Clasificación de información referente a proyectos geodésicos implementando tablas de retención documental

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(1)INFORME DE PASANTÍA CLASIFICACIÓN DE INFORMACIÓN REFERENTE A PROYECTOS GEODÉSICOS IMPLEMENTANDO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. MAIRA ALEJANDRA ALVAREZ AYALA CODIGO: 20141031067. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES TECNOLOGIA EN TOPOGRAFIA BOGOTA D.C 2017.

(2) TRABAJO DE GRADO MODALIDAD PASANTIA CLASIFICACIÓN DE INFORMACIÓN REFERENTE A PROYECTOS GEODÉSICOS IMPLEMENTANDO TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSE DE CALDAS FACULTAD DE MEDIO AMBIENTE Y RECURSOS NATURALES. MAIRA ALEJANDRA ALVAREZ AYALA CODIGO: 20141031067. DIRECTOR INTERNO: ING. EDILBERTO NIÑO NIÑO. DIRECTOR EXTERNO: ING. FRANCISCO MORA. BOGOTA, AGOSTO DE 2017.

(3) 3. Tabla de contenido 1. Introducción ................................................................................................................................ 3 2. Planteamiento del problema ....................................................................................................... 5 3. Objetivos .................................................................................................................................... 5 3.1 Objetivo General .............................................................................................................. 6 3.2 Objetivos Específicos ....................................................................................................... 6 4. Justificación ............................................................................................................................... 7 5. Metodología ................................................................................................................................ 8 6. Descripción de resultados ........................................................................................................ 11 7. Cumplimiento de objetivos ..................................................................................................... 15 8. Conclusiones y recomendaciones ............................................................................................ 16 BIBLIOGRAFIA .......................................................................................................................... 17. Tabla de figuras. Figura 1. Metodología planteada para el desarrollo del trabajo.....................................................8 Figura 2. Cronograma de actividades...........................................................................................10 Figura 3. Carpetas de proyectos digitalizados..............................................................................12 Figura 4 Estadística de carpetas de proyectos recuperados..........................................................13 Figura 5 Estadística de la información encontrada en diferentes formatos que fue digitalizada....................................................................................................................................13.

(4) 4. 1. Introducción La pasantía es una modalidad de grado ofrecida a los estudiantes donde además de optar por el título de su estudio por medio de esta adquiere experiencia en el ámbito laboral. Esta modalidad de grado consiste en la implementación de los conocimientos tanto teóricos como prácticos estudiados a lo largo de una carrera tecnológica y/o profesional, en el ejercicio o desarrollo de las actividades de una empresa, organización, institución, etc. Puede ser de carácter público, privado o mixto; también partes del organismo especializado en regiones o localidades o dependencias de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, (UDFJC, s.f.). Para llevar a cabo una pasantía los estudiantes pueden realizarlas con entidades que tengan o no convenio directo con la universidad y según sea el caso se debe seguir el proceso correspondiente estipulado por la Unidad de Extensión de la facultad correspondiente. Una de las entidades con la cual la Universidad Distrital tiene convenio es el Instituto Geográfico Agustín Codazzi, (IGAC), que es una entidad de carácter público y la autoridad a nivel nacional que tiene como función principal la producción y administración de la información cartografía y geográfica de Colombia, otras de sus funciones son también el manejo de información catastral, de suelos y datos geoespaciales (IGAC, 2015). En el presente documento se plantea el proceso que se realizó durante la pasantía en el Grupo Interno de Trabajo (GIT) de Geodesia perteneciente a la Subdirección de Geografía y Cartografía del IGAC, donde el estudiante del proyecto curricular Tecnología en Topografía con la ayuda de los conocimientos adquiridos a través de la carrera, especificamente en el manejo de información geodésica, intervino en la recuperación de la información de los proyectos manejados por el GIT de Geodesia, que se encuentran en formato físico y magnético (análogo), por lo cual fueron digitalizados y se actualizaron según los parámetros establecidos en las Tablas de Retención Documental..

(5) 5. 2. Planteamiento del problema. El IGAC, como entidad encargada de diversas tareas y actividades que implican el manejo de una gran cantidad de información, debe entonces,. garantizar las condiciones de. almacenamiento, clasificación, disponibilidad y mantenimiento de la información tanto para los usuarios internos como externos que requieran de los datos para cualquier proceso. El IGAC cuenta con un Programa de Gestión Documental donde se recopilan y clasifican los documentos y archivos producto de realización de sus actividades y de dar cumplimiento a sus funciones de trabajo, como las actividades realizadas por el GIT de Geodesia en el desarrollo de proyectos geodésicos, de los cuales se encuentra información que está almacenada en formato físico y magnético, por tanto debe ser clasificada por medio del instrumento archivístico desarrollado en el Programa de Gestión Documental denominado como Tablas de Retención Documental, TRD, que son archivos cuya función principal es recopilar y clasificar de manera ordenada los documentos de una entidad según diversos parámetros. (Archivo General de la Nación Colombia, 2016). Además de ser recuperada en formato digital para su almacenamiento e incorporación en el archivo del GIT de Geodesia. Debido a estas razones se plantea la participación del estudiante de Tecnología en Topografía en la recuperación en formato digital de la información física que se encuentra en las carpetas de los diferentes proyectos..

(6) 6. 3. Objetivos. 3.1 Objetivo General. Recuperar, clasificar, digitalizar e implementar las Tablas de retención Documental (TRD) a la información de los proyectos Geodésicos existentes en el archivo (físico y magnético) del Grupo Interno de Trabajo (GIT) de Geodesia del Instituto Geográfico Agustín Codazzi.. 3.2 Objetivos Específicos. ❖. Reemplazar las carpetas que se encuentran en mal estado por nuevas y actualizar. los rótulos de las mismas, conforme al formato de la TRD que se le implementará. ❖. Recuperar y digitalizar la información sobre los proyectos encontrada en cd´s y. diskettes. ❖. Clasificar y ordenar las carpetas en cajas del archivo, por número de. identificación del proyecto en orden ascendente de acuerdo al rotulo..

(7) 7. 4. Justificación. Como modalidad de grado la pasantía le permite a los estudiantes de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas la obtención de su título, en este caso el título de Tecnólogo en Topografía. El proceso de pasantía, le permite al estudiante vincularse a empresas relacionadas con el campo de conocimiento en el cual el alumno se está capacitando, para desarrollar los conocimientos que ha adquirido en las funciones o proyectos de la empresa, y así mismo introducirse en el campo laboral logrando mejorar sus habilidades y conocimientos. La entidad pública IGAC maneja información geográfica, cartográfica, geodésica, catastral y agrológica, información sobre. la cual el estudiante de Tecnología en Topografía tiene los conocimientos. necesarios y por lo tanto se encuentra capacitado para darle cumplimiento a los objetivos propuestos en la pasantía..

(8) 8. 5. Metodología. Para dar cumplimiento a los objetivos planteados se desarrolló una metodología de trabajo que se divide en 4 partes principales como se muestra en la siguiente figura.. Figura 1. Metodología planteada para el desarrollo del trabajo. 1. El GIT de Geodesia maneja diferentes tipos de proyecto, se examinaron los proyectos correspondientes actualizar inicialmente encontramos los siguientes títulos de. proyectos:. FOTOCONTROL, FRONTERAS, IDENTIFICACIÓN, INTERVENTORIA, PERITAZGO, PLANO,. POZOS. PETROLEROS,. PROYECTOS,. PUNTO. DE. CONTROL,. RED. GEODÉSICA, RED DE NIVELACIÓN, RED GEODÉSICA (3D, H, V) y finalmente proyectos con el titulo de SISTEMA NACIONAL DE REFERENCIA..

(9) 9. 2.. La información recolectada del proceso de cada uno de estos proyectos y otros es. registrada en carpetas que en primera medida deben estar rotuladas conforme al formato y código correspondientes a la TRD que se les vaya a aplicar, teniendo en cuenta que el código varía según el proyecto. 3.. Posteriormente de actualizar los rótulos y cambiar las carpetas, en la tercera fase. del trabajo se procede a crear un archivo donde se guarda la información digitalizada por carpeta haciendo las especificaciones correspondientes para que pueda ser rápida y clara su identificación, ya sea por el nombre del proyecto o el número que lo identifique. En las carpetas se puede hallar información en formatos como: cd’s y diskettes, que también es recuperada y guardada en la carpeta del proyecto; además los proyectos que poseen anexos como planos, diagramas, fotografías, fichas y carteras de campo, también son recuperados en formato digital y guardados en la carpetas del proyecto correspondiente. 4.. Al mismo tiempo que se realiza el paso anterior se actualiza en el archivo de. Inventario Único Documental de la TRD la información que ha sido recuperada, especificando si la carpeta tiene información de anexos y cuáles de estos han sido digitalizados. Y finalmente se compila en un solo archivo la información de los proyectos digitalizados verificando que la información solo este presente una vez. Para el desarrollo de la pasantía se contó con un tiempo de 192 horas en horarios de lunes a viernes de 5 horas diarias, y se realizó con un grupo de 7 estudiantes del proyecto curricular Tecnología en Topografía, que realizaron en conjunto las actividades planteadas..

(10) 10. Figura 2. Cronograma de actividades. En la Figura 2, se presenta entonces, el cronograma establecido para el desarrollo de las actividades por etapas..

(11) 11. 6.. Descripción de resultados. Los proyectos manejados por el GIT de Geodesia son numerosos y variados. Dentro de los proyectos que se recuperaron y digitalizaron se encontraron proyectos de las series que se mencionan y de las cuales se describen las que se encontraron en mayor cantidad a continuación: ✓ FOTOCONTROL: En este proyecto se describe el procedimiento realizado en el cálculo de puntos determinados mediante GPS. ✓ FRONTERAS: Describe la información y cálculos de puntos posicionados a lo largo de las líneas divisorias del territorio nacional y los países vecinos. ✓ INTERVENTORIA: Estos proyectos hacen la descripción de los aspectos técnicos que el Instituto proporciona o maneja con algunas empresas o entidades con las cuales tiene algún tipo de convenio. ✓ PUNTO DE CONTROL: En este trabajo se encuentra la información del proceso para la determinación de puntos específicos, para el desarrollo de trabajos de control donde se desarrollan los cálculos para la determinación de sus coordenadas. ✓ RED GEODÉSICA: El objetivo principal de este proyecto consiste en determinar las coordenadas de los vértices de la red geodésica del país, que servirán de base para la determinación de la cartografía y trabajos específicos a nivel nacional. ✓ RED DE NIVELACIÓN: En estos proyectos se describen la información y cálculos de puntos determinados para la Red Nacional de Nivelación Geodésica. ✓ RED GEODÉSICA (3D, H, V): En este proyecto se describe el procedimiento realizado en el cálculo de coordenadas de puntos con control tanto horizontal como vertical determinados mediante GPS. ✓ SISTEMA NACIONAL DE REFERENCIA: En esta serie se recopila la información de cálculos de puntos que se hayan en los límites del país y sus vecinos usando los orígenes fronterizos más cercanos. La información de la descripción de los proyectos fue recuperada directamente de las carpetas físicas encontradas en el archivo del IGAC. Algunos de los proyectos recuperados contienen alta cantidad de información, por lo tanto cuentan con varias para el mismo proyecto. En la.

(12) 12. Figura 3 se cuentan las carpetas de los proyectos que se recuperaron en formato digital y se obtuvo la siguiente información: TITULO DE LA SERIE O PROYECTOS. CARPETAS DIGITALIZADAS. POZOS PETROLEROS. 1. PLANO. 1. PERITAZGO. 1. IDENTIFICACIÓN. 1. PUNTO DE CONTROL. 2. SISTEMA NACIONAL DE REFERENCIA. 5. RED DE NIVELACIÓN. 7. FOTOCONTROL. 8. INTERVENTORIA. 10. FRONTERAS. 14. PROYECTOS. 19. RED GEODÉSICA (3D, H, V). 29. RED GEODÉSICA. 172. Figura 3. Carpetas de proyectos digitalizados. La mayor cantidad de carpetas que se digitalizaron corresponden a los proyectos de RED GEODÉSICA con un 64% del total como se muestra en la gráfica de la Figura 4, mientras que, de los proyectos de IDENTIFICACIÓN, PERITAZGO, PLANO, POZOS PETROLEROS y PUNTO DE CONTROL solo se digitalizó la información de 1 carpeta por cada uno de los proyectos.. Figura 4. Estadística de carpetas de proyectos recuperados..

(13) 13. En las carpetas de algunos de los. proyectos descritos anteriormente, se encontró. información como planos y esquemas, fichas, fotografías, carteras de campo y unidades de cd´s y diskettes con contenido referente al trabajo del proyecto. Esta información fue recuperada y anexada a la carpeta del proyecto correspondiente, en el archivo general donde se guarda la información de los proyectos ya digitalizada, además de especificar en el archivo de Inventario Único Documental los diferentes formatos de información con que cuenta el proyecto y si esta o no digitalizada. La cantidad de información recuperada de los diferentes tipos de información en formato digital se muestra en el siguiente gráfico.. Figura 5. Estadística de la información encontrada en diferentes formatos digitalizados. Respecto a las unidades de cd’s se encontraron unas unidades almacenadas en cajas, algunas de estas contienen información de los mencionados proyectos, mientras otras no se relacionaban con uno en específico. Sin embargo, los archivos contenidos dentro de estas también fueron digitalizados y además se creó un archivo de Excel para especificar algunas de sus.

(14) 14. características y observaciones. Con respecto a la información que se encontraba almacenada en las unidades de diskette en las carpetas, no fue posible pasar la información almacenada en este formato al archivo digital, ya que las unidades correspondientes a estas no se encuentran funcionando en los equipos asignados para la realización del trabajo y. por lo tanto esta. actividad queda pendiente. En el desarrollo de las actividades planteadas se colaboró en la actualización de los rótulos y organización de los archivos de 47 carpetas que contienen la información de las estaciones de rastreo continuo del IGAC. Se ordenó de manera que su contenido tuviera primeramente la documentación legal, es decir, los convenios del Instituto con las organizaciones o instituciones donde se encuentran instaladas las estaciones de rastreo y demás documentación legal del proceso. Cuenta también con información correspondiente a la descripción del acceso espacial y de equipos, la ficha técnica, movimientos de los equipos, informes de visitas, novedades y en algunos casos la información de exploración..

(15) 15. 7. Cumplimiento de objetivos. En el archivo de Inventario Único Documental, se describe la totalidad de los proyectos, allí aparece información a partir de la carpeta con número de identificación 465 hasta el número 2000, de los cuales, en el proceso descrito anteriormente se recuperó la información de: a.. Se digitalizó la información de un total de 270 carpetas con los diferentes tipos de información que contenía; como lo eran sus planos y esquemas, fichas, fotografías, carteras de campo y archivos en cd´s que se encontraron disponibles en físico para su recuperación.. b.. Respecto a las carpetas restantes no se tiene información de 446 proyectos y la parte restante de las carpetas ya fueron recuperadas en procesos anteriores de pasantía.. c.. Se actualizaron los rótulos con los parámetros correspondientes a la TRD. y. se. reemplazaron las carpetas que estaban en malas condiciones de todas las carpetas que se encontraron en el archivo físico. d.. Como acto siguiente se organizaron también en su totalidad las carpetas según su número de identificación en las cajas debidamente rotuladas..

(16) 16. 8. Conclusiones y recomendaciones. En el trabajo de la pasantía se logró la recuperación de la información de las carpetas que se encontraron de forma física, cumpliendo con los tiempos estimados en el cronograma planteado. Se reemplazaron las carpetas necesarias actualizando los rótulos de las mismas conforme a los parámetros de la TRD. La información almacenada en unidades de diskettes, no fue posible recuperar debido a que los equipos de trabajo no contaban con la unidad de lectura correspondiente, por lo tanto esta información quedó determinada como pendiente en el archivo del Inventario Único Documental. En tanto la información en las unidades de cd’s también se recuperó de manera total y se encontró que en algunas unidades de cd se repetía la misma información o compartía con otras unidades datos de un mismo proyecto. Como recomendación se podría plantear la disponibilidad de más equipos para el desarrollo del trabajo de los pasantes. Ya que el proceso cuenta con varias fases se podría realizar el trabajo en menor tiempo y de manera más ordenada. También es de vital importancia que las carpetas de los proyectos se conserven en el orden en que fueron clasificadas en el archivo, para que en el caso de que su información se requiera, esta esté disponible y accesible rápidamente..

(17) 17. BIBLIOGRAFIA Archivo General de la Nación Colombia. (2016). Archivo General de la Nación Colombia. Obtenido de http://www.archivogeneral.gov.co/trd IGAC. (2015). Instituto Geográfico Agustín Codazzi. Obtenido de http://www.igac.gov.co/wps/portal/igac/raiz/iniciohome/nuestraentidad UDFJC. (s.f.). Universidad Distrital Francisco José de Caldas, Unidad de Extensión. Obtenido de Universidad Distrital Francisco José de Caldas, Unidad de Extensión: http://uextensionfamarena.udistrital.edu.co:8080/informacion.

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