Es de observar que día con díay no importando el lugar en que nos encontremos

Texto completo

(1)

UNIVERSIDAD AUTONOMA

METROPOLITANA

UNIDAD

IZTAPALAPA

DIVISIóN DE CIENCIAS SOCIALES Y HUMANIDADES

PROYECTO FINAL DE INVESTlGACION:

ANALISIS DE SISTEMAS Y USO DE UNA METODOLOGIA PARA EL DIAGNOSTICO

CASO PARTICULAR

SlsTEMA DE REPARTO Y ALMACEN EN LA EMPRESA ELF LUBRICANTES MEXICO S.&

PROFESORA: MARIA CRISTINA ESCOBAR ITURBE

ALUMNO:

SANTIAGO

A R M A N D O

ALFAR0 CASTILLO

MATRICULA:

91227031

(2)

I N D I C E

INTRODUCCION

FASE I ANALISIS DEL SISTEMA

ESQUEMA 1 ESQUEMA 2

FASE II

FASE IlI

FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA LOGISTICA

ADMINISTRACION

DIAGNOSTICO (ANALISIS CAUSAL) ESQUEMA 3

CONCLUSIONES

ALTERNATIVAS DE SOLUCION

(3)

INTRODUCCION

Un sistema es un todo organizado y unitario, compuesto de dos o más partes

interdependientes, componentes o subsistemas y delimitados estos por límites identificables

que lo separa del suprasistema ambiental.

En la actualidad la teoría de los sistemas ofrece un gran paradigma para el estudio de

todo tipo de organizaciones, es una teoria que facilita el análisis y la síntesis en un medio

complejo y extremadamente dinámico. Aquí se consideran las interrelaciones entre el

sistema, e1 suprasistema y los subsistemas con sus factores, individuos y tecnologías muy

bien integrados.

Es de observar que día con día y no importando el lugar en que nos encontremos

los sistemas están presentes; sistemas comerciales, educativos, familiares, sociales,

ecológicos, formales o informales, etc. Y nosotros podríamos pertenecer a una gran cantidad

de sistemas

en

un mismo tiempo e interactuar con estos sin percatamos de su existencia.

La visualización global de los sistemas

con

los que interactuamos, nos permitirá

controlar variables que pudieran beneficiar a nuestro medio así como evitar aquellas que nos

puedan perjudicar. Esta visualización no deberá ser lineal, sino más bien en forma

multidimensional y con un análisis multidisciplinario en el que se puedan involucrar diversos

planos o aspectos como los históricos, psicológicos, económicos, culturales, sociales,

tecnológicos y organizacionales. El entender un sistema nos podrá dar la pauta para

mejorarlo, en el caso de las organizaciones ya sean públicas o privadas; efectivizar y

eficientar todos los procesos que ahí se generan; todo esto con la finalidad de asegurar la

estancia de la organización en su medio o mercado, que en la actualidad se encuentran altamente competidos y globalizados..

El presente trabajo pretende malizar el sistema de reparto y almacén de una empresa

comercial, considerando a este departamento como un fictor clave del éxito de esta y

cualquier otra organización de servicios; pues se considera que entregar los productos o

(4)

servicios ofrecidos justo a tiempo, traerá beneficios tanto al consumidor por el hecho de

satisfacer sus necesidades en el momento que surgen y por el otro lado a la organización

comercial pues su objetivo, de satisfacer necesidades y obtener un rendimiento económico de sus operaciones, se verá cumplido.

La metodología empleada para la elaboración de este diagnóstico corresponde a un

enfoque moderno de la investigacihn de operaciones, este enfoque no hace referencia ha

problemas sino más bien a estados de desorden o problemáticas, es decir síntomas o

manifestaciones del problema. Este proceso de diagndstico pretende pasar del conocimiento

de la problemática a la definición del problema por resolver a través de una serie de pasos

interconectados y sistemáticos.

La motivación inicial que se tuvo para elaborar el diagnóstico en Elf lubricantes

México S.A. de C.V. corresponde a la experiencia y relación laboral que se ha venido dando

a lo largo de más de tres &os, también como agradecimiento y retribución al apoyo que

tanto los integrantes como la empresa misma han manifestado, permitiéndome continuar

libremente mis estudios profesionales en Administración, además que como antes se

menciona, considero que este diagnóstico permitirá visualizar el problema y la probledtica

que en un departamento tan importante como lo es “Almacén y Reparto” deberá ser

corregido a la brevedad, con el menor costo y el mayor beneficio en el sentido social,

psicológico y económico, para las partes involucradas.

El trabajo se divide en tres; fases I (El análisis del sistema ), fase I1 @vahación ex-

post, fbncionamiento del sistema) y fase 111 (Diagnóstico). La fase I nos permitirá conocer

los antecedentes del sistema a analizar, el fbncionamiento formal y las actividades que se

deben realizar para que hncione adecuadamente el sistema, la segunda fase nos mostrará el

funcionamiento real y actual del sistema y de cada uno de sus componentes. Finalmente

tendremos la tercera fase la cual contrastará las dos primeras fases con la finalidad de

(5)

FASE I ANALISIS DEL SISTEMA

A continuación se describirá el sistema seleccionado para esta investigación dando

información general, histórica y referencial del sistema en donde se desenvuelve tanto la

empresa seleccionada como el departamento donde se considera existe una problemática.

La empresa seleccionada es Elf lubricantes México dedicada a la fabricación y

cornercialización de productos derivados del petróleo, principalmente en el ramo de los

lubricantes automotrices e industriales.

Elf lubricantes México es filial de Elf aquitaine, siendo esta última una empresa

paraestatal francesa con un 49% de capital privado que cuenta con muchas entidades de

comercialización y fabricación de productos derivados del petróleo, empleando su

tecnología en alrededor de 80 países en todo el mundo. En México fbnciona desde 1983

ubicándose la planta industrial en Guadalajara Jalisco; cuenta con 5 sucursales en toda la

República Mexicana, siendo la sucursal México el sistema a observar. La sucursal México

funciona principalmente como almacbn y punto de distribución de1 centro y sur del país, se

ubica en: Morelos 9 San Jerónimo Tepetlacalco, Tlalnepantla, Estado de México.

Elf lubricantes México es una empresa de servicios y comercialización que cuenta

con los siguientes departamentos en orden jerárquico (esquema 1):

1 Una Dirección Comercial, que norma y rige todas las Areas y actividades

empresariales de la Sucursal.

2 Un Departamento Staff llamado sistemas que procesa y provee de informacibn

a la dirección y a las diferentes áreas de comercializaci6n.

3 Una Direeci6n Administrativa que dirige y controla las diferentes áreas

operacionales como: almacCn, reparto, cddito y cobranzas, informática,

(6)

4 Un Departamento de Crédito y Cobranza que gestiona y evalúa el

otorgamiento de cr6dito a los clientes visitados por la fuerza de ventas

5 Un Departamento de Ventas y Facturación llamado Logística, que da atención

a clientes via telefónica, además de encargarse de las actividades relacionadas

con administración de ventas y planeacgn de inventarios.

6 Como salida de todo el proceso administrativo existe d Departamento de

Reparto y Almacén, que como su nombre lo dice, mantiene un nivel de

inventarios y se encarga de la distribución fisica de los productos vendidos por

las diferentes divisiones.

7 En el Area Comercial encontramos dos gerencias una para la División ndustrial y otra para la Automotriz con sus asistentes y fue- de ventas respectivos.

8 La Gerencia Automotriz cuenta con dos Supervisiones que controlan el D.F. en

sur y norte, teniendo como responsabilidad el manejo de la f u m a de ventas de

estos territorios.

9 La Fuerza de Ventas se encarga de crear nueva clientela y dar servicio a:

Clientes Industriales

Transportes

-

Industria en general y armadoras de autombviles

Clientes Automotrices (refaccionarias, talleres, servicios automotrices, agencias

de autos nuevos, mayoristas, todos estos ubicados principalmente en el D.F. y

(7)

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

ELF LUBRICANTES MEXICO

I

Esquema 1

(8)

Este departamento tiene como objetivo primario dar un servicio de entrega rápida y

oportuna de todas las mercancías requeridas en forma previa por la clientela. Teniendo como

responsabilidad el garantizar y ratificar con calidad , el servicio antes brindado por las áreas

eomerciales.

Este departamento se constituye de la siguiente forma, tomando en cuenta áreas

que están totalmente ligadas al proceso de gestión, control, entrega de mercancía a clientes

y el refaccionamiento de inventarios: (Ver esquema 2)

Existe un Jefe de AlmacCn que es la persona encargada de manejar al personal de almacén (auxiliares de almacén), contar e informar sobre faltantes al departamento de logística y además programar, planear y preparar las rutas diarias de reparto de acuerdo a la facturacibn, teniendo a su disposición el vansporte independiente contratado por la empresa.

Se cuenta con tres Auxiliares de ALmacén que mantienen un control sobre las diferentes líneas de productos, estos auxiliaes se encargan de surtir las mercancías, del almacén al pie del transporte (en la puerta de la bodega). Además de realizar labores de limpieza y mantenimiento general del almacén.

Adicionalmente se cuenta con un Transporte que es contratado de forma

independiente, el cual recibe instrucciones directas del jefe de almacén con respecto a las rutas a seguir para realizar un traslado seguro y efectivo.

El departamento de Logística ya mencionado, recibe toda la información recabada por los auxiliares y el jefe de almacén, para de esta forma planificar los pedidos y evitar recargas de material con poco movimiento en el almacén., también tiene al tanto el registro fisico de las mercancías que salen y entran al almacén, con la

finalidad de actualizar dia con día el sistema de informacidn computarizado. En este departamento se realizan cálculos estadísticos de máximos y mínimos, se programa y planea el aumento o disminución de inventarios de acuerdo a la demaslda futura.

La Administración se encuentra relacionada con todo el proceso, pues apoya, controla, supervisa, además de determinar la viabilidad de la programación de

pedidos a planta, así como la autorizacibn para el uso de transporte adicional en caso de entregas urgentes o de contingencia.

Con el esquema 2 se explicarán las funciones de cada departamento involucrado en

el sistema Almacén y Reparto, tomando en cuenta la siguiente clasificación hecha con letras

(9)

Relación Letras y dirección Funciones

No. de la relación.

Logística entrega las facturas hechas el día anterior

1) D ---m) A al jefe de almacén.

El jefe de almacén gira la orden a los auxiliares para

embarque.

2) A ---) B que preparen el surtido de productos para su posterior

3) A ---) C El jefe de almacén programa las rutas deentrega y

coordina a los transportistas.

4) B -m--) C Los auxiliares de almacén cargan los productos

requeridos al pie de los transportes para su entrega.

El transporte entrega el producto a cada uno de los

solo deja el producto si el cliente paga de contado.

Los auxiliares informan diariamente al jefe de

líneas.

5) C ----) CLIENTES clientes facturados y en el caso de pedidos C.O.D.

6 ) B ----) A almacén sobre faltantes de producto en las diferentes

7) A -m--) D El jefe de almacén informa sobre entradas, salidas y faltantes de productos en el almacén a logística.

Logística evalúa, planea y elabora las requisiciones

la administración controla y ordena a planta Guadalajara el surtido de estas mercancías a la sucursal México.

8) D ---)

E

de producto según necesidades. Una vez informada

(10)

ESQUEMA 2

(11)

FASE I

I

FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA

Tomando en cuenta el esquema 2, el cual analiza el sistema, se explicará el

fbncionamiento del mismo teniendo como referencia las letras y números asignados a los

componentes del sistema. Se mencionarán los departamentos claves como: Almacén y

Reparto, Logística y Administración, los cuales, de existir un problema en el área,

provocarán un desajuste en el sistema comercial de la empresa. En este apartado se explica

el fbncionamiento actual y real de éstos.

ALMACEN Y REPARTO

Relación formal de departamentos (Ver esquema 2)

A ---) C

C --) CLIENTES

Funcionamiento real del departamento reparto y almacén

El jefe de almacén maneja al personal del Departamento (auxiliares de almacén), y

recibe información de éstos sobre los faltantes de producto para posteriormente

informar a Logística.

e El Jefe de Almacén recibe las mercancías enviadas por la planta e informa a

Logística sobre las mercancías recibidas.

e No se elabora un historial (Kardex en almacén) de productos por presentación y tipo,

que mantenga los rangos sobre máximos y mínimos en stock, aunque si se realizan

conteos cíclicos continuos.

(12)

LOG~STICA

Relación formal de departamentos (Ver esquema 2)

7) A --) D

Funcionamiento real del Departamento de Logistiea

O Se recibe toda la información recabada por los Auxiliares y el Jefe de Almacén.

0 Logística alimenta en el sistema de cómputo, el cual registra de forma automática

toda la información c o n d e n t e a:

-

Historial de compra por cliente.

-

Cantidad de productos en almacén.

Facturación diaria.

-

Vigencia comercial de cada cliente.

0 El trabajo de planeación y programación de productos es realizado de acuerdo a la

experiencia en el ramo, sentido común y bajo supuestos empíricos.

0 No existe un manual que normalice los procesos de planeación, programación de

pedidos, máximos y mínimos adecuados para cada producto en almacén.

O Se tienen constantemente diferencias entre el inventario fisico y el registrado en el

(13)

No se realizan c&lculos estadísticos, ni existe un análisis metodológico establecido

que relacione diversas variables como:

-

Tipo y presentación del producto.

-

Rutas periódicas de distribución

-

Historial por cliente de acuerdo a su vigencia comercial, periodicidad de

-

Participación de los departamentos de ventas en los diversos mercados, compra por tipo de producto.

perspectiva comercial, así como la realización de la planificación y

programación por consenso y estimación del departamento de ventas y sus

integrantes.

-

Posibles estimaciones realizadas por almacén.

O No existen manuales, ni procedimientos formales, para el cálculo de la demanda

futura que puedan prevenir y evitar :

Falta de productos de alta demanda en almacén

-

Recarga de existencias en productos con poco movimiento

O Existe comunicación deficiente y poca disponibilidad al servicio interdepartmental

entre logística y otros departamentos comerciales y viceversa.

(14)

ADMINISTRACION

Función

EJ La administración se encuentra relacionada con todo el proceso, pues apoya,

controla y determina

la

viabilidad de la programación de pedidos a planta, a s í como la autorización para el uso de transporte adicional en caso de entregas urgentes o de

contingencia.

Funcionamiento real de# departamento administrativa

e Las decisiones de refaccionamiento de almacén son evaluadas por la administración.

e Se lleva a cabo una supervisión superficial, orientada a consecuentar a los

encargados de los departamentos de logística, almacén y reparto, pues estos en

antiguas direcciones o administraciones han manipulado y hecho uso de su

conocimiento de estas áreas para garantizar su estancia en la empresa. Existiendo así

una jerarquía sobreentendida e informal que da límites de acción a cada

departamento.

e El departamento se fia en la veracidad de los cáículos, análisis y pronósticos de los

departamentos como Logística, Almacén y Reparto.

Se ha observado que existe una tendencia al manejo de puesto más por una actitud

de estatus que por el conocimiento real de los métodos y procedimientos necesarios para

(15)

FASE

m

DIAGNOSTICO (ANALISIS CAUSAL)

EMPRESA ELF LUBRICANTES MEXICO S.A. DE C.V.

Tomando en cuenta los datos obtenidos en las dos fases anteriores, se rinde cuenta

de las diferencias que existen entre lo que es y debiera ser, para esto se utilizó una tknica

para la elaboración de diagnósticos que involucra la conformación de cadenas causa-efecto,

las cuales muestran de forma esquemática el por qué de la problemática, el problema en

(&te se presenta en un recuadro al centro de diagrama en eí esquema 3) y su repercusión

sobre el sistema estudiado.

Sin olvidar que en un sistema, por definición, todo se encuentra interrelacionado,

tenemos que la esquematización causa-efecto, nos mostrará las fbentes del problema mismo

que deberá ser resuelto, con el fin de cortar la cadena y dar término a toda la serie de

consecuencias negativas. Claro que el cortar la cadena implicará una gran cantidad de reacciones que no pudieran ser totalmente favorables, es por esto que en la generación de las

alternativas de solución al problema y la selección de esta requerirá de un análisis muy

cuidadoso que contemple las posibles implicaciones bajo la perspectiva de costo-beneficio,

ya Sean estos sociales, económicos, culturales o las posibles combinaciones de &as.

En el análisis causal presentado, se mencionan algunos antecedentes, con la finalidad

de entender el desarrollo del problema y la aportación en este sentido de las áreas que se

encuentran involucradas ( Administración, Logística, Almacén y Reparto ). Los antecedentes

tienen un carácter histórico en cuanto a la supuesta garantía de calidad del trabajo que

pudieran aportar los integrantes de estos departamentos, tomando en cuenta la experiencia y

los d o s laborados en estos departamentos (aunque en las diferentes administraciones las

actividades a realizar y el departamento asignado sólo difieran del nombre), teniendo claro

que dos de tres gentes involucradas en estos procesos han sido las mismas durante un lapso

de tiempo considerable.

(16)

V

NO W T E ACrLTALlzACION SOBRE EL AREA

V

NO EXISTEN C A t mDE DEMANDA FUTURA POR CLIENTE, F'€&ODUCTO Y PRESENTACION O

POR CONSENSO Y PERSPECTIVA COMERCIAL

POCA DISPONIBILfDAD AL SERVICIO

INTERDEPARTWNTAL Y A UNA ACTITUD PARTICIPATIVA

PLANEACION Y PROGRAMACION DE INVENTARIOS POR IpFJulcION O SUPUESTOS EMPmK'x)S

\

(17)

U

NE!CESIDADES N O SATIWXCHAS DE LOS CUENTES :

CUENTES INDUS’TIUALES Y DE SERVICIOS

U

RIESOO DE PARAR LA PLANTA

Y RETRASAR PRODUCCION POR FALTA DE P R o D u c T o

CLIENTES COMERCIALE8

U

VENTAS DISMiNUIDAS POR FALTA DE MERCANC¿AS

U

PERDIDA

DE CLIENTES

NUEVOS

Y

CLIENTES ACREDITADOS

(18)

CONCLUSIONES

Tenemos que el problema central del sistema es: el retraso en las entregas, el cud tiene un gran impacto en las beas comerciales, provocando:

a) pérdida de la imagen y,

b) la consiguiente y significativa disminucion de la clientela.

Las causas del retraso en las entregas son variadas y tienen orígenes diversos; en

primera instancia tenemos por un lado el carácter de la acción informal por parte de los

departamentos involucrados, es decir, se conoce suficientemente el puesto de Almacén y

Logística junto con sus operaciones como para manejarlo y suplir deficiencias formales o

relacionadas con la planeación, programación y refaccionamiento del inventarios. Lo

anterior provoca un gran círculo vicioso que mezcla conflictos interdepartamentales, poca

comunicación y escasa cooperación organizacional. Desde el mismo enfoque y lo que

concierne a la Administración, se observa una pronunciada “actitud de estatus” que como

ya se indicó, sustituye los conocimientos certeros sobre el desempeho del puesto y permite

el establecimiento de políticas, normas, cambios constantes de puestos y sus actividades,

además de una delegación de la propia responsabilidad hacia otras áreas que cofinden y

disfrazan todas estas deficiencias.

1

Entiéndase por “estatus laboral” corno una atmósfera de circunstancias creadas, con el fin de

satisfacer y anteponer los intereses puramente personales sobre los intereses reales de la

empresa. Algunas actitudes son:

Relaciones pedes de protección, preferencia, de estancia en la organiación y de beneficios personales con clientes antes conocidos e individuos dentro de la empresa.

-

Bloqueo de información, encubrimiento y disfrazarmento de los probiemas y situaciones.

-

Una actitud exagerada de superioridad con los niveles inferiores,

(19)

Del lado formal y generalizando a todos los departamentos involucrados, como ya se

mencionó, se observan deficiencias en cuanto a la gestión, control y métodos analíticos de

programación y planeación de los inventarios con las cadenas de consecuencias ya

mencionadas en el esquema 3.

(20)

ALTERNATIVAS

DE

SOLUCION

ALMACEN Y REPARTO

-

LOCISTICA

-

ADMINISTRACION

Posibles alternativas de solución:

Concientización

-

Concientizacicin y/o sensibilización de la problemática con los empleados involucrados en el problema.

-

Fomentar la cooperación y la aportación de ideas, por parte de cada uno de los empleados, no importando el nivel jerárquico o área en que se encuentre.

Crear una identidad real y compromiso por parte de los empleados hacia la empresa.

Capacitación

-

Actualización continua en el área en que se trabaja.

-

A los empleados con una visión multifbncional (capacitados ampliamente para

responder a las tarea afines a su área y puestos contiguos).

-

Cultivar entre los empleados la idea de servir y satisfacción del cliente (Cultura del

servicio).

Sustitucih

-

Integración de personal capacitado en auxilio de las actividades de los

(21)

-

Desplazo negociado y contratación de personal con experiencia en el departamento bajo una estricta seleccibn de personal.

Realizar la programación y planeación de inventarios involucrando y mediando

necesidades de los departamentos comerciales, con los parámetros de logística y la

administración, con el enfoque de almacén y la aceptación si es necesario de la

dirección comercial, todo bajo rigurosos análisis de las necesidades reales de

productos.

(22)

RECOMENDACIONES

Es importante señalar que aunque en este trabajo se encuentra el pequeño

apartado anterior de recomendaciones; la decisión final la evaiuación de las alternativas de

solución, el análisis de costo-benefic0 de poner en marcha una u otra alternativa, junto con

sus implicaciones y la verificación de todo lo antes descrito, queda en manos de la dirección

o en su caso en el compromiso por supem toda deficiencia organizacional por parte de cada

uno de los departamentos involucrados. Es de aclarar que, como trabajador de la Empresa

en un área comercial y como investigador por parte de la Universidad, el papel y la

responsabilidad a la que uno se enfrenta es grande, dificil y con los departamentos

analiiados es altamente comprometedora.

Esperando asi que toda la información arrojada por la investigación y reflejada en el

diagnóstico sea de utilidad para lograr la excelencia organizacional; manifiesto que los

resultados obtenidos no son del todo satisfactorios para la situación actual de la

organización, pero en sí, la investigación como tal es alentadora y motivante como para

seguir contribuyendo y colaborando en la solución e identificación de problemas, que día

con día en ésta y en muchas otras organizaciones en el pais, los profesionistas relacionados

con la Administración tenemos que enfrentar, tratando de resolver los problemas de la

(23)

Figure

Actualización...

Referencias

Actualización...

Related subjects :