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Apoyo en la organización e interpretación de la información del IGAC

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Academic year: 2020

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APOYO EN LA ORGANIZACIÓN E INTERPRETACIÓN

DE LA INFORMACIÓN DEL IGAC

JHONATAN MAURICIO GUTIÉRREZ GONZÁLEZ

Universidad Distrital Francisco José De Caldas. Facultad de Medio Ambiente y Recursos Naturales.

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APOYO EN LA ORGANIZACIÓN E INTERPRETACIÓN DE LA

INFORMACIÓN DEL IGAC

Elaborado Por:

JHONATAN MAURICIO GUTIÉRREZ GONZÁLEZ

CÓD. 20141031091

Este proyecto se presenta como requisito parcial para optar al TÍTULO DE TECNOLOGO EN TOPOGRAFÍA

Director Interno JANNETH PARDO PINZÓN Ingeniera Catastral y Geodesta

Msc. en Ciencias de la Información y Comunicaciones.

Director Externo FLOR ALBA ESPEJO

Ing. Civil

Candidato a Maestría en Geografía

Universidad Distrital Francisco José De Caldas. Facultad de Medio Ambiente y Recursos Naturales.

(3)

Tabla de contenido

1. INTRODUCCIÓN ... 1

1.1 Justificación……….…...2

2. OBJETIVOS………...3

2.1 General………..3

2.2 Específicos………3

3. ALCANCE DE LA PASANTIA………...………4

4. METODOLOGIA………..5

4.1 Aplicación de la Tabla de Retención Documental (TRD)………5

4.2 Proceso para la Generación de Certificado de Punto Señalizado y Altura Promedio Municipal Área Rural ... ..8

5. PROYECTOS ELABORADOS EN LA PASANTÍA ... 12

6. RESULTADOS ………13

7. CONCLUSIONES ………...14

8. RECOMENDACIONES ……….15

(4)

Tabla de Figuras

Figura 1. Rotulo correspondiente a cada carpeta.

Figura 2. Estructura para foliar hojas por proyecto Figura 3. Inventario único documental.

Figura 4. Tabla de Instrucciones – Inventario Único Documental; Tomado del Instituto

Geográfico Agustín Codazzi.

Figura 5. Aplicativo interno GOECARTO, imagen tomada de geocarto.igac.gov.co

(5)

1.

Introducción

En esta pasantía se brindó apoyo al GIT (Grupo interno de trabajo) de Gestión Geodésica, Geográfica y Cartográfica, es el proceso de organización de la información para los diferentes convenios del IGAC (Instituto geográfico Agustín Codazzi) con el FRV (Fondo de reparación para las víctimas). En el presente documento se exponen los procedimientos realizados en el GIT correspondientes a la revisión documental y verificación de la información contenida en cada una de las carpetas correspondientes al FTP del convenio respectivo.

La fase de ejecución del proceso de pasantías corresponde a la experiencia vinculada a los conocimientos teórico-prácticos que como alumnos se debe asumir; teniendo como base la formación académica que se imparte en la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, en el proyecto académico Tecnología en Topografía.

Este proceso consiste en el cumplimiento de 192 horas de servicios laborales a una organización vinculada con la universidad.

(6)

1.1

Justificación

El conflicto armado interno en Colombia es la principal causa de migración interna desde las áreas rurales hacia las áreas urbanas del país. Esto se conoce como “desplazamiento forzado”, este

fenómeno se ha presentado durante más de 60 años, por consiguiente, miles de personas han sido afectadas de manera y con ello sus bienes materiales.

La Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas es una institución creada en enero de 2012, a partir de la Ley 1448, de Víctimas y Restitución de Tierras, por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno. La Unidad para las victimas tiene como visión “Liderar acciones del Estado y la sociedad para atender y reparar

integralmente a las víctimas, para contribuir a la inclusión social y a la paz.” Para ello ha dispuesto diversos programas en la sección de “Reparación Integral”, en el cual se encuentra el Fondo de

reparación a las víctimas.

(7)

2.

Objetivos

2.1

General

- Apoyo en la organización e interpretación de la información documental y espacial del Instituto Geográfico Agustín Codazzi, grupo GIT.

2.2

Específicos

✓ Evaluar cada uno de los expedientes que tramita el GIT de Geodesia del Instituto

Geográfico Agustín Codazzi de manera que obtuvieran completitud tanto documental como digital

✓ Examinar el material de clasificación de campo y la información de fotocontrol,

siguiendo las TRD (Tablas de Retención Documental) vigentes para el IGAC. ✓ Validar información física, jurídica y espacial de los predios afectados por el Fondo

(8)

3.

Alcance de la Pasantía

El alcance de esta pasantía se enmarca en realizar actividades de revisión e interpretación de todos los documentos geodésicos que origina, estructura y clasifica el Instituto Geográfico

Agustín Codazzi (IGAC); esto basado en la finalidad de cada documento.

La elaboración de la TRD debe ser de acuerdo con la estructura orgánico-funcional, con el fin de identificar las series y subseries documentales. Responsabilizándose de la adecuada

conservación, organización, uso y manejo de los documentos.

También aplica como manual de procedimientos los cuales son realizados por los

funcionarios de las dependencias involucradas en la recepción de solicitudes, facturación, elaboración y expedición de los certificados de punto señalizado y certificado de altura promedio municipal área rural y urbana, solicitados por los usuarios

Se evidenció y verificó que el beneficio principal que tuvo lugar en la ejecución de la pasantía se centra específicamente en la mejora del servicio al usuario, coordinando, recopilando y

(9)

4.

Metodología

El Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC) es una entidad comprometida tanto con el desarrollo de las diferentes actividades asociadas a la producción de cartografía básica del

país, como al desarrollo de proyectos relacionados a través de la implementación de herramientas de gestión y la aplicación de buenas prácticas profesionales (IGAC, 2018). Dentro de esta entidad existen varias dependencias con diferentes desempeños, una de estas

es el Grupo Interno de Trabajo Gestión Geodésica Cartográfica y Geográfica, el cual cumple diferentes funciones como expedir los certificados de un punto geográfico, este

proceso inicia con la consulta del usuario a través de la página web del IGAC, en donde el usuario puede localizar el punto y obtener la altura promedio rural y urbana de la zona objeto de estudio, con la localización del punto el usuario obtiene el certificado del mismo de forma

automática.

4.1

Aplicación de la Tabla de Retención Documental (TRD)

Las Tablas de Retención Documental son un instrumento archivístico que identifica los

documentos que produce, recibe y debe conservar la entidad, de acuerdo con sus funciones y sus procedimientos; su elaboración debe basarse en la estructura orgánico-funcional del IGAC con el fin de identificar las series y subseries documentales. (Rojas, 2016)

Se aplicó el proceso de la TRD en algunos de los proyectos que se encuentran en la oficina de

Gestión Geodesia Cartográfica y Geográfica, estos documentos se clasifican y se archivan en diferentes carpetas de manera que sean de fácil consulta tanto para los funcionarios como

(10)

El GIT maneja un conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo debidamente clasificados, dicha clasificación está en función de las normas del GIT como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas, dentro cabe mencionar la Red

Geodésica que es una de las denominadas SERIE o SUBSERIE, a las cuales las empresas contratitas deben acogerse. El grupo GIT tiene a su cargo una serie de proyectos en el área

de geodesia, para los cuales se maneja información física, jurídica y espacial.

En la figura 1 se muestra un ejemplo de la forma en que se debe estructurar la información;

es decir, para cada proyecto se registra una carpeta que contiene información como: nombre de la serie o subserie, su código, identificación y el nombre del proyecto.

CODIGO

SERIE O SUBSERIE

IDENTIFICADOR NOMBRE

Número de carpetas pertenecientes al proyecto 831.1.1 RED GEODESICA 576 CONTROL DE PRECISION BUGA

1 DE 1

Figura 1. Rotulo correspondiente a cada carpeta.

Dentro del ejercicio de las actividades se revisa cada uno de los proyectos constatando la consistencia y completitud de la información entre ellas la adecuada etiqueta, la cantidad de folios y la validez de la información espacial. El proceso de revisión y estructuración de la

(11)

Los proyectos que se vinculan al GIT están relacionados con el Fondo de Reparación de Victimas, para los cuales como se mencionó anteriormente se verificó y validó, la información física, jurídica y espacial de los predios, se trabajaron 54 proyectos en 5

departamentos como Antioquia, Bolívar y Cundinamarca.

Dado que el GIT maneja un histórico de proyectos de diversa índole y con el objetivo de

lograr la trazabilidad de cada uno de estos, fue necesario organizar todos los documentos pertenecientes a cada proyecto, teniendo en cuenta las series o subseries que demanda el GIT,

así como la asignación de identificadores y la cantidad de folios por proyecto. De esta manera, se obtuvo la clasificación y completitud por niveles históricos debidamente estructurados.

Cabe aclarar que para todos los proyectos existen archivos tanto análogos como digitales, para los cuales se verificó la trazabilidad histórica y se registraron siguiendo los lineamientos del GIT.

Durante el desarrollo de la pasantía también logró una activa participación en la actualización de las bases de datos propias para cada proyecto a cargo de la dependencia de Gestión Geodesia Cartográfica y Geográfica.

Los archivos análogos de cada proyecto con debidamente almacenados y rotulados. Una vez organizados los archivos análogos se procede a incorporar los documentos en la base de datos

(12)

1. Código del proyecto

2. Serie o Subserie – Nombre de Proyecto 3. Número identificador

4. Cantidad de carpetas pertenecientes a un mismo proyecto 5. Cantidad de Folios

2. Existencia de algún objeto Físico o

Magnético

Figura3 Inventario Único Documental Fuente: Instituto Geográfico Agustín Codazzi

(13)

DILIGENCIA DE ACUERDO A LA SIGUIENTE DESCRIPCIÓN

OBJETO Describir la finalidad del inventario. Ej. Transferencia al Archivo Central de acuerdo a la TRD, eliminación documental o

entrega al archivo de gestión, inventario individual por desvinculación o traslado

NÚIMERO DE ORDEN Numeración consecutiva

CÓDIGO Número establecido en la TRD para identificar la serie y

Subserie

SERIE / SUBSERIE Nombre asignado en la TRD para cada serie y subserie documental

IDENTIFICADOR Campo numérico o alfanumérico de los expedientes, llave o dato principal de acceso al documento.

NOMBRE Nombre particular del expediente. Ej. Nombre del servidor público, persona natural o jurídica

PALABRAS CLAVES Palabras que describen el asunto del expediente

CANTIDAD DE CARPETAS

Cantidad de carpetas que conforman el expediente

FECHAS EXTREMAS Relacione la fecha inicial y final del expediente.

UNIDAD DE CONSERVACIÓN

Registre el número asignado a cada unidad de Almacenamiento

CANTIDAD DE FOLIOS Indique el número total de folios contenido en cada unidad de

Conservación

SOPORTE Indique las unidades de conservación vienen en papel (P), magnéticos (M) ópticos (O)

OBSERVACIONES

Consignar datos relevantes, tales como:

Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, registre: faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.

Para los expedientes debe registrarse los anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal; de estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo.

Así mismo se anota información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces, faltantes), químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores y otros.

(14)

4.2Proceso para la Generación de Certificado de Punto Señalizado y Altura Promedio Municipal Área Rural

El Punto señalizado tiene como objeto certificar el valor de altura tomando como base las curvas de nivel, los puntos topográficos y las cotas fotogramétricas cercanas al punto de interés y de acuerdo a la lectura de las coordenadas del punto señalizado por el usuario sobre

la cartografía topográfica IGAC.

Esta certificación no delimita predio alguno, ni representa un levantamiento topográfico, no

constituye un alinderamiento oficial emitido por el IGAC y se aclara que la señalización del punto fue realizada por el usuario; la precisión está de acuerdo a la escala de la cartografía utilizada. (GEODESIA, 2016)

Para empezar este proceso, el usuario es asesorado por un funcionario del Centro de Información Geográfica (CIG) para lograr una adecuada identificación zonal, predial, vial, etc. El funcionario se debe asegurar del buen diligenciamiento del formato correspondiente,

que para este caso es el F30100-01, debe revisar que esté libre de enmendaduras, que esté diligenciado a esfero y que éste sea legible. En el proceso siguiente el funcionario debe indicar al usuario la cartografía adecuada que se dispone para la ubicación del punto,

(15)

El usuario debe adquirir la plancha de interés y marcar el punto que desea sea certificado;

luego de verificar todos los datos y verificar el correcto diligenciamiento, el funcionario debe ingresar los datos para generar la orden de consignación correspondiente.

En el momento en que el usuario pague la orden de consignación, debe entregarla al funcionario CIG para que éste pueda generar la factura correspondiente al certificado, paralelamente el funcionario le indicará al usuario la fecha de entrega del certificado. De este

modo el funcionario se dirige al GIT Geodesia a entregar el paquete correspondiente para la expedición del certificado.

Generalmente a la dependencia de GIT Geodesia le son entregadas al transcurso de la semana varias solicitudes de certificados, estas solicitudes deben ser diligenciadas a la mayor brevedad

posible dentro del plazo establecido.

Al momento de recibir la correspondencia de los certificados, se verifica que el diligenciamiento sea el que corresponde; es decir, que esté libre de enmendaduras, que esté

diligenciado a esfero y que éste sea legible, una vez realizado este paso se procede a realizar las lecturas correspondientes de coordenadas y cota. Cabe aclarar que la precisión del certificado está dada por la escala cartográfica. Las lecturas que se realizan hacen referencia

una medición a escala de Norte - Este, y a una interpolación de curvas de nivel para hallar la altura correspondiente; dichas lecturas se realizan teniendo en cuenta parámetros

topográficos básicos (origen, época, escala, etc.). Luego de realizar las lecturas correspondientes, se procede a ingresar en el aplicativo interno GEOCARTO, la información

(16)

En la figura 5 se muestra el portal mediante el cual el usuario incorpora el punto a

Consultar e ingresa Información como:

1. Información personal del usuario, proporcionada por el mismo.

2. Información de la factura correspondiente.

3. Información correspondiente al punto, según las lecturas realizadas.

Figura 5. Aplicativo interno GEOCARTO Fuente: geocarto.igac.gov.co

A continuación, se procede a entregar el certificado al funcionario del Gestión Geodesia Cartográfica y Geográfica encargado de la revisión de los certificados, el funcionario verifica la información que sea consistentes con el aplicativo GEOCARTO2..

(17)

En el momento en que el certificado esté revisado y aprobado, se procede a realizar el

certificado final, con su respectivo código único de seguridad y la firma digital del coordinador del Gestión Geodesia Cartográfica y Geográfica como lo indica la figura 6.

Figura 6. Certificado Final de Punto Señalizado. Fuente: Instituto Geográfico Agustín Codazzi

De esta manera se procede a enviar la cartografía y el certificado correspondiente al centro

(18)

5. Proyecto Elaborado en la Pasantía

- Fondo de Reparación de Víctimas

Con este proyecto se identificaron, registraron y se separaron los bienes ofrecidos a las víctimas y, se determinó la vocación reparadora del bien y la destinación administrativa antes

de su recepción. En este proceso se identificaron las coordenadas geográficas, la matrícula inmobiliaria, la Cédula Catastral, el área del terreno, la fecha de apertura del folio, nombre

del predio y nombre del propietario.

La información se obtiene de un documento histórico o del anexo de la oficina del GIT como se muestra en la figura 7. La información se registraba y diligenciaba siguiendo un orden por Departamento y se iba validando en una base de datos.

(19)

6. Resultados

- Se logró la implementación de las TRD en los proyectos asignados como se indicó anteriormente fueron un total de 54 proyectos distribuidos en 5 departamentos,

proyectos análogos de la Red Geodésica, verificando el folio de cada documento, su estado físico, y sus componentes internos.

- Para cada proyecto se realizó el debido proceso, para la conversión de la información

análoga a digital, dejando una base de datos ordenada, clasificada y actualizada por proyecto en los formatos y plataformas propias de la oficina y en formato PDF,

incluyendo planos y aerofotografías.

- Se conocieron los procesos que elabora la oficina de Gestión Geodésica Cartográfica y Geográfica para la correcta expedición de punto señalizado y altura promedio municipal

(20)

7.

Conclusiones

Con la actualidad tecnológica cualquier empresa se ve en la necesidad de generar un respaldo

digital de toda su documentación, esto con el fin de optimizar procesos que requieran de documentación histórica en cualquier momento. Que la parte de archivo documental es

realmente significativa en cualquier corporación, ya que este es uno de los activos más importantes que tienen porque representan su memoria, guardan la historia y los hechos consignados en cualquier tipo de registro.

Un aspecto importante en cualquier tipo de producto cartográfico es la precisión que para el

caso del certificado de punto señalizado y altura promedio municipal área rural y urbana se da respecto a la escala de la cartografía empleada por el usuario.

En el desarrollo de la presente pasantía, se cumplió con las actividades encargadas por el IGAC; esta pasantía dio a conocer la importancia que tiene la capacitación de funcionarios

(21)

8.

Recomendaciones

1. Realizar un seguimiento constante a las bases de datos existentes en el Instituto Geográfico Agustín Codazzi en la dependencia de Gestión Geodesia Cartográfica y

Geográfica, con el fin de tener una noción real y verídica del inventario documental, para así agilizar cualquier futuro proceso que se requiera.

2. Respecto al inventario análogo se recomienda realizar un programa de limpieza el cual incluya la desinfección y la eliminación de polvo tanto de la documentación,

como de los espacios donde esta se archiva.

3. Realizar un respaldo seguro de toda la información obtenida y clasificada, tanto en las bases de datos digitales como en el escaneo de la información documental, para

(22)

9. Bibliografía

GEODESIA, G. I. (2016). EXPEDICIÓN CERTIFICADOS DE PUNTO SEÑALIZADO. En G. I. GEODESIA, EXPEDICIÓN CERTIFICADOS DE PUNTO SEÑALIZADO

(pág. 22). Bogotá: IGAC.

IGAC. (23 de 4 de 2017). Instituto Geográfico Agustín Codazzi. Obtenido de

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Figura 1. Rotulo correspondiente a cada carpeta.
Figura 4. Tabla de Instrucciones – Inventario Único Documental.  Fuente: Instituto Geográfico Agustín Codazzi
Figura 5. Aplicativo interno GEOCARTO  Fuente: geocarto.igac.gov.co
Figura 6. Certificado Final de Punto Señalizado.  Fuente: Instituto Geográfico Agustín Codazzi
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