MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA SUBGERENCIA DE PERSONAL.

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Dirección General: 08-I-2010 COMERI: 07-I-2010

Departamento en Planeación y Calidad Gerencia de Tecnología

MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE

LA SUBGERENCIA DE PERSONAL.

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Subgerencia de Personal.

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Manual de Organización, Políticas y Procedimientos

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MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LA SUBGERENCIA DE

PERSONAL

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Subgerencia de Personal Fecha de revisión:

N.A.

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2

Índice

Índice

I. INTRODUCCIÓN ... 3

II. OBJETIVOS... 4

De la Subgerencia de Personal...4

Del Manual ...4

III. BASE LEGAL ... 5

IV. DIAGRAMA DE ORGANIZACIÓN... 6

V. FUNCIONES... 7

Subgerencia de Personal ...7

Departamento de Personal ...8

Departamento de Desarrollo Humano...9

Departamento de Capacitación...11

Coordinación de enlace de la Subgerencia de Personal...12

VI. POLÍTICAS... 14

VII. PROCEDIMIENTOS ... 15 VIII. CÉDULA DE VALIDACIÓN ...I IX. CÉDULA DE APROBACIÓN ... II

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N.A.

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2

Introducción

I. INTRODUCCIÓN

Uno de los principales aspectos para cumplir con el nuevo concepto de calidad que se encuentra presente en nuestro país, depende de la capacidad de innovación y participación del personal en los procesos laborales.

Con el propósito de mantener un clima laboral que permita al Fondo de Cultura Económica poder realizar el logro de sus metas y poder participar en la etapa de modernización a nivel global, es necesario considerar a su personal, el capital intelectual con el que cuenta cualquier organización, siendo uno de sus principales activos. En este orden de ideas, el personal que sirve en el Fondo es un activo muy valioso para el y forma parte del "patrimonio" del mismo, ya que se considera dentro de los valores tangibles que deben ser tomados en cuenta para determinar el "valor agregado" que proporciona la Institución.

Por ello administrar adecuadamente el capital humano, es una tarea indispensable por lo que se debe contar con un sistema de administración y desarrollo de personal efectivo y eficaz que garantice los derechos de los trabajadores y propicie el honesto y eficiente desempeño de sus tareas.

El Fondo de Cultura Económica consciente de la importancia del adecuado manejo de su personal, ha procurado la innovación de los procesos administrativos y la promoción de los cambios estructurales y tecnológicos, para alcanzar el crecimiento institucional que demanda la sociedad. Asimismo, refuerza y cultiva las actitudes y conductas positivas, para el desarrollo del personal, promueve su profesionalización y estimula el esfuerzo y la creatividad de su personal.

Dentro de las nuevas prácticas administrativas, la Subgerencia de Personal se ha transformado conjugando los trámites con los programas para identificar los factores esenciales que propicien el trabajo en equipo y la reducción de la rotación de personal. Para que el trabajo se desarrolle dentro de un contexto de seguridad y tranquilidad, se encarga de proponer soluciones alternativas y adecuadas a los conflictos en estrecha colaboración con los aspectos laborales y de capacitación al personal, ya que el eficiente funcionamiento de la institución no sólo depende del uso de mejores técnicas productivas sino también de contar con personal altamente calificado.

Actualmente la Subgerencia de Personal cuenta con 3 procedimientos certificados bajo la Norma ISO 9001:2000: El Procedimiento de Competencia de Personal, Procedimiento de Reclutamiento y Selección de Personal, el Procedimiento de Ambiente de Trabajo.

Se implemento con apoyo de la Gerencia de Tecnología a través de la Unidad de Planeación el Modelo de Equidad de Género que tiene con la finalidad de fomentar e impulsar la equidad de género en el Fondo de Cultura Económica, a través de institucionalizar las políticas de equidad de género y propiciar la igualdad de oportunidades entre hombres y mujeres en el acceso al empleo, condiciones de trabajo, así como desarrollo profesional, capacitación y participación en los procesos de toma de decisiones.

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N.A.

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4

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2

Objetivos

II. OBJETIVOS

De la Subgerencia de Personal

- Mantener la racionalización de la estructura y optimizar los procesos para la administración y desarrollo de personal, aplicando correctamente los procesos de Reclutamiento, Selección, Contratación, Capacitación y Desarrollo de Personal, así como los procedimientos empleados en la aplicación de la normatividad relativa al pago de Servicios Personales.

- Detectar las necesidades de capacitación del personal, con el fin instrumentar los programas de capacitación y desarrollo de personal así como optimizar mecanismos que contribuyan a mejorar las prestaciones y servicios y los factores que deben ser considerados para los ascensos y promociones del personal, dentro de una concepción integral de la seguridad social.

- Supervisar la aplicación de las políticas relativas para la separación del personal de la Institución en su caso, vigilando estrictamente la aplicación del marco normativo de la materia.

Del Manual

- Servir como instrumento de consulta que permita al personal conocer como está organizada la Subgerencia de Personal y que además proporcione información sobre las normas, políticas y funciones que delimiten el ámbito de competencia y responsabilidad de cada departamento de la Subgerencia de Personal, en los diversos procesos administrativos

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Base Legal

III. BASE LEGAL¹

Para consultar la Base legal es necesario consultar la Normateca Interna ubicada en la Intranet del FCE.

http://www.fondodeculturaeconomica.com/Normateca.asp

Disposiciones de carácter general, capitulo XIV Marco Normativo del portal de transparencia del Fondo de cultura Económica:

http://portaltransparencia.gob.mx/pot/marcoNormativo/begin.do?method=begin&_idDependencia=11249

1 Se señala el término “vigente” en las leyes, códigos y reglamentos, en sustitución de la fecha de publicación de cada uno en el Diario Oficial de la Federación, de acuerdo con el oficio no. 11615/AAF/240/2002 del 27 de agosto de 2002, emitido por el titular del Órgano Interno de Control en el FCE.

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N.A.

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2

Diagrama de Organización

IV. DIAGRAMA DE ORGANIZACIÓN

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N.A.

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7

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2

Funciones

V. FUNCIONES

Subgerencia de Personal Misión:

Dotar, administrar y desarrollar el Recurso Humano de nuestro Organismo, de manera que aporte sus conocimientos, habilidades y actitudes, en apoyo de los objetivos y metas del FCE. Promover la identificación del personal, velar por la equidad de género, así como la observancia y el cumplimiento de las normas aplicables, proporcionando los servicios con transparencia, eficacia, eficiencia y calidad.

Objetivo :

Administrar las políticas y programas, para cumplir con los lineamientos establecidos en material laboral y así proveer una estructura administrativa eficiente, personal capacitado, trato equitativo, oportunidades de progreso, satisfacción en el trabajo y seguridad en el mismo.

Funciones:

- Garantizar el suministro y aprovechamiento del personal, de conformidad con los requerimientos y funciones específicas de las áreas del Organismo, para cumplir con los objetivos establecidos de las mismas.

- Supervisar la aplicación de las disposiciones para el otorgamiento de las prestaciones establecidas en el Contrato Colectivo de Trabajo y en todas las demás disposiciones de índole laboral, al personal del Fondo de Cultura Económica.

- Asegurar que el Anteproyecto de Presupuesto de “Servicios Personales” del FCE, se ejecute de acuerdo a las normas y lineamientos establecidos y supervisar el ejercicio del mismo, una vez autorizado.

- Participar, a través del Despacho Laboral, en la integración de expedientes relativos a procedimientos administrativos formados en contra de los empleados del FCE, por violación a las disposiciones de la Ley Federal del Trabajo, Contrato Colectivo de Trabajo, Contrato Individual y Reglamento Interior de Trabajo y/o demás disposiciones administrativas aplicables.

- Vigilar el cumplimiento de las políticas de administración del personal, de acuerdo a los aspectos regulatorios en la materia y normatividad establecida y, en su caso, promover la aplicación de medidas disciplinarias pertinentes.

- Ratificar que el cumplimiento de las obligaciones obrero-patronales, se realice en tiempo y forma con estricto apego a las disposiciones legales.

- Asegurar que la operación y rendimiento de los fideicomisos derivados de las obligaciones patronales, se realice de manera óptima de acuerdo a las medidas administrativas establecidas.

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2

Funciones

- Vigilar que los movimientos autorizados del escalafón y cambios a la plantilla se efectúen cumpliendo de acuerdo a lo permitido por la Entidad competente.

- Vigilar que se apliquen las Técnicas de Evaluación y el programa de Detección de Necesidades de Capacitación en las diversas Áreas del Fondo de Cultura Económica, de acuerdo a lo que marcan las disposiciones legales, para contribuir al desarrollo profesional de los trabajadores.

- Participar en la revisión, aplicación e interpretación del articulado y clausulado contenido en el Contrato Colectivo de Trabajo del FCE y del Reglamento Interior de Trabajo, con el propósito de llegar a acuerdos que satisfagan los intereses de los trabajadores y del Organismo.

- Apoyar a la comisión Mixta de Seguridad e Higiene y la Unidad Interna de Protección Civil, en el desempeño de sus labores con el objeto de prevenir accidentes de trabajo en los términos de las disposiciones laborales aplicables.

- Participar en la licitación para la contratación de la Institución que administrará el Seguro Institucional y seguro de gastos médicos mayores; así como verificar que se administre de acuerdo a las políticas de contratación.

Departamento de Personal Misión:

Asegurar que el personal del Fondo de Cultura Económica, así como los prestadores de servicios bajo el régimen de Honorarios, reciban los pagos y prestaciones correspondientes, de conformidad con la normatividad aplicable.

Objetivo:

Elaborar la nómina, ordinaria y extraordinaria, del personal de plantilla, eventual, de mando medio y superior, así como del personal contratado bajo el régimen de honorarios del capitulo 1000, de acuerdo con los procedimientos, lineamientos y normatividad aplicable, para garantizar que el pago se realice en tiempo y forma.

Funciones:

- Difundir y aplicar las políticas de asistencia del personal, en estricto apego a los ordenamientos internos y disposiciones legales aplicables, para el otorgamiento de estímulos y aplicación de medidas disciplinarias a las que se haga acreedor el personal.

- Elaborar la nómina y garantizar que se realice de acuerdo a lo establecido en las políticas, para el pago al personal, garantizando que se realice en tiempo y forma.

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2

Funciones

- Participar en la elaboración y actualización de los Manuales de Operación, Políticas y Procedimientos; así como supervisar la operación y aplicación de los mismos.

- Participar en la elaboración del Anteproyecto del Presupuesto Anual de Recursos humanos y Servicios Personales, tanto en lo relativo a los recursos federales como a los recursos propios del FCE y darle seguimiento a su aplicación.

- Atender las disposiciones y/o requerimientos emitidos por las diferentes entidades globalizadoras (SEP, SHCP, SFP, IMSS, INEGI, etc.), para la entrega en tiempo y forma de la información correspondiente.

- Supervisar la contratación y efectuar los trámites para el pago a los prestadores de servicios contratados bajo el régimen de honorarios con cargo al capitulo 1000, para dar cumplimiento a lo autorizado en el Anteproyecto del Presupuesto en materia de Servicios Personales.

- Garantizar que las prestaciones establecidas en el Contrato Colectivo de Trabajo y en el Manual de Percepciones de la Administración Pública Federal, se otorguen al personal en tiempo y forma con la finalidad de atender la normatividad establecida en dichos documentos.

- Efectuar y enterar las retenciones y aportaciones obrero-patronales conforme a lo estipulado en la legislación aplicable y en el Contrato Colectivo de Trabajo del Fondo de Cultura Económica, y garantizar que el pago se realice conforme lo estipulado en la legislación aplicable, para cumplir en tiempo y forma.

- Administrar la Póliza de Seguro de Gastos Médicos Mayores otorgada al personal de Mando, para dar cumplimiento a lo establecido en la normatividad aplicable.

- Proporcionar la información requerida por el Despacho Laboral, para la atención, seguimiento y conclusión de las Demandas Laborales en contra del FCE.

- Participar en las negociaciones salariales y contractuales, así como registrar ante las autoridades competentes, las modificaciones que resulten.

Departamento de Desarrollo Humano Misión:

Mantener la estructura orgánica y plantilla de personal del Fondo de Cultura Económica (FCE)

debidamente actualizada, aprobada y registrada, así como con la administración de los fideicomisos y la póliza del seguro de vida, para dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de la relación laboral.

Objetivos :

Controlar la plantilla de personal del FCE, así como supervisar los archivos y reportes derivados de la misma, para dar cumplimiento a los requerimientos de las instancias correspondientes.

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N.A.

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2

Funciones

Administrar los fideicomisos y la póliza del seguro de vida del personal, derivados de la relación laboral, para proporcionar las prestaciones y pagos correspondientes.

Funciones:

- Verificar la información referente a la modificación de la estructura orgánica y dar seguimiento de su aprobación y registro, así como de la validación y registro de la plantilla de personal ante las instancias competentes.

- Elaborar las descripciones y perfiles de puestos, así como la valuación correspondiente a cada uno de ellos, para requisitar la actualización, aprobación y registro de la estructura orgánica del FCE.

- Realizar la actualización de la plantilla del personal, para proporcionar la información requerida por las diversas instancias tanto internas como externas.

- Elaborar la información de personal ocupado y pago de sueldos y salarios en la Administración Pública Federal (APF) (número de plazas), para reportar al Sistema Integral de Información.

- Asegurar que los archivos del Registro Único de Servidores Públicos (RUSP) y Ocupación de Puestos en la APF se transfieran a través de los sistemas electrónicos, para que la Secretaría de la Función Pública (SFP) cuente con información de los trabajadores de la entidad.

- Actualizar el padrón de servidores públicos obligados a presentar declaración patrimonial de conformidad a lo que establece la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.

- Elaborar los movimientos de nómina por cambios de adscripción, de puesto y/o de nivel salarial, para que sean capturados en el sistema de nómina.

- Asegurar la actualización de las fracciones de estructura orgánica, directorio de servidores públicos y fideicomisos del Portal de Obligaciones de Transparencia, para que el público en general conozcan esta información del FCE.

- Coordinar los requerimientos de información de los diferentes sistemas y programas implementados por la APF.

- Participar como enlace de la Gerencia de Administración y Finanzas en el Sistema de Gestión de Calidad y Modelo de Equidad de Género en las diversas actividades, auditorias, refrendo o certificación.

- Controlar y resguardar los expedientes únicos de personal de mando y Administrativo, Técnico y Manual activos, así como los expedientes del personal de mando que causa baja, para atender solicitudes de información de los mismos.

- Administrar la operación de los fideicomisos del fondo de ahorro, pago de primas de antigüedad e indemnizaciones legales por despido, para dar cumplimiento a los compromisos adquiridos con los trabajadores.

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N.A.

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2

Funciones

- Participar en los Comités Técnicos de los Fideicomisos de prestaciones laborales de conformidad a los contratos de creación.

- Controlar los préstamos del fondo de ahorro y préstamos al personal del FCE, conforme a las disposiciones vigentes, y capturar los descuentos correspondientes en el sistema informático, para asegurar su liquidación.

- Establecer las bases y participar en la Licitación Publica Nacional, para la contratación de la póliza del seguro de vida institucional.

- Asegurar que los trabajadores del FCE cuenten con el consentimiento para ser asegurado y la designación de beneficiarios del seguro de vida institucional.

- Participar en la comisión revisora y negociadora del Contrato Colectivo de Trabajo, en el análisis y evaluación de las propuestas de la representación sindical.

Departamento de Capacitación Misión:

Promover y facilitar el desarrollo de las habilidades requeridas por el personal operativo y de mando medio y superior de las diferentes áreas del Fondo de Cultura Económica, a través de cursos de capacitación para el mejoramiento en el desempeño de su labor; así como participar en las actividades de reclutamiento, selección y contratación del personal de acuerdo a las necesidades de las áreas.

Objetivos:

Desarrollar acciones de capacitación al personal con base en las necesidades determinadas en sus áreas de adscripción, para el mejoramiento y actualización permanente en el desempeño de sus actividades.

Llevar a cabo el reclutamiento, selección y contratación del personal con base en los lineamientos internos y externos vigentes aplicables.

Funciones:

- Realizar el reclutamiento, selección y contratación del personal de nuevo ingreso con base en la descripción y perfil del puesto autorizado y de conformidad con las normas de disciplina, austeridad y racionalidad del Presupuesto de Egresos de la Federación.

- Establecer indicadores que permitan identificar deficiencias en los procesos y áreas críticas susceptibles de mejorar, con la finalidad de llevar a cabo las acciones necesarias en materia de capacitación.

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N.A.

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Tipo de documento:

Nivel:

2

Funciones

- Establecer mecanismos para la detección de necesidades de adiestramiento, capacitación y desarrollo y con base en esta información elaborar el programa anual de capacitación.

- Elaborar el programa anual de capacitación y adiestramiento del personal, con base en las necesidades detectadas en las diversas áreas de la Institución, las disposiciones contenidas en la Ley Federal del Trabajo y los criterios, normas y lineamientos emitidos por las Secretarías del Trabajo y Previsión Social y la de Educación Pública, para atender los lineamientos establecidos en materia de capacitación.

- Programar, coordinar y supervisar los cursos del Programa General de Capacitación y Adiestramiento del personal del FCE, con el fin de mejorar sus habilidades, destrezas, actitudes, aptitudes y conocimientos.

- Aplicar evaluaciones al personal al término de cada curso, con objeto de conocer el nivel de aprendizaje adquirido.

- Elaborar y aplicar el programa de inducción al FCE para el personal de nuevo ingreso, con el objeto de darles a conocer e involucrarlos con el quehacer institucional.

- Preparar la información relativa a los programas, avances y evaluaciones de los cursos de capacitación realizados en el FCE, con la finalidad de atender los requisitos establecidos por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social o la SEP.

- Programar y organizar las reuniones de la Comisión Mixta de Capacitación y Adiestramiento del Fondo de Cultura Económica, para presentar el programa anual de capacitación, así como las acciones y eventos realizados en la materia.

- Aplicar estudios sobre el conocimiento de la cultura organizacional de la entidad para poder medir los avances que se han logrado mediante la capacitación y la integración del personal.

- Promover ante las instancias correspondientes, la realización del servicio social y prácticas profesionales en el FCE, para realizar los trámites necesarios y coordinar el trabajo de los prestadores del servicio que sean aceptados.

Coordinación de enlace de la Subgerencia de Personal Misión:

Que la Subgerencia de Personal cuente con el análisis e información de diversos asuntos que competen al área, así como una comunicación y retroalimentación constante a fin de mantener una estrecha relación entre las áreas que la integran.

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N.A.

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13

Tipo de documento:

Nivel:

2

Funciones

Objetivo :

Establecer comunicación entre las áreas de la Subgerencia de Personal, así como analizar documentos, estudios, técnicas de evaluación y métodos que permitan identificar deficiencias en los procesos y/o servicios a fin de coadyuvar en los asuntos inherentes al área.

Funciones:

- Comunicar a las áreas que conforman la Subgerencia de Personal, programas, normatividad, requerimientos de información y asuntos relevantes que involucren al área para mantener una comunicación y retroalimentación integral.

- Analizar los documentos administrativos, normativos, acuerdos, convenios, actas administrativas y demás documentos que reciba la Subgerencia de Personal con la finalidad de coadyuvar en los procesos que se deriven.

- Proporcionar atención a los informes periódicos de la Subgerencia de Personal a fin de que se entreguen en las fechas establecidas.

- Programar y realizar los trámites para el pago a los prestadores de servicios contratados bajo el régimen de honorarios con cargo al capitulo 1000, para dar cumplimiento a lo autorizado en el Anteproyecto del Presupuesto en materia de Servicios Personales.

- Recabar los requerimientos de información emitidos por las diferentes entidades globalizadoras (SEP, SHCP, SFP, IMSS, INEGI, etc.), para entregar en las fechas y tiempos establecidos.

- Analizar el Contrato Colectivo de Trabajo y el Manual de Percepciones de la Administración Pública Federal, a fin de coadyuvar a otorgar al personal del FCE las prestaciones a que tienen derecho.

- Recabar la información requerida por el Despacho Laboral, para la atención, seguimiento y conclusión de las demandas laborales en contra del FCE.

- Apoyar en el desarrollo de estudios para detectar las necesidades del personal en los aspectos de crecimiento profesional y laboral así como sus repercusiones en la productividad.

- Supervisar que las técnicas de evaluación sean empleadas con la finalidad de medir el rendimiento y la calificación de méritos del personal.

- Analizar métodos y técnicas que permitan identificar deficiencias en los procesos, para implementarlas en áreas críticas a través de adiestramiento del personal.

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N.A.

Número de documento: Revisión:

00 Páginas :

14

Tipo de documento:

Nivel:

Políticas 2

VI. POLÍTICAS

Las políticas de operación se encuentran en cada uno de los procedimientos documentos en este manual.

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N.A.

Número de documento: Revisión:

00 Páginas :

15

Tipo de documento:

Nivel:

Procedimientos 2

VII. PROCEDIMIENTOS

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Fecha de liberación:

01.08.05

Área responsable:

Gerencia de Administración y Finanzas Fecha de revisión:

16.04.10

Código de documento:

FCE-GAF-PR.02

Revisión:

07 Páginas :

1

Tipo de documento:

Procedimiento

Nivel:

2

-La copia o reimpresión de este documento controlado lo hace un documento no controlado- Procedimiento de

Competencia de Personal

Procedimiento

De Competencia de Personal

FECHA DE AUTORIZACIÓN COMERI: 14-IV-2010 DIRECCIÓN GENERAL: 16-IV-2010

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01.08.05

Área responsable:

16.04.10

FCE-GAF-PR.02

Revisión:

07 Páginas :

2

Tipo de documento:

Procedimiento

Nivel:

2

1 OBJETIVO

Este documento establece el procedimiento que sigue el Fondo de Cultura Económica para asegurarse que el personal que realiza los trabajos que afectan la calidad de los productos o servicios es competente para garantizar la operación eficaz y eficiente.

2 ALCANCE

Este procedimiento aplica a la Subgerencia de Personal y al Departamento de Capacitación.

Inicia con la integración del programa anual de capacitación, incluye la ejecución del mismo y termina con la evaluación de las acciones tomadas.

3 POLÍTICAS

1. Este procedimiento es aplicable para cumplir los requerimientos del apartado 6.2 del Manual de Gestión de Calidad.

2. La Subgerencia de Personal es el responsable de modificar, actualizar y vigilar la aplicación de este procedimiento para administrar y optimizar de manera efectiva al factor humano.

3. Es responsabilidad de la Subgerencia de Personal determinar la competencia necesaria para el personal que realiza los trabajos que afectan la calidad del producto o servicio, elaborando para ello el perfil y la descripción de cada puesto. Para este efecto para el personal de mandos medios y superiores se utilizan los registros FCE-GAF-RE.03 y FCE- GAF-RE.02 respectivamente y para el personal administrativo, técnico y manual (ATM) el formato Cédula de Valuación de Puestos de la Subsecretaría de Egresos Unidad de Política y Control Presupuestario de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.

4. Es responsabilidad de la Subgerencia de Personal proporcionar formación o tomar otras acciones para satisfacer las necesidades de competencia integrando para ello el programa anual de capacitación.

5. Es responsabilidad de la Subgerencia de Personal evaluar la eficacia de las acciones tomadas mediante la herramienta denominada evaluación de capacitación.

6. Es responsabilidad de la Subgerencia de Personal de mantener los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia, en el expediente de cada trabajador.

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01.08.05

Área responsable:

16.04.10

FCE-GAF-PR.02

Revisión:

07 Páginas :

3

Tipo de documento:

Procedimiento

Nivel:

2

7. Es responsabilidad de la Gerencia de Administración y Finanzas, autorizar la integración al programa anual de capacitación, en cualquier tiempo y cuando así se requiera un Seminario, Curso, taller o cualquier otra modalidad, para cubrir las necesidades de capacitación detectadas o solicitadas.

8. Es responsabilidad de la Gerencia de Administración y Finanzas suspender, diferir o cancelar cuando así sea preciso, una actividad programada dentro del Programa Anual de Capacitación.

9. Cuando se requiera se solicitará mediante el procedimiento de compras FCE-GAF-PR.05 la contratación de servicios en materia de capacitación.

10. Es responsabilidad de la Subgerencia de Personal aplicar las evaluaciones correspondientes al personal MM y ATM (personal sindicalizado y de confianza de base mínimo con 1 año de antigüedad) con base en los registros FCE-GAF-RE.44 Evaluación de desempeño de personal ATM y FCE-GAF-RE.45 Cédula de evaluación a personal MM garantizando la no discriminación.

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01.08.05

Área responsable:

16.04.10

FCE-GAF-PR.02

Revisión:

07 Páginas :

4

Tipo de documento:

Procedimiento

Nivel:

2

4 DEFINICIONES

Competencia: Capacidad productiva de un individuo que se define y mide en términos de desempeño en un determinado contexto laboral, y refleja los conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes necesarias para la realización de un trabajo efectivo y de calidad.

Perfil de puesto: son los requerimientos humanos del puesto tales como los conocimientos o las habilidades con los que se relaciona (educación, capacitación experiencia laboral), así como los atributos personales (aptitudes, características físicas, personalidad, intereses) que se requieren, responsabilidades.

Descripción de puesto: es el documento con la explicación escrita de los deberes, obtenida por medio del análisis, quedando reflejada de este modo, el contenido del puesto así como las responsabilidades y deberes inherentes al mismo.

Capacitación: es aprendizaje y aprendizaje es el cambio de conducta, por lo tanto los cambios que se produzcan en los trabajadores deben ser producto de necesidades previamente diagnosticadas y reforzadas en la línea de trabajo.

Programa de capacitación: De acuerdo a los objetivos detectados en las necesidades de capacitación se deben de estipular los logros que se deseen y los medios de que se dispondrá.

Cédula de Valuación de Puestos: es el documento que la Secretaría de Hacienda y Crédito Público establece para la valuación de los puestos del personal Administrativo, Técnico y Manual y contiene la explicación escrita de los deberes, obtenida por medio del análisis, quedando reflejada de este modo, el contenido del puesto así como las responsabilidades y deberes inherentes al mismo. Así como los requerimientos humanos del puesto tales como los conocimientos o las habilidades con los que se relaciona (educación, capacitación experiencia laboral), así como los atributos personales (aptitudes, características físicas, personalidad, intereses) que se requieren y sus responsabilidades.

MM: Mando Medio

ATM: Administrativo, Técnico y Manual

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01.08.05

Área responsable:

16.04.10

FCE-GAF-PR.02

Revisión:

07 Páginas :

5

Tipo de documento:

Procedimiento

Nivel:

2

DESARROLLO

5.1 DIAGRAMA DE FLUJO

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01.08.05

Área responsable:

16.04.10

FCE-GAF-PR.02

Revisión:

07 Páginas :

6

Tipo de documento:

Procedimiento

Nivel:

2

5.2 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

1. Departamento de Capacitación

Verifica anualmente la información relacionada con la capacitación del personal de acuerdo a los requerimientos específicos de cada área (sistema FORTIA, programa anual de capacitación del año anterior, perfiles de puesto, evaluación de la capacitación) y detecta nuevas necesidades de capacitación.

Perfil de puesto FCE-GAF-RE.03

Cédula de Valuación de Puestos (SHCP)

Programa Anual de Capacitación, FCE- GAF-RE.05

Formato de evaluación de la capacitación

FCE-GAF-RE.39 2. Departamento de

Capacitación

Integra el programa anual de capacitación y lo hace del conocimiento de la Subgerencia de Personal para su análisis y valoración.

3. Subgerencia de Personal.

Analiza y determina la viabilidad de la propuesta realizada en el programa anual de capacitación.

No aprueba. Ir al paso 4.

Si aprueba. Ir al paso 5.

Devuelve al Departamento de Capacitación con las observaciones del programa anual de capacitación para su corrección, adecuación o mejora.

Ir al paso 2.

Integra el documento y lo remite a la Gerencia de Administración y Finanzas para su Visto Bueno.

6. Gerencia de

Administración y Finanzas.

Revisa el programa de capacitación.

No Autoriza ir a paso 7.

Autoriza ir a paso 8.

7. Gerencia de Realiza observaciones y lo remite al

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01.08.05

Área responsable:

16.04.10

FCE-GAF-PR.02

Revisión:

07 Páginas :

7

Tipo de documento:

Procedimiento

Nivel:

2

PASO RESPONSABLE ACTIVIDAD DOCUMENTO

Administración y Finanzas.

Departamento de Capacitación.

Ir a paso 2 8. Departamento de

Capacitación.

Coordina la ejecución del programa de capacitación de acuerdo al calendario de actividades.

9. Departamento de Capacitación

Verifica y da seguimiento al Programa de Capacitación, cumpliendo con los objetivos determinados en el mismo.

Evaluación del

programa de capacitación

FCE-GAF-RE.07 10. Departamento de

Capacitación.

Integra los registros correspondientes al final de cada curso, para su resguardo, cuando la capacitación es de carácter interna.

Evaluación del curso

FCE-GAF-RE.06 Lista de Asistencia FCE-GAF-RE.32 11. Departamento de

Capacitación

Integra la acreditación correspondiente cuando el curso de capacitación es de carácter externo.

Acreditación externa 12. Departamento de

Capacitación

Integra los resultados de la evaluación del programa, envía a las áreas la evaluación de la capacitación para ser requisitada y la recibe de las mismas.

Evaluación del Programa de Capacitación,

FCE-GAF-RE.07

Formato de evaluación de la capacitación

FCE-GAF-RE.39 13. Subgerencia de

Personal

Departamento de Capacitación

Analizan la información contenida en la Evaluación del Programa de Capacitación y en las evaluaciones recibidas de las áreas.

La integran en forma de reporte (Informe).

Reporte

14. Subgerencia de Personal

Remite a la Gerencia de Administración y Finanzas la información para su conocimiento.

Termina el procedimiento.

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01.08.05

Área responsable:

16.04.10

FCE-GAF-PR.02

Revisión:

07 Páginas :

8

Tipo de documento:

Procedimiento

Nivel:

2

6 REFERENCIAS O DOCUMENTOS RELACIONADOS

ID. NO. DOCUMENTO TÍTULO

6.1 FCE-RD-MGC Manual de Gestión de la Calidad

6.2 N. A. Acreditación externa

6.3 N. A. Cédula de Valuación de Puestos 6.4 N. A. Contrato Colectivo de trabajo del FCE

6.5 N. A. Norma para la Descripción, Perfil y Valuación de Puestos.

7 ANEXOS Y REGISTROS USADOS

ANEXO NO. DOCUMENTO TÍTULO

7.1 FCE-GAF-RE.02 Descripción de Puesto 7.2 FCE-GAF-RE.03 Perfil de Puesto

7.3 FCE-GAF-RE.05 Programa Anual de Capacitación 7.4 FCE-GAF-RE.06 Evaluación del Curso

7.5 FCE-GAF-RE.07 Evaluación del Programa de Capacitación 7.6 FCE-GAF-RE.32 Lista de Asistencia

7.7 FCE-GAF-RE.39 Formato de Evaluación de la Capacitación 7.8 FCE-GAF-RE.44 Evaluación de desempeño de personal ATM 7.9 FCE-GAF-RE.45 Cédula de evaluación a personal MM

7.10 FCE-GAF-RE.47 Detección de Necesidades de Capacitación

8 LISTA DE DISTRIBUCIÓN

COPIAS DISTRIBUCIÓN ÁREA

Original Representante de la Dirección Gerencia de Tecnología.

1 Biblioteca Gonzalo Robles Gerencia de Producción.

N. A. Versión electrónica-sólo lectura Gerencia de Tecnología

(25)

01.08.05

Área responsable:

16.04.10

FCE-GAF-PR.02

Revisión:

07 Páginas :

9

Tipo de documento:

Procedimiento

Nivel:

2

9 CONTROL DE CAMBIOS

FECHA REVISIÓN PÁGINAS AFECTADAS

ORIGINADOR DEL CAMBIO

NATURALEZA DEL CAMBIO

16.04.10 07 4

Observación de auditoría externa

2009

Se integro en el punto 4 definiciones, el significado de

las siglas ATM y MM

08.01.2010 06 Todas Planeación y

Calidad

Se valida y aprueba el presente documento por el COMERI y

Dirección General

20.01.09 05 1,2,3,8 y 9 Subgerencia de Personal

Se agrega la política 10 referente a la evaluación del

desempeño.

Se incluyen los registros FCE-GAF-RE.44 Evaluación de

desempeño de personal ATM, FCE-GAF-RE.45 Cédula de evaluación a MM y FCE-GAF-

RE.47 Detección de Necesidades de Capacitación.

(26)

Anexos del Procedimiento de Competencia de Personal

ANEXO 7.1

FCE-GAF-RE.02

DESCRIPCIÓN DE PUESTO

(27)

(28)

1. TÍTULO: Descripción de Puestos

2. OBJETIVO DE REGISTRO:

Definir el conjunto de funciones que dentro de una estructura organizacional, aporta resultados que han de contribuir al fin de la organización.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:

Subgerente de Personal 4. FORMA DE LLENADO:

Electrónico

5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS

:

Id. Elemento Descripción

1. Identificación Nombre del puesto que nos permita identificarlo dentro de una institución

2 Objetivo Definir la contribución principal de un puesto dentro de una institución.,el verbo siempre debe de ir en infinitivo.

3 Funciones Acciones que lleva el ocupante del puesto para alcanzar el objetivo del mismo, el verbo siempre debe de ir en infinitivo y que resultado se obtiene de está acción.

4.1| Relaciones Internas Identificar cuáles son sus contactos en la Institución y en que situaciones interactúa con ellos.

4.2 Relaciones Externas Identificar cuáles son sus contactos fuera la Institución y en que situaciones interactúa con ellos

INSTRUCTIVO DE LLENADO

(29)

ANEXO 7.2

FCE-GAF-RE.03

PERFIL DE PUESTO

(30)

(31)

1. TÍTULO: Perfil de Puestos

2. OBJETIVO DE REGISTRO

:

Contar con las competencias requeridas en función del puesto 3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:

Subgerente de Personal 4. FORMA DE LLENADO:

Electrónico

5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:

Id. Elemento Descripción

1. Identificación Nombre del puesto que nos

permita identificarlo dentro de una institución

2 Edad Requerida Indicar la edad mínima para ocupar el puesto

3 Experiencia El tiempo mínimo que se requiere en que el candidato ha adquirido los conocimientos o habilidad para desempeñar el puesto

4 Educación Especificar nivel de escolaridad que se requiere y así mismo especificar el área de conocimientos .o equivalencia en años de experiencia

5 Formación En que área de conocimientos

teórico o práctico se debe de desarrollar el titular del puesto, cursos.

6 Habilidades Son las destrezas técnicas que debe tener el titular del puesto.

INSTRUCTIVO DE LLENADO

(32)

ANEXO 7.3

FCE-GAF-RE.05

PROGRAMA ANUAL DE CAPACITACIÓN

(33)

1. INTRODUCCIÓN 1 2. JUSTIFICACIÓN 2

3. PROGRAMA DE CAPACITACIÓN 3 4. VERTIENTES 4

5. EVALUACIÓN DEL PROGRAMA 5 6. DNC POR GERENCIA 6

(34)

1. TÍTULO: Programa de Capacitación

2. OBJETIVO DEL REGISTRO:

Evidencia que permite establecer el programa anual de capacitación del FCE.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:

Departamento de Capacitación.

4. FORMA DE LLENADO Manual.

5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS

Id. Elemento Descripción

1. INTRODUCCIÓN

En este apartado se deben describir los antecedentes al Programa Anual así como un resumen de lo que el lector va a encontrar en el documento.

2. JUSTIFICACIÓN

Indicar el soporte al programa, es decir la descripción de la justificación al programa de capacitación.

3. PROGRAMA DE

CAPACITACIÓN

Detallar las vertientes del programa cubriendo la parte institucional y la de profesionalización.

4. VERTIENTES Describir cada una de las vertientes, así como sus objetivos y temas a trabajar.

5. EVALUACIÓN DEL

PROGRAMA

Evaluar el programa de capacitación e impacto en el periodo.

6. DNC POR GERENCIA Se incluyen las matrices con necesidades de capacitación por área.

INSTRUCTIVO DE LLENADO

(35)

ANEXO 7.4 FCE-GAF-RE.06

EVALUACIÓN DEL CURSO

(36)

(37)

1. TITULO:

Encuesta de Evaluación.

2. OBJETIVO DEL REGISTRO:

Conocer la satisfacción de los asistentes a los cursos impartidos, así como sus necesidades y expectativas.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:

Personal del FCE

4. FORMA DE LLENADO:

Manual

5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:

Id. Elemento Descripción

1. Curso Nombre del curso desarrollado.

2. Grupo Grupo al que pertenecen los participantes cuando son clasificados en grupos y enlistados en el mismo.

3. Instructor Nombre del facilitador del curso.

4. Fecha Fecha en la que se desarrolla el curso.

5. El instructor Evaluación sobre el dominio del tema por parte del facilitador.

6. El instructor llevó las sesiones Evaluación del método del facilitador en cuanto a la planeación y organización del curso.

7. El instructor Evaluación de la motivación del instructor para la promoción de la participación del personal.

8. La actitud del instructor hacia el grupo fue

Cordialidad con la que el facilitador /

instructor se dirigió al personal y causó dicha impresión.

9. Los objetivos Evaluación del cumplimiento de los objetivos descritos al inicio del curso.

INSTRUCTIVO DE LLENADO

(38)

Id. Elemento Descripción

10. Los temas del curso son Evaluación de la utilidad y aplicación del curso dentro del área en la que se desempeña el personal.

11. Las instalaciones del curso Evaluación de la contribución de las instalaciones al adecuado desarrollo del curso.

12. El material utilizado por el

instructor Evaluación del apoyo que brindó el material empleado por el instructor para facilitar el aprendizaje de los participantes.

13. El curso cubrió sus

expectativas

Definición de la apreciación del participante en cuanto a la cobertura de las expectativas generadas por el desarrollo del curso.

14. ¿Por qué? Explicación de las causas por las que el participante determinó si el curso cumplió sus expectativas.

15. En términos generales, cómo calificaría este curso:

Determinación de la percepción del curso en términos generales sobre la realización del curso.

16. Comentarios Espacio reservado para que el participante

emita ciertos comentarios que apoyen el

proceso de capacitación, ya sea en la

planeación, realización o evaluación del

mismos.

(39)

ANEXO 7.5 FCE-GAF-RE.07

EVALUACIÓN DEL PROGRAMA DE

CAPACITACIÓN

(40)

CÓDIGO DEL DOCUMENTO: REVISIÓN:

FCE-GAF-RE.07 01

SI NO CANCELADO REPROGRAMADO

ELABORÓ: ________________________________ REVISÓ:_________________________________________

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS SUBGERENCIA DE PERSONAL

EVALUACIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN

OBSERVACIONES CURSOS REALIZADOS

No.

CURSOS PROGRAMADOS

1

2 3

4 5

(41)

1. TÍTULO: EVALUACIÓN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN.

2. OBJETIVO DEL REGISTRO:

Evidenciar la realización del programa anual de capacitación.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:

Jefe del Departamento de Capacitación.

4. FORMA DE LLENADO:

Manual.

5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:

Id. Elemento Descripción

1. Cursos programados Anotar el nombre de los cursos que serán impartidos.

2. Cursos realizados Si No

Indicar para cada curso si fue o no realizado.

3. Observaciones

Para el caso en que el curso NO fue realizado, indicar si fue cancelado o reprogramado.

4. Elaboró Indicar el nombre de quién realizó el programa.

5. Revisó Indicar el nombre de quien revisó el programa

INSTRUCTIVO DE LLENADO

(42)

ANEXO 7.6

FCE-GAF-RE.32

LISTA DE ASISTENCIA

(43)

G R U P O : F E C H A : H O R A R IO :

In s tr u c to r _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

F C E - G A F - R E . 3 2 R e vi s i ó n : 0

N U M . E M P L E A D O N O M B R E A R E A F I R M A

L IS T A D E A S IS T E N C IA ( N O M B R E D E L C U R S O )

1

4

5 6 7 8 9

2 3

(44)

1. TÍTULO: LISTA DE ASISTENCIA.

2. OBJETIVO DEL REGISTRO:

Evidenciar asistencia por parte del personal del FCE, al curso impartido.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:

Jefe del Departamento de Capacitación.

4. FORMA DE LLENADO:

Manual.

5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS:

Id. Elemento Descripción

1. Grupo Indicar el grupo que va a recibir la capacitación.

2. Fecha Se refiere a la fecha en la que se impartirá el curso.

3. Horario Indicar el horario en el que se llevará a cabo la capacitación.

4. Instructor Poner el nombre del instructor que impartirá el curso.

5. Número Colocar el número consecutivo de asistentes al curso.

6. Empleado Indica el número de empleado.

7. Nombre Indicar el nombre del empleado que asiste al curso.

8. Área Se refiere al área a la que pertenece el empleado.

9. Firma Indica la firma del empleado que acude a la capacitación.

INSTRUCTIVO DE LLENADO

(45)

ANEXO 7.7 FCE-GAF-RE.39

FORMATO DE EVALUACIÓN DE LA

CAPACITACIÓN

(46)

FORMATO DE EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN

CURSO:

SOLICITO: ÁREA QUE SOLICITO:

PARTICIPANTES: FECHA:

El siguiente cuestionario tiene la finalidad de evaluar el proceso de capacitación, por lo cual le pedimos sea claro y honesto al contestar las preguntas.

1. Describa brevemente en qué acciones ha aplicado el personal a su cargo la capacitación recibida. (En caso necesario anexar una hoja con la respuesta).

2. ¿Cuáles han sido las mejoras que la capacitación ha aportado en su área de trabajo?

Horas de capacitación recibidas: _____

Gracias por su participación

FCE-GAF-RE.39 REV. 00

1 2

6

4

1 1

7

3

5

8

(47)

1. TÍTULO:

Formato de Evaluación de la Capacitación 2. OBJETIVO DEL REGISTRO:

Evaluar el proceso de capacitación.

3. RESPONSABLE DE SU LLENADO:

Departamento de capacitación y Jefe directo del área que solicitó el curso

4. FORMA DE LLENADO Manual y/o electrónico

5. DESCRIPCIÓN DE LLENADO DE ELEMENTOS

1.

Curso Nombre del curso al que asistió.

Requisitado por departamento de capacitación.

2.

Solicito

Nombre de la persona que solicitó el curso.

3.

Área que solicitó

Área a la cual se le brindó la capacitación.

4.

Participantes

Nombre de los integrantes que asistieron al curso..

5.

Fecha

Fecha de inició y término del curso.

6.

Describa brevemente en qué acciones ha aplicado el personal a su cargo la capacitación recibida. (En caso necesario anexar una hoja con la respuesta).

Conocer que acciones le han permito al personal capacitado llevar a la práctica lo aprendido.

Requisitado por el área que solicitó el curso.

INSTRUCTIVO DE LLENADO

(48)

7.

¿Cuáles han sido las mejoras que la capacitación ha aportado en su área de trabajo?

Conocer cuáles ha sido las mejoras que la capacitación ha aportado en el área de trabajo respectivo.

Requisitado por el área que solicitó el curso.

8. Horas de capacitación recibidas Indicar el total de horas recibidas de capacitación que se está evaluando

(49)

ANEXO 7.8

FCE-GAF-RE.44

EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO A

PERSONAL ATM

(50)

Fecha de revisión:

N.A.

Código del Documento:

FCE-GAF-RE.44 Referencia:

FCE-GAF-PR.02

Revisión:

00

DATOS DEL (LA) EVALUADO (A)

Nombre Puesto Área Gerencia

Antigüedad en el FCE Años Antigüedad en el puesto Periodo de Evaluación DATOS DEL (LA) EVALUADOR (A)

Nombre Puesto Gerencia Tiempo de trabajar con el (la) evaluado(a)

El Sistema de Evaluación de Desempeño está basado en 2 elementos: Factores de Evaluación y Grados de Evaluación

Disposición para el Trabajo Nivel de esfuerzo realizado por el empleado(a) Excede Expectativas El desempeño se encuentra sistemática-

para el cumplimiento de sus actividades mente por arriba del requerimiento. Su

cotidianas y apoyo a otras funciones. contribución es significativa para los re-

Responsabilidad Grado en el que el trabajador(a) cumple con sultados de su área.

sus tareas. Cumple El desempeño cumple satisfactoriamente

Calidad Grado en el que el trabajdor(a) aplica a sus el requerimiento del puesto. Contribuye

actividades los estándares establecidos consistentemente a la generación de

por el Sistema de Gestión de Calidad, o resultados.

en caso de no disponer de ello, Inconsistente El desempeño no cumple satisfactoria-

los establecidos por las propias áreas. mente el requerimiento del puesto en

Normas/Políticas Grado en que el trabajador(a) realiza sus forma constante. Los resultados del

tareas y se comporta como lo dispone el área se llegan a ver afectados.

marco regulatorio que rige el funcionamiento Insuficiente El desempeño no alcanza el requerimiento

de la institución. del puesto. Es necesario fortalecer cono-

cimientos, habilidades y/o actitudes. Su nivel de desempeño debe mejorar en breve.

En virtud de que la evaluación cubre el desempeño de un año, es recomendable reflexionar cuidadosamente sobre lo ocurrido y lo logrado durante ese periodo, a fin de otorgar una evaluación justa para todos los colaboradores(as).

La evaluación otorgada en cada factor debe ser fundamentada en los espacios señalados. El comité revisor se reserva el derecho de solicitar información adicional que avale dichos fundamentos.

Fecha:_________________________

Nombre y Firma del Evaluador(a)_____________________________________________________

Nombre y Firma del Evaluado(a)______________________________________________________

Evaluación de Desempeño Personal ATM Datos generales y definiciones

FACTORES DE EVALUACIÓN Definición GRADOS Definición

1

2

3 4

5

7 6