Práctica de Especialidad II Fase de Inicio: Administración de Cursos de Postgrado UCA - MINED Gema System

Texto completo

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“José Simeón Cañas”

Facultad de Ingeniería y Arquitectura

Práctica de Especialidad II

Fase de Inicio:

Administración de Cursos de Postgrado UCA - MINED

Gema System

Catedrático:

Lic. Mauricio Quevedo

Presentado por:

Fátima Haydeé Hernández Brito Tanya Angélica Nóchez Perdomo

Mónica Beatriz Palacios Torres Donnina Beatriz Paz Rivera

Fecha de entrega:

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1

ÍNDICE

Descripción General del Problema 2

Propuesta de Solución 3

Objetivos 5

Objetivo General 5

Objetivos Específicos 5

Alcances y Limites del Sistema 6

Alcances 6

Límites 6

Diagramas de caso de uso preliminares 7

General 7

Especifico 1 – SEDES 8

Especifico 2 – ESPECIALISTAS Y PARTICIPANTES 9

Especifico 3 – REPRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE MATERIAL 10

Especifico 4 – ADMINISTRACIÓN DE NOTAS 11

Diagrama de Clase Preliminar 12

Diagrama de Clase 13

Planeación y Cronograma del proyecto 15

Calendarización General del Proyecto 15

Cronograma del Proyecto fase de análisis 18

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2

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROBLEMA

A partir del año 2009 la Universidad Centroamericana “José Simeón Cañas” (UCA) ha hecho convenios de cooperación con el Ministerio de Educación (MINED) para la administración de cursos de postgrado para docentes que atienden las áreas de tercer ciclo de educación básica y educación media (Bachillerato). Dentro de la Universidad Centroamericana “José Simeón Cañas” este proyecto es administrado por la Unidad de Proyectos de Educación UCA-MINED, quien coopera con el Ministerio de Educación para realizar tareas de administración. Dentro de la Unidad de Proyectos, la gerencia del departamento dirigido por la Licda. Brenda de Bruno y el Lic. Humberto Molina han observado la necesidad de automatizar este proceso debido a que actualmente la información se maneja por medio de hojas de cálculo, lo cual dificulta el acceso inmediato a la información específica que se maneja como resultado del desarrollo de estos cursos, por ejemplo la elaboración y presentación de reportes.

Estos son cursos de especialización que se llevan a cabo en determinadas sedes ubicadas en todo el territorio nacional, estas sedes pueden ser centros escolares o Centros de Desarrollo Profesional Docente ubicadas en las cabeceras departamentales. Para impartir estos cursos se contratan especialistas que son profesores con un mayor grado de especialización en las materias básicas del plan de estudio en los niveles de tercer ciclo y bachillerato. Los cursos se imparten para estas seis asignaturas o especialidades básicas, las cuales son: Lenguaje y Literatura, Matemática, Estudios Sociales, Biología, Química y Física. Las asignaturas impartidas en determinada sede se conocen como secciones de las que, según la demanda de participantes inscritos pueden abrirse nuevas secciones para una misma asignatura. Para cada asignatura existe un coordinador que se encarga de elaborar el material a desarrollar durante el curso y de llevar el control de los especialistas que atienden la asignatura para cada sección. Un coordinador puede ser a su vez, especialista a cargo de impartir el curso en determinada sección.

El material didáctico que elabora cada coordinador se recibe para ser reproducido y posteriormente distribuido en las sedes donde se imparten los cursos. Los datos acerca de la reproducción de material son recibidos de parte del MINED en los que se detallan las cantidades de material requerido para cada sección a nivel nacional. Para la distribución de este material es necesario contar con los servicios de diferentes transportistas particulares, lo cual genera la necesidad de controlar datos específicos acerca de estos transportistas y llevar bitácoras de control que indiquen la cantidad de material didáctico que cada uno de ellos entregara y el lugar de destino de este material.

Al final de cada curso se reciben los listados de notas para cada sección, de las cuales se almacenan los datos de cada participante que asistió y la nota final obtenida en este curso.

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PROPUESTA DE SOLUCIÓN

La forma actual de manejo de la información se hace entre dentro de la Unidad de Proyectos dividida entre dos tipos de usuarios la gerencia que recibe datos finales en forma de reportes acerca de la administración y dos personas encargadas del ingreso de datos y el manejo y actualización de la información. La forma más efectiva de comunicación entre estos usuarios se realiza vía correos electrónicos pues no se cuenta con ninguna red local de conexión entre los computadores de cada uno de ellos. Por lo cual se hace necesaria una aplicación de plataforma web como manera de implementar la solución a esta problemática.

Al abrir un curso debe determinarse el nivel de educación al que corresponde: Bachillerato o Tercer Ciclo. Luego se asigna o selecciona el número correspondiente de curso. Por ejemplo, actualmente se está impartiendo el curso número 1 de tercer ciclo y el curso número 3 de bachillerato. De cada nivel se ofrecerán en total 8 cursos.

Los datos iniciales se reciben del MINED, es quien envía datos tales como el listado de las sedes en donde se impartirán los cursos y la nomina de especialistas. La forma en que se reciben estos datos es en su mayoría en hojas de Excel. En ocasiones se reciben únicamente como texto en archivos digitales o en el cuerpo de un correo electrónico, otras veces se reciben en documentos físicos. Por lo tanto será necesario ingresar estos datos directamente al sistema por parte de algún miembro del personal de la Unidad de Proyectos.

El ingreso del número de participantes por sección y de Especialistas se puede hacer en forma paralela y se vinculan ambos con el detalle del número de sección.

Luego se obtiene a partir de esta información, el listado de sedes con sus direcciones y demás datos. Cada sede corresponde a algún departamento del país. Para los cursos de bachillerato solo hay sedes en 11 departamentos y de tercer ciclo en los 14. Para listar los departamentos se asigna un código a cada uno y por convención se establece el siguiente orden:

CÓDIGO DEPARTAMENTOS

1 AHUACHAPÁN

2 SANTA ANA

3 SONSONATE

4 CHALATENANGO 5 LA LIBERTAD 6 SAN SALVADOR

7 CUSCATLÁN

8 LA PAZ

9 CABAÑAS

10 SAN VICENTE

11 USULUTÁN

12 SAN MIGUEL

13 MORAZÁN

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Para almacenar los datos referentes a las sedes en las que se imparten los cursos, es necesario obtener los siguientes datos mínimos: Código del departamento, Nombre del Contacto, Nombre de la sede y Dirección de la sede. Adicionalmente debe ser posible almacenar además el número de teléfono y un e-mail de contacto con la sede.

En lo que respecta a las materias o especialidades que se imparten dentro del curso, estas están previamente determinadas, son seis en total y no se planea aumentar la cantidad de ellas ni cambiar las especialidades impartidas. Para estas, al igual que para los departamentos, se tiene predefinido el orden en que se presentan, aunque estas no tienen asignado ningún código. Las materias impartidas son: Lenguaje y Literatura, Matemática, Estudios Sociales, Biología, Química y Física, las cuales al igual que los departamentos se acostumbra registrarlas en este orden siempre.

A partir de listado de sedes y las materias que se impartirán en cada una de ellas, el MINED envía el detalle de las secciones y la cantidad de participantes inscritos en cada una de ellas. Estas cantidades aproximadas se toman como base para iniciar la reproducción de material.

Para realizar la reproducción del material didáctico se espera a que cada uno de los 6 coordinadores envíe el material correspondiente a su especialidad. Una vez recibido el documento del material didáctico, se sistema deberá proporcionar los datos necesarios en cuanto a la cantidad total de material a reproducir por especialidad. Estos datos se utilizan para solicitar la reproducción de material a determinada imprenta. De este proceso es necesario mantener un control del material total solicitado por cada especialidad, la cantidad de páginas que comprende cada material didáctico, de la fecha de solicitud de reproducción y de la fecha propuesta para la entrega del material reproducido.

Luego de recibir el material de apoyo, se realiza la distribución del material a cada sede y para facilitar la entrega se hace siguiendo como base la división política por zona territorial del país, es decir Zona Oriente, Zona Occidente y Zona Central. Entonces a partir de esta segmentación se agrupan las sedes en las cuales se distribuirá el material didáctico.

De manera individual a esto se realiza la contratación del personal que se encargara de la distribución a los cuales se les identifica como transportistas, de los que es necesario almacenar los siguientes datos: Nombre completo, número de teléfono celular, número de placa del vehículo en que trasportara el material, una descripción del tipo de vehículo del cual dispone, número de DUI y número de NIT.

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OBJETIVO GENERAL

Desarrollar e implementar un sistema que automatice la administración y el control

administrativo para mejorar la eficiencia en el manejo de la información generada a partir de la

preparación y el desarrollo de los cursos de especialización docente para profesores de las aéreas

comunes de Tercer Ciclo de Educación Básica y Bachillerato impartidos por el MINED a nivel

nacional.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

1. Organizar el control y manejo de la información en los centros educativos o lugares

(sedes) en donde son impartidos los cursos.

2. Centralizar la información de nominas de especialistas (imparten los cursos) y nomina de

docentes (participantes).

3. Solventar las dificultades de organización en la distribución del material didáctico de

cada uno de los cursos.

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ALCANCES Y LÍMITES DEL SISTEMA

Alcances

 El sistema en general, pretende facilitar la administración de la información de docentes de nivel de Educación Media y Tercer Ciclo, mediante el almacenamiento organizado de su información.

 Se llevara un registro actualizado de los transportistas que se encargan de distribuir los materiales didácticos, así como también de las rutas que estos llevaran hasta llegar a su destino.

 El sistema llevará un control del envío de Material Didáctico hacia las diferentes Sedes.

 Se pretende que el usuario pueda obtener la información del sistema mediante reportes de los datos de los participantes, sedes, cantidad de material didáctico por sede, entre otros.

 Se mostrara el dato final de profesores que aprobó, reprobó o ira a recuperación del curso para cada sección.

Límites

 Dentro del sistema no se llevará registro de ningún tipo de Estadísticas, Gráficos, etc.

 El equipo de Trabajo que realizará el Sistema no se involucrará directamente con el MINED, sino que siempre se tendrá de intermediario al personal administrativo de la UCA de igual manera el MINIED no tendrá acceso al sistema.

 No se llevara control de la asistencia de los participantes a los cursos.

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DIAGRAMAS DE CASO DE USO PRELIMINARES

GENERAL

Nombre del elemento Descripción

Nombre del caso de uso Administración de Datos del Curso

Condición Inicial Recibir la información de parte del MINED para la organización de los Cursos.

Flujo de Eventos

1. El administrador ingresa los datos del los cursos que se impartirán.

2. El sistema muestra los listados utilizando los datos ingresados mediante listas.

Condición de Salida El sistema presentará los reportes de los cursos.

Actores Participantes Administrador UCA, Gerente UCA

Gerencia UCA Administrador UCA

Almacenar datos del Curso

Elaborar listados

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ESPECÍFICO 1 – SEDES

Nombre del Elemento Descripción

Nombre del Caso de Uso Organización de sedes

Condición Inicial Recibir la información de las sedes del MINED en las que se darán los cursos.

Flujo de Eventos

1. El administrador ingresa la información de las sedes en las que se impartirán cursos.

2. El sistema muestra las sedes que existen por departamento.

3. El administrador tiene la capacidad de hacer cambios que recibe del MINED acerca de las sedes.

Condición de Salida Pasado un tiempo, el sistema será capaz de generar las sedes que serán usadas durante el curso por cada zona.

Actores Participantes Administrador UCA, Gerente UCA

Gerencia UCA Administrador UCA

Almacenar datos de Sede

Generar Listados

Modificaciones a los Listados

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ESPECÍFICO 2 – ESPECIALISTAS Y PARTICIPANTES

Nombre del Elemento Descripción

Nombre del Caso de Uso Almacenamiento de especialistas y de docentes.

Condición Inicial

Recibir la información del MINED acerca de los participantes y especialistas que participaran en el curso.

Flujo de Eventos

1. El administrador ingresa la información de los participantes de cada curso.

2. El sistema muestra la información de los participantes y especialistas que existen por departamento, sede, etc.

3. El administrador tiene la capacidad de hacer cambios que recibe del MINED sobre los datos de los participantes y especialistas.

Condición de Salida

Pasado un tiempo, el sistema será capaz de generar los reportes de los participantes que estarán en el curso.

Actores Participantes Administrador UCA, Gerente UCA

Gerencia UCA Administrador UCA

Almacenar datos de Especialistas y Docentes

Generar Listados

Modificaciones a los Listados

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ESPECÍFICO 3 – REPRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE MATERIAL

Administrador UCA

Presentar Requerimientos de la distribución

Elaborar detalle para distribución de Material

Almacenar datos de los Transportistas

Generar ruta para distribución de Material

Nombre del Elemento Descripción

Nombre del Caso de Uso Organización de la reproducción y distribución de material.

Condición Inicial Listados de cantidad aprox. de participantes por sección y datos de ubicación para cada sede.

Flujo de Eventos

1. A partir de las listas de asistencia y/o inscripción al curso se obtiene el detalle por materia, de material a reproducir.

2. Se nos presenta el resumen de cantidades de material a nivel nacional necesario, para ser reproducido.

3. Se hace el ingreso de datos personales y específicos acerca de cada transportista

4. Se obtiene para cada transportista el detalle de material a distribuir.

Condición de Salida

Detalle de material a reproducir y listas resumen (rutas) para la entrega de material.

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ESPECÍFICO 4 – ADMINISTRACIÓN DE NOTAS

Nombre del Elemento Descripción

Nombre del Caso de Uso Organización de las notas del Docente

Condición Inicial Recibir las notas de parte del MINED para su almacenamiento.

Flujo de Eventos

1. El administrador ingresa las notas de los docentes, de los cursos que se impartirán.

2. El sistema genera los reportes de las notas de dichos docentes en el curso que se impartirá.

Condición de Salida El sistema presentará los reportes de las notas de los cursos.

Actores Participantes Administrador UCA, Gerente UCA

Gerencia UCA Administrador UCA

Almacenar notas de Docente

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DIAGRAMA DE CLASE PRELIMINAR

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DIAGRAMA DE CLASE

Participantes

+nombre: String + dui: String + nit: String + nip: String + direccion: String + telefono: String + email: String

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14 Material

+especialidadMaterial: String +numPagsMaterial: String +pedidoFechaMaterial: String +fechaRecibidoMaterial: String

+setEspecialidadMaterial(valor:String):void() +getEspecialidadMaterial(valor:String):void() +setNumPagsMaterial(valor:String):void() +getNumPagsMaterial(valor:String):void() +setPedidoFechaMaterial(valor:String):void() +getPedidoFechaMaterial(valor:String):void() +setFechaRecibidoMaterial(valor:String):void() +getFechaRecibidoMaterial(valor:String):void()

Materias

+nombreMat: String

+setNombreMat(valor:String):void() +getNombreMat():String()

Seccion

+numSeccion +numParticipantes

+setNumSeccion(valor:int):void() +getNumSeccion():int()

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PLANEACIÓN Y CRONOGRAMA DEL PROYECTO

CALENDARIZACIÓN GENERAL DEL PROYECTO

Fase Inicio

Id. Acitividad Comienzo Fin Duración 5 Sep 2010 12 Sep 2010

18

11 14

7

5 8 9 10 13 15 16 17

4 6 12

1 Descripción general del problema 05/09/2010 06/09/2010 2d

2 Objetivo General 05/09/2010 05/09/2010 1d

3 Objetivo Especifico 06/09/2010 06/09/2010 1d

4 Alcances y Limites 04/09/2010 04/09/2010 1d

5 Diagramas de caso de uso prelim. 13/09/2010 17/09/2010 5d

6 Diagrama de clase prelim. 13/09/2010 15/09/2010 3d

7 Planeación y Cronograma del 04/09/2010 04/09/2010 1d Proyecto

Encargado

Mónica Palacios

Tania Nochez

Tania Nochez

Fátima Hernández y Donnina Paz

Todas

Todas

Todas

Numero de Horas

4h

1h

1.5h

3h

7h

4h

5h

8 Entrega Fase de Inicio 20/09/2010 20/09/2010 1d

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Fase de Elaboración

Id. Acitividad Encargado Comienzo Fin DuraciónNumero de Horas

26 Sep 2010 3 Oct 2010

25 26 27 28 29 30 1 2 3 4 5 6 7 8 9

1 2 3 4 5 6 7 10 h 3d 04/10/2010 02/10/2010 Por definir Actualización de Diagramas de Caso de Uso 6 h 1d 25/09/2010 25/09/2010 Por definir Descripción y justificación de

Arquitectura 7 h 2d 06/10/2010 05/10/2010 Por definir Diagrama de Clases

20 h 3d

11/10/2010 09/10/2010

Por definir Diagrama Entidad-Relación y

Relacional 40 h 5d 17/10/2010 13/10/2010 Por definir Esquemas de pantallas

12 h 3d

14/10/2010 12/10/2010

Por definir Correcciones de etapa anterior

3 h 1d

18/10/2010 18/10/2010

Por definir Actualización del Cronograma

10 Oct 2010

10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

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Fase de Construcción

Id. Acitividad Encargado Comienzo Fin Duración Numero de Horas

24 Oct 2010 31 Oct 2010 7 Nov 2010

23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

1 2 3 4

360 h 21d

14/11/2010 25/10/2010

Todas Software del Sistema

10 h 3d

17/11/2010 15/11/2010

Por definir Manual de Usuario

50 h 4d

26/10/2010 23/10/2010

Por definir Correcciones de etapa anterior

1d 18/11/2010

18/11/2010 Actualización del Cronograma

14 Nov 2010

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CRONOGRAMA DEL PROYECTO DE LA FASE DE INICIO

Horas Estimadas VRS Horas Reales

ACTIVIDADES Total de Horas 4 Sept - 11 Sept 13 Sept - 20 Sept

20-sep

S L M M J V S L M M J V S L

Descripción general del Problema Estimadas 4 h

Reales 6 h

Objetivo General Estimadas 1 h

Reales 2 h

Objetivo Específico Estimadas 1.5 h

Reales 2 h

Alcances y Límites Estimadas 3 h

Reales 5h

Diagramas de Caso de uso Preliminar Estimadas 7 h

Reales 7 h

Diagramas de Clase Preliminar Estimadas 4 h

Reales 6 h

Planeación y cornograma del Proyecto Estimadas 5 h

Reales 6 h

Entrega Fase de Inicio

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El siguiente gráfico explica el comportamiento de las Horas Estimadas VRS lasHoras Reales

utilizadas en la Fase de Inicio.

Las horas de desfase que se obtuvo en la Fase de Inicio se muestran a continuación:

Horas Estimadas 25.5

Horas Reales 34

Total Desfase 8.5

43%

57%

Horas de Elaboración de la

Fase de Inicio

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