Aplicación del Sistema de Control Interno para mejorar la Gestión del Área Logística de la Empresa Constructora Consorcio F&F Contratistas Generales SAC

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(1)BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO FACULTAD CIENCIAS ECONÓMICAS ESCUELA ACADEMICO PROFESIONAL DE CONTABILIDAD Y FINANZAS. APLICACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA GESTION DEL ÁREA LOGISTICA DE LA EMPRESA CONSTRUCTORA CONSORCIO F&F CONTRATISTAS GENERALES SAC. TESIS PARA OPTAR EL TÍTULO DE:. CONTADOR PÚBLICO ASESOR: Dr.CPC.C. Juan Chávez Alayo. PROMOCIÓN: XLVII. RAÚL EDGARDO ALVA RODRIGUEZ BACHILLER EN CIENCIAS ECONÓMICAS. TRUJILLO – PERÚ 2013. 1.

(2) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. DEDICATORIAS. A Dios por ser la luz que ilumina mi camino y guiarme en la culminación del presente trabajo de investigación.. A mis padres: Mirtha, Sadot, Isabel y Raúl por su apoyo incondicional en mi formación profesional, y a mis hermanos: Katherine, James, Luis, Mayra y Javier, por ser un motivo más para seguir esforzándome y alcanzar mis objetivos trazados.. A mi novia Mileny Cabrera Villanueva por ser una persona muy especial en mi vida y que con su Amor me inspira a seguir superándome día a día.. I.

(3) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. AGRADECIMIENTOS. A Dios por protegerme durante todo mi camino y darme fuerzas para superar obstáculos y dificultades a lo largo de toda mi vida.. Mi agradecimiento muy especial a todas aquellas personas que colaboraron para hacer realidad la culminación del presente trabajo de investigación.. A mi Profesor y Asesor Dr. CPC.C. Juan Chávez Alayo por su orientación durante el desarrollo del presente trabajo de investigación.. II.

(4) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. RESUMEN El presente trabajo de investigación se realizó en la empresa constructora Consorcio F&F Contratistas Generales SAC. Esta empresa fue creada en el año 2,006. Su actividad principal es promoción y ejecución de obras de construcción civil y electrificación. Durante la realización de la práctica se hizo un análisis preliminar de la empresa utilizando técnicas de investigación aplicada como cuestionarios, entrevistas y observación sobre los mecanismos que utilizaba la empresa dentro del área logística. Asimismo se realizó un estudio sobre los rubros más importantes de los estados financieros presentados al cierre del ejercicio del año 2,011, recopilando y evaluando los registros por medio de cruce de información, verificando los cálculos. aritméticos,. libros. auxiliares,. archivos. físicos. y. electrónicos. proporcionados por el departamento de contabilidad; determinando así los hallazgos encontrados, resultados que permitieron medir la problemática y deficiencias en las operaciones, entre las que se pueden mencionar: Gastos en la adquisición de compras y servicios sin un documento legal que respalde las operaciones, utilización de formatos con información incompleta, así como la falta de integraciones del rubro de activos fijos. Se observó que las operaciones y registros ejecutados por el departamento contable y administrativo reflejan estados financieros poco confiables y oportunos para poder medir la situación financiera de la empresa. Los hallazgos obtenidos en la investigación son el resultado de carencia de normas, procedimientos y políticas que sirvan de base para la ejecución de las mismas; sobre esta base se propone la creación de un manual de organización y funciones para garantizar la confiabilidad de las operaciones, cumplir con los requerimientos de la empresa y corregir las deficiencias actuales al existir un ambiente de control que se dé a conocer a todos los integrantes del grupo de trabajo. Palabras Claves: Sistema de Control Interno. Área Logística. Empresa Constructora Consorcio F&F Contratistas Generales SAC.. III.

(5) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. ABSTRACT The present research work was carried out in the construction company consortium F & F General Contractors SAC. This company was created in 2,006. Its main activity is promotion and execution of civil construction and electrification. While performing the practice became a preliminary analysis of the company using applied research techniques such as questionnaires, interviews and observation on the mechanisms through which the company within the logistics area. It also conducted a study on the most important items of the financial statements at the year end of the year 2,011, compiling and evaluating records through crossreferencing, checking the arithmetic, ledgers, physical and electronic files provided by the accounting department, thus determining the findings, results that can measure the problems and deficiencies in operations, among which we can mention: Expenditure on the acquisition of shopping and services without a legal document to support operations, use of formats incomplete information, and lack of integration of fixed asset item. It was observed that the operations and records performed by the accounting and administration department reflect unreliable financial statements and timely in order to measure the company's financial situation. The findings obtained in the research are the result of lack of standards, procedures and policies which form the basis for the execution of the same and on this basis we propose the creation of a manual of organization and functions to ensure reliability of operations, meet the requirements of the company and correct the current deficiencies to be a control environment that is made known to all members of the working group. Key words: Internal Control System. Area Logistics. Construction Company Consortium F & F General Contractors SAC.. IV.

(6) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. ÍNDICE DEDICATORIAS........................................................................................................................................... I AGRADECIMIENTOS.................................................................................................................................. II RESUMEN ................................................................................................................................................ III ABSTRACT ................................................................................................................................................ IV CAPÍTULO - I ......................................................................................................................................... 1 I. INTRODUCCIÓN.............................................................................................................................. 1 1.1. REALIDAD PROBLEMÁTICA................................................................................................. 1 1.2. ANTECEDENTES..................................................................................................................... 2 1.3. JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA ....................................................................................... 4 1.4. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ....................................................................................... 5 1.5. OBJETIVOS .............................................................................................................................. 5 1.5.1.. Objetivo General: ........................................................................................................... 5. 1.5.2.. Objetivos Específicos .................................................................................................... 5. 1.6. VARIABLES ............................................................................................................................... 6 1.6.1.. Variable independiente ................................................................................................. 6. 1.6.2.. Variable Dependiente ................................................................................................... 6. 1.7. MARCO TEÓRICO ................................................................................................................... 6 1.7.1.. Marco Conceptual ......................................................................................................... 6. 1.7.2.. Marco Histórico ............................................................................................................ 35. 1.8. HIPÓTESIS.............................................................................................................................. 41 CAPÍTULO – II ..................................................................................................................................... 42 II. DISEÑO DE CONTRASTACIÓN ................................................................................................. 42 2.1. Material de Estudio ................................................................................................................. 42 2.1.1.. Población ...................................................................................................................... 42. 2.1.2.. Muestra ......................................................................................................................... 42. 2.1.3.. Diseño de Investigación ............................................................................................. 42. 2.2. Métodos y Técnicas ............................................................................................................... 42 CAPÍTULO – III .................................................................................................................................... 44 III. RESULTADOS................................................................................................................................ 44 3.1. LA CONSTRUCCIÓN EN EL PERÚ.................................................................................... 44 3.2. DESCRIPCION DE LA EMPRESA ...................................................................................... 44. V.

(7) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. 3.2.1.. Visión ............................................................................................................................. 45. 3.2.2.. Misión ............................................................................................................................ 45. 3.2.3.. Organigrama Organizacional ..................................................................................... 45. 3.3. DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA ...................................................................................... 46 3.3.1.. Evaluación Global del Control Interno ...................................................................... 47. 3.3.2.. Examen profundo de Áreas Críticas ......................................................................... 48. 3.4. ANALISIS DE LA SITUACIÓN ECONOMICA FINANCIERA DE LA EMPRESA. ........ 54 3.4.1.. Análisis del Activo ........................................................................................................ 54. 3.4.2.. Análisis del Pasivo y Patrimonio ............................................................................... 56. 3.4.3.. Análisis del Estado de Resultados............................................................................ 58. 3.4.4.. ANÁLISIS DE RATIOS FINANCIEROS ................................................................... 59. 3.5. IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO ................................. 61 3.5.1.. Consideraciones Generales....................................................................................... 61. 3.5.2.. Herramientas a Utilizar ............................................................................................... 63. 3.5.3.. Técnicas de implementación ..................................................................................... 64. 3.5.4.. Desarrollo de la Implementación............................................................................... 64. 3.5.5.. El Sistema de Control Interno y los resultados de la empresa............................. 74. 3.6. SISTEMA DE CONTROL EJERCIDO SOBRE LA FUNCION LOGÍSTICA Y SU FAVORECIMIENTO EN LAS FINANZAS DE LA EMPRESA. ................................................. 77 CAPITULO - IV .................................................................................................................................... 81 IV. DISCUSIÓN .................................................................................................................................... 81 V. CONCLUSIONES ........................................................................................................................... 86 VI. RECOMENDACIONES ................................................................................................................. 88 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ................................................................................................. 89. VI.

(8) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. CAPÍTULO - I I. 1.1.. INTRODUCCIÓN. REALIDAD PROBLEMÁTICA El problema subsistente en la empresa en estudio es que no cuenta con un adecuado sistema de control interno en la logística no contando con un programa adecuado para las compras de materiales y suministros de construcción. ocasionando. así. un. problema. de. desabastecimiento. incurriendo en la realización de adquisiciones de urgencia, asimismo, no cuenta con una política de selección de proveedores obviando así los criterios esenciales de la calidad, cantidad, precio y oportunidad. Los controles internos son fundamentales para lograr, entre otros propósitos, un registro exacto de las transacciones y la consiguiente preparación de los reportes financiero contables confiables. Muchas actividades de la construcción involucran diariamente un alto volumen de transacciones y numerosas operaciones. Sin controles internos adecuados que aseguran el registro apropiado de las transacciones, la información financiera resultante puede no ser confiable y por lo tanto no se puede tomar decisiones acertadas. En esta perspectiva la logística posibilita asegurar razonablemente el ingreso y salida de materiales, en la relación entre los proveedores y la empresa constructora, evitándose los retrasos en el tiempo de entrega y se dará cumplimiento a aumentar la ventaja competitiva, generando un incremento en los beneficios económicos. El sistema logístico está integrado por el conjunto de medios de producción, transporte, manutención y de almacenamiento utilizados para hacer circular los bienes hacia la entidad usuaria de manera apropiada lo que incluye la entrega oportuna de los suministros, al órgano ejecutor de los trabajos y al más bajo costo, económicamente considerado. Se basa en la interrelación de tres subsistemas: La Gestión de Stocks o Inventarios, 1.

(9) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. que prevé y planifica los requerimientos estableciéndose las cantidades a pedir y los plazos de suministros. La Gestión de Compras, a través de la cual se adquieren los bienes y servicios requeridos en las cantidades necesarias, con la calidad adecuada de una manera oportuna y al menor costo posible. La Gestión de Almacenes, encargado de recepción, registro, almacenamiento y distribución de los bienes todo ello en relación con la Gestión Empresarial. La problemática radica en la deficiencia de controles administrativos y contables que se presentan cuando la empresa en estudio realiza fundamentalmente las operaciones de logísticos y que tiene una importante implicancia desde el punto de vista organizativo y de funciones. La empresa escogida para el desarrollo del presente proyecto de investigación. se. denomina. “CONSORCIO. F&F. CONTRATISTAS. GENERALES S.A.C.”, la referida empresa viene funcionando algunos años teniendo por actividad principal la construcción y actividades similares y conexas. Hoy en día las empresas, dedicadas al sector de la construcción o no, deben estar elementalmente organizadas para satisfacer las necesidades de sus clientes y brindarles una merecida atención; cumpliendo así con la finalidad que como empresa fue creada. 1.2.. ANTECEDENTES Prácticamente desde el principio de los tiempos de la civilización, los productos que la gente desea o no se producen en el lugar donde se quieren consumir o no están disponibles cuando se desea consumirlos. Por aquel entonces, la comida y otros productos existían en abundancia sólo en determinadas épocas del año. Al principio, la humanidad tuvo que optar por consumir los productos en el lugar donde se encontraban o transportarlos a un lugar determinado y almacenarlos allí para uso posterior. Como no existía un sistema desarrollado de transporte y almacenamiento, el movimiento de los productos se limitaba a lo que una persona podía acarrear, y el 2.

(10) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. almacenamiento de los productos perecederos era posible solamente un período corto. Este sistema de transporte y almacenamiento obligaba a las personas a vivir cerca de los lugares de producción y a consumir una gama bastante pequeña de productos o servicios. Cuando los sistemas logísticos empezaron a mejorar, el consumo y la producción fueron separándose geográficamente. Las distintas zonas se especializaron en lo que podían producir más eficientemente. Así, el exceso de producción se pudo enviar de forma rentable a otras regiones y los productos que no se fabricaban en la zona pudieron importarse. La importancia de la logística viene dada por la necesidad de mejorar el servicio a un cliente, mejorando la fase de mercadeo y transporte al menor costo posible, algunas de las actividades que puede derivarse de la gerencia logística en una empresa son las siguientes: . Aumento en líneas de producción.. . La eficiencia en producción, alcanzar niveles altos.. . La cadena de distribución debe mantener cada vez menos inventarios.. . Desarrollo de sistemas de información.. Estas pequeñas mejoras en una organización traerán los siguientes beneficios. . Incrementar la competitividad y mejorar la rentabilidad de las empresas para acometer el reto de la globalización.. . Optimizar la gerencia y la gestión logística comercial nacional e internacional.. . Coordinación óptima de todos los factores que influyen en la decisión de compra: calidad, confiabilidad, precio, empaque, distribución, protección, servicio.. . Ampliación de la visión Gerencial para convertir a la logística en un modelo, un marco, un mecanismo de planificación de las actividades internas y externas de la empresa.. 3.

(11) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. . UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. La definición tradicional de logística afirma que el producto adquiere su valor cuando el cliente lo recibe en el tiempo y en la forma adecuada, al menor costo posible.. La misión del área de logística de la empresa es proporcionar un buen servicio al cliente, apoyando los esfuerzos de producción y marketing de la empresa. El área logística, por consiguiente, está funcionalmente subordinada a los departamentos de producción y marketing, ya que dicho sistema debe responder con eficacia y eficiencia a las necesidades operacionales y estratégicas de estas funciones. Cuanto mayor sea la empresa y la importancia estratégica del servicio al cliente para la naturaleza de ésta, más importante se hará colocar la función de logística dentro de la organización, a la par de otras áreas funcionales importantes en términos de rango. El resultado de la logística es la prestación de un nivel o niveles, claramente especificados, de servicio al cliente con el costo total mínimo posible. La aplicación práctica del concepto de costo total estimula la introducción de cambios en el sistema para mejorar los resultados de dos formas. Una mejora puede provocar un aumento del costo que supone la realización de una o más actividades logísticas, siempre que el costo que supone la realización de una o más del resto de las actividades logísticas se reduzca en una cantidad igual o superior, de manera que el costo total siga siendo el mismo o disminuya. Como alternativa, puede permitirse que aumente el costo total del sistema, con la condición de que mejore y sea más consecuente el servicio al cliente, de manera que pueda utilizarse como un arma estratégica de competencia para lograr una mayor rentabilidad global. 1.3.. JUSTIFICACIÓN DEL PROBLEMA Teniendo y aplicando un apropiado. Sistema de Control Interno en los. procesos logísticos, es de gran importancia para quienes toman decisiones 4.

(12) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. así como quienes están estrechamente relacionados con la gestión de la empresa lo hagan atinadamente, confiados en lo que se haga es lo más conveniente para los propósitos de la empresa, porque actuando de esta manera se estará cumpliendo con los fines para que fue creada. Así mismo podemos referir que al desarrollar controles internos permitirá obtener saldos actualizados,. detalles de. las. compras. realizadas,. vencimientos de obligaciones, etc. Y quienes desarrollan estas actividades será personal idóneo que llegue a elaborar información razonable, veraz y oportuna para la cual tendrá que valerse de registros y formatos apropiados, los mismos que dinamicen las operaciones de la unidad económica. 1.4.. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ¿Con la aplicación del Sistema de Control Interno, mejorará la gestión del Área de Logística de la Empresa Constructora Consorcio F&F Contratistas Generales S.A.C.?. 1.5.. OBJETIVOS 1.5.1. Objetivo General: Lograr la implantación del sistema de control interno en el área logística de la empresa “CONSORCIO F&F CONTRATISTAS GENERALES SAC” dedicada a la construcción, de tal manera que sea coherente con el desarrollo de sus actividades. 1.5.2. Objetivos Específicos  Evaluar y detectar las deficiencias actuales de cómo se llevan a cabo las operaciones en el área logística en la empresa en estudio.  Proponer el mejoramiento del sistema de control interno adecuado. en. el. Área. Logística. e. implementar. el. correspondiente plan que llevaría a su mejoraría la gestión administrativa de la empresa.. 5.

(13) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO.  Proponer medidas correctivas sobre la función logística en la unidad. de. análisis. que. posibiliten. mejores. resultados. Financieros. 1.6.. VARIABLES 1.6.1. Variable independiente X: Aplicación del Sistema de Control Interno. Indicadores: X1: Plan de Organización. X2: Técnicas y Procedimientos. X3: Buenas Prácticas de control interno. 1.6.2. Variable Dependiente Y: Mejora de la Gestión del Área de Logística de la Empresa Constructora Consorcio F&F Contratistas Generales SAC. Indicadores: Y1: Efectividad, eficiencia y economía. Y2: Metas y objetivos.. 1.7.. MARCO TEÓRICO 1.7.1. Marco Conceptual 1.7.1.1. Empresa Constructora La empresa constructora es el ente quien realiza la actividad de construcción de una obra requerido por el cliente, ya sea prestando exclusivamente el servicio o incluyendo también los materiales de construcción. La Construcción comprende las siguientes actividades: a) Preparación de terreno incluye la demolición y el derribo de edificio y otras estructuras, la limpieza del terreno de construcción y la venta de materiales procedentes de estructuras demolidas, así como la actividad. de. voladura,. terreplaneamiento, excavación,. de. prueba,. nivelación, movimiento de tierra,. drenaje. 6. perforación. y. demás. actividades. de.

(14) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. preparación. de. terreno,. las. actividades. de. construcción de galerías, de remoción del estéril y del otro tipo para preparar. y aprovechar terrenos y. propiedades mineras. b) La construcción de edificios completos, de partes de edificios y de obras de ingeniería civil. c) Actividades corrientes de construcción: construcción de viviendas, edificios y oficinas. d) Construcción de obras de ingeniería civil: Carreteras, calles, puentes, túneles, líneas de transmisión de energía eléctrica, instalaciones deportivas, etc. e) Actividades especiales de construcción: comprende la preparación. de. ciertas. partes. de. las. obras. mencionadas, por lo general se concentran en un aspecto común a diferentes estructuras y requieren de la utilización de técnicas o equipos especiales. Se trata de actividades tales como la armadura de pilotes, la cimentación, la perforación de pozos de agua, la erección de estructuras de edificio. f) Terminación de edificios: Comprende toda la gama de actividades que contribuyen a la terminación o acabado. de. una. obra,. como. por. ejemplo. el. encristalado, pintura u otros. A. Características de la Actividad de la Construcción: La actividad de construcción posee características especiales que la diferencian de las demás actividades, y que de modo sucinto detallamos: a) Debemos de tener en cuenta que esta es una actividad. diferente. en. su. forma,. no. es. estandarizada. La ubicación de los proyectos, en la mayoría. de. los. casos. conlleva. a. una. descentralización de la ejecución de las obras, en lo. 7.

(15) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. que. respecta. a. mano. de. obra,. materiales,. administración, entre otros. b) Existe. una. permanente. movilización. o. desplazamiento de la actividad, toda vez que en principio, las obras tiene un tiempo de duración determinado y que culminadas las mismas, el constructor se moviliza a otro lugar donde inicia sus operaciones. c) Por la naturaleza especial de la actividad(proceso constructivo que involucra varias etapas antes de la terminación del proyecto), es muy frecuente que la fecha de inicio y la culminación de las obras no coincida con un mismo ejercicio, sino que más bien abarque más de uno. d) Asimismo, se producen una alta rotación de personal a nivel de obra u obras que ejecutan una misma empresa. e) Adicionalmente. a. la. construcción. de. obras,. frecuente en el sector privado, las modalidades para la obtención y ejecución de obras es bajo los sistemas. de. licitaciones,. concursos. o. por. adjudicación directa. B. Contratos de construcción: Debemos tener en cuenta las siguientes definiciones:  Constructor: Persona que se dedique en forma habitual. a la venta de inmuebles construidos. totalmente por ella o que haya sido construida total o parcialmente por un tercero.  Construcción parcial: Se entiende así cuando el tercero construya alguna parte del inmueble y/o asuma cualquiera de los compromisos del valor agregado de la construcción. 8.

(16) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. La actividad de construcción se encuentra ubicada en la división 45 de la clasificación Industrial Uniforme (CIIU) de todas las actividades económicas de las Naciones Unidas. III Revisión y, comprende:. GRUPO. CLASE. 451. 4510 4520. ACTIVIDAD Preparación del terreno. Construcción de edificios completos o de partes de edificios, obras de Ingeniería Civil.. 4530. Acondicionamiento de edificios.. 4540. Terminación de edificios.. 4550. Alquiler de equipo de Construcción o demolición de operarios.. 1.7.1.2. Logística 1.7.1.2.1. Generalidades Actualmente el tema de la logística es tratado con tanta importancia que se les da en las organizaciones un área específica para su tratamiento.. A. través. del. tiempo. ha. ido. evolucionando constantemente hasta convertirse en una de las principales herramientas para que una organización sea considerada como una empresa del primer mundo. La logística es la gestión del flujo y de la información. de. materiales. y/o. personas. asociadas en una empresa. En un sentido amplio, “se entiende por logística al conjunto de conocimientos, acciones y medios destinados a prever y proveer los recursos necesarios que posibiliten realizar una actividad principal en. 9.

(17) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. tiempo, forma y al costo más oportuno en un marco de productividad y calidad”. En el ámbito empresarial se tiene que “logística es el proceso de gerenciar estratégicamente el movimiento y almacenamiento de materias primas, partes y productos terminados, desde los proveedores a través de la empresa hasta el usuario final”. La logística como actividad empresarial es antigua y se podría decir que es lo que antes se conocía como Distribución. Tiene sus orígenes en la actividad militar, que desarrollo esta herramienta para abastecer a las tropas con los recursos y pertrechos necesarios para afrontar las largas jornadas y los campamentos en situación de guerra. Al ámbito empresarial trascendió hace unas cuatro décadas y ha sido en este donde ha encontrado su mayor campo de desarrollo. Por lo tanto la Logística busca gerenciar estratégicamente la adquisición, el movimiento, el almacenamiento de productos y el control de inventarios, así como todo el flujo de información asociado, a través de los cuales la organización y su canal de distribución se encauzan de modo tal que la rentabilidad presente y futura de la empresa sea maximizada en términos de costos y efectividad. La logística determina y coordina en forma óptima el producto correcto, el cliente correcto, el lugar correcto y el tiempo correcto. 10.

(18) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. 1.7.1.2.2. Importancia de la Logística La importancia de la logística viene dada por la necesidad de mejorar el servicio a un cliente, mejorando la fase de mercadeo y transporte al menor costo posible. Algunas de las actividades que puede derivarse de la gerencia logística en una empresa son las siguientes: a) Aumento en líneas de producción. b) La eficiencia en producción, alcanzar niveles altos. c) La cadena de distribución debe mantener cada vez menos inventarios. d) Desarrollo de sistemas de información. Estas pequeñas mejoras en una organización traerán los siguientes beneficios:  Incrementar la competitividad y mejorar la rentabilidad de las empresas para acometer el reto de la globalización.  Optimizar la gerencia y la gestión logística comercial nacional e internacional.  Coordinación optima de todos los factores que influyen en la decisión de compra: calidad,. confiabilidad,. precio,. empaque,. distribución, protección, servicio.  Ampliación de la visión Gerencial para convertir a la Logística en un modelo, un marco, un mecanismo de planificación de las actividades. internas. y. externas. de. la. empresa.  La definición tradicional de logística afirma que el producto adquiere su valor cuando el 11.

(19) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. cliente lo recibe en el tiempo y en la forma adecuada, al menor costo posible. 1.7.1.2.3. Funciones de la Logística En. todo. proceso. logístico. existen. funciones. básicas. relacionadas. al. cinco buen. desempeño de un plan logístico: a) La gestión del tráfico transportes se ocupa del movimiento físico de los materiales. b) La. gestión. del. inventario. conlleva. la. responsabilidad de la cantidad y surtido de materiales de que se ha de disponer para cubrir las necesidades de producción y demanda de los clientes. c) La gestión de la estructura de la planta consiste en una planificación estratégica del número, ubicación, tipo y tamaño de las instalaciones. de. distribución. (almacén,. centros de distribución e incluso de las plantas). d) La. gestión. de. almacenamiento. y. manipulación de materiales se ocupa de la utilización eficaz del terreno destinado a inventario. y de. mecánicos. y/o. los medios manuales, automatizados. para. la. manipulación física de los materiales. e) La gestión de las comunicaciones y de la información. conlleva. la. acumulación,. análisis, almacenamiento y difusión de datos puntuales y precisos relevantes de las necesidades. de. toma. de. logísticas con eficiencia y eficacia.. 12. decisiones.

(20) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. Las comunicaciones y la información integral las áreas operacionales logísticas y las actividades de apoyo en un sistema y permiten que este sea eficaz. 1.7.1.2.4. Conceptualización de Logística En un sentido amplio, “se entiende por logística al conjunto de conocimientos, acciones y medios destinados a prever y proveer los recursos necesarios que posibiliten realizar una actividad principal en tiempo, forma y al costo más oportuno en un marco de productividad y calidad”. En el ámbito empresarial se tiene que “logística es el proceso de gerenciar estratégicamente el movimiento y el almacenamiento de materias primas, partes y productos terminados, desde los proveedores a través de la empresa hasta el usuario final”. La logística como actividad empresarial es antigua y se podría decir que es lo que antes se conocía como Distribución. Tienes sus orígenes en la actividad militar, que desarrollo esta herramienta para abastecer a las tropas con los recursos y pertrechos necesarios para afrontar las largas jornadas y los campamentos en situación de guerra. Al ámbito empresarial transcendió hace unas cuatro décadas y ha sido en este donde ha encontrado su mayor campo de desarrollo. La logística, es la encargada de la situación eficiente de los productos de una determinada 13.

(21) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. empresa con un menor costo y un excelente servicio al cliente. Por lo tanto la logística busca gerenciar estratégicamente la adquisición, el movimiento, el almacenamiento de productos y el control de inventarios, así como todo el flujo de información asociado, a través de las cuales la organización y su canal de distribución se encauza de modo tal que la rentabilidad presente y futura de la empresa sea maximizada en términos de costos y efectividad. La logística determinada y coordina en forma óptima el producto correcto, el cliente correcto, el lugar correcto y el tiempo correcto. 1.7.1.3. Gestión de Compras La gestión de compras tiene por objeto adquirir los bienes y servicios que la empresa necesita, garantizando el abastecimiento de las cantidades requeridas en términos de tiempo, calidad y precio.. 1.7.1.3.1. Objetivos de la Función de Compras En el contexto de la gestión de inventarios, las cuestiones básicas que se trata de solucionar están relacionadas con las preguntas:  ¿Qué productos hay que reponer?  ¿Qué cantidad hay que comprar?  ¿Cuánto hay que efectuar al pedido?  ¿Dónde hay que situar el producto? En consecuencia, las responsabilidades de esta función radica en:. 14.

(22) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. a. Mantener una continuidad en los suministros, de acuerdo con los programas de fabricación o compras. b. Proporcionar los productos, materiales y componentes. de. acuerdo. con. las. especificaciones de calidad requeridas. c. Obtener los productos necesarios al costo total. más. bajo. posible,. dentro. de. las. necesidades de calidad y plazos de entregas requeridas. d. Prevenir a la fábrica o departamento de producción de las variaciones de precio en el mercado coyunturas, tendencias, etc. Como se ve, es necesaria una coordinación permanente entre os departamentos comerciales o fabriles y los de compras. 1.7.1.3.2. Actividades. Básicas. de. la. Gestión. de. Compras La función de compras comprende las siguientes actividades básicas: 1) Búsqueda y evaluación de proveedores. Es una actividad más importante dentro de esta función, tendiente a tener una capacidad de respuesta frente a nuestra empresa, lo que constituye un punto de partida para las futuras relaciones comerciales con ellos. 2) Mantenimiento de un archivo actualizado de proveedores, técnicas,. con. sus. características. códigos. de. identificación,. suministradores, precio y condiciones de pago y entrega. 15.

(23) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. 3) Negociación calidades,. permanente presentaciones. de y. precios,. plazos. de. entrega, en función de las previsiones de compra y calificación del proveedor. 4) Previsión de compras, en sus aspectos tanto técnicos como económicos y financieros. 5) Planificación de. pedidos por artículo u. proveedor, determinando los volúmenes de pedido y fechas de lanzamiento previstas. 6) Preparación. de. órdenes. de. compra,. lanzamiento de pedidos y seguimiento de los mismos hasta su recepción, y control de calidad en su caso. 7) Solventar discrepancias en la recepción del producto. 8) Analizar variaciones de precio, plazos de entrega y calidad.. 16.

(24) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. ESQUEMA DEL PROCESO DE DIAGNÓSTICO DE LA FUNCIÓN LOGISTICA Objetivos:  Analizar el lugar y papel de la función de compras.  Medir sus propios rendimientos. Nivel de Consumo Análisis de Resultados. Rotación de existencias Costos de abastecimiento. Compra (Criterios de elección). Estudio de Políticas. Relaciones con Proveedores Reabastecimiento. Medios materiales. Medios y Organización. Medios humanos Organización de servicios. Fijación. Auditoria de métodos de gestión y control. de. un. programa. existencias. Presupuestación. Control, calidad y consumo. Gestión de Stock.. Actividad y funcionamiento. Presión del entorno. Interacción de las funciones.. Relaciones causa/efecto en: Políticas, medios, organización, métodos de gestión, presión del entorno, interacción entre funciones sobre resultados.. CONCLUSIONES Puntos débiles y fuertes RECOMENDACIONES Sobre medidas para mejoras 17. de.

(25) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. 1.7.1.4. Inventario Es la acumulación almacenada de recursos materiales a ser vendidos o usados en un proceso de transformación. 1.7.1.4.1. Gestión de Inventarios Es la manera en que la acumulación de estos materiales es optimizada de manera tal que la empresa pueda satisfacer la demanda de los clientes entregando la cantidad y la calidad requerido de productos en el tiempo justo y con el mínimo costo para el negocio. La administración del sistema de inventarios consiste en establecer, poner en efecto y mantener las cantidades más ventajosas de materias. primas,. empleando. materiales. para. procedimientos convenientes. tal. y a. las. fin. los. y. productos,. técnicas,. programas. necesidades. de. los más una. empresa. En sentido contable, inventario es el conjunto de suministros, materias primas, materiales de producción, productos en proceso y productos terminados. Una. eficiente. gestión. de. inventarios. es. importante para la empresa debido a su posición en el ciclo del capital de trabajo.. 18.

(26) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. Efectivo Recibido. Deudores o Ctas. X cobrar. Órdenes de Compra. Distribución y venta Inventario de Prod. Terminados. Inventario de Materia Prima Otros recursos de Producción. Otros recursos de Producción Inventario de trabajos en proceso. 1.7.1.4.2. Objetivos  Posibilitar la atención del grado de servicio y disponibilidad requerido por el mercado.  Reducción de las inversiones de capital circulante al mínimo posible, sin menoscabo del referido grado de servicio requerido por el mercado.  Obtención de la rentabilidad deseada sobre las inversiones en stocks.. 1.7.1.4.3. Clasificación de Inventarios La clasificación de inventarios en las industrias se hace generalmente de la siguiente forma:  Suministros.  Materias primas.  Productos en proceso.  Productos terminados.  Materiales de producción. 1.7.1.4.4. Costos de Inventarios Los costos resultantes de cualquier decisión específica de una empresa se determinan 19.

(27) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. cuando se toma la decisión referente a la cantidad de llevar o mantener inventarios. Las siguientes clases de costos forman parta de las decisiones que se toman en inventarios:  Costos de ordenamiento.  Costos de llevar o mantener los inventarios.  Costos por agotamiento de inventarios.  Costos asociados con la capacidad de producción. 1.7.1.4.5. Análisis ABC Conocido también como la regla 80/20 o principio de Pareto, constituye una de las técnicas universalmente más aplicadas para seleccionar aquellos ítems más importantes dentro. de. unos. grupos. de. artículos. que. presenten mayor interés para la referida gestión. El principio básico se centra en focalizar el control sobre los artículos más importantes para la gestión de los inventarios. Esto supone establecer tres niveles de importancia:  Nivel A: artículos muy importantes.  Nivel. B:. Artículos. moderadamente. importantes.  Nivel C: Artículos poco importantes. De tal manera que el esfuerzo y coste de la gestión sean proporcionales a la importancia del producto. 1.7.1.4.6. Toma de Inventarios La toma de inventarios es necesaria para:  Reportes financieros (como para cierre de año).  Seguridad y protección de fraudes.. 20.

(28) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO.  Como indicador general de la eficiencia del almacén.  Para asegurar que las decisiones sobre la reposición de inventario se basen en datos precisos. 1.7.1.4.6.1. Métodos de Toma de Inventarios  Recuento periódico de Stock: Todos los ítems son contados al mismo tiempo (usualmente una vez al año). Los envíos son separados y las entradas son congeladas durante el conteo físico.  Recuento continuo o cíclico: Una muestra de cierto número de ítems de cada categoría se cuenta. cada. movimientos. día. y. las. Solo. los. entradas. contables de esos ítems son congelados durante el recuento. Los ítems de la clase A se cuentan con más frecuencia que los de la clase C. 1.7.1.4.6.2. Sistemas. de. Codificación. de. Inventarios Cuando se diseña la codificación para un inventario o producto, el código usado debe:  Ser lo más breve posible.  Referirse. únicamente a una. parte o producto individual.. 21.

(29) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO.  Ser aceptable para todos los usuarios.  Tomar. en. cuenta. legislación. toda. la. relevante,. estándares industriales, etc. 1.7.1.5. Gestión de Almacenes Un almacén se puede considerar como un centro de producción en el que se efectúa una serie de procesos relacionados con:  Recepción,. control,. adecuación. y. colocación. de. productos recibidos (procesos de entrada).  Almacenamiento de productos en condiciones eficaces para su conservación, identificación, selección y control (procesos de almacenaje).  Recogida de productos y preparación de la expedición de acuerdo con los requerimientos de los clientes (procesos de salida). Si definimos un ciclo de producción de manera general podemos observar cómo se patentiza la necesidad de un almacén. Materia Prima PRODUCCIÓN N. PROVEEDOR. Almacén Materia Prima. Producto terminado. Almacén de Productos Terminados. Despacho de insumos. 22. CLIENTE. Despacho.

(30) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. 1.7.1.5.1. Ciclo de Almacenamiento El ciclo de almacenamiento está formado por cuatro subsistemas siendo las siguientes: a) Recepción Este primer paso se encarga de recibir y verificar los artículos que ingresan por compra o devolución. Para esto se debe coordinar las actividades de transporte, manipuleo e ingreso en almacenes de los materiales adquiridos. b) Almacenamiento El segundo paso es el almacenamiento que consiste en la ubicación adecuación de los materiales recibidos dentro del almacén, ubicándolos de tal forma que su ubicación sea rápida y sin errores. c) Despacho y distribución Dentro del ciclo de almacenamiento la distribución se encarga de hacer llegar al cliente o usuario, los materiales para la producción, en las cantidades requeridas. d) Control En este ciclo se ejecuta el control de existencias almacenadas, catalogación y codificación de los materiales. 1.7.1.6. Tipos de almacén 1) Almacenamiento Cerrado Como su nombre lo indica, son espacios aislados, provistos de paredes y techo, con puertas y ventilación propia. Su uso está prescrito para 23.

(31) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. productos. que. por. su. valor,. o. características. especiales, requieran de mayor control, ya sea éste de seguridad contra robos o deterioros, o de almacenamiento en algún perímetro especial.. El. almacenamiento cerrado puede darse en forma de simples cuartos de almacén, entre pisos, o cuartos especiales, protegidos de luz y dotados de equipos de acondicionamiento de la temperatura. 2) Almacenamiento al Aire Libre Es usado para materiales que por su volumen, peso, o por su propia naturaleza, no pueden almacenarse en lugar cerrado, se establecen áreas libres para su depósito. En ellas, el material se coloca sobre plataforma, a fin de evitar el contacto con la humedad del piso. 3) Almacenamiento en Cobertizo Este tipo de almacén es una combinación de los anteriores y se le denomina techado. Se usa para productos que requieren máxima ventilación, más protección total contra otros factores climatológicos. Es recomendado para productos de rápida rotación. 1.7.1.7. Control Interno 1.7.1.7.1. Aspectos Generales El control interno es un plan de organización unido. a. un. conjunto. de. métodos. y. procedimientos coordinados y adoptados por una empresa para salvaguardar sus bienes, asegurar la eficacia de sus datos contables y aportar al mejor manejo de la gestión de la administración y lograr el cumplimiento de las políticas establecidas por la dirección de la empresa.. 24.

(32) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. Es una parte fundamental de la conducción de las empresas, ya que abarca a toda la organización y está diseñado para hacer frente a las necesidades de una empresa específica. Incluye mucho más que un sistema contable y cubre cosas tales como: las prácticas de empleo y entrenamiento, control de calidad, planeación de la producción, política de ventas, auditoría interna. Toda operación lleva implícita un control interno. 1.7.1.8. Definiciones de Control Interno. El Control Interno es un sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades y operaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las políticas trazadas por la Dirección para el logro de metas u objetivos previstos. Control Interno es la debida protección de los bienes de una empresa y que deriva de su eficiente organización en los aspectos contable, administrativa y legal. El proceso de Control Interno se lleva a cabo para proporcionar seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías: a. Efectividad y eficiencia de las operaciones. b. Confiabilidad de la información financiera. c. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. Los Sistemas de Control Interno operan a niveles diferentes de efectividad. El Control Interno puede juzgarse efectivo en cada una de las tres categorías, respectivamente, si el directorio y la administración tienen seguridad razonable sobre: 25.

(33) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. a. Comprenden la extensión en la cual se están consiguiendo los objetivos de las operaciones de la entidad. b. Los. estados. financieros. se. están. preparando. confiablemente. c. Se está cumpliendo con las leyes y regulaciones aplicables. Por otro lado algunos autores definen al Control Interno de la siguiente manera: a. E. Kohler, nos define al Control Interno como una Metodología General de acuerdo con la cual se lleva a cabo la administración dentro de un organización dada; asimismo, cualquiera de los numerosos medios para supervisar, dirigir la operación u operaciones en general de una empresa. b. Joaquín Gómez, es su libro “El Control Interno en los negocios” nos dice: El Control Interno consiste en un. plan. coordinado entre la. contabilidad, las. funciones de los empleados y los procedimientos establecidos de tal manera que la administración de un negocio pueda depender de estos elementos para obtener. una. información. segura,. proteger. adecuadamente los bienes de la empresa, así como promover la eficiencia de las operaciones y la adhesión a la política prescrita. c. Victor H. Stempf, sostiene que el Control Interno es la distribución apropiada de funciones del personal, de modo que el trabajo de cada empleado pueda coordinarse y comprobarse independientemente del trabajo de otros empleados. 1.7.1.9. Importancia del Control Interno. La importancia que reviste en la empresa, nace como resultado de la complejidad y vasto ámbito de sus 26.

(34) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. operaciones, haciendo imposible que la Gerencia pueda resolver hasta los más mínimos detalles de la organización. Esta situación obliga a delegar funciones y atribuciones a los empleados de confianza, estableciéndose una división del trabajo que simplifique y facilite el control. El Control Interno es importante porque:  Permite salvaguardar el patrimonio de la empresa.  Permite la toma de decisiones en base a información financiera y administrativa confiable.  Evita contraer obligaciones o deudas impropias, superior a la capacidad de pago.  Permite evaluar la eficiencia administrativa en cuanto a la utilización racional de los recursos, así como la efectividad de las metas programadas. 1.7.1.10. Principios del Control Interno. Para la implementación de un sistema de control interno se deberá seguir con los principios:  Igualdad Consiste en que el Sistema de Control Interno debe velar porque las actividades de la entidad estén orientadas efectivamente hacia el interés general sin lograr privilegios a grupos especiales.  Moralidad Todas las operaciones se deben realizar no sólo acatando las normas aplicables a la entidad, sino los principios éticos y morales que rigen en la sociedad.  Eficiencia Vela porque la igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, la provisión de bienes o servicios sean al mínimo costo con la máxima eficiencia y el mejor uso de los recursos disponibles.. 27.

(35) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO.  Economía Vigila que los recursos asignados sean lo más adecuados en función de los objetivos y metas de la entidad.  Celeridad Es un aspecto sujeto a control que consiste en tener la capacidad de dar una respuesta oportuna por parte de la entidad a las necesidades que atañen a su ámbito de la competencia.  Imparcialidad y Publicidad Consiste en tener la mayor transparencia en las actuaciones de la entidad de tal manera que nadie pueda sentirse afectado en sus intereses o ser objeto de discriminación tanto en oportunidades como en el acceso a la información.  Valoración de Costos Ambientales. Consiste en que la reducción al mínimo del impacto ambiental negativo debe ser un factor importante en la toma de decisiones y en la conducción de sus actividades rutinarias, en aquellas entidades en las cuales sus operaciones pueden tenerlo. 1.7.1.11. Componentes del Control Interno El. Control. Interno. consta. de. cinco. componentes. interrelacionados, derivados de la manera como la administración realiza los negocios y están integrados al proceso de administración. Se detallan a continuación:  Ambiente de Control Da el tono de una organización, influenciando la conciencia de control de sus empleados. Es el fundamento de todos los demás componentes del Control. Interno,. estructura.. 28. proporcionando. disciplina. y.

(36) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO.  Valoración de Riesgos Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos de fuentes externas e internas, las cuales deben valorarse.. La. valoración. de. riesgos. es. la. identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, contribuyendo una. base. para. determinar. cómo. se. deben. administrar los riesgos.  Actividades de Control Son las políticas y los procedimientos que ayudan asegurar que las directivas administrativas se lleven a cabo. Ayudan a asegurar que se tomen las acciones necesarias para orientar los riesgos hacia la consecución de los objetivos de la entidad. Las actividades de control se dan a todo lo largo de la organización, en todos los niveles y en todas las funciones.  Información y Comunicación Debe. identificarse,. capturarse. y. comunicarse. información pertinente en una forma y en un tiempo que permita a los empleados cumplir con sus responsabilidades. Los sistemas de información producen. reportes,. operacional,. financiera. contienen y. información. relacionada. con. el. cumplimiento que hace posible operar y controlar el negocio.  Monitoreo Los. Sistemas. de. Control. Interno. deben. monitorearse, proceso que valora la calidad del desempeño del sistema en el tiempo. Es realizado por medio de actividades de monitoreo going on (significa: estar actualmente en proceso, que se está moviendo. continuamente 29. hacia. adelante,.

(37) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. crecientemente, en tiempo real a medida en que ocurren los acontecimientos). Las deficiencias del Control interno deberán reportarse a lo largo de la organización,. informando. a. la. alta. gerencia. solamente asuntos serios. 1.7.1.12. Objetivos del Control Interno De acuerdo con los conceptos descritos líneas arriba, se puede señalar que el propósito fundamental del Control Interno es disminuir los riesgos de errores e irregularidades mediante el establecimiento exacto de políticas, normas y procedimientos destinados a obtener mediante una efectiva planificación, ejecución y control, el cumplimiento eficiente de la gestión para el logro de los fines de la organización. De ahí que sus objetivos están íntimamente relacionados con: 1) La protección de activos La interpretación más amplia de este objetivo se refiere a la intención de proteger los activos contra cualquier situación no deseada, incluyendo tanto la protección y recuperabilidad del valor de ventas de activos. En general, para salvaguardar los bienes tangibles e intangibles y obtener un control efectivo sobre todos los aspectos vitales de un negocio. 2) La obtención de información adecuada La toma de decisiones en una organización, depende en gran medida, de hechos acaecidos internamente, por tanto, la eficiencia de las decisiones tendrá directa relación con la calidad de la información que se obtenga. La importancia del Control Interno está en comprobar la veracidad de la información tanto contable como financiera.. 30.

(38) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. La comprobación de la veracidad de los informes y estados financieros así como de cualquier otro dato que proceda de la contabilidad ayudará a la prevención de errores y en caso de que suceda, debe existir la posibilidad de descubrirlos y determinar su cuantía. 3) Promover la eficiencia operativa Vale decir, estimular una mayor eficiencia en la forma en que se desarrollan las operaciones. Si el personal está en antecedentes que la información que entrega será. controlada. indudablemente. y. su. pondrá. actuación mayor. evaluada,. interés. en. el. desempeño de sus tareas, lo que permite la localización oportuna de errores y desperdicios innecesarios, uniformidad. promoviendo y. la. al mismo. corrección. al. tiempo. registrarse. la las. operaciones. 4) Alentar la adhesión a las políticas de la empresa Las políticas fijadas por la Dirección están enfocadas al logro de los objetivos básicos de la empresa, de allí que la adhesión a dichas políticas redundará en mayores posibilidades de conseguir tales propósitos. Para obtener una adhesión a las políticas generales, en posibilidades de conseguir tales propósitos. Para obtener una adhesión a las políticas generales, es necesario un conocimiento y compresión de dichas políticas por parte de los miembros de la empresa, como también, la motivación que debe generarse para que el personal actúe para satisfacer sus propios intereses y los de la empresa. En resumen, si en una empresa existen sistemas de control. interno. debidamente. instalados. y. en. consecuencia la rutina de las operaciones está 31.

(39) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. encausada en forma conveniente, en posible obtener informes exactos y oportunos acerca de la explotación en todas sus fases importantes: la negociación se encuentra protegida en contra de los fraudes y errores. Además, se conoce la eficiencia que rinden cada uno de los departamentos o secciones. Sólo en estas condiciones es factible obtener un control firme y ejercer una dirección completa y eficaz de ese mecanismo complejo que constituye un negocio moderno. 5) Prevenir fraudes e irregularidades En caso de producirse errores, localizarlos en el menor tiempo posible y si hubiese fraudes proceder a su cuantificación. Los errores generalmente se originan por descuido o desconocimiento, no siendo estos intencionados, por lo que es necesario proceder a efectuar las correcciones necesarias. 1.7.1.13. Clases de Control Interno El Control Interno, además de ser integral cubriendo a toda la empresa en su actividad y niveles de organización, es una actividad permanente; su aplicación y comprobación es clasificado en: A. Según la oportunidad en que se produce 1. Control Interno Previo Es aquel que se efectúa antes de que produzcan las operaciones, con el objeto de establecer su propiedad, legalidad y veracidad. 2. Control Interno Recurrente Es aquel que se efectúa en cada uno de los niveles de dirección y gerencia al momento de realizar las actividades. 3. Control Interno Posterior. 32.

(40) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. Es. la. revisión. posterior. de. hechos. y. procedimientos, con la finalidad de identificar las desviaciones de control, determinar las causas y la adopción oportuna de las medidas correctivas. B. Según su procedimiento 1. Control Interno Contable Comprende. el. plan. de. organización. y. procedimientos que aseguran la veracidad y exactitud de los registros financieros, partiendo desde la simple formulación de un asiento contable hasta la elaboración de los estados financieros finales. 2. Control interno Administrativo Comprende. el. plan. de. organización. y. procedimientos relativos a los procesos de decisión que oriente la autorización de transacciones por parte de la gerencia. Se deberá observar el rendimiento de la política establecida a través de la supervisión de las operaciones y controles. La responsabilidad sobre estos controles está delegada por la gerencia en los diversos jefes de sección. o. de. departamentos. quienes. son. encargados de mantenerlos y adoptar medidas correctivas si es necesario. 3. Control interno Operativo Comprende las acciones establecidas para las áreas. de. operaciones. (finanzas,. créditos. y. cobranzas) con la finalidad de establecer las responsabilidades funcionales de ser evaluadas por la gerencia. 1.7.1.14. Valor del Sistema de Control Interno Un sistema de control Interno claramente se establece bajo la premisa del concepto de costo/beneficio; que permite 33.

(41) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. mejorar las decisiones sobre el financiamiento integral de la empresa. 1.7.1.15. Procedimientos. Generalmente. Aceptados. para. mantener un buen Control Interno Se deberá tener en cuenta los siguientes procedimientos: a. Delimitar responsabilidades. b. Segregar funciones de carácter incompatible. c.. Dividir el procesamiento de cada transacción.. d. Seleccionar personal idóneo. e. Crear procedimientos que aseguren la exactitud de la información. f.. Hacer rotación de deberes.. g. Dar instrucciones por escrito. h. Evaluar los sistemas computarizados. i.. Usar documentos pre numerados.. j.. Evitar en lo posible el uso de dinero en efectivo.. k.. Hacer depósitos inmediatos e intactos de fondos.. l.. Mantener el orden y el aseo.. m. Identificar los puntos clave del control en cada proceso. n. Usar gráficos de control o. Realizar inspecciones técnicas frecuentes. p. Actualizar medidas de seguridad. q. Registrar adecuadamente la información. r.. Conservar el buen estado a registros y documentos.. s.. Practicar el autocontrol.. t.. Hacer que la gente sepa por qué y para qué se hacen las cosas.. u. Definir objetivos y metas claras y alcanzables. v.. Realizar tomas físicas periódicas de activos.. 1.7.1.16. El Control Interno y las Computadoras Las computadoras tienen efectos tanto positivos como negativos sobre el control interno: Del lado positivo, su 34.

(42) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. rapidez de operación y alta confiabilidad, aumentan la eficiencia del registro; del lado negativo, los sistemas de computación son menos flexibles que los sistemas manuales. Las computadoras pueden recibir información, en solo un formato programado, mientras que los seres humanos, pueden procesar la información aunque sea apenas legible. El control interno efectivo es tan importante en los sistemas de computación como lo es en los sistemas manuales, por lo que no se debe permitir a los programadores operar físicamente las computadoras. Ninguna persona debe tener un control completo sobre el diseño del sistema, la programación y la operación de los terminales. 1.7.2. Marco Histórico 1.7.2.1. Antecedentes y evolución del Control Interno Si bien en un principio el Control Interno comienza en las funciones de la administración pública, hay indicios de que desde una época lejana se empleaba en las rendiciones de cuenta de los factores de los estados feudales y haciendas privadas. Dichos controles los efectuaba el auditor, persona competente que escuchaba las rendiciones de cuenta de los funcionarios y agentes, quienes por falta de instrucción no podían presentarlo por escrito. El origen del Control Interno, suele ubicarse en el tiempo con el surgimiento de la partida doble, que fue una de las medidas de control, pero no fue hasta fines del siglo XIX que los hombres de negocios se preocuparon por formar y establecer sistemas adecuados para la protección de sus intereses. La causa principal que dio origen al Control Interno fue la "gran empresa" A finales de este siglo, como consecuencia del notable aumento de la producción, los propietarios de los negocios se vieron imposibilitados de continuar 35.

(43) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. atendiendo personalmente los problemas productivos, comerciales y administrativos, viéndose forzados a delegar funciones dentro de la organización conjuntamente con la creación de sistemas y procedimientos que previeran o disminuyeran fraudes o errores, debido a esto comenzó a hacerse sentir la necesidad de llevar a cabo un control sobre la gestión de los negocios, ya que se había prestado más atención a la fase de producción y comercialización que a la fase administrativa u organizativa, reconociéndose la necesidad de crear e implementar sistemas de control como consecuencia del importante crecimiento operado dentro de las entidades; el desarrollo industrial y económico de los negocios, propició una mayor complejidad en las entidades y en su administración, surgiendo la imperiosa necesidad. de. establecer. mecanismos,. normas. y. procedimientos de control que dieran respuesta a las nuevas situaciones. Los contadores idearon la "comprobación interna" para asegurarse. contra. posibles. errores. y. fraudes.. "La. comprobación interna es el término con el que se llamaba a lo que es hoy Control Interno, que era conocida como la organización y coordinación del sistema de contabilidad y los procedimientos adoptados; que tienen como finalidad brindar a la administración, hasta donde sea posible y práctico, el máximo de protección, control e información verídica". El término de Control Interno reemplazó al de comprobación interna, debido a un cambio conceptual, ya que el contenido del mismo ha sufrido una considerable evolución. En el mundo se le ha prestado una gran atención a la necesidad de elevar las exigencias en los Controles Internos, a partir de la década del 70, por el descubrimiento de muchos pagos ilegales, malversaciones y otras 36.

(44) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. prácticas delictivas en los negocios, por lo que terceras personas quisieron conocer por qué los Controles Internos de las entidades no habían prevenido a la administración de la ocurrencia de esas ilegalidades. El Control Interno ha sido preocupación de la mayoría de las entidades, aunque con diferentes enfoques y terminologías, lo cual se puede evidenciar al consultar los libros de texto de auditoría, los artículos publicados por organizaciones profesionales, universidades y autores individuales; generalmente el Control Interno se ha considerado como un tema reservado solamente para los contadores. El amplio conjunto de actividades que son necesarias conocer y dominar en la dirección de una empresa, ocupa un lugar importante el Control Interno, el cual reúne los requerimientos fundamentales de todas las especialidades contables, financieras y administrativas de una entidad. El propósito básico del Control Interno es el de promover la operación eficiente de la organización. Está formado por todas las medidas que se toman para suministrar a la administración la seguridad de que todo está funcionando como debe. Los Controles Internos se implantan para mantener la entidad en la dirección de sus objetivos y tiene como principal finalidad la protección de los activos contra pérdidas que se deriven de errores intencionales o no intencionales en el procesamiento de las transacciones y manejo de los activos correspondientes. Se comenzaron a ejecutar una serie de acciones a partir de los años 80 en diversos países desarrollados con el fin de dar respuestas a un conjunto de inquietudes sobre la diversidad de conceptos, definiciones e interpretaciones que existían sobre el Control Interno en el ámbito internacional. La pretensión consistía en alcanzar una definición de un nuevo marco conceptual para el Control 37.

(45) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. Interno,. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. que. fuera. capaz de. integrar. las. diversas. definiciones y conceptos que habían sido utilizados sobre éste, con el objetivo de que los diferentes niveles legislativos. y. académicos. dispongan. de. un. marco. conceptual común, con una visión integradora que pueda satisfacer las demandas generalizadas de todos los sectores involucrados con dicho concepto. 1.7.2.2. Evolución histórica de la Logística Los orígenes de la logística cuyo término proviene del campo militar, relacionado con la adquisición y suministro de materiales requeridos para cumplir una misión aplicada a la actividad empresarial, se remontan a la década de los cincuenta. Una vez concluida la segunda guerra mundial, la demanda creció en los países industrializados y la capacidad de distribución era inferior a la de venta y producción. Esto ocasiono la proliferación de los productos en los departamentos de mercadeo, que optaron por vender cualquier artículo en cualquier lugar posible, y los canales de distribución comenzaron a ser obsoletos. Por tanto la alta gerencia, consiente que la distribución física tenía que ser eficiente y representar rentabilidad en lugar de gastos, comenzó a probar modificaciones sustanciales en los sistemas de distribución y esta comenzó a tener identidad propia dentro de la estructura de la organización. Así se dan los orígenes de la logística en los que el departamento de distribución controlaba el almacenamiento, el transporte y en parte el manejo de pedidos. A pesar de que la logística siempre es una parte esencial en cualquier actividad económica, sin embargo, en las últimas décadas se ha sentido un vivo interés por el desarrollo de la misma, al punto de que un número. 38.

(46) BACH: RAUL E. ALVA RODRÍGUEZ. creciente. UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO. de. empresas. la. están. adoptando. como. herramienta gerencial en vista de los resultados positivos que arroja la aplicación. A mediados de los sesenta, los empresarios comenzaron a comprender que la reducción de inventarios y cuentas por cobrar aumentaba el flujo de caja y vieron que la rentabilidad podía mejorar si se planeaban correctamente las operaciones de distribución. A finales de esta misma década, aparece el concepto de gestión de materiales, desarrollado a partir de una situación de escasez y discontinuidad de los suministros, pero cuyo fin era el mismo: proporcionar un determinado nivel de servicio con un costo social mínimo. Este período que va hasta 1979 se conoce como el de la "madurez" de la logística, porque la empresa se concientiza de la importancia de ella. A partir de 1980, se consolida la logística como consecuencia de la incertidumbre generada por la recesión económica. característica. de. la. década.. Se. hace. indispensable una gerencia de todo el proceso de distribución. A pesar de todo, hoy en día existen todavía organizaciones que no se han concientizado de la imperiosa necesidad de contar con la gerencia logística y el departamento de distribución. Para otras, continua siendo un multienredo sin orientador (Director Logístico), que coordine todas las actividades desde la compra de materia prima hasta el consumidor final. "Logística" es el proceso de planificar, implementar y controlar el flujo y almacenaje de materias primas, productos semielaborados o terminados, y de manejar la información relacionada desde el lugar de origen hasta el lugar de consumo, con el propósito de satisfacer los requerimientos de los clientes. En otras palabras, con una buena gestión logística se pretende proveer el producto 39.