Diplomado GP v3

Introducción



PMBOK

 Termino que

representa los conocimientos acumulados en la profesión de gestión de proyectos.

 Es la “bolsa

Introducción

Identifica y describe:

Aquella parte del cuerpo de conocimientos de la gestión de

proyectos sobre la cual hay amplio consenso respecto a su valor y

utilidad.



DEFINICIÓN DE UN PROYECTO



¿QUÉ ES LA GESTIÓN DE PROYECTOS?



DEFINICIÓN DE UN PROGRAMA



OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS – PMO



OBJETIVOS



GESTIÓN POR OBJETIVOS



RESTRICCIÓN O TRIPLE RESTRICCIÓN



OPM3



CAMPOS DE DESPENALIZACIÓN



STAKEHOLDERS Y GESTION DE STAKEHOLDERS



ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

DEFINICIÓN DE UN PROYECTO

¿Qué es un Proyecto?



_{Tienen objetivos definidos:}



Condicionado por recursos limitados.



Requiere de un proceso administrativo.



La temporalidad del proyecto no aplica al

producto.

Necesidad Proyecto

PROYECTO

t

PRODUCTO

Trabajo o esfuerzo transitorio y único que se hace para crear un producto o servicio.

Necesidad Proyecto

PROYECTO PRODUCTO

t

PRODUCTO

Bien o servicio que satisface determinada necesidad o

IDEA PROYECTO Proyecto

OPERACIONES

t

PRODUCTO

Trabajo que implica actividades permanentes y

repititivas.

DEFINICIÓN DE UN PROYECTO

Entre los ejemplos de proyectos, se incluye:

Desarrollar un nuevo producto y servicio

Implementar un cambio en la estructura, el personal o estilo de una organización

Desarrollar o adquirir un sistema de información nuevo o modificado

Construir un edificio o una infraestructura

¿QUÉ ES LA GESTIÓN DE PROYECTOS?



Es una profesión que esta creciendo

rápidamente.



Es tanto una ciencia como un arte, que

involucra niveles de autoridad, roles y

responsabilidades.

¿QUÉ ES LA GESTIÓN DE PROYECTOS?

Áreas de conocimiento Grupo de Procesos

• Integración • Alcance • Tiempo • Costo • Calidad • Recursos Humanos • Comunicaciones • Riesgos • Adquisiciones • Iniciación • Planificación • Ejecución

• Seguimiento y Control

¿Qué es la Gestión de Proyectos?



La gestión de proyectos es la aplicación

de

conocimientos,

aptitudes,

herramientas y técnicas a las actividades

de los proyectos, encaminados a las

actividades

de

los

proyectos,

La Gestión de Proyectos implica…



Una expectativa se

puede definir como la

impresión

de

que

reside en la mente de

un cliente externo o

interno respecto a

nuestras

futuras

acciones y resultados.

Expectativa “buen tiempo de respuesta”

2 ms, 2 sg, 2 min???

La Gestión de Proyecto implica…



_{Invariablemente Implica:}

Identificar a los stakeholders.

Determinar sus necesidades y expectativas.

Determinar sus requerimientos.

La Gestión de Proyectos implica…



Balancear

demandas de:

•

Alcance

•

_Tiempo

•

Costo

•

Calidad

Costo

Costo

Alcance

Conocimientos y prácticas en Área

de Aplicación

Conocimiento y Práctica en

Dirección General Relación con otras disciplinas

PMBOK

Conocimientos y practicas en

Gerencia de Proyectos generalmente

DEFINICIÓN DE UN PROGRAMA



Es un grupo de proyectos que usan los mismos

recursos.



El resultado de un proyecto alimenta a otro proyecto,

o son parte de un “proyecto más grande” que fue

dividido en proyectos mas pequeños.

Cuando se tiene más de un proyecto, pueden ser gestionados

como proyectos separados o, de existir algún beneficio común, pueden ser gestionados como un

Programas y Subproyectos

SISTEMA Ej: Sistema de

Información Integrado

PROGRAMA Ej: Cantera de proyectos de Fianzas

PROYECTO

Ej: FI/CO

SUBPROYECTO

Ej: Interfaces

Sistema es un todo integrado, aunque compuesto de estructuras diversas, inter

actuantes y especializadas. Cualquier sistema tiene un numero de objetivos y ejecuta una función imposible de realizar por una

cualquiera de las partes individuales.

Grupo de proyecto lógicamente relacionados y gestionados de manera coordinada.

Unidad de gestión.

Introducción

Portafolio



El término portafolio se refiere a un

conjunto de proyectos o programas y otros

tipos de trabajos que se agrupan para

facilitar la dirección eficaz de este trabajo

para cumplir con los objetivos estratégicos

de la organización.

Introducción

Portafolio



La gestión del portafolio se refiere a la

gestión centralizada de uno o más

portafolios,

que

incluye

identificar,

Introducción

Portafolio

Proyecto – Programas - Portafolios

Proyecto – Programas - Portafolios

OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS – PMO

La PMO (Project Management Office) u Oficina de Gestión de Proyectos es un departamento que centraliza la gestión de todos los proyectos.

Roles:

Gestiona las políticas, metodologías y planillas para

gestionar los proyectos dentro de la organización.

Prestar apoyo y orientación a otros en la organización

sobre cómo gestionar los proyectos.

OFICINA DE GESTIÓN DE PROYECTOS - PMO

La PMO es una estructura organizacional, no una persona.

La PMO puede:

Gestionar la interdependencia entre proyectos.

Ayudar a proveer recursos.

Terminar proyectos

Facilitar la recopilación de lecciones aprendidas, poniéndolas a

disposición de otros proyectos.

Proveer plantillas (por ejemplo: plantillas WBS).

Proporcionar orientación y guía.

Proveer software de Gestión Empresarial de Proyectos.

GESTIÓN POR OBJETIVOS

•Establecer objetivos realistas.

•Evaluar periódicamente si los objetivos han sido logrados.

•Implementar acciones sencillas para verificar los objetivos. La gestión por objetivos tiene 3 pasos:

NOTA:

•Si el proyecto no está alineado con los objetivos de la empresa, es probable que el proyecto pierda recursos,

asistencia y atención.

RESTRICCIÓN O TRIPLE RESTRICCIÓN

Las restricciones del proyecto son: tiempo, costos, alcance, riesgos o cualquier otro factor (fecha de un hito donde el

proyecto debe ser

completado, riesgo máximo permitido para un

OPM3

OPM3 es el modelo de

Madurez

Organizacional

del PMI, el cual es

diseñado para ayudar a las

organizaciones

a

determinar su nivel de

madurez en la gestión de

proyectos.

Conocimientos

Mejoras

CAMPOS DE DESPENALIZACIÓN

Es importante saber que

un

Project

Manager

(Gestor

de

Proyectos)

puede

gestionar

exitosamente un proyecto

así

tenga

o

no

STAKEHOLDERS Y GESTION DE STAKEHOLDERS

Un stakeholders (interesado) es

alguien cuyos intereses pueden

ser afectados positiva o

negativamente por el proyecto.

¿Qué se debe hacer con los stakeholders?

Identificar a TODOS.

Determinar TODOS sus requerimientos.

Determinar sus expectativas.

Comunicarse con ellos.

STAKEHOLDERS Y GESTION DE STAKEHOLDERS

¿Cómo el Gerente de Proyecto debe involucrar a los

stakeholders en el proyecto?

Identificando a todos los stakeholders por sus nombres.

Determinando todos sus requerimientos.

Determinando las expectativas de los stakeholders y convirtiéndolos en requerimientos.

Gestionando e influenciando la participación de los stakeholders.

Evaluando sus conocimientos y habilidades.

Analizando el proyecto para asegurarse que coincidan con sus necesidades.

STAKEHOLDERS Y GESTION DE STAKEHOLDERS

¿Cómo el Gerente de Proyecto debe involucrar a los

stakeholders en el proyecto?

Tratándolos como especialistas.

Asegurándose de comunicarles lo que necesitan saber, y en la fecha que necesitan saber.

Involucrándolos, de ser necesario, en la gestión y aprobación de cambios.

Involucrándolos en la creación de lecciones aprendidas.

Obteniendo sus firmas y aceptaciones formales durante el cierre del proyecto y el cierre de las fases del proyecto.

Stakeholders del Proyecto

Autoridad

Debemos optimizar nuestro tiempo y atención

Vacas sagradas

Peces gordos

Ratones

Zorros

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Funcional

ORGANIZACIÓN FUNCIONAL

Ventajas Desventajas

Fácil gestión de los especialistas. Las personas ponen más énfasis en su especialidad funcional, en el detrimento del proyecto

Los miembros de equipo reportan sólo a un supervisor.

No hay trayectoria profesional en gestión de proyectos.

Los recursos similares son

centralizados, la compañía es

agrupada por especialidades.

El Project Manager tiene poco o ninguna autoridad.

Trayectorias profesionales

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Proyectizada

ORGANIZACIÓN PROYECTIZADA

Ventajas Desventajas

Organización eficaz de los proyectos. Pérdida de profesionalismo en la disciplina.

Lealtad al proyecto. Duplicación de facilidades y

funciones de trabajo.

Comunicación más eficaz,

comparada con la organización funcional.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Matricial

ORGANIZACIÓN MATRICIAL

Ventajas Desventajas

Objetivos del proyecto altamente visible.

Se requiere administración exacta.

Mejor control del Project Manager sobre los recursos.

Más de 1 jefe para los equipos de proyectos.

Mayor apoyo de las organizaciones funcionales.

Control y seguimiento más complejos.

Utilización máxima de los recursos escasos.

Son necesarias políticas y procedimientos.

Mejor coordinación. Los Jefes Funcionales pueden tener diferentes prioridades de los Project Managers.

Mejor difusión de la información tanto vertical como horizontal.

Influencias Organizacionales –

Estructura organizacional

Estructura organizativa con relación a la gestión

de proyectos

Funcional

Matricial

Proyectizada

Débil Balanceada Fuerte

Autoridad del

gerente de proyecto

Poca o

ninguna Limitada Baja a media Media a alta Alta a casi total

Rol del Gerente de Proyecto

Tiempo

parcial Tiempo parcial Tiempo completo Tiempo completo Tiempo completo

Titulo para el rol del Gerente del Proyecto Coordinador de proyecto, líder de proyecto

Coordinador líder Adm. De proyecto Coor. De proyecto

Gerente de proyecto

Coor. De proyecto Coor. De programa

Personal asignado a proyectos a tiempo completo

Virtualmente

ninguno 0 - 25% 15 - 50% 50 - 95% 95 – 100%

Staff administrativo de Gestión de

Proyectos.

Tiempo

Dinámico

Tipo de Tareas

Compleja Am b ie n te Op er acio n al Estático Simple Gestión de proyectos informal Totalmente manejado por Proyectos

Influencias Organizacionales –

CICLO DE VIDA

Ciclo de vida del Producto

Concepción Crecimiento Madurez Deterioro Retirada

TIEMPO

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Proyecto Proyecto

Proyecto

Proyecto

CICLO DE VIDA

Ciclo de vida del Proyecto

Se necesitan 2 metodologías para complementar un proyecto:

1. Qué es lo que se necesita para hacer el trabajo

2. Una metodología de gestión de proyectos o

procesos de gestión de proyectos para gestionar los

proyectos.

Hay diferentes tipos de ciclos de vida del proyecto, dependiendo de la industria o de las preferencias de las compañías.

Construcción.

Fases de un Proyecto

Fases: las diferentes partes

en que se divide un proyecto. Concepto y

propuesta

Diseño

Implementación

Verificación

Terminación

Fase Inicial Fase Intermedia Fase Final

Los entregables del Proyecto

Un entregable es el resultado

tangible y verificable del trabajo Concepto y propuesta Diseño Implementación Verificación Terminación

Fase Inicial Fase Intermedia Fase Final

Los entregables están relacionados con el objetivo de la Fase Requerimiento

Prototipo

Sw producido

Resultado de pruebas _Sw

empaquetado

Revisiones de Fase

Concepto y propuesta

Diseño

Implementación

Verificación

Terminación

Fase Inicial Fase Intermedia Fase Final

Cada fase del proyecto viene determinada por la consecuencia de entregables Salidas de fase (puntos de

Ciclo de vida del Proyecto

FASE 1

El conjunto de fases se denomina el ciclo de vida del proyecto Las fases están compuestas por entregables y actividades panificables.

Resultado evaluable

Producto final del desarrollo Actividades

panificables

Realimentación

Ciclo de vida del Proyecto

El ciclo de vida delimita qué está dentro y qué esta fuera

Comienzo Final

Tiempo Fase inicial

Fase Final Fases Intermedias

Ciclo de vida del Proyecto

•¿La probabilidad de completar con éxito el proyecto?

•¿El grado de incertidumbre y riesgo?

•¿La capacidad de los stakehlders para influir en las características finales del producto y en el costo final del proyecto?

Comienzo Final

Tiempo Fase inicial

Fase Final Fases Intermedias

(una o más)

Ejemplo de Ciclo de Vida

IDENTIFICAR

DISEÑAR CONSTRUIR

La necesidad de la Gestión de Proyectos formal 1) Proyectos de Capital

• Proyectos de gran Capital ($). Atrasos son costosos.

• Múltiples proyectos. 2) Expectativas del cliente

• Que demandan no solo productos/servicios sino soluciones complejas (implantación).

3) Competitividad

• En precio y calidad para proyectos internos y externos. 4) Compromiso de alta dirección.

• En empresas con estructura jerárquica rígida (familiares). 5) Desarrollo de nuevos productos

• Para los que tienen grandes inversiones en I&D. 6) Eficiencia y efectividad.

Influencias Organizacionales -

Estilo y Cultura Organizacional

•

Cada organización tiene una Cultura:

Valores comparativos, normas, creencias y expectativas, políticas y procedimientos, formas de entender las relaciones de autoridad.

•

La cultura de la organización influye en el proyecto.

Ej: Un GP con estilo de dirección autoritario podría tener problemas en una organización participativa.

Influencias Organizacionales -

Estilo y Cultura Organizacional

Ápice estratégico (Gerente de SI GP)

Tecno Estructura

(saff)

Personal de apoyo

Núcleo de operaciones (operadores, analistas programadores, help desK)

•El aumento de proyectos multinacionales.

Administrar proyectos multinacionales puede crear retos en cada área del conocimiento.

Ej: en Gestión RRHH del proyecto

Requiere de habilidades para comprender y manejar diferencias culturales (el GP debe ser experto en diversidad)

Habilidades superiores de comunicación para romper las barreras de comunicación (organizaciones virtuales).

Entender y manejar las diferencias de nivel educativo (no todos los miembros del equipo tienen el mismo grado).

La importancia del trabajo en cada cultura.

Dirigir proyectos multinacionales implica muchas variables

El GP debe manejarlas para lograr el éxito de su proyecto.

Influencias Organizacionales -

Aptitudes Claves de Dirección General

•Aspectos de Planeamiento

-Ej: Planeamiento Estratégico; Planeamiento Operacional, otros.

•Aspectos Organizacionales

-Ej: Gestión de personal, comportamiento organizacional, otros.

•Aspectos Laborales

-Ej: motivación, supervisión, desarrollo de equipos, manejo de conflictos, otros.

•Aspectos Individuales

-Ej: Gestión del tiempo personal, gestión de stress, otros.

•Aspectos Administrativos

-Ej: Finanzas y Contabilidad, Ventas y Marketing, Operaciones (producción y logística)

Aptitudes Claves de Dirección General

•Liderazgo

-Capacidad de motivar

-Generación de visión (y saber venderla)

•Comunicación (Quién, Qué, A quién. Cómo, Cuando) -Forma de comunicar (Escrita y Oral)

-Dirección (hacia arriba, hacia abajo, horizontal - Medios (teléfono, e-mail, reuniones)

•Negociación

-En todo momento a todo nivel

- Directa o asistida (con mediación, con arbitraje)

•Resolución de Problemas (Método del caso)

-Definición del problema (técnicos, administrativos, de personas)

- Toma de decisiones

Constituyen la base de las

aptitudes para la Gerencia de

Aptitudes Claves de Dirección General

COMPETENCIAS Y HABILIDADES “DURAS”

COMPETENCIAS Y HABILIDADES “BLANDAS” OBJETIVOS METAS Raciocinio lógico Coeficiente intelectual Capacidad analítica Conocimientos y experiencias laborales Liderazgo Comunicación efectiva Inteligencia Emocional Capacidad de trabajo en equipo

Orientación a resultados

Influencias Socioeconómicas

•Normas y Reglamentos -NORMA. Ej: ISO, COBIT

-REGLAMENTO. Ej: Reglamento de Edificaciones

-Los planes del proyecto pueden reflejar sus consecuencias (ej: costos).

•Internacionalización

-Los proyectos que trascienden los limites territoriales deben considerar: diferencias horarias, feriados nacionales y regionales, viajes, logística de comunicaciones, otros.

•Influencias Culturales

-CULTURA: totalidad de patrones de comportamiento transmitidos socialmente (creencias, actitudes, instituciones, arte).

Proceso

Conjunto de acciones o serie de pasos para obtener un resultado

partiendo de una situación

determinada:

Entrada: documentos o

elementos documentables sobre los que se va a trabajar.

Herramientas y técnicas:

mecanismos aplicados a las entradas para generar salidas o resultados.

Salidas: documentos o

elementos documentables que son el resultado del proceso

P

Entradas

Herramientas técnicas

Análisis

Diseño

Construcción

Pruebas

Definición de la

solución Diseño Implementación Pruebas

FASES DEL PROYECTO

PROCESOS ORIENTADOS AL PRODUCTO

(Dependen del ÁREA de ESPEALZACION)

Ej: ingenieria de SW

PROCESOS ORIENTADOS A LA GESTIÓN

Procesos

Procesos del Proyecto

•Los proyectos se componen de Procesos.

•Procesos orientados a la Gestión

-Para descubrir y organizar el trabajo del PROYECTO. -Son aplicables a la mayoría de proyectos.

•Procesos orientados al PRODUCTO

-Para especificar y crear el PRODUCTO -Varían según el área de aplicación.

 GRUPO DE PROCESOS DE INICIALIZACIÓN.

 GRUPO DE PROCESOS DE PLANIFICACIÓN.

 GRUPO DE PROCESOS DE EJECUCIÓN.

 GRUPO DE PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL.

Procesos

Clasificación por Grupos

•Los grupos de procesos se enlazan por los resultados que ellos producen. La salida de un grupo se convierte en la entrada de otro.

Planificación

Cierre Iniciación

Control Ejecución

Procesos

Clasificación por Grupos

•Los grupos de procesos ocurren con distintos niveles de intensidad a lo largo de cada fase del proyecto.

Procesos

Interacciones entre Fases

•Las interacciones entre grupos de procesos también incluyen interacciones entre fases.

Fases anteriores …

GRUPO DE PROCESOS DE INICIALIZACIÓN.

Los Procesos de Inicialización inician formalmente un nuevo proyecto o fases

del proyecto incorporando todas las necesidades de la organización en un Project Charter y en un Scope Statement

Preliminar.

Project Manager asignado.

Necesidades del Negocio.

GRUPO DE PROCESOS DE INICIALIZACIÓN.

Necesidad del Negocio

Comienzo de una nueva fase del

proyecto

El proyecto tiene tantos problemas

GRUPO DE PROCESOS DE PLANIFICACIÓN

La planificación del proyecto determina si lo especificado en el Project Charter puede

o no puede ser logrado, así como la forma en que el proyecto será realizado.

Se completo en Grupo de Procesos de Inicialización.

Las acciones correctivas y preventivas aprobadas requieren re-planificación. Los cambios aprobados del

proyecto requieren re-planificación.

Ejecutar significa realizar las actividades del plan de gestión de proyecto inicial o del último plan de gestión de proyecto aprobado

Se completo en la

planificación del proyecto.

El control de integrado de cambio resultó en un cambio al plan de gestión

del proyecto.

Grupo de Procesos de

GRUPO DE PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL.

Realizar seguimiento y control significa medir el rendimiento del proyecto contra el plan de

gestión del proyecto.

Verificación del Alcance.

Control de Alcance.

Control del Cronograma.

Control del Costo.

Realizar Control de Calidad.

Gestionar el Equipo del Proyecto.

Gestionar a los stakeholders.

Seguimiento y Control de Riesgos.

GRUPO DE PROCESOS DE SEGUIMIENTO Y CONTROL.

Grupo de Procesos de Seguimiento y

Control Solicitud de cambios,

acciones correctivas y preventivas recomendadas, y reparación de defectos. Información del rendimiento del trabajo. Entregables

Grupo de procesos de inicialización para revisar

el Project Manager

Grupo de procesos de planificación para

re-planificar partes del proyecto.

Grupo de Procesos de ejecución para reparar

defectos.

Grupo de Procesos de cierre cuando el proyecto

GRUPO DE PROCESOS DE CIERRE

El grupo de procesos de cierre se realiza cuando el proyecto se termina. Esta es una

de las partes más ignoradas de los procesos de gestión de proyectos.

Se completó la fase de proyecto.

Se completo el proyecto.

Se cancelo el proyecto.

Grupo de Procesos de

Procesos

Nueve Áreas del conocimiento

Cuerpo de Conocimientos de la Gerencia de Proyectos

1. Alcance 2. Costos 3. Tiempo 4. Calidad

5. Integración 6. Comunicación 7. Riesgos 8. RRHH 9. Procura

Procesos Core

Procesos Facilitadores

9 Áreas de conocimiento

Correspondencia entre Grupos de Procesos y Áreas de Conocimientos de la Gestión de

Procesos

Enfoque Integrador

Gerencia Integral de proyectos Ciclo de vida del proyecto

Satisfacción de los stakeholders Planificación y producción

P

ro

yec

to

e

xit

o

so

La dirección de proyectos es un

esfuerzo integrador

FUNCIONES FACILITY FUNCIONES CORE