Manual de Usuario. AddIn Cancelación. Nota Crédito

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CANCELACIÓN NOTA CRÉDITO

Manual de Usuario

AddIn Cancelación

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Alcance

CANCELACIÓN NOTA CRÉDITO››

Alcance

Guiar al usuario en la utilización del Add-In Cancelación Notas Crédito, funcionalidad agregada en la localización SAP Business One, con el fin de efectuar Notas crédito en ventas ya sea por cancelación de la factura relacionada o por devolución de la mercancía facturada.

Utilidad del AddIn

La funcionalidad permite crear notas crédito en ventas asignando un determinado motivo. En el caso en el cual el motivo elegido sea Anulación, el sistema toma la cuenta de mayor del

documento base (factura de clientes); de lo contrario, si el motivo seleccionado es Devolución, el sistema toma la cuenta de mayor configurada por defecto para las notas crédito (funcionalidad estándar).

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Generación nota crédito Verificación registros contables

Prerrequisitos

Configuración de las cuentas de mayor por artículo, grupo de artículo o almacén. Creación de documentos de marketing (facturas de clientes).

Ruta de Menú

Utilizar la siguiente ruta del Menú principal o en la barra superior la opción módulos para iniciar la operación. Ir a:

Rutas del proceso

Ventas-Clientes > Nota de crédito de clientes. Ventas-Clientes > Factura de clientes.

Finanzas > Asiento.

Procesos que intervienen

Estándar B1 (Inputs)

Ventas - Documentos de marketing abiertos (facturas de clientes, notas crédito). (Outputs)

Finanzas - Asientos contables.

Campos de Usuario

Se crea un campo de usuario en los documentos de marketing (sólo aplica a notas crédito de clientes) a nivel de cabecera denominado Tipo de Nota, que permite seleccionar la razón por la cual se crea la nota crédito (Anulación - Devolución).

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Aplica sólo para notas crédito en ventas.

De tener activa las cuentas de mayor ampliadas, deberá tener obligatoriamente la configuración explicada en el tema Configuración de este manual. De no contar con dicha configuración, se considerara como un error de usuario.

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Alcance IFRS

El siguiente documento guía al usuario final del Add-In Cancelación Nota Crédito en la configuración y utilización de este Add-In integrado en el Add-On Best Practices de Colombia con respecto a los estándares de IFRS.

Consideraciones

El proceso de Cancelación Nota Crédito tiene en cuenta el campo IFRS de la nota de crédito correspondiente para la creación de los asientos de diario que genera el addIn para el documento de marketing correspondiente.

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Ok One S.A.S.

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Configuración

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Para realizar la reclasificación de IVA en Compras o Ventas, es necesario configurar la cuenta de IVA por Devolución, para esto ir a:

Gestión - Definición > Finanzas > Impuesto > Códigos Fiscales.

En campos de usuarios del formulario Códigos fiscales, es necesario que el usuario registre las cuentas relacionadas con IVA para los casos que involucren Devoluciones en Ventas y las Devoluciones en Compras.

Cancelación nota crédito con cuentas de mayor ampliada

Tenga en cuenta que las siguientes configuraciones que son obligatorias para el funcionamiento del addinCanNC cuando se tiene activo la determinación de cuenta mayor ampliada

Se debe establecer lo siguiente en las reglas avanzadas dependiendo del tipo de manejo que se de a las mismas

Reglas avanzadas por artículos: Es obligatorio establecer en el campo Tipo como General y debe tener obligatoriamente el Numero del articulo que le corresponde. El campo Numero del articulo no puede quedar como "all", al igual que el campo Grupo de Articulo (este se ingresa al momento de diligenciar el articulo).

Reglas avanzadas por Grupo de artículos: Es obligatorio establecer en el campo Tipo como Grupo de artículos en dichas reglas y agregar el grupo de artículos correspondiente. El campo Grupo de Articulo no puede quedar como "all".

Reglas avanzadas por Almacén: Es obligatorio establecer en el campo Tipo como almacén y a su vez el Código del almacén de dicha regla. El campo Código del almacén no puede

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quedar como "all", al igual que el campo Grupo de Articulo (este se ingresa al momento de diligenciar el articulo).

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Cancelación NC en Ventas

Para la Nota Crédito en Ventas es preciso que el usuario ubique inicialmente la factura a la cual se desea aplicar la Nota Crédito.

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Para ir a la Nota crédito, el usuario debe presionar el botón "Copiar a" y luego elegir "Nota crédito de clientes". Se abrirá la ventana Nota crédito de clientes con la información respectiva a la previamente seleccionada.

Nota: Debe habilitarse la columna Cuenta de Mayor en la nota crédito, para efectos de visualizar los cambios que realiza el sistema en dicha columna. Si no se activa, se genera el siguiente

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error.---Información: Como se observa en la gráfica, el sistema trae la cuenta de mayor configurada para notas crédito del respectivo artículo. En el ejemplo, el artículo A003 es gestionado por Almacén y es desde allí desde donde trae dicha cuenta. La siguiente ventana muestra lo afirmado anteriormente.

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Seleccione a continuación el tipo de la nota crédito, el cual se muestra en el listado de campos de usuario:

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Presione el botón."Crear".

Información: Si se elige como motivo Anulación, el sistema realiza la validación (por cada línea) de que la cuenta contable en la nota crédito corresponda con la del documento base (es decir, la factura de clientes). Si son diferentes, automáticamente es modificada y el sistema muestra el siguiente mensaje en la barra de estado.

A su vez asignará la Cuenta parametrizada para el concepto de Nota crédito por anulación.

Información: Si se elige el motivo Devolución, el AddIn no toma ninguna acción al respecto (salvo validar que las cuentas correspondan con las definidas para el artículo), es decir, no tiene ningún efecto adicional al realizado por el estándar de SAP Business One.

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Se observa que en la nota crédito por tipo de nota Devolución la cuenta ha sido modificada.

Pulse nuevamente "Crear" para confirmar y crear la nota crédito. Si todo es correcto se muestra mensaje de éxito de la operación.

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Como resultado de la devolución, se crea un registro de diario que se asemeja al siguiente:

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Cancelación NC en Compras

Cancelación Nota Crédito para Facturas de Compras

Para crear la nota crédito en compras, es necesario que el usuario ubique inicialmente la factura a la cual se le desea aplicar la nota crédito.

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Una vez localizada la respectiva factura, Seleccione "Copiar a" y luego "Nota crédito". Se abrirá la ventana de Nota crédito de proveedores con la información respectiva a la factura previamente seleccionada. Luego en el campo Tipo de Nota, se selecciona el tipo de Nota Crédito a realizar:

a. Anulación b. Devolución

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Pulse "Crear" para confirmar. Luego de validar todos los criterios el sistema genera la Nota crédito proveedores. Si el registro se crea con normalidad, el sistema muestra el mensaje de éxito de la operación.

Como resultado de la operación de la Nota crédito, se crea varios Registros de diario.

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Nota: La anulación no permite hacer cambio de cuentas del mayor para reclasificación de IVA. Solamente hace el registro de la NC.

Como resultado de la devolución (Si se tiene configurada la cuenta de IVA por Devolución como se indicó el apartado de Configuración de este capítulo), se crean dos Registros de diario.

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