Sistema Integrado para el Control de Presupuesto en Obra-Edición Única

BIBLIOTECAS DEL TECNOLÓGICO DE MONTERREY

PUBLICACIÓN DE TRABAJOS DE GRADO

Las Bibliotecas del Sistema Tecnológico de Monterrey son depositarias de los trabajos recepcionales y de grado que generan sus egresados. De esta manera, con el objeto de preservarlos y salvaguardarlos como parte del acervo bibliográfico del Tecnológico de Monterrey se ha generado una copia de las tesis en versión electrónica del tradicional formato impreso, con base en la Ley Federal del Derecho de Autor (LFDA).

Es importante señalar que las tesis no se divulgan ni están a disposición pública con fines de comercialización o lucro y que su control y organización únicamente se realiza en los Campus de origen.

Cabe mencionar, que la Colección de Documentos Tec, donde se encuentran las tesis, tesinas y disertaciones doctorales, únicamente pueden ser consultables en pantalla por la comunidad del Tecnológico de Monterrey a través de Biblioteca Digital, cuyo acceso requiere cuenta y clave de acceso, para asegurar el uso restringido de dicha comunidad.

Sistema Integrado para el Control de Presupuesto en

Obra-Edición Única

Title Sistema Integrado para el Control de Presupuesto en Obra-Edición Única

Authors Adriana de Alva Levy

Affiliation Campus Monterrey

Issue Date 2000-12-01

Item type Tesis

Rights Open Access

Downloaded 19-Jan-2017 09:36:54

INSTITUTO TECNOLÓGICO Y DE ESTUDIOS

SUPERIORES DE MONTERREY

CAMPUS MONTERREY

DIVISIÓN DE GRADUADOS E INVESTIGACIÓN

PROGRAMA DE GRADUADOS EN INGENIERÍA

SISTEMA INTEGRADO PARA EL CONTROL

DE PRESUPUESTO EN OBRA

T E S I S

PRESENTADA COMO REQUISITO PARCIAL

PARA OBTENER EL GRADO DE:

MAESTRO EN INGENIERÍA CIVIL

CON ESPECIALIDAD EN

INGENIERÍA Y ADMINISTRACIÓN DE LA CONSTRUCCIÓN

INSTITUTO TECNOLÓGICO Y DE ESTUDIOS SUPERIORES DE

MONTERREY

CAMPUS MONTERREY

DIVISIÓN DE GRADUADOS E INVESTIGACIÓN PROGRAMA DE GRADUADOS EN INGENIERÍA

SISTEMA INTEGRADO PARA EL CONTROL DE PRESUPUESTO EN OBRA

TESIS

PRESENTADA COMO REQUISITO PARCIAL PARA OBTENER EL GRADO DE

MAESTRO EN INGENIERÍA CIVIL

CON ESPECIALIDAD EN:

INGENIERÍA Y ADMINISTRACIÓN DE LA CONSTRUCCIÓN

ARQ. ADRIANA DE ALVA LEW

INSTITUTO TECNOLÓGICO Y DE ESTUDIOS SUPERIORES DE MONTERREY CAMPUS MONTERREY

DIVISIÓN DE GRADUADOS E INVESTIGACIÓN PROGRAMA DE GRADUADOS EN INGENIERÍA

Los miembros del Comité de Tesis recomendamos que la presente tesis de la Arq. Adriana de Alva Levy, sea aceptada como requisito parcial para obtener el grado

académico de Maestro en Ingeniería Civil con especialidad en:

INGENIERÍA Y ADMINISTRACIÓN DE LA CONSTRUCCIÓN

Comité de Tesis

Dr. Gabriel Barraza E

Asesor Arq. José Ángel IrachetaSinodal

APROBADO

Arq. Ádriana Díaz Sinodal

Dr. Federico Viramontes

Director del Programa de Graduados en Ingeniería

DEDICATORIA

A mis papas Miguel Ángel y María, por su sabiduría y su constante motivación.

A mi hermana María, mi conciencia.

A mi esposo Luisen, por tu apoyo y comprensión que siempre me hacen encontrar la manera de salir adelante.

AGRADECIMIENTOS

Al Ing. Luis Enrique Félix Ángulo por su ayuda en descifrar y resolver muchos problemas surgidos en la realización de este trabajo.

A mi asesor el Dr. Gabriel Barraza E. por su apoyo brindado.

A mis sinodales.

ABSTRACT

Actualmente en el área de la construcción, para ser más competitivos en precio sin sacrificar calidad se debe buscar la manera de reducir los costos siendo más efectivos. Esto se puede lograr con un mejor control de los procesos. La presente tesis pretende desarrollar un sistema de control de obra para el proceso de construcción, enfocado a las pequeñas y medianas empresas. El sistema abarca los principales puntos de una construcción y se adapta a las necesidades distintas de cada usuario. El sistema de control denominado SISCO pretende ayudar al control de los tres recursos principales de una construcción que son los materiales, la mano de obra y el equipo. El sistema se hizo utilizando el programa Access, el cuál maneja bases de datos para el manejo de información. La información obtenida da apoyo en la retro­alimentación del proyecto y en la toma de decisiones en proyectos futuros.

En el contenido de la presente tesis, se presenta el marco teórico para el desarrollo del sistema de control de obra y luego el sistema mismo. El sistema maneja dos tipos de datos, los de inicio que no cambian a lo largo del proyecto, y los de proceso que cambian e incrementan durante el proyecto. Los datos de inicio, necesarios para el uso del sistema, son obtenidos del catalogo de conceptos y presupuesto base del proyecto en cuestión. Este presupuesto se hizo en base a la integración de los costos de los tres recursos ya mencionados. En el transcurso de la construcción se registran las entradas y salidas de insumos así como los avances de trabajos realizados. Mediante la relación de datos en el sistema, esté arrojará la información a través de informes. Los informes pueden presentar la información de diferentes maneras: por concepto, por fecha o incluso, proporciona datos nuevos como serían el valor de inventario o los totales de trabajos realizados.

CONTENIDO

DEDICATORIA i¡¡

ABSTRACT v

LISTA DE FIGURAS viii

CAP. I INTRODUCCIÓN . . 1

o Antecedentes . . . 1

o Sistemas Integrados d e Control d e Obra . . . 4

o Problema . . . 5

o Objetivo . . . 6

o Descripción d e l a presente tesis . . . . 6

CAP. II UBICACIÓN DEL SISTEMA EN UN PROYECTO DE

CONSTRUCCIÓN 9

o E l sistema y l o s procesos d e l proyecto . . . 9 o Relación del sistema de control de los procesos . . 11 o Esquema Organizacional . . . . .16 o WBS y CBS 17

CAP. III PASOS PARA LA PLANEACION E IMPLEMENTACIÓN

D E U N SISTEMA D E INFORMACIÓN . . . . 2 1

o Consideraciones Previas . . 21 o Desarrollo del sistema de información mediante el uso

d e bases d e datos . . . 2 2

o Programas de bases de datos . . . .25

CAP. IV ESQUEMA GENERAL DEL SISTEMA . . . .27

CAP. V

o Estructura general del sistema SISCO o Proceso de datos en el sistema SISCO o Manejo de claves en el sistema SISCO

SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE OBRA

o Diagrama de flujo del sistema SISCO

o Formularios e Informes de SISCO (pantallas)

30 33 35

37

37

39

CAP. VI EVALUACIÓN Y ALCANCE DEL SISTEMA

o Análisis del funcionamiento . o Alcance del sistema .

o Limitaciones . . . .

60 60 60 62

CAP. VIl CONCLUSIÓN

APÉNDICE A INFORMES DEL SISTEMA SISCO

63

64

APÉNDICE B TABLAS DEL SISTEMA SISCO

APÉNDICE C CONSULTAS DEL SISTEMA SISCO

REFERENCIAS

73

78

LISTA DE FIGURAS

Figura 1 ­ Flujo d e l manejo d e materiales.. . . . 2 Figura 2­ Traslape de los procesos de un proyecto de construcción. . . 10 Figura 3 ­ Flujos entre procesos. . . .11 Figura 4­ Relación del sistema en los procesos de inicio y planeación. . 12 Figura 5­ Relación del sistema en el proceso de ejecución. . . . 13 Figura 6­ Relación del sistema en el proceso de terminación. . . . 14 Figura 7 ­ Manejo de costos. . . .15 Figura 8­ Relación organizacional. . . .16 Figura 9­ Uso de la WBS y la CBS en el sistema de control. . . .18 Figúra 10­ WBS de casa habitación. . . .18 Figura 1 1 ­ L a integración d e recursos e n e l sistema. . . . . 2 0 Figura 1 2 ­ Principales bases d e datos d e l sistema. . . . . 2 4 Figura 1 3 ­ Tablas y relaciones. . . . 3 1 Figura 1 4 ­ Consultas q u e relacionan tablas . . . . 3 4

Figura 1 5 ­ Diagrama d e flujo. . . . 3 8

CAPITULO I INTRODUCCIÓN

A pesar de la creciente innovación tecnológica del mundo en que vivimos, de las nuevas tendencias en materia de organización y administración, de la importancia de la calidad y los servicios especializados, el ramo de la construcción sigue un paso atrás. Debido al amplio escenario en que se puede desempeñar la construcción, ésta varía mucho con respecto a los sistemas de manufactura y de su industria donde los procesos son más metódicos y controlables. Debemos de estar conscientes que el ramo de la construcción es uno que afecta a todos los que habitamos este mundo de alguna u otra manera y que hay mucho por hacer para mejorar la calidad del servicio y de los productos que esta industria realiza. "El manejo de proyectos de construcción es importante por dos razones: (1) uno es que la construcción da forma al medio ambiente en que vivimos y por consiguiente, (2) tiene la capacidad de influir en la economía, la salud y la felicidad de las personas. Enfrentando los incrementos de población global, debemos pensar que las construcciones deben de ser eficientemente manejadas para que éstas representen un beneficio para la humanidad y que los recursos sean utilizados correctamente. Desgraciadamente, la industria de la construcción no ha llegado a los niveles de productividad que otras industrias han logrado y esto es algo que debe cambiar." (Bennet, 1991).

1.1. Antecedentes

que los costos de los materiales y el equipo requeridos en una construcción representan mas del 50% del costo de la mano de obra y que su manejo tiene una relación directa en el rendimiento de la mano de obra y con los desperdicios de material. Pensando en esto, los constructores toman gran conciencia en la preparación de presupuestos y programación de la obra previo a su comienzo. Sin embargo una de las áreas poco exploradas en este proceso es el control en obra, más aún, en las obras chicas y medianas en donde el control se limita a la supervisión de campo y levantamientos de avances de obra.

OFICINA CENTF

<

^T^

C STATUS J

^ S T A T U S J A

*

í FACTURAS J^

/INGENIERÍAS Y^N

1 DISEÑO )

^^r^^

NECESIDAD DE

MATERIALES

"~­­^ INTERCAMBK DE INFO. ^/ CONTROL DE N^ "• " " " "' " "^( MA 1 ERIAL CN )

\^^ CAMPO ^/

f >

1 1

(

STATI IR )

^ ^ RECIBIR

ORDEN DE COMPRA

t

FABRICACIÓN

r MATERIAL

/ v

/ COMPRAS \ V ^ REPORTES

X EN OBRA_\ 1_­M _wuru­v f / _{ALMACENAR Á} AI lutAr­miAD

\ / 4

t i 1

INSPECCIÓN

t

FLETE

ORDEN DE ^(INSTALACIÓN )

SALIDA ~^V J

t

/ QHRDAMTPC \

Sobre este tema Boyd Paulson nos dice en su libro "Computer Applications in Construction" que "los profesionales de la construcción a veces se quejan de la gran cantidad de documentación y reportes que son requeridos cada vez con mayor intensidad. Los programas de base de datos no reducirán estos requerimientos, pero harán el trabajo de manejar estos requisitos más fácil". Existen diversos sistemas computacionales que sirven para la administración de los procesos de una obra. Para la etapa de construcción algunos se limitan principalmente al control de inventarios y otros al control del programa. Estos sistemas computacionales son bastante caros de implementar y solo las empresas grandes pueden solventar un sistema integrado de control con beneficios a su favor. En el caso de las empresas chicas y medianas, los dueños se muestran más renuentes a invertir en estos sistemas, ya que el beneficio no será a corto plazo. Aún así algún método de control es igualmente necesario y probablemente un sistema que no requiera de un programa especial y que cumpla con ciertos puntos importantes en el control de obra sea una buena solución.

"La necesidad de un sistema integrado de materiales es obvio cuando uno considera la gran cantidad de retrasos que hay en suministros y la significante cantidad de desperdicio, siendo éste un 1.8% del total del costo de materiales de un proyecto" (Wong y Norman, 1997). "Según los estudios patrocinados por el Instituto de la Industria de la Construcción (C.l.l.) en E.U.A. entre los años 1986 y 1987, se demostró que los beneficios de utilizar un sistema de manejo de materiales son de un 6% de ahorro en la mano de obra y de un 3% de ahorro en sobrantes y desperdicios. Ahora bien, estos porcentajes serían proporcional mente de igual magnitud en una obra chica como en una grande" (Back, 1996). Cuando se implementa un control sofisticado por computadora se puede incrementar la cifra del 6% hasta un 10% de beneficio en mano de obra" (C.l.l. 1986).

en la planeación de obras futuras. Se decidió enfocar dicha herramienta a las empresas chicas y medianas que tienen menos recursos para invertir en sistemas sofisticados de manejo de inventarios y control de obra. Se pretende hacer un sistema sencillo, útil y con la versatilidad necesaria para diferentes tipos de proyectos de construcción.

1.2. Sistemas Integrados de Control de Obra

Un sistema es entendido como una "combinación de varias partes reunidas para conseguir cierto resultado; es un conjunto de cosas ordenadas de algún modo; una combinación de procedimientos destinados a producir cierto resultado" (García­Pelayo, 1998). Existen diversos sistemas en los proyectos de construcción. Entre ellos se distinguen dos categorías: "Aquellos que forman parte directa del producto final y aquellos que forman parte de la organización del proyecto y por ende están interrelacionadas con los procesos por el cual el producto final es producido" (Bennet, 1991). Por estas definiciones podemos decir que una construcción es un sistema en donde las tres partes principales o sub­sistemas (material, mano de obra y equipo) deben coordinarse para dar un resultado satisfactorio para el cliente y el constructor. Aunado a esto se encuentra el cuarto elemento del sistema que sería la supervisión, administración y control de obra.

de computarización, sin embargo debe responder a la información necesaria de cada proyecto" (C.l.l. 1988).

Una manera de poder mantener los precios bajos sin sacrificar calidad es optimizando el uso de los recursos en todas las etapas del proyecto, desde la planeación y procuración, hasta la ejecución en obra. Siendo esta última la más crucial y la más difícil de controlar. "En la etapa de construcción los requerimientos de equipamiento del proyecto son los que dan la pauta en la planeación del proyecto. Sin embargo los materiales a granel son más difíciles de controlar debido a que son numerosos y sus cantidades no son conocidas con exactitud hasta que se hace el trabajo. El diseño de un sistema de control dará una actualización de estos requerimientos" (C.l.l. 1988). Un control adecuado significa también una mejor comunicación entre las partes involucradas. "Los sistemas de administración de materiales propiamente implementados producirán beneficios tangibles en las áreas de productividad de mano de obra, reducción de desperdicio, reducción en el gasto de personal de la empresa y ahorro en el flujo de dinero" (C.l.l. 1986). Los sistema para control de obra pueden ser utilizados para hacer una evaluación de la planeación que se tuvo antes de comenzar la obra, permitiendo tener una visión realista y detallada del costo y tiempo real contra el presupuesto y programa original.

1.3. Problema

modificaciones que sufren los proyectos y que no se manejan adecuadamente. En otras palabras, hay fallas en la obra y perdidas no identificadas por falta de un control a detalle de los recursos.

Por otro lado, actualmente no se aprovecha al 100% la experiencia adquirida de otras obras anteriores ya que por lo general la información es bastante ambigua basada en la memoria de supervisores o en el manejo de números muy generales. Esto aplica también a comparación de costos reales contra los de presupuesto, ya que la información no está recopilada en un mismo sistema y normalmente se usa información generalizada. Un sistema que nos arroje información al día de lo que sucede en la obra nos dará una base real para justificar cambios en la planeación de futuras obras.

1.4. Objetivo

Considerando el problema anterior, el objetivo de esta tesis es crear una herramienta de control de los costos reales aplicados a la obra día con día para lograr una mayor eficiencia en el uso de los recursos (materiales, mano de obra y equipo) con el propósito de proporcionar a las empresas chicas y medianas un sistema que les permita tener un mejor control de la obra y por consiguiente una mayor eficiencia al servicio y calidad del producto terminado. Esta herramienta será un sistema computacional de fácil manejo e implementación y suficientemente versátil para adaptarse a las necesidades de control de cada constructor según sean los tipos de construcciones que maneja.

1.5. Descripción de la presente tesis

procesos de un proyecto basado en los procesos promovidos por el "Project Management Institute". Además se propone un sistema organizacional y la integración de recursos en el sistema de control de obra. Como parte importante en este capítulo es la descripción de la WBS ("Work Breakdown Structure"), parte fundamental de cualquier construcción.

El capítulo III describe los pasos para la planeación y desarrollo de un sistema de información aplicados al sistema de control de obra que se realizó en la presente tesis. Se describen las bases de datos en los sistemas computacionales y se hace referencia a las bases utilizadas en el sistema de control para el control de obra (SISCO) desarrollado en la presente tesis. Así mismo describe los diferentes programas actuales de información que manejan bases de datos.

El capítulo IV y V forman la parte esencial de esta tesis ya que es el desarrollo mismo del sistema de información de control de obra (SISCO). El capítulo IV describe de manera general el programa computacional ACCESS utilizado en el sistema de control de obra. Se plantea la estructura general de la base de datos y sus divisiones. Las divisiones del sistema se explican gráficamente. Por último se describe el proceso de datos en el sistema de información desde la entrada de datos hasta la salida de información. En el capítulo V se presenta el diagrama de flujo del sistema y se muestran las pantallas mismas del programa y su descripción.

En el capítulo VI se hace la evaluación del sistema y se describe su alcance. Finalmente, en el capítulo Vil se presentan las conclusiones obtenidas en el desarrollo del sistema de información para control de obra propuesto en SISCO. En la presente tesis se incluye un diskette con el sistema SISCO desarrollado en el programa ACCESS.

CAPITULO II

UBICACIÓN DEL SISTEMA EN UN PROYECTO DE CONSTRUCCIÓN

El presente capitulo tiene como objetivo el de ubicar el sistema de control de obra dentro de los procesos de un proyecto de construcción. Se hace un repaso general de las características principales de un proyecto y se explican los procesos de un proyecto basados en el "Project Management Institute". Se hace una relación de estos procesos con el sistema de control propuesto, es decir se ubica el sistema dentro de este marco teórico. Además se propone un sistema organizacional y la integración de recursos en el sistema de control de obra. Como parte importante en este capítulo es la descripción de la WBS ("Work Breakdown Structure"), parte fundamental de cualquier construcción.

2.1 El sistema y los procesos de un proyecto de construcción

Todos los proyecto de construcción tienen como característica 5 factores fundamentales que son:

o Es realizado por personas. o Tienen recursos limitados.

o Es planeado, ejecutado y controlado. o Es temporal.

o Es único.

Con estos cinco factores en mente se pueden obtener los elementos principales en los que debe soportarse el sistema de control que se desarrolla en esta tesis:

o Es para facilitarle el trabajo a las personas, es decir, debe tener facilidad de manejo e implementación.

o Debe interrelacionar correctamente los tres recursos directos principales en obra como lo son el material, la mano de obra y el equipo.

o Debe proporcionar reportes para la evaluación y planeación de futuros proyectos.

o Debe llevar registros en base a un lapso de tiempo determinado según el según el periodo establecido de construcción y la magnitud del proyecto.

o Debe ser versátil para que se adapte a todo tipo de proyectos de construcción.

De acuerdo al "Project Management Institute" (PMI) en cada proyecto de construcción se tienen cinco procesos fundamentales: (1) inicio, (2) planeación, (3) control, (4) ejecución y (5) cierre. Estos procesos se relacionan entre si y llevan un orden establecido de inicio a terminación, sin embargo sus actividades se traslapan. Como se aprecia en la Figura 2, el proceso de control se traslapa con cada uno de los demás procesos y lleva una relación muy directa con ellos, especialmente en el proceso de construcción. Es dentro de este proceso de control donde se ubica la herramienta que se desarrolla en la presente tesis

Nivel de Actividad

proceso de inicio

proceso de planeación

proceso de ejecución

proceso de cierre

Fase de Inicio

Tiempo _{Fase de}

Término

Para llevar un estricto control durante los procesos debe de haber un buen flujo de la información entre ellos a través de la documentación adecuada. En la Figura 3 se muestra como es el flujo de documentos e información dentro de los procesos. El flujo principal de información dentro del sistema de control qué se desarrolla en esta tesis esta representado en la Figura 3 por las flechas bidireccionadas, entre los procesos de planeación y de control y entre los procesos de control y de ejecución (construcción).

PROCESO DE INICIO

PROCESO DE PLANEACIÓN

PROCESO DE CONTROL

PROCESO DE EJECUCIÓN

PROCESO DE CIERRE

LAS FLECHAS INDICAN EL FLUJO DE DOCUMENTOS E INFORMACIÓN.

Figura 3 Flujos entre procesos (Duncan, 1996)

2.2 Relación del sistema de control en los procesos.

planeación de recursos y suministros. El presupuesto base y en su caso, la explosión de insumos, conforman las primeras dos bases de datos del sistema de información que se propone en la presente tesis como se muestra en la Figura 4.

INICIO Y

PLANEACIÓN _{CATALOGO DE CONCEPTOS}

EXPLOSIÓN DE INSUMOS

ALIMENTAR DATOS AL SISTEMA

Figura 4 Relación del sistema en los procesos de inicio y planeación.

EJECUCIÓN

(CONSTRUCCIÓN) _{PROGRAMA DE OBRA}

SUPERVISIÓN

I

ESTIMACIONES

RETROALIMENTACIÓN DE INFORMACIÓN EN EL SISTEMA REPORTES / COMPARATIVAS / CAMBIOS

(POR LAPSO DE TIEMPO DETERMINADO)

Figura 5 Relación del sistema en el proceso de ejecución.

En el proceso de terminación se llevan a cabo actividades como los cierres de contratos y liquidaciones finales como se muestra en la Figura 6. El sistema de control dentro de este ultimo proceso lleva acabo el análisis del resumen de obra que recopila toda la información obtenida del proyecto y genera los reportes necesarios que ayuden a la retroalimentación y cambios en futuros proyectos.

Como se ha visto en los párrafos anteriores, el sistema de control de obra forma parte del proceso de control y por consiguiente es parte integral de los demás procesos. Según el PMI, dentro del proceso de control se ubican cinco partes importantes que son:

o Control de cambios en el alcance del proyecto. o Control del programa de actividades.

o Control de costos.

o Control de calidad.

TERMINACIÓN

LIQUIDACIÓN

CIERRE DE CONTRATOS

ASUNTOS PENDIENTES

DIFERENCIAS ENTRE PRESUPUESTO BASE Y Et REAL REPORTES / CONTROL DE CAMBIOS / RETROALIMENTACIÓN

Figura 6 Relación del sistema en el proceso de terminación.

Las cinco partes mencionadas son las que darán la pauta para ejercer las actividades principales del control que son la de reportar el desempeño y la de ejercer los cambios globales al proyecto. En base a lo anterior reiteramos que el sistema propuesto se ubica en el área de control de costos.

Project Cost Management J

3. Cost Estimatíng

3.1 Inputs

3.1.1 Cost estimates 3.1.2 WBS

3.1.3 Project Schedule

3.2 Tools and Techniques

3.2.1 Cost estimating tools and techniques

3.3 Outputs

3.3.1 Cost Baseline

1

^

1. Resource Planning

1.1 Inputs

1.1.1 WBS

1.1.2 Historical Information 1.1.3 Scope Statement 1.1.4 Resource description 1.1.5 Organizational policies

1.2 Tools and Techiniques 1 .2. 1 Expert Judgement' 1.2.2 Altemative identification

1.3 Outputs

1.3.1 Resource Requirements

t

2. Cost Estimating

2.1 Inputs

2.1.1 WBS

2.1.2 Resource Requirements 2.1.3 Resource Rates

2. 1 .4 Activity Duration estimates 2.1.5 Historical information 2.1.6 Chart of acounts

2.2 Tools and Techniques 2.2.1 Analogous Estimating 2.2.2 Parametric modeling 2.2.3 Bottom­up estimating 2.2.4 Computerized tools

2.3 Outputs 2.3.1 Cost Estimates 2.3.2 Supporting Detail 2.3.3 Cost management plan

4. Cost Control

4.1 Inputs

4.1.1 Cost Baseline 4.1.2 Performance reports 4.1.3 Change requests 4.1.4 Cost Management Plan

4.2 Tools and Techniques

4.2.1 Cost Change control system 4.2.2 Performance Measurement 4.2.3 Additional planning 4.2.4. Computerized tools

4.3 Outputs

4.3.1 Revised cost estimates 4.3.2 Budget updates 4.3.3 Corrective action 4.3.4 Estímate at completion 4.3.5 Lessons leamed

Figura 7 Manejo de Costos (Duncan, 1996).

anteriormente: el catalogo de conceptos con su presupuesto (cost baseline), las estimaciones de avance durante la ejecución (performance reports), los cambios y aditivas (change requests), y la planeación de cambio en costo (cost management plan). La herramienta para llevar acabo este proceso de control será el sistema mismo que se propone en la presente tesis y dará como resultado la serie de reportes necesarios para aplicar las acciones correspondientes.

2.3. Esquema organizacional.

En la sección anterior se habló de los procesos en el desarrollo de proyectos de construcción. En el esquema organizacional de la mayoría de las empresas las actividades de cada proceso se realizan por departamentos independientes. Esto incrementa la necesidad de una buena comunicación entre las partes para poder manejar eficientemente los proyectos. Este flujo de información y relación organizacional se muestra en la Figura 8. En empresas chicas el administrador pudiera hacer el trabajo de planeación y éste en conjunto con el constructor, llevar el control de obra. Sin embargo, conforme crece la empresa, crece la necesidad de crear departamentos independientes y asignar la reglamentación y formas pertinentes para el flujo de información.

PROYECTOS

ADMINISTRACIÓN

í

COMPRAS

CONSTRUCCIÓN

CONTROL DE OBRA

*LAS FLECHAS INDICAN EL FLUJO DE DOCUMENTOS E INFORMACIÓN. *SE SEÑALA EL ÁREA DE INTERÉS DEL

SISTEMA.

Como se ha visto en las figuras anteriores, el flujo de información en cada uno de los procesos de un proyecto es indispensable para el buen funcionamiento del sistema. Esta información formará la base de datos del sistema y de su veracidad depende la utilidad del sistema.

2.4. WBS y CBS

La WBS o "Work Breakdown Structure" es una herramienta que establecerá el esquema de análisis de costos y presupuestos en determinado proyecto. Como su nombre lo dice, el desglose estructurado de trabajo, es una manera ordenada de dividir todas las actividades que se realizarán en un proyecto. El grado de detalle lo determina el proyecto y puede abarcar todos los procesos desde la planeación hasta el cierre. Sin embargo, para efectos de la presente tesis la WBS se enfocará al análisis de costo de las actividades en la construcción. Al utilizar un WBS bien estructurado, todas las actividades a realizarse y sus recursos son más identificables, así mismo, los costos directos se pueden identificar por cada actividad. Aunque un WBS puede ser estandarizado y reutilizado en diversos proyectos se deben de hacer ajustes dependiendo del tipo de proyecto y sus necesidades. Por ejemplo, la mayoría de los presupuestos se manejan por partidas que se agrupan por tipos de actividades como cimentación, instalaciones, acabados, etc sin embargo, en determinado momento el cliente pudiera necesitar un agrupamiento por áreas del proyecto y habría que adaptar

el WBS.

INFORMACIÓN DEL SISTEMA

I

WBS

(PARTIDAS DEL PROYECTO)

I

CBS

(COSTOS DEL PROYECTO)

REPORTES POR RECURSO, POR ACTIVIDAD, PARTIDA, GENERALES, ETC..

Figura 9 Uso de la WBS y la CBS en el sistema de control.

En la Figura 10 se presenta un ejemplo de la WBS de una casa habitación. Este WBS es muy detallado, pues abarca el inicio, diseño, contratación, construcción y cierre. El sistema que se propone en la presente tesis abarca solo el control de obra durante la construcción. Si se toma el siguiente ejemplo como proyecto base, el sistema de control se utilizaría solo en los puntos 5 y 6.

1.0. Administración de Proyectos / Diseño 1.1. Inicio de Proyecto

1.2. Plan de proyecto

1.3. Recepción y autorización de proyecto arquitectónico 1.4. Topografía y mecánica de suelos

1.5. Planos constructivos e ingenierías 1.6. Perspectivas y maqueta

1.7. Estrategias de contratación

1.8. Permisos de construcción, demoliciones, roturas, movimientos de postes o mobiliario urbano

2.0. Preliminares / Movilización

2.1. Asignación de personal a obra 2.2. Instalación de oficina en obra

2.3. Conexión e instalación de servicios temporales

2.4. Bodega de materiales y equipos 2.5. Cercado y protección

3.0. Concursos y contratos

3.1. Concursos / Cotizaciones 3.2. Obra Civil

3.3. Eléctrico

3.4. Aire Acondicionado 3.5. Plomería

3.6. Acabados

3.7. Paisajismo y jardinería

4.0. Compras del cliente 4.1. Muebles

4.2. Decoración interior 4.3. Equipos electrónicos 4.4. Sistema de Seguridad

5.0. Construcción

5.1. Preliminares 5.2. Cimentación

5.3. Instalaciones bajo Firme 5.4. Firmes

5.5. Muros 5.6. Losas 5.7. Escaleras

5.8. Albañilería general 5.9. Aire Acondicionado 5.10. Instalaciones Eléctricas 5.11. Instalaciones Hidrosanitarias 5.12. Acabados

5.13. Obras Exteriores

6.0. Instalaciones Especiales

6.1. Alarmas

6.2. Sistema contra incendio 6.3. Sonido ambiental 6.4. Audio y video 6.5. Control de energía

7.0. Cierre de proyecto

7.1. "Punchlist" y recorrido de obra 7.2. Aceptación de paquetes de obra 7.3. Movilización y limpieza general de obra 7.4. Cierre de contratos y finiquitos

7.5. Entrega a cliente

7.6. Cierre de contrato administrativo con cliente

El desglose de actividades para una construcción se hace en un listado llamado catalogo de conceptos. Los conceptos y partidas que lo conforman y que forman parte de nuestra base de datos se integran de tres recursos principales que son: los materiales, la mano de obra y el equipo. Esto se debe a que cada actividad a realizar en una obra se comprende de alguno o varios de estos recursos. La suma de estos recursos en cada actividad da como resultado el costo directo de esa actividad. Los precios unitarios de cada actividad se obtiene integrando los costos de estos tres recursos y se le pudiera sumar a esto otros costos indirectos conformando así el presupuesto base del proyecto. Sin embargo, para efectos del presente sistema de control, solo se manejaran los precios unitarios obtenidos de costos directos. Existen diversas maneras de integrar y dividir estos recursos, sin embargo para el sistema de control de obra que se pretende desarrollar en la presente tesis se propone la integración de recursos que aparece gráficamente en la Figura 11. Por otro lado existe en la construcción la posibilidad subcontratos para la realización de una parte del proyecto. Los subcontratos pueden incluir la realización de los conceptos completos ó solo la mano de obra, es por esto que se consideran como una variable aparte. Esta área no se desarrollo en el sistema.

PARTIDAS DEL PROYECTO

MATERIALES MANO DE OBRA EQUIPO

SUBCONTRATOS

1r

DESTAJO

1r

NOMINA

MAYOR RETRO, GRÚA, ETC.. •A GRANEL

>MAYOR ( CEMENTO, VARILLA, TUBERÍA, ETC..) >MENOR< LLAVES, CHAFAS, MANERALES, ETC..)

•EQUIPAMIENTO ( COCINAS, ALARMAS, AUDIO, ETC..) •PREFABRICADO

>EN PARTES { CONCRETO, ESTRUCTURA METÁLICA, ETC..)

^PRODUCTO FINAL{ MUEBLES FIJOS, CARPINTERÍA, CANCELERÍA, ETC..)

•REUSABLE ( CIMBRAS, PLÁSTICOS, HERRAMIENTA MENOR, ETC..)

MENOR BAILARINA, MOTO,£TC.

CAPITULO III

PASOS PARA LA PLANEACION DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN.

El capítulo III describe los pasos para la planeación y desarrollo de un sistema de información aplicados al sistema de control de obra que se realizó en la presente tesis. Se definen las necesidades del programa y se establecen los principales tipos de datos que se manejan. Así mismo se define la diferencia entre dato e información, términos utilizados a lo largo del desarrollo del sistema. Se describen las bases de datos en los sistemas computacionales y se hace referencia a las bases de datos utilizadas en el sistema de control para el control de obra desarrollado, denominado SISCO. Así mismo describe los diferentes programas actuales de información que se manejan a través de bases de datos. Se establece el programa a utilizar en el sistema SISCO.

3.1. Consideraciones previas

El autor Richard E. Westley de la compañía Spectrum de Consultoría Internacional presenta 5 áreas que mejorarán con el uso de un sistema computarizado de información (Westley, 1992):

o Análisis del programa o Análisis de los recursos

o Estimación de costos y pronósticos o Reportes de manejo

o Toma de decisiones

Cada una de estas actividades se harán con los reportes de información que genere el sistema.

Es importante en este momento definir dos conceptos que se manejarán durante la presente tesis y que es necesario entender su diferencia. Estos conceptos son los datos vs. la información. Según el diccionario un dato es un antecedente necesario para el conocimiento de una cosa, en otras palabras, los datos son aquellas palabras y números que representan algún aspecto del proyecto. Por si solos, los datos no tienen sentido, sin embargo si se relacionan estos datos entre si, obtenemos como resultado la "información" que nos dará el conocimiento para poder ejercer un juicio al respecto. En otras palabras, es el análisis de esta información la que nos dará la pauta para tomar decisiones. Un sistema de información como el que se está proponiendo maneja datos de una obra determinada, relacionándolos y procesándolos para arrojar información relevante de esa obra con el fin de llevar un mejor control de la misma. En resumen, los datos son el "input" del sistema y la información es el "outpuf del sistema. La programación es el conjunto de instrucciones que seguirá el sistema que define el procesamiento que van a tener los datos de entrada y la forma en que se va a arrojar la información de las salidas.

3.2. Desarrollo del sistema de información mediante el uso de bases de datos

característica o área se han unido para formar un conjunto distintivo de los demás. Las bases de datos son listados que se pueden escribir en un formato de tabla para su mejor visualización. Existen tres tecnologías alternativas para el manejo de base de datos y estas son: (a) de jerarquía, (b) "network", en red y (c) relacional. La relacional es aquella que une datos de varias tablas vía atributos comunes en ellos. Y es ésta la que más se adapta a las necesidades del sistema de control de obra, ya que se manejaran recursos que se relacionan entre si por su ubicación en el proyecto, no por jerarquía. Además no se pretende hacer un sistema integrado para una red, aunque se manejará un programa suficientemente versátil para que el sistema de información pueda en un futuro adaptarse a este medio.

Los principales componentes en el diseño de un sistema computacional en los cuáles se enfocará este capítulo son los siguientes:

o Método de programación o Tipos de bases de datos o Tipos de entradas.

o Tipos de salidas y reportes

El método de programación que se utilizará se basa en la propuesta de Boyd C. Paulson en su libro "Computer Aplications in Construction" (1995) en donde se empieza la programación pensando y diseñando de atrás hacia delante. Empezando con el diseño de los reportes es decir, con los resultados que se quieren obtener y trabajar la información de ahí hacia delante. Aunque se hará un diagrama de flujo de información del sistema en orden cronológico, el análisis de los resultados que se quieren es de gran utilidad para mantener en foco el objetivo y la dirección que lleva esta información.

construcción. Específicamente ios D.l. son los datos del catálogo de conceptos preparado para un determinado proyecto desglosado por conceptos y agrupado por partidas y la explosión de recursos de cada concepto. La explosión se refiere al listado de recursos que se requieren según el catálogo planeado y los precios de presupuesto. Los D.P. se dividen en los tres recursos principales en que se compone cada concepto y son los materiales, la mano de obra y el equipo, además los subcontratos. Cada uno de éstos se relaciona con alguno de los conceptos dados de alta como D.l. Adicionalmente existe otro D.P. que es aquel que se refiere a actividades de la obra adicionales a lo planeado. En este caso se considerarán conceptos extras a los que se les denomina como aditivas. Estas aditivas pudieran generar nuevos recursos que no forman parte del listado original. La relación de los D.l. y los D.P. se muestra en la Figura 12.

DATOS DE INICIO DATOS DE PROCESO

EXPLOSIÓN DE RECURSOS

CONCEPTOS (ACTIVIDADES)

^­

^

MANO DE OBRA

EQUIPO

ADITIVAS

SUBCONTRATOS

*

Figura 12 - Principales bases de datos del sistema.

procedimiento requerido, la verificación de datos y sus correcciones. Existen diversas maneras de restringir los datos que se dan de alta para que éstos se puedan ubicar bien en el sistema. Para este fin se manejan cuadros combinados y validación de datos.

Los reportes de salida que se necesitan para que el sistema cumpla con su objetivo son básicamente de dos tipos: de cantidad y de costo. Aunque pudiera haber otros reportes adicionales como un listado de empleados o uno de materiales en general, los de más relevancia son los reportes de dinero gastado y/o trabajo realizado en comparación con el costo estimado en el catalogo original. Los reportes pueden manejarse en diferentes formatos, ya sea en tablas, gráficas u otros, dependiendo del uso que se le vaya dar a esta información y las necesidades específicas del usuario. Además al mismo reporte se le pueden hacer variaciones en su formato y orden para darle otro uso, como por ejemplo por fecha o por proveedor.

3.3. Programas de base de datos

competidores y (2) el uso del lenguaje VISUAL BASIC en sustitución del lenguaje OPAL de Paradox. Éste último resulta excelente desde el punto de vista técnico sin embargo la impenetrabilidad de sus palabras clave lo condenan al uso exclusivo de desarrolladores consumados. En cambio VISUAL BASIC de Access resulta accesible para todos los usuarios" (Cassel y Palmer, 2000).

CAPITULO IV

ESQUEMA GENERAL DEL SISTEMA

El presente capitulo describe de manera general el programa computacional ACCESS utilizado en el sistema de control de obra. Se describen sus componentes y la manera en que se relacionan entre si. Se plantea la estructura general de las base de datos y se explican las bases de datos utilizadas en el sistema desarrollado, con sus divisiones. Las divisiones del sistema se explican verbal y gráficamente. Se definen las bases de datos del sistema SISCO, así como sus relaciones. Por último se describe el proceso de éstos datos en el sistema de información, desde la entrada de datos hasta la salida de información.

4.1. Descripción general del programa ACCESS

"El propósito de un sistema de base de datos como Microsoft Access es la conversión de datos en información. El medio para la transformación de datos en información consiste en organizar esos datos de tal manera que sea posible verlos bajo una nueva, más útil modalidad" (Cassel y Palmer, 2000). Es aquí donde cabe recalcar que ACCESS no lo hará todo por el programador de la base de datos. Es su trabajo el estructurar los datos de tal manera que sea posible esa transformación a información. Durante el proceso de programación es importante siempre tener en mente la forma en que se extraerá la información.

Access es una base de datos relacional y aunque no cumple por completo las reglas del modelo relacional de E.F. Codd, si se basa en su espíritu. Las tres ideas principales en que se basa este modelo son (Cassel y Palmer, 2000):

2. Cada uno de los registros de una tabla posee una clave principal para su inequívoca identificación. La clave principal de un registro es un dato exclusivo de esa tabla.

3. Los datos alojados en una base de datos se dividen en partes pequeñas pero lógicamente coherentes. Cada una de esas partes cuenta con su propia tabla. La división de los datos en partes se le llama normalización.

4. Para poder congregar datos procedentes de varias tablas, es preciso vincular éstas entre sí por medio de campos que contengan datos idénticos.

4.1.1. Componentes de una Base de Datos en Access

4.1.2. Estructura teórica de la base de datos

La meta de la estructuración de datos es (Cassel y Palmer, 2000):

o Crear un conjunto de datos optimizado para la selección y recuperación de datos en calidad de información

o Facilitar y economizar la introducción de datos. Esto significa cerciorarse de que todos los datos aparezcan una sola vez en la base de datos

o Dotar a los datos de una estructura lógica, a fin de que la base de datos se documente por sí sola mediante su estructura misma.

La mejor manera de mantener los datos de las tablas únicos es manejando una clave principal. Access cuenta con un generador integrado de clave principal denominado "auto­numérico". Este generador produce números únicos para su uso como clave. También se pudiera manejar como clave principal un campo existente que contenga datos únicos. En conclusión, la clave principal debe ser única y simple.

"La estructura de los datos de las tablas puede describirse de acuerdo a varias formas normales, y aunque en teoría las tablas responden a la primera, segunda o tercera forma normal, en la práctica se pueden infringir" (Cassel y Palmer, 2000). Las formas normales son las siguientes:

1. La forma denominada atómica, puesto que es aquella que no puede ser dividida en más partes.

2. La segunda forma normal es igual a la anterior, pero maneja además el criterio de que todos los campos que no sean clave principal deben de depender por completo del valor de ésta.

3. La tercera forma normal es aquella en donde todos los campos que no sean clave principal deben de ser mutuamente independientes.

En ACCESS existen tres tipos de relaciones que puede haber entre datos de tablas y estos son:

o Varios a varios: Por ejemplo, materiales con proveedores. Un material puede ser comprado con diferentes proveedores; un proveedor puede manejar también muchos materiales.

o Uno a uno: Por ejemplo, material con clave de insumo. Cada material corresponde a una sola clave.

4.2. Estructura general del sistema SISCO

El sistema SISCO se estructuró como se vio en el Capítulo III con siete secciones principales las cuales se muestran en la Figura 13, donde se pueden también apreciar las relaciones que pueden existir entre las tablas de cada sección que son:

1. Catalogo de conceptos y Presupuesto 2. Explosión de recursos

3. Materiales 4. Mano de Obra 5. Equipo

6. Subcontratos 7. Aditivas

En la Figura 13 el color verde indica las secciones que contienen a los datos de inicio (catalogo de conceptos y explosión de recursos), el color amarillo muestra las secciones con datos básicos del sistema (material, mano de obra y equipo) y el lila indica las sección de aditivas con datos que pudiera o no haber, adicionales al proyecto original. Dentro de los recuadros de color aparecen en cuadros con fondo blanco las tablas básicas que comprenden cada división. A continuación se describe a detalle cada una de las seis secciones del sistema.

una tabla. La tabla contendrá los conceptos con sus respectivas unidades, cantidades y precios unitarios. Como se vio en el capítulo II, el precio unitario de estos conceptos se obtuvo en un análisis previo en donde se integró el material, la mano de obra y el equipo de esa actividad. El análisis previo al que se hace referencia por lo general se hace con el apoyo de algún programa de software destinado a esto, como lo son el "Campeón" o el "Saicic" que nos da como resultado el presupuesto base del proyecto. Estos programas arrojan también otros datos importantes como lo es la "explosión de ¡nsumos (recursos)". Los precios que se manejaran serán sin los indirectos.

2. ­ Explosión de recursos. Esto se refiere a la lista completa de recursos, es decir materiales, mano de obra y equipo, que se necesitarán en el proyecto y sus cantidades requeridas. Estos datos serán dados de alta en el sistema como otra tabla. El presupuesto base y la explosión de recursos son los datos de inicio del sistema y se darán de alta al empezar la obra. En el área de mano de obra, la explosión de recursos también nos puede arrojar el factor de prestaciones (FSR), asignado a los empleados por nómina.

CATALOGO DE CONCEPTOS Y PRESUPUESTO

EXPLOSIÓN DE RECURSOS C/PRECIO

MATERIAL

MAQ. Y EQUIPO

MANO DE OBRA

SUBCONTRATOS

MATERIAL

ENTRADAS

SALIDAS PROVEEDORES

LISTA DE PRECIOS

MANO DE OBRA

LISTA EMPLEADOS

LISTA DE PRECIOS

TRABAJO REALIZADO

MAQ. Y EQUIPO

LISTA DE MAQ. Y EQ.

RENTA O PROPIO

PROVEEDORES

LISTA DE PRECIOS

3. ­ Materiales. Para la sección de materiales existen dos tablas básicas de datos: la de entradas de material y la de salidas de material. La información básica requerida para cualquier material es: la clasificación del material (la cual se puede ver en la Figura 11), el proveedor, la fecha, la cantidad, y el precio. De esta lista básica resultan varias tablas que se requieren adicionales como la lista de proveedores y la lista de precios. Además en el registro de las salidas de material se ubicará a que concepto o actividad se asigna dicho material, lo cual implica una relación con el catálogo de conceptos. Por otro lado esta la relación con la tabla de explosión de recursos necesaria para comparar los materiales presupuestados contra los comprados realmente.

4.­ Mano de obra. La mano de obra se refiere al ejecutor físico de la obra y se divide principalmente en dos tipos: por nómina y por destajo. Como resultado se obtiene la primer tabla de esta sección que es la de empleados y contratistas con sus datos personales y su especialidad. Además, existe la tabla de actividades realizadas, donde se manejan datos como: fecha, actividad, unidad, cantidad y precio. En este caso también resulta una relación directa con el catalogo de conceptos y con la explosión de recursos. Para efectos del sistema desarrollado en la presente tesis el trabajo realizado se toma en unidades de concepto, es decir como si fuera a destajo siempre. Como se menciono anteriormente el área de empleados por nomina pudiera desarrollarse aún más con el estudio de rendimientos y comparaciones con los empleados a destajo.

6.­ Subcontratos. Los subcontratos pueden aplicarse a toda una partida o solo algunos conceptos, e incluso pueden abarcar solo la mano de obra para alguna partida o concepto y los materiales van por cuenta del constructor. Es por esta razón que se manejan como un área independiente que se relaciona con todas las demás variables. Para efectos de esta tesis, el área de subcontratos quedó sin explorarse.

7.­ Aditivas. Estas se refieren a aquellas actividades que surgen como adicionales al proyecto durante la obra. Los conceptos adicionales se ubicarán en el catálogo original pero con la aclaración de que son aditivas. Además, las aditivas podrán causar modificaciones en las tablas de entradas de material, lista de empleados y/o maquinaria y equipo.

4.3. Proceso de datos en el sistema SISCO

Al tener en claro los datos básicos del sistema se pasa al procesamiento de datos el cual se lleva a cabo por medio de las consultas, los formularios y los informes. Las

consultas de Access tienen como objetivo el vincular los datos de diferentes tablas. También sirven para relacionar datos de la misma tabla como sería obtener un importe multiplicando la cantidad por el precio unitario como en el caso del presupuesto base. Las consultas re­ordenan los datos originales de una manera mas útil para que se puedan convertir en la información que se quiere obtener.

con la tabla de "lista de precios" permite obtener con el campo de precios unitarios un "importe" para el material que ha entrado.

En la Figura 14 se explican gráficamente las consultas que se proponen para vincular las tablas en cada división. Cabe mencionar que la vinculación de datos entre tablas solo se puede lograr entre tablas que contengan al menos un campo de datos similares. Es por esto que siempre es recomendable manejar claves en los registros. Esta es una manera de facilitar las relaciones y además tener un mejor control e identificación de datos dentro del sistema.

TABLAS DEL SISTEMA

CATALOGO DE CONCEPTOS

EXP. MATERIAL C/PRECIO

EXP. MANO DE OBRA C/ PRECIO

EXP. MAQUINARIA C/PRECIO ENTRADAS DE MATERIAL

SALIDAS DE MATERIAL

PRECIOS MATERIAL ENTRADA

PROVEEDORES DE MATERIAL

LISTA EMPLEADOS ÍM.0.1 LISTA DE PRECIOS ÍM.0.1

TRBAJO REALIZADO

LISTA DE MAQUINARIA

RENTA O PROPIA

LISTA DE PRECIOS ÍMAQ.l

PROVEEDOES ÍMAQ.) ADITIVAS

SUB­CONTRATOS

i

CONSULTAS DEL SISTEMA (RELACIONADAS)

CATALOGO + IMPORTES

PRECIO PROMEDIO

(EXPLOSIÓN + PRECIO ENTRADA)

ENTRADAS ­PRECIO P. + IMPORTE

SALIDAS + PRECIO P. + IMPORTE • CONCEPTO DE CATALOGO

MATERIALES + PROVEEDORES

1

TRABAJO REALIZADO + PRECIOS • IMPORTES + EMPLEADO

TRABAJO REALIZADO + CATALOGO

MAQUINARIA + CATALOGO

MAQUINARIA + PRECIO + IMPORTE

MAQUINARIA + PROVEEDORES

CATALOGO + ADITIVAS

Los formularios de Access sirven para facilitar la alimentación de datos al sistema. Es decir, son medio por el cuál los datos entran a las tablas y automáticamente a todo el sistema. Los formularios pueden tener formatos muy vanados y amigables ya que su función es poder alimentar los datos fácilmente siguiendo una estructura formal. Por ejemplo para el nuevo usuario del sistema, la pantalla de inicio a el sistema SISCO es mediante un formulario. Este formulario será el primero de una serie de formularios que dirija al usuario por el sistema hasta donde él quiera ir, siguiendo siempre una secuencia lógica.

Los informes de Access sirven para presentar la información que se ha generado con el sistema. En otras palabras son los reportes que se quieren obtener en un lapso de tiempo determinado durante la obra y al final de la misma, para tomar las decisiones pertinentes. Los informes pueden tener diseños variados para acomodar la información como se desea. La información de cada informe viene directamente de una consulta. Es decir, los informes solo pueden incluir información de una consulta, nunca de varias. Para lograr esto se tendría que relacionar primero esas consultas en otra consulta y luego hacer un informe de esta última. De esta manera los informes traducen la información de una consulta para ser vista de determinada manera. Además se puede ordenar la información por diferentes campos, como partidas o por fechas, e incluso se puede agrupar por lapsos de tiempos determinados como semanas o meses. Otra característica es que en esos agrupamientos se pueden hacer ciertas operaciones como obtener cantidades sub­totales y totales de los agrupamientos que se hicieron.

En el sistema SISCO se sacan informes de varios tipos. Los principales son el del catalogo de conceptos agrupado por partidas con sus importes parciales y totales, así como el catalogo actualizado que incluye las aditivas. Otro informe es el de entradas o salidas de material que da las cantidades, precios e importes organizados por semanas.

Como se ha mencionado, el manejo de claves para cada dato del sistema es muy importante ya que a través de éstas se relacionan entre si. En los datos de entrada del catalogo de conceptos se manejan dos claves en el registro de datos, una de la partida y otra de cada concepto de esa partida. En la consulta que se crea para el catalogo de conceptos se crea lo que se llama una clave calculada para cada concepto en donde se integra la clave de partida y la clave de concepto. Por ejemplo la clave de la partida "albañilería" es el 5 y la clave del concepto "suministro e instalación de muro de block" es el 1; la clave calculada para este concepto es 5.01. Para visualizar mejor este sistema ver la Tabla B­11 y la Tabla C­12 donde se aprecian los datos mencionados. Las aditivas entran dentro del registro de catálogo de conceptos y siguen el mismo esquema de claves. La única diferencia es que se marca como aditivas.

Los datos de proceso como los de registro de proveedores, materiales, empleados, trabajo realizado, etc., se manejan con claves propias del sistema con el comando de auto­numérico. De esta manera, ningún registro puede tener la misma clave y se pueden relacionar fácilmente. Por ejemplo, cada proveedor tiene una clave de identidad (Id) y en la forma de registro de entrada de materiales se introduce la clave del proveedor donde se compró al igual qua la clave misma de ese material, obtenida del registro de materiales en la tabla de explosión de insumos. En el caso que el material no esté dado de alta porque es parte de una aditiva, desde la misma forma de registro se puede pasar a darlo de alta primero para luego registrar la entrada.

CAPITULO V

SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL DE OBRA (SISCO)

En este Capítulo se presenta el sistema de control de obra desarrollado en esta tesis. Se muestra el diagrama de flujo general del sistema donde se aprecian los pasos del programa que seguirá el usuario al entrar al sistema. Se presentan todas las pantallas del sistema y se hace referencia a los informes obtenidos que son presentados en el Apéndice A. Además se da una explicación para cada pantalla para seguir el sistema paso a paso utilizando el disquete con el programa.

5.1. Diagrama de flujo del sistema SISCO.

En la Figura 15 se muestra el diagrama de flujo utilizado en el sistema SISCO. Se empieza con el recuadro de inicio, donde podemos apreciar en los recuadros verdes, las opciones que hay en la forma de inicio como lo son los datos de inicio y los datos de proceso. De cada uno de estos recuadros sale una flecha que nos dirige a el área de alimentación de datos de esa sección. Por ejemplo del cuadro denominado "datos de la obra" vamos al área de cuadros amarillos del lado izquierdo de la figura, donde encontramos tres opciones, la de imprimir los datos del proyecto actual, dar de alta nuevos clientes o tan solo ver la lista de los clientes y dar de alta nuevos proyectos, después de regístralos se puede pasar a imprimir esas listas o regresar a la forma de inicio.

CATALOGO DE CONCEPTOS

REGRESAR

REGISTRO DE CONCEPTOS EN

CATALOGO

5.2. Formularios e Informes de SISCO en presentación de pantalla.

En las siguientes páginas se presentan en orden cronológico todas las pantallas del sistema. En el caso de los informes o reportes del sistema, estos se presentan a manera de ejemplo como aparecen en pantalla en vista previa. Para entender el sistema basta con seguir las pantallas y su explicación, sin embargo para profundizar en el manejo y las relaciones de datos pudiera ser necesario consultar los apéndices donde se presentan los informes mas representativos, las tablas y las consultas que contienen todos los datos y relaciones del sistema. Recordemos que las tablas de ACCESS son las contenedoras de datos y las consultas son las que relacionan estos datos. El Apéndice A contiene los informes, el Apéndice B contiene las tablas y el Apéndice C contiene las consultas.

En las pantallas (formularios) se maneja un formato definido a lo largo de todo el sistema. Se verá que todos los botones que se utilizan para pasar de una pantalla a otra son con letras azules, sin embargo en ciertas ocasiones aparecen botones con letras verdes, esto indica que no hay nada detrás de ellos. En otras palabras estos son los puntos que el sistema no incluye, sin embargo se proponen como parte del esquema para su posible desarrollo en un futuro.

Crea­ formulario en vfcta Diseño m rrmSatóas

Crear un Formulario utSzando el asistente HI frnÓalidaslriiportASporlreuino 135 frmCatalogo 13

9 fmOatosdeObra

ftmlnieioparalFFRESIQN fmttanodeObre S fnimatertal

FnnRayettoActud f rnítegtetro de ConceptM

frmRe^strodeProysctDs 9 frmRe^straProveednrfs

frtw

frmfieportesEmpleaílos frmreportesmabma!

Figura 16 Pantalla general de ACCESS en la sección de formularios.

Figura 17 Forma de inicio o bienvenida a SISCO (frminicio)

de "regresar" que cierra la pantalla actual dejando al descubierto la pantalla anterior. Además esta el botón de "salir" que cierra el programa Access. En el recuadro del centro aparecen las cinco opciones que hay para hacer desde esta pantalla (Figura 18).

Figuráis Forma Datos de la Obra (frmDatosdeObra)

Figuráis Forma de datos de Proyecto Actual (frmProyectoActual)

DATOS DEL PROYECTO

Id del Proyecto: 1

Mmtre M Piarada: KmaJelatXn Casa Ozz­Cia­m

Figura 20 Vista previa de datos de Proyecto Actual (infProyectoActual)

El botón de "registro de clientes" nos dirige a la Figura 21 siendo ésta la pantalla con el encabezado de "Registro de Clientes". Esta forma sirve para dar de alta nuevos clientes. Contiene los datos generales, la clave es automática y todos los demás datos se introducen ubicando el cursor en los recuadros de color blanco.

Figura 20 Forma de datos de Registro de Clientes (frmRegistroClientes)

Después de dar de alta los registros nuevos, volvemos a la pantalla de "datos de la obra" (Figura 18) con el botón de "regresar". El botón de "lista de clientes" nos dirige a la vista previa del informe de la lista de clientes. Este informe nos enlista todos los clientes en orden de su clave. Desde la vista previa que aparece en pantalla se puede mandar imprimir desde el menú principal de Access. Este informe se puede apreciar en la Tabla A­1.3 Al terminar cerramos la pantalla con la cruz en la esquina superior derecha y regresamos a la pantalla de "datos de la obra" (Figura 18).

introducen en los espacios en blanco. Para ver otros registros se puede utilizar las flechas en la esquina inferior izquierda de la pantalla de Access.

Figura 22 Forma de datos de Registro de Proyectos (frmRegistrodeProyectos)

Al terminar los registros nuevos podemos regresar a la Figura 18 y el botón de "lista de proyectos" nos dirige a la vista previa del informe de la lista de proyectos. Este informe nos enlista todos los proyectos en orden de su clave. Desde la vista previa se puede mandar imprimir desde el menú principal de Access. Este informe se puede apreciar en la Tabla A­2. Al terminar cerramos la pantalla con la cruz en la esquina superior derecha.

Figura 23 Forma de Catalogo de Conceptos (frmCatalogo)

Figura 24 Forma de registros de conceptos (frmRegistro de Conceptos)

El botón de "reportes" nos dirige a la Figura 25 siendo la pantalla con encabezado "Reportes de Catálogo". Ésta forma nos da tres opciones de reportes: el "catalogo completo", las "aditivas" y el "catalogo actualizado" mismos que se aprecian parcialmente en las tablas A­3, A­4 y A­5.

Una vez terminado con los datos del catálogo en la Figura 23 seleccionamos el botón de "regresar" y volvemos a la forma de inicio (Figura 17). Se procede a seleccionar el botón de "materiales", mismo que nos dirige a la pantalla con encabezado de "Material" mostrada en la Figura 26. Esta forma ofrece cinco opciones principales: registro de insumos, registro de proveedores, registro de entradas, registro de salidas, y reportes.

Figura 26 Forma general de Material (frmmaterial)

Figura 27 Forma de registro de insumos (frmexplosion)

El botón de "registro de proveedores" en la pantalla de la Figura 26 nos dirige a la forma de registro de proveedores mostrada en la Figura 28. En esta forma se dan de alta todos los proveedores que se tienen como datos de inicio. La clave de cada proveedor es automática y el resto de los datos se registran en los recuadros blancos.

Utilizando las flechas en la esquina inferior izquierda de pantalla de Access podemos ver todos los registros y pasar a uno nuevo. Una vez terminado este paso regresamos a la pantalla de "Material" en la Figura 26 utilizando el botón "regresar". El botón de "registro de entradas" nos dirige a la Figura 29. En esta pantalla se observan tres áreas generales. La de registro de datos del material, la de clasificación de material y la de datos de apoyo en donde se aprecian la lista de proveedores y la lista de insumos.

Figura 29 Forma de registro de entradas (frmEntradas)

en el proyecto ejemplo utilizado en SISCO. Al terminar de ver los registros de entrada con el botón de "regresar" volvemos a la pantalla de "Material" en la Figura 26.

El botón de "registro de salidas" nos dirige a la Figura 30. Para el registro de datos de un material de salida se debe hacer referencia a los datos de apoyo. Es decir, los insumos se registran en base a la listas de apoyo de insumos en inventario. Al igual que en los datos de entrada es de suma importancia manejar exactamente las mismas palabras que como aparecen en las listas con el fin de que todos los registros concuerden. El resto de los datos se introducen en los recuadros en blanco como los datos de fecha y cantidad. Además se ubica el material a una partida de la obra, y para esto se utiliza la lista de apoyo denominada "lista de partidas de catalogo".

Figura 30 Forma de registro de salidas (frmSalidas)

existe la opción de un nuevo registro, ya que esta forma obtiene sus datos de la forma anterior y sus datos son respaldados en una consulta y no en una tabla. Los precios unitarios se obtienen de el promedio ponderado de precios de entrada por material, considerando las diferentes cantidades adquiridas con su precio correspondiente.

Figura 31 Forma de importes de salida por insumo (frmSalidasImportesporlnsumo)

En esta pantalla también se tiene la posibilidad de ver los reportes de "importes de salida por insumo" y de "importes de salida por semana", mismos que se aprecian en las tablas A­6 y A­7.

Figura 32 Forma de reportes de material (frmreportesmaterial)

En los reportes de entrada existen de entradas de material por fecha como se aprecia en la Figura 33 como vista previa y entradas agrupadas por proveedor (Tabla A­8) Existe el reporte de la comparativa de cantidades de presupuesto contra las cantidades de entrada, mismo que nos arroja las cantidades de material pendiente por cobrar (Tabla A­9).

REPORTES DE ENTRADAS DE MATERIAL

AGRUPADO POR FECHA

CMfa* CmlUM P.Ü.

10

020300 2 PROMACO

0403DO 1 MATERIALES STA BARBAR A

04D30Ü f MATERIALES STA. BARBARA

tn3 100 5125.00 9125.00

m2 350

ton 026 ti .800.00 $(50.00

Uo 400 $7400 $29600

Además existen otros dos reportes de comparativas en las entradas de material. El primero compara los precios por unidad de material de entrada, contra los de presupuesto (Tabla A­10). Este reporte tiene como objetivo ver las diferencias que hay en los precios manejados en presupuesto contra los precios obtenidos al momento de comprar el material. El segundo reporte compara los importes totales de entrada contra los importes que se hubieran tenido manejando los precios de presupuesto (Figura 34). Este reporte arroja la cantidad de dinero que se ha perdido o ganado en las compras de material.

REPORTE DE MATERIAL

COMPARATIVA SNBtfORIfS DE ENTRADA *iPB£SVfVESTO

Gtnw

4 canato aest

ton 025

Ho 4.00

S115ITI «M41»

S67.00 «234»

«30 MODO

51,750.00 $43750

S125.00 91.000.00

J5.00 S287.90

f 5 OH 9t ,000.00 SI ,BOCJOO $49X00

Figura 34 Comparativa de importes de presupuesto contra importes de entrada (¡nfPreciosPresupuestovsEntradasImportes)

En los reportes de salida se tienen el de salida de material por fecha (Tabla A­7) y salida de material por insumo con los importes respectivos (Tabla A­8). Además hay un reporte comparativo que utiliza los precios de presupuesto agrupado por insumo para ver la diferencia con lo real, apreciado en el reporte de la Tabla A­11.

insumo. El segundo apreciable en la Figura 36 arroja el valor del inventario utilizando el precio promedio de entrada, mismo que se obtiene de los datos de las entradas de material.

REPORTE DE INVENTARIO

Untítf

arenáis aaí^o vttromcc Imán

canato oeet

02S

sao

350

400

20000 010

4.00 1.00

100

200.00

(LIS ton 4JU m3 250 m2

3LOO Wo

ana p?a

Figura 35 Reporte de cantidades en inventario (inflnventario)

VALOR DE INVENTARIO

LISIADO COK MfORTCS

OOH UaUoí CaMMWm

cemífio rresl

uoctcdeconoeteder

0.15

4JOO

250

300

OJOQ

51.800.00 812500

165.00

S7ÍOO

16 U)

an*t

«OIM «211M

VALOR DE INVENTARIO \íl,¿

Una vez que se termina con los registros y reportes de material utilizando el botón de "regresar" o con la cruz en la esquina superior derecha de la pantalla se cierran todas las formas y reportes y volvemos a la pantalla de inicio en la Figura 17.

Con el botón de "mano de obra" pasamos a la pantalla del mismo encabezado que se muestra en la Figura 37. Esta pantalla tiene tres opciones: registro de empleados, registro de trabajo realizado y reportes.

Figura 37 Forma de mano de obra (frmManodeObra)

Figura 38 Forma de registro de empleados (frmEmpleados)

La Figura 38 muestra el primer registro en el ejemplo utilizado en SISCO. Al terminar seleccionar el botón de "regresar" para volver a la pantalla de "mano de obra" (Figura 37). El botón de "registro de trabajo realizado" nos dirige a la pantalla con el mismo nombre que se aprecia en la Figura 39. En esta forma se registran los conceptos que se han realizado en obra. La clave del registro es automática, el resto de los datos se escriben en los espacios en blanco.