Auditoría de Gestión al colegio particular a Distancia “Isidro Ayora Cueva” de la ciudad de Loja, del 01 de enero Al 31 de diciembre del Año 2010

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UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA

La Universidad Católica de Loja

ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES Y AUDITORÍA

MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA

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ii Dra.

Graciela Castro I. DIRECTORA DE TESIS

C E R T I F I C A:

Que el presente trabajo de fin de carrera realizado por el estudiante Gabriela Vanessa Rueda Granda, ha sido orientado y revisado durante su ejecución, por lo tanto autorizo su presentación.

Loja, 30 de junio de 2011

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iii

DECLARACIÓN Y CESIÓN DE DERECHOS

Gabriela Vanessa Rueda Granda, declaro ser autora del presente trabajo y eximo expresamente a la Universidad Técnica Particular de Loja y a sus representantes legales de posibles reclamos o acciones legales.

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iv

AUTORÍA

Las ideas, conceptos, procedimientos y resultados vertidos en el presente trabajo de tesis, son de exclusiva responsabilidad del autor.

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v

DEDICATORIA

Dedico el presente trabajo a mi madre quien ha sido pilar fundamental en mi vida, mi esposo, hermanos, familiares y amistades incondicionales quienes han sabido

brindarme su apoyo en todo momento.

(6)

vi

AGRADECIMIENTO

(7)

vii

ÍNDICE DE CONTENIDOS

Portada

Certificación ii

Cesión de derechos iii

Autoría iv

Dedicatoria v

Agradecimiento vi

Resumen Ejecutivo CAPÍTULO I: ANTECEDENTES DE LA EMPRESA 1.1 Descripción de la empresa 4

1.2 Base legal 5

1.3 Organigrama estructural y funcional 5

1.4 Plan estratégico 7

1.4.1 Misión 7

1.4.2 Visión 7

1.4.3 Valores 7

1.4.4 Objetivos 8

1.5 Plan Operativo 8

1.5.1 Propósitos generales 8

1.5.2 Metas para el 2010 8

1.6 Reglamento Interno 9

1.7 Régimen Económico 21

CAPÍTULO II: MARCO TEÓRICO DE LA INVESTIGACIÓN 1.1 Auditoría de gestión 24

1.1.1 Antecedentes 24

1.1.2 Base conceptual 25

1.1.3 Elementos de la auditoría de gestión 26

1.1.4 Propósitos y objetivos 28

1.1.5 Alcance 29

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viii

1.2.1 Diagnóstico organizacional 30

1.2.2 Planificación específica 31

1.2.3 Ejecución del trabajo 32

1.2.4 Comunicación de resultados 33

1.2.5 Seguimiento 34

1.3 Herramientas para la auditoría de gestión 35

1.3.1 Control interno 35

1.3.1.1 Concepto 35

1.3.1.2 Características 36

1.3.1.3 Tiempos de control 36

1.3.1.4 Componentes 37

1.3.1.5 Métodos de evaluación 39

1.3.2 Riesgos de auditoría de gestión 41

1.3.3 Muestreo en la auditoría de gestión 41

1.3.4 Evidencia 42

1.3.4.1 Elementos 42

1.3.4.2 Tipos de evidencia 43

1.3.4.3 Confiabilidad 43

1.3.4.4 Hallazgos 43

1.3.5 Técnicas más utilizadas 44

1.3.6 Papeles de trabajo 44

1.3.6.1 Características 45

1.3.6.2 Objetivos 45

1.3.6.3 Propiedad 46

1.3.6.4 Archivo 46

1.3.6.5 Marcas de auditoría 47

1.3.7 Indicadores para la auditoría de gestión 48

1.3.7.1 Concepto 48

1.3.7.2 Objetivos 49

1.3.7.3 Clasificación 49

CAPÍTULO III: APLICACIÓN PRÁCTICA DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN AL

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ix

Orden de trabajo 53

Hoja de distribución de trabajo 54

Índice de papeles de trabajo 55

Marcas de auditoría 56

FASE I: Diagnóstico organizacional 57

FASE II: Planificación específica 60

Notificación de inicio de trabajo 61

Informe de visita previa 62

Programa de auditoría 71

Diseño del cuestionario de control interno 73

FASE III: Ejecución 74

Evaluación del control interno 75

Resultado de la evaluación del control interno 89

Análisis FODA 90

Cuadro de mando integral 91

Plan operativo 92

Formulación de indicadores de gestión y papeles de trabajo 94

Aplicación de encuestas a estudiantes 129

Resultado general de las encuestas 135

FASE IV: Comunicación de resultados 136

Informe de auditoría 139

FASE V: Seguimiento 152

CONCLUSIONES 155

RECOMENDACIONES 157

BIBLIOGRAFÍA 159

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x RESUMEN EJECUTIVO

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xi Primera fase.- Diagnóstico organizacional, básicamente se realizará un análisis de la visión sistemática, estratégica y la definición de componentes.

Segunda fase.- Planificación específica, se presente un informe de visita previa, el programa de auditoría, y formato del cuestionario de control interno.

Tercera fase.- Ejecución, se aplica los procedimientos, es decir, se ejecutan los cuestionarios de control interno, se desarrolla el cuadro de indicadores y el cuestionario a estudiantes; a través de estos se obtendrá la evidencia suficiente que nos permitirá la generación de hallazgos.

Cuarta fase.- Comunicación de resultados.- se desarrollo el informe de auditoría, que contiene los hallazgos, conclusiones y recomendaciones que se deberán tomar en consideración por parte de la organización para mejorar el desempeño de sus actividades.

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CAPÍTULO I

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2

INTRODUCCIÓN

La Cooperativa de Servicios Educacionales Juan Montalvo, es una institución de derecho privado, sin fines de lucro, que se encuentra prestando sus servicios en la ciudad y provincia de Loja desde el 14 de mayo de 1999, creada mediante acuerdo ministerial No. 1219 y registrada en la Dirección Nacional de Cooperativas con No. 6198 el 25 de mayo de 1999.

El sistema organizativo para brindar sus servicios, obedece a una estructura orgánica tradicional, establecida en la Ley de Cooperativas y su reglamento, la Ley de Educación y Cultura y el Consejo Nacional de Universidades y Escuela Politécnicas CONESUP.

En un principio, cuenta con el respaldo de 13 socios fundadores; los mismos que creyendo firmemente en poder presentar una nueva oferta académica, comienzan con la ejecución de este grandioso proyecto, es así que en la actualidad cuenta con cuatro valiosísimas ofertas académicas:

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(15)

4 1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

1.1 Descripción de la empresa

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5 mejor alternativa para ampliar la cobertura, evitando el desarraigo de la niñez y juventud estudiantil de sus lugares habituales de residencia y de trabajo.

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6 Elaborado por: Gabriela Rueda G

Fuente: Tlga. Evelyn Cuenca. Secretaria del Colegio

Asamblea General

Consejo Directivo

Rector

Secretaria

Vicerrector

Colecturía

Inspector

Personal Docente

Conserjería

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7 1.4 Plan estratégico

1.4.1. Misión

Contribuir a la universalización, democratización de la educación ecuatoriana y al desarrollo intelectual, moral y afectivo de la juventud, a través de la oferta de educación básica y de bachilleratos técnicos en Contabilidad y Agro ecología. Constituye población objeto de atención de la institución, los distintos sectores sociales de la provincia de Loja y del país, particularmente aquellos sectores que, por motivaciones económicas, razones de carácter geográfico o de relación laboral se han quedado relegados de los beneficios de la educación.

1.4.2. Visión

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8

· Criticidad y Creatividad: apertura al cambio, a la aventura del crear. Análisis crítico de

la realidad y presentación de propuestas de solución.

1.4.4. Objetivos

1. Establecer una propuesta pedagógica de carácter recurrente, a través de la modalidad de estudios a distancia, que permita satisfacer los requerimientos de formación y capacitación de la población urbana y rural de Loja, y del país.

2. Vincular la educación con el ámbito productivo, como propuesta de formación y capacitación, a fin de elevar la calidad de vida de los sectores medios de la sociedad. 3. Privilegiar la promoción de la mujer, de la defensa del medio ambiente y el desarrollo

autónomo de las comunidades, organizaciones y minorías indígenas.

1.5 Plan operativo

1.5.1 Propósitos Generales

1. Conseguir la autorización de nuevas especialidades académicas.

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9 7. Cumplir con las 16 tutorías a distancia programadas para el año lectivo 2009-2010. 8. Lograr en un 80% que los alumnos aprueben el año de clases.

9. Minimizar a un 5% la deserción de los estudiantes durante el período lectivo 2009-2010.

10. Adquirir 5 equipos de cómputo para el 2010.

1.6 REGLAMENTO INTERNO

Capítulo Primero: De la naturaleza y fines

Art. 1.- El Colegio de Educación a Distancia, es una institución educativa de carácter

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10 h. Secretaría

i. Tesorería j. Conserjería

Art. 5.- Los centros de tutoría y evaluación o Círculos de aprendizaje, funcionarán en la

matriz de la ciudad de Loja con los regímenes de sierra y costa, bajo la modalidad de quimestres, y estará conformada por:

a. Un coordinador de grupo, elegido por los estudiantes b. Estudiantes

c. Asesores o tutores

Art. 6.- La junta general de directivos y profesores, se regirá de conformidad al Art. 108 y

Art. 109 del reglamento general de la Ley Orgánica de Educación.

Art. 7.- Son funciones y atribuciones de la Asamblea General:

a. Nombrar los vocales principales y suplentes del Consejo Directivo, uno por cada una de las unidades que se especifican en el Art.4.

b. Conocer y hacer las sugerencias correspondientes a los planes de trabajo e informes que presentare el Rector(a).

Art. 8.- La junta general se reunirá ordinariamente al inicio y al final de cada año lectivo y

extraordinariamente a pedido de las tres cuartas partes de sus integrantes o del rector. La junta general cumplirá con lo establecido en los artículos 108 y 109 del reglamento general de la Ley Orgánica de Educación.

Art. 9.- El Consejo Directivo estará conformado por el rector, el vicerrector y tres vocales principales y suplentes.

Art. 10.- Son deberes y atribuciones del consejo directivo, a más de lo establecido en el Art. 107 del reglamento general de la Ley Orgánica de Educación, lo siguiente:

a. Nombrar a directores de área, comisiones y profesores guías b. Evaluar quimestralmente el Plan Operativo de cada año

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(23)

12 i. Cumplir con las comisiones y disposiciones impartidas por las autoridades del

establecimiento.

j. Llenar el registro de asistencia de los profesores, personal administrativo y de servicio, así como organizar y controlar los de asistencia y disciplina de los alumnos.

k. Conceder permiso a los alumnos por causas debidamente justificadas, hasta por cinco días consecutivos.

Art. 15.- La unidad de investigación y evaluación institucional, estará conformada por: el rector, un vocal del consejo directivo, el gerente o su delegado.

Le corresponde a la unidad de investigación y evaluación institucional lo siguiente: a. La realización de investigaciones tanto de tipo institucional como del medio

externo, a fin de garantizar la permanencia y factibilidad de las ofertas académicas de la institución.

b. Planificar los proyectos de mediano y largo plazo y poner a consideración del consejo directivo.

c. Hacer seguimiento, control y evaluación de las diversas acciones de la institución.

d. Organizar seminarios de capacitación dirigido a tutores y estudiantes.

Art. 16.- La unidad de diseño y producción de material didáctico, estará integrada por: el

vicerrector, gerente, contadora, un vocal del consejo directivo, un delegado de los profesores y el representante del centro de copiado y publicaciones.

Le corresponde a la unidad de diseño y producción de material didáctico lo siguiente: a. Realizar la planificación micro curricular de los módulos de cada área y curso. b. Diseñar y elaborar el material didáctico escrito y de apoyo, así como las

correspondientes guías de aprendizaje.

c. Realizar permanentemente investigación educativa, a partir de los proyectos micro curriculares y proponer innovaciones del sistema a las autoridades respectivas.

d. Producir los módulos, guías y textos de estudio para el desarrollo del trabajo autónomo en cada uno de los quimestres.

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13 Art. 17.- La Unidad de Gestión Académica y Logística, estará integrada por: el vicerrector, un representante del consejo directivo, secretaría y un representante de servicios a la comunidad.

Le corresponde a la unidad de gestión académica y logística lo siguiente:

a. Organizar y realizar actividades relacionadas con atención al estudiante, así como: suministro de información institucional, orientación y asesoría, evaluación de rendimiento.

b. Entrega oportuna del paquete de insumos pedagógicos al estudiante. c. Planificar y coordinar el sistema de tutorías y asesorías.

d. Proporcionar la información oportuna entre estudiantes, y tutores.

Capítulo Tercero:

Del sistema de evaluación y acreditación

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14 Art. 21.- La práctica de valores y desarrollo de actitudes será observado mediante técnicas e instrumentos diseñados con criterios de pertinencia, sencillez y objetividad.

Art. 22.- Para efectos de promoción y acreditación, la Institución establece los siguientes estándares de calidad:

a. Los trabajos de evaluación a distancia se calificarán sobre veinte puntos (de 1 a 20) y las evaluaciones presenciales sobre 40 puntos (de 1 a 40).

b. La promoción de un curso a otro se establece por módulos, debiéndose entender que cada módulo está constituido de unidades.

c. Para ser promovido en un módulo, el estudiante debe obtener una calificación mínima de 45 puntos sobre sesenta (75% de las competencias programadas); caso contrario, obtendrá el derecho de la recuperación, por una sola vez.

d. La calificación global del módulo, será la sumatoria del promedio de las calificaciones de las evaluaciones a distancia y de las evaluaciones presenciales, obtenidas por el estudiante.

e. Los estudiantes, obligatoriamente deberán presentar las cuatro evaluaciones a distancia y se presentarán a rendir las dos evaluaciones presenciales.

f. Si al realizar la sumatoria de notas, la calificación global resultara con cinco décimas o más, se aproximará al número inmediato superior.

g. Cuando el alumno no lograre el puntaje mínimo en una o varias asignaturas propuestas para cada quimestre, se acogerá al sistema de arrastre. Es decir, dicha asignatura(s) la podrá volver a tomar en el siguiente quimestre.

h. Ningún estudiante podrá arrastrar más de tres asignaturas durante un quimestre.

Art. 23.- En el informe evaluativo de cada estudiante y por cada módulo de estudio, constarán los siguientes datos:

a. Calificaciones de las evaluaciones a distancia, según competencias evaluadas b. Calificaciones de evaluación presencial, según competencias evaluadas

Art. 24.- El ámbito cognitivo, se calificará utilizando la siguiente escala:

Evaluaciones a Distancia Evaluaciones Presenciales 19 a 20 = Sobresaliente

18 = Muy Buena

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15 16 a 17 = Buena

15 = APROBADO 14 o menos = Insuficiente

31 a 35 = Buena 30 = APROBADO 29 o menos = Insuficiente

Art. 25.- El ámbito formativo (actitudes y valores) será calificado en forma cualitativa y cuantitativa, utilizando la escala de 1 a 20.

Art. 26.- Al finalizar cada período escolar, el plantel otorgará el certificado de acreditación de los módulos contemplados en el plan de estudios correspondientes.

De la recuperación pedagógica y el desarrollo de capacidades

Art. 27.- Si en las evaluaciones a distancia, el estudiante no alcanzare el mínimo establecido (75% de las competencias programadas), entrará en un proceso de recuperación inmediata, de acuerdo a las estrategias y mecanismos que establezca el docente, sobre aquellos aspectos que el alumno demuestre falta de dominio.

En el caso de las evaluaciones presenciales, las recuperaciones ocurrirán quince días después de receptadas las evaluaciones, según calendario elaborado específicamente para tales casos.

Art. 28.- Las evaluaciones de recuperación se receptarán por una sola vez tanto si se tratara de los trabajos a distancia como de las evaluaciones presenciales.

Art. 29.- Las nuevas calificaciones de las actividades de recuperación anulan las anteriores.

Art. 30.- A fin de garantizar un proceso fluido y oportuno de comunicación entre los docentes y los alumnos, éstos recibirán los resultados tanto de las evaluaciones a distancia como presenciales, en un plazo de ocho días, después de receptadas las pruebas.

Art. 31.- Las evaluaciones serán aplicadas y calificadas por los profesores titulares y/o profesores asesores, según los casos.

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16 Art. 32.- Previo a la obtención del título de bachiller, los estudiantes deberán presentar un informe técnico, sobre las prácticas realizadas en el 3er. Año de bachillerato, según se precisa en el Art. 43 y 44.

Art. 33.- Quienes aprueben los tres años de bachillerato, obtendrán el título de bachiller técnico en la especialidad respectiva.

Capítulo Cuarto:

Del sistema de asesorías o tutorías

Art. 34.- La tutoría, es considerada como una asesoría obligatoria que recibe el estudiante, con el propósito de estimular y garantizar el aprendizaje independiente o autónomo.

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18 c. Entregar el informe de resoluciones u observaciones al vicerrector para su

tratamiento

d. Publicar el cuadro de calificaciones.

Capítulo Sexto: De la prácticas y pasantías

Art. 40.- Las prácticas y las pasantías son estrategias didácticas que implementa el colegio para garantizar un efectivo desarrollo de competencias de los egresados(as) en sus respectivos bachilleratos. Dichas prácticas y pasantías deben estar necesariamente incluidas en los mismos programas de trabajo de los respectivos módulos.

Art. 41.- Las prácticas y pasantías del tercer año de bachillerato deben involucrar una

permanencia de tiempo no menor a 30 días de observación, investigación o trabajo en el campo o en instituciones públicas o privadas, según la naturaleza de los bachilleratos.

Capítulo Séptimo:

De las funciones del profesor - tutor

Art. 42.- Entre Las funciones del profesor-tutor del Colegio Isidro Ayora, constan las siguientes:

a. Planificar y ejecutar las tutorías presenciales con eficiencia.

b. Asesorar al alumno tanto en lo referente a metodologías de estudio como en los contenidos científicos de los módulos y unidades temáticas.

c. Orientar en el uso del paquete instruccional y material anexo.

d. Fomentar y estimular el aprendizaje independiente. En este caso, el tutor deberá propiciar información sobre técnicas y mecanismos que garanticen el trabajo personal y la retroalimentación.

e. Dominar el contenido científico del módulo y mantenerse en constante actualización.

f. Vincular al alumno con la institución y con la realidad local de la comunidad. g. Aplicar y calificar las evaluaciones a distancia y presenciales, y comunicar los

resultados tanto al alumno como al profesor de la Sede Central.

h. Participar en los cursos de capacitación y perfeccionamiento para el mejor desempeño de la función tutorial.

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19 j. Llevar el registro de calificaciones: de las evaluaciones a distancia y de las

presenciales, así como la media aritmética de cada asignatura.

k. Participar activamente en las juntas de curso, para lo cual llevarán el registro de calificaciones y medias aritméticas.

Art. 43.- De la secretaria

La secretaría estará desempeñada por un profesional del ramo y tendrá los siguientes deberes y atribuciones; a más de lo dispuesto en el Art. 128. Del reglamento general de la Ley Orgánica de Educación, cumplir con:

a. Llevar los archivos y respaldos de los mismos, con la ayuda del centro de computo.

b. Atender oportunamente las solicitudes y documentación de los estudiantes. c. Recibir las evaluaciones a distancia y presenciales, así como también los

trabajos de recuperación.

Art. 44.- De la Colecturía

a. El titular de colecturía cumplirá con lo dispuesto en el Art. 130 y 131 del reglamento general de la Ley Orgánica de Educación.

Art. 45.- Del Centro de Cómputo

a. El encargado del centro de cómputo, será la persona encargada de organizar y coordinar la realización de los seminarios de computación para todos los estudiantes de cada uno de los cursos y especialidades.

b. Será el responsable del mantenimiento de las computadoras y de sacar los respaldos necesarios a fin de no perder la información, tanto de secretaría como de las demás dependencias.

Art. 46.- De los Servicios Generales

a. De conformidad al Art. 132 del reglamento de la Ley Orgánica de Educación.

Capítulo Ocho: De los alumnos

Art. 47.- Son alumnos quienes después de haber obtenido matrícula se hallaren asistiendo al establecimiento. Tendrán deberes según el Art. 141 y derechos según el Art. 142 del reglamento general de la Ley Orgánica de Educación. Además cumplirán con:

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20 b. Realizar con honradez, objetividad y pulcritud los trabajos o evaluaciones a

distancia y entregarlos en las fechas señaladas en el cronograma escolar.

c. Presentarse a las evaluaciones presenciales de acuerdo a los horarios establecidos.

Art. 48.- El alumno tiene el derecho a los procesos de recuperación tanto de las

evaluaciones a distancia como presenciales, si no ha logrado alcanzar las competencias mínimas establecidas.

Art. 49.- Si el alumno (a) no pudiera entregar oportunamente los trabajos autónomos, deberá reportarse por escrito o telefónicamente a la secretaría del plantel y justificar al rector del establecimiento, a fin de que establezca otra fecha de entrega. El mismo trámite se seguirá para el caso de las evaluaciones presenciales.

.

Capítulo Noveno: De las comisiones y áreas

Art. 50.- La Junta de Directores de Área, se regirán de acuerdo a los Art. 112 y Art. 113 del reglamento general de la Ley Orgánica de Educación

· La Junta de Profesores de Área, cumplen con los artículos 114 y 115 del reglamento general de la Ley Orgánica de Educación.

· De los Profesores Guías de Curso, cumplen con los artículos 116 y 117 del reglamento general de la Ley Orgánica de Educación.

Art. 51.- Las Comisiones, serán designadas por el Consejo Directivo y cumplirán durante el año lectivo para el cual fueron designadas.

* Comisión Pedagógica

* Comisión de lo Social y Cultural * Comisión de Deportes

* Comisión de Disciplina

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21 Según el Art- 322. del reglamento general de la Ley Orgánica de Educación, las fiestas y excursiones tienden a la consecución y objetivos de carácter educativo y recreativo y a fomentar los sentimientos de nacionalidad.

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22 Con los ingresos obtenidos detallados anteriormente y con lo receptado de los otros proyectos de la Cooperativa; pueden cubrir gastos requeridos como:

- Sueldos y salarios - Servicios básicos - Gastos de publicidad - Suministros de oficina - Gastos de personal

- Mantenimiento de equipos de computación - Material didáctico

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23

CAPÍTULO II.

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24 2. MARCO TEÓRICO DE LA INVESTIGACIÓN

2.1 Auditoría de gestión

2.1.1 Antecedentes1

La Auditoría como tal existe desde tiempos remotos aunque no como se la conoce actualmente, debido a la inexistencia de sistemas contables complejos. De esta forma podemos hacer un breve repaso de su evolución a lo largo de la historia:

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25 que su aplicación permite medir tanto la eficiencia y economía con los que se manejan los recursos de la organización y la eficacia en el logro de los objetivos.

Por esta razón su contribución a la sociedad es importante; su uso y aplicación nos permite conseguir grandes mejores; pues al conocer que es lo que no estamos cumpliendo de las metas planteadas y en qué medida somos ineficientes, la auditoría de gestión nos facilitará a encaminarnos y llevar un control preciso de los procesos que están fallando.

2.1.2 Base conceptual

Auditoría.- proceso sistemático que sirve para obtener y evaluar de manera objetiva las

evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otros acontecimientos relacionados, para poder determinar el grado de correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, así como establecer si dichos informes se han elaborado observando los principios establecidos para el caso.2

Gestión.- proceso mediante el cual la entidad asegura tanto la obtención de recursos como su empleo eficaz y eficiente en el cumplimiento de los objetivos. Esto busca fundamentalmente la supervivencia y crecimiento de la entidad, su desarrollo dentro del marco determinado por los objetivos y políticas establecidas por el plan de desarrollo estratégico e involucra a todos los niveles de responsabilidad de la entidad.3

Antes de explicar qué es la Auditoría de Gestión, es necesario conocer los conceptos tradicionales de auditoría administrativa y auditoría operacional; así tenemos:

Auditoría administrativa: examen comprensivo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa de una institución o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales. 4

Auditoría Operacional: técnica para evaluar sistemáticamente la efectividad de una función o una unidad con referencia a normas de la empresa, utilizando personal especializado en el

2 Contabilidad y Finanzas para la formación económica de los cuadros de dirección (1997). Ángel Miguel Benítez Miranda,

Maria Victoria Mirandas Dearubas, disponible en: http://www.wikilearning.com/curso_gratis/la_auditoria-el_concepto_de_auditoria/12650-3.[consulta 12-02-2011]

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26 área de estudio, con el objeto de asegurar a la administración que sus objetivos se cumplan, y determinar qué condiciones pueden mejorarse. 5

(38)

27 Cabe mencionar que al tratarse el presente trabajo acerca de una institución educativa, es necesario tratar acerca de la Calidad en Educación:

Calidad en educación: La OCDE (Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico) (1995) define la educación de calidad como aquella que "asegura a todos los jóvenes la adquisición de los conocimientos, capacidades destrezas y actitudes necesarias para equipararles para la vida adulta".

Actualmente el permanente desarrollo de nuestra sociedad, la competitividad y el aspirar día a día un mañana mejor han hecho además introducir conceptos antes desconocidos principalmente por la poca aplicación de los mismos; pero si nos referimos al hecho de querer ser eficientes y eficaces entonces no podemos dejar aislados estos conceptos, pues funciona como un todo y es un círculo que tiene que fluir para alcanzar los resultados esperados. Con todo esto me refiero a la tan mencionada sostenibilidad financiera y la tan poca aplicada sustentabilidad ambiental, y es que el compromiso que deben y tienen que asumir cada una de las organizaciones es primordial para su buen funcionamiento.

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28 2.- Reconociendo que el desarrollo sustentable sólo puede alcanzarse cuando sus tres elementos lo social, lo económico y lo ambiental son tratados armónica y equilibradamente en cada instante y para cada acción.

Todo habitante en el Ecuador y sus instituciones y organizaciones públicas y privadas deberán realizar cada acción, en cada instante, de manera que propenda en forma simultánea a ser socialmente justa, económicamente rentable y ambientalmente sustentable.

2.1.3 Propósitos y Objetivos12

Gráfico No. 1

Propósitos Objetivos

ü Determinar si los servicios, obras y bienes entregados son necesarios, la necesidad de desarrollar nuevos; y efectuar sugerencias sobre las formas más económicas de obtenerlos

ü Promover la optimización de los niveles de eficiencia, eficacia, economía, calidad e impacto de la gestión.

ü Determinar la existencia de objetivos y planes, de políticas adecuadas, la eficiencia de métodos y procedimientos adecuados; y, la confiabilidad de la información de los controles establecidos.

ü Determinar el grado de cumplimiento de objetivos y metas.

ü Comprobar si la entidad adquiere, protege y emplea sus recursos de manera económica y eficiente y si se realizan con eficiencia sus actividades y funciones.

ü Verificar el manejo eficiente de los recursos.

12

(40)

29 ü Cerciorarse si la entidad alcanzó los

objetivos y metas previstas de manera eficaz y si son eficaces los procedimientos de operación y de controles internos.

ü Promover el aumento de la productividad, procurando la correcta administración del patrimonio público.

ü Conocer las causas de ineficiencias o prácticas antieconómica

ü Satisfacer las necesidades de la población.

Elaborado por: Gabriela Rueda G

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30 · El control de la legalidad, del fraude y de la forma como se protegen los recursos.

· La evaluación del ambiente y mecanismos de control interno sobre el alcance de la auditoría, ya que debe existir un acuerdo entre los administradores y auditores; el mismo que deberá quedar definido en la fase de Conocimiento Preliminar.

2.2 Fases del proceso de auditoría de gestión14

2.2.1 Diagnóstico Organizacional

Esta primera fase de la auditoría de gestión, consiste básicamente en obtener un conocimiento integral de la entidad, dando un mayor énfasis a su actividad principal; esto nos permitirá realizar una adecuada planificación, ejecución y consecución de resultados de auditoría a un costo y tiempo razonables.

Es decir en esta fase se realizará: ü Análisis de la visión sistemática ü Análisis de la visión estratégica

ü Definición de componentes y sus riesgos inherentes

Esto se logra por medio de las siguientes actividades:

Gráfico No. 2

ACTIVIDADES

1. Visitar las instalaciones, observar el desarrollo de las actividades y operaciones; y, visualizar el funcionamiento en conjunto.

2. Revisión de los archivos corriente y permanente de los papeles de trabajo de auditorías anteriores; y/o la recopilación de informaciones y documentación básica para actualizarlos.

3. Determinar los criterios, parámetros e indicadores de gestión, que constituyen puntos de referencia lo que permitirán posteriormente compararlos con resultados reales de sus operaciones. De no disponer la entidad de indicadores, y tratándose de una primera auditoría de gestión, el equipo de trabajo conjuntamente con funcionarios de la entidad desarrollarán los indicadores básicos.

14

(42)

31 4. Detectar las fuerzas, debilidades, las oportunidades y amenazas en el ambiente de la

Organización, y las acciones realizadas o factibles de llevarse a cabo para obtener ventaja de las primeras y reducir los posibles impactos negativos de las segundas. 5. Evaluación de la estructura de Control Interno lo que nos permitirá acumular

información sobre el funcionamiento de los controles existentes y para identificar a los componentes relevantes para la evaluación de control interno y que en las siguientes fases del examen se someterán a las pruebas y procedimientos de auditoría.

6. Definición del objetivo y estrategia general de la auditoría a realizarse.

Elaborado por: Gabriela Rueda G

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32 Se detallan las actividades recomendadas:

Gráfico No. 3

ACTIVIDADES

1. Revisión y análisis de la información y documentación obtenida en la fase anterior, para poder tener los elementos necesarios para la evaluación de control interno y para la planificación de la auditoría de gestión.

(44)

33 Aquí es donde:

ü Se aplican procedimientos

ü Se obtiene evidencia suficiente, competente y relevante ü Se generan hallazgos

Para ello es necesaria la realización de las siguientes tareas:

Gráfico No. 4

ACTIVIDADES

1. Aplicación de los programas detallados y específicos para cada componente, comprende la aplicación de las técnicas de auditoría tradicionales, y adicionalmente la utilización de:

- Estadísticas de las operaciones como base para detectar tendencias, variaciones extraordinarias y otras situaciones que por su importancia ameriten investigarse.

- Parámetros e indicadores de economía, eficiencia, eficacia y otros, tanto reales como estándar.

2. Preparación de los papeles de trabajo, que junto a la documentación relativa a la planificación y aplicación de los programas, contienen la evidencia suficiente, compétete y relevante.

3. Elaboración de hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente examinado, expresados en los comentarios; los mismos que deben ser oportunamente comunicados a los funcionarios y terceros relacionados.

4. Definir la estructura del informe de auditoría, con la necesaria referencia a los papeles de trabajo y a la hoja resumen de comentarios, conclusiones y recomendaciones.

Elaborado por: Gabriela Rueda G

(45)

34 relevará las deficiencias existentes, además contendrá los hallazgos positivos; pero también se diferencia porque en este informe, en la parte correspondiente a las conclusiones se expondrá en forma resumida, el precio del incumplimiento con su efecto económico, y las causas y condiciones para el cumplimiento de la eficiencia, eficacia y economía en la gestión y uso de recursos de la entidad auditada.

Básicamente se dice que la comunicación existe en todo el proceso: ü Al inicio

ü En el transcurso: carta de control interno ü Al finalizar: informe de auditoría de gestión

Se lleva a cabo principalmente las siguientes actividades:

Gráfico No. 5

ACTIVIDADES 1. Redacción del informe de auditoría.

2. Comunicación de resultados; si bien esta se cumple durante todo el proceso de la auditoría de gestión para promover la toma de acciones correctivas inmediato, es menester que el borrador del informe antes de su emisión, deba ser discutido; esto les permitirá por una parte reforzar y perfeccionar sus comentarios, conclusiones y recomendaciones; pero por otra parte, permitir que expresen sus puntos de vistas y ejerzan su legítima defensa.

Elaborado por: Gabriela Rueda G

(46)

35 En esta última fase es donde:

ü Existe la aplicación de recomendaciones

ü Se realiza el plan de implementación de recomendaciones

Se ejecuta con los siguientes fines:

Gráfico No. 6

ACTIVIDADES

1. Comprobar hasta qué punto la administración fue receptiva sobre los comentarios (hallazgos), conclusiones y las recomendaciones presentadas en el informe y efectúe el seguimiento de inmediato a la terminación de la auditoría, después de uno o dos meses de haber recibido la entidad auditada el informe aprobado.

2. De acuerdo al grado de deterioro de los factores de eficiencia, eficacia, economía y de la importancia de los resultados presentados en el informe de auditoría, debe realizar una recomprobación luego de transcurrido un año de haberse concluido la auditoría.

3. Determinación de responsabilidades por los daños materiales y perjuicio económico causado y, comprobación de su resarcimiento, reparación o recuperación de los activos.

Elaborado por: Gabriela Rueda G

(47)

36

2.3.1.1 Concepto15

El informe COSO del Commitee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (Comité de la Organización de Patrocinio de la Comisión de Marcas) sobre Control Interno, publicación editada en los Estados Unidos en 1992, de la versión en inglés, cuya relación del informe fue encomendada a Coopers & Lybrand, presenta la siguiente definición:

El Control Interno es un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías:

ü Eficacia y eficiencia de las operaciones ü Fiabilidad de la información financiera

ü Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.

2.3.1.2 Características16

El control interno:

- Es un proceso y un medio utilizado para el logro de un fin, por tanto no es un fin.

- Se lleva a cabo por personas en cada nivel de la organización, que son quienes establecen los objetivos de la entidad e implantan los mecanismos de control, por lo que no se trata únicamente de manuales, políticas y otra normativa.

- Aporta un grado de seguridad razonable a la dirección y a la administración de una entidad, por ende no brinda seguridad total.

- El control interno procura la consecución de objetivos de diversa naturaleza

2.3.1.3 Tiempos de Control17

Art. 12. El ejercicio del control interno se aplicará en forma previa, continua y posterior.

(48)

37

a) Control previo.- Los servidores de la institución, analizarán las actividades

institucionales propuestas, antes de su autorización o ejecución, respecto a su legalidad, veracidad, conveniencia, oportunidad, pertinencia y conformidad con los planes y presupuestos institucionales;

b) Control continuo.- Los servidores de la institución, en forma continua inspeccionarán y

constatarán la oportunidad, calidad y cantidad de obras, bienes y servicios que se recibieren o prestaren de conformidad con la ley, los términos contractuales y las autorizaciones respectivas; y,

c) Control posterior.- La unidad de auditoría interna será responsable del control posterior

interno ante las respectivas autoridades y se aplicará a las actividades institucionales, con posterioridad a su ejecución.

2.3.1.4 Componentes18

Básicamente está conformado por 5 componentes, mismos que se detallan.

1. Ambiente de control interno

(49)
(50)

39 5. Actividades de monitoreo o supervisión

(51)

40 En las entrevistas, no solo se procura obtener un Si, No, o NA, sino que se trata de obtener el mayor número de evidencias; posterior a la entrevista, necesariamente debe validarse las respuestas y respaldarlas con documentación probatoria.

· Flujogramas

Consiste en relevar y describir objetivamente la estructura orgánica de las áreas relacionadas con la auditoria, así como, los procedimientos a través de sus distintos departamentos y actividades.

Para la preparación, se debe seguir los siguientes pasos:

1. Determinar la simbología. 2. Diseñar el flujograma

3. Explicar cada proceso junto al flujo o en hojas adicionales.

· Descriptico o Narrativo

Se trata de describir detalladamente los procedimientos más importantes y las características del sistema que está evaluando; estas explicaciones se refieren a funciones, procedimientos, registros, formularios, archivo, empleados y departamentos que intervienen en el sistema. El relevamiento se los hace en entrevistas y observaciones de actividades, documentos y registros.

· Matrices

El uso de matrices conlleva el beneficio de permitir una mejor localización de debilidades de control interno. Para su elaboración, debe llevarse a cabo los siguientes procedimientos previos:

- Completar un cuestionario segregado por áreas básicas, indicando el nombre de los funcionarios y empleados y el tipo de funciones que desempeñan.

- Evaluación colateral de control interno.

(52)

41 Ninguno de los métodos por si solos, permiten la evaluación eficiente de la estructura de control interno, pues se requiere la aplicación combinada de métodos.

2.3.2 Riesgos de Auditoría de Gestión20

Al ejecutarse la auditoría de gestión, ésta no se encuentra exenta de errores y omisiones importantes que afecten los resultados del auditor expresados en su informe. Por lo que se deberá planificar la auditoria de modo tal que se presenten expectativas razonables de detectar aquellos errores que tenga importancia relativa; a partir de:

v Criterio profesional del auditor. v Regulaciones legales y profesionales. v Identificar errores con efectos significativos.

El riesgo en auditoría se compone de:

§ Riesgo inherente: de que ocurran errores importantes generados por las

características de la entidad u organismo.

§ Riesgo de control: de que el Sistema de Control Interno prevenga o corrija tales errores.

§ Riesgo de detección: de que los errores no identificados por los errores de Control

Interno tampoco sean reconocidos por el auditor.

2.3.3 Muestreo en la Auditoría de Gestión21

(53)

42 a) Obtener evidencia del cumplimiento de los procedimientos de control establecidos.

b) Obtener evidencia directa sobre la veracidad de las operaciones que se incluye en los registros y controles.

Los auditores emplean los dos enfoques de las técnicas de muestreo, como son:

De apreciación o no estadísticos.- Los ítems a ser incluidos en la muestra son determinados de acuerdo a criterio; en este tipo de muestreo el tamaño, selección y evaluación de las muestras son completamente subjetivas; por lo tanto, es más fácil que ocurran desviaciones. Esta técnica es la más tradicional que viene aplicando el auditor; se sustenta en una base de juicio personal.

Estadísticos.- Aplica técnicas estadísticas para el diseño, selección y evaluación de la muestra; provee al auditor de una medición cuantitativa de su riesgo. Este muestreo ayuda al auditor a:

1. Diseñar una muestra eficiente.

2. Medir la eficiencia de la evidencia comprobatoria obtenida. 3. Evaluar los resultados de la muestra.

2.3.4 Evidencia22

Las evidencias de auditoría constituyen los elementos de prueba que obtiene el auditor sobre los hechos que examina y cuando éstas son suficientes y competentes, son el respaldo del examen y sustentan el contenido del informe.

2.3.4.1 Elementos:

- Evidencias Suficientes (característica cuantitativa).- Cuando éstas son en la cantidad

y en los tipos de evidencia, que sean útiles y obtenidas en los límites de tiempo y costos razonables.

22

(54)

43

- Evidencias Competentes (característica cualitativa).- Cuando de acuerdo a su

calidad, son válidas y relevantes.

2.3.4.2 Tipos de evidencia:

a) Física.- Que se obtiene por medio de una inspección y observación directa de

actividades, documentos y registros.

b) Testimonial.- Que es obtenida en entrevistas cuyas respuestas son verbales y escritas, con el fin de comprobar la autenticidad de un hecho.

c) Documental.- Son los documentos logrados de fuente externa o ajena la entidad.

d) Analítica.- Es la resultante de computaciones, comparaciones con disposiciones legales, raciocinio y análisis.

2.3.4.3 Confiabilidad:

Para que la evidencia sea aceptable, debe ser creíble y confiable. La calidad de la evidencia varía considerablemente según la fuente que la origina.

2.3.4.4 Hallazgos:

Se refieren a situaciones reportables sustentados en atributos como:

ü Condición: nivel real del rendimiento.

MAYOR CONFIABILIDAD MENOR CONFIABILIDAD

· Obtenida a partir de personas o hechos independientes de la entidad

· Obtenida dentro de la entidad

· Producida por una estructura de control interno efectivo

(55)

44

ü Criterio: nivel adecuado, esperado o planificado del rendimiento, o norma del

rendimiento.

ü Causa: factores determinantes de la variación del rendimiento puede ser favorable o

desfavorable.

ü Efecto: impacto de la variación del rendimiento, medido en unidades monetarias cuando

sea posible.

2.3.5 Técnicas más utilizadas23

En la auditoría de gestión es fundamental el criterio profesional del auditor para la determinación de la utilización y combinación de las técnicas y prácticas más adecuadas; que le permitirán la obtención de la evidencia suficiente, competente y pertinente para tener una base objetiva y profesional que fundamenten y sustenten sus comentarios, conclusiones y recomendaciones.

VERIFICACIÓN TÉCNICAS

Ocular a) Comparación

b) Observación c) Rastreo

Verbal a) Indagación

b) Entrevista c) Encuesta

Escrita a) Análisis

b) Conciliación c) Confirmación d) Tabulación

Documental a) Comprobación

b) Cálculo

c) Revisión selectiva

Física a) Inspección

2.3.6 Papeles de Trabajo24

(56)

45 Se definen como el conjunto de cédulas y documentos elaborados u obtenidos por el auditor, producto de la aplicación de las técnicas, procedimientos y más prácticas de auditoría, que sirven de evidencia del trabajo realizado y de los resultados de auditoría revelados en el informe.

Por tanto, constituyen los registros y documentos mantenidos por el auditor de los procedimientos por él seguidos, de las comprobaciones parciales que realizó, de la obtenida y de las conclusiones a las que arribó en relación con su examen; pueden incluir: programas de trabajo, análisis, anotaciones, documentos de la entidad o de terceros, cartas de confirmación y manifestaciones del cliente, extractos de documentos de la institución y planillas o comentarios preparados u obtenidos por el auditor.

2.3.6.1 Características

a) Prepararse en forma clara y precisa, utilizando referencias lógicas y un mínimo número de marcas.

b) Su contenido incluirá tan sólo los datos exigidos a juicio profesional del auditor. c) Deben elaborarse sin enmendaduras, asegurando la permanencia de la información. d) Se adoptarán las medidas oportunas para garantizar su custodia y confidencialidad, divulgándose las responsabilidades que podrían dar lugar por las desviaciones presentadas.

2.3.6.2 Objetivos

Principales:

- Respaldar el contenido del informe preparado por el auditor.

- Cumplir con las normas de auditoría emitidas por la Contraloría General.

Secundarias:

- Sustentar el desarrollo de trabajo del auditor. El auditor ejecutará varias tareas personalmente o con la ayuda de sus operativos, las cuales requieren cierta secuencia y orden para cumplir con las normas profesionales.

(57)

46 - Acumular evidencias, tanto de los procedimientos de auditoría aplicados, como de las

muestras seleccionadas, que permitan al auditor formarse una opinión del manejo financiero-administrativo de la entidad.

- Facilitar la supervisión y permitir que el trabajo ejecutado sea revisado por un tercero. - Constituir un elemento importante para la programación de exámenes posteriores de la

misma entidad o de otras similares.

- Informar a la entidad sobre las deficiencias observadas, sobre aspectos relativos a las actividades de control de los sistemas, de procedimientos contables entre otros.

- Sirven como defensa en posibles litigios o cargos en contra del auditor. Los papeles de trabajo, preparados con profesionalismo, sirven como evidencia del trabajo del auditor, posibilitando su utilización como elementos de juicio en acciones en su contra.

2.3.6.3 Propiedad

Los papeles de trabajo son preparados durante la auditoría, incluyendo todos aquellos que haya preparado el cliente para el auditor; son propiedad del auditor, las mismas que tiene la responsabilidad de la custodia en un archivo activo por el lapso de cinco años y en un archivo pasivo por hasta veinte y cinco años, únicamente pueden ser exhibidos y entregados por requerimiento judicial.

2.3.6.4 Archivo

Estos papeles de trabajo deben ser organizados y archivados en forma sistematizada, sea preparando legajos, carpetas o archivos que son de dos clases:

1) Archivo Permanente o Continuo.- Este archivo permanente contiene información de

interés o útil para más de una auditoria o necesarios para auditorias subsiguientes, tiene como finalidad:

· Recordar al auditor las operaciones, actividades o hechos que tienen vigencia en un período de varios años.

· Proporcionar a los auditores nuevos, una fuente de información de las auditorías realizadas.

(58)

47 La mayor parte de información se obtiene en la primera auditoria, pero como se indicó su utilización es en ésta y futuras auditorias. Es necesario que en cada auditoria se vaya actualizando su información.

2) Archivo Corriente.- En este archivo se guardan los Papeles de Trabajo relacionados con la auditoría específica de un período. La cantidad de legajos o capetas que forman parte de este archivo de un período dado varía de una auditoría a otra y aún tratándose de la misma entidad auditada. A su vez se divide en dos legajos o carpetas, una con información general y la otra con documentación específica por componentes.

2.3.6.5 Marcas de Auditoría25

Son signos particulares y distintivos que hace el auditor para señalar el tipo de trabajo realizado con el objetivo de que el alcance del trabajo quede perfectamente establecido.

Permiten además conocer, qué partidas fueron objeto de la aplicación de los procedimientos de auditoría y cuáles no lo fueron.

Estas marcas de la misma forma que los índices y referencias, deben de preferencia ser escritas con lápiz de color rojo.

Las marcas estándares que se utilizan frecuentemente son:

Ligado

Comparado

Observado

Rastreado

Indagado

(59)

48 Analizado

Conciliado

Circularizado

Sin respuesta

Confirmaciones, respuesta afirmativa

Confirmaciones, respuesta negativa

Comprobado

Cálculos

Inspeccionado

Notas explicativas

2.3.7 Indicadores para la auditoría de gestión26

2.3.7.1 Concepto

Al indicador se lo define como la referencia numérica generada a partir de una o varias variables, que muestra aspectos del desempeño de la unidad auditada. Esa referencia, al

26

(60)

49 ser comparada con un valor estándar, interno o externo a la organización, podrá indicar posibles desviaciones con respecto a las cuales la administración deberá tomar acciones.

Los indicadores es la herramienta que nos permite saber en qué medida las actividades que se realizan en una organización se han ejecutado según lo planificado. Dicho de otra manera, por medio de estos indicadores podemos determinar el resultado real.

Bien, y para medir una actividad es necesario saber:

· ¿Qué medir? · ¿Dónde medir? · ¿Cuánto medir? · ¿Contra qué medir?

Entonces, para poder aplicar estos indicadores es indispensable que se encuentre implementado el control interno en la entidad y que se tenga muy en claro lo que es y la importancia del control de gestión como concepto clave y herramienta de la evaluación institucional.

2.3.7.2 Objetivos

El uso de estos indicadores nos permitirá medir:

v La eficiencia y economía en el manejo de recursos.

v Las cualidades y características de los bienes producidos o servicios prestados (eficacia).

v El grado de satisfacción de las necesidades de los usuarios o clientes a quienes van dirigidos (calidad).

Cabe indicar que todos estos aspectos deberán ser medidos en base a su relación con la misión, los objetivos y metas planteadas por la institución.

2.3.7.3 Clasificación

(61)

50 Los indicadores desde el punto de vista de instrumentos de gestión, pueden ser:

- Indicadores cuantitativos.- Son los valores y cifras que se establecen periódicamente

de los resultados de las operaciones, son un instrumento básico.

- Indicadores cualitativos.- Son los que permiten tener en cuenta la heterogeneidad, las

amenazas y las oportunidades del entorno organizacional; permite además evaluar, con un enfoque de planeación estratégica la capacidad de gestión de la dirección y de más niveles de la organización

2) De uso Universal

Por medio de estos indicadores podemos medir la eficiencia, la eficacia, las metas, los objetivos y en general el cumplimiento de la misión institucional, pueden clasificarse de la siguiente manera:

- Indicadores de resultados por área y desarrollo de información.- Se basan en la

información del desarrollo de la gestión y los resultados operativos y financieros de la misma.

- Indicadores estructurales.- La estructura orgánica y su funcionamiento permite

identificar los niveles tanto de dirección y mando; así como su grado de responsabilidad en la conducción institucional.

- Indicadores de recursos.- Tienen relación con la planificación de las metas y objetivos,

considerando que para planear se requiere contar con recursos.

- Indicadores de proceso.- Aplicables a la función operativa de la institución, relativa al

cumplimiento de su misión y objetivos sociales. Estos indicadores sirven para establecer el cumplimiento de las etapas o fases de los procesos.

- Indicadores de personal.- Corresponden estos indicadores a las actividades del

(62)

51

- Indicadores Interfásicos.- Son los que se relacionan con el comportamiento de la

entidad frente a los usuarios externos ya sean personas jurídicas o naturales.

- Indicadores de aprendizaje y adaptación.- Se refieren a la existencia de unidades de

investigación y entrenamiento, estudios y tareas normales de adiestramiento, investigación para el mejoramientos y adaptación tecnológica, mejoramiento de métodos, procedimientos y formatos

3) Globales, Funcionales y Específicos

- Globales.- Son aquellos que miden los resultados en el ámbito de institución y la calidad

del servicio que proporciona a los distintos usuarios. Evalúan los elementos de la planificación estratégica.

- Funcionales.- Aquí se debe tener presenta la complejidad y variedad de las funciones

que se desarrollan. Por lo que cada función o actividad, se medirá de acuerdo a sus propias características, los mismos indicadores globales deben ser adaptados a las funciones o actividades específicas.

- Específicos.- Se refieren como su nombre lo indica a una función determinada, tarea o

(63)

52

CAPÍTULO III.

(64)

53 UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA

Modalidad de Estudios a Distancia

O.T 001

Loja, 15 de enero del 2011

Sra.

Gabriela Vanessa Rueda Granda

EGRESADA DE LA UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA Ciudad.-

De mi consideración:

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56

(68)

57

FASE I.

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58 Diagnóstico Organizacional

De la información recabada, a través de entrevistas con el personal de la institución, se ha podido determinar lo siguiente:

(70)

59 mínimo puntaje en la evaluación presencial para aprobar el quimestre, el alumno podrá acogerse al derecho del examen supletorio.

Los alumnos del establecimiento deben asistir de forma obligatoria todos los días sábados según el cronograma de trabajo escolar, tanto para recibir las tutorías así como para rendir las evaluaciones presenciales según lo programado. El horario establecido es desde las 12:45 pm hasta las 18:15 pm.

Durante 10 meses, se deberá cancelar por concepto de pensión un valor de $20.00 mensuales y únicamente un valor de $17.49 por concepto de matrícula. Con respecto a uniformes, no existe régimen en cuanto a normas para la vestimenta.

Para la entrega de las evaluaciones presenciales; así como para poder informarse acerca de calificaciones o simplemente requiere de presentar solicitud alguna, el colegio le permite realizarlos durante la semana normal de labores.

El colegio cuenta con una infraestructura propia, es decir; cuenta con edificio propio, dispone de 12 aulas para los diferentes niveles educativos; además posee una sala de cómputo debidamente equipada, un polideportivo donde se desarrollan los diferentes actos sociales, canchas deportivas para la recreación de los alumnos durante su tiempo de receso.

En cuanto a la difusión de su proyecto, cuentan con afiches, trípticos, agenda académica, y con los siguientes sitios web:

(71)

60

FASE II.

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61

N.I.T 001

Loja. 01 de febrero del 2011

Mg. Egdar Castro Aguirre

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AUDITORÍA DE GESTIÓN

Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010

Fecha de inicio: 15-01-2011 Fecha de término: 17-06-2011

Loja, 08 de Abril de 2011

Dra. Graciela Castro I. SUPERVISORA Ciudad.-

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63 Particular

1.10 ESPECIALIDADES QUE OFRECE LA INSTITUCIÓN: Bachillerato Técnico en: - Agroecología

- Contabilidad 1.11 NÚMERO DE ESTUDIANTES

242 estudiantes 1.12 NÚMERO DE DOCENTES:

15 docentes.

2. ESTRUCTURA ADMINISTRATIVA

RECTOR: Mgs. Edgar Castro A

VICERRECTOR: Lic. Julio Sánchez

SECRETARIA: Tlga. Evelyn Cuenca

INSPECTOR: Lic. Jimmy Calderón

COLECTORA: Lic. Narcisa Azuero

CONSERJE: Sr. Bolívar Jiménez

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64 3. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y FUNCIONAL

Elaborado por: Gabriela Rueda G

Fuente: Tlga. Evelyn Cuenca. Secretaria del Colegio

Asamblea General

Consejo Directivo

Rector

Secretaria

Vicerrector

Colecturía

Inspector

Personal Docente

Conserjería

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65 4. VISITA A LA INSTITUCIÓN (FOTOS)

Como resultado de la visita, se procede a tomar fotos del establecimiento, obteniéndose las siguientes:

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68 5. REGLAMENTACIÓN INTERNA

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69

· Misión

Es una institución que tiene como misión la oferta de educación básica y de bachilleratos técnicos que se relacionan con el desarrollo socioeconómico, cultural y moral de la región sur del país, que cuenta además con un modelo pedagógico basado en el paradigma científico que exige el uso de la investigación como estrategia de aprendizaje, con énfasis en el desarrollo comunitario, ofreciendo así una educación de calidad a los hombres y mujeres del sector urbano y rural que no han logrado obtener un bachillerato técnico que les permita incorporarse a la producción o seguir estudios universitarios. Dentro de los valores primordiales que cuenta el establecimiento para el correcto desempeño laboral de sus colaboradores, tiene la identidad, respeto y tolerancia, responsabilidad y puntualidad, criticidad y creatividad.

· Objetivos

Objetivo General

Democratizar la oferta de educación en el nivel medio, mediante la modalidad de educación a distancia que permita satisfacer los requerimientos de formación y capacitación de la población urbana y rural de la provincia de Loja y de la Región Sur a fin de lograr que los sectores marginados no queden relegados de los beneficios de la educación y adquieran un bachillerato técnico que les permita incorporarse a la producción o seguir una carrera universitaria

Objetivos Específicos

1. Establecer una propuesta pedagógica de carácter recurrente, a través de la modalidad de estudios a distancia, que permita satisfacer los requerimientos de formación y capacitación de la población urbana y rural de Loja, y del país.

2. Vincular la educación con el ámbito productivo, como propuesta de formación y capacitación, a fin de elevar la calidad de vida de los sectores medios de la sociedad.

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70

· Principios

- La Ley Orgánica de Educación en el Art. 66, expone que la educación es derecho irrenunciable de las personas, deber inexcusable del Estado, la sociedad y la familia, área prioritaria de la inversión pública, requisito del desarrollo nacional y garantía de la equidad social.

- En el Art. 26 de la nueva Constitución de la República menciona, que la educación es un derecho de las personas a lo largo de su vida y un deber ineludible e inexcusable del Estado.

- Las personas, las familias y la sociedad tienen el derecho y la responsabilidad de participar en el proceso educativo.

- La educación a distancia, por su propia naturaleza y por la implementación de las estrategias de economía de escala, común en estos sistemas, contribuye a reducir los costos de colegiatura, garantizando de esta manera el acceso a los beneficios de la educación a grandes sectores poblaciones.

· Servicios Generales

El servicio principal de la Institución es el de brindar educación a distancia y una educación de calidad, ofreciendo además:

- Educación personalizada.

- Tutorías presenciales todos los días sábados. - El uso del laboratorio de cómputo.

- Uso de módulos con sus respectivas guías.

- Educación básica y bachilleratos técnicos en Contabilidad y Agroecología. - Servicio de internet e intranet.

- Obtención de información a través de la web (www.juanmontalvoloja.edu.ec).

Elaborado por: GRG Revisado por: GCI

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71

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72 5.

Desarrolle y aplique los indicadores de gestión, que permitan medir la eficiencia, eficacia y calidad del servicio que presta la institución

1. Incremento de estudiantes en el establecimiento

2. Número de sucursales creadas durante el período lectivo

3. Porcentaje de profesores capacitados

4. Número de guías y módulos rediseñados

5. Porcentaje de docentes con título en ciencias de la educación

6. Número de alumnos establecidos por aula

7. Número de tutorías dictadas en el año lectivo

8. Número de alumnos promovidos

9. Número de alumnos desertores

10. Número de equipos de cómputo adquiridos G.R.G G.R.G G.R.G G.R.G G.R.G G.R.G G.R.G G.R.G G.R.G G.R.G I.G.1 1/1 I.G.2 1/1 I.G.3 1/1 I.G.4 1/1 I.G.5 1/1 I.G.6 1/1 I.G.7 1/1 I.G.8 1/1 I.G.9 1/1 I.G.10 1/1 25/05/2011 6.

Elabore y aplique encuestas a los estudiantes para determinar la calidad de servicio de educación que brinda la institución.

G.R.G Anexo # 2 11/06/2011

7.

Emita el informe de auditoría, el mismo que contendrá tanto los comentarios, conclusiones y recomendaciones. Los hallazgos se encuentran sustentados y referenciados en los papeles de trabajo.

G.R.G Pág. 140 17/06/2011

Elaborado por: GRG Revisado por: GCI

(84)

73 A continuación se presente el diseño y/o estructuración del cuestionario de control interno, que se aplicará en la fase de ejecución del trabajo de campo.

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FASE III.

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