PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA
PROYECTO LIDER
DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA FRIOGAN S.A.
Augusto Sadala Yamin Sanchez
FACULTAD DE
CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
TABLA DE CONTENIDO.
1. RESUMEN EJECUTIVO
2. CARACTERIZACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN 3
2.1.
Misión 4
2.2. Visión
4
3. DIAGNOSTICO DEL ÁREA DE PRÁCTICA 5
3.1. DOFA
5
4. DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA 5
4.1. Descripción del problema. 5 5. MARCO DE REFERENCIA 5
5.1. Concepto de calidad total. 6
5.2. Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad 6 5.3. Documentación en el sistema de gestión de la calidad, 6 Normas ISO 9001. 5.3.1. Requisitos de la documentación. 7
5.3.2. Políticas de calidad. 7
5.3.3. Objetivos de calidad. 8
5.3.4. Manual de calidad. 8
5.3.5. Procedimientos documentados. 8
6. OBJETIVOS, METAS E INDICADORES. 8 6.1. Objetivo General. 8
6.2. Objetivos específicos. 8
6.3. Metas 9
6.4. Indicadores. 9
7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 10
9. CONCLUSIONES 37
10.RECOMENCADIONES 37
11.BIBLIOGRAFIA 38
12.ANEXOS 38
1. RESUMEN EJECUTIVO.
Al manual de procedimientos para Friogan S.A., se le realizó una mejora, teniendo en cuenta cada una de las observaciones señaladas por cada uno de los colaboradores de las diferentes áreas de la empresa.
El propósito del proyecto fue el de revisar cada una uno de los procesos, a fin de verificar de primera fuente, qué procesos no eran lo suficientemente efectivos a la hora de realizarlos en cada área. Se identificó que algunos de ellos ya no se realizaban, por esta razón se programaron reuniones de trabajo para actualizar las actividades que se estaban realizando, además de cómo se estaban llevando a cabo, esto contribuyó con el trabajo a que se suprimieran algunas actividades que no generaban valor para el área. Los colaboradores de la empresa sugirieron cómo mejorar algunas actividades y por lo tanto los procesos, con el fin de que los objetivos de cada una de las áreas se cumplieran.
Finalmente, en el documento se anexaron tres procedimientos de diferentes áreas de la empresa, debidamente actualizados y mejorados teniendo en cuenta los objetivos y lineamientos del proyecto y de las directivas de la empresa.
2. CARACTERIZACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN1
Desde hace once años FEDEGAN tomó la decisión estratégica de integrar hacia adelante al sector ganadero en la cadena cárnica, a través de inversión en infraestructura para el faenado de reses; la actividad ganadera emprendió entonces la ruta hacia la modernización. Su incursión marcó un antes y un después en la industria procesadora de carne bovina y en el aseguramiento de la calidad sanitaria y ambiental del sector.
Para ese entonces, las tendencias del mercado mundial eran claras y exigían preparar a la industria local para la creciente apertura de los mercados. Tendencias que implicaban realizar cuatro esfuerzos puntuales; erradicar la fiebre aftosa, superar el atraso en el sistema de sacrificio, articular la fuerte atomización en la cadena, y vencer las barreras culturales en materia de consumo de carnes bovinas.
Para este efecto FEDEGAN construyó cinco frigoríficos, estructurados como sociedades anónimas: Frigosabanas (corozal), Frigoriente (Villavicencio), Frigomedio (La Dorada), Fricolsa (La Pintada) y Frigonorte (Cúcuta); y realizó inversiones en plantas existentes, para atender requerimientos regionales: Cofema (Florencia), Coolesar (Valledupar), Jongovito (Pasto), Ceagrodex (Neiva); Coassar – hoy Frigorífico Fondo Ganadero de Santander -
(Aguachica) y adicionalmente adquirió un importante paquete accionario en Frigosinú (Montería).
Frigoríficos Ganaderos de Colombia – Friogan es una nueva empresa que surge como resultado de la fusión de los cinco frigoríficos: Fricolsa S.A. (La Pintada-Antioquia), Frigorífico del Oriente S.A. (Villavicencio-Meta), Frigorífico del Magdalena Medio S.A. (La Dorada-Caldas), Frigorífico de las Sabanas de Sucre S.A. (Corozal-Sucre) y Frigonorte S.A. (Cúcuta - Norte de Santander).
El proceso para llegar a la fusión se inició como respuesta a la necesidad de buscar mayor competitividad en el mercado y mejor integración de la cadena. Esta nueva firma centraliza las labores gerenciales y consolida el negocio como un todo, sin olvidar los diferentes polos y radios de acción de cada una de las plantas, siempre con una visión clara de la segmentación del mercado cárnico, para lo cual cuenta con la capacidad instalada de sacrificio de las cuatro plantas de 1.410 reses en un turno de 8 horas.
La estrategia de la fusión está orientada a generar mayor valor agregado y aprovechar economías de escala y sinergias (en los aspectos logísticos, operativos, financieros y tributarios), para ofrecer productos de alta calidad a precios competitivos y, por esta vía, presentar una nueva imagen corporativa, innovadora, en constante crecimiento y en búsqueda de nuevos mercados, alianzas y estrategias. Todo esto bajo dos frentes de trabajo claramente definidos: el proceso de servicios (maquila) y el de comercialización de productos procesados.
El nacimiento de Frigoríficos Ganaderos de Colombia – Friogan, no se puede entender como una decisión empresarial aislada y fuera de contexto. Por el contrario, la fusión de cuatro empresas en una nueva hace parte de una “estrategia” que, junto con otras, persigue el posicionamiento del gremio ganadero en el mercado de la carne.
Así pues, FRIOGAN S.A., no sólo es el nacimiento de una nueva empresa; es el establecimiento de una nueva visión de desarrollo empresarial y sectorial, basada en la eficiencia productiva, en el logro de la competitividad y en la orientación a los mercados, siempre desde la perspectiva de la responsabilidad hacia el consumidor y la sociedad, pero sobre todo, de los intereses del productor ganadero como eslabón primario de la cadena cárnica.
2.1. Misión2
Somos una empresa colombiana que integra activamente la cadena cárnica a través de la prestación de servicios de maquila y comercialización, soportados en el talento humano y procesos técnicos calificados, garantizando estándares de calidad y la satisfacción del cliente 2.2. Visión3
En el 2018 seremos la empresa líder en Colombia en la prestación de servicio de maquila en la cadena cárnica, brindando opciones de comercialización con valor agregado, basados en sistemas integrados de calidad y ambientales, desarrollando la infraestructura apropiada para
ampliar la cobertura a nivel regional y nacional consolidándonos como la mejor opción para nuestros clientes.
3. DIAGNOSTICO DEL ÁREA DE PRÁCTICA
3.1. DOFA
Debilidades Oportunidades Fortalezas Amenazas Falta de claridad en
los procesos.
Mayor eficiencia en el desarrollo de las actividades de la empresa.
Orden en cada una de las áreas de la empresa.
Pérdida de
competitividad.
Hay procesos que no se encuentran por escrito.
Se quiere que la empresa sea más competitiva.
Estar abiertos a mejorar
continuamente.
Entrada de nuevos competidores, por los tratados de libre comercio TLC. Existen procesos
que están
incompletos.
Facilidad para la coordinación
interfuncional (entre las áreas).
Cumplir con los clientes
corporativos (Éxito, Yumbo, Macro, entre otros).
Existen en
empresas que ofrecen el mismo servicio siendo más eficientes.
Pérdida de
eficiencia en el trabajo.
Ahorro de tiempo con el personal nuevo.
Cumple con las
normas y
estándares de higiene exigidos por la legislación colombiana.
4. DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA 4.1 DESCRIPCION DEL PROBLEMA
Falta de documentación de procedimientos en todas las áreas de la empresa y actualización de los procedimientos que en la actualidad se encuentran documentados. No existe un manual de procedimientos como tal, en cada área existen algunos procedimientos que se encuentran documentados, pero la información que contienen no está actualizada a la fecha, es información muy antigua lo que hace que tales procedimientos sean inservibles. Además hay muchos nuevos procedimientos que no están documentados, por lo cual se presentan confusiones entre las áreas de trabajo que impiden el eficaz funcionamiento de la compañía. Lo anterior hace que se pierda eficiencia en el trabajo por parte de los colaboradores.
5. MARCO DE REFERENCIA
calidad Walter Simeón, el impulsor en Argentinos de los círculos de calidad, también conocidos, en ese país, como «círculos de Deming»,1 y Joseph.2 La TQM está orientada a
crear conciencia de calidad en todos los procesos de organización y ha sido ampliamente utilizada en todos los sectores, desde la manufactura a la educación, el gobierno y las industrias de servicios. Se le denomina «total» porque concierne a la organización de la empresa globalmente considerada y a las personas que trabajan en ella4.
5.1. CONCEPTO DE CALIDAD TOTAL
Es la satisfacción del cliente y se aplica tanto al producto como a la organización. Teniendo como idea final la satisfacción del cliente, la Calidad Total pretende obtener beneficios para todos los miembros de la empresa. Por tanto, no sólo se pretende fabricar un producto para venderlo, sino que abarca otros aspectos tales como mejoras en las condiciones de trabajo y en la formación del personal.
El concepto de la calidad total, es una alusión a la mejora continua, con el objetivo de lograr la calidad óptima en todas las áreas.
Kaoru Ishikawa, un autor reconocido de la gestión de la calidad, proporcionó la siguiente definición de Calidad Total: Filosofía, cultura, estrategia o estilo de gerencia de una empresa, según la cual todas las personas en la misma, estudian, practican, participan y fomentan la mejora continua de la calidad.
La calidad total, puede entenderse como la satisfacción global aplicada a la actividad empresarial en todos sus aspectos.
5.2. DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD. Para comenzar con la Implantación de un Sistema de Gestión de la Calidad es necesario el Análisis de los Procesos de Trabajo; una herramienta útil para tal función es la estructura de los procesos o Mapa de los procesos.
El Mapa de los Procesos de una organización permite considerar la forma en que cada proceso individual se vincula vertical y horizontalmente, sus relaciones y las interacciones dentro de la organización, pero sobre todo también con las partes interesadas fueras de la organización, formando así el proceso general de la empresa.
5.3 DOCUMENTACION EN ELSISTEMA DE GESTION DE LA CALIDADNORMA ISO 90015
4http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_de_la_calidad_total. 4 de marzo de 2014.
5 CURSO VIRTUAL ISO 9000, MODULO :Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad ,Requisitos
En el Sistema de Gestión de la Calidad el requisito sobre la Documentación tiene como propósito establecer cómo está documentado el Sistema de Gestión de la Calidad en la organización. La norma identifica dos tipos de Documentos:
Documentos
Procedimientos documentados
Los documentos son la forma como usted provee información para el desempeño de las actividades en su organización.
El Procedimiento documentado se refiere a un procedimiento escrito obligatorio, que se exige para describir cómo su organización desempeña la actividad.
La documentación puede estar en cualquier tipo de medio. 5.3.1.REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION
La Documentación del Sistema de Gestión de la Calidad Según el Numeral 4.2.1 debe incluir:
a) Declaraciones documentadas de una Política de la Calidad y de Objetivos de la calidad.
b) Un manual de la calidad
c) Los procedimientos documentados requeridos en esta Norma Internacional (ISO 9001) d) Los documentos necesitados por la organización para asegurarse de la eficaz
planificación, operación y control de sus procesos, y
e) Los registros requeridos por la Norma Internacional ISO 9001 (véase 4.2.4). 5.3.2. POLITICA DE CALIDAD
La norma ISO 9001 en su numeral 5.3 estable que la alta dirección debe asegurarse de que la política de la calidad:
a) es adecuada al propósito de la organización,
b) incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestión de la calidad,
c) proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad,
5.3.3 OBJETIVOS DE CALIDAD
La alta dirección debe asegurarse de que los objetivos de la calidad, incluyendo aquéllos necesarios para cumplir los requisitos para el producto (véase 7.1), se establecen en las funciones y niveles pertinentes dentro de la organización. Los objetivos de la calidad deben ser medibles y coherentes con la política de la calidad.
5.3.4.MANUAL DE CALIDAD
La organización debe establecer y mantener un manual de la calidad que incluya:
a) el alcance del sistema de gestión de calidad, incluyendo los detalles y la justificación de cualquier exclusión (véase 1.2).
b) los procedimientos documentados establecidos para el sistema de calidad, o referencia a los mismos, y
c) una descripción de la interacción entre los procesos del sistema de calidad
5.3.5. PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
En la Norma ISO 9001 se exige seis numerales en los cuales se debe describir mediante procedimiento documentado, como su organización desempeña la actividad descrita en cada uno de los requisitos. Estos numerales son los siguientes:
4.2.3 Control de los documentos
4.2.4 Control de los registros
8.2.2 Auditoría Interna
8.3 Control del producto no conforme
8.5.2 Acción correctiva
8.5.3 Acción preventiva
6. OBJETIVOS, METAS E INDICADORES
6.1. OBJETIVO GENERAL.
Diseñar y elaborar un manual de procedimientos para Friogan S.A, con el fin de agilizar los procesos internos de la compañía, y mejorar el funcionamiento y el desarrollo de las actividades entre las áreas de la misma.
6.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS.
Solicitar los procedimientos existentes, documentados antiguamente, y revisarlos.
Exponer los procedimientos en el Comité, para su aprobación y socializarlos.
6.3. METAS
Programar reuniones con los colaboradores de cada área.
Estudiar los procedimientos existentes de cada área.
Redactar los procedimientos reestructurados.
Diseñar los procedimientos faltantes de cada área.
6.4. INDICADORES
Reuniones con los colaboradores de cada área = Total reuniones realizadas X 100
Total reuniones programadas
Procedimientos reestructurados = Total de procedimientos reestructurados X 100 Total de procedimiento
Procedimientos faltantes de cada área = Total procedimientos faltantes X 100 Total procedimientos por área
2. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES-RESULTADOS.
2.1. Adjunto un procedimiento (Compra de insumos) para observar cómo están organizados y constituidos todos los procedimientos del manual.
6. OBJETIVO
Definir la metodología para la compra, recepción y entrega de insumos y/o suministros para las diferentes áreas de la compañía necesarios a fin de garantizar el buen desarrollo y calidad de los procesos de la compañía.
7. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la compra, recepción y entrega de insumos y/o suministros para las diferentes áreas de la compañía, cuya compra se encuentra centralizada en la Dirección General-Bogotá.
1.1 Gerente financiero y administrativo, de operaciones y comercial. 1.2 Gerentes de planta .
1.3 Almacenistas. 1.4 Jefes administrativos 1.5 Director administrativo.
4. Generalidades
-Las compras se centralizan en dirección general Bogotá, aquellos insumos y/o suministros requeridos para las diferentes áreas, que por precio y volumen generen beneficios para la organización.(insumos ,papelería ,repuestos, materiales).
-El responsable para la elaboración y presentación de la solicitud de insumos y/o suministros es el auxiliar de almacén, quien se encargara de mantener actualizado el almacén día a día. -Se debe mantener un stock mínimo de insumos y suministros utilizados en los procesos. -La dirección administrativa dispondrá de una base de datos de los proveedores seleccionados para el abastecimiento de insumos y/o suministros, esto asegurara la información necesaria para facilitar su contacto oportuno.
-Se dispondrá de un comité de compras integrado por el gerente operativo, financiero y administrativo, y director administrativo, con el propósito de analizar las solicitudes presentadas para dicha aprobación a través de un acta de comité.
-Los proveedores de insumos y/o suministros son seleccionados de acuerdo a la evaluación y reevaluación de proveedores.
-Todos los movimientos diarios de insumos y/o suministros (entradas, salidas, legalizaciones) deben ser ingresados diariamente y el auxiliar de almacén es el responsable de mantener al día dicha información.
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ITE
M DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
PERIODICIDA
D RESPONSABLE
A. PROCEDIMIENTO.
1. PRESUPUESTO COMERCIAL
La Gerencia comercial deberá entregar a las gerencias el presupuesto de los animales a procesar en planta, con el detalle de producción por mes y por planta. Para el caso de exportaciones se debe informar mínimo con cinco (5) días de anticipación.
trimestral Gerente comercial
2. PRONOSTICO COMERCIAL
Al inicio del mes la gerencia comercial enviará a las
ITE
M DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
PERIODICIDA
D RESPONSABLE
gerencias (financiera y operativa) el pronóstico de producción por semana de cada planta, detallando los tipos del cliente (mínimo 30 días de anticipación.).
3. REVISION DE INVENTARIOS EN SIGES.
Con el inventario en SIGES y el reportado por el jefe administrativo, se hará una revisión de los pedidos, así como el estado de los insumos de acuerdo al cuadro de evaluación de pedidos.
Mensual(día 15 de cada mes)
Dirección administrativa,
analista administrativo
4. REVISION DE PEDIDOS MENSUALES DE INSUMOS.
Mensualmente el analista administrativo se encarga de revisar los pedidos que llegan desde cada planta para supervisar los insumos mensuales que se necesitan en cada una de estas.
mensual administrativo.Analista
5. ELABORACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN
MENSUAL DE INSUMOS SEGÚN PEDIDOS DE PLANTAS.
Con base en la revisión previa que se hace del consumo mensual estimado de cada planta basándose en los pedidos ya analizados por el analista administrativo, se realizan los pedidos y con estos se tiene una estimación mensual de insumos en cada una de las plantas.
mensual Director administrativo
6
CONFIRMACIÓN EN COMITÉ COMPRAS El comité revisa y analiza las solicitudes de pedidos para aprobación, generando acta de comité para las solicitudes que fueron aprobadas. Se verifica y valida con la gerencia comercial y de operaciones acerca de la ejecución de pronósticos.
Mensual(día 15 de cada mes)
Comité de compras (gerencias y dirección administrativa). 7
APROBACIÓN Y ELABORACIÓN DE ORDENES DE COMPRA
Se elaboran órdenes de compra de acuerdo a las actas del comité de compras que fueron aprobadas, junto a la documentación que soporta la solicitud (acta de comité)
Semanal (entre los días 15 y 20 de cada mes)
ITE
M DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
PERIODICIDA
D RESPONSABLE
8 ENVÍO DE PEDIDOS A PROVEEDORES.
Vía mail se enviaran a los proveedores las órdenes de compra, las cuales deberán ser recibidas y aprobadas por parte del proveedor por la misma vía entregados los insumos los primeros diez días del mes. Una vez puesta la orden el proveedor cuenta con un máximo de 20 días para la entrega de los insumos.
Mensual (primeros 10 días del mes siguiente) Director administrativo, analista de compras 9 DIFERENCIAS
En caso de que el pedido solicitado no llegue completo, se debe informar vía mail por parte del almacenista la entrega de las novedades a la dirección administrativa y explicar la diferencia (entrega parcial del producto , capacidad de almacenamiento en planta, capacidad limitada en transporte, entre otros.).
Cada vez que se
presente almacenista
10 ENTRADA A ALMACEN
Al llegar cada pedido , el almacenista debe darle entrada al almacén por medio de la creación de albaranes.
Al llegar el
pedido almacenista
11 APROBACION DE ALBARANES
El albarán deberá ser aprobado por los jefes administrativos y/o gerentes de planta mediante el envió del albarán firmado y escaneado, quienes son los únicos autorizados para este proceso, garantizando la recepción de los insumos recibidos a entera satisfacción
diario Jefe administrativo
12 REVISAR ENTREGA DE PEDIDOS CON ALBARANES
Hacer seguimiento a las entregas de pedidos con las correspondientes entradas al almacén.
Primeros días del mes Dirección administrativa y áreas correspondientes 13 RADICACION DE FACTURAS
Las facturas se deben radicar en dirección general por parte de los proveedores adjuntando, orden de compra(prioritaria) y remisión por parte del proveedor (opcional).
Cada vez que se
ITE
M DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
PERIODICIDA
D RESPONSABLE
14
RECEPCION INTERNA DE FACTURAS Y CONSOLIDACION DE DOCUMENTACION Las facturas serán registradas por parte de recepción, y estas serán entregadas a las áreas correspondientes para continuar con los procesos de verificación, aprobación y causación. Previa revisión de documentación adjunta (orden de compra, albarán, factura original y remisión de proveedor opcional). (PR……)
diario
Recepción y áreas correspondientes
6. DIAGRAMA DE FLUJO
Gerencia comercial
Dirección administrativa y analista administrativo.
Comité de compras almacenista Proveedor. recepción 20 Compra de insumos 1. presupues to comercial. 2. pronostic o comercia l 3. revisión inventarios SIGES 4. revision de pedidos mensual es de 5. elaboración de la programaci ón mensual de insumos según pedidos de
6. Confirmación en comité de compras
7. aprobación y elaboración de órdenes de compra. 8. envió de
pedidos a proveedor es 9. diferencia s 11. aprobación de albaranes.
12. revisar pedidos 13.
2.2.Procedimiento de activos fijos.
8. OBJETIVO
Mantener actualizados los registros de los Activos Fijos existentes en las Plantas de Sacrificio, mediante la toma física de inventarios de Activos Fijos y los registros que se hayan causado hasta la presente.(Ingresos , Bajas , traslados entre otros)
9. ALCANCE
Este procedimiento aplica al Gerente de Operaciones, y a los Gerentes de las Plantas de Sacrificio, responsables de llevar a cabo la toma física de Activos Fijos, así como a los funcionarios responsables del registro y control de la información relativa a compras, traslados y salidas de Activos Fijos de la Gerencia Financiera y Administrativa de la Dirección General.
10. RESPONSABILIDADES
La Gerencia de Operaciones en coordinación con la Gerencia Financiera y Administrativa son las áreas responsables de programar y coordinar la realización de la toma física de inventarios de Activo Fijo en las Plantas de Sacrificio de Friogan S.A.
11. CONSIDERACIONES GENERALES El Gerente de Operaciones deberá:
Revisar y autorizar el cronograma anual de inventarios físicos de Activo Fijo.
Instruir al personal a su cargo, para la realización de la toma física de inventarios de Activos Fijos en las Plantas de Sacrificio.
Autorizar los resultados de los inventarios de los Activos Fijos generados por los Gerentes de las Plantas de Sacrificio quienes son los responsables de la custodia, administración y mantenimiento en condiciones óptimas de los Activos Fijos de las Plantas de Sacrificio.
Firmar las planillas de resultados con o sin diferencia.
El Gerente Financiero y Administrativo deberá:
Elaborar el cronograma anual de inventarios de Activos Fijos en coordinación con el Gerente de Operaciones.
Participar en las reuniones para la conformación de los equipos de trabajo encargados de la realización del Inventario Físico de Activos Fijos.
Instruir al personal a su cargo, para la realización de la toma física de inventarios de Activos Fijos en las Plantas de Sacrificio.
Suministrar los recursos de información e identificación de Activos Fijos (planillas, listados, placas de identificación, etc.), que se requieran para la adecuada toma del inventario físico.
Elaborar y firmar las planillas de resultados con y sin diferencia.
Revisar y validar el cuadro de diferencias de faltantes y sobrantes.
Solicitar la aprobación por parte del comité los ajustes de diferencias encontradas en el inventario de Activos Fijos.
Los Gerentes de Planta deberán:
Cumplir el programa anual de la toma de inventarios físico de Activos Fijos, en todas las áreas tales como: Áreas de producción, administrativa , mantenimiento y ambiental .
Coordinar con el Jefe Financiero y Administrativo y el Jefe de Mantenimiento de la Planta la organización de los Activos Fijos que garanticen que todos sean incluidos en el inventario .
Coordinar las paradas de la Planta de Sacrificio que se requieran para asegurar una adecuada toma física de la maquinaria, equipos y muebles ubicados en la zona de operaciones, sacrificio, mantenimiento, etc.
Conformar los grupos de conteo requeridos para la realización del inventario de Activos Fijos, asegurando que los grupos de conteo idóneos, que así lo requieran, cuenten con funcionarios de las áreas: Mantenimiento, Tecnología, Administración y Dirección General.
Actualizar los movimientos de cambio de descripción, altas y bajas del Activo Fijo, que afecten el inventario de las áreas bajo su responsabilidad.
Integrar la documentación de los resultados actuales y anteriores de los inventarios de Activo Fijo, practicados en la Planta bajo su responsabilidad y entregarla al Gerente de Operaciones.
Verificar si existen diferencias de faltantes o sobrantes pendientes de aclarar antes de entregar los resultados del inventario.
Coordinar con el Jefe Administrativo de la Planta, la integración y custodia de los expedientes de los inventarios realizados de la Planta bajo su responsabilidad, así como las fichas técnicas y hoja de vida de cada Activo Fijo.
Responder por la guarda , custodia y conservación de los activos dados a su cargo o a las personas responsables de los mismos .
El responsable de Recursos Físicos y/o Activos Fijos de Dirección General – Director Administrativo, deberá:
Realizar visitas a las Plantas de Sacrificio con el propósito de realizar el cronograma del inventario de Activos y tener en cuenta los ajustes a que haya lugar, asegurando la información adecuada , para que de esta manera se determinen los recursos necesarios para la toma de estos.
Preparar el presupuesto de costos y gastos necesarios para la realización del inventario de Activos Fijos.
Preparar y enviar a los Jefes Financieros y Administrativos de la Planta la información correspondiente al detalle de Activos Fijos de la Planta de Sacrificio.
Determinar con el Director de Tecnología, la información que se requiere y el tipo de archivo que se debe elaborar correspondiente al inventario de Activos Fijos para cargarla al aplicativo, de manera que se garantice en su totalidad la información actualizada y real (Acceso por parte de Contabilidad, Administrativa, Mantenimiento ) (Contabilidad depreciaciones ,amortizaciones ,entre otros; Administrativa marca, referencia, modelo, serie, responsable, entre otros),(Mantenimiento, Identificación y fabricante , Características técnicas, historia y estado de la máquina, recomendaciones entre otros)
Preparar y enviar a las Plantas de Sacrificio, los formatos y planillas que se requieren para la realización del inventario físico de Activos Fijos.
Coordinar con los Jefes Administrativos y Financieros la cantidad de placas para los Activos Fijos que no se encuentren identificados.
Determinar en coordinación con el Gerente de Operaciones, el Gerente Financiero y Administrativo, los Gerentes de Planta y los Jefes Financieros y Administrativos de la Planta la conformación de los grupos de conteo los cuales deberán incluir funcionarios de la Planta, de Dirección General y de la Revisoría Fiscal de acuerdo a la cantidad de conteos para identificación y verificaciones.
Los Jefes Financieros y Administrativos de las Plantas, Jefes de Mantenimiento y responsable de Recursos Físicos de Dirección General – Director Administrativo, deberán:
Revisar la información para la realización del inventario físico de Activos Fijos enviada por la Dirección General y sugerir las modificaciones que se consideren pertinentes.
Participar activamente en la toma física de inventarios de los Activos Fijos de las Plantas de Sacrificio.
Realizar recorridos previos en las áreas a inventariar con el propósito de verificar la adecuada ubicación de los Activos Fijos que asegure la realización adecuada del conteo
Elaborar los documentos de conteo que se consideren convenientes.
Realizar y/o coordinar el plaqueteo ó identificación de los Activos Fijos de la Planta.
Firmar el Acta de Inventario Físico de Activos Fijos, generada por los faltantes o sobrantes del Activo Fijo realizado con la participación de la Revisoría Fiscal y Control Interno.
Solicitar los conteos adicionales que se consideren convenientes, una vez terminado el conteo físico con el propósito de verificar las inconsistencias encontradas.
Realizar un recorrido final por las zonas sujetas a inventario , verificando que todos los Activos Fijos cuenten con su placa de identificación y se encuentre incluidos en los listados de inventario.
Valorar el inventario físico de Activos Fijos a través de una firma de Avalúos , lo cual permitirá establecer el valor real de cada año , determinando su valorización y desvalorización.
Enviar la información resultante del inventario físico de Activos Fijos a la Dirección de Contabilidad de Dirección General
Analizar y validar la información resultante del inventario físico de Activos Fijos realizados por la Planta,
El Director de Contabilidad deberá responder por :
Solicitar aprobación para el registro de los ajustes del inventario físico de Activos Fijos a los funcionarios autorizados.
Registrar los ajustes correspondientes.
Validar que la información del aplicativo de Activos Fijos concuerde con la información arrojada por el aplicativo contable.
El Director de Tecnología deberá responder por:
Adecuar las bases de datos para el registro del inventario de Activos Fijos.
Determinar la información que se requiere y el tipo de archivo que se debe elaborar correspondiente al inventario de Activos Fijos para cargar la información al aplicativo sin necesidad de volver a digitar la información
Garantizar que el aplicativo sea funcional a las áreas que lo utilizan (Tecnología, Contabilidad, Administrativa y Mantenimiento), teniendo en cuenta el perfilamiento , y los permisos otorgados a cada área.
El Director de Ingeniería y Mantenimiento deberá responder por :
Ingresar y alimentar permanentemente la base de datos , referente a los mantenimientos preventivos , correctivos , así como las novedades que se presenten en estas actividades.(Seguimiento a hoja de vida del activo ), de modo que se informe a la Dirección Administrativa con el tiempo necesario para la solicitud de accesorios , servicios , repuestos , entre otros.
Realizar , alimentar y actualizar la ficha técnica de los activos (Maquinaria y equipo)
Informar oportunamente a la Dirección Administrativa , los cambios que por mejoras , desgaste ó deterioro se generen en maquinaria y equipo.
Garantizar un stock mínimo de repuestos , accesorios , insumos para los mantenimientos que por imprevistos se puedan requerir , es de anotar que dependiendo del estado y uso de la activos estos mismos requerirán de un stock de repuestos
El Director Administrativo deberá responder por :
Mantener actualizados los inventarios de las plantas, así como el aseguramiento de los activos, la entrega de los mismos a los responsables , y las novedades que por requerimiento de compras se generen.
Hacer seguimiento para que se ejecuten las actividades conforme a lo establecido
ACTIVO FIJO: Es aquel bien mueble o inmueble cuya vida útil es mayor a un año, no está destinado para la venta dentro del giro normal de la actividad económica de la empresa y se usa con la intención de emplearlo en forma permanente en la producción de otros bienes y servicios, para arrendar o simplemente para el uso administrativo de la entidad. Ejemplos: teléfonos, computadores, mesas, sillas, impresoras, etc. (Artículo 64 del Decreto 2649 de 1.993).
ÁREAS DE LA PLANTA: Sacrificio , Desposte, Empaque, Logística, Mantenimiento, Gerencia, Jefatura Administrativa y Contable , y Comercial (Asesor Comercial).
AVALUÓ: Estimación o dictamen pericial que se hace del valor o precio de una cosa.
FALTANTES: Activo Fijo que no se encuentra físicamente en el área, pero que está registrado en el aplicativo SIGES.
NOTIFICACIÓN: Documento mediante el cual La Gerencia de Operaciones en coordinación con la Gerencia Financiera y Administrativa, informa a las Plantas de Sacrificio la fecha de realización del inventario de Activos Fijos.
PLAQUETEO: Labor de control y administración con el cual ingresa el Activo a la entidad; la identificación que se le asigna bien sea placa o código de barras será su identidad dentro del proceso de productividad misma del Activo. En resumen significa asignar un número consecutivo a cada Activo, el cual será su identificación durante la vida útil y dentro del aplicativo de Activos Fijos.
PROGRAMA ANUAL DE INVENTARIO FÍSICO DE ACTIVO FIJO: Documento que describe el número, fecha y hora de los inventarios de Activo Fijo a desarrollarse en las Plantas de Sacrificio de FRIOGAN S.A.
SOBRANTE: Activo Fijo que se encuentra físicamente en el área, pero no está registrado en el aplicativo SIGES.
13. DOCUMENTACIÓN Y FORMATOS A DILIGENCIAR:
Acta de Inventario de Activos Fijos
Planilla de resultados sin diferencias.
Planilla de resultados con diferencias.
Formato FR-FAD-12 – Ingreso y adición de Activos Fijos.
Formato FR-FAD-13 – Solicitud de baja y retiro de Activos Fijos.
Cronograma de Inventario de Activos Fijos – FR-OPE-01
Inventario de Activo Fijo – Actualización – FR-OPE-02
Planilla de entrega de Activos Fijos – FR-OPE-03
14. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ITE
M DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.
DOCUMENTO Y/O REGISTRO RESPONSABLE A . PROCEDIMIENTO 1 .
Elaborar programa anual de Inventario de Activos Fijos
El Director Administrativo, en coordinación con el Gerente Financiero y Administrativo, elaborarán el programa anual de Inventarios Físicos de Activos Fijos a realizar en la Plantas de Sacrificio, informando al Gerente de Operaciones y su vez a los Gerentes de las Plantas quienes confirmarán según sus programas y cronogramas de trabajo las fechas para poder realizar los inventarios.
Tipo de Activo Fijo a inventariar.
Identificación del Área de la Planta en donde se encuentran ubicados los Activos Fijos a inventariar.
Responsables Asignados o Grupo de Conteo.
Fechas de realización del inventario.
FR-OPE-01
Dirección administrativa.
2 .
Elaboración de un cronograma de realización de los inventarios Físico de Activos Fijos.
La Gerencia Financiera y Administrativa elabora y envía un programa anual de inventario de Activos Fijos al Gerente de Operaciones, quien a su vez los envía a los Gerentes de Planta , quienes a su vez destinarán a los funcionarios a su cargo, las actividades necesarias para realizar el inventario en las fechas estipuladas. El cronograma debe contener :
-Tipo de Activo Fijo a inventariar
-Identificación del área de la planta (Administrativo , Producción ,Mantenimiento , despachos , entre otros) y la ubicación de sus activos fijos a inventariar
-Grupos de conteo y sus responsables -Fechas de realización de los inventarios
Documento – Recursos requeridos FR-OPE-01 Preliminar Dirección administrativa. 3 .
Elaboración del presupuesto y solicitud de los recursos necesarios para la elaboración de los inventarios :
El Director Administrativo con el aval de la Gerencia Financiera y Administrativa :
Cotizaciones, Presupuesto de Costos y Gastos.
Orden de Compra.
ITE
M DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.
DOCUMENTO Y/O REGISTRO RESPONSABLE 3 .
Solicita a la Dirección de Contabilidad, la generación de archivos planos con la información de Activos Fijos de las plantas y envía estos archivos a los Jefes Financieros y Administrativos de las Plantas.
Determina, en coordinación con los Jefes Financieros y Administrativos de las Plantas de Sacrificio, la cantidad de placas de identificación necesarias para la identificación de los Activos Fijos.
Solicita cotizaciones para la compra de placas de identificación.
Solicita la compra de placas de identificación de Activos Fijos.
Ajusta el presupuesto de costos y gastos para la realización del inventario (viáticos, placas de identificación, etc.).
Solicita autorizaciones pertinentes.
4.
Evaluar los requerimientos del aplicativo para alimentar las bases de datos:
El Director Administrativo en coordinación con el Director de Tecnología determinarán la información que se requiere y el tipo de archivo que se debe elaborar correspondiente al inventario de Activos Fijos para cargar la información al aplicativo sin necesidad de volver a digitar la información , por lo anterior , el Director de Tecnología deberá:
Adecuar las bases de datos para el registro del inventario de Activos Fijos.
Determinar el tipo de archivo y procedimientos de cargue de la información correspondiente al Inventario de Activos Fijos.
Planilla de Conteo de Activos Fijos Base de Datos
Aplicativo de Activos Fijos. Archivos – Planillas de Conteo Director de Tecnología 5.
Envío y revisión información a Plantas:
El Director Administrativo, dos (2) semanas antes de la realización del inventario de Activos Fijos envía a los Jefes Financieros y Administrativos de las Plantas los listados ó planillas con la identificación de los Activos Fijos sujetos a inventario.
Los Jefes Financieros y Administrativos revisan la información de los Activos Fijos a inventariar y solicitan las aclaraciones y correcciones pertinentes. Las planillas deben contener como mínimo:
-Descripción del Activo, número de placa, clase del activo, ubicación, activo propio o de tercero, Estado
Planillas o Listados de
conteo
ITE
M DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.
DOCUMENTO Y/O REGISTRO
RESPONSABLE actual del activo, costo del activo , fecha del conteo y
número , costo del activo en libros y las observaciones que existan del caso.
6.
Adquisición y envío de placas de identificación de Activos Fijos
El Director Administrativo, en coordinación con los Jefes Financieros y Administrativos de las Plantas de Sacrificio determinan la cantidad de placas de identificación necesarias para el inventario físico para aquellos Activos que no se encuentren identificados y una vez son adquiridas las placas son enviadas para el uso .
Compra y envío de las Placas de Identificación Director Administrativo 7.
Realización del Inventario Físico
En la fecha programada se organiza y entrega la información y las placas de identificación de los Activos Fijos al personal que participa en el inventario y se proporciona la información necesaria para la revisión física de los bienes existentes.
Diligenciamiento de las Planillas de conteo.
Identificación de los Activos Fijos.
Colocación de Placas de Identificación.
Verificación del Conteo.
Firma de Planillas de Conteo.
Estos conteos se realizarán durante el año tres (3) veces , un (1) conteo lo realizarán las personas de las áreas involucradas y que conocen de los activos, un (2) conteo lo realizarán personas de otra área para verificación de los mismos y el (3) tercer conteo lo realizarán personal del área administrativa en compañía del área de control interno.
Al terminar el conteo físico , se actualizan las planillas en formato Excel y con la firma autorizada del Gernete de la Planta se envían por correo electrónico y escaneadas a la Dirección Administrativa y/o de Contabilidad para su correspondiente registro y actualización Planillas de conteo Placas de Identificación Planillas de Conteo FR-OPE-02
Gerentes de planta
8.
Determinación faltantes o diferencias
La Direcciones Administrativa y de Contabilidad a través de su asistente de inventarios , analizan y validan la información , para que determinen faltantes ó sobrantes en cantidades ó existencias.
Planillas de Conteo. Información de Validación Dirección Administrativa,
9. Asignación de los activos a los empleados,
una vez la Dirección Administrativa, tenga identificados los activos con su número de serie , placa
Planilla de Entrega y Asignación de
ITE
M DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD.
DOCUMENTO Y/O REGISTRO
RESPONSABLE , códigos , estado del activo , se dará a la tarea de
asignar los activos a los empleados , quienes deberán firmar las planillas correspondientes , para que una vez firmadas, se les dé traslado a la Dirección de Contabilidad para su correspondiente registro , de la cual se le deberá informar a la Dirección de Gestión de talento humano con las copias de las planillas de cada empleado , puesto que este último responderá por sus activos en uso , (Escritorio ó superficie de trabajo , silla, papeleras, caneca de basura, carnet, aparato celular, computador, entre otros )
los Inventarios
10. Aseguramiento de los Activos ,
La Dirección Administrativa se encargará de reportar y asegurar los activos ya sean nuevos o usados con la firma aseguradora de turno , así como las bajas , robos , traslados , daños o deterioro , entre otros , una vez se realice el proceso de ingreso, baja, venta , entre otros de los activos.
Formato de Novedad y/o
correo electrónico
Dirección Administrativa ,
Firma Aseguradora
11.
Reportar Ingreso, Baja , Traslados, Robos ,
Las diferentes áreas de la compañía , deberán reportar al área administrativa y contable las novedades que se presenten de los activos fijos , por compra , baja, traslados , robos , entre otros ,
Formatos de Traslados, Ingreso o adición
de activos , de Baja ó inservibles
8. Diagrama de flujos.
Dirección
administrativa. Director de tecnología. Gerentes de plantas Gerencia de operaciones.
1. elaborar programa anual de inventarios de activos fijos.
2. elaboración de cronograma de realización de los inventarios físicos de activos fijos.
3. elaboración del presupuesto y solicitud de los recursos para la elaboración de los inventarios.
5. enviar y revisar
información a plantas.
6. adquisición y envió de placas de identificación de activos fijos. 8. determinación de faltantes o diferencias.
9. asignación de los activos a laos empleados. 10.
Aseguramiento de los activos.
4. evaluar los requerimientos del aplicativo para alimentar las bases de datos. 7. realizacion de inventarios físicos. 11. reportar ingresos, bajas, traslados, robos. FR-OPE-01
FORMATOS DE TRASLADO, INGRESO O ADQUISICION DE ACTIVOS, DE BAJA O INSERVIBLES.
PLANILLAS DE CONTEO FR-OPE-02
9.ANEXOS
Acta de Inventario de Activos Fijos
Planilla de resultados sin diferencias.
Planilla de resultados con diferencias.
Formato FR-FAD-12 – Ingreso y adición de Activos Fijos.
Formato FR-FAD-13 – Solicitud de baja y retiro de Activos Fijos.
Cronograma de Inventario de Activos Fijos – FR-OPE-01
Inventario de Activo Fijo – Actualización – FR-OPE-02
Planilla de entrega de Activos Fijos – FR-OPE-03
Acta de traspaso de Activos Fijos entre Empleados
10. POLITICAS
-Dar uso de los activos para lo que fueron destinados (Bienes muebles e inmuebles, equipos de producción, equipos de tecnología, infraestructura)
-Preparar la información financiera y contable de acuerdo a las normas establecidas por parte de la Dirección de Contabilidad en cuanto al manejo de los activos fijos.
-El uso, manejo y custodia de los activos deberán tener un responsable y corresponsable. -todos los activos deben ser reportados a la dirección de contabilidad para su debido registro. -El empleado que tenga un activo en uso, es directamente responsable de este.
-Todo activo llevara una placa de identificación.
-Antes de cualquier compra de activos se harán varias cotizaciones para decidir cuál es la más conveniente.
-Las bases de datos serán actualizadas constantemente para tener información en tiempo real de el inventario de activos fijos.
-Cada activo será usado únicamente para su propósito principal.
-Cada activo será usado únicamente por el área para el cual fue solicitado.
2.3. Procedimiento de contratación de bienes y servicios.
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la contratación de bienes y servicios tales como: computadores, repuestos, papelería, servicios de asesoría, servicios de vigilancia, etc; es decir los bienes y servicios que permiten el desarrollo de los procesos de apoyo de la organización y no hacen parte del producto final. Por lo tanto se excluyen de este documento las compras de ganado y de insumos para la producción y de materiales y repuestos. Se inicia con la generación de la solicitud de contratación y finaliza con la elaboración del contrato o de la orden de compra de bienes y servicios.
3. CONSIDERACIONES GENERALES
Cuando un bien o servicio es requerido por un área de la organización, de manera periódica y continua, se debe llevar a cabo, anualmente, un proceso de evaluación y selección de proveedores, siguiendo los lineamientos definidos en el procedimiento PR-COM-03.
Cuando se requiera un bien o servicio que no esté contemplado dentro del marco de un contrato celebrado, producto de un proceso de evaluación y selección, se deben llevar a cabo los pasos descritos en el presente procedimiento.
Para el caso puntual de compras de ganado en pie, para comercialización, la organización seguirá la metodología establecida en el procedimiento PR-COM-01.
Por su parte, para las compras de insumos para la producción, la compañía ejecutará las pautas definidas en el procedimiento PR-COM-02.
Las contrataciones que efectúe FRIOGAN serán clasificadas de acuerdo a su cuantía. Las cuantías serán definidas por el comité.
El Manual de Contratación Privada MN-COM-01 define las políticas para desarrollar los procesos de contratación requeridos por la compañía.
A continuación se presentan los cargos facultados para aprobar procesos de contratación dentro de la organización, de acuerdo a su cuantía:
Responsable de Aprobación Cuantía
JUNTA DIRECTIVA
Cualquier acto ó contrato igual o mayor 10000 SMMLV
Compra de ganado igual o mayor a 15000 SMMLV
Acto o contrato para adquisición de software o hardware que exceda 2000 SMMLV Adquisición de bienes inmuebles superior a
Responsable de Aprobación Cuantía
PRESIDENTE
Acto o contrato para adquisición de software o hardware igual o menor a 2000 SMMLV Adquisición de bienes inmuebles igual o menor
a 1500 SMMLV
Actos ó contratos menores a 10000 SMMLV y que no superen las facultades de la Junta
Directiva
Compra de ganado menor a 15000 SMMLV
SUPLENTES DEL PRESIDENTE (ADMINISTRACIÓN)
Cualquier acto o contrato menor a 5000 SMMLV
Compra de ganado menor a 2000 SMMLV Acto o contrato para adquisición de software o
hardware menor a 1000 SMMLV
VICEPRESIDENTE COMERCIAL Compras hasta por 1200 SMMLV
GERENTE DE PLANTA
Hasta 12 SMMLV
Para el caso de las contrataciones de bienes y servicios cuya cuantía sea facultad de aprobación de la Junta Directiva, el Vicepresidente Financiero y Administrativo deberá tramitar ante la Junta dicha aprobación.
Los Gerentes de Planta están facultados para aprobar compras hasta por doce (12) SMMLV . Los pasos requeridos para este tipo de compras serán ejecutados por el Jefe del área solicitante del bien o servicio, teniendo en cuenta que la orden de compra generada debe ser firmada por el Gerente de Planta.
Cuando una planta requiere un bien o servicio cuya cuantía estimada se encuentra en las categorías media y mayor cuantía, la contratación debe ser tramitada por el Gerente de Planta a través de la Dirección General.
En general, las contrataciones por menor cuantía son tramitadas directamente por el área gestora de la necesidad, quien debe solicitar mínimo dos (2) cotizaciones y una vez seleccionado el proveedor generar una orden de compra de bienes y servicios en el sistema.
requerida de acuerdo a la Guía GU-COM-01. El formato contiene información tal como: especificaciones técnicas, especificaciones comerciales y funcionales, condiciones de entrega, requisitos del contratista, etc.
De acuerdo a la cuantía y naturaleza del bien o servicio a adquirir el Comité de Compras determinará si se elabora un contrato o una orden de compra de bienes y servicios.
En las reuniones del Comité de Compras el área gestora debe presentar los procesos a iniciar, y la documentación completa de los procesos de selección de los cuales se va a definir contratista o proveedor; como evidencia de su desarrollo se debe generar el formato solicitud y aprobación de contrataciones FR-COM-05 firmado por los asistentes.
Las órdenes de compra de bienes y servicios deben ser elaboradas en el sistema (SIGES) por parte del área gestora de la necesidad de contratación.
La dirección administrativa es la responsable de administrar los contratos que generen y le sean remitos por las diferentes áreas de la organización, creando para cada uno de ellos una carpeta con la documentación obtenida durante el proceso de evaluación y selección que las áreas gestoras proceso le remitan.
El Director y/ó el Vicepresidente del área gestora de la contratación serán los responsables de la supervisión y la correcta ejecución de la labor contratada.
4. TERMINOS Y/O DEFINICIONES
COTIZACIÓN: Documento formal expedido por el proveedor, donde se consigna las especificaciones técnicas, funcionales y comerciales del bien o servicio requerido.
NIT: Número de Identificación Tributaria.
ORDEN DE COMPRA: Documento oficial que se emite, una vez adjudicada la compra, a favor del proveedor al cual le fue adjudicada la compra, para que el proveedor proceda a entregar el bien o servicio adjudicado.
PROVEEDOR: Organización o persona que proporciona un producto o servicio.
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ITE
M DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
DOCUMENTO Y/O REGISTRO
RESPONSABLE
1. Generar solicitud de contratación:
Si un gerente de área , Gerente de Planta o Director de área requiere un bien o servicio, y el mismo no se encuentra contemplado dentro de un contrato (ver procedimiento PR-COM-03), se debe diligenciar la primera parte del formato Solicitud y Aprobación de Contrataciones FR-COM-05, el cual incluye la siguiente información:
Fecha de solicitud
Nombre y cargo de quien solicita
Objeto del bien o servicio
Justificación de la contratación
Valor estimado de la contratación
Especificaciones técnicas del bien o servicio
Condiciones de entrega
Observaciones
Si el valor estimado del bien o servicio corresponde a la categoría menor cuantía, el área que lo requiere procede directamente a solicitar las cotizaciones requeridas y copia del Rut. (Ver ítem 4).
Si el bien o servicio se encuentra contemplado dentro de un contrato, cada vez que se requiera efectuar un pedido, se procede directamente a generar una orden de compra de bienes y servicios (ver ítem 9), teniendo en cuenta las condiciones contractuales previamente pactadas. Selección y Evaluación de Proveedores PR-COM-03 Solicitud y Aprobación de Contrataciones FR-COM-05
Gerente de área , Gerente de Planta o
Director del área
2. Seleccionar proveedor - contrataciones de menor
cuantía:
Si el valor estimado de la contratación es de menor cuantía (ver Consideraciones Generales) el área gestora de la necesidad contractual procede a solicitar mínimo dos (2) cotizaciones del bien o servicio requerido.
Una vez recibidas las cotizaciones, el solicitante las evaluará, teniendo en cuenta criterios tales como: precio, fecha de entrega, garantías, plazo de pago, etc;
Cotizaciones
Gerente de área , Gerente de Planta o
ITE
M DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
DOCUMENTO Y/O REGISTRO
RESPONSABLE a partir de los cuales se seleccionará la mejor oferta.
Nota: Para el caso de las compras que se efectúan en las plantas el Gerente de Planta delegará estas actividades al Jefe del área que requiere el bien o servicio.
3. Seleccionar proveedor – contrataciones de cuantía
media y mayor cuantía:
Si el valor estimado de la contratación es de cuantía media o mayor cuantía (ver Consideraciones Generales) el área gestora de la necesidad contractual procede a solicitar mínimo dos (2) propuestas ó cotizaciones del bien o servicio requerido.
Se enviará a los posibles proveedores el formato Solicitud y Aprobación de Contrataciones FR-COM-05 diligenciado en la primera parte del mismo. Esta comunicación se envía por correo electrónico o físico, adjuntando la guía GU-COM-01 sobre requisitos mínimos de las propuestas a recibir de proveedores y contratistas.
Una vez recibidas las ofertas con los anexos requeridos se procede a su evaluación en el Comité de Compras, teniendo en cuenta criterios tales como: precio, fecha de entrega, garantías, plazo de pago, etc. De acuerdo con la cuantía del bien o servicio a contratar, el Comité de Compras estará compuesto por:
Mayor y Media cuantía: Gestor del proceso y el Presidente o Vicepresidente del área solicitante. El Comité dejará constancia de las razones que lo llevaron a escoger la oferta seleccionada, las cuales quedarán registradas en la segunda parte del formato FR-COM-05, así como el nombre del proveedor seleccionado. Solicitud y Aprobación de Contrataciones FR-COM-05 Requisitos Mínimos Para Aceptación de Propuestas GU-COM-01 Correo Electrónico
Gerente de área , Gerente de Planta o
Director del área
4. Solicitar documentación al proveedor:
Se notifica la selección al proveedor respectivo y se le solicita la generación y envío de la siguiente documentación:
Vicepresidente, Gerente de Planta o
ITE
M DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
DOCUMENTO Y/O REGISTRO
RESPONSABLE
Formato de Creación y Actualización de Proveedores FR-FAD-34 pendiente gustavo de enviarmelo
Formato de Autorización para Consignar FR-COM-04
5. Crear proveedor en el sistema:
Una vez se recibe, por parte del proveedor, la documentación relacionada en el ítem anterior, se remite el formato FR-FAD-34 y la fotocopia del RUT al Auxiliar de Parametrización, quien procede a su creación en el sistema (SIGES).
Una vez creado, el Auxiliar de Parametrización informa al solicitante, por correo electrónico, el código (SIGES) asignado durante la creación.
Nota: Se debe tener en cuenta, durante la creación, que si el proveedor está asociado a un contrato debe ser creado con el tipo B1.
Creación y Actualización de Proveedores FR-FAD-34 Fotocopia del RUT Correo Electrónico Vicepresidente, Gerente de Planta o
Director del área Auxiliar de Parametrización de
Terceros y Precios
6. Crear bien o servicio en el sistema:
Si el bien o servicio requerido no se encuentra creado como ítem en el sistema, se procede a solicitar su creación empleando el formato FR-FAD-38, teniendo en cuenta:
Si se va a generar un contrato, se debe crear el ítem con el nombre completo del bien o servicio a contratar.
Si se va a generar una orden de compra de bienes y servicios, el ítem se creará con base en el PUC contable (ítem genérico).
Este formato debe ser enviado por correo electrónico al Auxiliar de Inventarios quien procede a su creación en el sistema.
Una vez creado el ítem, el Auxiliar de Inventarios informa al solicitante, por correo electrónico, el código (SIGES) asignado al ítem. Copia de este correo debe ser enviado al Coordinador Administrativo.
Creación de Ítems FR-FAD-38 pendiente enviarlo gustavo Correo Electrónico
Gerentes de, área Gerente de Planta o
Director del área Coordinador Administrativo
ITE
M DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
DOCUMENTO Y/O REGISTRO
RESPONSABLE
7. Elaborar contrato:
Si durante la evaluación de la solicitud (ver ítem 3) determina que por la cuantía y la naturaleza del bien o servicio a contratar se requiere elaborar un contrato (ver Consideraciones Generales), se procede a la generación de dicho documento, incluyendo la asignación del porcentaje y vigencia de las pólizas requeridas (si aplica), teniendo en cuenta los lineamientos establecidos en el Manual MN-COM-01. Y la información contenida en el formato solicitud y aprobación de contrataciones FR-COM-05.
El contrato es enviado por E-mail o físico al asesor Jurídico para su revisión y visto bueno y posteriormente al proveedor para revisión y firma. Una vez recibido el contrato (dos originales) debidamente firmado por el proveedor, se entrega al Representante Legal de FRIOGAN, para su firma. Se remite uno de los originales del contrato al proveedor debidamente, firmado por el Representante Legal de FRIOGAN, para que el proveedor proceda a generar las pólizas que deben ser presentadas dentro del término señalado en el contrato (si aplica).
Una vez recibidas las pólizas se procede a su revisión. Los contratos originales deben ser conservados por el director administrativo y posteriormente se remiten al departamento de archivo, quien debe anexarle la documentación generada durante el proceso de selección, previamente suministrada por el área solicitante:
Formato de solicitud y aprobación de contrataciones FR-COM-05.
Cotizaciones (Mínimo dos (2).
Documentación del proveedor (ver ítem 4) y Guía GU-COM-01 sobre requisitos mínimos de las propuestas ó cotizaciones.
Contrato Manual de Contratación Privada MN-COM-01 Coordinador Administrativo Representante Legal
8. Reportar contrato en el sistema:
En caso de realizarse el proceso a través de un contrato, el director administrativo procede a registrar la siguiente información en el módulo de Gestión de
Generación de Contratos
ITE
M DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
DOCUMENTO Y/O REGISTRO
RESPONSABLE Compras del sistema (SIGES):
Código de la delegación en la que se ejecutará el contrato
Código del tercero (contratista): ver ítem 5
Código del ítem contratado (descripción del bien o servicio): ver ítem 6
Número de anticipos y avances que deben ser pagados
Valor total del proyecto
Fecha creación del proyecto
Como resultado de esta operación se genera el documento denominado Generación de Proyectos, el cual es conservado en orden consecutivo, por parte del director Administrativo, con el objetivo de efectuar control sobre los pagos asociados al contrato.
9. Elaborar orden de compra de bienes y servicios:
Si el bien o servicio requerido se encuentra contemplado dentro de un contrato marco o si durante la evaluación y selección del proveedor se determina que por la cuantía o naturaleza del bien o servicio se debe generar una orden de compra, se procede a la elaboración de dicho documento en el sistema (SIGES).
Este documento debe ser elaborado por el solicitante (Vicepresidente, Gerente de Planta o Director de área) o por el cargo que éste haya designado para tal fin. A continuación se imprime la orden de compra y se entrega al Presidente o Vicepresidente del área solicitante para su revisión y firma.
En el caso de las plantas, si la compra es por menor cuantía, la orden de compra será revisada y firmada por el Gerente de Planta. Si es por media o mayor cuantía la orden debe ser firmada por el Presidente o Vicepresidente correspondiente.
Posteriormente, se envía la orden de compra al proveedor seleccionado, por fax, correo físico o electrónico. La confirmación de lectura o la radicación de la orden de compra se constituyen en la evidencia de entrega y aceptación del proveedor.
Orden de Compra de
Bienes y Servicios
ITE
M DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDAD
DOCUMENTO Y/O REGISTRO
RESPONSABLE
El área solicitante debe conservar un archivo de las órdenes de compras de bienes y servicios generadas, anexando la documentación generada durante la selección:
Formato solicitud y aprobación de contrataciones FR-COM-05
Cotizaciones (Mínimo dos)
Documentación del proveedor (ver ítem 4) y guía GU-COM-01 sobre requisitos mínimos de la propuesta.
6. ANEXOS
Anexo A: Solicitud y aprobación de contrataciones FR-COM-05
Anexo B: Autorización para Consignar FR-COM-04
Anexo C: Creación y Actualización de Proveedores FR-FAD-34
7. Diagrama de flujo.
Gerente de área, gerente de planta, director de área.
Vicepresidente, gerente de planta, director de área.
Coordinador administrativo.
Director administrativo.
Analista administrativo.
Anexos
Autorización jefe.
Matriz inicial de rendimiento y competencias elaborada por el jefe inmediato. 1. Generar
solicitud de contratación.
2. Seleccionar proveedor.
5. crear bien o servicio en el sistema.
3.Solicitar
documentación al proveedor.
4. Crear
proveedor en el sistema.
6. Elaborar contrato.
7. Reportar contrato en el sistema.
8. Elaborar orden de compra de bienes y servicios.
FIN.
Selección y evaluación de proveedores PR-COM-03
Solicitud y aprobación de contrataciones FR-COM-05
Manual de contratación privada MN-COM-01
Creación de ítems FR.FAD.38
Creación y actualización de proveedores FR-FAD.34
8. ANEXOS
1. Formato de Solicitud de Compra 2. Formato de cuadro comparativo 3. Formato Creación de Ítems. 4. Formato Creación de Terceros.
5. Formato ingreso y adición de Activos. 6. Acta de recibo a Satisfacción Contratos. 7. Acta de Recibo a Satisfacción Servicios. 8. Acta de Baja de Activos fijos.
9. Políticas
-Ningún pedido será aprobado sin revisión previa.
-Los pedidos no pueden contener insumos o cantidades de insumos innecesarias.
-Los insumos de cada planta tienen un responsable de lo que suceda con ellos y el manejo que se les dé.
-Las órdenes de compra no serán hechas sin la aprobación previa del comité.
-Antes de hacer cada pedido se analizaran los proveedores y se escogerán los más convenientes según sus cualidades.
-Los albaranes serán creados con la llegada de cada pedido. -Toda factura de pedidos será registrada en la base de datos.
