Guía práctica Gestión de datos en bases de datos relacionales

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(1)20 2017. GUÍA PRÁCTICA. GESTIÓN DE DATOS EN BASES DE DATOS RELACIONALES Diana María Robayo Botiva. Universidad Cooperativa de Colombia Sede Villavicencio. NOTA LEGAL. El presente documento de trabajo ha sido incluido dentro de nuestro repositorio de literatura gris por solicitud del autor, con fines informativos, educativos o académicos. Asimismo, los argumentos, datos y análisis incluidos en el texto son responsabilidad absoluta del autor y no representan la opinión del Fondo Editorial o de la Universidad.. DISCLAIMER. This coursework paper has been uploaded to our grey literature repository due to the request of the author. This document should be used for informational, educational or academic purposes only. Arguments, data and analysis included in this document represent authors’ opinion not the Press or the University. Documentos de docencia | Course Work coursework.ucc.edu.co N° 20, diciembre de 2017 Doi: https://doi.org/10.16925/greylit.2256.

(2) GUÍA PRÁCTICA. GESTIÓN DE DATOS EN BASES DE DATOS RELACIONALES Diana María Robayo Botiva.

(3) Acerca de la autora Diana María Robayo Botiva. Magíster en Comercio Electrónico del Instituto Tecnológico y de Estudios Superiores de Monterrey. Profesora de la Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables de la Universidad Cooperativa de Colombia, sede Villavicencio, Colombia. Correo electrónico: [email protected]. Cómo citar este documento D. M. Robayo-Botiva. Guía práctica. Gestión de datos en bases de datos relacionales. (Documento de docencia N° 20). Bogotá: Ediciones Universidad Cooperativa de Colombia, 2016. Doi: https://doi.org/10.16925/ greylit.2256. Este documento puede ser consultado, descargado o reproducido desde nuestro repositorio de documentos de trabajo (http://coursework. ucc.edu.co) para uso de sus contenidos, bajo la licencia de Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-SinObraDerivada 4.0 Internacional. http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/4.0/.

(4) TABLA DE CONTENIDO I ntroducción Propósito de la práctica. M arco. teórico. Bases de datos Sistema de Gestión de Bases de Datos (sgbd) Diseño de bases de datos relacionales Lenguaje estructurado de consulta (sql) Componentes sintácticos Microsoft Access. O bjetivos. y materiales. Objetivo Materiales. D escripción T rabaj o. de actividades y procedimientos de la práctica. para los estudiantes. R eferencias P arámetros. 8 8. 9 9 10 11 12 13 14. 14 14 14. 15 35 37. para la elaboración y presentación del informe. 38.

(5) ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1. Componentes de un sistema de información Figura 2. Banco de datos Figura 3. Sistema de Gestión de Bases de Datos Figura 4. Tabla de un sistema de gestión de bases de datos relacional Figura 5. Sintaxis sentencia sql – Select Figura 6. Inicio Microsoft Access 2013 Figura 7. Creación de bases de datos Figura 8. Creación de campos y tipo de datos de la tabla Figura 9. Registro del nombre de la tabla Figura 10. Inicio creación de campos y tipo de datos de la tabla 1 Figura 11. Finalización de creación de campos y tipo de datos de la tabla Figura 12. Tabla “clientes” Figura 13. Creación de un formulario para “clientes” Figura 14. Formulario “clientes” 1 Figura 15. Registro de datos de la tabla “clientes” a través del formulario Figura 16. Formulario “clientes” 2 Figura 17. Formulario “clientes” 3 Figura 18. Formulario “clientes” 4 Figura 19. Tabla “clientes” con registros Figura 20. Creación de campos y tipo de datos de la tabla “facturas” Figura 21. Tabla “facturas” Figura 22. Creación de relación Figura 23. Tablas a relacionar en Microsoft Access 2013 Figura 24. Relación con integridad referencial Figura 25. Creación de relación uno a muchos Figura 26. Formulario de facturas Figura 27. Registros tabla “facturas” Figura 28. Creación de consulta Figura 29. Creación de consulta con la opción sql 1 Figura 30. Creación de consulta con la opción sql 2 Figura 31. Creación de consulta con la opción sql 3 Figura 32. Creación de consulta con la opción sql 4 Figura 33. Datos resultantes de la ejecución de sentencia con sql Figura 34. Creación de consulta con la opción sql 5 Figura 35. Datos resultantes de la sentencia sql Figura 36. Creación de consulta con la opción sql 6 Figura 37. Creación de consulta con la opción sql 7 Figura 38. Ejecución de la sentencia de inserción. 9 10 10 11 13 15 15 16 16 17 17 18 18 19 19 20 20 21 21 22 23 23 24 24 25 25 26 26 27 27 28 28 29 29 30 30 31 31.

(6) Figura 39. Tabla actualizada después de la sentencia de inserción Figura 40. Ejecución sentencia de actualización Figura 41. Tabla después de la sentencia de actualización Figura 42. Ejecución sentencia de eliminación Figura 43. Tabla actualizada después de la sentencia de eliminación Figura 44. Diagrama de relación entre tablas. 32 32 33 33 34 35. ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1. Comandos sql Tabla 2. Campos y tipo de datos de la tabla “clientes” Tabla 3. Campos y tipo de datos de la tabla “facturas” Tabla 4. Tabla de estudiantes Tabla 5. Tabla de notas Tabla 6. Tabla de materias. 13 17 22 35 35 35.

(7) 20. GUÍA PRÁCTICA. GESTIÓN DE DATOS EN BASES DE DATOS RELACIONALES Diana María Robayo Botiva. Resumen Los datos en las empresas suelen estar almacenados y organizados en bases de datos; ahora bien, cuando los usuarios desean tener acceso a dicha información para realizar modificaciones y eliminaciones, registrar nueva información, o incluso generar reportes a través de consultas para apoyar la toma de decisiones, se deben utilizar aplicaciones que actúen como intermediario. Estas aplicaciones, denominadas Sistemas de Gestión de Bases de Datos, tienen una apariencia agradable debido a que constan de una interfaz gráfica de usuario (gui) que permite a los usuarios realizar las operaciones de forma sencilla; también ofrecen a los expertos la ejecución de sentencias sql (lenguaje estructurado de consulta) para consultas o acciones más complejas. Los sistemas de gestión de bases de datos se han convertido en herramientas importantes para las empresas y son un apoyo para los sistemas de información gerencial (sig), por lo tanto, es necesario que los estudiantes de Administración de Empresas, independientemente de su formación, tengan conocimiento sobre el lugar en el que se almacena la información de una empresa, cómo se puede acceder a ella para generar reportes, informes y demás, para comprender además que en un sistema de información de cualquier empresa, uno de los recursos primordiales son los datos. Palabras clave: bases de datos; datos; lenguajes estructurado de consulta; Microsoft Access 2013; sgbd; sistemas de gestión de bases de datos..

(8) 8 · Serie documentos de docencia. I ntroducción Dentro de los temas propuestos en el curso “Sistemas de información gerencial en las organizaciones” se contempla la temática de gestión de datos y de la información, bases de datos, datawarehouse y data mining, consecuentemente, se plantea una práctica en Microsoft Access –una aplicación utilizada en pequeñas organizaciones– con el fin de que los estudiantes de Administración de Empresas tengan un conocimiento más claro sobre bases de datos, almacenamiento y acceso a. información. Además de comprender otras acciones que se pueden realizar en una base de datos como eliminar, actualizar y realizar consultas más complejas.. PROPÓSITO DE LA PRÁCTICA Conocimiento de las bases de datos, el sistema de gestión de bases de datos, identificar el sql como el lenguaje utilizado para hacer consultas, actualizaciones, modificaciones y adiciones mediante la ejecución de sentencias sencillas..

(9) Guías de prácticas · 9. M arco. teórico. Todos los sistemas de información utilizan recursos: personas, hardware, software, datos y redes para realizar las actividades de entrada,. procesamiento, salida, almacenamiento y control que transforman los recursos de datos en productos de información (O’Brien y Marakas, 2006). A continuación, se relaciona el modelo de sistemas de información:. FIGURA 1. Componentes de un sistema de información. Tomado de Sistemas de Información Gerencia, por O’Brien y Marakas, 2006. Por lo general, los recursos de datos de los sistemas de información se organizan, almacenan y obtienen, mediante diversas tecnologías de administración de recursos de datos como lo son las bases de datos que archivan los datos procesados y organizados (O’Brien y Marakas, 2006).. BASES DE DATOS Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. Las bases. de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, pedidos u otras cosas. Muchas bases de datos comienzan como una lista en una hoja de cálculo o en un programa de procesamiento de texto. A medida que la lista aumenta su tamaño, empiezan a aparecer redundancias e inconsistencias en los datos. Cada vez es más difícil comprender los datos en forma de lista y los métodos de búsqueda o extracción de subconjuntos de datos para revisión son limitados. Una vez que.

(10) 10 · Serie documentos de docencia. estos problemas emergen, una buena idea es transferir los datos a una base de datos creada con un sistema de administración de bases de datos (dbms), como Microsoft Access (Microsoft Office, 2016a). Una base de datos computarizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que usa tres tablas no son tres bases de datos, sino una base de datos que contiene tres tablas (Microsoft Office, 2016a).. SISTEMA DE GESTIÓN DE BASES DE DATOS (sgbd) Para manipular grandes cantidades de datos, surgieron en primer lugar las bases de datos o “bancos de datos” que cumplen de manera aproximada con la definición presentada en el apartado anterior. Se trataba de almacenar datos en un juego de ficheros de manera ordenada, y mediante unas aplicaciones informáticas y un sistema de índices, gestionarlas adecuadamente (Quintas, 2008).. FIGURA 2. Banco de datos. Tomada de Módulo vii: Sistemas de información geográfica y teledetección. sistemas de gestión de bases de datos, por Quintas, 2008. Al aumentar la complejidad de estos bancos de datos (con un número elevado de archivos y usuarios, acceso múltiple y simultáneo a los archivos, aumento del número de registros, etc.) se generan dificultades cada vez más graves para asegurar la consistencia, integridad y accesibilidad de los datos, lo cual conlleva problemas de eficiencia en el tratamiento de los datos. Para resolver estos problemas surgen en el mercado los Sistemas de Gestión de Bases de Datos (sgbd), que convierten el acceso a los datos y su gestión en una aplicación cerrada (“caja negra”) que se interpone entre los usuarios y los ficheros, y se hace cargo de todos los problemas de explotación, mantenimiento y comprobación de los datos. De esta manera el usuario pierde de vista todos los detalles relativos al almacenamiento físico de los datos, accede a ellos, por tanto, solo a través de un lenguaje conceptual sencillo (Quintas, 2008).. FIGURA 3. Sistema de Gestión de Bases de Datos. Tomada de Módulo vii: Sistemas de información geográfica y teledetección. sistemas de gestión de bases de datos, por Quintas, 2008. De acuerdo con los estudios de un grupo de trabajo de ansi (Tsichritzis y Klug, 1978), los sistemas de gestión de bases de datos se organizan en tres niveles: •. Nivel interno: manipulación física de datos. El usuario pierde de vista totalmente cómo y dónde se almacenan los datos, el.

(11) Guías de prácticas · 11. motor del sistema de gestión se ocupa de estas tareas. •. •. Nivel externo: visión del usuario, manipulación lógica de los datos. El usuario maneja la base de datos a través de un entorno organizado con menús o aplicaciones informáticas que le guían sin necesidad de que conozca la estructura de la base de datos. Nivel intermedio: descripción de la base de datos con un lenguaje conceptual que permita una visión abstracta del sistema. Se entiende por lenguaje conceptual un lenguaje formado por palabras (comandos) de fácil memorización que permiten efectuar todas las tareas de acceso y manipulación de los datos, así como las tareas de mantenimiento de todo el sistema de gestión.. El lenguaje conceptual del sistema de gestión permite abordar todas las tareas para el mantenimiento y explotación del sistema de gestión. Puede agruparse en tres clases: •. Funciones de definición. •. Funciones de administración. •. Funciones de manipulación (Quintas, 2008). DISEÑO DE BASES DE DATOS RELACIONALES Con respecto a las bases de datos relacionales, el esquema relacional fue pensado por Codd a finales de los años sesenta a partir de la teoría de conjuntos. Los datos que han de almacenarse en una base de datos pueden agruparse en conjuntos de datos de la misma naturaleza. El conjunto de todos los datos de un mismo tipo se denomina dominio (Quintas, 2008). Los dominios son conjuntos finitos de datos. A partir de unos dominios D1, D2,....Dn, se define una relación o entidad, como cualquier conjunto de datos d1, d2,....dn, tales que d1 ∈ D1, d2 ∈ D2, ... dn ∈ Dn. Este conjunto de datos se define como una tupla. Cada uno de los componentes de la relación pertenecientes a. los dominios se denominan atributos de la relación. Se define como grado de la relación el número de atributos (n). La relación se conforma por cierto número de tuplas, lo cual se define como la cardinalidad de la relación. Este lenguaje teórico puede sustituirse por otro más matemático: una relación o entidad es una tabla rectangular formada por filas y columnas, en la cual cada columna contiene un tipo de dato. Cada fila o registro es una tupla y cada columna o campo es un atributo. El número de columnas es el grado y el número de registros es la cardinalidad (Quintas, 2008).. FIGURA 4. Tabla de un sistema de gestión de bases de datos relacional. Tomada de Módulo vii: Sistemas de información geográfica y teledetección. sistemas de gestión de bases de datos, por Quintas, 2008. Para que una tabla pueda considerarse una relación de una base de datos relacional tiene que cumplir con una serie de requisitos: •. Debe haber un único valor en cada elemento de las filas (intersección fila – columna).. •. Los valores de todos los elementos de una columna deben ser del mismo tipo (deben pertenecer al mismo dominio).. •. No puede haber dos filas con todos los elementos iguales.. •. El nombre de cada columna (atributo) debe ser distinto dentro de la tabla.. •. El valor de los elementos dentro de cada columna debe ser independiente del orden de las columnas..

(12) 12 · Serie documentos de docencia. •. El valor de los elementos de las filas debe ser independiente del orden de las filas.. cionales es que se pueden establecer interrelaciones entre tablas (Quintas, 2008).. Como todas las filas de una tabla tienen que ser distintas, cualquiera de ellas puede identificarse siempre por el valor de uno o varios campos. A este conjunto de campos se le llama clave primaria. Esta puede ser simple si la constituye un solo campo, o compuesta si la constituyen varios campos. Se debe intentar que este grupo sea mínimo por motivos de eficiencia. Los campos que no pertenecen a la clave primaria se llaman campos pertenecientes a clave ajena, o campos no clave. De forma lógica, una clave primaria nunca puede tener un valor nulo.. LENGUAJE ESTRUCTURADO DE CONSULTA (sql). Dentro de una relación o tabla se pueden hacer algunas operaciones básicas:. Las sentencias de sql las ejecuta un gestor de bases de datos. Una de las funciones del gestor de bases de datos es transformar la especificación de una tabla resultante en una secuencia de operaciones internas que optimicen la recuperación de los datos. Esta transformación se produce en dos fases: preparación y vinculación.. •. Proyección. Consta de la extracción de un cierto número de columnas de una tabla.. •. Selección. Supone la extracción de un cierto número de filas de una tabla.. También es posible efectuar operaciones algebraicas entre tablas: •. Unión. Unir dos tablas con el mismo grado (número de columnas) y mismos atributos: el resultado es una tabla única con los registros de ambas.. •. Diferencia. Genera una tabla con los registros que no coinciden en ambas tablas.. •. Intersección. Resulta en una tabla que contiene los registros comunes.. •. Producto. Se puede realizar con dos tablas con los mismos atributos. Se obtiene una tabla con el producto cartesiano de los atributos. Una de las características más sobresalientes de las bases de datos rela-. El Structured Query Language (sql) es un lenguaje estandarizado que sirve para definir y manipular los datos de una base de datos relacional. De acuerdo con el modelo relacional de datos, la base de datos se crea como un conjunto de tablas, las relaciones se representan mediante valores en las tablas y los datos se recuperan especificando una tabla de resultados que puede derivarse de una o más tablas base.. Todas las sentencias de sql ejecutables deben prepararse antes de su ejecución. El resultado de esta preparación es el formato operativo o ejecutable de la sentencia. El método de preparación de una sentencia de sql y la persistencia de su formato operativo diferencian el sql estático del sql dinámico (ibm, 2016). En sql tenemos bastantes sentencias que se pueden utilizar para realizar diversas tareas. Dependiendo de las tareas, estas sentencias se pueden clasificar en tres grupos principales (dml, ddl, dcl), aunque nos quedaría otro grupo que, a mi entender, no está dentro del lenguaje sql sino del Procedural Language/Structured Query Language (plsql)..

(13) Guías de prácticas · 13. Tabla 1 Comandos sql Sentencia. DML (Manipulación de datos). DDL (Definición de datos). DCL (Control de acceso y control de transacciones). PL/SQL. Descripción Select. Recupera datos de la base de datos.. Insert. Añade nuevas filas de datos a la base de datos.. Delete. Suprime filas de datos de la base de datos.. Update. Modifica datos existentes en la base de datos.. Create table. Añade una nueva tabla a la base de datos.. Drop table. Suprime una tabla de la base de datos.. Alter table. Modifica la estructura de una tabla existente.. Créate view. Añade una nueva vista a la base de datos.. Drop view. Suprime una vista de la base de datos.. Créate index. Construye un índice para una columna.. Drop index. Suprime el índice para una columna.. Create synonym. Define un alias para un nombre de tabla.. Drop synonym. Suprime un alias para un nombre de tabla.. Grant. Concede privilegios de acceso a usuarios.. Revoke. Suprime privilegios de acceso a usuarios.. Commit. Finaliza la transacción actual.. Rollback. Aborta la transacción actual.. Declare. Define un cursor para una consulta.. Open. Abre un cursor para recuperar resultados de consulta.. Fetch. Recupera una fila de resultados de consulta.. Close. Cierra un cursor.. Nota. Tomado de Tipos de sentencias SQL y sus componentes sintácticos, por Álvarez, 2007.. COMPONENTES SINTÁCTICOS La mayoría de sentencias sql tienen la misma estructura. Todas comienzan por un verbo (select, insert, update, create), a continuación, le sigue una o más cláusulas que nos dicen los datos con los que vamos a operar (from, where), algunas de estas son opcionales y otras obligatorias, como en el caso del from (Álvarez, 2007).. FIGURA 5. Sintaxis sentencia sql – Select. Tomado de Tipos de sentencias sql y sus componentes sintácticos, por Álvarez, 2007..

(14) 14 · Serie documentos de docencia. MICROSOFT ACCESS. •. Doméstica. De acuerdo al documento ¿Para qué sirve Access?, Access es un programa de la Suite Microsoft Office que sirve para crear y administrar bases de datos, es decir, información o conjunto de datos relacionados que se encuentran agrupados y estructurados de manera específica. Desde su creación, en el año 1992, Microsoft Office Access ha procurado ofrecer a sus usuarios la posibilidad de crear y administrar datos de manera que puedan ser almacenados, recuperados y analizados con más (y mejores) ayudas cada vez. En consecuencia, Access contiene múltiples herramientas para usuarios con mayor experiencia en administración de bases de datos, como también utilidades para quienes desarrollan tareas más comunes tal como crear y organizar listas de contactos, organización de eventos o listas de alumnos, entre otros.. •. Contabilidad. •. Educación. •. Producción. •. Salud. Access permite a sus usuarios desarrollar sistemas de datos estructurados, homogéneos y fiables, organizados y almacenados de forma tabular, contenidos en archivos digitales con distintas extensiones, como: “.mdb”, Access 2003 y versiones anteriores; “.mde”, bases de datos protegidas; “.mdz”, plantillas de Access; “.accdb”, Access 2007 o versiones más recientes, entre otros tipos de archivos. En términos generales Microsoft Office Access permite: •. Introducir datos. •. Almacenar datos. •. Recuperar datos y trabajar con ellos. En consecuencia, Microsoft Office Access puede ser usado en diferentes áreas: •. Empresarial. Debido a sus herramientas y al hecho de que hace uso de un sistema de cifrado básico, es el programa ideal para proyectos de programación en bases de datos de tamaños pequeños y medianos. Por lo tanto, Access ha obtenido gran aceptación dentro de las pequeñas empresas (Pymes) puesto que ofrece al usuario, mediante una interfaz sencilla y múltiples herramientas, la oportunidad de manejar con eficacia conjuntos de datos que resultaría más complejo de estructurar y manipular con medios físicos.. O bjetivos. y materiales. OBJETIVO Interactuar con la aplicación Microsoft Access mediante el diseño de una base de datos en la cual se crearán tablas y sus respectivas relaciones para el posterior registro de datos, consultas sencillas, actualizaciones, modificaciones y eliminación de datos. Esto para que los estudiantes de Administraciones de Empresas comprendan la importancia de dicho componente en los sistemas de información.. MATERIALES •. Equipo de computo. •. Aplicación Microsoft Access.

(15) Guías de prácticas · 15. D escripción. de actividades y procedimientos de la práctica. Entrar a Access:. FIGURA 6. Inicio Microsoft Access 2013. Elaboración propia.. Seleccionar la opción de bases de datos en blanco:. FIGURA 7. Creación de bases de datos. Elaboración propia..

(16) 16 · Serie documentos de docencia. Colocar un nombre, como por ejemplo “Ventas” y seleccionar la opción “Crear”. Debe aparecer:. FIGURA 8. Creación de campos y tipo de datos de la tabla. Elaboración propia. Ahora se crearán dos tablas, una denominada “clientes” y la otra denominada “facturas”. El usuario se debe ubicar en la parte. superior izquierda y seleccionar el menú “Ver” (el diseño de la tabla); antes de crear los campos, el programa solicita cambiar el nombre:. FIGURA 9. Registro del nombre de la tabla. Elaboración propia. A continuación, se le asigna el nombre “clientes”:.

(17) Guías de prácticas · 17. FIGURA 10. Inicio creación de campos y tipo de datos de la tabla 1. Elaboración propia. En este momento se crea el campo, el cual tendrá un tipo de dato. Microfsoft Office (2016) proporciona la información necesaria sobre los tipos de datos en Access 2016. En este caso específico los campos son:. Tabla 2 Campos y tipo de datos de la tabla “clientes” Campo. Tipo de dato. Id_cliente (este campo es el que tiene una llave, lo que quiere decir que no se duplica el id). Número, el tamaño del campo (se encuentra en la parte inferior, se deja doble). Nombres. Texto corto. Apellidos. Texto corto. Dirección. Texto corto. Teléfono celular. Número, el tamaño del campo se deja doble. Nota. Elaboración propia. FIGURA 11. Finalización de creación de campos y tipo de datos de la tabla. Elaboración propia..

(18) 18 · Serie documentos de docencia. Se selecciona la opción de ver y se guarda la tabla creada.. FIGURA 12. Tabla “clientes”. Elaboración propia. Para agregar los datos de manera más fácil, el usuario debe ubicarse en la parte superior, en el menú “Crear” y seleccionar “Formulario”:. FIGURA 13. Creación de un formulario para “clientes”. Elaboración propia..

(19) Guías de prácticas · 19. Al seleccionarlo, se muestra:. FIGURA 14. Formulario “clientes” 1. Elaboración propia. Para ingresar datos, se hace clic derecho y se selecciona la opción de “Vista formulario”:. FIGURA 15. Registro de datos de la tabla “clientes” a través del formulario. Elaboración propia..

(20) 20 · Serie documentos de docencia. En ese momento se debe apreciar lo siguiente:. FIGURA 16. Formulario “clientes” 2. Elaboración propia. Ahora se puede empezar a agregar diferentes clientes:. FIGURA 17. Formulario “clientes” 3. Elaboración propia..

(21) Guías de prácticas · 21. Para agregar otro, se hace clic izquierdo en siguiente registro:. FIGURA 18. Formulario “clientes” 4. Elaboración propia. Así es posible agregar otros. Para actualizar la tabla con los datos diligenciados, se selecciona la tabla clientes, puede que no. aparezcan los datos, pero al dar clic en la opción de la parte superior “Actualizar todo”, se muestra lo siguiente:. FIGURA 19. Tabla “clientes” con registros. Elaboración propia..

(22) 22 · Serie documentos de docencia. Luego se realiza el mismo procedimiento para crear la tabla de factura que debe tener los siguientes campos:. Tabla 3 Campos y tipo de datos de la tabla “facturas” Campo. Tipo de dato. Id_factura, tiene la llave que indica que no pueden existir facturas duplicadas. Número. Campo doble. Id_cliente. Número. Campo doble. Valor. Número. Cantidad de artículos. Número. Fecha de compra. Fecha. Nota. Elaboración propia. FIGURA 20. Creación de campos y tipo de datos de la tabla “facturas”. Elaboración propia. Antes de agregar datos, se debe crear una relación entre las dos tablas, para que un cliente pueda tener muchas facturas, lo cual es una relación una a muchos. Adicionalmente, no se pueden crear facturas de usuarios. no registrados. Consecuentemente, el usuario ha de dirigirse al menú “Herramientas de bases de datos” en la parte superior y seleccionar relaciones. Nota: las tablas y formularios deben estar cerrados..

(23) Guías de prácticas · 23. FIGURA 21. Tabla “facturas”. Elaboración propia.. FIGURA 22. Creación de relación. Elaboración propia..

(24) 24 · Serie documentos de docencia. El usuario debe hacer doble clic en las tablas para agregarlas de la siguiente manera:. FIGURA 23. Tablas a relacionar en Microsoft Access 2013. Elaboración propia.. Las dos tablas están relacionadas por el campo Id_cliente, por tanto, es necesario hacer un clic sostenido en id_cliente de la tabla. “clientes” y arrastrar a id_clientes de la tabla “facturas”:. FIGURA 24. Relación con integridad referencial. Elaboración propia..

(25) Guías de prácticas · 25. Se selecciona entonces “exigir integridad referencial” y deben aparecer los campos de. id_cliente relacionados. Ahora se hace clic en la opción “Crear”:. FIGURA 25. Creación de relación uno a muchos. Elaboración propia.. Luego, el usuario debe ingresar en la tabla “facturas” y en la parte de formulario, crear uno para facturas y agregar datos. Es posible. identificar entonces que si el id_cliente no existe, el programa no permite crear el registro.. FIGURA 26. Formulario de facturas. Elaboración propia..

(26) 26 · Serie documentos de docencia. La tabla diligenciada debe verse de la siguiente manera:. FIGURA 27. Registros tabla “facturas”. Elaboración propia.. A continuación, se crean consultas sql con dml (lenguaje de manipulación de datos). Es necesario hacer clic en “Diseño de consulta”:. FIGURA 28. Creación de consulta. Elaboración propia..

(27) Guías de prácticas · 27. Se debe ver la siguiente pantalla:. FIGURA 29. Creación de consulta con la opción sql 1. Elaboración propia.. Como se va a realizar por medio de sql, es necesario hacer clic en la parte superior izquierda a la opción de sql:. FIGURA 30. Creación de consulta con la opción sql 2. Elaboración propia..

(28) 28 · Serie documentos de docencia. FIGURA 31. Creación de consulta con la opción sql 3. Elaboración propia.. Dentro de dml se encuentran las opciones: Select, Insert, Delete, Update. Select Dirección, Celular from Clientes where Id_cliente =9656587. 1. Consultar la dirección y celular del cliente con ID 9656587. FIGURA 32. Creación de consulta con la opción sql 4. Elaboración propia..

(29) Guías de prácticas · 29. Se debe seleccionar ahora la opción “Ver” que se encuentra en la parte superior izquierda:. FIGURA 33. Datos resultantes de la ejecución de sentencia con sql. Elaboración propia. A continuación, aparecen los datos del usuario.. where clientes.Id_cliente=facturas.Id_ cliente and clientes.Id_cliente=1029890345. 2. Consultar las facturas y montos pagados del cliente con id 1029890345. Debido a que la consulta solicita datos de las dos tablas, en la consulta anterior se relaciona la tabla y su respectivo campo, adicionalmente, debe evidenciar la relación entre las dos tablas, que para este caso es el Id_cliente.. SELECT clientes.Id_cliente, clientes. Nombres, clientes.Apellidos, facturas.Id_ factura, facturas.valor from clientes, facturas. FIGURA 34. Creación de consulta con la opción sql 5. Elaboración propia..

(30) 30 · Serie documentos de docencia. El usuario debe seleccionar ahora la opción “Ver” en la parte superior izquierda:. FIGURA 35. Datos resultantes de la sentencia sql. Elaboración propia.. A continuación, se visualizan los datos.. Apellidos: Mendoza. 3. Insertar un nuevo registro.. Dirección: Calle 7. Registrar nuevo cliente con los siguientes datos:. Celular: 3102984678. ID: 40187456 Nombres: Claudia. Estos datos se registrarán mediante sql, por tanto, se debe crear una nueva consulta y seleccionar la opción sql.. FIGURA 36. Creación de consulta con la opción sql 6. Elaboración propia..

(31) Guías de prácticas · 31. Se escribe el siguiente comando: Insert into Clientes Values (40187456, “Claudia”, “Mendoza”, “Calle 7”, 3102984678). Esta sentencia inserta los datos en la tabla “clientes”, y crea así un nuevo registro. Se puede evidenciar que los números van sin comillas, a diferencia del texto. Para ejecutarla es necesario ubicarse en la parte superior izquierda, en la opción ejecutar:. FIGURA 37. Creación de consulta con la opción sql 7. Elaboración propia.. FIGURA 38. Ejecución de la sentencia de inserción. Elaboración propia. Lo anterior indica si se busca agregar un nuevo registro a la tabla “clientes”. El usuario selecciona entonces la opción “sí” y luego. verifica en la tabla si quedo el registro. Al abrir la tabla es importante elegir la opción en la parte superior “Actualizar todo”..

(32) 32 · Serie documentos de docencia. FIGURA 39. Tabla actualizada después de la sentencia de inserción. Elaboración propia. 4. Actualizar un registroEl usuario con id 9656587 cambió de celular. El inicial era 3102134899, el nuevo es 3102674567. Ppara hacer la respectiva actualización se debe ejecutar el siguiente comando: Update Clientes. where Id_cliente=9656587 Esta sentencia realiza la actualización sobre un campo, pueden ser varios. Para copiarla y ejecutarla, es necesario borrar la información de “insert” y copiar la de “update”, y luego elegir la opción “Ejecutar”.. Set Celular=3102674567. FIGURA 40. Ejecución sentencia de actualización. Elaboración propia..

(33) Guías de prácticas · 33. El programa pregunta si ha de actualizar el campo, se le indica que sí. Luego se debe ingresar nuevamente a la tabla “clientes” y. seleccionar actualizar, debe reflejarse el cambio en la pantalla.. FIGURA 41. Tabla después de la sentencia de actualización. Elaboración propia.. 5. Borrar un registro. Delete from Facturas. Parra borrar la factura 6780 de la tabla “facturas”, borre la sentencia inmediatamente anterior y digite la siguiente:. where Id_factura= 6780 La sentencia anterior borra el registro con Id_factura=6780. FIGURA 42. Ejecución sentencia de eliminación. Elaboración propia..

(34) 34 · Serie documentos de docencia. El programa pregunta al usuario si desea borrar el registro, se selecciona la opción afirmativa. Luego el usuario accede a la tabla. “facturas” y selecciona la opción de actualizar, debe reflejarse el cambio respectivo.. FIGURA 43. Tabla actualizada después de la sentencia de eliminación. Elaboración propia.. Se recomienda revisar el tutorial elaborado por 1Keydata (2017) para más información acerca de sql.

(35) Guías de prácticas · 35. T rabajo. Tabla 5 Tabla de notas. para los. estudiantes : 1. Crear una base de datos denominada “académico” en Microsoft Access 2013. 2. Crear tres tablas de la forma indicada a continuación.. Idestudiante. Número, en el tamaño del campo se deja doble. Id_materia. Número. Nota. Número (cuando se registren datos, colocar valores enteros entre 10 y 100). Nota. Elaboración propia. Deben contener los siguientes campos: Por favor, quitar la llave si aparece en algunos de los campos (preguntar al profesor si tiene dudas de cómo hacerlo). Tabla 4 Tabla de estudiantes Idestudiante (este campo es el que tiene una llave, lo que quiere decir que no se duplica el id). Número, en el tamaño del campo se deja doble. Cédula. Número, en el tamaño del campo se deja doble. Nombres. Texto corto. Tabla 6 Tabla de materias. Apellidos. Texto corto. Idmateria (este campo es el que tiene una llave, lo que quiere decir que no se duplica el id). Dirección. Texto corto. Materia. Teléfono. Número, en el tamaño del campo se deja doble. Email. Texto corto. Número, en el tamaño del campo se deja doble Texto. Nota. Elaboración propia. Al crear relaciones entre las tablas, se debe evidenciar lo siguiente:. Nota. Elaboración propia. FIGURA 44. Diagrama de relación entre tablas. Elaboración propia.. 3. En cada tabla, ingresar máximo seis registros (ojo: no pueden ingresar en “notas” a un estudiante que tenga un id que no esté en “estudiantes” porque el programa no se los permitirá y tampoco colocar en “notas” un id de “materia” que no esté relacionado en la tabla de materias, el programa tampoco se los permitirá). 4. Mediante el uso de los comandos vistos en clase, realizar: a. Una consulta de las notas de un estudiante ‘x’, se debe evidenciar la nota y el nombre de la materia b. Código para insertar un nuevo estudiante.

(36) 36 · Serie documentos de docencia. c.. Código para actualizar el nombre de una materia. d. Código para eliminar el estudiante que se creó en el numeral b., aprovechando que no tiene datos relacionados en las otras tablas.. Debe enviarse la base de datos guardando cada una de las tablas, consultas y comandos realizados..

(37) Guías de prácticas · 37. R eferencias 1Keydata (2017). Tutorial de sql: curso de sql. 1Keydata.com. Disponible en: https://www.1keydata.com/es/sql/ Álvarez, S. (2007, noviembre 29). Tipos de sentencias sql y sus componentes sintácticos. Desarrolloweb.com. Disponible en: http://www.desarrolloweb.com/articulos/tipos-de-sentencias-sql.html Departamento de Sistemas de Computación. (s.f). Reglamento interno para los laboratorios del Departamento de Sistemas y Computación. Instituto Tecnológico de Morelia, Michoacán, México. ibm Knowledge Center (2016). Lenguaje de consulta estructurada (sql). ibm Knowledge Center. Disponible en:. http://www.ibm.com/support/knowledgecenter/es/SSEPGG_9.7.0/com.ibm.db2.luw.sql.ref.doc/doc/. c0004100.html Microsoft Office (2016a). Conceptos básicos sobre bases de datos. Microsoft. Disponible en: https://support. office.com/es-es/article/Conceptos-b%25C3%25A1sicos-sobre-bases-de-datos-a849ac16-07c7-4a31-99483c8c94a7c204?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES Microsoft Office (2016b). Tipos de datos para bases de datos de escritorio de Access. Microsoft. Disponible en: https://support.office.com/es-es/article/Tipos-de-datos-para-bases-de-datos-de-escritorio-de-Access-df2b83ba-cef6-436d-b679-3418f622e482?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES O’Brien J. y Marakas G. (2006). Sistemas de Información Gerencial (7º ed.). México d. f.: Editorial McGraw Hill. Quintas, L. (2008). Módulo vii: Sistemas de información geográfica y teledetección. sistemas de gestión de bases de datos. Master en Ingeniería Medioambiental y Gestión del Agua 2007/2008. Disponible en: http://api. eoi.es/api_v1_dev.php/fedora/asset/eoi:45500/componente45499.pdf Tsichritzis, D. y Klug, A. (1978). The ansi/x3/parc dbms framework report of the study group on database management systems. Information Systems 3(39), pp. 173 -191..

(38) 38 · Serie documentos de docencia. P arámetros. para la elaboración y presentación del informe. El estudiante deberá enviar vía correo la base de datos del trabajo propuesto. Adicional debe anexar informe que contenga los siguientes apartados: • Introducción • Objetivos practicas • Informe practica: o Tablas diligenciadas o Diagrama de relación entre tablas o Sentencias ejecutadas en sql y resultados obtenidos o Conclusiones o Bibliografía.

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