UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE
LOJA
La Universidad Católica de Loja
ESCUELA DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
MODALIDAD A DISTANCIA
PLAN DE NEGOCIO“ DE LA EMPRE“A EXPERTECH “OLUCIONE“
PROFESIONALES CIA. LTDA., PARA EL PERIODO
2008
Tesis de grado previa a la obtención del título de Ingeniería en Administración de Empresas.
AUTORAS:
Jiménez Amores Martha Yolanda.
Jiménez Amores Myrian Teresa.
DIRECTOR:
Ec. Ochoa Diego
Centro Universitario Quito.
Ec. Diego Ochoa
DIRECTOR DE TESIS
CERTIFICO:
Que el presente trabajo de investigación, realizado por las egresadas
Martha Jiménez y Myrian Jiménez, ha sido cuidadosamente revisado, por
lo que he podido constatar que cumple con todos los requisitos de fondo y
forma establecidos por la Escuela de Administración de Empresas, por lo
que autorizo su presentación.
Lo certifico
.- Loja, 26 de Agosto del 2009.
Ec. Diego Ochoa
DIRECTOR
AGRADECIMIENTO
Al culminar el presente trabajo, queremos expresar nuestra inmensa
gratitud y reconocimiento en primer lugar a Dios quien nos ha dado la
fortaleza y capacidad para alcanzar nuestro sueño en la vida profesional.
A la Universidad Técnica Particular de Loja, quien nos acogió en la
institución y nos permitió alcanzar la superación tanto personal como
profesional a través de la excelencia académica que en ella imparten.
Al Ec. Diego Ochoa, Director de Tesis, por su tiempo y valiosa
colaboración para el desarrollo de este proyecto.
A los ejecutivos de la empresa
EXPERTECH SOLUCIONES PROFESIONALES CIA LTDA,por brindarnos las facilidades para la
realización de esta investigación.
Y de manera muy especial a nuestra familia que son pilares
fundamentales de apoyo en cada proyecto que emprendamos.
Martha y Myrian.
DEDICATORIA
“Nada que valga la pena hacer y compartir puede hacerse solo, sino que
debe hacerse en colaboración de
quienes te aman”.
Por esta razón
DEDICAMOSeste trabajo con amor y gratitud a nuestra
familia de manera especial a nuestros padres, esposos e hijos, quienes
con amor, comprensión y sacrificio nos han apoyado incondicionalmente
en todo el proceso para la consecución de este gran sueño.
Martha y Myrian.
AUTORIA
Las ideas, opiniones y resultados que se exponen en el presente trabajo,
son de exclusiva responsabilidad de las autoras.
CESIÓN DE DERECHOS
“
Nosotras, Martha Yolanda Jiménez Amores y Myrian Teresa Jiménez
Amores declaramos ser autoras del presente trabajo y eximimos
expresamente a la Universidad Técnica particular de Loja, y a sus
representantes legales de posibles reclamos o acciones legales.
Adicionalmente declaramos conocer y aceptar la disposición del Art. 67
del Estatuto Orgánico de la Universidad Técnica Particular de Loja que en
su parte pertinente textualmente dice: “Forman parte del patrimonio de la
Universidad la propiedad intelectual de investigaciones, trabajos
científicos o técnicos de tesis de grado que se realicen a través, o con el
apoyo financiero, académico o institucional ( operativo) de la Universidad”.
………
Martha Yolanda Jiménez Amores
………..
Myrian Teresa Jiménez Amores
INDICE
PAGINA
Certificación
ii
Agradecimiento
iii
Dedicatoria
iv
Autoría
v
Cesión de Derechos
vi
Introducción
1
CAPITULO I
ASPECTOS GENERALES DEL SECTOR, LA EMPRESA Y SU
ORGANIZACIÓN ACTUAL
1.1. Aspectos Generales del Sector
5
1.2. Antecedentes de la Empresa Expertech Soluciones
Profesionales Cía. Ltda.
6
1.3. Situación actual de la empresa
9
1.4. Marco Teórico
10
1.5. Filosofía Empresarial
15
1.5.1. Misión
15
1.5.2. Visión
15
1.5.3. Objetivo General
15
1.5.4. Objetivos Específicos
15
1.5.5. Estrategias
16
1.6. Descripción de los Productos y Servicios
16
1.6.1. Consultoría
17
1.6.2. Diseño
17
1.6.3. Implementación
17
1.6.4. Soporte
18
1.7. Especificaciones de Productos y Servicios
18
1.8. Utilidad y Usos de los Productos y Servicios:
21
1.8.1. Seguridad
21
1.8.2. Plataforma Microsoft
21
1.8.3. Plataforma Linux
22
1.8.4. Continuidad del Negocio
22
1.8.5. Networking
22
1.8.6. Administración de Infraestructura
23
1.9. Organización Actual
23
1.9.1.
Organigrama Estructural General
Esquema 1
23
1.9.2.
Organigrama Estructural General Específico
Esquema 2
24
1.10. Análisis FODA
25
1.10.1.
Entorno Interno
25
1.10.2.
Entorno Externo
27
CAPITULO II
PROPUESTA ORGANIZATIVA
2.1. Organigrama Estructural EXPERTECH SOLUCIONES
INFORMÁTICAS CÍA. LTDA.
29
2.1.1. Organigrama Estructural General
30
2.2. Manual de Funciones
30
2.2.1. Descripción del puesto de Gerente General.
30
2.2.2. Descripción del puesto de Contador-
Asistente Administrativo
32
2.2.3. Descripción Del Puesto Consultor It
33
2.2.4. Descripción del Puesto Consultor de Desarrollo
35
2.2.5. Descripción del Puesto Ingeniero de Soporte De It
36
2.2.6. Descripción del Puesto Ingeniero Soporte de Desarrollo
37
2.3. Manual de Procedimientos.
38
2.3.1. Procedimientos Administrativos
–
Financieros
39
2.3.2. Procedimientos Comerciales
–
Tecnológicos
62
CAPITULO III
PLAN DE MERCADEO Y COMERCIALIZACION
3.1. Marco Teórico.
75
3.2. Análisis de Mercado
77
3.3. Competidores en Comercialización de Hardware.
78
3.4. Competidores en Comercialización de Software.
81
3.5. Competidores en Oferta de Servicios Informáticos.
84
3.6. Desarrollo del Plan de Marketing.
85
3.7. Encuesta de Satisfacción al Cliente Parte I.
87
3.8. Encuesta de Satisfacción al Cliente Parte II.
88
3.8.1. Necesidades y Asesoría
88
3.8.2. Soluciones y/o Servicios
90
3.8.3. Soluciones y/o Servicios Implementados
91
3.8.4. Predisposición para el Servicios
92
3.8.5. Personal Calificado
93
3.8.6. Contacto
94
3.8.7. Respuesta Oportuna
96
3.8.8. Retroalimentación en la Implementación
97
3.8.9. Manejo de Quejas y/o Sugerencias
98
3.8.10.
Conocimiento del Portafolio
99
3.8.11.
Confianza en Asesoramiento
100
3.8.12.
Mejoramiento continuo en servicios
101
3.8.13.
Precio Adecuado
102
3.9. Encuesta de Satisfacción del Servicio. Parte III
103
3.10. Encuesta de Satisfacción del Servicio. Parte IV
104
3.11. Fidelización de Clientes
105
CAPITULO IV
ANALISIS FINANCIEROS
4.1. Índices Financieros
109
4.1.1. Índices de Liquidez
109
4.1.1.1. Razón Corriente
109
4.1.1.2. Prueba Acida
110
4.1.1.3. Capital de Trabajo
110
4.1.2. Índices de Endeudamiento
112
4.1.2.1. Endeudamiento Neto
112
4.1.2.2. Endeudamiento Corto Plazo
112
4.1.2.3. Endeudamiento Largo Plazo
112
4.1.3. Índice de Rotación
114
4.1.3.1. Rotación de Cuentas por Cobrar
114
4.1.3.2. Rotación de Inventarios
114
4.1.3.3. Rotación de Inventarios
114
4.1.3.4. Promedio de Inventarios
114
4.1.3.5. Rotación de Cuentas por Pagar
114
4.1.3.6. Promedio de Cuentas por Pagar
114
4.1.3.7. Rotación de Activos Fijos
116
4.1.3.8. Rotación de Activos Operacionales
116
4.1.3.9. Rotación de Activos Totales
116
4.1.4. Índices de Rentabilidad
118
4.1.4.1. Margen Bruto
118
4.1.4.2. Margen Operacional
118
4.1.4.3. Margen Neto
118
4.1.5. Análisis Vertical Balance General
119
4.1.6. Análisis Vertical Balance de Resultados
123
4.1.7. Análisis Horizontal Balance General
125
4.1.8. Análisis Horizontal Balance de Resultados
127
4.1.9. Proyección de Ingresos, Costos y Gastos
128
4.1.10.
Punto de Equilibrio
130
4.1.11.
Flujo de Caja
132
CONCLUSIONES
135
RECOMENDACIONES
137
BIBLIOGRAFIA
140
ANEXOS
142
INTRODUCCION
Por iniciativa de cuatro reconocidos profesionales con amplios conocimientos en diferentes ramas técnicas en informática y telecomunicaciones, toman la iniciativa de emprendimiento de formar una empresa dedica a brindar servicios profesionales y soluciones integrales de tecnología, respaldados en sus capacidades, experiencia y reconocimiento en el medio, ven la oportunidad de ofrecer servicios tecnológicos especializados en el área de Tecnología Informática, para cubrir un vacío existente en el mercado local, que es el de ofrecer a los clientes la posibilidad de satisfacer sus necesidades tecnológicas y de adquisición de equipos en una misma empresa, ya que en la actualidad son escasas las empresas que ofrecen un servicio integral; razón por la cual, los clientes se ven obligados a contratar dichos servicios con varias empresas.
Los productos que se ofrece EXPERTECH SOLUCIONES INFORMATICAS CIA. LTDA son:
Servicios generales y especializados en el área de tecnología de la información.
Soluciones globales en función de las necesidades de los clientes y no únicamente de productos específicos de una marca determinada. Soporte informático multimarca.
Asesoría. Consultoría.
Con el crecimiento de la empresa se contrata una contadora pública autorizada, para que se encargue del control contable administrativo.
Con el presente plan de negocios se pretende proporcionar una herramienta a los socios de la empresa para que con el conocimiento de la situación actual y las sugerencias nacidas fruto del análisis realizado puedan mejorar el manejo y administración de la empresa, lo que les permitirá tener mejor opción de crecimiento y permanencia en el mercado.
La empresa EXPERTECH SOLUCIONES INFORMATICAS CIA. LTDA. Tiene cinco años en el mercado, tiempo en el cual ha ido consolidando su cartera de clientes y posicionándose en el mercado, a pesar de presentar dificultades en la administración de las algunas de las áreas de la empresa.
Con los antecedentes citados se constituye una oportunidad para la realización
del proyecto “Plan de negocios para la compañía EXPERTECH SOLUCIONES
INFORMATICAS CIA. LTDA”.
OBJETIVO GENERAL:
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
Conocer la situación actual de las áreas con las que cuenta la compañía EXPERTECH SOLUCIONES INFORMATICAS CIA. LTDA., para determinar necesidades y requerimientos que sirvan como base para la elaboración del Plan de Negocios.
Desarrollar una estructura Orgánica-funcional para la compañía EXPERTECH SOLUCIONES INFORMATICAS CIA. LTDA.
Realizar un estudio para determinar el nivel de satisfacción de los clientes actuales de la empresa EXPERTECH SOLUCIONES INFORMATICAS CIA. LTDA
Elaborar un análisis económico y financiera de la Compañía EXPERTECH SOLUCIONES INFORMATICAS CIA. LTDA.
En el Capítulo I, se presenta los aspectos generales del sector Tecnológico - Informático, y la situación actual de la empresa para esto se utiliza la técnica FODA, que permite visualizar tanto el entorno interno como el externo, específicamente en las fortalezas y oportunidades variables favorables para garantizar la continuidad de la empresa, cabe recalcar que las debilidades no influyen al normal desarrollo de la compañía EXPERTECH SOLUCIONES INFORMATICAS CIA. LTDA., no así las amenazas por la crisis económica y financiera mundial, la misma que también se refleja en nuestro país.
En el Capítulo II, se plantea una propuesta organizativa para la empresa EXPERTECH SOLUCIONES INFORMATICAS CIA. LTDA., de manera que pueda optimizar sus recursos económicos, humanos, materiales y de tiempo, con la utilización de los procedimientos descritos para cada una las áreas de la empresa
medio de la aplicación de la encuesta, y en base a los resultados plantear estrategias que garanticen la continuidad de la relación comercial con los clientes.
1. ASPECTOS GENERALES DEL SECTOR, LA EMPRESA Y SU ORGANIZACIÓN ACTUAL
1.1.
Aspectos Generales del SectorEl vertiginoso cambio experimentado en la economía mundial por efecto de la globalización y los procesos de integración comercial entre regiones y países ha obligado que la tecnología a nivel mundial sea uno de los principales pilares para el desarrollo.
Frente al sistema global de comunicación que ha emergido, como resultado de la convergencia tecnológica entre informática, redes y telecomunicaciones, casi todos los países del mundo están buscando definir cómo insertarse en este proceso.
En un mundo cada vez más interconectado, los afectos se presentan a todo nivel, tanto en las relaciones entre países, como en la vida cotidiana de sus ciudadanos; es notorio que existe una creciente dependencia de las tecnologías de información y comunicación en áreas tan distintas como los negocios, las relaciones intrafamiliares, los procesos de integración, la investigación o la acción social.
Entre las ventajas que la innovación tecnológica ofrece a las empresas están el aumento en la productividad, la reducción de costos, y por tanto, una mayor flexibilidad en el manejo de los precios para enfrentar la competencia, un mayor control en los procesos asegurando la calidad y rendimiento más altos.
mismas computadoras eran de exclusivo uso de un grupo reducido de personas, mucho menos se podría imaginar la utilización de la herramienta de internet.
En la actualidad estos equipos así como el internet son de uso obligado para el desempeño de la mayoría de funciones, estas herramientas han cambiado la forma de trabajar y de comunicarse de las personas a nivel mundial.
En los últimos años su evolución ha sido cada vez más rápida; en el Ecuador también se puede palpar su incidencia tanto a nivel estatal, empresas privadas, entidades educativas y en los hogares.
Toda función que se desempeñe en cualquier instancia del proceso se encuentra relacionada con la tecnología, la informática y/o telecomunicaciones, sino completamente son dependientes de estos, la prueba más fehaciente de esto es la dependencia del uso del celular a todo nivel.
1.2.
Antecedentes de la Empresa EXPERTECH SOLUCIONES INFORMATICASCIA. LTDA.
La iniciativa para la creación de la empresa fue la de cubrir un vacío existente en la prestación de servicios informáticos y tecnológicos en el segmento de Clientes Corporativos de Instituciones Públicas y Privadas, puesto que las empresas existentes que ofrecen estos servicios lo hacen en forma exclusiva como representantes autorizados de los fabricantes como HP, Compaq, IBM, Microsoft, Oracle, entre otras.
opción de acuerdo a los requerimientos y no a la conveniencia de determinada marca o fabricante; con esta iniciativa se le brinda al cliente menores costos al no tener que contratar varios especialistas para cada rama, y menor tiempo para la solución de sus problemas; así como ofrecer asesoría y consultoría.
EXPERTECH SOLUCIONES INFORMATICAS CIA. LTDA., tiene entre sus metas el proveer servicios tanto generales como especializados en el área de la tecnología de la información manteniendo la independencia y poder ofrecer soluciones globales a sus clientes en función de sus necesidades y no sobre productos específicos de una determinada marca, situación que se presenta con otras empresas que mantienen dependencia con determinado fabricante.
Esta empresa se inició por la decisión de reconocidos profesionales con vastos conocimientos en diferentes ramas técnicas en informática y telecomunicaciones, especializados tanto en el país como en el exterior que mantenían relación de dependencia con diferentes empresas.
EXPERTECH SOLUCIONES INFORMATICAS CIA. LTDA., es una empresa que se crea en el mes de marzo del año 2004 la que se regirá por las Leyes de la República en especial por la Ley de Compañías y por su Estatuto Social; sus oficinas están ubicadas en el Distrito Metropolitano de Quito; según el objeto social de la compañía esta se dedica indistintamente a las siguientes actividades:
“Importación, exportación, comercialización, mercadeo, exhibición, representación, consignación y alquiler de equipos industriales, de comunicación e informática, así como también de sus repuestos, accesorios, partes y piezas sean estas nuevas o usadas.
Podrán realizar, por cuenta propia o de terceros asociados, el servicio integral de equipos y sistemas informáticos, electrónicos, eléctricos, industriales, de comunicación, de energía, incluyendo todas las reparaciones y mantenimientos inherentes, ya sea en la parte informática, eléctrica, electrónica, accesorios, recambio de partes, su pintura, acondicionamientos, servicio de garantía por cuenta propia o a través de terceros, ajustándose estos trabajos a la especificaciones de la compañía.
Podrá dar servicios de soporte técnico, en sistemas operativos relacionados con el área informática.
Podrá aceptar representaciones de empresas nacionales y extranjeras de personas jurídicas y naturales para procurar importar, exportar, comprar, vender, arrendar, consignar toda clase de maquinaria tendientes al desarrollo de la industria informática, energética, de las telecomunicaciones, artesanal, agrícola, agropecuaria, metalúrgica. Podrá comprar, vender bienes muebles e inmuebles, darlos en
arrendamiento y subarrendamiento para el mejor cumplir de su objeto social.
Podrá ser socia o accionista de cualquier otra persona jurídica, nacional o extranjera cuyos objetivos sean similares, y, en fin celebrará cualquier acto o contrato que fuere necesario y que tenga relación con su objeto social.
Podrá en general realizar toda clase de actos y contratos civiles, de comercio y operaciones mercantiles permitidas por las leyes ecuatorianas necesaria para el cumplimiento de su objeto social.”1
Inicialmente la empresa funcionó en el domicilio de uno de sus accionistas, con el fin de ahorrar recursos, mientras atendían a sus primeros clientes y realizaban la presentación del portafolio de servicios de EXPERTECH SOLUCIONES INFORMATICAS CIA. LTDA., a sus potenciales clientes.
En sus inicios los accionistas a más de la prestación de servicios a sus clientes asumieron tareas administrativas, comerciales y financieras.
Con el incremento de sus clientes se ve la necesidad de alquilar un local para el funcionamiento de la empresa, el mismo que se encuentra ubicado en la Av. Amazonas y Gaspar de Villarroel, un lugar estratégico para la atención a sus clientes y deciden contratar a una contadora a tiempo parcial quien tendría como funciones: facturación, impuestos, nómina, es decir todo lo relacionado a la parte contable.
Se genera la necesidad de contratar personal técnico con similar perfil para apoyar en el servicio a los clientes debido al crecimiento de la cartera de clientes.
Al momento se puede apreciar que no existe una clara definición de los departamentos por lo que las funciones no se encuentran organizadas ni delimitadas.
1.3.
Situación Actual de la EmpresaLa empresa tiene cuatro accionistas con igual participación; dos de ellos tienen el nombramiento de Gerente General y Presidente de la empresa respectivamente. Estos nombramientos se realizaron para cumplir con los requisitos legales, cada 4 años rotan los accionistas en estos cargos según lo establecido en los estatutos de constitución de la empresa.
cuentan con la disponibilidad de tiempo, debido a que son parte del equipo técnico necesario para cubrir la demanda de los servicios de sus clientes.
En la actualidad el personal total de la empresa está compuesto por ocho personas, de las cuales siete corresponden al equipo técnico; cuatro de ellos están dedicados a la atención de los clientes relacionados con servicios de Infraestructura, en este equipo están incluidos tres de los socios (presidente y gerente) y un Ingeniero de soporte contratado para apoyar al equipo.
Los otros tres miembros del equipo técnico están dedicados al desarrollo de un software de manejo de agencias de viaje, en este equipo está incluido el otro socio y dos ingenieros de desarrollo que fueron contratos para esta finalidad, y con la Contadora - Asistente Administrativa se completan el personal de la empresa.
1.4.
Marco Teórico1.4.1.
Servicios.- Son actividades esencialmente intangibles que dansatisfacción a necesidades del consumidor y que pueden o no estar relacionadas con la venta de bienes
Características de los servicios Intangibilidad
Inseparabilidad Carácter Perfecto Ausencia de Prioridad
Dimensiones de los servicios.- Los servicios se pueden dar a las
personas o a las cosas. La relación del consumidor con la empresa puede ser formal o informal. El consumidor puede intervenir en el diseño del servicio dependiendo del grado de estandarización y el grado de contacto con el vendedor.
Calidad de Servicios. – Consiste en asegurar el éxito del servicio y
garantizar la continuidad y prosperidad de la empresa a través de los conocimientos y experiencia.
El Mercado.- Conjunto de operaciones comerciables que afectan a un
determinado sector de bienes o actividades realizadas libremente por los agentes económicos sin intervención del poder público.
Administración.- La administración comprende una actividad
indispensable en nuestra sociedad, la tarea básica en la administración es alcanzar los mejores resultados utilizando la capacidad de las personas a través de la cooperación
En todo tipo de organizaciones se busca el logro de determinados objetivos con eficiencia y eficacia
Presupuesto.- En su forma simple, el presupuesto es un conjunto de
La planeación estratégica.- La planeación es la actividad administrativa
fundamental, ayuda a que una organización se adapte al cambio al identificar oportunidades, anticiparse a los problemas y desarrollar estrategias y tácticas apropiadas. Si se realiza en forma adecuada, permite identificar los riesgos y las oportunidades; así mismo, facilita las actividades emprendedoras y fomenta el aprendizaje.
La planificación estratégica destaca el desarrollo de la misión y visión, los objetivos, las estrategias generales y la asignación de los recursos principales de una organización.
Organigramas.- “Es un diagrama que ilustra gráficamente las relaciones
entre funciones, departamento, divisiones y hasta puestos individuales de una organización en materia de rendición de cuentas. Se trata de un
“esqueleto” que representa la estructura de una organización.
Un organigrama ofrece cuatro aspectos de la estructura de una organización:
Tareas: Muestra la gama de tareas que hay en una organización.
Unidades: Cada recuadro representa una unidad, o puesto responsable de ciertas tareas especializadas en la organización. Niveles de la organización: El organigrama debe mostrar la
jerarquía desde la alta dirección hasta el empleado de reciente ingreso o sólo un bosquejo jerárquico general.
Líneas de autoridad: Las líneas marcadas que ligan los recuadros en el organigrama muestran qué puestos o unidades tienen autoridades sobre otros.” 2
Importancia de los organigramas.-
La importancia de este instrumento
de análisis radica en que permite detectar las fallas estructurales, ya
que representa gráficamente las unidades y relaciones que se pueden
observar en cualquier unidad o relación que corresponda con el tipo
de actividad, función o autoridad que desempeña la unidad entre sí y
detecta falla de control de la departamentalización.
A través de análisis periódicos de los organigramas actualizados se puede detectar cuándo el espacio de control de una unidad excede a su capacidad o nivel y en cualquier de estos casos recomendar la modificación de la estructura en sentido vertical u horizontal
Clasificación de los organigramas
Estructurales: Muestran solo la estructura administrativa de la empresa.
Funcionales: Indican en el cuerpo de la grafica, además de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos.
Especiales: Se destaca alguna característica.
Generales: Facilita una visión muy amplia de la organización, se limita a las unidades de mayor importancia presentes en toda la organización; se llaman también cartas maestras.
Departamentales: Representan la organización de un departamento o sección.
Esquemáticos: Contienen solo los órganos principales, se elaboran para el público, no contienen detalles.
destinan al uso de directores, expertos y personal de estado mayor.
Suplementarios: Son utilizados para visualizar una unidad en forma analítica o con mayor detalle, las mismas que pueden ser: departamento, dirección, gerencia, etc.
Análisis FODA
EL análisis FODA es una herramienta que permite el análisis del entorno interno y externo de la empresa, en el entorno externo se encuentran las amenazas y oportunidades siendo variables negativas y positivas respectivamente para la empresa.
En el entorno interno están las fortalezas y debilidades siendo las que se deben potencializarlas y en el caso de las debilidades identificarlas para la toma decisiones correctivas.
1.5.
Filosofía Empresarial1.5.1.
MisiónSer aliados tecnológicos de nuestros clientes de manera que podamos contribuir al éxito de su negocio con la entrega de servicios personalizados, de valor agregado y alto nivel en infraestructura, enfocados en implementaciones seguras.
Convertirnos en una empresa líder en la provisión de servicios de punta relacionados con infraestructura de tecnología de la información basada en el conocimiento actualizado y la excelencia en la entrega de servicios.
1.5.3.
Objetivo GeneralCubrir la demanda potencial existente en el mercado local, ofreciendo un conjunto de servicios profesionales y soluciones integrales de tecnología que apoyen a una correcta alineación de los Servicios de Tecnología Informática (IT).
1.5.4.
Objetivo EspecíficosOfrecer servicios de calidad al cliente con la satisfacción de cada uno de sus requerimientos.
Brindar soluciones integrales mediante un portafolio amplio de productos y servicios.
Contar con personal técnico capacitado y actualizado en sus conocimientos para garantizar el éxito en la solución de los requerimientos.
Conseguir rentabilidad en la operación para que garantizar la permanencia en el mercado.
Ser competitivos en el mercado optimizando los recursos disponibles.
1.5.5.
Estrategias:Dar seguimiento a los trabajos realizados para garantizar la satisfacción completa del cliente.
Permanecer vigilantes del lanzamiento de nuevos productos o soluciones, conocerlos, evaluarlos y en el caso de ser aplicables en el mercado local, capacitarse para ofrecerlos; y estar en capacidad de implementarlos.
Conservar las certificaciones de las marcas con las que actualmente se cuenta, para esto el personal permanentemente debe cumplir con las exigencias de actualizaciones que tiene cada una de las marcas.
1.6.
Descripción de los Productos y Servicios.Las áreas de Tecnología Informática (IT) en las que se ofrecen los servicios son: Seguridad, Plataforma Microsoft, Linux, Continuidad del Negocio, Networking, Administración de Infraestructura; para todas las etapas del ciclo de vida de la infraestructura de IT, para ello cuentan con servicios de:
Consultoría Diseño
Implementación Soporte
1.6.1.
Consultoría.1.6.2.
Diseño.El servicio de diseño es complementario a la Consultoría, en este proceso se define cada uno de los componentes de una solución, sus especificaciones funcionales y sus requerimientos para tratar de brindar la solución al problema planteado en el proceso de Consultoría. En esta etapa se proyecta los tiempos requeridos para la implementación, los presupuestos y otros factores relacionados (participación del personal, capacitación, logística, etc.)
1.6.3.
Implementación.Los servicios de implementación es la aplicación práctica de la solución generada en el proceso de Consultoría y dimensionada en el proceso de Diseño. Es la puesta en práctica de los procesos, servicios, aplicaciones y/o funcionalidades definidas en los procesos anteriores.
La implementación también puede ser la puesta en marcha de una solución que no requiere de los procesos de Consultoría o Diseño, como por ejemplo, la instalación masiva de Microsoft Office en los computadores de escritorio de una organización.
1.6.4.
Soporte.El servicio de soporte se refiere a dos aspectos generales:
• Servicio de monitoreo, afinación o mantenimiento de una solución, servicio o aplicación. Este servicio se denomina Soporte Proactivo.
1.7.
Especificaciones de Productos y Servicios.La empresa ofrece el siguiente portafolio de productos:
Seguridad.
• Firewall3, IDS4 y IPS5 • Filtros de contenido
• Antivirus6 , AntiSpam7 • Encriptación, PKI8 • VPN9
• Auditorias de Seguridad
• Capacitación
• Normas ISO 1779910
Plataforma Microsoft.
• Migración a Win2000 y Win2003
• Alta Disponibilidad
• Mensajería y Colaboración
• Integración de Plataformas
• Intranet
3
Un elemento utilizado en redes de computadoras para controlar las comunicaciones, permitiéndolas o prohibiéndolas.
4Sistema de Detección de Intrusos 5Sistema de Prevención de Intrusos 6Protección contra virus
7Protección para no recepción de correo basura 8Infraestructura de clave Pública
9Red Privada Virtual
• Capacitación
• Servicios de soporte
Plataforma Linux.
• Migración a Linux
• Alta Disponibilidad
• Mensajería
• Integración de Plataformas
• Intranet
• Capacitación
• Servicios de soporte
Continuidad del Negocios.
• Diagnóstico de las necesidades de Almacenamiento Empresarial
• Diseño de Redes de Almacenamiento Empresarial
• Sitios de Contingencia
• Respaldo Corporativo
• Soluciones de Alta disponibilidad
• Normativas Internacionales
• Análisis de Riesgo
• Planes y monitoreo de contingencia
• Capacitación
Networking.
• Redes LAN11 y WAN12 • Redes Inalámbricas 11Red de área local
• Acceso remoto
• Telefonía IP13 y LAN14 • Integración de voz y datos
• Soporte
• Capacitación
Administración de Infraestructura.
• Consolidación de servidores
• Virtualización
• Administración de PCs
• Dimensionamiento de Servidores
• Monitoreo del desempeño
• Generación de imágenes Microsoft y Linux
• Soporte
• Capacitación
1.8.
Utilidad y Usos de los Productos y Servicios:1.8.1.
Seguridad• Análisis del estado de seguridad informática del cliente
• Definición de Políticas de Seguridad
• Implementación de Políticas de Seguridad
• Implementación de soluciones de Seguridad
• Auditorias de Seguridad
• Capacitación
• Servicios de Soporte
1.8.2.
Plataforma Microsoft• Análisis del estado de la infraestructura
• Diseño de la infraestructura
• Implementación de nuevas infraestructuras
• Mejoramiento o actualización de la infraestructura
• Integración de Plataformas
• Capacitación
• Servicios de soporte
1.8.3.
Plataforma Linux• Análisis del estado de la infraestructura
• Diseño de la infraestructura
• Implementación de nuevas infraestructuras
• Mejoramiento o actualización de la infraestructura
• Integración de Plataformas
• Capacitación
• Servicios de soporte
1.8.4.
Continuidad del Negocio• Diagnóstico de las necesidades de Almacenamiento Empresarial
• Diseño de Redes de Almacenamiento Empresarial
• Sitios de Contingencia
• Respaldo Corporativo
• Soluciones de Alta disponibilidad
• Normativas Internacionales
• Planes y monitoreo de contingencia
• Capacitación
1.8.5.
Networking• Análisis del estado actual de infraestructura de Networking
• Diseño de nuevas infraestructuras de red
• Mejoramiento o actualización de la infraestructura de red
• Integración de plataformas
• Capacitación
• Servicios de Soporte
1.8.6.
Administración de Infraestructura• Consolidación de servidores
• Virtualización
• Administración de PCs
• Dimensionamiento de Servidores
• Monitoreo del desempeño de servidores o servicios
• Capacitación
• Servicios de Soporte
1.9.
Organización ActualActualmente la empresa se encuentra organizada de la siguiente manera:
Gerencia General (Consultor de IT)
Consultor de IT Infraestructura
Asistente Administrativa
Consultor de IT (Desarrollo)
Ingeniero de Soporte
Ingeniero de Desarrollo
Elaborado por: Las Autoras.
Fuente: Empresa EXPERTECH SOLUCIONES INFORMÁTICAS CIA.LTDA.
La estructura organizativa actual es de tipo vertical ya que se aprecian los niveles jerárquicos de arriba hacia abajo. En el primer nivel del organigrama estructural de la empresa se encuentra la Gerencia General, la Contadora - Asistente Administrativa reporta directamente al mismo, el segundo nivel está conformado por los Consultores de IT, tanto de Infraestructura como de Desarrollo; en el tercer nivel se encuentran los Ingenieros de Soporte y Desarrollo.
Gerencia General (Consultor 1 de IT)
Consultor 2 de IT (Infraestructura)
Presidente
Consultor 3 de IT (Infraestructura)
Asistente Administrativa
Consultor 1 de IT (Desarrollo)
Ingeniero de Soporte 1
Ingeniero de Desarrollo 1
Ingeniero de Desarrollo 2
Los roles que se desempeñan en la empresa son:
Consultor de IT (Tecnología de la Infraestructura).
Consultor de IT (Tecnología de la Infraestructura Desarrollo). Ingeniero de Soporte de IT.
Ingeniero de Desarrollo. Asistente Administrativa.
1.10.
Análisis FODA:Para el presente análisis se realizaron reuniones planificadas con los accionistas para la recopilación y recepción de la información verbal y documentada, posteriormente como parte de las mismas se realizó un taller cuyo objetivo era mediante una lluvia de ideas construir el análisis FODA, con el aporte y conocimiento experto tanto en la empresa como del sector por parte de los accionista más la guía e investigación realizada por parte de las autoras.
1.10.1.
Entorno Interno:Las fortalezas y debilidades sobre los servicios que ofrece la empresa, es decir los factores internos que se pueden aprovechar para asegurar la continuidad de la empresa.
Fortalezas
Empoderamiento de los accionistas en la prestación de servicios de la empresa.
Personal comprometido con la visión y misión de la empresa. Calidad y eficiencia en los servicios.
Personal con alto prestigio y vasta experiencia profesional en el mercado local.
Personal capacitado, calificado y certificado por los principales fabricantes y proveedores de tecnología informática.
Enfoque en provisión de servicios Tecnología Informática IT asegurando la satisfacción del cliente, sobre el beneficio comercial. Actualización permanente de conocimientos relativos al enfoque
del negocio.
Respaldo técnico de fabricantes reconocidos (Microsoft, HP, Quest, Cisco, 3Com, etc)
Debilidades
No contar con respaldo financiero para el apalancamiento de la operación. (inversión en el cliente).
Falta de recursos informáticos (equipos) para demostraciones y pruebas de concepto.
Personal insuficiente para atender toda la cartera de clientes. No contar con un área comercial para promocionar todo el
portafolio de soluciones que ofrece la empresa.
Falta de organización estructural Administrativa, Financiera y Comercial.
Ausencia de políticas y procedimientos internos.
No contar con una mesa de ayuda (reuniones de los consultores e Ingenieros IT y de Desarrollo) para la coordinación, seguimiento y apoyo de los proyectos y casos en gestión.
1.10.2.
Entorno Externo:Las oportunidades y amenazas son factores externos que pueden afectar el funcionamiento de la empresa y la identificación de las mismas permitan tomar las acciones necesarias para enfrentar éstas.
Oportunidades
La globalización ha obligado a empresas grandes a adoptar regulaciones internacionales en el área de Tecnología Informática IT15 (ISO 2700016, ITIL17, CoBit, 18etc) y esas abren la posibilidad
de un mercado amplio de servicios.
La comercialización de productos (hardware y software) cada vez genera menores márgenes de utilidad y esto lleva al crecimiento de
15
IT Tecnología Informática 16
ISO 27000 La serie contiene las mejores prácticas recomendadas en Seguridad de la información para desarrollar, implementar y mantener.
17 Es un marco de trabajo de las mejores prácticas destinadas a facilitar la entrega de servicios de tecnología de la información IT .
la demanda de servicios especializados de IT que ya no pueden ser ofrecidos como valor agregado.
La constante aparición de nuevas tendencias y/o tecnologías generan mayor demanda de servicios especializados (virtualización, consolidación de servidores, convergencia de la información).
Las políticas de austeridad en el sector privado y público abre la posibilidad de prestar servicios especializados de actualización y/o mejora para un óptimo aprovechamiento de las infraestructuras ya implementadas y la adopción de nuevos servicios.
Actualmente se está desarrollando una solución para el manejo comercial y financiero de agencias de viajes, la que apertura una gran posibilidad de crecimiento debido a la falta de una solución completa que represente competencia en el mercado ecuatoriano.
Amenazas
La crisis económica y financiera mundial, la misma que también se refleja en nuestro país.
Debido al grado de desarrollo del mercado, los clientes no están dispuestos a pagar por ciertos servicios y/o asesorías, puesto que actualmente los reciben como valor agregado por parte de otras empresas no orientadas a servicios.
La aparición de nuevas empresas orientadas a ofrecer servicios informáticos.
Aparecimiento de empresas competidoras que disponen de un fuerte apoyo económico y que utilizan como principal argumento el servicio como valor agregado para conseguir clientes.
La inconsistencia de políticas gubernamentales recientemente emitidas en el país, ocasionan restricción en la inversión que hace la empresa privada en tecnología y sus servicios relacionados, por
ejemplo, la adopción del “Software Libre”.
2.
PROPUESTA ORGANIZATIVA
Luego del diagnóstico realizado a la empresa EXPERTECH SOLUCIONES INFORMATICAS CIA. LTDA., se puede determinar que sus debilidades y amenazas constituyen un impedimento para cumplir con las expectativas de la empresa y de los clientes, razón por la cual es importante aprovechar las fortalezas y oportunidades para proponer estrategias de mejoramiento sustancial en las áreas para alcanzar un despliegue de la empresa con un mejor posicionamiento en el mercado y así obtener mayores utilidades.
Para cumplir este objetivo a continuación se plantea las siguientes propuestas estratégicas para que de esta forma garantizar una administración eficiente en los niveles gerencial, medio y operacional de la empresa.
2.1. Organigrama Estructural
EXPERTECH SOLUCIONES INFORMÁTICAS CÍA. LTDA.2.1.1.
Organigrama Estructural GeneralGERENCIA GENERAL
COMERCIAL- TECNOLOGICO ADMINISTRATIVO - FINANCIERO
CONSULTOR
INFRAESTRUCTURA IT CONSULTOR DE DESARROLLO IT CONTADORA
INGENIERO DE
SOPORTE IT INGENIERO DE DESARROLLO
ASESOR FINANCIERO -CONTABLE
Elaborado por: Las Autoras.
Fuente: Empresa EXPERTECH SOLUCIONES INFORMÁTICAS CIA.LTDA.
2.2.
Manual De FuncionesSe ve la necesidad de la definición clara de las funciones del personal, lo que permitirá un mejor desempeño y optimización del recurso existente.
A continuación se presenta los manuales de funciones para los puestos que actualmente existen en la empresa.
2.2.1.
Descripción del puesto de Gerente General.Definir la estrategia de la empresa, determinación de los objetivos y medios necesarios para lograrlo.
Identificación y referencia en el puesto de trabajo
Departamento: Administrativo – Financiero Dependencia directa: Junta de Accionistas. Subordinados: Personal de la empresa.
Requisitos
Ingeniero Financiero o Comercial.
Conocimiento en administración de Empresas Experiencia mínima de 4 años
Destreza en manejo de personal. Cursos de actualizaciones tributarias.
Funciones
Marcar las pautas para la obtención y el uso de recursos de la empresa.
Organizar las tareas de los miembros de la empresa.
Elaborar estrategias de ventas para lograr los objetivos propuestos. Coordinar y controlar operaciones según un plan previsto.
Representar a la empresa para cualquier trámite ante los organismos de control.
2.2.2.
Descripción del puesto de Contador- Asistente AdministrativoMisión
Registrar y procesar las transacciones económicas de la empresa, elaborar informes periódicos y especiales, balances y estados financieros.
Atender al público en los requerimientos de información, ejecutar y controlar la recepción y despacho de la correspondencia, servir de apoyo a las actividades administrativas de la empresa.
Identificación y referencia en el Puesto de Trabajo
Departamento: Administrativo – Financiero. Dependencia directa: Gerente General Subordinados: ninguno
Requisitos
Experiencia mínima de 3 años Cursos de actualización tributaria.
Funciones Contadora
Manejo del software contable. Facturación.
Pagos a proveedores.
Presentación de Estados Financieros. Declaración de Impuestos.
Elaboración y control de Nómina. Seguimiento y control de la cartera.
Asistente Administrativo
Atender al público que solicita información dándole la orientación requerida.
Entregar la correspondencia recibida a las diferentes personas y áreas, contestar las llamadas telefónicas y entregar los mensajes recibidos.
Realizar depósitos de cheques en las instituciones bancarias.
2.2.3.
Descripción Del Puesto Consultor ItMisión
Identificación y referencia en el Puesto de Trabajo
Departamento: Comercial – Tecnológico Dependencia directa: Gerente General. Subordinados: Ingeniero de Soporte IT
Requisitos
Ingeniero de Sistemas o Informática
Certificaciones Técnicas en el área informática emitidas por los mayores proveedores de productos informáticos de hardware y software.
Poseer mínimo 6 años de experiencia trabajando en proyectos informáticos.
Haber desarrollado proyectos de consultaría.
Haber participado de jornadas de preparación para consultores que son dictados por algunos de los proveedores de soluciones
informáticas.
Funciones
Manejo de Proyectos.
Evaluación de necesidades. Análisis de requerimientos. Diseño de la solución. Valoración del proyecto.
Soporte Técnico de Segundo Nivel (Actúa como apoyo para el Ingeniero de soporte de primer nivel)
Investigación Técnica (Análisis de nuevos productos y/o soluciones).
Mantener una buena gestión de recuperación de cartera, respetando las políticas establecidas por la empresa.
Establecer y mantener una relación ganar-ganar con los clientes, brindando asesoría y servicios post-venta.
Realizar una eficiente gestión de ventas para cumplir con las metas establecidas en cada cliente y cuenta procurando realizar contactos para abrir nuevos clientes.
2.2.4.
Descripción del Puesto Consultor de DesarrolloMisión
Planificar, ejecutar y controlar los proyectos de desarrollo de software asignado en el tiempo establecido por la empresa.
Atender a los clientes y cuentas debidamente asignados por la gerencia para alcanzar los objetivos propuestos.
Identificación y referencia en el Puesto De Trabajo
Subordinados: Ingeniero de Desarrollo1–Ingeniero de Desarrollo2
Requisitos
Ingeniero de Sistemas o Informática
Certificaciones Técnica en el área de desarrollo informático emitidas por los mayores proveedores de productos software. Poseer mínimo 6 años de experiencia trabajando en proyectos de
desarrollo informáticos.
Haber participado en proyectos de desarrollo.
Funciones
Manejo de Proyectos.
Evaluación de necesidades. Análisis de requerimientos. Diseño de la solución. Valoración del proyecto.
Manejo de tiempos (cronograma). Soporte en la implementación.
Soporte Técnico de Segundo Nivel (Actúa como apoyo para el Ingeniero de soporte de primer nivel)
Investigación Técnica (Desarrollo de nuevos productos y/o soluciones).
Mantener una buena gestión de recuperación de cartera, respetando las políticas establecidas por la empresa.
Realizar una eficiente gestión de ventas para cumplir con las metas establecidas en cada cliente y cuenta procurando realizar contactos para abrir nuevos clientes.
2.2.5.
Descripción del Puesto Ingeniero de Soporte De ItMisión
Brindar soporte reactivo y proactivo a los clientes, apoyar al consultor de IT en tareas asignadas.
Identificación y referencia en el Puesto de Trabajo
Departamento: Comercial – Tecnológico Dependencia directa: Consultor de Soporte IT Subordinados: ninguno
Requisitos
Ingeniero de Sistemas y/o Informática.
Poseer mínimo 3 años de experiencia trabajando en proyectos informáticos.
Funciones
Brindar soporte reactivo y proactivo a los clientes. Implementación de soluciones.
Documentación de proyectos.
Pruebas de concepto (Demo del producto, y/o soluciones).
Investigación Técnica (Análisis de nuevos productos y/o soluciones).
2.2.6.
Descripción del Puesto Ingeniero Soporte de DesarrolloMisión
Brindar soporte reactivo y proactivo a los clientes, dar soporte al consultor de desarrollo.
Identificación y Referencia en el Puesto de Trabajo
Departamento: Comercial – Tecnológico Dependencia directa: Consultor de Desarrollo Subordinados: ninguno
Ingeniero de Sistemas o Informática
Certificaciones Técnicas en el área de desarrollo informático emitidas por los mayores proveedores de productos software. Poseer mínimo 3 años de experiencia trabajando en proyectos de
desarrollo informáticos.
Funciones
Programación de soluciones. Documentación de proyectos.
Pruebas de concepto (Del software en desarrollo).
2.3.
Manual de Procedimientos.Se recomienda la formación de dos departamentos básicos para el funcionamiento de la empresa en base a los recursos existentes.
Departamento Administrativo - Financiero Departamento Comercial – Tecnológico.
Departamento Administrativo - Financiero
Este departamento tendrá la responsabilidad de asegurar la eficaz administración de los recursos financieros, materiales y humanos de la empresa.
Esta área estará integrada por el Gerente General y la Contadora quienes desempeñan las funciones afines con este departamento.
Para el cumplimiento adecuado de estas funciones proponemos sean enmarcadas en los siguientes procedimientos:
2.3.1.
Procedimientos Administrativos - FinancierosToma de decisiones.
Administración del Recurso Humano. Contratación de Personal. Capacitación de Personal. Registro Contable
Recuperación de Cartera Control Caja – Bancos Pago a Proveedores Conciliación Bancaria Declaración de Impuestos Planillas IESS
Procedimiento Administrativo – Financiero / Para la Toma de Decisiones
Introducción
Este procedimiento indica cual será la manera en la que se realice la toma de decisiones en la empresa EXPERTECH SOLUCIONES INFORMATICAS CIA. LTDA.
Objetivos:
Tomar decisiones correctas de carácter financiero o administrativo que beneficien y garanticen la continuidad de la compañía en el mercado.
Fijar los procedimientos que se deben tomar en cuenta para realizar actividades administrativas, financieras o informáticas. Administrar el recurso humano, brindando las condiciones óptimas
para un buen desempeño.
Alcance:
Este procedimiento es aplicable a todos los departamentos de la empresa EXPERTECH SOLUCIONES INFORMATICAS CIA. LTDA.
Procedimiento:
Flujograma del Procedimiento Toma de Decisiones
Inicio
Identificación y diagnóstico del problema
Generación de
soluciones alternativas
Selección de la mejor alternativa
Fin
Fuente: Las autoras
Procedimiento Administrativo – Financiero / Para La Administración Del
Recurso Humano / Selección de Personal
Introducción
Este procedimiento está relacionado directamente con el manejo del capital humano de la empresa EXPERTECH SOLUCIONES INFORMATICAS CIA. LTDA.
Objetivo:
Mantener un proceso adecuado de selección de personal.
Alcance:
Este procedimiento es aplicable a todos los departamentos de la empresa EXPERTECH SOLUCIONES INFORMÁTICAS CIA.LTDA.
Cuando se identifique la necesidad de contratar personal se debe establecer el perfil que cubriría la vacante existente, por lo que se publicará en la prensa local un aviso de requerimiento de personal o por medio de agencia de empleos.
Los aspirantes deberán acudir a la empresa portando su hoja de vida, deberán rendir pruebas de acuerdo al cargo al que este aplicando y será entrevistado por el Gerente General; una vez seleccionada la persona, esta deberá cumplir los 90 días de prueba reglamentarios de acuerdo a la ley, previa firma de contrato de trabajo.
Flujo grama: Selección de Personal
Inicio
Solicitar Hoja de Vida
Hoja de datos personales
Entrevista al aspirante
Periodo de prueba de 3 meses
Firma de contrato de trabajo
Afiliación del trabajador al IESS
Fin
Fuente: Las autoras
Procedimiento Administrativo – Financiero / Para La
Administración Del Recurso Humano / Selección de Capacitación del Personal.
Introducción:
Objetivo:
Mantener personal altamente capacitado para el eficiente desempeño de sus funciones.
Alcance:
Este procedimiento es aplicable a los accionistas y personal de la empresa EXPERTECH SOLUCIONES INFORMÁTICAS CIA.LTDA.
Procedimiento:
Flujograma: Capacitación del Personal.
Inicio
Determinación de la
necesidad (Nuevo Producto o Mantener certificaciones)
Información de contenido / costos y duración de la capacitación
Asignación del personal a capacitarse
Recepción de la capacitación
Entrega de documentación soporte de la capacitación.
Replica de la capacitación recibida al personal del dpto. Involucrado.
Fin
Fuente: Las autoras
Procedimiento Administrativo - Financiero / Procedimiento Registro Contable
Introducción
Este procedimiento tiene relación directa con la parte contable y la presentación y pago de las diferentes obligaciones de la empresa EXPERTECH SOLUCIONES INFORMÁTICAS CIA.LTDA.
Objetivos:
Registrar oportuno y correcto de la contabilidad. Gestionar la recuperación oportuna de cartera
Presentar oportunamente de declaraciones mensuales de impuestos:
Presentar mensualmente las Planillas de Aportes al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.
Presentar los Estados Financieros: Balance General, Estado de Pérdidas y Ganancias, Flujo de Efectivo.
Alcance:
Este procedimiento es aplicable al departamento Administrativo –
Procedimiento:
Cumplir con los registros contables para contar con información oportuna y verás para la toma de decisiones y cumplimiento con las obligaciones tributarias de la empresa.
Flujograma:
Registro Contable.
Inicio
Documento fuente que soporte cada
transacción.
Registro de la transacción.
Almacenamiento en el disco duro
Archivo de
documentos fuente.
Fin
Fuente: Las autoras
Procedimientos Administrativo - Financieros / Recuperación de Cartera.
Introducción
Mediante este procedimiento se desea mantener en forma ordena las cuentas de cartera, para de esta manera tener un control eficiente de las cuentas por cobrar a clientes de la empresa EXPERTECH SOLUCIONES INFORMÁTICAS CIA.LTDA.
Objetivos:
Gestionar el cobro puntual de la cartera.
Recuperar del valor correspondiente a la factura.
Alcance:
Este procedimiento es aplicable al departamento Administrativo- Financiero de la empresa EXPERTECH SOLUCIONES INFORMÁTICAS CIA.LTDA.
Procedimiento:
Flujograma:
Recuperación de Cartera.
Inicio
Detalle de cartera de clientes
Clasificar de acuerdo al vencimiento
Llamar al cliente cuando la factura esté vencida
Visita al cliente para el cobro de la factura.
Fin
Fuente: Las autoras
Procedimientos Administrativo - Financieros / Control Caja- Bancos
Introducción
Con el presente procedimiento se quiere dejar establecidos los pasos a seguir para tener un estricto control de los valores monetarios de la empresa EXPERTECH SOLUCIONES INFORMÁTICAS CIA.LTDA.
Objetivos:
Garantizar el ingreso a la cuenta bancaria de la empresa de los valores recibidos producto de la recuperación de cartera y/o otros ingresos para la empresa.
Realizar el registro contable para mantener actualizada la información de clientes, cartera y bancos
Alcance:
Procedimiento:
Flujograma:
Control Caja-Bancos
Inicio
Recepción de efectivo y/o cheques
Elaboración recibo de ingreso
Elaboración papeleta de depósito y realización del mismo.
Generación del ingreso contable. y archivo de los documentos
Fin
Fuente: Las autoras
Procedimiento Administrativo - Financiero: Pago a Proveedores.
Introducción
Se desea con este procedimiento controlar los costos en la adquisición así como garantizar que la misma se la realice en los tiempos adecuados para el cumplimiento con la entrega a los clientes.
Objetivos:
Eliminar la posibilidad de que se realicen compras sin la debida autorización.
Cumplir la obligación de la emisión oportuna del documento de Retención en la Fuente.
Controlar que el pago de la factura se la realice de acuerdo a las condiciones de negociación acordados
Otorgar la autorización del pago a proveedores considerando el flujo de efectivo disponible.
Alcance:
Procedimiento:
Para realizar el pago a proveedores es necesario contar con la coordinación del Gerente con la aprobación para la compra así como la autorización del pago, la contadora es responsable de la emisión y entrega de la retención y el cheque, también del correspondiente registro contable.
Flujograma:
Pago a Proveedores
Inicio
Factura aceptada por el Gerente
Emisión de Retención
Registro en el sistema contable
Emisión del cheque
Autorización de Gerente y Presidente
Entrega de cheque al proveedor
Archivo de documentos
Fin
Fuente: Las autoras
Procedimiento Administrativo - Financiero: Conciliación Bancaria
Introducción
Objetivos:
Controlar el correcto registro de los datos de la cuenta Caja –
Bancos
Registrar contablemente las afectaciones de las notas de crédito y débito bancarias.
Alcance:
Este procedimiento es aplicable al departamento Administrativo - Financiero de la empresa EXPERTECH SOLUCIONES INFORMÁTICAS CIA.LTDA.
Procedimiento:
Con el estado de cuenta bancaria mensual o de ser necesario con un corte de cuenta se realizará la comparación de los movimientos con los registros contables de la empresa.
Flujograma:
Conciliación Bancaria
Estado de cuenta bancario
Sumar cheques no cobrados y restar depósitos en tránsito.
Libro bancos
Sumar N/C y restar N/D
Fin
Fuente: Las autoras
Procedimiento Administrativo- Financiero: Declaración de Impuestos
Introducción
Con este procedimiento se desea establecer la importancia del pago a tiempo de los impuestos para no generar multas y/o sanciones que perjudiquen al funcionamiento de la empresa.
Objetivos:
Garantizar el cumplimiento del pago de impuestos de acuerdo a las fechas establecidas por las entidades correspondientes.
Alcance:
Este procedimiento es aplicable al departamento Administrativo - Financiero de la empresa EXPERTECH SOLUCIONES INFORMÁTICAS CIA.LTDA.
Procedimiento:
Flujograma:
Declaración de Impuestos
Inicio
Libros de mayores actualizados
Tomar saldo del final del periodo
Cerrar mayores con el valor correspondiente
Formulario del SRI
Archivo de los formularios.
Fin
Fuente: Las autoras
Procedimiento Financiero: Planillas del IESS
Introducción
Con este procedimiento se desea establecer la importancia del pago a tiempo de las obligaciones con el IESS generados por los empleados contratados con relación de dependencia.
Objetivos:
Alcance:
Este procedimiento es aplicable al departamento Financiero de la empresa EXPERTECH SOLUCIONES INFORMÁTICAS CIA.LTDA.
Procedimiento:
Es necesario que los saldos contables reflejen información actualizada de las cuentas relacionadas con el personal en relación de dependencia, porque en base a esta se realizan los pagos correspondientes.
Flujograma:
Planillas del IESS
Inicio
Tomar el valor a declarar
Cerrar el mayor con el valor a declarar
Llenar la planilla
Pagar en el banco o en el IESS
Archivar las planillas