“Diseño de un manual de procedimientos para la compañía Fisteciv Cia. Ltda.,
como requisito para la calificación de proveedores, en la ciudad de Portoviejo
en el año 2010”
UNIVERSIDAD TÉCNICA PARTICULAR DE LOJA
La Universidad Católica de Loja
MAESTRÍA EN AUDITORÍA GESTION DE LA CALIDAD
Tesis de grado
Autor:
Toro España Yolanda Elizabeth
Director:
Carpio Sacoto Jose Marcelo, Ing.
CENTRO UNIVERSITARIO PORTOVIEJO
Certificación
Ingeniero.
Carpio Sacoto Jose Marcelo
DIRECTOR DE TESIS DE GRADO
C E R T I F I C A:
Que el presente trabajo, denominado: “…Diseño de un manual de procedimientos para la compañía Fisteciv Cia. Ltda. como requisito para la calificación de proveedores, en la ciudad de Portoviejo en el año 2010" realizado por el profesional en formación: Toro España Yolanda Elizabeth; cumple con los requisitos establecidos en las normas generales para la Graduación en la Universidad Técnica Particular de Loja, tanto en el aspecto de forma como de contenido, por lo cual me permito autorizar su presentación para los fines pertinentes.
Loja, 04 de diciembre de 2012
Cesión de derechos
“Yo T o r o E s p a ñ a Y o l a n d a E l i z a b e t h , declaro ser autor (a) de la presente tesis y eximo expresamente a la Universidad Técnica Particular de Loja y a sus representantes legales de posibles reclamos o acciones legales.
Adicionalmente declaro conocer y aceptar la disposición del Art. 67 del Estatuto Orgánico de la Universidad Técnica Particular de Loja que en su parte pertinente textualmente dice: “Forman parte del patrimonio de la Universidad la propiedad intelectual de investigaciones, trabajos científicos o técnicos y tesis de grado que se realicen a través, o con el apoyo financiero, académico o institucional (operativo) de la Universidad”
f. ... Autor: Toro España Yolanda Elizabeth
DEDICATORIA
El presente informe, que representa todos los esfuerzos y sacrificios para cumplirlo, lo dedico a Ana Paula luz de mi vida, a mi esposo y a mi familia en general, gracias por su apoyo incondicional.
………
AGRADECIMIENTO
INTRODUCCIÒN
La compañía Fisteciv Cia. Ltda es una compañía creada el 11 de marzo del 2009 encargada de contratos de fiscalización de obras públicas y privadas, contratos de análisis económicos financieros y de impacto ambiental y de obras y proyecto que interesen en los organismos, asesoramiento para la obtención de créditos para la ejecución de obra y proyectos en el sector público, consultoría, asesoría y planificación de proyectos, formulación, elaboración, dirección y supervisión de proyectos de ordenamiento uso y conservación de recursos renovables.
La compañía ha tenido últimamente inconvenientes debido a que no cuenta con un manual de procedimientos, que le permita identificar cada una de sus actividades de valor y documentarlas.
Al no tener estandarizados los procedimientos no existen uniformidad en los mismos y esto genera pérdidas a la empresa a la hora de calificarse como proveedores en el momento de ofertar.
En el presente trabajo de investigación conoceremos los conceptos concernientes para la elaboración del manual de procedimientos, con el fin de definirlos para medir su desempeño y controlarlos.
El capìtulo primero resume los antecedentes generales de la empresa, identificando el problema y formulación del mismo, marco conceptual, legal y referencial.
El capítulo dos trata del diagnóstico de la empresa, misión, visión, objetivos y filosofía de la consultora.
En el capítulo número tres y cuatro entramos al tema de procesos, conceptos que nos ayudaran en la elaboración del manual de procedimientos.
INDICE DE CONTENIDOS
PAGINA
Certificación del director……… ii
Autoría……….. iii
Cesión de derechos……… iv
Dedicatoria……… v
Agradecimiento……… vi
Introducción……….………....
vi
i
CAPITULO I
ANTECEDENTES GENERALES
Tema 1
1.1 Planteamiento del problema 1
1.1.1 Problema 1
1.1.2 Formulación del problema 1
1.2 Población y muestra 2
1.3 Justificación 2
1.4 Marco Teórico 3
1.5 Marco Conceptual 4
1.6 Marco Legal 9
1.7 Marco Referencial 13
1.8 Objetivos 14
1.8.1 Objetivo General 14
1.8.2 Objetivos Específicos 14
1.9 Hipótesis 14
CAPITULO II
DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA
2.1 Antecedentes generales 14
2.2 Misión, Visión, Objetivos y Filosofía de la empresa 17
2.2.1 Misión 17
2.2.2 Visión 17
2.2.3 Objetivo de la empresa 17
2.2.4 Filosofía de la empresa 17
2.2.4.1 Ética 17
2.3.1 Liderazgo 20
2.4 Servicio de fiscalización 21
CAPITULO III
MANUAL, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.1 Definiciones 22
3.2 Tipos de procesos 24
3.3 Principios de calidad 24
3.4 Elementos de un proceso 24
3.5 Elaboración del manual de procedimientos 25
3.5.1 Utilidad 25
3.5.2 Objetivo del manual 27
3.5.3 Aplicación del manual 28
CAPITULO IV
ELABORACIÒN DEL MAPA DE PROCEDIMIENTOS
4.1 Instructivo para la elaboración de documentos 30
4.2 Lista maestra de documentos 34
4.2.1 Proceso: Sistema gerencial 34
4.2.2 Proceso: Administración del sistema de gestión de la calidad 37
4.2.3 Proceso: Mejora continua 39
4.2.4 Proceso: Preparación de oferta y contratación 39
4.2.5 Proceso: Prestación de servicio 40
4.2.6 Proceso: Recursos Humanos 41
4.2.7 Proceso: Mantenimiento y Metrología 41
4.2.8 Proceso: Compras 42
4.3 Lista maestra de documentos externos del S.G.C. 43
4.3.1 Proceso: Preparación de oferta y contratación 44
4.3.2 Proceso: Prestación de servicios 44
4.3.3 Proceso: Recursos humanos 45
4.4 Procedimiento para controles de documentos 45
4.5 Descripción de actividades 48
4.5.1 Elaboración de documento nuevo 48
4.5.2 Cambio en Documentos 49
4.5.3 Manejo de documentos externos 50
4.5.4 Manejo de documentos en digital 50
4.6 Control de documentos de obra (planos, memorias, técnicas) 51
4.7 Control de informes 51
4.8 Lista maestra de registros 52
4.9 Procedimiento para control de registros 57
4.10 Mapa de procesos 60
4.11. Caracterizaciones de los procesos 61
4.12 Explicación de la propuesta de mapa de procesos 68
4.13 Matriz de la relación entre elementos de la norma 71
CAPITULO V
PRESENTACIÒN DE RESULTADOS
5.1 Grafico No. 1 81
5.2 Gráfico No. 2 82
5.3 Gráfico No. 3 83
5.4 Gráfico No. 4 84
5.5 Gráfico No. 5 85
5.6 Gráfico No.6 86
5.7 Gráfico No.7 87
5.8 Gráfico No.8 88
5.9 Gráfico No.9 89
5.10 Gráfico No.10 90
5.11 Gráfico No.11 91
5.12 Conclusiones 92
5.13 Recomendaciones 94
5.14 Bibliografía 96
Anexos
Anexo 1.- Información de Producción del 2010 99
Anexo 2.- Memorándum de Agricultura 100
Anexo 3.- Procedimiento de Control de Documentos 107
Anexo 4.- Procedimiento de Control de Registro 112
Anexo 5.- Procedimiento de Auditoría Interna 116
Anexo 6.- Procedimiento de Control Productos no Conforme 123
Anexo 7.- Procedimiento de Acciones Correctivas. 126
Anexo 8.- Procedimiento de Acciones Preventivas 130
Anexo 9.- Formatos de Registros 133
RESUMEN EJECUTIVO
El presente documento es un análisis de una compañía de fiscalización de obras civiles públicas, privadas y demás servicios que ha tenido inconvenientes debido a que no cuenta con un manual de procedimientos que le permitan identificar cada una de las actividades de valor y documentarlas. En este trabajo de investigación se define los conceptos concernientes para el diseño y elaboración de un manual de procedimientos basados en el sistema de gestión de calidad, con el fin de medir su desempeño y controlarlos. Una vez identificado el problema se realiza una serie de definiciones basados en los principios de calidad se elabora un diseño de procedimientos para la organización.
FISTECIV CIA. LTDA
RUC: 1391701683001 TELEFONO: 05 2691 683
Portoviejo, 27 Noviembre del 2011.
Señores.
Universidad Técnica Particular de Loja.
Presente.-
De mis consideraciones:
Por la presente, Ing. Paùl Borja Palma CERTIFICO en mi calidad de Gerente
de FISTECIV. CIA. LTDA. que el estudiante de la Maestría en Auditoria de
Gestión de la Calidad de la Universidad Técnica Particular de Loja, Econ.
Yolanda Toro España realizó investigación y trabajos de campo en las oficinas
de esta empresa, para lo cual se le brindo todas las facilidades requeridas
hasta la culminación del trabajo de investigación “
DISEÑO DE UN MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS PARA LA COMPAÑÌA FISTECIV CIA. LTDA., COMO
REQUISITO PARA LA CALIFICACIÒN DE PROVEEDORES EN LA CIUDAD
DE PORTOVIEJO EN EL AÑO 2010
”.
Atentamente,
Ing. Paul Borja Palma
1 TEMA
“DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA COMPAÑÌA FISTECIV CIA. LTDA., COMO REQUISITO PARA LA CALIFICACIÒN DE PROVEEDORES, EN LA CIUDAD DE PORTOVIEJO EN EL AÑO 2010”
CAPITULO I
ANTECEDENTES GENERALES
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Fisteciv Cìa. Ltda., es una compañía dedicada a la fiscalización de obras civiles no cuenta definida con un manual de procedimientos donde detallan cada una de las actividades, lo cual el personal no esta en capacidad de realizarlas, genera confusión, pérdida de tiempo y dinero a la hora de presentar una propuesta de trabajo o realizar un concurso. Eso detiene muchas veces el progreso y crecimiento de la compañía.
La carencia de un manual de procedimientos en la compañía Fisteciv Cia. Ltda. Afecta al desarrollo normal de sus actividades administrativas, técnicas y financiera, y el consecuente desperdicio de recursos materiales, económicos y humanos, lo qe afecta a la organización.
1.1.1 PROBLEMA
La carencia de un manual de procedimientos en la compañía Fisteciv. Cìa. Ltda.
El problema es el desconocimiento de las actividades y funciones. Al tener los procedimientos definidos, el personal conoce que hacer y cómo actuar. En este momento deben como compañía estar preparados para todo tipo de situación.
1.1.2FORMULACIÒN DEL PROBLEMA
1.2 POBLACION Y MUESTRA
La población total será de 17 servidores y 3 proveedores, el estudio se los realizará en un año.
1.3 JUSTIFICACIÒN
La compañía Fisteciv Cia. Ltda., no cuenta con un manual de procedimientos, que le permita identificar cada una de sus actividades de valor y documentarlas, el personal encargado de estas acciones no posee la suficiente preparación para elaborar las especificaciones técnicas para preparar las ofertas.
Al no tener estandarizados los procedimientos no existen uniformidad en los mismos, por lo que los directivos de la compañía deben trasladarse a los diferentes frentes de trabajo y realizar una supervisión administrativa técnica lo que conlleva a la empresa a realizar gastos y pérdida de tiempo.
En materia de procedimientos no existen las funciones si no la consecución de los objetivos de cada uno de los procedimientos, para el normal desarrollo de las actividades.
Este manual de procedimientos servirá para que cada una de las áreas que conforma la empresa identifique las entradas y salidas de cada uno de los procesos y a su vez la interrelación que existe entre las diferentes actividades de cada área de trabajo dinamizando a la organización.
En razón de esto se hace imprescindible que la empresa Fisteciv Cia. Ltda., cuente con un manual de procedimientos que le permita desarrollar de manera eficiente sus actividades, ahorrando recursos económicos, materiales y humanos, con lo cual logrará su fortalecimiento y desarrollo.
1.4 MARCO TEÒRICO
De acuerdo a las nuevas tendencias administrativas, la compañía Fisteciv Cìa. Ltda. Busca insertarse en este campo, para ejercer el control, medir y mejorar cada una de sus áreas para ser más competitivos y eficientes.
En materia de procedimientos algunos autores lo definen:
Hammer: “Un completo conjunto de actividades, de principio a fin, que juntas crean
valor para el cliente”
Harrington: “Cualquier actividad o grupo de actividades que toman entradas, les
agregan valor y proveen salidas a un cliente interno o externo,
Iso 9000: “Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las
cuales transforman elementos de entrada en resultados”
En la filosofía de procedimientos se mantiene esta finalidad que es necesario entender los procedimientos con el propósito de definirlos con una definición de los mismos se pueden medir su desempeño, todo lo que se mide se puede controlar y lo que se puede registrar se puede administrar para mantener un mejoramiento continuo para darle un mayor valor al cliente interno y externo en resumen podemos enunciar lo siguiente:
Entender los procedimientos para definirlos. Definirlos para medirlos.
Medirlos para comunicar su desempeño.
Comunicar su desempeño para administrarlos. Administrarlos para mejorarlos continuamente.
Mejorarlos continuamente para proveer mayor valor al cliente.
Un procedimiento es una forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Un Manual de procesos y procedimientos es un elemento de Control, materializado en una normativa de autorregulación interna que contiene y regula la forma de llevar a cabo los procedimientos de FISTECIV, convirtiéndose en una guía de uso individual y colectivo que permite el conocimiento de la forma como se ejecuta o desarrolla su función administrativa, propiciando la realización del trabajo bajo un lenguaje común a todos.
Los colaboradores de Fisteciv. Cia. Ltda., deberá tener la capacidad de realizar un autocontrol. Es decir cada individuo deberá controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procedimientos, actividades y tareas bajo su responsabilidad.
1.5 MARCO CONCEPTUAL
Para el desarrollo de este proyecto es importante considerar y argumentar los términos básicos utilizados dentro de todo proceso de adquisición de servicios normalizados, los mismos que a continuación se detallan:
Adjudicación: Es el acto administrativo por el cual la máxima autoridad o el órgano competente otorga derechos y obligaciones de manera directa al oferente seleccionado, surte efecto a partir de su notificación y solo será impugnable a través de los procedimientos establecidos en la Ley.1
Bienes y Servicios Normalizados: Objeto de contratación cuyas características o especificaciones técnicas se hallen homologados y catalogados.2
Catálogo Electrónico: Registro de bienes y servicios normalizados publicados en el portal www.compraspublicas.gov.ec para su contratación directa como resultante de la aplicación de convenios marco.
Compra de Inclusión: Estudio realizado por la Entidad Contratante en la fase pre contractual que tiene por finalidad propiciar la participación local de artesanos, de la micro y pequeñas empresas en los procedimientos regidos por la Ley, acorde con la normativa y metodología definida por el Instituto Nacional de Contratación Pública en coordinación con los ministerios que ejerzan competencia en el área social. Las conclusiones de la Compra de Inclusión se deberán reflejar en los Pliegos.
Contratación Pública: Se refiere a todo procedimiento concerniente a la adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras públicas o prestación de servicios incluidos los de consultoría. Se entenderá que cuando el contrato implique la fabricación, manufactura o producción de bienes muebles, el procedimiento será de adquisición de bienes. Se incluyen también dentro de la contratación de bienes a los de arrendamiento mercantil con opción de compra.
Contratista: Es la persona natural o jurídica, nacional o extranjera, o asociación de éstas, contratada por las Entidades Contratantes para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultoría.1
Consultor: Persona natural o jurídica, nacional o extranjera, facultada para proveer servicios de consultoría, de conformidad con la Ley.2
Consultoría: Se refiere a la prestación de servicios profesionales especializados no normalizados, que tengan por objeto identificar, auditar, planificar, elaborar o evaluar estudios y proyectos de desarrollo, en sus niveles de pre factibilidad, factibilidad, diseño u operación. Comprende, además, la supervisión, fiscalización, auditoría y evaluación de proyectos ex ante y ex post, el desarrollo de software o programas informáticos así como los servicios de asesoría y asistencia técnica, consultoría legal que no constituya parte del régimen especial indicado en el número 4 del artículo 2, elaboración de estudios económicos, financieros, de organización, administración, auditoría e investigación.
Contraseña: O clave (en inglés password) es una forma de autentificación que utiliza información secreta para controlar el acceso hacia algún recurso en Internet. 3
Convenio Marco: Es la modalidad con la cual el Instituto Nacional de Contratación Pública selecciona los proveedores cuyos bienes y servicios serán ofertados en el catálogo electrónico a fin de ser adquiridos o contratados de manera directa por las Entidades Contratantes en la forma, plazo y demás condiciones establecidas en dicho Convenio.
Desagregación Tecnológica: Estudio pormenorizado que realiza la Entidad Contratante en la fase pre contractual, en base a la normativa y metodología definida por el Instituto Nacional de Contratación Pública en coordinación con el Ministerio de Industrias y Competitividad, sobre las características técnicas del proyecto y de cada uno de los componentes objeto de la contratación, en relación a la capacidad tecnológica del sistema productivo del país, con el fin de mejorar la posición de negociación de la Entidad Contratante, aprovechar la oferta nacional de bienes, obras y servicios acorde con los requerimientos técnicos demandados, y determinar la participación nacional. Las recomendaciones de la Desagregación Tecnológica deberán estar contenidas en los Pliegos de manera obligatoria.
Empresas Subsidiarias: Para efectos de la Ley son las personas jurídicas creadas por las empresas estatales o públicas, sociedades mercantiles de derecho privado en las que el Estado o sus instituciones tengan participación accionaria o de capital superior al cincuenta (50%) por ciento.
Entidades o Entidades Contratantes: Los organismos, las entidades o en general las personas jurídicas previstas en el artículo 1 de la Ley.
Feria Inclusiva: Evento realizado al que acuden las Entidades Contratantes a presentar sus demandas de bienes y servicios, que generan oportunidades a través de la participación incluyente, de artesanos, micro y pequeños productores en procedimientos ágiles y transparentes, para adquisición de bienes y servicios, de conformidad con el Reglamento.
Instituto Nacional de Contratación Pública: Es el órgano técnico rector de la Contratación Pública. La Ley puede referirse a él simplemente como "Instituto Nacional".
Máxima Autoridad: Quien ejerce administrativamente la representación legal de la Entidad Contratante. Para efectos de la Ley, en las municipalidades y consejos provinciales, la máxima autoridad será el Alcalde o Prefecto, respectivamente.
Mejor Costo en Bienes o Servicios Normalizados: Oferta que cumpliendo con todas las especificaciones y requerimientos técnicos, financieros y legales exigidos en los documentos precontractuales, oferte el precio más bajo.
Mejor Costo en Obras, o en Bienes o Servicios No Normalizados: Oferta que ofrezca a la entidad las mejores condiciones presentes y futuras en los aspectos técnicos, financieros y legales, sin que el precio más bajo sea el único parámetro de selección. En todo caso, los parámetros de evaluación deberán constar obligatoriamente en los Pliegos.
Mejor Costo en Consultoría: Criterio de "Calidad y Costo" con el que se adjudicarán los contratos de consultoría, en razón de la ponderación que para el efecto se determine en los Pliegos correspondientes, y sin que en ningún caso el costo tenga un porcentaje de incidencia superior al veinte (20%) por ciento.
Oferta Habilitada: La oferta que cumpla con todos los requisitos exigidos en los Pliegos Pre contractuales.
Origen Nacional: Se refiere a las obras, bienes y servicios que incorporen un componente nacional en los porcentajes que sectorialmente se definan por parte del Ministerio de Industrias y Competitividad, de conformidad a los parámetros y metodología establecidos en el Reglamento de la presente Ley.
Participación Local: Se entenderá aquel o aquellos participantes inscritos en el Registro Único de Proveedores que tengan su domicilio en el cantón donde se realiza la contratación.
Pliegos: Documentos precontractuales elaborados y aprobados para cada procedimiento, que se sujetarán a los modelos establecidos por el Instituto Nacional de Contratación Pública.
Portal Compras públicas.- (www.compraspublicas.gov.ec): Es el Sistema Informático Oficial de Contratación Pública del Estado Ecuatoriano.
Por Escrito: Se entiende un documento elaborado en medios físicos o electrónicos.
Presupuesto Referencia: Monto del objeto de contratación determinado por la Entidad Contratante al inicio de un proceso precontractual.
Proveedor: Es la persona natural o jurídica nacional o extranjera, que se encuentra inscrita en el RUP, de conformidad con la Ley, habilitada para proveer bienes, ejecutar obras y prestar servicios, incluidos los de consultoría, requeridos por las Entidades Contratantes.
Registro Único de Proveedores.- RUP: Es la Base de Datos de los proveedores de obras, bienes y servicios, incluidos los de consultoría, habilitados para participar en los procedimientos establecidos en la Ley. Su administración está a cargo del Instituto Nacional de Contratación Pública y se lo requiere para poder contratar con las Entidades Contratantes.
Servicios de Apoyo a la Consultoría: Son aquellos servicios auxiliares que no implican dictamen o juicio profesional especializado, tales como los de contabilidad, topografía, cartografía, aerofotogrametría, la realización de ensayos y perforaciones geotécnicas sin interpretación, la computación, el procesamiento de datos y el uso auxiliar de equipos especiales.
Proceso. Es una serie de actividades secuenciales e interdependientes, orientadas a la consecución de un resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se contribuye a la satisfacción de una necesidad
1.6 MARCO LEGAL
El presente proyecto se enmarca dentro de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y su respectivo Reglamento General, además de su órgano rector, el Instituto Nacional de Contratación Pública (INCOP).
Los recursos públicos que se emplean en la ejecución de obras y en la adquisición de servicios, deben servir como elemento dinamizador de la economía local y nacional, identificando la capacidad ecuatoriana y promoviendo la generación de ofertas competitivas.
A través de la promoción de la producción nacional, los recursos estatales destinados a la contratación pública fomentan la generación de empleo, la industria, la asociatividad y la redistribución de la riqueza; es necesario utilizar los mecanismos tecnológicos que permitan socializar los requerimientos de las Entidades Contratantes y la participación del mayor número de personas naturales y jurídicas en los procedimientos contractuales que el Estado Ecuatoriano emprenda.
El Sistema Nacional de Contratación Pública (SNCP) es el conjunto de principios, normas, procedimientos, mecanismos y relaciones organizadas orientadas al planeamiento, programación, presupuestos, control, administración y ejecución de las contrataciones realizadas por las Entidades Contratantes.
El Instituto Nacional de Contratación Pública (INCOP) junto con las demás instituciones y organismos públicos que ejerzan funciones en materia de presupuestos, planificación, control y contratación pública, forman parte del Sistema Nacional de Contratación Pública, en el ámbito de sus competencias.
El INCOP ejerce la rectoría del Sistema Nacional de Contratación Pública conforme a las siguientes atribuciones:
1. Asegurar y exigir el cumplimiento de los objetivos prioritarios del Sistema Nacional de Contratación Pública;
3. Establecer los lineamientos generales que sirvan de base para la formulación de los planes de contrataciones de las entidades sujetas a la presente Ley;
4. Administrar el Registro Único de Proveedores - RUP;
5. Desarrollar y administrar el Sistema Oficial de Contratación Pública del Ecuador, así como establecer las políticas y condiciones de uso de la información y herramientas electrónicas del Sistema;
6. Administrar los procedimientos para la certificación de producción nacional en los procedimientos precontractuales y de autorización de importaciones de bienes y servicios por parte del Estado;
7. Establecer y administrar catálogos de bienes y servicios normalizados;
8. Expedir modelos obligatorios de documentos precontractuales y contractuales, aplicables a las diferentes modalidades y procedimientos de contratación pública, para lo cual podrá contar con la asesoría de la Procuraduría General del Estado y de la Contraloría General del Estado;
9. Dictar normas administrativas, manuales e instructivos relacionados con la Ley;
10. Recopilar y difundir los planes, procedimientos y resultados de los procedimientos de contratación pública;
11. Incorporar y modernizar herramientas conexas al sistema electrónico de contratación pública y subastas electrónicas, así como impulsar la interconexión de plataformas tecnológicas de instituciones y servicios relacionados;
12. Capacitar y asesorar en materia de implementación de instrumentos y herramientas, así como en los procedimientos relacionados con contratación pública;
14. Facilitar los mecanismos a través de los cuales se podrá realizar veeduría ciudadana a los procedimientos de contratación pública; y, monitorear su efectivo cumplimiento;
15. Publicar en el Portal COMPRASPÚBLICAS el informe anual sobre resultados de la gestión de contratación con recursos públicos;
16. Elaborar y publicar las estadísticas del SNCP; y,
17. Las demás establecidas en la presente Ley, su Reglamento y demás normas aplicables.
De conformidad al Artículo 6 del Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contracción Pública, son atribuciones del INCOP:
1. Ejercer el monitoreo constante de los procedimientos efectuados en el marco del Sistema Nacional de Contratación Pública;
2. Emitir de oficio o a petición de parte, observaciones de orden técnico y legal en la fase precontractual, las que serán de cumplimiento obligatorio para las entidades contratantes;
3. Supervisar de oficio o pedido de parte, conductas elusivas de los principios y objetivos del Sistema Nacional de Contratación Pública, tales como: plazos insuficientes, especificaciones técnicas subjetivas o direccionadas, presupuestos fuera de la realidad del mercado, parámetros de evaluación discrecionales, entre otros;
4. Realizar evaluaciones y reportes periódicos sobre la gestión que en materia de contratación pública efectúen las entidades contratantes; y de ser el caso, generar alertas o recomendaciones de cumplimiento obligatorio, sin perjuicio de que sean puestas en conocimiento de los organismos de control pertinentes.
través de una gestión transparente, que le permite ser reconocida como una entidad pública ejemplar. Para ello es imprescindible la participación y esfuerzo de todos los funcionarios del INCOP, alineándose con la estrategia definida y actuando con el compromiso no solo de hacer las cosas bien, sino de hacerlas con una permanente preocupación de satisfacer las necesidades de sus partes interesadas y con la seguridad y la confianza del que sabe que camina en la dirección correcta.
De conformidad al Artículo 1 de la LOSNCP, la Ley establece el Sistema Nacional de Contratación Pública y determina los principios y normas para regular los procedimientos de contratación para la adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras y prestación de servicios, incluidos los de consultoría, que realicen:
1. Los Organismos y dependencias de las Funciones del Estado.
2. Los Organismos Electorales.
3. Los Organismos de Control y Regulación.
4. Las entidades que integran el Régimen Seccional Autónomo.
5. Los Organismos y entidades creados por la Constitución o la Ley para el ejercicio de la potestad estatal, para la prestación de servicios públicos o para desarrollar actividades económicas asumidas por el Estado.
6. Las personas jurídicas creadas por acto legislativo seccional para la prestación de servicios públicos.
cincuenta (50%) por ciento o más con participación estatal; y en general toda contratación en que se utilice, en cada caso, recursos públicos en más del cincuenta (50%) por ciento del costo del respectivo contrato.
8. Las compañías mercantiles cualquiera hubiere sido o fuere su origen, creación o constitución que posean o administren bienes, fondos, títulos, acciones, participaciones, activos, rentas, utilidades, excedentes, subvenciones y todos los derechos que pertenecen al Estado y a sus instituciones, sea cual fuere la fuente de la que procedan, inclusive los provenientes de préstamos, donaciones y entregas que, a cualquier otro título se realicen a favor del Estado o de sus instituciones; siempre que su capital, patrimonio o los recursos que se le asignen, esté integrado en el cincuenta (50%) por ciento o más con participación estatal; y en general toda contratación en que se utilice, en cada caso, recursos públicos en más del cincuenta (50%) por ciento del costo del respectivo contrato. Se exceptúan las personas jurídicas a las que se refiere el numeral 8 del artículo 2 de la LOSNCP, que se someterán al régimen establecido en esa norma.
El Reglamento General de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública tiene por objeto el desarrollo y aplicación de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública.
1.7 MARCO REFERENCIAL
Son pocas las compañías de fiscalización de obras civiles ubicadas en la capital de Portoviejo, la compañía Fisteciv Cia. Ltda es tomada como referencia para la investigación, no cuenta con un Manual de procedimientos de adquisición de servicios normalizados, siendo esta una herramienta indispensable y de gran utilidad para evitar retrasos e inconvenientes en las diferentes adquisiciones.
1.8.1 OBJETIVO GENERAL
Diseñar un manual de procedimientos para la compañía Fisteciv Cìa. Ltda., que sirva como herramienta para que el personal desarrolle sus actividades de manera eficiente y contribuya al fortalecimiento institucional.
1.8.2 OBJETIVOS ESPECÌFICOS
Diagnosticar la situación actual de la organización.
Fundamentar con bases teóricas un manual de procedimientos para Fisteciv Cìa. Ltda.
Documentar los procedimientos que maneja la compañía para su fortalecimiento institucional.
1.9 HIPÒTESIS
La baja puntuación en la calificación de certificación de proveedores de la compañía Fisteciv Cìa Ltda., está altamente relacionada con la carencia de un manual de procedimientos.
CAPITULO II
DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA
2.1 ANTECEDENTES GENERALES
Razón social FISTECIV CÍA LTDA
Sector económico: Servicios.
En la ciudad de Portoviejo, capital de la Provincia de Manabí, República del Ecuador los señores Ingeniera Civil Jacqueline Janeth Palma Guillen, Ingeniero Comercial Paul Alexander Borja Palma, Ingeniera Comercial Sandy Annabel Borja Palma e Ingeniera Agrónoma Yary Maribel Palma Guillen ecuatorianos, mayores de edad, ejecutivo, domiciliados en la ciudad de Portoviejo, capital de la provincia de Manabí, unieron sus capitales e industrias con la finalidad de formar una compañía de responsabilidad limitada y participar de utilidades que genere.
El miércoles 11 de marzo del 2009 se creó la compañía FISTECIV Cia Ltda. Donde concreta las siguientes actividades:
La ejecución de contratos de fiscalización de obras públicas y privadas.
Contratos de análisis económicos financieros y de impacto ambiental y de obras y proyectos que interesen en los organismos públicos y privados.
Asesoramiento para la obtención de créditos destinados a la ejecución de obras y proyectos del sector público y la empresa privada.
Contratos de auditoría externa de proyectos vinculados con los numerales anteriores.
Participar por cuenta propia o ajena o en asociación con consultores individuales o compañías consultoras nacionales o extranjeras en los concursos públicos o privados previstos en la Ley de Consultorìa y su Reglamento.
Consultoría, asesoría y planificación de proyectos de desarrollo de recursos naturales renovables.
Elaboración de planos de urbanización, diseños arquitectónicos, lotizaciones, redes de agua potable, aguas servidas, aguas lluvias, sistemas de riego y drenaje, y demás trabajos vinculados con estudios de consultoría.
Estudios y diseños de obras de infraestructura vial, puentes, hidrosanitarias, estructurales y de aprovechamiento de recursos.
En definitiva todos los estudios, diseños, supervisión y fiscalización permitidos por la Ley de Consultoría y su Reglamento General.
Elaboración de proyectos y sub proyectos de investigación ambiental, de asesoría técnica en el campo ambiental y de manejo de información sobre problemas ambientales.
Realización de estudios de suelos y hormigones para lo cual implementará los laboratorios y equipos requeridos para el efecto.
Domicilio: El domicilio principal es la ciudad de Portoviejo, provincia de Manabí, pero de conformidad con las leyes podría establecer agencias y sucursales dentro y fuera del país.
El plazo de duración es de cincuenta años contados a partir de la inscripción en el Registro Mercantil.
El capital social es de $15000, dividido en quince mil participaciones sociales de un dólar de valor cada una.
La compañía entrega un certificado de aportación a cada uno de sus socios en el que constará el número de participaciones que le corresponde de acuerdo al monto de su aportación de manera No Negociable. El presidente y gerente general suscriben esos certificados.
general todos los actos y contratos permitidos por las leyes del Ecuador, relacionados con la consultoría.
A partir de la apertura comercial al no estar preparada para enfrentar las consecuencias de un comercio global, tuvo un estancamiento y a partir de ahí ha tenido crecimiento pero no tan rápido ni evidente, sin embargo se mantiene constante.
2.2 MISIÒN, VISIÒN, OBJETIVOS Y FILOSOFÌA DE LA EMPRESA
2.2.1 Misión
“Somos una empresa que brinda servicios de consultoría, asesoría y planificación de
proyectos, contratos de fiscalización de obras públicas y privadas con el fin de fortalecer la promoción y generación de trabajo con una visión de desarrollo sostenible
que contemple el equilibrio entre lo económico, lo social y lo ambiental”
2.2.2 Visión
Ser líder en la prestación de servicios de consultoría, asesoría y planificación de proyectos de obras públicas y privadas.
2.2.3 Objetivo de la empresa
Satisfacer necesidades sociales del tipo constructivas, mediante la planificación, elaboración de proyectos y diseño de obras del tipo estructurales, hidráulicas y viales fundamentalmente
2.2.4 Filosofía de la empresa
2.2.4.1 Ética:
Con el cliente demostrando confidencialidad, lealtad, equidad, confiabilidad y transparencia.
Con el personal demostrando equidad, respeto, solidaridad, lealtad, estabilidad y seguridad en el trabajo.
Con la competencia reconociendo su labor, siendo respetuosos, discretos y solidarios.
Con la sociedad integrando los proyectos al entorno social en el que se desarrollan.
2.2.4.2 Profesionalismo:
Con el cliente siendo competentes, comprometidos, efectivos, eficientes, innovadores y actualizados.
Con el personal, creando un ambiente de compañerismo, trabajo en equipo, comunicación e información, ofreciendo recursos necesarios y capacitación para el buen desempeño.
Con los proveedores seleccionándolos y evaluándolos colaborando con su gestión y suministrando información.
Con la competencia reconociendo su labor, siendo respetuosos y discretos. Con la sociedad respetando su cultura y aportando conocimientos para su
desarrollo.
2.2.4.3 Proactividad
Con los clientes identificando sus necesidades, manteniéndose informados y aportando respuestas de alta calidad.
Con el personal identificando sus necesidades manteniéndolos informados, promoviendo su desarrollo hacia la excelencia.
Con los proveedores suministrando información clara seleccionándolos y evaluándolos, estableciendo mecanismos de retroalimentación.
Con la competencia estableciendo estrategias y seguimiento.
Con la sociedad estableciendo mecanismos de comunicación directa y promoviendo el auto desarrollo.
2.3 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
mercado de insumos, entre otros, genera distintos incentivos que condicionan la calidad y costo de los servicios que entrega la compañía.
La compañía Fisteciv Cìa Ltda. Se basa en unos principios de la administración y son:
División del trabajo. La especialización permite que el individuo acumule experiencia, y mejore continuamente sus habilidades. De tal modo pueda ser cada vez más productivo.
Autoridad. El derecho a dictar órdenes, junto con las cuales debe ir equilibrada la responsabilidad de su función.
Disciplina. Los empleados deben obedecer, pero este tema tiene dos aspectos: los empleados obedecerán sólo la gerencia hace su parte proporcionando una buena dirección.
Unidad de comando. Cada trabajador debe tener solamente un jefe sin otras líneas de mando en conflicto.
Unidad de dirección. La gente contratada para la misma clase de actividades debe tener los mismos objetivos en un solo plan. Esto es esencial para asegurar la unidad y la coordinación en la compañía. La unidad de comando no existe sin la unidad de la dirección, pero no fluye necesariamente de ella.
Subordinación del interés individual. La administración debe considerar que las metas de la empresa son siempre supremas.
Remuneración. El pago es un motivador importante.
Descentralización, Éste es un tema de grado dependiendo de la condición del negocio y de la calidad del personal.
autoridad de mayor nivel hasta el más bajo de la organización. No debe ser muy amplia o existir demasiados niveles.
Orden. El orden material es necesario. Disminuye la pérdida de tiempo y la manipulación innecesaria de materiales.
Acción. En el funcionamiento del negocio es necesario una combinación
“amabilidad y justicia”. Tratar bien a los empleados es importante para lograr
equidad.
Estabilidad. Los empleados trabajan mejor si tienen la seguridad en su empleo en el progreso de su carrera. Una contratación insegura y un alto índice de rotación de personal de forma contraria a la organización.
Iniciativa. Permitir que todo el personal muestre su iniciativa de cierta manera es una fuente de la fortaleza para la organización.
Espíritu. La administración fomenta la motivación moral a sus empleados.
2.3.1 Liderazgo
Dentro de la filosofía que establece Deming, se considera al Liderazgo como uno de los punto básicos para lograr la Calidad Total y la Mejora Continua dentro de las organizaciones, así también es necesario aclara que el liderazgo se establece desde
la más alta gerencia y se entiende como un facilitador, es decir, el líder “ayuda a los
trabajadores a hacer una mejor tarea y a desarrollar sus habilidades (Deming 1953). La empresa fiscalizadora Fisteciv la alta gerencia no considera los fundamentos teóricos y criterios necesarios para desarrollar el liderazgo eficaz bajo la filosofía de calidad total.
La gerencia no tiene clara misión, visión y valores u objetivos cómo, porqué y para qué dirigir la empresa, lo que da como resultado que el personal tampoco tenga claro el porqué de su trabajo.
experiencia obtenida a lo largo de los años en el manejo de su negocio, aprendido de manera empírica y práctica, sin embargo la metodología que aplica el gerente no es el más adecuado pero intenta implícitamente llevar las bases del liderazgo, tratando con su asesoría y guía que sus empleados realicen su trabajo de manera rápida y con calidad.
2.4 SERVICIO DE FISCALIZACIÒN
Fisteciv Cìa. Ltda. es una empresa creativa y analíticamente en todos los ámbitos de la edificación y las construcciones del país, su labor se orienta fundamentalmente a.
Diseño y cálculo de la infraestructura de las obras.
Gestación, evaluación, gestión, planificación, y administración de proyectos de infraestructura de obras.
Diseño y cálculo de la parte estructural de las obras, abarcando obras de distintos tipos, como:
- Edificios; torres para transmisiones radioeléctricas para líneas de alta tensión, para depósitos elevados, antenas; etc.
- Hidráulico como represas, embalses, canales y viales como redes camineras, puentes, túneles, aeropuertos, obras portuarias.
- Sanitaria como sistema de agua potable, alcantarillado, tratamiento para aguas residuales, etc.
- Vías de transporte en todas sus formas, como: obras portuarias, aeropuertos, carreteras, puentes, vías férreas, etc.
Fisteciv cuenta con una visión integradora de todos los aspectos técnicos asociados a estas obras como mecánica de suelos, sistemas hidráulicos, sanitario, eléctrico y programas de mantenimiento.
El mayor porcentaje del Presupuesto del FISTECIV está destinado a la adquisición de servicios normalizados, que son todos aquellos que se encuentran homologados y catalogados. Los procedimientos de adquisición de servicios normalizados han aumentado debido al incremento de demanda que requieren ser atendidos; y, al no contar con un Manual de Procedimientos para los procedimientos de adquisición de servicios normalizados la Institución sufre retrasos en sus procedimientos, causando el desabastecimiento de sus bodegas y perjudicando de manera directa al usuario final.
Con este antecedente es importante la elaboración de un Manual de Procedimientos para los procedimientos de adquisición de servicios normalizados de FISTECIV de la ciudad de Portoviejo, para poder agilitar y dar respuestas a las nuevas demandas y necesidades que se establecen en la Institución, así como solucionar los problemas que se presentan.
CAPÌTULO III
MANUAL, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
3.1 Definiciones
Proceso, es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las que transforman elementos de entrada en resultados. (ISO 9000:2005). Un elemento esencial es que los procedimientos solamente pueden justificarse si agregan valor, si el resultado o salida tiene valor para el cliente o para la organización. Es decir es una serie de actividades secuenciales e interdependientes, orientadas a la consecución de un resultado, en el que se agrega valor a un insumo y se contribuye a la satisfacción de una necesidad.
Un manual es una recopilación de forma de texto que recoge en una forma minuciosa y detallada todas las instrucciones que se deben seguir para realizar una determinada actividad, de una manera sencilla, para que sea fácil de entender, y permita a su lector, desarrollar correctamente la actividad propuesta, sin temor a errores.
Procedimiento es la gestión del proceso.
interacciones dentro de la organización, pero sobre todo también con las partes interesadas fuera de la organización, formando así el proceso general de la compañía.
Esta orientación hacia los procedimientos exige la subdivisión en procedimientos individuales teniendo en cuenta las estrategias y objetivos de la organización, la experiencia ha demostrado que es conveniente definir los datos de entrada, parámetros de control y datos de salida.
Entonces el enfoque de procesos puede lograr como un camino poderoso para organizar y gestionar las actividades que crean valor en la empresa.
Por lo general las empresas están organizadas como áreas dentro de una jerarquía funcional. Las operaciones son manejadas verticalmente y la responsabilidad por los resultados obtenidos se divide entre un sin número de áreas. El cliente final no siempre ve todo lo que esta involucrando. En consecuencia, se da menos prioridad a los problemas que ocurren en los límites de las interfaces que a las metas a corto plazo de las áreas. Esta acción conduce al mejoramiento escaso o nulo ya que esta enfocado en las funciones mas que en el beneficio de la organización.
El enfoque de procesos elimina las barreras entre diferentes áreas funcionales y unifica sus enfoques hace las metas principales de la organización. También permite la apropiada gestión de las interfaces entre los distintos procedimientos.
En toda organización tiene como propósito identificar y satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes, además de las otras partes interesadas como pueden ser sus empleados, sus proveedores, propietarios, y la misma sociedad, lo que le permitirá lograr una ventaja competitiva pero para funcionar de manera eficaz y eficiente, tiene que identificar y gestionar numerosas actividades relacionadas entre sì.
3.2 TIPOS DE PROCESOS
Procesos estratégicos: Procedimientos de planificación y control como planificación financiera o establecimiento de la estrategia.
Procesos productivos: Generan salidas y tienen alto impacto sobre la satisfacción del cliente, desarrollo del producto o servicio al cliente, adquisiciones entre otros
Habilitantes o apoyo: Son procesos de apoyo interno a los productivos o de valor y los gobernantes como son servicios administrativos, legales, recursos humanos, financiero, sistema de información.
Los procesos están enfocados como se mencionó anteriormente a la calidad y la satisfacción del cliente, con capacidad de liderazgo de los directivos, que exista un involucramiento del personal, todos enfocados a procesos para tener un sistema de calidad con una mejora continua para la toma de decisiones basados en hechos con una relación mutua con los proveedores.
3.3 PRINCIPIOS DE CALIDAD.
Orientación al cliente Capacidad de Liderazgo
Participación e involucramiento del personal Enfoque en la gestión de procesos.
Eficacia del sistema de gestión de calidad. Mejora continua.
Toma de decisiones basada en hechos. Relación de mutuo beneficio con proveedores.
3.4 ELEMENTOS DE UN PROCESO
Los elementos de un proceso son:
Entradas, estudios de mercado, requerimientos de clientes, leyes y regulaciones del producto, datos de diseños anteriores
Salidas, especificaciones, planificación de la fabricación, lista de materiales, planos, bocetos y prototipos
Controles, procedimientos de diseño, plan de diseño, normas aplicables
Recursos, Software, personal de ingeniería, equipo y personal para elaborar prototipos.
3.5 ELABORACIÒN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
El manual de procesos y procedimiento es màs importante de lo que aparenta ser, ya que no es simplemente una recopilación de los procesos, sino también incluye una serie de políticas, normas y condiciones que permiten el correcto funcionamiento de la empresa.
Por lo tanto debe estar escrito en lenguaje sencillo, preciso y lógico que permita garantizar su aplicabilidad en las tareas y funciones del trabajador. Debe estar elaborado mediante una metodología conocida que permita flexibilidad para su modificación o actualización, de acuerdo con las políticas que emita la organización.
El manual debe darse a conocer a todo el personal de Fisteciv. Cia. Ltda., para su uso y operación.
3.5.1 Utilidad
Los procedimientos estandarizados, documentados y establecidos en la compañía Fisteciv Cia. Ltda. y que se referencian en este manual, describen las actividades que se llevan a cabo en cada uno de los diferentes procedimientos establecidos y se elaboraron con una estructura unificada, sencilla y con la participación de los funcionarios responsables de llevarlos a cabo.
El establecimiento y estandarización de los procedimientos facilita la aplicación del principio de autocontrol, puesto que en ellos quedan claramente identificadas las verificaciones que se deben hacer para cada una de las actividades que se realizan, y asegurar que cada paso esté bien hecho antes de continuar con el siguiente.
En el cumplimiento al principio de Mejora Continua, el presente manual estará sujeto a todas aquellas actualizaciones que conlleven a la optimización de las operaciones de la entidad por lo que se le registrarán los cambios realizados a la documentación de los procedimientos, de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de Elaboración y Control de Documentos para que siempre permanezca actualizado como un documento de consulta.
En la compañía Fisteciv Cia. Ltda., al no existir una definición y delimitación clara de las responsabilidades de cada departamento, presenta varios problemas de abuso de autoridad, irresponsabilidad e inclusive hostilidad entre departamentos y trabajadores, ya que si no hay nada definido, todos buscarán el máximo provecho al mínimo esfuerzo, y al momento de reclamos por incompetencia, todo el mundo le echará la culpa al otro.
Si no existe normas establecidas lo cual representa una grave desventaja en el uso de la autoridad frente a la incompetencia o irresponsabilidad de los trabajores, un pequeño ejemplo, el trabajador que llegue tarde, y si en el reglamento no especifica la hora de entrada y la sanción por retrasos, el trabajador alegarà falta de conocimiento.
La aplicación de un sistema de procesos dentro de la organización, junto con la identificación e interacciones entre estos procedimientos, asì como su gestión se puede denominar como un “enfoque basado en procesos”.
Una ventaja del enfoque basado en procedimientos es el control continuo que proporciona sobre los vínculos entre los procedimientos individuales dentro del propio sistema de procedimientos, así como sobre su combinación e interacción.
Un enfoque de este tipo, cuando se utiliza en un sistema de gestión de la calidad, enfatiza la importancia de:
La comprensión y el cumplimiento de los requisitos del cliente.
La necesidad de considerar los procedimientos en términos del valor que aportan.
La obtención de resultados del desempeño y eficacia de los procesos.
La mejora continua de los procesos con base en mediciones objetivas.
Además debe asegurar la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de estos procedimientos, así como medir, realizar el seguimiento y analizar estos procedimientos, para finalmente implementar las acciones necesarias que permitan alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de esos procedimientos.
La gerencia debe analizar y optimizar la interacción de los procesos incluyendo tanto los procesos de realización como los procesos de apoyo. Para ello conviene asegurarse de que la secuencia e interacción de los procesos se diseñan para lograr eficaz y eficientemente los resultados deseados.
3.5.2 Objetivo del manual
3.5.3 Aplicación del manual
La existencia de un manual de procedimientos en la compañía Fisteciv Cia. Ltda. Permite facilitar la adaptación de cada factor de la empresa a los intereses primarios de la organización.
A continuación, las funciones básicas del manual de procesos:
El establecimiento de objetivos
Las definiciones de políticas, guías, procedimientos y normas. La evaluación del sistema de organización.
Las limitaciones de autoridad y responsabilidad. Las normas de protección y utilización de recursos.
La aplicación de un sistema de méritos y sanciones para la administración del personal.
La generación de recomendaciones.
La creación de sistemas de información eficaces. El establecimiento de procedimientos y normas.
La institución de métodos de control y evaluación de la gestión.
El establecimiento de programas de inducción y capacitación del personal. La elaboración de sistemas de normas y trámites de los procedimientos.
En el contenido del manual debe poseer en su contenido, los conceptos claros de Misión, visión, estrategia, políticas, valores o principios, objetivos, funciones, productos o servicios.
Para desarrollar con el manual se recomienda los siguientes pasos:
1. Recolectar, analizar y determinar los requerimientos de los clientes, y de otras partes interesadas, así como asegurar el continuo entendimiento de sus requerimientos, necesidades y expectativas.
3. Determinar los procedimientos necesarios para alcanzar los resultados deseados.
4. Desarrollar una cadena de procedimientos considerando lo siguiente:
El cliente de cada proceso.
Las entradas y resultados de cada proceso.
Cuales procedimientos interactúan, interfases y cuáles son sus características.
Secuencia de los procedimientos que interactúan, eficacia y eficiencia de la secuencia.
Para ayudar al desarrollo de la cadena de procedimientos, se puede usar herramientas tales como diagramas de bloque matrices y diagramas de flujo.
5. La alta gerencia debe definir el rol y responsabilidad del dueño de cada proceso para asegurar la implementación y el mantenimiento según lo planificado.
6. Determinar aquellos procedimientos a documentar.
7. Determinar las actividades para alcanzar el propósito del proceso y definición de las entradas y resultados requeridos de las actividades y su secuencia.
8. Determinar las actividades para alcanzar el propósito del proceso y definición de las entradas y resultados requeridos de las actividades y su secuencia.
CAPITULO III
ELABORACION DEL MAPA DE PROCEDIMIENTOS
4.1 INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÒN DE DOCUMENTOS
PROCESO: ADMINISTRACIÒN DEL SISTEMA DE GESTIÒN DE LA CALIDAD
Objetivo: Estandarizar una estructura y un formato para los documentos que se utilizan.
Alcance: Aplica a todos los documentos internos existentes y que se generen como parte del Sistema de Gestión de la Calidad.
Definiciones:
- Manual de la Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una organización.
- Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo un proceso. - Instrucciones de trabajo: Forma de realizar una actividad en particular. - Formato: Modelos estándar de documentación a ser llenados.
- Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
Responsabilidad:
- De elaboración de instrucciones de trabajo y procedimientos: Es el responsable de la actividad.
- De revisión de instrucciones de trabajo: Jefe inmediato / Experto de área. - De revisión de procedimientos: Representante de la dirección.
- De aprobación de Instrucciones de trabajo: Instancia inmediata de dependencia.
- De aprobación de procedimientos: Gerente General
Descripción:
A continuación se detalla lo que deben contener los documentos:
I. El Manual de la Calidad debe contener la siguiente información:
- Justificación y Exclusiones
- Diagrama de Macro procedimientos y sus interrelaciones
- Caracterización de los procedimientos con la lista de procedimientos documentados del sistema de gestión de calidad
II. Los procedimientos deben tener la siguiente información:
- Objetivo - Alcance
- Definiciones (cuando aplique)
- Responsabilidad (Posición responsable del documento o de la actividad)
- Descripción de Actividades (se utiliza diagramas de flujo o texto)
- Documentos Relacionados (cuando se relaciona con otros documentos).
- Registros: Se listan los registros que se generan en el procedimiento con su código.
III. Las instrucciones de trabajo deben tener la siguiente información:
- Objetivo (cuando aplique) - Alcance (cuando aplique) - Definiciones (cuando aplique)
- Responsabilidad (Posición responsable del documento o de la actividad)
- Descripción de actividades en diagramas de flujo o texto.
- Documentos Relacionados (cuando se relaciona con otros documentos) - Registros: Se listan los registros que se generan en el instructivo con su
código
IV. El formato general para el Manual de la Calidad, los procedimientos e instrucciones de trabajo debe ser el siguiente:
b) Encabezado: en todas las páginas del documento se utilizará el siguiente formato:
FISTECIV CIA.
LTDA.
NOMBRE DEL DOCUMENTO Código: Versión:
Proceso: Proceso / Especifico Fecha: Página:
Dentro de la casilla “Proceso”, se define el proceso al que
pertenece y si existe un nivel inferior se coloca el “específico” al
que pertenece el documento.
c) Código del documento: Está definido por el siguiente formato:
XXX – YYY - ## 1 2 3
1 Tipo de documento:
- Manual de la Calidad: MDC - Procedimientos: PRO
- Instrucciones de Trabajo: ITS - Registros: REG
- Políticas: POL - Documentos DOC
2 Nombre del Proceso:
- SISTEMA GERENCIAL SGR - ADMINISTRACIÓN DEL SGC SGC - MEJORA CONTINUA MCN
- PREPARACIÓN DE OFERTA Y CONTRATACIÓN PRP - PRESTACIÓN DEL SERVICIO PRS
- FISCALIZACIÓN FIS - ESTUDIOS EST
- RECURSOS HUMANOS RHH
3 Número secuencial de los documentos,: 1,2,3,4,....etc
Ejemplo:
XXX – XXX - # 1 2 3
PRO –SGR - 01
Significa:
PROCEDIMIENTO DEL PROCESO DE SISTEMA GERENCIAL (PRIMERO)
d) Al finalizar la primera página , utilizar el siguiente cuadro:
Elaborado por:
(cuando aplique) Revisado por: Aprobado por:
e) Nomenclatura de Diagrama de Flujo (cuando aplique):
Tarea, función, proceso
Decisión
Dirección
Inicio / Fin
Conector
f) Cuando en un diagrama de flujo se haga referencia a algún documento, ejm; procedimientos, formatos, instrucciones de trabajo, etc., éstos deberán estar subrayados y en negrita.
NOTA:
Los oficios que se generen en cada uno de los procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad se los codificará de acuerdo a los nombres de los procedimientos.
HISTORIAL DE CAMBIOS
FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN PÁGINA No. QUIEN SOLICITÓ? PORQUE? Febrero 5
FISTECIV CIA. LTDA
4.2 LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS DEL S.G.C.
CODIGO: DOC-SGC-03
4.2.1 PROCESO: SISTEMA GERENCIAL
Código Descripción Responsable
Forma to (Impr eso / Digital ) Ulti ma ver sió n Fecha última aprobación Lugar de almacenamie nto
Distribución Firmas
POL-SGR-01 Política
Gerente General
Impre so 01
17de Febrero del 2010 Orden cronológico-Archivador del Proyecto ISO Y cartelera
Personal de
Fisteciv N/A
DOC-SGR-01 Objetivos
Gerente General
Impre so 01
17de Febrero del 2010 Orden cronológico Archivador del Proyecto ISO
Personal de
Fisteciv N/A
DOC-SGR-02 Plan de negocios Gerente General Impre so n/ a n/a
Orden cronológico
Archivador del Proyecto
ISO
Gerente y responsable s de procedimien tos Ver hoja hoja adjunta de oficios
DOC-SGR-03 Organigrama
Gerente General
Impre so
n/ a n/a
Orden cronológico
Archivador del Proyecto
ISO
Gerente y responsable s de procedimien tos Ver hoja hoja adjunta de oficios
DOC-SGR-04 Presupuesto
Gerente General
Impre so
n/ a n/a
Orden cronológico
Archivador del Proyecto
ISO
Gerente y Jefe Administrati vo N/A DOC-SGR-05 Temas a evaluar en la Revisión Gerencial Gerente General Impre so n/ a 17de Febrero del 2010 Orden cronológico Archivador del Proyecto ISO Gerente
General N/A
DOC-SGR-06 Acta de compromiso de la dirección Gerente General Impre so 01
17de Febrero del 2010 Orden cronológico Archivador del Proyecto ISO Gerente
General N/A
DOC-SGR-07 Nombramien to responsable de la Dirección Junta de Accionista Impre so 01
17de Febrero del 2010 Orden cronológico Archivador del Proyecto ISO Gerente
General N/A
DOC-SGR-08 Oficios generados en el proceso Sistema Gerente General Impre so n/
a n/a
4.2.2 PROCESO: ADMINISTRACION DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
Código Descripción Responsable
Forma to (Impr eso / Digital ) Ulti ma ver sió n Fecha última aprobación Lugar de almacenamie nto
Distribución Firmas
PRO-SGC-01 Procedimient o para control de documentos Jefe Administrativo Impre so 01
17 de Febrero del 2010 Orden cronológico Archivador del Proyecto ISO Secretaría y Responsable s de Procedimien tos Ver hoja adjunta de oficios PRO-SGC-02 Procedimient o para control de registro Jefe Administrativo Impre so 01
17 de Febrero del 2010 Orden cronológico Archivador del Proyecto ISO Secretaría y Responsable s de Procedimien tos Ver hoja adjunta de oficios DOC-SGC-01 Mapa de procedimient os Gerente General Impre so 01
17 de Febrero del 2010 Orden cronológico Archivador del Proyecto ISO Responsable s de procedimien tos Ver hoja adjunta de oficios DOC-SGC-02 Caracterizaci ones Responsables de procedimiento s Impre so 01
17 de Febrero del 2010 Orden cronológico Archivador del Proyecto ISO Responsales de procedimien tos Ver hoja adjunta de oficios DOC-SGC-03 Lista maestra de documentos Jefe Administrativo Impre so n/
a n/a
Orden cronológico Archivador del Proyecto ISO Jefe Administrati vo N/A DOC-SGC-04 Lista maestra de documentos externos Jefe Administrativo Impre so n/
a n/a
Orden cronológico Archivador del Proyecto ISO Jefe Administrati vo N/A DOC-SGC-05 Lista maestra de registros Jefe Administrativo Impre so n/
a n/a
Orden cronológico Archivador del Proyecto ISO Jefe Administrati vo N/A DOC-SGC-06 Oficios generados en el proceso S.G.C Jefe Administrativo Impre so n/
a n/a
Orden cronológico Archivador del Proyecto ISO Personal involucrado
Ver hoja de despliegu e de oficios DOC-SGC-07 Lista maestra de registros computacion ales Jefe Informática Impre so n/
a n/a
Orden cronológico Archivador del Proyecto ISO Jefe
Informática N/A
MDC-SGC-01 Manual de Calidad Gerente General Impre so 01
17 de Febrero del 2010 Orden cronológico Archivador del Proyecto ISO Responsable s de procedimien tos
