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CONCEPTO DE SERVIDOR PÚBLICO

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CÓDIGO DE ÉTICA

LA PREVISORA S.A. COMPAÑ~A DE SEGUROS CAPITULO I

GENERALIDADES

La Administración de Previsora Seguros, ante la evidente necesidad de adoptar un acuerdo o compromiso ético, ha decidido construir a partir de los principios y valores existentes en ella, el presente Código de Ética con fundamento en las disposiciones que integran el Modelo Estándar de Control Interno

-

MECI.

El fundamento normativo que rige el Estado Social de Derecho Colombiano no es otro que su Constitución Política, en la que se hacen derecho positivo los principios que constituyen leyes universales para la convivencia de los ciudadanos; siendo éstos el punto de partida para la construcción de los valores institucionales que acompañan el diario vivir y actuar de la organización y sus colaboradores con el macro y micro entorno.

Con la participación activa de cada uno de los servidores públicos a través de la generación de ideas, el aporte desde la perspectiva de lo que para cada uno constituye lo moral o ético, se crea el marco teórico alrededor del cual se estructura el compromiso ético

institucional.

Este compromiso busca agrupar en un solo cuerpo, además de los valores y principios existentes, aquellos que por la percepción de los funcionarios sean acordados mediante el consenso general como una guía que direccione sus actuaciones.

El proceso de interiorización del Código de Ética está acompañado de una adecuada y profunda socialización por parte de los servidores, en el entendido que este Código no es letra muerta sino que contiene los parámetros filosóficos de vida y sana convivencia en la Entidad, pues la lealtad con los principios y valores es el más precioso activo que las personas y las compañías pueden tener.

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Calle 57 No. 9-07

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LA PREVISORA S.A. COMPAN~A DE SEGUROS

Este Código ha sido construido de manera participativa y consensuada, interiorizado y validado por todos y cada uno de los trabajadores de la Compañía; de forma tal, que se genere un ambiente propicio para la orientación de acciones y funciones hacia una gestión ética con responsabilidad social.

OBJETIVO

Agrupar en un Código los principios y valores que subyacen en la Compañía, las políticas, normas de conducta y las acciones que debe conservar toda persona que labore bajo cualquier modalidad en Previsora Seguros. A través de la práctica diaria de los funcionarios, éste se convertirá en una guía para la convivencia interna y en sus relaciones con la comunidad.

Las disposiciones contenidas en este Código son aplicables a todos los servidores públicos y contratistas de Previsora Seguros, en el ejercicio de sus funciones cualquiera sea la denominación del cargo o jerarquía que ostente dentro o fuera del país.

CONCEPTO DE FUNCIÓN PÚBLICA

Es el conjunto de actividades, permanentes o transitorias, desarrolladas por personas vinculadas directa o indirectamente al Estado; a través de las cuales se cumplen los fines del mismo, que no es otro que el de garantizar el bien común.

CONCEPTO DE SERVIDOR PÚBLICO

De acuerdo con lo prescrito en el artículo 123 de la Constitución Política, el concepto de servidor público es un fenómeno genérico que engloba varias especies.

La Previsora S.A.. Compariía de Seguros Calle 57 No. 9-07 Te1 ( 1 ) 348 57 57 Nit. 860.002.400-2 www.previsora.gov.co Línea de Atención al Cliente: (1) 348 75 55

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Miembros de las Corporaciones Públicas: Senadores y

Representantes a la Cámara, Diputados, Concejales y miembros de las juntas Administradoras Locales.

Empleados: Prestan sus servicios al Estado y se les ha clasificado

en empleados públicos y trabajadores oficiales.

Empleados Públicos: Persona natural vinculada mediante una relación de servicio público de derecho público.

Trabajador Oficial: Persona natural vinculada mediante contrato de trabajo.

Además se consideran servidores públicos para efectos penales: Los miembros de la fuerza pública

Los particulares q.ue ejerzan funciones públicas en forma permanente o transitoria.

Los funcionarios y contratistas del Banco de la República.

Los integrantes de la Comisión Nacional Ciudadana para la Lucha Contra la Corrupción.

Las personas que administran los recursos del artículo 338 de la CN; estos son las contribuciones fiscales o parafiscales, tarifas, impuestos, tasas, valores etc. De la misma forma se aplicará para efectos de la contratación estatal (Ley 80 de 1993 y la Ley 11 50 de julio 16 de 2007).

Interventores Consultores Asesores Contratistas

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LA PREVISORA S.A. COMPAN~A DE SEGUROS

Somos una Compañía que protege los intereses asegurables de los clientes, que garantiza respaldo y servicio, genera confianza y valor a la sociedad.

Ser la Compañía de seguros preferida por los clientes y la más rentable del sector.

P O L ~ T ~ C A DE CALIDAD

Previsora Seguros se compromete a trabajar con calidad para satisfacer las necesidades de los clientes a través de sus procesos centrales (expedición e indemnizaciones) con agilidad, simplicidad y

flexibilidad, contando con personas competentes, basados en un esquema de mejoramiento continuo.

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CAPITULO II PRINCIPIOS Y VALORES

DEFINICIÓN DE PRINCIPIO

El principio como origen y causa de los fenómenos o eventos, es aquello que produce su inicio "Todo efecto tiene su causa". En sentido práctico, los principios son leyes universales aplicables a todas las culturas, razas y credos, que tienen un carácter de durabilidad y permanencia y que rigen de manera implícita la conducta de los seres humanos, como fruto de la evolución cultural. Los principios éticos son preceptos filosóficos morales que se aplican a todas las actuaciones y describen el comportamiento esperado de cada uno de nosotros, en el desarrollo de nuestras actividades tanto dentro como fuera de la empresa.

En Previsora Seguros se han definido los siguientes principios éticos:

1. Trabajamos con calidad para satisfacer las necesidades de nuestros clientes.

2. Somos una compañía que contribuye al logro de los propósitos del Estado Colombiano.

3. Exaltamos la primacía del interés general sobre el particular.

4. Administramos con responsabilidad social los recursos de la entidad.

5. Actuamos con ética según los valores establecidos por la entidad.

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DEFINICIÓN DE VALORES

Los valores éticos son cualidades objetivas que otorgamos a formas

de ser y de actuar, que las hacen deseables como características

nuestras y de los demás. Dado que son básicos en la construcción de una convivencia pacífica, en el marco de los derechos humanos, los valores hacen parte de nuestros principios, son orientadores de

las interrelaciones, decisiones y prácticas de la función pública en

Previsora Seguros.

VALORES

Integridad

Frente a nuestros clientes, actuamos dentro de los rigurosos

principios éticos y legales.

Respeto

Enaltecemos la condición humana de nuestros clientes con dignidad

y calidez.

Trabajo en equipo

Somos una Compañía que valoramos la combinación de esfuerzos y los aportes a las objetivos comunes.

Transparencia

Exponemos ante nuestros clientes toda actuación y conducta con

absoluta claridad.

Responsabilidad

Reconocemos el sentido y el alcance de nuestras actuaciones frente

al cliente, la sociedad y la organización.

Compromiso

Asumimos como propios los objetivos estratégicos de la organización.

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Excelencia

Superamos las expectativas de nuestros clientes como esencia de nuestra propuesta de valor.

Actitud de servicio

Ofrecemos y cumplimos lo ofrecido con oportunidad y calidad

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colcmsultingbpta@tekrat c m co

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CAPITULO III

EL COMPORTAMIENTO ÉTICO DE LAS ÁREAS DE TESORER~A

Y RIESGOS.

Políticas generales

Los funcionarios de Previsora Seguros, vinculados a las áreas encargadas de la negociación de inversiones y administración de riesgos, además de los preceptos establecidos en el presente código, se comprometen a seguir una conducta ética considerando las siguientes políticas complementarias:

a. Las negociaciones realizadas bajo el nombre de la compañía deberán ajustarse al cumplimiento del marco regulatorio aplicable, así como a las políticas de inversión internas. Lo anterior bajo la presunción de buena fe, objetividad y diligencia.

b. Se debe evitar y10 eliminar cualquier situación que de lugar al conflicto de intereses de tipo personal o corporativos, así como aquella de la que se puedan derivar beneficios personales de negociaciones realizadas o de sus condiciones.

Se tiene como ejemplo de este tipo de situaciones, los siguientes:

-

Realizar cualquier negociación con fundamento en sentimientos de amistad o enemistad. Debe existir transparencia y competencia leal en todas las negociaciones y relaciones con las contrapartes e instituciones del sector y del mercado financiero, de acuerdo con los principios de la sana competencia.

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Realización de operaciones de intermediación o de inversión que tengan como objeto el lucro personal,

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beneficiándose además del acceso a información privilegiada de la Compañía, clientes o contrapartes.

- Uso impropio o prohibido del nombre de Previsora Seguros durante la celebración de operaciones.

Los negociadores autorizados no pueden aceptar u ofrecer ningún obsequio entendido como influencia directa para la facilitación, aceptación y10 modificación de un negocio y sus condiciones, ya sea en beneficio propio o de terceros.

Se consideran como excepción a lo anterior los obsequios o invitaciones de tipo institucional o publicitario que hagan parte del giro ordinario de los negocios y que tengan un objetivo comercial definido y un costo moderado.

d. El personal de Tesorería debe evitar propiciar o participar en situaciones conducentes a actos incorrectos, punibles o que puedan inducir a la confusión del mercado, que además impliquen una afectación a los intereses de la Compañía.

e. Están prohibidas efectuar negociaciones con personas que guarden la siguiente relación frente al negociador autorizado dentro de Previsora Seguros:

- Tercer grado de consanguinidad (hijo, nieto bisnieto, tío, primo, etc.. .)

- Segundo grado de afinidad ( cuñado, hijastro) - Primer grado civil. (hijos adoptivos)

-

Cónyuge o compañero permanente.

-

Empleados de la Compañía.

f. La información privilegiada o confidencial referente a los clientes, la compañía, contrapartes o terceros no debe ser revelada por aquellos que debido a su posición tengan conocimiento de ella. De igual forma se prohíbe la divulgación de la información financiera del portafolio de la Compañía, salvo casos autorizados

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exclusivamente por la Vicepresidencia Financiera y lo señalado en la ley.

Tampoco se difundirá ni se transferirá a terceros la tecnología, metodologías, know how, secretos comerciales o estratégicos que pertenezcan a la Compañía o a sus clientes.

g. Previsora Seguros se compromete a garantizar la disponibilidad de información de tipo contable y financiera de forma veraz, exacta y oportuna. De manera que la información entregada internamente, a los clientes, a las contrapartes y a las entidades de vigilancia se ajuste fielmente a las operaciones celebradas por la compañía.

2. Manejo de Títulos Valores

2.1 El manejo y custodia de los títulos valores será responsabilidad

de la Gerencia de Tesorería, en cabeza de los traders

autorizados para tales efectos. Cualquier comportamiento de carácter negligente conducirá a sanciones correspondientes a cada caso.

2.2 Previsora Seguros debe mantener bajo su custodia los títulos valores de la Compañía, ya sea en la bóveda de la Tesorería o en un depósito centralizado de valores. Para los títulos que se encuentran en período de cobro se debe exigir la certificación de recibido por parte de la entidad emisora, que respalde la temporalidad de la ausencia del título valor.

2.3 Los títulos valores solo pueden ser manipulados por personal autorizado del área de Tesorería, de forma excepcional, para casos de arqueos físicos, el personal de Contraloría o Revisoría Fiscal tendrá acceso a los títulos físicos, actividad que deberá hacerse dentro de la Tesorería, documentada en acta diaria.

Si los títulos valores adquiridos por Tesorería, tienen anexos títulos representativos de intereses (cupones), éstos deben quedar registrados por separado en los arqueos realizados.

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2.4 En lo referente al tema de Endosos se deben aplicar las siguientes medidas:

2.4.1 Para fines de adquisición de títulos valores físicos se debe observar que la cadena de endosos del mismo esté completa. Igualmente si el título es transmitido electrónicamente, se debe hacer seguimiento para que en el término normal, sea transferido o se cuente con respaldado en la carta de compromiso de entrega.

2.4.2 Los sellos de endoso deben permanecer custodiados en la bóveda del área de Tesorería.

2.4.3 Queda prohibida la utilización de endosos, que no indiquen claramente el beneficiario de los mismos, indicando la fecha y la firma autorizada.

2.5 Las claves utilizadas para el manejo de los sistemas de depósitos tienen el carácter de personal e intransferible, lo que también aplica a todos aquellos elementos técnicos de seguridad personalizados.

Lo anterior también se tendrá en cuenta para el ingreso de operaciones al sistema de Tesorería, en términos de código de usuario (negociador).

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3. Manejo de Inversiones.

La realización de inversiones estará en cabeza del negociador(es) autorizado (S) para tales efectos, teniendo en cuenta los siguientes parámetros:

3.1 Las negociaciones deben efectuarse bajo el estricto cumplimiento del Marco regulatorio, el Estatuto de Inversiones, los lineamientos establecidos por el Comité de Inversiones y Seguimiento de Riesgo y las políticas internas pertinentes.

3.2 Será responsabilidad del negociador velar por el cumplimiento de la contraparte, bajo las condiciones propias de la negociación y el Estatuto de Inversiones.

No se realizarán operaciones de Tesorería con personas de tipo natural o personas jurídicas no sometidas a la vigilancia de la Superintendencia Financiera. Es caso de realizarse algún tipo de excepción para los casos anteriores se deberá garantizar el cumplimiento de las normas referentes a la Prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, teniendo como respaldo el formato sobre identificación de cliente totalmente diligenciado, de forma que los datos del cliente así como el origen de sus fondos sean claramente determinados.

Es importante resaltar que para las personas jurídicas no vigiladas por la entidad arriba mencionada, se exigirá sin excepción el cumplimiento de entrega contra pago las operaciones realizadas de manera electrónica.

3.4 Para las operaciones a futuro, se deberá contar con el documento suscrito el mismo día en que se genera la obligación de la Compañía, entendido como medio de respaldo de la negociación. Adicionalmente, para las operaciones establecidas en la Circular Externa 014 de 1998, se deberán observar los lineamientos que se aprueben en materia de realización de operaciones con derivados.

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3.5 El impacto del incumplimiento de las normas establecidas para inversiones, será evaluado por el Comité de Inversiones y

Seguimiento de Riesgo, quien informará las medidas y consecuencias generadas a las instancias de control que considere pertinentes.

3.6 Grabación de Llamadas: Todas las líneas telefónicas de la Gerencia de Tesorería y las correspondientes extensiones, estarán conectadas a un sistema de grabación de llamadas, a través del cual se canalizarán las llamadas correspondientes a procesos de inversión de cualquier índole. Las líneas que no se ingresen al sistema de grabación de llamadas por algún motivo técnico o de capacidad, no podrán ser usadas en ningún momento para realizar operaciones de inversión.

En caso de que la Vicepresidencia Financiera realice operaciones de inversión deberá asegurarse que la grabación de las llamadas correspondientes, esté por lo menos a cargo de la contraparte.

Igualmente esta prohibido el uso de teléfonos celulares, inalámbricos, móviles o de cualquier otro equipo o sistema de comunicación que no permita guardar el registro de la operación y las condiciones del negocio.

La base de datos de las grabaciones de llamadas será administrada por la Gerencia de Informática manteniéndola en custodia un lapso mínimo de tres años, asegurando así la conservación en forma fidedigna y verificable de las cintas de backups. Es responsabilidad de esta Gerencia la verificación diaria del funcionamiento del sistema y la capacidad de almacenamiento.

La reproducción de la información grabada en las operaciones de tesorería, será usada con el objeto de dar claridad a las partes sobre una negociación específica, como medio de prueba en procesos judiciales, arbítrales, de amigables componedores o en audiencias de conciliación, así como en

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procesos, actuaciones o investigaciones administrativas iniciadas por cualquier autoridad estatal o por la compañía. Las grabaciones podrán ser analizadas por el operador, el Gerente de Tesorería, la contraparte, el Gerente de Riesgo, el Vicepresidente Financiero o el Jefe de la Oficina de Control Interno. En ningún caso los operadores pueden acceder al sistema de grabación sin la presencia del Gerente de Riesgo, el Jefe de la Oficina de Control lnterno o el Vicepresidente Financiero.

Cabe mencionar que la Oficina de Control lnterno será la encargada de realizar el control y el seguimiento al cumplimiento del Reglamento interno de grabación de llamadas, lo cual debe ser informado al Comité de Inversiones y

Seguimiento de Riego.

3.7 Es responsabilidad del negociador velar por el cumplimiento de la contraparte bajo las condiciones propias de la negociación y el Estatuto de Inversiones.

3.8 No se realizarán operaciones de tesorería con personas naturales o jurídicas no sometidas a la vigilancia de la Superintendencia Financiera. En el evento de presentarse alguna excepción para los casos anteriores, se deberá garantizar el cumplimiento de las normas referentes a la prevención del lavado de activos, con el soporte del formato debidamente autorizado y diligenciado para este efecto.

En los casos de excepción, cuando se trate de personas no vigiladas por la Superintendencia Financiera de Colombia, se exigirá en toda circunstancia la entrega, contra pago, de las operaciones realizadas de forma electrónica.

3.9 Para las operaciones a futuro, es fundamental contar con el documento de respaldo suscrito el mismo día en el que se hace exigible la obligación de la Compañía. Adicionalmente, para las operaciones establecidas en la Circular Externa 014 de 1998 de

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la Superintendencia Financiera de Colombia, se deberán observar los lineamientos que se aprueben en materia de operaciones con derivados.

3.10 El impacto del incumplimiento de las normas establecidas para inversiones, será evaluado por el Comité de Inversiones y Seguimiento de Riesgo, el cual determinará los procedimientos sancionatorios a que haya lugar.

3.11 Grabación de Llamadas: Todas las líneas telefónicas de la Gerencia de Tesorería y sus correspondientes extensiones, están conectadas a un sistema de grabación de llamadas. No se entienden realizadas las transacciones o negociaciones que no se realicen por este sistema.

Cuando la Vicepresidencia Financiera realice operaciones de inversión se asegurará que la grabación de las llamadas esté a cargo de la contraparte. Igualmente, el uso de teléfonos celulares, inalámbricos, móviles o de cualquier otro equipo o sistema de comunicación, se considera una práctica insegura y no es admitida, por cuanto no permite guardar el registro de la operación y las condiciones del negocio.

La base de datos de las grabaciones de llamadas será administrada y custodiada por la Gerencia de Informática por un lapso mínimo de tres años. Es responsabilidad de esta Gerencia la verificación diaria del funcionamiento del sistema y su capacidad de almacenamiento.

La reproducción de la información grabada en las operaciones de tesorería, será usada con el objeto de dar claridad a las partes sobre una negociación específica, y como medio de prueba en procesos judiciales, arbítrales, de amigables componedores o en audiencias de conciliación, así como en procesos, actuaciones o investigaciones administrativas iniciadas por cualquier autoridad estatal o por la compañía.

Las grabaciones podrán ser analizadas por el operador, el Gerente de Tesorería, la contraparte, el Gerente de Riesgos, el

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Vicepresidente Financiero o el Jefe de la Oficina de Control Interno. En ningún caso los operadores pueden acceder al sistema de grabación sin la presencia del Gerente de riesgos, el Jefe de la Oficina de Control Interno o el Vicepresidente Financiero.

No se podrá utilizar el material grabado de las llamadas de la Gerencia de Tesorería, para efectos diferentes a los estrictamente relacionados con la negociación de inversiones.

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CAPITULO IV REFRENDACION

COMPROMISO ÉTICO

Este código significa el compromiso de todos los servidores públicos al servicio de Previsora S.A., Compañía de Seguros, por representar adecuadamente a la Entidad a través de nuestros comportamientos. Por lo tanto, teniendo en cuenta su construcción participativa, todos nos comprometemos a conocerlo, comprenderlo, aplicarlo y velar porque las conductas aquí establecidas marquen nuestras actuaciones.

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CAPITULO V MANTENIMIENTO

El mantenimiento del código de ética hace referencia a las actividades desarrolladas a cumplir los objetivos de la ética en la organización. Estas actividades buscan, entre otras, darle permanencia y vigencia a los principios y valores éticos establecidos en este código. Las actividades de mantenimiento estarán a cargo de: un Oficial de Ética, quien es la cabeza visible del Código de Ética y un Comité de Ética.

1. El oficial de ética. Es la persona encargada de dar consejo,

proponer recomendaciones y guiar a los colaboradores en la toma de decisiones, cuando estas generen duda para el mismo en cuanto al compromiso ético. Su propósito es facilitar, orientar y monitorear el cumplimiento de los lineamientos éticos. En Previsora Seguros, el rol del oficial de ética es responsabilidad del Vicepresidente Administrativo y, en su ausencia tal labor la realizará el Gerente de Gestión Humana.

El Comité de Ética. Es responsable de velar por el

cumplimiento de todos los asuntos éticos. Se encargará de promover y monitorear el cumplimiento del Código de Ética; para lo cual se reunirá trimestralmente y discutirá los casos que requieran estudio, expidiendo un concepto del caso y los lineamientos a seguir. Será responsable por presentar al equipo directivo de la compañía un informe de los asuntos más relevantes en el periodo. También deberá realizar, cuando menos, una vez en el año, una encuesta que permita medir el grado de conocimiento que los funcionarios tienen sobre el código de ética, su aplicación, su vigencia y de dar el informe correspondiente al equipo directivo. Este comité será liderado por el Oficial de Ética

3. Todos los colaboradores de Previsora Seguros deben observar y velar porque los lineamientos éticos

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Defensor del Cliente Te1(1)3450035

(19)

CÓDIGO DE ÉTICA

LA PREVISORA S.A. COMPAN~A DE SEGUROS

definidos en el presente código, sean respetados y

aplicados. Cualquier irregularidad o actividad inusual que se detecte en la ejecución de los procesos y procedimientos establecidos para la operación de la Compañía, deberán ser reportados al oficial de ética directamente o a través del canal de reporte de incidencias: correo electrónico

oficial eticaapre visora. qo v. co

4. Para todos los efectos, en Previsora Seguros, el Oficial de Ética es el máximo representante del área administrativa o sea, el Vicepresidente Administrativo quien podrá delegar esta función al Gerente de Gestión Humana.

5. El comité de ética será integrado por el oficial de ética, el representante de la oficina de control interno ó quien haga sus veces y un representante de los trabajadores convencionados.

6. Será elegido un representante de los trabajadores convencionados, que integrará el comité de ética, por un período de cinco años y podrá ser reelegido en la misma forma. El primer representante deberá ser elegido en los treinta días siguientes a la publicación oficial de éste código, a través de elección popular de todos los funcionarios, con la única condición de que dicho colaborador resida en la ciudad de Bogotá.

Comuníquese y cúmplase

PR

E V S O R A

S E G U R O S

La Previsora S.A., Cornpaiía de Seguros Calle 57 No. 9-07 Te1 ( 1 ) 348 57 57 Nit. 860.002.400-2 vw.previson.gov.co Línea de Atención al Cliente: (1) 348 75 55

O1 800091 0554

Defensor del Cliente

Tel()345 W 35

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