DESDE LA APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO HASTA LA PRESENTACIÓN DEL NUEVO SALDO DE PRESUPUESTO LEY 643 DE 2001, LEY 489 DE 1993, ESTATUTOS DEL SORTEO EXTRAORDINARIO DE

Texto completo

(1)

PROCESO OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE MARCO LEGAL

Externos Internos Externas Internas Externas Internas Externos Internos

• MINISTERIO DE HACIENDA

Y CRÉDITO PÚBLICO • DEPENDIENCIAS PRESUPUESTAL• NORMATIVA • ESTIMACIONES POR DEPENDENCIA ELABORAR EL PRESUPUESTO DE RENTAS, COSTOS, GASTOS Y TRANSFERENCIAS

PRESUPUESTO ANUAL REFERIDO EN

ACTA DE JUNTA DIRECTIVA DIRECCIÓN COMERCIAL Y ADMINISTRATIVA

• CONTRATISTA O

PRESTADOR DEL SERVICIO • CUENTAS DE COBRO

• PRESUPUESTO APROBADO EJECUCIÓN DE PRESUPUESTO DE RENTAS, GASTOS Y TRANSFERENCIAS

NUEVO SALDO PRESUPUESTAL

• OFICINA DE SISTEMAS, PREMIOS Y DEVOLUCIONES

CONTABILIDAD

• AGENTES • CONSIGNACIONES

CONTROL DE CARTERA CONSIGANCIONES A DEPARTAMENTOS

CUADRO DE RUBROS O AHORRO DE AGENTES

FIDUCIARIA TESORERÍA

• AGENTES • SOLICITUD DE

RENOVACIÓN O

REVISIÓN DE PÓLIZA MANEJO DE GARANTÍAS

GARANTÍAS PARA CUSTODIA TESORERÍA

• OFICINA DE SISTEMAS, PREMIOS Y

DEVOLUCIONES

• INFORMACIÓN DE PREDOLUCIONES Y

DEVOLUCIONES PAGO DE IMPUESTOS FORÁNEOS

CONSIGNACIONES POR CONCEPTO DE PAGO DE IMPUESTO FORÁNEO

DEPARTAMENTOS FORÁNEOS SUPERINTENDENCIA

• PROVEEDORES • FACTURAS

RECEPCIÓN DE FACTURA DE PROVEEDORES

CHEQUE PROVEEDOR DE BOGOTÁ CONSIGNACIÓN A PROVEEDOR FUERA DE

BOGOTÀ

PROVEEDOR DE BOGOTÁ PROVEEDOR FUERA DE

BOGOTÁ

• DEPENDENCIAS • VALORES PARA AJUSTES

CONTABLES AJUSTES CONTABLES NUEVOS VALORES AJUSTADOS CONTABILIDAD

• CONTABILIDAD • CONDICIONES

CONTRACTUALES

DÍAS LABORALES LIQUIDACIÓN DE NÓMINA

VALOR NETO LIQUIDADO A

PAGAR TESORERÍA

• AGENTES • CONSINGACIONES

REGISTRO DE CONSIGNACIONES

LISTA DE AGENTES PARA CONCILIACIÓN CON

CARTERA

OFICINA DE DISTRIBUCIÓN Y

CARTERA

• TESORERÍA • RECIBOS DE CAJA

RECIBOS DE CAJA

RECIBOS DE CAJA (COPIA) PARA ENTREGAR A AGENTE

SECRETARÍA EJECUTIVA

• TESORERÍA • COMPROBANTES DE PAGO

COMPROBANTES DE EGRESO EGRESO ARCHIVADOSCOMPROBANTES DE CONTABILIDAD

• ENTIDAD FINANCIERA • ESTADO DE CUENTA

MANEJO DE INVERSIONES

CARTA DE TRASLADO, PRÒRROGA O RETIRO DE

MONTO

ENTIDAD FINANCIERA

• ENTIDAD FINANCIERA • EXTRACTO BANCARIO EXTRACTOS FIDUCIARIOS POR

SUELDAZOS MILLONARIOS EXTRACTO DE CONCILIACIÒN CONTABILIDAD • SECRETARÍA EJECUTIVA

FONDO DE DINERO EN

EFECTIVO MANEJO DE CAJA MENOR

ELABORACIÓN DE RELACIÓN DE PAGOS

SECRETARÍA EJECUTIVA

Tipo Indicador Nombre Formula Frecuencia

EFICIENCIA TIEMPO DE

CONSIGANCIÓN

DÍAS PROMEDIO TRASCURIDOS ENTRE LA PREDEVOLUCIÓN FÍSICA Y LA CONSIGNACIÓN DE

VENTA NETA

MENSUAL

Meta

Tipo Indicador Nombre Formula Frecuencia

EFICACIA ACERTIVIDAD DE PROYECCIÓN DE INGRESO (INGRESOS PROYECTADOS/ INGRESOS EJECUTADOS)*100 ANUAL Meta.

Tipo Indicador Nombre Formula Frecuencia

EFICACIA ACERTIVIDAD DE PROYECCIÓN DE GASTOS (GASTOS PROYECTADOS/GASTOS EJECUTADOS)*100 ANUAL Meta

Página: 1 de 1

Versión: 01

TESORERÍA, CONTABILIDAD Y OFICINA DE SITEMAS, PREMIOS Y DEVOLUCIONES

Código: AP-AF

PROVEEDORES CLIENTE

RECURSOS

Fecha: 20/10/08

SALIDAS

TIEMPO PROMEDIO DE CONSIGNACIÓN REDUCIDO A UNA SEMANA

CARACTERIZACIÓN PROCESO DE APOYO: ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

PROCEDIMIENTOS ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

LLEVAR A CABO LAS OPERACIONES FINANCIERAS DEL SORTEO EXTRAORDINARIO Y SU RESPECTIVO REGISTRO

DESDE LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE RENTAS, COSTOS, GASTOS Y TRANSFERENCIAS HASTA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES A ENTES DE CONTROL

PUNTOS DE CONTROL

REVISIÓN DE PRESUPUESTO POR PARTE DE LA JUNTA DE SOCIOS

SEGUIMIENTO TELEFÓNICO A AGENTE MOROSO ACTUALIZACIÓN DE CUADRO DE GARANTÍAS CUADRO DE PAGO DE IMPUESTO FORANEAO REVISADO POR DISTRIBUCIÓN Y CARTERA REVISION DE CUMPLIMIENTO DE REQUERIMIENTOS

LEGALES POR PARTE DEL PROVEEDOR COTEJO DOCUMENTOS Y VALORES DE AJUSTES

CONTABLES

REVISION DE PROCESO DE DETERMINACION DE VALOR NETO A PAGAR (LIQUIDACION DE NOMINA) LISTA DE AGENTE PARA CONCILIACION CON CARTERA (REGISTRO DE CONSIGNACIONES) LEY 643 DE 2001, LEY 489 DE 1993, ESTATUTOS DEL SORTEO EXTRAORDINARIO DE COLOMBIA, NORMATIVIDAD PRESUPUESTAL

DOCUMENTOS

IGUALAR O SUPERAR INGRESOS PROYECTADOS CON INGRESOS CAUSADOS

IGUALAR O REDUCIR GASTOS PROYECTADOS CON GASTOS EJECUTADOS ENTRADAS

• RECURSO HUMANO INTEGRADO POR DIRECTOR COMERCIAL Y ADMINISTRATIVO, PAGADOR Y CONTADOR.

• RECURSO TÉCNICO Y TECNOLÓGICO (EQUIPOS DE CÓMPUTO; REDES DE INFORMACIÓN, SERVICIOS INFORMÁTICOS, BASES DE DATOS). MATERIALES E

INSUMOS DE PAPELERÍA. • ESPACIOS, BIENES, ENSERES E INFRAESTRUCTURA

• RECURSOS FINANCIEROS DE FUNCIONAMIENTO

INDICADORES

DOCUMENTOS PRESUPUESTO ANUAL REFERIDO EN ACTA DE JUNTA DIRECTIVA LISTADO TOTAL DE SORTEO CON

SALDOS POR AGENTE RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN DE

GARANTÍAS

(2)

OBJETIVO:

MARCO LEGAL:

ÁREA RESPONABLE:

RESPONSABLE

DESDE LA PRESENTACIÓN DE ESTIMATIVOS POR DEPENDENCIA HASTA LA

APROBACIÓN E INCLUSIÓN EN ACTA DE JUNTA DIRECTIVA

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO DE RENTAS, COSTOS, GASTOS

Y TRANSFERENCIAS

ENTRADAS

SALIDAS

ALCANCE:

DISPONER DEL PRESUPUESTO ANUAL DEL SORTEO EXTRAORDINARIO DE COLOMBIA

PROCESO: ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

Código: AP-AF-EPR-01

DESCRIPCIÓN

ACTIVIDAD

LEY 643 DE 2001, LEY 489 DE 1993, ESTATUTOS DEL SORTEO EXTRAORDINARIO DE

COLOMBIA, NORMAS PRESUPUESTALES

DESARROLLO

SISTEMAS, PREMIOS Y DEVOLUCIONES

DEPENDENCIA

PLAN DE PREMIOS APROBADO Y

NÚMERO DE DE SORTEOS A REALIZAR

(DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y

COMERCIAL). ESTIMATIVO DE GASTOS

FIJOS Y DE EGRESOS ANUALES DEL

SORTEO, ASÍ COMO ESTIMATIVO DE

INGRESOS ANUALES SEGÚN VENTAS

ESTIMADAS POR DISTRIBUCIÓN

(CONTABILIDAD). PROMEDIO DE

VENTAS DE BILLETERÍA Y VALOR DE

BILLETE O FRACCIÓN (DISTRIBUCIÓN Y

CARTERA).

1

SISTEMAS, PREMIOS

Y DEVOLUCIONES

PRESUPUESTO ANUAL

ESTIMADO

PRESUPUESTO ANUAL ESTIMADO

2

JUNTA DE SOCIOS

PRESUPUESTO ANUAL

AUTORIZADO

PRESUPUESTO ANUAL AUTORIZADO

3

PRESIDENTE JUNTA

DIRECTIVA

PRESUPUESTO ANUAL

FIRMADO

PRESUPUESTO ANUAL FIRMADO

4

SECRETARIO DE

JUNTA DIRECTIVA

PRESUPUESTO ANUAL

REFERIDO EN ACTA DE

JUNTA DIRECTIVA

ELABORAR ACTA DE JUNTA DIRECTIVA CON

APROBACIÓN DE PRESUPUESO GENERAL, FIRMAR

Y APROBAR

ELABORAR PRESUPUESTO ANUAL CON BASE EN

LA INFORMACIÓN ESTIMADA POR LAS DIFERENTES

DEPENDENCIAS

REVISAR Y APROBAR PRESUPUESTO GENERAL

ANUAL Y AUTORIZA LA FIRMA DEL PRESIDENTE

REVISAR Y FIRMAR PRESUPUESTO ANUAL

(3)

OBJETIVO:

ALCANCE:

MARCO LEGAL:

Á

PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE EJECUCIÓN DE PRESUPUESTO DE RENTAS,

GASTOS Y TRANSFERENCIAS

CAUSAR CONTRABLEMENTE EL PRESUPUESTO APROBADO

PROCESO: ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

Código: AP-AF-REPR-02

DESDE LA APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO HASTA LA PRESENTACIÓN DEL NUEVO SALDO DE

PRESUPUESTO

LEY 643 DE 2001, LEY 489 DE 1993, ESTATUTOS DEL SORTEO EXTRAORDINARIO DE

ÁREA RESPONABLE:

RESPONSABLE

PRESUPUESTO ANUAL

REFERIDO EN ACTA DE JUNTA

DIRECTIVA

1

CARGAR PRESUPUESTO APROBADO A

SISTEMA PARA LA VIGENCIA ACTUAL. (CON LO

QUE SE GENERA DISPONIBILIDAD DE

PRESUPUESTO EN SISTEMA CONTABLE).

SISTEMAS, PREMIOS Y

DEVOLUCIONES,

CONTABILIDAD

PRESENTACIÓN DE FACTURA DE

COBRO. PRESUPUESTO CARGADO EN

SISTEMA

2

GENERAR RESERVA PRESUPUESTAL Y

REALIZAR CAUSACIÓN DE FACTURA

SISTEMAS, PREMIOS Y

DEVOLUCIONES,

CONTABILIDAD

RESERVA PRESUPUESTAL REALIZADA

Y FACTURA CAUSADA

3

GENERAR PAGO PRESUPUESTAL Y LISTADO

DE EJECUCIONES PRESUPUESTALES

CONTABILIDAD

PAGO PRESUPUESTAL GENERADO Y

LISTADO DE EJECUCIONES

PRESUPUESTALES REALIZADO

4

CONTROL NUEVO SALDO PRESUPUESTAL

CONTABILIDAD

PAGO PRESUPUESTAL GENERADO Y

LISTADO DE EJECUCIONES

PRESUPUESTALES REALIZADO

NUEVO SALDO PRESUPUESTAL BAJO

CONTROL

SALIDAS

DESARROLLO

ENTRADAS

DESCRIPCIÓN

ACTIVIDAD

PRESUPUESTO CARGADO EN

SISTEMA

RESERVA PRESUPUESTAL

REALIZADA Y FACTURA CAUSADA

(4)

OBJETIVO:

ALCANCE:

ÁREA RESPONABLE:

RESPONSABLE

DEPENDENCIA

CONSIGNACIONES DE LOS AGENTES.

PLANILLAS ELABORADAS POR

SISTEMAS, PREMIOS Y

DEVOLUCIONES

1

CARGAR EL VALOR DE LA FACTURACIÓN SEGÚN LA VENTA NETA

DEL SORTEO A LA CUENTA CORRIENTE DEL AGENTE.

DISTRIBUCION Y CARTERA

CONSIGANCIONES DE LOS AGENTES

2

CLASIFICAR LAS CONSIGNACIONES DEL AGENTE POR SORTEO,

VERIFICAR DATOS DEL DOCUEMENTO, IDENTIFICAR CÓDIGO DEL

AGENTE QUE REALIZÓ LA CONSIGNACIÓN, DIGTAR EN EL SISTEMA

EL VALOR DE LA CONSIGNACIÓN AL AGENTE Y ENTREGAR

CONSIGNACIÓN A CONTALBIDAD

DISTRIBUCION Y CARTERA

CONSIGANCIONES DE LOS AGENTES

3

DIGITAR EL VALOR DE LA CONSIGANCIÓN EN EL SISTEMA

CONTABILIDAD

MARCO LEGAL:

LLEVAR SEGUIMIENTO AL COMPORTAMIENTO DE LA CARTERA DE LOS AGENTES Y TOMAR MEDIDAS EN CASO DE

DESDE EL REGISTRO DE LAS CONSIGNACIONES DEL AGENTE HASTA CONSIGANCIÒN A DEPARTAMENTOS

DISTRIBUCIÓN Y CARTERA

PROCESO: ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

Código: AP-AF-CC-03

SALIDAS

DESCRIPCIÓN

PROCEDIMIENTO: CONTROL CARTERA

VALOR DE CONSIGNACIÓN INGRESADO EN

ACTIVIDAD

ENTRADAS

VALOR DE LA FACTURACIÓN SEGÚN LA

VENTA NETA CARGADO EN CUENTA DEL

AGENTE

VALOR DE CONSIGNACIÓN DIGITADO EN

SISTEMA

DESARROLLO

RESOLUCIÓN 23 DE 2005 (CREACIÒN DE COMITÉ DE CARTERA Y CONTRATO DE DISTRIBUCIÓN), RESOLUCIÓN 20

DE 1994 DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

CONSIGANCIONES DE LOS AGENTES

3

CONTABLE, Y ARCHIVAR LAS CONSIGNACIONES

CONTABILIDAD

4

DIGITAR EN EL SISTEMA LOS PREMIOS PAGADOS POR AGENTE Y

OBSERVAR EL ESTADO DE CUENTA DE CADA AGENTE. EN CASO DE

NO ESTAR A PAZ Y SALVO REALIZAR SEGUIMIENTO TELEFÓNICO

AL AGENTE PARA QUE ESTÉ AL DÍA CON SUS OBLIGACIOENES

DISTRIBUCION Y CARTERA

5

SI EL AGENTE ESTÁ A PAZ Y SALVO ASIGNAR Y AUTORIZAR

DESPACHO DE BILLETERÍA (VER PROCESOS MISIONALES DE

ASIGANCIÓN DE CUPO Y AUTORIZACIÓN DE DESPACHO DE

BILLETERÍA)

DISTRIBUCION Y CARTERA

6

IMPRIMIR EXTRACTO DE CADA AGENTE. IMPRIMIR LISTADO TOTAL

DE SORTEO CON SALDOS POR AGENTE Y REVISAR CUENTA DE

CADA UNO, SI NO HAY INCONSISTENCIAS EN LIQUIDACIÓN IMPRIME

EXTRACTO POR AGENTE Y ENVÍAR EXTRACTO A CADA UNO. SI HAY

INCONSISTENCIAS EN LIQUIDACIÓN REALIZAR CORRECCIONES E

INFORMAR AL AGENTE

DISTRIBUCION Y CARTERA

7

ELABORAR CUADRO DE RUBRO O AHORRO DE AGENTES Y ENVIAR

A TESORERÍA PARA EFECTUAR PAGO, Y A CONTABLIDAD PARA

ASIENTOS CONTABLES

DISTRIBUCION Y CARTERA

CUADRO DE RUBROS O AHORROS

8

ELABOORAR CHEQUE CON COMPROBANTE DE PAGO

TESORERÍA

CHEQUE

9

REVISAR, FIRMAR Y DEVOLVER CHEQUE A TESORERÍA

DIRECCIÒN

ADMINISTRATIVA Y

COMERICAL

CHEQUE FIRMADO

10

ELABORAR CONSIGNACIONES A CADA DEPARTAMENTO Y

ENTREGAR PARA ENVÍO A FIDUCIARIA

TESORERÍA

CUADRO DE RUBROS O AHORROS

11

ARCHIVAR COMPROBANTE DE PAGO

CONTABILIDAD

COMPROBANTE DE PAGO ARCHIVADO

EXTRACTO POR AGENTE IMPRESO, LISTADO

TOTAL DE SORTEO CON SALDOS POR

AGENTE IMPRESO

CUADRO DE RUBROS O AHORROS

CONSIGNACIONES ELABORADAS

CHEQUE

CHEQUE FIRMADO

ESTADO DE CUENTA APTO PARA DESPACHO

DE BILLETERÍA

SISTEMA CONTABLE

VALOR DE PREMIOS PAGADOS POR AGENTE

INGRESADO A SISTEMA. ESTADO DE

CUENTA BAJO OBSERVACIÓN

(5)

OBJETIVO:

ALCANCE:

MARCO LEGAL:

ÁREA RESPONABLE:

RESPONSABLE

DEPENDENCIA

SI EL AGENTE ES NUEVO , INCLUIR EN EL CUADRO DE

PÓLIZA CON EL VALOR Y EL CUPO ASIGANDO

DESCRIPCIÓN

ASEGURAR LA VIGENCIA Y PERTINENCIA DE LAS GARANTÍAS DE LOS AGENTES

DESDE LA REVISIÒN Y RENOVACIÓN DE POLÍZA HASTA EL EVENTUAL HECHO DE HACER EFECTIVA UNA GARANTÍA

REGLAMENTACIÓN INTERNA

DISTRIBUCIÓN Y CARTERA

DESARROLLO

ACTIVIDAD

ENTRADAS

PROCEDIMIENTO: MANEJO DE GARANTÍAS

SALIDAS

PROCESO: ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

Código: AP-AF-MG-04

DOCUMENTOS SOPORTE Y SOLICITUD DE

RENOVACIÓN O REVISIÓN DE PÓLIZA

1

PÓLIZA CON EL VALOR Y EL CUPO ASIGANDO

PREVIAMENTE POR DISTRIBUCIÒN Y CARTERA. SI EL

AGENTE ES ANTIGUO, EN COORDINACIÒN CON EL ASESOR

JURIDICO RENOVAR CONTRATO Y PAGARÉ DEL AGENTE.

ACTUALIZAR CUADRO DE GARANTÍAS CON LA NUEVA

INFORMACIÓN DEL AGENTE.

SECRETARÍA EJECUTIVA

CUADRO DE GARANTÍAS

ACTUALIZADO

2

ELABORAR RESOLUCIÓN DE APROBACION, ENVIAR COPIA DE CUADRO

DE GARANTÍAS A DISTRIBUCIÓN Y CARTERA Y ASESOR JURÍDICO

SECRETARÍA EJECUTIVA

RESOLUCIÓN DE APROBACIÓN

ELABORADA

3

ELABORAR CUADRO DE CONTROL DE GARANTÍAS CADA SEIS U OCHO

MESES, ATENDIENDO NO SOBREPASAR SU CADUCIDAD. REALIZAR

SEGUIMIENTO DE LAS GARANTÍAS EN LOS BANCOS A LOS QUE

PERTENENCEN PARA VERIFICAR EL ENDOSADO Y SU VENCIMIIENTO

DISTRIBUCIÓN Y CARTERA

ELABORADO PERIÓDICAMENTE

CUADRO DE CONTROL

4

DETERMINAR PAZ Y SALVO DEL AGENTE Y DEVOLUCIÒN DE GARANTÍAS

SI EL AGENTE ASÍ LO SOLICITA

DISTRIBUCIÓN Y CARTERA

PAZ Y SALVO DEL AGENTE (A SU

SOLICITUD)

5

HACER ENTREGA DE LAS GARANTÍAS A TESORERÍA PARA

SU CUSTODIA

SECRETARÍA EJECUTIVA

GARANTÍAS

GARANTÍAS

6

GUARDAR Y CUSTODIAR LAS GARANTÍAS

TESORERÍA

7

INFORMAR AL ASESOR JURÍDICO EL REQUERIMIENTO DE HACER

EFECTIVA UNA GARANTÍA ANTES DE SU VENCIMIENTO Y CUANDO LA

CARTERA DEL AGENTE ASÍ LO INDIQUE.

DISTRIBUCIÓN Y CARTERA

REQUERIMIENTO DE EFECTIVIDAD

DE GARANTÍA

(6)

OBJETIVO:

MARCO LEGAL:

ÁREA RESPONABLE:

RESPONSABLE

DEPENDENCIA

INFORMACIÓN DE

PREDEVOLUCIÓN Y

DEVOLUCIÓN DE BILLETERÍA

1

DETERMINAR LA VENTA DEL SORTEO

DISTRIBUCIÓN Y

CARTERA

VENTA DEL SORTEO

2

AGRUPAR LOS AGENTES POR DEPARTAMENTOS

SOCIOS Y NO SOCIOS. ASIGNAR TOTAL DE

CUPOS Y CONSOLIDAR LOS VALORES A PAGAR

POR CONCEPTO DE IMPUESTO FORANEO.

DISTRIBUCIÓN Y

CARTERA

CUADRO DE PAGO DE

IMPUESTOS FORÁNEOS

CUADRO DE PAGO DE

IMPUESTOS FORÁNEOS

3

CONTABILIZA LA CAUSACIÓN DEL GASTO Y

REMITE A TESORERÍA PARA GIRO Y PAGO

CONTABILIDAD

CAUSACIÓN DEL GASTO

CONTABILIZADA

EFECTUAR Y REGISTRAR EL PAGO DE IMPUESTOS FORANEOS

ALCANCE:

PROCEDIMIENTO: PAGO DE IMPUESTOS FORÁNEOS

ENTRADAS

SALIDAS

PROCESO: ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

Código: AP-AF-PIF-05

DESARROLLO

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

DESDE LA AGRUPACIÓN DE LOS AGENTES POR DEPARTAMENTOS HASTA EL

ARCHIVO DE LAS CONSIGNACIONES Y COMPROBANTES DE PAGO

LEY 643 DE 2001, DECRETO 2975 DE 2004

DISTRIBUCIÓN Y CARTERA, CONTABILIDAD, TESORERÍA

CUADRO DE PAGO DE

IMPUESTOS FORÁNEOS

4

ELABORA CHEQUE CON COMPROBANTE DE

PAGO PARA CADA DEPARTAMENTO. REVISA

ENDOSADO Y FIRMA CHEQUE Y ENGREGA A

DIRECCIÒN ADMINISTRATIVA Y COMERICIAL

TESORERÍA

CHEQUE POR

DEPARTAMENTO

CHEQUE POR DEPARTAMENTO

5

APRUEBA , FIRMA Y DEVUELVE CHEQUE A

TESORERÍA

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA Y

COMERCIAL

CHEQUE FIRMADO

CHEQUE FIRMADO

6

DILIGENCIA FORMULARIOS DE PAGOS, ELABORA

CONSIGNACIONES A CUENTAS DE CADA

DEPARTAMENTO Y ENTREGA PARA MENSAJERÍA

TESORERÍA

FORMULARIOS DE PAGO Y

CONSIGNACIONES A

CUENTAS DE

DEPARTAMENTOS

RECIBOS DE CONSIGNACIÒN

7

REVISA CONSIGNACIONES, ELABORA CARTA DE

PAGO A CADA DEPARTAMENTO Y ANEXA COPIA

DE CONSIGANCIÓN PARA ENVIAR A

BENEFICIARIOS.

TESORERÍA

CARTA DE PAGO POR

DEPARTAMENTO

RECIBOS DE CONSIGNACIÒN

8

ENTREGA COPIA DE CONSIGANACIONES A

SECRETARÍA EJECUTIVA Y DISTRIBUCIÒN Y

CARTERA

TESORERÍA

COPIA DE CONSIGANCIONES

COPIA DE CONSIGANCIONES

9

ELABORA CARTA REMISIORIA DE

CONSIGNACIONES REALIZADAS. ANEXAR COPIAS

DE CONSIGANCIONES Y COMPROBANTES DE

PAGO. ENVIAR A SUPERINTENDENCIA NACIONAL

DE SALUD, REPORTANDO EL NÙMERO DE

SORTEOS Y EL VALOR DE LOS IMPUESTOS

CAUSADOS.

SECRETARÍA

EJECTUVA

CARTA REMISORIA CON

COPIA DE COMPROBANTES

DE PAGO Y

CONSIGNACIONES

RECIBOS DE CONSIGNACIÒN

10

ENTREGA ORIGINAL DE CONSIGNACIONES Y

COMPROBANTES DE PAGO A CONTABILIDAD

PARA ARCHIVAR EN FORÁNEAS

SECRETARÍA

EJECTUVA

CONSIGNACIONES Y

COMPROBANTES DE PAGO

ARCHIVADOS

(7)

OBJETIVO:

ALCANCE:

MARCO LEGAL:

ÁREA RESPONABLE:

RESPONSABLE

DEPENDENCIA

FACTURAS DE PROVEEDORES

1

REVISAR CUMPLIMIENTO DE REQUERIMIENTOS LEGALES COMO

NOMBRE, NIT.

CONTABILIDAD

REQUISITOS DE PROVEEDORES EN REGLA

REQUISITOS DE PROVEEDORES

EN REGLA

2

VERIFICAR APROBACIÓN DE COMPRA Y REALIZAR CODIFICACIÓN

CONTABLE DE GASTO, COSTO Y ANTICIPO.

CONTABILIDAD

AUTORIZACIÓN DE COMPRA VERIFICADA.

GASTO, COSTO Y ANTICIPO CODIFICADO

CONTABLEMENTE

ENTRADAS

SALIDAS

PROCESO: ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

Código: AP-AF-RFP-06

DESCRIPCIÓN

ACTIVIDAD

LEY 298 DE 1996, DECRETOS REGLAMENTARIOS Y RESOLUCIONES PERTINENTES

DESARROLLO

CONTABILIDAD Y TESORERIA

PROCEDIMIENTO: RECEPCIÓN FACTURAS DE PROVEEDORES

REGISTRAR Y PAGAR LAS FACTURAS

DESDE LA RECEPCIÓN DE LA FACTURA DEL PROVEEDOR HASTA REGISTRO DEL PAGO REALIZADO EN SISTEMA

CONTABLE

,

CONTABLEMENTE.

AUTORIZACIÓN DE COMPRA

VERIFICADA. GASTO, COSTO Y

ANTICIPO CODIFICADO

CONTABLEMENTE.

3

LIQUIDAR IMPUESTOS DE RETENCIÓN EN LA FUENTE,

IVA, ICA Y ENVÍA A TESORERÍA PARA EFECTUAR GIRO Y

PAGO. REGISTRAR EN SISTEMA CONTABLE

FACTURACIÓN DE PROVEEDOR, SACA COPIA Y

ARCHIVA. ENVÍA A TESORERÍA

CONTABILIDAD

IMPUESTOS LIQUIDADOS

IMPUESTOS LIQUIDADOS.

FACTURACIÓN DE PROVEEDOR

4

ELABORAR CHEQUE Y COMPROBANTE DE PAGO DE

PROVEEDORES. ENDOSAR, FIRMAR CHEQUE Y ENTREGAR A

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL PARA LA FIRMA.

TESORERÍA

CHEQUE Y COMPROBANTE DE PAGO

ELABORADO

CHEQUE

5

APROBAR, FIRMAR CHEQUE Y DEVOLVER A TESORERÍA

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA Y

COMERCIAL

CHEQUE FIRMADO

CHEQUE FIRMADO

6

ENTREGAR CHEQUE FIRMADO A SECRETARÍA EJECUTIVA. SI

BENEFICIARIO ES DE BOGOTÁ, AVISAR TELEFÓNICAMENTE PARA

RECIBIR EL PAGO. BENEFICIARIO FIRMA COMPROBANTE DE PAGO Y

RECIBE CHEQUE. SI EL BENEFICIARIO ES DE FUERA DE BOGOTÁ

ENTREGAR CONSIGNACIÓN A MENSAJERO

TESORERÍA

CHEQUE FIRMADO Y BENEFICIARIO DE

BOGOTÁ ENTERADO. CONSIGANCIÓN

ENTREGADA A MENSAJERÍA EN CASO DE

BENEFICIARIO FUERA DE BOGOTÁ

CONSIGNACIÓN REALIZADA

7

RECIBIR COMPOBANTE DE CONSIGANCIÓN

SECRETARÍA EJECUTIVA

8

ELABORAR CARTA DE PAGO A PROVEEDORES CON COPIA DE

CONSIGNACIÓN Y ENVIAR POR CORREO

TESORERIA

CARTA DE PAGO A PROVEDOREES CON

COPIA DE CONSIGNACIÓN

CARTA DE PAGO A PROVEDOREES

CON COPIA DE CONSIGNACIÓN

9

RECIBIR ARCHIVO DE FACTURACION POR DISTRIBUCIÓN, CARGAR

EN SISTEMA CONTABLE Y ARCHIVAR COMPROBANTE DE PAGO A

BENEFICIARIO

CONTABILIDAD

ARCHIVO DE FACTURACIÓN CARGADO EN

SISTEMA CONTABLE Y COMBROBANTE DE

PAGO ARCHIVADO

(8)

OBJETIVO:

ALCANCE:

MARCO LEGAL:

ÁREA RESPONABLE:

LEY 298 DE 1996, DECRETO REGLAMENTARIO Y RESOLUCIONES PERTINENTES

CONTABILIDAD

DESARROLLO

LLEVAR A CABO LOS AJUSTES CONTABLES REQUERIDOS

DESDE LA PROVISIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES HASTA EL REGISTRO DE PREMIOS NO

VENDIDOS

PROCEDIMIENTO: AJUSTES CONTABLES

PROCESO: ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

Código: AP-AF-AC-07

RESPONSABLE

DEPENDENCIA

1

PROVISIONAR PRESTACIONES SOCIALES Y

DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS FIJOS DEL

SORTEO

CONTABILIDAD

PRESTACIONES SOCIALES

PROVISIONADAS. ACTIVOS FIJOS

DEPRECIADOS

2

LIQUIDAR INTERESES OBTENIDOS POR CDT

CONTABILIDAD

INTERESES OBTENIDOS POR CDT

LIQUIDADOS

CUADRO DE AHORRO DE

AGENTES (ENTREGADO POR

TESORERÍA)

3

DIGITAR COMPROBANTE DE AHORRO DE

AGENTE

CONTABILIDAD

COMPROBANTE DE AHORRO

DIGITADO

4

ELABORAR CAUSACIÓN DE PLAN DE

PREMIOS

CONTABILIDAD

PLAN DE PREMIOS CAUSADO

5

ACUERDO A REPORTE ELABORADO EN

DIGITAR PREMIOS NO VENDIDOS DE

DISTRIBUCIÓN

CONTABILIDAD

PREMIOS NO VENDIDOS DIGITADOS

ENTRADAS

SALIDAS

DESCRIPCIÓN

ACTIVIDAD

(9)

OBJETIVO:

ALCANCE:

MARCO LEGAL:

ÁREA RESPONABLE:

PROCEDIMIENTO: LIQUIDACIÓN DE NÓMINA

PROCESO: ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

Código: AP-AF-LN-08

DESARROLLO

REALIZAR LA LIQUIDACIÓN PERIÓDICA DE LA NÓMINA DEL SORTEO

SALIDAS

ACTIVIDAD

DESDE LA DETERMINACIÓN DE LA NÓMINA HASTA EL GIRO DE LOS PAGOS

CODIGO SUSTANTIVO DEL TRABAJO, LEY 100 DE 1993, LEY 489 DE 1998 (ART. 94).

ESTATUTO DEL SORTEO.

CONTABILIDAD

RESPONSABLE

DEPENDENCIA

1

DETERMINAR DÍAS LABORALES, VACACIONES,

INCAPACIDADES, SUELDOS ASIGNADOS Y

PENSIONES

CONTABILIDAD

2

LIQUIDAR APORTES OBLIGATORIOS, SEGURIDAD

SOCIAL, SALUD, PRNESIÓN Y SOLIDARIDAD

CONTABILIDAD

APORTES OBLIGATORIOS,

SEGURIDAD SOCIAL,

SALUD, PENSIÓN Y

SOLIDADRIDAD LIQUIDADOS

3

ELABORAR CUADRO PARA DETERMINAR BASES

DE RETENCIÓN Y LIQUIDAR RETENCIÓN SI LA HAY

CONTABILIDAD

CUADRO DE BASES DE

RETENCIÓN ELABORADO Y

RETENCIÓN LIQUIDADA

4

DETERMINAR VALOR NETO A PAGAR Y ENVIAR

LIQUIDACIÓN A TESORERÍA PARA REALIZAR GIRO

CONTABILIDAD

VALOR NETO A PAGAR

LIQUIDADIO

VALOR NETO A PAGAR

LIQUIDADIO

5

REALIZAR GIRO

TESORERÍA

GIRO REALIZADO

ENTRADAS

DESCRIPCIÓN

ACTIVIDAD

(10)

OBJETIVO:

ALCANCE:

MARCO LEGAL:

ÁREA RESPONABLE:

RESPONSABLE

DEPENDENCIA

CONSIGNACIONES

1

ASIGNAR NÚMERO CONSECUTIVO A

CONSIGANCIONES

CONTABILIDAD

CONSIGACIONES

NUMERADAS

2

DIGITAR CONSIGNACIONES CONTABLES

POR INTERFACE

CONABILIDAD

CONSIGNACIONES

REGISTRADAS POR

INTERFACE

3

ELABORAR LISTADO DE BANCOS PARA

CONCILIACIONES CON TESORERÍA

CONTABILIDAD

LISTADO DE BANCOS

GENERADO

4

ELABORAR LISTA DE AGENTES PARA

CONCILIACIÓN CON CARTERA

CONTABILIDAD

CONCILIACIÓN CARTERA

PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE CONSIGNACIONES

PROCESO: ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

Código: AP-AF-RC-09

DESARROLLO

ESTABLECER LOS SALDOS REALES Y LAS DIFERENTES CUENTAS

CORRIENTES Y DE AHORRO DE LA LOTERÍA

ENTRADAS

SALIDAS

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

DESDE LA ASIGNACIÓN DE NÚMEROS A CONSIGNACIONES HASTA LA

CONCILIACIÓN CON CARTERA

LEY 298 DE 1996, DECRETOS REGLAMENTARIOS Y RESOLUCIONES

CONTABILIDAD

(11)

OBJETIVO:

ALCANCE:

MARCO LEGAL:

ÁREA RESPONABLE:

RESPONSABLE

DEPENDENCIA

CONSIGNACIONES

1

ASIGNAR NÚMERO CONSECUTIVO A

CONSIGANCIONES

CONTABILIDAD

CONSIGACIONES

NUMERADAS

2

DIGITAR CONSIGNACIONES CONTABLES

POR INTERFACE

CONABILIDAD

CONSIGNACIONES

REGISTRADAS POR

INTERFACE

3

ELABORAR LISTADO DE BANCOS PARA

CONCILIACIONES CON TESORERÍA

CONTABILIDAD

LISTADO DE BANCOS

GENERADO

4

ELABORAR LISTA DE AGENTES PARA

CONCILIACIÓN CON CARTERA

CONTABILIDAD

CONCILIACIÓN CARTERA

PROCEDIMIENTO: REGISTRO DE CONSIGNACIONES

PROCESO: ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

Código: AP-AF-RC-09

DESARROLLO

ESTABLECER LOS SALDOS REALES Y LAS DIFERENTES CUENTAS

CORRIENTES Y DE AHORRO DE LA LOTERÍA

ENTRADAS

SALIDAS

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

DESDE LA ASIGNACIÓN DE NÚMEROS A CONSIGNACIONES HASTA LA

CONCILIACIÓN CON CARTERA

LEY 298 DE 1996, DECRETOS REGLAMENTARIOS Y RESOLUCIONES

CONTABILIDAD

(12)

OBJETIVO:

ALCANCE:

PROCEDIMIENTO: RECIBOS DE CAJA

Código: AP-AF-RCA-10

PROCESO: ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

COMPROBAR Y CONSIGNAR EL PAGO DE TERCEROS POR TESORERÍA

DESDE LA CAPTURA DE LA INFORMACIÓN POR INTERFASE HASTA EL ARCHIVO DE

ALCANCE:

MARCO LEGAL:

ÁREA RESPONABLE:

RESPONSABLE

DEPENDENCIA

RECIBOS DE CAJA

(TESORERÍA)

1

CAPTURAR INFORMACIÓN POR INTERFASE

CONTABILIDAD

INFORMACION DE

RECIBOS DE CAJA

CAPTURADA

2

FIRMA DE APROBADO ORIGINAL Y COPIA DE RECIBOS DE

CAJA Y ENTREGA A SECRETARÍA EJECUTIVA PARA ENVIAR A

AGENTE

CONTABILIDAD

RECIBO DE CAJA CON

FIRMA DE APROBACIÓN

3

ARCHIVA COPIA DE RECIBOS DE CAJA

CONTABILIDAD

COPIA DE RECIBOS

ARCHIVADA

LEY 298 DE 1996, DECRETO REGLAMENTARIO Y RESOLUCIONES PERTINENETES

RECIBO DE CAJA

ENTRADAS

SALIDAS

DESARROLLO

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

CONTABILIDAD

(13)

ALCANCE:

MARCO LEGAL

LEY 296 DE 1996 DECRETO REGLAMENTARIO Y RESOLUCIONES PERTINENTES

PROCEDIMIENTO: COMPROBANTES DE EGRESO

OBJETIVO:

PROCESO: ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

Código: AP-AF-CE-11

REGISTRAR Y CONTABILIZAR LOS COMPROMISOS ADQUIRIDOS POR LA LOTERÍA,

QUE CUMPLAN CON LOS REQUISITOS SEÑALADOS EN LAS DISPOSICIONES

DESDE LA COPIA DEL CONSECUTIVO HASTA EL ARCHIVO EN IMPUESTOS

MARCO LEGAL:

ÁREA RESPONABLE:

RESPONSABLE

DEPENDENCIA

COMPROBANTE DE PAGO

(TESORERÍA)

1

SACAR COPIA DE CONSECUTIVO

CONTABILIDAD

2

ARCHIVAR COMPROBANTE DE EGRESOS

EN EL MES

CONTABILIDAD

3

ARCHIVAR COPIA DE CONSECUTIVO EN

CONSECUTIVO DE EGRESOS

CONTABILIDAD

4

IMPUESTOS FORANEOS Y APORTES

ARCHIVAR COPIA FÓLDER EN

CONTABILIDAD

COMPROBANTES DE EGRESO

ARCHIVADOS

LEY 296 DE 1996, DECRETO REGLAMENTARIO Y RESOLUCIONES PERTINENTES

CONTABILIDAD

ENTRADAS

SALIDAS

DESARROLLO

DESCRIPCIÓN

ACTIVIDAD

(14)

OBJETIVO:

ALCANCE:

MARCO LEGAL:

ÁREA RESPONABLE:

RESPONSABLE

REALIZAR AJUSTES AL PRESUPUESTO PARA PODER DAR CUMPLIMIENTO A LOS

COMPROMISOS ADQUIRIDOS POR LA ENTIDAD

DESDE EL ESTADO DE CUENTA HASTA PRÓRROGA O RETIRO DEL MONTO

REGLAMENTACIÓN INTERNA: RESOLUCIÓN 22 DE 2005 (CREACIÓN DE COMITÉ DE

INVERSIONES)

PROCEDIMIENTO: MANEJO DE INVERSIONES

PROCESO: ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

Código: AP-AF-MI-12

ENTRADAS

SALIDAS

TESORERÍA

DESCRIPCIÓN

ACTIVIDAD

DESARROLLO

DEPENDENCIA

ESTADO DE CUENTA

1

OBSERVAR ESTADO DE CUENTA Y ELABORAR

CARTA A ENTIDAD BANCARIA PARA EFECTUAR

TRASLADO. FIRMA Y ENTREGA A DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA Y COMERICAL PARA EFECTUAR

TRASLADO

TESORERÍA

CARTA DE SOLICITUD

DE TRASLADO A

ENTIDAD BANCARIA

CARTA DE SOLICITUD DE

TRASLADO A ENTIDAD

BANCARIA

2

APROBAR TRASLADO Y FIRMAR CARTA

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA Y

COMERCIAL

CARTA FIRMADA

CARTA FIRMADA

3

ENVIA FAX A ENTIDAD O CARTA POR CORREO

PARA TRASLADO

TESORERÍA

4

OBSERVAR VENCIMIENTO DE CDT E INFORMAR

FECHA DE VENCIMIENTO A DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL

TESORERÍA

5

DECIDE TIEMPO DE PRÓRROGA O RETIRO DEL

MONTO

DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA Y

COMERCIAL

6

TIEMPO DE PRÓRROGA O CANCELACIÓN DE CDT

ELABORA CARTA A ENTIDAD BANCARIA CON

TESORERÍA

7

ENVIA CARTA POR FAX O POR CORREO A ENTIDAD

PARA MANEJO DE CDT

CARTA

CARTA PARA MENEJO

DE CDT ENVIADA

(15)

OBJETIVO:

PROCEDIMIENTO: EXTRACTOS FIDUCIARIOS

PROCESO: ADMINISTRACIÓN

FINANCIERA

Código: AP-AF-EF-13

REGISTRAR Y CONTABILIZAR LOS EXTRACTOS FIDUCIARIOS DE OBLIGACIÓN

ADQUIRIDA POR LA LOTERÍA, QUE CUMPLAN CON LOS REQUISITOS

SEÑALADOS EN LAS DISPOSICIONES VIGENTES

Ó

ALCANCE:

MARCO LEGAL:

ÁREA RESPONABLE:

RESPONSABLE

DEPENDENCIA

EXTRACTO BANCARIO

1

REGISTRAR COMISIONES G.M.F. GENERALES

DEL MES Y GENERAR LISTADOS

CONTABILIDAD

2

CONCILIAR EXTRACTOS DE FIDEICOMISO Y

ARCHIVAR EXTRACTOS DE CONCILIACIÓN

CONTABILIDAD

EXTRACTOS DE

CONCILIACIÓN

ARCHIVADOS

CONTABILIDAD

ENTRADAS

SALIDAS

ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

DESARROLLO

DESDE EL EXTRACTO BANCARIO HASTA LA CONCILIACIÓN DE EXTRACTOS DE

FIDEICOMISO

PLAN DE PREMIOS

(16)

ALCANCE:

MARCO LEGAL:

ÁREA RESPONABLE:

RESPONSABLE

DEPENDENCIA

PROCEDIMIENTO: MANEJO DE CAJA MENOR

CANCELAR GASTOS NO DEFINIDOS EN LOS CONCEPTOS DEL PRESUPUESTO DEL SORTEO, QUE TENGAN

EL CARÁCTER URGENTE E IMPRESCINDIBLE Y DE MONTO INFERIOR

DESDE LA DISPOSICIÓN DEL FONDO HASTA SU ACTUALIZACIÓN

OBJETIVO:

PROCESO: ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

Código: AP-AF-MCM-14

REGLAMENTACIÓN INTERNA: RESOLUCIÓN 22 DE 2000 (CAJA MENOR)

SECRETARÍA EJECUTIVA

SALIDAS

ENTRADAS

DESARROLLO

DESCRIPCIÓN

ACTIVIDAD

DEPENDENCIA

1

DISPONER DEL MISMO SEGÚN GASTOS DEL SORTEO

ADMINISTRAR FONDO DE DINERO EN EFECTIVO Y

SECRETARÍA EJECUTIVA

2

AL TERMINARSE EL FONDO DE DINERO ELABORAR

RELACIÓN DE PAGOS CON RESPECTIVO SOPORTE

SECRETARÍA EJECUTIVA

3

CLASIFICAR LAS FACTURAS SEGÚN EL GASTO Y LOS

CUENTAS CONTABLES Y ENVIAR A CONTABILIDAD

SECRETARÍA EJECUTIVA

4

ELABORAR COMPROBANTE DE PAGO Y CHEQUE DE

PAGO. FIRMA CHEQUE Y ENTREGA A DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL PARA FIRMA

TESORERIA

CHEQUE DE PAGO

COMPROBANTE Y

COMPROBANTE Y CHEQUE

DE PAGO

5

REVISAR, APROBAR CHEQUE Y DEVOLVER A

TESORERÍA

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

Y COMERCIAL

CHEQUE FIRMADO

DINERO POR COBRO DE

CHEQUE (MENSAJERO)

6

ENTREGAR DINERO Y HACER FIRMAR COMPROBANTE

DE PAGO A SISTEMAS, PREMIOS Y DEVOLUCIONES

TESORERIA

DINERO ENTREGADO

A SISTEMAS,

PREMIOS Y

DEVOLUCIONES

DINERO ENTREGADO A

SISTEMAS, PREMIOS Y

DEVOLUCIONES

7

ACTUALIZAR FONDO DE CAJA MENOR

SECRETARÍA EJECUTIVA

FONDO DE CAJA

MENOR

ACTUALIZADO

(17)

PROCESO OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE MARCO LEGAL

Externos Internos Externas Internas Externas Internas Externos Internos

DIRECCIÓN COMERCIAL Y ADMINISTRATVA

DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE RECURSO

HUMANO

VINCULACIÓN DE PERSONAL AL SORTEO EXTRAORDINARIO DE COLOMBIA

INFORMACIÓN DE INGRESO DEL TRABAJAOR

A NÓMINA CONTABILIDAD

COMISIÓN NACIONAL DEL SERVICIOS CIVIL

PLAN DE ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIÓN GUÍA PARA LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL DE LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN

PERÍODO DE PRUEBA

PERMANENCIA, CAPACITACIÓN DEL PERSONAL Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO DEL TRABAJADOR DIRECCIÓN COMERCIAL Y ADMINISTRATIVA

DIRECCIÓN COMERCIAL Y ADMINISTRATVA

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DEL TRABAJADOR

DECISIÓN VOLUNTARIA RETIRO

INFORMACIÓN DE RETIRO DE NÓMINA DE

TRABAJADOR CONTABILIDAD

Tipo Indicador Nombre Formula Frecuencia EFICACIA GASTOS EN CAPACITACIÓN

TOTAL DEL GASTO EN CAPACITACIÓN/ TOTAL DE

TRABAJADORES CAPACITADOS SEMESTRAL Meta.

Tipo Indicador Nombre Formula Frecuencia

EFICIENCIA ROTACIÓN DE PERSONAL

(SALIDAS DE TRABAJADORES/TOTAL DE TRABAJADORES DEL PERIODO)*100 SEMESTRAL Meta.

Tipo Indicador Nombre Formula Frecuencia

EFICIENCIA DESEMPEÑO NEGATIVASEVALUACIONES DEL

(NÚMERO DE EVALUACIONES DEL DESEMPEÑO DE RESULTADO NEGATIVO/NÚMERO TOTAL DE EVALUACIONES DEL DESEMPEÑO

REALIZADAS)*100

SEMESTRAL

Meta.

IGUAL O MENOR AL 10%

RECURSOS PUNTOS DE CONTROL

Página: 1 de 1

GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO

ADMINISTRAR EL RECURSO HUMANO DE ACUERDO A LOS REQUERIMIENTOS DE EXTRADEC

• RECURSO TÉCNICO Y TECNOLÓGICO (EQUIPOS DE CÓMPUTO; REDES DE INFORMACIÓN, SERVICIOS INFORMÁTICOS, BASES DE DATOS). MATERIALES E

INSUMOS DE PAPELERÍA. • SERVICIOS BIBLIOTECARIOS Y BIBLIOGRÁFICOS. • ESPACIOS, BIENES, ENSERES E INFRAESTRUCTURA.

• RECURSOS FINANCIEROS DE INVERSIÓN Y FUNCIONAMIENTO SEPARAR INFRAESTRUCTURA - RECURSO HNO

ANÁLISIS DE HOJA DE VIDA REVISIÓN DE LEGALIDAD DE LA DOCUMENTACIÓN ALLEGADA POR TRABAJADOR SELECCIONADO ANÁLISIS DE

RESULTADOS DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑÓ SEGUIMIENTO AL DESEMPEÑO A TRABAJADOR IGUAL O MENOR AL SEMESTRE ANTERIOR

INDICADORES DOCUMENTOS

CONTRATO A TERMINO FIJO CON TRABAJADOR DOCUMENTO DE ACUERDO DE SEGUIMIENTO

DE DESEMPEÑO A TRABAJADOR DOCUMENTO MOTIVADO DE TERMINACIÓN DEL

CONTRATO

IGUAL O MENOR AL 10% DESDE LA PLANEACIÓN AL INGRESO HASTA EL RETIRO DEL PERSONAL DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y COMERCIAL, JUNTA DE SOCIOS

CONTITUCIÓN POLÍTICA DE COLOMBIA, LEY 643 DE 2001, LEY 489 DE 1993, MANUAL DE FUNCIONES. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS. PLAN DE ENTRENAMIENTO Y CAPACITACIÓN. GUÍA PARA LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL DE LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERÍODO DE PRUEBA CNSC

CLIENTE

PROVEEDORES ENTRADAS SUBPROCESOS SALIDAS

Versión: 01

CARACTERIZACIÓN PROCESO DE APOYO: GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO

Código: PA-RH

Fecha: 20/10/08

(18)

OBJETIVO:

ALCANCE:

MARCO LEGAL:

ÁREA RESPONABLE:

Respondable

Dependencia

Cargo

PROCEDIMIENTO CONTRACTUAL

FUNCIONES REQUERIDAS A

DESARROLLARSE

1

CONSULTAR EL MANUAL DE

FUNCIONES PARA PRECISAR LAS

CARACTERÍSTICAS DEL PERSONAL

REQUERIDO

DIRECCIÓN COMERCIAL Y

ADMINISTRATIVA

CARACTERÍSTICAS DEL

PERSONAL REQUERIDO

PRECISADAS

CARACTERÍSTICAS DEL PERSONAL

REQUERIDO PRECISADAS

2

UBICAR Y COMUNICAR A POSIBLES

INTERESADOS

SECREETARÍA EJECUTIVA

COMUNICACIÓN A POSIBLES

INTERESADOS REALIZADA

COMUNICACIÓN A POSIBLES

INTERESADOS REALIZADA

3

RECEPCIÓN DE HOJAS DE VIDA

SECRETARÍA EJECUTIVA

HOJAS DE VIDA RECIBIDAS

REALIZAR EL INGRESO DE PERSONAL

PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS

HUMANOS

CÓDIGO: AP-RH-IPS-01

PROCEDIMIENTO: INGRESO DE PERSONAL AL SORTEO EXTRAORDINARIO DE COLOMBIA

ACUERDO NO. 01 DE 2006 MANUAL DE CONTRATACIÓN. MANUAL DE FUNCIONES

DESDE EL ESTUDIO DE NECESIDADES DE PERSONAL HASTA LA FIRMA DE CONTRATO CON

PERSONAL SELECIONADO

Entradas

Salidas

ACTIVIDAD

Descripción

DESARROLLO

DIRECCION COMERCIAL Y ADMINISTRATIVA

HOJAS DE VIDA RECIBIDAS

4

ANÁLISIS DE HOJAS DE VIDA

DIRECCIÓN COMERCIAL Y

ADMINISTRATIVA

HOJAS DE VIDA ANALIZADAS

HOJAS DE VIDA ANALIZADAS

5

SELECCIÓN DE LA PERSONA IDONEA

DIRECCIÓN COMERCIAL Y

ADMINISTRATIVA

PERSONA IDONEA

SELECCIONADA

PERONSO IDONEA SELECCIONADA

6

SOLICITAR DOCUMENTACIÓN PARA CELEBRAR

CONTRATO

DIRECCIÓN COMERCIAL Y

ADMINISTRATIVA

DOCUMENTACIÓN

SOLICITADA

DOCUMENTACIÓN ALLEGADO POR

SELECCIONADO

7

ELABORAR CONTRATO Y ENVIAR PARA

REVISIÓN DE ASESOR JURÍDICO

DIRECCIÓN COMERCIAL Y

ADMINISTRATIVA

CONTRATO ELABORADO

CONTRATO ELABORADO

8

REVISÓN DE ASESRO JURÍDICO DE

DOCUMENTACIÓN Y DE CONTRATO

ELABORADO

ASESOR JURÍDICO

DOCUEMENTOCIÓN Y

CONTRATO CON AJUSTE DE

LAGALIDAD

DOCUMENTACIÓN Y CONTRATO

CON AJUSTE DE LAGALIDAD

9

PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO CON LA

FIRMA DE LAS PARTES

CONTRATISTA Y

REPRESENTANTE LEGAL DE

EXTRADEC

FIRMA DE CONTRATO

(19)

OBJETIVO:

ALCANCE:

MARCO LEGAL:

ÁREA RESPONABLE:

Respondable

Dependencia

Cargo

MANULA DE FUNCIONES

CÓDIGO DE ÉTICA

MANUAL DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS

1

ENTREGAR DOCUMENTOS CON

INFORMACIÓN DE

CONOCIMIENTO INDISPENSABLE

(EN MEDIO FÍSICO Y MAGNÉTICO)

AL TRABAJADOR (SOBRE SUS

FUNCIONES MANUAL DE

FUNCIONES, LOS PROCESOS EN

LOS QUE INTERVIENE (MANUAL

DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS) LOS VALORES

DE LA INSTITUCIÓN (CÓDIGO DE

ÉTICA).

DIRECCIÓN COMERCIAL Y

ADMINISTRATIVA

DOCUMENTACIÓN DE

CONOCIMIENTO

INDISPENSABLE

DOCUMENTACIÓN DE CONOCIMIENTO

INDISPENSABLE

2

INSTRUIR SOBRE LOS CONTENIDOS DE

LA DOCUMENTACIÓN PROVISTA

DIRECCIÓN COMERCIAL Y

ADMINISTRATIVA

INTRUCCIÓN DE

CONOCIMIIENTOS

BÁSICIOS IMPARTIDA

PLAN DE CAPACITACIÓN

3

(SI ES EL CASO) ASIGNAR CAPACITACIÓN

AL TRABAJADOR SEGÙN LAS

NECESIDADES DE LA ENTIDAD Y DE

ACUERDO AL PLAN DE CAPACITACIÓN

DIRECCIÓN COMERCIAL Y

ADMINISTRATIVA

CAPACITACIÓN ASIGNADA

A TRABAJADOR

FORMATOS DE EVALUACIÓN DE

DESEMPEÑO

4

EVALUAR EL DESEMPEÑO DEL

TRABAJADOR

DIRECCIÓN COMERCIAL Y

ADMINISTRATIVA

FORMATO DE

DESEMPEÑO

DILIGENCIADO POR

TRABAJADOR

5

ANALIZAR LOS RESULTADOS DE

LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

DEL TRABAJADOR

DIRECCIÓN COMERCIAL Y

ADMINISTRATIVA

REALIZAR LAS ACCIONES REQUERIDAS EN EL PERIODO DE PERMANENCIA DEL TRABAJADOR EN

EXTRADEC

PROCEDIMIENTO: PERMANENCIA

CÓDIGO: AP-RH-PPS-02

PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS

HUMANOS

REGLAMENTACIÓN INTERNA: PLAN DE INDUCCIÓN, DE CAPACITACIÓN Y EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO,

GUÍA PARA LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO LABORAL DE LOS EMPLEADOS DE CARRERA O EN PERÍODO

DE PRUEBA DICIEMBRE DE 2006 CNSC

DESDE LA INDUCCIÓN HASTA LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO

Entradas

Salidas

ACTIVIDAD

Descripción

DESARROLLO

DIRECCIÓN COMERCIAL Y ADMINISTRATIVA

(20)

OBJETIVO:

ALCANCE:

MARCO LEGAL:

ÁREA RESPONABLE:

Respondable

Dependencia

Cargo

SITUACIÓN A CONSIDERAR COMO

CONDUCENTE A RETIRO

(RESTRUCTURACIÓN DE LA ENTIDAD,

MOTIVOS PERSONALES, DESEMPEÑO

DEFICIENTE)

1

ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN CONTRACTUAL DEL

TRABAJADOR. EN ESPECIAL, EL TIEMPO RESTANTE PARA LA

TERMINACIÓN DEL CONTRATO A TERMINO FIJO . SI LA

TERMINACIÓN ES INFERIOR A UN MES SE OPTA POR NO

RENOVAR EL CONTRATO (CONTINUAR EN ACTIVIDAD 6). SI

LA TERMINACIÓN DEL CONTRATO ES SUPERIOR A UN MES,

SE SOLICITA DESCARGOS AL TRABAJADOR (CONTINUAR EN

ACTIVIDAD 2)

DIRECCIÓN COMERCIAL Y

ADMINISTRATIVA

SITUACIÓN CONTRACTUAL DEL

TRABAJADOR ANALIZADA

ACTIVIDAD

Descripción

Salidas

PROCEDIMIENTO: RETIRO

PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

CÓDIGO: AP-RH-RPS-03

Entradas

DESARROLLO

DIRECCIÓN COMERCIAL Y ADMINISTRATIVA

LLEVAR A CABO EL RETIRO DEL PERSONAL CUANDO EXISTAN RAZONES QUE LO AMERITEN

DESDE EL SEGUIMIENTO AL DESEMPEÑO HASTA LA EL RETIRO

REGLAMENTACIÓN INTERNA: MANUAL DE CONTRATACIÓN MANUAL DE FUNCIONES

ACTIVIDAD 2).

DESCARGOS DEL TRABAJADOR

2

ACUERDO CON EL TRABAJADOR DE ACCIONES DE SEGUIMIENTO CON

BASE EN LOS DESCARGOS PRESENTADOS POR ESTE Y EN EL ANÁLISIS

DE LAS FALLAS EN EL DESEMPEÑO

DIRECCIÓN COMERCIAL Y

ADMINISTRATIVA

ACUERDO DE ACCIONES DE

SEGUIMIENTOS

ACUERDO DE ACCIONES DE

SEGUIMIENTOS

3

REALIZAR LAS ACCIONES DE SEGUIMIENETO ACORDADAS DURANTE EL

TIEMPO ACORDADO.

DIRECCIÓN COMERCIAL Y

ADMINISTRATIVA

SEGUIMIENTO REALIZADO

SEGUIMIENTO REALIZADO

4

REALIZAR REUNIÓN CON EL TRABAJADOR PARA PRESENTAR LOS

RESULTADOS DEL SEGUIMIENTO Y TOMAR DECISIÓN. SI EL RESULTADO

ES NEGATIVO PROCEDER A LA TERMINACIÓN DEL CONTRATO POR

INCUMPLIMIENTO DEL OBJETO CONTRACTUAL

DIRECCIÓN COMERCIAL Y

ADMINISTRATIVA

PRESENTACIÓN DE

RESULTAODS DE

SEGUIMIENTO REALIZADA. SI

ES EL CASO, DECISIÓN DE

TERMINACIÓN DEL CONTRATO

SI ES EL CASO, DECISIÓN DE

TERMINACIÓN DEL CONTRATO

5

ELABORAR DOCUMENTO MOTIVADO DE TERMINACIÓN DEL

CONTRATO

DIRECCIÓN COMERCIAL Y

ADMINISTRATIVA

DOCUMENTO MOTIVADO DE

TERMINACIÓN DE CONTRATO

ELABORADO

6

COMUNICAR A CONTABILIDAD PARA LIQUIDACIÓN Y RETIRO DE NÓMINA

DEL TRABAJADOR

CONTABILIDAD

LIQUIDACION Y RETIRO DE

NÓMINA REALIZADO

LIQUIDACION Y RETIRO DE NÓMINA

REALIZADO

7

REALIZAR PAGO DE DÍAS LABORADOS Y ENTREGA DE CHEQUE A

TRABAJADOR RETIRADO

PAGADURÍA

PAGO EJECUTADO

(21)

PROCESO

OBJETIVO

ALCANCE

RESPONSABLE

MARCO LEGAL

Externos Internos Externas Internas Externas Internas Externos

POSIBLES VENDEDORES DEPENDENCIAS COTIZACIONES REQUERIMIENTOS P PLAN DE COMPRAS PLAN DE COMPRAS PARA

APROBACIÓN

• SECRETARÍA GENERAL • SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PLAN DE COMPRAS H EJECUCIÓN PLAN DE COMPRAS REQUERIMIENTOSPROVISION DE

DEPENDENCIAS NECESIDADES DE ATENCIÓN

PERIÓDICA H MANTENIMIENTO

ATENCIÓN PERIÓDICA DE NECESIDADES

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS ELEMENTOS Y VÍVERES DE

CAFETERIA H PROVISIÓN DE SERVICIOS DE CAFETERIA

SERVICIOS DE CAFETERIA DISPONIBLES

• SECRETARÍA GENERAL • SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

INFORME DE EJECUCIÓN DE PLAN Y MANTENIMIENTO

V

A EVALUACIÓN PLAN DE COMPRAS

AJUSTES PARA ELABORACIÓN DE NUEVA PLAN DE COMPRAS

Tipo Indicador Nombre Formula Frecuencia

EFICIENCIA VARIACIÓN EN COSTOS DE PLAN DE COMPRAS

(COSTO PLAN DE COMPRAS DE VIGENCIA/ COSTO PLAN DE COMPRAS DE VIGENCIA DEL AÑO ANTERIOR)*100

ANUAL

Meta.

• REVISIÓN Y APROBAR PLA LA DIRECCIÓN COMER • ENTRAGA DE FACTURA A C CONTABLE DE LAS ADQUISIC

• REVISIÓN POR PARTE ADMINISTRATIVA DEL INFOR COMPRAS Y M DOCUMENTOS Y REGISTROS

PLAN DE COMPRAS • INFORME DE EJECUCIÓN DE PLAN DE COMPRAS

• FACTURA DE COMPRAS • FORMATO DE REQUIRIMIENTOS DE MATERIALES, ACCESORIOS Y ENSERES

Fecha: 20/10/08 Página: 1 de 1

RECURSOS

• RECURSO TÉCNICO Y TECNOLÓGICO (EQUIPOS DE CÓMPUTO; REDES DE INFORMACIÓN, SERVICIOS INFORMÁTICOS, BASES DE DATOS). MATERIALES E INSUMOS

DE PAPELERÍA.

• ESPACIOS, BIENES, ENSERES E INFRAESTRUCTURA. • RECURSOS FINANCIEROS DE INVERSIÓN Y

FUNCIONAMIENTO RECURSO HUMANO

PUNTOS D SUBPROCESOS

IGUAL O INFERIOR AL COSTO DE LA VIGENCIA ANTERIOR

ENTRADAS SALIDAS

Versión: 01

CARACTERIZACIÓN PROCESO DE APOYO: GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS

Código: AP-RF

INDICADORES

GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS

GARANTIZAR LA PROVISIÓN Y ADMINISTRACIÓN ADECUADA DE LOS RECURSOS FÍSICOS DE LA ENTIDAD

DESDE LA PLANEACIÓN HASTA LA EVALUACIÓN DEL PLAN DE COMPRAS

• DIRECCIÓN COMERCIAL Y ADMINISTRATIVA • SECRETARIA GENERAL • SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

PROVEEDORES

• MANUAL DE FUNCIONES

CL

(22)

Internos

DIRECCIÓN COMERCIAL Y ADMINISTRATIVA

DEPENDENCIAS

DEPENDENCIAS

DEPENDENCIAS

• SECRETARÍA GENERAL • SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

N DE COMPRAS POR PARTE DE RCIAL Y ADMINISTRATIVA CONTABILIDAD PARA REGISTRO

CIONES DEL PLAN DE COMPRAS DE DIRECCIÓN COMERCIAL Y RME DE EJECUCIÓN DE PLAN DE

MANTENIMIENTO DE CONTROL LIENTE

(23)

OBJETIVO:

ALCANCE:

MARCO LEGAL:

ÁREA RESPONABLE:

Responsable

Dependencia

Cargo

DISPONER DE PLAN DE COMPRAS ADECUADO A LAS NECESIDA

PROCEDIMIENTO: ELABORACIÓN DE PLAN DE CO

ACTIVIDAD

PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS

FÍSICOS

CÓDIGO: AP

Entradas

Descripción

DESARROLLO

SECRETARÍA EJEJCUTIVA SERVICIOS ADMINIST

MANUAL DE FUNCIONES

DESDE EL DISEÑO HASTA LA APROBACIÓN DEL PLAN D

FORMATO DE REQUERIMIENTO

DE MANTERIAL Y ACCESORIOS

POR PARTE DE LAS

DEPENDENCIAS DE LA ENTIDAD

DILIGENCIADO

1

REQUERIMIENTOS SEGÚN URGENCIA

CLASIFICACIÓN DE LOS

SECRETARÍA

EJECUTIVA

SEVICIOS

ADMINISTRATIVOS

REQUERIMIENTO DE COMPRAS

CLASIFICADO

2

REALIZAR CONTIZACIONES DE

REQUERIMIENTOS

SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS

COTIZACIÓN DE

REQUERIMIENTOS REALIZADA

3

ELABORACIÓN DE PLAN DE COMPRAS

Y ENVIAR A DIRECCIÓN COMCERCIAL

Y ADMINISTRATIVA

SECRETARÍA

EJECUTIVA

SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS

PLAN DE COMPRAS ELABORADO

4

REVISAR Y APROBAR PLAN DE

COMPRAS

DIRECCIÓN

ADMINSTRATIVA Y

COMERICAL

(24)

ADES DE EXTRADEC

OMPRAS

P-RF-EPC-01

Salidas

TRATIVOS

DE COMPRAS

REQUERIMIENTO DE

COMPRAS CLASIFICADO

COTIZACIÓN DE

REQUERIMIENTOS

REALIZADA

PLAN DE COMPRAS

ELABORADO

PLAN DE COMPARAS

APROBADO

(25)

OBJETIVO:

ALCANCE:

MARCO LEGAL:

ÁREA RESPONABLE:

Respondable

Dependencia

Cargo

Entradas

Descripción

DESARROLLO

SECRRETARIA EJECUTIVA SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

MANUAL DE FUNCIONES

PROCESO DE COMPRA Y PROVISIÓN DE MATERIALES EN LAS INSTALACIONES DE EXTRADEC

REALIZAR LA EJECUCIÓN DEL PLAN DE COMPRAS

SUBPROCESO: EJECUCIÓN DE PLAN DE COMPRAS

PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS

FÍSICOS

CÓDIGO: AP-RF-EJPC-02

Salidas

ACTIVIDAD

Cargo

PLAN DE COMPARAS APROBADO

1

REALIZAR ADQUISICIÓN DE MATERIAL SEGÚN

PAN DE COMPRAS

SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS

COMPRAS REALIZADAS

COMPRAS REALIZADAS

2

ENTREGAR FACTURA DE COMPRAS A

TESORERÍA

ADMINISTRATIVOS

SERVICIOS

ENTREGADA A TESORERÍA

FACTURA DE COMPRAS

FACTURA DE COMPRAS ENTREGADA A

TESORERÍA

3

ENTREGAR FACTURA A CONTABILIDA PARA

REGISTRO CONTABLE

TESORERÍA

FACTURA ENTREGADA A

CONTABILIDAD

FACTURA ENTREGADA A CONTABILIDAD

4

REGISTRO EN EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

CONTABILIDAD

REGISTRO EN EJEJCUCIÓN

PRESUPUESTAL

REGISTRO EN EJEJCUCIÓN

PRESUPUESTAL

5

ARCHIVO DE FACTURA

TESORERÍA

FACTURA ARCHIVADA

(26)

OBJETIVO:

ALCANCE:

TODO EL PROCESO DE MANTENIMIENTO Y SUMINISTRO DE CAFETERIA

GARANTIZAR LAS CONDICIONES DE ASEO Y CAFERERÍA AL PERSONAL DE EXTRADEC

PROCEDIMIENTO: MANTENIMIENTO

PROCESO: GESTIÓN DE RECURSOS

FÍSICOS

CÓDIGO: AP-RF-MAN-03

MARCO LEGAL:

ÁREA RESPONABLE:

Respondable

Dependencia

Cargo

NECESIDAD DE SERVICIO

1

OFERCER RECURRENTEMENTE LOS

SERVICIOS SOLICITADOS Y LA

ATENCIÓN DE LAS NECESIDADES

SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS

SERVICIOS SOLICITADOS

ATENTIDOS Y NECESIDADES

Salidas

ACTIVIDAD

DESARROLLO

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

MANUAL DE FUNCIONES

Entradas

Descripción

(27)

OBJETIVO:

ALCANCE:

MARCO LEGAL:

ÁREA RESPONABLE:

DESDE LA PRESENTACIÓN DEL INFORME DE LA EJECUCIÓN DEL PLAN HASTA LAS

INDICACIONES PARA LA ELABORACIÓN DEL SEGUIENTE PLAN DE COMPRAS

HACER BALANCE DE LA EJEUCIÓN DE PLAN Y DE LAS ACCIONES DE MANTENIMIENETO

PROCEDIMIENETO: EVALUACIÓN DE PLAN DE COMPRAS Y MANTENIMIENTO

PROCESO: GESTIÓN DE

RECURSOS FÍSICOS

CÓDIGO: AP-EPC-04

SERVICIOS ADMINISTRATIVOS SECRETARÍA EJECUTIVA DIRECCIÓN COMERCIAL Y

MANUAL DE FUNCIONES

ÁREA RESPONABLE:

Respondable

Dependencia

Cargo

INFORME DE EJECUCIÓN DE PLAN DE

COMPRAS Y MANTENIMIENTO

1

PRESENTACION DE BALANCE

DE EJECUCIÓN DE PLAN DE

COMPRAS

SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS

SECRETARIA EJECUTIVA

BALANCE DE EJECUCIÓN

DE PLAN PRESENTADO

BALANCE DE EJECUCIÓN DE PLAN

PRESENTADO

2

REVISIÓN POR PARTE DE

DIRECCIÓN COMERCIAL Y

ADMINISTRATIVA

DIRECCIÓN COMERCIAL

Y ADMINISTRATIVA

BALANCE DE EJECUCIÓN

DE PLAN REVISADO

BALANCE DE EJECUCIÓN DE PLAN

REVISADO

3

(SI ES EL CASO) SUGERIR MEJORAS

AL PLAN Y SU EJECUCIÓN

DIRECCIÓN COMERCIAL

Y ADMINISTRATIVA

SUGERNCIAS AL PLAN Y SU

EJECUCIÓN

Salidas

ACTIVIDAD

Descripción

DESARROLLO

ADMINISTRATIVA

Entradas

(28)

PROCESO

OBJETIVO

ALCANCE

RESPONSABLE

MARCO LEGAL

Externos Internos Externas Internas Externas Internas Externos

DEPENDENCIAS

FORMATO DE RECOLECCIÓN DE NECESIDADES DE RECURSOS INFORMÁTICOS DILIGENCIADOS

POR TRABAJADORES P

PLANEACIÓN A LA ADECUACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LOS REDE Y SISTEMAS DE

INFORMACIÒN INNTERNO DE EXTRADEC

PLAN DE ADECUACIÓN Y MANTENIMIENTO DE RED Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN

OFICINA DE SISTEMAS,

PREMIOS Y DEVOLUCIONES PLAN DE ADECUACIÓN Y MANTENIMIENTO DE RED Y

SISTEMAS DE INFORMACIÓN H EJECUCIÓN DE PLAN DE ADECUACIÓN Y MANTENIMIENTO

ACCIONES EJECUTADAS DE ADECUACIÓN Y

MANTENIMIENTO DE EQUIPOS, Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN DEPENDENCIAS REQUERIMIENTOS DE ASISTENCIA

TÉCNICA H ASISTENCIA TÉCNICA IMPREVISTA EN PLAN DE ADECUACIÓN Y MANTENIMIENTO

ASISTENCIA TÉCNICA EJECUTADAS (NO PREVISTAS EN PLAN)

OFICINA DE SISTEMAS, PREMIOS Y DEVOLUCIONES

INFORME DE EJECUCIÓN DE PLAN DE ADECUACIÓN DE RED Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN

V

A

EVALUACIÓN DE IMPLEMENTACIÓN DE PLAN DE ADECUACIÓN Y MANTENIMIENTO A RED ES Y SISTEMAS DE INFORMACIÒN DE ESTRADEC

PLAN DE ADECUACIÓN Y MANTENIMIENTO DE RED Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN REVISADO Y CON SUGERENCIAS

Tipo Indicador Nombre Formula Frecuencia

EFICIENCIA ESTABILIDAZACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE ASISTENCIA TÉCNICA

(REQUERIMIENTOS DE ASISTENCIA TÉCNICA DEL MES CONSIDERADO/

REQUERIMIENTOS DE ASISTENCIA TÉCNICA MENSUAL Meta. SALIDAS SUBPROCESOS

GESTIÓN DE RECURSOS INFORMÁTICOS

ADMINISTRAR LOS RECURSOS INFORMÁTICOS DE ACUERDO A LAS NECESIDADES DE EXTRADEC LTDA.

DESDE LA PLANEACIÓN DE LA NECESIDAD DE RECURSOS INFORMÁTICOS HASTA EL MANTENIMIENTO DE LOS EQUIPOS Y LOS SISTEMAS

• DIRECCIÓN COMERCIAL Y ADMISTRATIVA • OFINIA DE SISTEMAS PREMIOS Y DEVOLUCIONES

RECURSOS

INFERIOR O IGUAL AL MES ANTERIOR

INDICADORES

• RECURSO HUMANO

• RECURSO TÉCNICO Y TECNOLÓGICO (EQUIPOS DE CÓMPUTO; REDES DE INFORMACIÓN, SERVICIOS INFORMÁTICOS, BASES DE DATOS). MATERIALES E INSUMOS

DE PAPELERÍA.

• ESPACIOS, BIENES, ENSERES E INFRAESTRUCTURA. • RECURSOS FINANCIEROS DE INVERSIÓN Y

FUNCIONAMIENTO SEPARAR INFRAESTRUCTURA - RECURSO HNO MANUAL DE FUNCIONES

CLIE ENTRADAS

PROVEEDORES

Versión: 01

CARACTERIZACIÓN DE PROCESO DE APOYO: GESTIÓN DE RECURSOS INFORMÁTICOS

Código: AP-RI

PUNTOS DE • ANÁLISIS Y APROBACIÓN D MANTENIMIENTO DE RECU PARTE DE DIRECCIÓN COM • EVALUACIÓN PARCIAL DE PLAN POR PARTE DE OFIC Y DEVOL • REVISIÓN DE INFORM SUGERENCIAS E INFORME ADECUACIÓN Y MANTENIMI DE INFOR

Fecha: 20/10/08

Página: 1 de 1

DOCUMENTOS

INFORME DE EJECUCIÓN DE PLAN DE ADECUACIÓN DE RED Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN

FORMATO DE RECOLECCIÓN DE NECESIDADES DE RECURSOS INFORMÁTICOS

(29)

Internos DIRECCIÓN COMERCIAL Y ADMINISTRATIVA

DEPENDENCIAS

DEPENDENCIAS

OFICINA DE SISTEMAS, PREMIOS Y DEVOLUCIONES ENTE

E CONTROL

DE PLAN DE ADECUACIÓN Y RSOS INFORMÁTICOS POR MERCIAL Y ADMINISTRATIVA E LA EJECUCIÓN Y AJUSTAR

INA DE SISTEMAS, PREMIOS UCIONES ME, PRESENTACIÓN DE

DE EJECUCIÓN DE PLAN DE IENTO DE RED Y SISTEMAS RMACIÓN

(30)

OBJETIVO:

ALCANCE:

MARCO LEGAL:

ÁREA RESPONABLE:

Respondable

Dependencia

Cargo

NECESIDADES Y POSIBLES

MEJORAS A LOS SISTEMAS

DE INFORMACIÓN

1

REGISTRAR INFORMACIÓN DE

NECESIDADES INFORMÁTICAS

OFRECIDA POR LAS

DEPENDENCIAS

OFICINA DE SISTEMAS,

PREMIOS Y DEVOLUCIONES

INFORMACIÓN

REGISTRADA DE

NECESIDADES

INFORMÁTICAS

OFRECIDA POR

DEPENDENCIAS

Salidas

Entradas

ACTIVIDAD

Descripción

DESARROLLO

DIRECCIÒN COMERCIAL Y ADMINISTRATIVA OFICINA DE SISTEMAS, PREMIOS Y

DEVOLUCIONES

MANUAL DE FUNCIONES

DESDE LA ELABORACIÓN DEL DIAGNÓSTICO HASTA LA APROBACIÓN DEL PLAN

DISPONER DE PLAN DE ADECUCIÓN Y MANTENIMIENTO DE RED Y SISTEMAS DE

INFORMACION DE EXTRADEC LTDA.

PROCEDIMIENTO: PLANEACIÓN DE RECURSOS INFORMÁTICOS

PROCESO: GESTIÓN DE

RECURSOS INFORMÁTICOS

CÓDIGO: AP-RI-PRI-01

INFORMACIÓN

REGISTRADA DE

NECESIDADES

INFORMÁTICAS OFRECIDA

POR DEPENDENCIAS

2

ANALIZAR INFORMACIÓN DE

NECESIDADES INFORMÁTICAS

Y CLASIFICAR EN

NECESIDADES O PROBLEMAS

DE ACUERDO A LOS

CRITERIOS DE FÁCIL

RESOLUCIÓN Y GRADO DE

URGENCIA

OFICINA DE SISTEMAS,

PREMIOS Y DEVOLUCIONES

INFORMACIÓN

ANALIZADA

INFORMACIÓN ANALIZADA

3

ELABORAR PLAN DE

RECURSOS INFORMÁTICOS

ESPECIFICANTDO RECURSOS,

COSTOS Y TIEMPOS

OFICINA DE SISTEMAS,

PREMIOS Y DEVOLUCIONES

PROPUESTA DE PLAN

ELABORADA

PROPUESTA DE PLAN

ELABORADA

4

PRESENTAR PLAN A

DIRECCIÓN COMERCIAL Y

ADMINISTRATIVA PARA SU

APROBACIÓN

OFICINA DE SISTEMAS,

PREMIOS Y DEVOLUCIONES

PLAN PRESENTADO A

DIRECCIÓN

COMERCIAL Y

ADMINISTRATIVA PARA

APROBACIÓN

PLAN PRESENTADO A

DIRECCIÓN COMERCIAL Y

ADMINISTRATIVA PARA

APROBACIÓN

5

APROBACIÓN DE PLAN

DIRECCIÓN COMERCIAL Y

ADMINISTRATIVA

PLAN DE RECURSOS

INFORMÁTICOS

APROBADO

(31)

OBJETIVO:

ALCANCE:

MARCO LEGAL:

ÁREA RESPONABLE:

Respondable

Dependencia

Cargo

PLAN DE ADECUACIÓN Y MANTENIMIENTO

DE RED Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN

1

REALIZAR ACCIONES QUE

PRESENTAN MAYOR URGENCIA Y

MAYOR FACILIDAD

OFICINA DE SISTEMAS,

PREMIOS Y

DEVOLUCIONES

ACCIONES DE MAYOR

URGENCIA Y FACILITAD

REALIZADAS

Entradas

Salidas

Descripción

ACTIVIDAD

DESARROLLO

EL PROCESO DE EJECUIÓN DEL PLAN

EJECUCUTAR EL PLAN DE ADECUACIÓN Y MANTENIMIENTO DE RED Y RECURSOS INFORMÁTICOS

Y HACER CONTROL DE SU EJECUCIÓN

PROCEDIMIENTO: EJECUCÓN DE PLAN DE ADECUACIÓN Y MANTENIMIENTO DE

RED Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN

PROCESO: GESTIÓN DE

RECURSOS INFORMÁTICOS

CÓDIGO: AP-RI-EJRI-02

OFICINA DE SISTEMAS PREMIOS Y DEVOLUCIONES

MANUAL DE FUNCIONES

ACCIONES DE MAYOR URGENCIA Y

FACILITAD REALIZADAS

2

REALIZAR ACCIONES QUE

PRESENTAN MAYOR URGENCIAS Y

DIFCULTAD MEDIA

OFICINA DE SISTEMAS,

PREMIOS Y

DEVOLUCIONES

ACCIONES DE MAYOR

URGENCIASY DIFICULTAD

MEDIA REALIZDAS

ACCIONES DE MAYOR URGENCIASY

DIFICULTAD MEDIA REALIZDAS

3

REALIZAR ACCIONES QUE

PRESENTAN MAYOR URGENCIA Y

ALTA DIFICULTAD

OFICINA DE SISTEMAS,

PREMIOS Y

DEVOLUCIONES

ACCIONES DE MAYOR

URGENCIA Y DIFICULTAD ALTA

REALIZADAS

ACCIONES DE MAYOR URGENCIA Y

DIFICULTAD ALTA REALIZADAS

4

HACER EVALUACIÓN PARCIAL DE LA

EJECUCIÓN Y AJUSTAR PLAN

OFICINA DE SISTEMAS,

PREMIOS Y

DEVOLUCIONES

EJECUCIÓN PARCIAL DE PLAN

EVALUADA

EJECUCIÓN PARCIAL DE PLAN EVALUADA

5

DIFICULTAD Y MENOR URGENCIA

INICIAR ACCIONES DE GRAN

OFICINA DE SISTEMAS,

PREMIOS Y

DEVOLUCIONES

ACCIONES DE GRAN

DIFICULTAD Y MENOR

URGENCIA INICIADAS

ACCIONES DE GRAN DIFICULTAD Y MENOR

URGENCIA INICIADAS

6

INFORMAR A DIRECCIÓN

COMERCIAL Y

ADMINISTRATIVA DE LA

TERMINACIÓN O NO DE

LAEJEUCIÓN DEL PLAN EN EL

TIEMPO PREVISTO

OFICINA DE SISTEMAS,

PREMIOS Y

DEVOLUCIONES

DIRECCIÓN COMERCIAL Y

ADMINISTRATIVA INFORMADA

DE ESTADO DE AVANCE DEL

PLAN AL TÉRMINO DEL TIEMPO

PREVISTO

Figure

CUADRO DE RUBROS O

CUADRO DE

RUBROS O p.1
CUADRO DE RUBROS O AHORROS

CUADRO DE

RUBROS O AHORROS p.4
CUADRO DE GARANTÍAS

CUADRO DE

GARANTÍAS p.5
CUADRO DE PAGO DE

CUADRO DE

PAGO DE p.6
CUADRO DE AHORRO DE

CUADRO DE

AHORRO DE p.8
CUADRO DE BASES DE

CUADRO DE

BASES DE p.9

Referencias

Actualización...

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