CARACTERIZACIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL

(1)

CARACTERIZACIÓN EN

GESTIÓN DOCUMENTAL

(2)

2015-CARACTERIZACIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL EN

ANTIOQUIA PARA EL AÑO 2015

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA, Regional Antioquia

Centro de Comercio Medellín

(3)

Este estudio fue realizado bajo estándares de un

sistema de gestión de calidad específico para

empresas de investigación de mercados, basado en la

norma internacional “ISO 20252:2012 – Investigación

de mercados, social y opinión. Vocabulario y

requisitos del servicio”. Por lo tanto, toda la

información contenida en este documento está regida

bajo dicha norma y atiende los lineamientos. Sin

embargo, se aclara que obedece a una buena práctica

más no a una investigación certificada.

CALIDAD

“Los autores son responsables de la publicación de los resultados”

(4)

CONTEXTUALIZACIÓN TÉCNICA BPO,

ITO Y KPO.

(5)

(6)

(7)

DIVERSIDAD DE PROCESOS DE BPO/ITO

(8)

http://www.unisono.es/outsourcing_bpo_contact_center.aspx Volver

(9)

1. ASPECTOS TÉCNICOS DE LA INVESTIGACIÓN

2. CARACTERIZACIÓN EMPRESARIAL

4. LEYES, NORMAS Y MANEJO DE LOS

ARCHIVOS

5. CADENA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

7. TIC y GESTIÓN DOCUMEN TAL

8. GESTIÓN HUMANA Y PROGRAMA SENA

3. CARACTERIZACIÓN DEL ARCHIVO

6. TERCERIZACIÓN EN LA GESTIÓN

DOCUMENTAL

ANEXOS

CRÉDITOS

AGENDA

(10)

ASPECTOS TÉCNICOS

DE LA INVESTIGACIÓN

(11)

FICHA TÉCNICA

EM PRESA CLIENTE: SENA, Regional Antioquia, Centro de Comercio

Instructores del programa Gestión Documental

INVESTIGADORES: Diana Carolina Jaramillo - Germán Dario Hurtado

–Instructores programa Gestión de

Mercados-PROVEEDOR TRABAJO DE CAM PO: Contact Center, Centro de Comercio Regional Antioquia

REFERENCIA DEL ESTUDIO: ESTUDIO: CARACTERÍSTICAS EN GESTIÓN

DOCUMENTAL EN ANTIOQUIA PARA EL AÑO 2015

NATURALEZA DEL ESTUDIO: Cuantitativa

TÉCNICA: Encuesta telefónica

TAMAÑO DE MUESTRA 418 encuestas telefónicas

UNIDAD M UESTRAL

Empresario responsable del proceso de gestión documental en empresas con ubicación/ presencia en Antioquia

NIVEL DE CONFIANZA Y M ARGEN DE ERROR

Nivel de confianza del 95% Margen de error del 4.8%

FECHA DEL TRABAJO DE CAM PO: 19 de abril al 20 de mayo de 2015

(12)

OBJETIVO GENERAL DE LA INVESTIGACIÓN

Determinar las necesidades específicas en gestión documental en

las empresas en Antioquia.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DE LA INVESTIGACIÓN

1. Caracterizar los procesos de archivo en empresas con presencia en Antioquia respecto a los procesos de gestión documental.

2. Identificar la cadena de gestión documental, según los tipos de empresa (pública/ privada) en Antioquia.

3. Establecer la relación actual entre las TIC y los procesos de gestión documental para empresas con presencia en Antioquia.

(13)

(14)

(15)

IMPORTANCIA ESTRATÉGICA DE LA

INVESTIGACIÓN

Los cambios tecnológicos, las políticas ambientales y los procesos de

globalización, hacen que se den profundas trasformaciones en el

manejo de la información.

En este sentido, el programa de formación en gestión documental

debe preparar personal que esté en capacidad de dar respuesta a

estas necesidades.

• La información contenida en este documento es de carácter general, no se hace referencia particular a ningún dato que no sea de conocimiento público, las opiniones y análisis contenidos en el mismo tienen como objeto esencial determinar las necesidades específicas en gestión documental en las empresas en Antioquia.

• Se permite la reproducción del contenido del mismo citando expresamente la fuente. • Para mayor información sobre este estudio o de otros estudios realizados en el Centro de

Comercio, por favor visite: http://bpocentrodecomercio.blogspot.com/p/investigaciones-de-mercados-centro-de.html

(16)

CARACTERIZACIÓN EMPRESARIAL

(17)

CARACTERIZACIÓN EMPRESARIAL

Aburrá Sur: Caldas, Envigado, Estrella, Itagüí y Sabaneta.

Aburrá Norte: Barbosa, Bello, Copacabana, Girardota.

Subregión Oriente Antioqueño:Carmen de Viboral, Guarne, La Ceja, Marinilla, El Peñol, Rionegro, San Carlos, Santuario.

Otros Municipios de Antioquia: Betulia, Carepa, Gómez Plata, Heliconia, Salgar.

-Participación de los encuestados por zona

geográfica-n: 418 empresas

Base = 12 empresas Base = 51 empresas

(18)

CARACTERIZACIÓN EMPRESARIAL

-Participación de los encuestados por tamaño de la

empresa*-Microempresa Pequeña empresa Mediana empresa Gran empresa

23,4%

34,4%

24,9%

17,2%

* Clasificación realizada según la ley 905 de 2004. Criterio asociado al número de empleados.

De las empresas participantes en el estudio, ocho de cada diez (82,8%) son MIPYMES y el 17,2% son Gran Empresa.

n: 418 empresas

(19)

CARACTERIZACIÓN EMPRESARIAL

-Participación de los encuestados por tipo de

empresa-n: 418 empresas

Base: Privada = 314

(20)

CARACTERIZACIÓN EMPRESARIAL

-Participación de los encuestados según procesos

(21)

CARACTERIZACIÓN EMPRESARIAL

-Participación de los encuestados según procesos

organizacionales-Proceso

# de

respuestas

% de

respuestas

Gestión documental 130 31,1%

Administración 116 27,8%

Gestión humana 58 13,9%

Secretaria 50 12,0%

Contabilidad 24 5,7%

Otros 14 3,3%

NS/ NR 11 2,6%

Calidad 9 2,2%

Logística 5 1,2%

Jurídica 1 0,2%

(22)

CARACTERIZACIÓN EMPRESARIAL

-Participación del tamaño de la empresa según la ubicación

geográfica-Aburrá norte Aburrá Sur Medellín Otros municipios

de Antioquia

Subregión Oriente Antioqueño

41,7%

19,6% 23,7% 20,0% _17,6%

41,7% 25,5% 35,4% 0,0% 47,1% 16,7% 23,5% 24,0% 80,0% 35,3% 0,0% 31,4% 16,8% 0,0% 0,0%

Microempresa Pequeña empresa Mediana empresa Gran Empresa

n: 418 empresas

(23)

CARACTERIZACIÓN EMPRESARIAL

-Participación del tipo de empresa según la ubicación

geográfica-n: 418 empresas Volver

(24)

CARACTERIZACIÓN DEL ARCHIVO EN LAS

EMPRESAS

(25)

¿Considera usted que el área de archivo es transversal para las empresas?

n: 418 empresas

89,2% 10,3%

0,5%

SI NO NS/ NR

De los 418 participantes en el estudio, 373 (89,2%) consideran que el proceso de archivo SI es transversal para las empresas, mientras que 43 (10,3%) consideran que NO, y 2 (0,5%) expresan que no tienen una opinión clara del tema.

(26)

¿Considera usted que el área de archivo es transversal para las empresas ? -Según la ubicación geográfica de la empresa?

Base = 12 empresas Base = 51 empresas Base= 333 empresas Base = 5 empresas Base= 17 empresas

Aburrá Norte Aburrá Sur Medellín Otros municipios

de Antioquia

Subregión Oriente Antioqueño

83,3% 84,3% _80,0% _80,0% 88,2%

16,7% 13,7% _20,0% _20,0% 11,8%

0,0% 2,0% _0,0% _0,0% _0,0%

SI NO NS/ NR

(27)

IMPORTANCIA DEL ARCHIVO EN LAS EMPRESAS

¿Considera usted que el área de archivo es transversal para las empresas ? -Según la ubicación geográfica de la empresa?

Base: 418 empresas

Capital Mixto 100,0%

Privada 87,6% 11,8% 0,6%

Pública 93,5% 6,5% 0,0%

Base=12

Base= 314

(28)

IMPORTANCIA DEL ARCHIVO EN LAS EMPRESAS

¿Considera usted que el área de archivo es transversal para las empresas ? -Según el tamaño de la empresa?

Microempresas Pequeñas empresas Medianas empresas Gran Empresa

90,8% _86,8% _90,4% _90,3%

0,0%

11,8%

9,6% 9,7%

9,2%

1,4% 0,0% 0,0%

Base = 98 empresas Base = 144 empresas Base = 104 empresas Base= 72 empresas

(29)

IMPORTANCIA DEL ARCHIVO EN LAS EMPRESAS

¿Por qué considera que al área de archivo SI es transversal en las empresas?

Impacta todos los procesos

de la compañía

30,8%

(115 respuestas)

Centraliza los procesos

de la compañía

29,5%

_{(110 respuestas)}

Es un área importante

de la empresa

13,1%

_{(49 respuestas)}

Genera orden dentro de la

empresa

12,3%

_{(46 respuestas)}

NS/ NR

7,0%

(26 respuestas)

(30)

IMPORTANCIA DEL ARCHIVO EN LAS EMPRESAS

¿Por qué considera que al área de archivo NO es transversal en las empresas?

NS/NR

25,6%

(11 respuestas)

Cada proceso tiene su

propio archivo

18,6%

_{(8 respuestas)}

Cada departamento es

Independiente

16,3%

_{(7 respuestas)}

El archivo está

centralizado

9,3%

_{(4 respuestas)}

Por la confidencialidad

de la información

9,3%

_{(4 respuestas)}

(31)

¿La empresa cuenta con un espacio destinado para el área de archivo?

n: 418 empresas

90,5% 9,3%

0,2%

SI NO NS/ NR Entre los 418 participantes

en el estudio, 378 (90,5%) consideran que el proceso de archivo SI es transversal para las empresas, mientras que 39 (9,3%) consideran que NO, y 1 (0,2%) expresan que no saben/ no responden si cuentan con un área para tal fin.

(32)

¿La empresa cuenta con un espacio destinado para el área de archivo por ubicación geográfica?

100,0%

88,2% 89,8%

100,0% 100,0%

0,0%

9,8% 10,2%

0,0% 0,0%

2,0% 0,0% 0,0%

Aburrá Norte Aburrá Sur Medellín Otros municipios de Antioquia

IMPORTANCIA DEL ARCHIVO EN LAS EMPRESAS

(33)

¿La empresa cuenta con un espacio destinado para el área de archivo -Según tipo de

empresa-SI; 91,7%

NO; 8,3% NS/ NR;

0,0%

SI; 89,5% NO;

10,2%

NS/ NR; 0,3%

SI; 93,5% NO; 6,5%

Capital Mixto Privada

Pública

Base= 12 Base=

314

Base= 92

(34)

¿La empresa cuenta con un espacio destinado para el área de archivo según tamaño?

2,8%

97,2%

NO SI

Base = 72

Grandes Empresas

13,5%

86,5%

NO SI

Medianas Empresas

Pequeñas empresas Microempresas 0,7% 9% 90% NS/NR NO SI 10,2% 89,8% NO SI Base= 104

Base= 98 Base = 144

Volver

(35)

LEY, NORMAS Y MANEJO DE LOS

ARCHIVOS

(36)

LEY, NORMAS Y MANEJO DE LOS ARCHIVOS

¿Conoce la ley 594 de 2000 “Ley general de los Archivos”?

n: 418 empresas

32,8%

66,3%

1,0%

SI NO NS/ NR

(37)

¿Conoce la ley 594 de 2000 “Ley general de los Archivos”? -Según ubicación geográfica de la

empresa-Aburrá Norte Aburrá Sur Medellín Otros municipios

de Antioquia

41,7%

29,4% 32,7% 40,0% 35,3%

58,3%

66,7% 66,7% 60,0% 64,7%

0,0% 3,9% _0,6% _0,0% _0,0%

SI NO NS/ NR

LEY, NORMAS Y MANEJO DE LOS ARCHIVOS

(38)

SI; 50,0% NO;

50,0%

NS/ NR; 0,0%

NO; 69,7% SI; 29,0%

NS/ NR; 1,3%

NO; 56,5% SI; 43,5%

Pública

Base= 12

Base= 92

¿Conoce la ley 594 de 2000 “Ley general de los Archivos”? -Por tipo de

empresa-Base= 314

(39)

¿Conoce la ley 594 de 2000 “Ley general de los Archivos”? -Por tamaño de

empresa-40,3%

59,7% 0,0%

NO SI

Grandes Empresas

68,3% 30,7% 1,0% NO SI NS/ NR Medianas Empresas

Pequeñas empresas Microempresas 71,5% 27,1% 1,4% NO SI NS/ NR 75,5% 23,5% 1,0% NO SI NS/NR

Base = 72 Base = 104

(40)

¿Considera que el depósito de archivo de su empresa reúne los criterios técnicos definidos en la ley 594 de 2000?

32,8%

66,3%

1,0%

SI NO NS/ NR

n: 418 empresas

Base: 137 respuestas

LEY, NORMAS Y MANEJO DE LOS ARCHIVOS

Volver

25,1%

(34 respuestas)

55,5%

(76 respuestas)

19,4%

(41)

¿Considera que en su empresa se aplica la ley 594 de 2000? -Según ubicación geográfica de la

de Antioquia

16,7% 23,5% 25,2%

60,0%

23,5%

25,0% 29,4% 18,0%

20,0%

11,8%

58,3% 47,1% 56,8%

20,0%

64,7%

SI NO NS/ NR

LEY, NORMAS Y MANEJO DE LOS ARCHIVOS

(42)

SI; 50,0% NO;

50,0%

NS/ NR; 0,0%

NO; 69,7% SI; 29,0%

NS/ NR; 1,3%

NO; 56,5% SI; 43,5%

Pública

Base= 12

Base = 92

¿Conoce la ley 594 de 2000 “Ley general de los Archivos? -Por tipo de

empresa-Base= 314

(43)

¿Conoce la ley 594 de 2000 “Ley general de los Archivos? -Por tamaño de

empresa-40,3% 59,7% 0,0% NO SI NS/ NR

Grandes Empresas

Pequeñas empresas Microempresas 71,5% 27,1% 1,4% NO SI NS/ NR 75,5% 23,5% 1,0% NO SI NS/NR Base= 72 Base= 104

Base= 98 Base = 144

(44)

¿Conoce la resolución 8934 de 2014?

n: 418 empresas

32,3%

62,0%

5,7%

SI NO NS/ NR Entre las personas

participantes en el estudio, tan solo 135 (32,3%) manifiestan SI conocer la resolución 8934 de 2014,, mientras que 259 (62,0%) manifiestan que NO conocen la ley, y 24 (5,7%) no respondieron la pregunta.

(45)

¿Conoce la resolución 8934 de 2014? -Según ubicación geográfica de la

de Antioquia

25,0% 35,3% 33,3% _20,0%

11,8%

50,0%

51,0% 63,1% 80,0%

76,5%

25,0% 13,7%

3,6% 0,0%

11,8%

SI NO NS/ NR

LEY, NORMAS Y MANEJO DE LOS ARCHIVOS

(46)

SI; 41,7% NO;

58,3%

NS/ NR;

0,0% _NO;

63,4% SI; 31,2%

NS/ NR; 5,4%

NO; 57,6% SI; 34,8%

NS/ NR; 7,6%

Pública

Base = 12

Base= 92

¿Conoce la resolución 8934 de 2014? -Por tipo de

empresa-Base = 314

(47)

¿Conoce la resolución 8934 de 2014? -Por tamaño de

empresa-41,7% 55,6% 2,8% NO SI NS/NR

Grandes Empresas

Base= 98 Base = 144

(48)

¿Considera que el depósito de ARCHIVO de su empresa reúne los criterios técnicos definidos por la Resolución 8934 de 2014?

n= 418 empresas

32,3%

62,0%

5,7%

SI NO NS/ NR

Base: 135 respuestas

Volver

LEY, NORMAS Y MANEJO DE LOS ARCHIVOS

77,8%

(105 respuestas)

2,2%

(3 respuestas)

20,0%

(49)

CADENA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

(50)

CADENA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

¿Qué procesos de gestión documental tiene implementados en su empresa?

n= 418 empresas Base= 1743 respuestas

Producción Recepción Distribución Trámite Organización Conservación Disposición Final 12,4%

17,4%

14,0% 13,8%

16,3%

13,8%

12,2%

(51)

¿Qué procesos de gestión documental tiene implementados en su empresa? -Según tipo de empresa: CAPITAL

MIXTO-Base = 12 empresas Total respuestas = 64 respuestas

17,2%

14,1%

12,5%

15,6% _15,6%

12,5%

CADENA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

(52)

¿Qué procesos de gestión documental tiene implementados en su empresa? -Según tipo de empresa:

PRIVADA-Base= 314 empresas Total respuestas= 1317 respuestas

17,2%

14,0% _13,7%

16,2%

13,8%

12,4%

CADENA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

(53)

¿Qué procesos de gestión documental tiene implementados en su empresa? -Según tipo de empresa:

PÚBLICA-Base= 92 empresas Total respuestas= 362 respuestas

18,2%

13,8% 14,4%

16,6%

13,5%

11,6%

CADENA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

(54)

¿Cuál de los procesos de gestión documental considera más crítico? 0,2% 0,2% 0,5% 1,4% 3,6% 4,5% 4,8% 5,0% 5,5% 7,9% 8,6% 10,5% 12,7% 14,4% 20,1% Eliminación Archivar Contable Volumen de… Todos Producción Distribución Recepción Trámite Disposición final Organización Conservación NS/ NR Otros Ninguno

n= 418 empresas

(55)

¿Cuál de los procesos de gestión documental considera más crítico?

-Microempresa-Base = 98 empresas

En las microempresas, los procesos más críticos están asociados con Otros Procesos, (22,4%) tales como: el almacenamiento físico, el gran volumen de información, las tablas de retención documental, las actividades de digitación y la utilización de la tecnología en los procesos de archivo. Seguido a esto, están aquellos que NS/ NR con un 13,3% y el proceso de conservación con 8,2%.

(56)

¿Cuál de los procesos de gestión documental considera más crítico? -Pequeña

Empresa-Base= 144 empresas

Dentro de la pequeña empresa no hay un proceso que los encuestados consideren más crítico (27,8%), seguido de aquellos que NS/ NR (13,2%) que proceso pudiese ser el más complejo dentro de la cadena de gestión documental. No obstante, hay unos pocos (11,1%) que expresan que la conservación es el proceso más complejo.

(57)

¿Cuál de los procesos de gestión documental considera más crítico? -Mediana

Empresa-Base = 104 empresas

En la mediana empresa, el primer lugar en criticidad se lo llevan los otros procesos con un 10,6%, entendiendo éstos como: la transferencia documental, conservar el papel físico, el archivo histórico, el volumen de documentación y el espacio físico del archivo.

(58)

¿Cuál de los procesos de gestión documental considera más crítico? -Gran

Empresa-Base = 72 empresas

En la gran empresa, no hay consenso sobre el proceso más crítico, dado que el primer lugar lo ocupan otros procesos (15,3%) como: consulta, archivar por orden cronológico, las tablas de retención y la clasificación de la información por unidades de negocio. Seguido de: conservación 12,3%, recepción 11,1%, entre otros.

(59)

¿Cuál de los procesos de gestión documental considera más crítico? -Por tipo de

empresa-n= 418 empresas

Proceso más crítico Capital mixto Privada Pública Total

Ninguno 0,7% 15,6% 3,8% 20,1%

Otros 1,0% 10,3% 3,1% 14,4%

NS/ NR 0,0% 10,3% 2,4% 12,7%

Conservación 0,2% 7,7% 2,6% 10,5%

Organización 0,0% 6,9% 1,7% 8,6%

Disposición final 0,5% 6,0% 1,4% 7,9%

Trámite 0,2% 3,6% 1,7% 5,5%

Recepción 0,0% 3,6% 1,4% 5,0%

Distribución 0,0% 2,9% 1,9% 4,8%

Producción 0,2% 3,3% 1,0% 4,5%

Todos 0,0% 3,1% 0,5% 3,6%

El volumen de información 0,0% 1,2% 0,2% 1,4%

Contable 0,0% 0,2% 0,2% 0,5%

Eliminación 0,0% 0,2% 0,0% 0,2%

Archivar 0,0% 0,2% 0,0% 0,2%

Total general 2,9% 75,1% 22,0% 100,0%

Volver

(60)

TERCERIZACIÓN EN LA GESTIÓN

DOCUMENTAL

(61)

TERCERIZACIÓN EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL

¿Alguno de los procesos anteriores es contratado con un tercero?

n= 418 empresas

23,4%

75,6%

1,0%

SI NO NS/ NR

(62)

33,3% 35,3%

21,6% 20,0% _17,6%

66,7% 64,7%

77,8%

40,0%

82,4%

0,0% 0,0% 0,6%

40,0%

0,0%

SI NO NS/ NR

TERCERIZACIÓN EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL

(63)

SI; 16,7%

NO; 83,3%

NS/ NR; 0,0%

NO; 76,1% SI; 22,6%

NS/ NR; 1,3%

NO; 72,8% SI; 27,2%

Pública

Base = 12

Base = 92

Base= 314

(64)

61,1% 38,9% 0,0% NO SI NS/ NR

Grandes Empresas

(65)

-Satisfacción con el proceso de

tercerización-Satisfacción (T2B): 78,6%

Ni satisfecho/ ni insatisfecho: 7,1% Insatisfacción: 5,1%

NS/ NR: 9,2%

A nivel general, los encuestados declararon estar: muy satisfecho un 22,4% (22 personas), satisfecho un 56,1% (55 personas), ni satisfecho/ ni insatisfecho un 7,1% (7 personas), insatisfecho un 4,1% (4 personas), muy insatisfecho un 1% (1 persona), y no respondieron a la pregunta un 9,2% (9 personas).

n= 218

Base= 98 encuestados

TERCERIZACIÓN EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL

(66)

Satisfacción con el proceso de tercerización -Según ubicación

geográfica-Aburrá Norte Aburrá Sur Medellín Otros municipios

de Antioquia Subregión Oriente Antioqueño 50,0% 38,9% 15,3% 0,0% 66,7% 50% 50% 60% 100% 0,0% 5,6% 8,3% 0,0% 0,0% 0,0% _5,6% 2,8% 0,0% 33,3% 0,0% 0,0%

12,5% 0,0% 0,0%

Muy satisfecho Satisfecho Ni Sati/ Ni Insat. Insatisfecho Muy insatisf. NS/ NR

TERCERIZACIÓN EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL

T2B 100%

*T2B: Muy satisfecho + Satisfecho T2B 75,3% T2B 100% T2B 66,7% T2B 88,9%

(67)

Satisfacción con el proceso de tercerización -Según tipo de

empresa-Capital Mixto Privada Pública

0,0% 26,8% 12,0% 100,0% 56,3% 52,0% 0,0% 9,9% 0,0% 0,0% 2,8% 8,0% 0,0% _4,2% 24,0%

Base = 2 Base = 71 Base = 25

TERCERIZACIÓN EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL

T2B 100% T2B 83,1% T2B 64%

(68)

Satisfacción con el proceso de tercerización -Según tamaño de

empresa-Microempresa Pequeña empresa Mediana empresa Gran empresa

28,6% 28,0%

5,6%

22,2%

50,0% 56,0%

83,3% _44,4%

17,9% _4,0% 0,0%

3,7% 3,7% 3,6% _8,0% 5,6%

18,5%

Base = 18 Base = 27 Base = 25 Base = 28

TERCERIZACIÓN EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL

T2B 78,6% T2B 84% T2B 88,9% T2B 66,6%

(69)

¿Por qué razones no terceriza o contrata con terceros?

Fuente: Elaboración Propia con Wordle.

n = 418 empresas Base = 316 empresas

TERCERIZACIÓN EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL

(70)

¿Por qué razones no terceriza o contrata con terceros?

–Total-RAZÓN DE POR QUÉ NO CONTRATA TOTAL

No lo considera necesario 50,0%

NS/ NR 19,6%

Es un gasto innecesario 12,3% Por desconfianza 4,4% No tiene recursos/ presupuesto 3,2% Está en revisión el tema 1,6% Ha tenido una mala experiencia 1,6% Decisión del gerente 1,3% Información confidencial 0,9% Por el tamaño de la empresa 0,9%

Muy costoso 0,6%

Tiene el personal necesario 0,3%

Ninguna 0,3%

Trabajan en convenio 0,3% No lo habían pensado 0,3% No le gustan los terceros 0,3% No hay personal para eso 0,3% Tipo de empresa (pública) 0,3% Finalización del contrato 0,3% Es un tema a largo plazo 0,3% No es prioritario 0,3% Por decisión del gerente 0,3%

Total general 100,0%

(71)

¿Por qué razones no terceriza o contrata con terceros? –Tipo de

empresa-• NS/ NR

• No lo consideran necesario • Es un gasto innecesario

• Ha tenido una mala experiencia

CAPITAL

MIXTO

• No lo consideran necesario • NS/ NR

• Es un gasto innecesario • Por desconfianza

PRIVADA

• Es un gasto innecesario • No hay presupuesto

PÚBLICA

(72)

¿Por qué razones no terceriza o contrata con terceros? –Tamaño de

empresa-• No lo consideran necesario • NS/ NR

• Es un gasto innecesario

GRAN EMPRESA

MEDIANA

EMPRESA

PEQUEÑA

EMPRESA

• No lo consideran necesario • Es un gasto innecesario • NS/ NR

MICROEMPRESAS

Volver

(73)

TIC Y LA GESTIÓN

DOCUMENTAL

(74)

TIC Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL

¿La empresa tiene implementada alguna tecnología para los procesos de gestión documental?

n= 418 empresas

48,1%

50,5%

1,4%

SI NO NS/ NR El nivel de apropiación de las TIC

(75)

58,3% _47,1% _48,3%

40,0% 41,2%

41,7%

51,0% 50,2% _60,0% _58,8%

0,0% 2,0% 1,5% 0,0% 0,0%

SI NO NS/ NR

¿La empresa tiene implementada alguna tecnología para los procesos de gestión documental? – Según ubicación geográfica de la

empresa-TIC Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL

(76)

SI; 33,3% NO; 66,7% NS/ NR; 0,0% NO; 51,0% SI; 47,5% NS/ NR; 1,6% NO; 46,7% SI; 52,2% NS/ NR; 1,1%

Pública

Base = 12

Base = 92

Base= 314

¿La empresa tiene implementada alguna tecnología para los procesos de gestión documental? – Según tipo de

(77)

41,7% 56,9% 1,4% NO SI NS/ NR

Grandes Empresas

¿La empresa tiene implementada alguna tecnología para los procesos de gestión documental? – Según tamaño de la

(78)

n= 418 empresas

Base= 201 empresas

Total respuestas = 489 respuestas

Software Escáner Correo

electrónico

Sitio web Workflow Otro

32,9%

23,7% _23,1%

15,5%

3,9%

0,8%

¿De qué tecnología dispone?

TIC Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL

(79)

¿Cuál es el software que utiliza?

A pesar de haber obtenido 161 menciones, no se detecta ningún software líder, dado que es

Office (word y excel) el software con más menciones y sólo obtiene 8 frecuencias.

Base= 161 empresas

TIC Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Codificación software

• CIRENA/ DOCUNET

• DOCUWARE

• EL DGNET

• MERCURIO

• ON BASE

• ROYAL

• SAP

• SHAREPOINT

• WORK MANAGEMENT

(80)

¿…El software que utiliza es?

DESARROLLO PROPIO

LICENCIADO ARRENDADO NS/ NR COMPRADO

36,8% _35,6%

17,8%

4,9% 4,9%

n= 418 empresas

Base= 161 empresas _Volver

TIC Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL

(81)

GESTIÓN HUMANA Y PROGRAMA SENA

(82)

Ninguna persona

(0)

1 persona

Entre 2 y 5

Entre 6 y 10 Entre 11 y 20 Entre 21 y 40 Entre 41 y 60 Entre 61 y 80 Entre 81 y 100 Mayor a 101 1,0% 23,5% 46,6% 12,5% 6,1% _4,2%

1,7% _0,7% _1,2% 2,5%

n= 418 empresas

GESTIÓN HUMANA Y GESTIÓN DOCUMENTAL

(83)

Ninguna persona

(0)

1 persona

Entre 2 y 5

Entre 6 y 10 Entre 11 y 20 Entre 21 y 40 Entre 41 y 60 Entre 61 y 80 Entre 81 y 100 Mayor a 101 1,0% 45,6% 51,4% 2,0%

0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0%

Base = 98 empresas

Aproximadamente, cuántas personas en su empresa, están directamente asociadas con el proceso de archivo o de gestión documental en su empresa?.

(84)

Ninguna persona

(0)

1 persona

Entre 2 y 5

Entre 6 y 10 Entre 11 y 20 Entre 21 y 40 Entre 41 y 60 Entre 61 y 80 Entre 81 y 100 Mayor a 101 1,4% 20,0% 55,7% 17,4% 5,4%

0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0%

Base = 144 empresas

-Pequeña

(85)

Base = 104 empresas Ninguna persona (0) 1 persona

Entre 2 y 5

Entre 6 y 10 Entre 11 y 20 Entre 21 y 40 Entre 41 y 60 Entre 61 y 80 Entre 81 y 100 Mayor a 101 0,0% 22,5% 35,3% 22,5% 11,8% 6,9%

1,0% _0,0% _0,0% _0,0%

-Mediana

(86)

Ninguna persona

(0)

1 persona

Entre 2 y 5

Entre 6 y 10 Entre 11 y 20 Entre 21 y 40 Entre 41 y 60 Entre 61 y 80 Entre 81 y 100 Mayor a 101 1,4% 11,4% 35,7% 14,3% 5,7% 10,0%

4,3% 4,3% 4,3%

8,6%

Base = 72 empresas

Aproximadamente, cuántas personas en su empresa, están directamente asociadas con el proceso de archivo o de gestión documental en su empresa?

-Gran

(87)

¿Las funciones de archivo en su empresa las realiza una persona con formación en el área?

n= 418 empresas

54,1%

44,7%

1,2%

SI NO NS/ NR

Del total de encuestados, 54,1% (226) manifiestan que las personas que realizan las labores de gestión documental en el área SI tienen formación en ésta, mientras que un 44,7% (187 personas) expresan que NO.

Así mismo, un 1,2% (5 personas) afirman no tener conocimiento sobre si el personal tiene o no formación en gestión documental.

(88)

58,3% 56,9% _54,1%

20,0%

52,9%

33,3% 39,2% 45,3%

80,0%

47,1%

8,3% 3,9% 0,6% 0,0% 0,0%

SI NO NS/ NR

¿Las funciones de archivo en su empresa las realiza una persona con formación en el área? –Según ubicación geográfica de la

empresa-GESTIÓN HUMANA Y empresa-GESTIÓN DOCUMENTAL

(89)

SI; 41,7% NO; 58,3% NS/ NR; 0,0% SI; 51,9% NO; 46,8% NS/ NR; 1,3% SI; 63,0% NO; 35,9% NS/ NR; 1,1%

Pública

Base = 12

Base = 92

Base = 314

¿Las funciones de archivo en su empresa las realiza una persona con formación en el área? –Según tipo de

(90)

20,8% 76,4% 2,8% NO SI NS/ NR

Grandes Empresas

¿Las funciones de archivo en su empresa las realiza una persona con formación en el área? –Según tamaño de la

(91)

¿De qué institución son egresadas las personas asociadas al proceso de Gestión Documental en su empresa?

n= 226 empresas Base = 239 respuestas

GESTIÓN HUMANA Y GESTIÓN DOCUMENTAL

Una de cada tres personas asociadas al proceso de Gestión Documental son

egresadas son del SENA

(92)

¿De qué institución son egresadas las personas asociadas al proceso documental?

Institución Menciones % de participación

SENA 78 32,6%

NS/NR 70 29,3%

Tecnológico de Antioquia 21 8,8%

Censa 14 5,9%

Universidad de Antioquia 11 4,6%

Otros 7 2,9%

Cesde 7 2,9%

Politécnico Jaime Isaza 5 2,1%

Universidad Remington 5 2,1%

Universidad Luis Amigó 3 1,3%

Universidad el Quindío 2 0,8%

Universidad Eafit 2 0,8%

Instituto Tecnológico Metropolitano 2 0,8%

Universidad Pontificia B. 2 0,8%

Politécnico Mayor 2 0,8%

Compuedu 2 0,8%

n= 226 empresas

Base= 239 respuestas Volver

(93)

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL

SENA, REGIONAL ANTIOQUIA

(94)

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL SENA,

REGIONAL ANTIOQUIA

¿Tiene información sobre el programa de formación en Gestión documental que ofrece el SENA, Centro de Comercio?

n= 418 empresas

75,1% 24,9%

NO SI Entre los encuestados, se percibe un

(95)

16,7% 27,5% 24,6% 20,0% 29,4%

83,3% 72,5% 75,4% 80,0% 70,6%

SI NO

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL SENA,

REGIONAL ANTIOQUIA

(96)

SI; 33,3%

NO; 66,7%

SI; 22,0%

NO; 78,0%

SI; 33,7%

NO; 66,3%

Pública

Base = 12

Base = 92

Base = 314

(97)

56,9% 43,1%

NO SI

Grandes Empresas

72,1% 27,9%

NO SI

Medianas Empresas

Pequeñas empresas Microempresas 79,9% 20,1% NO SI 84,7% 15,3% NO SI

(98)

Nivel de interés respecto al programa y los aprendices del programa

47,1%

27,8%

14,1%

SI le interesaría conocer del programa

SI le interesaría conocer del programa y Si le interesaría contar

con

aprendices del SENA de este programa.

Si le interesaría contar con aprendices del SENA de este

programa.

n= 418 empresas

Volver

(99)

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

(100)

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

“CARACTERÍSTICAS EN GESTIÓN DOCUMENTAL EN ANTIOQUIA PARA EL AÑO 2015”

Los resultados de este primer estudio estadístico descriptivo permitieron conocer en detalle diversos aspectos relacionados las necesidades específicas en gestión documental en las empresas en Antioquia.

En este estudio se contó con la participación de 418 empresas encuestadas, de las cuales el 82,8% (351) son MIPYMES y el 17,2% (74) son Grandes empresas; de acuerdo al sector el 75,1% con privadas, 22% son públicas y 2,9% son de capital mixto; y el 79,7% son de Medellín.

(101)

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Partiendo de las respuestas de 418 empresas, se pueden sacar las siguientes conclusiones de acuerdo a los objetivos específicos:

1. Caracterizar los procesos de archivo en empresas con presencia en Antioquia respecto a los procesos de gestión documental.

Nueve de cada diez empresas encuestadas consideran que el proceso de archivo SI es transversal para las empresas, resaltando que para las empresas de capital mixto el 100% respondió SI, frente a 87,6% y 93,5%, de las empresas privada y pública, respectivamente.

Dentro de las respuestas a Por qué considera que al área de archivo SI es transversal en las empresas, se destacan:

(102)

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Dentro de las razones por cuales consideran que al área de archivo NO es transversal en las empresas, uno de cada cuatro encuestados No Sabe o No Responde, el 18,6% responde que Cada proceso tiene su propio archivo, el 16% que cada departamento es Independiente, el 9,3% que El archivo está centralizado, y otro 9,3% por la confidencialidad de la información.

Nueve de cada diez empresas respondieron que cuentan con un espacio destinado para el área de archivo.

Una de cada tres empresas conoce la ley 594 de 2000 “Ley general de los Archivos”, y de ellas una de cada cuatro considera que el depósito de archivo de su empresa Si reúne los criterios técnicos, una de cada cinco, No, y un poco más de la mitad respondieron No Sabe / No Responde.

(103)

2. Identificar la cadena de gestión documental, según los tipos de empresa (pública/ privada) en Antioquia.

Entre los procesos de gestión documental que tienen implementados en las empresas, se encuentran en orden de respuestas: Recepción 17,4%, Organización 16,3%, Distribución 14%, Tramite y Conservación, cada uno con 13,8%, Producción con 12,4% y Disposición Final con 12,2%.

Los procesos de gestión documental que consideran más críticos son Conservación 10,5%, Organización 8,6%, y Disposición Final 7,9%.

Dentro de los procesos anteriores Si son contratados con un tercero por el 23,4%, frente a 75,6% que No, y ocho de cada diez (T2B 78,6%) empresas están satisfechas con el proceso de tercerización.

Las razones por las cuales las empresas no tercerizan o contratan con terceros No lo considera necesario una de cada dos (50%), No Saben / No Responden una de cada cinco (19,6), y Es un gasto innecesario 12,3%.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

(104)

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

3. Establecer la relación actual entre las TIC y los procesos de gestión documental para empresas con presencia en Antioquia.

Una de cada dos empresas (48%) tiene implementada alguna tecnología para los procesos de gestión documental, y acerca la tecnología que disponen, se tiene: Sofware 32,9%, Escáner 23,7%, Correo electrónico 23,1%, Sitio Web 15% y Workflow 3,9%.

A pesar de haber obtenido 161 menciones, no se detecta ningún software líder, dado que es Office (word y excel) el software con más menciones y sólo obtiene 8 frecuencias.

Con respecto al software que utilizan las empresas, 36,8% respondieron que era un Desarrollo propio, 35,6% Licenciado, 17,8% Arrendado y 4,9% Comprado.

El número de personas en las empresas encuestadas que están directamente asociadas con el proceso de archivo o de gestión documental es Entre 2 y 5 personas, 46,6%, Una persona 23,5% y Entre 6 y 10 personas 12,5%.

(105)

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

4. Identificar el nivel de reconocimiento por parte de los empresarios respecto al programa de Gestión Documental del SENA regional Antioquia.

Solo una de cada cuatro empresas que respondieron la encuesta (24,9%) tiene información sobre el programa de formación en Gestión documental que ofrece el SENA, Centro de Comercio.

(106)

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Este primer esfuerzo para recoger información del sector sirve de base para estudios posteriores que profundicen en los factores que afectan el funcionamiento de las empresas en los procesos relacionados con Gestión Documental.

En los diferentes procesos de Gestión Documental se resalta la vulnerabilidad, especialmente, de las MIPYMES, por lo que se pueden acompañar por parte del SENA para darles fuerza comercial y facilitar su crecimiento económico.

(107)

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

En este sentido, los servicios formativos, dan respuestas específicas al programa de formación y las competencias esperadas en el sector productivo, asociado a un proceso (en este caso, Gestión Documental).

Por tanto, se sugiere plantear cuáles serían esos grandes entregables (servicios) y tener en cuenta en su diseño / planteamiento, dos insights:

• El uso de lasTIC

• La normatividad asociada a los procesos de gestión documental

(108)

ANEXOS

(109)

Resultados:

Percepción de los

aprendices en la

Etapa Productiva 2014

Junio de 2015

(110)

PROGRAMA PROMEDIO T2B

Posición

GESTION BANCARIA Y DE ENTIDADES FINANCIERAS 88,75% 1 CONTABILIDAD Y FINANZAS 88,70% 2 ASISTENCIA ADMINISTRATIVA 88,51% 3 GESTIÓN EMPRESARIAL 88,06% 4 ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO 86,64% 5 GESTION DOCUMENTAL 85,38% 6 NEGOCIACION INTERNACIONAL 85,08% 7 CONTABILIZACION DE OPERACIONES COMERCIALES Y FINANCIERAS 85,00% 8 GESTIÓN ADMINISTRATIVA 85,00% 9 ASESORIA COMERCIAL Y OPERACIONES DE ENTIDADES FINANCIERAS 83,79% 10 PROMEDIO 83,61%

TECNICO EN VENTAS DE PRODUCTOS Y SERVICIOS 83,43% 11 GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO 82,27% 12 DESARROLLO DE OPERACIONES LOGISTICAS EN LA CADENA DE

ABASTECIMIENTO 80,09% 13 GESTIÓN COMERCIAL Y TELEMERCADEO EN CONTACT CENTER 79,67% 14 GESTIÓN LOGISTICA 74,46% 15 GESTION DE MERCADOS 72,92% 16

Base: Total de aprendices entrevistados (1.036 respuestas)

T2B = Top Two Boxes: porcentaje de la suma de las calificaciones positivas (Muy bueno(a) y Bueno(a))

Percepción de los aprendices en la Etapa Productiva 2014

(111)

PROGRAMA

ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE

ARCHIVO

PROMEDIO T2B

GESTION DOCUMENTAL

PROMEDIO T2B

El apoyo recibido por la empresa fue 89% 95% La disponibilidad de recursos para realización de las actividades asignadas, fue … 93% 83% La coherencia entre las tareas realizadas con el plan de estudios fue 90% 78% La etapa productiva le ha permitido complementar su formación académica 90% 95% Ha adquirido competencias pertinentes para las necesidades del mercado laboral 93% 80% La etapa productiva le ha permitido conocer mejor el funcionamiento de una empresa 93% 90% En lo que se refiere a su formación profesional, la experiencia de la etapa productiva ha sido… 92% 88% La etapa productiva realizada le resulta útil y formativa para su futuro profesional 92% 98% En general, estoy satisfecho(a) con el contenido de la etapa productiva 87% 90% En general, estoy satisfecho(a) con el desarrollo de la etapa productiva 90% 88% El trato recibido por los instructores en el seguimiento de la etapa productiva fue el adecuado 82% 90% La satisfacción con la labor del(los) instructor(es) que supervisa(n) la etapa productiva 82% 93% Se han cumplido las expectativas iniciales sobre la etapa productiva 93% 83% Está satisfecho(a) con la etapa productiva realizada 92% 83% La etapa productiva ha aumentado las expectativas de obtener un trabajo 97% 80% La etapa productiva ha aumentado las expectativas de tener su propia empresa 79% 83% La etapa productiva le ha resultado útil para saber a qué quiere dedicarse una vez finalizada su

carrera 85% 70% La etapa productiva es un buen método para introducir al aprendiz en el mundo laboral 95% 80% La atención y solución de problemas durante la etapa productiva han sido adecuadas 25% 78% PROMEDIO 86,64% 85,38%

Base: Total de aprendices entrevistados (1.036 respuestas)

T2B = Top Two Boxes: porcentaje de la suma de las calificaciones positivas (Muy bueno(a) y Bueno(a))

Percepción de los aprendices en la Etapa Productiva 2014

Base: 61 Base: 40

(112)

(113)

(114)

CRÉDITOS

DISEÑADO, PROCESADO Y REALIZADO POR:

Instructores Tecnología en Gestión de Mercados

Economista, Diana Carolina Jaramillo Rojas [email protected]

Administrador, Germán Darío Hurtado García [email protected]

AGRADECIMIENTOS:

No hubiese sido posible llegar a realizar el estudio sin la participación activa

de las empresas, y del apoyo de:

Oswaldo Monroy, Coordinador Académico Área Ventas, Comercialización y Logística

Bladimir Coba, Gestor de Red de Comercio y Ventas

Carlos Mario Gonzales, Bernardo Zapata, Liliana Jaramillo, Instructores del Centro de Comercio, ylos aprendices de Contact Center, con su labor para la realización de la campaña.

Norela María Arango Restrepo, Coordinadora Académica Área de Gestión Administrativa y Servicios Financieros, e Instructores del programa Gestión Documental.

(115)

Volver

¡GRACIAS!

“Tenemos que quitarnos de la cabeza que nosotros

somos bibliotecarios. O que somos documentalistas. O

que somos gestores de la información o del conocimiento.

Nosotros somos expertos en organizar“

(116)

Para ver otros estudios realizados en el centro de Comercio, SENA Regional Antioquia, y/o verificar la autenticidad de este informe, escanea el código QR o ingresa al siguiente link:

http://bpocentrodecomercio.blogspot.com/p/investigaciones-de-mercados-centro-de.html

ESTUDIO: CARACTERÍSTICAS EN GESTIÓN DOCUMENTAL EN ANTIOQUIA PARA EL AÑO 2015

Reservados todos los derechos. Se permite su copia y distribución por cualquier medio siempre que se mantenga el reconocimiento de sus autores, no se haga uso comercial de

las obras y no se realice ninguna modificación de las mismas