Imporrepuestos Ltda - desarrollo de un modelo para el manejo de inventarios

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(1)IMPORREPUESTOS LTDA.: DESARROLLO DE UN MODELO PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS. JUAN CAMILO MACHADO FERRUCHO. PROYECTO DE GRADO. UNIVERSIDAD DE LOS ANDES FACULTAD DE INGENIERÍA DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL BOGOTÁ, ENERO DE 2012.

(2) DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PROYECTO DE GRADO JUAN CAMILO MACHADO. AGRADECIMIENTOS. Agradezco a mi madre y mi abuela a quien debo mis estudios, A Laura Calderón por su apoyo incondicional, Al Sr. Octavio Fuertes por abrirme las puertas de su empresa, A mi asesor Eliecer Gutiérrez por su guía y enseñanza, A Juan Manuel que me acompaña siempre desde el cielo,.

(3) DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PROYECTO DE GRADO JUAN CAMILO MACHADO. IMPORREPUESTOS LTDA.: Desarrollo de un modelo para el manejo de inventarios.. Tabla de contenido 1.. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 10. 2.. OBJETIVOS ........................................................................................................................... 11 2.1. OBJETIVO GENERAL...................................................................................................... 11. 2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................................... 11. 3.. LA EMPRESA: IMPORTADORA DE REPUESTOS DE BOGOTÁ LTDA. (IMPORREPUESTOS LTDA.) 12 3.1. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LOS PRODUCTOS ............................................................... 12. 3.2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.................................................................................. 13. 3.3. PROVEEDORES ............................................................................................................. 13. 4.. METODOLOGÍA .................................................................................................................... 14 4.1. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ................................................................................. 14. 4.2. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES ......................................................................................... 14. 5.. MARCO TEÓRICO ................................................................................................................. 15 5.1. DEFINICIÓN PYME ........................................................................................................ 15. 5.2. MODELOS DE INVENTARIOS ......................................................................................... 16. 5.2.1. CLASIFICACIÓN ABC .............................................................................................. 16. 5.2.2. EOQ (CANTIDAD ECONÓMICA DE PEDIDO)........................................................... 17. 5.2.3. NIVEL DE SERVICIO ............................................................................................... 17. 5.2.4. MODELOS DE REVISIÓN CONTINUA...................................................................... 18. 5.2.5. MODELOS DE REVISIÓN PERIODICA ..................................................................... 19. 6.. SELECCIÓN DE LOS PRODUCTOS .......................................................................................... 20. 7.. CARACTERIZACIÓN DEL COMPORTAMIENTO HISTORICO DE LA DEMANDA ........................ 22. 8.. DESCRIPCIÓN POLITICA ACTUAL DE PEDIDO ........................................................................ 24. 9.. COSTOS................................................................................................................................ 26. 10.. COSTO TOTAL POLITICA ACTUAL ...................................................................................... 29. 11.. DISEÑO DE POLÍTICAS DE INVENTARIOS .......................................................................... 30. 11.1. GRUPO ESCOBILLAS ..................................................................................................... 31. 3.

(4) DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PROYECTO DE GRADO JUAN CAMILO MACHADO 11.2. GRUPO CORAZAS ......................................................................................................... 33. 11.3. GRUPO CABLES ............................................................................................................ 34. 12.. COSTO TOTAL POLÍTICA DE INVENTARIOS ....................................................................... 34. 13.. HERRAMIENTA DESARROLLADA ...................................................................................... 35. 14.. POLITICA PARA EL AÑO 2012 ........................................................................................... 37. 15.. CONCLUSIONES ................................................................................................................ 38. 16.. REFERENCIAS ................................................................................................................... 40. ANEXOS ....................................................................................................................................... 41 ANEXO 1. GRUPOS DE PRODUCTOS .......................................................................................... 41 ANEXO 2. RESULTADOS ANALISIS DE DEMANDA DE CADA ITEM ............................................... 42 ANEXO 2.1 RESULTADOS ANALISIS DE DEMANDA ESCOBILLA ARR BOSCH 52123 .................. 42 ANEXO 2.2 RESULTADOS ANALISIS DE DEMANDA ESCOBILLA RX134 ARR DELCO 42MT ........ 43 ANEXO 2.3 RESULTADOS ANALISIS DE DEMANDA ESCOBILLA VFX99 TOYOTA RELACION ...... 43 ANEXO 2.4 RESULTADOS ANALISIS DE DEMANDA RX69 ESCOBILLA DE ARRANQUE P900 12V 44 ANEXO 2.5 RESULTADOS ANALISIS DE DEMANDA CORAZA ABIERTA CORRUGADA ½ ............ 45 ANEXO 2.6 RESULTADOS ANALISIS DE DEMANDA CORAZA ABIERTA CORRUGADA 3/8.......... 46 ANEXO 2.7 RESULTADOS ANALISIS DE DEMANDA CORAZA ABIERTA CORRUGADA ¼............. 47 ANEXO 2.8 RESULTADOS ANALISIS DE DEMANDA CABLE VEHICULO IR 14 NORMA ............... 48 ANEXO 2.9 RESULTADOS ANALISIS DE DEMANDA ESCOBILLA ARR LT500 DAITHASU CON TERMI .................................................................................................................................. 49 ANEXO 2.10 RESULTADOS ANALISIS DE DEMANDA CABLE VEHICULO IR 16 NORMA ............. 50 ANEXO 3 MÉTODOS PARA CALCULAR LA TASA DE MANTENIMIENTO ....................................... 51 ANEXO 3.1 MÉTODO 1.......................................................................................................... 51 ANEXO 4 SIMULACIÓN MODELOS GRUPO ESCOBILLAS ............................................................. 52 ANEXO 4.1 MODELO (Q,R,c) ................................................................................................. 52 ANEXO 4.2 MODELO (S,s,c) ................................................................................................... 53 ANEXO 4.3 MODELO (Q,T) .................................................................................................... 55 ANEXO 4.4 MODELO (S,T) ..................................................................................................... 57 ANEXO 4.5 MODELO COMBINADO (Q,S,T) ............................................................................ 59 ANEXO 5 SIMULACIÓN MODELOS GRUPO CORAZAS ................................................................. 60 ANEXO 5.1 MODELO (Q,R,c) ................................................................................................. 60. 4.

(5) DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PROYECTO DE GRADO JUAN CAMILO MACHADO ANEXO 5.2 MODELO (S,s,c) ................................................................................................... 61 ANEXO 5.3 MODELO (Q,T) .................................................................................................... 62 ANEXO 5.4 MODELO (S,T) ..................................................................................................... 64 ANEXO 5.5 MODELO COMBINADO (Q,S,T) ............................................................................ 65 ANEXO 6 SIMULACIÓN MODELOS GRUPO CABLES .................................................................... 66. 5.

(6) DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PROYECTO DE GRADO JUAN CAMILO MACHADO INDICE DE FIGURAS. Fig. 1 - Pareto por grupos de productos de IMPORREPUESTOS LTDA. ............................... 20 Fig. 2 – 20 principales referencias pertenecientes a los cinco grupos principales.............. 22 Fig. 3 - Demanda mensual ESCOBILLA VFX99 TOYOTA RELACION ..................................... 23 Fig. 4 - Nivel de inventario histórico de la referencia 52123 A ESCOBILLA ARR BOSCH ...... 25 Fig. 5 - Comportamiento de los costos del grupo escobillas según el periodo entre pedidos. ........................................................................................................................................ 31 Fig. 6 - Comportamiento de los costos del grupo corazas según el periodo entre pedidos33 Fig. 7 - Resultados herramienta desarrollada para el análisis de la demanda .................... 36 Fig. 8 – Resultados herramienta desarrollada para el análisis del nivel de inventario ....... 36 Fig. 9 - Resultados herramienta desarrollada para la simulación de modelos de inventarios ........................................................................................................................................ 37 Fig. 10 - Demanda mensual de la referencia 52123 A ESCOBILLA ARR BOSCH .................. 42 Fig. 11 – Nivel de inventario de la referencia 52123 A ESCOBILLA ARR BOSCH ................. 42 Fig. 12 - Demanda mensual de la referencia RX134 A ESCOBILLA ARR DELCO 42MT ......... 43 Fig. 13 - Nivel de inventario de la referencia RX134 A ESCOBILLA ARR DELCO 42MT ........ 43 Fig. 14 - Demanda mensual de la referencia VFX99 A ESCOBILLA ARR TOYOTA RELACION 44 Fig. 15 - Nivel de inventario de la referencia VFX99 A ESCOBILLA ARR TOYOTA RELACION 44 Fig. 16 - Demanda mensual de la referencia RX69 A ESCOBILLA DE ARRANQUE P900 12V 45 Fig. 17 - Nivel de inventario de la referencia RX69 A ESCOBILLA DE ARRANQUE P900 12V 45 Fig. 18 - Demanda mensual de la referencia ½ A CORAZA ABIERTA CORRUGADA ............. 46 Fig. 19 - Nivel de inventario de la referencia ½ A CORAZA ABIERTA CORRUGADA............. 46 Fig. 20 - Demanda mensual de la referencia 3/8 A CORAZA ABIERTA CORRUGADA .......... 47 Fig. 21 - Nivel de inventario de la referencia 3/8 A CORAZA ABIERTA CORRUGADA .......... 47 Fig. 22 - Demanda mensual de la referencia 1/4 A CORAZA ABIERTA CORRUGADA .......... 48 Fig. 23 - Nivel de inventario de la referencia 1/4 A CORAZA ABIERTA CORRUGADA .......... 48 Fig. 24 - Demanda mensual de la referencia 14 IR CABLE VEHÍCULO 14 NORMA .............. 49 Fig. 25 - Nivel de inventario de la referencia 14 IR CABLE VEHÍCULO 14 NORMA .............. 49 Fig. 26 - Demanda mensual de la referencia 159200T A ESCOBILLA ARR LT500 DAITHASU CON TERMI ...................................................................................................................... 50 Fig. 27 - Nivel de inventario de la referencia 159200T A ESCOBILLA ARR LT500 DAITHASU CON TERMI ...................................................................................................................... 50 Fig. 28 - Demanda mensual de la referencia 16 IR CABLE VEHÍCULO 16 NORMA .............. 51 Fig. 29 - Nivel de inventario de la referencia 16 IR CABLE VEHÍCULO 16 NORMA .............. 51 Fig. 30 - 52123 A ESCOBILLA ARR BOSCH .......................................................................... 53 Fig. 31 - RX134 A ESCOBILLA ARR DELCO 42MT ................................................................ 53 Fig. 32 - VFX99 A ESCOBILLA ARR TOYOTA RELACION ....................................................... 53 Fig. 33 - RX69 A ESCOBILLA DE ARRANQUE P900 12V ....................................................... 53 Fig. 34 - 159200T A ESCOBILLA ARR LT500 DAITHASU CON TERMI ................................... 53 Fig. 35 - 52123 A ESCOBILLA ARR BOSCH .......................................................................... 55 Fig. 36 - RX134 A ESCOBILLA ARR DELCO 42MT ............................................................... 55 Fig. 37 - VFX99 A ESCOBILLA ARR TOYOTA RELACION ....................................................... 55 6.

(7) DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PROYECTO DE GRADO JUAN CAMILO MACHADO. Fig. 38 - RX69 A ESCOBILLA DE ARRANQUE P900 12V ....................................................... 55 Fig. 39 - 159200T A ESCOBILLA ARR LT500 DAITHASU CON TERMI ................................... 55 Fig. 40 - 52123 A ESCOBILLA ARR BOSCH .......................................................................... 56 Fig. 41 - RX134 A ESCOBILLA ARR DELCO 42MT ............................................................... 56 Fig. 42 - VFX99 A ESCOBILLA ARR TOYOTA RELACION ....................................................... 57 Fig. 43 - RX69 A ESCOBILLA DE ARRANQUE P900 12V ....................................................... 57 Fig. 44 - 159200T A ESCOBILLA ARR LT500 DAITHASU CON TERMI ................................... 57 Fig. 45 - 52123 A ESCOBILLA ARR BOSCH .......................................................................... 58 Fig. 46 - RX134 A ESCOBILLA ARR DELCO 42MT ............................................................... 58 Fig. 47 - VFX99 A ESCOBILLA ARR TOYOTA RELACION ....................................................... 58 Fig. 48 - RX69 A ESCOBILLA DE ARRANQUE P900 12V ....................................................... 58 Fig. 49 - 159200T A ESCOBILLA ARR LT500 DAITHASU CON TERMI ................................... 58 Fig. 50 - 52123 A ESCOBILLA ARR BOSCH .......................................................................... 59 Fig. 51 - RX134 A ESCOBILLA ARR DELCO 42MT ............................................................... 59 Fig. 52 - VFX99 A ESCOBILLA ARR TOYOTA RELACION ....................................................... 60 Fig. 53 - RX69 A ESCOBILLA DE ARRANQUE P900 12V ....................................................... 60 Fig. 54 - 159200T A ESCOBILLA ARR LT500 DAITHASU CON TERMI ................................... 60 Fig. 55 - 1/2 A CORAZA ABIERTA CORRUGADA ................................................................. 61 Fig. 56 - 3/8 A CORAZA ABIERTA CORRUGADA ................................................................. 61 Fig. 57 - 1/4 A CORAZA ABIERTA CORRUGADA ................................................................ 61 Fig. 58 - 1/2 A CORAZA ABIERTA CORRUGADA ................................................................. 62 Fig. 59 - 3/8 A CORAZA ABIERTA CORRUGADA ................................................................. 62 Fig. 60 - 1/4 A CORAZA ABIERTA CORRUGADA ................................................................ 62 Fig. 61 - 1/2 A CORAZA ABIERTA CORRUGADA ................................................................. 63 Fig. 62 - 3/8 A CORAZA ABIERTA CORRUGADA ................................................................. 63 Fig. 63 - 1/4 A CORAZA ABIERTA CORRUGADA ................................................................ 63 Fig. 64 - 1/2 A CORAZA ABIERTA CORRUGADA ................................................................. 64 Fig. 65 - 3/8 A CORAZA ABIERTA CORRUGADA ................................................................. 64 Fig. 66 - 1/4 A CORAZA ABIERTA CORRUGADA ................................................................ 65 Fig. 67 - 1/2 A CORAZA ABIERTA CORRUGADA ................................................................. 66 Fig. 68 - 3/8 A CORAZA ABIERTA CORRUGADA ................................................................. 66 Fig. 69 - 1/4 A CORAZA ABIERTA CORRUGADA ................................................................ 66 Fig. 70 - 14 IR CABLE VEHICULO 14 NORMA ..................................................................... 67 Fig. 71 - 16 IR CABLE VEHICULO 16 NORMA ..................................................................... 67. 7.

(8) DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PROYECTO DE GRADO JUAN CAMILO MACHADO INDICE DE TABLAS. Tabla 1 - Cronograma de Actividades ............................................................................... 14 Tabla 2 - Clasificación de las PYME ................................................................................... 15 Tabla 3 - Cinco principales grupos de productos............................................................... 21 Tabla 4 – Productos seleccionados ................................................................................... 22 Tabla 5 – Resultados análisis de la demanda para la referencia ESCOBILLA VFX99 TOYOTA RELACION ........................................................................................................................ 24 Tabla 6 - Proveedores, periodo de entrega, unidades de medida y costo variable de los diez ítems seleccionados .................................................................................................. 26 Tabla 7 - Costos de mantenimiento y tamaño de la bodega. ............................................ 26 Tabla 8 – Resultados Método 2 para calcular la Tasa de mantenimiento .......................... 27 Tabla 9 - Costos SIA .......................................................................................................... 28 Tabla 10 – Costo y Volumen interno contenedor 40 ft ..................................................... 28 Tabla 11 - Costos asociados a los modelos de inventarios por grupos de productos. ........ 29 Tabla 12 - Costos anuales política actual de inventario de IMPORREPUESTOS LTDA. ........ 30 Tabla 13 - Resultados simulaciones modelos grupo escobillas .......................................... 32 Tabla 14 - Resultados simulaciones modelos grupo corazas ............................................. 34 Tabla 15 - Resultados simulaciones modelos grupo cables ............................................... 34 Tabla 16 - Costos política propuesta para IMPORREPUESTOS LTDA. en el periodo estudiado ........................................................................................................................................ 35 Tabla 17 - Costos política Actual para IMPORREPUESTOS LTDA. en el periodo estudiado . 35 Tabla 18 - Parámetros y costos de la política propuesta para el año 2012 ........................ 38 Tabla 19 - Grupos de productos ....................................................................................... 41 Tabla 20 - Resultados análisis de demanda para la referencia 52123 A ESCOBILLA ARR BOSCH ............................................................................................................................. 42 Tabla 21 - Resultados análisis de demanda de la referencia RX134 ESCOBILLA ARR DELCO 42 MT .............................................................................................................................. 43 Tabla 22 - Resultados análisis de demanda de la referencia VFX99 A ESCOBILLA ARR TOYOTA RELACION ........................................................................................................... 44 Tabla 23 - Resultados análisis de demanda de la referencia RX69 A ESCOBILLA DE ARRANQUE P900 12V ....................................................................................................... 45 Tabla 24 - Resultados análisis de demanda de la referencia ½ A CORAZA ABIERTA CORRUGADA .................................................................................................................... 45 Tabla 25 - Resultados análisis de demanda de la referencia 3/8 A CORAZA ABIERTA CORRUGADA .................................................................................................................... 46 Tabla 26 - Resultados análisis de demanda de la referencia 1/4 A CORAZA ABIERTA CORRUGADA .................................................................................................................... 47 Tabla 27 - Resultados análisis de demanda de la referencia 14 IR CABLE VEHÍCULO 14 NORMA ............................................................................................................................ 48 Tabla 28 - Resultados análisis de demanda de la referencia 159200T A ESCOBILLA ARR LT500 DAITHASU CON TERMI ........................................................................................... 49 8.

(9) DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PROYECTO DE GRADO JUAN CAMILO MACHADO. Tabla 29 - Resultados análisis de demanda de la referencia 16 IR CABLE VEHÍCULO 16 NORMA ............................................................................................................................ 50 Tabla 30 – Resultados Método 1 para calcular la Tasa de mantenimiento ........................ 51 Tabla 31 - Parámetros del Modelo (Q, R, c) para el grupo Escobillas................................. 52 Tabla 32 - Costos del Modelo (Q, R, c) para el grupo Escobillas ........................................ 52 Tabla 33 - Parámetros del Modelo (S, s, c) para el grupo Escobillas .................................. 54 Tabla 34 - Costos del Modelo (S, s, c) para el grupo Escobillas .......................................... 54 Tabla 35 - Parámetros del Modelo (Q, T) para el grupo Escobillas .................................... 56 Tabla 36 - Costos del Modelo (Q, T) para el grupo Escobillas ............................................ 56 Tabla 37 - Parámetros del Modelo (S, T) para el grupo Escobillas ..................................... 57 Tabla 38 - Costos del Modelo (S, T) para el grupo Escobillas ............................................. 58 Tabla 39 - Parámetros del Modelo combinado (Q, S, T) para el grupo Escobillas .............. 59 Tabla 40 - Costos del Modelo combinado (Q, S, T) para el grupo Escobillas ...................... 59 Tabla 41 - Parámetros del Modelo (Q, R, c) para el grupo Corazas ................................... 60 Tabla 42 - Costos del Modelo (Q, R, c) para el grupo Corazas ........................................... 61 Tabla 43 - Parámetros del Modelo (S, s, c) para el grupo Corazas ..................................... 62 Tabla 44 - Costos del Modelo (S, s, c) para el grupo Corazas ............................................. 62 Tabla 45 - Parámetros del Modelo (Q, T) para el grupo Corazas ....................................... 63 Tabla 46 - Costos del Modelo (Q, T) para el grupo Corazas ............................................... 63 Tabla 47 - Parámetros del Modelo (S, T) para el grupo Corazas ........................................ 64 Tabla 48 - Costos del Modelo (S, T) para el grupo Corazas ................................................ 64 Tabla 49 - Parámetros del Modelo combinado (Q, S, T) para el grupo Corazas ................. 65 Tabla 50 - Costos del Modelo combinado (Q, S, T) para el grupo Corazas ......................... 65 Tabla 51 - Parámetros del Modelo (S, s) para el grupo Cables .......................................... 66 Tabla 52 - Costos del Modelo (S, s) para el grupo Cables .................................................. 67. 9.

(10) DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PROYECTO DE GRADO JUAN CAMILO MACHADO. IMPORREPUESTOS LTDA.: Desarrollo de un modelo para el manejo de inventarios. 1.. INTRODUCCIÓN. En Colombia la micro, pequeña y mediana empresa representa la mayoría en la estructura empresarial y a su vez la mayor fuente de trabajo. Según el censo general de 2005 realizado por el DANE, las empresas colombianas son 96,4% definidas como microempresas, 3,0% como pequeñas, 0,5% medianas y las grandes 0,1% y a su vez la población que ocupan es de 50,3%, 17,6%, 12,9% y 19,2% respectivamente (Pymes en cifras, 2008). Pero de la misma forma como las PYMEs tienen una gran representación en la distribución de las empresas colombianas enfrentan grandes problemas. Pese a ser mayoría, este tipo de empresas tiene una baja participación en la producción nacional; mientras las empresas grandes representan más del 70% de la producción, la participación de las PYMEs es menor al 30% (DANE, 2005). Entre los problemas a los que se enfrentan las PYMEs en Colombia se destacan: “alta informalidad, bajos niveles de asociatividad, mercados estrechos donde se ofrecen los productos, bajos niveles tecnológicos, poca formación de sus recursos humanos y un limitado acceso al sector financiero” (Pymes en cifras, 2008). Estos problemas tienen una influencia directa en altos niveles de costo, bajas rentabilidades y alto riesgo de quiebra. La informalidad es uno de los problemas de mayor extensión y frecuencia y comprende tanto las prácticas y operaciones empresariales como la contratación de los empleados. El no registro de la empresa, el no pago de impuestos, la contratación de trabajadores sin la totalidad de las prestaciones, el no llevar registros contables o de inventarios, son algunas de la prácticas de informalidad más frecuentes en las pequeñas y medianas empresas colombianas y según FEDESARROLLO (2007) entre menor el tamaño de las empresas mayores los niveles de informalidad. IMPORTADORA DE REPUESTOS BOGOTÁ LTDA, de ahora en adelante IMPORREPUESTOS LTDA.1, es una pequeña empresa bogotana fundada en 1960 y cuyo objeto social es la compra, venta e importación de repuestos para automotor. El portafolio de productos de la compañía está conformado por 1151 referencias que son importadas de países como China, México, Brasil, Estados Unidos, entre otros y está conformada por 8 trabajadores. IMPORREPUESTOS LTDA. no es ajena a la problemática que presentan la mayoría de PYMEs en el país. Como importadora, IMPORREPUESTOS LTDA. cuenta con grandes niveles de inventario y por las características de los productos, en su mayoría pequeños y de difícil manejo, por falta de herramientas de información y por falta de espacio, tiene dificultades con el manejo de las referencias. Además, la empresa no cuenta con un registro claro de la cantidad de productos en bodega, no cuenta con modelos de inventarios y el reabastecimiento se realiza por experticia del gerente, lo que les genera ventas perdidas por falta de inventario o demoras en la entrega de pedidos.. 1. Sigla autorizada por la Cámara de Comercio de Bogotá. 10.

(11) DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PROYECTO DE GRADO JUAN CAMILO MACHADO Con el fin de incentivar mejores prácticas en las empresas colombianas y dado el potencial productivo que se usa apenas en un pequeño porcentaje, el presente proyecto de grado busca abordar el problema de IMPORREPUESTOS LTDA. Se planea usar las herramientas brindadas por la ingeniería industrial para realizar un estudio, analizando la demanda de los productos y los tiempos y costos de abastecer con el fin de desarrollar un modelo de inventarios, con las políticas apropiadas para cada producto. Dentro del proyecto será desarrollada una herramienta que le permita a la empresa tener un mejor manejo de los inventarios y realizar los análisis, mostrados en este proyecto, a futuro y a otros ítems no estudiados. Se espera que el resultado de este proyecto reduzca los costos por ventas perdidas y mejore los niveles de servicio al cliente. A lo largo del documento se presenta la información de la empresa, la descripción del problema identificado y el análisis y solución planteada, documentando paso a paso, con el objetivo de que este tipo de estudios y procesos sean realizados cada vez en mayor cantidad de PYMEs, creando así mejores prácticas y resultados en este tipo de empresas. 2.. OBJETIVOS. 2.1. OBJETIVO GENERAL. Realizar un diagnóstico y análisis del manejo actual de los inventarios de IMPORREPUESTOS LTDA. con el fin de definir una política para mejorar los niveles de servicio y los costos asociados. 2.2        . OBJETIVOS ESPECÍFICOS. Caracterizar el comportamiento de la demanda de las principales referencias de IMPORREPUESTOS LTDA. Conocer las estrategias actuales para el manejo de inventarios que tiene la empresa de estudio. Caracterizar de forma detallada los componentes de costos asociados al manejo de inventarios. Diseñar las políticas de inventario apropiadas para los productos más importantes de IMPORREPUESTOS LTDA. Mejorar la gestión de la información en IMPORREPUESTOS LTDA. para hacer uso de esta en la planeación de los inventarios. Incentivar el uso de herramientas y mejores prácticas para el manejo de la información en una PYME Colombiana, para promover así mayor formalidad en los procesos de control y manejo de inventarios. Desarrollar Herramienta (Software) que facilite la programación de abastecimiento y control del inventario. Comparar, medir y cuantificar la política actual de la empresa para el manejo de los inventarios frente al nuevo modelo propuesto y los efectos de implementación de una nueva política de inventarios.. 11.

(12) DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PROYECTO DE GRADO JUAN CAMILO MACHADO 3. LA EMPRESA: IMPORTADORA DE REPUESTOS DE BOGOTÁ LTDA. (IMPORREPUESTOS LTDA.) IMPORREPUESTOS LTDA. es una empresa ubicada en la carrera 28 B # 71C-30 en la ciudad de Bogotá, fundada en 1960 y cuyo objeto social es la compra, venta e importación de repuestos para automotor. El representante legal y gerente de la compañía es Erwin Octavio Fuertes Fonseca. La empresa es una empresa pequeña2 dado los activos totales de la compañía que en el año 2010 ascendieron a 4860 SMLV3 y puesto que cuenta actualmente con 8 empleados entre operarios y administrativos. La misión declarada de la organización dentro su estrategia organizacional es: “Somos una empresa que importa y comercializa partes y repuestos para automóviles, orientada a la búsqueda de nuevos caminos estratégicos aplicando innovaciones comerciales, para dar respuestas rápidas a las necesidades de nuestros cliente, facilitando el desarrollo empresarial y humano en beneficio de todos sus vinculados.” La visión declarada de la organización dentro su estrategia organizacional es: “Buscamos consolidarnos como la primera opción de compra de todos los clientes a nivel nacional en el mercado de partes y repuestos para automóviles, apoyados en la calidad de nuestra gente, nuestros productos y servicios.” La actividad principal de la compañía es el comercio de partes, piezas (autopartes) y accesorios (lujos) para vehículos automotores. La compra e importación de los productos se realiza con proveedores en diferentes partes del mundo, tales como China, México, Brasil, entre otros. La empresa cuenta con un único almacén de venta ubicado en la misma dirección de la sede administrativa y bodega, pero la mayoría de las ventas se realizan a través de visitas que realizan los directivos de la compañía a sus clientes, ubicados en diferentes regiones de Colombia y conformados en su mayoría por distribuidoras mayoristas, minoristas y algunos centros de servicio técnico. De igual forma los clientes pueden realizar pedidos a través de teléfono o fax. A lo largo de los más de 50 años de funcionamiento, IMPORREPUESTOS LTDA. a buscado fortalecer fuertemente los vínculos con sus clientes y a través de constante comunicación y retroalimentación ha logrado un gran reconocimiento y fidelización en el mercado dados sus altos niveles de calidad y servicio. 3.1. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LOS PRODUCTOS. La empresa importa y comercializa partes, piezas y accesorios principalmente para automóviles y una menor cantidad para motocicletas y algunos electrodomésticos. Los productos ofrecidos son, 2. De acuerdo con las definiciones contenidas en la Ley 905 de 2004 del Congreso Nacional de la Republica de Colombia, la Micro, Pequeña y Mediana Empresa (PYME) se define la pequeña empresa como aquella con una planta entre 11 y 50 trabajadores o activos totales entre 501 a 5000 SMMLV. 3 Salario Mínimo Legal del año 2010 equivalente a $515.000 pesos colombianos. Cifra obtenida del Ministerio de la Protección Social.. 12.

(13) DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PROYECTO DE GRADO JUAN CAMILO MACHADO en su mayoría, productos genéricos e identificados con una marca propia; los productos especializados y de marca son una minoría dentro del portafolio de servicios. En la actualidad el portafolio de productos de IMPORREPUESTOS LTDA. está conformado por 1151 referencias divididas en 7 grandes líneas y a su vez en 43 grupos de productos. Las líneas de productos son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.. Bujes (311 Referencias) Escobillas (173 Referencias) Portaescobillas (98 Referencias) Fusibles (57 Referencias) Bombillos (79 Referencias) Corazas (7 Referencias) Miscelánea (Incluye otras como Abrazaderas, Masters, Spaguetty, Conectores, Cables, etc.) (426 Referencias). Dentro de las líneas anteriores la empresa reconoce como productos estrella los bujes y las escobillas dadas las cantidades de referencias importadas y su participación en los ingresos de la compañía. 3.2. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. IMPORREPUESTOS LTDA. es una pequeña empresa perteneciente a tres hermanos que son los encargados de la toma de decisiones dentro de la empresa, el gerente es el señor Erwin Octavio Fuertes Fonseca y es el encargado de decir cuándo y que cantidad de productos importar. En manos de la parte directiva de la empresa, los tres hermanos: gerente, subgerente y administrador, también recae la función de visitar a los clientes alrededor del país realizando la mayoría de las ventas. La importadora cuenta con un área contable que se encarga tanto de la contabilidad de la empresa como del control de la cartera, facturación, pagos, entre otras actividades relacionadas, el departamento está conformado por cuatro empleados. Finalmente, hay cuatro empleados encargados de la bodega y del almacén que se encuentra en las mismas instalaciones. En el área de bodega se despachan los pedidos, se reciben y ordenan las importaciones y se realizan pequeñas ventas y el almacén. 3.3. PROVEEDORES. Proveen a la empresa, están estrechamente relacionados con su funcionamiento, parte del éxito de una PYME está en conseguir excelentes proveedores que cumplan los requerimientos de tiempo y calidad y en afianzar las relaciones con los mismos. Son muy importantes para el desarrollo de una política de inventarios, que dependerá del cumplimiento ofrecido y del nivel de conocimiento que se tenga de los tiempos de entrega de cada uno de los suministradores. IMPORREPUESTOS LTDA. cuenta con proveedores nacionales e internacionales. En cuanto a los proveedores internacionales, cuenta con reconocidas marcas y, también, la importadora ha. 13.

(14) DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PROYECTO DE GRADO JUAN CAMILO MACHADO buscado empresas que fabriquen productos de alta calidad y que estén marcados con el sello de la marca IR. Estas fábricas se encuentran principalmente en China, y son fábricas que atienden todas las necesidades de productos de alta calidad en las cuales se fundamenta la oferta de valor de la importadora. México, es el país donde se encuentran dos de los más importantes proveedores de IMPORREPUESTOS LTDA: Shunk y St. Marys. Estas dos empresas proveen a la importadora de su producto estrella, las escobillas en sus diferentes referencias. 4.. METODOLOGÍA. 4.1. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES Semana 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18. Fechas 1 - 5 Ago. 8 - 12 15 - 19 22-26 29 - 2 Sep. 5–9 12 - 16 19 – 23 26 – 30 3 – 7 Oct. 10 – 14 17 – 21 24 – 28 31 – 4 Nov. 7 – 11 14 – 18 21 – 25 28 – 2 Dic.. Actividad Selección de los Ítems a trabajar. Estudio de la demanda. Selección Modelo Desarrollo Modelo Construcción Herramienta (Software) Finalización y revisión del documento. Entrega y Presentación. Tabla 1 - Cronograma de Actividades. 4.2. DESCRIPCIÓN ACTIVIDADES. Recolección de datos: recolección minuciosa de datos e información relevante para el desarrollo del proyecto; Se realiza por medio de reuniones con los miembros de la empresa y teniendo acceso a la información histórica de la compañía. Se recogerá información histórica de la demanda de los productos, proveedores, tiempo de entrega, costos, entre otros. Con la información recogida se harán los respectivos análisis y se calcularan los datos faltantes y relevantes para el modelo desarrollado y para realizar análisis más exhaustivos. Selección de Ítems a trabajar: En ésta etapa se pretende reducir el número de ítems objeto de estudio a 40, utilizando la información y conocimiento ofrecido por el gerente de la compañía y utilizando las herramientas: análisis de Pareto y clasificación ABC.. 14.

(15) DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PROYECTO DE GRADO JUAN CAMILO MACHADO. Estudio de la demanda: Conociendo los ítems a trabajar se pretende hacer un estudio de la demanda de estos productos, hallando sus distribuciones empleando herramientas tales como crystal ball, stata o input analayzer de Arena. También se propone en esta etapa realizar algunas pruebas de homogeneidad para comprobar si todas las piezas pertenecientes a un grupo tienen el mismo comportamiento estadístico y es posible emplear un mismo modelo para todo un grupo o si por el contrario se deben desarrollar modelos independientes. Dentro del estudio de la demanda también se pretende estudiar los niveles de inventarios, las políticas actuales de pedido, el número de faltantes, entre otras variables que permitan comparar y cuantificar el nuevo modelo propuestos frente a lo que en la actualidad se realiza en la empresa, incluyendo el cálculo de los costos (Costos de mantener inventario, costo de oportunidad de tener inventario, entre otros) de la política actual y la política desarrollada. Selección del Modelo: Una vez conociendo el tipo de demanda, las distribuciones y los tiempos de entrega y apoyado en bibliografía, se seleccionara el modelo más apropiado para el manejo de los inventarios de la empresa y se dará inicio al desarrollo de esta modelo. Desarrollo Modelo: Durante esta etapa se dará desarrollo al modelo, identificando los costos faltantes (costo de faltantes, costo de inventario, entre otros) y se calcularan los datos correspondientes al modelo (cantidad de pedido, periodo de pedido o punto de re orden). En esta etapa también se calculara el costo total de la política y se realizara una comparación con la política actual de la empresa. Construcción Herramienta: Finalizado el modelo, se dará inicio a la construcción de una herramienta que le permita a la empresa manejar sus inventarios sujeto al modelo desarrollado. Finalización y Revisión del documento: En esta etapa se dará finalización al documento del proyecto, se corregirán aspectos del mismo y se concluirá respecto a los resultados encontrados y lo observado a lo largo del proyecto. 5.. MARCO TEÓRICO. 5.1. DEFINICIÓN PYME. “De acuerdo con las definiciones contenidas en la Ley 905 de 2004 la Micro, Pequeña y Mediana Empresa (PYME) se definen como: Tamaño de Empresa Micro Pequeña Mediana. Monto de Activos Menos de 501 SMLV Entre 501 y 5000 SMLV Entre 5001 y 30000 SMLV. N° de Empleados Menos de 10 Trabajadores Entre 11 y 50 Trabajadores Entre 51 y 200 Trabajadores. Tabla 2 - Clasificación de las PYME. En caso de presentarse una combinación de parámetros de activos totales y de planta diferentes a los definidos, el elemento determinante será el de los activos totales.”(Ley 905 de 2004, 2004). 15.

(16) DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PROYECTO DE GRADO JUAN CAMILO MACHADO 5.2. MODELOS DE INVENTARIOS. Los modelos de inventarios han sido ampliamente tratados por diferentes autores: Comúnmente los inventarios están relacionados con la mantención de cantidades suficientes de bienes (insumos, repuestos, etc.), que garanticen una operación fluida en un sistema o actividad comercial. La forma efectiva de manejar los inventarios es minimizando su impacto adverso, encontrando un punto medio entre la poca reserva y el exceso de reserva (Sánchez, 2003,Sección de Modelos de Inventarios, párr. 1). Un modelo de inventarios se realiza para resolver principalmente dos preguntas: ¿Cuánto debo pedir? ¿Cuándo debo pedir? y la respuesta a estas preguntas dependerá de múltiples factores tales como la distribución de la demanda, el nivel de servicio planeado, los costos y tiempos de abastecimiento, la revisión del nivel de inventario, entre muchas otras. El área de investigación de operaciones y Logística han estudiado y diseñado diversos modelos, pero para en cada empresa el modelo a aplicar será diferente por lo cual es necesario realizar un estudio personalizado. La aplicación de modelos de inventarios permite disminuir el tiempo de espera del cliente y producir o abastecer a ritmo regular, además de disminuir los costos asociados a stocks altos o a ventas perdidas; esto se ha podido comprobar a través de los estudios y aplicación en diversas empresas (Sánchez, 2003). 5.2.1. CLASIFICACIÓN ABC. En el mundo real el manejo de inventarios se refiere al manejo de más de una referencia, un número apreciable de ítems que difieren en sus demandas, tamaños y precios. Empresas como IMPORREPUESTOS LTDA. donde el número de referencias es de más de mil puede ser muy costoso, en cuestión de dinero y de tiempo, planear una política óptima para cada uno de los productos. La clasificación ABC permite a las empresas concentrar la atención en una minoría de los productos que generan la mayoría de los ingresos de la empresa. Esta clasificación fue inventada durante la década de los 50s por la reconocida empresa General Electric y permite a la compañía identificar cuáles son los productos que tienen la mayor participación en las ventas, estos son conocidos como productos tipo A; los productos tipo A son en los que la empresa invierte la mayor cantidad de dinero en inventarios el desarrollo de políticas efectivas para el control de los inventarios genera ahorros significativos para la compañía. (Winston, 1991). Según la clasificación ABC, basada en estudios repetidos, existen tres tipos de productos: Tipo A: Son aproximadamente entre el 5 y 20% de los productos de una empresa y representan entre el 55 y 65 % de las ventas. Tipo B: Son entre el 20 y 30 % de los artículos de una empresa representando entre el 20 y 40% de los ingresos por venta.. 16.

(17) DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PROYECTO DE GRADO JUAN CAMILO MACHADO TIPO C: Son la mayoría de los productos de la empresa; los estudios han mostrado que entre el 50 y 75% de los productos solo tienen entre un 5y 25% de participación en las ventas. (Winston,. 1991) 5.2.2. EOQ (CANTIDAD ECONÓMICA DE PEDIDO). Es un modelo fundamental en el control de inventarios (Silver, Pyke, & Peterson, 1998). Consiste en encontrar el costo total mínimo de mantener el producto, partiendo de la ecuación de costos totales (Ecuación 1); En el punto encontrado se iguala el costo de pedir con el costo de mantenimiento del inventario. Tomando la siguiente ecuación de costos totales:. Donde, CT: Costo total, Q: Cantidad a pedir, H=i*c, c: Costo variable del producto, i: tasa de mantener, D: Demanda anual, K: Costo Fijo de pedir, B=Costo de faltantes, Derivando parcialmente con respecto a Q encontramos el valor que minimiza los costos totales de mantener el inventario conocido como EOQ: √. El modelo básico de EOQ esta sujeto a los siguientes supuestos: 1) La demanda anual es constante 2) Los costos no varían en el tiempo 3) No se permiten faltantes 4) La cantidad a pedir es constante 5) No hay tiempo de demora en la entrega de pedido y 6) se reabastece al llegar el inventario a cero (Winston, 1991). A partir del modelo básico nacen otra gran cantidad de modelos donde se cambian algunos de los supuestos básicos. 5.2.3. NIVEL DE SERVICIO. El nivel de servicio es una medida probabilística para estimar los niveles de satisfacción de la demanda. Existen dos tipos de nivel de servicio que le permiten a la empresa poder conocer los niveles de cumplimiento a sus clientes (Ballou, 2004). El nivel de servicio tipo 1 se refiere a la proporción de ciclos sin faltantes. Es decir, la probabilidad de que no existan faltantes. El nivel de servicio tipo 2 se refiere a la proporción de la demanda que se puede suplir por las existencias a la mano.. 17.

(18) DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PROYECTO DE GRADO JUAN CAMILO MACHADO. 5.2.4. MODELOS DE REVISIÓN CONTINUA. En los modelos de revisión continua se monitorea todo el tiempo los niveles de inventario y se realizan pedidos cuando estos llegan a un nivel especificado. En la vida real no son muy usados ya que un sistema basado en la revisión continua es más costoso de operar e incrementan la incertidumbre y los costos asociados (Ballou, 2004). Por otro lado, en una empresa como IMPORREPUESTOS LTDA., donde el número de referencias es lo bastante amplio, se dificultaría con un modelo continuo lograr coordinar el pedido de varios ítems en un mismo periodo de tiempo, lo cual se vería directamente reflejado en el aumento de los costos por pedir. Los modelos (Q,R) y (S,s) son los más conocidos y más usados de revisión continua. 5.2.4.1 MODELO (Q,R) Consiste en pedir una cantidad constante Q. Este reabastecimiento se da cuando la posición del inventario se encuentra por debajo del nivel R. La posición del inventario se entiende como el inventario que tiene la empresa a la mano más el inventario que esta en transito, y en las empresas que manejan backorders (pedidos pendientes), menos los pedidos pendientes (Silver, Pyke, & Peterson, 1998). El Q puede tomar cualquier valor que estime la empresa. Sin embargo el valor recomendado es el EOQ. El punto de reorden R al igual que Q puede tomar cualquier valor, pero el valor recomendado es la demanda equivalente al periodo de entrega más el correspondiente inventario de seguridad (Winston, 1991). 5.2.4.2 MODELO (S,s) El modelo (S,s) es muy similar al anteriormente expuesto ya que se realizara una orden de pedido cada que el inventario alcance un nivel s (igual al nivel R del modelo (Q,R)). La diferencia es que la cantidad a pedir no es fija como en el modelo anterior, en esta ocasión se piden tantas cantidades como sea necesario para hacer que la posición del inventario alcance un nivel S. Este sistema de pedido permite recuperarse cuando hay demandas atrasadas. (Winston, 1991) El valor recomendado para S es:. Donde Q es equivalente al EOQ.. 5.2.4.3 MODELOS CAN-ORDER Estos modelos son una variación de los modelos continuos tradicionales para el caso multiproducto. En estos sistemas cuando la posición de inventario de un producto llega por. 18.

(19) DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PROYECTO DE GRADO JUAN CAMILO MACHADO debajo de su nivel de re-orden se lanza la orden de reaprovisionamiento para este ítem y todos los productos que se encuentren por debajo del nivel can-order (Silver, 1974). El nivel c (Can-order) puede tomar cualquier valor por encima del punto de re orden (R ó s). Según Ignall (1969) en este tipo de sistemas es muy complejo poder estimar un valor óptimo para los parámetros con dos productos, por ende la dificultad con un gran número de ítems es mucho mayor. Este tipo de sistemas minimiza principalmente los costos de pedir en inventarios multiproducto. 5.2.5. MODELOS DE REVISIÓN PERIODICA. En los modelos de revisión periódica se realizan pedidos cada cierto periodo de tiempo. La operación y montaje de estos modelos es mucho más barato que los continuos. La razón es que no requiere de complejos sistemas y solo se hace necesario revisar los niveles de inventario en el periodo correspondiente. Además, estos sistemas disminuyen la incertidumbre sobre la demanda y el periodo entre pedidos. En IMPORREPUESTOS LTDA. este tipo de sistemas podrían resultar más beneficiosos dado que se requieren periodos de negociación con los proveedores antes de los pedidos y al existir un periodo fijo de pedido se facilita la programación de dichas negociaciones. 5.2.5.1 MODELO (S,T) Este modelo de control es la versión periódica del modelo (S,s). En este modelo se sube el nivel de inventario hasta un nivel S cada T periodos. La actualización del inventario es constante dado que no depende de un punto de re-orden para lanzar la orden de pedidos, por tal motivo cada T periodos se actualizara el inventario (Winston, 1991) 5.2.5.2 HEURÍSTICA DE REVISIÓN PERIÓDICA MULTIPRODUCTO En los modelos de revisión periódica multiproducto calcular el parámetro T tiene un alto grado de complejidad y diferentes autores aconsejan formas para calcular este valor. La heurística de revisión periódica multiproducto propuesta por Atkins y Iyogun (1988) puede ser utilizada para calcular el periodo T de reaprovisionamiento, arrojando resultados satisfactorios. La heurística para encontrar el periodo T de reabastecimiento multiproducto, suponiendo demanda estocástica, es: PASO 1: Calcular las cantidades de pedido para la iteración 0: Qi0=EOQi0 (Ver Sección 5.2.2 – EOQ) PASO 2: Calcular:. PASO 3: Si todos los Tij son iguales, entonces fin de la heurística.. 19.

(20) DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PROYECTO DE GRADO JUAN CAMILO MACHADO PASO 4: Se reasigna un porcentaje del costo fijo a cada uno de los ítems: ∑ Donde, K = Costo de ordenar ($/Pedido) PASO 5: Calcular: √. PASO 6: Ir a paso 2, j=j+1. 6.. SELECCIÓN DE LOS PRODUCTOS. IMPORREPUESTOS LTDA. cuenta con un portafolio de 1151 referencias divididas en 7 líneas, mencionadas anteriormente, y a su vez divididos en 43 grupos (Ver Anexo 1. Tabla de grupos) según las características de cada referencia. Para el desarrollo del presente proyecto, dado el número de referencias y el periodo de tiempo planeado, debe realizarse una selección de los productos más importantes para la empresa y realizar el análisis sobre estos. Inicialmente se realizó un análisis de Pareto por grupos, con información suministrada por la empresa de las ventas para el periodo Enero 2011 a Julio de 2011, para determinar los grupos más importantes y posteriormente realizar un análisis con las referencias pertenecientes a los cinco principales grupos. A continuación se presentan los resultados:. Fig. 1 - Pareto por grupos de productos de IMPORREPUESTOS LTDA.. 20.

(21) DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PROYECTO DE GRADO JUAN CAMILO MACHADO En la Figura 1 podemos observar los 20 principales grupos que representan el 45% del total y a su vez generan el 96% de los ingresos de IMPORREPUESTOS LTDA. Utilizando la clasificación ABC se encontraron 8 (18,6 %) grupos que se podrían clasificar como tipo A, 13 (30,23%) tipo B y 22 (51,6%) tipo C. Los cinco primeros grupos: Escobillas de Arranque, Bujes, Spaguetty, Cables y Portaescobillas, generan aproximadamente el 68% de las ventas y las referencias correspondientes serán utilizadas para realizar un nuevo Pareto ahora por productos. GRUPO. TOT. VALOR. % VENTAS. % ACUM. % ITEM. TIPO. 1. ESCOBILLAS ARRANQUE. $. 290.066.858,00. 26,559%. 26,559%. 2,33%. A. 2. BUJES. $. 191.383.284,00. 17,524%. 44,083%. 4,65%. A. 3. SPAGUETTY. $. 98.385.697,00. 9,008%. 53,091%. 6,98%. A. CABLES. $. 89.584.752,00. 8,203%. 61,294%. 9,30%. A. PORTAESCOBILLAS $ 72.104.514,00 6,602% 67,896% Tabla 3 - Cinco principales grupos de productos. 11,63%. A. 4 5. Los cinco grupos seleccionados están conformados por 583 referencias con las cuales se realizó un nuevo análisis de Pareto con el fin de seleccionar las 10 referencias más importantes, dada su participación en las ventas totales de la empresa. Este nuevo Pareto se realizó con el fin de tener un estudio mucho más detallado de los ítems y concentrar todos los esfuerzos del proyecto en los productos para los cuales una política de inventario generaría un ahorro realmente observable, dado la alta inversión que se realiza en el inventario de estos artículos. Dentro de los productos analizados en este Pareto se identificaron 116 (19,9% de las referencias de los cinco grupos principales) productos tipo A con una participación de 51,8% en las ventas totales de la empresa, 175 (30%) referencias tipo B que representan el 12,6% de los ingresos por ventas de la compañía y 292(50,9%) artículos tipo C con 3,6% de participación sobre las ventas totales. En la Figura 2 podemos observar 20 referencias (2% de los ítems analizados) que generan aproximadamente el 40 % de las ventas correspondientes a los grupos anteriormente descritos como los más importantes según el Pareto por grupos realizado, es decir aproximadamente el 30% de las ventas totales de la empresa. De estos 20 artículos fueron seleccionados los diez primeros para realizar un análisis más profundo, según lo planteado dentro del proyecto.. 21.

(22) DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PROYECTO DE GRADO JUAN CAMILO MACHADO. Fig. 2 – 20 principales referencias pertenecientes a los cinco grupos principales.. Los diez productos seleccionados representan el 1% del total del portafolio y 18% de las ventas totales de IMPORREPUESTOS LTDA son: GRUPO 1. DESCRIPCION. TOT. VALOR. % VENTAS. % ACUM. % ÍTEM TIPO. C. 14 IR CABLE VEHICULO 14 NORMA. 28.168.614,00. 3,7890%. 3,7890% 0,1715%. A. 2. C. 16 IR CABLE VEHICULO 16 NORMA. 24.227.916,00. 3,2590%. 7,0480% 0,3431%. A. 3. EA. RX134 A ESCOBILLA ARR DELCO 42MT. 22.751.025,00. 3,0603% 10,1083% 0,5146%. A. 4. EA. VFX99 A ESCOBILLA ARR TOYOTA RELACION. 22.732.495,00. 3,0578% 13,1661% 0,6861%. A. 5. EA. 52123 A ESCOBILLA ARR BOSCH. 22.399.975,00. 3,0131% 16,1792% 0,8576%. A. 6. S. 3/8 A CORAZA ABIERTA CORRUGADA. 21.948.080,00. 2,9523% 19,1315% 1,0292%. A. 7. S. 1/2 A CORAZA ABIERTA CORRUGADA. 19.457.160,00. 2,6172% 21,7488% 1,2007%. A. 8. EA. RX69 A ESCOBILLA DE ARRANQUE P900 12V. 15.782.454,00. 2,1229% 23,8717% 1,3722%. A. 9. S. 1/4 A CORAZA ABIERTA CORRUGADA. 14.196.312,00. 1,9096% 25,7813% 1,5437%. A. 10. EA. 159200T A ESCOBILLA ARR LT500 DAITHASU CON TERMI 13.750.350,00 Tabla 4 – Productos seleccionados. 1,8496% 27,6309% 1,7153%. A. 7.. CARACTERIZACIÓN DEL COMPORTAMIENTO HISTORICO DE LA DEMANDA. Con el objetivo de caracterizar la demanda de los ítems seleccionados se realizó un análisis estadístico detallado de ésta con los datos históricos del periodo de 1 de enero de 2009 a 31 de julio de 2011, los datos fueron conseguidos a través de los archivos de la empresa. Se realizó el análisis con diferentes intervalos de tiempo como unidad de medida: diario, semanal, donde se consideró cada semana de 6 días dados los días labores de IMPORREPUESTOS LTDA., y mensual, siendo el mes de 24 días por las razones anteriormente expuestas. Los resultados para la referencia ESCOBILLA VFX99 TOYOTA RELACION junto al análisis gráfico de la demanda del ítem nos permiten definir las características y comportamientos de ésta demanda. En la Figura 3 podemos observar un comportamiento que aunque aleatorio tiende a permanecer alrededor de la media con una leve tendencia.. 22.

(23) DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PROYECTO DE GRADO JUAN CAMILO MACHADO. 3.000 y = 27,643x + 794,52 R² = 0,1554. Unidades. 2.500 2.000 1.500. D(t). 1.000. Lineal (D(t)). 500 0 1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31 Tiempo (Meses) Fig. 3 - Demanda mensual ESCOBILLA VFX99 TOYOTA RELACION. Al realizar el análisis de la media y la desviación estándar se puede observar concordancia con lo observado gráficamente según lo cual la demanda tiene un comportamiento estacionario con una leve tendencia a lo largo del tiempo. Adicionalmente, se realizaron pruebas usando la herramienta Crystal-Ball para estimar si el comportamiento de la demanda se ajustaba a alguna distribución de probabilidad. Para poder comprobar la existencia de estacionalidad o por el contrario la ausencia de ésta en el comportamiento de la demanda, se realizaron pruebas de auto correlación con diferentes rezagos para cada una de las series de tiempo con diferente unidad de tiempo. Se realizó el análisis para rezago de un, seis, doce y veinticuatro días; para la serie de tiempo semanal se analizaron rezagos de una, cuatro, veinticuatro y cincuenta y dos semanas y finalmente se calculó la auto correlación con rezago de uno, seis y doce meses. Para el estudio se decidió considerar que la auto correlación seria alta si era igual o mayor a 0,4 teniendo en cuenta que el análisis gráfico no mostraba señas de estacionalidad y buscando que de existir esta fuera lo suficientemente fuerte. La autocorrelación se calculo por medio de Excel empleando la función de coeficiente de correlación. Finalmente, se seleccionó y realizó la regresión lineal simple como método de pronóstico de la demanda futura de cada ítem. Se selecciono este método, aunque los coeficientes R no eran de buen resultado, en primer lugar porque el estudio de auto correlación de cada uno de los ítems no dejaba ver estacionalidad, y segundo, porque aunque en algunas gráficas se intentaba mostrar estacionalidad, ésta no era exacta y el cálculo de los pronósticos con demanda estacional resultaba bastante extenso y no aseguraba encontrarla. Por tal razón y dado que el objetivo del presente proyecto no era pronosticar la demanda, el modelo de regresión lineal nos permitía tener un estimativo de la demanda y poder evaluar los diferentes modelos de inventarios. En la Tabla 5 podemos observar un resumen de los resultados obtenidos para la demanda de la ESCOBILLA VFX99 TOYOTA RELACION y podemos concluir con base en la auto correlación que en las series de demanda no existe estacionalidad dado que es casi inexistente la auto-correlación de las series de datos.. 23.

(24) DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PROYECTO DE GRADO JUAN CAMILO MACHADO N Referencia:. 10061000018. Nombre:. VFX99 A ESCOBILLA ARR TOYOTA RELACION. Diaria. Semanal. Mensual. Media. 59,18. 357,24. 1485,00. Desv. Estándar. 105,62. 315,54. 655,83. Distribución. Regresión Lineal. -. GEOMETRICA(p=0,0028) UNIFORME(a=20,b=2577). Tendencia. 54,58. 331,90. 822,16. Intercepto. 54,56. 331,21. 794,52. Pendiente. 0,02. 0,69. 27,64. Error Típico. 105,71. 317,37. 595,86. 0,00. 0,00. 0,16. Estacionario. Estacionario. Estacionario. R^2 Comportamiento 1 Auto correlación con Rezago. 0,21. 1. 0,16. 1. -0,04. 6. 0,08. 4. -0,06. 6. 0,31. 12. -0,03. 24. -0,12. 12. 0,17. 24. 0,01. 52. 0,18. Tabla 5 – Resultados análisis de la demanda para la referencia ESCOBILLA VFX99 TOYOTA RELACION. Con el análisis de la demanda concluido se procedió a evaluar las diferentes políticas de inventario, usando la información encontrada. En el Anexo 2 (Resultados Análisis de demanda de cada ítem) se presentan las gráficas y los resultados de cada uno de los ítems para los cuales se calcularon y realizaron los mismos análisis expuestos en el presente capitulo. 8.. DESCRIPCIÓN POLITICA ACTUAL DE PEDIDO. En IMPORREPUESTOS LTDA. no existe, en la actualidad, ningún método formal para la toma de las decisiones de abastecimiento. La responsabilidad de este proceso recae sobre el gerente de la empresa el cual se apoya en su conocimiento empírico del negocio para tomar las decisiones de pedido. Existen una serie de factores relevantes que son los que pesan en la decisión del gerente de la importadora. En un principio el nivel de inventario: cuando el nivel de inventarios llega a un nivel que podríamos llamar de re-orden, aunque explícitamente no lo sea, se toma la decisión de ordenar. Éste punto de re-orden es básicamente un cálculo que hace el gerente según la que él cree será la demanda durante el tiempo de llegada y no se fundamenta en datos históricos, ni análisis estadísticos, ni mucho menos en pronósticos, únicamente en el conocimiento empírico del negocio. Además, esta forma de toma de decisiones solo aplica para los productos con mayor demanda con el fin de siempre tener unidades disponibles. Para otros productos, un factor muy relevante para tomar la decisión de ordenar, es los costos ofrecidos por el proveedor y las relaciones con el mismo. En IMPORREPUESTOS LTDA. si el proveedor sube el precio la empresa decide no ordenar un producto así el nivel de inventario este en cero. Por ejemplo, para la ESCOBILLA ARR BOSCH 52123 podemos observar en la Figura 4 que se realizaron múltiples órdenes seguidas y por un alto número de unidades. Este comportamiento se debió a un incremento en los precios por parte del proveedor principal y al buscar un nuevo proveedor este les ofreció ciertas cantidades a un buen precio las cuales fueron recibidas por. 24.

(25) DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PROYECTO DE GRADO JUAN CAMILO MACHADO parte de la importadora, al final se retornó al antiguo proveedor debido a que se retomo un precio considerado aceptable por la empresa. 45.000 40.000. Unidades. 35.000 30.000 25.000 20.000. 15.000 Pedidos. Acumulado. Fig. 4 - Nivel de inventario histórico de la referencia 52123 A ESCOBILLA ARR BOSCH. En otros productos, de un costo más elevado pero de gran demanda, se tiene la política de dejar llegar hasta a cero el nivel de inventario y en ese momento se realiza la orden de abastecimiento. Lo mismo sucede con productos de baja participación en los ingresos de la empresa: se dejan llegar a cero, pero estos solo se ordenan ante una oferta del proveedor o para complementar el embarque de un producto de mayor demanda. La política que ha manejado la empresa hasta la fecha ha presentado buenos resultados en términos financieros, pero debido a su falta de formalidad ha generado inconvenientes con el control de la información de demanda, con la efectividad operacional y el nivel de servicio ya que existen gran número de ventas perdidas por faltantes, aunque no es posible determinar cuántas ya que tampoco se lleva un control formal de éstas, los directivos de la empresa estiman que están alrededor del 50% de los ingresos de las ventas. La política actual de inventarios de IMPORREPUESTOS LTDA. ha generado en la empresa altos niveles de inventario y costos de mantener para las referencias primarias. El alto nivel de inventario en estas referencias se ve reflejado también en ventas perdidas de referencias de menor participación en las ventas totales, generando grandes pérdidas por faltantes. Al ser espacio reducido y designar más del necesario a las referencias principales deja muy poco espacio para otras referencias, lo que se ve reflejado directamente en los ingresos de la empresa. En el Anexo 2 (Resultados Análisis de demanda de cada ítem) se muestran las gráficas de nivel de inventarios de cada uno de los ítems seleccionados.. 25.

(26) DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PROYECTO DE GRADO JUAN CAMILO MACHADO 9.. COSTOS. El costo de cualquier política de inventarios está compuesto por el costo fijo, asociado a pedir, el costo de mantener inventario, compuesta por el costo del ítem en sí mismo y la tasa de mantener el inventario, y el costo de las faltantes. Los costos de cada pedido realizado por IMPORREPUESTOS LTDA. incluyen gastos aduaneros, transporte, gastos portuarios, en algunos casos el costo del contenedor, entre otros costos que en su gran mayoría dependerán del país de procedencia, las partidas arancelarias y el tamaño de la carga importada. Como costos fijos solo se pueden considerar el costo de la SIA encargada de la logística y en el caso particular de las corazas, el costo del contenedor. El costo variable que se puede observar en la tabla 6 incluye el costo de adquisición y los costos variables de la importación: transporte nacional e internacional (En el caso de los contenedores el costo no es incluido en el costo variable sino en el costo fijo), impuestos, acarreos, entre otros gastos variables. La empresa realiza una ponderación y el costo variable incluye todos los costos mencionados.. Proveedor. País de Procedencia. Tiempo de Entrega de Pedido (Años). Shunk. México. 0,17. Juego. $. 820,00. St. Marys. México. 0,17. Juego. $. 11.580,00. VFX99 A ESCOBILLA ARR TOYOTA RELACION. Shunk. México. 0,17. Juego. $. 728,00. RX69 A ESCOBILLA DE ARRANQUE P900 12V. St. Marys. México. 0,17. Juego. $. 4.400,00. 1/2 A CORAZA ABIERTA CORRUGADA. Fábrica China. China. 0,25. Rollo. $. 23.500,00. 3/8 A CORAZA ABIERTA CORRUGADA. Fábrica China. China. 0,25. Rollo. $. 19.600,00. 52123 A ESCOBILLA ARR BOSCH RX134 A ESCOBILLA ARR DELCO 42MT. 1/4 A CORAZA ABIERTA CORRUGADA. Unidad de Medida. Costo Variable ($/Unidad). Fábrica China. China. 0,25. Rollo. $. 18.200,00. Cables de Colombia. Colombia. 0,03. Rollo. $. 45.100,00. Shunk. México. 0,17. Juego. $. 1.940,00. 16 IR CABLE VEHICULO 16 NORMA Cables de Colombia Colombia 0,03 Rollo $ Tabla 6 - Proveedores, periodo de entrega, unidades de medida y costo variable de los diez ítems seleccionados. 29.700,00. 14 IR CABLE VEHICULO 14 NORMA 159200T A ESCOBILLA ARR LT500 DAITHASU CON TERMI. Las unidades de medida que se muestran en la Tabla 6 serán utilizadas a lo largo del proyecto en todos los cálculos, análisis y resultados a menos de que se indique lo contrario. El costo de mantener inventario será el costo de cada producto por la tasa de mantener el inventario. La tasa de mantener el inventario se calcula teniendo en cuenta dos componentes: el primero: el costo de mantener el inventario físico en una bodega y todos los gastos que esto implica, para el presente modelo se tuvieron en cuenta los costos asociados a seguridad, empleados de bodega, limpieza y arriendo de la bodega y un costo asociado al deterioro de los productos. Gastos Mensuales Asociados a la Bodega $ 7.280.000 Gastos Anuales Asociados a la Bodega $ 87.360.000 Volumen Disponible Bodega (m^3) 38.211,3 Tabla 7 - Costos de mantenimiento y tamaño de la bodega.. 26.

(27) DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PROYECTO DE GRADO JUAN CAMILO MACHADO La tasa asociada al costo de la bodega se calculó empleando dos métodos: en el primero se partió del supuesto de que la bodega estaba llena exclusivamente de cada uno de los ítems en cuestión (Ver Anexo 3.1 – Método 1 para calcular la tasa de mantenimiento) y la tasa de mantener para cada uno de los ítems dió porcentajes considerablemente pequeños. Este resultado se puede deber a que los ítems son de tamaño pequeño comparado con el tamaño de la bodega y al dividir el costo total de mantener por el total de unidades que se podrían almacenar, a cada unidad le corresponde un porcentaje muy bajo del total. Este método también presenta el inconveniente de que se parte del supuesto de que la bodega siempre permanece llena con cierta referencia y en la realidad no es así. En segundo método se calculó el inventario promedio de cada ítem en unidades monetarias, basados en la información histórica de la empresa. El valor promedio de la mercancía en bodega se refiere a su costo más no a su valor comercial. El costo total de la bodega se distribuyó para cada ítem según el porcentaje de participación en ventas encontrado en el Pareto. Usando estos dos valores calculamos la tasa de mantener para cada ítem, como se muestra en la tabla 8. La tasa de mantener se calculó dividiendo el valor asignado del costo total de la bodega sobre el valor del inventario promedio. Porcentaje Costo de Participación mantener en ventas correspondiente respecto al al ítem total de ($/Inventario ítems Promedio). Unidad de Medida. Promedio Inventario (unidades). Promedio Inventario ($). 52123 A ESCOBILLA ARR BOSCH. Juego. 25503,25. 20.912.669,09. 2,05%. 1.787.177,56. 8,55%. RX134 A ESCOBILLA ARR DELCO 42MT. Juego. 3010,01. 34.855.928,38. 2,08%. 1.815.186,02. 5,21%. VFX99 A ESCOBILLA ARR TOYOTA RELACION. Juego. 8410,40. 6.122.770,55. 2,08%. 1.813.707,60. 29,62%. RX69 A ESCOBILLA DE ARRANQUE P900 12V. Juego. 22293,57. 98.091.726,83. 1,44%. 1.259.199,96. 1,28%. 1/2 A CORAZA ABIERTA CORRUGADA. Rollo. 499,98. 11.749.536,77. 1,78%. 1.552.385,65. 13,21%. 3/8 A CORAZA ABIERTA CORRUGADA. Rollo. 389,55. 7.635.149,58. 2,00%. 1.751.123,21. 22,94%. 1/4 A CORAZA ABIERTA CORRUGADA. Rollo. 717,45. 13.057.652,15. 1,30%. 1.132.649,94. 8,67%. 14 IR CABLE VEHICULO 14 NORMA 159200T A ESCOBILLA ARR LT500 DAITHASU CON TERMI. Rollo. 176,81. 7.974.070,00. 2,57%. 2.247.427,28. 28,18%. Juego. 3363,09. 6.524.387,76. 1,26%. 1.097.068,95. 16,81%. 1.933.019,47. 11,42%. 16 IR CABLE VEHICULO 16 NORMA Rollo 569,70 16.920.042,59 2,21% Tabla 8 – Resultados Método 2 para calcular la Tasa de mantenimiento. Tasa de mantener. Con el fin de unificar la tasa y usar la misma para calcular los costos de todos los ítems usando los mismos parámetros se realizó una ponderación para calcular la tasa general del costo de mantener obteniendo una tasa de 15,53%. Esta determinación se tomó fundamentada en el supuesto de que el costo de mantener es igual para todos los productos que ocupan la bodega. El segundo componente del costo de mantener el inventario es el costo de oportunidad que existe al tener el inventario cuando se podrían realizar otras inversiones. Este costo de oportunidad es muy subjetivo a cada empresa. En el caso particular de IMPORREPUESTOS LTDA., la empresa considera que dicho costo es muy bajo ya que prefieren tener inventario y esto le retornara un. 27.

(28) DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA INDUSTRIAL PROYECTO DE GRADO JUAN CAMILO MACHADO mayor margen de ganancia que otras inversiones. Para el desarrollo de un modelo de inventarios se estimó junto a los directivos de la empresa que la tasa de oportunidad seria de 10%, teniendo en cuenta las tasas de interés del mercado y la tasa esperada por la empresa en otras inversiones. Uniendo los dos componentes mencionados de la tasa asociada al costo de mantener tenemos:. Usando la ecuación 8 obtenemos la tasa del costo de mantener:. El costo fijo de pedir está conformado por los cobros realizados por Transport Rich Logistic S.A.4 (TRL S.A.), la SIA encargada de la logística aduanera para Imporrepuestos LTDA. Al tener ya varios años trabajando juntos, TRL S.A. tiene precios muy bajos y fijos para la importadora, estos precios se muestran a continuación: Costo Servicio SIA Gastos Varios Elaboración Declaraciones Elaboración Declaraciones de Valor. $ 250.000 ó 0.3% del valor de la mercancía $ 80.000 16.000 por Partida Arancelaria 16.000 por Partida Arancelaria. Tabla 9 - Costos SIA. Como podemos observar en la Tabla 9 el cobro del servicio de la SIA es fijo pero si la mercancía alcanza un límite, dado su valor y/o tamaño, se cobrara un porcentaje de su valor en pesos colombianos. De igual forma cada declaración tiene un costo fijo, pero el número de declaraciones variara según el número de partidas arancelarias que existan en la carga. Dividiendo los productos según sus características y partidas arancelarias obtenemos tres grupos: Escobillas, Corazas y Cables. Estos grupos representan cada uno una partida arancelaria y comparten los costos fijos. Para el caso de los cables, el proveedor es Cables de Colombia, un proveedor nacional que no cobra ningún costo por pedir. En el caso de los productos como la coraza, que provienen de la china, debe sumarse el costo del contenedor. Cuando IMPORREPUESTOS LTDA. realiza pedidos a sus proveedores en china, no realiza pedidos por menos de un contenedor, generalmente de 40 pies. En la tabla 10 se muestran la capacidad del contenedor y el costo del flete. Volumen Interno (m^3) Costo (US$)5. 67,7 3.100-3.800. Tabla 10 – Costo y Volumen interno contenedor 40 ft6. 4. Información suministrada por la Agencia Transport Rich Logistic S.A Bogotá, Colombia. AV. El Dorado 84 A 55 OF 218 MD Azul 5 La tasa de cambio utilizada en el proyecto fue la última tasa registrada por la empresa correspondiente a $ COP 1.928 6 Información suministrada por la Agencia Aduanera China Store Colombia S.A.S. Bogotá, Colombia. Calle 24C N 69-59 Of. 4-601. 28.