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Semestre 2
Fascículo
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Constitución
de empresa Semestre 2
Constitución de empresa
Tabla de contenido
PáginaPresentación 1
Competencias generales de la asignatura 1
Programación general 3
Mapa conceptual general de la asignatura 7
Introducción 7
Conceptos previos 7
Logros 8
Creación de una empresa comercial 8
Clases de empresas 8
De acuerdo con su naturaleza 9
De personas 9
De capital 9
De acuerdo con su actividad 9
Industriales 10
Comerciales 11
Servicio 12
Requisitos para la creación de una sociedad comercial 12
Formalización comercial 12
Formalización tributaria 17
Formalización laboral 19
Funcionamiento de establecimientos de comercio 19
Documentos soporte 20
Comprobantes de diario o de contabilidad 20
Libro diario o columnar 22
Libro Mayor y Balance 23
Libro de Inventario y Balance 24
Estado de resultados 25
Balance general 26
Actividad de trabajo colaborativo 27
Resumen 27
Bibliografía recomendada 28
Nexo 29
Seguimiento al autoaprendizaje 31
Constitución
de empresa Semestre 2
Constitución de empresa
Copyright©2008 FUNDACIÓN UNIVERSITARIA SAN MARTÍN Facultad de Universidad Abierta y a Distancia,
“Educación a Través de Escenarios Múltiples”
Bogotá, D.C.
Prohibida la reproducción total o parcial sin autorización por escrito del Presidente de la Fundación.
La actualización de este fascículo estuvo a cargo de PEDRO ORLANDO GARZÓN CHAMORRO. Tutor Programa Contaduría Pública. Sede Bogotá, D.C.
Revisión estilo y forma: ELIZABETH RUIZ HERRERA Directora Nacional de Material Educativo.
Diseño gráfico y diagramación a cargo de SANTIAGO BECERRA SÁENZ ORLANDO DÍAZ CÁRDENAS
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Constitución de empresas
Presentación
El objetivo de esta asignatura es plantear actividades y conceptos que le permitan al contador público y al administrador reconocer aquellas prácticas fundamentales en el manejo de la contabilidad de una empresa comercial, desde su nacimiento hasta la entrega de los Estados Financieros, haciendo énfasis en los conceptos básicos aplicados a las obligaciones y derechos que se adquieren al tener una persona al servicio de una empresa y el reflejo de este hecho en la contabilidad, sin dejar de lado las nociones esenciales de algunas Leyes tributarias y comerciales.
Para ello se ha diseñado el desarrollo de esta asignatura en tres bloques básicos pero interrelacionados, presentándose en primer lugar las nociones teóricas de la creación de empresa en los fascículos 1 y 2, complementados con un ejercicio práctico planteado en los fascículos 3 y 4, para finalmente introducirnos en el tema de la administración del recurso humano en los fascículos 5 a 8.
Se recomienda a los tutores que para sacar el máximo provecho a los contenidos de este material, se exija al estudiante organizar desde el comienzo una carpeta de archivo donde se vayan guardando los documentos solicitados en las diferentes actividades planteadas en los fascículos.
Competencias generales de la asignatura
Los estudiantes a través del contenido deben alcanzar el desarrollo de las siguientes habilidades, actitudes y aptitudes:
Competencia comunicativa: analizar, evaluar y exponer la forma en que
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Constitución de empresas
Constitución de empresas
Fascículo No. 1 Semestre 2 sociedad, teniendo en cuenta diferentes situaciones que se ajusten a las normas comercial, laboral y contable.
Competencia cognitiva: posee capacidades cognitivas, analíticas e
interpretativas que le permiten potencializar sus habilidades, razona-mientos y destrezas para formular modelos y dar soluciones a problemas emanados de la creación de una empresa, sus primeras operaciones y sus registros contables.
Competencia contextual: propone y resuelve casos y problemas del
ambiente comercial – empresarial, y de sus relaciones comerciales y laborales, haciendo uso de conocimientos, procedimientos, normas y postulados del Derecho Comercial, Laboral y de la ciencia contable y fiscal.
Competencia valorativa: reconoce la responsabilidad social que se
Constitución de empresas
Programación general
Fascículo 1
Requisitos para la creación de empresas - Legales
Creación de una empresa comercial Clases de empresas
Requisitos para la creación de una sociedad comercial Documentos soporte
Comprobantes de diario Libro diario
Libro Mayor
Libro Inventario y Balance Balance general
Estado de resultados
Fascículo 2
Requisitos para la creación de empresas - Tributarios
Declaraciones de impuestos Impuesto al Valor Agregado IVA Retención en la fuente
Impuesto de Industria y Comercio ICA Importaciones
Fascículo 3
Primeras transacciones relacionadas con la iniciación de una
empresa comercial en Colombia – parte I
Práctica contable de una empresa comercial Activos fijos
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Constitución de empresas
Constitución de empresas
Fascículo No. 1 Semestre 2 Amortizaciones
Inventarios
Sistema de inventario periódico Sistema de inventario permanente Manejo de tarjetas kardex
Método de valuación promedio ponderado Método de valuación PEPS
Método de valuación UEPS
Fascículo 4
Primeras transacciones relacionadas con la iniciación de una
empresa comercial en Colombia – parte II
Facturas de compra Cuentas por pagar Venta de inventarios Factura de venta Cuentas por cobrar Comprobantes de diario Libro Diario
Libro Mayor
Libro de inventario y balances
Balance General y Estado de Resultados
Fascículo 5
Requisitos para la creación de empresas - Laborales
Constitución de empresas
Selección de personal Contrato de trabajo
Elementos de un contrato de trabajo Clases de contrato de trabajo
Obligaciones y derechos del contrato Elementos que componen la nómina Salario
Jornada laboral Horas extras
Auxilio de transporte
Deducciones y descuentos
Fascículo 6
Obligaciones del empleador
Seguridad social integral Sistema General de Pensiones
Sistema General de Seguridad Social en Salud Sistema General de Riesgos Profesionales
Afiliación y aportes a la caja de compensación familiar Aportes SENA
Aportes al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Retención en la fuente
Fascículo 7
Obligación de llevar libros de registros
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Constitución de empresas
Fascículo No. 1 Semestre 2 Calzado y vestido de labor
Auxilio de cesantías
Intereses sobre la cesantía
Otros pagos a cargo del empleador Vacaciones
Fascículo 8
Terminación del contrato de trabajo
Causas
Formalidades del despido Salario base
Despido con motivo de embarazo
Actos importantes con motivo de la terminación Liquidación
Contabilización
Constitución de empresas
I II III
Requisitos para la creación de una empresa comercial
LEGALES TRIBUTARIOS LABORALES
-Tipode sociedad -Aportes
-Inscripción en la cámara de comercio -Registros contables
de apertura
NACIONALES -RUT
-Retención en la fuente -Impuesto sobre las ventas
-Liquidación de nómina -Aportes parafiscales -Prestaciones sociales -Liquidación del
contrato de trabajo MUNICIPALES
-Impuesto de industria y comercio
Mapa conceptual general de la asignatura
Introducción
En este fascículo vamos a poner en práctica conceptos contables ya estudiados, los cuales se relacionan con la creación de una empresa comercial en nuestro país, registrando las transacciones de inicio con sus respectivos soportes contables.
Recuerde que en la modalidad de Educación a Distancia es fundamental que desarrolle un estudio personal juicioso, disciplinado y concienzudo. ¡Ánimo!
Conceptos previos
Las siguientes preguntas le ayudarán a recordar algunos conceptos ya vistos con anterioridad, los cuales servirán de base para el desarrollo de este fascículo.
1. Defina empresa
2. ¿Qué diferencia existe entre empresa, ente económico y sociedad? 3. ¿Cuáles son los factores de producción que se involucran en la creación
de la empresa?
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Fascículo No. 1 Semestre 2 5. ¿Qué es una Pyme y cuáles son sus características?
6. ¿Qué diferencia existe entre macroeconomía y microeconomía? ¿Cómo se relaciona la empresa con estos dos conceptos?
Al finalizar el estudio del presente fascículo el estudiante estará en capacidad de:
Identificar los procedimientos que deben seguirse para la constitución de
una sociedad Comercial en Colombia, distinguiendo los relacionados con el registro mercantil y los tributarios.
Elaborar soportes contables como un comprobante de egreso, un recibo
de caja, una factura.
Elaborar el comprobante de diario relacionado con la apertura de la
empresa.
Creación de una empresa comercial
Cuando se toma la decisión de crear empresa se deben tener en cuenta las diferentes posibilidades que existen para la conformación del negocio perseguido, conociendo las ventajas e inconvenientes de realizar su fórmula empresarial. Por ello es necesario conocer las diferentes clases de empresas existentes.
Clases de empresas
Inicialmente se hace fundamental el conocimiento de las características y responsabilidades de cada tipo de empresa, dependiendo de si se trata de una PERSONA NATURAL o una PERSONA JURÍDICA. A continuación se profundiza en cada uno de estos aspectos.
Persona natural
En esta clasificación no existen opciones de sociedad. Para un empren-dedor es la opción ideal, ya que no tendrá que desplegar estructuras jurídicas ni de administración complejas y responderá con su patrimonio ante cualquier acción realizada.
Constitución de empresas
Doctrina:
Conjunto de ideas u opinio-nes religiosas, filosóficas, po-líticas, etc., sustentadas por una persona o grupo.
Persona Jurídica
Para esta clasificación existen siete tipos de empresa clasificadas como sociedades, a saber:
Sociedad Limitada
Empresa Unipersonal
Sociedad Anónima
Sociedad Colectiva
Sociedad Comandita Simple
Sociedad Comandita por Acciones
Sociedad por Acciones Simplificada
Empresa Asociativa de Trabajo
Adicional a esta primera clasificación, las empresas comerciales pueden clasificarse de otras diferentes maneras, pero las de mayor relevancia en Colombia son:
De personas
De acuerdo con su naturaleza De capital
Industriales
De acuerdo con su actividad Comerciales
Servicio
En el primer caso la clasificación obedece a una agrupación que ha sido acogida por muchos autores a través del tiempo lo cual ha generado que se convierta en doctrina.
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Constitución de empresas
Fascículo No. 1 Semestre 2 En el segundo caso, la clasificación obedece a una agrupación que se relaciona con la actividad que desarrolla la empresa. Cada una de estas clasificaciones a su vez se subdivide atendiendo a otros criterios propios de cada actividad.
Empresas industriales
Este tipo de empresas tiene como operación principal, la producción de bienes mediante la transformación y/o extracción de materias primas. Dependiendo de su función las industrias se clasifican en:
se clasifican en
Figura 1.1
Clasificación de las industrias dependiendo de su función.
A continuación se explicará cada uno de los elementos de la figura 1.1.
Extractivas: son aquellas que se dedican a la explotación de los recursos
naturales, bien sean renovables o no renovables. Los recursos naturales son los que corresponden a la naturaleza y que son indispensables para la subsistencia del hombre. Podemos citar entre otras: las empresas mineras, petroleras, madereras y pesqueras.
Manufactureras: son las que se dedican a la transformación de materias
primas en productos terminados. Pueden ser de dos clases:
Figura 1.2
Clasificación de las empresas manufactureras.
Se clasifican en
Manufactureras Extractivas
EMPRESAS INDUSTRIALES
EMPRESAS MANUFACTURERAS
Empresas que producen bienes de consumo final Empresas que producen
Constitución de empresas
Empresas que producen bienes de producción. Su finalidad es producir
bienes que van a ser utilizados por otras industrias para la elaboración de bienes de consumo final. Ejemplos de ellas son: las empresas textiles, las productoras de papel, las fabricantes de maquinaria, de materiales para construcción, productos químicos, etc.
Empresas que producen bienes de consumo final. Su actividad está
orientada a la producción de bienes que satisfacen directamente la necesidad del consumidor final. Pueden ser de naturaleza transitoria o perdurable, suntuarios o de primera necesidad. Entre ellos podemos citar: los productos alimenticios, las prendas de vestir, los electrodomésticos y accesorios eléctricos.
Empresas comerciales
Son aquellas que interactúan entre productores y consumidores sirviendo de intermediarios de productos terminados (compra-venta). Se pueden clasificar en:
Mayoristas. Son las que efectúan ventas en gran escala a otras empresas
(minoristas) que a su vez, distribuyen el producto al consumidor final.
Minoristas o detallistas. Son las que venden el producto en pequeñas
cantidades al consumidor final o al menudeo.
Comisionistas. Son las que venden mercancías que han recibido en
consignación, percibiendo por esta función una ganancia o comisión.
Figura 1.3
Clasificación de las empresas comerciales.
se clasifican en EMPRESAS
COMERCIALES
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Constitución de empresas
Fascículo No. 1 Semestre 2 Empresas de servicio
Documento privado. Respecto a un acto jurí-dico, mercantil, administra-tivo, etc. Es aquel que re-coge la voluntad de quien lo otorga. Por ej. : si se tra-ta de una compraventra-ta, re-coge la voluntad de las partes en transmitir la pro-piedad del bien.
Escritura Pública:
La escritura pública es un instrumento notarial que con-tiene una o más declaracio-nes de las personas intervi-nientes en un acto o contrato, emitidas ante notario con el lleno de los requisitos legales propios y específicos de cada acto, para su incorporación al protocolo.
Empresas de servicio
Son aquellas empresas que brindan un servicio a la comunidad, bien sea con un propósito social o con un fin lucrativo. Se pueden clasificar en:
Transporte Educación
Turismo
Salud
Servicios públicos Agua, energía, gas Servicios privados varios Asesorías, cine,
publicidad
Instituciones Financieras
Requisitos para la creación de una sociedad comercial
Las sociedades comerciales surgen de la decisión de una persona o por un acuerdo entre dos o más personas quienes se obligan a hacer un aporte en dinero, trabajo o especie, para realizar un proyecto empresarial que incluya una o más actividades consideradas por la ley como mercantiles, con el fin de generar utilidades y repartirlas entre los socios. La sociedad, una vez constituida legalmente, forma una persona jurídica diferente de los socios.La sociedad comercial en su creación debe formalizarse en tres aspectos: el legal, el tributario y el laboral
Formalización comercial
La sociedad comercial se forma por un contrato que debe constar en
documento privado el cual debe elevarse, en algunos casos, a escritura
pública en una notaría y a partir de ese momento, la organización se
Constitución de empresas
La Ley de Emprendimiento (Ley 1014 de 2006- reglamentada por el Decreto 4463 de 2006) dispuso que las empresas que tengan hasta 10 empleados y/o hasta un patrimonio de 500 salarios mínimos pueden constituirse por documento privado.
El documento de constitución de la sociedad debe reunir como mínimo los siguientes requisitos (artículo 110 del Código de Comercio):
1. El nombre e identificación de quienes constituyen la sociedad. Con el nombre de las personas naturales deberá indicarse su nacionalidad y documentos de identificación legal. Con el nombre de las personas jurídicas, la ley, decreto o escritura que derivan su existencia.
2. La identificación de la sociedad, dando a conocer el nombre, razón social o denominación de esa persona jurídica y el tipo de sociedad.
3. El domicilio principal que le corresponde a la sede de la sociedad, es decir, dónde se van a reunir y a decidir todo lo relacionado con su desarrollo normal y el de las sucursales.
4. El objetivo preciso de la sociedad, así como las actividades principales que se propone desarrollar (el objeto social).
5. La suma de los aportes que cada uno de los asociados se compromete a entregar, especificándole a cada cual su valor y la forma de pago.
6. La manera como se va a realizar la administración, según la reglamen-tación establecida para el tipo de sociedad escogido.
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Constitución de empresas
Constitución de empresas
Fascículo No. 1 Semestre 2 Revisor Fiscal:
Es la persona natural o jurí-dica que tiene el deber legal de proteger los intereses de los acreedores, el Estado y principalmente de los asociados.
con el quórum para deliberar; además, la mayoría requerida para adoptar decisiones.
8. La fecha de los cortes generales de cuentas (inventarios, balances generales, estados de pérdidas y ganancias), los cuales son necesarios para poder determinar la distribución de utilidades.
9. El establecimiento del término de duración de la sociedad y las causales para darla por terminada antes del plazo señalado.
10.Las pautas para liquidar el patrimonio de la sociedad.
11.La manera como los socios van a solucionar los conflictos en razón del contrato de la sociedad.
12.El nombre, las facultades y obligaciones del representante legal y del
revisor fiscal, cuando exista.
Todas las empresas que se crean deben realizar una serie de trámites comerciales, tributarios, de funcionamiento y de seguridad laboral para ponerse en funcionamiento. A continuación veremos cuáles son esos trámites.
Constitución de empresas
En el registro mercantil deben matricularse los empresarios y personas naturales que ejercen profesionalmente el comercio, para lo cual tienen un mes a partir de la fecha de iniciación de actividades. Las personas jurídicas deben realizar este trámite dentro del mes siguiente a la fecha de la escritura pública de constitución o de la fecha del documento privado en que consta la constitución. Los establecimientos de comercio deben ser registrados dentro del mes siguiente a la fecha de inicio de actividades.
El Decreto 1878 de mayo de 2008 modificó al Decreto 2649 de 1993, para simplificar la cantidad de Libros Oficiales registrados y de Estados Financieros que deben elaborar las microem-presas comerciales.
Para obtener el registro mercantil las sociedades deben seguir los siguientes pasos:
1. Solicitar el estudio de los nombres seleccionados para la nueva sociedad y para sus establecimientos de comercio, con el fin de verificar si éste puede ser matriculado.
2. Elaborar el acta de constitución de la sociedad.
3. Si es necesario o se quiere, se presenta ante una notaría el acta de constitución de la sociedad, es decir, los estatutos aprobados por los asociados para ser elevados a escritura pública.
4. Obtener las copias pertinentes de la escritura pública.
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Constitución de empresas
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Fascículo No. 1 Semestre 2 6. Presentar en la ventanilla respectiva de la Cámara de Comercio los
siguientes documentos: formularios diligenciados, copia de la escritura pública de constitución de la sociedad (en ningún caso la primera copia) y el documento de identificación del representante legal.
7. Solicitar liquidación para efectuar el pago.
8. Pagar los derechos de matrícula en el registro mercantil
9. Obtener el certificado de existencia y representación legal de la sociedad.
La matrícula mercantil se deberá renovar anualmente en los meses de enero, febrero o marzo.
1.1
1.Consiga una escritura de una sociedad limitada, socialice las carac-terísticas y elementos de la misma con el tutor.
2.Consulte en la página web de la Cámara de Comercio la disponibilidad de nombre para una sociedad; los formatos de inscripción de una sociedad y de un establecimiento de comercio.
3.Pregunte si en el momento de la inscripción se pueden realizar simul-táneamente los registros necesarios ante las autoridades tributarias.
Por ley, todas las sociedades deben presentar e inscribir los libros de comercio en la Cámara de Comercio. Estos libros son:
Libro mayor y de balances Libro de inventarios y balances Libro diario
Libro de actas y
Constitución de empresas
Modalidad de formas continuas:
Hojas que están unidas para lograr una impresión de ma-nera continuada.
Administración de Impuestos Nacionales: Unidad Administrativa Espe-cial del orden nacional, de carácter eminentemente téc-nico y especializado, con personería jurídica, autono-mía administrativa y presu-puestal y con patrimonio propio, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Pú-blico.
Para inscribir estos libros se deben seguir los pasos que se presentan a continuación:
1. Adquirir los libros.
2. Solicitar, mediante carta firmada por el representante legal, el revisor fiscal o la persona natural interesada, según el caso, la inscripción de los mismos e indicar claramente: nombre o destino de cada uno de los libros, número de hojas de cada libro, consignando el rango si no parte exactamente de cero, nombre completo del propietario, es decir, a nombre de quién debe quedar registrado cada uno de los libros. Adicionalmente, se debe tener en cuenta que la fecha de la carta coincida con la del día en que se efectúe la solicitud.
Si se trata de libros llevados bajo la modalidad de formas continuas, debe mencionarse de manera expresa el código escogido por el empresario para denominar los mismos.
La Cámara de Comercio inscribe los libros de comercio mas no ejerce el control sobre el manejo de ellos, como lo hace la Administración de
Impuestos Nacionales. Los libros deben presentarse rotulados con el
nombre de la sociedad a quien pertenezca, numerarse consecutivamente y no tener ningún registro contable. Los libros que se entregan para inscripción se deben retirar en un plazo máximo de 90 días, de lo contrario, la Cámara de Comercio procederá a destruirlos ante testigos, consignando tal hecho en un acta.
Formalización tributaria
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Constitución de empresas
Fascículo No. 1 Semestre 2 Si bien estos proyectos, por su naturaleza, no son desarrollados por la empresa privada sino por el Estado, se requiere que todos los beneficiarios de ellos participen en su financiamiento. De acuerdo con esto, el Estado ha establecido diferentes mecanismos para obtener ingresos que le permitan la ejecución de obras que ayuden a resolver problemas comunes y que faciliten el desarrollo económico del país, siendo los impuestos uno de tales medios.
El objetivo de esta sección es conocer el contexto general del Sistema Tributario Colombiano, mediante una explicación de los conceptos básicos de los diferentes impuestos: impuesto de renta y complementarios, impuesto al valor agregado, IVA, impuesto de timbre e impuesto predial.
Por lo anterior, cuando una empresa nueva comienza a desarrollar sus operaciones lo primero que debe realizar es solicitar el Número de Identificación Tributaria (NIT) ante la Administración de Impuestos Nacionales, inscribirse en el régimen del IVA que le corresponda y, si cumple con los parámetros establecidos por la ley, registrarse como responsable para efectuar retención en la fuente.
Estos trámites se efectúan diligenciando previamente un formulario que es el Registro Único Tributario (RUT), el cual no tiene ningún costo. A partir de este registro deberá realizar las declaraciones dentro de los plazos establecidos por la ley.
Constitución de empresas
Establecimiento de comercio:
Es un conjunto de bienes organizados por el empre-sario o comerciante en un sitio determinado para el desarrollo de sus activida-des económicas (Tiendas, supermercados, almace-nes bodegas, fabricas, plantas industriales, facto-rías, etc.)
calendario, posteriores a la fecha de inicio de actividades. Se debe presentar y pagar el impuesto de industria y comercio de forma bimestral.
Formalización laboral
La formalización laboral de la empresa es importante para garantizar una adecuada atención al trabajador y a su familia en todos los aspectos relacionados con salud, pensión, recreación, capacitación y subsidios monetarios. Esta formalización que debe cumplir toda empresa que tenga empleados, se estudiará en detalle a partir del fascículo 5.
Funcionamiento de establecimientos de comercio
Por mandato expreso del artículo 1º de la Ley 232 de diciembre de 1995,
“ninguna autoridad podrá exigir la licencia o permiso de funcionamiento
para la apertura de establecimientos comerciales definidos en el artículo 515 del Código de Comercio, o para continuar su actividad si ya la estuvieren ejerciendo, ni exigir el cumplimiento de requisito alguno que no
esté expresamente ordenado por el legislador”.
Aunque los permisos de funcionamiento quedaron abolidos, es obligatorio para el ejercicio del comercio que los establecimientos abiertos al público reúnan ciertos requisitos, contemplados en la noma vigente, a saber:
Deberán cumplir con las normas referentes al uso del suelo, intensidad
auditiva, horario, ubicación y destinación expedida por la autoridad competente del respectivo municipio.
Cumplir con las condiciones sanitarias descritas por la Ley 9ª de 1979 y
demás normas vigentes sobre la materia.
Cuando en el establecimiento se ejecuten públicamente obras
musicales que causen pagos por derechos de autor, se deberán pagar estos derechos.
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Constitución de empresas
Constitución de empresas
Fascículo No. 1 Semestre 2 Comprobante diario de
con-tabilidad es el documento uti-lizado para el registro de las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa.
Informar sobre la apertura del establecimiento en las respectivas
oficinas de planeación o ante la autoridad que haga sus veces. (Artículo 2º de la Ley 232 de 1995)
1.2
1. Indague en la cámara de comercio de su localidad cuáles son los requisitos que se deben cumplir para la creación de una empresa comercial.
2. Consulte cuáles obligaciones tributarias deben cumplirse en su localidad y qué hay que hacer para efectuar su cumplimiento
Documentos soporte
Tal como su nombre lo indica, es el instrumento a través del cual se registran las operaciones o transacciones o hechos económicos que realiza una empresa, y el cual sirve como base para los registros contables. Los documentos soporte pueden ser internos o externos, bien sea que se origine al interior de la empresa o por un tercero. Como ejemplos podemos citar, entre otros: la factura de venta, la escritura pública, los recibos de caja, los comprobantes de pago o de egreso, el comprobante de consignación, la cuenta de cobro, el comprobante de pago, nota débito, nota crédito, un contrato.
1.3
Busque un ejemplo de cada uno de los tipos de documento mencio-nados
Comprobantes de diario o de contabilidad
El comprobante de diario es un formato en el cual se registran las
ope-raciones de una empresa, las cuales deben encontrarse apropiadamente soportadas.
Constitución de empresas
1. Deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.
2. Debe contener como mínimo la fecha de la operación, un código o nombre de la cuenta afectada y los valores débito y crédito derivados de la transacción. Cuando la descripción de las cuentas y de las transacciones se efectúe por códigos o símbolos numéricos, se deberá registrar en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados con indicación del concepto al que corresponde.
3. Deben anexarse los documentos y soportes que lo justifiquen, y en caso de archivarse en forma separada, debe constar tal hecho en el comprobante.
4. Pueden realizarse por cualquier medio.
5. Deben realizarse en idioma castellano.
6. Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales.
EL INQUIETO LTDA.
Comprobante de Diario No. _____
Fecha ___________ de _______
Código de
Cuenta Detalle Parcial Débitos Créditos
1105 Caja 2,100,000
110505 Caja General
Recibo de caja No. Aportes socio 2,100,000
3115 Aportes Sociales 2,100,000
311505 Cuotas o partes de interes social 2,100,000
SUMAS IGUALES 2,100,000 2,100,000
Figura 1.4
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Constitución de empresas
Constitución de empresas
Fascículo No. 1 Semestre 2
Debe Haber Debe Haber Cuentas Debe Haber
1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 7 7 8 8 9 9 10 10 1105 CAJA DIARIO COLUMNARIO 1110
BANCOS CUENTAS VARIAS
1 2 3
FECHA DETALLE
Masa patrimonial:
Agrupación de elementos pa-trimoniales homogéneos, que tiene la misma funcio-nalidad económica o finan-ciera, el mismo signo. Una masa será, por tanto, una agrupación de bienes, de de-rechos, o una reunión de obligaciones. La Masa Patri-monial estará constituida por el NETO entre el ACTIVO y el PASIVO
Libro diario o columnar
El diario o columnar es un libro contable que dispone las diferentes cuentas contables por columnas, las cuales están designadas para registrar una transacción específica o un conjunto de transacciones similares, de manera que puedan totalizarse los movimientos de la columna y así conocer en cualquier momento los saldos de cada masa
patrimonial. Teniendo el comprobante de diario con sus soportes, se
traslada la información al libro diario.
Figura 1.5
Ejemplo de Libro Diario o Columnar.
Para obtener el movimiento mensual de cada cuenta, al finalizar el mes se totalizan los registros débitos y créditos y esta información se traslada al libro Mayor en la columna de movimiento mensual.
Basándonos en la figura 1.5, se debe tener en cuenta que en la columna fecha se escribe el año, mes y día del comprobante que se está registrando; en la columna detalle o descripción se escribe el nombre y número del comprobante de diario; la serie de columnas con debe y haber, se utiliza para cuentas con bastante movimiento; al final se encuentra el espacio para cuentas varias que consta de tres columnas, en las cuales se registran las cuentas que no tienen mucho movimiento.
Constitución de empresas
Banco: ________________ Código: 111005xx
Mes Día
Marzo 03 Consignación aportes socios 02 132,000,000 132,000,000
FECHA
EL INQUIETO LTDA.
AUXILIAR BANCOS
DETALLE C.D. DEBE HABER SALDO
registran en orden cronológico los demás comprobantes de diario. Se totaliza el movimiento débito y crédito de cada cuenta, sin incluir el comprobante de apertura; estos valores se trasladan a la columna de movimiento mensual en el libro Mayor y Balances.
Al finalizar el periodo contable, se registran en igual forma el comprobante de apertura, el comprobante de ajustes y el comprobante de cierre; esta información se traslada al libro Mayor y Balances.
En los libros auxiliares se registran en forma detallada, los valores e información registrada en los libros principales; cada empresa determina el número de auxiliares que necesita.
Figura 1.6
Ejemplo libro auxiliar.
Las empresas que realizan operaciones con numerosas personas naturales y jurídicas, necesitan detallar y ampliar la información de una cuenta en varias subcuentas, las cuales se manejan a través de libros auxiliares.
Libro Mayor y Balance
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Constitución de empresas
Constitución de empresas
Fascículo No. 1 Semestre 2
Débito Crédito Débito Crédito Débito Crédito Débito Crédito Débito Crédito
1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 7 7 8 8 9 9 10 10 11 11 12 12 13 13 14 14 SUMAS IGUALES
Libro Mayor y Balances
SALDOS
OPERACIONES EN EL MES DE __________
MOVIMIENTO SALDOS
OPERACIONES EN EL MES DE __________ MOVIMIENTO
No. NOMBRE DE LAS
CUENTAS CODIGO SALDOS ANTERIORES No.
forma resumida. Una vez registrado el movimiento mensual en el libro diario, se debe pasar la información al Mayor, teniendo en cuenta que en la columna cuentas se debe anotar el nombre de las cuentas, una en cada renglón y en la columna código se debe escribir el número que le corresponde a cada cuenta, según el plan único de cuentas.
Figura 1.7
Ejemplo Libro Mayor y Balances.
En la columna saldo anterior se debe registrar el saldo débito o crédito de cada cuenta correspondiente al periodo anterior; en la columna movi-miento del mes se registra el movimovi-miento débito o crédito mensual de cada cuenta. La información se traslada de los totales mensuales del libro diario. Los saldos se obtienen de los saldos de las cuentas, tomando los datos de las columnas saldos anteriores y movimiento del mes y se registra en la columna saldos.
Libro de Inventario y Balance
Constitución de empresas
El balance de prueba de fin de mes demuestra que el libro mayor está cuadrado.
EL INQUIETO LTDA. Balance de comprobación Fecha _________ de ______
Código de
Cuenta Detalle Parcial Débitos Créditos
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
El estado de resultados es el resumen de los ingresos costos y de los gastos de una empresa en un periodo específico.
El balance de prueba es un cuadro donde se listan los nombres de las
cuentas y sus saldos. Esta actividad se puede realizar de dos formas: una, colocando los saldos débitos en la columna de la izquierda y los créditos en la columna de la derecha; los totales de las dos columnas deben ser iguales. La otra forma es colocar los saldos débitos con signo positivo y los saldos créditos con signo negativo; la suma de todos los saldos debe ser cero.
Figura 1.8
Ejemplo Libro de Inventario y balances.
Estado de resultados
El estado de resultados está compuesto por las cuentas nominales,
transitorias o de resultados, es decir las cuentas de ingresos, gastos y costos. En este estado financiero se indica la rentabilidad de un negocio, reflejando si la operación es positiva o negativa, es decir si genera utilidades o pérdidas.
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Constitución de empresas
Constitución de empresas
Fascículo No. 1 Semestre 2 En la interpretación de este informe es necesario presentar las cuentas clasificadas en los ingresos y gastos operacionales, para determinar una utilidad operacional, después se deben relacionar los ingresos y gastos no operacionales, para determinar una utilidad antes de impuestos. Se determina el impuesto a cargo para llegar a la utilidad liquida, la cual debe ser disminuida en las reservas legales y estatutarias para definir la utilidad del ejercicio.
Balance general
El balance general es un estado financiero básico que presenta, en una fecha determinada, la situación financiera de la empresa y presenta el valor de sus propiedades, sus derechos, sus obligaciones y su patrimonio.
En este estado se muestran las cuentas reales y sus valores deben corresponder con los saldos contenidos en el libro mayor y balances. Se deben presentar clasificadas bajo tres títulos: en primer lugar, el nombre y valor detallado de las cuentas de Activo, en segundo lugar, el nombre y valor detallado de las cuentas de Pasivo y por último las cuentas de Patrimonio.
El balance general se debe elaborar por lo menos una vez al año y con fecha 31 de diciembre, firmado por los responsables. Puede presentarse en dos formas: una horizontal, en donde se presentan al lado izquierdo las cuentas de Activo y al lado derecho las cuentas de Pasivo y Patrimonio. El otro esquema, en forma vertical, en donde las cuentas de Activo se presentan en la parte superior seguida por las de Pasivo y por último las de Patrimonio, todas en una misma columna.
Constitución de empresas
tenerse en cuenta que la presentación de Estados Financieros debe efectuarse utilizando las denominaciones del plan único de cuentas y que el Balance General se clasifica en corriente y no corriente, dependiendo de la realización de los activos y la exigibilidad de los pasivos.
1.4
Indique cuales son los otros Estados Financieros Básicos cuya preparación y presentación es responsabilidad de los administradores del ente y que son el medio principal para suministrar información contable a quienes no tienen acceso a los registros de un ente económico.
Reúnase con otros compañeros de curso y elaboren un comprobante de diario de apertura para una compañía hipotética que consideren conveniente, donde se
registre el aporte de cada uno por $50’000.000. El comprobante de diario debe
contener todos los requisitos exigidos. Socialice la experiencia con el tutor.
Actividad de investigación formativa
Indague en la Normas Internacionales de Contabilidad aspectos relacionados con la creación de empresas.
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Constitución de empresas
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Fascículo No. 1 Semestre 2 Cada evento o transacción que efectúe la nueva empresa debe ser registrado en la contabilidad, la cual se inicia con el comprobante de apertura que contiene los aportes de los socios a la nueva sociedad; el soporte de esta transacción es la escritura pública. Cuando se crea una nueva empresa se incurre en una serie de gastos necesarios para iniciar operaciones; estos se pueden amortizar en los primeros cinco años de actividades del nuevo negocio.
Otra de las primeras inversiones que debe efectuar una nueva sociedad, es la compra de activos fijos necesarios para su funcionamiento. Estas transacciones se deben registrar con sus correspondientes soportes, en comprobantes de diario para luego ser trasladados a los libros oficiales.
CÁMARA DE COMERCIO DE BOGOTA, Guía para constituir y formalizar una empresa, Bogotá D.C., 2006.
CORAL – GUDIÑO, Contabilidad Universitaria, Quinta edición, Editorial McGraw-Hill.
HARGADON, Bernard. Principios de Contabilidad, tercera edición, primera reimpresión, Editorial Norma. (Texto guía).
MEIGS, Robert y MEIGS, Mary. Contabilidad, la base para decisiones gerenciales, undécima edición, Editorial McGraw-Hill
Decreto 2649 de 1993 (Diciembre 29) Reglamento General de la Contabilidad
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Seguimiento al autoaprendizaje
Seguimiento al autoaprendizaje
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Constitución de Empresas - Fascículo 1
Nombre_________________________________________________________
Apellidos ________________________________ Fecha: _________________
Ciudad __________________________________ Semestre: _______________
¿Qué se debe tener en cuenta para formalizar una nueva empresa comercial-mente?
¿Cuáles son los libros que, por ley, una sociedad debe presentar e inscribir y en dónde efectúa este acto?
¿Cómo se identifica una sociedad y cómo se solicita esta identificación?
¿Qué es el libro Mayor y Balances?. Explique
¿Para qué sirve un balance de prueba?
Los socios que conforman la sociedad en comandita por acciones se denominan:
a. Comanditarios y gestores b. Accionistas y comanditarios c. Colectivos y gestores d. Ninguna de las anteriores
Para poder operar un establecimiento de comercio se debe cumplir con:
a. El permiso de funcionamiento.
b. Mantener la matrícula mercantil vigente
c. El pago de derechos de autor cuando se ejecuten públicamente obras
musicales.
d. b) y c) son ciertas
En la sociedad colectiva la responsabilidad de los socios es:
a. Solidaria e ilimitada
b. Hasta el monto de sus aportes. c. limitada.
