Sistema de gestión de inventarios para el Almacén de la Compañía Internacional de Integración S A – CI2 S A

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(1)SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA EL ALMACÉN DE LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE INTEGRACIÓN S.A. – CI2 S.A. PASANTÍA. SANDRA PATRICIA ARDILA LARA JUAN DAVID CASTRO CORREA. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD TECNOLÓGICA INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN BOGOTÁ D.C. 2018.

(2) SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA EL ALMACÉN DE LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE INTEGRACIÓN S.A. – CI2 S.A. PASANTÍA. SANDRA PATRICIA ARDILA LARA CÓDIGO: 20162377027 JUAN DAVID CASTRO CORREA CÓDIGO: 20162377035. PROYECTO DE GRADO. DIRECTORA: ING. JEIMMY ROJAS MALAVER. UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD TECNOLÓGICA INGENIERÍA DE PRODUCCIÓN BOGOTÁ D.C. 2018.

(3) Nota de aceptación. Aprobado por el comité de grado en el cumplimiento de los requisitos exigidos por la Universidad Distrital Francisco José de Caldas para optar el título de Ingeniero de Producción.. ______________________________________ Firma del tutor: Jeimmy Sandra Rojas Malaver. _____________________________________ Firma del jurado: Juan Mario Torres Nova. _____________________________________ Firma del jurado:. Bogotá D.C., Agosto de 2018.

(4) RESUMEN. El presente proyecto de grado presenta el diseño de un sistema de gestión de inventarios para el almacén de la Compañía Internacional de Integración S.A., como solución a la necesidad de definir y estandarizar las actividades que se realizan en el mismo. Además, se formulan indicadores para medir el cumplimiento de los objetivos formulados.. Palabras clave: Inventario, procedimiento, indicador de gestión, almacén.. ABSTRACT. This grade project presents the design of an inventory management system for the warehouse of the international company of Integration S.A., as a solution to the need to define and standardize the activities that are carried out in the same. In addition, indicators are formulated to measure compliance with the objectives formulated.. Key words: Inventory, procedure, management indicator, warehouse..

(5) TABLA DE CONTENIDO. INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 1 JUSTIFICACIÓN..................................................................................................... 2 1. GENERALIDADES ........................................................................................... 3 1.1 PROBLEMA .................................................................................................. 3 1.1.1 Descripción............................................................................................. 3 1.1.2. Formulación ............................................................................................ 3. 1.2 OBJETIVOS .................................................................................................. 4 1.3 ALCANCE ..................................................................................................... 4 1.4 METODOLOGÍA ........................................................................................... 5 2. MARCO DE REFERENCIA .............................................................................. 8 2.1 MARCO HISTORICO .................................................................................... 8 2.1.1 Sector económico CIIU 4652 .................................................................. 8 2.1.2. La organización ...................................................................................... 8. 2.2 MARCO TEÓRICO ....................................................................................... 9 2.2.1. La gestión de almacén en las organizaciones ........................................ 9 2.2.2.. Almacén: .............................................................................................. 10. 2.2.3.. Clasificación de los Almacenes: ........................................................... 10. 2.2.4.. Sistema de Almacenamiento: ............................................................... 12. 2.2.5.. Gestión del Almacén: ........................................................................... 12. 2.3 MARCO LEGAL .......................................................................................... 17 3. SITUACIÓN ACTUAL..................................................................................... 18 3.1. PLATAFORMA ESTRATÉGICA .................................................................. 18 3.1.1. Misión ................................................................................................... 18 3.1.2.. Visión ................................................................................................... 18. 3.1.3.. Objetivos corporativos .......................................................................... 18. 3.2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ........................................................... 19 3.3. PORTAFOLIO ............................................................................................. 19 3.4. PROCESOS ............................................................................................... 20 4. PROPUESTA ................................................................................................. 21 4.1. DIAGNÓSTICO ........................................................................................... 21 4.2. DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIOS ........................ 28 4.2.1 Procedimiento de recepción de productos ............................................ 30 4.2.2. Procedimiento de bodegaje .................................................................. 31. 4.2.3. Procedimiento para toma de inventario físico en el almacén ................ 32. 4.2.4. Procedimiento para trámite de garantía de productos .......................... 33. 4.2.5. Procedimiento para alistamiento y despacho de materiales ................. 34. 4.3.. DISEÑO DE INDICADORES ....................................................................... 35.

(6) 4.3.1.. Indicador de gestión de garantías ......................................................... 37. 4.3.2.. Indicador de exactitud del inventario .................................................... 38. 4.4. SOCIALIZACIÓN ........................................................................................ 39 5. CONCLUSIONES .......................................................................................... 40 6. RECOMENDACIONES .................................................................................. 41 BIBLIOGRAFÍA ..................................................................................................... 42.

(7) LISTA DE TABLAS TABLA 1.CLASIFICACIÓN DE ALMACENES. FUENTE: LOS AUTORES ......................................... 11 TABLA 2. ESQUEMA DOCUMENTAL DEL PROCESO DE GESTIÓN DE ALMACÉN E INVENTARIOS ... 30. LISTADO DE ILUSTRACIONES ILUSTRACIÓN 1. ¿QUÉ FUNCIONES CORRESPONDEN A LA GESTIÓN DE INVENTARIOS Y A LA GESTIÓN DE ALMACENES? FUENTE: MANUAL PRÁCTICO DE LOGÍSTICA – PRICEW ATERHOUSECOOPERS....................................................................................... 13 ILUSTRACIÓN 2. TRANSPALETAS Y CARRETILLAS .................................................................... 15 ILUSTRACIÓN 3. ELEVADORES ELÉCTRICOS Y GRÚA ............................................................... 15 ILUSTRACIÓN 4. APILADORES ................................................................................................. 16. LISTADO DE DIAGRAMAS. DIAGRAMA 1. MAPA DE PROCESOS GESTIÓN DE ALMACENES................................................. 16 DIAGRAMA 2. MAPA DE PROCESOS DE CI2 S.A....................................................................... 20 DIAGRAMA 3. DOCUMENTACIÓN ACTUAL DE ALMACÉN ............................................................ 22 DIAGRAMA 4. NUEVO ESQUEMA DEL PROCESO C. GERENCIA Y EJECUCIÓN DE PROYECTOS .... 29 DIAGRAMA 5. CONTENIDO RESUMEN PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE PRODUCTOS ........... 31 DIAGRAMA 6. RESUMEN PROCEDIMIENTO DE BODEGAJE ......................................................... 32 DIAGRAMA 7. RESUMEN PROCEDIMIENTO DE TOMA DE INVENTARIO FÍSICO ............................. 33 DIAGRAMA 8. RESUMEN PROCEDIMIENTO DE TRÁMITE DE GARANTÍAS ..................................... 34 DIAGRAMA 9. RESUMEN PROCEDIMIENTO DE ALISTAMIENTO Y DESPACHO DE MATERIALES ..... 35 DIAGRAMA 10. INDICADORES ACTUALES DEL PROCESO C. ...................................................... 36. LISTADO DE GRAFICAS. GRÁFICA 1. RESPUESTAS PREGUNTA 1 ENCUESTA DE PERCEPCIÓN DEL ALMACÉN ................. 23 GRÁFICA 2. RESPUESTAS PREGUNTA 2 ENCUESTA DE PERCEPCIÓN DEL ALMACÉN ................. 24 GRÁFICA 3. RESPUESTAS PREGUNTA 3 ENCUESTA DE PERCEPCIÓN DEL ALMACÉN ................. 24 GRÁFICA 4. RESPUESTAS PREGUNTA 4 ENCUESTA DE PERCEPCIÓN DEL ALMACÉN ................. 25 GRÁFICA 5. RESPUESTAS PREGUNTA 5 ENCUESTA DE PERCEPCIÓN DEL ALMACÉN ................ 25 GRÁFICA 6. RESPUESTAS PREGUNTA 6 ENCUESTA DE PERCEPCIÓN DEL ALMACÉN ................. 26 GRÁFICA 7. RESPUESTAS PREGUNTA 7 ENCUESTA DE PERCEPCIÓN DEL ALMACÉN ................. 26 GRÁFICA 8. RESPUESTAS PREGUNTA 8 ENCUESTA DE PERCEPCIÓN DEL ALMACÉN ................. 27 GRÁFICA 9. RESPUESTAS PREGUNTA 9 ENCUESTA DE PERCEPCIÓN DEL ALMACÉN ................. 27 GRÁFICA 10. RESPUESTAS PREGUNTA 10 ENCUESTA DE PERCEPCIÓN DEL ALMACÉN ............. 28.

(8) LISTA DE ANEXOS. Anexo 01 – Distribución de la Bodega 82 Anexo 02 – Organigrama Anexo 03 – Formato de Remisión Anexo 04 – Encuesta de Percepción Anexo 05 – Respuestas encuestas de percepción almacén Ci2 Anexo 06 – Resumen de Resultados Anexo 07 – Procedimiento de Recepción de Productos Anexo 08 – Procedimiento de Bodegaje Anexo 09 – Procedimiento para toma de inventario físico Anexo 10 – Procedimiento de trámite de garantías Anexo 11 – Procedimiento para alistamiento y despacho de materiales Anexo 12 – Hoja de Vida Indicador de gestión de garantías Anexo 13 – Hoja de Vida Indicador de exactitud del inventario Anexo 14 – Presentación de socialización a empleados Anexo 15 – Lista de asistencia a capacitación Anexo 16 – C5-FR1 Formato de Registro de movimientos en inventario Anexo 17 – C5-FR2 Cronograma Anexo 18 – C5-FR3 Formato de Verificación de inventario físico Anexo 19 – C5-FR4 Formato de reporte de garantías Anexo 20 – C5-FR5 Formato de remisión Anexo 21 – C5-FR6 Requisición de artículos Anexo 22 – C5-FR7 Entrega de artículos a proyecto Anexo 23 – C5-FR8 Instructivo del aplicativo de registro de movimientos.

(9) AUTORES. SANDRA PATRICIA ARDILA LARA Documento: 1.020.761.620 de Bogotá Código:. 20162377027. Celular:. 3188098066. Proyecto curricular: Ingeniería de Producción Email: sann.ardila@gmail.com. JUAN DAVID CASTRO CORREA Documento: 1.024.541.250 de Bogotá Código:. 20162377035. Celular:. 3167408726. Proyecto curricular: Ingeniería de Producción Email: juadcastro@gmail.com. DIRECTOR. Jeimmy Sandra Rojas Malaver. MODALIDAD -. Pasantía no remunerada. LÍNEA Y TEMA DE INVESTIGACIÓN. Línea Gestión de la Producción y las Operaciones Tema 230 Logística y Distribución.

(10) INTRODUCCIÓN. COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE INTEGRACIÓN S.A. – CI2 S.A. – es una empresa colombiana que ofrece soluciones integrales en las áreas de telecomunicaciones, seguridad electrónica, datacenter, telepresencia, aplicaciones marítimas, logística de tracking y administración de plataformas tecnológicas. Ci2 S.A. se enfoca a cuatro sectores: Oil&Gas, minería, defensa y gobierno. Con un recorrido de 19 años en el mercado, Ci2 S.A. se ha posicionado en el mercado y expandirse, actualmente cuenta con dos sedes, ubicadas en Medellín y Cartagena, su sede principal está en la ciudad de Bogotá. En la actualidad la empresa cuenta con 185 empleados como planta fija, los cuales están distribuidos por toda Colombia, en los sitios donde la empresa tiene proyectos en ejecución. Para algunos de sus proyectos, de acuerdo a la complejidad y alcance, Ci2 S.A. cuenta con contratistas, en la actualidad, son tres contratistas los que prestan sus servicios en los proyectos de la compañía. Compañía Internacional de Integración S.A. se ha caracterizado por la calidad de productos y servicios que ofrece en el mercado, tal ha sido su reconocimiento que ha logrado incursionar en mercados extranjeros. La gestión de almacén es un proceso que en la actualidad no es considerado de gran relevancia en la compañía, sin embargo, este ha generado en reiteradas oportunidades retrasos en el cumplimiento de los cronogramas de varios de los proyectos ejecutados por Ci2 S.A. Por lo anterior, el presente proyecto tiene como fin diseñar un sistema de gestión de inventarios para el almacén de la Compañía Internacional de Integración S.A. – Ci2 S.A.. 1.

(11) JUSTIFICACIÓN. El presente proyecto busca diseñar la estandarización operativa y las métricas de control que permitan mejorar la gestión del almacén de Compañía Internacional de Integración S.A. La organización ha tenido un crecimiento exponencial en los últimos años y con esto, ha crecido también la complejidad de sus proyectos. En la ejecución de proyectos de gran envergadura, el flujo de equipos, materiales y herramientas tiene un nivel de complejidad mayor, sin embargo, Ci2 S.A. aunque cuenta con una bodega que tiene un área, estantería y distribución apropiada, carece de procedimientos y con unas bases que le permitan gestionar de una manera apropiada su almacén.. Debido a que la empresa continua en crecimiento, y sus actividades se extienden a lo largo del país, surge la necesidad de que el almacén ubicado en la ciudad de Bogotá (Almacén principal), por el cual pasan gran parte de los equipos, materiales y herramientas que se requieren para los proyectos, cuente con unos procedimientos, instructivos, formatos y herramientas que permitan desarrollar las actividades que allí se realizan de un modo apropiado, así como establecer indicadores que permitan evaluar los logros o identificar las falencias dentro del mismo.. 2.

(12) 1. GENERALIDADES. 1.1. PROBLEMA. 1.1.1 Descripción. En la organización se ha identificado falencias en la gestión del almacén, desde el modo en el cual se encuentra estructurado y su funcionamiento, lo cual representan a lo largo de la operación de Ci2 S.A. retrasos y afectaciones a los cronogramas de cada proyecto e incumplimiento, afectando a nivel económico y reputacional a la empresa. A continuación, se identifican las principales causas de la problemática en el almacén:  No existen procedimientos que definan cada uno de las actividades y labores que se deben realizar en el almacén, desde la recepción de equipos y materiales, así como los formatos para el control y trazabilidad.  La administración individual de inventarios por proceso no permite un control centralizado de los mismos. No se lleva registro del inventario actual, así como tampoco de entradas y salidas del mismo.  No existen métricas que permitan medir los logros de las actividades ejecutadas dentro del almacén de Ci2 S.A.. 1.1.2 Formulación. ¿Cómo se puede mejorar la administración del almacén en la COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE INTEGRACIÓN S.A.?. 3.

(13) 1.2. OBJETIVOS. 1.2.1. General. Desarrollar un sistema de gestión de inventarios para el almacén de la Compañía Internacional de Integración S.A. – Ci2 S.A. que permita mejorar la administración de su almacén.. 1.2.2 . Específicos. Elaborar un diagnóstico del almacén de la Compañía internacional de Integración S.A. para conocer su estado actual.. . Formular los procedimientos e instructivos que definan las actividades que se deben realizar en el almacén, así como los formatos que permitan llevar trazabilidad.. . Diseñar indicadores que permitan medir, evaluar y tomar decisiones con respecto a las actividades desarrolladas en el almacén.. . Socializar al personal de la Compañía Internacional de Integración S.A. sobre las labores del almacén, los procedimientos, instructivos, formatos y métricas.. 1.3. ALCANCE. El presente proyecto se desarrollará en el almacén de Compañía Internacional de Integración S.A. (ubicada en la transversal 93 # 53 – 48, bodega 82, parque industrial el dorado), se diseñaran los procedimientos, instructivos y formatos que permitan definir las actividades y registros pertinentes al almacén, así como los cargos y funciones requeridas para el mismo, y además, se definirán indicadores que se ajusten a la necesidad de la empresa y que sirvan como base para la toma de decisiones en lo que a la administración del almacén respecta. 4.

(14) Para ello se buscará implementar los conocimientos adquiridos durante la profundización en logística aprendida en el proyecto curricular de Ingeniería de producción, donde se utilizarán herramientas conceptuales para el análisis de resultados, esto permitirá desarrollar y aplicar las metodologías aprendidas con el fin de obtener el título profesional.. 1.4. METODOLOGÍA. Para llevar a cabo el desarrollo de la presente propuesta se realizará mediante un estudio exploratorio y propositivo que necesita información de la empresa tanto cuantitativa como cualitativa.. 1.4.1. FASE 1. Diagnóstico de la situación actual en el almacén de Ci 2 S.A.. Esta fase inicial comprende las actividades de exploración, observación, levantamiento de información, análisis y formulación del diagnóstico. Estas actividades se detallan a continuación: . Visita de reconocimiento al almacén de Ci2 S.A.. . Verificación de los procedimientos de almacén existentes.. . Verificación de los instructivos y formatos existentes para las actividades del almacén.. . Realizar encuestas de funcionamiento del almacén de Ci2 S.A. a los funcionarios que demandan labores de este.. 1.4.2. FASE 2. Diseño de los procedimientos, instructivos y formatos para el almacén. 5.

(15) El desarrollo de esta fase consiste en el diseño y desarrollo de los procedimientos, instructivos y formatos para el almacén de Ci2 S.A., para esto se definen las siguientes actividades: . Diseño del procedimiento y formatos de recepción y registro de materiales e insumos en el almacén.. . Diseño del procedimiento, instructivo y formatos de acomodo de materiales en almacén.. . Diseño del procedimiento y formatos de toma de inventarios.. . Diseño del procedimiento y formatos de trámite de garantías de equipos.. . Diseño del procedimiento y formatos de alistamiento y despacho de materiales e insumos.. . Diseñar una herramienta en el software Excel para el registro y control de inventarios que se ajuste a las necesidades del almacén de Ci2 S.A.. 1.4.3. FASE 3. Diseño de indicadores. En esta fase se pretende determinar y diseñar los indicadores que permitan medir el resultado de las actividades ejecutadas en el almacén de Ci2 S.A. Para el diseño de los indicadores, se deben realizar las siguientes actividades: . Identificar factores relevantes de medición del almacén y establecer el objetivo de la medición.. . Plantear el nombre y la fórmula de cálculo de los indicadores.. . Determinar la frecuencia de medición de los indicadores y seleccionar los medios de verificación.. 1.4.4. FASE 4. Socialización. Esta es la fase final del proyecto y propone la socialización de los resultados, para esto es necesario: 6.

(16) . Capacitar al. personal. que realiza las labores de. almacén en. los. procedimientos, instructivos y formatos. . Capacitar al personal del almacén en la herramienta Excel de registro y control de inventarios.. . Socializar al personal de la empresa las actividades ejecutadas en el almacén.. 7.

(17) 2. MARCO DE REFERENCIA. 2.1. MARCO HISTORICO. 2.1.1 Sector económico CIIU 4652. Compañía Internacional de Integración S.A. es una empresa que presta servicios soluciones integrales y se encuentra ubicada dentro de la actividad económica CIIU 4652 que corresponde al comercio al por mayor de equipo, partes y piezas electrónicos y de telecomunicaciones. Dentro de los servicios que presta se encuentran soluciones integrales en las áreas de telecomunicaciones, seguridad electrónica, datacenter, telepresencia, aplicaciones marítimas, logística de tracking y administración de plataformas tecnológicas. Ci 2 S.A. se enfoca a cuatro sectores: Oil&Gas, minería, defensa y gobierno.. 2.1.2 La organización COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE INTEGRACIÓN S.A. – CI2 S.A. – es una empresa colombiana que ofrece soluciones integrales en las áreas de telecomunicaciones, seguridad electrónica, datacenter, telepresencia, aplicaciones marítimas, logística de tracking y administración de plataformas tecnológicas. Ci2 S.A. se enfoca a cuatro sectores: Oil&Gas, minería, defensa y gobierno. Con un recorrido de 19 años en el mercado, Ci2 S.A. se ha posicionado en el mercado y expandirse, actualmente cuenta con dos sedes, ubicadas en Medellín y Cartagena, su sede principal está en la ciudad de Bogotá.. 8.

(18) 2.2. MARCO TEÓRICO. 2.2.1. La gestión de almacén en las organizaciones. La gestión de almacenes en la actualidad ha ido creciendo ligada al aumento en las responsabilidades que esto implica, a pesar de ser un concepto ligado a la gestión de stocks, el almacén ha dejado de ser un espacio físico para pasar a ser una unidad de servicio y soporte dentro de la estructura empresarial. Se define como un proceso de la función logística, abarca actividades como la recepción, el almacenamiento y el movimiento de insumos, materia prima, repuestos, productos en proceso y terminados y para ser eficiente debe ser un conjunto de procesos que permitan maximizar la capacidad disponible, reduciendo costos, optimizando las operaciones y garantizando la fiabilidad de la información 1.. Una correcta gestión de los almacenes puede llevar a la compañía y a las personas involucradas a reducir tiempos de aprovisionamiento y minimizar errores de identificación y entrega; dentro de las principales ventajas de esta gestión se encuentran los siguientes aspectos: . Reducción de tiempos en la búsqueda de referencias específicas.. . Agilizar tiempos de entrega.. . Mantener control de todos los movimientos de los productos dentro del almacén.. . Control del espacio disponible al interior del almacén.. . Garantizar información actualizada de tiempos de almacenaje, cantidades y referencias.. . Reducción de costos.2. 1. Meet Logistics, Gestión de Almacenes. Definición, procesos e información que la soporta. Tomado el 10 de Mayo de 2018 de: https://meetlogistics.com/inventario-almacen/gestion-de-almacenes-definicion-procesos-einformacion-que-la-soporta/ 2 Gestionar Fácil. La Gestión de almacenes en 10 pasos prácticos por David Polo. Tomado el 10 de Mayo de 2018 de: https://www.gestionar-facil.com/gestion-de-almacenes-10-pasos/. 9.

(19) La PriceWaterhouseCooper en su Manual Práctico de Logística sugiere además que la información necesaria para esta tarea se debe dividir en 3 grandes grupos:. 1. Información para Gestión: Involucra toda la información que aporta valor al proceso y merece ser revisada con cierta periodicidad, dentro de ella se pueden incluir datos técnicos de los productos almacenados, evolución de indicadores, procedimientos e instructivos, perfiles de cargos para el área específica y registro de la actividad diaria. 2. Identificación de Ubicaciones: Este punto requiere identificar la mejor ubicación para cada producto o referencia de acuerdo a un estudio de las instalaciones y la clasificación de cada uno de los productos almacenados. 3. Visibilidad y Trazabilidad de los productos: Para llevar a cabo este punto se deben realizar dos actividades preliminarmente: Codificar el almacén y codificar la mercadería. Esto permite ubicar, registrar y posteriormente encontrar con gran facilidad cada producto dentro del centro de distribución o almacén.3. 2.2.2. Almacén:. Local, área o espacio designado para guardar los diferentes tipos de materiales, insumos, herramientas y productos necesarios para el desarrollo de la operación o prestación de servicios4.. 2.2.3. Clasificación de los Almacenes:. Debido a la gran cantidad de productos, partes, piezas y documentos que pueden existir en una organización y cada uno de estos con sus diferentes características tanto de carga como nivel de seguridad y preservación, se vuelve de gran importancia establecer el tipo de almacén adecuado para los artículos generados 3. Meet Logistics, op. Cit. PORTAL, Carlos. Gestión de Stocks y Almacenes. Asunción Paraguay. Universidad de Columbia Paraguay. Programa de Especialización en Logística, 2011. p. 3 4. 10.

(20) por cada compañía. De acuerdo con los avances logísticos que se han presentado en los últimos tiempos y las exigencias de globalización en la siguiente tabla se describe la clasificación de almacenes de acuerdo a algunos factores agrupadores5:. Factores de Agrupación. Clasificación. Según la naturaleza de artículos. Materias Primas. almacenados. Productos en Proceso Productos Terminados Repuestos Materiales Auxiliares Archivos de Información. Según su estructura y Técnicas de. Paletizado. Manipulación. En Bloque Semiautomáticos y Automáticos Móviles Autopartes Compactos. Según su régimen jurídico. Propio En Alquiler Régimen de Leasing En tránsito. Según su Función Logística. Central Local Regional Temporal o depósito. Tabla 1.Clasificación de Almacenes. Fuente: Los Autores. 5. Ibid., p. 10. 11.

(21) 2.2.4. Sistema de Almacenamiento:. Es un subproceso operativo responsable de guardar y mantener los productos generados por una entidad con los mínimos riesgos de deterioro o pérdida optimizando el espacio físico disponible.6 Debe contar también con un conjunto de normas o procedimientos diseñados para salvaguardar todo lo que encuentre dentro del almacén, su objetivo es adaptarse a la demanda tanto interna como externa e identificar con la mayor facilidad posible las características principales de cada una de las referencias almacenadas y su buena gestión garantiza la reducción de costos.7. 2.2.5. Gestión del Almacén:. La gestión del almacén es un proceso logístico encargado de la recepción, almacenamiento y movimiento de cualquier material dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo, al igual que el tratamiento e información de los datos generados en el proceso. La ilustración es una diferenciación entre los aspectos relacionados con la gestión de inventarios y la gestión de almacenes.. 6. Ingeniería Industrial On-line- Gestión de Almacenes. Tomado el 12 de Mayo de 2018 de: https://www.ingenieriaindustrialonline.com/herramientas-para-el-ingeniero-industrial/gesti%C3%B3n-dealmacenes/ 7 PORTAL, Carlos, op. Cit., p.3. 12.

(22) Ilustración 1. ¿Qué funciones corresponden a la Gestión de Inventarios y a la Gestión de Almacenes? Fuente: Manual práctico de Logística – PriceWaterhouseCoopers. El proceso de Gestión de Almacenes consta principalmente de dos etapas: La primera es la Planificación y Organización en la gestión del Almacén: las actividades de planificación y organización se determinan de acuerdo a los siguientes aspectos: . Diseño de la Red de Distribución y Almacenamiento. . Ubicación de los almacenes. . Tamaño de los almacenes. . Modelos de organización física de los almacenes. . Diseño de los almacenes. La segunda etapa es la Dirección de la Gestión del Almacén: Esta etapa está relacionada con: a. La recepción de Materiales: proceso referente a las entradas de productos, descarga y verificación de los mismos, luego de la verificación los productos recibidos deben ser registrados, controlados, clasificados, codificados y ubicados en el almacén en el momento de su ingreso. b. El. almacenamiento. de. Materiales:. Este. subproceso. se. refiere. específicamente a la reserva y conservación del material recibido garantizando el control sobre las existencias, su adecuado mantenimiento y 13.

(23) vigilando su seguridad. la elección del sistema de almacenamiento de materiales depende de los siguientes factores: . Espacio disponible. . Tipo de materiales. . Número de artículos guardados. . Velocidad de atención necesaria. . Tipo de embalaje. c. El movimiento de los mismos: Este subproceso es relativo al traslado de los materiales de una zona a otra dentro del mismo almacén, los factores a considerar para elegir el tipo de herramienta adecuada al realizar un movimiento en el almacén son los siguientes: . Volumen del Almacén. . Volumen de los productos. . Vida útil de los productos. . Costo del equipo. . Cantidad de manipulaciones y expediciones requeridas. . Distancia de los movimientos. En las ilustraciones 2, 3 y 4 se describe la capacidad de algunos de los equipos de manipulación más comunes8. 8. Ibid., p. 12. 14.

(24) Ilustración 2. Transpaletas y Carretillas. Ilustración 3. Elevadores eléctricos y grúa. 15.

(25) Ilustración 4. Apiladores. De acuerdo a lo anterior, es posible establecer un mapa de procesos para la Gestión de Almacenes donde sus dos ejes principales son la planificación y el manejo de la información y sus 3 subprocesos vendrían siendo las actividades mencionadas anteriormente. En el Diagrama 1 se da un ejemplo de dicho mapa de procesos.. Diagrama 1. Mapa de Procesos Gestión de Almacenes 9 9. Ingeniería Industrial On-Line, op. Cit.. 16.

(26) 2.3. MARCO LEGAL. De acuerdo con la resolución 2400 del 22 de Mayo de 1979, las empresas deben velar por la protección integral de sus trabajadores, esto en primera medida concientizando a los empleadores de la importancia de implementar un sistema de seguridad y salud en el trabajo, que en principal medida para el caso que compete este documento, se debe establecer una adecuada señalización y demarcación de las áreas de trabajo. De acuerdo con los artículo 202 al 204 de la Resolución mencionada: “El Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, determina que en todos los establecimientos en donde se lleven a cabo operaciones o procedimientos que integren aparatos, máquinas, equipos, ductos, tuberías y demás instalaciones locativas necesarias para su funcionamiento, se utilizarán los colores básicos de seguridad, recomendados por la American Standard Association (ASA), para identificar los elementos, materiales, entre otros, que puedan afectar a los trabajadores”. Para el caso de Colombia, el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC, en la NTC 1461 de 1987 estableció las disposiciones generales de colores y señales de seguridad para prevenir los accidentes y riesgos contra la salud.. 17.

(27) 3. SITUACIÓN ACTUAL. 3.1.. PLATAFORMA ESTRATÉGICA. 3.1.1. Misión “Generar una rentabilidad aceptable para los accionistas a partir del diseño, gerencia y ejecución de proyectos tecnológicos innovadores, con personal calificado y altos estándares de calidad, dando respuesta a las necesidades de nuestros clientes, manteniendo nuestro compromiso con el medio ambiente, la seguridad de las personas y de la información en una relación de mutuo beneficio con la comunidad.”10. 3.1.2. Visión “En el 2019 posicionar y consolidar a CI2 como empresa líder en diseño, gerencia y ejecución de proyectos de Soluciones Tecnológicas innovadoras ampliando, nuestra participación en el mercado nacional e internacional.”11. 3.1.3. Objetivos corporativos. Ci 2 S.A., ha establecido como organización los siguientes objetivos corporativos: . Garantizar que COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE INTEGRACIÓN S.A mediante el desarrollo de proyectos suscritos y ejecutados por la empresa obtenga un margen de rentabilidad neta ≥ al 15% mediante la facturación por $130.000.000.000. y. la. suscripción. de. contratos. por. un. valor. de. $150.000.000.000. 12. 10. Ci2 S.A. Misión, 2017. Ci2 S.A. Visión, 2017. 12 Ci2 S.A. Objetivos corporativos, 2018. 11. 18.

(28) . Garantizar la mejora continua del Sistema de Gestión Integral y Seguridad de la Información implementado y certificado en la COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE INTEGRACION S.A., conforme a la exigencia de las Normas NTC ISO 9001:2015, NTC ISO 14001:2015, NTC OHSAS 18001:2007, NTC ISO 27001:2013 y el cumplimiento de todos los requisitos legales aplicables. 13. . Explotar el capital intangible de la COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE INTEGRACIÓN S.A. cumpliendo los objetivos de I+D+i.. 3.2.. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. La Compañía Internacional de Integración S.A. - Ci2 S.A. – opera con tres niveles jerárquicos: -. Nivel estratégico: Donde se encuentra la gerencia, presidencia y directores de área.. -. Nivel táctico: Conformado por coordinadores, ingenieros, gerentes de proyecto y analistas.. -. Nivel operativo: En este nivel se encuentras técnicos, asistentes y auxiliares.. 3.3.. PORTAFOLIO. Las líneas de negocio de la Compañía Internacional de Integración S.A. – Ci2 S.A. son:. 13. . Sistemas de integración.. . Aplicaciones marítimas.. . Seguridad electrónica.. . Telecomunicaciones.. . DataCenter.. . Investigación, desarrollo e innovación (I+D+i).. . Bussines Process Outsourcing (BPO).. Ibid. 19.

(29) 3.4.. PROCESOS. A continuación, se presentan los siete procesos que hacen parte de la Compañía Internacional de Integración S.A. – Ci2 S.A. – de estos se marcan en rojo los estratégicos, en azul los misionales y e verde los de apoyo.. Diagrama 2. Mapa de procesos de Ci2 S.A. 20.

(30) 4. PROPUESTA. 4.1.. DIAGNÓSTICO. De acuerdo con la metodología planteada, se realizó una visita de reconocimiento al almacén de Ci2 S.A., el cual se encuentra ubicado en la transversal 93 # 53 – 48, parque industrial el dorado, bodega 82. El almacén funciona en el primer piso de esta bodega y cuenta con área de 103 𝑚2 . Actualmente el almacén cuenta con una estantería tipo semi pesado, distribuidas en tres filas, y tres niveles cada módulo de estantería. Cada nivel cuenta con una capacidad de 600 Kg. En el Anexo 01, se presenta el plano de distribución de la Bodega 82.. El almacén dentro de Ci2 S.A. cumple una función importante, ya que tanto los procesos misionales como de apoyo demandan de actividades que allí se realizan. Dado que Ci2 S.A. funciona por proyectos, sus adquisiciones no se proyectan para contar con inventarios, sino con la misión de cumplir con los requisitos a nivel profesional, técnico, de equipos y suministros que exige cada uno de sus proyectos. Sin embargo, por la naturaleza de su operación y variaciones en los contratos firmados con los clientes, existen sobrantes en cada uno de los proyectos que representan dinero y que se pueden aprovechar en otros proyectos en ejecución o en futuros proyectos.. Se realizó una validación documental con el fin de identificar cual era el estado actual en procedimientos, instructivos y formatos de la empresa en cuando a la operación de la bodega 82. Con la verificación se pudo evidenciar que actualmente cuenta con los cargos de almacenista y auxiliar de almacén (Anexo 02) dentro de su organigrama en el área dirección de implementación, ambos cuentan con los manuales de funciones correspondientes. Sin embargo, a nivel documental, solo se cuenta con un procedimiento dentro de la dirección administrativa. En el siguiente esquema se relacionan el procedimiento y los registros existentes: 21.

(31) Diagrama 3. Documentación actual de almacén. De acuerdo con la revisión se logró determinar que el procedimiento es demasiado general y se pertenece a un proceso que no es responsable directo de la administración del almacén.. En cuanto a la documentación catalogada como formatos, durante la visita de reconocimiento, se pudo verificar que los ingresos de materiales, equipos, insumos y/o herramientas, no se cuenta con registro de ningún tipo, es un proceso manual por parte de la persona que se desempeña como almacenista. De igual forma la salida de equipos no se controla de forma digital, sin embargo se utiliza el formato D3-FR1 Formato remisión ver. 7.0 (Anexo 03), en el cual se relacionan los elementos que salen del almacén, los responsables de entrega y recepción, cantidades, referencias, seriales, solicitante y un espacio de observaciones.. Con el fin de poder tener un bosquejo de la percepción que tienen las personas que requieren a las actividades que son desarrolladas dentro del almacén, se desarrollo una encuesta (Anexo 04), dirigida específicamente a los niveles estratégicos y tácticos, quienes mantienen comunicación directa con el almacén, 22.

(32) en la actividades de información de llegada y para solicitudes de despacho de mercancía.. La encuesta consta de 10 preguntas, que indagan la perspectiva de cada colaborador involucrado con respecto a la situación actual del almacén en diferentes aspectos como orden, control de inventarios, tiempos de respuesta, trámite de garantía de equipos, alistamiento de materiales y despacho. Cada pregunta se calificó de 1 a 5, donde 1 corresponde a una calificación deficiente y 5 la calificación más alta y excelente. En total se diligenciaron 25 encuestas (Anexo 05) y sus el resumen de sus resultados se encuentran en el Anexo 06. A continuación se muestra la tabulación de respuestas por cada pregunta:. 1. ¿Conoce usted cómo opera el almacén de Ci2 S.A. actualmente?. Gráfica 1. Respuestas pregunta 1 encuesta de percepción del almacén. 23.

(33) 2. ¿Conoce usted los procedimientos, instructivos y formatos del almacén de Ci2 S.A.?. Gráfica 2. Respuestas pregunta 2 encuesta de percepción del almacén. 3. ¿Considera usted que la mala gestión en el almacén puede afectar los resultados de sus labores?. Gráfica 3. Respuestas pregunta 3 encuesta de percepción del almacén 24.

(34) 4. ¿Considera usted que la gestión del almacén debe ser medido y verificado mediante indicadores de gestión?. Gráfica 4. Respuestas pregunta 4 encuesta de percepción del almacén. 5. ¿Cuál es su nivel de satisfacción con respecto a las actividades de recepción de materiales en el almacén de Ci2 S.A.?. Gráfica 5. Respuestas pregunta 5 encuesta de percepción del almacén 25.

(35) 6. ¿Cuál es su nivel de satisfacción con respecto a las actividades de bodegaje de materiales en el almacén de Ci2 S.A.?. Gráfica 6. Respuestas pregunta 6 encuesta de percepción del almacén. 7. ¿Cuál es su nivel de satisfacción con respecto a las actividades de reporte de existentes en el almacén de Ci2 S.A.?. Gráfica 7. Respuestas pregunta 7 encuesta de percepción del almacén 26.

(36) 8. ¿Cuál es su nivel de satisfacción con respecto al trámite de garantías en el almacén de Ci2 S.A.?. Gráfica 8. Respuestas pregunta 8 encuesta de percepción del almacén. 9. ¿Cuál es su nivel de satisfacción con respecto al tiempo de respuesta a solicitudes del almacén de Ci2 S.A.?. Gráfica 9. Respuestas pregunta 9 encuesta de percepción del almacén 27.

(37) 10. ¿Cuál es su nivel de satisfacción con respecto a las actividades de alistamiento y despacho de materiales en el almacén de Ci2 S.A.?. Gráfica 10. Respuestas pregunta 10 encuesta de percepción del almacén. De acuerdo con los resultados arrojados en la encuesta realizada a los involucrados en este proceso se evidencia la necesidad inmediata de realizar toda la documentación y estandarización de las tareas con el fin de optimizar procesos y minimizar la pérdida de información. Así mismo, los empleados consideran que este proyecto, impulsará su desempeño laboral, llevándolos a enfocar esfuerzos directamente en el cumplimiento de metas y en la correcta utilización de los recursos otorgados por la empresa.. 4.2.. DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE INVENTARIOS. Luego de evidenciar la carencia de un sistema de gestión de inventarios, en esta fase se desarrollarán los diferentes procedimientos, formatos e instructivos que permitan estandarizar las labores ejecutas en el almacén. Los documentos están enfocados en la recepción y almacenamiento de productos, la toma de inventarios,. 28.

(38) el trámite y manejo de garantías, así como el alistamiento y despacho de productos. Para el desarrollo de cada uno de los entregables de esta fase, se tomará como base los lineamientos corporativos para el desarrollo de los documentos. La gestión de los inventarios como ya se mencionó en la fase diagnostica, se encuentra dentro del proceso misional “C. Gerencia y ejecución de proyectos”, la cual cuenta con cuatro sub-procesos, para el desarrollo de los siguientes procedimientos, se abrirá otro sub-proceso, el cual se denominará “C5. Gestión de almacén e inventarios”, con esto el proceso queda de la siguiente forma:. Diagrama 4. Nuevo esquema del proceso C. Gerencia y ejecución de proyectos. 29.

(39) En la siguiente matriz, se presenta el esquema documental que se lleva dentro de este sub-proceso:. SUB-. PROCEDIMIENTO. FORMATOS. PROCESO C5-P1. Procedimiento. de D2-FR1. recepción de productos C5-P2. C5. Gestión. Procedimiento. inventarios. orden. de. compra de C5-FR1 Formato de registro de. bodegaje. movimientos en inventarios. C5-P3 Procedimiento para. C5-FR2 Cronograma. toma de inventario físico en el. C5-FR3 Formato de Verificación. almacén. de Inventario físico. de almacén e. Formato. C5-FR4 Formato de reporte de C5-P4 Procedimiento de trámite de garantía. garantías C5-FR4 Formato de reporte de garantías C5-FR5 Formato Remisión. C5-P5 Procedimiento para alistamiento y despacho de materiales. C5-FR6 Requisición de Artículos - Diligenciado C5-FR7 Entrega de Artículos a Proyecto. Tabla 2. Esquema documental del proceso de Gestión de almacén e inventarios. 4.2.1 Procedimiento de recepción de productos Para la Compañía Internacional de Integración S.A. – Ci2 S.A. – es importante definir las tareas que debe ejecutar la persona encargada de bodega cuando lleguen materiales al almacén, con el fin de que todos lo productos sean verificados del mismo modo y disminuir el riesgo de perdidas de materiales, o recepción de productos en condiciones no óptimas.. 30.

(40) Por lo anterior de desarrolló el procedimiento “C5-P1 Procedimiento de recepción de productos” (Anexo 07), donde se definen las directrices para recibir materiales en el almacén de Ci2 S.A., este procedimiento tiene en consideración algunos elementos importantes que se relacionan en la siguiente ilustración.. Diagrama 5. Contenido resumen procedimiento de recepción de productos. Una buena recepción de materiales permite que procesos subsiguientes a este no se vean entorpecidos y puedan llegar a afectar negativamente los cronogramas y presupuesto de los proyectos en ejecución, así como la imagen de la empresa.. 4.2.2 Procedimiento de bodegaje En la fase diagnostica ya se explico la distribución actual del almacén de Ci2 S.A., por lo tanto, luego de la recepción de material por parte del encargado de almacén y su ubicación en la zona de espera, este debe proceder a almacenar el producto en los espacios que están dispuestos para ello.. El bodegaje es una labor primordial dentro de los almacenes y del proceso logístico, ya que de este depende no solo guardar una mercancía, sino además cuidarla y garantizar que se mantenga en óptimas condiciones para su uso. Ci2 31.

(41) S.A. no es una excepción a la importancia de dar un manejo apropiado a los productos que en su bodega transitan hasta que llega al cliente final. Con el fin de estandarizar este proceso, se diseñó el procedimiento “C5-P2 Procedimiento de Bodegaje” (Anexo 08). Este describe paso a paso las actividades que deben realizarse desde que la mercancía se encuentra en la zona de espera, hasta su ubicación dentro de la estantería en al almacén. La siguiente ilustración resume el contenido del procedimiento.. Diagrama 6. Resumen procedimiento de bodegaje. 4.2.3 Procedimiento para toma de inventario físico en el almacén El proceso de Toma de Inventario físico es una verificación y conciliación del inventario físico frente al sistema, en el documento “C5-P3 Procedimiento para toma de inventario físico” (Anexo 09) se describen los parámetros generales y sus registros para poder obtener una información veraz. Esta verificación garantiza además poder hacer una auditoría al “C5-P1 Procedimiento de recepción de productos”, ya que evita dejar algunos artículos o movimientos de los mismos sin registrar.. 32.

(42) La siguiente Ilustración presenta el resumen de las actividades establecidas:. Diagrama 7. Resumen Procedimiento de toma de inventario físico. 4.2.4 Procedimiento para trámite de garantía de productos Existen productos que después de la inspección visual que es realizada en el proceso de recepción de mercancías son considerados como no conformes. Sin embargo, dado a que la inspección que se realiza es superficial, no permite determinar si la mercancía tiene alguna falla funcional y/u operativa. Normalmente este tipo de fallas o productos que requieren ser tramitados por garantía se identifican durante el proceso de instalación.. Cuando los equipos o productos no conformes son identificados y, además, cuentan con cobertura de garantía, estos deben ser recolectados y enviados al almacén de Ci2 S.A. Las actividades que se deben realizar cada vez que se requiera procesar una garantía bien sea por daño, defecto de fábrica u otro, se definieron dentro del procedimiento “C5-P4 Procedimiento de trámite de garantías”. 33.

(43) (Anexo 10). La siguiente ilustración presenta el resumen de las actividades que este procedimiento establece:. Diagrama 8. Resumen procedimiento de trámite de garantías. 4.2.5 Procedimiento para alistamiento y despacho de materiales El último de los procedimientos propuestos para la Compañía Internacional de Integración Ci2, describe las actividades para el alistamiento y despacho de materiales, estas actividades tienen como único fin dar el mismo tratamiento a todos los artículos que presenten algún movimiento de salida del almacén garantizando su trazabilidad y adecuada aprobación buscando evitar la pérdida de información o artículos por cualquier circunstancia. En resumen, las actividades descritas en el documento “C5-P5 Procedimiento para alistamiento y despacho de materiales” (Anexo 11) son las siguientes:. 34.

(44) Diagrama 9. Resumen Procedimiento de Alistamiento y despacho de materiales. 4.3.. DISEÑO DE INDICADORES. Luego de diseñar los procedimientos, instructivos y formatos, es importante formular las métricas mediante las cuales se va a mostrar la gestión de las actividades ejecutadas en el almacén de la Compañía Internacional de Integración S.A. – Ci2 S.A., los indicadores que se formularon harán parte de los indicadores del proceso “C. Gerencia y ejecución de proyectos”, por lo cual será esta dependencia la encargada de controlar y registrar los indicadores.. Dentro de Ci2 S.A. la medición de sus procesos es de vital importancia, dado que solo aquello que se mide se puede controlar y monitorear, con el fin de aportar a la consecución de los objetivos organizacionales. El proceso de gerencia y ejecución de proyecto cuenta actualmente con los siguientes indicadores:. 35.

(45) Diagrama 10. Indicadores actuales del proceso C.. De los indicadores señalados, ninguno mide el desempeño del almacén como subproceso de la gerencia y ejecución de proyectos. En esta fase, se formularon dos indicadores que permitan analizar, controlar y hacer seguimiento a los resultados del modelo de inventarios; igualmente, con su interpretación se podrán tomar decisiones en busca de mejorar las operaciones de la empresa.. Para la formulación de los indicadores se tuvieron en cuenta los criterios propuestos en las hojas de indicadores de la empresa, estos son: . Tipo de indicador: puede ser de eficacia (producto), eficiencia (gestión), efectividad (Impacto).. . Objetivo corporativo: Es el objetivo corporativo al cual el cumplimiento indicador aporta en su consecución.. . Objetivo del SGISI: Es el objetivo del sistema integrado de gestión y seguridad de la información al cual el cumplimiento indicador aporta en su consecución.. . Objetivo del indicador: Objetivo del proceso de gerencia y ejecución de proyectos al cual el cumplimiento indicador aporta en su consecución. 36.

(46) . Riesgo de incumplimiento: Consecuencias que tendría el incumplimiento del indicador.. . Variables del indicador. . Fórmula de cálculo: Modo matemático de calcular el indicador.. . Periodicidad: Cada cuanto se mide el indicador.. . Fuente de datos: De donde provienen los datos que alimentan el indicador.. . Observaciones del resultado: Análisis del indicador.. Además, la hoja de vida de los indicadores se ajustará al formato “A4-FR3 Formato Hoja de vida indicador Ver. 3.0” el cual esta vigente en la empresa y en el cual se llevan todos los indicadores de la empresa.. 4.3.1. Indicador de gestión de garantías (Anexo 12) . Tipo de indicador: Eficacia (producto).. . Objetivo corporativo: Garantizar que COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE INTEGRACIÓN S.A mediante el desarrollo de proyectos suscritos y ejecutados por la empresa obtenga un margen de rentabilidad neta ≥ al 15% mediante la facturación por $130.000.000.000 y la suscripción de contratos por un valor de $150.000.000.000.. . Objetivo del SGISI: Mantener y mejorar continuamente el Sistema de Gestión de Calidad y Seguridad de la Información implementado y certificado en COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE INTEGRACIÓN S.A. garantizando el cumplimiento de todos los requisitos legales y otros suscritos, la eficacia de los procesos y la competencia del personal.. . Objetivo del indicador: Atender ágil y oportunamente las solicitudes de garantías hechas por los clientes.. . Riesgo de incumplimiento: Consecuencias que tendría el incumplimiento del indicador.. 37.

(47) . Variables del indicador: Número de garantías solucionadas, número total de garantías solicitadas.. . Fórmula de cálculo: 𝐸𝑓𝑖𝑐𝑎𝑐𝑖𝑎 𝑒𝑛 𝑔𝑒𝑠𝑡𝑖ó𝑛 𝑑𝑒 𝑔𝑎𝑟𝑎𝑛𝑡í𝑎𝑠 =. 𝑁𝑜. 𝐺𝑎𝑟𝑎𝑛𝑡í𝑎𝑠 𝑠𝑜𝑙𝑖𝑐𝑖𝑡𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑥100 𝑁𝑜. 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑔𝑎𝑟𝑎𝑛𝑡í𝑎𝑠 𝑠𝑜𝑙𝑖𝑐𝑖𝑡𝑎𝑑𝑎𝑠. . Periodicidad: Trimestral.. . Fuente de datos: C5-FR8 Formato control de garantía de equipos.. 4.3.2. Indicador de exactitud del inventario (Anexo 13) . Tipo de indicador: Eficacia (producto).. . Objetivo corporativo: Garantizar que COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE INTEGRACIÓN S.A mediante el desarrollo de proyectos suscritos y ejecutados por la empresa obtenga un margen de rentabilidad neta ≥ al 15% mediante la facturación por $130.000.000.000 y la suscripción de contratos por un valor de $150.000.000.000.. . Objetivo del SGISI: Mantener y mejorar continuamente el Sistema de Gestión de Calidad y Seguridad de la Información implementado y certificado en COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE INTEGRACIÓN S.A. garantizando el cumplimiento de todos los requisitos legales y otros suscritos, la eficacia de los procesos y la competencia del personal.. . Objetivo del indicador: Medir la exactitud del inventario físico con respecto al inventario del sistema.. . Riesgo de incumplimiento: Consecuencias que tendría el incumplimiento del indicador.. . Variables del indicador: Valor de diferencia, valor total del inventario.. . Fórmula de cálculo: 𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 =. . 𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑑𝑒 𝑑𝑖𝑓𝑒𝑟𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎 𝑥100 𝑉𝑎𝑙𝑜𝑟 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒𝑙 𝑖𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜. Periodicidad: Trimestral.. 38.

(48) . Fuente de datos: C5-FR3 Formato de verificación de inventario físico / C5FR1 Formato de registro de movimientos en inventarios. 4.4.. SOCIALIZACIÓN. Dado que las dos fases anteriores son algo nuevo para la organización, se realizó una capacitación (Anexo 14), donde se socializa al personal indicado por la Compañía Internacional de Integración S.A. – Ci2 S.A. – el sistema de gestión desarrollado y cada uno de sus documentos.. Esta capacitación se realiza en las instalaciones de la empresa y se deja el registro en una lista de asistencia (Anexo 15), se contó con un total de 13 participantes.. 39.

(49) 5. CONCLUSIONES . El sistema propuesto permitirá incrementar la satisfacción del cliente interno que desconoce la operación del almacén de Ci2 S.A. y, además, hará más trazable los movimientos que allí se realizan.. . El control del inventario va a permitir que los equipos o materiales sobrantes de proyectos finalizados, puedan ser utilizados en proyectos nuevos, impactando positivamente los flujos de caja e incrementando la rentabilidad para Ci2 S.A.. . El control de las garantías permitirá dar una atención oportuna y clara a los requerimientos de los clientes externos por daño parcial o total de equipos y/o materiales, incrementando así la satisfacción del mismo.. . La propuesta de implantación del modelo mediante la definición de los indicadores de gestión propuestos, le permite a la empresa evaluar el desempeño de las labores ejecutadas, analizar, controlar y hacer seguimiento a sus resultados, así como formular planes de acción cuando estos no se cumplan.. 40.

(50) 6. RECOMENDACIONES . Se propone que la empresa aproveche las bondades y oportunidades que el sistema SAP instalado ofrece. Se recomienda que se descarguen los datos de inventarios mensuales.. . Es recomendable fortalecer la comunicación entre el almacén y las áreas que realizan compras, con el fin de verificar que posibles requerimientos puedan tener disponibilidad en inventario.. . Se recomiendo que el área comercial gestione las relaciones comerciales con clientes y proveedores con el fin de disminuir al máximo el inventario en el almacén, dado que Ci2 S.A. no es una empresa donde deba existir inventario.. . Se recomienda adquirir canastillas para realizar el almacenamiento de equipos o materiales de dimensiones pequeñas y que permitan una fácil identificación en el almacén.. 41.

(51) BIBLIOGRAFÍA. BALLOU, Ronald H. Logístico: Administración de la cadena de suministro, Quinta edición, Editorial Pearson-Prentice Hall, 2004.. Fedelog,. Almacenamiento.. Tomado. de:. http://www.fedelog.org/cadena-. logistica/almacenamiento/. Gestionar Fácil. La Gestión de almacenes en 10 pasos prácticos por David Polo. Tomado de: https://www.gestionar-facil.com/gestion-de-almacenes-10pasos/. Ingeniería. Industrial. On-line-. Gestión. de. Almacenes.. Tomado. de:. https://www.ingenieriaindustrialonline.com/herramientas-para-el-ingenieroindustrial/gesti%C3%B3n-de-almacenes/. INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS. Normas Colombianas para la presentación de trabajos de investigación. Segunda Actualización. Bogotá D.C.: ICONTEC, 2008. NTC 1486 INTERNATIONAL STANDARDIZATION ORGANISATION. Sistemas de gestión de calidad - Requisitos. Bogotá D.C.: ISO, 2015. ISO 9001:15. Meet Logistics, Gestión de Almacenes. Definición, procesos e información que la soporta. Tomado de: https://meetlogistics.com/inventario-almacen/gestionde-almacenes-definicion-procesos-e-informacion-que-la-soporta/ MORA, Luis A. Gestión logística en centros de distribución, bodegas y almacenes, Primera edición, Editorial Ecoe Ediciones, 2011.. MORA, Luis A. Indicadores de la gestión logística, Segunda edición, Editorial Ecoe Ediciones, 2008.. 42.

(52) MORA, Luis A. Gestión Logística Integral, Segunda edición, Editorial Ecoe Ediciones, 2008.. MULLER, Max. Fundamentos de administración de inventarios. Bogotá D.C: Editorial Norma S.A, 2005.. PORTAL, Carlos. Gestión de Stocks y Almacenes. Asunción Paraguay. Universidad de Columbia Paraguay. Programa de Especialización en Logística, 2011.. ROUX, Michel. Manual de logística: para la gestión de almacenes, Primera edición, Barcelona: Ediciones Gestión 2000, 1997.. Zona Logística, Los cinco procesos de la logística. Tomado de: https://www.zonalogistica.com/los-cinco-procesos-de-la-logistica/. 43.

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