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Cómo convertir la tabla de una página web en una hoja de cálculo Excel 2003

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Serie Ejercicios Servicio de Capacitación Balance Vital Ltda. Curso Excel Intermedio-Avanzado

Profesor Luis Bustos Herrera – correo.discentes@gmail.com Notas Misceláneas

Notas Misceláneas

Cómo convertir la tabla de una página web en una hoja de cálculo Excel 2003

1. Abrir la hoja de cálculo Excel en donde se importará la tabla de la página web. Ir a

"Datos", eligir "Importar datos externos" y seleccionar "Nueva consulta Web". La ventana "Nueva consulta Web” se abrirá.

2. Escribir o pegar la dirección de la página web en la barra "Dirección" y hacer clic en

"Ir". La página web se abrirá en el cuadro de diálogo con flechas a la izquierda de cada tabla disponible.

3. Hacer clic en la flecha situada junto a la tabla de la página web que se desea convertir a la hoja de cálculo Excel.

4. Hacer clic en el botón "Importar". El diálogo "importación de datos" se abrirá. En la sección "Dónde quieres poner los datos", seleccionar "Hoja de cálculo existente" y hacer clic en "Aceptar".

5. Esperar Excel convierta la tabla a hoja de cálculo. Modificar la tabla y guardar los cambios como se desee.

Cómo convertir la tabla de una página web a una hoja de cálculo Excel 2007 o 2010

1. Abrir la hoja de cálculo Excel en la que se desea importar la tabla de la página web. Ir a la pestaña "Datos".

2. Hacer clic en "De la Web" en el grupo "Obtener datos externos". La ventana "Nueva consulta Web" se abrirá.

3. Escribir o pegar la dirección de la página web en la barra "Dirección". La dirección puede tener hasta 255 caracteres de longitud. Hacer clic en "Ir" para navegar a la página web.

4. Hacer clic en el icono de la flecha al lado de la tabla que se desea convertir a hoja de cálculo o hacer clic en el icono de la flecha en la parte superior izquierda de la ventana para importar toda la página web. Si no ve las flechas en la página web, hacer clic en el botón "Mostrar iconos" de la barra de herramientas "Nueva consulta Web".

Hacer clic en el botón "Importar" y Excel convertirá la tabla de la página web a hoja de cálculo.

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Importar y Exportar módulos

Una macro con ciertos procedimientos puede ser utilizadas en multitud de ocasiones o situaciones, seria interesante tenerlos disponibles en cualquiera de las hojas que confeccionemos.

Podría pensar en utilizar las opciones de copiar y pegar para pasar procedimientos de una hoja a otra, es un método totalmente válido y efectivo, pero se propone a continuación otro método más "profesional", por llamarlo de otra manera, e igual de efectivo.

Este método consiste en guardar los procedimientos de un módulo en un archivo aparte, es decir, independiente de cualquier hoja de cálculo, luego, cuando en una nueva hoja se necesite de estas funciones, solo deberá importar este archivo para incorporarlo.

Exportar un módulo. Guardar un módulo en un archivo

Como ejemplo, abra una hoja en donde haya utilizado algún procedimiento en una macro.

1. Pase al editor de visual basic y active el módulo a exportar.

2. Active opción de la barra de menús Archivo/ Exportar archivo. Aparece un cuadro de diálogo.

3. En cuadro de edición Nombre de Archivo, teclee el nombre para el archivo donde se guardará el módulo, por ejemplo "General.Bas", observe que .BAS es la extensión de estos archivos.

4. Pulse sobre el botón Guardar.

Importar un módulo

Si está siguiendo el ejemplo, cierre todos los archivos de Excel y abra uno nuevo.

1. Active el editor Visual Basic.

2. Active opción de la barra de menús Archivo/ Importar Archivo. Aparece un cuadro de diálogo.

3. Seleccione en la lista Buscar en: la carpeta donde tiene ubicado el archivo a importar (la carpeta donde está General.Bas si está siguiendo el ejemplo).

4. Una vez localizada la carpeta, seleccione el archivo a importar (General.Bas en el ejemplo) y pulse sobre Abrir.

Observe como en la ventana de proyecto se ha incorporado un nuevo módulo que contiene todos los procedimientos y funciones del archivo importado.

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La grabadora de macros

Microsoft Excel tiene incluida una utilidad que sirve para registrar acciones que se llevan a cabo en un libro de trabajo y registrarlas en forma de macro.

Casi siempre deben ser modificadas para adaptarlos a datos, programas, tablas, etc., sin embargo, eso puede resultar sencillo. Vea el ejemplo siguiente que sirve para poner bordes al rango de celdas de A1 a G6, observe los comentarios para saber que bordes se ponen y dónde se ponen.

Ejemplo

Poner bordes al rango que va de A1 a G6.

- - - Sub Poner_Bordes()

' Seleccionar el rango A1:G6 Range("A1:G6").Select

' No hay borde diagonal hacia abajo

Selection.Borders(xlDiagonalDown).LineStyle = xlNone ' No hay borde diagonal hacia arriba

Selection.Borders(xlDiagonalUp).LineStyle = xlNone ' Borde izquierdo de la selección

With Selection.Borders(xlEdgeLeft)

.LineStyle = xlContinuous 'Estilo de línea continuo .Weight = xlMedium ' Ancho de línea Medio

.ColorIndex = xlAutomatic ' Color de línea automático (negro) End With

' Borde superior de la selección With Selection.Borders(xlEdgeTop)

.LineStyle = xlContinuous .Weight = xlMedium .ColorIndex = xlAutomatic End With

' Borde inferior de la selección

With Selection.Borders(xlEdgeBottom) .LineStyle = xlContinuous .Weight = xlMedium .ColorIndex = xlAutomatic End With

' Borde derecho de la selección With Selection.Borders(xlEdgeRight)

.LineStyle = xlContinuous .Weight = xlMedium .ColorIndex = xlAutomatic End With

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' Bordes verticales interiores de la selección With Selection.Borders(xlInsideVertical)

.LineStyle = xlContinuous .Weight = xlThin ' Ancho Simple.

.ColorIndex = xlAutomatic End With

' No hay bordes horizontales interiores en la selección Selection.Borders(xlInsideHorizontal).LineStyle = xlNone ' Seleccionar rango A1:G1

Range("A1:G1").Select

' No hay borde diagonal hacia arriba

Selection.Borders(xlDiagonalDown).LineStyle = xlNone ' No hay borde diagonal hacia arriba

Selection.Borders(xlDiagonalUp).LineStyle = xlNone ' Borde izquierdo de la selección

With Selection.Borders(xlEdgeLeft) .LineStyle = xlContinuous .Weight = xlMedium .ColorIndex = xlAutomatic End With

' Borde superior de la selección With Selection.Borders(xlEdgeTop)

.LineStyle = xlContinuous .Weight = xlMedium .ColorIndex = xlAutomatic End With

' Borde inferior de la selección

With Selection.Borders(xlEdgeBottom) ' Doble línea .LineStyle = xlDouble

.Weight = xlThick

.ColorIndex = xlAutomatic End With

' Borde derecho de la selección With Selection.Borders(xlEdgeRight)

.LineStyle = xlContinuous .Weight = xlMedium .ColorIndex = xlAutomatic End With

End Sub

- - -

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Suponiendo que el procedimiento anterior parece abrumador, se explica a continuación cómo fue hecho y, que lo único que debe hacer, son los pasos sobre la hoja de cálculo, el grabador de macros se ocupa del resto.

1. Active la grabadora de macros. Herramientas/ Macro/ Gravar nueva macro.

Aparece la ventana Grabar Macro.

2. En Nombre de Macro, ponga Poner_Líneas. En Guardar Macro en, deje la opción Libro Activo.

En Descripción, ponga, macro para bordes a un rango de celdas.

3. Pulse sobre el botón Aceptar.

4. Ejecute los pasos siguientes. Son para poner los bordes 4.1. Seleccione el rango A1:G6.

4.2. Active Opción Formato/ Celdas. Seleccione ficha Bordes.

4.3. Ponga línea alrededor de la selección

4.3.1. En cuadro Estilos, seleccione la penúltima o antepenúltima línea.

4.3.2. Pulse sobre el botón que representa un cuadrado.

4.4. Ponga las líneas verticales.

4.4.1. Seleccione del cuadro estilo la última línea de la primera columna.

4.4.2. Pulse sobre el botón que representa las líneas interiores de la selección (el situado en el centro de la línea inferior de botones).

5. Pulse sobre el botón Aceptar.

6. Seleccione el rango A1:G1

7. Active de nuevo la opción Formato/Celdas y seleccione la ficha Bordes.

8. Ponga línea inferior doble.

8.1. Seleccione del cuadro Estilo la última línea de la segunda columna.

8.2. Pulse sobre el botón que representa la línea inferior de la selección.

9. Pulse sobre el botón Aceptar.

10. Detenga la grabadora de Macros pulsando sobre el botón o bien a1active Herramientas/ Macros / Detener Grabación.

Insertar funciones de Microsoft Excel desde Visual Basic

Copie el siguiente procedimiento y ejecútelo. Es un procedimiento que sencillamente va

pidiendo números y los va colocando en las celdas de la columna A partir de A1, al final coloca la función =SUMA para sumar los valores introducidos y la función =PROMEDIO para hacer el promedio de los mismos valores.

- - - Sub Sumar()

Dim Valor As Integer

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Dim Casilla_Inicial As String Dim Casilla_Final As String

' Hacer activa la casilla A1 de la hoja activa ActiveSheet.Range("A1").Activate

Do

' Entrar un valor y convertirlo a numérico

Valor = Val(InputBox("Entrar un valor", "Entrada")) ' Si el valor es distinto de 0

If Valor <> 0 Then

' Guardar el valor en la casilla activa ActiveCell.Value = Valor

' Hacer activa la casilla de la fila siguiente ActiveCell.Offset(1, 0).Activate

End If Loop Until Valor = 0

' Establecer la casilla inicial del rango a sumar Casilla_Inicial = "A1"

' Establecer la casilla final del rango a sumar.

' Coger la dirección de la casilla activa, la última Casilla_Final = ActiveCell.Address

ActiveCell.Offset(1, 0).Activate

' Poner en la casilla activa la función SUMA

ActiveCell.Formula = "=Suma(" & Casilla_Inicial & ":" & Casilla_Final & ")"

ActiveCell.Offset(1, 0).Activate

' Poner en la casilla activa la función promedio

ActiveCell.Formula = "=Promedio(" & Casilla_Inicial & ":" & Casilla_Final & ")"

End Sub

- - -

Una vez haya ejecutado la macro, observe que en las celdas donde se han colocado respectivamente las funciones =SUMA, =PROMEDIO aparece ¿NOMBRE? (es posible que aparezca #######, en es caso amplíe la columna), esto significa que Excel no reconoce el nombre de la función, que no existe.

Sin embargo, estas funciones si existen y funcionan perfectamente cuando se teclean

directamente sobre la hoja de cálculo, se preguntará el porqué cuando se colocan desde una macro no funcionan. Pues resulta que para que cualquier función de Excel insertada desde una macro NO de error debe ponerse con su nombre en Inglés, la traducción se hace luego de forma automática. Es decir en la macro debe ponerla en inglés y luego cuando ésta se inserte en la hoja aparecerá con su nomenclatura en el idioma que corresponda.

Modifique el procedimiento del ejemplo y en lugar de poner…

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ActiveCell.Formula = "=Suma(" & Casilla_Inicial & ":" & Casilla_Final & ")"

Ponga

ActiveCell.Formula = "=Sum(" & Casilla_Inicial & ":" & Casilla_Final & ")"

Y ahora, en lugar de…

ActiveCell.Formula = "=Promedio(" & Casilla_Inicial & ":" & Casilla_Final & ")"

Ponga

ActiveCell.Formula = "=Average(" & Casilla_Inicial & ":" & Casilla_Final & ")"

Ejecute la macro y compruebe que ahora todo funciona correctamente. Observe que en la hoja, las funciones se han insertado con su nombre correcto según el idioma, es decir SUMA y PROMEDIO.

A continuación se explica cómo averiguar el nombre de cualquier función en inglés.

Se utilizará la grabadora de macros. Como ejemplo, obtendremos el nombre de la función

=PROMEDIO. Deberá seguir los mismos pasos para obtener el nombre de cualquier función.

1. Active la grabadora de macros.

2. Vaya a una casilla cualquiera, C1 por ejemplo y, teclee la función tal como lo haría en su idioma. Por ejemplo, ponga =PROMEDIO(A1:A10) o el nombre de cualquier otra función Excel.

3. Detenga la ejecución de la macro.

4. Edite la macro y observe el nombre que se ha puesto, ya sólo debe apuntarlo y pasarlo a su procedimiento. Es posible que la función que vea tenga una nomenclatura que aparezca rara, esto es que la grabadora de macros utiliza referencias tipo RC (row column).

Detección de Errores y Depuración de programas.

A medida que los programas van creciendo la probabilidad de cometer errores también va creciendo. Los errores se clasifican normalmente en tres categorías.

Errores en tiempo de compilación.

Son los típicos errores que impiden hacer funcionar el programa debido, por ejemplo, a errores de sintaxis en las instrucciones, llamadas a funciones que no existen o llamadas con el tipo o el número de parámetros incorrectos, etc. Este tipo de errores no dan

demasiados problemas, primero porque el compilador avisa de donde se han producido y luego porque simplemente revisando la sintaxis se solucionan rápidamente.

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Errores en tiempo de ejecución.

Estos errores se producen por una mala programación del código al no haber previsto determinados casos concretos o especiales, como por ejemplo intentar abrir un archivo que no existe, imprimir sin comprobar que la impresora está conectada, definir mal la dimensión de un array e intentar acceder a miembros que no existen, etc. Cuando se produce este tipo de errores se detiene la ejecución del programa y normalmente se informa del tipo de error que se ha producido. Muchos de estos errores se pueden solucionar mediante rutinas o funciones de tratamiento de errores, estudiaremos este tipo de rutinas un poco más adelante.

Errores de función.

Son los más complicados de detectar ya que ni se detectan en la fase de ejecución, ni provocan la detención del programa, son debidos a la incorrecta programación de algún proceso y como resultado se obtienen datos erróneos. Errores de este tipo son cálculos mal hechos, bucles infinitos, devolución de valores incorrectos, etc. Como ni los detecta el compilador, ni provocan la interrupción del programa deben revisarse a mano, y claro, si el programa es extenso y trata muchos datos, su detección puede resultar dificultosa.

Visual Basic, y todos los entornos de programación incorporan herramientas para facilitar la detección de este tipo de errores, son las herramientas de depuración. Antes de comenzar a describir como funcionan estas herramientas, le recomendamos, una vez más, que modularice su programa utilizando procedimientos cortos que realicen trabajos concretos y precisos, de esta forma conseguirá, además que el programa quede más elegante y en un futuro sea más sencillo modificarlo, evitar el tener que revisar grandes bloques de código para detectar errores de este tipo.

14 formas de acelerar y optimizar sus macros excel

Esta información es útil cuando se automatizar tareas manuales recurrentes y frente al manejo del tema de programación de macros excel.

Cuando de programación de macros excel se trata, el tema de la eficiencia y la velocidad es clave.

Hay 2 leyes fundamentales que hay que recordar:

a. Cuanto menos código tiene una macro mejor… ¿por qué?

Ayuda a que la macro se ejecute mucho más rápido.

Simplifica la tarea a la hora de modificar/ampliar/reparar la macro.

.b. Cuanto más rápido se ejecuta una macro, mejor… ¿por qué?

Mejora la experiencia del usuario.

No mantiene la PC ocupada tanto tiempo.

Respecto de usar menos código, dependerá de las habilidades del programador excel en cuestión. Se ha visto infinidad de casos donde 30 o 40 líneas de código VBA se pueden

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resumir en 5 o 6 líneas (algo similar pasa con las fórmulas Excel). Siempre hay macros o fórmulas que hacen la tarea de forma más directa y sin dar tantas vueltas.

Otra recomendación clave es invertir mucho tiempo inicial en planificar y analizar la lógica del trabajo. Esto va a ahorrar muchos problemas y dolores de cabeza posteriores.

Hay algunas instrucciones puntuales que siempre conviene usar y que van a acelerar y optimizar las macros en todos los casos.

A continuación se recomiendan algunas técnicas puntuales que pueden utilizarse al comienzo, durante y al final de las macros.

.

AL COMIENZO DE LAS MACROS 1. Apagar el parpadeo de pantalla

Con la instrucción: Application.screenupdating=False

Evita los movimientos de pantalla que se producen al seleccionar celdas, hojas y libros.

2. Apagar los cálculos automáticos

Con la instrucción: Application.calculation=xlCalculationManual

Evita que se recalcule todo cada vez que se pegan o modifican datos.

3. Apagar los eventos automáticos

Con la instrucción: Application.EnableEvents=False Evita que se disparen macros de evento si las hubiere.

4. Apagar visualización de saltos de página

Con la instrucción: ActiveSheet.DisplayPageBreaks = False

Sirve para evitar algunos problemas de compatibilidad entre macros Excel 2003 vs 2007/2010.

En resumen, se recomienda siempre comenzar las macros con estas instrucciones:

Application.screenupdating=False

Application.calculation=xlCalculationManual Application.EnableEvents=False

ActiveSheet.DisplayPageBreaks = False .

AL FINAL DE LAS MACROS

5. Borrar contenido de portapapeles

Con la instrucción: Application.CutCopyMode = False

Permite limpiar el portapapeles en caso de haber copiado datos.

Además, vuelve a su estado original las instrucciones con las que comenza la macro.

En resumen, se recomienda siempre finalizar las macros con estas instrucciones:

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Application.screenupdating=True

Application.calculation=xlCalculationAutomatic Application.EnableEvents=True

ActiveSheet.DisplayPageBreaks = True Application.CutCopyMode = False .

OTRAS TECNICAS UTILES 6. Usar la instrucción WITH

Se usa para evitar tener que referenciar un mismo objeto muchas veces.

Ejecución lenta…

Sheets(1).Range(“A1:Z1″).Font.Italic = True

Sheets(1).Range(“A1:Z1″).Font.Interior.Color = vbRed Sheets(1).Range(“A1:Z1″).MergeCells = True

Ejecución rápida...

With Sheets(1).Range(“A1:Z1″) .Font.Italic = True

.Font.Interior.Color = vbRed .MergeCells = True

End With

7. Evitar la instrucción SELECT

Se genera sobre todo en las macros grabadas.

La mayoría de las veces no es necesario seleccionar para cumplir el objetivo.

Ejecución lenta…

Range(“E1″).Select Selection.Copy Range(“D10″).Select ActiveSheet.Paste

Ejecución rápida…

Range(“E1″).Copy Range(“D10”)

8. Evitar loops FOR EACH

Tener que ir celda por celda consume mucho tiempo Se puede resolver el problema de forma más directa!

Ejecución lenta…

For Each cell In Range(“A1:A10000″)

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If cell = Empty Then cell = 0 Next cell

* Los loops siempre son leeentos

* En este caso recorre 10.000 celdas Ejecución rápida…

Existen diversas formas de evitar los loops. La solución

dependerá del caso concreto en cuestión. Generalmente se usan algunas de estas técnicas: agrupar, ir a especial, filtros, filtros avanzados. La idea es poder realizar la acción sobre todos los elementos al mismo tiempo, en lugar de tener que ir uno a uno.

9. Usar las funciones nativas de Excel

No hay que reinventar la rueda. Quizás, ya exista una función Excel que lo haga.

Las macros siempre ejecutan más rápido las funciones nativas de Excel Ejecución lenta…

mProducto = 1 For i = 1 to 100

mProducto = mProducto * Cells(3,i) Next

Ejecución rápida…

mProducto = Application.WorkSheetFunction.Product(Range(“C1:C100″))

10. Forzar la declaración de variables

En el editor VBA, menú Herramientas > Opciones > pestaña Editor > marcar “Requerir declaración de variables”.

Luego usar la variable correcta: si es fecha usar Date, si es texto usar String, si es valor usar Long…

Evitar el uso de la variable Variant ya que consume más recursos…

Usar nombres de variables que digan algo (por ej. “UltimaFila” o “FilaZ” en lugar de “f” o

“uf”).

11. Escribir las macros en módulos y no en hojas

Las hojas pueden ser borradas o copiadas y esto generaría problemas inesperados.

12. Separar el proceso en varias macros (divide y conquistarás)

Si una macro hace muchas cosas, conviene separarla en muchas macros pequeñas y, luego unirlas.

Es más fácil para controlar, auditar, etc…

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Además te permite luego poder rehusar alguna parte del proceso en otras macros Macro muy larga…

Sub MegaMacro()

‘Codigo limpia datos

’Codigo carga datos

’Código arregla datos

’Código arma reporte End Sub()

Mejor dividir en diferentes macros para cada proceso Sub LimpiaDatos()

‘Codigo…

End Sub Sub CargaDatos()

‘Codigo…

End Sub

Sub ArreglaDatos()

‘Codigo…

End Sub

Sub ArmaReporte()

‘Codigo…

End Sub

Finalmente, unir todos los procesos Sub ProcesoCompleto()

Call LimpiaDatos Call CargaDatos Call ArreglaDatos Call ArmaReporte End Sub()

13. Ser cuidadoso con la instrucción ON ERROR RESUME NEXT

Esta instrucción hace que la macro siga avanzando aunque encuentre un error.

En algunos casos, esto hará que se ignoren errores que no deberían ser ignorados.

Podrían existir errores (bugs) y no ser detectados.

14. Comentar bien las macros

Es muy conveniente, sobre todo cuando se vuelve a revisar/arreglar/ampliar un código después de pasado un tiempo.

Añadir comentarios ayuda a describir y recordar la lógica de su construcción y, por ende, ahorrará mucho tiempo.

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Trucos

Como introducir números fraccionarios en Excel

Al tratar de escribir la fracción de un número, por ejemplo 1/2, Excel devolverá una fecha, en este caso: "01-feb" ya que el carácter / (barra inclinada) se usa para fechas.

Para solucionarlo es necesario especificar en Formato de celdas la opción "Fracción".

Es más sencillo hacerlo de la siguiente forma.

Antecede un cero u otro número entero dejando un espacio.

Por ejemplo: 0 1/2 se mostrará en Excel: ½

Las combinaciones de teclas más usadas y útiles de Excel

Es posible hacer todo tipo de cosas usando las teclas o combinaciones de ellas.

Es casi imposible aprendérsela todas ni hace falta, solo necesitamos aprender las elementales que se aplican a nuestras tareas.

La lista de todas las combinaciones se puede encontrar en el archivo de ayuda de la aplicación, que se abre con F1.

Insertar la fecha en Excel

Para que se muestre la fecha en cualquier celda seleccionada use las teclas:

CONTROL + , (coma).

Insertar la hora en Excel

Para que se muestre la hora en cualquier celda seleccionada use las teclas:

CONTROL + : (dos puntos).

En los dos casos los datos que se muestran son estáticos, es decir, seguirán siendo los mismos cada vez que se abra la hoja.

Puede usarlos, por ejemplo, para mostrar una fecha y hora determinada.

Para mostrar la fecha y hora de forma dinámica, es decir, que refleje exactamente la actual, independiente de cuando se abra la página, es necesario usar las funciones AHORA, HOY y HORA.

Es algo sencillo solo da un clic en la celda donde se desean mostrar los datos y en la barra de fórmulas escriba cualquiera de las siguientes funciones y presione la tecla Enter:

=AHORA() Se mostrará: 09/07/2013 12:36

=HOY() Se mostrará: 09/07/2013

Para conocer todas las funciones disponibles en Excel presione la tecla F1, escriba en el cuadro de búsqueda: "lista de funciones por categorías" y presione Enter.

Repetir la última acción realizada

Al usar la tecla F4 Excel repite lo último que se haya realizado.

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Por ejemplo si se dió un color determinado al texto en una celda, posteriormente seleccione un rango de ellas y presione la tecla F4, quedarán idénticas a la primera.

Otras teclas útiles para los que comienzan en Excel

F10 Activa la sugerencia de teclas. Se muestran los nombres de las teclas que se pueden usar conjuntamente con ALT para abrir las fichas y funciones del programa.

F7 Abre el corrector ortográfico.

Un Clic para seleccionar todo

Manteniendo presionada las teclas Ctrl + A, es posible seleccionar todo, pero con solamente un clic en el botón de la esquina de la hoja, todos los datos serán seleccionados en un segundo.

Abrir varios archivos Excel a la vez.

En vez de abrir un grupo de archivos uno por uno, hay una manera muy útil para abrirlos todos de una vez. Seleccione los archivos que quiere abrir y luego presione la tecla ENTER del teclado, todos los archivos se abrirán simultáneamente.

Pasar de un archivo Excel a otro.

Cuando se tiene varias planillas de cálculo abiertas, es realmente molesto cambiar de una pantalla a la otra. Utilizando las teclas Ctrl + Tab es posible cambiar sin problemas la vista de diferentes archivos. Esta función también se puede utilizar con otros archivos, así como también, entre diferentes pestañas de una ventana de Firefox cuando se utiliza en el entorno de Windows 7.

Crear un nuevo ítem de acceso rápido.

Generalmente hay tres botones de acceso rápido en el menú superior: Guardar, Deshacer escritura, Rehacer escritura. Sin embargo, si se quiere agregar más botones de acceso rápidos como por ejemplo: Copiar y Cortar, se pueden configurar de la siguiente manera…

Archivo > Opciones > Barra de accesos rápidos, agregar Cortar y Pegar de la columna de la izquierda a la columna de la derecha y guárdalo. Aparecen dos botones de acceso rápido más en el menú superior.

Agregar en una celda una línea diagonal

En Formato de Celdas > Bordes se activa la línea diagonal hacia la izquierda o hacia la derecha.

Para incluir textos, previamente en Formato de Celdas > Alineación, active Ajustar Textos, luego se ingresan ambas palabras en la barra de fórmulas y se ajustan los

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espacios antes, entre y después de las palabras hasta que obtenga un calce satisfactorio.

Búsqueda aproximada con comodín

Es conocido cómo activar la búsqueda rápida utilizando la combinación Ctrl+F o Ctrl+B.

Hay además, dos comodines: el signo interrogativo (?) y el asterisco (*), que son utilizados en las planillas Excel para activar una búsqueda aproximada. Esta

característica es útil cuando no se está seguro de los resultados buscados. El signo de pregunta representa a cualquier carácter y el asterisco representa a uno o más

caracteres. ¿Qué pasa si se busca un signo interrogativo o un asterisco? Debe agregar virgulilla (línea ondulada) [ALT+126] adelante.

Cambiar datos de una fila a una columna.

En general, esta función se utilizará si es necesario transponer datos para obtener una mejor visualización; sin embargo, reescribir los datos puede no ser necesario si se conoce como utilizar la función Transponer en Pegago Especial.

El truco es: Copiar el área a transponer, mover el puntero del mouse a otra ubicación en blanco. Ir a Inicio > Pegar > Transponer. Note que esta función no se activará si los datos no son copiados primero.

Ocultar en forma absoluta los datos.

Es conocida la función Ocultar, ésto puede ser detectado. Otra forma de ocultar datos es utilizar la función Formato de Celdas. Eligir el rango a ocultar y abrir el Formato de Celdas > Ir a la pestaña Número > Personalizado > en Tipo: digitar ;;; luego hacer clic en Aceptar.

Como resultado todos los valores en el área seleccionada se harán invisibles y, solamente, podrán ser vistos en el área de la barra de fórmulas, junto al botón de Función (fx).

Ingresar valores que comiencen con 0

Cuando un valor comienza con cero, Excel borra el cero por defecto. En vez de reconfigurar el Formato de las Celdas, este problema puede ser fácilmente resuelto agregando un apóstrofe (‘) delante del primer cero, por ejemplo:

Es probable que en el ángulo superior izquierdo de la celda aparezca un triángulo de color verde, ésto indica que Excel avisa de un posible error.

Se corrige presionando en el botón del aviso y seleccionar “Omitir Error”.

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20 errores usuales Excel

Microsoft Excel es sin dudas uno de los programas más potentes y flexibles. Sin embargo, su mayor virtud es que se puede convertir, también, en una fuente de errores comunes o

engorrosos entorpecimientos.

Al llamarles errores, es sólo una forma de denominarlos, simplemente son cosas que debieran evitarse.

Error #1: usar Excel 2003

Excel 2003 ya es obsoleto. No dude en emigrar a Excel 2007 o a Excel 2010. Ambas versiones tienen una impresionante cantidad de mejoras respecto de la versión 2003.

Error #2: no dedicar tiempo a aprender Excel

La mayoría de los usuarios sólo usa Excel al 30% de su capacidad. Vale la pena dedicar algún tiempo para descubrir el 70% restante. Desde la web puede documentarse acerca de muchos recursos gratuitos y miles de soluciones para las hojas Excel.

Error #3: no usar los atajos del teclado

Muchas de las herramientas y acciones de Excel se pueden ejecutar desde atajos del teclado. Eso da mucha más velocidad y aumenta tu productividad en el trabajo con Excel.

Error #4: no consultar a los expertos Excel

En nuestro los Foros Excel, existentes en la web, hay cientos de expertos que pueden colaborar en muchas de las soluciones requeridas.

Error #5: desconocer los límites “reales” de filas Excel

Es sabido que Excel 2003 tiene 65.536 filas y que Excel 2007 tiene más de 1 millón de filas. Sin embargo, si se usan todas esas filas, tendrá un libro pesadísimo e inmanejable.

Cuando tenga que operar con muchos datos lo mejor es trabajarlos desde una fuente externa.

Error #6: desconocer los complementos Excel

Existen miles de Complementos Excel que permiten añadirle nuevas funcionalidades. La mayoría son gratuitos y muchos de ellos darán poder extra y recargado para las hojas Excel.

Error #7: abusar de la función SUMAPRODUCTO

Esta función suele ser muy útil para hacer sumas con varias condiciones. Sin embargo, aplicada sobre rangos muy amplios puede volverse muy lenta en calcular. Una

alternativa muy útil es armar una tabla dinámica o usar la fórmula IMPORTARDATOSDINAMICOS.

Error #8: aplicar excesivos formatos y fórmulas

Si se aplican formatos y fórmulas en exceso, el libro Excel se volverá más pesado y lento de calcular. Es recomendable limitar los formatos y fórmulas sólo al rango necesario.

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Error #9: tener el modo de cálculo en manual

Si está activado el modo de cálculo en manual, lo más seguro es que los resultados que no sean correctos. Tarde o temprano, se omitirá recalcular. Lo mejor es mantener Excel siempre en modo de cálculo automático.

Error #10: no visitar con cierta frecuencia los foros Excel

Si Excel es una herramienta de trabajo cotidiano, es muy recomendable ser asiduo visitante de las redes de foros Excel, pues en ellos se comentan interesantes novedades y trucos.

Error #11: utilizar demasiadas hojas

Si se mantiene una hoja para cada mes, cliente, producto, proyecto, etc., los datos están dispersos. Y, con los datos dispersos se limita enormemente el poder usar muchísimas herramientas Excel (autofiltros, tablas dinámicas, etc.) Muchas veces conviene tener todos los datos en una única tabla dentro de una sola hoja. Por supuesto con su respaldo en otra fuente de almacenamiento.

Error #12: repetir siempre la misma tarea

Si una misma tarea se realiza manualmente una y otra vez, se está perdiendo tiempo. En ese caso, debe pensarse en automatizarla, con una macro.

Error #13: subestimar el poder de Excel

Microsoft Excel es mucho más poderoso de lo que puede imaginarse. En la medida que se comience a conocer todas sus funciones, herramientas y macros, se obtendrá un mayor y mejor aprovechamiento de esta herramienta.

Error #14: meter números dentro de fórmulas

Eso dificulta la tarea de saber dónde están al momento de cambiarlos, o tener que hacer muchos cambios manualmente. Siempre, hay que poner referencias a otras celdas dentro de la fórmula.

Error #15: dejar filas o columnas intermedias vacías en una tabla

Eso hace que lo que esté a la derecha o abajo, ya no sea reconocido como parte de la tabla por Excel. Al ordenar datos puede ocasionar grandes dificultades.

Error #16: no planificar el modelo

Excel permite comenzar a armar modelos y aplicaciones muy rápido. Pero la falta de planificación impede visualizar el conjunto y, tarde o temprano, se debe rediseñar todo.

Error #17: no establecer mecanismos de control

Cuando los modelos o aplicaciones Excel se vuelven muy grandes, conviene tener un sistema de autocontrol. En una sola hoja se deben armar fórmulas de control o

comprobación que muestren rápidamente cuando algo anda mal.

Error #18: números como textos

Muchas veces al importar datos de fuentes externas, los números están como textos. A pesar que se ven números, Excel los interpreta como textos y, por lo tanto, no operará con ellos como valores numéricos.

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Error #19: no hacer backups

Algunas veces Excel puede ser algo inestable. Y su herramienta de autorecuperación no siempre es 100% fiable. Por otro lado, su opción de autoguardado tiene el defecto de reescribir siempre el mismo archivo. Lo mejor es usar el complemento autobackup, y mejor aún, si este respaldo se hace en una fuente de almacenamiento distinta.

Error #20: hacer difícil lo fácil

Esto es bastante común, producto de no conocer Excel en un poco más de profundidad.

Se acostumbra visualizar diseños, fórmulas y macros muy complejas. Es siempre

recomendable privilegiar aquellas soluciones más simples, además que emplean menos recursos, son fáciles de entender.

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