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Ejemplos de pagos que se cursan con una Orden de Pago u Orden de Compra

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Academic year: 2021

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¿Qué es una Orden de Pago - Orden de Compra? ¿Qué hacer para solicitarla ?

Ejemplos de pagos que se cursan con una Orden

Como completar el formulario Orden de Pago - Orden de Compra ¿Donde se despacha la Orden de Pago - Orden de Compra?

¿Como compruebo que Finanzas recibió la Orden Pago - Orden de Compra?

¿Qué es una orden de Pago?

La orden de pago u orden de compra es el formulario interno UC. Lo utilizan las Unidades para solicitar a la Dirección de Presupuesto y Finanzas formalmente el pago de un documento contable (Ej: factura de compra), o el pago a un empleado (Ej: fondo a rendir o viático).

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¿Qué hacer para solicitarla?

Las Unidades deben completar el formulario de orden de pago u orden de compra, y junto a la factura deben despacharlos a Contabilidad.

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Por ejemplo:

- Factura de compra: la Unidad da orden de pago, a la factura de compra de productos y/o servicios entregados por un proveedor. - Boleta de honorarios: la Unidad da orden de pago a la persona que presto sus servicios.

- Fondos a rendir: la Unidad da orden de pago al fondo a rendir a nombre de un empleado. - Viático: la Unidad da orden de pago por concepto de viático a un empleado.

- Orden de pago u orden de compra sin documento adjunto: la Unidad da orden de pago para un alumno por concepto de beca.

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Como completar un formulario de Orden de Pago - Orden de Compra

PRIMERA PARTE:

- RUT Nº: RUT de la persona natural o jurídica a la cual se le pagan los servicios o bienes.

- Razón Social: Nombre de la empresa o de la persona natural (en este caso se deben escribir primero los apellidos y posteriormente los nombres).

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SEGUNDA PARTE:

- Seleccionar a qué corresponde la OP-OC, marcando con una cruz el casillero correspondiente. Las posibilidades son: Factura, Nota de crédito, Fondo a rendir, Viático, Boletas de honorarios u Otros. - En caso de ser factura, se indicar si da derecho a 100% de IVA, marcando el casillero afecta, si es del tipo proporcional o si corresponde a factura exenta.

- En el caso de ser factura que no tenga derecho a IVA corresponde seleccionarla en Otros. Si la opción es “Otros”, se debe mencionar a qué corresponde escribiéndolo bajo la leyenda “Otros”.

Requerimientos de las Facturas de Compra que dan derecho a IVA Proporcional: - Debe venir el original de la factura en la orden de pago - OC.

- La factura a nombre de la Universidad R.U.T. 81.698.900-0

- La fecha de la factura debe estar dentro de los dos meses anteriores al mes en que ingresaremos la información al sistema.

- Sólo se clasifica como IVA proporcional las facturas que corresponden a Unidades que no tengan relación con alumnos y que tengan ventas con IVA. - Un ejemplo es las facturas de compra por artículos de escritorio que tienen IVA proporcional.

Requerimientos de Facturas de Compra con derecho a crédito IVA 100%: - Debe venir el original de la factura en la orden de pago - OC.

- La factura a nombre de la Universidad R.U.T. 81.698.900-0

- La fecha de la factura debe estar dentro de los dos meses anteriores al mes en que ingresaremos la información al sistema.

- Sólo se clasifica como IVA 100% las facturas que corresponden a Unidades que no tengan relación con alumnos, que tengan ventas con IVA, y que la Unidad haya mencionado en la orden de pago “da derecho a crédito fiscal 100%”.

Facturas de Compra clasificados en “Otros”. Este tipo de factura no va al Libro de Compras. - Si la factura no clasifica en los anteriores grupos es Otros.

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Requerimientos de Facturas de Compra como Exentos:

- La factura dice explícitamente Exenta, como por ejemplo pasajes, alojamiento etc,

TERCERA PARTE: Por concepto de:

Este campo se llena con la glosa descriptiva para poder determinar a qué corresponde el pago. Se registrará en el campo descripción del documento en Financial. Con cargo a:

Completar con el Flexfield completo de dónde se deben cargar los egresos de fondos ( Cía-Cuenta-Unidad-Proyecto-Tipo de Fondos). La suma de:

Es la cantidad a pagar en la OP-OC escrita en palabras. Observaciones:

En este campo se deben mencionar datos importantes como pagos parciales de facturas, anticipos a un proveedor (previo a la llegada de la factura) o devoluciones de gasto. Nombre:

Nombre del responsable con poder de firma para egresar fondos de la unidad. Firma:

Firma del responsable identificado. Preparado por:

Persona que prepara el documento para ser autorizado y firmado. Anexo:

Anexo de esta última.

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Se despacha a la Subdirección de Contabilidad, Alameda 406 segundo piso. En el caso de los pagos a boletas de honorarios de funcionarios, deben ser despachadas a la Dirección de Asuntos Administrativos (DAP) Alameda 406 tercer piso. La DAP luego de revisar el honorario, envía la Orden de Pago Subdirección de Contabilidad para que siga su curso.

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¿Como compruebo que Contabilidad recibió la Orden de Pago - Orden de Compra?

La recepción de Subdirección de Contabilidad da un Nº de folio a la orden de pago u orden de compra, y envía la copia blanca para la Unidad para que ésta tenga un respaldo de la recepción.

El documento contable que respalda la Orden de Pago u OC es digitada en el sistema financial, a continuación otra persona la revisa y pasa al proceso de pago automático. De acuerdo al documento contable (razón socia) que paga la orden (categoría), ésta va asociada a un grupo de pago, y a una fecha de pago determinada por un calendario, según la fecha de recepción de la orden de pago.

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Referencias

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