Modernización del registro público de la propiedad y el comercio

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Texto completo

(1)

I S T M O P U B U C O

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(2)
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(4)

P R O Y E C T O D E

MODERNIZACIÓN DEL

REGISTRO PÚBLICO D E

LA PROPIEDAD Y EL

COMERCIO.

Monterrey Nuevo León, febrero 1999.

(5)

Agradecimientos

• A la Universidad Autónoma de Nuevo león.

• A la Facultad de Contaduría Pública y

Administración.

• A ésta División de Postgrado.

• A mis maestros.

• A mi familia.

(6)

TABLA DE CONTENIDO

P R O L O G O A

I N T R O D U C C I O N F

1. N U E S T R O S I S T E M A REGISTRAL I

1 . 1 . S I S T E M A R E G I S T R A L A C T U A L ( D E C L A R A T I V O ) I 1 . 2 . L A F O R M A R E G I S T R A L ( S I G A L A F L E C H A ) K

1. 3 L O S P R I N C I P I O S R E G Í S T R A L E S L

2. PROBLEMÁTICA ACTUAL Y PROPUESTAS DE M E J O R A O

2 . 1 S I S T E M A D E F O L I O S 4

2 . 2 . I N S C R I P C I Ó N 7

2.2.1. LA ELABORACIÓN DE LA FORMA PRECODIFICAUA 8

2.3. I N D I C E S 9

2.3.1. REGISTRO INMOBILIARIO 10

2.3.2. REGISTRO MERCAN!I! Y REGISTRO DE SOCIEDADES Y ASOCIACIONES II

2.3.3. ACTUALIZACIÓN 12

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2 . 6 . P R O C E S O R E G I S T R A L 1 4

2.6. J. ATENCIÓN Y ORIENTACIÓN AI PÚBLICO 15 2.6.2. PRESEN/ACIÓN, CÁLCULO Y PAGO DE DERECHOS 15

2.6.3. RECEPCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS 15

2.6.4. REVISIÓN E. INSCRIPCIÓN PRELIMINAR 17 2.6.5. CALIFICACIÓN, FIRMA E INSCRIPCIÓN DEFINITIVA 18

2.6.6. ARCHIVO DE FOLIOS 19 2.6. ARCHIVO DE LIBROS 19 2.6.8. ENTREGA DE DOCUMENTOS 20

2 . 7 . C E R T I F I C A D O S 2 0

2 . 8 . I S L A S D E T R A B A J O 2 1

2 . 9 . S I S T E M A D E G E S T I Ó N R E G I S T R A L 2 4

2 . 1 0 . A S I G A N A C I Ó N O B J E T I V A D E L A C A R G A D E T R A B A J O 2 5

2 . 1 1 . E S T R U C T U R A O R G Á N I C A 2 6

2.11.1. NIVELES BÁSICOS DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA 26

2.11.2. PERFIL DE LOS OCUPANTES 28 2.11.3. DESIGNACIÓN DEL PERSONAL 30

2 . 1 2 . C O N F I G U R A C I O N D E L E Q U I P O D E C Ó M P U T O , R E D E S , Y S O F T W A R E . . 3 1

2 . 1 3 . D O C U M E N T A C I O N D E L S I S T E M A 3 2

3.

V I N C U L A C I O N I N S T I T U C I O N A L

35

3 . 1 . V I N C U L A C I Ó N C O N C A T A S T R O 3 5

3 . 2 V I N C U L A C I Ó N C O N D E S A R R O L L O U R B A N O 3 7

(8)

3 . 4 . C O M I T É C O N S U L T I V O 4 1

4. C O N C L U S I O N E S 43

5. G L O S A R I O 46

6. B I B L I O G R A F Í A : 47

7. A P É N D I C E A 49

7 . 1 . G R U P O D E T R A B A J O P A R A L A R E F O R M A D E L E S T A D O 4 9

8. A P E N D I C E B 52

D I S T R I T O F E D E R A L

C H I H U A H U A

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P R O L O G O

D e n t r o del m a r c o d e la A g e n d a temática del g r u p o d e t r a b a j o para la r e f o r m a del

estado, d e n o m i n a d a m e s a d e d i á l o g o en el e s í a d o d e N u e v o León ( A p é n d i c e A),

se inscribe c o m o s e g u n d o t e m a el d e n o m i n a d o :

M o d e r n i z a c i ó n A d m i n i s t r a t i v a y C o n t r a t a r í a Social, que i n c l u y e entre otros, tas

siguientes aspectos:

a) E f i c i e n c i a en la p r e s t a c i ó n de servicios.

b ) A n á l i s i s de las d i s p o s i c i o n e s j u r í d i c a s existentes en m a t e r i a d e a d q u i s i c i o n e s ,

N o t a r i a d o y R e g i s t r o Público de la P r o p i e d a d y el C o m e r c i o .

Es en este c o n t e x t o en el que se inserta el p r e s e n t e t r a b a j o o r i e n t a d o a la

m o d e r n i z a c i ó n en los o r g a n i s m o s d e d i c a d o s al registro p ú b l i c o d e las o p e r a c i o n e s

i n m o b i l i a r i a s y a c t o s d e comercio, d e n o m i n a d o s en el país g e n e r a l m e n t e

" R e g i s t r o P ú b l i c o d e la Propiedad y del C o m e r c i o " .

A u n q u e n o c o m o los c o n o c e m o s en la a c t u a l i d a d , los Registros P ú b l i c o s d e

n u e s t r o país f u n c i o n a n p r á c t i c a m e n t e d e s d e la s e g u n d a m i t a d del siglo X V I I I .

D u r a n t e varios lustros p r e v a l e c i ó el e s q u e m a c o n o c i d o c o m o " O f i c i o d e

(10)

Juárez, que en 1871 se crea la Institución del R e g i s t r o P ú b l i c o c o n la

p r o m u l g a c i ó n del " C ó d i g o Civil del Distrito Federal y T e r r i t o r i o de la B a j a

California'*, c o n o c i d o c o m o C ó d i g o Civil de 1870. El m o d e l o a d o p t a d o en este

C ó d i g o sirvió de b a s e para la m a y o r í a de los registros del país.

D u r a n t e más de un siglo se m a n e j ó la f u n c i ó n Registra! a t r a v é s del S i s t e m a

Tradicional de Libros, Secciones y A s i e n t o s R e g í s t r a l e s de corte

p r e d o m i n a n t e m e n t e manual y casuístico. Este sistema p r e s e n t ó p r o b l e m a s de

a c u m u l a c i ó n , d i s p e r s i ó n y c o m p l e j i d a d para su o p e r a c i ó n d e b i d o al c r e c i m i e n t o

de las c i u d a d e s y su población.

A p a i t i r de 1979 se inicia la sustitución p r o g r e s i v a del s i s t e m a d e libros p o r el de

folios. P o s t e r i o r m e n t e se i n t r o d u j o el uso d e la c o m p u t a d o r a en el á m b i t o registral

con lo que se aliviaron parcialmente las p r e s i o n e s del e n o r m e y c r e c i e n t e

v o l u m e n de o p e r a c i o n e s .

C o n el p r o p ó s i t o de ubicar en su c o n t e x t o la i m p o i t a n t e entidad p ú b l i c a y el

p r o y e c t o a s o c i a d o que aquí se enuncia, m e p e r m i t o las s i g u i e n t e s y m u y b r e v e s

c o n s i d e r a c i o n e s , relativas o b v i a m e n t e al c a s o N u e v o León, c u y a s e x p e r i e n c i a s

n o s ilustran y d e f i n e n el proyecto que c o n a l g u n a s a d e c u a c i o n e s p r o p i a s del

m a r c o legal en c a d a entidad federativa, p o d r í a dar la p a u t a p a r a c o n s e n s a r

criterios y sistemas de operación que u n i f i q u e n y así m u l t i p l i q u e n la c a p a c i d a d de

(11)

El título s e g u n d o d e la Tercera Parte del Código Civil para el estado libre y

s o b e r a n o de N u e v o León, establece la normatividad relativa a la c r e a c i ó n y

f u n c i o n a m i e n t o del Registro Público en el estado, en sus artículos del 2 8 9 1 al

2 9 3 6 . A su v e z la Ley R e g l a m e n t a r i a del Registro Público d e la Propiedad y del

C o m e r c i o , p r e c i s a y detalla su f o r m a de o r g a n i z a c i ó n y n o r m a s de o p e r a c i ó n

e s t a b l e c i e n d o los n u e v e Distritos Regístrales y sus c a b e c e r a s en que d i v i d e el

estado.

A s i m i s m o , el T í t u l o S e g u n d o del C ó d i g o de C o m e r c i o , en s u s artículos del 18 al

32, e s t a b l e c e n la creación y n o r m a s de operación del Registro de C o m e r c i o ,

m i s m a s que se p r e c i s a n m e d i a n t e el p r o p i o R e g l a m e n t o del Registro d e C o m e r c i o

que en su p r i m e r n u m e r a l establece que el registro d e c o m e r c i o se llevará en las

p r o p i a s o f i c i n a s e n c a r g a d a s del Registro P ú b l i c o de la P r o p i e d a d .

D e la o p e r a c i ó n del Registro Público d e la P r o p i e d a d y el C o m e r c i o en el e s t a d o ,

se c o n s e r v a n a n t e c e d e n t e s en sus cerca de 70,000 libros d e la sección p r o p i e d a d ,

a d e m á s de los libros que incluyen los p r o p i o s a n t e c e d e n t e s relativos al registro d e

las o p e r a c i o n e s c o m e r c i a l e s en la entidad d e s d e la s e g u n d a mitad del siglo X I X .

A fin de p r o f u n d i z a r y facilitar el logro de los o b j e t i v o s p r o p i o s del Registro, tales

c o m o los de f o r t a l e c e r la seguridad j u r í d i c a , la p u b l i c i d a d de los actos, etc.,

(12)

s i m p l i f i c a c i ó n p a r t i e n d o de la a v a n z a d a a u t o m a t i z a c i ó n en la sección C o m e r c i o y

c o n t i n u a n d o con los Distritos f o r á n e o s c o n m a y o r v o l u m e n de o p e r a c i o n e s , así

c o m o d e p u r a n d o y agilizando el servicio d e " í n d i c e s " , q u e p e r m i t e al p ú b l i c o

usuario identificar r á p i d a m e n t e , la u b i c a c i ó n en los libros d e la i n f o r m a c i ó n

relativa a cada una de las p r o p i e d a d e s o n e g o c i o s , p o r su d i r e c c i ó n , propietario o

" f o l i o real".

Este proceso, inevitablemente c o n d u c i r á a la institución h a c i a el e s t a b l e c i m i e n t o

de las redes de c o m u n i c a c i ó n a u t o m a t i z a d a s que l o g r e n a c e r c a r al u s u a r i o del

servicio con la p r e s t a c i ó n del m i s m o , lo cual h a s t a el m o m e n t o constituye un área

de o p o r t u n i d a d y un reto para c u y a s o l u c i ó n se c u e n t a c o n el p e r s o n a l y la

tecnología suficiente, p e r o f u n d a m e n t a l m e n t e c o n la e x i g e n c i a d e la s o c i e d a d y de

los principales actores del p r o c e s o registral, q u i e n e s m e d i a n t e a l g u n a m o d a l i d a d

deberán participar m a s a c t i v a m e n t e en a p o y o a la o p e r a c i ó n y vigilancia, c o m o

son los Fedatarios p ú b l i c o s y sus colegios, la B a n c a y s u s o r g a n i z a c i o n e s , las

C á m a r a s y A g r u p a c i o n e s de d e s a r r o l l a d o r e s y p r o f e s i o n a l e s i n m o b i l i a r i o s , así

c o m o otros o r g a n i s m o s públicos afines, O f i c i n a s de C a t a s t r o , el Registro A g r a r i o

N a c i o n a l . A r c h i v o de Notarías, etc.

Así, al o f r e c e r p ú b l i c a m e n t e al m u n d o e n t e r o las g r a n d e s b a s e s de datos c o n que

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se dará un m á s cabal c u m p l i m i e n t o a los o b j e t i v o s para los que f u e c r e a d o ,

s i r v i e n d o m e j o r a la sociedad y agilizando su desarrollo e c o n ó m i c o .

C a b e señalar que estos breves conceptos relativos a la m o d e r n i z a c i ó n p a r a

i n s t r u m e n t a r s e , d e b e r á n f o r m a r parte esencial de las a d e c u a c i o n e s a los c u e i p o s

d e l e y e s que e n m a r c a n la f u n c i ó n registral, s u s t e n t a n d o la i n c o r p o r a c i ó n d e la

actual y f u t u r a tecnología relativa a la administración de la i n f o r m a c i ó n en

b e n e f i c i o d e la s o c i e d a d .

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INTRODUCCION

Este d o c u m e n t o sugiere en f o r m a descriptiva un S i s t e m a de T r a b a j o que p u e d e

o p e r a r con v e n t a j a s en los Registros Públicos d e la P r o p i e d a d y C o m e r c i o del

País, se d e s c r i b e p a r a c a d a u n o de los p r i n c i p a l e s servicios q u e p r e s t a la

institución, las características y lineamientos c l a v e a s e g u i r en los p r o c e s o s que

tienen un i m p a c t o s i g n i f i c a t i v o en la S e g u r i d a d J u r í d i c a y la V e l o c i d a d de

r e s p u e s t a para el c u m p l i m i e n t o de la e s e n c i a registral q u e es " D a r p u b l i c i d a d a

los actos inscribibles o d o c u m e n t o s d e p o s i t a d o s en la i n s t i t u c i ó n " .

El o b j e t i v o de este d o c u m e n t o es q u e r e s p o n d a a las a d e c u a c i o n e s y n u e v a s

f o r m a s de operar por los actores del p r o c e s o registral en c u a n t o a los servicios

b á s i c o s que p r e s t a la institución, de tal s u e n e , q u e t o d o s c o n o z c a n el c a m b i o en la

f o r m a de t r a b a j a r , p u e s u n a de las p r i m e r a s reglas de c u a l q u i e r t e c n o l o g í a q u e se

utilice en una e m p r e s a es que la a u t o m a t i z a c i ó n a p l i c a d a a u n a o p e r a c i ó n e f i c a z

i n c r e m e n t a la e f i c a c i a , m i e n t r a s que esta a u t o m a t i z a c i ó n aplicada a u n a o p e r a c i ó n

ineficaz i n c r e m e n t a la ineficacia.

Así, " m i e n t r a s m á s r á p i d o c a m b i e el e n t o r n o de u n a o r g a n i z a c i ó n , es m a s corto el

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h a e s t a d o a c e l e r a n d o el c a m b i o a l r e d e d o r de t o d a s las o r g a n i z a c i o n e s , de allí q u e

é s t a s n e c e s i t e n m á s i n f o r m a c i ó n y m á s rápido, a c e r c a de los c a m b i o s en el m e d i o

p a r a p o d e r a d a p t a r s e con éxito a ellos. E s t a i n f o r m a c i ó n d e b e s e r r e c o g i d a

s i s t e m á t i c a m e n t e y la o r g a n i z a c i ó n t a m b i é n d e b e g e n e r a r y p r o v e e r i n f o r m a c i ó n a

o t r o s i n d i v i d u o s y o r g a n i z a c i o n e s con q u i e n e s i n t e r a c t ú a . E n g e n e r a l , m i e n t r a s

m á s c o m p l e j o y d i n á m i c o sea el a m b i e n t e de u n a e m p r e s a , m a y o r e s d e b e n s e r las

p r o p o r c i o n e s del e s f u e r z o total y los r e c u r s o s q u e la o r g a n i z a c i ó n d e d i q u e a su

s i s t e m a de i n f o r m a c i ó n " . ( 1 )

E s e v i d e n t e q u e el c a m b i o n o estará c e n t r a d o , s ó l o e n la m o d i f i c a c i ó n del s i s t e m a

registral s o p o r t a d o con el u s o de c o m p u t a d o r a s , p u e s p a r a q u e v e r d a d e r a m e n t e

f u n c i o n e t e n d r á q u e ir a p a r e j a d o con las a d e c u a c i o n e s en l o s s i s t e m a s

a d m i n i s t r a t i v o s , en la n o r m a t i v i d a d y en los r e c u r s o s h u m a n o s .

C o n s i d e r o los i n s t r u m e n t o s aquí c o n s i g n a d o s , h e r r a m i e n t a s de u t i l i d a d c u y a

i m p l e m e n t a c i ó n r e d u n d a r á en g r a n d e s b e n e f i c i o s p a r a a g i l i z a r e i m p u l s a r la

r e g u l a r i z a c i ó n y a c t u a l i z a c i ó n en la situación legal de u n a i m p o r t a n t e c a n t i d a d de

i n m u e b l e s , asi c o m o dar u n a m a y o r c e r t i d u m b r e j u r í d i c a y p u b l i c i d a d al r e g i s t r o

d e los a c t o s q u e i n v o l u c r a n el p a t r i m o n i o y los d e r e c h o s de la s o c i e d a d .

¡) Sistemas de Información- GeorgeM. Scott. Daniel Cohén. Edit. McGraw Hill 1996 Pag. 3

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Solo se requiere el c o n c u r s o y la v o l u n t a d de los actores, c o o r d i n a d o s p o r la

autoridad c o m p e t e n t e para d e f i n i r c o m p r o m i s o s , c o o r d i n a r e s f u e r z o s y a d e c u a r la

Este sistema de t r a b a j o , no p r e t e n d e ser un d o c u m e n t o de detalle sino m á s bien

e n u n c i a t i v o de cara a las a d e c u a c i o n e s r e q u e r i d a s para satisfacer los

r e q u e r i m i e n t o s q u e d e m a n d a la sociedad, una guía de los i n s t r u m e n t o s

(17)

1. NUESTRO SISTEMA REGISTRAL

Para facilitar su c o m p r e n s i ó n , es m e n e s t e r iniciar u n a d e s c r i p c i ó n de las

c a r a c t e r í s t i c a s del sistema registral m e x i c a n o , para p o s t e r i o r m e n t e i d e n t i f i c a r sus

p u n t o s d é b i l e s y puntualizar nuestra propuesta d e m e j o r a .

1.1. Sistema Registral A c t u a l ( D e c l a r a t i v o )

El s i s t e m a registral existente en la m a y o r í a de los e s t a d o s d e la r e p ú b l i c a

m e x i c a n a , es de carácter declarativo, es decir, que los a c t o s j u r í d i c o s r e a l i z a d o s

c o n f o r m e a la ley. son válidos por sí m i s m o s y su i n s c r i p c i ó n en el R e g i s t r o s ó l o

los dota del e l e m e n t o de oponibilidad ante t e r c e r o s , es decir, surten e f e c t o s

j u r í d i c o s , no sólo entre las p a n e s que celebraron el acto, sino ante t o d a la

s o c i e d a d .

"La f i n a l i d a d del Registro Público de la P r o p i e d a d y del c o m e r c i o es la d e d a r

seguridad j u r í d i c a al tráfico de inmuebles, m e d i a n t e la p u b l i c i d a d d e la

constitución, declaración, transmisión, m o d i f i c a c i ó n , e x t i n c i ó n y g r a v a m e n d e los

(18)

a p a r i e n c i a j u r í d i c a de l e g i t i m i d a d y fe p ú b l i c a a lo q u e a p a r e c e a s e n t a d o y

a n o t a d o e n el R e g i s t r o P ú b l i c o . " (2)

E n el E s t a d o de N u e v o L e ó n , el R e g i s t r o P ú b l i c o d e la P r o p i e d a d y del C o m e r c i o

t i e n e su p r e s e n c i a a t r a v é s de n u e v e Distritos R e g í s t r a l e s , c o n o f i c i n a s en a q u e l l o s

m u n i c i p i o s c a b e c e r a d e los distritos j u d i c i a l e s .

(2) Breviario emitido por el Registro Público de la Propiedad y del Comercio en Nuevo León

(19)

1.2. La F o r m a Rcgistral (Siga la F l e c h a )

D e s d e el p u n t o de vista f o r m a l , en nuestro Registro se sigue el sistema d e " s i g a la

flecha'", a través del sistema de c o m p i l a c i ó n , o sea, la e n c u a d e m a c i ó n d e u n a

copia del d o c u m e n t o registrable, c o n f o r m a n d o un libro.

El sistema siga la f l e c h a ha p r o b a d o ser i n e f i c i e n t e en c u a n t o a la v e l o c i d a d d e

respuesta se refiere puesto que, si la i n s c r i p c i ó n o c o n s u l t a de u n a c t o s u f r e

retrasos al estarse o c u p a n d o el libro en cuestión p o r a l g u i e n m á s , sea p e r s o n a l del

Registro o usuario. Lo anterior es de vital i m p o r t a n c i a en la d i n á m i c a d e la vida

actual, pues c o n t r i b u y e al e n r i q u e c i m i e n t o d e la e c o n o m í a , p o r e j e m p l o

p u d i é r a m o s citar el caso de una p e r s o n a q u e solicita c r é d i t o en u n a institución

bancaria y o f r e c e en garantía un predio, sin e m b a r g o la institución n o o t o r g a el

p r é s t a m o hasta que la hipoteca ha sido inscrita, si el t i e m p o de r e s p u e s t a del

Registro en la inscripción es largo el cliente n o r e c i b i r á su crédito p o r lo q u e n o

(20)

1.3. Los Principios R e g í s t r a l e s

Por o t r o lado existen c i e n o s principios que rigen la f u n c i ó n registral en M é x i c o ,

m i s m o s que d e f i n e n su orientación, estos principios son i n t e r d e p e n d i e n t e s , lo que

s i g n i f i c a que se necesitan u n o s a otros para p o d e r c u m p l i r c a b a l m e n t e la f u n c i ó n

registral.

A continuación se describen algunos de estos principios fundamentales de la

función registral:

a) D e P u b l i c i d a d

S i e n d o que el Registro se c r e ó para dar p u b l i c i d a d f r e n t e a terceros, los a c t o s

que ahí se inscriben, previa calificación de su validez, g o z a n de la g a r a n t í a que

otorga el Estado. La p u b l i c i d a d se da en d o s f o r m a s , la material q u e c o n s i s t e

en los d e r e c h o s que otorga la inscripción y la f o r m a l que consiste en o b t e n e r

del Registro Público de la Propiedad las c o n s t a n c i a s y c e r t i f i c a c i o n e s de los

a s i e n t o s y a n o t a c i o n e s .

b) D e L e g i t i m a c i ó n

N a c e c o m o a s i e n t o o a n o t a c i ó n en el Registro P ú b l i c o de la P r o p i e d a d , d e tal

m a n e r a que m i e n t r a s no se p r u e b e la inexactitud de lo inscrito f r e n t e a lo real,

(21)

c) De E s p e c i a l i d a d

D e t e r m i n a p e r f e c t a m e n t e los bienes o b j e t o de inscripción, sus titulares, así

c o m o el alcance y c o n t e n i d o de los derechos.

d) De C o n s e n t i m i e n t o

Para que exista una m o d i f i c a c i ó n a un asiento en el R e g i s t r o P ú b l i c o de la

Propiedad es n e c e s a r i o la v o l u n t a d del titular Registral o d e quien lo sustituya.

e) D e T r a c t o S u c e s i v o

El acto inscrito exige que el acto p r e c e d e n t e q u e le dio origen esté inscrito

t a m b i é n .

f) D e R o g a c i ó n

El Registro n o es o f i c i o s o , es decir n o se p u e d e registrar n i n g ú n a c t o sin el

c o n s e n t i m i e n t o y a solicitud del interesado.

g) D e L e g a l i d a d

Este principio r e c h a z a todos los actos i n v á l i d o s o i m p e r f e c t o s , p u e s t o que todo

(22)

h) De P r e l a c i ó n

Es la prioridad que tiene un d o c u m e n t o y el d e r e c h o o c o n t r a t o en él inscrito o

a n o t a d o p r e \ i a m e n t e .

i) D e C a l i f i c a c i ó n

T o d o d o c u m e n t o que llega a inscribirse d e b e ser e x a m i n a d o p o r el r e g i s t r a d o r

en c u a n t o a sus e l e m e n t o s de existencia y validez.

j ) D e I n s c r i p c i ó n

Para que un asiento o anotación surta efectos, debe constar en el f o l i o real o en

el libro c o r r e s p o n d i e n t e , de esta m a n e r a el acto inscrito surte e f e c t o ante

t e r c e r o s

C o m o se p u e d e o b s e r v a r el principio de rogación y el c o n s e n t i m i e n t o h a c e n d e

n u e s t r o sistema registral. un sistema potestativo, p u e s en la m a y o r í a de los casos,

la petición de la inscripción debe ser hecha por el titular del d e r e c h o . P o r otro

lado, el sistema es declarativo; por el principio del c o n s e n s u a l i s m o a c e p t a d o en

n u e s t r o s c ó d i g o s civiles, los d e r e c h o s nacen, se m o d i f i c a n , t r a n s m i t e n y

(23)

2. PROBLEMÁTICA ACTUAL Y PROPUESTAS DE

MEJORA

Con el p r o p ó s i t o d e d i m e n s i o n a r y c u a n t i f i c a r las t r a n s a c c i o n e s en esta

institución, m e p e r m i t o incluir la siguiente tabla q u e p r o m e d i a y designa sus

v o l ú m e n e s y tipos de o p e r a c i ó n , así c o m o los c o s t o s y b e n e f i c i o s estimados del

p r o y e c t o :

EL R E G I S T R O PÚBLICO DE LA PROPIEDAD Y DEL C O M E R C I O DE NUEVO LEÓN EN NÚMEROS T A BLA MENSUAL P R O M E D I O DE SERVÍCIOS/INGRESOS EN EL RPPYC D U R A N T E 1 9 9 8 .

S E R V I C I O V O L U M E N I N G R E S O S C O N S T A N C I A D E U N S O L O B I E N . 5 0 0 $ 2 0 , 0 0 0 C O N S U L T A D E I N D I C E 1 2 , 0 0 0 $ 7 2 , 0 0 0 C A N C E L A C I Ó N D E I N S C R I P C I O N E S 1 , 5 0 0 $ 1 5 0 , 0 0 0 T E S T A M E N T O S 2 , 0 0 0 $ 1 6 0 , 0 0 0 C E R T I F I C A D O S D E G R A V A M E N Y N O G R A V A M E N 5 , 0 0 0 $ 5 0 0 , 0 0 0

V A R I O S $ 5 0 0 , 0 0 0

C E R T I F I C A D O S D E P R O P I E D A D Y N O P R O P I E D A D 5 , 0 0 0 $ 2 ' 0 0 0 , 0 0 0 I N S C R I P C I Ó N DE E S C R I T U R A S D E P R O P I E D A D 8 , 0 0 0 $ 6 ' 5 0 0 , 0 0 0 I N S C R I P C I Ó N D E A C T O S D E C O M E R C I O 1 , 0 0 0 $ 8 ' 0 0 0 , 0 0 0 R E G I S T R O S F O R Á N E O S $ 2 ' 0 0 0 , 0 0 0

(24)

C O S T O S Y B E N E F I C I O S D E L P R O Y E C T O E N U N C I A D O

A C C I O N E S

C O S T O S

E S T I M A D O S B E N E F I C I O S E S P E R A D O S

CA P A C I T A C I Ó N (AN U A L ) S 1 5 0 , 0 0 0 M E J O R A D E LA C A N T I D A D Y C A L I D A D EN E L S E R V I C I O A L P Ú B L I C O .

D O C U M E N T A C I Ó N DE

P R O C E D I M I E N T O S . S 2 5 0 , 0 0 0

C L A R I D A D EN L O S O B J E T I V O S Y P R O C E D I M I E N T O S D E T R A B A J O .

AD Q U I S I C I Ó N D E E Q U I P O D E

CÓ M P U T O . S 8 5 0 , 0 0 0

AG I L I D A D , S I S T E M A T I Z A C I Ó N , S I M P L I F I C A C I Ó N Y S E G U R I D A D D E L R E G I S T R O .

A D Q U I S I C I Ó N E I N S T A L A C I O N D E R E D E S D E C O M U N I C A C I Ó N .

$ 2 5 0 , 0 0 0

I N T E G R I D A D Y A G I L I D A D E N L A S O P E R A C I O N E S , A C E R C A N D O A L U S U A R I O C O N E L S E R V I C I O R E Q U E R I D O .

CA P T U R A DE I N F O R M A C I Ó N

H I S T Ó R I C A . S L ' 8 0 0 , 0 0 0

I N T E G R I D A D Y S E G U R I D A D D E LA I N F O R M A C I Ó N D I S P O N I B L E E N U N A S O L A B D .

A C C I O N E S D E V I N C U L A C I Ó N C O N L O S P R I N C I P A L E S

A C T O R E S D E L P R O C E S O $ 4 5 0 , 0 0 0

U N I F I C A R EN U N A S O L A R E D D E I N T E R A C C I Ó N E I N F O R M A C I Ó N A L O S U S U A R I O S , E V I T A N D O R E Z A G O S Y R E D U N D A N C I A S .

A C C I O N E S T E N D I E N T E S A LA A D E C U A C I O N DEL M A R C O L E G A L .

(25)

A c o n t i n u a c i ó n se presenta una síntesis de la p r o b l e m á t i c a e x i s t e n t e c o n n u e s t r o

sistema registral actual y la orientación de la solución a seguir en el P r o y e c t o d e

M o d e r n i z a c i ó n .

PROBLEMÁTICA

ORIENTACION DE LA SOLUCION

R e z a g o en las inscripciones. * S i s t e m a de Folios.

*Islas de t r a b a j o / m u l t i h a b i l i d a d e s .

* B ú s q u e d a electrónica de a n t e c e d e n t e s .

^ A s i g n a c i ó n o b j e t i v a d e la carga d e t r a b a j o .

R e c h a z o s g e n e r a d o s principalmente

p o r la falta de d o c u m e n t a c i ó n .

*E1 i n s t r u m e n t o c o n t e n d r á la d e c l a r a c i ó n del

F e d a t o r i o de t o d o s l o s r e q u i s i t o s c u m p l i d o s

p a r a la inscripción.

E x i s t e n c i a limitada d e Índices. *Indices electrónicos

*Los índices se actualizan a u t o m á t i c a m e n t e

*Los índices a d i s p o s i c i ó n de los f e d a t a r i o s .

C a p a c i d a d del personal

d e s a p r o v e c h a d a .

*Islas de t r a b a j o m u l t i h a b i l i d a d e s .

* A s i g n a c i ó n a u t o m á t i c a y o b j e t i v a d e c a r g a

de trabajo.

Estadística registral, generada

m a n u a l m e n t e .

*Sistema d e gestión estadística y g r á f i c a

automática.

(26)

(prelación) por m e c a n i s m o s

ineficientes.

hora, m i n u t o y n ú m e r o de f o l i o c o n s e c u t i v o a

la llegada del d o c u m e n t o .

El libro ocupa m u c h o e s p a c i o * S i s t e m a s de a r c h i v o s c o m p a c t o s y b a s e s d e

datos e i m á g e n e s e l e c t r ó n i c a s .

Riesgo de siniestro * S i s t e m a s c o n t r a i n c e n d i o en a r c h i v o s .

* S i s t e m a s de r e s p a l d o de i n f o r m a c i ó n .

* C a j a d e s e g u r i d a d p a r a r e s p a l d o d e b a s e s d e

datos.

N o existe vinculación con C a t a s t r o i n t e r c a m b i o d e i n f o r m a c i ó n a t r a v é s del N o .

de e x p e d i e n t e o f o l i o catastral.

* N o inscribir, si la d e s c r i p c i ó n del i n m u e b l e

n o c o n c u e r d a c o n la d e s c r i p c i ó n q u e o b r a en C a t a s t r o y si la i n s c r i p c i ó n no c o n t i e n e el folio o n ú m e r o d e e x p e d i e n t e catastral.

El Registro p u e d e c o a d y u v a r al

c u m p l i m i e n t o de los planes

directores de desarrollo u r b a n o .

* N o inscribir si el f e d a t a r i o n o c o n f i r m a el

p e r m i s o de u s o d e suelo.

I n t e r m e d i a r i s m o por falta de

i n f o r m a c i ó n al usuario.

* M ó d u l o de i n f o r m a c i ó n .

* Folletos y trípticos d e s c r i p t i v o s d e los

trámites y r e q u i s i t o s de i n s c r i p c i ó n .

Falta de m e c a n i s m o de

retroalimentación sobre el servicio

del Registro Público de la P r o p i e d a d

* C o m i t é C o n s u l t i v o , p r e s i d i d o por el D i r e c t o r

del Registro P ú b l i c o de Ja P r o p i e d a d y del

(27)

y del Comercio. instituciones y u s u a r i o s q u e tienen r e l a c i ó n

con el Regí stro, que entre otras d e sus

f u n c i o n e s f o r m a l i c e n i n t e n s o s p r o g r a m a s de

sensibilización a u s u a r i o s y a c t u a l i z a c i ó n de

la gran c a n t i d a d d e p e r s o n a l i n v o l u c r a d o en

estas i m p o r t a n t e s a c t i v i d a d e s .

D e r i v a d o de las características de nuestro sistema registrai el c a m b i o s u s t a n c i a l

de la M o d e r n i z a c i ó n se centra en la m o d i f i c a c i ó n de la " F o r m a R e g i s t r a i " es

decir, erradicando el tradicional sistema de "siga la flecha", para p a s a r al " s i s t e m a

d e folios". Lo anterior permite continuar g a r a n t i z a n d o la s e g u r i d a d j u r í d i c a al

m a n t e n e r intactos nuestros principios m e d u l a r e s e i n c r e m e n t a r s u s t a n c i a l m e n f e la

velocidad de respuesta a las consultas e i n s c r i p c i o n e s y m e j o r a r s u s t a n c i a l m e n t e

el acceso a la i n f o r m a c i ó n registrai.

Para eso se requiere la integración de la red registrai con los u s u a r i o s (notarios,

bancos, etc.).v con las o f i c i n a s foráneas.

2.1. Sistema de Folios

Existe un sistema que se ha venido u s a n d o en otros p a í s e s y q u e h a d e m o s t r a d o

ser m u c h o m á s práctico, eficiente y rápido que el s i s t e m a actual d e "siga la

(28)

tal suerte que la i n f o r m a c i ó n registral r e s p e c t o a un bien i n m u e b l e o una s o c i e d a d

se e n c u e n t r a r e p a r t i d o en varios libros, este s i s t e m a es el de folios.

Este s i s t e m a tiene la característica de c o n t a r con toda la i n f o r m a c i ó n r e s p e c t o a

un bien o s o c i e d a d en un m i s m o expediente o archivo, lo cual facilita la b ú s q u e d a

d e a n t e c e d e n t e s regístrales y facilita la inscripción.

El s i s t e m a de folios, ha d e m o s t r a d o sus v e n t a j a s , p o r las razones siguientes:

Criterio

Compilación en libro

(siga la flecha)

Compilación en folio

V e l o c i d a d en b ú s q u e d a

de a n t e c e d e n t e s .

Lento, se r e q u i e r e ir d e

libro en libro b u s c a n d o

antecedentes.

Rápido, la i n f o r m a c i ó n

está en u n m i s m o lugar.

V e l o c i d a d de r e s p u e s t a B a j a , se r e q u i e r e un l i b r o y si éste no está

disponible, se retarda la inscripción.

Alta

D e t e r i o r o d e los a s i e n t o s regístrales

Alto B a j o

H i s t o r i a R e g i s t r a l En varios libros En un m i s m o e x p e d i e n t e

(29)

C e r t i f i c a c i o n e s Lentas E x p e d i t a s

Extravío del libro o folio Se p i e r d e un eslabón d e

la historia de los bienes

Se p i e r d e toda la historia

de un solo bien, p e r o se c u e n t a c o n r e s p a l d o s en B D electrónicas.

D i f i c u l t a d de consulta Si, por r e z a g o s en la

e n c u a d e m a c i ó n y por el

h e c h o de tener q u e consultar varios libros

N o

El sistema f a v o r e c e la vinculación con otras instituciones

Difícil Fácil

C o s t o de e n c u a d e m a c i ó n Si N o se n e c e s i t a

D e lo anterior, p o d e m o s concluir que, por las n e c e s i d a d e s p r e s e n t e s y f u t u r a s d e

e f i c i e n c i a y e x p e d i c i ó n , y por la creciente e x i s t e n c i a d e v i n c u l a c i ó n y

c o o r d i n a c i ó n con otras instituciones afines, d e b e e s t a b l e c e r s e el S i s t e m a d e

Folios, tanto para el Registro Inmobiliario c o m o para el M e r c a n t i l o de C o m e r c i o .

El folio, en su f o r m a material, será u n a carpeta, f o l d e r , l e g a j o o a r c h i v o

m a g n é t i c o d o n d e se resguardarán todas las f o r m a s p r e c o d i f i c a d a s r e s p e c t o a un

m i s m o bien i n m u e b l e , sociedad o a s o c i a c i ó n . Este f o l d e r en su p a r t e e x t e r i o r

c o n t e n d r á los datos relativos al bien o p e r s o n a moral o a s o c i a c i ó n ; sus d a t o s d e

(30)

2.2. Inscripción

El sistema de inscripción de extractos ( f o r m a s p r e c o d i f i c a d a s ) está s i e n d o la

t e n d e n c i a a seguir por ios Registros de otros países; este sistema se ha v e n i d o

a p o y a n d o en la utilización de m e d i o s electrónicos para e f i c i e n t a r aun m á s el

sistema registral.

A c o n t i n u a c i ó n se presenta una tabla c o m p a r a t i v a del sistema de c o m p i l a c i ó n en

libros contra la solución que se está p r o p o n i e n d o , que es el d e i n s c r i p c i ó n

e l e c t r ó n i c a de extractos de formas codificadas.

Las " f o r m a s p r e c o d i f i c a d a s " son un f o r m a t o e s t á n d a r el cual c o n t i e n e los d a t o s

e s e n c i a l e s c o n t e n i d o s en cada u n o de los actos que se inscriben.

Criterio

Inscripción de formas

precodificadas

Compilación de originales en

libros

V e l o c i d a d en la i n s c r i p c i ó n

Alta B a j a , p o r q u e el libro se vuelve cuello d e botella en la b ú s q u e d a d e a n t e c e d e n t e s .

P o s i b l e error M e d i a n a B a j a

R i e s g o de p é r d i d a o m u t i l a c i ó n d e d o c u m e n t o s

Bajo, porque las inscripciones son electrónicas

(31)

Continúa

Criterio

Inscripción de formas

precodiflcadas

Compilación de originales en

libros

Personal r e q u e r i d o M u y B a j o por el s o p o r t e i n f o r m á t i c o

Alto.

C o s t o de la inscripción

Muy b a j o B a j o

E s p a c i o para a r c h i v o

M u y b a j o M u y alto, se g u a r d a t o d o el d o c u m e n t o

R i e s g o estructura] del e d i f i c i o

B a j o , la d e n s i d a d p o r m e t r o c u a d r a d o d e archivo es m e n o r

A l t o

C o s t o del sistema c o n t r a incendio

B a j o , p o r q u e se r e q u i e r e d e m e n o s e q u i p o

Alto, m á s área d e a r c h i v o

C o n t e n i d o de la inscripción

Sólo los datos e s e n c i a l e s Se c o m p i l a t o d o en d o c u m e n t o

2.2.1 La elaboración de la f o r m a p r e c o d i f í c a d a

Por diversas r a z o n e s , se ha llegado a la c o n s i d e r a c i ó n de q u e las f o r m a s

p r e c o d i f i c a d a s d e los d o c u m e n t o s inscribibles d e o r i g e n notarial, d e b e n ser

e l a b o r a d a s por los n o t a r i o s o fedatarios.

(32)

• La F o r m a p r e c o d i f i c a d a debe estar f i r m a d a por el Fedatario que a u t o r i c e o

ratifique el d o c u m e n t o .

• C o n t r i b u y e a agilizar el servicio registral, pues el personal del Registro, n o

perdería t i e m p o en transcribir los datos e s e n c i a l e s del d o c u m e n t o o r i g i n a l en

una f o r m a p r e c o d i f i c a d a .

• Se r e d u c e el m a r g e n de error por contradicción e n t r e lo q u e se solicita y lo q u e

se inscribe, y las controversias resultantes de tales errores.

L a s f o r m a s p r e c o d i f i c a d a s de los d o c u m e n t o s inscribibles de o r i g e n n o n o t a r i a l

serán e l a b o r a d a s por el personal analista del R e g i s t r o . A u n q u e esta s i t u a c i ó n

afecta n e g a t i v a m e n t e la agilización del t r a b a j o registral, en r e a l i d a d n o es

relevante, pues los d o c u m e n t o s inscribibles de o r i g e n notarial r e p r e s e n t a n u n a

absoluta m a y o r í a .

2.3. Indices.

El sistema de índices facilita una de las principales f u n c i o n e s d e la a c t i v i d a d

registral que es la de proveer o dar publicidad, y a q u e el u s u a r i o n o r m a l m e n t e

accesa la i n f o r m a c i ó n inscrita en el Registro a través de la c o n s u l t a al índice.

En n u e s t r o s R e g i s t r o s por m u c h o t i e m p o h e m o s c a r e c i d o d e un s i s t e m a de í n d i c e s

(33)

• Datos de Inscripción

> V o l u m e n ^ Libro

> N ú m e r o de inscripción > Bis (en caso de requerirse)

L o c a l i z a c i ó n del predio

^ Calle. N ú m e r o , C o l o n i a y M u n i c i p i o >> M a n z a n a y Lote

• M e d i d a s y C o l i n d a n c i a s

• P r o p i e t a r i o del D e r e c h o

• R.F.C. del P r o p i e t a r i o

• L i m i t a c i o n e s o G r a v á m e n e s

2.3.2. R e g i s t r o M e r c a n t i l y Registro de S o c i e d a d e s y A s o c i a c i o n e s

El índice del Registro Mercantil, así c o m o el R e g i s t r o de s o c i e d a d e s y

a s o c i a c i o n e s civiles, p r á c t i c a m e n t e contiene la m i s m a i n f o r m a c i ó n , siendo ésta:

• I d e n t i f i c a c i ó n de la s o c i e d a d

>- Folio > R . F . C

(34)

> V o l u m e n

> Libro

>- N ú m e r o de inscripción

v Bis (en c a s o de requerirse)

• N o m b r e de la R a z ó n Social y tipo de la s o c i e d a d o a s o c i a c i ó n

• D o m i c i l i o Fiscal

• O b j e t o Social

• Capital Social

• A c c i o n i s t a s

2.3.3. A c t u a l i z a c i ó n

U n o de los g r a n d e s p r o b l e m a s que existen en el s i s t e m a d e í n d i c e s es la f a c i l i d a d

con la que se desactualizan los datos, por n o existir m e c a n i s m o s q u e a s e g u r e n y

g a r a n t i c e n su actualización. N u e s t r o s Registros n o h a n estado a j e n o s a este tipo

de p r o b l e m a s , sin e m b a r g o el P r o y e c t o d e M o d e r n i z a c i ó n c o n t e m p l a la

existencia de un p r o c e d i m i e n t o que permita a p r u e b a d e errores la a c t u a l i z a c i ó n

a u t o m á t i c a de los índices.

E s t o se logra d e s a r r o l l a n d o una matriz de c o r r e l a c i o n e s la cual liga la i n f o r m a c i ó n

existente en el índice con las f o r m a s p r e c o d i f í c a d a s , a c t u a l i z a n d o la i n f o r m a c i ó n

(35)

2.4. A r c h i v o de Folios

El a l m a c e n a m i e n t o de las f o r m a s p r e c o d i f i c a d a s una v e z firmadas p o r el

R e g i s t r a d o r será en un archivo especial y estará o r g a n i z a d o por n ú m e r o

c o n s e c u t i v o de f o l i o .

La a s i g n a c i ó n del n ú m e r o de folio será en f o r m a a u t o m á t i c a , y p o d r á consistir de

u n a etiqueta con c ó d i g o de barras, es decir la m i s m a c o m p u t a d o r a a s i g n a r á un

n u e v o n ú m e r o de folio c u a n d o se esté creando, bien sea una s o c i e d a d o una

a s o c i a c i ó n o bien i n m u e b l e , a c t u a l i z a n d o a s i m i s m o los c a m p o s d e d a t o s

c o r r e s p o n d i e n t e s en la b a s e de datos.

El n ú m e r o de f o l i o será un c ó d i g o interno para el Registro a fin de facilitar la

localización del e x p e d i e n t e , p e r o a s i m i s m o será u n a i m p o r t a n t e r e f e r e n c i a para el

usuario. Esté c ó d i g o interno estará r e l a c i o n a d o con otros d a t o s regístrales c o m o lo

son:

a) Para el c a s o de un bien inmueble, el n o m b r e del propietario, u b i c a c i ó n del

p r e d i o , e x p e d i e n t e catastral y otros.

b) Para el c a s o de s o c i e d a d e s y a s o c i a c i o n e s civiles, con el R.F.C., el n o m b r e de

(36)

Este archivo servirá de s o p o n e físico de toda la i n f o r m a c i ó n c o n t e n i d a e n los

m e d i o s electrónicos.

2.5. A r c h i v o de L i b r o s

El archivo de libros seguirá d a n d o el servicio c o m o h a s t a a h o r a lo h a v e n i d o

h a c i e n d o , p u e s t o que se seguirá c o m p i l a n d o la i n f o r m a c i ó n original.

C o n el a p o y o de los m e d i o s electrónicos y con b a s e en el u s o d e c ó d i g o d e barras,

se podrá o p t i m i z a r el m a n e j o del inventario d e libros así c o m o su control i n t e r n o

y estadística de uso, de m o d o que el t i e m p o utilizado en su localización como

m e d i o básico para la consulta, b ú s q u e d a d e a n t e c e d e n t e s y la a p l i c a c i ó n del

asiento registral se pueda reducir. En la m e d i d a q u e c a d a v e z u n a m a y o r p a r t e del

p r o c e s o se realice a través de la red d e c o m p u t a d o r a s , se p o d r á g r a d u a l m e n t e

sustituir el uso de los libros c o m o e l e m e n t o esencial d e la o p e r a c i ó n , h a s t a q u e

m e d i a n t e la c o r r e s p o n d i e n t e a d e c u a c i ó n al m a r c o lega! se p e r m i t a su p l e n a

a u t o m a t i z a c i ó n e v i t a n d o r e d u n d a n c i a s , sin p e r j u i c i o d e la s e g u r i d a d en el

Registro.

2.6. Proceso R e g i s t r a l .

El p r o c e s o registral consiste en la s e c u e n c i a d e p a s o s que se siguen p a r a d a r u n

(37)

d e los m e d i o s electrónicos sino también de la b u e n a o r g a n i z a c i ó n y

a d m i n i s t r a c i ó n del trabajo.

A c o n t i n u a c i ó n se presenta el p r o c e d i m i e n t o registral que se sigue p a r a el

servicio:

2.6.1. A t e n c i ó n y O r i e n t a c i ó n al público.

Este es el p r i m e r p a s o del proceso registral d o n d e el usuario p r e s e n t a sus

r e q u e r i m i e n t o s de i n f o r m a c i ó n al personal del área quién le h a c e las i n d i c a c i o n e s

c o r r e s p o n d i e n t e s r e s p e c t o a la d o c u m e n t a c i ó n n e c e s a r i a a fin de facilitar y

agilizar los trámites.

2.6.2. P r e s e n t a c i ó n , cálculo y p a g o de derechos.

El U s u a r i o p r e s e n t a sus d o c u m e n t o s a inscribir, el personal de T e s o r e r í a r e a l i z a el

c á l c u l o de d e r e c h o s en f u n c i ó n de las cuotas fijadas en la L e y de I n g r e s o s y se

realiza el p a g o c o r r e s p o n d i e n t e .

(38)

En la r e c e p c i ó n y distribución de d o c u m e n t o s se p e r s i g u e el siguiente o b j e t i v o :

A s e g u r a r la prelación y m i n i m i z a r la cantidad de r e c h a z o s . Las a c t i v i d a d e s q u e se

realizarán en esta f a s e son las siguientes:

a u Revisar que los d o c u m e n t o s estén c o m p l e t o s . (Si f a l t a r e a l g u n o se

regresaría al usuario y se le entregaría u n a boleta i n d i c a n d o la c a u s a d e

r e c h a z o c o n día y hora.)

b I m p r i m i r el día, h o r a y m i n u t o de entrada, t a n t o en el d o c u m e n t o original

c o m o en la f o r m a p r e c o d i f i c a d a .

c) A l i m e n t a r a la c o m p u t a d o r a la siguiente i n f o r m a c i ó n para el s i s t e m a d e

gestión registral:

• O r i g e n del acto (Institución o Fedatario, n o m b r e y n ú m e r o )

• T i p o de a c t o o bien su clave de i d e n t i f i c a c i ó n .

• M o n t o d e d e r e c h o s por acto y valor de la o p e r a c i ó n .

La c o m p u t a d o r a asignará a u t o m á t i c a m e n t e :

• El n ú m e r o de control interno el cual estará c o m p u e s t o por A Ñ O , M E S ,

DIA y N U M E R O S E C U E N C I A L .

• El trámite registral se turna a u n a celda d e t r a b a j o , q u e será a q u e l l a que

(39)

en f u n c i ó n de su c o m p l e j i d a d . El p e r s o n a l e s c r i b i r á en el d o c u m e n t o el

n ú m e r o de la celda d e trabajo q u e le c o r r e s p o n d e ,

d La c o m p u t a d o r a imprimirá un recibo, que c o n t e n d r á el n ú m e r o d e control

interno q u e servirá para solicitar la inscripción p o r el área d e " E n t r e g a de

d o c u m e n t o s " .

2.6.4. Revisión e inscripción preliminar

El p r o c e s o d e revisión e inscripción estará o r g a n i z a d o en c e l d a s d e t r a b a j o ,

integradas p o r un licenciado en D e r e c h o y d o s capturistas. L a s c e l d a s t r a b a j a n

b a j o el e s q u e m a multihabilidades, es decir, c u a l q u i e r c e l d a estará c a p a c i t a d a p a r a

realizar trámites, tanto inmobiliarios c o m o mercantiles. El p e r s o n a l de c a d a c e l d a

estará c a p a c i t a d o y contará con un m a n u a l d e p r o c e d i m i e n t o s i m p r e s o y

electrónico para realizar consultas ante alguna d u d a .

El p e r s o n a l llevará a c a b o los siguientes p a s o s g e n e r a l e s :

a Localizar electrónicamente la caipeta del folio, que c o n t i e n e , las f o r m a s

p r e c o d i f i c a d a s de la sociedad, asociación o bien i n m u e b l e .

b L R e a l i z a r la calificación (forma, c o n t e n i d o esencial y a n t e c e d e n t e s ) ;

(40)

c o n t e n i d a en el d o c u m e n t o auténtico (si la inscripción 110 p r o c e d e , es

d e n e g a d a o suspendida, se llenará una "boleta de rechazo"),

c R e a l i z a r inscripción electrónica preliminar.

d C o l o c a r sellos de inscripción al d o c u m e n t o original y a la f o r m a

p r e c o d i f i c a d a .

2.6.5. C a l i f i c a c i ó n , firma e inscripción definitiva.

El R e g i s t r a d o r revisa que la i n f o r m a c i ó n d e la f o r m a p r e c o d i f i c a d a sea la m i s m a

que la d e la i n s c r i p c i ó n electrónica. Si esto es c o n e c t o , p r o c e d e a firmar el

d o c u m e n t o original y la f o r m a p r e c o d i f i c a d a , p o s t e r i o r m e n t e , localiza en el

c o m p u t a d o r la inscripción electrónica, m e d i a n t e el n ú m e r o d e control i n t e r n o o

n ú m e r o de inscripción y alimenta su clave c o n f i d e n c i a l en la c o m p u t a d o r a para

r e s g u a r d a r la inscripción electrónica y actualizar los Índices.

El R e g i s t r a d o r revisará las causas de n e g a c i ó n o s u s p e n s i ó n de la inscripción,

firmando la " b o l e t a de r e c h a z o " .

U n a v e z r e g i s t r a d a la inscripción, el Registrador e n v i a r á al A r c h i v o de f o l i o s la

f o r m a p r e c o d i f i c a d a ; a Entrega de D o c u m e n t o s el original; al A r c h i v o de libros

una copia del d o c u m e n t o original d e b i d a m e n t e s e l l a d o y firmado, el r e c i b o de

(41)

2.6.6. A r c l m o d e Folios

Las f o r m a s p r e c o d i f í c a d a s son recibidas en el a r c h i v o de folios. E n esta f a s e del

p r o c e s o se realizan las siguientes actividades:

a Localizar el f o l i o o carpeta c o r r e s p o n d i e n t e a la i n s c r i p c i ó n recibida,

b R e g i s t r a r en el folio c o r r e s p o n d i e n t e el tipo d e acto que i n g r e s a a la

carpeta, la f e c h a y la firma del archivista.

C L A d m i n i s t r a r los índices auxiliares del archivo, c o m o lo son el de

e n t r a d a s y salidas de las carpetas, localización de d o c u m e n t o s en

a r c h i v o s por tipo, f e c h a , etc.

2.6.7. A r c h i v o de L i b r o s

El d o c u m e n t o original, a n e x o s y boleta de p a g o serán c o m p i l a d o s e n libros,

(42)

2.6.8. Entrega de d o c u m e n t o s

Al f i n a l i z a r el proceso, se entregará sólo el d o c u m e n t o auténtico. El personal da

d e b a j a con el n ú m e r o de inscripción en la c o m p u t a d o r a , el d o c u m e n t o e n t r e g a d o

para actualizar el sistema d e gestión registral.

T o d o s los d o c u m e n t o s al terminarse su i n s c r i p c i ó n o bien al r e c h a z a r s e , p a s a n al

área de entrega de d o c u m e n t o s , ahí se registra el d o c u m e n t o t e r m i n a d o , s e a este

u n a inscripción o bien de rechazo. Al a l i m e n t a r s e la i n f o r m a c i ó n en la

c o m p u t a d o r a , ésta, a u t o m á t i c a m e n t e da de b a j a el servicio, l i b e r á n d o s e la c a r g a

de t r a b a j o de la celda que lo p r o c e s ó para a c t u a l i z a r el sistema y facilitar la

distribución objetiva del trabajo.

2.7. C E R T I F I C A D O S

El p r o c e d i m i e n t o q u e se ha m a n e j a d o p o r el Indice I n m o b i l i a r i o es d e tal f o r m a

que en la carátula del m i s m o registro, se e n c u e n t r e toda la i n f o r m a c i ó n p a r a la

e l a b o r a c i ó n de c e r t i f i c a d o s y c o m o se m e n c i o n ó a n t e r i o r m e n t e que l o s í n d i c e s se

estarán a c t u a l i z a n d o a u t o m á t i c a m e n t e , e n t o n c e s t e n d r e m o s la i n f o r m a c i ó n

a c t u a l i z a d a ; de tal suerte que la emisión de los c e r t i f i c a d o s que se enlistan a

(43)

n Libertad de g r a v a m e n

n D e g r a v a m e n

n C o n s t a n c i a d e propiedad de un sólo bien

n C o n s t a n c i a de no p r o p i e d a d .

El R e g i s t r o p ú b l i c o de la Propiedad, con la i n s t r u m e n t a c i ó n de s i s t e m a s

e l e c t r ó n i c o s ( b a s e de datos) logra alcanzar la expedición i n s t a n t á n e a d e

c e r t i f i c a d o s .

I n f o r m a c i ó n al u s u a r i o

En las o f i c i n a s regístrales con alto f l u j o de servicios, existe un m ó d u l o d e

i n f o r m a c i ó n al u s u a r i o , el cual cuenta con personal de experiencia para o r i e n t a r al

usuario, en los trámites y requisitos de los servicios regístrales. El m ó d u l o c o n t a r á

con la i n f o r m a c i ó n escrita sobre los trámites y requisitos de los s e r v i c i o s

regístrales.

2.8. Islas d e T r a b a j o

La o r g a n i z a c i ó n del personal analista, es decir, aquél que inscribe d o c u m e n t o s , se

h a v e n i d o m a n e j a n d o con un e s q u e m a de especialidad. El p e r s o n a l está

(44)

o r g a n i z a d o r e s p e c t o a un tipo de acto c o m o lo p u e d e n ser los c e r t i f i c a d o s o

g r a v á m e n e s .

Este tipo de organización presenta una serie de d e s v e n t a j a s contra otros s i s t e m a s

de o r g a n i z a c i ó n d e t r a b a j o c o m o lo son las C e l d a s o Islas de T r a b a j o , las c u a l e s

p e r m i t e n una o r g a n i z a c i ó n m á s sólida y flexible, en c u a n t o a calidad d e t r a b a j o y

velocidad de respuesta.

Las Islas de T r a b a j o a i m p l e m e n t a r en los R e g i s t r o s P ú b l i c o s d e la P r o p i e d a d ,

estarán c o n s t i t u i d a s por un analista legal y d o s capturistas, entre las f u n c i o n e s

básicas de cada u n o de ellos destacan:

A n a l i s t a :

• R e c i b e la d o c u m e n t a c i ó n de R e c e p c i ó n d e D o c u m e n t o s .

• Analiza la p r o c e d i b i l i d a d del acto; q u e n o se o p o n g a a las leyes

c o r r e s p o n d i e n t e s .

C a p t u r i s t a :

• Localiza el f o l i o c o r r e s p o n d i e n t e a la i n s c r i p c i ó n a realizar.

• R e a l i z a la b ú s q u e d a de antecedentes.

• T r a n s c r i b e la i n f o r m a c i ó n a la f o r m a p r e c o d i ñ c a d a c o r r e s p o n d i e n t e .

(45)

• Entrega al Analista el d o c u m e n t o original y la f o r m a p r e c o d i ñ c a d a .

A n a l i s t a :

• Revisa que la transcripción a la f o r m a p r e c o d i ñ c a d a h a y a sido c o n e c t a .

• Sella los d o c u m e n t o s , tatito los originales c o m o la f o r m a p r e c o d i ñ c a d a y

f u m a .

• Envía al R e g i s t r a d o r la i n f o r m a c i ó n c o r r e s p o n d i e n t e .

El sistema de Islas de T r a b a j o , p r e s e n t a m á s v e n t a j a s c o n t r a el sistema tradicional

d e la o r g a n i z a c i ó n del t r a b a j o por especialización, s e g ú n se describe:

Criterios

Celdas de trabajo

Sistema tradicional

A p r o v e c h a m i e n t o de la c a p a c i d a d de inscripción del Registro.

Se a p r o v e c h a t o t a l m e n t e la c a p a c i d a d laboral.

E x i s t e d e s a p r o v e c h a m i e n t o . A l n o tener s i e m p r e la m i s m a d e m a n d a d e s e r v i c i o s m e r c a n t i l e s e inmobiliarios.

Las p e r s o n a s se v u e l v e n indispensables.

N o , p u e s t o q u e t o d o el p e r s o n a l es m u l t i h a b i l i d a d e s

Sí falta u n a p e r s o n a e s p e c i a l i z a d a en u n a clase de t r a b a j o se genera r e z a g o .

Las celdas de t r a b a j o , c o n s i s t e n en integrar m ó d u l o s d e t r a b a j o , por un l i c e n c i a d o

en d e r e c h o y un capturista, los c u a l e s son r e s p o n s a b l e s del análisis y la

(46)

• Las celdas de trabajo podrán trabajar t a n t o i n s c r i p c i o n e s m e r c a n t i l e s

c o m o inmobiliarias.

• El n ú m e r o de celdas estará d e t e r m i n a d o por el v o l u m e n de servicios.

2.9. Sistema de Gestión R e g i s t r a l

El sistema de gestión registral, es la piedra a n g u l a r p a r a la m o d e r n i z a c i ó n y

m e j o r a m i e n t o c o n t i n u o de los Registros, y a que n o s p r o p o r c i o n a i n f o r m a c i ó n

p e r m a n e n t e del estado de la tramitación y estadística d e la f u n c i ó n registral.

U n Registro p ú b l i c o que quiera emprender un r e d i s e ñ o y m e j o r a m i e n t o c o n t i n u o ,

r e q u i e r e de la i n f o r m a c i ó n mínima que les p u e d a i n d i c a r p o r d o n d e iniciar el

m e j o r a m i e n t o .

La i n f o r m a c i ó n a c o n t e n e r en un sistema de gestión sería la siguiente:

• C a n t i d a d de servicios por tipo

• F e c h a y h o r a de ingreso

• N ú m e r o secuencial a asignar ( A Ñ O , M E S , D I A Y N U M E R O

S E C U E N C I A L )

• T a r i f a s de los D e r e c h o s

(47)

• Origen del d o c u m e n t o ( I N S T I T U C I O N , N O T A R I O , F E D A T A R I O ,

E T C . . )

• E n a j e n a n t e y c o m p r a d o r

• N ú m e r o Catastral ó R.F.C.

• P e r s o n a F a c u l t a d a

• C a u s a del r e c h a z o

• C e l d a de t r a b a j o asignada

• F e c h a y h o r a d e salida

2.10. A s i g n a c i ó n Objetiva de la C a r g a d e T r a b a j o .

Por otro lado, al registrarse el tipo de d o c u m e n t o , la c o m p u t a d o r a revisa la carga

de t r a b a j o de cada una de las c e l d a s de trabajo, que han sido d a d a s de alta en el

día, la c o m p u t a d o r a asigna el d o c u m e n t o para su inscripción, a aquella c e l d a que

tiene m e n o s p u n t o s a c u m u l a d o s en el día.

D e esta m a n e r a se b a l a n c e a la carga de t r a b a j o , p e r m i t i e n d o el a p r o v e c h a m i e n t o

de la c a p a c i d a d instalada (personal analista), e f í c i e n t a n d o así el proceso, d a n d o

por c o n s e c u e n c i a u n a m e j o r a en el t i e m p o de respuesta.

El sistema p e r m i t e rastrear los d o c u m e n t o s , p u e s t o q u e g u a r d a la i n f o r m a c i ó n

(48)

c e l d a de t r a b a j o está cierto d o c u m e n t o es fácil l o c a l i z a r l o o b i e n si e x i s t i e r a u n a

r e c l a m a c i ó n f u t u r a , r á p i d a m e n t e se p o d r á c o n o c e r q u i e n l o i n s c r i b i ó .

2.11. E s t r u c t u r a O r g á n i c a .

2 . 1 1 . 1 . N i v e l e s b á s i c o s de la E s t r u c t u r a O r g á n i c a

" C o m o regla g e n e r a l , m i e n t r a s m a y o r sea el n ú m e r o d e n i v e l e s j e r á r q u i c o s , M á s c o m p l e j o es el sistema de i n f o r m a c i ó n . T o d a s las u n i d a d e s d e la o r g a n i z a c i ó n e n c a d a nivel g e n e r a n i n f o r m a c i ó n q u e d e b e s e r r e s u m i d a p a r a p a s a r al s i g u i e n t e nivel s u p e r i o r , p o r lo cual, m i e n t r a s el n ú m e r o d e n i v e l e s a u m e n t a , la c o m p l e j i d a d del s i s t e m a de i n f o r m a c i ó n h a c e lo m i s m o . L a c o m p l e j i d a d p o r si m i s m a e s u n f a c t o r d e t e r m i n a n t e del c o s t o de u n s i s t e m a d e i n f o r m a c i ó n ; l o s s i s t e m a s c o m p l e j o s son m á s d i f í c i l e s de diseñar, m á s c o s t o s o s de i m p l e m e n t a r y o p e r a r . L a c o m p l e j i d a d de un s i s t e m a de i n f o r m a c i ó n t a m b i é n s i g n i f i c a m a y o r e s o p o r t u n i d a d e s p a r a c o m e t e r e r r o r e s en el p r o c e s a m i e n t o d e d a t o s y d e f i c i e n c i a s en el s i s t e m a . "

D e m a s i a d o s n i v e l e s e n la j e r a r q u í a p u e d e n s i g n i f i c a r q u e la i n f o r m a c i ó n d e l o s n i v e l e s i n f e r i o r e s t a r d a tanto t i e m p o en llegar a l o s n i v e l e s s u p e r i o r e s en l o s q u e se n e c e s i t a , q u e la t o m a de d e c i s i o n e s d e los n i v e l e s s u p e r i o r e s s e r e t r a s a . E s t e p r o b l e m a está c a u s a d o , en gran parte, p o r el t i e m p o t a n g r a n d e r e q u e r i d o p a r a c o m p l e t a r r e s ú m e n e s a d i c i o n a l e s de la i n f o r m a c i ó n ; e s t o s r e s ú m e n e s a d i c i o n a l e s a m e n u d o r e q u i e r e n i n t e r v e n c i ó n m a n u a l en las a c t i v i d a d e s de p r o c e s a m i e n t o d e d a t o s d e la c o m p u t a d o r a . La i n t e r v e n c i ó n m a n u a l t a m b i é n d a pie a e r r o r e s , y p o r t a n t o , o t r o retraso p u e d e c a u s a r s e p o r la n e c e s i d a d d e c o r r e g i r e r r o r e s . " ( 2 )

C o n el fin de g a r a n t i z a r un m e j o r servicio al u s u a r i o , m e j o r a r el n i v e l d e c o m u n i c a c i ó n a lo largo de los n i v e l e s j e r á r q u i c o s d e la e s t r u c t u r a e i n c r e m e n t a r

(49)

el nivel de p r o d u c t i v i d a d , se considerarán c o m o p a r á m e t r o s b á s i c o s d e d i s e ñ o l o s

siguientes:

• O r g a n i z a c i ó n Plana (horizontal), pocos niveles j e r á r q u i c o s .

• O r g a n i z a c i ó n por servicio en lugar de o r g a n i z a c i ó n por e s p e c i a l i d a d .

• O r g a n i z a c i ó n flexible, que se adecúe r á p i d a m e n t e a las n e c e s i d a d e s .

D e los p a r á m e t r o s básicos de diseño, para el c a s o q u e n o s o c u p a , a c o n t i n u a c i ó n

se p r e s e n t a n a l g u n o s Iineamientos específicos a c o n s i d e r a r en la d e f i n i c i ó n d e la

Estructura O r g á n i c a del Registro Público.

• Existirán c o m o m á x i m o seis niveles de j e r a r q u í a

• Para el c a s o d e las o f i c i n a s regístrales f u e r a de las capitales del E s t a d o , e s t a r á

a c a r g o del Registrador. La instalación y distribución territorial d e l a s o f i c i n a s

regístrales, serán d e f i n i d a s por el Director del Registro P ú b l i c o d e la

P r o p i e d a d y del C o m e r c i o y aprobadas p o r el S e c r e t a r i o G e n e r a l d e

G o b i e r n o (Art. Ley Reglamentaria del R P P y C ) .

» El c o n c e p t o de multihabilidades se i m p l e m e n t a r á en todo el p e r s o n a l c o n

(50)

• Se trabajará con Islas de T r a b a j o , integradas por un L i c e n c i a d o en D e r e c h o

(analista) y capturistas.

• La Estructura se definirá en f u n c i ó n de p a r á m e t r o s d e p r o d u c t i v i d a d , la cual

podrá ir creciendo de acuerdo al i n c r e m e n t o en la d e m a n d a de servicios.

• Se diseñara en f u n c i ó n de c o n c e p t o de auto-control , d o n d e c a d a p e r s o n a es

responsable d e sus actividades, sin n e c e s i d a d d e p u e s t o s c o n carácter d e

inspectores.

• Los registradores, quienes solo estarán de s u b o r d i n a d o s al D i r e c t o r G e n e r a l ,

en lo r e f e r e n t e a los aspectos a d m i n i s t r a t i v o s d e su labor técnico-registral

serían i n d e p e n d i e n t e s .

• Los d e p a r t a m e n t o s administrativos ( s t a f f t é c n i c o ) a u x i l i a r á n a los

registradores en su trabajo.

2.11.2.Perfil de los o c u p a n t e s

En cuanto al perfil profesional de los p r i n c i p a l e s s e r v i d o r e s p ú b l i c o s del R e g i s t r o

en t é r m i n o s generales se sugiere el siguiente:

Servidor público

Perfil

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Servidor público

Perfil

E x p e r i e n c i a en p u e s t o s a d m i n i s t r a t i v o s

S u b d i r e c t o r P r o f e s i o n i s t a en m a t e r i a d e A d m i n i s t r a c i ó n y Control.

R e g i s t r a d o r L i c e n c i a d o en D e r e c h o

E x p e r i e n c i a m í n i m a registral-notarial de tres a ñ o s

J e f e s P r o f e s i o n i s t a s de su e s p e c i a l i d a d

Analistas L i c e n c i a d o s e n D e r e c h o d e p r e f e r e n c i a

Auxiliares N i v e l T é c n i c o

E l D i r e c t o r G e n e r a l : T e n d r á c o m o f u n c i ó n b á s i c a la a d m i n i s t r a c i ó n del

Registro, por lo q u e el perfil c o n s i d e r a p r e p a r a c i ó n administrativa, a d e m á s d e

c o n o c i m i e n t o s en la m a t e r i a registral.

S u b d i r e c t o r o C o o r d i n a d o r ; R e s p o n s a b l e de la a d m i n i s t r a c i ó n d e la

D e p e n d e n c i a , c o n c o n o c i m i e n t o s en m a t e r i a a d m i n i s t r a t i v a , c o m p u t a c i o n a l , y de

auditoria.

El R e g i s t r a d o r : Será el depositario de la f e p ú b l i c a registral, p o r lo qué, se

exigirá u n a e x p e r i e n c i a m í n i m a de tres años en la m a t e r i a registral-notarial.

(52)

L o s A n a l i s t a s : R e s p o n s a b l e s de la inscripción p r e l i m i n a r , d e b e r á n ser

L i c e n c i a d o s en D e r e c h o .

L o s A u x i l i a r e s : A s i g n a d o s a f u n c i o n e s de a p o y o en el p r o c e s o registral, d e b e r á n

h a b e r cursado, por lo m e n o s la escuela preparatoria y h a b e r a p r o b a d o el c u r s o d e

c a p a c i t a c i ó n registral que la institución imparta.

2 . 1 1 . 3 . D e s i g n a c i ó n del personal

El D i r e c t o r será p r o p u e s t o por el Ejecutivo Estatal.

Los R e g i s t r a d o r e s deberían ser elegidos por riguroso e x a m e n de o p o s i c i ó n ,

s u s t e n t a d o ante un j u r a d o integrado por tres m i e m b r o s p r o p i e t a r i o s q u i e n e s

p o d r á n n o m b r a r a sus suplentes. El j u r a d o estará i n t e g r a d o p o r el D i r e c t o r del

Registro Público, el Director General J u r í d i c o de la Secretaría G e n e r a l de

G o b i e r n o del E s t a d o y representantes del C o l e g i o d e N o t a r i o s y C o r r e d o r e s

Públicos. Los R e g i s t r a d o r e s elegidos obtendrán d e f m i t i v i d a d en su p u e s t o salvo

c a u s a s j u s t i f i c a d a s d e suspensión temporal o definitiva.

En c u a n t o a los Sub-directores o C o o r d i n a d o r e s y J e f e s d e A r e a , e s t o s serán

(53)

Es i m p o r t a n t e d e s t a c a r la importancia de un e q u i p o d e especialistas en m a t e r i a

a d m i n i s t r a t i v o c o m p u t a c i o n a l c o m p r o m e t i d o s con la i m p l e m e n t a c i ó n ,

d o c u m e n t a c i ó n , capacitación al personal y s e g u i m i e n t o de todos los e l e m e n t o s

relativos a! p r o y e c t o de m o d e r n i z a c i ó n , que c o n t a n d o con las f a c i l i d a d e s

n e c e s a r i a s p u e d a n llevar a buen t é r m i n o las a c t i v i d a d e s aquí r e s e ñ a d a s

2 . 1 2 . C o n f i g u r a c i ó n del E q u i p o de C ó m p u t o , R e d e s , y S o f t w a r e .

Para d e f i n i r original de la c o n f i g u r a c i ó n del E q u i p o de C ó m p u t o se h u b o de

investigar el m a r c o legal, los r e q u e r i m i e n t o s de usuarios, así c o m o las

e x p e r i e n c i a s de o t r o s países y estados de la r e p ú b l i c a y d e s d e luego el a l c a n c e y

h o r i z o n t e e s p e r a d o s , la estructura de los sistemas a d m i n i s t r a t i v o s y los m é t o d o s

de p r o c e s a m i e n t o d e o p e r a c i o n e s q u e d a n d o e s t a b l e c i d a su estructura, según f i g u r a

anexa.

Incluye su c o n f i g u r a c i ó n e q u i p o en red según los c o n c e p t o s ethernet y novell, que

consta de m á q u i n a s en c a d a u n a de las áreas i n v o l u c r a d a s para dar s e g u i m i e n t o a

la i n f o r m a c i ó n , así c o m o el acceso de las o f i c i n a s f o r á n e a s y los usuarios e x t e m o s

a la b a s e de d a t o s central para agilizar las o p e r a c i o n e s requeridas, b a s a d o en el

Figure

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