PLAN DE EFICIENCIA ADMINISTRATIVA
Y
CERO PAPEL.
ALCALDIA MUNICIPAL DE FUSAGASUGÁ
“FUSAGASUGÁ CONTIGO, CON TODO”
El presente documento es el resultado del trabajo articulado por la Oficina de la TIC’s de Fusagasugá con el apoyo del Programa de Gobierno en Línea, liderado por el Ministerio de las tecnologías de la información y las comunicaciones, a través del cual se consolida el Plan Institucional de eficiencia administrativa y cero papel de la Alcaldía de Fusagasugá, que permitirá dar cumplimiento a lo establecido en la directiva presidencial 04 de 2012, la cual preceptúa que es propósito del Gobierno Nacional tener una gestión pública efectiva, eficiente y eficaz a favor del ambiente.
CONTENIDO PRESENTACIÓN 1. CONTEXTO 2. OBJETIVOS 2.1. OBJETIVO GENERAL 2.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS 3. ESTRATEGIAS DE IMPLEMENTACIÓN 4. PROPÓSITOS DEL PLAN INSTITUCIONAL 5. LÍDER DE LA POLÍTICA CERO PAPEL
5.1. EQUIPO DE TRABAJO
6. DOCUMENTACIÓN DE LOS CONSUMOS Y AHORROS 6.1. EVALUAR EL FLUJO DE CONSUMO DE PAPEL
6.2. CONTROLAR, EVALUAR Y HACER PÚBLICOS LOS RESULTADOS Y BENEFICIOS OBTENIDOS
7. ACTIVIDADES E INICIATIVAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN DE EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Y CERO PAPEL
7.1. CARPETAS COMPARTIDAS EN RED 7.2. CORREO ELECTRÓNICO
7.3. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
7.4. PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS Y DOCUMENTOS 7.5. VERSIONES ELECTRÓNICAS
7.6. CORRECCIÓN EN PANTALLA 7.7. PRESENTACIONES
7.8. IMPRESIÓN DOBLE CARA 7.9. PAPEL RECICLADO
7.10. MATERIAL DE DIFUSIÓN
7.11. DISPOSICIÓN DE PAPEL RECICLADO 8. CAMPAÑAS DE SENSIBILIZACIÓN
9. METAS
PRESENTACIÓN
El presente documento es el resultado del trabajo articulado por la Oficina de las TIC’s de la Alcaldía de Fusagasugá con el apoyo de la Fundación Jóvenes Constructores de Paz del Programa de Gobierno en Línea, liderado por el Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, a través del cual se consolida el Plan Institucional de Eficiencia Administrativa y Cero Papel, que permitirá dar cumplimiento a lo establecido en la directiva presidencial 04 de 2012, la cual preceptúa que es propósito del Gobierno Nacional tener una gestión pública efectiva, eficiente y eficaz a favor del ambiente y en virtud del mismo dispuso la implementación de la Estrategia de Cero Papel, con el objetivo de avanzar en la política de Eficiencia Administrativa.
Conforme a lo dispuesto en la referida Directiva, la Alcaldía de Fusagasugá con el fin de avanzar en la Política de Eficiencia Administrativa y Cero Papel, y contribuir con el desarrollo sostenible del país. Se compromete a identificar, racionalizar, simplificar y automatizar los trámites y los procesos, procedimientos y servicios internos con el propósito de eliminar duplicidad de funciones y barreras que impiden la oportuna, eficiente y eficaz prestación del servicio. Por tal razón se formula el presente Plan de Eficiencia Administrativa con el fin de alcanzar unas buenas prácticas administrativas y reducir progresivamente el consumo de papel.
Este Plan Institucional se sustenta en un conjunto de objetivos, metas, actividades, recursos, responsables y plazos definidos, tendientes a garantizar la implementación de la estrategia y de esta manera propender por el cumplimiento de los objetivos de transparencia, eficiencia y mejores servicios.
Para presentar el Plan, se ha definido un contenido agrupado en la siguiente estructura:
Contexto: Muestra los lineamientos políticos, normativos e institucionales que dan sustento a la Estrategia de Gobierno en Línea.
Marco Estratégico: En esta parte se identifican los proyectos y planes Institucionales, y su relación con los objetivos del plan de eficiencia administrativa y cero papel.
Marco de Acción: Presenta las acciones a implementar para el cumplimiento de cada uno de los criterios en cada fase y su plazo de implementación. Así como la identificación de los proyectos tendientes a garantizar la implementación del plan de eficiencia administrativa y cero papel y el cumplimiento de las metas contempladas en el Plan de Desarrollo Municipal. Este marco contiene los proyectos específicos, una matriz que resume los mismos.
1. CONTEXTO
La Estrategia de Gobierno en Línea, en la cual concentra sus esfuerzos el Programa Agenda de Conectividad y en general toda la administración pública Colombiana contribuye con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente, más participativo y que preste mejores servicios a los ciudadanos y las empresas. Mediante el aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y la Comunicación.
La Directiva Presidencial No. 4 de 2012, la Ley 812 de 2003 y la Ley 1151 de 2007 fortalecen la Estrategia de Gobierno En Línea. Así mismo, la Directiva Presidencial No. 10 de 2002, la Ley 790 de 2002 y el Documento CONPES 3248 de 2003 introducen disposiciones en lo concerniente al Gobierno En Línea como proceso estructural de la renovación y modernización de la administración pública. En el Documento CONPES 3292 de 2004 y la Ley 962 de 2005 se precisan acciones para facilitar las relaciones de los ciudadanos y empresarios con la administración pública. Y el Decreto 2170 del 2002, el Documento CONPES 3249 de 2003, el Decreto 2434 de 2006 y la Ley 1150 de 2007, fortalecen la transparencia y eficiencia en la contratación pública con el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación - TIC. Finalmente, el Decreto 2693 de 2012 define claramente el accionar en materia de Gobierno En Línea por parte de la Administración Pública colombiana.
El Estado debe prestar mejores servicios de forma eficiente y de calidad con la colaboración de los ciudadanos, las empresas y la administración pública. Mediante el aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC), para lo cual se debe avanzar en una estrategia que permita el acceso público a la información de forma eficaz y optimice la inversión de los recursos públicos. Para ello, se debe dar prioridad a las acciones contempladas por el Gobierno Nacional, entre las cuales se encuentra la Implementación de la política de cero papel en las entidades públicas, a través del uso masivo de herramientas como firma digital y electrónica, notificación, autenticación y control por medios electrónicos, gestión de archivos digitales y evidencia digital.
De esta forma, mediante la Ley 1450 de 2010, Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo, 2010-2014, se contempló en su artículo 230 que:
“... Todas las entidades de la administración pública deberán adelantar las acciones señaladas por el Gobierno Nacional a través del Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para la estrategia de Gobierno en línea.
Esta estrategia liderada por el Programa Gobierno en línea contemplará como acciones prioritarias el cumplimiento de los criterios establecidos al respecto, así como, las acciones para implementar la política de cero papel, estimular el desarrollo de servicios en línea del Gobierno por parte de terceros basados en datos públicos, la ampliación de la oferta de canales aprovechando tecnologías con altos niveles de penetración como telefonía móvil y televisión digital terrestre, la prestación de trámites y servicios en línea y el fomento a la participación y la
democracia por medios electrónicos...”
Existen importantes oportunidades para lograr reducciones en el consumo de papel en la Administración Pública mediante campañas de tipo cultural asociadas con la formación de buenos hábitos de consumo de papel, que en organizaciones privadas y públicas han generado ahorros importantes en insumos y espacios de almacenamiento, favoreciendo mejoras en la productividad.
Si bien la estrategia de Cero Papel en la Administración Pública tiene un componente de gestión documental y tecnológica importante, se pueden alcanzar reducciones significativas con los recursos que actualmente disponen las Entidades. La formación de una cultura que usa racionalmente los recursos redundará en una mejor y más fácil adaptación a los cambios relacionados con la gestión documental y por ende la utilización de documentos electrónicos de archivo. El Gobierno Nacional mediante diferentes normas jurídicas, desea promover la implementación de oficinas cero papel como un proyecto que permite combinar los esfuerzos en la mejora de la eficiencia en la Administración Pública con las buenas prácticas ambientales.
Oficinas cero papel u oficina sin papel hace referencia a la reducción sistemática del uso del papel mediante la sustitución de los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, lo cual se debe ver reflejado en la creación, gestión y almacenamiento de documentos de archivo en soportes electrónicos, gracias a la utilización de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.
La utilización, organización y almacenamiento de documentos de forma electrónica agiliza trámites entre departamentos, sistemas de recepción de información para atención al cliente y, en el caso de las entidades públicas, reduce la cantidad de trámites que la ciudadanía debe realizar de forma presencial, como está ocurriendo actualmente con la Ley Antitrámites (Decreto 0019 de 2012 art. 6 y 9 Capítulo 1). En todo este proceso es requisito indispensable la adecuada aplicación de los principios de gestión documental que garanticen la autenticidad, fiabilidad, inalterabilidad y disponibilidad de la información bajo las condiciones y durante el tiempo que las normas vigentes sobre la materia lo requieran.
2. OBJETIVOS
2.1 OBJETIVO GENERAL
La Alcaldía de Fusagasugá implementará el “Plan Institucional de Eficiencia Administrativa y Cero papel”, el cual se compone de un conjunto de acciones tendientes a reducir el consumo de papel mediante la adopción de buenas prácticas en materia de gestión documental y buen uso de las herramientas tecnológicas disponibles, la cual involucra a los servidores públicos de planta, contratistas y usuarios de sus servicios, con el objeto de facilitar el acceso a la información, reducir costos de funcionamiento y disminuir el impacto ambiental generado por las actividades propias de la entidad.
2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
• Promover sentido de responsabilidad con el ambiente y con el desarrollo sostenible del país mediante la formulación del Plan de Eficiencia Administrativa y Cero Papel.
• Establecer las actividades y compromisos frente al “Plan de Eficiencia Administrativa y Cero Papel” que permita el uso eficiente de los recursos de la entidad.
• Dar cumplimiento a lo establecido en la Directiva Presidencial No. 04 de abril 3 de 2012, en cuanto a la eficiencia administrativa y lineamientos de la Política de “cero papel” en la administración pública.
• Dar cumplimiento a la meta a diciembre de 2014 una reducción del 10% en el consumo de papel con relación al consumo consolidado a diciembre de 2013, según lo estipulado en el indicador correspondiente al programa
FORTALECIENDO DE LAS TICS EN LA ADMINISTRACIÓN del ARTÍCULO 39º. PROGRAMAS DEL COMPONENTE DE GESTIÓN PRODUCTIVA, SECTOR TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES estipulado en el Plan de Desarrollo Municipal “Fusagasugá, Contigo, con Todo” (Acuerdo No. 037 de 2012)
• Ejercer un efectivo control y seguimiento de esta meta, función que estará a cargo de la Oficina TIC’s, en coordinación y con el apoyo de las áreas de Gestión Documental y Recursos Físicos.
• Promover la aplicación de buenas prácticas que permitan reducir el consumo de papel. El equipo de Eficiencia Administrativa y Cero Papel, la Oficina TIC’s, la Dirección de Gestión Humana y la Oficina de comunicaciones y prensa, serán los responsables de llevar a cabo actividades de divulgación, sensibilización y formación que contribuyan con este propósito.
• Promover la sustitución del uso del papel mediante la adopción de las tecnologías de la información y las comunicaciones (Intranet, Software de Gestión Documental, Correos Electrónicos, entre otros).
• Fortalecer los sistemas de recolección selectiva, reutilización y reciclaje de los residuos de papel.
3. ESTRATEGIAS DE IMPLEMENTACIÓN
Para la implementación del “Plan Institucional de Eficiencia Administrativa y Cero Papel” de la Alcaldía Municipal de Fusagasugá, se ha estructurado una serie de pasos, planes y políticas, que se han enfocado a través de actividades prácticas y específicas, tales como:
• Elaboración y presentación de la estrategia del Plan de Eficiencia Administrativa y Cero Papel
• Selección de un líder para el “Plan Institucional de Eficiencia Administrativa y Cero Papel” de la Alcaldía Municipal de Fusagasugá y la conformación de un equipo de trabajo.
• Recolección de información necesaria para documentar de los consumos mensuales y ahorros obtenidos.
- Controlar, evaluar y hacer públicos los resultados y beneficios obtenidos.
• Establecimiento de actividades e iniciativas para la implementación del plan de eficiencia administrativa y cero papel.
• Actividades de capacitación y sensibilización del “Plan Institucional de Eficiencia Administrativa y Cero Papel”
• Ejecución de programas de promoción y divulgación de la estrategia con el fin de dar a conocer a nivel interno y externo los avances.
4. PROPÓSITOS DEL PLAN INSTITUCIONAL
Para la Alcaldía Municipal de Fusagasugá la protección del medio ambiente ha formado parte de sus criterios de gestión, por lo cual se ha comprometido con sus trabajadores a llevar a cabo sus funciones con el menor gasto ambiental posible, siendo cada funcionario consciente que tiene el deber y la obligación de proteger el medio ambiente y dar un uso adecuado y racional a los recursos que le son asignados para el cumplimiento de sus tareas.
Para ello se han desarrollado procesos de sensibilización y de reflexión con los funcionarios, generando buenas prácticas, tales como uso de la intranet, correo electrónico, impresión a doble cara, implementar el reciclaje de los elementos que se suministran para el desarrollo de sus funciones, encaminados a minimizar el impacto directo frente al medio ambiente, desde el autocontrol, que trasciende a una buena actitud individual, que además contribuye en conjunto a las políticas de austeridad para el menor gasto ambiental posible.
Conforme a lo anterior, la Alcaldía de Fusagasugá adopta el Plan Institucional de Eficiencia Administrativa y Cero Papel enfocado a la cultura de la gestión ambiental, la cual contempla, entre otros, el objetivo de reducir el consumo de papel mediante la implementación de estrategias de ahorro y educación al personal de la entidad, promoviendo la posibilidad de reutilización, estableciendo metas concretas para la vigencia y desarrollando actividades que propendan por su cumplimiento. Así mismo la entidad desarrollará las acciones tendientes a reducir el consumo de papel mediante la adopción de buenas prácticas en materia de gestión documental y buena utilización de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones disponibles, involucrando a funcionarios, contratistas y usuarios de sus servicios, con el objeto de facilitar el acceso a la información y reducir costos de funcionamiento.
5. LÍDER DE LA POLÍTICA CERO PAPEL
El Líder del proceso de gestión documental será el encargado de coordinar las actividades de reducción de uso de papel y deberá asegurarse de que los diferentes niveles de responsabilidad y autoridad en materia de Gestión Ambiental, estén definidos y comunicados dentro de la Entidad.
Deberá coordinar las acciones propias de esta política, para lo cual deberá regular las acciones pertinentes con los delegados plan y el equipo de trabajo aquí conformado.
5.1 EQUIPO DE TRABAJO
Para la implementación del Plan Institucional de Eficiencia Administrativa y Cero Papel se contara con un equipo de trabajo integrado así:
• Líder de Eficiencia Administrativa y cero papel (Jefe Oficina TIC’s) • Líder del proceso de Gestión Documental
• Líder del área de Recursos Físicos
• Jefe de la Oficina de prensa y comunicaciones • Líder Gobierno en Línea GEL
• Jefe de Control Interno • Director de Gestión Humana • Director de Medio Ambiente
• Líder Sistema de Gestión de calidad MECI-CALIDAD.
• Aquellas personas que se consideren dentro del proceso importantes para el cumplimiento del Programa de consumo de papel.
El equipo de trabajo diseñará e implementará la mejor estrategia para lograr la reducción de consumo de papel en la entidad de la siguiente manera:
Desarrollar un plan: Comenzando con poco, haciendo frente a una cosa a la vez, creando un proceso que permitirá ampliar sus esfuerzos en las fases. Resulta conveniente que las actividades se enmarquen dentro del plan de acción de Gobierno en línea.
Hacer el seguimiento y evaluar los esfuerzos realizados: Para asegurar la gestión el apoyo de la organización, realizar un seguimiento y evaluación de los resultados de los esfuerzos.
Mantener a los miembros del equipo involucrados: Compartir sus preguntas y el progreso del equipo de trabajo con el resto de la organización para generar nuevas y mejores ideas. Las estrategias de cero papel deben estar articuladas con políticas como Atención al Ciudadano, Gobierno en línea, Sistema de Calidad, Gestión humana entre otras, de forma que es recomendable articular acciones con los responsables de estos temas en la entidad.
6. DOCUMENTACIÓN DE LOS CONSUMOS Y AHORROS
Se dispondrá de información por parte del área de recursos físicos de la entidad acerca de las compras y entregas de insumos con el fin de establecer la reducción del uso de papel, toner, cartuchos, entre otros, que permitan establecer beneficios económicos y ambientales. Los beneficios económicos incluyen el ahorro potencial a través de prevenir y eliminar el consumo de recursos, espacio de almacenamiento, costos de administración, gestión de los residuos, así como mejores decisiones a la hora de comprar. A nivel ambiental los beneficios incluyen el ahorro en recursos naturales porque se emplean menos materiales que van en detrimento de la conservación del medio ambiente.
6.1 EVALUAR EL FLUJO DE CONSUMO DE PAPEL
Una evaluación del consumo y los residuos ayudara a identificar las cantidades de papel que la entidad adquiere, los residuos que genera y su flujo a través de sus dependencias, desde el momento de compra hasta su disposición final.
La evaluación será tan simple como una inspección visual de los contenedores de residuos (basura / reciclaje), o puede ser un proceso más detallado que incluya la clasificación, pesaje y la medición del volumen de todos los materiales en el flujo de residuos. Puede ser tan fácil como buscar en los registros de compra de papel y caminar a través de sus instalaciones, observar cómo y donde el papel se genera:
¿Qué tipo de trabajo se realiza en cada área?(Por ejemplo misionales o de apoyo)
¿Qué actividades consumen más papel y producen más residuos? (Por ejemplo financieras, jurídicas, sistemas, etc.)
¿Qué tipo de residuos se producen? (Por ejemplo papel carta, oficio, papelería pre- impresa, entre otros)
¿Qué consumos excesivos se pueden prevenir, dónde se puede reutilizar o reciclar?
Los datos que se reúnan se utilizarán para establecer una base de comparación y así validar los avances de la estrategia. Si la evaluación se lleva a cabo periódicamente, la entidad podrá seguir los resultados de la estrategia e identificar los cambios en las prácticas para orientar las futuras acciones enfocadas en la reducción del consumo, reutilización y reciclaje. Cuanto más detallada sea la información, mejores usos podrá darle. Una de las razones principales para que la Alcaldía implemente la estrategia de reducción del consumo de papel es darse cuenta del ahorro a largo plazo en recursos, trabajo y tiempo. Saber lo que compra y los hábitos de consumo son los elementos que nos permitirán identificar los puntos ineficientes en el uso de papel.
Se realizarán cuestionarios y tablas de seguimiento por periodos bimensuales como por ejemplo:
Evaluación de las compras de papel. Esta le ayudará a listar las compras y aspectos financieros relacionados con el papel.
Evaluación de la disposición final del papel. Permitirá identificar la manera en que los residuos de papel se pueden reducir o reutilizar.
6.2 CONTROLAR, EVALUAR Y HACER PÚBLICOS LOS RESULTADOS Y BENEFICIOS OBTENIDOS
Presentar los resultados de consumos y beneficios a nivel interno, así como a la ciudadanía en general, esto permitirá garantizar su apoyo y continuidad a la estrategia. Su activa participación en la estrategia, también permitirá replantear acciones y mejorar la reducción del consumo de papel en las oficinas. Para esta tarea se deberá contar con estadísticas mensuales del consumo en compras, impresión y fotocopiado a nivel de la entidad, dependencias, y de ser posible, a nivel de usuarios.
7. ACTIVIDADES E INICIATIVAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN DE EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Y CERO PAPEL
El objetivo de las actividades que se implementarán en la entidad es reducir el volumen de impresiones y fotocopias en la Alcaldía Municipal de Fusagasugá mediante la realización de campañas de capacitación, promoción y difusión para promover buenos hábitos de consumo de papel. El mayor reto de esta estrategia de eficiencia administrativa y cero papel es cambiar la forma de pensar y de actuar de las personas vinculadas con la entidad. Para lograrlo es importante contar con el apoyo de las oficinas responsables de talento humano y comunicaciones, con el fin de diseñar estrategias creativas e innovadoras que logren impactar verdaderamente la cultura organizacional de la entidad.
Para facilitar esta tarea se creara una evaluación de “Reducción del consumo de papel en oficinas” la cual se realizara a través de la Intranet. Así mismo, se enviarán correos electrónicos motivando cada unas de las actividades o iniciativas del plan de eficiencia administrativa y cero papel, además de las campañas de sensibilización que el equipo determine.
Las acciones a implementar en el marco de este plan son:
7.1 CARPETAS COMPARTIDAS EN RED
Las dependencias y oficinas de la Alcaldía deben utilizar carpetas compartidas dentro de la red local. Lo que permitirá realizar consultas de documentos de las diferentes dependencias sin necesidad de mantener archivos físicos o de imprimir documentos para revisar.
7.2 CORREO ELECTRÓNICO
Utilizar el correo electrónico como principal medio de difusión de documentos, de tal manera que la información sea distribuida de forma digital. Para ello la Oficina TIC’s mantendrá el listado de contactos actualizado.
Todos los funcionarios darán prioridad al uso del correo electrónico sobre las impresiones, el fax y el correo postal como medio para la comunicación y notificación, ya que los primeros son más rápidos y baratos. A partir de la promulgación del presente plan todos los correos internos y externos deberán llevar la siguiente leyenda en el envío de correos electrónicos de tal manera que el destinatario considere solamente imprimir el correo de ser necesario:
“Ley de Comercio Electrónico, Ley 527 de 1999, Articulo 2, Literal a). "La información generada, enviada, recibida, almacenada o comunicada a través de correo electrónico constituye un mensaje de datos cuya validez y fuerza vinculante es la misma que la de un documento que conste por escrito".
Antes de imprimir este mensaje, verifique si es realmente necesario. Proteger el medio ambiente también está en sus manos.”
7.3 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Los funcionarios y trabajadores de la Alcaldía deben consultar la documentación del Sistema de Gestión de Calidad “MECI-CALIDAD” de la entidad a través de la página http://intranet.fusagasuga-cundinamarca.gov.co/user.php. No imprimir caracterizaciones de procesos, procedimientos o instructivos para su consulta. Si se requiere información adicional debe ser consultada de manera digital la documentación.
Utilizar los formatos del Sistema MECI-CALIDAD, los cuales han sido diseñados de tal manera que solicitan únicamente la información relevante y optimizan los espacios de diligenciamiento. Diligenciar los formatos en medio magnéticos e imprimirlos solamente cuando esté seguro de su correcto diligenciamiento. No imprimir formatos sin diligenciar, pues las versiones se actualizan y quedarán obsoletos.
7.4 PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS Y DOCUMENTOS
Tener en cuenta lo establecido en los procedimientos de control de documentos y control de registro con relación a la utilización y distribución de copias controladas del Sistema de Gestión de Calidad, con la creación de nuevos documentos, y la distribución, almacenamiento y disposición de registros. Su adecuada aplicación garantiza la optimización de los recursos de la entidad.
7.5 VERSIONES ELECTRÓNICAS
Conservar en formato digital, en disco duro, en sitio web o en base de datos los documentos que reciba y considere mantenerlos en archivo digital antes de imprimirlos. Esto facilitará su posterior consulta, modificación y control de versiones que no se pueden controlar con versiones impresas.
7.6 CORRECCIÓN EN PANTALLA
Corregir los documentos en versión digital, en vez de imprimir y realizar los ajustes a mano sobre la versión impresa. Antes de imprimir utilizar la función de vista previa, leer el documento, revisarlo detenidamente y corregir los errores tipográficos o de formato, eliminar las partes innecesarias del mismo, y si se requiere imprimir utilizar un tipo de letra eficiente y optimizar el uso de márgenes, el tamaño de la tipografía y el interlineado.
7.7 PRESENTACIONES
Cuando se realice reuniones presenciales de trabajo o presentaciones en la entidad, utilizar computador portátil y proyector multimedia o video beam para realizar la exposición de los documentos o temas relevantes, esto permitirá que todos los asistentes tengan acceso visual al material y no sea necesario entregar copia impresa a cada participante, e incluso permitirá corregir los documentos a medida que son discutidos y acordados los cambios.
7.8 IMPRESIÓN DOBLE CARA
Con apoyo de la oficina de las TIC’s se debe configurar la impresora para que los documentos se impriman por ambas caras de la hoja (Impresoras con esta característica), de tal manera que optimice el consumo de papel y facilite el procedimiento de archivo. Así mismo, para documentos no oficiales, configurar el equipo para que imprima en modo borrador, aunque no ahorrará papel, imprimirá más rápido y economizará el consumo de impresión en tonner y tinta.
Si requiere distribuir documentos, imprimir sólo las copias que vaya a utilizar, para lo cual determine previamente quiénes realmente deben recibir una copia impresa. No imprimir copias extra "por si acaso...".
7.9 PAPEL RECICLADO
Reutilizar aquellas hojas que han sido impresas en un solo lado. Asegurarse que el lado reciclado se encuentre debidamente marcado para que otros usuarios identifiquen cual lado de la hoja corresponde al documento en cuestión. Adicionalmente se puede emplear las hojas impresas en un solo lado para fabricar libretas para anotaciones y distribuirlas a los trabajadores de la entidad.
7.10 MATERIAL DE DIFUSIÓN
Realizar la difusión de los eventos, talleres y actividades de la entidad principalmente por medios electrónicos y en formato digital, de tal manera que su distribución sea más eficiente y se optimice el consumo de recursos económicos. En caso que sea necesario realizar piezas de publicidad impresas, se debe garantizar que su distribución se realice de manera efectiva al público objetivo. Colocar avisos, folletos y boletines impresos en sitios visibles y preferentemente en lugares habilitados para ello, de manera que su impacto sea mayor y no haya necesidad de hacer y colgar múltiples copias.
7.11 DISPOSICIÓN DE PAPEL RECICLADO
Disponer el papel usado en los lugares asignados por la entidad para su reciclado. Identificar diferentes usos y destinos de dichos residuos de tal manera que puedan ser aprovechados y utilizados con posterioridad.
8. CAMPAÑAS DE CAPACITACIÓN, DIFUSIÓN Y SENSIBILIZACIÓN
El equipo de Eficiencia Administrativa con el apoyo de la oficina de Gestión Humana y la oficina de comunicaciones deberá organizar, promover y participar activamente en campañas de capacitación, difusión y sensibilización para dar cumplimiento al Plan de eficiencia Administrativa y cero papel de la Alcaldía de Fusagasugá, de tal manera que tanto en cada puesto de trabajo como en toda la entidad se cumplan sus directrices y lineamientos, teniendo en cuenta las siguientes actividades:
Utilización de la Intranet
Uso de correos electrónicos informativos con los propósitos del Plan de eficiencia Administrativa y Cero Papel.
Aprovechamiento de las jornadas de inducción y re-inducción para informar acerca del Plan, sus propósitos y alcances.
Cursos, charlas y/o talleres de eficiencia administrativa y cero papel.
Imágenes, boletines informativos, videos institucionales y los medios que se consideren necesarios y efectivos los cuales deberán ser publicados en la Intranet y además en los portales www.fusagasuga-cundinamarca.gov.co,
www.fusagasugadigital.gov.co.
9. METAS
• Para diciembre de 2014, se propone la creación y uso de correos electrónicos institucionales en un 100% de las dependencias y oficinas de la entidad para realizar los trámites internos de la Alcaldía de Fusagasugá.
• Para diciembre de 2014, se propone la asignación del 100% de cuentas de usuario de la intranet a los funcionarios de la alcaldía de Fusagasugá.
• Para diciembre de 2014, se propone la implementación y uso de sistema de gestión documental digitalizando el 100% de los documentos recibidos en la ventanilla única de correspondencia. • Para diciembre de 2014, se propone lograr la implementación de la
guía de eficiencia administrativa y cero papel en la administración municipal.
• Para diciembre de 2014, se propone capacitar y sensibilizar al 70% de los funcionarios de la administración pública en materia de reducción, reutilización y reciclaje del papel, uso adecuado del papel, cambios en los procedimientos documentales, etc.
• Para diciembre de 2014, se propone realizar difusión de los avances de la estrategia a través de mínimo un informe trimestral en portales web de la Alcaldía, redes sociales, radio.
• Para diciembre de 2014, se propone alcanzar un ahorro de consumo de papel de al menos el 30% respecto al periodo anterior. (Vigencia 2013).
• Para diciembre de 2014, se propone alcanzar un ahorro de consumo de toners de al menos el 15% respecto al periodo anterior. (Vigencia 2013).
10. INDICADORES
(No. de correos electrónicos creados y en uso/ No. de funcionarios) X 100 (No. de cuentas de intranet creadas / No.de funcionarios) X 100"
(No. de documentos digitalizados en el SGD./ No. de documentos recibidos) X 100
Aprobación y publicación de documento "Guia de Eficiencia Administrativa y cero papel"
(No de personas capacitadas / No. de Funcionarios) X 100 (No.de publicaciones / No. Actividades realizadas) x 100
Consumo papel: (1 – (No. Resmas papel utilizadas 2014 / No. Resmas papel
utilizadas 2013)) x 100
Consumo toner: (1 – (No. toner utilizados 2014 / No. toner utilizados 2013)) x 100
ORIGINAL FIRMADO
FIRMA
CARLOS ANDRES DAZA BELTRAN ALCALDE MUNICIPAL