PRIMEROS PASOS EN LA HOJA DE CÁLCULO

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TEMA 3

Introducción a Hoja de Cálculo.

1.

Introducción.

2.

Primeros pasos en la hoja de cálculo

3.

Desplazamiento y edición

.

Tamaño y aspecto

4.

Archivo e impresión

5.

Fórmulas

.

Referencias absolutas y relativas.

6.

Funciones elementales.

7.

Creación,

edición e impresión de gráficos.

8.

Ejercicios resueltos

9.

Ejercicios propuestos

10.

Ejercicios obligatorios

INTRODUCCIÓN

Este tema va a servir para introducirnos en el mundo de la Hoja de Cálculo. Esta aplicación nos va a permitir gestionar gran cantidad de información, sobre todo, numérica, y generar gráficos con una presentación profesional.

El primer programa popular que gestionaba hojas de cálculo fue Lotus 123, muy usado en el mundo empresarial en el entorno del sistema operativo MSDOS. Una vez generalizado la informática en el ámbito doméstico, es de uso generalizado Excel, como parte de Microsoft Office. Nuestro curso va a ir encaminado a sacar el máximo provecho de la Hoja de Cálculo Calc que viene incluida dentro del paquete OpenOffice

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PRIMEROS PASOS EN LA HOJA DE CÁLCULO

La pantalla inicial presenta varias partes. En la parte superior están las barras de menú y herramientas, en la parte central que estará actualmente en blanco es la zona de trabajo donde estará la hoja actual del libro. Cada libro se divide en tres hojas (se pueden crear más, si se quiere). Cada hoja se divide en filas (utilizando números) y columnas (utilizando letras). La intersección de una fila y una columna se llama celda (por ejemplo B5). Dispone de una capacidad de 32000 filas por 256 columnas y presenta un aspecto como el que se muestra en la siguiente imagen.

Composición de la pantalla de Calc:

Estas barras las podemos hacer visibles o no y personalizar la pantalla de Calc, a través de Ver, Barra de Herramientas.

Introducir información en la hoja de cálculo es sencillo. Basta con dirigir el cursor a la celda que deseemos, seleccionarla, hacer clic (botón izquierdo del ratón) y escribir la información.

En el momento que comenzamos a insertar la información, labarra de fórmulas se activará. A partir de este momento podremos modificar el contenido de la celda también desde la barra de fórmulas. Para confirmar la información pulsar la tecla Intro, las flechas de movimiento del cursor o simplemente mover con el ratón el cursor a otra celda. Si no estamos de acuerdo bastará pulsar Esc.

Título Menú Estándar Formato

Fórmulas

Celda activa

Títulos de Fila

Títulos de Columna

Hojas del libro

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Para borrar el contenido basta señalar la celda y pulsar la tecla Supr y luego

Aceptar.

Una orden muy importante es la de Deshacer que invierte la última acción o entrada errónea en una celda. Después de deshacer se puede Restaurar lo deshecho, estos iconos los tenemos en la barra estándar.

Los tipos de datos que se pueden introducir en una celda son principalmente:

x Número: Todos sus dígitos tienen que ser numéricos o en su caso + - %. Para introducir decimales se escribirá la coma. Por ejemplo son entradas numéricas: 23,04 -46 35,6% 45000000

x Fecha y hora: Del tipo 02/05/03 aunque se pueden introducir y ver con otros formatos.

x Fórmula: Deben empezar con un signo =. Podemos introducir por ejemplo = 3+3 y te indicará en la celda correspondiente 6, aunque realmente se quedará grabada la fórmula (puede editarse en la barra de fórmulas). Se puede hacer referencia a otras celdas =c3 que nos repetirá el contenido de la celda c3. También se puede operar con varias celdas =c2+c5 (cuidado en las celdas c2 y c5 debe haber información de tipo numérica sino las considerará como 0). Si introducimos 2/5 lo considerará fecha, para considerarlo como división debe escribirse =3/5

x Texto: Admite cualquier dato alfanumérico.

Es muy común, al querer utilizar información numérica, introducir algún carácter no numérico. Entonces la aplicación entiende que es texto, y por tanto, nos podrá dar un cálculo erróneo si operamos con esas celdas. Para saber si se ha considerado como texto o como número basta ver hacia donde se justifica la entrada: hacia la derecha se alinean los números y fechas; hacia la izquierda los textos.

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DESPLAZAMIENTO Y EDICIÓN EN LA HOJA

Cada conjunto de celdas se llama rango. Por ejemplo A5:B7 es el rectángulo de celdas que hay entre la casilla A5 y B7. Para marcar un rango se posiciona el cursor en la primera celda y se hace clic (botón izquierdo del ratón), se arrastra éste, al final del bloque, soltando entonces el botón.

También se puede marcar un rango utilizando únicamente el teclado, manteniendo pulsada la tecla mayúscula ž del teclado (situada encima de Ctrl) y utilizando las teclas de movimiento del cursor. También se puede escribir el rango en la barra de fórmulas.

Si se quiere marcar rangos no continuos, basta pulsar Ctrl, antes de soltar el clic del ratón y pasarnos al otro bloque.

Para marcar una columna basta pulsar la letra de la columna correspondiente, análogamente, si es una fila basta pulsar el nº de fila. Para marcar varias filas o columnas basta con mantener pulsado el clic del ratón. Funciona igual que si marcamos un rango de celdas.

Para desplazarse dentro de una hoja hay varias posibilidades. Con el ratón pulsando en las barras de desplazamiento que hay en el margen derecho y abajo. Con el teclado pulsando las flechas, RePag, Avpag, Inicio, Fin. Hay dos combinaciones de tecla muy útiles: Ctrl+Inicio (manteniendo pulsada Ctrl pulsar Inicio) y Ctrl+Fin que nos sitúa al principio o final de la zona de trabajo.

Ya sabemos que nuestro libro de inicio tiene tres hojas y que estamos posicionados en la primera. Para desplazarnos a otra, basta pulsar sobre el nombre a la cual queremos movernos (abajo a la izquierda de la pantalla). También nos sirven los

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Para mover el contenido de un rango de celdas basta seleccionar las celdas, luego pulsar el clic del ratón, desplazar el ratón a las celdas destino y soltar el clic.

Otra posibilidad será seleccionar las celdas luego pulsar Cortar, seleccionar destino (que puede estar en otra hoja o libro) y luego pulsar Pegar, estos iconos los tenemos en la barra estándar.

Para copiar el contenido de un rango de celdas basta seleccionar las celdas luego pulsar el clic del ratón y pulsar Ctrl, desplazar el ratón a las celdas destino y soltar el clic.

Otra posibilidad será seleccionar las celdas luego pulsar Copiar (en la barra de funciones anterior), seleccionar destino (que pueden estar en otra hoja o libro) y luego pulsar Pegar.

Las opciones de cortar, copiar y pegar también se encuentran en el menú principal en Editar, o pulsando el botón derecho del ratón.

Análogamente se mueven o se copian un conjunto de filas o columnas, basta pinchar encima del nombre del rango de filas o columnas que se quieren desplazar o copiar, luego pulsar Copiar o Cortar, seleccionar fila o columna destino y Pegar.

También se pueden mover o copiar hojas completas, basta seleccionarlas pinchando encima del nombre de la hoja, luego Copiar / Cortar, desplazar el ratón al destino y pulsar Pegar.

A veces es necesario Insertar, o Borrar filas completas. Para ello, basta seleccionar la fila o filas, pulsar el botón derecho del ratón e indicar la operación adecuada. No confundir con las ordenes Ocultar/Mostrar que no eliminan el contenido de la fila sino simplemente ocultan temporalmente su contenido (por ejemplo para no imprimirlas). Análogamente se trabaja con columnas u hojas completas.

Sólo nos falta comentar que a una hoja se le puede cambiar el nombre. Seleccionarla, botón derecho, Cambiar nombre.

Otra forma de copiar el contenido de una celda en celdas contiguas es Rellenar Automático. Según el tipo de dato funciona de una forma diferente. Nos posicionamos en celda a copiar, en la esquina inferior derecha (debe aparecer un signo + en el cursor).

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Hacemos clic, y sin soltar, arrastramos hasta marcar todas las celdas destino contiguas. En el ejemplo se ve el resultado de rellenar las celdas A1, B1, C1, D1 y E1 hacia abajo. El resultado es completar la serie lógica. Ya veremos más adelante como crear series propias.

Si una vez que aparece el signo + pulsamos control entonces el resultado es distinto (véase las columnas G,H,I,J,K). Lo que se consigue es copiar las celdas.

Pero también podemos indicar los dos primeros elementos de la serie (basta marcarlos) y arrastrar, así la serie se completa a nuestro gusto. Las filas 5 y 6 han sido escritas directamente y luego hemos Rellenado hacia abajo.

Alto Fila

Por defecto, Calc ajusta la altura de la fila al contenido de la misma. Pero en ciertas ocasiones nos puede interesar aplicar un alto diferente. Esto lo podemos hacer de varias formas:

x En Formato, Fila, Altura, en el cuadro de diálogo se nos pide el valor del alto de la fila, que deseemos.

x Otra posibilidad es en Formato, Fila, Alto Óptimo, la fila tomará el alto dependiendo del tamaño de fuente del mayor carácter de la fila.

x Si acercamos el cursor hasta el margen derecho, en la zona en la que aparece la numeración de las filas y lo situamos junto en la unión de dos filas, el cursor cambiará de apariencia, adoptando la de una flecha doble, como aparece

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Ancho Columna

Existe una diferencia fundamental, ya que el ancho de la columna no se ajusta automáticamente por defecto al contenido de la celda. Si el contenido no cabe en la celda, este invadirá la celda contigua, siempre que esté vacía, en caso contrario los datos quedarán ocultos. Nosotros podemos ajustar el ancho de la columna de las siguientes formas:

x En Formato, Columna, Ancho, en el cuadro de dialogo se nos pide el valor de la anchura de la columna, que deseemos.

x Otra posibilidad es en Formato, Columna, Ancho Óptimo, la columna tomará el ancho correspondiente a la entrada más larga de la columna.

x Igual que se ha hecho para el alto de la fila, situamos el cursor entre la unión de dos columnas y en ese momento arrastramos hacia derecha e izquierda, modificaremos la anchura de la columna. De esta misma manera, podemos, una vez que el cursor ha tomado forma de flecha, hacer doble clic con el ratón, y conseguiremos el ancho optimo.

Todas estas opciones, tanto de ancho como de alto, permiten tener varias columnas seleccionadas.

Aspecto de las celdas

Se trata de definir una serie de atributos a las celdas, de manera que los datos adopten dichos atributos para su presentación, lo hacemos a través de Formato, Celda, aunque muchas opciones de estas las podemos seleccionar mas fácilmente en las barras de símbolos.

A continuación se describe de forma breve la utilidad de cada ficha, mas adelante entraremos en detalle:

x Numero, permite asignar a las celdas una gran variedad de formatos. Algunos de los cuales (moneda, porcentaje, predeterminado, aumentar o disminuir decimales) los podemos encontrar en la Barra de formato.

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x Efectos de fuente, se pueden escoger diferentes opciones para dar mas vistosidad a la presentación de las celdas (subrayado, tachado, color, relieve, contorno y sombra).

x Alineación, es la posición que van a tomar los datos dentro de las celdas, se pueden elegir parámetros tanto en horizontal como en vertical, así como la sangría. Todos estos apartados se pueden elegir en la Barra de formato

También en este apartado de Alineación, se puede señalar la opción de Ajustar texto automáticamente, que divide el contenido de una celda en varias líneas, ajustándolo al ancho de la columna. En este sentido, también se puede dividir el contenido de una celda en varias líneas, según se va escribiendo, pulsando

Control Intro a la vez, cuando se quiera pasar a una nueva línea.

x Bordes, cuando se trabaja en una hoja de cálculo, se hace sobre una cuadricula, pero al imprimir no aparecen esas divisiones, por eso es necesario poner bordes si se desean tener estas separaciones, es lo que podemos hacer en este apartado, escoger el tipo de líneas, grosor y estilo que rodeará a las celdas. De este apartado la posición de las líneas se puede elegir en Barra de formato.

x Fondo, permite escoger un color para el fondo de las celdas, este apartado lo utilizaremos mas fácilmente a través de la Barra de formato.

x Protección de celda, permite bloquear una determinada celda para hacerla de sólo lectura u ocultarla para que no sea visible.

En ocasiones puede ser más rápido, utilizar un formato (fuente, fondo, tipo de numero, líneas,...) de los que ya viene definido en Calc, para esto seleccionamos el rango de datos y pulsamos en Formato, Estilo y Formato, eligiendo el que más se adapte a nuestras necesidades. También es interesante la opción Formato, Formato Predeterminado que asigna el formato por defecto a las casillas seleccionadas.

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ARCHIVO E IMPRESIÓN

Hasta ahora el libro, con el que estamos haciendo las pruebas, no se ha guardado, ni tiene nombre asignado. Véase en la primera línea que se llama: Sin nombre1.

Para guardar un libro, es suficiente pulsar el icono donde aparece un disquete

, en la barra estándar. Nos aparecerá una ventana donde hay que indicar en que carpeta se guardará (Guardar en). Para elegir la carpeta se debe pinchar en el triangulito que aparece a la derecha de la carpeta actualmente seleccionada (que suele

ser Mis Documentos) . También

podemos crear una carpeta nueva basta pinchar el icono correspondiente. Luego se indicará el nombre que le queramos asignar en Nombre de archivo (por ejemplo prueba1). Por omisión se considerará que el archivo tiene el formato de hoja de cálculo de OpenOffice y le añadirá la extensión .ods. Luego ya se puede pulsar Guardar.

Ya en la parte superior de la pantalla aparecerá el nuevo nombre del archivo. Para Cerrar este libro, porque no queramos trabajar por ahora más con él, se debe pulsar la X que aparece en la segunda línea de la pantalla a la derecha. La X de la primera línea es para Salir del programa. En ambos casos, sino se ha guardado el libro, aparecerá una ventana con tres opciones:

x Guardar Guarda el libro con las últimas modificaciones

x Rechazar Ignora las últimas modificaciones

x Cancelar Vuelve al libro activo.

Hay una forma muy interesante de guardar información, sobre todo si es para enviarla vía Internet, y es grabar el libro en formato PDF. Para ello se puede hacer directamente pulsando el icono situado en la barra de funciones Exporta PDF

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También, podemos Abrir un libro ya existente, pulsando el icono Abrir

donde aparecerá una pantalla donde se podrá elegir el libro que se desee.

Puede ocurrir que tengamos varios libros abiertos a la vez. Esto se ve en la última línea de la pantalla (Barra de tareas de Windows). Allí se podrá elegir con que libro trabajar en cada momento (basta pincharlo). Para cerrar cada libro hay que irse al Menú principal y elegir Archivo, Cerrar. En caso de que no hallásemos guardado las últimas modificaciones nos preguntará si queremos hacerlo.

Una vez grabado el libro, ya estamos listos para imprimir la parte del libro que creamos conveniente. Hay varios caminos posibles veamos uno de ellos y de la forma

más simple. Escoja en el Menú principal Archivo, Vista preliminar, o bien de la barra estándar, nos aparece una pantalla en la que se ve exactamente como quedará el libro una vez impreso. Si nos gusta como queda, pulsar Menú principal Archivo,

Imprimir (es preferible a pulsar el icono de la impresora Imprimir ). Nos aparecerá una ventana donde podremos indicar si queremos imprimir la hoja actual o todo el libro así como podemos cambiar la configuración de nuestra impresora. Luego pulsar Aceptar.

Pero puede que lo que aparezca en Vista preliminar no sea de nuestro agrado entonces tenemos dos posibilidades.

Primero Cerrar la vista preliminar modificando la hoja a nuestro gusto y luego volver de nuevo a vista preliminar.

Segundo, dentro de vista preliminar, cambiar Formato de página donde tenemos varias posibilidades (comentamos sólo las más interesantes):

x Página donde podemos cambiar formato de papel (por omisión A4),

orientación (vertical u horizontal), los márgenes o, quizás, una opción muy útil que nos permite centrar nuestros datos en la página tanto horizontal como verticalmente (orientación de la hoja).

x Encabezamiento donde podemos indicar si lo hay (Activar encabezamiento) y, en ese caso, modificarlo con la opción Editar.

x Pie de página análogamente a Encabezamiento.

x Hoja donde, entre otras cosas, se puede indicar si queremos imprimir: ƒ Títulos de filas y columnas.

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ƒ Fórmulas. Muy útil, junto con los títulos de filas y columnas, cuando se está depurando una tabla con muchas fórmulas y pueda haber errores.

ƒ Valores cero. Si queremos que se impriman las celdas con contenido cero.

ƒ Modo de escala con dos opciones interesantes

x Reducir / Ampliar y se indica el porcentaje.

x Ajustar intervalos a números de páginas

normalmente se indicará 1, así nuestra tabla se ajustará (variando el tamaño de la letra) a una página.

ƒ Adaptar la impresión muy útil cuando la tabla de trabajo se sale por poco del tamaño de una página. El programa automáticamente adaptará el tamaño de las letras de forma que se imprimirá en una única página.

Hasta ahora hemos mandado a imprimir el contenido completo de una o varias páginas pero puede darse el caso de queramos imprimir sólo una parte del libro. Para ello tenemos dos posibilidades:

x Ocultar las filas o columnas que no queramos imprimir.

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FÓRMULAS

Como ya sabemos las fórmulas deben empezar, siempre, por un signo =. Su uso más común será utilizarlas en cálculos aritméticos, aunque también se utilizarán para tratar cadenas de caracteres y fechas.

Los operadores aritméticos utilizados son:

x + para sumar.

x - para restar o como signo negativo.

x *, / para multiplicar o dividir.

x % para indicar un nº en porcentaje.

x ^ para potencias. Son entradas válidas:

=C1 =C1-B1 =D1*(B1+C1) =16%*D1 =D1/B1^2

Para escribir una fórmula hay dos posibilidades:

x Escribirla directamente sobre la celda resultado.

x Empezar con un signo igual, e ir señalando con el cursor cada celda que aparezca en la fórmula seguida del siguiente operador. Por ejemplo para escribir =D1/B1^2 en la celda F2 seguiríamos esta secuencia: = , señalar con el cursor D1, /, señalar B1, ^2, Intro.

En cada celda se ve el resultado, la fórmula aparece en la barra de fórmulas, véase la celda F2. Como se ve, está activada la opción Ver, Destacar valores. Cuando las fórmulas son engorrosas es conveniente poder visualizarlas todas a la vez. Se consigue con Herramientas, Opciones, OpenOffice.org Calc, Ver y señalar

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Esta opción sólo es conveniente utilizarla muy de vez en cuando. No confundir con la opción, ya comentada, de Formato de página, Hoja, Imprimir Fórmulas que sirve, sólo, para la impresión. Esta opción de Mostrar Fórmulas no hace que se impriman.

Si observamos la celda E2 vemos que el programa, al escribir 16%, opera con 0,16 (en tanto por uno) algo que hay que tener en cuenta al utilizar porcentajes.

Puede ocurrir, que en una celda con fórmula, aparezca ###. Significa que el resultado no cabe en la celda. Basta que ampliemos el ancho de la columna suficientemente.

Las fórmulas en una hoja de cálculo tienen dos características básicas que le hacen muy útiles:

x Recálculo automático. Cuando se modifica un valor de una celda, automáticamente todas las fórmulas, que hacen referencia a esta celda, se calculan nuevamente. Así, si en la celda B1 escribimos 30 los resultados en C2 y D2 cambiarán.

x Copia de fórmulas. En muchos ejemplos se han de repetir los mismos cálculos. Para ello basta escribir la fórmula una vez y luego copiarla tantas veces como se quiera. La fórmula se rescribirá para hacer la misma operación con los nuevos datos. Es decir, cuando se copia una fórmula no se hace idénticamente, sino que se copia la “forma” de la fórmula. Veamos un ejemplo:

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Calc, también, permite operar con un rango de celdas (matriz). Para operar con matrices hay que, primero, seleccionar la zona donde irá la matriz resultado, luego escribir la fórmula (estando el rango seccionado) confirmándola pulsando

Ctrl+Mayúscula+Intro (deben aparecer unas llaves en la fórmula).

En este ejemplo, hemos seleccionado el rango E2:F4, escribimos en una celda de ese rango =20*B2:C4, y luego indicamos que el resultado va a ser una matriz con

Ctrl+Mayúscula+Intro. Hay que tener cuidado al elegir el rango donde debe ir el resultado (en este caso del mismo tamaño que la matriz dato).

Para modificar una fórmula de matriz es necesario marcar toda la matriz y luego cambiarla en la barra de funciones, confirmando con Ctrl+Mayúscula+Intro.

Como hemos visto si escribimos =A3+A4 en la celda A5, lo que realmente ocurre es que se “escribe en esta celda, la suma de la celda dos más arriba con la celda de la fila superior“. Es decir, cuando se escribe una fórmula, si no se especifica lo contrario, se hace una referencia relativa a las celdas usadas. Muy útil para, luego, poder repetir la misma operación en otras filas o columnas.

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FUNCIONES ELEMENTALES

Dentro de una fórmula se pueden utilizar multitud de funciones, que existen en la biblioteca de OpenOffice Calc, basta empezar con un = seguido del nombre de la función y sus parámetros entre paréntesis. Por ejemplo =PROMEDIO(B1:B3) nos escribirá en la celda destino la media aritmética de las celdas B1, B2 y B3.

Otra forma de escribir una función es utilizar el Asistente: Funciones

Nos aparece una ventana con todas las funciones disponibles. En el ejemplo seleccionamos Categoría Todas y dentro de la lista Promedio, luego en la parte derecha se seleccionan los argumentos.

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Luego pulsar Aumentar. Ya sólo falta confirmar la fórmula con Aceptar.

Para modificar una función se selecciona primero y se modifica la parte que se quiera.

La función SUMA, dado su frecuente uso, es mucho más fácil de manejar. Basta situarse por debajo de la columna a sumar, o a la derecha de fila a sumar, y pulsar el signo de sumatoria que hay en la barra de funciones.

He aquí algunos ejemplos:

Comentemos algunas de las funciones.

Función =SUMAR.SI(Arg; criterio) suma todas las celdas que cumplan el criterio indicado. En el criterio puede aparecer cualquier signo de comparación =, <, >, <=, >=, o <> (no igual).

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05/01/05 es 3 (Miércoles). Cuidado al escribir los nombres de las fórmulas ya que MÁX, MÍN y DÍASEM llevan tilde.

Función =SI(Comparación; verdadero; falso(opcional)) según sea la

comparación de la celda se indicará la opción de verdadero o de falso.

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GRÁFICOS

Los gráficos (diagramas) en una hoja de cálculo, son una herramienta importante, ya que permite obtener unos resultados vistosos y profesionales para mostrar una serie de datos.

A continuación se detallan de forma general los pasos que hay que seguir para crear una gráfica (diagrama) a partir de unos datos ya existentes.

- Se marca el área que contiene los datos.

- Se elige Insertar, Diagrama y nos aparece una ventana en la que se nos muestran las siguientes opciones:

ƒ Área, aparecerá el rango de datos que hemos marcado, si no se hubiese señalado se puede hacer en este momento.

ƒ Primera fila/columna como etiqueta, si señalamos estas opciones aparece como etiqueta los datos de estas fila/columna.

ƒ Resultados en la hoja, elegimos en la hoja en la cuál queremos que se posicione la gráfica.

ƒ Crear, si pulsamos sobre esta opción terminaríamos la creación del gráfico y no tendríamos acceso al resto de propiedades que se pueden elegir al pulsar Siguiente, las cuales comentamos a continuación.

- En la siguiente ventana, se nos muestran las siguientes opciones: ƒ Seleccionamos el tipo de diagrama.

ƒ Con la opción seleccionada de, Representación de texto en la previsualización, aparece el gráfico tal y como va a quedar finalmente con el texto.

ƒ Seleccionando Filas o Columnas, la representación de los datos será de una forma u otra.

ƒ Crear, si pulsamos sobre esta opción terminaríamos la creación del gráfico y no tendríamos acceso al resto de propiedades que se pueden elegir al pulsar Avanzar, las cuales comentamos a continuación.

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ƒ Crear, si pulsamos sobre esta opción terminaríamos la creación del gráfico y no tendríamos acceso al resto de propiedades que se pueden elegir al pulsar Avanzar, las cuales comentamos a continuación.

- En la siguiente ventana, se nos muestran las siguientes opciones:

ƒ Podemos escribir o señalar de la hoja, títulos para el gráfico y para los ejes, así como indicar que no aparezcan.

ƒ Visualizar / omitir la leyenda. ƒ Crear.

Veamos estos pasos sobre un ejemplo, en el que se va a crear un gráfico de columnas para representar la población andaluza por provincias.

1. Escribir en una hoja los siguientes datos:

Población Andaluza por provincias

Provincia Núm. Habitantes

Almería 565310

Cádiz 1155724

Córdoba 775944

Granada 828107

Huelva 472446

Jaén 651565

Málaga 1374890

Sevilla 1782862

2. Señalar el rango de datos desde Almería hasta 1782862.

3. Pulsamos Insertar, Diagrama, señalamos Primera columna como etiqueta, y

Avanzar, por defecto el resultado lo obtendremos en la misma hoja que donde tenemos los datos.

4. Elegimos tipo de diagrama (Columnas) y Datos en Columnas. Avanzar.

5. Elegimos variante (normal) y líneas de cuadricula (Eje X). Avanzar.

6. En este último paso es importante, tener activado Representación de texto en la previsualización, ya que será el aspecto final del gráfico.

ƒ Escribimos los siguientes títulos:

- Diagramas: Población andaluza por provincias. - Eje X: Provincias

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ƒ Desactivamos la leyenda.

Siguiendo estos pasos hemos debido obtener un gráfico similar al que se muestra a continuación, quizás no tenga el aspecto deseado, pero se pueden modificar muchas de sus propiedades que pasamos a comentar en el siguiente punto.

Alme

ría Cádiz Córdoba Granada Huelva Jaén Málaga Sevilla 0 200.000 400.000 600.000 800.000 1.000.000 1.200.000 1.400.000 1.600.000 1.800.000

Poblacion andaluza por provincias

Provincias

Num.

hab.

Una vez el gráfico está terminado, se puede completar con una serie de detalles, que se eligen una vez que el gráfico esta seleccionado. Para esto realizamos un clic con botón izquierdo del ratón sobre y el gráfico y desplegamos el menú contextual con un clic en el botón derecho, de estas opciones destacamos:

- Posición y tamaño, permiten especificar unos valores exactos para estos parámetros. La posición, también se puede fijar, estando seleccionado el gráfico, arrastrando el ratón hasta un punto concreto y el tamaño también, estando seleccionado el gráfico, arrastrando los puntos verdes que han aparecido en las esquinas y en el centro.

- Disposición, de utilidad cuando tenemos superpuesta alguna imagen sobre el gráfico, ya que permite destacar uno sobre el otro.

- Anclaje, fija el gráfico sobre una celda o sobre la hoja.

- Modificar área de puntos, permite cambiar los datos sobre los que esta construido el gráfico.

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sobre el gráfico. Se nota que el gráfico está en modo edición, ya que aparece rodeado por un borde grueso.

Una vez centrados en Editar el gráfico, tenemos tres posibilidades para añadir o modificar parte de éste:

x De forma individual posicionándose primero sobre cada uno de los elementos de componen el gráfico (algunos de ellos son difíciles de seleccionar) y después haciendo clic con el botón derecho

Propiedades de Objeto. Cuando se tiene seleccionado un elemento, se puede pasar a otros utilizando la tecla del tabulador.

x En el menú principal, seleccionado los apartados de Editar, Insertar y Formato, se pueden acceder a todos los elementos que componen un gráfico. Estos apartados que aparecen cuando se está en modo edición de gráfico son diferentes a cuando se trabaja con la hoja de cálculo.

(Personalmente, creemos que esta es la forma más cómoda de trabajar con los gráficos en OpenOffice)

Cuando se está en Modo Edición de un gráfico, la barra de herramientas de la parte superior cambia su aspecto habitual, para modificar aspectos del gráfico:

A continuación se enumeran los principales elementos de un gráfico:

- Títulos (principal, eje X, eje Y), todos los apartados referentes a estos elementos son intuitivos ya que se refieren a la presentación tales como:

Bordes, Área, Transparencia, Caracteres, Efectos fuentes, Alineación, - Leyenda, de este elemento, el apartado más importante es el que se refiere a

la Posición, fijándose en el punto que se desee, el resto de apartados son referentes a la presentación.

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En el Eje Y, se permite cambiar la Escala.

- Cuadrícula, permite modificar las líneas de división de los ejes

- Plano lateral y Superficie del diagrama, permiten modificar la presentación sobre estos elementos.

- Tipo del diagrama, me permite cambiar el tipo de diagrama que se muestra. - Formateado automático, permite acceder a las opciones iniciales que se

muestran cuando se pulsa sobre Insertar, Diagrama.

- Punto de dato, los que se comentan a continuación son los apartados más significativos:

ƒ Etiqueta de datos, permite visualizar valores en la gráfica (número, %, etiquetas).

ƒ Opciones, permite elegir entre dos escalas de eje Y, modificar el ancho de columna y unir por medio de líneas las columnas en este tipo de gráficos.

ƒ Estadística, permite mostrar determinados parámetros estadísticos.

De los anteriores elementos y apartados, no todos van a aparecer en los diferentes tipos de gráficos, dependerá del estilo de cada uno.

Con estos nuevos conceptos, el gráfico inicial se puede mejorar quedando:

Alm ería Cád iz Cór doba Gra nada Hue lva Jaén Mál aga Sev illa 0 500.000 1.000.000 1.500.000 2.000.000 565.310 1.155.724 775.944 828.107 472.446 651.565 1.374.890 1.782.862 Poblacion andaluza por provincias

Provincia Nu m . h a b .

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Comentar que, si eres usuario de Excel, habrás notado que la aplicación Calc es menos intuitiva en la edición de gráficos y dificulta en ocasiones una buena presentación.

Veamos un nuevo ejemplo, para practicar todos estos conceptos, vamos a crear un nuevo gráfico de columnas para representar la población andaluza por provincias según el sexo. Los datos para realizar esta gráfica son:

Población Andaluza por provincias y sexo

Número de habitantes

Provincia Mujeres Hombres

Almería 278.018 287.292

Cádiz 581.732 573.992

Córdoba 395.955 379.989

Granada 420.814 407.293

Huelva 237.544 234.902

Jaén 328.476 323.089

Málaga 699.090 675.800

Sevilla 907.849 875.013

Seleccionamos desde Provincia hasta 875.013 y realizamos los pasos ya comentados en el primer ejemplo. El gráfico ha tomado un aspecto final como el que aparece a continuación, sólo hemos modificado hasta el momento el tamaño y la posición de la leyenda.

Almería Cádiz Córdoba Granada Huelva Jaén Málaga Sevilla 0 100.000 200.000 300.000 400.000 500.000 600.000 700.000 800.000 900.000 1.000.000

Poblacion andaluza por provincias y sexo

Mujeres Hombres Provincias Num . h ab.

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Almería Cádiz Córdoba Granada Huelv a Jaén Málaga Sev illa 0

250.000 500.000 750.000 1.000.000 1.250.000 1.500.000 1.750.000 2.000.000

Poblacion andaluza por provincias y sexo

Mujeres Hombres

Provincia

Nu

m

.

En esta ocasión se han elegido el tipo de gráfico de columnas en pilas.

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EJERCICIOS RESUELTOS

Ejercicio 1

Enunciado

Pequeña hoja de cálculo, en la que se combinan diferentes tipos de datos, con objeto de manejar sus formatos y mejorar la presentación. La columna Total se calcula a partir de fórmulas.

Partimos de estos datos iniciales:

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Realización

x Selecciona el rango A1:D1, Formato, Combinar celdas (conseguimos así

eliminar las líneas de separación de las columnas) Formato celdas:

Fuente: Arial Tamaño: 14 Aspecto: Negrita Color de fuente: Verde Color de fondo: Rojo Bordes: Alrededor Alineación horizontal: Centrada Alineación vertical: Centrada.

Todos estos aparatos los podemos realizar a través de la Barra de formato, o bien, en los diferentes apartados de Formato, Celda.

x A3, Formato, Celda, Alineación, marcar Ajustar texto automáticamente (con esto conseguimos que el texto ocupe dos líneas).

x B4, Formato, Celda, Números, elegir fecha, cambiar el formato.

(28)

x B6:D6 y B7:D7, combinar celdas. Igual que se hizo en el primer paso.

x A6:D7, mejorar la presentación.

x A9:D9, mejorar la presentación.

x A10:A18, ajustar texto automáticamente. Igual que se hizo en A3.

x B10:D18, centrar verticalmente.

x C10:C18, Formato, Celda, Números, Moneda, elegir €. (por defecto este formato incluye 2 decimales).

x D10:D12, moneda €.

x D10, el resultado de esta columna es el de multiplicar B10 por C10, para que esta operación se realice de forma automática, escribimos situados en la barra de fórmulas =B10*C10

x Para las casillas D11:D18, la fórmula es la misma que anteriormente, situados sobre D10, en la esquina inferior derecha de la celda, cuando aparece el signo +, arrastramos con el ratón hasta la casilla D18.

x D19, se pulsa sobre ¦ de la barra de fórmulas, para calcular la suma de los anteriores conceptos, automáticamente se ha generado la orden

=SUMA(D10:D18)

x D20, calculamos el 16% de D19, =D19*C20

x D21, escribir la fórmula =SUMA(D19:D20)

x Mejora la presentación de las filas 19 a 23.

x Mejorar la presentación para imprimirlo, Archivo, Vista preliminar, Formato de pagina,

- Encabezado, Editar, incluye tu nombre. - Pie, Editar, incluye la fecha de creación.

- Pagina, en orientación de la hoja, pulsar sobre Horizontal y Vertical, conseguimos de esta forma centrar todos los datos en la pagina.

x Guardar la hoja.

Ejercicio 2

Enunciado

(29)

Partimos de estos datos iniciales:

Y queremos que tenga esta apariencia final:

Realización

x Selecciona el rango A2:X3 Copiar. Selecciona B5 Edición, Pegado especial, Pegar todo opción Transponer.

x Eliminamos las dos filas completas de los datos (filas 2 y 3).

x Unimos desde A1 hasta G1. Escribimos el título en A1.

x Escribimos los rótulos de E4, E5, E6.

x En F4 escribimos un DNI .

x En F5 utilizamos la función =RESIDUO(F4;23)

x En F6 utilizamos la función =BUSCAR(F5;B4:B26;C4:C26)

x Cambiar los formatos y bordes de celdas.

(30)

Ejercicio 3

Enunciado

Utilizaremos la hoja de cálculo para representar funciones, por ejemplo y=x2.

Realización

- Construir una tabla de valores,

o En la celda A2 introducimos el valor -4.

o Se selecciona la columna A. Elegimos Editar, Rellenar, Series o Valor inicial, -4, valor final 4, y el incremento 0,2

o A continuación, en la celda B2 introducimos la fórmula para calcular el resultado de la función. Para nuestra función ejemplo la fórmula

correspondiente es =A2^2

o Seleccionamos la celda B2 y rellenamos automáticamente hacia abajo para calcular el resto de las fórmulas.

- Construir la gráfica,

o Seleccionamos el rango A1:B42. Elegimos Insertar, Diagrama o Seleccionamos Primera fila como etiqueta, Avanzar

o Elegimos el tipo Diagrama XY y datos en Columnas, Avanzar

o Seleccionamos una variante, Líneas con símbolos, Avanzar

o Insertamos el título principal, Parábola, Crear

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Continuando con el ejemplo anterior, se puede completar representando varias funciones en la misma gráfica, por ejemplo una familia de parábolas.

Elegimos para representar las funciones y1=x2 y2=2x2 y3=3x2 y4=4x2.

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EJERCICIOS PROPUESTOS

1. Diseñe un tablero de ajedrez, utilizando recuadros, colores de fondo, tamaño de fila y columna. Al imprimirlo deben aparecer los títulos de las filas y columnas. Guarde el libro con el nombre Ejer 31.

2. Confeccione una tabla de multiplicar, sin utilizar fórmulas, usando las opciones de rellenado automático. Deje, sólo, una hoja en el libro con nombre Multiplicar. Copie esa hoja en otra nueva y llámele Producto. Guarde el libro con nombre Ejer 32 en formato PDF.

3. Abra el libro Ejer 33 y realice el ejercicio propuesto. 4. Abra el libro Ejer 34 y realice el ejercicio propuesto. 5. Abra el libro Ejer 35 y realice el ejercicio propuesto. 6. Abra el libro Ejer 36 y realice el ejercicio propuesto.

EJERCICIOS OBLIGATORIOS

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Referencias

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