Actualización Del Manual De
Contratación Administrativa
HONORABLE
SENADO DE LA REPUBLICA
Guillermo de Jesús Pérez Millán
FT 031-08246
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO
PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ, D.C.
Actualización Del Manual De
Contratación Administrativa
HONORABLE
SENADO DE LA REPUBLICA
GUILLERMO DE JESÚS PÉREZ MILLÁN
Informe Final de Prácticas Administrativas realizadas en cumplimiento del último requisito académico para optar al Titulo de Administrador Público
ASESOR ACADEMICO: Lida Teresa Monsalve
ASESOR ADMINISTRATIVO: Orlando Rico Rodríguez
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP FACULTAD DE PREGRADO
PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ, D.C.
Dedico este trabajo a Dios y a mi familia en especial a mis dos hermanos, Verónica e Iván Pérez Millán. Quienes con sus constantes consejos hicieron posible mi dedicación en pro del
cumplimiento de los
AGRADECIMIENTOS
Agradezco al Honorable Senado de la República, al doctor Emilio Otero Dajud – Secretario General del Senado, a Omar Velázquez – Director General Administrativo, Orlando Rico Rodríguez – Asesor Administrativo; quienes me acogieron e integraron en su equipo de trabajo, brindándome confianza y responsabilidad en cada compromiso adquirido día a día.
A Lida Teresa Monsalve – Asesora Académico, quien no ahorro esfuerzos, ni concejos para que este proyecto se llevara a cabo.
A mis compañeras de oficina, quienes conforman un excelente grupo de abogadas y siempre estuvieron dispuestas a colaborarme.
CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN 8
I PARTE: LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA
1. DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD DONDE SE REALIZA LA PRACTICA
2. OBJETIVOS 13
2.1. OBJETIVO GENERAL 13
2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 13
3 MARCO DE REFERENCIA 14
3.1. MARCO INSITUCIONAL 14
3.2. MARCO JURIDICO 18
3.3. MARCO TEORICO 20
3.4. MARCO CONCEPTUAL 21
4. METODOLOGIA 25
II PARTE: RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA
5. ANALISIS DE LA NORMATIVIDAD INTERNA 28
5.1. ANALISIS DE LA RESOLUCION 1788 DE 2002 28
5.2 CARENCIAS DE LA RESOLUCION 36
5.3 CONCLUSIONES DEL ANÁLISIS 37
6 ETAPAS DE LA CONTRATACIÓN PUBLICA
6.3 ETAPA CONTRACTUAL 38
6.4 ETAPA DE LIQUIDACION CONTRACTUAL 38
7 MAPA DE PROCESOS
7.1 PROCESOS DE CONTRATACION 41
7.1.1 SUBPROCESO PLANEACION 47
7.1.2 SUBPROCESO PRECONTRACTUAL 53
7.1.3 SUBPROCESO CONTRACTUAL 67
7.1.4 SUBPROCESO LIQUIDACION 74
8 ESTUDIO DOFA
8.1 PREFACIO 79
8.1.1 ESQUEMA INTERRELACIONANTE 80
8.1.2 OBJETIVO 81
8.2 MATRIZ DOFA. Proceso de la Contratación 82
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
CONCLUSIONES 97
RECOMENDACIONES: Proyecto de Manual de Contratación Administrativa
98
GLOSARIO 132
BIBLIOGRAFÍA 134
ANEXO
INTRODUCCIÓN
La Contratación Estatal, regida por la Ley 80 de 1993, Estatuto General de Contratación de la Administración Pública; Modificada por la Ley 1150 de 2007, en la cual se introducen medidas para la Eficiencia y la Transparencia y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos.
Para cumplir con dichos principios las entidades estatales deben contar con un Manual de Contratación Administrativa, que garantice los procesos contractuales en sus etapas desde el punto de vistas de Cumplimiento y de Control Integral.
Es impórtate que dicho manual comprenda los aspectos de verificación del cumplimento de los requisitos y formalidades de legalización del contrato cual sea su naturaleza.
El control integral el cual debe garantizar el manual debe estar enfocado en el análisis y garatizacion del cumplimiento de as obligaciones contractuales, en cada una de las etapas del proceso de contratación.
Para lograr la actualización del Manual de Contratación Administrativa en el Senado de la República es de vital importancia realizar los estudios técnicos correspondientes, y el Seguimiento y Evaluación a la Contratación que se encuentra a cargo de la Dirección General Administrativa.
Las normas que regulan la Contratación Publica en Colombia vienen teniendo procesos de modernización; procesos que obligan a que las entidades estatales sometidas al estatuto general de contratación deban contar con un manual de contratación, en el que se señalen los procedimientos internos, los funcionarios intervinientes, y todos los asuntos propios de los procesos de selección, así como la vigilancia y control de la ejecución contractual.
I PARTE
LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA
1. DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD DONDE SE REALIZA LA PRACTICA ADMINISTRATIVA
La práctica administrativa se desarrollo en la Dirección General Administrativa del Senado de la República, la cual se instituye en el articulo 367, de la ley 5 de 1992; estableciendo que el orden Administrativo del Senado dela República estará a cargo de la Dirección General Administrativa, dependencia que se crea por medio de dicha ley.
Las ramas del poder público son tres: la legislativa, la judicial y la ejecutiva.
Cada una de éstas tiene diferentes funciones, ejercidas por diferentes entidades, funciones con las cuales se busca controlar el poder público. Pero, ¿qué es el poder público? Son las atribuciones que tiene el Estado para orientar y organizar administrativamente la vida de los ciudadanos colombianos.
¿Cómo se creó el poder público?
En el año de 1936 se crearon los órganos del poder del poder público; posteriormente, en 1945, por medio de una reforma política, éste tomo forma en las tres ramas del poder público que conocemos; y en 1991, a raíz de la expedición de la nueva Constitución, se determinó dividirlo en ramas y órganos. Las ramas continuaron siendo las tres ya mencionadas (legislativa, judicial y ejecutiva); mientras que los órganos se dividieron en organización electoral y organismos de control.
2. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA
2.1 General
Actualizar el Manual de Contratación Administrativa del Honorable Senado de la República, mediante la realización de los Estudios Técnicos correspondientes, y el Seguimiento y Evaluación de la contratación que se encuentra a cargo de la Dirección General Administrativa.
2.2. Específicos
2.2.1 Recopilar la normatividad del orden Nacional y Organizacional sobre Contratación Publica.
2.2.2 Recolectar información correspondiente a las actividades que se desempeñan en la división jurídica en cuanto a la contratación publica.
2.2.3 Determinar los aspectos Jurídicos, técnicos y administrativos para la contratación publica.
2.2.4 Elaborar el proyecto de resolución por el cual se adopta el manual de Contratación administrativa, a partir de la evaluación y el seguimiento a la contratación publica.
2.3 Resultados Esperados
Estudio técnico de la contratación publica del Senado de la República, que contiene:
Análisis de la Normatividad Interna Etapas de la Contratación
Mapas de Procesos de la Contratación Subproceso de Planeación Contractual. Subproceso Precontractual,
Subproceso Contractual. Subproceso de Liquidación. Estudio DOFA
3. MARCO DE REFERENCIA
3.1. MARCO INSTITUCIONAL
A juicio de los historiadores, la semilla del Parlamento colombiano se sembró el 27 de noviembre de 1811, cuando se suscribe el Acta de Federación de la Provincias Unidas de la Nueva Granada. Este Primer Congreso, llamémoslo así, estuvo conformado por: José Manuel Restrepo, diputado de la Provincia de Antioquia, y quien actuó como Secretario; Enrique Rodríguez, por Cartagena; Manuel Campos, por Neiva, Camilo Torres, por Pamplona, y Joaquín Camacho, por Tunja.
Desde entonces, demostrando la enorme influencia de las tesis de Montesquieu, se creó el sistema bicameral y se establecieron sesiones por un periodo de 60 días, para mayo y junio igualmente, se aceptó la reelección, siempre y cuando no fuera para un periodo inmediato, y se advirtió que el tratamiento al Congreso sería de “Alteza Serenísima”, el del Presidente de “Excelencia” y el de los parlamentarios, que no recibirían ningún salario, de “Señorías”.
La Constitución de Cundinamarca, de 1812, ratificó las dos Cámaras, dispuso un período de 2 años y 19 miembros, lo que equivalía a uno por cada 10.000 habitantes.
LAS PRIMERAS ELECCIONES
Para 1818, Bolívar en busca de un gobierno de base popular, le pide al Consejo de Estado -creado el 5 de noviembre de 1817- que nombre una comisión para que estudie la forma de realizar elecciones para un Congreso Constituyente. Y Germán Roscio es el encargado de establecer un reglamento para adelantar elecciones, incluso en sitios próximos a donde se libraban batallas. A finales de 1818, bajo la base de que Venezuela y Colombia formen una sola república, se convoca a escrutinios y con los diputados que se pueden elegir en mitad de la guerra, se instala solemnemente el 15 de febrero de 1819, bajo la presidencia de Francisco Antonio Zea. Para darle fuerza a las instituciones del Congreso, se hace necesario que el trabajo continúe en Angostura y Cúcuta, donde es aprobada la Constitución de 1821.
de ciudadanos mayores de 21 años, o casados que supieran leer y escribir y tuvieran una propiedad por valor de 4.000 pesos, o en su defecto fuera profesor de alguna ciencia.
El período de los Senadores se fijó en 8 años y el de los Representantes en 4 años. La inmunidad parlamentaria también es tratada y cada congresista tenía derecho a ella mientras estuviera en sesiones y mientras hiciera el trayecto de su casa a la plenaria, tanto de ida como de regreso; esto generó muchas críticas de parte de la opinión pública.
ACUSACIÓN A NARIÑO
Para 1823, el veto sobre el primer Senador que debía ocupar su curul recae en Antonio Nariño, a quien se acusa injustificadamente de malversación de fondos, cuando fue Tesorero de Diezmos, y de traición a la patria, por su actuación de Pasto en 1814. En 1830, el “Congreso Admirable”, llamado así por Bolívar, en virtud de la Pulcritud y calidad de sus miembros, hace modificaciones para que haya un Senador por cada provincia. Se decreta un aumento de sueldo a 6 pesos y se exige que la edad sea de más de 40 años, lo cual criticó Bolívar, pues impedía que la juventud legislara y en cambio permitió que la vieja clase política legislara en su favor. No todos lo congresistas eran colombianos, pues Ecuador y Venezuela hacían parte de La Gran Colombia.
MULTA POR INASISTENCIA.
Para 1932, el período de los senadores se reduce a 4 años, y debía haber uno por cada 60 mil habitantes. El de la Cámara era de dos años y exigía un representante por cada 25 mil habitantes.
En ese mismo año el Presidente de la República, José Ignacio Márquez, dispone la publicación de la Gaceta de la Nueva Granada, que salía a circulación cada domingo a las 9 de la mañana. Y en 1842 la inasistencia a las sesiones era tal, que se resolvió multar a quien no justificara su falla, con una cantidad que oscilaba entre 200 y 500 pesos, según el caso, En la Ley 1a. de 1846, Tomás Cipriano de Mosquera -a pesar de que ya los títulos estaban reglamentados -dispone que a los integrantes de Senado y Cámara se les antepusiera el término de Usía y de Excelencia, para el Presidente y Vicepresidente; exceptuando de éstos al Presidente de la República, al Vicepresidente o al encargado del poder ejecutivo a quienes podía dirigírseles utilizando la frase de “Conciudadanos de las Cámaras Legislativas” y dándoles tratamiento de “vos” en plural, en el fondo del mensaje escrito. De resto, todo individuo particular debía usar para dirigirse a ellos la frase “A la muy Honorable Cámara de....”.
Senadores y Representantes, cuyo periodo es reducido a 2 años, con posibilidad de reelección. Para 1854, por primera vez un ex presidente, José María Obando del Campo, es acusado ante el Congreso por traición y rebelión, y es suspendido de sus funciones. Se le acusó absurdamente de colaborar desde su alta posición con el golpe militar con que José María Melo lo derrocó. Para 1858, cuando ya están plenamente constituidos los partidos Liberal y Conservador, es nuevamente fijado el periodo para los miembros de las 2 Cámaras en 2 años. Aquí se prohíbe a los Congresistas hacer por si mismos o por terceras personas contratos con el Estado, mientras ostenten sus investiduras.
EL CONGRESO Y TOMAS CIPRIANO DE MOSQUERA
Para 1867 el turno de ser acusado ante el Congreso le corresponde a Tomás Cipriano de Mosquera, con quien el Parlamento tenía enormes discrepancias que culminan cuando un periódico de Nueva York revela que con dineros, y mediante cierta “componenda”, el gobierno colombiano, para cumplir con un tratado secreto con ese país, a espaldas del Congreso compra el vapor Rayo. Mosquera es puesto preso en el Observatorio Astronómico, declarado culpable y condenado a una multa de 12 pesos, cuatro meses de suspensión del cargo, pérdida de los derechos políticos y civiles y dos años de prisión, que el expresidente, acogiéndose a una ley, cambia por destierro y sale para lima. La famosa Constitución de 1886 extiende el periodo para senadores a seis años, permitiendo la elección de tres por cada departamento y advirtiendo que solamente podrán ser elegidos quienes sean colombianos de nacimiento, ciudadano no en suspenso, mayores de 30 años y que disfruten por lo menos de 1.200 pesos renta anual. En 1888 se cambia nuevamente la designación adjudicándosele el título de “Excelentísimo” al Presindente de la República, de “Excelencia al Vicepresidente y de “Honorable” a Congresistas y Representantes.
CLAUSURA DEL CONGRESO EN 1949
En 1921, por culpa del traslado Urrutia Thompson sobre el Canal de Panamá, el presidente acusado es Marco Fidel Suárez. Después de pedir que le permitan hablar en la plenaria para defenderse, pierde el apoyo de los conservadores y es víctima de la más estruendosa rechifla que se haya oído en el recinto. Se retira del cargo y lo sucede Jorge Holguín. Para 1929, la ley 31 hace obligatoria la cédula de ciudadanía y la inscripción de listas de candidatos a Senado y Cámara, por lo que los departamentos deben constituir una circunscripción única para la suscripción de aspirantes. Dentro de estos cambios, en 1936 se le adjudican al Congreso períodos de sesiones al año, pero como el sistema resulta inmanejable, se modifica en 1938, creando las Comisiones Permanentes, que reciben inmenso apoyo en 1945, al dárseles mayores atribuciones. En esta reforma, la Cámara recibe la facultad de nombrar al Procurador General de la Nación, facultad que tenía el Presidente de la República, según la Carta de 1886. Igual cosa ocurre con el Contralor General. En Noviembre de 1949, Mariano Ospina Pérez decreta turbado el orden público y clausura el Congreso mediante el Decreto 3520.
En 1952, se crea la Asamblea Nacional Constituyente, que no tendría funciones legislativas ya que el Congreso seguirá cumpliendo con éstas, pero en 1954, el 20 de agosto, por el acto Legislativo NO. 2. Además de sus funciones, decide asumir las del Congreso y la Cámara.
EL PLEBISCITO DE 1959
Para 1959 el presidente acusado es Gustavo Rojas Pinilla. Después viene el gran plebiscito de 1959, donde el Congreso y la democracia salen fortalecidos. Con el acto legislativo No.4 se decreta la elección de un Senador por cada 195 mil habitantes y un representante a la Cámara por cada 90 mil. En la reforma de 1968 se unifica el periodo de Senadores y Representantes de manera definitiva para 4 años, determinando 2 senadores para cada departamento y uno más por cada 200 mil habitantes o fracción mayor de 100mil. Esta base se aumentará de acuerdo con los resultados del censo. En cuanto a la Cámara, serán 2 representantes por cada departamento y uno más por cada 50 mil habitantes, pudiendo ser reelegidos de manera indefinida. Para 1962 llega la primera mujer Senadora, Berta Fernández de Ospina, a ocupar su curul.
EL CONGRESO HOY
Congreso y el 4 de febrero de 1991, se instala la Asamblea Nacional Constituyente, elegida por votación popular, cuyos 70 miembros estaban encargados de reformar la Carta Magna. Para el 27 de octubre de 1991, nuevamente se convoca a elecciones para los dos Cuerpos Legislativos que encuentran modificaciones y reformas sustanciales. Para empezar, el Senado estará conformado por 100 miembros, elegidos en circunscripción nacional y no departamental, como se hacía hasta ese momento. Con dos senadores elegidos en circunscripción nacional por comunidades indígenas, cuya elección se regirá por el sistema de cociente electoral.
Para la Cámara de Representantes, la elección queda sujeta a circunscripciones territoriales y especiales. Habrá dos representantes por cada circunscripción territorial más por cada 250 mil habitantes o fracción mayor del 125 mil que tengan en exceso sobre los 250 mil. Sobre el Consejo Nacional, determina que sus miembros deberán ser siete y que serán elegidos por un periodo de cuatro años, de ternas elaboradas por partidos y movimientos con Personería Jurídica.
SIETE COMISIONES Y 102 SENADORES
Actualmente el Congreso tiene 102 senadores, incluidos los dos indígenas. Tiene 7 Comisiones. La de mayor número es la primera, con 19 senadores. Las de menor número son la quinta y la segunda, con trece miembros. Igualmente tiene 6 comisiones especiales de Derechos Humanos y Audiencias, Comisión de Ética y Estatuto del Congresista, la de Vigencia a los Organismos de Control Público, Organismo Electoral , Especial de Vigilancia del Control de Descentralización y Ordenamiento Territorial, y cuatro comisiones accidentales que son: Acreditación Documental, Crédito público, de Instrucción, Asesora de Relaciones Exteriores. Asimismo cuenta con 1.169 empleados, de los cuales 282 son de planta y 887 de unidad de trabajo legislativo.
El Senado de la República comprende las Áreas Legislativas y Administrativas. La organización Legislativa está a cargo de la mesa Directiva de la corporación y del secretario general del senado; el orden administrativo esta a cargo de la dirección general administrativa del senado, y dependencias creadas por la ley quinta de 1992.
3.2 MARCO JURIDICO
ARTICULO 209. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado.
Ley 5 de 1992: “Por la cual se expide el Reglamento del Congreso; el
Senado y la Cámara de Representantes”.
o ARTÍCULO 6o. CLASES DE FUNCIONES DEL CONGRESO. El Congreso de la República cumple; numeral: 6. Función administrativa, para establecer la organización y funcionamiento del Congreso Pleno, el Senado y la Cámara de Representantes.
<Concordancias>
Constitución Política de 1991; Art. 135; Art. 138; Art. 139; Art. 140; Art. 141; Art. 142; Art. 143; Art. 144; Art. 145; Art. 146; Art. 147; Art. 148; Art. 149; Art. 150 Numeral 20; Art. 151; Art. 173; Art. 178; Art. 209
Ley 5 de 1992; Art. 41 Numerales 1 y 3; Art. 66; Art. 367; Art. 368; Art. 369; Art. 370; Art. 371; Art. 372; Art. 373; Art. 374; Art. 375; Art. 376; Art. 377; Art. 378; Art. 379; Art. 380; Art. 381; Art. 382; Art. 383; Art. 384; Art. 385; Art. 386; Art. 387; Art. 388; Art. 389; Art. 390; Art. 391; Art. 392
<Jurisprudencia Concordante>
Corte Constitucional
- Sentencia C-374-94 del 25 de agosto de 1994, Magistrado Ponente Dr. Jorge Arango Mejía.
Facultad para contratar, delegación - Demanda de inconstitucionalidad del Artículo 2 (parcial); Art. 11 (parcial); Art. 12 y 81 (parcial) de la Ley 80 de 1993.
o ARTÍCULO 367. ÁREAS QUE COMPRENDE. Los Servicios Administrativos y Técnicos del Senado comprenden las Áreas Legislativa y Administrativa.
La Organización Legislativa estará a cargo de la Mesa Directiva de la Corporación y del Secretario General del Senado; el orden administrativo estará a cargo de la Dirección General Administrativa del Senado, dependencia que se crea por medio de esta ley.
<Concordancias>
Ley 80 de 1993: “Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública”
Modificada por la Ley 1150 de 2007, "Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos"
3.3 MARCO TEÓRICO
La Administración Pública tiene bajo su responsabilidad el cuidado, manejo y utilización de los bienes públicos, en procura del beneficio y del bien común de todas las personas que habitan el territorio nacional, dentro del marco de la Constitución y las leyes. En este sentido, las entidades públicas están orientadas a prestar un servicio público y su legitimidad se sustenta, en la eficiencia y calidad con que prestan estos servicios y satisfacen las demandas de la comunidad, dentro de un marco de valores compartidos que promuevan los Derechos Humanos, el bien común y la dignidad de las personas. La entidad pública por lo tanto necesita una gestión eficaz y responsable que le permita sostenerse en las mejores condiciones posibles, y lograr un equilibrio óptimo entre su administración y sus fines.
De allí que la Ley quinta 1992 en su Artículo 367, crea el área administrativa del Senado de la Republica, como un soporte administrativo esencial orientándolo a garantizar el logro de los objetivos propios de la labor legislativa como primera función organizacional e institucional; fundamentado en el cumplimiento de los principios que rigen la Administración pública en especial los de eficiencia, eficacia, moralidad y transparencia; en la coordinación de las actuaciones entre las diferentes dependencias que lo conforman, preparándolo adicionalmente para responder a los controles de orden externo que le son inherentes y en especial al Control Ciudadano.
Lo anterior hace que el Senado de la Republica deba soportarse en la Constitución Política y la Ley, y dentro de éstas, en aquellos aspectos que le dan origen a sus formas de organización, a la manera como debe administrarse y controlarse, a los principios de administración pública que le son inherentes, orientándolo como el medio que es para lograr el cumplimiento de la finalidad social del Estado.
adjudicación y formalidades de la contratación. En todo caso las Veedurías y Planeación podrán intervenir en los procesos de los contratos y emitir conceptos y sugerencias a tiempo a fin de evitar lesiones económicas para la entidad y/o contratista si es el caso que puedan conllevar a un incumplimiento del objeto del contrato y de las metas propuestas.
La Evaluación de la contratación pública estará enfocada a ver los indicadores de gestión de la entidad, al mejoramiento de la calidad de los servicios y al cumplimiento de las garantías ofrecidas en el servicio contratado. En todo caso en la evaluación de la gestión sobre todo en la contratación pública, harán parte los organismos de control legalmente establecidos.
Conceptuar la base principal de la Contratación Publica, a saber el Estado mismo, hace imperativo conocer sus formas de organización y las competencias que dentro de él corresponde a cada nivel, sector o entidad que lo conforman, constituyéndose en una fuente imprescindible de orientación metodológica y aplicativa para establecer la importancia del Contratación Publica, como soporte al cumplimiento de los objetivos de cada institución u organización pública y de los fines esenciales del Estado.
El análisis normativo y técnico reflejó del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, desarrolló los fundamentos básicos de la Contratación Publica que se hacen necesarios para el perfecto funcionamiento de la entidad, y de igual forma garantiza uniformidad conceptual y técnica en la implementación.
El acto de comprometerse genera acuerdos sobre el respeto, la honestidad, y la competencia. El primero significa valorar la dignidad humana del otro; el segundo, actuar de acuerdo con lo que se piensa; y el tercero, contar con las habilidades y los conocimientos requeridos para cumplir el compromiso. Conversar alrededor de necesidades y requerimientos de la sociedad y los compromisos que esto genera al interior de una entidad pública, permite a todos los servidores y de manera especial a las autoridades administrativas, ordenar de manera coherente y consistente, las actuaciones necesarias para mantener la unidad y totalidad organizacional, en bien de ese otro llamado comunidad.
3.4 MARCO CONCEPTUAL
Contratante: Quien Paga por recibir el bien o servicio que contrata. Para el caso es el Senado de la República.
Licitación pública: Ésta se basa en un proceso por medio del cual las entidades estatales abren una convocatoria para suplir una necesidad específica. Por ejemplo, la construcción de una carretera, el suministro de papelería, etc.
Según la ley 80 de 1993, la licitación pública debe ser la generalidad a ser aplicada en las contrataciones que realice el Estado. La entidad que hace la convocatoria, establece previamente las características del bien o servicio que está solicitando, a las cuales se deben ajustar quienes estén interesados en participar en la licitación. En dicha convocatoria, pueden participar todos aquellos interesados que consideren que cuentan con las capacidades técnicas, administrativas y financieras para cumplir cabalmente con el objeto del contrato.
Contratación Directa: Es una excepción a la regla cuya aplicación está expresamente delimitada por la ley. Cuando se contrata a través de este medio, se hace por situaciones especiales que hacen inviable el proceso licitatorio.
La contratación directa, es el proceso excepcional por medio del cual el Estado no contrata a través de la licitación o el concurso públicos, sino que teniendo en cuenta la naturaleza o la cuantía del objeto a contratar, lo hace directamente. El hecho que se contrate de este modo, no implica que no se observen los principios y deberes rectores de la contratación pública
CONTRATACIÓN DIRECTA Presupuesto anual expresado en
salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Menores cuantías expresadas en salarios mínimos legales
mensuales vigentes. Mayor a: 1'200.000 Hasta 1000 s.m.l.m.v. 1'000.000 - 1'200.000 Hasta 800 s.m.l.m.v.
500.000 - 1'000.000 Hasta 600 s.m.l.m.v. 250.000 - 500.000 Hasta 400 s.m.l.m.v. 120.000 - 250.000 Hasta 300 s.m.l.m.v. 12.000 - 120.000 Hasta 250 s.m.l.m.v. Menor a: 12.000 Hasta 125 s.m.l.m.v.
Empréstitos: relacionados con la contratación de endeudamiento del Estado.
Interadministrativos: son los que realizan entre sí las entidades públicas. Se exceptúa el contrato de seguro y de fiducia o encargo fiduciario, que sí deben realizarse mediante contratación directa.
Es preciso anotar que cuando se realizan estos contratos con cooperativas y asociaciones conformadas por entidades territoriales, éstas deberán inscribirse en el Registro Único de Proponentes, RUP. Además, deben demostrar la debida experiencia, solidez financiera, capacidad técnica, administrativa y jurídica que les permita desarrollar el trabajo sin necesidad de un tercero.
Prestación de servicios profesionales: son contratos que teniendo en cuenta el objeto, deben ser desarrollados por determinadas personas naturales o jurídicas.
Arrendamiento o adquisición de inmuebles: las entidades estatales pueden arrendar o comprar inmuebles directamente, previo concepto técnico de avalúo que sirva de base para la negociación.
Urgencia manifiesta: está determinada por la imposibilidad por tiempo para adelantar un proceso licitatorio, considerando la existencia de circunstancias que obligan a la entidad estatal a la provisión inmediata de bienes o servicios para la adecuada prestación de un servicio público, por cuenta de hechos sobrevinientes, de excepción, o que estén relacionadas con desastres o calamidades constitutivas de fuerza mayor.
estratégica para la seguridad del Estado, fueron exceptuados de ser obtenidos mediante licitación pública.
Ausencia de propuestas o cuando las recibidas no cumplan con las especificaciones propias de los pliegos de condiciones o términos de referencia, o falta de voluntad de participación: se refiere a la inexistencia de propuestas o cuando éstas no cumplan con los requerimientos de la entidad.
4. METODOLOGÍA
Para realizar la Práctica Administrativa referente al Proyecto de Evaluación y Seguimiento de la Contratación Publica en el Senado de la República, área Administrativa, se tomarán las siguientes fases como son:
1) Fase diagnostica: Se pretende realizar recolección de información de tipo normativo y administrativo con el fin de determinar los aspectos más importantes y relevantes concernientes a las Instituciones Públicas en el manejo e implementación de la Contratación Publica.
La información también será suministrada por medio de los funcionarios que tiene a su cargo el manejo de la Contratación Publica, a partir de las funciones que se realizan, determinado e identificando los procesos, procedimientos, actividades y tareas; todo esto a partir de la Gestión Institucional.
2) Fase Analítica: La información recopilada permitirá determinar causas y consecuencias que se generaron alrededor de la Contratación Publica. De la misma manera se analizarán los procesos y procedimientos que se determinan a partir de la Contratación Publica.
II PARTE
5. ANÁLISIS DE LA NORMATIVIDAD INTERNA
5.1 Análisis de la Resolución 1788 de 2002: Por medio de la cual se establece el Reglamento Interno de Contratación Administrativa del Senado de la República.
El reglamento en su artículo segundo solo acoge como principios rectores de los procesos contractuales los siguientes: Transparencia, Economía, Responsabilidad, Equilibrio Económico, De La Buena Fe, Igualdad, Selección Objetiva y Publicidad. No tiene en cuenta los Principios de la Gestión Fiscal, contemplados en la Ley 42 de 1993; como son la Eficiencia, la Eficacia, y el Impacto Ambiental, como tampoco los que se establecen en otras normatividades vigentes que fijan la actuación de los funcionarios públicos, como son el principio de celeridad, de moralidad y de ética publica, por nombrar algunos.
En el segundo párrafo se establece que por regla general las contrataciones se adelantaran por licitación o concurso público, y que la contratación directa es excepcional. Este párrafo parece que solo tiene en cuenta el principio de transparencia, pero no los principios de la gestión fiscal, dentro de los cuales se encuentra la eficiencia, que se debe interpretar como el beneficio que recibe la administración por hacer uso de los recursos con los que dispone en el menor tiempo posible alcanzando los mayores resultados o metas. Llevar todos los procesos a Licitación Publica o Concurso, conlleva a un gasto de tiempo muy superior (30% más de tiempo) al que se requiere con la contratación directa, con lo cual se podría estar violando el principio de eficiencia. De igual forma se contradice con lo expuesto en el artículo Décimo Séptimo.
instalaciones del Senado de la República o de los Senadores, no debe hacerse en audiencia publica, sino en audiencia privada, invitando a los interesados y a los órganos de control.
En el cuarto párrafo, al conceptualizar el Principio de Economía se indica que los procesos se deben adelantar en el menor tiempo y con la menor cantidad de gastos, con lo cual se encuentra una contradicción con el segundo párrafo que obliga a que todos los procesos, salvo algunas excepciones, se hagan por licitación o concurso publico, los cuales generan un mayor tiempo y un mayor desgaste administrativo en cuanto a inversiones de recursos.
En el sexto párrafo definen el Principio de Equilibrio Económico, sólo teniendo en cuenta el cumplimiento de las obligaciones contraídas por las partes, pero sin incluir los hechos que pueden conllevar a un equilibrio económico bien sea en beneficio del contratante o del contratista.
Por otra parte el principio de la buena fe sólo nombra a quienes están obligados a su cumplimiento, pero no lo define.
En el articulo tercero, la capacidad para que una persona natural o jurídica pueda celebrar contratos con el Senado del República no se prueba con el Registro Único de Proponentes - RUP, ni con requisitos del Pliego de Condiciones. La capacidad deberá ser la expresada en su objeto social y en sus propios estatutos, que son la expresión libre y espontánea de la voluntad del oferente.
Con el RUP se prueba si la persona natural o jurídica esta debidamente inscrita para desarrollar el contrato, pero no quiere decir que no tenga capacidad jurídica, técnica o económica para hacerlo.
obras. Tampoco se especifica el tipo de “relación” que se debe incluir en el objeto.
Termina diciendo: “si el objeto contractual no guarda relación directa con el servicio asignado al Senado de la República, así se expresará en la minuta técnica del contrato, o en la orden de servicio..”. Si el objeto contractual no tiene relación directa con el servicio que se ha producido un posible delito o una posible falla disciplinaria, toda vez que el objeto del contrato es la descripción del servicio que se va a prestar y es indispensable que entre el objeto y lo ejecutado exista una relación directa.
En el quinto articulo, se puede entender que para la legalización de un contrato existe una relación directa entre la Garantía Única y el pago de la publicación en el Diario Único de Contratación – DUC, lo cual no es cierto, toda vez que el pago de publicación procede dependiendo de la cuantía del contrato, mientras la garantía única procede en todos los casos, salvo aquellos en los que expresamente la Ley haga excepción, tales como los contratos interadministrativos.
De igual forma, aduce que el inicio del contrato podrá pactarse a partir de la fecha de pago del anticipo. Sin embargo, esto puede no ser concreto por varias razones: una, porque la fecha de inicio del contrato debe expresarse de manera textual y concreta, y el pago del anticipo puede estar condicionado a la situación de los dineros por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Publico, lo cual desenfoca la responsabilidad del inicio del contrato en un tercero que no tiene esa función. Otra, porque el Consejo de Estado se ha pronunciado sobre el inicio del contrato y los anticipos, indicando que el pago del anticipo no es un factor que impida que se inicie la ejecución del contrato (consejo de Estado, Sección Tercera, Consejero Ricardo Hoyos Duque, Sentencia 10.196 del 11 de mayo de 1999).
El artículo octavo crea el comita de compras conformado por:
El Director General Administrativo o su Delegado
El Jefe de la División de Bienes y Servicios
El Jefe de la División Financiera
El Jefe de la Sección de Suministro
Este comité tiene dentro de sus funciones; programar y ejecutar los tramites necesarios para la adquisición de los bienes requeridos por le Senado de la Republica. Esta función requiere del conocimiento profundo del tema contractual desde el área jurídica, se considera prudente que en la conformación del Comita se encuentre el Jefe de la División Jurídica.
De igual forma tiene la función de revisar y presentar al Director General Administrativo los estudios de conveniencia y oportunidad. Sin embargo, se debe tener en cuenta que sólo desde el 13 de septiembre al 31 de diciembre del 2007 se suscribieron 264 contratos, cada uno de los cuales debe tener un estudio de conveniencia y oportunidad. Si el comité se reúne para revisar y presentar estos estudios al Director, agrupando por cada sesión 10 estudios, tendría la obligación de hacer mínimo 26.4 sesiones en cuestión de 4 meses. Esta es una carga bastante alta para los miembros del Comité, si se tiene en cuenta que solo se están contando los contratos suscritos, no la totalidad de los estudios que llegaron para su revisión y aprobación, que pudieron ser muchos más.
Ante la escasa planta de personal, se considera que esta función debe organizarse de tal forma que no implique un cuello de botella para la satisfacción de las necesidades que surjan en el ejercicio misional y administrativo del Senado de la República.
En el artículo décimo y decimoprimero, se crea el Comité de Licitaciones, que esta conformado por:
El Director General Administrativo o su Delegado
El Jefe de la División de Bienes y Servicios
El Jefe de la División Financiera y de Presupuesto
El Jefe de la División Jurídica
Este comité tiene dentro de sus funciones la de aprobar los Pliegos de Condiciones de los Procesos Contractuales. En el decimoprimero se crea el Comité evaluador de las propuestas conformados por:
El Jefe de la División de Bienes y Servicios
El Jefe de la División Financiera y de Presupuesto
En esta organización se puede observar posibles problemas, por cuanto quienes aprueban los Pliegos de Condiciones, son quienes igualmente evalúan las propuestas.
Dentro de las funciones el Comité de Evaluación se encuentra:
- En todo caso el Comité tendrá en cuenta la capacidad de contratación residual del contratista en los casos de Licitación Publica. La capacidad residual es la que resulta de descontar el valor de los contratos que el contratista tiene en ejecución, para así determinar su real disponibilidad económica, técnica y financiera para contratar.
Al respecto, se debe aclarar que la capacidad de contratación (k) es un valor expresado en salarios mínimos legales mensuales vigente que se encuentran en el Registro Único de Proponentes - RUP. Quiere decir esto que para evaluar ofertas de proponentes que no tengan la obligación del RUP no se puede tener en cuenta el K de contratación, toda vez que es imposible calcularlo, por cuanto legalmente no existen las formulas para hacerlo.
En el artículo Décimo Segundo se crea el Comité de Conciliación, conformado casi por los mismos miembros del Comité de Licitación, con excepción del Presidente del Senado de la República o su delegado, a cambio del Jefe de la División de Bienes y Servicios.
Si se observa, el jefe de la División Financiera y de Presupuesto, está en todos los comités hasta el momento nombrados. Cabe preguntarse a qué horas este funcionario, que no puede delegar su asistencia, participa en todos estos comités y a la vez trabaja en las funciones propias de su cargo.
De igual forma el Jefe de la División Jurídica es el Secretario de este comité, del comité de Licitación y del comité de evaluaciones. En qué momento este funcionario puede desempeñar las funciones propias de su cargo, ejerciendo estas tres secretarias, que son de por sí, de altísima importancia.
“4. fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación”
Hasta el momento no se ha encontrado ningún documento que contenga estas directrices, en cumplimiento de esta función.
En el artículo décimo tercero se mencionan las inhabilidades o incompatibilidades sobrevivientes, las cuales no existen en ninguna norma. Las que existen son las que existen son las inhabilidades o incompatibilidades sobrevinientes.
El artículo décimo séptimo se contradice con lo ordenado en el artículo Segundo, respecto a las contrataciones directas, como actos excepcionales de la gestión contractual.
En el artículo décimo octavo, numeral 4º, es importante aclarar que de conformidad con el decreto 21701 de 2002, se podrá llevar a cabo una contratación directa luego de una declaratoria de desierta de un proceso licitatorio, siempre y cuando los factores sustanciales del proceso no se modifiquen.
En el numeral 5º, se refiere a que la entidad deberá llamar a las agremiaciones de profesionales en una determinada área del conocimiento, para indagar precios del mercado. Pero esto puede ser imposible, toda vez que el servicio profesional no tiene un valor específico demarcado por características lógicas como experiencia o nivel de estudio, sino que influye notablemente el goodwill y otros factores inherentes al contratista que no pueden ser comparados.
De igual forma establece que, luego de la Audiencia de aclaración de Pliegos y si se presenta esta solicitud por parte de los interesados, el funcionario delegado para contratar puede extender este plazo hasta por seis (6) días hábiles. Sin embargo, la ley 80 de 1993 al respecto manifiesta en el artículo 30, numeral 5º:
“Cuando lo estime conveniente la entidad interesada o cuando lo soliciten las dos terceras partes de las personas que hayan retirado pliegos de condiciones o términos de referencia, dicho plazo se podrá prorrogar, antes de su vencimiento, por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado”.
<Notas de Vigencia> - Expresiones "concurso" y "términos de referencia" derogadas por el artículo 32 de la Ley 1150 de 2007.
Quiere decir esto que, para poder extender el plazo por los seis (6) días hábiles, el plazo entre la apertura y el cierre tiene que ser mínimo de 12 días hábiles, lo cual no se produce todas las veces, por cuanto dependiendo de la necesidad y la premura en el tiempo que tenga el proceso, el cronograma puede generarse con plazos inferiores al antes enunciado. Sin embargo, de contar con un plazo mayor a los 12 días hábiles, la Administración queda imposibilitada de extenderlo hasta por la mitad del tiempo pactado, tal y como lo permite la ley, por la expresa ordenanza de esta resolución.
La anterior regla se contradice con los párrafos posteriores, que permiten extender el plazo hasta por la mitad del tiempo inicialmente pactado.
De igual forma se repite la exigencia de que las adjudicaciones Siempre se hagan en Audiencia Pública, frente a lo cual ya se expresó el riesgo de dar a conocer públicamente elementos que tengan relación directa con la seguridad, bien sea de las instalaciones del Senado de la Republica, o de los Senadores que lo componen.
En el artículo vigésimo séptimo se encuentra el siguiente aspecto procedimental para el análisis del desequilibrio financiero:
“De considerar viable el reclamo, y de contener estudios financieros y/o técnicos que desborden sus capacidades, el coordinador solicitarla al Senado de la República a través del funcionario delegado para contratar…”
No es lógico que los estudios financieros y/o técnicos desborden las capacidades del contratista. Seguramente quien redacto este párrafo quiso referirse a la exigencia de que se deben aportar los estudios que demuestren el hecho que genera el desequilibrio que se está analizando.
En el artículo trigésimo se exige que se deleguen en formas precisa cada una de las funciones a los funcionarios que deben participar en la formación del contrato.
Al respecto, se considera que el área que mayor labora tiene en la conformación del contrato es la División Jurídica, que según la Ley 5ª de 1992, artículo 383, solo cuenta con dos (2) profesionales, el Jefe de la División y otro asesor grado 01. Es imposible otorgar esta responsabilidad a una oficina que tiene dentro de sus funciones asistir a cuatro (4) comités y ser secretario de tres (3).
En el artículo trigésimo primero, con respecto a la liquidación se indica en este artículo que posterior a la liquidación por mutuo acuerdo el Senado de la República no puede dar trámite a reclamación alguna, incluso si viene por petición judicial. Esto, se puede considerar que está llevando al funcionario público a un desacato ante la autoridad judicial que solicite iniciar el trámite de una reclamación posterior.
En el artículo trigésimo tercero ordena que los interventores deban ser elegidos del personal que labore en el Senado de la República. Respecto de la interventoría la Ley 80 de 1993, reza en su artículo 32, numeral 1º:
“1o. Contrato de Obra.
ser contratada con una persona independiente de la entidad
contratante y del contratista, quien responderá por los hechos y
omisiones que le fueren imputables en los términos previstos en el artículo 53 del presente estatuto.”
<Notas de Vigencia> - Expresión "concurso" derogado por el artículo 32 de la Ley 1150 de 2007
En igual sentido, se estipula en al norma antes citada, en su articulo 32 y 54 que la interventoría la ejecuta un contratista, no un funcionario de la entidad. De tal forma que la resolución puede estar excediendo la norma, lo cual resultaría ilegal e improcedente.
5.2 CARENCIAS DE LA RESOLUCIÓN ANALIZADA
La resolución 1788 de 2002 no contiene, ni expresa absolutamente nada respecto a:
Multas o Sanciones: en cuanto a las cuantías, la forma de imponerlas, los casos en que son o no procedentes y en qué casos una u otra.
La responsabilidad de los funcionarios respecto a las distintas etapas de los procesos contractuales.
Los tiempos máximos y mínimos que debe durar cada etapa del proceso contractual.
La indicación, definición, caracterización y duración de cada una de las etapas de los procesos contractuales.
El conducto a través del cual se da a conocer una necesidad al Comité de Compras para éste, a su vez, la dé a conocer al funcionario delegado para contratar.
Las nuevas estipulaciones en materia de publicidad contenidas en el decreto 2170 de 2002, respecto a la publicación en pagina Web.
No se incluyen las nuevas disposiciones legales sobre ele Studio de conveniencia y oportunidad contenidas en el decreto 2170 de 2002.
5.3 CONCLUSIONES DEL ANALISIS DE LA NORMATIVIDAD INTERNA
No existe personal de planta para cumplir a cabalidad con sus propias funciones y las asignadas en la resolución 1788 de 2002, especialmente en cuanto a la conformación de los comités, sin que exista una sobrecarga laboral.
Falta nombrar, definir e implementar algunos de los principios que rigen la contratación y el manejo de recursos fiscales públicos.
No hay una definición específica y expresa de las etapas y actividades propias de la gestión contractual, como tampoco de los lapsos y responsables de cada una de ellas.
Existe posible contradicción entre algunos artículos de la resolución.
La resolución puede estar en contravía a las disposiciones de la Ley 80 de 1993.
6. ETAPAS DE LA CONTRATACIÓN PÚBLICA.
6.1 Etapa de planeación: Preparación de las condiciones jurídicas
necesarias para la realización del proceso de selección del contratista y del posible contrato
- Estudios previos cuidadosos - Análisis y distribución de riesgos - Escogencia del proceso de selección - Tipificación del contrato
6.2 Etapa precontractual. Realización del proceso de selección con base
en los pliegos de condiciones en los que se han establecido el objetivo contractual, las condiciones del contrato a realizar y los criterios objetivos de escogencia del contratista
6.3 Etapa contractual: da inicio a los términos de ejecución del contrato,
compuesta por:
- Gestión contractual: actividades a desarrollarse por la entidad y el contratista para la ejecución del contrato
- Poder sancionatorio: facultades unilaterales de la
administración persiguiendo el bien del interés público.
8. ESTUDIO DOFA:
Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas
8.1 Prefacio
El estudio DOFA, tiene su origen en las teorías de la administración publica orienta a la calidad total, en la cual se hacía especial énfasis en el recurso humano como orientador de procesos y en la estructura organizacional jerárquica y relacional como determinadotes de esos procesos. En los estudios anteriores, practicados durante la década de los años 80`s, los datos entre los humanos (conocimientos, cultura, usos, costu8nbres y demás) se mantenían independientes de la información organizacional formal, dejando serios vacíos que impedían entender la organización como un sistema interrelacionante.
Fue a finales de la década de los años 80`s que la organización se entendió como un universo único y complejo que requería instrumentos que permitieran relacionar la información en todos sus aspectos. Nace así el esquema de matriz, que no es más que una forma de relacionar cada uno de los datos con otros datos contenidos en diferentes categorías. Depurando las categorías se llego a las cuatro (4) que conforman el DOFA: Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas.
La matriz DOFA permite hacer dos tipos de análisis: planos y trasversales. Los primeros describen procesos pero no incluyen los marcos contextuales organizacionales, como son la cultura y el clima organizacional, por nombrar algunos. Esto es aplicado especialmente a procesos productivos. Los trasversales permiten hacer análisis que no sólo incluyen los elementos contextuales, sino que pueden llegar a la individualidad funcional del recurso humano.
específicamente para este estudio, los conceptos y categorías que integran la DOFA, así:
METAS: se entenderá por meta el objetivo que se persigue con el proceso contractual, es decir, en última instancia serán las necesidades que los contratos deben saciar.
DEBILIDADES: se entenderá por debilidades las actividades, lecturas, espacios y costumbres formales o informales que pueden generar que le proceso de contratación no cumpla con la normatividad vigente, que aumente el esfuerzo administrativo o impida a la corporación alcanzar las metas.
OPORTUNIDADES: se entenderá por oportunidades las actividades, lecturas espacios y costumbres formales o informales que son asumidas, ejecutadas o planeadas intermitente o irregular y colaboran en la consecución de las metas.
FORTALEZAS: se entenderá por fortalezas las actividades, lecturas espacios y costumbres formales o informales que colaboran para dar un cumplimiento positivo y especial a la normatividad vigente y/o que agilizan el proceso minimizando el esfuerzo para alcanzar las metas.
AMENAZAS: se entenderá por amenazas las actividades, lecturas espacios y costumbres formales o informales que desde el exterior al proceso retrasan, impiden y/o aumentan el esfuerzo administrativo para alcanzar las metas.
8.1.1 Esquema Interrelacionante DOFA
caracterizaciones que se pueden hacer una medición confiable del estado actual para generar estrategias de cambio y modificación logrando que el proceso sirva a los intereses de la entidad de mejor manera.
8.1.2 Objetivo
8.2 MATRIZ DOFA: Procesos de la Contratación
DEBILIDADES OPORTUNIDADES FORTALEZAS AMENAZAS CONCLUSIONES
No existen procedimientos, mecanismos, formatos o áreas específicas que reúnan las necesidades según tipo y las entreguen para su análisis al comité de compras.
Se cuenta con áreas que podrían centralizar la recolección de los documentos de las
necesidades según tipo así: División Jurídica: Necesidades que requieren la contratación de personal, bien sea de apoyo administrativo o profesional. División de Planeación y sistemas: necesidades que requieren la adquisición, mantenimiento o programación de equipos de telemática, informática o comunicaciones, incluidos los medios telefónicos. División de Bienes y Servicios: las demás que se requieran.
La actual administración un fuerte compromiso por organizar los procesos de contratación, comenzando por la recepción y
diligenciamiento de las necesidades.
DEBILIDADES OPORTUNIDADES FORTALEZAS AMENAZAS CONCLUSIONES
Usualmente las necesidades llegan
directamente a la Dirección sin ningún análisis previo sobre la calidad y
veracidad de la información que describe y presenta la necesidad.
La mayoría de
necesidades son repetitivas y las mas pocas son novedosas o implica cambios en el Plan de Compras
Es indispensable crear las instancias necesarias para verificar la información que se remite de las
dependencias que agrupan y tramitan las necesidades, de tal forma que se asegure la Dirección de dar trámite a una necesidad real.
No necesariamente se lleva a cabo el comité de
compras para determinar la urgencia con la que se va a tratar una necesidad, sino que, si la dirección aprueba, se en ruta directamente al área encargada de generar el primer proceso que usualmente es la División
Jurídica.
Usualmente los
documentos que describen las necesidades son presentados sin la
información suficiente y sin todas las exigencias legales para los mismos.
No se hace
contrataciones sin contar con la descripción de la necesidad, así esta no cumpla con todas las exigencias requeridas.
Es indispensable crear las instancias necesarias para verificar la información que se remite de las
DEBILIDADES OPORTUNIDADES FORTALEZAS AMENAZAS CONCLUSIONES
Resistencia al cambio muy interiorizada por los
funcionarios de la Dirección que pueden impedir que las modificaciones propuestas a los procedimientos asumidos por costumbre se puedan alcanzar en el corto plazo.
Baja capacidad del personal sobre la forma de presentar una necesidad, conforme a las exigencias legales.
Es indispensable generar sentimientos de apropiación y compromiso con la entidad, entregar herramientas a los funcionarios para que puedan asimilar y generar cambios positivos en los modos de hacer.
Una misma necesidad es presentada por dos fuentes diferentes y se les dá tramite a ambas.
El archivo de las
necesidades que se presentan y a las cuales no se les da trámite es confuso y no se ajusta a las exigencias que contempla la
normatividad vigente al respecto.
Es indispensable capacitar a los responsables del archivo de los documentos, de tal forma que se asegure que el archivo será administrado en la forma que la forma que la norma vigente lo exige.
Los riesgos que debe asumir el contratista no se incluye en la mayoría de ECO o minuta técnica que se presenta
El estudio de la
normatividad jurídica y de las condiciones financieras del mercado a afectar para suplir la necesidad, no se realiza.
Se puede presentar
controversias contractuales por cuanto los estudios no se hacen con
DEBILIDADES OPORTUNIDADES FORTALEZAS AMENAZAS CONCLUSIONES
No existe un procedimiento claro que especifique quien es el responsable de generar el ECO, cuales son los elementos que lo constituyen y la información básica que debe contener.
El personal sabe que ninguna contratación se puede hacer sin contar con la minuta técnica. Todas las minutas técnicas vienen formas por el responsable de su diligenciamiento.
Al no existir un ente que centralice las
necesidades, a veces se hacen varios ECO para la misma necesidad.
Es indispensable crear el procedimiento para generar el ECO y capacitar a los funcionarios para su diligenciamiento. El ECO o Minita Técnica,
como se denomina en la entidad, no se ajusta a la normatividad que lo exige
(Dec. 2170 de 2002 )
No se cuenta con el personal que este debidamente capacitado para realizar los estudios de mercado, como tampoco con el procedimiento para hacerlos.
Se cuenta con suficientes material bibliográfico y con los espacios necesarios para capacitar al personal en el ECO.
Los estudios de precios, al hacerse en forma rudimentaria y básica, pueden dar la impresión de se están
adquiriendo elementos a menor costo cuando en realidad se
adquieren a mayor costo.
DEBILIDADES OPORTUNIDADES FORTALEZAS AMENAZAS CONCLUSIONES
En la construcción de los pre-pliegos no se mantiene un modelo de requisito básico sino que modifican dependiendo del mercado, pero sin tener una
justificación clara que debería estar en el ECO. La mayoría de las veces estos cambios obedecen a circunstancias especificas del mercado, pero su justificación no cubre toda la necesidad.
Los pre-pliegos se elaboran teniendo encuesta la mayor información posible, aún cuando esta no repose en el ECO. Se denota el
compromiso de los abogados que son contratados en la División Jurídica y que tienen a su cargo estas labores
Existen compromisos de parte de algunos
funcionarios y profesionales contratados por la Administración, para lograr que los pre-pliegos se expidan lo mas completo posibles.
La información técnica de los pre-pliegos, al ser levantada en varias ocasiones por personal no experto en la materia, presentando incongruencias y vacíos.
Se debe afianzar el compromiso de los
funcionarios y contratistas lo mejor es reformar la planta de personal y vincular expertos en las materias que se requieren para evitar posibles problemas a futuro.
El comité de licitaciones no se reúne con la
periodicidad necesaria para aprobar los pre-pliegos en oportunidad, sino que se aprueban con lapsos de tiempo bastante amplios que conllevan a modificar la planeación del proceso contractual. Esta imposibilidad de que el comité se reúna se deriva de la fuerte carga laboral que tienen sus miembros y de la imposibilidad de delegar la asistencia, por
No hay un proceso definido y las
responsabilidades se diluyen en la cantidad de funcionarios que terminan haciendo lo mismo
Un buen manual de contratación le indicará al comité de licitaciones con suficiente atención las reuniones que deben sostener y las
DEBILIDADES OPORTUNIDADES FORTALEZAS AMENAZAS CONCLUSIONES
No se realiza audiencia preliminar sobre los pre-pliegos
Es importante anexarla en el manual de contratación
El archivo de los
procesos no se lleva según la normatividad vigente
el manual debe contener una responsabilidad centralizada para el manejo de los documentos que forman parte del proceso
El acceso a la página Web del senado de la republica para la consulta de los pliegos es bastante lento y se cae con facilidad.
Se están haciendo las correcciones a la pagina Web del senado de la republica para q su consulta sea mas ágil y eficaz
Es importante que en la planeación de la entidad, el reajuste de la página Web se haga con celeridad, toda vez que eso ayuda a la ampliación real del principio de publicidad, fortaleciendo la imagen de la entidad. El cronograma se reajusta
varias veces solo a condiciones irreales
el manual de contratación debe contener estrictas medidas
No se lleva registro electromagnético de voz o video del acto de cierre.
Se cuenta con los equipos de grabación de voz y video que podrían utilizarse para dejar registro de las actuaciones de los funcionarios.
Al no contar con registro de video o audio, en caso de denuncia, solo se cuenta con la palabra de los funcionarios.
Se debe hacer uso de toda la tecnología disponible para fortalecer los procesos de contratación.
No siempre se cuenta la totalidad de los
funcionarios que conforman el comité de licitaciones para el cierre de los procesos.
el manual de contratación le indicara al comité de
licitaciones sus funciones de tal forma que pueda planear con antelación sus
DEBILIDADES OPORTUNIDADES FORTALEZAS AMENAZAS CONCLUSIONES
no se cuenta en las instalaciones de la DGA con un espacio físico adecuado para llevar a cabo los actos de apertura del proceso
Se cuenta con espacios muy bien diseñados en la Biblioteca del Congreso, que podrían se utilizados para todos los actos que se llevan acabo dentro de los procesos.
Tanto en la pagina Web, de manera permanente, como en el texto de los documentos se
encuentra la invitación a las veedurías
ciudadanas para que asistan a los actos que se lleven acabo y tengan acceso a toda la
documentación del proceso. Las audiencias son presididas la
mayoría de las veces por el director general administrativo. Los actos de cierre son resumidos en un acta que firman todos los asistentes incluyendo la información básica de las ofertas tal como el número de páginas, la garantía de seriedad de la oferta, entre otras.
Es importante que la administración haga uso de todos los espacios físicos y sobre todo que no generen problemas de seguridad para su uso.
El acto de apertura no se lleva a cabo acto, sino que se cumple con la
publicación de los pliegos definitivos.
hacer la anotación del acto de apertura en el manual de contratación
La publicación en página Web de los documentos definitivos no se respalda con un certificado, por cuanto el servidor no arroja esta información.
Ya se hizo conclusión al respecto en párrafos anteriores.
El acto administrativo que sustenta la apertura del proceso no se suscribe por los miembros del comité de licitaciones, ni se encuentra por escrito que este comité recomiende su apertura.
Hacer la anotación del acto de apertura en el manual de contratación
La recepción de las ofertas no se hace con la
rigurosidad del caso, anotando en una misma acta, hora, fecha, persona que entrega, numero de
