Proceso clave vinculación interinstitucional.

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APROBACIÓN Y CONTROL DE CAMBIOS EN DOCUMENTOS

Documento que se actualiza _{Procedimiento Vinculación Institucional} Código del documento que se

actualiza 15-528-PO-09 Número de Revisión: 04

Razón de la Sustitución Satisfacer la no conformidad 06 de la auditoría interna corporativa 10 y los cambios en el procedimiento general para el Control de Documentos del Sistema Corporativo de Gestión de Calidad SCGC-PG-01

Descripción del cambio Se modifican la Codificación, Objetivo, alcance Indicadores/Fórmulas.

Se agrega Identificación del posible producto no conforme, tratamiento y responsables.

Se modifica la descripción de actividades: 2, 3, 4, 6, 7, 8, 9, 10, 11 y 12.

Se modifican términos y definiciones que substituyen al punto de formatos.

Se agrega el punto Núm. 13 de formatos. Fecha de aprobación _23/09/2013

FIRMAS DE AUTORIZACIÓN

LAS FIRMAS AUTÓGRAFAS APARECEN SOLO EN EL ORIGINAL.

Lic. Edgar Tello Baca

Director General

APROBÓ

Mtro. Héctor Martínez Hernández

Subcoordinador de Vinculación y

Capacitación

REVISÓ

Rebeca Picón Beristain

Coordinadora de Vinculación

SECRETARÍA DE EDUCACIÓN SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR DIRECCIÓN GENERAL

CÓDIGO SCGC-PG-01-F01

FECHADEELABORACIÓN 16/04/2012

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ELABORÓ

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COLEGIO DE EDUCACIÓN PROFESIONAL TÉCNICA DEL ESTADO DE MÉXICO

Titulo: Procedimiento de Vinculación Institucional

Código: 15-528-PO-09 Revisión 04 Fecha de aprobación : 23/09/2013 Página 1 de 9 2. Objetivo:

Establecer relaciones con los sectores público, privado y social, para desarrollar actividades de beneficio mutuo que apoyen la formación de Profesionales Técnicos y Profesionales Técnicos Bachilleres, así como Colocación de Egresados, Bolsa de Trabajo, Becas, Estímulos, donaciones y participación de los 39 planteles en eventos relacionados con la Vinculación Institucional.

3. Responsables:

Subcoordinación de Vinculación y Capacitación de la Dirección Estatal, Coordinador de Vinculación en la Dirección Estatal, Directores de Planteles, Jefes de Proyecto y/o Responsables de Vinculación en Planteles. 4. Alcance:

Desde la recepción de la Normatividad, Lineamientos y Formatos para el registro, control y reporte de resultados de la Vinculación Institucional, hasta la evaluación de la eficacia y eficiencia de la vinculación y la toma de acciones necesarias.

5. Referencias Normativas: ISO 9001 2008

Políticas y Normas de la Vinculación Institucional (guías para la formalización de acciones de Vinculación/convenios y acuerdos, guía para el acomodamiento de egresados/bolsa de trabajo, guía para la obtención de donaciones, lineamientos para la distribución de becas y estímulos económicos, para su obtención y otorgamiento).

Reglamento de los Comités de Vinculación Estatal y de plantel del CONALEP Estado de México (Gaceta del Gobierno del Estado de México).

6. Normas de Operación:

Si existiera alguna desviación de este procedimiento se procede a realizar las actividades estipuladas en la Matriz de Identificación del producto no conforme, su tratamiento y responsables mostrada en la sección 10 de este procedimiento.

Los registros generados se archivan según Procedimiento General para Control de Registros del Sistema Corporativo de Gestión de la Calidad SCGC-PG-08.

En caso de recibir por parte del cliente una queja, una no-conformidad, de no cumplirse con alguna de las etapas del procedimiento y/o con alguno de los requisitos de la norma, se procederá de acuerdo al Procedimiento General Control de Producto No conforme del Sistema Corporativo de Gestión de la Calidad SCGC-PG-10 y/o al Procedimiento General de Acciones Correctivas del Sistema Corporativo de Gestión de la Calidad SCGC-PG-11 según sea el caso.

De manera semestral se proporcionaran los resultados de medición y seguimiento del proceso, los cuales servirán de entrada al Procedimiento General de Revisión por la Dirección del Sistema Corporativo de Gestión de la Calidad SCGC-PG-13.

En los procesos en los que se generan registros de trabajo que no tengan una codificación o no estén mencionados en el procedimiento, serán considerados como anexos y se les dará el mismo tratamiento descrito en el Procedimiento General de Control de Registros del Sistema Corporativo de Gestión de la Calidad SCGC-PG-08.

Los lineamientos, normatividad y formatos se enviarán a Planteles cuando se actualicen o cuando se genere uno nuevo. En caso de no recibir actualización, se consideran vigentes los últimos lineamientos y formatos que haya enviado la Dirección de Vinculación Social (DVS) de Oficinas Nacionales.

7 Entradas / Proveedores:

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Código: 15-528-PO-09 Revisión 04 Fecha de aprobación : 23/09/2013 Página 2 de 9 8 Salidas / Clientes:

Donaciones, becas y estímulos económicos/ ALUMNOS. Bolsa de trabajo/egresados y empresas.

Convenios de Servicio Social, Prácticas Profesionales, Estancias Técnicas /Alumnos y empresas. 9. Indicadores:

OBJETIVO FACTOR

CRITICO NOMBRE INDICADORESFORMULA FRECUENCIA

Establecer relaciones con los sectores público, privado y social, para desarrollar actividades de beneficio mutuo que apoyen la formación de Profesionales Técnicos y Profesionales Técnicos Bachilleres, Colocación de Egresados, Bolsa de Trabajo, Becas, Estímulos y Donaciones.

Se desarrollan acciones de acuerdo con los diversos sectores de la sociedad que apoyan la formación de los alumnos y egresados, esto está indicado en las acciones

Índice de convenios firmados

Índice de cartas de Intención.

Índice de egresados colocados por

Bolsa de

Trabajo

Índice de Reportes de Vinculación

[Convenios firmados/ Convenios programados en el Programa Anual de Vinculación (PAV)]*100

(Cartas de Intención/Cartas de Intención programadas en el PAV)*100

(Egresados colocados en su especialidad/total de egresados inscritos en la Bolsa de Trabajo)*100

(Número de reportes con el 80% de las metas alcanzadas / total de planteles)*100

Trimestral

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Código: 15-528-PO-09 Revisión 04 Fecha de aprobación : 23/09/2013 Página 3 de 9 10. Identificación del producto no conforme, su tratamiento y responsables.

Producto no conforme

Actividades

Responsables

 Quejas y/o reclamaciones de usuarios.

 no se alcanzan las metas programadas en el PAV de acuerdo a las evaluaciones que envía la Dirección General

 Bajos resultados en las encuestas de Satisfacción

 Bajos resultados en las encuestas de Clima Organizacional

 Incumplimiento en el seguimiento de los procesos  Incumplimiento de los

acuerdos de las Revisiones por la Dirección

1. Requisitar bitácora de Producto no conforme

2. Aplicar el procedimiento general de Acciones Correctivas del Sistema Corporativo de Gestión de la Calidad SCGC-PG-11. 3. Se registra en el Masterweb

Jefe de Proyecto de Vinculación de la Dirección Estatal y Jefe de Proyecto y/o encargado del área de Vinculación del Plantel.

1.- No se entrega en tiempo y forma la información trimestral de Indicadores de Vinculación en las fechas programadas.

3.- No se realiza la captura del Sistema de Información Ejecutiva (SIE) en tiempo y forma según las fechas programadas.

 Lineamientos y/o formatos no pertinentes y/o no vigentes o entregados fuera de tiempo.

1.- Solicitar prorroga a la Unidad Administrativa correspondiente. 2.- Corregir la información y enviarla nuevamente

1.- Solicitar prorroga a la Unidad Administrativa correspondiente. 2.- Realizar la captura

1. Solicitar a la Unidad Administrativa correspondiente los lineamientos y/o Formatos vigentes.

2. Entregar lineamientos y/o Formatos vigentes a la Unidad Administrativa Correspondiente.

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Código: 15-528-PO-09 Revisión 04 Fecha de aprobación : 23/09/2013 Página 4 de 9 11. Descripción de actividades

No. Área y/o responsable Descripción de la Actividad

1 Subcoordinación de Vinculación y Capacitación de la Dirección Estatal.

1.1 Recibe de la Dirección de Vinculación Social (DVS) de Oficinas Nacionales oficio señalando vigencia de los Formatos para el registro, control y reporte de resultados de la Coordinación de Vinculación Institucional que incluyen: Reglamento del Comité de Vinculación Estatal y de Plantel, Guía para el Acomodamiento de Egresados, Bolsa de Trabajo; Guía para la Formalización de Acciones de Vinculación, Convenios y Acuerdos; Guía para la Obtención de Donaciones; Lineamientos para la Distribución de Becas, Estímulos Económicos y Guía para su Obtención y Otorgamiento para las unidades desconcentradas del Conalep. Revisa y turna a la Coordinadora de Vinculación.

2 Coordinación de Vinculación de la

Dirección Estatal. 2.1 Recibe información; elabora y envía oficio vía electrónica aPlanteles con indicaciones sobre lineamientos a seguir, así como calendario con fechas de entrega de los formatos Programa Anual de Vinculación 623-VIN-PR-01-F-02, Informe Trimestral de Indicadores de Vinculación 623-VIN-PR-01-F-03 y Concentrado Trimestral de Convenios 623-VIN-PR-01-F-13 y su codificación para el registro, control y reporte de resultados de la Coordinación de Vinculación Institucional y la captura en el Sistema de Información Ejecutiva (SIE):

3 Dirección de Plantel 3.1 Recibe oficio que señala la vigencia y calendario de entrega de los formatos para el registro, control y reporte de resultados del Área de Vinculación y envía al Jefe de Proyecto de Vinculación. 4 Jefatura de Proyecto o encargado

del área de Vinculación del Plantel 4.1 Recibe oficio y calendario de entrega de documentos.4.2 Elabora Programa Anual de Actividades de Vinculación formato 623-VIN-PR-01-F-02.

4.3 Presenta al Director de Plantel para su análisis y autorización.

4.4 Una vez autorizado, asiste a la Dirección General a la captura del SIE de acuerdo al calendario establecido por la Subcoordinación de Vinculación y Capacitación de la Dirección Estatal.

5 Dirección de Plantel 5.1 Revisa Programa Anual de Vinculación, formato 623-VIN-PR-01-F-02: Es correcto?

5.1.1 Si, lo autoriza y envía al Jefe de Proyecto o Responsable del Área de Vinculación, pasa a la actividad 6.5.

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Código: 15-528-PO-09 Revisión 04 Fecha de aprobación : 23/09/2013 Página 5 de 9

6 Jefatura de Proyecto o encargado del área de Vinculación del Plantel

6.1 Elabora el programa anual de sesiones del Comité de Vinculación con fecha, hora y lugar.

6.2 Envía por correo electrónico a la Subcoordinación de Vinculación y Capacitación de la Dirección Estatal, en caso de suscitarse algún cambio deberá notificarlo con cinco días hábiles de anticipación.

6.3 Realiza sesión del Comité de Vinculación.

6.4 Envía por correo electrónico a la Coordinación de Vinculación Estatal, copia de la minuta y Acta de la Sesión debidamente requisitada y escaneada con 3 fotografías digitalizadas 5 días hábiles posteriores a la fecha en que realiza cada sesión para seguimiento

6.5 Anualmente entrega Programa Anual de Vinculación a la Coordinación de Vinculación de la Dirección Estatal pasa a la actividad 9.1 e inicia las visitas a Empresas e Instituciones para formalizar Convenios, Cartas de Intención, Colocación de Egresados, Servicio Social y/o Prácticas Profesionales, Donaciones en especie o económicas y Becas, apoyándose del requisitando el los formatos Visita a Empresas 15-528-PO-09-F04, Informe General de Bacas Sector Productivo15-528-PO-09-F02, Informe General de Donaciones15-528-PO-09-F03 e Informe General de Estímulos 15-528-PO-09-F05.

6.6 Elabora Convenios y solicita al área Jurídica de la Dirección Estatal General la validación del mismo: ¿Es correcto?

6.6.1 No, se hacen las correcciones pertinentes y se regresa al área Jurídica para su nueva revisión y entrega posterior.

6.6.2. Si, se envía debidamente requisitado y firmado por parte del plantel a la empresa, institución u organismo por triplicado para su firma

6.7 Recibe convenio firmado, envía un original a la empresa, organismo o Institución, otro al Área Jurídica de la Dirección General y el tercero queda en posesión del plantel.

6.8 Registra el convenio en el formato 623-VIN-PR-01-13 concentrado de convenios para ser entregado en la Coordinación de Vinculación de la Dirección Estatal General, el día que le corresponda la captura del SIE.

6.9 Convoca a los alumnos de sexto semestre para inscribirse en la Bolsa de Trabajo y requisita el formato para Bolsa de Trabajo 15-528-PO-09-F09 versión “A”. A los egresados los anota en el formato 15-528-PO-09-F09 versión “B”.

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7 Coordinación de Vinculación de la Dirección Estatal

7.1 Recibe ofertas para bolsa de trabajo, servicio social y prácticas profesionales de diferentes empresas.

7.2 Envía por correo electrónico a planteles de acuerdo al perfil y da seguimiento.

8 Jefatura de Proyecto o encargado

del área de Vinculación del Plantel 8.1 Recibe de las instituciones visitadas o de la Coordinación deVinculación de la Dirección General, solicitudes para cubrir vacantes

8.2 Publica las vacantes en las áreas del plantel destinadas para ello.

8.3 Contacta a los egresados vía telefónica o electrónicamente para hacerles saber la oferta de empleo.

8.4 Entrega oficio de presentación 15-528-PO-09-F10 a los aspirantes para que acudan a la Empresa, Organismo o Institución.

8.5 Recibe del aspirante acuse de la carta de presentación por parte de la empresa que lo solicitó.

8.6 Da seguimiento con la empresa, organismo o Institución sobre la aceptación del candidato.

8.7 Requisita el formato Informe Trimestral de Indicadores de Vinculación 623-VIN-PR-01-F-03

8.8 Trimestralmente envía a la Coordinación de Vinculación y Capacitación de la Dirección Estatal el Informe Trimestral de Indicadores de Vinculación 623-VIN-PR-01-F-03.

9 Coordinación de Vinculación de la

Dirección Estatal 9.1 Recibe anualmente el formato 623-VIN-PR-01-F02 ProgramaAnual de Vinculación y al Jefe de Proyecto para la captura del SIE.

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9 Coordinación de Vinculación de la Dirección Estatal

9.4 Elabora el concentrado trimestral de Indicadores de Vinculación 623-VIN-PR-01-F-03 para seguimiento.

9.5 Realiza evaluación trimestral de las metas alcanzadas por los planteles de acuerdo al Programa Anual de Vinculación, para dar seguimiento a los resultados y revisar estrategias con los involucrados.

9.6 Envía por correo electrónico los resultados trimestrales a los Planteles

10 Jefatura de Proyecto o encargado

de Vinculación del Plantel 10.1 Recibe respuesta vía electrónica de los resultadostrimestrales. 10.2 ¿Se cumplió con las metas propuestas en el Programa Anual de Vinculación?

10.2.1 Si, envía propuestas de mejora,

10.2.2 No, envía acciones correctivas, aplicando el Procedimiento General para el Control de Producto no Conforme del Sistema Corporativo de Gestión de la Calidad y el Procedimiento General para el Control de Acciones Correctivas del Sistema Corporativo de Gestión de la Calidad, enviando a la Subcoordinación de Vinculación y Capacitación, el número de ficha de la oportunidad de mejora asignado por el Masterweb para su seguimiento.

11 Subcoordinación de Vinculación y Capacitación de la Dirección Estatal

11.1. Recibe el número de ficha y da seguimiento.

11.2 Realiza reunión anual con los Jefes de Proyecto de Vinculación de los 39 Planteles, para analizar las actividades de Vinculación y los resultados obtenidos, para establecer las acciones necesarias.

12Términos y Definiciones:

Indicadores de Vinculación: Resultados de las metas anuales programadas y reportadas trimestralmente. Concentrado: Condensar y reunir la información que se maneja de los planteles

Sector: Agrupación de organismos, empresas e instituciones que realizan actividades semejantes y complementarias y persiguen fines comunes.

Se les llama sector económico, la diferencia radica en su división de atender la propiedad en:

Sector Privado y Sector Público, los dos sectores pueden ser productivos de bienes y servicios, así como sociales. Sector Productivo: Conjunto de empresas de la iniciativa privada productoras de bienes y/o servicios.

Sector Público: Conjunto de Instituciones gubernamentales de los niveles municipal, estatal y federal que proporcionan bienes y servicios.

Sector Social: Conjunto de Organizaciones creadas por los grupos sociales para satisfacer necesidades de la comunidad.

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13. Formatos.

Programa Anual de Vinculación 623-VIN-PR-01-F-02 Informe trimestral de indicadores de vinculación 623-VIN-PR-01-F-03 Concentrado Trimestral de Convenios 623-VIN-PR-01-F-13 Informe General de Becas Sector Productivo 15-528-PO-09-F02 Informe General de Donaciones 15-528-PO-09-F03

Visita a Empresas 15-528-PO-09-F04

Informe General de Estímulos 15-528- PO-09-F05

Bolsa de trabajo 15-528-PO-09-F09

Oficio de presentación 15-528-PO-09-F10

Anexos de cada Unidad Administrativa Sin código 14. Instrucciones de trabajo