HOJAS DE CÁLCULO
1.- ¿Qué es una hoja de cálculo?
Una hoja de cálculo representa la evolución de una calculadora. Visualmente está constituida por una cuadrícula de celdas en cada una de las cuales podemos almacenar números, textos o fórmulas. La utilidad de la hoja de cálculo se hace patente cuando tenemos que hacer una serie de cálculos de forma repetitiva cambiando los valores empleados, por ejemplo en una factura. Con la hoja de cálculo creamos una especie de plantilla con las fórmulas que
aplicaremos siempre y cuando introduzcamos nuevos valores en la misma automáticamente se recalcularán todas los resultados de las fórmulas en la hoja.
1.1.- ¿Cuántos programas de hoja de cálculo hay?
Cuando se habla de HdC casi todo el mundo piensa en Excel que es, de hecho, la más extendida. Sin embargo no es la única y estos apuntes han sido realizados para Calc. Las diferencias de uso no son muy grandes y es bueno manejar diferentes tipos.
(http://es.libreoffice.org/descarga/) Otras HdC menos conocidas son:
- Gnumneric, la más precisa1. Dispone de funciones estadísticas muy avanzadas al instalarse
junto al programa R. (https://projects.gnome.org/gnumeric/downloads.shtml/) - Calligra es ligera, sencilla y rápida. (http://www.calligra-suite.org/sheets/)
- Google Docs incluye una hoja de cálculo muy simple que se aloja en Internet, por lo que se puede acceder a ella en cualquier parte.
1.2.-Ejemplo 1. Factura
Vamos a hacer una HdC que calcule una factura a partir de los productos, precios y cantidades que introduzca para cada una. En la siguiente tabla vemos los precios de cada uno de los productos del mercado y las cantidades que han adquirido tres clientes. Hay que calcular lo que hay que cobrar a cada uno de ellos, IVA incluido.
Productos Precios Unidades Felisa Pedro María
Tomate 1,80 €/Kg 0,5 1 0 Lechugas 0,50 €/u 1 0 2 Cebollas 0,65 €/u 6 2 4 Pimientos 2,10 €/Kg 0,5 0,250 1 Alcachofas 3,75 €/Kg 0,5 0 1 Aceite 2,65 €/l 1 3 0
1 Fixing Statistical Errors in Spreadsheet Software: The Cases of Gnumeric and Excel. B. D. McCullough, Department of Decision Science, LeBow College of Business, Drexel University,
El primer paso es introducir los datos que en este caso son los nombres de los productos y los precios de cada uno. Estos datos variarán ocasionalmente pero serán casi siempre los mismos en cada factura. Las cantidades son distintas para cada cliente y los importes deben calcularse a partir del precio de cada producto y de la cantidad que se llevan de cada. Es decir debemos introducir una fórmula que multiplique el contenido de la celda B2 por D2.
Para hacer esto escribimos en E2 =B2*D2 y presionamos enter. Por el momento sale cero porque no hemos puesto ninguna cantidad. Ahora copiamos la fórmula a las celdas que van debajo.
Truco: si clicamos dos veces en el cuadradito negro, lo hace automáticamente.
Ya podemos introducir las cantidades para cada cliente y automáticamente se van calculando los importes correspondientes, pero vamos a añadir una fórmula que calcule la suma total, otra que calcule el IVA y finalmente el total a pagar.
El Importe total se calcula sumando lo que cuesta cada producto. ¿Te imaginas qué fórmula hay que poner en E8?.
En cuanto al IVA, es un impuesto que se recauda en todas las ventas que supone el 21% del total de cada venta y que luego el vendedor debe ingresar al estado cada tres meses.
Para calcular los euros que suponen el 21% de una cantidad, debemos multiplicar esa cantidad por 21%, o por 21/100 o por 0,21. Todas esas formas son equivalentes.
Por ejemplo el 21% de 500€ es 500€ x 0,21 = 105€, así que el vendedor cobrará 605€ al cliente de los cuales se quedará 500€ para él y 105€ los abonará al Estado al acabar el trimestre.
En la siguiente imagen sale la factura acabada, introduce las fórmulas necesarias para que te quede igual. En cuanto al formato selecciona los rangos de celdas que quieres modificar con el ratón y pulsa Ctrl+1 (o bien Formato>Celdas) y modifica lo que creas conveniente. Para que te salgan los importes con dos decimales y el símbolo del euro de forma automática, elige el formato Moneda.
Comprueba que Felisa te debe 13,16€, Pedro 14,01€ y María 11,43€.
1.3.- Referencias absolutas y relativas
Como has podido ver en el ejemplo anterior, al copiar la fórmula de la celda E2 (=B2*D2) a la celda E3, ésta se ha modificado para ser =B3*D3. Esto es así porque la HdC presupone que al copiar la fórmula querrás repetir la cuenta en vez de con B2 y D2, con B3 y D3. Este es el comportamiento normal y nos será útil en muchas ocasiones. Este tipo de comportamiento al copiar se conoce como referencia relativa. Si no quisiéramos que al copiar una fórmula cambiara la fila (o columna) a la que hace referencia, deberíamos anteponer un $ a la fila (número) o columna (letra) que deseamos preservar al copiar, por ejemplo =B$2*D$2. Vamos a verlo en el siguiente ejemplo.
1.4.- Ejemplo 2. Empleados por horas
Reproduce la siguiente imagen en tu ordenador.
La fórmula que me da el importe ganado por Juan por haber trabajado 2,50 horas es =B1*B5, sin embargo si copio y pego esa fórmula tal cual en C5, ...C8 no me da lo esperado
(compruébalo). Si quiero que al copiar la fórmula siga haciendo referencia a la celda B1 debo incluir un $ en la misma. Hazlo. ¿Cómo quedan las fórmulas en las celdas C2...C8 tras copiar?
1.5.- Ejemplo 3. Tabla de multiplicar
Tienes que conseguir una tabla de multiplicar como la de la figura, de forma que cada celda contenga el producto de las cifras que encabezan su correspondiente fila y columna.
Trata de utilizar referencias absolutas (las que incluyen el símbolo $) en vez de introducir las cien fórmulas una a una!. ¿Te atreves con una tabla de multiplicar de 1000 números?
Ah sí, para cambiar el ancho de una columna, pulsa botón derecho sobre la letra correspondiente y elige Ancho de columna. (Puedes hacer lo mismo con las filas) También puedes formatear celdas, insertar o borrar columnas enteras, u ocultar filas o columnas que no quieres que se vean. Experimenta.
2.- Fórmulas
Ya hemos visto cómo podemos introducir fórmulas en una HdC y cómo controlar la forma en que se copian, si se irán incrementando las filas o columnas a las que hace referencia la fórmula o si las referencias serán absolutas, es decir sin cambios. El número de fórmulas que podemos utilizar es enorme y varía de programa a programa. Calc tiene del orden de 400 y Excel incluso más. Si quieres ver la lista completa de funciones pulsa en el icono del Asistente de funciones (en la figura recuadrado en rojo)
2.1.- Algunas fórmulas
Puedes explorar las funciones incluidas pulsando Ayuda para saber cómo se utilizan, sin embargo algunas de ellas no sabrás para qué sirven porque su aplicación en Ciencias, Economía o Ingeniería es demasiado específica (Bessel, TIR...) y no las has estudiado aún. Con las funciones que te indico a continuación no creo que tengas ningún problema para saber lo que calculan y te pueden ser de utilidad.
La Fórmula... Realiza...
=SUMA() Suma los valores del rango de celdas indicado entre paréntesis
=PRODUCTO() Multiplica
=PROMEDIO() Obtiene la media aritmética
=MAX() Devuelve el valor máximo del rango indicado entre paréntesis
=MIN() Devuelve el valor mínimo
=REDONDEAR() Redondea los valores al número de decimales que se indiquen
=RAIZ() Calcula la raiz cuadrada de un número
3.- Gráficos
Hay varios tipos de gráficos que podemos utilizar para representar nuestros resultados en Calc. Dependiendo del tipo elegido tendremos que indicar los rangos donde se encuentran los datos que conformarán nuestro gráfico.
3.1.- ¿Qué tipo de gráfico utilizar en cada ocasión?
La elección del tipo de gráfico a utilizar se realiza en función del tipo de datos que queramos representar.
Se desea destacar...
Tipo de gráfico
Cantidades
Columnas/Barras
Porcentajes o reparto
Sectores (Círculo)
Relación entre variables XY dispersión
Evolución temporal
Línea
3.2.- Ejemplo 4. Realizar un gráfico de columnas.
Seleccionamos primero las etiquetas del eje X (en el ejemplo los nombres de los empleados) y simultáneamente las cantidades a representar para cada etiqueta (el salario correspondiente
a cada empleado). Para hacer una selección discontinua se selecciona el primer rango con el ratón (en el ejemplo A4:A13) y pulsando la tecla CTRL seleccionamos el segundo rango (C4:C13). Para realizar el gráfico menú Insertar>Gráfico o pulsa el icono correspondiente. El resto de elementos del gráfico se eligen en la ventana emergente que se muestra a
continuación.
Compara los elementos del gráfico de barras con los que se muestran en esta ventana.
3.3.- Ejemplo 5. Realizar un gráfico de columnas: móviles por país
País
China
UE
India
EE.UU.
Rusia
Nº móviles
679000000
466000000
415250000
271000000
213900000
(Fuente: wikipedia)
3.4.- Ejemplo 6. Realizar un gráfico de sectores.
Un gráfico de sectores se emplea cuando se desea destacar de qué manera se reparte algo entre varias opciones. Por ejemplo el voto en unas elecciones o el reparto del mercado de móviles entre los fabricantes. Reproduce la hoja que te indico a continuación.
3.5.- Ejemplo 7. Realiza un gráfico de sectores 3D
Los datos siguientes representan el porcentaje de móviles de cada marca vendidos en 2010
Marca Porcentaje Nokia 29,2 Samsung 17,2 LG 6,6 Apple 3,2 Otros 43,8
Realiza un gráfico con los datos de la tabla.
3.6.- Ejemplo 8. Realizar un gráfico XY dispersión.
Este gráfico sirve para poner de manifiesto la relación entre dos grupos de datos.
En este ejemplo se muestra la relación entre la renta disponible (el dinero del que disponen las familias en España para gastar) y el consumo en el periodo 2000-2005 en España.
3.7.- Ejemplo 9. Realizar un gráfico de líneas.
Con este gráfico se pretende mostrar la evolución en el tiempo de una variable.
Años 2004 2005 2006 2007 2008 2009 Compraventas 939553 989341 916000 788518 561420 423114 Renta Consumo 538594 370573 574786 396307 614700 418613 656770 443932 699271 478928 748357 515851 2004 2005 2006 2007 2008 2009 400000 500000 600000 700000 800000 900000 1000000 Compraventas en España N ú m e ro d e c o m p ra ve n ta s
