Tablas de Datos ... 1
Crear una tabla de datos ... 1
Ingresar o Modificar los datos de una tabla... 2
Modificar la estructura de la tabla ... 2
Video de Consulta ... 3
Resumen de Datos ... 4
Filtros ... 5
Video de Consulta ... 6
Funciones de Base de Datos ... 7
Video de Consulta ... 11
1
Tablas de Datos
Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por lo tanto se puede componer una lista con un máximo de 255 campos y 65535 registros.
Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.
Entre las operaciones más interesantes que se pueden realizar con las tablas se encuentran:
- Ordenar los registros.
- Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.
- Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.
- Crear un resumen de los datos.
- Aplicar formatos a todos los datos.
Crear una tabla de datos
Para crear una tabla de datos se tienen 2 opciones:
Convertir los datos de una hoja de cálculo a una tabla
Crear una tabla sin datos para posteriormente ingresar la información.
Procedimiento
Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que se quiera asignar como tabla de datos.
En la Pestaña Insertar del Apartado Tablas, selecciona el botón Tabla Filas / Registros
2
Se mostrara el cuadro de dialogo Crear tabla en el que se muestra el rango de celdas seleccionadas.
Nota: Si se ha saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, se puede hacer ahora.
Si en el rango seleccionado se ha incluido la fila de los encabezados se debe activar la casilla de verificación La tabla tiene encabezados.
Finalmente dar clic en Aceptar
Al cerrarse el cuadro de dialogo se mostrara en la banda de opciones la pestaña Diseño –
de la Herramientas de Tabla correspondiente a las herramientas: Propiedades, Herramientas, Datos externos de la tabla, Opciones de la Tabla y Estilos de la tabla para realizar las modificaciones que se deseen.
En la hoja de cálculo se mostrara el rango seleccionado con el formato propio de la tabla.
Ingresar o Modificar los datos de una tabla
Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla se puede teclear directamente los nuevos valores sobre ella, o bien se puede utilizar un formulario de datos.
Modificar la estructura de la tabla
Hay ocasiones en las que se requiere modificar la estructura inicial de una tabla de datos, para ello hay varias opciones:
Seleccionar alguna celda de la tabla para activar la pestaña de Diseño de Herramientas de Tabla y en el grupo Propiedades dar clic en el botón Cambiar Tamaño de Tabla.
Rango de datos seleccionados
Casilla de verificación
3 Se mostrará el cuadro de dialogo Ajustar el Tamaño de la Tabla, la
tabla solo se podrá modificar en número de filas, para ello se deberá seleccionar el rango de celdas completo, es decir, desde el que ya está asignado hasta las nuevas filas que se quieren agregar y hacer clic en Aceptar.
Posicionar el cursor en la esquina inferior de lado derecho de la tabla y estira o encoge la tabla hasta que el rango de columnas o filas sea el que se desee.
Cuando se necesitemos añadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo datos, sólo se tiene que pulsar la tecla TAB desde la última celda y aparecerá una fila nueva.
Si se necesita insertar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla, se debe posicionar en la primera celda que se quiere desplazar y elegir la opción correspondiente desde el menú Insertar, en la pestaña de Inicio o en el menú contextual de la tabla.
Para eliminar filas o columnas, se debe posicionar sobre una celda, y elegir Filas o Columnas de la tabla en el menú Eliminar, disponible en la pestaña de Inicio y en el menú contextual de la tabla.
Seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando la tecla SUPR, se eliminan los datos seleccionados, pero no la estructura de la tabla.
Para eliminar la tabla completa, se debe seleccionar toda la tabla y pulsar la tecla SUPR.
Si se desea eliminar la estructura de la tabla, pero conservar los datos en la hoja, entonces hay que pulsar en la pestaña de Diseño de la tabla.
Video de Consulta
En el siguiente video se muestra el procedimiento para crear una tabla de datos
4
Resumen de Datos
Al hablar de un resumen de los datos de una tabla, se refiere a Crear Subtotales que se obtienen agrupando los registros por alguno de los campos de la tabla.
Para crear los subtotales en una tabla se selecciona la tabla de datos para habilitar la pestaña Diseño de las Herramientas de Tabla. En el grupo Opciones de Estilo e Tabla, activar la casilla correspondiente a Fila de Totales.
Se agregará una fila al final de la tabla de datos titulado como Total, cada vez que se seleccione una celda de la fila de totales se habilitara el botón que permitirá desplegar una lista de funciones que se puede utilizar para realizar diferentes tipos de cálculos de esa columna.
Por ejemplo: Si se desea conocer el gasto máximo que se tuvo en el mes de Abril se debe posicionar en la celda del total correspondiente al mes de abril y desplegar la flecha para seleccionar la función de Max como se muestra en la siguiente imagen
5 El resultado se obtuvo al comparar cada uno de los valores correspondientes al mes de Abril, es decir, 200, 60, 220, 235 y 1250 determinando que el valor máximo es el 1250 correspondiente al Alquiler.
Ahora bien si lo que se desea conocer es cuanto fue el total de gastos en el mes de Enero, se debe posicionar en la celda Total correspondiente al mes de Enero y desplegar la flecha para seleccionar la función Suma como se muestra en la siguiente imagen:
El resultado se obtuvo al realizar la sumatoria de los valores al mes de Enero, es decir, 100, 50, 250, 235 y 1200 obteniendo como resultado 1835.
Filtros
Los filtros Excel facilitan la búsqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos o rango filtrado muestra las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna.
Al utilizar un filtro este no reorganiza el resultado mostrado, pero sí permite aplicar formato, representar en gráficos e imprimir dicho rango. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desean mostrar.
6
Video de Consulta
En el siguiente video se muestra el procedimiento para aplicar filtros en una tabla de datos.
https://www.youtube.com/watch?v=a_emyl76fQY
Se puede aplicar un filtro en el campo de GÉNERO para visualizar solo la información de los hombres o mujeres.
7
Funciones de Base de Datos
Las funciones de base de datos se utilizan cuando se quieren realizar cálculos sobre alguna columna pero se añade una condición de selección de las filas que entraran en el cálculo, es decir, aplicando previamente un filtro.
Todas ellas llevan tres argumentos: el rango de datos que define la tabla o base de datos, el nombre del campo que se utiliza en la función, un rango de criterios para indicar la condición que deben cumplir las filas que serán utilizadas en el cálculo de la función (el filtro).
Función BDCONTAR(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios)
Cuenta las celdas que contienen un número en una determinada columna (campo), considerando únicamente las filas que cumplan una determinada condición.
rango_datos: es el rango de celdas que componen la base de datos o lista donde se quiere contar.
nombre_campo: indica el nombre del campo que contiene los valores a contar.
rango_criterios: es el rango de celdas que contienen la condición que deben cumplir los registros que entran en el recuento.
Función Descripción
BDCONTARA Cuenta las celdas que contienen un valor
BDMAX Obtiene el valor máximo
BDMIN Obtiene el valor mínimo
BDPRODUCTO Obtiene el producto de los valores indicados
BDPROMEDIO Obtiene el promedio de los valores indicados
BDSUMA Obtiene la suma de los valores indicados
BDEXTRAER Obtiene un valor de un campo en una fila que cumpla un criterio de selección
BDVAR Calcula la varianza sobre una muestra de valores
BDVARP Calcula la varianza sobre todos los valores de un campo
BDDESVEST Calcula la desviación estándar sobre una muestra de valores
8 Considera los siguientes ejemplos para conocer una de las formas en que se utilizan las funciones de bases de datos.
9 Ejemplo 1-. Considerando los datos de la imagen anterior se desea conocer cuál fue la
comisión total de Julio vendedor de la Zona 1
Antes de ingresar la función es recomendable colocar en la parte inferior de la tabla o en otra parte de tu hoja de cálculo el criterio (filtro) que se utilizará para obtener el resultado, en este caso la condición es que solo queremos saber la comisión de Julio. Recuerda que puedes colocar todos los campos que forman parte de la tabla y la condición al campo que corresponde, como se muestra en la siguiente imagen:
O bien solo el colocar el campo que corresponde con el criterio a cumplir como se muestra en la siguiente imagen:
Ya que se tiene la condición entonces se debe posicionar en la celda donde quiere que se muestre el resultado de la función e insertarla considerando la siguiente sintaxis:
=BDSUMA(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) al suplir la función nos queda de la siguiente forma =BDSUMA(A5:H39,H5,A52:H53) y en donde Excel la completa de la siguiente forma considerando que es una tabla de datos
=BDSUMA(A5:H39,Tabla2[[#Encabezados],[COMISION]],A52:H53). De acuerdo con la función anterior Excel suplió los datos considerando:
=BDSUMA que es la función que permite sumar los valores indicados
El rango de datos o base de datos que corresponde al rango de celdas desde A5 hasta H39 - ( A5:H39)
Nombre del campo, que es donde obtendrá los valores para la suma que se solicita en este caso es la Comisión cuyo encabezado se encuentra en H5 y que Excel lo completo con la siguiente sintaxis Tabla2[[#Encabezados],[COMISION]]
Finalmente la función nos solicita el rango de criterios, que fue lo primero que hicimos, es decir, copiamos y pegamos los encabezados y tecleamos el nombre de Julio, ese apartado se encuentra en el rango de celdas A52:H53
10 El procedimiento anterior también se puede hacer posicionándose en la celda donde se desea mostrar el resultado e insertando la función directamente desde la Pestaña de Formulas o bien cuando se habilita la opción de Fila de totales en el Apartado más funciones y se deberá buscar la correspondiente a las funciones de Base de datos como se muestra en las siguientes figuras:
Pestaña de Formulas
Fila de totales activada
Buscar las funciones de Base de datos en Categoría y elegir la
función a utilizar
En el cuadro de dialogo se muestran las 3 apartados que requieren la
11 Ejemplo 2-. Considerando los datos de la tabla de datos del ejemplo anterior se desea
conocer la cantidad máxima de lapiceros que se vendieron.
Recuerda que lo primero es generar el criterio en la parte inferior de la tabla de datos o en otra parte de tu hoja de cálculo, como la cantidad de artículos que se desean saber son los correspondientes a Lapicero el criterio queda como se muestra en la siguiente figura:
Una vez que se tiene la condición entonces se debe posicionar en la celda donde se desee que se muestre el resultado de la función e insertarla considerando la siguiente sintaxis:
=BDMAX(rango_datos;nombre_campo;rango_criterios) al suplir la función nos queda de la siguiente forma =BDSUMA(A5:H39,E5, A62:H63) y en donde Excel la completa de la siguiente forma considerando que es una tabla de datos
=BDMAX(A5:H39,Tabla2[[#Encabezados],[CANTIDAD]],A62:H63). De acuerdo con la función anterior Excel suplió los datos considerando:
=BDMAX que es la función que permite obtener el valor máximo
El rango de datos o base de datos que corresponde al rango de celdas desde A5 hasta H39 - ( A5:H39)
Nombre del campo, que es donde obtendrá el valor máximo de todos los valores que encuentre en la columna de Cantidad cuyo encabezado se encuentra en H5 y que Excel lo completo con la siguiente sintaxis Tabla2[[#Encabezados],[CANTIDAD]]
Finalmente la función nos solicita el rango de criterios, que fue lo primero que hicimos, es decir, copiamos y pegamos los encabezados y tecleamos el nombre del articulo del cual queremos saber el valor máximo de productos vendidos, en este caso corresponde al Lapicero, ese apartado se encuentra en el rango de celdas A52:H53
El resultado de nuestra función es 95 y se puede corroborar identificando todas las cantidades de productos vendidos de lapiceros, es decir, 95,75 y 32, cuyo valor máximo de los 3 es el correspondiente a 95.
Video de Consulta
En el siguiente video se muestra el procedimiento para utilizar algunas funciones de Base de Datos
Tecnologías de la Información y Comunicación IV Hoja de cálculo electrónica Excel – Bloque 1
12
Actividad de Reforzamiento
Instrucciones: Descarga el archivo Reforzamiento1.xlsx y considerando la información que se te proporciona realiza y responde lo que se solicita a continuación:
En la hoja DATOS se muestra una estructura de una serie de campos y filas con información sobre algunos datos estadísticos referentes a la adolescencia y se desea convertir en una Tabla de Datos. Describe cual sería el procedimiento para realizarlo.
¿Cuál sería el procedimiento para habilitar la fila de totales en esa tabla de Datos?
13
Considerando la tabla de datos y la herramienta de Resumen de datos, se desea conocer ¿Cuál es la edad promedio en la que comienzan a fumar los adolescentes?, describe el procedimiento a realizar para obtener el resultado.
Considerando la tabla de datos y la herramienta de Funciones de Base de datos, se desea conocer la cantidad total de adolescentes que se llevan mal con sus padres, ¿Cuál sería el procedimiento a realizar para obtener el resultado?
