo: Son los registros efectuados por el auditor, de aquella información obtenida en el desarrollo de la auditoría y sirve de soporte de la gestión realizada en ella. 3.25 Planificación de la Auditoría: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una Auditoría. 3.26 Plan de Mejoramiento: Son las acciones formalizadas que debe tomar la administración en el proceso respectivo con base en los Informes de Auditorías con el fin de implementar acciones correctivas, para desarrollarlo a cargo de un responsable designado en un determinado tiempo acordado con el Auditor o Asesor de Control Interno de gestión. 3.27 Plan Anual de Auditorías y Actividades: Conjunto de actividades y auditorías planificadas para una vigencia determinada y dirigida hacia un propósito específico. 3.28 Recursos para la Auditoría: Son los elementos o condiciones necesarios para el logro de los objetivos de la auditoría, tales como el personal competente auditor, tiempo de realización, documentos de referencia, transporte o traslados, instalaciones, implementos de oficina entre otros..

(5) AUDITORIAS INTERNAS. CÓDIGO:. P-CI-02. VERSIÓN:. 8.0. FECHA: PÁGINA:. Nov. 28 de 2018 5. DE. 17. 3.29 Recomendación: Son manifestaciones positivas y respetuosas para la mejora de la eficacia y eficiencia de la administración, que se registra en el Informe de Auditoria por el auditor, como resultado de la observación de la situación encontrada dentro de la ejecución de la auditoría, el análisis del criterio (lo que debe ser), los efectos y las causas. Las recomendaciones serán presentadas en el Informe de Auditoría, en forma ordenada, considerando el grado de importancia de acuerdo a la presentación de las conclusiones. 3.30 Referenciación: Corresponde a identificar los papeles de trabajo utilizados y debe hacerse en la parte superior derecha del papel de trabajo y en color diferente al utilizado en la elaboración del mismo, que de acuerdo con la norma de archivo se hace en lápiz rojo. 4. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 1. Un auditor no puede auditar su propio trabajo y debe actuar libre de sesgo, conflicto de. intereses e independencia. 2. Los auditores deben mantener la objetividad a lo largo del proceso de auditoría para. asegurarse de que los hallazgos, conclusiones e informe de la auditoria estén basados solo en la evidencia de la auditoría. 3. La información obtenida por los auditores durante el proceso de auditoría es estrictamente. confidencial y solo se hará conocer del auditor al responsable del proceso auditado, subdirector y al Director General. La información de la auditoría no debe usarse inapropiadamente para el beneficio particular del auditor y debe protegerse a que llegue a terceros sin autorización alguna. 4. La evidencia de la auditoria deber ser verificable para que sea fiable y veraz, es decir, bajo. un Enfoque basado en la evidencia 5. Se debe haber trabajo en equipo, es decir, en coordinación e integración de esfuerzos. entre personas que se necesitan entre sí para lograr un resultado. No obstante, para que haya trabajo en equipo no es suficiente con que nos identifiquemos con los objetivos, las metas y las normas acordadas; es preciso, además, la exigencia de solidaridad, vocación de servicio, equidad, autonomía, respeto, responsabilidad, participación, diálogo, concertación y autodesarrollo. 6. La auditoría es una herramienta para el mejoramiento continuo de los procesos para el. logro de los objetivos misionales. 5.. PLANIFICACION. 5.1 Plan Anual de Auditorías y Actividades Mediante el formato F-CI-21 Priorización de Auditorías Internas, se analizarán los factores de riesgos por proceso, para determinar la importancia y urgencia de las auditorías, y así determinar el orden en que se van ejecutarlas dentro del año fiscal. El plan se realizará mediante el formato F-CI-11 Plan Anual de Auditorías y Actividades para cada vigencia bajo la responsabilidad del proceso de Control Interno de gestión y debe aprobarse por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno antes de finalizar el mes de enero de cada vigencia a auditar. Las modificaciones que se puedan presentar durante el año, serán.

(6) AUDITORIAS INTERNAS. CÓDIGO:. P-CI-02. VERSIÓN:. 8.0. FECHA: PÁGINA:. Nov. 28 de 2018 6. DE. 17. debidamente justificados (si las hubiere) y aprobadas por el Comité mencionado. Una vez aprobado el Plan Anual de Auditorias y Actividades, también antes de finalizar el mes de enero, y sus modificaciones, si las hubiera, serán comunicados a los futuros auditados y publicados en la página WEB institucional. El Plan Anual de Auditorias y Actividades es un insumo al presupuesto y Plan anual de adquisiciones, asegurar los recursos necesarios para su realización, tales como contar con la disponibilidad de auditores y expertos técnicos con la competencia adecuada y otros gastos como transporte, alojamientos, viáticos, la disponibilidad de las tecnologías de la información y comunicación y otras necesidades para realizar las auditorías. 5.2 Planificación de la Auditoría Interna 5.2.1 Asignación de Auditor (es) El responsable del proceso de control interno de gestión según el Plan de Auditorías y Actividades una vez aprobado, iniciará su ejecución conforme al cronograma que señala. Para realizar la planificación de cada una de las auditorías, el responsable del proceso de Control Interno de Gestión, debe inicialmente asignar el líder de la auditoría y el equipo auditor (si se requiere), y el experto técnico si es necesario. El equipo auditor, debe seleccionarse teniendo en cuenta las competencias y habilidades necesarias para alcanzar los objetivos de la auditoría, el alcance, su complejidad y el método de la auditoría y realizarse con tiempo suficiente antes de la fecha programada de la auditoría para asegurar una planificación eficaz. Se pueden requerir ajustes al tamaño y composición del equipo auditor durante la auditoría, en caso de presentarse un conflicto de intereses o un tema de competencia. A cada miembro del equipo auditor, incluyendo su líder, debe asignárseles las actividades o roles dentro de la Auditoria, teniendo en cuenta la competencia, así como de los expertos técnicos (si los hubiere). El líder del equipo auditor deberá realizar reuniones informativas periódicas dentro equipo auditor en el proceso de la auditoria, en caso de reasignación de roles, tratar inconvenientes o acciones de mejora para asegurar el logro de los objetivos de la auditoria. Es importante, que los auditores estén debidamente capacitados y con la competencia pertinente, por lo que mediante el documento F-CI-07 Calificación de auditores internos, se deben evaluar. 5.2.2 Acercamiento inicial Antes de cada auditoría, es importante un contacto inicial, por lo menos una semana antes de la fecha programada con el auditado que puede ser formal o informal. Los propósitos del contacto inicial que debe hacerlo el líder del equipo auditor son los siguientes: a. b. c. d.. Establecer comunicación con los representantes del auditado. Confirmar la autoridad para la realización de la auditoría. Proveer información sobre fechas, objetivos, alcance y métodos de auditoría. Solicitar acceso a documentos y registros pertinentes con propósitos de planeación, tales.

(7) AUDITORIAS INTERNAS. CÓDIGO:. P-CI-02. VERSIÓN:. 8.0. FECHA: PÁGINA:. Nov. 28 de 2018 7. DE. 17. como caracterización del proceso, los procedimientos, directrices y políticas relativos al proceso y demás documentos que el auditor considere necesario. e. Determinar requisitos legales y contractuales aplicables y otros requisitos relevantes a las actividades y productos del auditado. f. Hacer arreglos para la auditoría, incluyendo la reprogramación de fechas, plenamente justificadas. En caso de ausencias justificadas tales como por incapacidad médica, calamidad entre otros. g. Determinar cualquier requisito específico de la locación en cuanto a acceso, seguridad, salud y seguridad y otros. h. Llegar a acuerdos sobre la participación de observadores y la necesidad de guías para el equipo auditor. i. Determinar cualquier área de interés o inquietud del auditado en relación a la auditoría específica. La viabilidad de la auditoría debería ser determinada a fin de proveer una confianza razonable de que los objetivos de auditoría puedan ser alcanzados y tener en cuenta la disponibilidad de: 1) La Información suficiente y apropiada para la planeación y realización de la auditoría. 2) La cooperación adecuada por parte del auditado. 3) El tiempo, personal, transporte y demás recursos necesarios para la realización de la auditoría. 4) Horarios y áreas que involucra la auditoria. 5) Lugar, fecha y participante de la reunión de apertura. Cuando la auditoría no resulta viable, se debe proponer alternativas para su realización, o en su defecto se deben realizar las razones válidas para su no ejecución, por lo que debe informarse al Subdirector Respectivo y la Dirección general y dejar consignado en los registros del equipo auditor. 5.2.3 Preparación para la realización de la Auditoría Se debe revisar la documentación pertinente del proceso a auditar para preparar las actividades de auditoria, por lo que el responsable del proceso de Control Interno de Gestión o el líder del equipo auditor designado deberá realizar una debida planificación. El nivel de detalle proporcionado en la planificación de la auditoria debería reflejar el alcance y la complejidad de esta, así como el efecto de la incertidumbre en el logro de los objetivos de la auditoria. Se deberá también tener presente:        . Que los objetivos de la auditoria, sean claros, precisos y alcanzables. Que el alcance de la auditoría debe indicar las lugares, áreas operativas, el periodo y las actividades del proceso a auditar. Los criterios de auditoria y cualquier documento de referencia. Las ubicaciones, las fechas, el horario y la duración previstas de las actividades de auditoría que se van a llevar a cabo, incluyendo las reuniones con la dirección del auditado. Los métodos de auditoría que se van a usar, incluyendo el grado en que se necesita el muestreo de la auditoria para obtener evidencias de auditoría suficientes. Las técnicas de muestreo apropiadas. La composición del equipo auditor. Los riesgos para la organización creados por la auditoria..

(8) AUDITORIAS INTERNAS. CÓDIGO:. P-CI-02. VERSIÓN:. 8.0. FECHA: PÁGINA:. Nov. 28 de 2018 8. DE. 17. Para cada auditoria, el auditor líder y su equipo, debe diligenciar el Formato F-CI-12 Planificación de la Auditoría Interna, el cual debe conservarse dentro de los registros de la auditoría. Esta planificación de la auditoría debe elaborarse por lo menos una semana antes a la fecha programada de realización de la auditoria, y debe ser notificada al responsable del proceso a auditar por lo menos con tres (3) días de anticipación. Durante la ejecución de la auditoria, se pueden proponer modificaciones a la planificación de la auditoria y se hará mención en el informe de la auditoría. 5.2.4 Preparación de los documentos de trabajo. Los miembros del equipo auditor deberían recopilar y revisar la información pertinente a las tareas de auditoría asignadas y preparar los documentos de trabajo, según sea necesario, para referencia y registro de evidencias de la auditoría. Tales documentos de trabajo pueden incluir lo siguiente:   . Listados de verificación o listas de chequeo. Planes de muestreo de auditoría. Formularios para registrar la información, tales como evidencias de apoyo, hallazgos de la auditoría y registros de las reuniones.. El uso de listas de verificación, el método del muestreo y los papeles de trabajo no deben restringir la extensión de las actividades de auditoría, que pueden cambiarse como resultado de la información recopilada durante la auditoría. Los listados de verificación hacen parte de los papeles de trabajo de los auditores y, en consecuencia, no deben ser conocidas por los auditados antes de la auditoria ni entregadas o presentadas a ellos por ningún medio. Los auditores conservan los listados de verificación hasta el momento en que se entrega y aprueba el informe de auditoría y luego se archivan en los documentos de todo el proceso de la auditoria. 5.2.5 Gestión y mantenimiento de registros Se debe mantener los registros de auditoría para demostrar la realización del Plan de Auditorías y Actividades, y se debe considerar su confidencialidad y custodia de tales registros. Los registros corresponden el plan anual de auditorías y modificaciones, de las auditorías y actividades ejemplo, la planificación de auditoría, los papeles de trabajo, evidencias, actas de reuniones, informes, planes de mejoramientos, seguimiento y su implementación y lo relacionado con el personal de auditoria ( selección y evaluación). Es importante que los registros deban estar debidamente legajados por proceso, fácilmente identificados e integrados conforme a la ley de archivo y retención documental. El propósito de los papeles de trabajo es ayudar al auditor a documentar todos los aspectos importantes de la auditoría que respaldan el informe de auditoría y sirven como fuente de información facilitando la administración de la auditoría. Se pueden registrar en papel, en formato electrónico u otros medios, y deben ser legibles, lógicos, completos, fáciles de entender y estar diseñados técnicamente..

(9) AUDITORIAS INTERNAS. CÓDIGO:. P-CI-02. VERSIÓN:. 8.0. FECHA: PÁGINA:. Nov. 28 de 2018 9. DE. 17. Los archivos de papeles de trabajo deben ser referenciados para la fácil Identificación de los documentos tanto los físicos o magnéticos. 5.2.6 Método y criterio de Muestreo El muestreo tiene lugar cuando no resulta práctico o no es efectivo desde el punto de vista de costos examinar toda la información disponible durante una auditoría El muestreo en auditoría de una larga población es el proceso de seleccionar menos del 100% de los elementos dentro del total de datos disponibles (población) para obtener y evaluar la evidencia acerca de algunas características de dicha población a fin de llegar a una conclusión que aplique para toda la población. El objetivo del muestreo en auditoría es proveer información tal que el auditor tenga la confianza de que se podrán alcanzar los objetivos de la auditoría. El riesgo asociado con el muestreo es que las muestras pueden no ser representativas de la población de la cual son seleccionadas, y por lo tanto la conclusión del auditor puede estar sesgada y ser diferente de aquella que se alcanzaría si se examinara toda la población. Al realizar el muestreo, se debe prestar atención a la calidad de los datos disponibles ya que un muestreo insuficiente y datos incorrectos no entregarán un resultado útil. En las auditorías se puede usar ya sea el muestreo basado en juicio, que se confía en el conocimiento, habilidades y experiencia del equipo auditor, o el muestreo estadístico basado en la teoría de probabilidad, o combinado.. 6. REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA. 6.1 Reunión de apertura Se debe iniciar con una reunión de apertura, cuyo propósito es confirmar el acuerdo con todas las partes (Auditado y equipo auditor) sobre la Planificación de la Auditoría, presentar equipo auditor, y asegurarse de que se puede llevar a cabo las actividades de auditoría planificadas. La responsabilidad de llevarla a cabo es la del líder del equipo auditor durante su desarrollo, se puede dar la oportunidad de hacer preguntas. Se debe guardar registros de asistencia y anotaciones relevantes. En la reunión de apertura se consideraran los siguientes puntos:         . Objetivo de la auditoria. Alcance de la Auditoria. Criterios de la Auditoria. Metodología de la auditoria. Presentación del equipo auditor Cronograma y fecha de reunión de cierre. Información adicional requerida. Definir los canales formales de comunicación entre el equipo auditor y el auditado. Retroalimentación en la ejecución de la auditoría..

(10) AUDITORIAS INTERNAS. CÓDIGO:. P-CI-02. VERSIÓN:. 8.0. FECHA: PÁGINA:.     . Nov. 28 de 2018 10. DE. 17. Confirmación de los recursos e instalaciones requeridos por el equipo auditor. Temas relacionados con confidencialidad y seguridad de la información. Confirmación de procedimientos relevantes de seguridad y emergencia para el equipo auditor. Información sobre el método de reporte de los hallazgos de auditoría, incluyendo su calificación, de haberla. Realización de la revisión de la documentación durante la auditoria.. 6.2 Comunicación durante la Auditoría Durante la auditoría puede resultar necesario hacer arreglos formales de comunicación entre el equipo auditor con el auditado para evitar malentendido y constar la entrega y recibo de la información, es decir, si se entregan copias, si hay prestamos de registros, direcciones de correo electrónicos, acceso a módulos de reportes en el sistema y cuando se aceptan respuestas verbales o escritas, entre otras. El equipo de auditoría debería reunirse periódicamente para intercambiar información, evaluar el progreso de la auditoría y re-asignar trabajo entre los miembros del equipo auditor, según resulte necesario. Durante la auditoría, el líder del equipo auditor debe comunicar periódicamente el progreso de la auditoría y resolver cualquier duda al auditado, según sea apropiado. La evidencia recolectada durante la auditoría que sugiera un riesgo significativo inminente para el auditado debería ser reportado sin demora al auditado, y cuando sea apropiado, al responsable del proceso, subdirector y a la Dirección General. Cualquier necesidad de realizar cambios a la planificación de la auditoría que se puedan hacer aparentes durante el progreso de las actividades de auditoría debe ser revisada y aprobados. 6.3 Recopilación y verificación de la información frente a los criterios Durante la auditoría, la información relevante a los objetivos, alcance y criterios de la auditoría debe ser recolectada por medio de muestreo apropiado y solo la información verificable debe ser aceptada como evidencia de auditoría y la que conduce a hallazgos y/o recomendaciones. Los métodos para recolectar información incluyen los siguientes:    . Entrevistas. Observaciones. Revisión de documentos, incluidos registros. Otros que sea necesaria. La documentación pertinente del auditado debería revisarse para:   . Determinar la conformidad del sistema con los criterios de auditoría con base en la documentación disponible. Reunir información para apoyar actividades de auditoría. Si no se puede proporcionar la documentación adecuada dentro del periodo de tiempo dado en el plan de auditoría, el líder del equipo auditor debería informar tanto al responsable de la gestión del programa de auditoría como al auditado. Dependiendo de los objetivos y el alcance de la auditoría, debería tomarse una decisión sobre si la auditoría.

(11) AUDITORIAS INTERNAS. CÓDIGO:. P-CI-02. VERSIÓN:. 8.0. FECHA: PÁGINA:. Nov. 28 de 2018 11. DE. 17. debería continuar o suspenderse hasta que se resuelvan los problemas relativos a la documentación. La evidencia de auditoría debe ser evaluada contra los criterios de la auditoría a fin de determinar los hallazgos y/o recomendaciones de la auditoría, estos se pueden presentar por situaciones de ineficacia, ineficiencia, incumplimiento y corrupción, en general, cuando se viole la normatividad y normas de la entidad que impacte el desempeño, el resultado y patrimonio de la Entidad. Los soportes de evidencia (s) de auditoría deben ser registrados y pueden estar clasificadas y revisados con el auditado a fin de obtener reconocimiento de que la evidencia de auditoría es correcta y que sean entendidos. Se recomienda realizar todo intento de resolver opiniones divergentes relacionadas con la evidencia o hallazgos de auditoría; cualquier punto sin resolver debería ser registrado en los papeles de trabajo. El equipo de auditoría debería reunirse con la frecuencia que sea necesaria para revisar las Observaciones y/o hallazgos de la auditoría de control a intervalos adecuados durante la auditoría. El equipo auditor y su líder debe asegurarse durante el proceso de la auditoria en revisar y aprobar los reportes de auditoría, incluyendo la evaluación de idoneidad y conveniencia de los hallazgos de auditoría; en revisar el análisis de causa raíz y la efectividad de las acciones correctivas, preventivas o de mejora; en la distribución de los informes de auditoría a la alta gerencia y otras partes relevantes y en determinar la necesidad de una auditoría de seguimiento 6.4 Preparación de las conclusiones de la auditoría.. El equipo auditor debería reunirse antes de la reunión de cierre para:    . Revisar las observaciones que sustentan hallazgos de la auditoría y cualquier otra información apropiada recopilada durante la auditoría frente a los objetivos de la misma. Acordar las conclusiones de la auditoría, teniendo en cuenta la incertidumbre inherente al proceso de auditoría. Preparar recomendaciones, si estuviera especificado en el plan de auditoría. Comentar el seguimiento de la auditoría, cuando sea aplicable.. Las conclusiones de auditoría pueden tratar aspectos tales como los siguientes:      . El grado de conformidad o de cumplimiento con los criterios de la auditoría. La efectiva implementación, mantenimiento y mejora del sistema de control interno. La capacidad del proceso de revisión por la dirección de asegurar la continua idoneidad, capacidad, efectividad y mejora del sistema de control y de calidad. Logro de los objetivos de auditoria, cubrimiento del alcance de la auditoría y cumplimiento con los criterios de la auditoría. Posibles causas raíz de los hallazgos. Hallazgos similares encontrados en diferentes procesos auditados con el propósito de identificar tendencias y oportunidades de mejora estructurales en la UESVALLE..

(12) AUDITORIAS INTERNAS. CÓDIGO:. P-CI-02. VERSIÓN:. 8.0. FECHA: PÁGINA:. Nov. 28 de 2018 12. DE. 17. 6.5 Reunión de cierre Se debe llevar a cabo una reunión de cierre, facilitada por el líder del equipo auditor, para presentar los hallazgos, observaciones y recomendaciones de la auditoría. Los participantes de la reunión de cierre deben incluir al responsable del proceso auditado y, cuando sea apropiado, otros participantes. El grado de detalle debe ser consistente con la familiaridad del auditado con el proceso de auditoría. De esta reunión se debe conservar el acta y el registro de asistencia. Es importante explicar al auditado durante la reunión de cierre:     . Que la evidencia de auditoría recolectada está basada en una muestra de la información disponible. Sobre la preparación del informe de auditoría. Sobre el proceso de manejo de hallazgos de auditoría y las posibles consecuencias. Presentación de los hallazgos y conclusiones de auditoría de manera tal que sean comprendidas y reconocidas por el auditado y líder del proceso. Cualquier actividad post-auditoría relacionada (ej. Implementación de acciones correctivas, manejo de quejas de auditoría, proceso de apelación).. Cualquier opinión divergente relativa a los hallazgos, observaciones y recomendaciones entre el equipo auditor y el auditado deben discutirse y, si es posible, resolverse. Si no se resolvieran, las dos opiniones deberían registrarse. Se pueden presentar recomendaciones de mejora y enfatizar que dichas recomendaciones no son obligatorias. 7. INFORME DE AUDITORÍA. 7.1 Preparación del Informe de Auditoría. Para cada auditoria, el auditor líder y su equipo debe diligenciar el Formato F-CI-15 “Informe de la auditoria interna”, y consignar los resultados de la auditoría, mediante un informe que deberá proporcionar un registro completo, preciso, conciso y claro de la auditoría. Debe incluirse:         . Los hallazgos de la auditoría y las evidencias relacionadas. Observaciones y recomendaciones. Las conclusiones de la auditoría. Un resumen del proceso de auditoría, incluyendo cualquier obstáculo encontrado que pueda disminuir la confianza en los resultados de la auditoría. Confirmación de que se han alcanzado los objetivos de la auditoría dentro del alcance, de acuerdo con la planificación de la auditoría. Temas no cubiertos incluidos dentro del alcance de la auditoría. Buenas prácticas identificadas. Fechas y planes de mejoramiento. Los temas no resueltos.. 7.2 Distribución del Informe de Auditoría. El Informe de la auditoría debe ser distribuido formalmente a los auditados, al responsable del.

(13) AUDITORIAS INTERNAS. CÓDIGO:. P-CI-02. VERSIÓN:. 8.0. FECHA: PÁGINA:. Nov. 28 de 2018 13. DE. 17. proceso con copia al subdirector respectivo y a la Dirección General de la UESVALLE, por el líder de Auditoria dentro de los tres (3) días de la fecha de reunión de cierre. 7.3 Derecho de Contradicción. El Responsable del proceso auditado puede ejercer el Derecho de contradicción aclarando la (s) parte (s) del Informe de Auditoria de manera justificada y verificable. Debe ser por escrito adjuntando todos los soportes pertinentes y enviarlo a la Oficina de Control Interno de Gestión dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir del recibo del Informe Preliminar de Auditoría. La oficina de Control Interno de Gestión tiene tres (3) días hábiles para estudiar la aclaraciones y entregar el informe final al Auditado, con las modificaciones que hubiera lugar. Es pertinente aclarar que si el auditado no hace uso del derecho a la contradicción se dan por aceptadas las observaciones y estas quedan en firme. 7.4 Formulación del Plan de Mejoramiento. Una vez emitido el informe final de auditoría, el auditado dispone de los siguientes quince (15) días a partir de la fecha de recibo del Informe de Auditoría, para hacer entrega del formato F-CI-23 “Plan de mejoramiento por proceso y seguimiento” debidamente diligenciado y con el visto bueno del Subdirector Administrativo y/o Subdirector Técnico. Para las recomendaciones del Informe de Auditoría no es obligatorio establecer un plan de mejoramiento, sin embargo, es facultativo de la Administración tenerlas en cuenta para las acciones de mejora del proceso.. 8. SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO La finalización y efectividad de estas acciones debe ser verificada y controlada por la Oficina de Control Interno de Gestión mediante el formato F-CI-23 “Plan de mejoramiento por proceso y seguimiento”. Esta verificación se puede realizar, una vez la fecha de compromiso se cumpla o puede ser parte de una auditoría de seguimiento u otro tipo de auditoría posterior.. 9. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DE AUDITORES Mediante el formato F-CI-14 Evaluación del Desempeño de Auditores, el auditado en coordinación con responsable de la Oficina de Control Interno y el Representante de la Dirección General para el Comité Sistema Integrado de Gestión de Calidad, debe realizar la valoración de la gestión realizada para cada uno de los auditores, con fin de realizar la mejora respectiva y como base para la escogencia de auditores para futuras auditorías. El resultado de la calificación determinará el desempeño así:.

(14) AUDITORIAS INTERNAS. CÓDIGO:. P-CI-02. VERSIÓN:. 8.0. FECHA: PÁGINA:. Resultado de la calificación 1 a 14 15 y 29 30 y 44 45 y 59 60 y 70. Nov. 28 de 2018 14. DE. Evaluación del desempeño del auditor Deficiente Regular Aceptable Muy Bueno Excelente. 10. NORMATIVIDAD  Constitución Política de Colombia 1991, Artículos 209 Y 269.  Ley 87 de Noviembre 29 de 1993, Artículos 3, 4, 8 y 9.  Decreto 2145 de 1999. Normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las Entidades y Organismos de la Administración Pública del Orden Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones  Decreto 1537 de 2001. Elementos técnicos y administrativo que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado  Normas de Auditoría generalmente aceptadas.  Guía Rol de las Oficinas de Control Interno DAFP.  Ley 1474 de 2011. Estatutos anticorrupción.  Decreto 0019 de 2012. Normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.  Decreto 2641 de 2012. Por el cual se reglamentan los artículos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011  Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 19011 de Febrero de 2012. Directrices para la Auditoría de los sistemas de Gestión.  Decreto 1083 de 2015. Decreto único reglamentario del Sector de Función Pública.  Decreto ley 1499 de 2017. Modelo Institucional de Planeación y Gestión  Decreto 648 de 2017 Por el cual se modifica y adiciona el Decreto 1083 de 2015, Reglamentaria Único del Sector de la Función Pública 11. ACTIVIDADES. P. ACTIVIDAD. DESCRIPCION. Realizar programación de recursos de la oficina. Se realiza a la Oficina de Asesora de Planeación y/o Dirección General, la solicitud de recursos necesarios para ser incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones. DOCUMENTOS / REGISTRO DE REFERENCIA Jefe de la Oficina de Solicitud de Control Interno de recursos Gestión Asesora de Planeación.. Se realiza la priorización de Auditorías internas para toda la vigencia calificando los factores de riesgos por proceso.. Jefe de la Oficina de F-CI-21 Control Interno de Priorización de Gestión Auditorías Internas. Elaborar P Priorización de Auditorías Internas. CARGO RESPONSABLE. 17.

(15) AUDITORIAS INTERNAS. CÓDIGO:. P-CI-02. VERSIÓN:. 8.0. FECHA: PÁGINA:. P Elaborar Plan anual de auditorías y actividades p Aprobar Plan anual de auditorías y actividades. P. Se elabora el Plan auditorías y actividades. anual. de. Aprueba el Plan anual de auditorías y actividades antes de finalizar el mes de enero. Jefe de la Oficina de Control Interno de Gestión Comité Institucional de Control Interno Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Se debe comunicar a los Auditados Jefe de la Oficina mediante E-mail y página WEB de la Control Interno UESVALLE el Plan anual de Gestión auditorías y actividades y modificaciones, antes de finalizar el mes de enero Se selecciona al equipo auditor de la Jefe de la Oficina P Escoger Líder y auditoría y su líder, de acuerdo con Control Interno Equipo Auditor las competencias, alcance, Gestión complejidad y evaluaciones anteriores. Si es necesario asigna experto técnico. P Contactar Con base al plan anual, solicite al Líder del Equipo inicialmente al auditado, por lo menos una semana Auditor auditado antes a la ejecución, los documentos básicos necesarios para la etapa de planificación y ejecución del proceso auditor. P Preparar la Planifique la Auditoría y diligencie el Equipo Auditor Auditoría formato respectivo de la planificación de la auditoria interna. Comunicar el Plan anual de auditorías y actividades. p Preparar los documentos de ayuda H Ejecutar Auditoría. H. la. Organizar el Informe de auditoría. Elabore los Listados de verificación, identifique el método y criterio de la muestra y los papeles de trabajo.. Reunión de Apertura  Comunicación durante la auditoria  Recopilación y verificación de la información  Generación de Hallazgos y observaciones  Reunión de Auditores Finalización y realización de reunión de cierre de la Auditoría Organice formato F-CI-15 Informe de la auditoría Interna, adjuntando los soportes.. Equipo Auditor. Equipo Auditor. Equipo auditor. de de. de de. Nov. 28 de 2018 15. DE. 17. F-CI-11 Plan anual de auditorías y actividades. F-CI-11 Plan anual de auditorías y actividades Aprobado, F-GD-01 Listado de asistencia a eventos internos, F-GD-18 Acta de reunión F-CI-11 Plan anual de auditorías y actividades divulgado y publicado en la página WEB. F-CI-07 Calificación de auditores internos. Solicitudes y Respuestas. F-CI-12 Planificación de la auditoria interna Listados de verificación o de Lista de Chequeo Otros papeles de trabajo Método y criterio del muestreo usado, F-GD-01 Listado de asistencia a eventos internos, F-CI-22 Acta de visita, F-GD-18 Acta de reunión F-CI-15 Informe de la Auditoria Interna.

(16) AUDITORIAS INTERNAS. CÓDIGO:. P-CI-02. VERSIÓN:. 8.0. FECHA: PÁGINA:. H. H. V. V. Remitir Informe El informe de auditoría debe ser de Auditoria y remitido al auditado dentro de los tres (3) días después de la reunión de Derecho de contradicción cierre de la auditoría. Si el auditado quiere ejercer el derecho de contradicción, debe hacerlo dentro de los cinco (5) días a partir del recibo del Informe de Auditoría. Organizar los Organice por cada auditoria y Informes de proceso toda la información y Auditoria soporte documental de la gestión de Interna Auditorías. Elaborar el Plan Una vez emitido el informe final de la de Mejoramiento auditoría, el auditado dispondrá de los siguientes quince (15) días hábiles a partir de la fecha de recibo del mismo, para suscribir o corregir el Plan de mejoramiento por proceso y seguimiento.. Jefe de la Oficina de Control Interno. Nov. 28 de 2018 16. DE. 17. F-CI-15 Informe de la auditoria interna y actividades. Jefe de la Oficina de Carpetas organizadas. Control Interno Tablas de retención documental. Responsable de proceso y subdirector F-CI-23 Plan de mejoramiento por respectivo proceso y seguimiento.. Aprobar el Plan Revise el Plan de Mejoramiento, si Líder del Proceso de Mejoramiento está conforme comunique su Auditado aceptación al proceso Auditado. En caso contrario se devuelve al Equipo Auditor proceso Auditado para su ajuste, se concederá plazo de un (1) día. A Realizar Realice Seguimiento al Plan de Jefe de la Oficina de seguimiento a Mejoramiento con el fin de verificar la Control Interno las acciones implementación y efectividad de las acciones. correctivas, preventivas y de Los resultados del Seguimiento mejora deben archivarse en originales y serán el soporte para rendir los avances necesarios y atender la visita de seguimiento de la Contraloría Departamental del Valle del Cauca y otros entes de control. Evaluación de Una vez realizado el cierre de la Jefe de la Oficina de A Auditores Auditoría, el Jefe de Oficina de Control Interno Control Interno, entrega al Auditado para su diligenciamiento el formato Auditado F-CI-14 Evaluación del desempeño de Auditores y que debe ser entregado a más tardar en un día hábil.. Oficio aprobación. de. F-CI-23 Plan de mejoramiento por proceso y seguimiento.. F-CI-14 Evaluación del desempeño de Auditores diligenciado. Acciones mejora de procesos auditoría.. de los de.

(17) AUDITORIAS INTERNAS. CÓDIGO:. P-CI-02. VERSIÓN:. 8.0. FECHA:. Nov. 28 de 2018. PÁGINA:. 17. DE. 12. ANEXOS F-CI-07 Calificación de auditores internos F-CI-11 Plan anual de auditorías y actividades F-CI-12 Planificación de la auditoria interna F-CI-14 Evaluación de desempeño de auditores F-CI-15 Informe de la auditoria interna y actividades F-CI-21 Priorización de auditorías internas F-CI-22 Acta de visita F-CI-23 Plan de mejoramiento por proceso y seguimiento F-GD-01 Listado de asistencia a eventos internos. F-GD-18 Acta de reunión. 13. NOTAS DE CAMBIO FECHA. VERSION INICIAL. Sep. 29 de 2014. 6.0. Nov. 28 de 2018. 7.0. CREACION O MOTIVO DEL CAMBIO Y NUMERALES MODIFICADOS Se modifica para incluir, los requisitos de Gestión de la norma ISO NTC/IEC 17025, incluyendo el cumplimiento del numeral 4.14.1 Se adiciona al numeral 5.1 Para el caso de las auditorias anuales al proceso Servicio de Laboratorio Ambiental, con la finalidad de dar cumplimiento al numeral 4.14.1 de la NTCISO/IEC 17025 Se cambia el logo, se excluye lo concerniente a los temas de laboratorio y sistema de gestión de calidad. Se ajusta título, Objetivo, Alcance, definiciones, normatividad, actividades, anexos.. VERSION FINAL. 7.0. 8.0. 14. APROBACIÓN ELABORO. REVISO. APROBO. Nombre. Álvaro José cruz / Anibal Serna Aguilar. Fernando Girón Vanderhurk. Diego Victoria Mejía. Cargo. Profesional Universitario / Asesor Control Interno de Gestión. Subdirector Administrativo. Director General. Fecha. Noviembre 28 de 2018. Noviembre 28 de 2018. Noviembre 28 de 2018. Firma. Documento debidamente firmado. Documento debidamente firmado. Documento debidamente firmado. 17.

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