INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL
ESCUELA SUPERIOR DE INGENIERÍA MECÁNICA Y ELÉCTRICA UNIDAD ZACATENCO
SECCIÓN DE ESTUDIOS DE POSGRADO E INVESTIGACIÓN PROGRAMA DE POSGRADO EN INGENIERÍA DE SISTEMAS
MAESTRÍA EN CIENCIAS EN INGENIERÍA DE SISTEMAS
“APLICACIÓN DE UNA METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DEL PLAN Y LA ESTRATEGIA PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN UNA
PEQUEÑA EMPRESA CONSTRUCTORA”
QUE PARA OBTENER EL GRADO DE
MAESTRO EN CIENCIAS EN INGENIERÍA DE SISTEMAS PRESENTA:
LIC. SANTIAGO JACOBO CASTILLO MENDOZA
DIRECTOR DE TESIS:
M. EN C. LEOPOLDO ALBERTO GALINDO SORIA
“APLICACIÓN DE UNA METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DEL PLAN Y LA ESTRATEGIA PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN UNA
PEQUEÑA EMPRESA CONSTRUCTORA”
RESUMEN
Este trabajo muestra la aplicación de la metodología de Planeación y Estrategia para el Desarrollo de Sistemas de Información (PESI) para una pequeña empresa constructora. Esto se logra presentando primero el análisis, evaluación y diagnóstico de las funciones actuales y definición de necesidades. Luego se define el plan o propuesta de solución. Finalmente se determina la estrategia para el desarrollo de los sistemas de información y propuesta del plan de acción inmediato, para la construcción del sistema de información más prioritario en base a la metodología de desarrollo de Sistemas de Información Basados en Computadora (SIBC).
“METHODOLOGY APPLICATION FOR CREATE PLAN AND STRATEGIC OF THE INFORMATION SYSTEMS DEVELOPMENT
FOR A LITTLE BUILDER COMPANY”
ABSTRACT
This work shows methodology application of Planning and Strategic of the Information Systems development, denominate (PSIS), for a little builder company. This reach presents first able the analysis, evaluation and diagnostic of the present functions and need requirements definition. After, to define the plan or solution proposed. Finally, to determine the strategy for the Information System development and immediately action plan for the construction for the most priority of information System Based on Computers (ISBC).
i
ÍNDICE
RESUMEN ABSTRACT
ÍNDICE i
ÍNDICE DE FIGURAS iii
ÍNDICE DE TABLAS iv
GLOSARIO DE TÉRMINOS v CAPÍTULO 0.- INTRODUCCIÓN AL PROYECTO DE TESIS 0.1. Presentación del proyecto de tesis. viii
0.2. Metodología empleada para el desarrollo del proyecto de tesis. ix
0.3. Presentación del documento del proyecto de tesis. xi
CAPÍTULO 1.-MARCO CONTEXTUAL Y CONCEPTUAL 1.1. Marco contextual. 2
1.1.1. Características generales de las pequeñas y medianas empresas. 2
1.1.2. La pequeña empresa constructora bajo un enfoque de sistemas. 3
1.2. Marco conceptual. 5 1.2.1. Elaboración de la pirámide conceptual 5 CAPÍTULO 2.- ANÁLISIS DE LA PROBLEMÁTICA ACTUAL 2.1. Propuestas actuales de planeación y estrategia para el desarrollo de sistemas de información. 8 2.2. Evaluación y diagnóstico de la situación al inicio del proyecto de tesis 11
2.3. Justificación del desarrollo del objetivo del proyecto de tesis. 12
2.4. Objetivos del proyecto de tesis. 12
CAPÍTULO 3.- APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DEL PLAN Y LA ESTRATEGIA PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS EN UNA PYME DEL RAMO DE LA CONSTRUCCIÓN. 3.1. Aplicación de la metodología para la creación del plan y la estrategia para el desarrollo de sistemas de información en una pequeña empresa constructora 17
3.1.1 Fase I.- Análisis, evaluación y diagnóstico de los procesos actuales y definición de necesidades. 17
3.1.1.1. Actividad I.1. Análisis de la situación actual. 17
3.1.1.2. Actividad I.2. Identificación del modelo funcional de la empresa. 21
3.1.1.3. Actividad I.3. Definición de las prioridades funcionales. 23
3.1.1.4. Actividad I.4. Analizar, evaluación y diagnóstico de los sistemas actuales
y definición de los posibles requerimientos de recursos necesarios. 28
3.1.1.5. Actividad I.5. Evaluación de la situación actual del área de desarrollo. 33
3.1.2. Fase II.- Definición del plan o propuesta de solución o desarrollo. 35
3.1.2.1. Actividad II.1. Definición de la arquitectura del plan de sistemas. 35
3.1.2.2. Actividad II.2. Definición de beneficios. 41
3.1.3. Fase III.- Definición de la estrategia para el desarrollo de los sistemas y propuesta del plan de acción inmediato. 42
3.1.3.1. Actividad III.1. Definir a detalle la estrategia de implantación. 42
3.1.3.2. Actividad III.2. Definición de las prioridades para el desarrollo de los sistemas. 43
3.1.3.3. Actividad III.3. Definir la estrategia tecnológica: redes, hardware y software. 46
3.1.3.4. Actividad III.4. Definición de los recursos humanos y la organización del área de desarrollo. 48
3.1.3.5. Actividad III.5. Definición de las prácticas gerenciales requeridas en la empresa. 50
3.1.3.6. Actividad III.6. Análisis de beneficios. 52
3.1.3.7. Actividad III.7. Proponer plan de acción inmediato. 53
CAPÍTULO 4.- DESARROLLO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN MÁS PRIORITARIO, FASES: DISEÑO, CONSTRUCCIÓN E IMPLANTACIÓN 4.1. Fase de diseño para el desarrollo del Sistema de Control Principal. 58
4.2. Fase de construcción del Sistema de Control Principal. 60
4.3. Fase de implantación del Sistema de Control Principal. 63
4.4. Operación del Sistema de Control Principal. 64
CAPÍTULO 5.- EVALUACIÓN DE OBJETIVOS, TRABAJOS FUTUROS Y CONCLUSIONES 5.1. Evaluación de objetivos. 66
5.2. Trabajos futuros. 68
5.3. Conclusiones. 69
BIBLIOGRAFÍA 70
REFERENCIAS A INTERNET 71
ANEXOS
ANEXO A.- METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DEL PLAN Y LA ESTRATEGIA
PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS (PESI) A-1
ANEXO B.- ANÁLISIS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN QUE FORMAN PARTE DEL
PLAN DEL DESARROLLO E IMPLANTACIÓN. B-1
ANEXO C.- MANUAL DE OPERACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL PRINCIPAL C-1
ANEXO D.- PROCESO DE JERARQUIZACIÓN ANALÍTICA EN LA SELECCIÓN DE LA
METODOLOGÍA D-1
iii
ÍNDICE DE FIGURAS.
Figura Descripción Pág.
Figura 0.1 Diagrama del plan de acción del proyecto de tesis. x
Figura 0.2 Medio ambiente general para apoyar el desempeño de las funciones de una pequeña empresa constructora. xi
Figura 1.1 Estructura de elementos conceptuales involucrados en el proyecto de tesis. 5
Figura 3.1 Metodología de Planeación y Estrategia para el Desarrollo de los Sistemas de Información. 14
Figura 3.2 Metodología para la creación del plan y la estrategia para el desarrollo de sistemas de información (PESI) 16
Figura 3.3 Marco físico de la ubicación de la empresa. 18
Figura 3.4 Modelo formal del sistema empresa. 19
Figura 3.5 Organigrama de la empresa. 20
Figura 3.6 Esquema holístico de la empresa. 20
Figura 3.7 Arquitectura de los sistemas de información en la empresa. 36
Figura 3.8 Cruz de información de la empresa. 37
Figura 3.9 Relación entre los sistemas de información de la pequeña empresa constructora. 40
Figura 3.10 Actividades principales para el desarrollo de los sistemas de información a implantar. 42
Figura 3.11 Holograma de la prioridad, la estrategia y el tipo para el desarrollo de sistemas de información. 44
Figura 3.12 Plan de trabajo para el plan de sistemas de información de acuerdo al plan. 46
Figura 3.13 Configuración de tecnología de información y comunicación en la empresa constructora objeto de estudio. 47
Figura 3.14 Programa de trabajo para el desarrollo del plan de acción inmediata
. 53
Figura 4.1 Esquema de los sistemas de información a desarrollar o modificar en la empresa de acuerdo al plan y estrategia propuestos. 57 Figura 4.2 Procesamiento de una petición en el Sistema de Control Principal. 58
Figura 4.3 Estructura del Sistema de Control Principal. 59
Figura 4.4 Página principal del Sistema de Control Principal de la empresa. 61 Figura A1 Metodología de Planeación y Estrategia para el Desarrollo de los Sistemas de Información. A-2 Figura C1 Acceso directo en navegadores en la pantalla del escritorio. C-1 Figura C2 Presentación de dos Navegadores: Internet Explorer y Mozilla Firefox. C-2
Figura C3 Página Principal del Sistema de Control Principal. C-3
Figuras C4 Información complementaria de la empresa, en el sitio Web de la misma. C-4
Figuras D-1 Jerarquías para la selección de la metodología. D-2
ÍNDICE DE TABLAS.
Tabla Descripción Pág.
Tabla 0.1 Tabla sistémica de actividades del proyecto de tesis. ix
Tabla 1.1 Clasificación de empresas en base a número de personas empleadas y el sector de la empresa. 2
Tabla 2.1 Opciones identificadas para planeación y estrategia para el desarrollo de sistemas de información. 8
Tabla 3.1 Historia de la empresa constructora. 17
Tabla 3.2 Funciones con sus respectivas actividades por departamento en la empresa objeto de estudio. 21 Tabla 3.3 Dependencias con sus respectivas funciones de responsabilidad. 22
Tabla 3.4 Priorización de funciones en base a su importancia. 24
Tabla 3.5 Priorización de funciones urgentes. 25
Tabla 3.6 Priorización de las funciones en base a su: importancia contra la urgencia. 26
Tabla 3.7 Determinación de las funciones sustantivas para el desarrollo de sistemas de información. 27 Tabla 3.8 Problemas manifestados en la aplicación del cuestionario. 29
Tabla 3.9 Impacto de los problemas en la organización. 30
Tabla 3.10 Nivel de sistematización de las funciones. 31
Tabla 3.11 Evaluación de la respuesta de sistemas de información. 32
Tabla 3.12 Evaluación técnica de sistemas de información. 33
Tabla 3.13 Evaluación funcional de sistemas de información. 34
Tabla 3.14 Evaluación global de sistemas de información. 34
Tabla 3.15 Evaluación de la situación de sistemas de información. 35
Tabla 3.16 Apoyo de los sistemas a otros sistemas. 38
Tabla 3.17 Sistemas que apoyan a ciertas funciones. 38
Tabla 3.18 Posibles beneficios en la aplicación del plan. 41
Tabla 3.19 Prioridad, estrategia y tipo de sistemas. 43
Tabla 3.20 Prioridad y riesgo para el desarrollo del plan informático. 45 Tabla 3.21 Orden para el desarrollo los sistemas de información analizados. 45 Tabla 3.22 Inventario de equipo de cómputo de la empresa constructora. 48 Tabla 3.23 Requerimientos de tiempo y de personal para el desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información. 49 Tabla 3.24 Temarios de cursos para personal operativo de la empresa. 50 Tabla 3.25 Definición de las funciones con sus respectivas actividades por departamento en la pequeña empresa constructora. 51
Tabla 3.26 Costos para el desarrollo, implantación y mantenimiento de los sistemas del plan. 52
Tabla A1 Fases principales de la Metodología PESI. A-1
Tabla D1 Escala para las comparaciones apareadas D-2
Tabla D2 Comparaciones para determinar la importancia de los criterios. D-2
Tabla D3 Tabla de la matriz de normalización para los criterios. D-3
Tablas D4 Alternativas con respecto a criterios. D-3
Tabla D5 Resumen de información D-5
v
GLOSARIO DE TÉRMINOS
Estrategias: Son cursos de acción general o alternativas, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas [Galindo, García, 1993].
HTML: Hyper Text Mark-up Language (“Lenguaje de Marcación de Hipertexto”). Lenguaje que interpretan los navegadores para ofrecer el contenido de una página Web [Gómez, Veloso, 2003].
Navegador: Programa que interpreta el código generado en lenguaje HTML para ofrecerlo visualmente en forma de página Web [Gómez, Veloso, 2003].
Metas: Las metas son los fines que podemos esperar alcanzar dentro del periodo cubierto por la planeación, pero no establecen cómo serán logradas [Steiner, 1983].
Objetivos: Los objetivos son los fines que no esperamos alcanzar dentro del periodo planeado, pero si en una fecha posterior [Galindo, García, 1993].
Página Web: Referencia al contenido que se puede ver bajo una sola pantalla presentada por el navegador
[Gómez, Veloso, 2003].
Plan del Proyecto: Es un documento oficial, destinado a guiar a los involucrados en el proyecto en
la realización, planeación y control del proyecto.
Planeación: El proceso de establecer y de definir el alcance de un proyecto, la manera en que el
proyecto será realizado (los procedimientos y las tareas), los papeles y las responsabilidades, el tiempo y las valoraciones de costos [Galindo, García, 1993].
Políticas: Son reglas o guías que expresan los límites dentro de los que debe ocurrir la acción. Estas reglas, muchas veces toman la forma de decisiones de contingencias para resolver los conflictos que existen y se relacionan entre objetivos específicos [Steiner, 1983].
Programas: Especifican la secuencia de las acciones necesarias para alcanzar los principales objetivos. Los programas ilustran cómo, dentro de los límites establecidos por las políticas, serán logrados los objetivos. Aseguran que se asignen los recursos necesarios para el logro de objetivos y proporcionan una base dinámica que permitirá medir el progreso de tales logros [Steiner, 1983].
MIPyMES: Micro, Pequeñas y Medianas Empresas. Clasificadas por su número de trabajadores, Diario Oficial de la Federación del 30 de marzo de 1999.
Requerimiento: Es una característica del sistema o una descripción de algo que el sistema es capaz de hacer con el objeto de satisfacer el propósito de sistema [Lawrence, 2002].
Tácticas: Son los realineamientos de corta duración son ajustables y asumen la acción y la interacción que las fuerzas contrarias usan para lograr metas específicas después de su contacto inicial [Steiner, 1983].
INTRODUCCIÓN AL PROYECTO DE TESIS.
INTRODUCCIÓN AL PROYECTO DE TESIS.
0.1.- Presentación del proyecto de tesis.
El proyecto de tesis, es la oportunidad de manifestar como el estudiante del Posgrado en Ingeniería de Sistemas, se ha infectado con el virus sistémico, ya que éste, manifiesta un cambio en su manera de plantear, analizar y dar solución a los diferentes problemas que se le presentan en el trabajo laboral y en la vida cotidiana, aplicando ahora una visión sistémica.
Así, el conocimiento, la comprensión y la aplicación de la teoría de sistemas aunado con metodologías, estrategias, técnicas y herramientas sistémicas se aplican para solución de problemas. Sin embargo, lo anteriormente señalado no seria factible, sin la enseñanza de los profesores, qué sin duda alguna también se encuentran infectados con el virus sistémico. Entonces, alumno-profesor establecen comunicación bajo el mismo entorno sistémico.
En este trabajo, se tiene la oportunidad de aplicar los conocimientos sistémicos a una organización socio-económica de importancia para la economía del país, debido a su gran capacidad de generar empleo en México. Éste sistema, es el de las micro, pequeñas y medianas empresas.
Por un lado el Gobierno Federal ha mostrado su interés en apoyar este tipo de empresas, llevando a la práctica diversos programas de fomento, protección y fortalecimiento. Sin embargo, estos programas son insuficientes por el gran número de micro, pequeñas y medianas empresas que existen en todo el territorio nacional.
Entonces, para nuestro caso de estudio, el cual se trata de una pequeña empresa del ramo de la construcción, que tiene la necesidad de apoyar sus funciones por medio de sistemas de información basados en computadora para su protección y fortalecimiento.
Pero antes de desarrollar los sistemas de información, se deberá realizar una actividad, la cual es crear un Plan y una Estrategia para el Desarrollo de Sistemas de Información aplicando la metodología (PESI) [Galindo, 2006A]. Propósito de este proyecto de tesis.
Además, con la aplicación de esta metodología, se esperán obtener otros productos como: su misión, visión, determinar su estructura organizacional, conocer sus funciones principales, un plan de acción a corto plazo y finalmente construir un primer sistema de información basado en computadora.
Finalmente se espera tener una empresa con plena identificación local y regional, que permita dar un mejor servicio a la comunidad con una imagen de responsabilidad social. Así, la pequeña empresa constructora estará: protegida y fortalecida, para que pueda crecer y generar más empleos para contribuir a la economía del país.
Una vez definido el propósito del proyecto de tesis, se pasará a determinar la metodología general a seguir para el desarrollo de éste, obteniendo una directriz para cada actividad del proyecto.
ix
0.2
.-
Metodología empleada para el desarrollo del proyecto de tesis.
[image:14.612.56.585.173.666.2]En la siguiente tabla sistémica [Galindo, 2007], tabla 0.1, se presenta la metodología general a seguir. En las filas se presentan las actividades y en las columnas las técnicas, herramientas y metas para cada una de las actividades del proyecto:
Tabla 0.1. Tabla sistémica de actividades del proyecto de tesis.
A continuación, se presenta, el plan de acción del proyecto de tesis, éste será de apoyo para seguir un orden en las actividades y llevar un control en la ejecución del mismo:
Actividad
¿Qué hacer, para hacer? Técnicas ¿Cómo hacer? Herramientas ¿Con qué hacer? Metas ¿Qué obtener, particular?
Definir tema del proyecto de tesis. -Observación.
-Consultas. -Internet. -Televisión. -Revistas. -Periódicos.
-Procesador de textos.
Tema del Proyecto de Tesis definido.
Definir el marco contextual y
conceptual del proyecto de tesis. -Entrevistas con profesores y empresarios. -Consultas.
-Internet. -Libros.
-Procesador de textos.
Elementos conceptuales para el desarrollo del proyecto de tesis.
Investigar y conocer el medio
ambiente del proyecto de tesis. -Observación. -Artículos. -Consultas. -Entrevistas.
-Internet. -Televisión. -Revistas.
-Procesador de textos.
Visión global del medio ambiente del proyecto de tesis.
Análisis de los sistemas existentes
al inicio del Proyecto de Tesis. -Consultas. -Observación. -Entrevistas.
-Hoja de calculo
-Procesador de textos Diagnóstico de los sistemas de información existentes.
Definir la justificación y objetivos del proyecto de tesis, para el desarrollo de una PESI y de un Sistema de Información Basado en Computadora (SIBC).
-Notas de clase -Consultas -Artículos
-Procesador de textos. Justificación y los alcances u objetivos del proyecto de tesis.
Aplicar metodología seleccionada a la problemática de la empresa y construcción del sistema de información basado en
computadora con mayor prioridad.
-Metodología PESI [Galindo, 2006A]. -Metodología para el desarrollo de Sistema de Información Basado en Computadora (SIBC). [Galindo, 2006B].
-Diagramas de flujo de datos.
-Procesador de textos -Diseñador de esquemas -Un lenguaje de
cómputo, HTML. -Sistema de diseño de entornos de Internet, Dreamweaver. -Sistema de diseño de esquemas, Visio.
Plan y Estrategia para el desarrollo de SIBC en una pequeña empresa de la construcción.
Sistema de Información basado en computadora con mayor prioridad el “Sistema de Control Principal”
Evaluación de los objetivos, trabajos futuros y conclusiones del proyecto de tesis.
-Técnicas de
redacción. -Procesador de textos -Diseñador de esquemas Evaluar cumplimiento de los objetivos planteados
Redactar documento de tesis. -Técnicas de
redacción. -Procesador de textos -Diseñador de esquemas Documento de tesis para presentar el examen de grado.
Presentar examen de grado -Técnicas de presentación de conceptos. -Diseñador de presentaciones -Proyector -Computadora
Obtener el grado
PLAN DE ACCIÓN DEL PROYECTO DE TESIS
Figura 0.1 Diagrama del plan de acción del proyecto de tesis.
Actividades del proyecto de tesis
A1. Definir tema del proyecto de tesis.
A2. Definir el marco contextual y conceptual del proyecto de tesis. A3. Investigar y conocer el medio ambiente del proyecto de tesis. A4. Análisis de los sistemas existentes al inicio del proyecto de tesis.
A5. Definir la justificación y objetivos del proyecto de tesis, para el desarrollo de una PESI y de un sistema de información basado en computadora.
A6. Aplicar metodología seleccionada a la problemática de la empresa y construcción del sistema de información basado en computadora con mayor prioridad.
A7. Evaluación de los objetivos, trabajos futuros y conclusiones del proyecto de tesis. A8. Redactar documento de tesis.
A9. Presentar examen de grado.
En el diagrama anterior, los puntos de referencia 1 y 2 muestran el inicio y término de la actividad A1, las actividades A2, A3, A4 se pueden realizar en forma paralela y se deben de concluir para dar inicio a la actividad A5, las actividades posteriores tienen un orden secuencial.
A continuación, se describe el contenido del documento del proyecto de tesis.
xi
0.3.- Presentación del documento del proyecto de tesis
.
[image:16.612.35.577.126.640.2]El siguiente modelo sistémico figura 0.2, tiene como fin el presentar la metodología que se sigue para el desarrollo del proyecto de tesis:
Figura 0.2 Medio ambiente general para apoyar el desempeño de las funciones de una pequeña empresa constructora.
Capítulo 1. Marco Contextual y Conceptual
1.1 Marco Contextual
1.1.1 Características generales de las pequeñas y medianas empresas. 1.1.2 La pequeña empresa
constructora bajo un enfoque de sistemas.
1.2 Marco Conceptual. 1.2.1. La Pirámide Conceptual.
“Después” “Cambio”
Empresa con funciones sin apoyo de sistemas información basados en computadora.
Capítulo 2. Análisis de la problemática actual. 2.1 Propuestas actuales. 2.2 Evaluación y diagnóstico 2.3 Justificación del Proyecto 2.3 Objetivos del Proyecto
Situación Actual
-Sistemas en Hoja de Cálculo. -Sistemas Manuales
Capítulo 3. Aplicación de la metodología PESI
Fase I. Análisis, evaluación y diagnóstico de los procesos actuales y definición de
necesidades Capítulo 3. Aplicación de la metodología
PESI
Fase II. Definición del plan o propuesta de solución o desarrollo.
Fase III. Definición de la estrategia para el desarrollo de los sistemas y propuesta del plan de acción Inmediato
Capítulo 0. Introducción al proyecto de tesis. 0.1 Presentación del proyecto de tesis.
0.2 Metodología para el desarrollo del proyecto de tesis 0.3 Presentación del documento de tesis.
“Antes”
Capítulo 4. Desarrollo del sistema de información con mayor prioridad.
4.1. Fase de diseño del Sistema de Control Principal. 4.2. Fase de construcción del Sistema de Control Principal. 4.3. Fase de implantación del Sistema de Control Principal. 4.4. Operación del Sistema de Control Principal.
Capítulo 5. Evaluación de objetivos, trabajos futuros y conclusiones. 5.1. Evaluación de objetivos.
5.2. Trabajos futuros. 5.3. Conclusiones.
Bibliografía y Referencias de Internet. Anexos
Metodología PESI [Galindo, 2006A]
S1. SISTEMA INTERFAZ EN INTERNET S2. SISTEMA DE COMERCIALIZACIÓN S5. SISTEMA DE SERVICIOS S6. SISTEMA DE DISEÑO DE PROYECTOS S7. SISTEMA ADMINISTRATIVO S4. SISTEMA DE ADM. DE PROYECTOS S3. SISTEMA DE PROCEDIMIENTOS DE CALIDAD
April 2008 July 2008 October 2008 January 2009 April 2009 July 2009 Estrategia para desarrollo de sistemas de información.
Aplicación del plan
Funciones de la pequeña empresa constructora con apoyo de sistemas de información basados en computadora. rosoft Exc
En este capítulo se estableció una metodología a emplear para el desarrollo del proyecto de tesis. Además, se determinaron los elementos del medio ambiente general del mismo.
En el siguiente capítulo, se presenta el marco contextual y conceptual para las pequeñas y medianas empresas. Estos conceptos son fundamentales, debido a que el propósito es apoyar el desempeño de las funciones de una pequeña empresa constructora.
CAPÍTULO 1.-
MARCO CONTEXTUAL Y CONCEPTUAL.
CAPÍTULO 1
.- MARCO CONTEXTUAL Y CONCEPTUAL.
Es este capítulo, se presentan algunos conceptos fundamentales, tales como:
• La empresa.
• Clasificación de las empresas.
• La pequeña empresa constructora bajo un enfoque de sistemas.
• Características comunes de las empresas.
• Características comunes de las pequeñas empresas constructoras.
Además, se analiza el esquema conceptual en forma de pirámide, en el cual se identifica a los elementos conceptuales involucrados en el desarrollo del proyecto de tesis.
1.1 Marco contextual.
1.1.1 Características generales de las pequeñas y medianas empresas.
En una empresa, no importando su tamaño, ni su lugar de origen y como se considera igual en cualquier parte del mundo, una definición es la siguiente:
“Una unidad económica de producción y decisión que, mediante la organización y coordinación de una serie de factores (capital y trabajo), persigue obtener un beneficio produciendo y comercializando productos o prestando servicios en el mercado” [Andersen, 1999].
Una vez que se tiene la definición de la empresa, a continuación se determinará la clasificación de las empresas, ya que éstas pueden considerar varios criterios como: el número de trabajadores que emplean, el volumen de producción y ventas, el valor del capital invertido y el consumo de energía.
En México, la clasificación está basada en el número de personas empleadas y en el estrato de la empresa, en el Diario Oficial de la Federación del 30 de marzo de 1999 [Diario Oficial, 1999], en el cual, se publicó dicha clasificación, ver tabla 1.1:
Tabla 1.1. Clasificación de empresas en base al número de personas empleadas y el sector de la empresa.
CLASIFICACIÓN SECTOR
Industria Comercio Servicios
No. de trabajadores No. de trabajadores No. de trabajadores
Micro Hasta 30 Hasta 5 Hasta 20
Pequeña De 31 a 100 De 6 a 20 De 21 a 50
Mediana De 101 a 500 De 21 a 100 De 51 a 100
Grande Más de 500 Más de 100 Más de 100
El hecho, que el rango de valores según el número de trabajadores proporciona la división de las empresas, como: Micro, Pequeña, Mediana y Grande.
3
En general, al conjunto de empresas: Micro, Pequeñas y Medianas Empresas se les conoce como MIPYMES.
Por otra parte, se tiene que en la actualidad la empresa mexicana esta compuesta en su mayoría por micros y pequeñas empresas que conforman más del 95% del total de la industria, esto demuestra la importancia de este tipo de empresas, que conforman una parte fundamental en los procesos de recuperación y de reordenación de la economía nacional y en el cambio estructural del aparato productivo que el país requiere.
Por lo tanto el Gobierno de México desde la década de 1950 ha mostrado su interés en apoyarlas, estableciendo programas de fomento e instrumentos de protección. El criterio rector fue que este tipo de empresa era clave para el desarrollo del país por su gran capacidad de generar empleo [De Maria, 2002].
Desde entonces, hasta este último sexenio, donde el Gobierno de México anuncio un fuerte impulso a los microcréditos y en espera de cuadruplicar al finalizar éste. Cuya meta es llevar 1.5 millones de pesos en 2009 y a 3 millones de pesos en 2012, último año del Gobierno actual.
Otro aspecto a señalar es que las pequeñas empresas tienen ciertas características en común, las más generales son:
• El capital es proporcionado por una o dos personas (normalmente, parientes) que establecen una sociedad.
• Los propios dueños dirigen la marcha de la empresa; su administración empírica.
• Su número de trabajadores empleados en el negocio crece.
• Utilizan más maquinaria y equipo para la producción.
• La producción de las pequeñas empresas es básicamente para el mercado nacional, pero incluso llagan a producir para el mercado internacional.
• Están en proceso de crecimiento, es decir, la pequeña tiende a ser mediana y está aspira a ser grande.
• Obtiene algunas ventajas fiscales por parte del Estado que algunas veces las considera causantes menores dependiendo de sus ventas y utilidades.
• Su tamaño es pequeño o mediano en relación con las empresas que operan en el ramo.
1.1.2 La pequeña empresa constructora bajo un enfoque de sistemas.
Las pequeñas empresas constructoras han tenido que aumentar su capacidad de operación debido a un incremento de las necesidades de la infraestructura civil.
La pequeña empresa constructora como cualquier otra, es susceptible de ser analizada bajo un enfoque de sistemas [Arcudia, 2005]. Además, ésta es un sistema social pues esta formada básicamente por personas y es abierto ya que interactúa con su entorno al satisfacer las necesidades del cliente.
Para estudiar los sistemas es necesario considerar tanto los elementos externos que lo rodean, así como los internos que lo constituyen.
Entonces, el entorno proporciona los insumos (Terrenos, Materiales, Mano de obra, Máquinas) necesarios para su operación; Así, la constructora transforma (Construir y Administrar) estos insumos en productos (Bienes materiales y Servicios) que proporciona al entorno con un valor agregado.
Finalmente el sistema recibe de su entorno información sobre los resultados de su transformación, o sea una retroalimentación. Esta información le indica que los productos son los esperados, entonces, el sistema puede seguir marchando sin modificaciones. Cuando los productos no son los esperados, esta información debe servir para hacer las adecuaciones necesarias ya sea en los insumos o en los procesos, las cuales cumplirán con lo requerido.
Por lo que respecta a las pequeñas empresas constructoras su meta principal es entregar productos o servicios de acuerdo con lo estipulado en un proyecto y su respectivo contrato. Para la clasificación de las pequeñas empresas del ramo de la construcción es la establecida en la tabla 1.1.
Ahora, las características comunes y genéricas son:
• Falta de una visión de largo plazo por parte del director de estas empresas para lograr un desarrollo sostenido. El director se preocupa porque la empresa sobreviva, por las urgencias y oportunidades del día y generalmente, nunca tiene tiempo de planear el crecimiento de la misma.
• Dependencia de la empresa constructora de la obra pública en los niveles federal, estatal y municipal.
• Falta de una visión integral sobre la gestión de recursos humanos de estas empresas. La rotación de personal en la construcción es la más alta en los sectores industriales del país.
• Visión escasa hacia el conocimiento, desarrollo e implementación de los sistemas de información, y los resultados favorables que puede traer la implementación de ellos en la competitividad de la empresa.
• Poca vinculación entre las pequeñas empresas constructoras y los institutos de investigación y centros de enseñanza superior, lo que genera una falta de oferta eficiente para responder a las demandas de recursos humanos profesionales en el sector.
• Escasez de recursos debido a una falta de cultura empresarial y de conocimientos administrativos y, sobre todo, de planeación estratégica de las mismas.
En esta sección, se revisaron conceptos fundamentales tales como empresa, su respectiva clasificación de éstas (basadas en el número de personas y en el sector de la empresa) y las características en común de las empresas catalogadas como pequeñas empresas. Además, la pequeña empresa constructora bajo un enfoque de sistemas.
A continuación, se revisa una importante estructura sistémica, donde se mostrará desde los conceptos más generales hasta los conceptos específicos que integran el proyecto de tesis.
5
1.2 Marco conceptual.
1.2.1 Elaboración de la pirámide conceptual.
[image:22.612.39.562.183.555.2]Una manera de identificar los elementos conceptuales involucrados en el proyecto de tesis, es en base a la siguiente estructura en forma de pirámide conceptual [Galindo, 2005], para el proyecto de tesis, su estructura es mostrada en la figura 1.1 y posteriormente, sus elementos son descritos con mayor detalle:
Figura 1.1. Estructura de elementos conceptuales involucrados en el proyecto de tesis.
El análisis del esquema se realiza por línea conceptual, como se presenta a continuación: La primera línea es la metodología, la cual consiste en el conjunto de métodos o su descripción [Mendieta, 1981].
Para la teoría general de sistemas se consideran dos tipos: la metodología para sistemas rígidos (duros), en la cual se relacionan al dominio de las ciencias físicas y la metodología para sistemas flexibles (suaves), generalmente se encuentra el dominio de las ciencias sociales [van Gigch, 2006].
De esta manera para el proyecto de tesis se considera la metodología (PESI) [Galindo, 2006A], ya que se trata de un sistema suave.
Con la aplicación de la PESI se creará el plan y la estrategia para el desarrollo de sistemas de información y posteriormente se desarrollará un sistema de información basado en computadora con mayor prioridad.
Como, segunda línea conceptual se tiene la administración, que en todo proyecto debe estar presente, ya que todo esfuerzo coordinado de un grupo social es para obtener un fin con la mayor eficiencia [Galindo, García, 1993].
Dentro de la administración se consideran cuatro partes fundamentales, que son: planear, ordenar, dirigir y controlar.
Así, que si se tiene una buena administración como consecuencia se tomaran mejores decisiones para el propósito que se persigue.
Para la tercera línea de conceptos se tienen los sistemas de información, utilizados en toda organización con diferentes propósitos.
Éstos básicamente se consideran en sistemas de información operacionales, sistemas de información gerenciales y sistemas de información estratégicos.
Para crear el plan y la estrategia del desarrollo de los sistemas de información se consideran los tres tipos de sistemas de información.
Finalmente, la línea conceptual de la empresa, conceptos revisados en sección 1.1.
Además, aplicando métodos, técnicas y herramientas de análisis, para converger y crear el plan y estrategia de desarrollo del sistema de información basado en computadora del sistema con mayor prioridad.
Ahora, se tiene una visión integral para poder alcanzar el propósito del proyecto de tesis:
“APLICACIÓN DE UNA METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DEL PLAN Y LA ESTRATEGIA PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN UNA PEQUEÑA EMPRESA CONSTRUCTORA”
De esta manera, se definió la pirámide conceptual en la cual proporciona los elementos básicos que intervienen en el proyecto de tesis de una forma sistémica.
En el siguiente capítulo, se tiene el análisis de la problemática actual, en cuanto investigar las propuestas actuales de planeación y estrategia para el desarrollo de sistemas de información.
Posteriormente, se determinará la mejor opción para la solución de la problemática y por último establecer los objetivos tanto generales como específicos del proyecto de tesis.
CAPÍTULO 2.-
ANÁLISIS DE LA PROBLEMÁTICA ACTUAL.
A3. Investigar y conocer el medio ambiente del proyecto de
tesis.
A4. Análisis de los sistemas existentes al inicio del proyecto
de tesis.
A5. Definir la justificación y objetivos del proyecto de tesis,
para el desarrollo de una PESI y de un sistema de
CAPÍTULO 2
.- ANÁLISIS DE LA PROBLEMÁTICA ACTUAL.
En este capítulo, primero, se tiene un análisis de la investigación que se llevó a cabo para obtener ofertas del mercado en cuanto al mejoramiento de los sistemas de información a las MIPYMES.
Posteriormente, se justifica la elección de la metodología de planeación y estrategia para el desarrollo de sistemas de información. Finalmente, se establecen el objetivo general y los objetivos específicos del proyecto de tesis.
2.1. Propuestas actuales de planeación y estrategia para el desarrollo de
sistemas de información.
La investigación realizada fundamentalmente en Internet para obtener información relevante y fidedigna, con el fin de conocer que ofrece el mercado en cuanto a planeación y estrategia para el desarrollo de sistemas de información, se presenta en la tabla 2.1, la cual muestra las ventajas y desventajas que se tienen acerca de las opciones que se encontraron en las diferentes páginas Web:
Tabla 2.1. Opciones identificadas para la planeación y estrategia para el desarrollo de sistemas de información.
OPCIONES VENTAJAS DESVENTAJAS
Consultoria para el Desarrollo
de Sistemas de Información. -Obtener ventaja competitiva en el mercado. -Aumentar el número de clientes -Mejora su estructura financiera -Incremento de la rentabilidad en algunas operaciones.
-Realizar nuevas inversiones. -Desarrollar nuevas políticas para la empresa.
-Tratan de implantar en la empresa las últimas ideas y técnicas de moda en gestión, aunque no sean las adecuadas para la solución del problema. -La comunicación de la empresa con el consultor no es la
adecuada.
-El grado de implicación del consultor no es la adecuada. -No tiene credibilidad para la empresa.
-La empresa no confía plenamente en el consultor. -La empresa no esta satisfecha con el grado de integridad y honestidad del consultor -La planeación y la estrategia requieren de mucho capital al margen de sus ventas. -Asimilan y adaptan la
tecnología, sin una planeación y estrategia.
9
Tabla 2.1 Opciones para planeación y estrategia de sistemas (continuación).
OPCIONES VENTAJAS DESVENTAJAS
Diplomados en Metodologías de Planeación Estrategia de Desarrollo de Sistemas de Información.
-Formar profesionales calificados.
-Personal capacitado para desempeñar funciones de Dirección.
-Capacitado para analizar, desarrollar, implantar y controlar estrategias en empresas y organizaciones sociales y gubernamentales.
-Alto costo ($45 000.00) ó más. -Requieren de una gran
infraestructura en Tecnologías de la Información, técnicas y métodos del desarrollo de información basado en computadora.
-Los diplomados están dirigidos para profesionistas, ejecutivos y funcionarios.
-No hay recursos financieros en las PYMES y las limita a no contar con estos tipos de especialización.
Metodología “BUSINESS SYSTEM
PLANNING” BSP de (IBM) [sysrm.galeon.com/bspdoc.doc]
-Determinar la estructura estable de información.
-Apoya todos los procesos de la organización mediante la generación de un plan priorizado de Sistemas de Información.
-Toma en cuenta las
necesidades de información. -Programa desarrollado por IBM.
-Gasto en la adquisición del software.
-Tiempo para la capacitación del uso del software.
-Herramienta que todo el equipo de trabajo debe conocer. -Alineación del plan estratégico de informática con el plan estratégico de la empresa. -Desconocimiento de la metodología.
-A menos que el equipo BSP, incluya expresamente los requerimientos de información estratégica a largo plazo de la organización, los resultados del estudio no reflejarán estos requerimientos, ya que el proceso debe ser gradual.
-El tiempo necesario para comprender cabalmente los requerimientos de la organización, incluyendo el tiempo necesario para conducir un número grande de entrevistas con los gerentes, es demasiado alto.
Tabla 2.1 Opciones para planeación y estrategia de sistemas (final).
OPCIONES VENTAJAS DESVENTAJAS
La metodología de Planificación Estratégica SI/TI
[alarcos.inf- cf.uclm.es/doc/pgsi/doc/teo/3/3pgsi-t3.pdf]
-Los SI pueden y deben ser parte fundamental de la estrategia del negocio, ya que pueden tener impactos muy importantes.
-Los SI/TI pueden ayudar en calidad, diseño, disponibilidad y servicios.
-Se requiere la planeación estratégica de la empresa ya estudiada.
-Buscar independencia en datos y aplicaciones respecto a cambios tecnológicos. -Buscar tecnologías de información que puedan reportar beneficios futuros para la organización y como alcanzarlos.
-Desconocimiento de la Metodología ya que se necesitaría tiempo para conocer las Fases y
actividades para cada una de éstas.
Metodología PESI [Galindo, 2006A] Ver Anexo A.
-Metodología ampliamente utilizada en ambientes de toma de decisiones en empresas como PEMEX.
-Aplicada a un gran número de empresas con eficientes resultados.
- Etapas entendibles y bien detalladas.
-Define muy bien las
actividades para desarrollar el plan y la estrategia para el desarrollo de sistemas de información.
-Contempla un buen análisis, organización y control del proyecto para planear y seleccionar las mejores técnicas en el desarrollo de sistemas de información. - Conocida y Aplicada en el curso de la Maestría.
-Compromiso amplio del dueño, directores y colaboradores de la empresa.
-Se ha aplicado a empresas grandes o medianas.
En la tabla anterior, se recopila la información que se investigó, en la primera columna se muestra las opciones, en la siguiente columna las ventajas que ofrece cada opción y por último las desventajas de las mismas.
En la siguiente sección, se evalúan las expectativas para apoyar la determinación de la metodología para crear el plan y estrategia del desarrollo de sistemas de información a la pequeña empresa de la industria de la construcción.
11
2.2. Evaluación y diagnóstico de la situación al inicio del proyecto de tesis.
En base al la información de las opciones de la tabla 2.1, se presenta la evaluación siguiente:
+
En cuanto a contratar los servicios de una consultoria, se ha dado que muchos consultores no cuentan con una metodología, sólo tienen la idea de plantear un método de gestión que este de moda, sin medir las consecuencias de perdida para la empresa en todos sentidos (capital, tiempo, organización, etc.). Otra desventaja determinante de esta opción es el alto costo para contar con un consultor calificado ya que la pequeña empresa constructora va al día en cuanto a sus finanzas.+
Los diplomados generalmente son para formar personas calificadas y están dirigidas a profesionistas, ejecutivos y funcionarios, los altos costos de estos cursos no son alcanzables para personal de la pequeña empresa de la industria de la construcción.+
Las metodologías BSP, tiene una ventaja sobre las otras dos metodologías. Contiene un programa para realizar matrices y generas diversos informes. Sin embargo, obtener el programa y aprender a operarlo es dinero y tiempo, recursos escasos en la pequeña empresa constructora.+
La Metodología de Planeación Estratégica SI/TI, ofrece el apoyo a la calidad, diseño, disponibilidad y servicios para beneficio del cliente y debe ser tomada como parte fundamental como estrategia del negocio. Pero la desventaja que se tienen es seleccionar tecnología que pueda resultar benéfico para la organización en un futuro, debido a los rápidos cambios tecnológicos actualmente.+
La metodología PESI, en primera instancia cuenta con más ventajas que desventajas, otro factor a favor es que se conoce bien en cada una de las actividades para cada fase, ya que la metodología se estudio en un curso de la maestría. Además, ésta se ha aplicado en diversas organizaciones como: PEMEX, CFE, en una compañía aérea, entre otras. Obteniendo eficientes resultados para crear un plan y estrategia para el desarrollo de sistemas de información.Sin embargo, en base al análisis anterior, se tiene una determinación subjetiva. Entonces se realiza una toma de decisión más objetiva en base al proceso de jerarquización analítica, ver ANEXO D.
Bajo este método la metodología seleccionada es la PESI con un 48.1 %, seguida de la SI/TI con un 41.01 % y por último la BSP con un 10.87%.
2.3. Justificación del desarrollo del objetivo del proyecto de tesis.
Entonces, considerando el análisis, evaluación y diagnóstico, se justifica elaborar una planeación y la correspondiente estrategia para el desarrollo de sistemas de información para la pequeña empresa objeto de estudio.
Para tal fin, se emplearían las dos metodologías, la PESI para crear el plan y la estrategia para el desarrollo de información y la SIBC para el desarrollo de sistemas de información basados en computadora de la pequeña empresa constructora.
Por lo que, se requiere satisfacer con el proyecto de tesis, tener la pequeña empresa constructora operando sus funciones apoyadas con sistemas de información basados en computadora.
Además, se contará con un plan de acción inmediato, él cual contempla la construcción del sistema de información con mayor prioridad, terminado éste, se inicia el apoyo a las funciones de la pequeña empresa constructora.
Es convenientemente mencionar que empresas como: PEMEX, CFE y una línea aérea mexicana entre otras, han aplicado la metodología PESI.
Considerando la justificación anterior, se definirá el objetivo general y los objetivos específicos del proyecto de tesis:
2.4. Objetivos del proyecto de tesis.
Objetivo general del proyecto de tesis.
Crear un plan y la estrategia para el desarrollo de sistemas de información basados en computadora para apoyar las funciones y la toma de decisiones en una pequeña empresa constructora.
Objetivos específicos del proyecto de tesis.
• Determinar el marco contextual y conceptual de la situación en estudio, para que se proporcione una información real del entorno.
• Definir los requerimientos de los sistemas de información para proponer soluciones en el desarrollo de los sistemas de información basados en computadora.
• Establecer la estrategia y un plan de acción inmediato para el desarrollo del sistema de información basado en computadora con mayor prioridad.
Una vez vistos los alcances y objetivos a obtener. Se pasará al siguiente capítulo, en el cual se aplicará la metodología PESI a la pequeña empresa constructora para crear el plan y la estrategia para el desarrollo de los sistemas de información.
CAPÍTULO 3.-
APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA PARA LA
CREACIÓN DEL PLAN Y LA ESTRATEGIA PARA
EL DESARROLLO DE SISTEMAS EN UNA PYME
DEL RAMO DE LA CONSTRUCCIÓN.
CAPÍTULO 3.-
APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA PARA LA
CREACIÓN DEL PLAN Y LA ESTRATEGIA PARA EL DESARROLLO
DE SISTEMAS EN UNA PYME DEL RAMO DE LA CONSTRUCCIÓN.
Como se comentó al final del capítulo anterior; ahora, es el momento de aplicar la metodología PESI [Galindo, 2006A] (ver anexo A para más detalle), cuyas fases y actividades se muestra, en general en el esquema presentado en la figura 3.1.
[image:31.612.44.585.276.615.2]La misma, se define como un conjunto sistematizado de actividades necesarias para la implantación de una planeación y estrategia para el desarrollo de los sistemas de información, prioritarios y necesarios, en una empresa o una institución e incluso en un País. En este caso, se aplicará en una pequeña empresa constructora de la industria de la construcción:
Figura 3.1. Metodología de Planeación y Estrategia para el Desarrollo de los Sistemas de Información.
Antes de la aplicación de la metodología PESI, se revisa su estructura, la cual consta de tres fases principales, la cuales son:
AI.1 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL
AI.2 IDENTIFICACIÓN DEL MODELO FUNCIONAL DE LA EMPRESA AI.3 DEFINICIÓN DE LAS PRIORIDADES FUNCIONALES
AI.4 ANÁLISIS, EVALUACIÓN, Y DIAGNÓSTICO DE LOS SISTEMAS ACTUALES Y DEFINICIÓN DE LOS POSIBLES REQUERIMIENTOS DE RECURSOS NECESARIOS.
AII.1 DEFINICIÓN DE LA ARQUITECTURA DEL PLAN DE SISTEMAS AII.2 DEFINICIÓN DE BENEFICIOS
ÁREA DE DESARROLLO ACTUAL DEL
DE LA SITUACIÓN AI.5
EVALUACIÓN
AIII.1 DEFINIR A DETALLE LA ESTRATEGIA DE IMPLANTACIÓN AIII.1.2 DEFINICIÓN DE LAS PRIORIDADES PARA EL DESARROLLO
DE LOS SISTEMAS AIII.1.3 DEFINIR LA ESTRATEGIA TECNOLOGIC A: REDES HARDWARE Y SOFTWARE AIII.1.4 DEFINIR LOS RECURSOS HUMANOS Y ORGANIZACIÓN
DEL ÁREA DE DESARROLLO AIII.1.5 DEFINIR LAS PRACTICAS GERENCIALES REQUERIDAS EN LA EMPRESA
AIII.2 ANÁLISIS DE BENEFICIOS AIII.3 PROPONER PLAN DE ACCIÓN INMEDIATO Fase III.-
Definición de estrategia para el desarrollo de sistemas y propuesta del plan de acción inmediato. Fase II.- Definición del plan o propuesta de solución o desarrollo. Fase I.- Análisis, evaluación, diagnóstico, de los procesos actuales y definición de necesidades
15
FASE I.- Análisis, evaluación y diagnóstico de los procesos actuales y definición de necesidades.
Tiene como objetivo: La definición de necesidades sectoriales. Aquí se tiene que identificar y analizar la situación actual del área o institución, para definir el: ¿Cómo esta?
FASE II.- Definición del plano o propuesta de solución o desarrollo.
Se define la propuesta de soluciones o creación de la propuesta del plan de sistemas de información. Es decir, se debe definir el: ¿Qué hacer?
FASE IIII.- Definición de estrategia para el desarrollo de sistemas y propuesta del plan de acción inmediato.
Se propone el: ¿Cómo, con quién, dónde hacer? Además, de ¿cuánto cuesta? y ¿qué hacer prioritario?
Ahora, en la figura 3.2, se presenta la metodología PESI, con mayor detalle en forma sistémica, debido a que muestra en forma integral las tres fases con sus respectivas actividades a realizar.
Para un conocimiento más a detalle de la metodología PESI, consultar el ANEXO A.
Figura 3.2. Metodología para la creación del plan y la estrategia para el desarrollo de sistemas de información (PESI).
!
" # ! ! ! !
!! " $ % & '()*+,
-. ,*,/01 0( 0*2,1*, 30*01'( +0 ('
045106' )+0*2)7)/'*+, +07)*)0*+, 8 9'/01 :* '*;()6)6 )*)/)'( +0 ('6 5'1206 )*<,(:/1'+'6 +,*+0 60 '5()/'1; (' 402,+,(,3='
" " !
. +0*2)7)/'1 ('6 7:*/),*06 >:0 60 10'()?'* 0* (' 045106' /,* 6:6 /,11065,*+)0*206 '/2)<)+'+06
! !
. 1),1)?'* ('6 7:*/),*06 6:62'*2)<'6 +0 (' 045106' +07)*)0*+, /:'(06 6,* )45,12'*206 8 /:'(06 6,* :130*206 5'1' +07)*)1 >:0 7:*/),*06 10>:)010* +0( '5,8, +0 :* 6)6204' ' /,12, 40+)'*, 8 ('13, 5('?,
"
@ ! A ! "
! ! !
. ,*,/01 (,6 6)6204'6 '/2:'(06 /,* (,6
>:0 /:0*2' (' 045106' 2,4'*+, 0* /:0*2' 6:6 /'5'/)+'+06 5'1' +07)*)1 (,6 5,6)B(06 10>:01)4)0*2,6
! !!
. <'(:'1 (' )*71'0621:/2:1' '/2:'( +0(
;10' +0 +06'11,((, +0 6)6204'6
!A !
"
. 07)*)1 (,6 6)6204'6 >:0 601;* )*/(:)+,6
0* 0( 5('* 0* B'60 ' :*' 0621:/2:1' , '1>:)20/2:1' 603C* ('6 51),1)+'+06 +0 (' 045106'
@
. !0'()?'1 :* '*;()6)6 5'1' ,B20*01 (,6 5,6)B(06 B0*07)/),6 >:0 60 ,B20*+1;* /,* (' '5()/'/)D* +0( 5('*
!
! "
. 07)*)1 ('6 0621'203)'6 30*01'(06 5'1' 0(
+06'11,((, 0 )45('*2'/)D* +0 (,6 *:0<,6 6)6204'6
! ! !
!! "
. 07)*)/)D* +0 (,6 6)6204'6 >:0 601;*E
/10'+,6 , 10+)60F'+,6 , 4,+)7)/'+,6 ,
51,5:062,6 6= /,4, :* 51,31'4' +0
/10'/)D* +0 '/:01+, /,* (' 51),1)+'+ +0*21, +0 (' 045106'
! !
E !
G ! H ! H !
. 07)*)1 ('6 /,*7)3:1'/),*06 2I/*)/'6
5'1' 0( 0>:)5, ' 045(0'1 0* 0( 51,80/2,
! ! G "
! J !
!!
. 07)*)1 (' 0621:/2:1' ,13'*)?'/),*'(
5'1' (' /10'/)D* 8 ,501'/)D* +0 (,6 6)6204'6 >:0 601;* 51,5:062,6 0* 0( 5('*
! !
! A ! " !
. 07)*)1 0 )45('*2'1 (,6 /'4B),6
,13'*)?'/),*'(06 '+4)*)621'2)<,6 8 +0 (' ,501'/)D* >:0 601;* *0/06'1),6 0K0/:2'1 ' 5'12)1 +0 (' 0K0/:/)D* +0( 5('*
@
. !0'()?'1 :* '*;()6)6 /,45'1'2)<, +0 (,6 /,62,6 /,*21' (,6 B0*07)/),6
! !
"
. +0*2)7)/'/)D* +0 ('6 '//),*06 +0 )45('*2'/)D* ' /,12, 5('?, ! !! ! ! !! " ! " ! ! ! !
17
3.1. APLICACIÓN DE LA METODOLOGÍA PARA LA CREACIÓN DEL PLAN Y LA
ESTRATEGIA PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
(PESI).
3.1.1. FASE I. ANÁLISIS, EVALUACIÓN Y DIAGNÓSTICO DE
LOS PROCESOS ACTUALES Y DEFINICIÓN DE
NECESIDADES.
Tiene como objetivo: La definición de necesidades por departamento de la empresa. Aquí se tiene que identificar y analizar la situación actual del área, para definir el: ¿Cómo esta?
3.1.1.1. Actividad I.1. Análisis de la situación actual.
Como punto de partida: Se Identifica lo mejor posible el Medio Ambiente, en el cual se aplica la metodología PESI, esto con el propósito si la empresa cuenta con algunos conceptos fundamentales para toda organización como: misión, visión, y determinar la estructura organizacional de la empresa.
Pero primero, se conocerá como se fundo la empresa y cual ha sido su historia en el transcurso del tiempo.
El la tabla 3.1, se presenta el contexto histórico de la empresa constructora:
Tabla 3.1. Historia de la empresa constructora.
Los datos se obtuvieron de documentos en archivo y del buen recuerdo del propietario.
Otro aspecto por conocer es el contexto espacial o sea la ubicación de la empresa, esto se obtiene por medio de imágenes geográficas, utilizando una herramienta satelital.
Periodo Descripción
1999-2000 -La constructora FCJ, “Consorcio de Arquitectura, Ingeniería y Servicios Administrativos”, inicia sus operaciones y es atendida por su propietario.
-Los servicios con los cuales inicia son: Proyectos ejecutivos.
2000-2001 -La empresa se da a conocer en la región y extiende su radio de acción. -Amplia sus servicios a la rama de la construcción y supervisión como:
Supervisión de conjuntos residenciales en Lomas de Besares, Cuajimalpa D.F.
Construcción de residencia en Chalco, Estado de México. Construcción de agencia de automóviles con taller mecánico
2001-2007 -La empresa tiende a crecer, con la necesidad de tener un Ing. Civil asociado y
colaborador, una secretaria, un asistente en el diseño y con equipamiento de cómputo. -Se obtienen más proyectos y crece el número de servicios, algunos de éstos son:
Dictámenes periciales de vivienda. Construcciones de interés medio.
Remodelaciones y Ampliaciones de viviendas de interés social. Tramites ante diferentes dependencias.
AI.1 ANALIZ AR LA SITU ACIÓN ACTU AL DE LA EMPR ESA AI.2 ID ENTIFICAR EL M ODELO FUNCIONAL D E LA EM PRESA AI.3 D EFINIR PR IOR IDAD ES FUNCION ALES AI.4 ANALIZ AR LOS S.I. Y REQU ERIMIENTOS D E INF ORMAC IÓN
AII.1 D ESARR OLLAR LA ARQU ITECT URA D E SISTEM AS DE INF ORMACIÓN AII.2 D EFIN IR LOS BEN EFIC IOS
DE INF ORMÁT ICA SITU ACIÓN DEL ÁREA LA AI.5 EVALU AR
!
AIII.2 AN ÁLISIS DE BENEF ICIOS AIII.3 PLAN DE ACC IÓN Fas e III.- Definici ón de l a Estrategi a de Implantaci ón de los Sistemas de Infor maci ón. Fas e II.- D efinici ón del Plan de Desarr ollo Sistemas de Infor maci ón. Fas e I.- Definici ón de la Situación Actual
Marco contextual físico de la empresa.
Actualmente, la empresa se encuentra en la Av. Rivapalacio No. 2, en la población de Miraflores, Municipio de Chalco, Estado de México, ver figura 3.3. Las siguientes imágenes muestran el sitio de las oficinas de la empresa constructora:
Figura 3.3. Marco físico de la ubicación de la empresa.
En las figura 3.3, se muestra una perspectiva sistémica de la ubicación de la empresa a nivel país, ciudad y región.
Ahora, se revisó si la empresa contaba con una identidad por medio de su misión, visión y una estructura organizacional.
En relación con lo anterior, como la empresa carecía de estos elementos fundamentales. Entonces, se dio a la tarea de su elaboración.
19
- Misión de la empresa.
“Proporcionar calidad, en todo proyecto o servicio, utilizando los mejores recursos y experiencia en forma integral para cumplir las expectativas del cliente”
- Visión de la empresa.
“Ser una empresa constructora con un alto grado de competitividad a nivel regional”
Continuando con la definición del medio ambiente de la empresa, se desarrollaron los siguientes modelos sistémicos.
- Modelos holísticos o sistémicos de la empresa.
El modelo formal, muestra una visión global de la empresa incluyendo su entorno. Los sistemas de la empresa se encuentran en el centro de los círculos concentricos, los círculos en línea punteada marcan la frontera y afuera de éstos se encuentra el entorno, el cual esta constituido por entidades como: Bancos e Instituciones. Además, se observan las relaciones entre los sistemas por medio de par de flechas con sentido contrario [Peón, 2006], ver figura 3.4:
Figura 3.4. Modelo formal del sistema empresa.
“Proporcionar calidad, en todo proyecto o servicio, utilizando los mejores
recursos y experiencia en forma integral para cumplir las expectativas del cliente”
Otro esquema que se desarrolló en la empresa, fue el organigrama o estructura organizacional, como se muestra en la figura 3.5:
Figura 3.5. Organigrama de la empresa.
En el organigrama se muestra la empresa con una organización casi horizontal, esto no es de asombrarse, ya que en las pequeñas empresas da una buena comunicación y la información fluye con mucha facilidad en todos los departamentos de la organización.
En base a la estructura organizacional de la empresa se construye un modelo más, el modelo holístico de la empresa, ver figura 3.6. Este modelo se utiliza para mostrar de una manera tridimensional como la información fluye a todos los niveles de la organización, incluyendo al cliente y el entorno de la empresa:
1.- CLIENTES. 2.- GERENTE DE LA CONSTRUCTORA.
3.- DEPARTAMENTO DE DISEÑO. 4.- DEPARTAMENTO DE
INFORMÁTICA. 5.- DEPARTAMENTO DE ATENCION AL CLIENTE. 6.- DEPARTAMENTO DE SERVICIOS.
7.- DEPARTAMENTO DE FINANZAS.
8.- ALMACEN. 9.- BANCOS. 10.- HACIENDA. 11.- MUNICIPIO. 12.- CONSULTORIA.
Figura 3.6. Esquema holístico de la empresa.
CL IENTE
GERENTE FCJ-CAISA
DISEÑO INFORMÁTICA ATENCION AL CLIENTE SERVICIOS FINANZAS
21
Así, terminada la primera actividad, se obtuvieron los primeros productos de la aplicación de la metodología PESI, los cuales son:
Marco contextual temporal. Marco contextual físico. Misión y Visión.
Organigrama. Modelos holísticos.
La metodología PESI en un principio es muy productiva, y lo más importante, el propietario de la pequeña empresa; ahora, tiene plena confianza en ésta.
3.1.1.2. Actividad I.2. Identificación del modelo funcional de la empresa.
Una vez, identificado y analizado el medio ambiente de la empresa; ahora,
se requiere identificar las funciones que se realizan en la misma, con sus correspondientes actividades.
Lo anterior, se debe a que, las funciones, son su “razón de ser”, por lo tanto, son menos susceptibles de ser cambiadas por el “jefe en turno” que en muchas ocasiones son “temporales y/o incluso, no saben ni que se realiza en la empresa.
Para conocer el modelo funcional de la empresa, se utilizó la tabla 3.2, en la cual se muestran las funciones por departamento con sus respectivas actividades (aquí se presentan las más importantes):
Tabla 3.2. Funciones con sus respectivas actividades por departamento en la empresa objeto de estudio.
I. Funciones de la Gerencia. Atendida por
un Ing. Arq.
II. Funciones del Departamento de Diseño. Atendido por un
Ing. Civil.
III. Funciones del Departamento de Informática. Atendido por un
Ing. En Sistemas Computacionales.
IV. Funciones del Departamento de Atención al Cliente Atendido por una
Secretaria Comercial.
V. Funciones del Departamento de Servicios. Atendido por
una Secretaria
Comercial.
VI. Funciones del Departamento de Finanzas.
Atendido por un
Contador Público.
I. Atender a los clientes en forma
personalizada.
II. Dirigir y supervisar los proyectos de construcción.
III. Determinar si se debe solicitar asesoria externa para los proyectos.
I. Diseñar los planos de los proyectos.
II. Verificar las normas de construcción
III. Solicitar y verificar el material para la construcción.
I. Atender todas las solicitudes de requerimientos informáticos de la empresa.
II Proporcionar soporte técnico computacional.
III. Asesorar los programas a utilizar para las diferentes
operaciones de la empresa.
I. Gestionar todos los trámites del proyecto con los clientes.
II. Administrar el Archivo de clientes.
I. Administrar los servicios de los clientes en otras
instituciones.
I. Realizar la contabilidad mensual.
II. Cumplir las obligaciones con las dependencias de gobierno. ! ! "#$%
$&'(')'*( +$ ," #-."-$/'" +$ 0 1,"(-")'*( +$ ,2# '# -$0 "# +$ (&2.0 ")'*( "#$%$&'(')'*( +$, ,"( +$$#"..2,,2 '# -$0 "# +$ (&2.0 ")'*( "#$%$&'(')'*( +$ ," '-3")'* ( )-3",
Aunque estas funciones están determinadas por departamento, se da el caso (de manera frecuente), que una persona de un departamento puede ejecutar alguna función de otro departamento, ya que en las pequeñas empresas se da la multifuncionalidad.
Ahora, para mostrar quien debe de realizar la función y la participación de responsabilidad de los otros departamentos en dicha función, se realiza el siguiente modelo funcional en forma de matriz, ver tabla 3.3:
Tabla 3.3. Dependencias con sus respectivas funciones de responsabilidad.
Principal responsable: Tiene la autoridad de decisión y es responsable de la realización de la función.
Participación mayor: Participa activamente en la realización de la función.
Participación menor: Proporciona soporte o es impactado por la ejecución de la función.
AREA
FUNCIONAL GerenciaI DiseñoII InformáticaIII
IV Atención al cliente
V
Servicios Finanzas VI
FUNCIONES DEPENDENCIAS I. A te nd er a lo s cl ie nt es en fo rm a pe rs on al iz ad a. II. D iri gi r y su pe rvi sa r lo s pr oy ect os de co nst ru cci ón . III . D et er m in ar si s e de be s ol ici ta r as es or ia e xt er na p ar a lo s pr oye ct os I. G en er ar lo s pl an os de lo s pr oy ect os. II. V er ifi ca r la s no rm as d e co nst ru cci ón III . S ol ici ta r y ve rif ic ar e l m at er ia l p ar a la co nst ru cci ón . I. A te nd er to da s la s s ol ici tu de s de r eq ue rim ie nt os in fo rm át ic os de la e m pr es a. II. P ro po rci on ar s op or te té cn ic o co m pu ta ci on al . III . A se so ra r lo s pr og ra m as a u til iza r pa ra la s di fe re nt es op er aci on es de la em pr esa . I. G est io na r to do s lo s tr ám ite s de l p ro ye ct o co n lo s cl ie nt es . II. A dm in is tr ar e l A rc hi vo d e cl ie nt es. I. A dm in is tr ar l os se rvi ci os de l os cl ie nt es e n ot ra s in st itu ci on es. I. R ea liza r la co nt ab ili da d m en su al . II. C um pl ir la s ob lig aci on es co n la s de pe nd en ci as de g ob ie rn o. Gerencia Diseño Informática Atención al cliente Servicios Finanzas
23
El modelo funcional anterior, es determinante para el diseño del plan, ya que muestra las relaciones entre funciones de los diferentes departamentos de la empresa y la participación de responsabilidad con otros departamentos.
En el esquema se puede señalar, que la función más importante es la atención al cliente por parte de todas las personas que laboran para la empresa, esto no es desconocido en las empresas, ya que el cliente es vital para la supervivencia de ésta.
También, se puede observar la participación del gerente (dueño de la pequeña empresa) en todas las funciones de la organización.
Ahora se pasará a la siguiente actividad, la cual consiste en dar prioridades a las funciones, con el fin de poder auxiliar a determinar que sistemas de información formarán parte del plan de desarrollo de éstos.
3.1.1.3. Actividad I.3. Definición de las prioridades funcionales.
Aquí, se tiene que definir; ¿Cuáles son las funciones más prioritarias para el área u organización? Para ello, se propone crear una estructura tipo matriz (“Importancia” contra “Urgencia”), en la cual se presenten las funciones.
La matriz resultado, identificará la prioridad de las funciones. Asimismo, permitirá definir que funciones sustantivas de la empresa o área, requieren de apoyo de sistemas, a corto, mediano y largo plazo, lo que indicará aquellos sistemas, qué será necesario desarrollar en forma, también prioritaria.
Para así, aprovechar eficientemente los recursos financieros de la empresa y brindar un mejor costo en el servicio al cliente, es por ello, que el resultado de esta actividad da como resultado realizar una buena toma de decisión para determinar que sistemas de información se desarrollarán.
Por lo que, si se tiene en puerta varios proyectos, el elegir la mejor opción no es cosa de presentimiento, sino que se debe seleccionar la mejor. Para ello el siguiente método, puede auxiliar en la elección.
Por lo tanto, tomar en cuenta la clasificación de las funciones importantes y las urgentes es una buena practica de estrategia, ya que por lo regular siempre se realizan las urgentes y se van dejando las importantes para después (posteriormente ya no se toman den cuenta). Ya que surgen otras funciones urgentes nuevamente.
Entonces, lo que se realizó primero, es tomar las funciones más importantes que se tienen de los distintos departamentos de la empresa, luego, se evaluó cada una de éstas con una determinada parametrización establecida, como se muestra en la tabla 3.4:
! ! "#$%
$&'(')'*( +$ ," #-."-$/'" +$ 0 1,"(-")'*( +$ ,2# '# -$0 "# +$ (&2.0 ")'*( "#$%$&'(')'*( +$, ,"( +$$#"..2,,2 '# -$0 "# +$ (&2.0 ")'*( "#$%$&'(')'*( +$ ," '-3")'* ( )-3",
