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TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA ACUERDO PROVEEDOR PREFERIDO DE EMPRESA DE SUMINISTRO DE SERVICIOS TEMPORALES DE PERSONAL EN MISIÓN

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Formato Términos de Referencia – Versión Enero 2015 Page 1 TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA ACUERDO PROVEEDOR PREFERIDO DE EMPRESA DE

SUMINISTRO DE SERVICIOS TEMPORALES DE PERSONAL EN MISIÓN

I. ANTECEDENTES

1. Sobre Mercy Corps

Mercy Corps existe para aliviar el sufrimiento, la pobreza y la opresión ayudando a las comunidades a construir comunidades seguras, productivas y justas. Es una organización sin ánimo de lucro creada en 1979, y trabaja actualmente en más de 45 países, en la perspectiva de generar soluciones sostenibles y de largo plazo a problemas sociales y de desarrollo.

Mercy Corps trabaja en Colombia desde el 2006 en alianza con organizaciones de base, organismos no gubernamentales, entidades del Gobierno Nacional y empresas privadas, apoyando la construcción de soluciones a temas estructurales del desarrollo, tales como: la resolución de conflictos por la tierra, el goce de derechos y la inclusión de las víctimas del conflicto armado y las personas con discapacidad, la protección a la niñez, y las mujeres, entre otros.

Los recursos financieros de Mercy Corps en Colombia provienen de instituciones del Estado Colombiano, cooperación internacional y alianzas estratégicas con entidades del sector privado. 2. Marco de acción

Con el fin de atender los requerimientos de recurso humano, para el desarrollo de las actividades donde se requiere apoyo adicional a la planta de personal y en ocasiones específicas, se determinó la necesidad de celebrar acuerdo de proveedor preferido con persona jurídica que preste los servicios de suministro y administración de personal competente en forma temporal en misión.

3. Exoneración de Responsabilidad.

Mercy Corps no se hará responsable ni asumirá costo alguno por los gastos que incurra cualquiera de los participantes en la preparación y presentación de la oferta. Se trata de una solicitud de propuestas que será analizada por la organización, en desarrollo de su control interno de contratación, y que, por tanto, no se obliga a contratar a ningún proponente, pero, sí a celebrar un Acuerdo de Proveedor Preferido de empresa de servicios temporales que suministre personal temporal en misión. Se entiende como Proveedor Preferido: Los Acuerdos celebrados entre Mercy Corps y proveedores externos precalificados en los cuales los oferentes o vendedores acuerdan proveer bienes o servicios con valor agregado a Mercy Corps a cambio de estatus preferencial de proveedor de Mercy Corps. Para el Acuerdo de Proveedor Preferido la cuantía será indeterminada.

II. OBJETO DEL ACUERDO

Contar con acuerdo de proveedor preferido con una empresa de servicios temporales para el suministro especializada e independiente de personal temporal en misión a nivel nacional, para cubrir las vacantes temporales de acuerdo con los requerimientos de la organización, principalmente y sin excluir el resto del país, en Bogotá, Chocó, Putumayo y Cauca.

El oferente deberá presentar su oferta en pesos colombianos, sin anotar centavos, aproximando por exceso o por defecto al entero más cercano así: Si es superior o igual a 50 centavos, se aproxima al entero siguiente y si es inferior a 50 centavos se baja al entero anterior. Cualquier inconveniente que se presente durante la ejecución del Acuerdo debida a una mala elaboración del cálculo del costo de la propuesta será responsabilidad exclusiva del proponente, debiendo asumir los mayores costos y/o

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Formato Términos de Referencia – Versión Enero 2015 Page 2 pérdidas que se deriven de dichos errores u omisiones. Mercy Corps se reserva la facultad de hacer correcciones aritméticas, cuando se adviertan inconsistencias en la oferta y el valor resultante será el que se tomará como oferta económica.

Teniendo en cuenta que este punto es de la esencia de la oferta, no podrá estar condicionada, ni ser adicionada, modificada o completada después de haber sido presentada la oferta. La oferta económica propuesta contemplará todos los costos directos, indirectos, impuestos, tasas y contribuciones y cualquier otra erogación necesaria para la ejecución del Acuerdo resultado del presente proceso, teniendo en cuenta las especificaciones técnicas. Cualquier error en la determinación de los valores relacionados en el Anexo Oferta Económica, no dará lugar a su modificación, con excepción de las aproximaciones que realice Mercy corps, el oferente deberá asumir los sobrecostos que esto le ocasione. Lo anterior sin perjuicio de las facultades de corrección aritmética que tiene la Entidad.

III. OBLIGACIONES

1. Proveer el personal requerido.

2. Contratación del personal requerido por la organización 3. Informes detallados del personal suministrado, que incluya:

a. Proceso de contratación: hoja de vida, informe de entrevista, consulta de referencias, consulta en listas (docs. que provee la organización), contrato, afiliaciones al sistema de seguridad, confirmación de conocimiento de las políticas de la organización a las que hubiere lugar, autorización de tratamiento de datos, entre otros

b. Novedades del servicio prestado

c. Liquidación del proceso al finalizar el servicio

4. Designar un punto de contacto, que atienda y responda todas las inquietudes de la organización frente a la contratación y los servicios prestados

5. Los procesos de selección deben ser llevados a cabo por un profesional especializado en selección de personal, preferible titulado en psicología con énfasis organizacional

6. Previa la contratación del personal, se debe consultar la persona seleccionada en las listas Canadá y World tracker según corresponda, consulta que serpa realizada por Mercy Corps.

7. Responder los requerimientos de la organización en tiempo y selección y contratación del personal oportunamente

8. Compartir con la organización la política de SG-SST 9. Orientar al personal en el SG-SST

10. Las facturas que emitan a la organización deben estar debidamente soportadas:

a. Soporte de afiliación o pago (según corresponda) al sistema de seguridad social, aportes parafiscales

b. Planillas de liquidación de pagos

IV. SUPERVISOR DEL ACUERDO

El control y seguimiento de las actividades que se desarrollarán en el marco del acuerdo estarán a cargo de Coordinadora de compras y servicios y la coordinación del supervisor al cargo que se vincula como temporal en misión.

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Formato Términos de Referencia – Versión Enero 2015 Page 3

V. PERFIL DEL (LA) PROPONENTE

Para esta convocatoria podrán participar personas jurídicas establecidas en Colombia, cuyo objeto social le permita presentar la propuesta de Empresa de servicios temporales.

Que su objeto social esté relacionado con el servicio requerido.

Que certifique experiencia y buenos resultados en servicios como el requerido en esta convocatoria. Se solicita que el oferente tenga cobertura nacional especialmente en Bogotá, Chocó, Putumayo y Cauca.

VI. LUGAR Y CONDICIONES DEL ACUERDO

El acuerdo se firmará en Bogotá D.C., y el personal temporal en misión, podrá requerirse para cualquier zona del país, con énfasis en Bogotá, Chocó, Putumayo y Cauca.

El proveedor deberá contar con equipo de cómputo, teléfono móvil, facilidades para las comunicaciones y conectividad, tecnología y demás condiciones necesarias para desarrollar el trabajo descrito en los presentes Términos de Referencia.

VII. DURACIÓN Y TIPO DE CONTRATO

El acuerdo tendrá un tiempo máximo de duración de doce (12) meses contados a partir de la firma del mismo.

VIII. ENVIO DE PROPUESTAS

Las propuestas deberán ser enviadas en SOBRE CERRADO a la oficina de Mercy Corps en Bogotá, a la dirección:

MERCY CORPS Calle 107 No. 8 A – 23 Barrio Francisco Miranda Bogotá – Colombia

Citar en el frente del sobre, en el que envía la propuesta, la siguiente referencia: CONVOCATORIA PARA LA SELECCIÓN DE PROVEEDOR PREFERIDO, DE EMPRESA DE SERVICIOS

TEMPORALES EN MISIÓN.

IX. ETAPAS DEL PROCESO

Publicación de los términos de referencia 05 de abril de 2017

Reunión de aclaraciones:

- Fecha

- Hora

- Lugar (dirección – ciudad)

17/04/2017 3:00 pm

Oficina Mercy Corps Calle 107 No 8 a 23 Barrio Francisco Miranda – Bogotá

Fecha máxima para enviar preguntas 19 de Abril de 2017

Cierre de la convocatoria - Fecha límite de

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Formato Términos de Referencia – Versión Enero 2015 Page 4 Apertura de sobres

- Fecha

- Hora

- Lugar (dirección – ciudad)

24 de Abril de 2017 2:00 pm

Oficina Mercy Corps - Bogotá Revisión técnica y económica de la propuesta 24 de Abril de 2017

Informe al proponente de aceptación o no de la propuesta

- Inhabilitados

- No seleccionados

25 de Abril de 2017

Notas a las etapas del proceso:

- No se evaluarán propuestas presentadas con posterioridad a la fecha y hora estipuladas. - Las preguntas se resolverán en un máximo de dos días, y las respuestas se publicarán en la

página web de Mercy Corps Colombia (www.mercycorps.org.co)

- Todas las preguntas deben dirigirse al correo electrónico mquintero@mercycorps.org. No se dará respuesta a preguntas por otros medios y/o otras personas de la organización.

X. IDIOMA PARA LA PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

Las propuestas deben ser presentadas en español. No se evaluarán propuestas presentadas en otros idiomas.

XI. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE PROPONENTES

Mercy Corps hará la verificación de los requisitos habilitantes.

En este sentido, la evaluación de las propuestas se dividirá en 2 temas, a saber:

a) Verificación de los requisitos habilitantes: Esta evaluación no da derecho a la asignación de puntaje, pero conducirá a determinar si la propuesta es Habilitada o No Habilitada

b) Ponderación de los puntajes de los criterios técnicos ofrecidos por los proponentes.

Verificación de Requisitos Habilitantes Jurídicos

- Documento de existencia y representación legal del proponente, no mayor a tres meses de expedición y donde se constate que el término de duración del proponente es superior a dos años. (Aplica para personas Jurídicas)

- Balance General, estado de resultados y sus notas a los estados financieros con corte al 31 de diciembre de 2016. (Aplica para personas Jurídicas)

- Fotocopia del documento de identificación del representante legal del proponente. - Registro Único Tributario del proponente actualizado (2013 hacia adelante).

Requisitos Habilitantes Técnicos

Los proponentes deberán cumplir con los siguientes requisitos técnicos, y será de estricto cumplimiento:

- El proponente deberá acreditar su experiencia mediante certificación de contratos celebrados y ejecutados en los últimos 2 años anteriores a la fecha de cierre del proceso de selección, donde se especifique: objeto contractual, duración del contrato, monto del contrato, obligaciones o alcances igual o similar al objeto del presente proceso de selección.

- Propuesta económica que incluya: forma de pago, condiciones de entrega, tiempo de entrega y garantía de los productos

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Formato Términos de Referencia – Versión Enero 2015 Page 5

Ponderación de los criterios de selección En esta etapa se realizará la evaluación de las

propuestas, las cuales deberán ajustarse a todas las exigencias y requerimientos mínimos establecidos en los presentes términos de referencia, y previo análisis comparativo de las ofertas presentadas, se seleccionará el ofrecimiento más favorable, sobre un total de 100 puntos discriminados de acuerdo con los siguientes factores de puntuación:

CRITERIO PUNTAJE

1 Mínimo 5 años de estar legalmente constituida en el mercado 30

2 Experiencia, demostrable con certificaciones 35

3 Cobertura nacional 35

TOTAL PUNTAJE 100

XIV Notas:

1. Por política de la organización el monto máximo a acordar no se informa, en el proceso de la convocatoria.

2. Mercy Corps se reserva el derecho a cerrar el proceso de convocatoria si las propuestas recibidas son por un valor superior al aprobado para realizar el proceso de selección.

3. Solo se evaluarán propuestas completas, es decir que reúnan/incluyan/hayan presentado toda la documentación solicitada en el capítulo XII del presente documento

4. El proveedor es responsable del pago de seguridad social de acuerdo con la ley 100 de 1993 aplicable para contratistas independientes (pago de salud, pensión y ARL).

Los soportes del pago de seguridad social son requisitos para el/los pago(s) del acuerdo. 5. Mercy Corps exige Confidencialidad de la información

6. Mercy Corps adquiere en el acuerdo los derechos, la propiedad de los resultados / producto resultante del acuerdo.

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