La integración del Manejo del Cambio Organizacional y de la Administración de Proyectos

Transformando tus proyectos en Resultados

La integración del Manejo del Cambio

Organizacional y de la Administración

de Proyectos

Jorge Victoria

Director de Consultoría

¿Quiénes Somos?

Alpha Consultoría es una empresa especializada en

Consultoría y Capacitación en Administración de Proyectos con más de 17 años de experiencia.

Contamos con metodologías y servicios desarrollados por expertos que se enfocan a incrementar radicalmente el desempeño y el resultado de sus Proyectos.

Somos la única empresa latinoamericana que ha sido

premiada por el PMI en dos ocasiones como reconocimiento a la calidad de sus programas de capacitación de clase mundial.

Pertenecemos al programa Consultant Registry del PMI, que reúne a firmas líderes de consultoría en Administración de Proyectos, Programas y Portafolios.

Jorge Victoria, PMP, CSM

25+ años de experiencia como Director de Oficina de Proyectos, Project Portfolio Manager, Project Manager Master y Consultor.

Conferencista en diversos foros del PMI y Universidades del país, así como profesor de diferentes Diplomados en el ITAM y la Universidad Iberoamericana.

Miembro del equipo de traducción del PMBoK© v4 al español.

Ingeniero Industrial egresado del IPN. PMP desde 1999, Certified Scrum Master, ITIL fundamentals y Six Sigma Green Belt.

Director en Alpha Consultoría, empresa líder en servicios de administración de proyectos.

Biblioteca de Estándares del PMI

Estándares fundamentales

PMBOK® Guide 5ª Ed _{Estándar para Gestión} de Programas 3ª Ed

Estándar para la

Gestión del Portafolio 3ª Ed

Modelo de Madurez Organizacional de Gestión de Proyectos (OPM3) 2ª Ed

Biblioteca de Estándares del PMI

Estándares de Prácticas

Gestión de Riesgos _{Gestión del Valor} Ganado 2ª Ed. Gestión de Configuraciones EDT 2ª ed. Programación del Tiempo 2ª Ed Estimación de proyectos Marco de desarrollo de Competencias del PM 2ª Ed

Biblioteca de Estándares del PMI

Estándares de Extensiones

Extensión para la Construcción 3ª Ed.

Extensión para Sector Público 3ª Ed.

Extensión para Industria de Software 5ª Ed.

Biblioteca de Estándares del PMI

Guías Prácticas

Para manejar el Cambio en las Organizaciones

Si son miembros del PMI pueden bajar una copia personalizada

de todos estos estándares en

Objetivo del Webinar

Reconociendo la importancia que tiene el Manejo del Cambio Organizacional en los proyectos, el PMI ha desarrollado una Guía donde propone como se integra esta práctica con las mejores prácticas para la Dirección de Proyectos.

El objetivo de esta conferencia es presentar de una forma sencilla y clara en que consiste esta Guía y como se relaciona con los diferentes estándares del PMI.

Estructura del Documento

Introducción y Propósito de la Guía

Que es el Manejo del Cambio (MoC)?

Manejo del Cambio en un contexto de OPM

Manejo del Cambio a nivel Portafolio

Manejo del Cambio a nivel Programa

Manejo del Cambio a nivel Proyecto

LO QUE NO ES…

LO QUE ES…

No trata del proceso de gestión de cambios al alcance del proyecto

No habla de consejos de como manejar las órdenes de cambio de un proyecto

Tampoco habla del proceso de gestión de cambios de ITIL en los proyectos

Habla del Cambio Organizacional (El cambio en la gente)

Es una guía sobre como mejorar la práctica de Manejo del cambio dentro del contexto de proyectos, programas y el portfolios

Es solo una guía, no habla de:

 Como desarrollar una estrategia

 La psicología del cambio (organizacional o individual)

 Recomendaciones sobre reingeniería de procesos

La guía cubre en cada sección dos temas:

•

Explica la forma en que el Cambio impacta

la gestión y resultados a nivel OPM,

Portafolio, Programas y Proyectos.

•

Ayuda a definir, planear y monitorear

actividades críticas de Manejo del Cambio

como parte de los planes de cada uno de

estos niveles de gestión.

Por ser una Guía, explica el

QUÉ

más que el

CÓMO.

Estructura del Documento

Introducción y Propósito de la Guía

Que es el Manejo del Cambio (MoC)?

Manejo del Cambio en un contexto de OPM

Manejo del Cambio a nivel Portafolio

Manejo del Cambio a nivel Programa

Manejo del Cambio a nivel Proyecto

Es la capacidad de una Empresa para aprovechar proactivamente y tomar ventaja de los cambios en su entorno del negocio, al tiempo que demuestra la capacidad de recuperación por cambios imprevistos

DESARROLLO DE UNA CULTURA ÁGIL

• Riguroso Manejo del Cambio para adaptarse mejor a los frecuentes cambios en el Mercado

• Gestión de Riesgos mas robusta y colaborativa

• Mayor uso de prácticas estandarizadas de portafolios, programas y proyectos

Es un enfoque

integral

,

cíclico

y

estructurado

para la transición de individuos,

grupos y organizaciones de un estado actual a un estado futuro con el

propósito de obtener beneficios de negocios.

Que es el Manejo del Cambio (MoC)?

El Manejo del Cambio ayuda a las organizaciones a

integrar y alinear

personas, procesos, estructuras, cultura y estrategias con el cambio.

Estado Actual

Estado Futuro

transición

El Cambio como una

Transición Psicológica

• Enfocado en el individuo

Categorías de Modelos de Manejo del Cambio

El Cambio como un

Proceso

• Modelo de John Kotter

El Cambio como un

Sistema

• Enfoque sistémico. 3 categorías del Cambio

Categorías de Modelos de Manejo del Cambio

Modelos de Cambio

a la Medida

Ciclo de Vida del Cambio

Formular el Cambio

Identificar y aclarar la necesidad del cambio

Evaluar la disposición para el cambio

Delinear el alcance del cambio

Planear el Cambio

Definir el enfoque del cambio Planear la gestión de Interesados Planear la transición e integración Implementar el Cambio Preparar a la organización para el cambio Movilización de los Interesados Entrega de resultados del proyecto Manejar la Transición del Cambio Transición a la operación del negocio

Medir la tasa de adopción y los resultados/beneficios

Ajustar el plan para alinear discrepancias Sostener el Cambio Comunicación continua, consulta y representación de los interesados Realizar actividades que tengan sentido

Medir la realización de beneficios PR O YE C TO S PR OG RAM AS POR TAF OLI O GE ST IÓ N D E PR O YE CT OS OR GAN IZ A CI ONA L (OPM )

Estructura del Documento

Introducción y Propósito de la Guía

Que es el Manejo del Cambio (MoC)?

Manejo del Cambio en un contexto de OPM

Manejo del Cambio a nivel Portafolio

Manejo del Cambio a nivel Programa

Manejo del Cambio a nivel Proyecto

Gestión de Proyectos Organizacional (OPM)

• Marco de ejecución de la estrategia que utiliza la gestión de portafolios, programas y proyectos, así como las prácticas organizacionales para ejecutar de manera constante y predecible la estrategia organizacional para obtener un mejor rendimiento, mejores resultados, y una ventaja competitiva sostenible

Modelo de gobierno que permite

alinear la gestión de portafolios,

programas y proyectos con

los objetivos estratégicos de

la Organización

Manejo del Cambio en un contexto de OPM

Evaluación de la Disposición para el Cambio (Change Readiness)

• Evaluación en dos áreas:

 Sistemas y estructuras organizacionales que necesitan ser mejorados o que soportarán el cambio

 Gente y cultura que es capaz de soportar o puede resistir el cambio

• Algunos elementos a considerar:

 Cultura y experiencia histórica de la Organización para tratar con el cambio

 Políticas, procesos, roles y normas de toma de decisiones relacionadas con el cambio

 Capacidad de Liderazgo en la organización para apoyar y patrocinar el cambio

 Recursos aplicados al manejo del cambio y grado de especialización y experiencia

 Y otros…

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Estructura del Documento

Introducción y Propósito de la Guía

Que es el Manejo del Cambio (MoC)?

Manejo del Cambio en un contexto de OPM

Manejo del Cambio a nivel Portafolio

Manejo del Cambio a nivel Programa

Manejo del Cambio a nivel Proyecto

La gestión del Portafolio de Proyectos es un proceso continuo de

optimización y supervisión de una cierta cantidad de iniciativas

organizacionales concurrentes.

Facilita la

evaluación dinámica

de estas iniciativas y el

ajuste o realineación

del portafolio donde es necesario, incluyendo su integración en el negocio

para conocer sus beneficios

Evaluación del Impacto del Cambio (Change Impact Assessment))

• La evaluación tiene dos componentes:

 Análisis de brechas de impacto del cambio

 Evaluación de la disposición al cambio (readiness assessment)

Estructura del Documento

Introducción y Propósito de la Guía

Que es el Manejo del Cambio (MoC)?

Manejo del Cambio en un contexto de OPM

Manejo del Cambio a nivel Portafolio

Manejo del Cambio a nivel Programa

Manejo del Cambio a nivel Proyecto

La gestión de Programas se refiere a la coordinación de una cantidad de

proyectos

relacionados

con un resultado o beneficio común.

La gestión de Programas involucra interdependencia entre sus componentes

y gestionar actividades para incrementar la sinergia, coordinación y

alineación estratégica.

El ciclo de vida del Cambio tiene una estructura similar a la del ciclo de vida de

un programa, ya que es un

proceso cíclico

que requiere reevaluación continua

y normalmente el logro de objetivos es una combinación de acciones

deliberadas (planeadas) y emergentes (no planeadas).

Uno de los elementos del cambio a los que más se le da relevancia a nivel

Programa es a la

obtención de beneficios

(esto implica que todo el esfuerzo

de cambio que se realizará pueda lograr los beneficios esperados).

Por lo mismo esta Guía indica la forma en la que se debe medir los beneficios

de un programa

Medición de los Beneficios del Cambio

Estructura del Documento

Introducción y Propósito de la Guía

Que es el Manejo del Cambio (MoC)?

Manejo del Cambio en un contexto de OPM

Manejo del Cambio a nivel Portafolio

Manejo del Cambio a nivel Programa

Manejo del Cambio a nivel Proyecto

Este capítulo revisa los factores que considera más importantes en el Manejo

del Cambio a nivel de proyecto:

• Cambios que deben ser sostenidos por un periodo de tiempo largo .

• Planificación para abordar los riesgos en un ambiente fluido de cambios y las limitaciones en el control de los riesgos.

• Capacidad del equipo del proyecto para realizar e integrar todas las actividades de apoyo que impactan la entrega de beneficios del proyecto.

• Importancia y retos de la Comunicación, Gestión de interesados y monitoreo/respuesta a resistencia potencial.

• Monitoreo proactivo, ajustes y retrabajo de los planes del proyecto para optimizar los resultados esperados.

• Coordinación efectiva con las actividades de gestión de programas, reconociendo

Ejemplos de Herramientas de Manejo del Cambio

Ejemplo de Modelo de Comunicación

Jorge Victoria, PMP

¿PREGUNTAS?

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