PCCI-PL-I-02 Rige a partir de 19/05/2014 Operativo, Plan de capacitación, Plan de
adquisiciones y Presupuesto Página 1 de 6
Versión 02
1.
METODOLOGIA PARA ELABORAR EL PLAN ANUAL OPERATIVO (PAO)
a) Utilizar como base el Plan anual operativo e informes de ejecución del año anterior para analizar los datos programados y los ejecutados.
b) Analizar las funciones establecidas en el Decreto de Estructura Nº36801-MAG para definir las actividades según funciones asignadas.
c) Utilizar la matriz que proporciona la Dirección para la elaboración del PAO- Plan de capacitación y Plan de adquisiciones-Presupuesto
d) En la columna de Prioridad Institucional del Plan Estratégico: Se debe de anotar la prioridad que aparece en el Plan Estratégico 2010-2021 que hace referencia al departamento o al que tenga mayor relación con el departamento.
e) Las unidades que no tienen establecida una prioridad o un objetivo estratégico no deben anotar nada, únicamente marcar donde se indica: AREA TRANVERSAL.
f) En la columna de Objetivo Estratégico según Plan Estratégico (PE): Se debe de anotar el Objetivo estratégico que aparece en el Plan Estratégico 2010-2021 que hace referencia al departamento o al que tenga mayor relación con el departamento o unidad.
g) En la columna de Objetivo del Departamento: Anote el que establece el Decreto de Estructura Nº36801-MAG.
h) En la columna de Objetivo Específico de la Unidad: Anote el que establece Decreto de Estructura Nº36801-MAG.
i) En la columna de Descripción de Metas, anotar todas aquellas acciones que debe realizar el departamento o unidad para cumplir con las funciones establecidas en el decreto. j) En la columna de Cronograma de Metas se anotan los datos numéricos trimestrales para
cumplir con la actividad.
k) En la columna de Indicadores se van a definir del tipo de GESTION. Por lo menos deben de anotar 1 de cada tipo de indicador.
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i. Indicador de Eficacia: Son los que indican los logros de lo que planificamos y obtuvimos, sin referirse al costo de los mismos
ii. Indicador de Eficiencia: es conocer cuánto cuesta lo que se está logrando
iii. Indicador de economía: mide la capacidad del programa/departamento/institución para administrar, generar o movilizar adecuadamente los recursos.
iv. Indicador de calidad: Mide los atributos, capacidades o características que debemos tener para satisfacer los objetivos.
2.
METODOLOGIA PARA ELABORAR PLAN DE CAPACITACIÓN
a) Las actividades de capacitación deben buscar el cumplimiento de las funciones establecidas en el Decreto Nº 36801-MAG para cada Departamento y Unidad.
b) Las actividades de capacitación deben estar estrechamente vinculadas con el cumplimiento de las prioridades institucionales establecidas en el Plan Estratégico 2010-2021 del SFE, principalmente a las prioridades definidas por la Dirección para el 2015:
i. Asegurar la sostenibilidad técnica y financiera del SFE en forma permanente ii. Ampliar la cobertura de los servicios a nivel nacional
iii. Modernizar las Estaciones de Control
c) Los Jefes de Unidades en coordinación con los Jefes de Departamento deben establecer 3 cursos de capacitación técnica, cumplibles, medibles, atinentes a su área y que sean prioritarios y necesarios para cumplir con la función que desempeñan los funcionarios bajo su cargo. Además deben de entregarse con el programa de temas a desarrollar. Se debe de utilizar la matriz que se les adjunta.
d) Aprovechando de que existen varios funcionarios que han recibido capacitación a nivel nacional e internacional, esta Dirección va a establecer un programa de Formación de Formadores, por lo que cada jefatura debe elaborar una lista de los funcionarios que capacitarán internamente, así como los temas que pueden desarrollar y las áreas del SFE a las que puede dirigir la capacitación.
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e) Con el fin de establecer las necesidades reales de capacitación a mediano y largo plazo, se requiere que cada jefatura determine lo siguiente para cada uno de los puestos a su cargo
i. Requerimientos real del puesto: ¿qué conocimientos técnicos tiene un funcionario nombrado en el puesto x (por ejemplo: Inspector Fitosanitario, Analista de Proveeduría, Secretaria, etc.) para desarrollar con excelencia las funciones a su cargo?
ii. Requerimientos ideales del puesto: ¿qué conocimientos técnicos requiere un funcionario nombrado en el puesto x (por ejemplo: Inspector Fitosanitario, Analista de Proveeduría, Secretaria, etc.) para desarrollar con excelencia las funciones a su cargo?
f) Reservar en la programación de sus actividades para el año 2015 los días para las siguientes capacitaciones:
i. Capacitación administrativa y legal a las jefaturas de unidad y departamento, tres días en el mes de agosto.
ii. II Semana Institucional de Capacitación, dos días en los meses de marzo y abril. iii. Curso de Formador de Formadores, tres días en el mes de octubre.
3.
METODOLOGIA PARA ELABORAR EL PLAN DE COMPRAS
a) En la matriz PROGRAMA DE ADQUISICIONES específicamente en la columna de PERIODO
DE COMPRA, se debe indicar el trimestre cuando se requiera el bien o servicio. b) Se entregará el listado de suministros de oficina (bienes de uso común) para que llenen las
cantidades que van a requerir para el periodo 2015. En caso que requieran de bienes o servicios que no están incluidos en la matriz deben de incluirlos en la subpartida que corresponde.
c) Se entregará el listado de los contratos vigentes para se consideren en el elaboración del presupuesto en cuanto a fechas de vencimiento y montos, pueden filtrarlo por departamento para mayor facilidad.
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4.
METODOLOGIA PARA ELABORAR EL PRESUPUESTO
a) En materia de adquisición de vehículos, según DIRECTRIZ 40-H, artículo 7 del Ministerio de Hacienda y la Autoridad Presupuestaria la Institución debe seguir una política de austeridad, por lo tanto,
no
se podrán sustituir, o adquirir vehículos.b) Para las subpartidas: 1.02.01(Servicio de Agua y Alcantarillado), 1.02.02 (Servicio de Energía Eléctrica), 1.02.03 (Servicio de Correo), 1.02.04 (Servicios de Telecomunicación), 1.06.01
(seguros), 1.08.05 (Mantenimiento y Reparación de Equipo de Transporte), 1.09.99(Otros Impuestos), 1.99.99 (Otros servicios no específicos), 2.01.01(Combustibles y Lubricantes), 2.01.02(Productos Farmacéuticos y Medicinales), 2.99.02(Útiles y Materiales Médicos, Hospitalario e Investigación), 2.99.05(Útiles y Materiales de Limpieza), serán administradaspor el Departamento Administrativo Financiero (DAF).
c) La subpartida 1.04.06 (servicios generales) será presupuestada y administrada por el DAF, exclusivamente para los gastos de: servicio de parqueos, mantenimiento zonas verdes, servicio de peajes, y servicio de lavado de carrocería (donde no exista contrato de lavado de vehículos). Cualquier otro gasto que esté incluido en esta subpartida debe ser presupuestado y administrado por el Departamento o Unidad a su cargo, para lo que deberá ser presentada con su debida justificación.
d) La subpartida 1.04.99 (Otros Servicios de Gestión y Apoyo) será presupuestada y administrada por el DAF, exclusivamente para el gasto de fumigación de edificios para el control de plagas. Cualquier otro gasto que esté incluido en esta subpartida debe ser presupuestado y administrado por el Departamento o Unidad a su cargo, para lo que deberá ser presentada con su debida justificación.
e) Las subpartidas 2.99.01 (Útiles y Materiales de Oficina y Cómputo), y 2.99.03 (Productos de Papel, Cartón e Impresos), en lo que respecta a bienes de uso común (ver lista adjunta) serán administradas por el DAF. Cualquier otro bien que no esté incluido en el listado y sea requerido deberá ser presupuestado y administrado por el Departamento o Unidad, para lo que deberá ser presentada con su debida justificación.
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f) La subpartida 2.04.02 (Repuestos y Accesorios), será presupuestada y administrada por el DAF, exclusivamente por concepto de repuestos para los vehículos oficiales. Cualquier otro repuesto que esté incluido en esta subpartida debe ser presupuestado y administrado por los Departamentos o Unidades a su cargo, para lo que deberá ser presentada con su debida justificación.
g) Las subpartidas 1.04.03 (planos de construcciones y supervisión de obra), 1.08.01
(mantenimiento de edificios),5.02 (Construcciones, adiciones y mejoras),serán presupuestadas y administradas por el DAF, a través del Área de Construcciones. Cualquier otro gasto que esté incluido en esta subpartida debe ser presupuestado y administrado por el Departamento o Unidad a su cargo, para lo que deberá ser presentada con su debida justificación
h) Las subpartidas 1.01.03 (Alquiler de equipo de cómputo), 1.04.05 (Servicios de Desarrollo de Sistemas Informáticos), 1.08.08 (Mantenimiento y Rep.de Equipo de Cómputo y Sistemas de información),2.01.04 (Tintas, Pinturas y Diluyentes)5.01.05 (Equipo y Programas de Cómputo), 5.99.03 (Bienes Intangibles) serán presupuestadas, y administradas por Tecnología de la Información (TI). Únicamente se adquirirá lo establecido en el Plan Anual Informático, y en concordancia con el artículo 8 de la Directriz Presidencial 40-H.
i) El DAF suministrará la información correspondiente de los contratos vigentes (monto para el 2015 donde se considerará la fecha de vencimiento y el monto actual de los diferentes servicios que incluye el incremento fundamentado en:
I. Índice de precios al consumidor (IPC)
II. Índice de Costo de Mano de Obra (variación y cotización).
III. Índice de Costo de Insumos (cotización, variación, administrativos). IV. Índice de Precios al Consumidor.
V. El incremento oscila entre un 2 y un 3 por ciento.
El Departamento o Unidad será responsable de presupuestar y administrar los contratos, para lo cual deben considerar las fechas de vencimiento de los mismos (principalmente los
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que vencen en el 2015) y ampliaciones de contratos. Cualquier otro servicio nuevo que se requiera bajo esta modalidad, debe ser incluido en presupuesto 2015.
j) El presupuesto correspondientes al pago de membrecías con organismos internaciones, transferencias, entre otros, será responsabilidad de la Dirección o Departamento, de acuerdo a su competencia.4
k) De acuerdo con la Circular STAP 0135-2014, punto 4, párrafo 2, las siguientes subpartidas así como las especificadas en el artículo 6 de la Directriz 40-H, no podrán ser aumentadas durante la ejecución presupuestaria 2015, a saber:
Artículo 6º— Las entidades públicas, ministerios y demás órganos, de acuerdo con la naturaleza de sus
actividades, deberán racionalizar los recursos públicos, por lo que no podrán incurrir en gastos suntuarios. También deberán minimizar gastos operativos como: Transporte en el exterior, Viáticos en el exterior, Transporte dentro del país, Viáticos dentro del país, Equipo de transporte, Servicios de Gestión y Apoyo, Alimentos y Bebidas, Gastos de publicidad y propaganda, Información, Gastos de representación institucional, Becas, Actividades protocolarias y sociales, Textiles y vestuarios, Piezas y obras de colección, entre otros. Con el fin de verificar lo anterior, las instituciones deberán justificar rigurosamente, la necesidad de incorporar cada uno de los gastos contemplados en el presupuesto ordinario y demás documentos presupuestarios.