LA ADMINISTRACIÓN
DEL CENTRO EDUCATIVO
CURSO DE POSTGRADO
DE DIRECCIÓN DE CENTROS EDUCATIVOS
LA ADMINISTRACIÓN
DEL CENTRO EDUCATIVO
2000-2001
GUÍA DE ESTUDIO
BARCELONA - ESPAÑA
Equipo de Desarrollo Organizacional
MÓDULO
MODALIDAD SEMIPRESENCIAL
PAULINO CARNICERO DUQUE
Adaptación para Chile:
SEBASTIÁN SÁNCHEZ DÍAZ
MARIO VARGAS GUTIÉRREZ
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FIDE
Prohibida su reproducción total o parcial sin la autorización de la Dirección del Curso de Postgrado. Copyright © Curso de Postgrado de Dirección de Centros Educativos.
ÍNDICE
Introducción . . .
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1. Esquema de contenido . . .
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2. Presentación . . .
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2.1. El modelo de centro autónomo y su administración . . .
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2.2. Organizar, gestionar y administrar el centro educativo . . .
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2.3. Bases normativas de la actividad administrativa . . .
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2.4. La gestión administrativa . . .
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Actividades de gestión académico-administrativa . . .
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Actividades genéricas de secretaría administrativa . . .
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2.5. La gestión económica: el presupuesto . . .
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Actividades de planificación, organización y gestión económica . . .
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El proceso presupuestario . . .
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2.6. La administración de recursos materiales . . .
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Actividades de gestión de los recursos materiales . . .
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El inventario . . .
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3. Actividades . . .
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3.1. De aplicación . . .
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3.2. De desarrollo . . .
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4. Bibliografía . . .
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Notas personales
Síntesis parcial Bibliografía
básica
Cita de autor
INTRODUCCIÓN
Los ejes vertebradores y constitutivos de todo grupo humano organizado son laintencionalidad y la orientación de sus actuaciones. También lo son en los centros educativos, en tanto que comunidades humanas organizadas. Habitualmente el estudio y análisis de los centros educativos se realiza en base a suscomponentes organizativosy se centra en:
•los aspectos básicos constitutivos de la misma institución, es decir, sus planteamientos institucionales;
•las cuestiones relativas alsistema relacionalpropio; y •los aspectos referentes a susestructuras organizativas.
Pero, más allá de esta perspectiva organizativa, cabe considerar todo aquello que hace referencia a sugestión dinámica.Para realizar su misión educativa, los centros disponen de determinados imputs o recursos que debenactivar adecuadamente para que se produzcan los esperados outputs o resultados.
Se concibe, pues, el centro educativo como un subsistema integrado por múltiples elementos, de diversa naturaleza,que se interrelacionan entre sí en aras a conseguir de la mejor manera posible las finalidades consensuadas y/o atribuidas a esa misma institución.
En esta doble perspectiva organizativa y dinámica desarrollan un papel im-portante los mecanismos de gobierno de la propia institución y también el trabajo colaborativo y de participación de toda la comunidad educativa.
Todo ello justifica la existencia de órganos de gobierno (entre los cuales cabe citar al ecónomo o gerente, en su caso, en el tema que nos ocupa) y el desarrollo de funciones y unidades organizativas tendentes a ordenar y orien-tar las diversas actuaciones y a intenorien-tar conseguir la funcionalidad y eficacia.
Los centros educativos tienen así una necesidad de organizar, gestionar y administrarlos elementos y recursos implicados de que disponen.
En este módulo trataremos de laadministración(en tanto que proceso) y la gestión de algunos de esos recursos, de la unidad organizativa (secretaría) del centro desde la cual se realizan tales tareas y del órgano unipersonal de gobierno (ecónomo o gerente) del centro a quien le están atribuidas nor-mativamente tales competencias, intentando delimitar en qué consisten los procesos de administración, qué actividades se deben realizar, qué se admi-nistra, quiénes tienen las responsabilidades y en quién recaen las funciones a desarrollar, cómo se administra y dónde se ubican los procesos administrati-vos en la organización del centro educativo.
Para ello, los contenidos y las temáticas que se abordan son las siguientes:
1. El modelo de centro autónomo y su administración
2. Organizar, gestionar y administrar el centro educativo
3. Bases normativas de la actividad administrativa
4. La gestión administrativa
4.1. Actividades de gestión administrativa de los recursos humanos 4.2. Actividades de administración de los servicios del centro 4.3. Actividades de gestión académico-administrativa
a) Matriculación de alumnos
b) Gestión administrativa de la evaluación de alumnos
c) Gestión de equivalencias, homologaciones, convalidacio-nes, exenciones y dispensas
d) Gestión del traslado de expedientes y de expedición de títulos
e) El carnet de identidad escolar
4.4. Actividades genéricas de secretaría administrativa a) El registro de entradas y salidas de documentos b) El archivo y la custodia documental
c) Las certificaciones
d) La compulsa de documentos e) Las diligencias
5. La gestión económica: el presupuesto
5.1. Actividades de planificación, organización y gestión económica 5.2. El proceso presupuestario
a) El diseño y la configuración de las prioridades y partidas b) La elaboración participativa y la aprobación del
Presupues-to
c) Ejecución del Presupuesto
d) Contabilización y control del Presupuesto e) Cierre presupuestario
f) Evaluación presupuestaria
6. La administración de recursos materiales
6.1. Actividades de gestión de los recursos materiales 6.2. El inventario
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1. ESQUEMA DE CONTENIDO
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LA ADMINISTRACIÓN DEL CENTRO EDUCATIVO
DELIMITACIÓN CONCEPTUAL: ADMINISTRAR, GESTIONAR,
ORGANIZAR
MODELO DE CENTRO: CENTRO AUTÓNOMO
Quiénes administran Qué se administra
Cómo se administra
Bases normativas El Director
El Ecónomo/ Gerente
El Economato/ Gerencia
Técnicas y procedimientos
específicos Modelo de ordenación
Gestión Administrativa
Gestión Económica
2. PRESENTACIÓN
2.1. El modelo de centro autónomo y su administración
Nuestro sistema educativo se encuentra en una situación de cambio, como consecuencia de la implantación de la denominada Reforma Educativa. La razón de ser última de la Reforma del sistema educativo es la de propiciar un cambio sustancial orientado a conseguir una mayor y mejor adecuación entre las demandas de la sociedad actual y las respuestas que ofrece el sistema educativo; es decir, a posibilitar un incremento notable de la cali-dad de la educación.
Algunas de las novedades más destacables de esta nueva orientación que inciden, directa o indirectamente en la actividad administrativa de los centros educativos habrían de ser:
• La potenciación de la función directiva.Se supone la modificación del modelo directivo, en el sentido de profundizar en algunos aspectos profesionalizadores como son el requisito de formación específica previa, el aumento de las funciones decisorias del Director y la consolidación de la figura del Administrador profesional, entre otras.
• Laautonomíacurricular, organizativa y económica de los centros educa-tivos. Se establecen medidas concretas que posibiliten un incremento de la autonomía pedagógica, organizativa y de gestión de los recursos de los centros educativos.
• La potenciación del uso generalizado de losinstrumentos de planifica-ción y gestiónde la actividad educativa de los centros: Proyecto Educa-tivo, Reglamento de Régimen Interior, Presupuesto, Programación anual, Memoria…
• La redefinición y ampliación delmarco de actuación de los centros, en el sentido de que estén más ligados a su entorno y con mayor participación de la comunidad educativa en la organización y gobierno de los centros sostenidos con fondos públicos.
• El establecimiento de procedimientos para la evaluación del sistema educativo, de los centros y de la función docente.
Conveniente sería que éstos fueran algunos de los elementos definitorios de los centros educativos del futuro inmediato, y todos ellos apuntan a un paulatino desplazamiento de la gestión de los recursos desde otras unidades externas hacia los centros, a un incremento importante de sus competencias y funciones y, consiguientemente, a una mayor complejidad y dificultad de la gestión de los recursos humanos y materiales. Se configuraría así un nuevo modelo de centro docente dotado de mayor autonomía, capaz de ofrecer un servicio público de educación de más calidad al estar más ligado y en contacto con su propio entorno.
Pero un centro más autónomo, con un mayor margen de actuación, lleva aparejado también un mayor grado de responsabilidad propia sobre su
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efectividad, sobre cómo aprovecha los recursos que la sociedad le entrega para que realice las funciones educativas, tanto en los centros públicos (mu-nicipales) como en los centros de titularidad privada.
Más allá de la natural exigencia de control sobre el uso de recursos públicos, la naturaleza de derecho constitucional de la educación hace que la actividad educativa esté regulada con carácter general. Especialmente en los centros financiados con fondos públicos, una parte importante de su gestión está referenciada en leyes y otras normativas complementarias que, en nuestra opinión, resultan excesivas en determinados casos, llevando a una concep-ción burocratizada de la gestión de dichos centros.
En todo caso, todo ello conforma el marco de actuación de la actividad administrativa de nuestros centros educativos.
Tal como señala Antúnez (1993:21-23), desde la sociedad se originan múlti-ples demandas sobre los centros educativos, de diferente naturaleza, que exigen, también, actuaciones diversas desde los centros escolares, que se pueden agrupar en ámbitos diversos, entre los cuales cita:
•el ámbito curricular
•el ámbito de gobierno institucional
•el ámbito de los recursos humanos
•el ámbito de los servicios
•el ámbito administrativo
Respecto a este último ámbito, señala que“comporta la realización de tareas relativas a la financiación y contabilidad; administración de recursos materiales (mantenimiento, inventariado, optimización del uso…), determinados procedi-mientos de comunicación, etc.”(Antúnez,1993:23.)
En lo que interesa a nuestro tema, cabe señalar que a una educación de calidad también se colabora mediante una eficaz y eficiente gestión de 8
NUEVO MODELO
DE CENTRO EDUCATIVO
• CENTRO AUTÓNOMO
• LIGADO AL ENTORNO
• GESTIÓN EFICAZ
• CALIDAD FINAL
• AUTOEVALUACIÓN
los recursos en poder de los centros docentes. Resulta evidente que la realización de las tareas de organización y gestión de índole administrativo y económico de los centros educativos no están suficientemente cubiertas ni convenientemente orientadas y quecabe mejorar la eficacia de este espa-cio de gestión, hasta ahora deficitario.
2.2. Organizar, gestionar y administrar el centro educativo
Como puede verse más ampliamente en Gairín (1996a:69-90), que seguire-mos en este apartado, las ciencias de la organización desde diferentes enfo-ques y contextos atribuyen campos de actuación y significados diversos a los términos organizar, gestionar y administrar, de forma tal que algunas veces tras un mismo término se encuentran diferentes conceptos, mientras que en otras ocasiones sucede lo contrario y una misma idea se intenta describir con diferentes términos.
Más allá de diferencias conceptuales y semánticas, nos encontramos con el delimitador que supone situarnos en un ámbito más o menos amplio, en lo general o en lo concreto y, por tanto en un nivel que pueda ser estratégico, táctico u operativo. En lo que interesa a nuestro tema, intentaremos delimitar qué entendemos por organizar, gestionar y administrar, desde una perspecti-va específica situada en el marco de actuación del centro escolar.
Organizamos el centro educativo cuando ordenamos y relacionamos los diversos elementos y recursos con que contamos, en aras a la consecución de los fines y objetivos consensuados y/o atribuidos al centro como tal de la manera más eficaz posible. Así pues, otorgamos una dimensión genérica al concepto de organizar, aunque situándonos en una perspectiva dinámica, por lo que incluiría las tradicionales actividades deprever o planificar, orde-nar recursos, distribuir funciones, coordiorde-nar y dirigir su ejecución y, final-mente, valorar los resultados obtenidos. En todo caso, corresponde a esta delimitación del concepto de organizar, de forma preferente, la de diseñar las metas y ordenar las estructuras internas del centro.
Gestionamosel centro cuando ejecutamos y realizamos las actuaciones que se deriven de la organización antes descrita. Así pues, desde esta perspectiva, gestionar forma parte del proceso organizativo anterior, del que es subordi-nado. Puede asimilarse, en este sentido, con la realización de tareas que conforman el funcionamiento general del centro en sus diversos ámbitos de actividad.
Entendemos, genéricamente, queadministrares cuidar de los bienes de una persona o institución de forma diligente y eficaz. No obstante, en nuestro caso aún delimitaremos más el concepto deadministrar, asimilándolo a una especial manera de gestionar que toma como referente la legislación, la normativa, los reglamentos, las disposiciones y los procedimientos denomi-nados administrativos, propios del ámbito de actuación sobre los bienes y servicios públicos.
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Como hemos tenido oportunidad de ver en el apartado anterior, los centros educativos públicos (municipales) y los concertados (subvencionados con o sin financiamiento compartido) prestan el servicio públicode educación y una parte importante de su actividad, por su propia naturaleza y por el origen público de sus recursos, está reglamentada. Su ordenación, su ejecución y su control debe realizarse conforme a los principios y preceptos reguladores establecidos a tal efecto.
Pero esta primera aproximación no agota el alcance de las actuaciones de administración de los centros. También administramos cuando realizamos actividades aplicando algunas metodologías e instrumentos que no están regulados normativamente pero sí suficientemente contrastados, que inte-gran el saber de las ciencias de la administración y de la organización, si-guiendotécnicas genéricas de gestión administrativa, procesos, formas de hacer y mecanismos habituales en este dominio, como sean las técnicas contables, la archivística y las aportaciones de la informática en este campo, entre otras.
2.3. Bases normativas de la actividad administrativa
El centro educativo debe servir, con objetividad, los intereses generales y actuar de acuerdo con los principios de eficacia, jerarquía, descentraliza-ción, desconcentración y coordinadescentraliza-ción,con sometimiento pleno a la ley y al derecho (en cuanto al orden jurídico vigente conviene remitirse al módulo D optativo de la biblioteca básica del curso, donde se ven en profundidad y especificidad estas temáticas).
En los aspectos administrativos de índole general, en tanto no estén regula-dos específicamente por otra norma, su actividad estará referenciada y deli-mitada por el conjunto de normativa constituyente del denominado procedi-miento administrativo general, especialmente por laLey 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común(BOE del 27-11-1992) que contiene aspectos genéricos de funcionamiento administrativo.
También serán de aplicación las normas equivalentes a la anteriormente citada, vigentes en el ámbito de gestión de las comunidades autónomas con competencias, si ha lugar.
El referente específico lo conforman las leyes educativasLODE, LOGSE, LO-PEGCEy sus correspondientes desarrollos normativos, especialmente los de-nominadosreglamentos orgánicos de centro.
2.4. La gestión administrativa1
Entendemos la actividad administrativa de los centros docentes como el conjunto de actuaciones organizativas y gestoras, tendentes a ordenar la
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Desde que Henri Fayol elaboró su
Teoría general de la administración, se ha considerado válido su plan-teamiento de que cualquier institu-ción, para administrarse, realiza una serie de funciones comunes identificadas comoplanificar, orga-nizar, dirigir, coordinar y controlar. Queda planteado así el concepto de“administrar”con carácter gene-ral, como laforma racional de aco-meter la actividad de toda organiza-cióny también, naturalmente, de las organizaciones educativas.
DE PUELLES, M. (1991):Política y administración educativas. UNED, Madrid.
realización de una serie de tareas que pueden calificarse de estrictamente técnicas en relación, básicamente, con el campo académico-administrativo y administrativo general.
La ejecución de dicha gestión se realiza mediante la aplicación de un conjun-to de técnicas, normas y reglas, de procedimienconjun-tos administrativos y econó-micos que pretenden dar solución eficaz a las diversas situaciones que se les presentan a los ciudadanos para al ejercicio de sus derechos respecto a los servicios educativos, en general, y de los alumnos, profesores y centro educa-tivo como tal, en este caso particular.
La organización de las tareas administrativas y académico-administrativas de los centros debe responder a una clasificación funcional, estableciendo crite-rios homogéneos y racionales para la tramitación de los diferentes procedi-mientos al objeto de obtener una gestión integrada y eficaz. En este contex-to, la organización del trabajo debe estructurarse sobre los diferentes núcleos de actividad existentes, siendo el más destacado:
2.4.1. Actividades de gestión académico-administrativa
Básicamente están relacionadas con actuaciones que implican la formaliza-ción administrativa de la trayectoria académica de los alumnos en el centro y en el sistema educativo. Incluye la atención a procesos como la matricula-ción, evaluación y seguimiento de expedientes y títulos, entre otros.
a) Matriculación de alumnos
Con carácter anual, la dirección elabora las instrucciones básicas relativas a la admisión y matriculación de alumnos para los distintos niveles de enseñanza.
Antes de que se inicie el proceso de presentación de solicitudes de admisión o preinscripción de alumnos, los centros deben precisar e informar sobre los siguientes aspectos:
• número de vacantes estimadas;
• baremos para la admisión de alumnos; • zona de influencia del centro, si ha lugar; • lugar de presentación de solicitudes;
• plazo para la presentación de las solicitudes; • fecha de publicación de las listas provisionales; • plazo para la presentación de reclamaciones; • fecha de publicación de las listas definitivas;
• plazo para la matriculación de los alumnos admitidos.
Una vez elaborada esta información, de acuerdo con las instrucciones del Director/a, deberá hacerse pública.
Las tareas de gestión administrativa más usuales que conlleva el proceso de solicitud y admisión de alumnos, son:
•Elaboración de la nota informativa y de instrucciones al público. •Recogida de las solicitudes de admisión de los alumnos.
•Comprobación de la documentación necesaria, en cada caso.
•Elaboración de las listas correspondientes, una vez finalizado el plazo. •Prestar el apoyo documental y administrativo necesario a las tareas de
baremación, asignándose a cada solicitud la puntuación correspondien-te y ordenándose de acuerdo con dicha puntuación.
•Publicación de las listas provisionales de admitidos y excluidos.
•Recepción y canalización de las alegaciones y documentación correspon-diente, si ha lugar.
•Publicación de las listas definitivas de admitidos. •Iniciar el proceso de matriculación.
•Recogida y comprobación de toda la documentación necesaria para la matriculación.
•Confección de las listas de alumnos matriculados, por niveles y grupos. •Confección de los expedientes y fichas del alumno, con los datos que
constan en los documentos de matrícula.
b) Gestión administrativa de la evaluación de alumnos
La evaluación de los alumnos es competencia de los profesores correspon-dientes que, en la reunión de evaluación y tras las deliberaciones oportunas, califican a sus alumnos siguiendo la normativa vigente y los criterios de evaluación.
Los servicios administrativos del centro prestarán su apoyo a la gestión admi-nistrativa que se genere en estos procesos de evaluación. Así, pueden colabo-rar en la elaboración de listados, actas, boletines, anotación del resultado de las evaluaciones en el expediente del alumno, reprografía de pruebas si procede, etc.
c) Gestión de equivalencias, homologaciones, convalidaciones, exenciones y dispensas
Se entiende por equivalencia académica la igualdad de valor de dos o más títulos, estudios o diplomas, como, por ejemplo, homologación de estudios de los sistemas educativos de distintos países.
Las homologaciones y convalidaciones de estudios y títulos extranjeros de educación no universitaria están reglamentados.
En cuanto a las exenciones y dispensas más usuales, hacen referencia a la exención de la educación física y deportiva, de dibujo, de la realización de pruebas orales o escritas, de lenguas propias, etc.
Los servicios administrativos del centro prestarán su apoyo y realizarán cuan-tas actuaciones sean menester en este ámbito, en base a la normativa.
2.4.2. Actividades genéricas de secretaría administrativa
Las actuaciones y procedimientos que integran este núcleo genérico de acti-vidades hacen referencia a los procesos de coordinación y gestión adminis-trativa general. Algunos procedimientos específicos en materia de gestión administrativa, sus requisitos, sus características y modelos de aplicación pueden consultarse más ampliamente en Carnicero (1996). Aquí nos limita-remos a describir algunos, como:
a) El registro de entradas y salidas de documentos
El Registro de entradas y salidas de documentos es un procedimiento admi-nistrativo de identificación, anotación, archivo y distribución de los docu-mentos que se presenten, se reciban o salgan del centro. Su finalidad es la de establecer un sistema coherente, centralizado y unificado en la secretaría administrativa del centro.
El registro puede ser manual o mecanizado pero, en todo caso, debe integrar las siguientes actuaciones:
• Numerar todos los escritos, comunicaciones, oficios y demás documen-tos, de forma correlativa, tanto los que provengan del exterior del cen-tro, como los que se originan en él y se destinan fuera del mismo. La numeración se inicia cada primero de año con el número 1.
• Indicar en cada registro de documento: fecha, naturaleza o asunto de que trata, origen y destinatario, además del número de registro asigna-do, ya indicado.
• Sellar el documento con el sello, de entrada o salida, normalizado del centro.
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•Archivar el original o la fotocopia registrada, según se trate de un docu-mento de entrada o de salida del centro.
•Dar una fotocopia al destinatario y/o interesado, si se trata de un docu-mento de entrada.
•Si el registro se hace manualmente, se materializará en un libro de registro de entradas y otro libro de salidas, con las páginas numeradas correlativamente, en cada caso.
•Si el registro es mecanizado, se utilizará un programa informático crean-do, también, ámbitos diferenciados para las entradas y las salidas de documentos.
•No es necesario registrar los impresos de propaganda ni las comunica-ciones que no tengan firma.
El procedimiento de registro de documentos suele realizarse de acuerdo con los siguientes pasos:
•Al recibirse el documento que entra o ha de salir del centro, se comprue-ba si debe ser registrado o no.
•En caso de considerarlo objeto de registro, se sella el documento y se anota en el libro de Registro con indicación de todos los datos antes reseñados.
•Si se trata de un documento de entrada, se procederá a archivar el original y facilitar una fotocopia sellada al destinatario o interesados. •Si se trata de un documento de salida, se procederá a archivar una copia
registrada y cursar el documento original al destinatario, debidamente diligenciado con el sellado de registro de salida.
b) El archivo y la custodia documental
El archivo de documentos pretende la ordenación, consulta y recuperación eficaz y diligente de los mismos, al ser requeridos, en un momento dado, por cualquier persona o institución y siempre que sea procedente.
Resulta de la máxima importancia establecer un sistema eficaz de clasifica-ción documental, pues sólo así será factible tener un archivo útil y diligente para el centro.
La secretaría del centro, generalmente, tan sólo debe ocuparse de los archi-vos generales, siendo otros órganos o unidades, como los departamentos y seminarios, quienes tengan la responsabilidad sobre la clasificación, custodia y archivo de sus propios documentos.
El funcionamiento básico del archivo en un centro educativo consiste en: •Clasificar y ordenar los documentos, asignándoles un código que los
identifique con facilidad, se trate de claves temáticas, ordinales, cronoló-gicas, etc.
•Una vez recibido el documento, deberá destacarse de alguna forma el elemento o concepto que da lugar a la clasificación en el archivo
(núme-14
Los centros educativos acostum-bran a organizar su registro de do-cumentos en:
•elregistro general, que reseña la correspondencia, comunicados, oficios, circulares, instrucciones y otros documentos de tipo gene-ral. Puede integrar de forma con-junta las entradas y salidas, o bien estructurarse en dos regis-tros separados.
•otrosregistros específicos: matrícu-la de los alumnos del centro, cer-tificaciones emitidas y recibidas, acuerdos de los órganos colegia-dos, títulos
académi-cos, etc.
ro de orden, fecha o palabras clave, según sea el sistema elegido de clasificación).
• Es conveniente llevar un libro de registro específico de entradas y salidas de documentos del archivo.
• Cuando se retira un documento del archivo, la secretaría deberá dejar constancia escrita de su destino y fecha de salida, a efectos de un buen control y recuperación. No obstante, deberá elaborarse algún criterio sobre los tipos de documentos que sólo puedan consultarse in situ y sobre aquellos otros de los cuales pueda facilitarse copia o el propio original según el motivo y los interesados en la consulta.
• Cuando un órgano o miembro del centro educativo entrega un docu-mento a la secretaría, debe hacer constar si es para el archivo y ésta debe constatar su recepción.
c) Las certificaciones
La certificación es un procedimiento administrativo que consiste en dar fe de algún dato, situación personal o académica, u otras circunstancias, que cons-ten documentalmente en los archivos del centro. Siempre se realizará como consecuencia de la solicitud expresa y concreta presentada por una persona o institución interesada y legitimada al efecto.
Sólo se pueden certificar los datos y circunstancias de las que se tenga constancia documental en el propio centro.
Deberá llevarse un libro de registro específico para anotar los certificados emitidos por el centro.
Los certificados que puede emitir un centro educativo pueden ser:
•ordinarios:
– de datos o circunstancias relativas a los alumnos;
– de datos o circunstancias relativas al personal docente; – de datos o circunstancias relativas al personal no docente; – de datos o circunstancias relativas a situaciones o actividades
del centro.
•académicos:
– de datos o circunstancias relativas a las calificaciones acadé-micas;
– de datos o circunstancias relativas a la superación de etapas y modalidades educativas.
El proceso que habitualmente se sigue en las certificaciones, comporta:
•La secretaría del centro entrega un impreso normalizado, en caso de existir, al interesado para que cumplimente la solicitud por escrito.
•Al recibirse la solicitud motivada de la persona interesada, se comprueba que pueda y deba ser emitida la certificación por el centro.
•Se registra la entrada de la solicitud.
•Se confecciona el certificado tras comprobar y consultar la información existente en los archivos y otras fuentes del centro.
•Se archiva la solicitud y se entrega el certificado al órgano que debe firmarlo.
•Una vez el certificado esté firmado, se sellará y estará en disposición de ser entregado a la persona interesada.
•Se archivará una fotocopia del certificado.
•Se entregará el certificado y se registrará como salida de documento, con la fecha correspondiente y los otros datos de identificación.
d) La autentificación de documentos
La autentificación de documentos es una de las actuaciones de la secretaría del centro, que consiste en la comprobación o confrontación del original de un documento con una copia o fotocopia suya, la realiza un funcionario de la secretaría del centro habilitado al efecto y con ella se hace constar que la citada copia reproduce fiel e íntegramente el contenido del original.
Se puede confrontar cualquier documento, estampando una diligencia, con la firma del funcionario y el sello del centro.
En general, la autentificación debe ser realizada en los servicios, delegaciones o centros en los que haya de producir efecto el documento, aunque es práctica habitual realizar autentificaciones con efectos en otras instituciones.
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En general, se entiende por “ certifi-cación”, la constatación mediante documento escrito, expedido por un funcionario público competen-te (secretario, incompeten-terventor, respon-sable de una determinada unidad administrativa…), o por una per-sona con competencias y atribu-ciones para ello (médico, empresa-rio…), que acredita formalmente determinados actos o situaciones o que da fe de un hecho, del conteni-do de un conteni-documento o de las cir-cunstancias que constan en archi-vos, registros, libros de actas, etc.
2.5. La gestión económica: el presupuesto1
Respecto a la gestión económica de los centros educativos es relativamente frecuente, y fácilmente constatable, la existencia de un doble y contradicto-rio planteamiento:
• por un lado, se reclaman incrementos en las dotaciones económicas para los centros, al considerarlas insuficientes;
• por otro lado (y probablemente derivada de tal consideración de insufi-ciencia), no se valora convenientemente la trascendencia de la gestión económica, considerada una parcela menor e incluso espuria. Así, está bastante generalizada la opinión de que la gestión económica no tiene demasiada relación con el verdadero fin de la escuela y que tan sólo los aspectos pedagógicos son los propios de la gestión del centro escolar.
La superación de estos planteamientos viene de la mano del sentido común. En los centros educativos, como en cualquier otra organización, es de gran trascendencia la realización de unagestión económicaeficaz.
Es obvio y comúnmente aceptado que la finalidad de un centro escolar no es la rentabilidad económica, pero sería ingenuo pensar que un buen funciona-miento pedagógico puede darse al margen de una eficaz y racional gestión de los recursos económicos disponibles. Todas las actividades de un centro educativo comportan gastos; unos gastos que han de ser forzosamente limi-tados, ya que los ingresos también lo son. En consecuencia, la gestión econó-mica condiciona la realización de las actividades del centro y es por esta razón que cuanto más racional y eficaz sea la distribución de los recursos económicos, mejor se podrán llevar a cabo las actividades y planes de la comunidad escolar.
Conviene recordar ahora una de las acepciones del término economía como “la ciencia que estudia el uso de los recursos escasos que se pueden utilizar para fines alternativos”.
Efectivamente, se hace difícil, por no decir imposible, atender en un momen-to dado con los recursos disponibles a momen-todos los objetivos planteados por el centro. Considerando que los recursos son escasos, es necesario administrar-los bien. Una buena planificación y gestión económica evitará, por un lado, gastos superfluos y, por otro, gastos que no se correspondan con los que se deriven de las decisiones de la comunidad escolar.
Como ya se ha visto anteriormente, todos los centros escolares tienen, al menos de manera implícita, cuando no explícita, unosplanteamientos ins-titucionales que orientan su acción en los diferentes ámbitos de actuación. En la especificidad de esas metas, objetivos y finalidades se fundamenta y se justifica una u otra manera de actuar, de interrelacionar dinámicamente los diversos elementos y recursos disponibles, entre los cuales cabe considerar los recursoseconómicos.
17 1) Este apartado ha sido elaborado como reflexiones y propuestas sobre lo expuesto por
Estos posicionamientos se convierten, al formalizarlos, en instrumentos de gestión como el Proyecto Educativo, el Proyecto Curricular, el Reglamento de Régimen Interior y la Programación General o Plan Anual del Centro, que intentan concretar su capacidad de respuesta, de mejora y de innovación.
Lagestión económica del centro, la utilización que se haga de los recursos económicos, debe estar al servicio de esos planteamientos, para posibilitar su eficacia y coherencia.
De forma específica, la Programación General o Plan Anual del centro define y ordena las actuaciones del centro durante un curso escolar, de acuerdo con las líneas prioritarias marcadas en los otros planteamientos insti-tucionales. Generalmente, estructura y concreta las actividades relativas al funcionamiento global y ordinario del centro junto a los llamados planes específicos que desarrollan los objetivos y actuaciones especiales fijadas para ese curso escolar.
También en el ámbito económico, los centros educativos disponen de un instrumento específico de planificación y gestión: elPresupuesto.
El Presupuesto es un documento de gestión económica a corto plazo (un año natural), coherente con el Proyecto Educativo, el Proyecto Curricular, el Reglamento de Régimen Interior y la Programación General o Plan Anual del Centro, adaptado a las posibilidades y limitaciones de la institución educati-va, queprevé y formaliza la relación entre las necesidades y los recursos económicos disponibles para satisfacerlos, y que se concreta en docu-mentos contables.
La elaboración del presupuesto al servicio de estos planteamientos y su eficaz gestión posterior, condicionan las posibilidades de actuación en todos los aspectos del proceso educativo.
Más concretamente, en la elaboración del presupuesto se han de decidir las prioridades de actuación del centro establecidas en los planes específicos, junto a las necesidades derivadas del funcionamiento global y ordinario para un ejercicio determinado, como puede verse en la figura 1.
La concreción de las dotaciones de recursos en el Presupuesto anual del centro vehicularán, o no, la materialización de los Planteamientos Institucio-nales y, en consecuencia, la capacidad de gestión autónoma y eficaz del centro.
Los desarrollos normativos derivados de las leyes orgánicas antes menciona-das producen cambios en la gestión económica de los centros que están en línea con la potenciación de su autonomía. Es evidente que todos los elemen-tos de gestión que se intenten introducir en la organización del sistema, serán totalmente ineficaces si no están acompañados de autonomía sobre la distribución y gestión de los recursos de que disponen los centros. Ningún elemento pedagógico o económico puede quedar fuera del ámbito de deci-sión y gestión del propio centro. Sólo desde esta concepción más amplia de la autonomía será posible optimizar los recursos económicos destinados a
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En opinión de Gento Palacios (1999), en el curso de un seminario sobre Autonomía de los centros escolares, promovido por el Consejo Escolar del Estado:
cada institución y sólo así podrá hacerse efectiva la tantas veces proclamada autonomía pedagógica y curricular.
Estos planteamientos de capacidad autónoma en la gestión económica com-pletan, en línea con lo ya expuesto en otro apartado anterior de nuestra exposición, la plasmación de un nuevo modelo de centro docente que busca la realización eficaz y eficiente del servicio de enseñanza, la optimización de los recursos disponibles mediante una buena gestión en manos de profesio-nales y, en definitiva, la mejora de la calidad de la educación.
2.5.1. Actividades de planificación, organización y gestión económica
La organización de las tareas que deben asumirse en este ámbito, hacen referencia a la ordenación y gestión económica general del centro en todos sus aspectos. El ecónomo/gerentees quien detenta las competencias de la planificación, organización y gestión económica del centro educativo de forma directa e inmediata, siempre bajo la autoridad y supervisión del direc-tor, responsable último de dicha gestión.
Las actuaciones de planificación, organización y gestión económica, se con-cretan, entre otras, en las actividades señaladas a continuación:
• Diseño del Proyecto de Presupuesto anual del centro, que implica la previsión y distribución de las partidas de gastos e ingresos que lo con-formarán.
• Presentación del Proyecto de Presupuesto a la Comisión económica para su posterior aprobación y presentación a quien corresponda.
• Gestión de los distintos conceptos por los que obtiene ingresos el centro. • Gestión de las partidas de gastos del centro.
• Control de la cuenta bancaria del centro y de los pagos que se realicen por la Caja en dinero efectivo.
• Contabilización de la gestión presupuestaria.
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• funcionamiento global ordinario • planes específicos
PRESUPUESTO
Proyecto Curricular
Programación General o Plan Anual
Proyecto Educativo
Reglamento de Régimen Interior
•Gestión de la compra de bienes y material fungible, según lo previsto en la partida presupuestaria correspondiente.
•Inicio y tramitación de los expedientes de adjudicación de bienes y material no fungible, en los casos en que sea normativamente posible (según el tipo de bien y su coste).
•Rendición de cuentas y seguimiento de la ejecución presupuestaria ante la Comisión Económica, si ha lugar.
•Presentación de los libros oficiales (bancos y caja), así como del libro de la cuenta de gestión ante quien corresponda.
•Cierre del presupuesto anual y elaboración de la cuenta de resultados. •Evaluación de la gestión presupuestaria anual.
•Elaboración de las conclusiones para incorporar a la Memoria general del centro, que deben tenerse presentes al diseñar el Presupuesto del año siguiente.
•Seguimiento y control de la gestión económica de los servicios que ofrezca el centro, como comedor, transporte, etc.
•Seguimiento y control de la gestión económica de las actividades extra-escolares y complementarias realizadas por el propio centro, si ha lugar.
2.5.2. El proceso presupuestario
De forma genérica, el proceso presupuestario implica diseñar o configurar las prioridades y sus partidas correspondientes, confección de las propuestas de gastos, redacción de un Proyecto de Presupuesto, aprobación, seguimiento
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La temporalización de la gestión económica ha estado afectada tra-dicionalmente por la discrepancia existente entre el curso escolar y el año natural, que es el período ha-bitualmente considerado por las instituciones como ejercicio econó-mico. El Presupuesto económico de los centros educativos también tie-ne esa vigencia del año natural. Esta peculiaridad temporal del año escolar ha comportado, en nume-rosas ocasiones, desconocer la pre-visión de las aportaciones econó-micas que las administraciónes destinarían a la
contable y evaluación, así como la aprobación de las cuentas y su justifica-ción. Las fases que se deben seguir en el proceso presupuestario, pueden verse en la figura 2.
a) El diseño: configuración de las prioridades y partidas
El diseñoy configuración del presupuesto es un proceso de información y toma de decisionessobre las actuaciones y su correspondiente repercusión económica que, en un centro determinado, se deciden priorizar, teniendo siempre como referente las posibilidades de ingresos y gastos del centro.
Las partidas presupuestarias pueden repartirse libremente por el centro, ate-niéndose a las siguientes consideraciones:
• Conocer exactamente los recursos disponibles.
• No se podrán realizar compras o adquisiciones mediante pagos aplaza-dos o a crédito.
• Las adquisiciones de nuevos equipamientos no podrán rebasar la cuantía establecida por la Administración educativa competente y requerirán su autorización previa.
Respecto a las decisiones de gasto, como ya se ha comentado anteriormente, se debe contemplar la:
21 Diseño o configuración
de las prioridades y partidas
Elaboración participativa y propuesta de gastos
Redacción del Proyecto de Presupuesto (Ecónomo/Gerente)
Ejecución del Presupuesto. Contabilización y control
Cierre presupuestario y evaluación
Presentación a la Comisión Económica (si procede). Aprobación, si ha lugar.
(definitivo)
PRESUPUESTO DEL CENTRO
•atribución de partidas presupuestarias para cubrir las necesidades econó-micas derivadas de diferentes actuaciones que integran el denominado funcionamiento global del centro o funcionamiento ordinario;
•atribución de partidas presupuestarias para cubrir las necesidades econó-micas correspondientes a los planes específicos de la Programación General o Plan Anual.
Se consideraningresosde los centros docentes:
•Elsaldo o remanentede la cuenta de gestión del ejercicio anterior, que se reseñará como primer ingreso. Este remanente deberá permitir que, teniendo en cuenta las fechas de recepción de los fondos, los centros cuenten en todo momento con suficiente remanente, bancario o efecti-vo, para hacer frente a los gastos que requiera su normal funcionamien-to.
•Los recursos procedentes del Estado (si corresponde) y/o los directa-mente entregados por los apoderados.
•Los recursos procedentes deotras instituciones, Congregaciones, Fun-daciones, etc.
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En las actividades de gestión administrativa de los recursos económicos y materiales se de-benimplicar, en la medida de lo posible, los diferentes secto-res de la comunidad escolar, con una orientación partici-pativa democráticay de asu-mir mayores niveles de res-ponsabilidad, en el marco de una creciente autonomía de gestión enlas instituciones es-colares.
Intereses bancarios
Recursos obtenidos por el propio Centro:
• de la venta de productos • de la venta de material obsoleto
• de la cesión o alquiler y de prestaciones de servicios
Recursos procedentes de legados y donaciones Recursos procedentes de otras Instituciones Recursos procedentes del Estado y/o Apoderados:
• para los gastos de funcionamiento • para otros gastos o programas específicos
Saldo o remanente
INGRESOS DE UN
CENTRO ESCOLAR
• Losrecursos procedentes de legados y donaciones.
• Los recursos obtenidos como consecuencia de la venta de bienes o como pago de prestaciones o serviciosrealizados por el centro, como enajenación o venta de bienes de equipo, venta de productos obtenidos por el centro a través de las actividades que le son propias (camisetas, publicaciones, etc.), recursos obtenidos por la venta de servicios del centro (venta de fotocopias, cesión de locales o instalaciones del centro, servicios de hostelería, etc.).
• Monto total de las cantidades estimadas y que corresponden a los inte-reses bancarios devengados por los depósitos de la cuenta bancaria del centro en el periodo presupuestario correspondiente.
Se considerangastos de los centros docentes:
• Sueldos y honorarios.
• Reparación y conservación de edificios y otras construcciones.Gastos de mantenimiento, conservación y reparación de edificios y locales, ya sean propios o arrendados. Se excluyen las reformas y ampliaciones de importancia. Gastos por obras de reparación inmediata de daños por causas extraordinarias e imprevisibles.
• Reparación y conservación de maquinaria, instalaciones y utillaje. Tarifas y gastos por vigilancia, revisión, conservación y entretenimiento en máquinas e instalaciones.
• Reparación y conservación de mobiliario y enseres. Gastos de revi-sión, conservación y entretenimiento de mobiliario y máquinas de ofici-na, de material docente, etc. En ningún caso comprende la adquisición del material mencionado.
• Reparación y conservación de equipos para procesos de informa-ción.Gastos de mantenimiento o de carácter análogo que originen los equipos de procesos de transmisión de datos informáticos.
• Material de oficina.Gastos ordinarios de material de oficina no inventa-riable. Pequeño material inventainventa-riable. Gastos de prensa, revista y publi-caciones periódicas, libros y otras publipubli-caciones. Gastos de material para funcionamiento de equipos informáticos, transmisión y otros.
• Mobiliario y equipo. Adquisición de mobiliario y equipo escolar no contemplado en programas centralizados de inversiones.
• Suministros. Gastos de agua, gas, luz, calefacción, acondicionamiento de aire y análogos, excepto los que estén comprendidos en el precio de los alquileres. Gastos de vestuario (uniformes de subalternos y personal de limpieza). Gastos de medicinas, productos de asistencia sanitaria, etc. Gastos de material de limpieza. Gastos de material de actividades docen-tes. Gastos de alimentación.
• Comunicaciones. Gastos por servicios telefónicos, postales y telegráfi-cos, así como cualquier otro tipo de comunicación.
•Transportes. Gastos de transporte de todo tipo, excepto el transporte diario del personal al Centro en el que presta sus servicios.
•Trabajos realizado por otras empresas. Gastos de limpieza, vigilancia, etc. (contratos realizados con empresas).
•Gastos diversos. Gastos de actividades culturales y recreativas y otros gastos de funcionamiento no incluidos en los demás conceptos.
b) La elaboración participativa y la aprobación del Presupuesto
ElEquipo Directivodel centro es el órgano encargado de aprobar el proyec-to de presupuesproyec-to, así como de aprobar cualquier modificación que se pro-dujera en el mismo, y de evaluar la ejecución presupuestaria.
La elaboración del presupuesto es una de las competencias específicas el Ecónomo/Gerente, que diseñará un proyecto de presupuesto del centro, para su posterior presentación a aprobación al Equipo Directivo, previo infor-me de la Comisión Económica, si ha lugar.
No obstante el presupuesto debe estar al servicio, como ya hemos comenta-do anteriormente, de los planteamientos institucionales del centro. Si estos son fruto de la participación, también lo habrá de ser el presupuesto, sin que ello suponga interferencias en las funciones y responsabilidades propias de cada órgano del centro.
Por ello es recomendable que en su elaboración se arbitren los mecanismos que hagan efectiva la más amplia participación posible de los diferentes miembros de la comunidad educativa, unidades organizativas y áreas de gestión del centro, para que manifiesten sus necesidades específicas y las correspondientes propuestas de gastos, como queda recogido en la figura 4.
Los pasos a seguir para la elaboración de dichas propuestas de gastos, siem-pre de acuerdo con la anterior consideración participativa, pueden ser:
•De conformidad con las actuaciones priorizadas en la Programación General o Plan Anual, las diferentes unidades, profesores, departamen-tos, personal no docente, etc., iniciarán el proceso de cuantificación de los gastos que, para su unidad, comportará la realización de dicha pro-gramación.
•Será responsable orgánico de cada unidad, el coordinador del ciclo o el jefe del departamento, el encargado de recoger estas necesidades y de hacer una primera comprobación, en el sentido de que los gastos se ajusten y hagan posible el desarrollo de los objetivos concretos. En una reunión de la unidad organizativa, ciclo o departamento, se valorarán los gastos globales que de esta programación podrían imputarse a dicha unidad y que se remitirán al Ecónomo/Gerente para su posible conside-ración en el Presupuesto, como una propuesta de gastos.
•Finalmente, el Gerente será la persona que elaborará técnicamente, bajo la supervisión del Director, de acuerdo con todos los datos recogidos y también con los documentos de organización y funcionamiento del
centro, el proyecto de presupuesto que se presentará, cuando así esté normado, a la Comisión Económica y al Equipo Directivo para su discu-sión y aprobación, si ha lugar. Una vez aprobado dicho proyecto, éste se convierte en el Presupuesto definitivo del centro, como puede verse en la figura 4.
c) Ejecución del Presupuesto
Una vez aprobado el presupuesto se inicia la fase deejecución.
ElDirectorserá el responsable final de autorizar los gastos siempre que estén originados por conceptos incluidos en las diferentes partidas presupuestarias.
El ecónomo/gerente dispondrá de los fondos de la cuenta del centro y deberá ir comprobando, con uncontrol contableadecuado, que los
distin-25
• funcionamiento global ordinario • planes específicos
Presupuesto definitivo del Centro
Sectores de la comunidad
Programación General o Plan Anual
Propuestas de gastos
Proyecto de Presupuesto
Consejo Directivo Comisión Económica
(si procede) Unidades
orgánicas
Áreas de gestión
tos gastos que genera el centro no se desvíen de las líneas maestras marcadas en los presupuestos.
d) Contabilización y control del Presupuesto
Los instrumentos materiales para el control contable son los llamadosLibros de Contabilidad.Los Libros de Contabilidad son conjuntos de hojas de una misma estructura gráfica, encuadernados o no (por tanto se pueden utilizar hojas sueltas numeradas), en los que se hacen las anotaciones y se llevan las cuentas. Las anotaciones que se realicen en los diferentes libros de contabili-dad, han de ser veraces y exactas, y se han de poder justificar siempre con la adecuada documentación comprobatoria (facturas, recibos…).
Los registros contables que habitualmente se utilizan son ellibro Diario, el libro Mayor, el libro de la Cuenta de Gestión, el libro de Banco de la Cuenta Operativa, el libro de Caja y el libro de Inventario(véase anexo 1), además de aquellos otros específicos de las necesidades del centro, como el de comedor escolar, si ha lugar.
•Libro Diario:Su objeto es reflejar, de una manera cronológica, todos los hechos contables habidos a lo largo de la gestión económica o sea ordenados por las fechas en que se produzcan las diferentes operacio-nes. El Diario, además de esta visión cronológica, actúa como elemento vertebrador de todas las cuentas que intervienen en la contabilidad, ya que centraliza a todas ellas para luego poder individualizarlas, cuenta por cuenta, a través del libro Mayor.
•Libro Mayor: Cumple la misión de agrupar las diferentes cuentas que integran la contabilidad. Se abre en principio una cuenta para cada una de las partidas que integran el movimiento contable a lo largo del ejerci-cio económico. Si el Diario es un libro de recopilación cronológica, el
Mayor tiene como función básica ir recopilando sistemáticamente las operaciones que anteriormente se han inscrito en el Diario.
Deberán existir tantas cuentas integrantes del libro Mayor como sean necesarias, para llevar la contabilidad del centro. Así, por ejemplo, integrarían el Mayor de un centro el conjunto de las siguientes cuentas: Banco, Caja, Suministros, Material de Oficina, Comunicaciones, Mate-rial didáctico, etc. El traslado de los asientos del libro Diario a las cuen-tas integrantes del libro Mayor es, pues, una operación sencilla; sólo se trata de ir pasando las cantidades registradas en el Diario a las diferen-tes cuentas y abriendo las necesarias si la cuenta en cuestión aún no existiese.
• Libro de Banco de la cuenta operativa:se anotarán todos los ingresos y pagos efectuados a través de la antes mencionada cuenta operativa única del banco, independientemente del concepto presupuestario de que se trate.
• Libro de Caja:recogerá el movimiento de ingresos y pagos efectuados en metálico (dinero efectivo), como serían los ingresos procedentes de la prestación de servicios por parte del centro y los pequeños gastos que puedan pagarse directamente.
e) Cierre presupuestario
Cuando se dé por acabada una fase del ejercicio económico (según la norma-tiva de cada administración educanorma-tiva competente), el secretario/ administra-dor ha de rendir cuentas al Consejo Directivo y poner a su disposición para la revisión correspondiente el libro de la Cuenta de Gestión y todos los otros libros de contabilidad que reflejen el movimiento económico del centro en ese período.
Estas actuaciones permitirán llevar a la práctica uno de los objetivos primor-diales: la total transparencia de la gestión económica.
La figura 5 recoge los aspectos más importantes que afectan a la ejecución, contabilización, control y cierre del presupuesto.
f) Evaluación presupuestaria
Una vez finalizado el período de vigencia y a fin de evaluar la eficacia del Presupuesto aplicado, los diferentes miembros de la comunidad educativa con responsabilidades en la gestión del centro (Ecónomo/Gerente, Equipo Directivo, Consejo Directivo…) deben realizar un análisis detallado del ejerci-cio presupuestario.
Esta evaluación aportará elementos para la confección del presupuesto del próximo ejercicio y para la redacción de la memoria de gestión, puede estructurarse en torno a las siguientes cuestiones:
• Grado de consecución de los objetivos: Valoración de los objetivos conseguidos en comparación con los planteados al confeccionar el
supuesto, teniendo en cuenta los condicionamientos, tanto de personal como de otros recursos que se hayan podido producir.
•Criterios de asignación de recursos: Es necesario valorar los recursos que se han utilizado en cada caso para conseguir los objetivos señalados al confeccionar el presupuesto. Pudiera suceder que no se hayan utiliza-do los recursos suficientes para lograr con éxito los objetivos planteautiliza-dos. •Valoración de la cobertura: Deberá considerarse, de igual forma, la cobertura final de cada partida presupuestaria. Ver en qué partidas se han producido desviaciones importantes y como se valoran en función de las causas que las han producido y del posible margen de maniobra de que se haya dispuesto en cada caso.
•Valoración global de los gastos producidos: Se trata de hacer un análisis de los gastos producidos y de su distribución (es necesario
hacer-28
CONTROL DE LA GESTIÓN ECONÓMICA
PRESENTACIÓN A LA ADMINISTRACIÓN
COMISIÓN ECONÓMICA
JUSTIFICACIÓN DE CUENTAS EVALUACIÓN
AUTORIZACIÓN Y FIRMA
ACTAS DE APROBACIÓN DE CUENTAS
DIRECTOR
CONSEJO DIRECTIVO
ELABORACIÓN DE LA MEMORIA PRESUPUESTARIA Y DEL INFORME EVALUADOR PARA ADJUNTARLOS
A LA MEMORIA DEL CENTRO
GASTOS Y PAGOS
PRESUPUESTO
CONTROL CONTABLE
ADMINISTRADOR CONTABILIDAD
EJECUCIÓN Y CONTROL
CIERRE PRESUPUESTARIO
lo igualmente de los ingresos), una comparación relativa del volumen de dinero que ha sido necesario para cubrir los diferentes tipos de gastos previstos (material docente, reparaciones…).
• Propuestas para incorporar al siguiente presupuesto: Al hacer la dis-tribución de las partidas presupuestarias para el año próximo, será nece-sario tener en cuenta la experiencia obtenida y de esta forma intentar adecuar cada vez más el Presupuesto a la realidad de nuestro centro.
2.6. La administración de recursos materiales
El conjunto de recursos materiales de los centros docentes es cada vez más amplio y diversificado: el inmueble, las instalaciones, el mobiliario, el material didáctico, el equipamiento de los laboratorios y talleres, los equipos informá-ticos y audiovisuales, el equipamiento deportivo, etc. Este equipamiento puede proceder de dotaciones realizadas al centro por el Estado y por otras instituciones, o como resultado de la compra directa por el propio centro, en algunos casos.
Con la progresiva autonomía de los centros educativos se hace cada vez más necesaria y más importante la eficaz gestión de sus recursos materiales. La sociedad invierte cuantiosos recursos en educación y espera la mejor utiliza-ción de estos recursos. Por otro lado, es necesario considerar el valor añadido que proporcionan los elementos materiales y financieros a todo el proceso educativo.
La gestión administrativa y económica de los recursos materiales deberá permitirnos valorar adecuadamente el uso de las instalaciones y de los equi-pos que conformen la infraestructura del centro, prever su obsolescencia o caducidad, planificar la distribución de las dotaciones y en definitiva, optimi-zar dichos recursos materiales.
La organización de las tareas que debe asumir el centro en este ámbito hacen referencia a la ordenación y gestión, en general, de los recursos materiales del centro.
Es responsabilidad del Ecónomo/Gerente, bajo las directrices del Director, la conservación, reparación y buen uso de los bienes inmuebles del centro, los edificios y espacios que lo componen, así como la utilización de los locales del centro para actividades no lectivas y en horarios no escolares, regulada normativamente.
También deberá velar por la correcta distribución del material del centro y establecer normas y criterios para la utilización del material y de los espacios comunes, que permitan el mejor aprovechamiento de los recursos disponi-bles.
Por otro lado, se pueden “dar de baja” ciertos bienes materiales del centro por obsolescencia y puedan ser sustituidos por otros nuevos. Existe, en con-secuencia, una gestión económica de compraventa de equipos y mobiliario, que puede ser realizada directamente por el propio centro.
29
En estas circunstancias cabe plantearse modelos de gestión integral de los recursos materiales que además de ser eficientes, tengan suficiente versatili-dad para adaptarse a las circunstancias cambiantes del centro.
2.6.1. Actividades de gestión de los recursos materiales
La gestión de los recursos materiales del centro comporta la consideración de los bienes inmuebles, de los bienes muebles y de otros bienes materiales, de material didáctico, audiovisual, informático, etc. y la realización de diferentes actividades de dotaciones y compras, de conservación y renovación, de utili-zación y de inventario. Estas actuaciones, de las cuales es responsable final el Director, entran en el ámbito de competencias del Ecónomo/Gerente del centro.
Las actuaciones de gestión de los recursos materiales pueden estructurarse en los siguientes bloques y apartados:
a) Bienes inmuebles e instalaciones
•Control de la aplicación de las normativas sobre sanidad, seguridad, señalización y evacuación de edificios.
•Acciones de conservación y renovación de instalaciones.
•Gestión de permisos y control de la utilización de instalaciones y locales. •Supervisión del cumplimiento de normas y criterios de utilización
estipu-lados en el centro.
•Seguimiento y control de la eficacia de las actuaciones de los servicios de limpieza, vigilancia y mantenimiento que se realizan en el centro.
b) Bienes muebles (inventariables)
•Gestión de los expedientes de adquisición y adjudicación. •Solicitud de dotaciones.
•Gestión de compras.
•Actuaciones de conservación y renovación.
•Supervisión del cumplimiento de normas y criterios de utilización estipu-lados en el centro.
•Realización y actualización del inventario.
c) Otros bienes materiales (inventariables y fungibles): material didáctico, audiovisual, informático, deportivo, de oficina…
•Gestión de dotaciones y compras. •Conservación y renovación.
•Supervisión del cumplimiento de normas y criterios de utilización estipu-lados en el centro.
•Realización y mantenimiento del inventario, si ha lugar.
2.6.2. El inventario
La realización del inventario (o relación descriptiva de todos los bienes materiales de una entidad u organización) y su actualización permanente es un instrumento básico para el mantenimiento, la custodia y el control de los bienes materiales del centro. Por otro lado, el inventario está considerado como instrumento complementario a la gestión económica de los bienes materiales no fungibles.
En el inventario se integra la relación o listado de todos los bienes, mobiliario y material no fungible, existentes en el centro docente. En dicha relación se ha de hacer constar la cantidad o número de unidades o ejemplares, su destino o ubicación dentro del centro, y su estado de conservación. Debe estar totalmente actualizado y puesto al día, para así recoger de forma feha-ciente el movimiento del material y mobiliario del centro.
Cuando el centro dispone de servicio de comedor escolar, las instalaciones, máquinas, mobiliario, etc. deben recogerse en un inventario específico y complementario al genérico, lo que permitirá imputar su coste de manteni-miento a la cuenta de dicha actividad.
Igualmente, cuando el centro disponga de biblioteca, su fondo bibliográfico, por su especial tipología de registro, puede ser objeto de un inventario propio o catálogo detallado de todos los volúmenes, anexo al inventario general del centro.
Finalmente, es conveniente elaborar inventarios específicos y diferenciados cuando en las instalaciones y con bienes materiales del centro se realizan servicios o actividades (préstamo, alquiler…) en las que intervienen personas o instituciones ajenas al centro, al objeto de su mejor control.
La competencia funcional sobre la elaboración y actualización del inventario corresponde al Ecónomo/Gerente del centro, que podrá recabar la ayuda de los profesores, jefes de departamento y otros miembros de la comunidad escolar para una mejor descripción de todos y cada uno de los elementos a inventariar.
En el caso de un centro de nueva creación, la elaboración del inventario se realizará a medida que se vayan recibiendo los materiales, equipos y mobilia-rio, hasta tener una base exhaustiva de los materiales existentes en el centro.
En los centros en que el inventario ya está elaborado, solamente se requiere mantenerlo actualizado. El Ecónomo/Gerente debe controlar, en ese caso, todos los movimientos de altas y bajas que en el centro se produzcan en relación al mobiliario y material no fungible, así como una valoración conti-nuada de su estado de conservación.
Cuando se produce el relevo del Director del centro, debería comprobarse la situación del inventario y confirmar las correspondientes entrega y recepción por los equipos o cargos salientes y entrantes.
El documento “inventario” debe contener, como mínimo:
•Número de Registro del elemento inventariado (número de orden cro-nológico).
•Descripción del bien o elemento registrado, lo más completa posible, incluyendo la descripción técnica, si ha lugar.
•Número de unidades o ejemplares de cada uno de los elementos ante-riores.
•Procedencia u origen de cada elemento, que indica quien lo ha facilitado o dotado al centro.
•Fecha de alta o entrada al centro.
•Estado de conservación, estableciendo categorías uniformes. •Ubicación física y/o de dependencia funcional en el centro. •Fecha de baja, en el momento en que se produzca, si ha lugar. •Causa de la baja del elemento inútil u obsoleto.
ElLibro de Inventariopuede materializarse mediante hojas sueltas (procedi-mientos informáticos) o libro encuadernado. Cualquier modelo que recoja
los elementos de contenido definidos anteriormente puede ser válido, como el reseñado en el ejemplo siguiente:
33
MODELO DE LIBRO DE INVENTARIO
Nº de registro
Descripción del objeto
Nª de unidades
Procedencia u origen
Fecha de Alta
Estado de conservación
Ubicación o destino
Fecha de baja
3. ACTIVIDADES
3.1. De aplicación
1. En el texto de Gairín (1996a:79-82), se realiza una delimitación de los con-ceptos organización, gestión y administración, referenciándolos a los centros educativos. Elabora un resumen.
2. Analiza lo indicado por Antúnez (1993:82) respecto a la autonomía adminis-trativa y financiera de los centros educativos y realiza un resumen.
3. La actividad administrativa debe realizarse de acuerdo a los principios de eficacia, jerarquía, descentralización, desconcentración y coordinación. Pon ejemplos de nuestro sistema educativo o de otros que reflejen la aplicación de estos principios.
4. Señala las diferencias entre gestión administrativa general y gestión académi-co-administrativa.
5. Construye un esquema que recoja los diferentes conceptos de gastos en un centro educativo.
6. Indica qué se entiende por “coherencia”del Presupuesto con los planteamien-tos institucionales.
7. Señala los elementos que se deben considerar para diseñar el presupuesto de un centro educativo.
3.2. De desarrollo
1. La actuación administrativa y económica viene condicionada por el modelo de centro. Después de leer las páginas 79 a 88 del texto de Antúnez (1993) sobre la autonomía de los centros educativos, elabora un cuadro que recoja las diferencias que, en tu opinión, se producen en la actuación administrati-va, según se trate de un modelo de centro heterónomo o de centro autóno-mo.
2. Antúnez (1993:88) señala que «la autonomía excesivamente reglamentada da lugar a un ejercicio aparente y falso». Realiza un comentario al respecto.
3. Redacta un modelo de Acta de una sesión de Consejo escolar en la cual se incluyan los aspectos señalados en el apartado2.6.1. Actividades de secretaría de los órganos colegiados.
4. Realiza un esquema que recoja los diferentes momentos del proceso de ma-triculación de alumnos y quienes intervienen.
5. Redacta un modelo de certificación que incluya todas las cuestiones reseña-das en el apartado2.4.2.c) Las certificaciones.
6. Analiza y compara los elementos de contenido en que se organiza el inven-tario de tu centro con los que figuran en el modelo propuesto en el apartado 2.6.2. El inventario.
8. Indica algunas instancias que puedan intervenir en la elaboración participa-tiva del Presupuesto.
4. BIBLIOGRAFÍA
ANTÚNEZ, S. (1993): Claves para la organización de centros escolares. ICE/Horsori, Barcelona.
CARNICERO, P. y GAIRÍN, J. (1995):El Administrador del centro educativo. MEC/Con-sejo General de Economistas de España, Madrid.
CARNICERO, P., GAIRÍN, J. y SOLER, M.(1995): “El Administrador de los centros educativos”. En GAIRÍN, J. y DARDER, P. (coord.):Organización y Gestión de Centros Educativos. Praxis, Barcelona.
CARNICERO, P. (1996): “Modelo de organización y funcionamiento de la Secretaría”. En GAIRÍN, J. y DARDER, P. (coord.):Estrategias e instrumentos para la gestión educati-va. Praxis, Barcelona.
CHIAVENATO, I. (1981):Introducción a la teoría general de la administración. McGraw-Hill, Bogotá.
DE PUELLES, M. (1991):Política y administración educativas. UNED, Madrid.
GAIRÍN, J. (1996a):La organización escolar. Contexto y texto de actuación. La Muralla, Madrid.
GAIRÍN, J. (1996b): ”La gestión administrativa y económica”. En GAIRÍN J. y DARDER, P. (coord.):Estrategias e instrumentos para la gestión educativa. Praxis, Barcelona.
GÓMEZ, F. y JIMÉNEZ, A. (1992):Administración educativa. Hespérides, Salamanca.
SOLER, M. (1996): ”Estrategias e instrumentos de gestión económica del centro”. En GAIRÍN, J. y DARDER, P. (coord.):Estrategias e instrumentos para la gestión educativa. Praxis, Barcelona.
FIDE
Federación de Instituciones de Educación Particular
08193 BELLATERRA - CERDANYOLA (BARCELONA - ESPAÑA) www.blues.uab.es/campus_virtual/master/master9/
CURSO DE POSTGRADO
DE DIRECCIÓN DE CENTROS EDUCATIVOS
2000-2001
LA ADMINISTRACIÓN DEL CENTRO EDUCATIVO
