LEVANTAMIENTO DE DOCUMENTACIÓN, DENTRO DE LA FASE DE LA ESTRUCTURA CONCEPTUAL DEL PROCESO DE DISEÑO DE LA APLICACIÓN
MÓVIL, PARA EL REPORTE DE COMPORTAMIENTOS Y CONDICIONES PELIGROSAS EN CUANTO A SEGURIDAD, SALUD Y AMBIENTE EN EL TRABAJO
PABLO ANDRÉS MONTENEGRO A MARISOL RODRÍGUEZ BERNAL
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
ESPECIALIZACIÓN EN HIGIENE, SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO FACULTAD DE INGENIERÍA
LEVANTAMIENTO DE DOCUMENTACIÓN, DENTRO DE LA FASE DE LA ESTRUCTURA CONCEPTUAL DEL PROCESO DE DISEÑO DE LA APLICACIÓN
MÓVIL, PARA EL REPORTE DE COMPORTAMIENTOS Y CONDICIONES PELIGROSAS EN CUANTO A SEGURIDAD, SALUD Y AMBIENTE EN EL TRABAJO
PABLO ANDRÉS MONTENEGRO A MARISOL RODRÍGUEZ BERNAL
PS. MARÍA MARCELA SOLER GUIO DIRECTOR
TRABAJO DE GRADO PARA OPTAR AL TÍTULO DE
ESPECIALISTA EN HIGIENE, SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
ESPECIALIZACIÓN EN HIGIENE, SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO FACULTAD DE INGENIERÍA
RESUMEN
El siguiente documento analiza las percepciones y el conocimiento que tienen los empleados de la compañía Claro Colombia S.A. Bogotá en relación a la higiene, seguridad y salud en el trabajo con el fin de conocer factores decisivos en la estructuración del diseño de una aplicación móvil para el reporte de comportamientos y condiciones peligrosas. Para ello, se estructuró una encuesta que tuvo en cuenta factores como la percepción, el conocimiento y las experiencias en higiene, seguridad y salud en el trabajo. Como resultado del ejercicio investigativo se identificó: primero, la necesidad de crear un link adicional en la aplicación móvil que permitiera la comunicación y capacitación interna de sus trabajadores en tiempo real sobre temas de interés que le competen a la compañía en materia de seguridad y salud en el trabajo. Y segundo, la relevancia de crear un espacio, denominado “Exprésate Claro” en el cual los colaboradores pudieran expresar sus aportes, percepciones e ideas al nivel directivo de la organización o líder del proceso en aras de cualificar dicha oportunidad como un insumo esencial en su actualización y mejora paulatina.
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN ... 14
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ... 17
DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA ... 17
HIPÓTESIS ... 18
ANTECEDENTES ... 20
JUSTIFICACIÓN ... 21
JUSTIFICACIÓN SOCIAL ... 23
JUSTIFICACIÓN PERSONAL ... 24
OBJETIVOS ... 25
OBJETIVO GENERAL ... 25
OBJETIVOS ESPECÍFICOS ... 25
1. MARCO REFERENCIAL ... 26
1.1. MARCOTEÓRICO ... 26
1.1.1. Seguridad Industrial ... 26
1.1.2. Norma Técnica Colombiana NTC-OHSAS 18001 ... 27
1.1.3. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional (SG S & SO) OHSAS 18001:2007 ... 28
1.1.4. Características de la comunicación interna ... 41
1.1.5. Generalidades de la salud ocupacional hoy en día Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo. (SG-SST) ... 45
1.1.6. Propiedad intelectual en Colombia ... 46
1.2.1 De tecnología ... 55
1.2.2. Aplicación móvil ... 56
1.3. MARCOLEGAL ... 57
1.3.1. OTRAS NORMAS COMPLEMENTARÍAS NO OBLIGATORIAS: ... 69
1.3.1.1. TECNOLÓGICAS ... 69
2. SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA ... 73
2.1. DATOSDELACOMPAÑÍA ... 73
2.2. SISTEMADEGESTIÓNQUEIMPLEMENTALACOMPAÑÍACLAROCOLOMBIAS.A. ... 74
2.2.1. Reporte y Seguimiento de Accidente de Trabajo ... 76
2.2.2. Reporte de Investigación de Incidentes ... 78
2.2.3. Inspecciones de trabajo ... 81
2.2.4. Identificación de Peligros, Evaluación y Control de Riesgos – Matriz de peligros ... 85
2.2.4.1. MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUACIÓN Y VALORACIÓN DE RIESGOS ... 86
2.2.4.2. CLASIFICACIÓN DE LOS PELIGROS ... 87
2.3. IMPORTANCIADELASAPLICACIONESMÓVILESENLAMPLEMENTACIÓNDELSISTEMADE GESTIÓNENSEGURIDADYSALUDENELTRABAJO ... 95
2.3.1. Las aplicaciones móviles ... 95
2.3.2. Características de las aplicaciones móviles ... 96
2.3.3. Redes de Comunicación en Móviles: ... 98
2.3.4. Plataformas dominantes ... 98
2.4. DEFINICIÓNYEVOLUCIÓNDELSISTEMAANDROID ... 99
2.5. DESARROLLODEAPLICACIONESPARADISPOSITIVOSMÓVILES ... 104
3. IDENTIFICACIÓN DE CANALES DE COMUNICACIÓN DE LA COMPAÑÍA CLARO COLOMBIA S.A. .... 106
4. METODOLOGÍA ... 107
4.1. DISEÑO ... 107
4.3. INSTRUMENTOS ... 109
4.4. PROCEDIMIENTO ... 110
4.4.1. Procesamiento de la información ... 110
4.4.2. Análisis de los datos ... 110
4.5. ASPECTOADMINISTRATIVO ... 111
5. TIPO DE INVESTIGACIÓN ... 111
5.1. PARÁMETROS DE LA INVESTIGACIÓN ... 112
5.2. FUENTES Y TÉCNICAS PARA RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN ... 112
6. FORMULACIÓN DE VARIABLES ... 114
7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ... 115
8. PRESUPUESTO ... 116
9. DESARROLLO DEL PROYECTO ... 116
9.1. VALORACIÓN ... 116
9.2. ENFOQUE ... 117
9.3. FASES PARA EL DESARROLLO DE LA APLICACIÓN MÓVIL ... 119
FASEI:OPERACIONES NECESARIAS PARA REALIZAR EL PROCESO DE LA ESTRUCTURACIÓN DEL DISEÑO DE LA APLICACIÓN MÓVIL ... 120
FASE2:ELABORACIÓN DE LA ESTRUCTURACIÓN PARA EL DISEÑO DE LA APLICACIÓN MÓVIL (SOFTWARE) ... 123
FASE3:DESARROLLO DE SOFTWARE PARA MÓVILES ... 125
FASE4:PRUEBAS Y CALIDAD DE DESARROLLO DE SOFTWARE PARA MÓVILES ... 125
FASE5:IMPLEMENTACIÓN DEL SOFTWARE PARA MÓVILES ... 126
10. ANÁLISIS Y DISEÑO ... 127
11. RESULTADOS ... 128
11.2. CONTROL DE SEGUIMIENTO ... 131
11.3. ANÁLISIS CAUSAL ... 132
11.4. ESTADÍSTICA DE ACCIDENTALIDAD ... 136
11.5. ANÁLISIS INSPECCIONES DE SEGURIDAD ... 149
11.5.1. Inspecciones locativas ... 151
11.5.2. Sobre el análisis estadístico ... 153
11.6. ESTRUCTURA ... 156
11.7. PLAN DE EMERGENCIAS ... 157
11.7.1. Puesto de trabajo... 157
11.7.2. Ambiente – disposición de residuos ... 158
11.7.3. Inspecciones de vehículos ... 158
11.7.4. Hallazgos Nivel 1... 160
11.7.5. Hallazgos Nivel 2... 161
11.7.6. Inspecciones de alturas ... 162
11.8. INFORMES DE PLAN DE EMERGENCIAS -PME ... 165
11.8.1. Antecedentes de emergencias ... 167
11.9. LA ENCUESTA ... 169
Acceso a la plataforma online ... 169
11.9.1. Resultados cuantitativos... 172
11.10. DISEÑO DE LA ESTRUCTURACIÓN DE INTERFACES DE USUARIO DE LA APLICACIÓN MÓVIL 185 11.10.1. Diseño del contenido de los módulos ... 185
11.10.2 . Especificación de la aplicación Claro te ayuda... 192
11.10.2.1. Definición de la aplicación ... 192
11.10.2.2. Descarga de la aplicación ... 192
11.10.2.3. Iniciando la aplicación ... 193
11.10.2.4. Módulo de conexión ... 193
11.10.2.6. Menú principal... 194
11.10.2.7. Pasos para el reporte ... 195
11.10.2.7.1. Paso 1: ubicación del usuario ... 195
11.10.2.7.2. Paso 2. Selección del tipo de reporte ... 195
11.10.2.7.3. Paso 3. Tipo de evento ... 196
11.10.2.7.4. Paso 4. Tipo de categoría peligro ... 197
11.10.2.7.5. Paso 5. Tipo de categoría emergencia ... 198
11.10.2.7.6. Paso 6. Subcategoría evento peligro ... 198
11.10.2.7.7. Paso 7. Categoría o nivel de riesgo para el peligro o la emergencia ... 199
11.10.2.7.8. Paso 8. Agrega una fotografía ... 199
11.10.2.8. Gestión de la información ... 200
11.10.2.8.1. Salesforce ... 200
11.10.2.9. Correo electrónico salud ocupacional ... 201
11.10.2.10. Mensaje SMS ... 202
11.11. PROPUESTA COMO LÍDERES DEL PROYECTO PARA LA FUTURA APLICACIÓN MÓVIL. ... 203
12. DISCUSIÓN ... 207
12.1. ANÁLISIS Y DISCUSIÓN DE LOS RESULTADOS OBTENIDOS DE LA ENCUESTA ... 207
13. CONCLUSIONES ... 212
14. RECOMENDACIONES ... 214
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1: Datos de la compañía ... 73
Tabla 2: Procedimiento para el reporte y seguimiento de accidente de trabajo ... 76
Tabla 3: Encabezado manual Identificar peligros, evaluar y controlar riesgos en salud Ocupacional... 85
Tabla 4: Clasificación de los peligros ... 87
Tabla 5: Criterios de valoración ... 91
Tabla 6: Análisis de riesgo ... 91
Tabla 7: Cronograma de actividades 2015 – 2016 ... 115
Tabla 8: Presupuesto ... 116
Tabla 9: Registro de incidentes ... 129
Tabla 10: Análisis Causal ... 132
Tabla 11: Condiciones inseguras ... 133
Tabla 12: Factores laborales... 134
Tabla 13: Actos sub-estándar ... 146
Tabla 14: Condición sub-estándar ... 147
Tabla 15: Factores personales ... 148
Tabla 16: Factores laborales... 149
Tabla 17: Inspecciones locativas ... 151
Tabla 18: Porcentaje de cumplimiento ... 153
Tabla 19: Nivel de prioridad ... 154
Tabla 20: Hallazgos de los niveles 1 y 2 del segundo semestre 2015 ... 155
Tabla 21: Estructura ... 156
Tabla 23: Puesto de trabajo ... 157
Tabla 24: Ambiente – disposición de residuo ... 158
Tabla 25: Inspecciones programadas ... 158
Tabla 26: Nivel de prioridad ... 159
Tabla 27: Criterios macro y sub-criterios evaluados... 159
Tabla 28: Criterios macro y sub-criterios... 162
Tabla 29: Cobertura... 164
Tabla 30: Nivel de prioridad ... 165
Tabla 31: Hallazgos de nivel 1 ... 165
Tabla 32: Área protegida Telmex S.A. Bogotá ... 166
Tabla 33: Informe de servicios área protegida – Telmex S.A... 167
Tabla 34: Priorización de amenazas ... 168
Tabla 35: Género ... 173
Tabla 36: Personal seleccionado para la encuesta... 173
Tabla 37: Comparativo de los actuales sistemas de reporte vs la aplicación móvil ... 186
Tabla 38: Comportamiento peligroso... 189
Tabla 39: Condición peligrosa ... 190
Tabla 40: Situaciones de emergencia ... 191
ÍNDICE DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1: Modelo de Sistema de Gestión para esta norma OHSAS 18001:2007 ... 29
Ilustración 2: La comunicación interna ... 41
Ilustración 3: Políticas de la Compañía en salud, seguridad y ambiente ... 74
Ilustración 4: Reporte de incidentes, actos y condiciones inseguras ... 79
Ilustración 5: Esquema del formato en línea – intranet... 80
Ilustración 6: Esquema del formato en línea – intranet... 81
Ilustración 7: Pasos para realizar inspecciones de seguridad industrial ... 82
Ilustración 8: Diagrama de inspecciones... 83
Ilustración 9: "Andy", el robot ideado como logotipo del sistema operativo Android ... 99
Ilustración 10: Las diferentes capas que conforman el sistema operativo Android ... 102
Ilustración 11: Actividades de las operaciones Fija & Móvil ... 118
Ilustración 12: Distribución de la población Fija & Móvil ... 118
Ilustración 13: Ciclo de Desarrollo de Software para móviles ... 119
Ilustración 14: Planificación y formulación del proyecto ... 120
Ilustración 15: Promoción App ... 122
Ilustración 16: Fases de la metodología ... 123
Ilustración 17: Control de Seguimiento ... 131
Ilustración 18: Estadísticas análisis causal ... 133
Ilustración 19: Condiciones inseguras ... 134
Ilustración 20: Factores laborales... 135
Ilustración 21: Reporte incidentes laborales 2010 - 2014 ... 135
Ilustración 22: Tipo de incapacidad ... 136
Ilustración 24: Frecuencia de severidad por dirección ... 137
Ilustración 25: Tipología interna accidentes 2013 - 2015 ... 138
Ilustración 26: Frecuencia y severidad sitio de ocurrencia del accidente 2014 - 2015 ... 139
Ilustración 27: Frecuencia y severidad parte del cuerpo afectada por el accidente 2013 - 2015 ... 142
Ilustración 28: Frecuencia y severidad agente que produce el accidente 2013 - 2015 ... 143
Ilustración 29: Frecuencia y severidad mecanismo que produce el accidente 2013 - 2015 ... 144
Ilustración 30: Porcentaje de cumplimiento ... 154
Ilustración 31: Hallazgos de los niveles 1 y 2 del segundo semestre 2015 ... 155
Ilustración 32: Hallazgos Nivel 1 ... 160
Ilustración 33: Hallazgos Nivel 2 ... 161
Ilustración 34: Porcentaje de cobertura ... 164
Ilustración 35: Cantidad de servicios y utilización mensual - 2015 ... 166
Ilustración 36: Servicios - % utilización promedio ... 166
Ilustración 37: Acceso a la plataforma online – Paso 1 ... 170
Ilustración 38: Acceso a la plataforma online – Paso 2 ... 170
Ilustración 39: Acceso a la plataforma online – Paso 3 ... 171
Ilustración 40: Acceso a la plataforma online – Paso 4 ... 172
Ilustración 41: Distribución por género ... 174
Ilustración 42: Distribución por nivel de cargo... 174
Ilustración 43: Icono de la tienda Google play ... 193
Ilustración 44: Icono de la aplicación ... 193
Ilustración 45: Paso 1. Ubicación del usuario ... 195
Ilustración 46: Paso 2. Selección del tipo de reporte ... 195
Ilustración 48: Paso 4. Tipo de categoría peligro ... 197
Ilustración 49: Paso 5. Tipo de categoría emergencia... 198
Ilustración 50: Paso 6. Subcategoría evento peligro ... 198
Ilustración 51: Paso 7. Categoría o nivel de riesgo para el peligro o la emergencia ... 199
Ilustración 52: Paso 8. Agrega una fotografía ... 200
Ilustración 53: Contacto salud ocupacional ... 202
Ilustración 54: Mensaje SMS ... 203
INTRODUCCIÓN
La evolución de los dispositivos inteligentes de bolsillo ha causado que el usuario común dependa más de ellos para sus actividades, especialmente, de las aplicaciones móviles que hacen parte de si para completar sus tareas comunes de manera más sencilla permitiendo que dichas aplicaciones cubran grandes necesidades a través de pequeñas soluciones. Las aplicaciones móviles crecen de manera significativa dentro del mundo de la tecnología de información (TIC) cubriendo más áreas de mercado a través del tiempo. Es por ello que muchas actividades en la actualidad optan por expandir sus tareas, productos o servicios a través de este tipo de sistemas, llegando satisfactoriamente a una mayor cantidad de usuarios de la manera más simple y económica.
Las formas, métodos, medios y sistemas de comunicación han avanzado a través del tiempo. Las tecnologías de información, creados según cada necesidad y gustos, se han desarrollado ampliamente y han cambiado en sus características físicas, diseños, métodos y demás. Hoy en día la mayor parte de la población cuenta con un dispositivo móvil capaz de realizar múltiples tareas. Las tecnologías móviles son un hecho. El mejoramiento con respecto a la capacidad, los servicios y la velocidad de estos dispositivos son novedades que día a día se van optimizando para elevar su eficacia en los procesos o tareas a los cuales estamos acostumbrados.
Según las estadísticas reveladas por la multinacional Cisco en su informe “Visual Networking Index” (2014) se sostiene, por un lado, que para finales del 2014 el número de dispositivos móviles superó al número de personas en la Tierra con un aproximado de 7.600 millones y, por el otro, que con el aumento del uso de teléfonos inteligentes se llegará al 66% del tráfico de datos móviles, previsto para 2018. Igualmente, estadísticas de Asomovil indican que, a finales del año 2014, Colombia contará con 14,4 millones de teléfonos, tan sólo detrás de Brasil y México. Dentro del informe también se indica que el número de usuarios de teléfonos inteligentes en Colombia creció un 23% con respecto a 2013 y que en 2014 el país registró un 11% de los teléfonos inteligentes activos, de los 126.11 millones que había en la región (Ministerio de las TIC, 2014).
La alta penetración de dispositivos móviles que supera a la población de Colombia, sumada al importante crecimiento en el consumo de datos móviles y al incremento de acceso a Internet desde el celular, representa un panorama ideal para la consolidación de la información móvil en Colombia (Tecnosfera, 2015, pág. 5).
En Claro Colombia se quiere aprovechar las ventajas que este tipo de tecnología, junto con los dispositivos móviles, puede brindar y aportar a la mejora en el proceso de comunicación, obteniendo información más precisa que permita consolidar, analizar y tomar decisiones a futuro. Claro es la empresa líder en comunicaciones a nivel nacional y cuenta con la mayor cantidad de suscriptores en el mercado, no sólo porque brinda un gran portafolio de servicios y tecnologías para la comunicación, sino también porque está comprometido con la evolución de la tecnología y aprueba la decisión de dar un paso a lo que seguramente tendrá un impacto positivo para los procesos internos de la misma compañía. Debido a la cantidad de colaboradores de la empresa se busca que cada uno de ellos sea participe con las nuevas tecnologías en aras de evidenciar diferentes temas que a cada uno le convoque.
Para el área de salud ocupacional de la compañía, actualmente denominada SG-SST, es de gran importancia conocer los riesgos o necesidades que cada colaborador o trabajador posee mediante la identificación de las posibles situaciones o condiciones a los que puedan estar expuestos en su cotidiano. Todo ello, con el objetivo de que, mediante el reporte en sitio de actos y condiciones peligrosas, sean identificadas e informadas por parte de cada uno de ellos dichas situaciones durante sus respectivas actividades.
A nivel empresarial, la importancia se incrementa porque, al introducir los dispositivos móviles para los procesos de salud y seguridad en el trabajo, se involucra una nueva herramienta para el manejo y transporte de la información que la haría más rápida y confiable. Igualmente, se aumentaría la capacidad de innovación personal al hacer un proceso de articulación en términos de información de los usuarios debido a que introduce un nuevo concepto competitivo con respecto a otras empresas que utilizan esta tecnología.
participación y consulta de sus trabajadores en higiene seguridad y salud en el trabajo con el fin de establecer el grado de efectividad de la comunicación interna y aportar herramientas que induzcan a una sensible mejora en la gestión del equipo de trabajo, al tiempo que permita estructurar un diseño de aplicación en dispositivos móviles inteligentes sobre la identificación, reporte y análisis en seguridad, salud y ambiente, para la toma de decisiones por parte del área de salud ocupacional (SG-SST).
Dentro de las principales características de esta aplicación está el hecho de que se podrá obtener información adicional del usuario mediante un corto formulario que integra datos como su ubicación, geo-referenciación o dirección donde este se encuentra, así como la situación que se presenta o identifica. Toda la información recopilada será enviada a una base de datos vía e-mail (3G, 4G o WIFI), para poder realizar un análisis de la situación y dar una pronta solución. Para llevar a cabo el desarrollo de la aplicación se debe tener en cuenta que, dentro del mercado de dispositivos móviles, los que están experimentando un mayor crecimiento de ventas son las
tablets y los smartphones. Estos últimos serían los equipos utilizados para poder llevar a cabo el proyecto a futuro pues han obtenido una buena aceptación y gran cobertura dentro del mercado nacional colombiano, en cuanto a telecomunicaciones se refiere.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Descripción del problema
En décadas pasadas el manejo de los procesos de registros de inspecciones, evaluaciones, investigación de accidentes y controles referentes a seguridad y salud en el trabajo de la compañía Claro Colombia se realizaba por medio de formularios que inicialmente eran diligenciados a mano por los colaboradores y, luego, enviados vía correo postal desde las diferentes divisiones o regionales hacía la sede principal de la compañía. Esta cuestión implicaba una mayor cantidad de gastos en documentación y tiempos en el envío que tomaba, aproximadamente, un mínimo de 3 días y en donde, algunas veces, los pedidos de información tardaban más del tiempo normal o suponían la pérdida de la documentación en proceso. Situación que pervive en la actualidad.
En los últimos años, muchas empresas han generado nuevas estrategias para la toma de información utilizando los medios de comunicación como internet, fax, telefonía celular, entre otros los cuales han posibilitado disminuir el costo y el tiempo entre la toma y entrega de los datos solicitados.
Claro Colombia, la empresa líder en telecomunicaciones en el territorio nacional no ha estado exenta de estas situaciones de logística durante los procesos de comunicación y de crecimiento que ha tenido. Por el contrario, debido a la cantidad de demanda que hay en el mercado de las telecomunicaciones, ha realizado procesos de expansión a diferentes regiones de la geografía colombiana. Para cubrir estos mercados, ha creado sucursales en diferentes departamentos dirigidas a nuevos clientes que se encuentran en lugares apartados de la sede principal (Bogotá D.C.), lugar en el cual se procesa la información y se dan las directrices para la toma de decisiones.
Dentro de la problemática que se desarrolla alrededor del tema de procesos de registros, inspecciones, evaluaciones, investigación de accidentes y controles referentes a seguridad y salud en el trabajo se encuentra un tema de vital importancia, este es: la aplicación móvil, para el reporte de comportamientos y condiciones peligrosas en cuanto a seguridad, salud y ambiente en el Trabajo.
Debido a estas nuevas oportunidades, el área de salud ocupacional (SG-SST) con nuestra contribución como estudiantes líderes del proyecto de la especialización en Higiene Seguridad y Salud en el Trabajo de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas en conjunto con el área de informática ha estudiado la posibilidad de aprovechar los conocimientos y plataformas existentes basados sobre los nuevos sistemas móviles para analizar los riesgos de la compañía y, con esto, poder estructurar, mediante el diseño de una aplicación móvil, la forma de comunicar, participar y consultar a los usuarios para que ellos puedan manifestarse a futuro enviando información sobre los posibles riesgos o condiciones inseguras, a través de los diferentes módulos enfocados en estándares de salud ocupacional y ambiente. Todo esto a partir del uso de una estructura de red social pionera en su tipo en aras de evolucionar sobre la metodología del uso de documentos físicos y las cantidades de listas de correo electrónico que para cada situación hallada estará soportada en la creación de una base de datos digital o estadísticas que brindan una mayor eficiencia en la respuesta para cada caso específico, el sistema y la gestión de los eventos en cuanto a seguridad y prevención de riesgos en tiempo real (Colombia. Ministerio de las TIC, 2014).
Hipótesis Hipótesis 1:
Hay un desarrollo importante, aunque insuficiente, de aplicaciones específicas de dispositivos móviles que abarcan la enorme variedad de necesidades aun implícitas y, por lo tanto, no satisfechas, de los usuarios de estos dispositivos, en cuanto a salud ocupacional, la oferta es bastante baja.
El problema no es la cantidad de software o aplicaciones que existen actualmente, sino que tanto el usuario como los fabricantes aún no han cubierto todas las posibilidades que genera que muchos usuarios ya hayan adoptado un smartphone con características importantes de programación, con los cuales pueden aprovechar la variabilidad de características y el verdadero funcionamiento de los mismos. A pesar de que dicha cantidad de usuarios está teniendo una difusión inédita para productos informáticos.
Hipótesis 2:
La capacidad de los dispositivos móviles para implementar aplicaciones de uso particular no está siendo aprovechada como medio de formación y recurso de consulta por parte de los usuarios, como tampoco ha sido tenida en cuenta por los desarrolladores de software debido al desconocimiento de la importancia que pueden tener al ser incorporadas en el ambiente laboral en cuanto al sistema de gestión en higiene, seguridad y salud en el trabajo para que asista al usuario en el momento en que surja una necesidad en el desarrollo de sus actividades.
Fundamentos Hipótesis 2:
El dilema radica en que ninguno de los tipos de software existentes hoy en día se enfoca en la proyección de la higiene, seguridad y salud en el trabajo debido al desconocimiento por parte de los desarrolladores de software del alcance que este tiene y la importancia que podría llegar a tener a futuro en el ambiente laboral. Por ende, no es una ventaja que los dispositivos móviles posean bastante capacidad de almacenamiento si se desconocen sus ventajas y no se saben aprovechar al máximo estos equipos teniendo como base su utilidad.
Hipótesis 3:
El desarrollo de aplicaciones debe estar respaldado por un sistema de calidad que garantice menos errores, mejor mantenimiento y escalabilidad, en donde se evidencien las prioridades de la sociedad.
Fundamentos Hipótesis 3:
Modelo de Madurez de Capacidades que consiste en una serie de procedimientos destinados a evaluar y mejorar los procesos de desarrollo, implementación y mantenimiento del software (CMM) es una de estas respuestas al problema. La intención es buscar que el proceso de desarrollo diseñado por nosotros sea repetible como primer escalón hacía la consolidación del grupo para dar respuestas a las carencias del mercado resaltadas en este trabajo.
ANTECEDENTES
La compañía Claro Colombia S.A. cuenta con un total aproximado de 10 mil colaboradores que se encuentran distribuidos en las seis ciudades principales de Colombia (Bogotá, Medellín, Cali, Barranquilla, Pereira y Bucaramanga) de los cuales un 40% se dedica a realizar labores de interventoría a las actividades operativas y operacional de la compañía con el fin de garantizar la cobertura y respuesta efectiva a los clientes.
La compañía posee un Sistema de Gestión en Seguridad, Salud, Trabajo y Ambiente, el cual está compuesto por profesionales especializados con la mejor experiencia en los diferentes temas que abordan el sistema. El equipo de trabajo se integra por profesionales del área de la salud (enfermeros, fisioterapeutas, psicólogos) y la ingeniería (Ingeniería Industrial) los cuales se encuentran en las ciudades principales, direccionando los diferentes programas, actividades de los mismos y controles para prevenir los riesgos derivados de las actividades del trabajo con la asesoría de la ARL. De esta forma dan a conocer el área de SST en todas las sedes del país.
Dentro de los objetivos principales del SG-SST, podemos destacar los siguientes:
Hacer que el trabajo sea seguro mediante la prevención.
Lograr un ambiente seguro en donde no se produzca ninguna fatalidad, lesión que incapacite temporal o permanentemente a una persona.
Promover que cada colaborador tenga conciencia de la seguridad y la buena salud.
En la sede principal, ubicada en Bogotá, se procesa la información y se dictan las directrices para la toma de decisiones, se ha estudiado la posibilidad de aprovechar los conocimientos y plataformas existentes en la compañía, basados en la tecnología aplicada sobre los nuevos sistemas móviles, poder crear un software o aplicación donde los usuarios puedan participar, reportando actos y condiciones peligrosas para el sistema en seguridad, salud y ambiente en el trabajo.
La estrategia elegida es un software (App). Para poder llevar a cabo los objetivos como líderes del proyecto, analizaremos la percepción y el conocimiento actual que tienen los empleados de la compañía Claro Colombia S.A. En aras de reportar los riesgos presentes en la empresa, se realizará una encuesta de conocimientos y apreciación en cuanto a SST en la sede principal de Bogotá D.C. De acuerdo a los resultados obtenidos y de haber efectuado el análisis se estructurará para su respectivo diseño y posterior implementación por parte de la compañía. Finalmente, se espera que el software pueda ser descargado en cualquier parte del mundo de forma gratuita a través de las tiendas virtuales de aplicaciones y llevando consigo el aval de Claro Colombia. Este proyecto permitirá fomentar la exploración a través del uso de aplicativos de dispositivos móviles. Igualmente, la riqueza técnica generada puede servir de base para en un futuro tener procesos más agiles de recolección de información y así mejorar el Sistema de Gestión en Seguridad, y Salud en el Trabajo (SG-SST.).
La aplicación proyectada garantizará la seguridad de la información personal del colaborador, desde el principio, para dar cumplimiento a la ley de habeas data y las normas de seguridad y salud en el trabajo relacionadas con la reserva y confidencialidad de la información. De igual forma, contará con el control del ingreso del usuario mediante una plataforma destinada a esta función. Esta aplicación empleará las herramientas disponibles en los teléfonos inteligentes de navegación en internet y geo-referenciación a través del GPS que viene instalado en casi todos los equipos con capacidad de conexión a las redes móviles de comunicación.
JUSTIFICACIÓN
distintos departamentos y áreas. Este recorrido le ha permitido obtener información en tiempo real con fines de almacenamiento y gestión de la misma con figuras como la nube informática o nube de computo “cloud computing” y por medio de herramientas como la intranet, hecho que ha despertado el interés de sus directivas en el apoyo, impulso y uso de las tecnologías de la información (TIC) en dichas actividades bajo su orientación, dirección y control.
El actual proyecto se implementará en el portal web “http://www.claro.com.co/.” y contará con un sitio especial para el desarrollo educativo y formativo de todos los colaboradores mediante el acceso a la dirección “https://comunidadvirtual.claro.com.co”, la cual se podrá
identificar como comunidad virtual de conocimiento. Las direcciones anteriormente mencionadas serán las rutas de acceso para dar a conocer e instruir el modo de uso respecto a la nueva herramienta o aplicación móvil. De igual manera, la comunidad Claro podrá encontrar allí los objetivos y alcance del nuevo sistema, como también los beneficios que se obtendrán en la implementación y uso de la misma. Por otra parte, en la tienda de Google Play o Play Store, la compañía cuenta con un listado de aplicaciones ya destinadas a cubrir las diferentes necesidades de las distintas áreas y propósitos de los usuarios, tanto internos como externos, con información y soporte en las diferentes redes sociales (Facebook, Twitter, etc.)
En la actualidad, las empresas están analizando la posibilidad de trasladar sus programas y actividades a los dispositivos móviles como una estrategia sofisticada en la cual el usuario se identifica con los aplicativos de la empresa. Consecuentemente, las compañías están buscando tener presencia en estos dispositivos por su eficiencia, cobertura, fácil acceso y manejo.
El software (App) desarrollado podrá ser descargado en cualquier parte del mundo de forma gratuita, llevando consigo el aval de Claro Colombia. Este programa permitirá fomentar la exploración a través del uso de aplicativos de dispositivos móviles, y la riqueza técnica generada puede servir de base para tener mejores procesos de toma de información, en un futuro.
El 68.1% de los dispositivos móviles a nivel mundial usan Android como sistema operativo y por otro lado es completamente libre, por lo que existe un gran número de fabricantes de dispositivos que están utilizando esta tecnología, de forma que el número de usuarios está creciendo exponencialmente (Quisi, 2012: 14).
Las premisas sobre las cuales se basó esta estrategia que busca el uso y aprovechamiento de la cobertura móvil fueron: la respuesta inmediata a las diferentes situaciones de emergencia que se puedan presentar en el SG-SST y la necesidad de establecer una metodología práctica, sencilla, accesible y que se encuentre a la mano de los colaboradores de la compañía (técnica, servicios, comercial y administrativa). Para ello, se espera lograr mantener el orden y procesamiento de los datos en tiempo real, en un servidor de uso y control exclusivo de la empresa, además de facilitar en tiempo y gestión la captura de datos que puedan orientar la solución eficiente de las problemáticas.
En correspondencia, una vez se haya analizado el modelo actual de comunicación interna que maneja la compañía, se sugerirá implementar como aporte a la empresa Claro Colombia S.A, en su esquema de recolección de información, un diseño estructural de selección de factor(es) de riesgo(s) a reportar por medio de aplicación móvil a partir del cual, una vez diseñada y creada la aplicación por parte del área de ingeniería de software, los colaboradores tendrían la oportunidad de transmitir los actos y condiciones peligrosas desde su móvil en tiempo real. Todo esto, con el fin de minimizar y controlar los riesgos laborales; reducir el tiempo de interacción; evitar interrupciones de producción; aportar en la disminución de los niveles de ausentismo e incapacidad; consolidar la imagen de responsabilidad de la empresa con los trabajadores, los clientes y los proveedores y convertir a cada trabajador en un comunicador de los peligros y riesgos latentes. Garantizando, de tal forma, que todos los actores involucrados sean conscientes de que el uso de esta forma de comunicación los acerca y les asegura un mayor nivel del cumplimiento de la legislación colombiana.
Justificación Social
Contribuir con la mejora continua en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo de la empresa Claro Colombia en el área de comunicación; especialmente, frente al reporte de comportamientos y condiciones peligrosas en seguridad, salud y ambiente en el trabajo de los trabajadores que componen ésta empresa, propiciando un ambiente de trabajo seguro y velando por su integridad física.
Prevenir y minimizar los riesgos laborales, evitando su trascendencia tanto en la empresa como en cada uno de los trabajadores.
Incrementar la productividad de la empresa Claro Colombia y la calidad de vida de los trabajadores en aras de evitar y reducir las consecuencias de los accidentes y las enfermedades laborales.
Justificación Personal
El recurso más importante en una organización es el factor humano. Es precisamente la formación de profesionales íntegros, aquellos que contribuyen positivamente al crecimiento y desarrollo social de su entorno, los que se requieren en un sistema como el del especialista en Higiene, Seguridad y Salud en el trabajo, de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Por tal razón nos interesamos en analizar la percepción y conocimiento que tienen actualmente los trabajadores de la compañía Claro Colombia en higiene, seguridad y salud en el trabajo, para que, de acuerdo a los hallazgos encontrados, se pueda estructurar y plasmar en el diseño de una aplicación móvil la forma de reportar cualquier condición o acto inseguro. La ejecución de este proyecto es muy importante ya que no solamente contribuye con el mejoramiento de la empresa, en cuanto a productividad, sino también, al incremento de la calidad de vida de las personas, trabajadores o colaboradores de la compañía al reportar y comunicar por medio de este recurso situaciones que pueden ser atendidas oportunamente según su prioridad y con el fin de lograr minimizar o eliminar los actos y condiciones inseguras para el trabajador en la empresa.
ARL Sura que maneja actualmente Claro Colombia. En este decreto, el Ministerio de Trabajo (2015) menciona que:
El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo, cuyo objeto establecido en el Articulo 2.2.4.6.1 es definir las directrices de obligatorio cumplimiento para implementar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), que deben ser aplicadas por todos los empleadores públicos y privados, los contratantes de personal bajo modalidad de contrato civil, comercial o administrativo, las organizaciones de economía solidaria y del sector cooperativo, las empresas de servicios temporales y tener cobertura sobre los trabajadores dependientes, contratistas, trabajadores cooperados y los trabajadores en misión (Decreto 1072 Capítulo VI; 2015).
OBJETIVOS
Objetivo general
Analizar las percepciones y el conocimiento que tienen actualmente los empleados de la compañía Claro Colombia S.A. en cuanto a higiene, seguridad y salud en el trabajo con el fin de conocer factores decisivos en la estructuración del diseño de una aplicación móvil, para el reporte de comportamientos y condiciones peligrosas, por medio del uso de software especializado.
Objetivos específicos
Identificar la población, actividades y categorización de las mismas para la clasificación de subcategorías de riesgos del sistema de gestión, seguridad, salud y trabajo.
Recopilar información para el análisis de eventos relevantes bajo el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, basado en la matriz de riesgos, estadísticas de accidentalidad, reportes de emergencias y encuestas.
Documentar las actividades o procesos realizados en el proyecto y estadística del mismo como base del conocimiento.
del diseño de la aplicación móvil, sobre el reporte de comportamientos y condiciones peligrosas.
1. MARCO REFERENCIAL
1.1. MARCO TEÓRICO
Dentro de este apartado se tendrá en cuenta las normas NTC-OHSAS 18001, el Decreto 1072 del 26 mayo de 2015 y el Decreto 1443 de 2014. Con ello, se pretende observar los avances y retrocesos que se han producido alrededor del sistema de gestión en seguridad y salud ocupacional en materia legislativa para Colombia.
1.1.1. Seguridad Industrial
El hombre se ha distinguido por su industria desde hace varios milenios: las viviendas de las sociedades cavernarias, las pirámides en Egipto, la tapicería china, entre otras, dan cuenta de esta afirmación. Sin embargo, el deseo de conservación y el temor a lesionarse no eran entonces menos intensos de lo que lo son en la actualidad pues la prevención de accidentes era una actividad practicada aun en las civilizaciones más remotas.
Como mecanismo de defensa ante las lesiones corporales, el hombre ha hecho de su instinto de conservación una plataforma de carácter personal, intensivo-defensivo. Según Ramírez (1994) y Franco (1992) así nació la seguridad industrial, reflejada en un simple esfuerzo individual más que en un sistema organizado. Igualmente, los autores precisan que:
Estas normas son las encargadas de prevenir los accidentes y deben cumplirse en su totalidad. Al igual de los objetivos que se fija la empresa de productividad a alcanzar, las metas de calidad etc., “Se debe incorporar un gran objetivo que comprenda la seguridad como un factor determinante de calidad y del aumento de la productividad empresarial” (Cortez, 2002, pág.592).
Existen dos formas fundamentales de actuación de la seguridad industrial, la protección que actúa sobre los equipos de trabajo o las personas expuestas al riesgo para aminorar las consecuencias del accidente de trabajo; y la prevención que actúa sobre las causas desencadenantes del accidente. Esta última supone que los procedimientos de trabajo deben comprender las medidas necesarias de seguridad para evitar accidentes u otros daños para la salud, los cuales son responsabilidad directa de la empresa y deben estar definidos según tres elementos primordiales. Primero, la normatividad establecida por la administración conforme al cumplimiento de la protección de los trabajadores. Segundo, las decisiones establecidas con los trabajadores o sus representantes a través de la negociación colectiva. Y tercero, la política social determinada por la empresa.
Para poder asumir con eficacia sus responsabilidades en este campo la empresa precisa de la aplicación de los mismos conceptos de gestión utilizados en otras funciones de la misma, lo que permitirá conocer los riesgos, controlarlos y establecer objetivos de mejora de las condiciones de trabajo (Cortes, 2002, pág.79).
1.1.2. Norma Técnica Colombiana NTC-OHSAS 18001
Este tipo de normas contiene las directrices para la implementación del documento NTC-OHSAS 18001 y suministra la información general sobre la aplicación de esta. En el año 2000, ICONTEC adoptó dicha normatividad como Normas Técnicas Colombianas.
OHSAS 18001 es un conjunto de estándares voluntarios que buscan asegurar el mejoramiento de la salud y la seguridad en los lugares de trabajo a través de una gestión sistemática y estructurada compatible y complementaria con los sistemas de gestión de calidad y medio ambiente (ICONTEC, 2007).
Estas normas al igual que la serie ISO son genéricas y, por lo tanto, se pueden aplicar a cualquier tipo de empresa que desee: establecer un sistema de gestión S&SO en aras de suprimir o disminuir los riesgos para los empleados y demás partes interesadas que puedan verse expuestas; ejecutar, sostener y enriquecer progresivamente un sistema de gestión soportado en S&SO; asegurar su concordancia con la política declarada en S&SO; manifestarle a otros esa conformidad y, finalmente, gestionar la certificación o el registro de su sistema de gestión S&SO mediante una entidad externa (págs. 1-32).
1.1.3. Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional (SG S & SO) OHSAS 18001:2007
En el mundo globalizado en el que vivimos las organizaciones deben buscar anticiparse y adaptarse a los cambios permanentes logrando el máximo aprovechamiento de los recursos físicos, materiales, tecnológicos, etc. A su vez, dichas empresas deben preocuparse por la protección del recurso humano que lo manipula.
El sistema de gestión total integral incluye los requisitos generales para el establecimiento de un sistema de gestión como lo son: una estructura organizacional, actividades de planificación, responsabilidades, prácticas, procedimientos, procesos y recursos, para desarrollar, implementar, cumplir, revisar, controlar, verificar y mantener la política y objetivos de SG & SO, con el actuar de la revisión por la gerencia, para una mejora continua.
Ilustración 1: Modelo de Sistema de Gestión para esta norma OHSAS 18001:2007
Fuente: (Icontec, Norma Técnica OHSAS 18001, 2007, pág. 15)
La norma OHSAS 18001 (ICONTEC, 2007) se soporta en la metodología denominada de ciclo (PHVA) la cual se constituye a partir de los siguientes elementos:
Planificación: con este aspecto, la norma pretende determinar los objetivos y procesos esenciales en aras de la consecución de resultados conformes a la política de S&SO de la entidad.
Hacer: en otras palabras, consiste en la implementación de los procesos necesarios para el logro efectivo de los fines de la norma.
Verificación: consiste en la realización del monitoreo y la evaluación de los procesos con respecto a la política, los objetivos y los requisitos legales S&SO. Asimismo, contempla la presentación de dichos resultados.
En esa vía, el documento Sistemas de Gestión en Seguridad y salud Ocupacional. Requisitos
de ICONTEC (2007) señala los elementos y las etapas para desarrollar el sistema de gestión de S&SO y presenta una descripción sucinta de cada uno de los elementos sosteniendo que la alta gerencia debe definir y autorizar la política S&SO de la organización y asegurar que dentro del alcance definido del Sistema de Gestión S&SO:
POLÍTICA S&SO
La S&SO debe ser apropiada a la naturaleza y escala de los riesgos de la entidad.
La S&SO debe materializar el compromiso de prevenir lesiones y enfermedades, como también, garantizar el mejoramiento paulatino de la gestión y el desempeño S&SO.
La S&SO debe incluir un compromiso para formalizar los requerimientos legales aplicables junto con aquellos adicionales que la organización consagre y que se encuentren relacionados con sus peligros S&SO.
La S&SO proporcionará un escenario de referencia para determinar y verificar los objetivos en materia de S&SO.
La política S&SO debe ser documentada, implementada y sostenida en el tiempo, además de incluir explícitamente su compromiso de mejoramiento continuo.
La política S&SO estará disponible ante cualquiera de las partes interesadas.
La S&SO debe ser evaluada periódicamente en aras de asegurar su pertinencia y apropiación por parte de la organización.
1. PLANIFICACIÓN, IDENTIFICACIÓN DE PELIGRO, EVALUACIÓN DE RIESGO Y DETERMINACIÓN DE CONTROLES
De acuerdo con la norma, la entidad debe determinar, ejecutar y sostener un que garantice la continua identificación de los peligros, la evaluación de riesgo y la determinación de los controles necesarios. Para ello, ICONTEC (2007) señala que el procedimiento para dicha identificación de peligros y evaluación del riesgo debe tener en cuenta: 1) actividades rutinarias y no rutinarias; 2) actividades para todas las personas que tienen acceso al sitio de trabajo (incluyendo contratistas y visitantes); 3) comportamiento humano, capacidades y otros factores humanos; 4) peligros identificados que se originan fuera del sitio de trabajo capaces de afectar adversamente la salud y seguridad de las personas bajo control de la organización dentro del sitio de trabajo; 5) peligros creados en la vecindad del sitio de trabajo por actividades relacionadas con el trabajo bajo el control de la organización. Puede ser más apropiado para ciertos peligros ser evaluados como un aspecto ambiental (ICONTEC, 2007, pág. 22).
Igualmente, ICONTEC (2007) señala que la metodología de la organización para la identificación de peligro y valoración de riesgos debe:
Ser definida con respecto a su alcance, naturaleza y tiempo para asegurar que sea proactiva y no reactiva; y proporcionar los medios para la identificación, priorización y documentación de riesgos, y la aplicación de controles, como sea apropiado (págs. 1-31).
Igualmente, se señala que, para gestionar el cambio, la organización debe determinar los peligros S&SO y los riesgos S&SO relacionados con modificaciones en la entidad, el sistema de gestión S&SO o sus actividades; todo ello, antes de la introducción de dichos cambios. De otra manera, no se aseguraría que la organización considera los resultados de estas valoraciones cuando se determinan los controles.
Dado el caso en que se determinen controles, o se consideren cambios a los controles existentes, la normativa indica que se deben contemplar la reducción de los riesgos siguiendo este orden de importancia: primero, la eliminación; segundo, la sustitución; tercero, los controles de ingeniería; cuarto, la señalización, advertencias y/o controles administrativos y, finalmente, los equipos de protección personal. Por ello, es también importante que la organización documente y mantenga actualizados el resultado obtenido de la identificación de peligros, la valoración del riesgo y los controles determinados. En esa vía, la empresa debe asegurar que los riesgos S&SO y sus respectivos controles se toman en cuenta cuando se establece, implementa y mantiene un sistema de gestión S&SO (ICONTEC, OHSAS 18001, 2007, págs. 22-23).
2. REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS
3. OBJETIVOS Y PROGRAMA(S)
En esta parte, se plantea que la empresa debe establecer, ejecutar y sostener los objetivos S&SO documentados en aquellas funciones y niveles relevantes al interior de la organización. Por tal motivo, es esencial que los objetivos planteados sean medibles, factibles y consistentes con la política S&SO, incluyendo aquellos compromisos para la prevención de lesiones y enfermedades; así como, el cumplimiento con los requisitos legales aplicables que la organización suscribe en aras de alcanzar una mejora paulatina.
Cuando se establece y revisan los objetivos, la entidad debe tomar en cuenta los requisitos legales y otros que la organización consagre, como también, sus riesgos S&SO. De conformidad con lo anterior, la empresa debe considerar sus opciones tecnológicas, requisitos financieros, operacionales y comerciales, así como las opiniones de las partes interesadas pertinentes. Del mismo modo, se sostiene que la organización debe determinar, poner en marcha y garantizar un programa para alcanzar sus objetivos el cual debe incluir como mínimo: la asignación de responsabilidades y autoridad para alcanzar los objetivos en las funciones y niveles adecuados de la organización y los medios y plazos definidos para el logro de dichos objetivos. Adicional a esto, el programa debe ser revisado en intervalos regulares y planeados con el objetivo de identificar los elementos que se deben ajustar cuando sea necesario y asegurar que los objetivos sean alcanzados. (ICONTEC, 2007, págs. 23-24).
4. IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN
4.1. RECURSOS, ROLES, RESPONSABILIDAD, FUNCIONES, AUTORIDAD Y RENDICIÓN DE CUENTAS
autoridades competentes para facilitar la gestión de S&SO. En ese sentido, se debe sistematizar e informar las funciones, las responsabilidades, la rendición de cuentas y la autoridad competente (Norma Técnica Colombiana NTC 4114, s.f.).
La organización debe elegir un miembro de la alta gerencia con responsabilidades específicas, independiente de otras responsabilidades, para S&SO. Estos miembros deben cumplir las siguientes funciones: primero, asegurar que el sistema de gestión S&SO ha sido establecido, ejecutado y sostenido de acuerdo con la norma OHSAS y, segundo, confirmar que los reportes de desempeño del sistema de gestión S&SO son expuestos a la alta gerencia para su evaluación y utilización como base del mejoramiento en el sistema de gestión S&SO. Asimismo, la normativa sostiene que quien haya sido elegido por la alta gerencia se encuentra en la capacidad de delegar algunas de las tareas a un representante subordinado de la administración mientras este tenga todavía la responsabilidad. Adicionalmente, la identidad de la persona asignada por la alta gerencia debe ser informada y estar disponible a todas las personas que trabajan bajo el control de la organización. De tal manera, se asegura que todos aquellos que tengan responsabilidad gerencial se encuentran en la obligación de expresar su compromiso con el mejoramiento paulatino del desempeño S&SO. En este punto, cobra importancia el hecho de que la empresa deba asegurarse de que sus trabajadores se responsabilicen sobre los aspectos S&SO que controlan, incluyendo el cumplimiento de dichos requisitos S&SO exigibles al contexto la entidad. (ICONTEC, 2007, pág. 24).
5. COMPETENCIA, FORMACIÓN Y TOMA DE CONSCIENCIA
En ese sentido, la conciencia de las personas que trabajan bajo el control de la empresa debe dar cuenta, por una parte, sobre las consecuencias S&SO, actuales o potenciales, de sus actividades de trabajo, comportamiento, y beneficios que tiene en S&SO el perfeccionamiento del desempeño del personal y, por la otra, de sus funciones y responsabilidades así como de la importancia de alcanzar en aquiescencia con la política y procedimientos S&SO, aquellos requisitos del sistema de gestión S&SO, incluyendo la prevención en emergencia y los requerimientos de respuesta. En esta tarea, se hace importante igualmente concebir no sólo las consecuencias potenciales que tiene apartarse de los procedimientos especificados, sino también, los procedimientos de formación deben tomarse en cuenta al interior de los diferentes niveles de responsabilidad, capacidad, habilidades de lenguaje y alfabetismo y riesgo. (ICONTEC, 2007, pág. 25).
6. COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
6.1. COMUNICACIÓN
Respondiendo a los peligros S&SO y el sistema de gestión S&SO, se prevé que la organización deba determinar, poner en marcha y sostener en el tiempo, unos procedimientos claros que den cuenta sobre la comunicación interna entre los diferentes niveles y funciones de la organización; tanto en la comunicación con los contratistas y otros visitantes al sitio de trabajo, como en la recepción, documentación y respuesta a las comunicaciones pertinentes provenientes de las partes externas interesadas. (ICONTEC, 2007, pág. 25).
6.2. PARTICIPACIÓN Y CONSULTA
cambios que afecten su S&SO. Igualmente, la organización está en la obligación de asegurar que las partes interesadas, sean estas externas, puedan ser consultadas sobre aquellos asuntos de S&SO en el momento que diera lugar a ello. (ICONTEC, 2007, págs. 25-26).
7. DOCUMENTACIÓN
Según ICONTEC (2007) se prevé que la documentación del sistema de gestión S&SO debe incluir los siguientes elementos: la política y objetivos S&SO; la explicación del alcance del sistema de gestión S&SO; la exposición de los elementos principales del sistema de gestión S&SO, su interacción y referencia de los documentos relacionados; los documentos, incluyendo los registros, requeridos por la norma OHSAS; y por último, aquellos documentos, integrando los registros fijados por la organización como necesarios para asegurar la planeación, ejecución y evaluación de los procesos que se relacionan con la gestión de sus riesgos S&SO. Cabe resaltar que la documentación debe ser proporcional al nivel de complejidad, peligros y riesgos concernientes a la organización y debe ser mantenida de acuerdo al mínimo requerido para la efectividad y eficiencia de la misma. (ICONTEC, 2007, pág. 26).
8. CONTROL DE DOCUMENTOS
intencionado de documentos arcaicos y la aplicación de la identificación apropiada de ellos en caso de ser retenidos por algún propósito. (ICONTEC, 2007, págs. 26-27).
9. CONTROL OPERACIONAL
La organización debe decidir las operaciones y acciones que están relacionadas con los peligros identificados. La ejecución de controles es primordial para manejar los riesgos S&SO. Por lo tanto, se debe incluir la gestión del cambio. Para garantizar la ejecución de esas actividades, la organización debe ejecutar y sostener controles operacionales, aplicables a la organización y sus acciones; la entidad debe incorporar dichos controles operacionales en todo su sistema de gestión S&SO entre los cuales se destacan los controles relacionados con buenas adquisiciones, equipos y servicios; contratistas y otros visitantes al sitio de trabajo; procedimientos sistematizados que cubren sucesos en los cuales su ausencia podría llevar a desviaciones de la política y los objetivos de la S&SO. (ICONTEC, 2007, pág. 27).
10.PREPARACIÓN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS
La entidad debe definir, poner en marcha y garantizar procedimientos que sirvan para identificar el potencial que acarrean las situaciones de emergencia y responder a dichos sucesos de emergencia. Igualmente, la organización debe responder a situaciones de emergencia actuales y prevenir o mitigar sus consecuencias S&SO, adversas asociadas (ICONTEC, 2007).
Para planear la respuesta a las emergencias, la norma establece que la organización ha de tomar en consideración las demandas de las partes interesadas relevantes. En correspondencia, la organización está en la obligación de justificar sus procedimientos periódicamente en aras de contestar a las situaciones de emergencia y, cuando sea apropiado, involucrar aquellas partes interesadas y relevantes. Por último, se destaca que la entidad deba revisar continuamente y, cuando sea necesario, sus procedimientos de preparación y respuesta, en particular, después de la ocurrencia de situaciones de emergencia (ICONTEC, 2007, pág. 27).
11.VERIFICACIÓN
La entidad debe determinar, ejecutar y sostener procedimientos de seguimiento y evaluación regulares del desempeño S&SO. Los procedimientos deben proporcionar mediciones cualitativas y cuantitativas, apropiadas a las necesidades de la organización; el monitoreo del nivel de materialización de los objetivos S&SO de la empresa; el rastreo de la eficacia de los controles en salud y seguridad; las medidas proactivas de desempeño para evaluar la aquiescencia con los requerimientos S&SO de programas, controles y criterios operacionales; las medidas reactivas de desempeño para monitorear enfermedad, incidentes, incluyendo entre ellos accidentes y casi-accidentes, y otra evidencia histórica de desempeño S&SO deficiente y; finalmente, el registro competente de los datos y resultados del seguimiento y evaluación para facilitar el análisis de las acciones correctivas y preventivas. En caso de requerirse equipos para la medición o seguimiento del desempeño, la entidad debe definir y sostener procedimientos para la calibración y mantenimiento de estos equipos, cuando sea apropiado. Igualmente, se deben mantener los registros de dichas actividades de calibración y mantenimiento, así como de sus resultados (ICONTEC, 2007, págs. 27-28).
11.2. EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO LEGAL Y OTROS
La organización debe determinar, ejecutar y sostener procedimientos para evaluar periódicamente el cumplimiento con los requisitos legales aplicables. En ese sentido, debe fomentar el registro de los resultados de las evaluaciones periódicas las cuales podrán variar de acuerdo a los diferentes requerimientos legales (ICONTEC, 2007). Asimismo, la entidad deberá evaluar el cumplimiento con los demás requerimientos que suscriba. Para ello, puede relacionar dicha valoración con la evaluación legal referida o establecer por su parte procedimientos separados. Los registros de los resultados de las evaluaciones periódicas deberán ser preservados con cautela. (ICONTEC, 2007, pág. 28).
11.3. INVESTIGACIÓN DE INCIDENTE, NO CONFORMIDAD,
ACCIÓN CORRECTIVA Y ACCIÓN PREVENTIVA 11.3.1. INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES.
S&SO identificadas, así como, de otros factores que puedan ser causa o que contribuyan en la ocurrencia de incidentes. Por otra parte, se hace esencial reconocer la obligatoriedad de las acciones correctivas y preventivas; la importancia de la identificación de oportunidades para el enriquecimiento constante del sistema; la comunicación de los resultados de las investigaciones como de su oportuna realización.
La norma también señala que ante cualquier necesidad identificada las partes relevantes son esenciales en la formulación y ejecución de acciones correctivas o preventivas. Finalmente, sostiene que los resultados de las investigaciones sobre los incidentes deben documentarse y mantenerse preservados con cautela (ICONTEC, 2007, págs. 28-29).
11.3.2. NO CONFORMIDAD, ACCIÓN CORRECTIVA Y ACCIÓN PREVENTIVA
La organización deberá determinar, poner en marcha y sostener procedimientos que permitan dirigir las inconformidades presentes y potenciales en aras de tomar acciones de tipo correctivas y preventivas. El procedimiento dará cuenta de requerimientos como lo son la identificación y corrección de las inconformidades que lleven a la toma de acciones mitigantes de sus consecuencias S&SO; la investigación de las inconformidades que conduzcan a la determinación de las causas y posibiliten la toma de acciones que eviten su continuidad; la evaluación de la importancia de las acciones que permiten prevenir las inconformidades e implementar acciones convenientes encaminadas a evitar su ocurrencia; el registro y la respectiva comunicación de los resultados obtenidos tras la ejecución de las acciones correctivas y preventivas tomadas; y, finalmente, la revisión de la eficacia de la acciones correctivas y preventivas tomadas.
preventiva sea registrado en la documentación del sistema de gestión S&SO. (ICONTEC, 2007, pág. 29).
12.CONTROL DE REGISTROS
Ante esta temática la norma INOCTEC (2007) señala que la organización debe establecer y sostener registros necesarios para justificar la aquiescencia de su sistema de gestión S&SO, con los requerimientos de la norma OHSAS, y los resultados logrados. En esa vía, sostiene que la entidad debe definir, ejecutar y sostener procedimientos para el reconocimiento, deposito, salvaguarda, restablecimiento, retención y disposición de los registros. Por tal motivo, es indispensable que dichos registros sean inteligibles, reconocibles y trazables. (ICONTEC, 2007, págs. 29-30).
13.AUDITORIA INTERNA
La entidad está obligada para asegurar que las auditorías internas del sistema de gestión S&SO posibiliten determinar si el sistema de gestión S&SO es correspondiente con las disposiciones planeadas para la gestión S&SO, incluyendo los requerimientos de la norma OHSAS; si ha sido implementado apropiadamente y es mantenido; y, si es eficaz para materializar la política y los objetivos de la entidad. Además, las auditorías deben suministrar información a la alta dirección con respecto a los resultados de las mismas.
La auditoría debe planificarse, determinarse, ejecutarse y sostenerse por la entidad, sustentada en los resultados de la valoración del riesgo obtenidas en las actividades de la organización y los resultados de auditorías previas (ICONTEC, 2007). Su procedimiento tiene como finalidad definir las responsabilidades, competencias, y requerimientos para planificar y dirigir auditorias, informar resultados y respaldar los registros asociados. Igualmente, debe determinar los criterios de la auditoria, sus alcances, frecuencias y métodos. Además, la clasificación de los auditores y el desarrollo de las auditorías debe garantizar la objetividad e imparcialidad del proceso en su totalidad. (ICONTEC, 2007, pág. 30).
La alta gerencia debe revisar el sistema de gestión S&SO de la entidad con tal de cerciorarse de su utilidad, acondicionamiento y eficacia continua. Las revisiones deben incluir oportunidades de evaluación para el enriquecimiento del sistema, así como, la importancia de los cambios en el sistema de gestión S&SO, incluso sobre la política y los objetivos S&SO. En correspondencia, se deben mantener la sistematización de las revisiones desarrolladas por la gerencia teniendo en cuenta los siguientes elementos: los resultados de auditorías internas y de evaluación en aquiescencia con los requisitos legales aplicables y con otros requerimientos que la entidad consagre; los resultados de participación y consulta; las comunicaciones destacadas provenientes de las partes externas interesadas, incluyendo quejas; el desempeño S&SO de la organización; el grado de cumplimiento de los objetivos; el estado de las investigaciones de incidentes, acciones correctivas y preventivas; las acciones consecuentes a las revisiones gerenciales previas; los cambios eventuales, incluyendo las modificaciones de los requisitos legales y demás requerimientos relacionados con S&SO; y, finalmente, las recomendaciones para la mejora. La conclusión de las revisiones realizadas por la gerencia debe ser correspondiente con el compromiso de la organización en el mejoramiento continuo y debe integrar cualquier decisión y acción relacionada con el posible cambio del desempeño S&SO; la política y los objetivos S&SO; los recursos; y demás elementos del sistema de gestión S&SO. Por último, las conclusiones apremiantes de la revisión desarrollada por la gerencia deben ser accesibles para su posterior comunicación y consulta. (ICONTEC, 2007, págs. 30-31).
1.1.4. Características de la comunicación interna
Fuente: Asociación Civil Raíces de Comunicación (2016). Recuperado de:
http://raicescomunicacion.org/tag/comunicacion-interna/
De acuerdo con Sierra (2009) la comunicación interna es la comunicación dirigida al cliente interno, es decir, al trabajador a todo nivel, con o sin personal a cargo. Costa (1999), señala que dicha comunicación se origina como respuesta a la necesidad de las compañías de motivar a su equipo humano y retener a los mejores en un entorno empresarial donde el cambio y la competitividad son cada vez más rápidos.
La comunicación interna no es un lujo o algo exclusivo de las grandes empresas, más aún si se entiende desde la perspectiva que estamos atravesando con la globalización de los mercados y de las organizaciones. Por esta misma razón, se está convirtiendo en uno de los grandes retos gerenciales del siglo XXI, donde todavía son muy pocas las empresas que desarrollan una adecuada política de comunicación interna que contribuya a implantar los cambios y a lograr los objetivos corporativos y estratégicos de la compañía (Sierra, 2009).
Retomando los planteamientos de Muñiz (2005), las empresas para ser competitivas y enfrentarse con éxito al cambio al que nos empuja inexorablemente el mercado, han de saber motivar a su equipo humano e inculcarle una verdadera cultura corporativa para que se sienta identificado y este sea fiel a la organización. Precisamente es aquí donde la comunicación interna se convierte en un elemento clave para dar respuesta a esa necesidad y potenciar el sentimiento de pertenencia de los empleados a la compañía.
En aras de aumentar la eficacia del equipo humano, la organización ha de buscar que el empleado se sienta a gusto e integrado dentro de su organización lo cual sólo es posible si los trabajadores están informados, conocen la estructura de la compañía, su misión, sus políticas, sus valores, su estrategia, su funcionalidad, su jerarquía, se sienten parte de ella y, por consiguiente, están dispuestos a dar todo de sí mismos. De igual forma, conforme a los postulados de Lucas Marín (1997), la comunicación interna fomenta la reducción de la incertidumbre y previene el temido rumor, elemento siempre peligroso para las compañías.
