Memoria de actividades Archivo y Registro 2010

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(1)UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. MEMORIA DE ACTIVIDADES AÑO 2010 SECCIÓN DE ARCHIVO UNIVERSITARIO Y REGISTRO.

(2) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2010. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. La Universidad de Alcalá durante el año 2010 ha continuado ejerciendo sus funciones básicas de docencia, estudio, investigación y relaciones con su entorno. Dentro de ella, como un servicio más, la Sección de Archivo Universitario y Registro ha intentado mantener e incrementar en lo posible los servicios que ofrece a la comunidad universitaria, concretamente la gestión documental, haciendo especial hincapié en la modernización tecnológica, la optimización de costes y un servicio rápido y de calidad.. ARCHIVO UNIVERSITARIO. PLANTILLA Las principales novedades de personal fueron: - El 10 de febrero tomó posesión de la plaza el Técnico de archivo funcionario. - Alumnos del Taller de empleo de Archivos organizado por el Centro Internacional de Estudios Históricos Cisneros de la UAH: Tres alumnos entre 3 de febrero al 7 de mayo. Dos alumnos entre 12 de julio al 26 de noviembre - Dos alumnos de Formación profesional en prácticas por tres meses, de marzo a mayo.. SERVICIOS Horario de apertura: se ha mantenido la apertura del AUAH en horario de mañana y tarde, excepto los viernes. 9:00 a 14:00 y 16:00 a 18:00 de lunes a jueves 9:00 a 14:00 los viernes.

(3) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2010 Ingreso de documentación: 1495 unidades de instalación (cajas). Recepción, cotejo e instalación provisional en predepósito.. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. Proceso técnico: se han procesado 79 transferencias, además de la intercalación de un volumen importante de documentos en expedientes de transferencias anteriores.. El total de registros en la base de datos del sistema de gestión de archivo es 173470, 19791 más que en diciembre de 2009..

(4) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2010. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. Préstamos a las oficinas: 1013 peticiones que han sumado 1265 documentos o expedientes prestados, 51 altas y 85 peticiones negativas.. Consultas: 68 consultas en sala, 23 por correo electrónico y 93 telefónicas..

(5) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2010. Convenios: se han registrado y digitalizado 498 convenios y anexos, y se han servido 62 peticiones por correo electrónico.. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. La información sobre la propuesta, estudio, firma, registro, digitalización y peticiones de los convenios se centralizó en una página web específica, lo que se aprovechó para la revisión y simplificación del todo el procedimiento, que es competencia de la Secretaría General.. Implementación del Sistema de Gestión de Archivo: CLARA Desde enero de 2010 comenzamos a utilizar el módulo de préstamo informatizado que incorpora el programa de gestión de archivo CLARA. Diversos problemas que ya se habían detectado y otros nuevos fueron solucionados por la empresa propietaria del programa, Ever Team España, con la colaboración de los Servicios Informáticos de la UAH. Al cierre de este ejercicio tanto el préstamo como las consultas en sala son gestionadas informáticamente, aunque se continúa imprimiendo las solicitudes, dado que necesitamos firma o sello para acreditar recepción y devolución por parte de las unidades solicitantes. El objetivo para el año 2011 es configurar e implementar el OPAC o catálogo en línea (Open Public Access Catalogue) a la base de datos del Archivo, propuesta que ya se ha enviado a la empresa Ever Team..

(6) UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2010. Una de las interfaces del futuro OPAC. Manuales de procedimientos El Manual de procedimientos del Archivo Universitario ha sido redactado y entregado a la Unidad de Programas y Estudios, que lo publicará en la web corporativa http://gerencia.uah.es/gerente/uniprog/procedimientosAdministrativos.asp. Además se han encargado a la imprenta 3 ejemplares en papel, para el Secretario General, Gerente y el Archivo respectivamente.. Cooperación y relaciones con otros archivos y servicios Entre el 28 de enero y 12 de febrero se impartió en el Rectorado un seminario sobre archivos y documentos para profesionales y alumnos de la Universidad de Panamá, además de realizar visitas a los archivos más importantes de España. Desde el 12 al 19 de febrero Archivo Aracely Valla, archivera de la Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua-León, realizó una estancia en nuestro servicio para conocer en la práctica el funcionamiento y organización del mismo, después de haber asistido al seminario citado..

(7) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2010 El 24 de febrero el profesor Emilio Torné y un grupo de alumnos de Técnicas documentales aplicadas a la investigación visitaron nuestras instalaciones. Entre los meses de febrero y mayo dos alumnos de la Licenciatura en Documentación realizaron en el AUAH su practicum sobre varias series documentales, dirigidos por la profesora Mª Luisa Conde Villaverde.. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. El 9 de junio se celebró el Día Internacional de los Archivos con una jornada de puertas abiertas en colaboración con los archivos de diferentes instituciones ubicadas en Alcalá de Henares: Universidad de Alcalá, Ayuntamiento, Archivo General de la Administración y el de la Compañía de Jesús. En octubre el responsable del AUAH viajó a Centroamérica: a la Universidad de Panamá para participar en un seminario internacional sobre gestión de documentos en universidades, y a Nicaragua para avanzar en la creación del Archivo de la Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua-León, además de iniciar contactos de cooperación con los archivos de la Universidad Agrícola de Managua y la Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua-Managua (ver Anexo I). El Archivo Universitario es miembro de la CAU (Conferencia de Archivos Universitarios), integrada en la Comisión Sectorial de Secretarios Generales de la Conferencia de Rectores de las Universidades Españolas (CRUE), y forma parte de varios Grupos de trabajo: Difusión de Archivos en la web 2.0, Repositorios institucionales y Observatorio web 2.0 Cursos impartidos - Seminario-taller de Archivos “Gestión universitaria y documentos” 28-enero 12 febrero 2010, Universidad de Alcalá. - Archivos de gestión. Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua-León, 12 octubre. - Archivo, registro y documentos administrativos. Plan de formación del PAS UAH, del 2 al 12 de noviembre. Publicaciones - Jornada de puertas abiertas en los Archivos de Alcalá de Henares el 9 de junio de 2010. Celebración del Día Internacional de los Archivos. Santiago B. Gutiérrez Martínez. En: Boletín Archivalia. Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua, León. Año 3, nº 5. - Manual de procedimientos operativos de Secretaría General: Archivo Universitario. Universidad de Alcalá, Unidad de Programas y Estudios, 2010..

(8) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2010. REGISTRO GENERAL Personal de la unidad Sin novedades en la plantilla de Registro general. Implantación del Registro Telemático de la UAH. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. La implantación de la Administración electrónica en la UAH, dirigida por el Director de los Servicios Informáticos, pasó en julio de 2010 de proyecto piloto a una segunda fase de producción, con importantes cambios y unos objetivos muy claros: _ Extender la implementación a nuevos procedimientos _ Alinearse con el resto de universidades, en especial con las de la Comunidad de Madrid y con las pertenecientes a OCU _ Adoptar un modelo de explotación viable económicamente En lo referente al Registro se decidió renunciar al software de la Junta de Andalucía @ries, a favor de la herramienta SIGEM cedida por El Corte Inglés como software libre, que será configurada por Telefónica Solutions en modo servicio. Esta aplicación gestionará el registro presencial y el telemático, y enlazará con las plataformas de tramitación electrónica de los procedimientos que se ofrezcan en la sede electrónica de la UAH.. Interfaz de la nueva aplicación de Registro SIGEM.

(9) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2010. Estadísticas de registro del año 2010 En número total de transacciones registrales fue de 22.503 en todos los registros1. En el Registro del Rectorado: Entradas Sección I Sección II. 3240 4271. 7511. Salidas. 1977 5814. 7791. Total 5217 10085 15302. En los registros auxiliares: UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. Entradas Politécnico Medicina Ciencias CCEE Farmacia Filosofía Derecho Multidepartamental Magisterio Enfermería Ramón y Cajal. 1164. Salidas. 318. 416. 198. 702. 112. 374. 83. 656. 189. 248. 148. 275. 141. 588. 46. 240. 74. 717. 224. 288. 5668. 1533. Gráfico del comportamiento por años. 1. Para mayor detalle sobre la evolución mensual consultar Anexo III. Total 1482 614 814 457 845 396 416 634 314 941 288 7201.

(10) Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2010. Libro oficial de quejas y sugerencias Anualmente se elabora un informe sobre las quejas y sugerencias recibidas, que es enviado a la Inspección de servicios (Ver Anexo II).. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. Debido a que la página web del Libro oficial de quejas y sugerencias de la UAH era de difícil localización, se solicitó al Servicio de comunicación y administración electrónica mayor visibilidad, lo que se consiguió colocando un enlace en la página inicial de la UAH, y más enlaces desde las páginas de otros servicios, con el resultado de que en 2010 se presentaron muchas más quejas por vía telemática que en papel, a la inversa que en años anteriores..

(11) UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2010. ANEXO I INFORME ESTANCIA EN PANAMÁ Y NICARAGUA.

(12) SECCIÓN DE ARCHIVO UNIVERSITARIO Y REGISTRO. ARCHIVO UNIVERSITARIO. Aulario María de Guzmán C/ San Cirilo s/n 28804 Alcalá de Henares (Madrid) Teléfonos: 91 885 5001/ 91 885 5002 Fax: 91 885 5049 [email protected]. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. INFORME RESUMEN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN PANAMÁ Y NICARAGUA. La Universidad de Alcalá, a través de la Cooperación al desarrollo dirigida por el Profesor Fernando Cerezal, lleva 20 años apoyando a la Universidad Nacional Autónoma de Nicaragua León en diferentes proyectos. Uno de ellos ya consolidado fue la implantación del programa Sorolla de OCU (hoy Universitas XXI Económico); como continuación del mismo se siguieron dos líneas: colaboración entre los Servicios Informáticos de ambas universidades, y creación del Archivo Universitario UNAN León, ambas recogidas en el Plan trienal de cooperación 2009 2011. Desde 2005 se han desarrollado diversas actividades de colaboración para crear el sistema de archivos de dicha universidad, con visitas respectivas y la impartición de un curso de archivos en 2006. En febrero de 2010 la responsable del Archivo UNAN L Aracely Valladares asistió en la UAH al Seminario sobre archivos organizado entre la UAH y la Universidad de Panamá, e hizo una estancia de capacitación en nuestro Archivo de dos semanas.. UNIVERSIDAD DE PANAMÁ (3 9 octubre) La Universidad de Panamá invitó a la UAH a participar en su 75 aniversario con otro seminario sobre archivos: “75 años de gestión documental universitaria”, en cuyo marco se organizó además una exposición sobre la historia de la UAH..

(13) SECCIÓN DE ARCHIVO UNIVERSITARIO Y REGISTRO. ARCHIVO UNIVERSITARIO. Aulario María de Guzmán C/ San Cirilo s/n 28804 Alcalá de Henares (Madrid) Teléfonos: 91 885 5001/ 91 885 5002 Fax: 91 885 5049 [email protected]. De la UAH asistieron: Francisco J. Hernández, Vicegerente de Asuntos Económicos, Carlos Clemente arquitecto, y Santiago B. Gutiérrez Jefe del Archivo Universitario y Registro.. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. Las actividades desarrolladas en la UP fueron las reflejadas en el programa del seminario (Anexo I), además de la asistencia a reuniones con el Rector García de Paredes, el Secretario General Dr. Candanedo, Arcadio Martínez de Asesoría legal. Visita al Archivo del Tribunal Electoral.. NICARAGUA Se visitaron 3 universidades: UNAN León, UNAN Managua y Universidad Nacional Agraria (Managua), junto a la profesora y futura directora del Archivo de la Universidad de Panamá María Centeno. UNAN LEÓN (10 12 octubre) Las acciones realizadas fueron (Anexo II): Visita a los archivos de los diferentes servicios, saturados y sin las condiciones mínimas de conservación. Reunión con el Secretario General Roger Sánchez, la directora de la Biblioteca Adela Morales, Directora de RRHH Irma Contreras, Directora de cooperación Elia Dino, Responsable del futuro Archivo Aracely Valladares. Se le transmite al Secretario la situación del proyecto, las tareas desarrolladas hasta el momento y la preocupación de la contraparte de la UAH por el estancamiento del mismo..

(14) SECCIÓN DE ARCHIVO UNIVERSITARIO Y REGISTRO. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. ARCHIVO UNIVERSITARIO. Aulario María de Guzmán C/ San Cirilo s/n 28804 Alcalá de Henares (Madrid) Teléfonos: 91 885 5001/ 91 885 5002 Fax: 91 885 5049 [email protected]. Conferencias sobre “Archivos de gestión” por Santiago Gutiérrez y “Proyecto del Sistema de Archivos de la Universidad de Panamá” por María Centeno. Visita a la biblioteca y archivo del Dr. Edgardo Buitrago, cuyos herederos desean donar o ceder a la UNAN León para su puesta a disposición de los estudiantes y profesores. La actitud del Secretario General fue receptiva; indicó la conveniencia de seguir con el proyecto y hacerlo coincidir con la celebración del Aniversario de la UNAN L en 2012. Respecto a su interés sobre las posibilidades de financiación externa se le respondió que habría más probabilidades de conseguir apoyos desde la AECI, las ciudades hermanadas con la Municipalidad de León u otras agencias de cooperación si la propia UNAN%L impulsaba decididamente el proyecto con una presupuesto propio que asegurase su viabilidad y estabilidad a largo plazo por dos vías: designación y capacitación de su personal, y reforma de los locales. El primer tema ya está casi resuelto y la UAH ofreció su colaboración mediante estancias en el Archivo UAH; el segundo debe ser asumido al menos en la parte más básica por la UNAN L, sin perjuicio de que se opte a ayudas en futuras convocatorias CAP de la AECI a través de su oficina en Managua..

(15) SECCIÓN DE ARCHIVO UNIVERSITARIO Y REGISTRO. Aulario María de Guzmán C/ San Cirilo s/n 28804 Alcalá de Henares (Madrid) Teléfonos: 91 885 5001/ 91 885 5002 Fax: 91 885 5049 [email protected]. ARCHIVO UNIVERSITARIO. UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA (Managua, 13 octubre) Reunión con la Vicerrectora Académica, la Directora de finanzas Juana López, Ruth Velia Directora de la Biblioteca y Dolores Rodríguez futura responsable del Archivo. Visita a los archivos de oficina de los diferentes servicios y taller sobre diagnóstico y propuestas.. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. UNAN MANAGUA (Managua, 13 octubre) Reunión con el Director financiero Mario Puerto, el Director de los Servicios administrativos Roger Lesage, Elisa Directora de finanzas y Sara Carmona de Administración, quien se encargará del futuro Archivo central. Visita a los diferentes archivos de los servicios y propuestas.. CONCLUSIÓN La presencia y apoyo de la archivera de la U. de Panamá fue importante para mostrar cómo se ha gestionado un proyecto similar en un país cercano cultural y geográfi camente, y con la propuesta de formar una red de cooperación entre los archivos de universidades nicaragüenses primero (UNAN L, UNAN Managua, UN Agraria, etc.), y centroamericanas a nivel internacional.. Alcalá de Henares, a 28 de octubre de 20010. Jefe de la sección de Archivo Universitario y Registro.

(16) UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2010. ANEXO II INFORME ENVIADO A LA INSPECCIÓN DE SERVICIOS SOBRE EL LIBRO OFICIAL DE QUEJAS Y SUGERENCIAS DE LA UAH.

(17) Libro Oficial de Quejas y Sugerencias. 2010 Archivo Universitario y Registro. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. INFORME GLOBAL SOBRE EL LIBRO OFICIAL DE QUEJAS Y SUGERENCIAS DE LA UNIVERSIDAD DE ALCALÁ AÑO 2010. El Real Decreto 951/2005, de 29 de julio, por el que se establece el marco general para la mejora de la calidad en la Administración General del Estado1, regula en su Capítulo IV la organización del Programa de quejas y sugerencias que las Administraciones Públicas deben ofrecer al ciudadano en el marco general para la mejora de la calidad y la transparencia en la gestión. Dicho Capítulo IV ordena que la unidad responsable de la gestión de las quejas y sugerencias remita a la Inspección General de Servicios de su respectiva administración un informe global de las quejas y sugerencias recibidas en el año anterior. A continuación presentamos los datos de quejas, sugerencias, respuestas por los servicios afectados y forma de presentación de las mismas relativas al año 2010, y su evolución respecto a otros años.. 1. El RD 951/2005 deroga al RD 208/1996, de 9 de febrero, por el que se regulan los Servicios de Información Administrativa y Atención al Ciudadano..

(18) Libro Oficial de Quejas y Sugerencias. 2010 Archivo Universitario y Registro. EVOLUCION DE QUEJAS Y SUGERENCIAS POR AÑO. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. Totales años 2003-10. AÑO 2003 AÑO 2004 AÑO 2005 AÑO 2006 AÑO 2007 AÑO 2008 AÑO 2009. Nº Quejas 17 35 61 47 25 167 62. Nº Sugerencias 1 1 4 4 3 2 0. Total 18 36 65 51 28 169 62. AÑO 2010. 71. 8. 79. Grafico 1. Evolución en el número de quejas y sugerencias registrados por la Universidad de Alcalá entre los años 2003 y 2010..

(19) Libro Oficial de Quejas y Sugerencias. 2010 Archivo Universitario y Registro. EVOLUCION DE QUEJAS Y SUGERENCIAS POR CONCEPTO O TIPO DE SERVICIO. Los asuntos académicos manifiestan una tendencia constante, manteniéndose como es habitual muy por debajo de los otros sectores. La atención al público presenta un crecimiento importante tanto en quejas como en sugerencias.. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. La prestación de servicios sigue con índices de quejas y sugerencias altos.. Gráficos 2 y 3. Evolución en el número de quejas y sugerencias en atención al público, prestación de servicios y asuntos académicos entre 2003 y 2010..

(20) Libro Oficial de Quejas y Sugerencias. 2010 Archivo Universitario y Registro. FORMA DE PRESENTACIÓN Y RESPUESTAS. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. En lo que respecta a la forma de presentación de la queja o sugerencia, hay un cambio de tendencia ya que mientras en el año anterior tan sólo el 24% se inició de forma telemática, en 2010 aumentó hasta el 64,5%. Este cambio se ha debido a la mayor visibilidad del buzón de quejas y sugerencias en la web de la UAH, que desde principios de año tiene un acceso desde la página de inicio y diversos enlaces desde otras páginas como Registro general, Sección de Archivo Universitario y Registro, Archivo Universitario, etc. Como resultado la página del LQyS es más fácil de localizar, pero también recibe más “ruido” en forma de spam, comunicaciones o peticiones de información que son redirigidas a las unidades correspondientes.. Acceso desde la página inicial de la UAH.

(21) Libro Oficial de Quejas y Sugerencias. 2010 Archivo Universitario y Registro. En un gran número de quejas no hay constancia de que se responda al interesado, o al menos no se envía copia al LOQyS para terminar los expedientes. En el año 2010 un 39,4 % (18,4% más que en el año anterior) de los servicios objeto de queja no han cumplido con este paso del procedimiento, a pesar de que se solicita formalmente.. UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. Presentación. Con respuesta al LOQyS.

(22) UNIVERSIDAD DE ALCALÁ, PATRIMONIO DE LA HUMANIDAD. Archivo Universitario y Registro Memoria de actividades. 2010. ANEXO III ESTADÍSTICAS DE REGISTRO COMPLETAS.

(23) MES. 2010. 2010. 2010. 2010. 2010. 2010. 2010. 2010. 2010. 2010. 2010. 2010. TOTAL. Enero. Febrero. Marzo. Abril. Mayo. Junio. Julio. Agosto. Sept.. Octubre. Noviem.. Diciem.. REGISTRO. 540 293 123 649 92 8 31 22 51 10 25 6 53 16 16 2 31 23 32 11 27 5 73 9 3 -. 328 212 185 405 59 20 16 23 44 11 48 14 23 11 6 12 61 33 34 9 10 6 27 15 7 -. 253 270 123 377 25 30 17 23 23 9 12 3 15 13 10 23 8 19 6 8 8 5 21 14 4 -. 294 108 263 376 229 29 98 8 167 17 108 10 147 12 78 28 39 4 68 4 42 9 138 25 94 -. 252 90 465 632 117 24 9 17 72 10 44 18 61 28 38 15 26 12 45 3 12 5 47 14 3 -. 300 149 862 462 101 28 72 12 44 11 24 8 51 15 10 16 10 16 160 1 21 2 119 12 146 -. 32 11 779 1038 55 42 23 9 46 12 21 9 46 19 11 16 13 11 36 19 3 48 33 12 -. 18 1 112 18 -. 236 196 330 361 70 9 11 9 52 5 10 5 46 5 8 8 21 5 30 1 10 4 41 18 2 -. 419 307 267 465 89 17 32 15 89 10 47 5 74 7 22 9 22 1 25 2 16 25 60 16 2 -. 321 224 396 508 112 99 54 43 62 9 21 4 67 46 21 12 15 13 49 4 20 8 52 21 7 -. 247 116 366 523 215 12 53 17 52 8 14 1 73 17 28 7 29 4 103 3 55 2 91 47 8 -. 3240 1977 4271 5814 1164 318 416 198 702 112 374 83 656 189 248 148 275 141 588 46 240 74 717 224 288 -. REGISTRO E S E Secc II S E Politécnic S E Medicina S E Ciencias S E CC EE S E Farmacia S E Filosofía S E Derecho S E Multidep. S E Magíster S E Enfermer S E R y Cajal S Secc I. 22503. 5217 10085 1482 614 814 457 845 396 416 634 314 941 288.

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