Diseño e implementación de procedimientos para la integración documental de los Sistemas de Gestión de la Calidad, sistema de dirección y gestión empresarial y sistema de control interno en la EMI Cmte Ernesto Che Guevara

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(1)Facultad de Ingeniería Industrial y Turismo. Departamento de Ingeniería Industrial. Trabajo de Diploma Título:. Diseño e implementación de procedimientos para la. integración documental de los Sistemas de Gestión de la Calidad, Sistema de Dirección y Gestión Empresarial y Sistema de Control Interno en la EMI Cmte Ernesto Che Guevara.. Autor: Yusimí Carrazana Duvernal Tutor: MSc. Ing. Ebir González Cruz. 2009-2010.

(2) Summary.

(3) Summary The present work has as objective, to implement procedures to achieve the integration of the System of Address and Managerial Administration (I Decree Law 252/07), System of Internal Control (Resolution 297/03 of the MFP) and the System of Administration of Quality NC ISO 9001:2008 for its practical application in the EMI Cdte. Ernesto Che Guevara", to contribute to the improvement of its administration. Firstly he/she is carried out the theoretical foundation, carrying out a deep bibliographical study on each one of the systems, emphasizing in the particularities in the Integrated System of Administration, being elaborated the conceptual mark that sustains the investigation. Later on he/she was carried out a characterization of the current situation EMI Cdte. Ernesto Che Guevara that allows to reach a clear idea of the dimension of the same one, the diversity of the productions and services that he/she carries out and the application state of each one of the three systems, before mentioned, for separate. In a last moment, the procedures were implemented that take us to the Integrated System of Administration.. To obtain all the necessary information. different such investigative tools they were used as: revision of documents, interviews, work technique in groups, direct observation and experts' method..

(4) Resumen.

(5) Resumen El presente trabajo tiene como objetivo, implementar procedimientos para lograr la integración del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial (Decreto Ley 252/07), Sistema de Control Interno (Resolución 297/03 del MFP) y el Sistema de Gestión de Calidad NC ISO 9001:2008 para su aplicación práctica en la EMI “Cdte. Ernesto Che Guevara”,. para contribuir al. mejoramiento de su gestión. Primeramente se realiza la fundamentación teórica, realizando un profundo estudio bibliográfico sobre cada uno de los sistemas, enfatizando en las particularidades en el Sistema de Gestión Integrado, quedando elaborado el marco conceptual que sustenta la investigación. Posteriormente se realizó una caracterización de la situación actual EMI “Cdte. Ernesto Che Guevara” que permite alcanzar una idea clara de la dimensión de la misma, la diversidad de las producciones y servicios que realiza y el estado de aplicación de cada uno de los tres sistemas, antes mencionados, por separado. En un último momento, se implementaron los procedimientos que nos llevan al Sistema de Gestión Integrado. Para obtener toda la información necesaria se utilizaron diferentes herramientas investigativas tales como: revisión de documentos, entrevistas, técnica de trabajo en grupos, observación directa y método de expertos..

(6) Índice Capítulo l:. Marco teórico referencial. Integración del Perfeccionamiento Empresarial, Sistema de. Control Interno y Sistema de Gestión de la Calidad. .........................................................................5 1.1 Perfeccionamiento Empresarial ...............................................................................................5 1.1.1 Antecedentes.....................................................................................................................7 1.1.2 Estado Actual. .................................................................................................................12 1.2 Familia de Normas NC ISO 9001:2008..................................................................................12 1.2.1 Sistema de calidad ..........................................................................................................14 1.3 Control interno según la Resolución 297/2003 del MFP: .......................................................15 1.3.1 Características generales del control interno .................................................................15 1.4 Objetivo de la Visión general de la Empresa donde deben articular ambos sistemas de gestión..........................................................................................................................................19 1.4.1 El Control Interno como Proceso.....................................................................................19 1.4.2 Enfoque basado en procesos..........................................................................................19 1.4.3 Enfoque de sistema para la gestión ................................................................................20 1.4.4 Enfoque basado en hechos.............................................................................................21 1.5 La Calidad del Control Interno................................................................................................21 1.6 Sistema Integrado de Gestión................................................................................................21 1.7 Contribuciones y Limitaciones de cada uno de los sistemas a la Integración........................25 1.7.1 Contribuciones del PE a la integración:...........................................................................25 1.7.2 Contribuciones de los Sistemas de Gestión de Calidad a la integración. .......................26 1.7.3 Contribuciones de los Sistemas de Control Interno a la integración. ..............................27 Conclusiones parciales. ...............................................................................................................28.

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(8) Introducción. La Empresa Militar Industrial (EMI) “Cdte. Ernesto Che Guevara” comenzó desde el año 2000 el proceso de Perfeccionamiento Empresarial según el Decreto Ley 187/98, constituyendo esto un punto de partida para organizar y estandarizar el funcionamiento empresarial según las nuevas exigencias del entorno empresarial cubano. En este sentido se enfocaron los planes y acciones que se encaminaron a gestionar la asunción de normas de calidad según la familia ISO 9000, como resultado, se confeccionó un Cronograma para diagnosticar, diseñar, elaborar e implantar un Sistema de Gestión de Calidad. Durante este período se emitió también la Resolución 297/03 del MFP y luego en el 2006 se adecúa la Resolución 13 del Ministerio de Auditoría y Control, referida al plan de prevención de la corrupción, ilegalidades y manifestaciones de indisciplinas, que enmarca la legalidad sobre el control interno en las empresas estatales cubanas. El entorno legal, por lo tanto, también condicionó el perfeccionamiento de la gestión hacia la prevención y el control de los riesgos, cuestiones que han tributado al logro de la eficacia, la eficiencia y la competitividad empresarial. En el año 2008 se implanta el Nuevo Sistema de Dirección y Gestión Empresarial según el Decreto Ley 252/07, que permitió consolidar y fortalecer el funcionamiento empresarial según las nuevas exigencias del entorno empresarial cubano. Este hecho posibilitó el planteamiento de nuevas y ambiciosas metas para mejorar el desempeño empresarial y lograr una visión de calidad según estándares internacionales. Con la aplicación de las nuevas legislaciones o sistemas de gestión empresarial, crecieron las exigencias documentales que permitieron monitorear y corregir los mismos. Los niveles de información a manejar para la toma de decisiones han ido aumentando, muchas veces, lo mismo se repite de diversas formas, existiendo duplicidad o triplicidad de la información y esto provoca su distorsión en algunas ocasiones y en otras, la omisión de datos por caer en la presunción de que se está repitiendo información sin un sentido lógico. En fin, cada sistema por separado resulta una carga pesada de sostener y es difícil no caer en la pérdida de la objetividad y el fin de los mismos, lo anteriormente planteado constituye la situación problemática de la investigación desarrollada. El presente trabajo se enmarca en este contexto y se propone abordar científicamente esta situación, definiendo como problema científico a resolver: La inexistencia de procedimientos para la integración de los sistemas: Sistema de Dirección y Gestión Empresarial, Sistema de Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad como un sistema único. La hipótesis que se define es la siguiente: Página 1 de 103.

(9) “Con el desarrollo de los procedimientos para la integración de los sistemas: Sistema de Dirección y Gestión Empresarial, Sistema de Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad” como un sistema único, se obtendrá mayor eficiencia en la gestión documental en la EMI “Cdte. Ernesto Che Guevara”. Por lo tanto el objetivo general de la investigación consistirá en diseñar e implementar procedimientos para lograr la integración del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial (Decreto Ley 252/07), Sistema de Control Interno (Resolución 297/03 del MFP) y el Sistema de Gestión de Calidad NC ISO 9001:2008 para su aplicación práctica en la EMI “Cdte. Ernesto Che Guevara”. Los objetivos específicos que se plantean son los siguientes: . Elaborar un marco teórico referencial utilizando bibliografía nacional e internacional que abarque temas de interés para el desarrollo de la investigación.. •. Identificar los elementos para la integración de los tres sistemas: Sistema de Dirección y Gestión Empresarial (Decreto Ley 252/07), Sistema de Control Interno (Resolución 297/03 del MFP) y el Sistema de Gestión de Calidad NC ISO 9001:2008.. •. Diagnosticar los puntos de contactos, de coincidencia del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial (Decreto Ley 252/07), Sistema de Control Interno (Resolución 297/03 del MFP) y el Sistema de Gestión de Calidad NC ISO 9001:2008 en la EMI “Cdte. Ernesto Che Guevara”.. •. Diseñar e implantar los procedimientos que respondan a las necesidades en común para la implantación de un Sistema de Gestión Integrado del Sistema de Dirección y Gestión Empresarial (Decreto Ley 252/07), Sistema de Control Interno (Resolución 297/03 del MFP) y el Sistema de Gestión de Calidad NC ISO 9001:2008 en la EMI “Cdte. Ernesto Che Guevara”.. Para el desarrollo del trabajo se utilizaron técnicas e instrumentos que facilitaron la búsqueda de información y ayudaron a la solución del problema científico planteado, estas fueron: revisión de documentos, entrevistas, técnica de trabajo en grupos, observación directa y método de expertos. El trabajo se compone de introducción, tres capítulos, conclusiones, recomendaciones y bibliografía con la inclusión de un grupo de anexos. La estructura de los capítulos es la siguiente: Capítulo I: Marco teórico referencial En este capítulo se realiza una revisión bibliográfica actualizada en temas tales como: Sistema de Control Interno, Sistema de Gestión de la Calidad, Sistema de Dirección y Gestión Empresarial y Sistema de Gestión Integrado. Página 2 de 103.

(10) Capítulo II: Caracterización de la entidad objeto de estudio y desarrollo del procedimiento para la actualización de las relaciones de integración entre los tres sistemas Sistema de Control Interno, Sistema de Gestión de la Calidad, Sistema de Dirección y Gestión Empresarial. Capitulo III: Procedimiento para la implantación de la integración documental de los Sistemas: Sistema de Control Interno, Sistema de Gestión de la Calidad, Sistema de Dirección y Gestión Empresarial. El objetivo de este capítulo es desarrollar un procedimiento para eliminar la duplicidad de las informaciones exigidas en el Sistema de Gestión de la Calidad, el Sistema de Control Interno y el Sistema de Dirección y Gestión Empresarial, buscando los puntos de contacto entre ellos para lograr su integración. Página 3 de 103.

(11) Capitulo 1.

(12) Capítulo l:. Marco teórico referencial. Integración del Perfeccionamiento. Empresarial, Sistema de Control Interno y Sistema de Gestión de la Calidad. Las empresas cubanas en la actualidad trabajan en busca de lograr una gestión cada vez más eficiente y eficaz en su organización, con el aumento de la calidad de sus procesos, así como de los productos y servicios que brinde, con un alto control de los recursos financieros y materiales, persiguiendo siempre una elevada satisfacción del cliente con el menor costo posible para convertirse en competitiva. Para ello basan la gestión organizativa en la implantación y cumplimiento de leyes y normas del Estado Cubano como el Perfeccionamiento Empresarial con el objetivo central de gestionar la empresa con un incremento al máximo de la eficiencia, eficacia y competitividad; la ISO 9001-2000 que persigue la gestión de la empresa con un enfoque a procesos para satisfacer las exigencia del cliente y la Resolución Nº 297/2003, del Ministerio de Finanzas y Precios (MFP), introduce el moderno enfoque del control interno, acorde con las condiciones de la economía nacional, para su aplicación en todas las entidades del país que persigue la eficiencia y eficacia a partir de una administración de los riesgos con un control estricto de los recursos financieros y materiales. Estos tres elementos constituyen por separados tres sistemas de gestión que tienen puntos de contacto que permiten su integración. En Cuba la resolución 297/03 y la 13/06 del Ministerio de Auditoría y Control son una obligación del estado, en cambio el Perfeccionamiento Empresarial y el SGQ (sistema de gestión de la calidad) es una decisión de la Empresa, aunque cuando se profundiza, una exige llegar a la otra. A continuación se hace un análisis de cada uno de estos sistemas para buscar el desenlace de cada una de sus relaciones. En la Figura 1.1 se muestra el hilo conductor para el desarrollo del presente capítulo.. 1.1 Perfeccionamiento Empresarial El proceso de Perfeccionamiento Empresarial (PE) tiene como objetivo garantizar la implantación de un Sistema de Dirección y Gestión (SDG) en las empresas estatales y organizaciones superiores de dirección que logren un significativo cambio organizativo al interior de las mismas y gestionar integralmente los sistemas que la componen. El PE se rige por las políticas del Partido Comunista de Cuba, del Estado y del Gobierno, tiene como objetivo supremo garantizar el desarrollo de un sistema empresarial organizado, disciplinado, ético, participativo, eficaz y eficiente, que genere mayores aportes a la sociedad socialista y que todas las empresas se conviertan en organizaciones de alto reconocimiento social.. Página 5 de 103.

(13) Figura 1.1 Hilo conductor del capítulo 1. Fuente: Elaboración propia. El PE en la empresa estatal cubana tiene como objetivo principal incrementar al máximo su eficiencia y competitividad, sobre la base de otorgarle las facultades, y establecer políticas y procedimientos que propendan al desarrollo de la iniciativa, la creatividad y la responsabilidad de todos los jefes y trabajadores. Sin entrar en contradicción con la teoría acerca del PE, constituye un proceso político, porque persigue dos objetivos fundamentales: 1ro Perfeccionar la Empresa Estatal Socialista que en este se resume todo lo que se habla de incrementar al máximo su eficiencia y competitividad, tener una contabilidad certificada, un mercado seguro y un sistema de aseguramiento eficaz, en fin demostrar que la empresa estatal socialista puede ser igual o más eficiente que la capitalista a un costo humano diferente. Y 2do Mejorar las condiciones de vida de los trabajadores y el pueblo en general porque logrando cumplir el primero las empresas cubanas brindarían opciones de trabajo al pueblo, salario, productos a la venta para la canasta familiar y otras necesidades, el aporte a la seguridad social y a la caja central del Estado sería mayor y todo esto se revierte en mayor cantidad de obras sociales que mejorarían los servicios de transporte, educación, salud, etc. que tienen que ver con el hombre, con la formación de su conciencia como ser social de ahí que se considera un proceso. Página 6 de 103.

(14) político, donde las organizaciones políticas y de masas juegan un papel importante en su implantación.. 1.1.1 Antecedentes. El sistema empresarial cubano desde 1998 ha comenzado a implementar un proceso de cambio, tomando la experiencia de su aplicación en el sistema empresarial de las FAR e impulsado por los planteamientos realizados en el V Congreso del PCC. Este nuevo modelo de cambio tiene como objetivo central, incrementar al máximo la eficiencia y competitividad del sistema empresarial para poder insertarse con éxito tanto en el mercado externo como interno, basado en el desarrollo de la participación de los jefes y trabajadores. Primeramente se elaboró una propuesta de lo que serían las Bases del PE, sistematizando la experiencia del sistema empresarial de las FAR en su aplicación y asesorados por profesores del Sistema de Educación Superior. Este documento fue estudiado y debatido por especialistas de diferentes ramas, así como por directores y funcionarios de varias empresas y ministerios. Como resultado, quedó elaborado el documento denominado Bases Generales del PE, (1) recogido en el Decreto Ley # 187/98. En las Bases se definen, además, las tres condiciones básicas para que la empresa pueda comenzar el proceso. Ellas son: •. Contabilidad que refleje los hechos económicos.. •. Existencia del Mercado para vender las producciones.. •. Garantía de los aseguramientos necesarios a la producción.. Estas condiciones deben estar certificadas por los ministerios ramales. En especial, el Ministerio de Finanzas y Precios debe certificar la Contabilidad. Estos tres elementos suponen un análisis de la empresa, tanto hacia lo interno como hacia su entorno. El énfasis en la contabilidad certificada busca minimizar los riesgos en aquellas empresas que comiencen el proceso. La necesidad de un mercado seguro, es otra de las condiciones que reconoce la importancia del papel del mercado, y lleva implícito uno de los objetivos centrales del proceso: ser competitivos. Aunque la garantía de los aseguramientos necesarios pareciera un requisito elemental, obliga al análisis objetivo de las condiciones de la empresa para enfrentar el proceso, etapa que no siempre fue bien atendida en los procesos de cambio que anteriormente experimentó el sistema empresarial cubano. El PE implantado desde 1987 en el Ministerio de las Fuerzas Armadas Revolucionarias (MINFAR) y extendido paulatinamente al sistema empresarial del Estado por el Decreto Ley No 187, alcanzó Página 7 de 103.

(15) niveles apreciables de organización, disciplina y eficiencia, en la gestión de las entidades en las cuales se aplicó. Por lo que en el 2007 se aprueba y se pone en vigor una nueva disposición jurídica normativa (Decreto Ley 252) que enriquezca en su contenido y en sus proyecciones, las características y exigencias del Sistema de Gestión Empresarial en las organizaciones superiores de dirección, empresas y otras entidades que se decidan, de manera que produzcan un significativo cambio en lo referente a la gestión integral de la actividad empresarial y la eficiencia de las mismas. En el Decreto Ley #252/2007: Sobre la continuidad y el fortalecimiento del sistema de dirección y Gestión Empresarial también se explican en 25 principios que sustentan el proceso: 1. El Diseño e implantación del Sistema de Dirección y Gestión en función de priorizar los intereses y el cumplimiento de lo establecido por el país. 2. La combinación adecuada, armónica y oportuna de las decisiones tomadas centralmente por el Gobierno, con aquellas que se delegan a la empresa. 3. La empresa estatal es el eslabón fundamental de la economía 4. No existe en las entidades que aplican el sistema problemas sin solución. 5. Responder a los intereses de la sociedad de forma eficiente, creando un excedente que aportan a la sociedad;. el ahorro generado en la gestión de la empresa debe ser. contribuido prioritariamente al Estado. 6. El Sistema de Dirección y Gestión demanda la permanente coordinación al interior de la empresa, implicando a todos los procesos y factores. 7. Que cada empresa, de acuerdo con su tecnología, diseñe su estructura y sistemas organizativos. 8. Que no se trasladen estructuras, ni sistemas de una empresa a otra. 9. Que la empresa es un sistema, constituido por varios sistemas a su vez, que deben actuar como un todo integrado. 10. Que las empresas deberán evaluar permanentemente los resultados alcanzados. 11. Que cada empresa debe lograr consolidar la implantación del Sistema de Dirección y Gestión. 12. La idoneidad demostrada es el principio que permite evaluar y decidir la incorporación de los trabajadores a la empresa.. Página 8 de 103.

(16) 13. Los trabajadores perteneciente al Sistema Empresarial que aplican el Perfeccionamiento, devengan salarios sobre la base del Principio Socialista: “De cada cual, según su capacidad; a cada cual, según su trabajo”, vinculando para ello su salario a los resultados. 14. Se premian los resultados y no los esfuerzos. 15. Se aplican métodos de dirección colectiva, debiendo ser los dirigentes audaces y rápidos en el proceso de toma de decisiones. 16. Se propende al fortalecimiento de las relaciones entre la Administración, el Partido, el Sindicato y la Unión de Jóvenes Comunistas de la empresa. 17. El desempeño por los Cuadros de Dirección de un rol fundamental en el logro de los objetivos del proceso de implantación del Sistema de Dirección y Gestión. 18. El importante papel que debe jugar la organización sindical en aplicación del Sistema de Dirección y Gestión. 19. Los. trabajadores. tienen. una. activa. participación.. El perfeccionamiento debe convertirse en el sistema de la participación. 20. La atención al hombre y su motivación constituye elementos fundamentales que sustentan el sistema. 21. La planificación empresarial, es una herramienta fundamental de la dirección de la empresa. 22. Las utilidades, después de impuesto, pertenecen totalmente al Estado Cubano. 23. La gestión de la innovación tecnológica, y la generalización de los logros de la ciencia y la técnica, son elementos básicos en la elevación de la eficiencia. 24. Las Empresas tienen su propio sistema de información, compatibilizado con los intereses del entorno. 25. Las entidades que implantan el sistema, deberán ser ejemplos del cumplimiento y conocimiento de la Legalidad Socialista y trabajarán permanentemente por enfrentar las ilegalidades y manifestaciones de corrupción. Con la continuidad y el fortalecimiento del sistema de Dirección y Gestión Empresarial se agregan cuatro nuevos sistemas: Gestión Ambiental, Gestión del Capital Humano, Gestión de la Innovación y Comunicación Empresarial Para darle cumplimiento a lo que plantean estos 25 principios el sistema se divide en 18 sistemas los cuales recogen de forma general el funcionamiento de la gestión empresarial. Es importante Página 9 de 103.

(17) decir que cada entidad diseña su propio sistema de gestión en dependencia de sus particularidades. Los 18 sistemas son los siguientes: Organización general: este sistema es el que define el funcionamiento organizativo, estructural y funcional de cualquier organización económica del sistema empresarial en correspondencia con las autoridades y facultades que le son conferidas. Métodos y estilos de dirección: Este sistema caracteriza el funcionamiento de la dirección empresarial, a partir de la correcta combinación de los métodos y estilos que se utilizan, los que deberán facilitar el desencadenamiento de la energía creadora de todos los trabajadores y de estar despojados del burocratismo y de la cultura de la espera. Organización de la producción de bienes y servicios: La función principal de este sistema es la producción de bienes y servicios, todos los demás sistemas propician y le dan sentido social a este. Gestión de la calidad: En este sistema se toman las medidas, a fin de producir bienes y servicios que satisfagan las necesidades del cliente. La calidad del producto o el servicio es una necesidad insoslayable para toda la organización economiza que requiera elevar su eficiencia y ser competitivas. La gestión de la calidad esta presente en todo el proceso de producción de bienes o servicios. Contabilidad: La contabilidad registra clasifica y resume en términos monetarios, las operaciones que acontecen en la organización económica y por medio de ella se interpretan los resultados obtenidos, representando un medio efectivo de la entidad. Costos: El costo es la expresión monetaria de los gastos incurridos en la producción y realización de una mercancía o en la prestación de un servicio. Su utilización en la gestión y dirección de la producción de bienes y servicios es de singular importancia, dado que, no es solo necesario conocer los resultados generales, sino también la eficiencia con la que se logran dichos resultados. Sistema de Relaciones Financieras: este sistema describe el sistema tributario al cual está incorporada la entidad. Control interno: El sistema de control Interno esta diseñado para: proteger sus recursos contra el despilfarro, fraude o el uso ineficiente de los mismos, asegurar la exactitud y confiabilidad de las informaciones contables y financieras y asegurar el cumplimiento de las distintas funciones que se desempeñan en la Entidad. Planificación: Este sistema contempla de forma integral los aspectos económicos, técnicos, sociales y productivos, de forma integral, con vistas a potenciar la iniciativa y los esfuerzos de la Página 10 de 103.

(18) empresa, en el cumplimiento de sus funciones y objetivos generales con el máximo de eficiencia y racionalidad. Contratación económica: Este sistema describe como se encuentra distribuida la organización de la contratación económica en la empresa. Atención al hombre: En este sistema son descritos un conjunto de tareas medidas y acciones, que de forma coordinada, se orientan hacia la satisfacción de necesidades, a la creación de nuevos valores en el trabajador, con vistas a lograr los objetivos estratégicos de la entidad, en la búsqueda de productividad y eficiencia. Mercadotecnia: Describe esencialmente las actividades que se realizan para que la empresa responda con eficiencia a las necesidades del mercado y redesplegar sus actividades en función de la evolución de las necesidades y de las posibilidades ofrecidas por la tecnología. Información interna: Ese sistema describe como es el flujo de información dentro de la empresa entre las diferentes áreas y de estas con el medio externo a la empresa. Precios: Este sistema describe como es la formación de precios en la empresa y como son calculados los mismos. Gestión del Capital Humano: Garantizar que el flujo de personal: Selección, Desempeño, adecuada de. Formación,. Compensación y Promoción cumpla las necesidades estratégicas de la cantidad trabajadores para cada tipo de competencia. Va encaminado a dos objetivos. fundamentales, uno de carácter económico y otro de carácter social. Desde el punto de vista económico va encaminado a obtener el máximo de productividad, es decir lograr que el obrero en una unidad de tiempo elabore el máximo de producción, con la calidad requerida y el mínimo de gastos materiales, sobre la base de disminuir el consumo de energía física mental. Desde el punto de vista social, va dirigido a contribuir a la creación de condiciones laborales, que hagan que el trabajo se convierta en la primera necesidad vital del hombre. Se define, el conjunto de normas, procedimientos y formas de actuación, que permiten materializar la política laboral integrada como un elemento importante de la gestión de las empresas con la visión del hombre como elemento fundamental dentro de la misma. Gestión Ambiental: Este sistema consiste en prevenir, reducir y finalmente eliminar los impactos negativos que nuestros procesos de fabricación de explosivos y de artículos plásticos generan, a través de la implantación de un Sistema de Gestión Ambiental que contribuya al mejoramiento continuo, garantizando el desarrollo sostenible de la organización y cumpliendo con la legislación y reglamentación ambiental aplicable. Gestión de la Innovación: Consiste en solucionar las necesidades de las FAR que requieran de la ciencia y la innovación tecnológica, identificadas a largo, mediano y corto plazo, a partir de las Página 11 de 103.

(19) prioridades establecidas, los recursos existentes, y bajo el principio de la eficiencia, la calidad y la oportunidad. Comunicación Empresarial: La comunicación empresarial es el conjunto de actividades encaminadas a facilitar y agilizar el flujo (ida y vuelta) de mensajes que se dan entre los trabajadores entre sí y con su dirección, así como entre la empresa y su entorno.. 1.1.2 Estado Actual. Después de transcurridos más de 9 años de aplicación de las Bases Generales del PE en la economía nacional y 20 en el Sistema Empresarial del Ministerio de las Fuerzas Armadas Revolucionarias, en nuestra provincia contamos con 44 empresas en perfeccionamiento, de estas 15 tienen el Sistema de Gestión de la Calidad certificado, 3 cuentan con el aval, 3 en proceso de auditoria y 1 con la auditoria solicitada. Por lo que en la provincia existen condiciones para continuar perfeccionando dichas Bases Generales. Las Bases Generales del PE, en su segunda versión, tienen la intención de actualizar las actuales Bases Generales, teniendo en cuenta las transformaciones en la economía del país,. los. señalamientos del Comandante en jefe Fidel Castro Ruz sobre el funcionamiento de las empresas y los criterios del Segundo Secretario del CC PCC, General de Ejercito Raúl Castro Ruz, sobre el PE y su papel en el sistema empresarial estatal del país. Esta segunda versión, no sólo dice lo que se debe hacer, sino además, da ideas y orienta sobre el proceder de las empresas para encarar la ejecución de los diferentes sistemas que la conforman. Con este nuevo Decreto Ley se agregan cuatro nuevos sistemas a tener en cuenta en la gestión de las empresas, tales como: Gestión Ambiental, Gestión del Capital Humano, Gestión de la Innovación y Comunicación Empresarial; desaparece como sistema Atención al Hombre, integrándose su contenido al Sistema Capital Humano. Se mantienen, aunque se actualizan y amplían los criterios expuestos en la actual Dirección y Gestión Empresarial sobre los sistemas de: Organización General; Métodos y Estilos de Dirección; Organización de la Producción de Bienes y Servicios; Gestión de la Calidad; Organización del Trabajo; Política Laboral y Salarial; Planificación, Contratación Económica; Contabilidad; Control Interno; Relaciones Financieras; Costos, Precios, Sistemas Informativo y Mercadotecnia.. 1.2 Familia de Normas NC ISO 9001:2008 ¿Qué es la familia de Normas ISO? Un conjunto de normas internacionales genéricas que establecen sistemas de gestión de la calidad aplicadas por organizaciones de cualquier tipo o tamaño que: •. Fabrican productos o componentes ( hardware ) Página 12 de 103.

(20) •. Fabrican programas (software).. •. Fabrican materiales procesados.. •. Ofrecen Servicios. •. Desempeñan funciones de administración pública.. Según las ISO para conducir y operar una organización en forma exitosa se requiere que ésta se dirija y controle en forma sistemática y transparente. Se puede lograr el éxito implementando y manteniendo un sistema de gestiones que esté diseñado para mejorar continuamente su desempeño mediante la consideración de las necesidades de todas las partes interesadas. La gestión de una organización comprende la gestión de la calidad entre otras disciplinas de gestión. Evalúa la capacidad de la Empresa para cumplir las exigencias del cliente, los reglamentarios por este y las propias de la Empresa, promueve el enfoque basado en procesos que mejoran la eficacia del sistema de gestión de la calidad para aumentar la satisfacción del cliente mediante el cumplimiento cabal de los requisitos que él exige, permite que los elementos de entrada a la Empresa se transformen en resultados se considera como un proceso que se entrelaza con otros procesos y además como un enfoque basado en procesos.. Es por ello que las normas de la. familia ISO 9000 identifican ocho principios de gestión de la calidad cuyo objetivo es servir de ayuda a la alta dirección de una organización con el fin de conducirla hacia una mejora en el desempeño. Principios de gestión de la calidad según la NC ISO 9001-2008: Se han identificado ocho principios de gestión de la calidad que pueden ser utilizados por la alta dirección con el fin de conducir a la organización hacia una mejora en el desempeño. 1. Enfoque al cliente: Comprender sus necesidades actuales y futuras. Satisfacer sus requisitos y exceder expectativas 2. Liderazgo: Establecer unidad de propósito y la orientación de la organización. Crear y mantener un ambiente interno que involucre totalmente el logro de los objetivos de la organización. 3. Participación del personal: Total compromiso para posibilitar que sus habilidades sean utilizadas a beneficio de la organización. 4. Enfoque basado en procesos: Actividades y recursos relacionados, gestionados como un proceso.. Página 13 de 103.

(21) 5. Enfoque de sistema para la gestión: Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un Sistema para contribuir a la eficacia y eficiencia de una organización en el logro de sus objetivos. 6. Mejora continua: Mejora continua del desempeño global de la organización como un objetivo permanente. 7. Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones: Las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y de la información. 8. Relaciones mutuas beneficiosas con el proveedor: La interrelación beneficiosa entre la organización y sus proveedores aumenta la capacidad para crear valor. El uso exitoso de los ocho principios de gestión por una organización resultará en beneficios para las partes interesadas, tales como mejora de la rentabilidad, la creación del valor y el incremento de la estabilidad, por lo que los sistemas de gestión de la calidad pueden ayudar a las organizaciones a alcanzar la satisfacción del cliente. Para ello se debe mantener y mejorar continuamente la eficiencia de dicho sistema siempre estando en correspondencia con los requisitos de esta norma internacional.. 1.2.1 Sistema de calidad Un sistema de calidad es un mecanismo de regulación de la gestión de las organizaciones en los siguientes aspectos: - calidad de los productos o servicios suministrados - economía de los procesos y rentabilidad de las operaciones - satisfacción de los clientes y de las demás partes interesadas - mejora continua de las anteriores particularidades Los sistemas de calidad están basados en dos principios fundamentales: 1.- Programar previamente las actividades a realizar 2.- Controlar el cumplimiento de la programación Lo que se busca es conseguir la calidad de productos o servicios mediante la calidad de los procesos, o sea: si se obtiene un producto de calidad mediante la puesta en práctica de un proceso definido, la repetición invariable de ese proceso debe dar lugar a productos de calidad, entendiendo por productos de calidad aquellos que satisfacen plenamente las expectativas del cliente. Un sistema de calidad será, por tanto, un conjunto de procedimientos que definan la mejor forma de realizar los productos y que puedan ser verificados. Para ello se han establecido ciertos modelos o normas internacionales que regulan las condiciones mínimas que deben cumplir dichos Página 14 de 103.

(22) procedimientos, lo cual no significa que dichas condiciones no puedan ser superadas por voluntad de la organización o por exigencias concretas de sus clientes. Existen muchos modelos de sistemas de calidad, entre los que podríamos citar los referenciales de las industrias de automoción, hoy día reunidos en la norma ISO/TS 16949 de Septiembre de 2002 o las normas PECAL de aplicación en las industrias militares, pero las más extendidas han sido, sin duda alguna, las normas ISO 9000 en sus diversas versiones y en las cuales están basadas, no solamente las que acabamos de citar, sino otras muchas que tienen aplicación en otra serie de actividades.. 1.3 Control interno según la Resolución 297/2003 del MFP: El Control Interno es el proceso integrado a las operaciones efectuado por la dirección y el resto del personal de una entidad para proporcionar una seguridad razonable al logro de los objetivos siguientes: •. Confiabilidad de la información.. •. Eficiencia y eficacia de las operaciones.. •. Cumplimiento de las leyes, reglamentos y políticas establecidas.. •. Control de los recursos, de todo tipo a disposición de la entidad.. En cumplimiento de las exigencias del Modelo Estándar de Control Interno y la norma NTC GP 1000, se ha definido mecanismos de auto evaluación, para garantizar el cumplimento de los principios de autocontrol y autogestión, la Alta Dirección ha definido los mecanismos de difusión y los instrumentos pertinentes para detectar el cumplimiento de los mismos. Estos instrumentos se constituyen en insumos, para que el proceso de control interno de manera independiente verifique la coherencia y aplicación de los funcionarios y responsables de proceso mediante su evaluación independiente al sistema de control interno. Hay criterios favorables a considerar el control interno como una importante zona de apalancamiento para potenciar la gestión integral de una organización, fortaleciendo su capacidad para ejecutar el trazado estratégico y cumplir sus objetivos.. 1.3.1 Características generales del control interno •. Es un proceso, es decir un medio para lograr un fin en sí mismo.. •. Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles y no se trata solamente de manuales de organización y procedimientos. Página 15 de 103.

(23) •. En cada área de la organización la persona encargada de dirigirla es responsable por el control interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en su cumplimiento participan todos los trabajadores de la entidad independientemente de la categoría ocupacional que tengan.. •. Debe facilitar la consecución de objetivos de una o mas de las áreas u operaciones en la Empresa. •. Aporta un grado de seguridad razonable, aunque no total, en relación con el logro de los objetivos fijados.. •. Debe propender al logro del autocontrol, liderazgo y fortalecimiento de la autoridad y responsabilidad en los colectivos laborales.. Para establecer un eficaz sistema de control interno, previamente ha de tomarse en cuenta la organización de la entidad sobre la base de determinados principios entre los cuales son fundamentales los siguientes: •. Adecuada división del trabajo, que garantice que los responsabilizados con la custodia de los medios y la elaboración de los documentos primarios no tengan autoridad para aprobar los mismos y que ambos no tengan la función o posibilidad de efectuar anotaciones en los registros contables, o sea que en ningún caso una sola persona tenga el control íntegro de una operación. Esto posibilita además, que la tarea ejecutada por un trabajador lleve implícita la comprobación de la realizada por otro con anterioridad.. •. Garantizar que los procedimientos inherentes al control de las operaciones económicas, así como la elaboración y aprobación de los documentos pertinentes, permitan determinar en todos los casos, la responsabilidad primaria sobre todas las anotaciones y operaciones llevadas a cabo, partiendo de la concepción de que las normas y procedimientos estructurados sobre la base de una adecuada organización, prevean las funciones de cada área, o sea que hay que hacer, así como las consecuentes responsabilidades de cada uno de los integrantes de la misma, la anotación oportuna de todas las operaciones contables debe garantizar que todo recurso recibido o entregado sea registrado y a la vez sirva de evidencia documental que precise quien lo ejecuto, aprobó, registró y verificó.. •. Supervisión de las operaciones reflejadas en cada cuenta y subcuenta o análisis en forma sistemática, por personal independiente al que efectúa dichas anotaciones, con el fin de observar si las operaciones registradas se corresponden con el contenido de cada cuenta.. Resulta conveniente además aplicar, hasta donde las condiciones concretas de cada entidad lo permitan, la practica de rotar a los trabajadores en sus distintos puestos de trabajos teniendo en Página 16 de 103.

(24) cuenta sus conocimientos y nivel ocupacional, lo que limita los riesgos de la comisión de fraudes viabilizando su descubrimiento en caso de producirse estos y tiene además la ventaja de aumentar la eficiencia del trabajo al conseguir un entrenamiento más integral. Si apreciamos, el control interno está dirigido a que una organización lleve a cabo la eficiencia y eficacia al igual que el PE y las normas ISO 9000. Componentes definidos del control interno: Se definen 5 componentes del control interno: 1.- Ambiente de Control. Es el contexto, la atmósfera, el clima, el entorno interno del control. Concierne a la cultura y comportamiento organizacional y está constituido por actitudes, paradigmas, hábitos, costumbres, estructuras, métodos, estilos y valores compartidos. Es la plataforma de todos los demás componentes. 2.- Evaluación de Riesgos. Es el proceso de identificación, evaluación, jerarquización y gestión, respecto a los objetivos de la entidad, con enfoque funcional y de procesos, de los eslabones débiles, los puntos vulnerables, los riesgos relevantes, de origen interno o externo. 3.- Actividades de Control. Son, en general, normas, procedimientos, acciones, que procuran asegurar que se cumplan las políticas y disposiciones de la dirección, y también constituyen las medidas necesarias para afrontar los riesgos asociados al logro de los objetivos de la entidad. Ellas se llevan a cabo en todos los niveles, funciones y procesos, por lo que conciernen a la gestión integral de la organización. 4.- Información y Comunicación. Son los procesos, canales, medios y acciones que, con enfoque sistémico y regularidad, aseguran que fluya la información en todas las direcciones, internamente y desde/hacia fuera de la entidad, con calidad y oportunamente, permitiendo cumplir las responsabilidades individuales y grupales. 5.- Supervisión y Monitoreo. Son los procesos, procedimientos y acciones, continúas, periódicas y/o puntuales, encaminadas a verificar y evaluar la calidad del sistema de control interno en el tiempo, y suministrar información útil para su perfeccionamiento iterativo. El control interno no es una secuencia estricta de componentes, en que cada uno influye únicamente en el que le sigue, sino que es dinámico, flexible e iterativo, de tal manera que todo componente puede impactar sobre otro, provocando acciones determinadas que corrijan una desviación o refuercen una medida. Cada componente contiene un conjunto de factores y normas que le son básicos para cumplir su papel en el sistema de control interno. Página 17 de 103.

(25) Cada organización debe diseñar el sistema de control interno que mejor se ajusta a sus características y condiciones. Este es un aspecto esencial para que ese sistema sea efectivo. La efectividad de un sistema de control interno tiene un conjunto de manifestaciones y entre ellas se destacan: •. Facilita disponer de una información cabal sobre la entidad “real”, que refleje con alta fidelidad lo que ha pasado, está sucediendo y muy posiblemente ocurra si continúa como va,. •. Contribuye decididamente a que se alcance una apropiada y actualizada gestión estratégica y operacional, con un satisfactorio cumplimiento del sistema de objetivos,. •. Ayuda significativamente en la consolidación de un clima laboral favorable, de alta implicación,. •. Viabiliza que se cumplan las regulaciones vigentes que conciernen a la entidad.. Una condición clave para esa efectividad es el apropiado funcionamiento e interacción de los cinco componentes, apoyándose y compensándose mutuamente. Esta apreciación del rol de los componentes debe ocurrir en todos los niveles, actividades, subdivisiones estructurales y procesos de la organización, en todas las fases del ciclo de dirección Es por eso que en el proceso de diseño de un sistema de control interno ha de ocupar un lugar decisivo el hecho de que todos los análisis y definiciones se hagan desde la óptica de los cinco componentes del control interno. Limitaciones del control interno: El concepto “Seguridad Razonable” está. relacionado con el reconocimiento explicito de la. existencia de limitaciones inherentes de Control Interno. En. el. desempeño. de. los. controles. pueden. cometerse. errores. como. resultado. de. interpretaciones erróneas de instrucciones errores de juicio, descuido, distracción y fatiga. Las actividades de control dependientes de la separación de funciones, pueden ser burladas por colusión entre empleados, es decir ponerse de acuerdo para dañar a terceros. La extensión de los controles adoptados en una organización también está limitada. por. consideraciones de costo, por lo tanto, no es falible establecer controles que proporcionan protección absoluta del fraude y del desperdicio, sino establecer los controles que garanticen una seguridad razonable desde el punto de vista de los costos.. Página 18 de 103.

(26) 1.4 Objetivo de la Visión general de la Empresa donde deben articular ambos sistemas de gestión. 1.4.1 El Control Interno como Proceso El Control Interno según la R. 297/03 del MFP: es un Proceso integrado a las operaciones efectuado por la dirección y el resto del personal de una entidad para proporcionar una seguridad razonable al logro de los objetivos. Siendo el Control Interno un proceso de trascendental importancia en Cuba, tendrá necesariamente como cualquier proceso que desarrollarse con Calidad, tener procedimientos escritos para su desarrollo, contar con Registros para poder demostrar ante terceros su ejecución y desempeño en el tiempo y de forma sistemática y seguir los Principios básicos de la Calidad , Deberá además el Sistema de Control Interno ser Auditado Internamente y recibir las Revisiones por la Dirección para poder cumplir el Principio básico de la Calidad de Mejora Continua y marchar a la luz de la moderna ciencia de la Gestión empresarial e Institucional . Considerando los modernos Sistemas Integrales de Gestión de la Calidad Total y el intenso desarrollo por Consenso Internacional de estos Sistemas la Confiabilidad de la información, la Eficiencia y eficacia de las operaciones, el Control y ahorro de los Recursos de todo tipo como el agua, la electricidad, la energía y otros así como el cumplimiento de la legislación, normas obligatorias, reglamentos y Políticas establecidas para la Gestión de la Institución son parte de la Calidad de los procesos,. 1.4.2 Enfoque basado en procesos Cualquier actividad, o conjunto de actividades, que utiliza recursos para transformar elementos de entrada en resultados puede considerarse como un proceso. En este caso el Proceso de Control Interno en la empresa, para que funcione de forma eficaz, tienen que funcionar y gestionar numerosos procesos interrelacionados y que interactúan. En este caso, el resultado de un proceso constituye directamente el elemento de entrada del siguiente proceso. La identificación y gestión sistemática de los procesos empleados en la organización y en particular las interacciones entre tales procesos se conocen como "enfoque basado en procesos". La aplicación del principio del Enfoque a Procesos impulsa las siguientes acciones en el caso del proceso de Control Interno: 1 Utilizar métodos estructurados y organizados para lograr el resultado deseado que es el desarrollo de un adecuado Control Interno con Seguridad razonable. 2 Establecer responsabilidades claras y dar indicaciones precisas para gestionar las actividades claves durante el proceso. Página 19 de 103.

(27) 3 Comprender y medir para evaluar la calidad de las actividades claves. 4 Identificar las interfaces de las actividades claves dentro y entre las funciones de la organización y los diversos componentes que forman parte de un Control Interno exitoso. 5 Enfocar la gestión sobre factores tales como, recursos, organización, métodos y materiales que mejorarán las actividades claves de la organización. 6 Evaluar consecuencias e impactos de las actividades en los clientes, suministradores y otras partes. 1.4.3 Enfoque de sistema para la gestión Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de una organización en el logro de sus objetivos. Un Sistema es un conjunto de elementos estructurados para una función donde la estructura influye sobre la función y viceversa. Una estructura más sencilla puede a veces lograr objetivos más concretos. El proceso Control Interno es un Sistema o sea un conjunto de elementos estructurados formado por personas, equipos insumos y procedimientos de trabajo. El proceso actual tiene en la práctica varias entradas y genera una salida (output), que es el Control Interno y su resultado que puede ser más o menos satisfactorio, lo que deberá ser evaluado y registrado. La calidad del Control Interno está determinada por sus características de calidad, es decir, por la Calidad y el nivel de sus resultados, la eficiencia y rapidez y todas aquellas características o requisitos del que en conjunto determinan la calidad del Control Interno si las características de Calidad se ajustan a lo que esperaba, es decir, a sus expectativas previas de un adecuado Control de la forma mas sencilla con la Inversión de recursos limitados . Por lo general, existen algunas características que son críticas para establecer la calidad. Normalmente se realizan mediciones de estas características y se obtienen datos numéricos. Si se mide cualquier característica de calidad mediante un necesario sistema de evaluación que en el caso del Control Interno puede ser la Auditoria Interna del Sistema o las Revisiones por la Dirección. La Mejora continua: La mejora continua del desempeño global de la organización debería ser un objetivo permanente de ésta. Los procesos pueden ser continuamente mejorados y en el caso de un proceso complejo donde interviene un número importante de factores como el Control Interno esta afirmación es altamente probable, sin embargo de no existir el Sistema de Gestión de la Calidad y no funcionar activamente los principios de Gestión de la Calidad, la mejora continua del proceso se encuentra limitada.. Página 20 de 103.

(28) 1.4.4 Enfoque basado en hechos Para la toma de decisión: Las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y la información. En el proceso de Control Interno son necesarios hechos concretos que deben ser superados mediante adecuadas decisiones de funcionamiento y organización. La falta de registros indica la falta de datos para tomar decisiones sobre estructuras y métodos de trabajo, conviviéndose con las deficiencias que afectan al proceso. Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor: Una organización y sus proveedores son interdependientes, y una relación mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear valor. Participación del personal: El personal, a todos los niveles, es la esencia de una organización y su total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la organización. Por estas razones es necesario que se encuesten y escuchen los criterios de las personas participantes y ejecutantes de las diversas fases del proceso con el objetivo de considerar y evaluar sus opiniones positivas para un proceso más exitoso y la mejora continua del mismo.. 1.5 La Calidad del Control Interno. Como proceso de gran importancia en Cuba, se hace totalmente necesario e imprescindible que el Control Interno para ser exitoso siga los principios internacionalmente reconocidos de la Calidad Total. El Control Interno tendrá necesariamente que desarrollarse con Calidad, tener procedimientos escritos, contar con Registros para poder demostrar ante terceros su ejecución y desempeño en el tiempo y de forma sistemática y seguir los Principios básicos e Internacionales de la Calidad, Deberá además el Sistema de Control Interno ser Auditado Internamente en cada uno de los procesos de la institución y recibir las Revisiones por la Dirección para poder cumplir el Principio básico de la Calidad de Mejora Continua y otros Principios básicos que deberá cumplir el Control Interno para poder marchar a la luz de la moderna ciencia de la Gestión empresarial e Institucional. Seguidamente se expresan algunas consideraciones específicas de los Componentes del Control Interno y su Control de Calidad en Auditorias Internas o en Revisiones por la Dirección que son actividades ya definidas y desarrolladas por el Sistema Integral de Gestión de la Calidad para las que existen procedimientos específicos ajustados a la Institución. 1.6 Sistema Integrado de Gestión. Sin menoscabo del anterior argumento, ha de considerarse que, debido a su elevada especialización, las empresas realizan actividades repetitivas mediante el desarrollo de funciones Página 21 de 103.

(29) también repetitivas, por lo que los avatares de la gestión normal pueden llegar a predecirse con un cierto grado de anticipación. De igual forma, puede esperarse un cierto grado de similitud e incluso de coincidencia en los problemas que se vayan presentando. Podemos deducir, entonces, que en la gestión empresarial existen situaciones repetitivas y situaciones variables, e incluso se podrían enumerar los diversos elementos que contribuyen a dicha circunstancia, lo cual puede ayudar a que se pueda hacer una previsión con el fin de extremar la preparación adecuada que permita optimizar la respuesta ante las citadas ocasiones repetitivas o variables. El objetivo de un sistema de gestión integrada es la obtención de un mejor resultado empresarial gestionando las tres disciplinas de forma integrada, es decir, integrando los sistemas que las gestionan, los procesos que los soportan y las actividades que componen los procesos. El objeto de afrontar la preparación de un sistema integrado de gestión de calidad, Control Interno y de PE es necesario adoptar una táctica determinada, ya que, a pesar de que las normas correspondientes a cada uno de los aspectos ofrecen ciertas similitudes, no señalan una común metodología para el desarrollo de un sistema integrado, igual que el que se pretende realizar. El sistema integrado de gestión, debe estar basado en la definición y gestión de los procesos, lo que implica el desglose de las actividades de la organización en partes bien definidas, estableciendo la secuencia correcta y la adecuada interacción que pueda existir entre ellas y en el estudio y tratamiento de las mismas. Los sistemas a integrados son complementarios por cuanto tienen como propósito común el fortalecimiento institucional, la modernización de las instituciones públicas, el mejoramiento continuo, la prestación de servicios con calidad, la responsabilidad de la Alta Dirección y los funcionarios en el logro de los objetivos generales y específicos de la Empresa. Si la implantación y mantenimiento de cualquier sistema de gestión unitaria requiere una elevada dosis de convencimiento y mentalización hacia la totalidad de las partes interesadas, la gestión integrada exige un esfuerzo mucho mayor que solamente podrá rendir el éxito deseado mediante la puesta en práctica de intensos procesos de comunicación y contando de antemano con una cultura participativa, soportada en que entre dirección y empleados exista un sentimiento de credibilidad, consolidado por una secuencia previa de situaciones de confianza nunca traicionadas por la deslealtad de cualquiera de las partes. ¿Cómo se integran los tres sistemas de gestión? Deben integrarse a través de la gestión por procesos. Para llevar a cabo la integración por procesos de una manera ordenada y coherente se han de seguir una serie de pasos en los que se combinarán los recursos (tanto materiales como humanos) y el método o la sistemática. Página 22 de 103.

(30) La formación mínima necesaria para el diseño e implantación de un sistema de gestión integrada: Formación previa. Esta formación persigue que determinadas personas en la organización conozcan de forma exhaustiva cuáles son las herramientas y el tipo de gestión que se va a implantar (los conocimientos adquiridos se desplegarán más adelante en la organización). Tiene que haber un referente claro de quiénes son los expertos de cada tema, que además serán los encargados de diseñar o retocar el sistema. Las principales materias que debe abarcar esta formación son: normas y legislación, identificación, análisis y documentación de procesos, gestión por procesos. Formación durante el proceso de documentación. Una vez que ha sido diseñado el sistema de gestión integrada, se han identificado los requisitos y se han integrado los métodos y la organización, comienza el proceso de elaboración de la documentación. Para ello se proporciona formación a los equipos de trabajo dentro de las diferentes áreas en que se divide la organización. El objetivo es conseguir que las personas que elaboren la documentación lo hagan con criterio y método. Las principales materias a tratar son: normas y legislación, adaptación de las normas a la organización, identificación, análisis y documentación de procesos, y gestión por procesos. Formación durante el proceso de implantación Previamente a la implantación se debe formar a toda la plantilla en los distintos niveles: Dirección, gestión y operación. El motivo es que la totalidad de la plantilla debe actuar conforme a los procedimientos que se han elaborado. Las materias a impartir son: políticas y el sistema de gestión integrada. Ventaja de la Integración de Sistemas. •. Alineamiento de las diferentes políticas y objetivos de la organización.. Si bien las materias a integrar, no son contrarias en su fondo o filosofía ni entran en conflicto por tratarlas a un mismo tiempo, no es menos cierto que en ocasiones los esfuerzos se concentran más en unos aspectos que en otros, a veces sin razón aparente, otras por caprichos o creencias erróneas de la Dirección y, en el peor de los casos, por desconocimiento de los temas tratados. Al integrar los diferentes sistemas de gestión se asegura la distribución adecuada de los periodos de dedicación a cada uno de ellos, los recursos y las medias en cada una de las áreas. •. Armonización de los diferentes criterios de gestión.. La integración equilibra la importancia de cada área de gestión y evita el planteamiento reduccionista de quienes dicen "estamos certificados en calidad porque nos lo exige el mercado, para no tener problemas ante un caso de accidente o una inspección". Página 23 de 103.

(31) Se trata de homogeneizar actuaciones, responsabilidades, terminologías y evitar duplicidades innecesarias: ¿por qué un determinado registro no puede servir para dar cumplimiento a un mismo requisito que aparece en los tres modelos? •. Simplificación de la estructura documental del sistema.. Integrar es sumar eliminando duplicidades. Los requisitos o prácticas comunes pueden simplificarse en un único documento, con lo que se obtiene un ahorro de dos documentos. Esto es más apreciable en los requisitos de gestión de los sistemas. Así, por ejemplo, un procedimiento sobre la gestión de acciones correctivas podría ser perfectamente válido para las tres disciplinas contempladas. •. Menor esfuerzo global de formación del personal e implantación del sistema.. Gracias a la similitud en los esquemas de funcionamiento de estos sistemas, una vez formado o explicado el funcionamiento de un sistema de gestión (por ejemplo, el de gestión de la calidad), los otros presentan diferencias mínimas en cuanto a su arquitectura. La formación adecuada consistiría en explicar los apartados comunes con el primero y resaltar los procedimientos o practicas específicas de cada uno de ellos. •. Menor esfuerzo de mantenimiento del sistema.. Al reducirse el número de los documentos que componen el sistema integrado respecto de los tres sistemas por separado, la reedición de documentos, su distribución y difusión, etc., resulta más rápida y sencilla. •. Integración de la información y el control de gestión.. La información en materia de gestión de la calidad, del medio ambiente o de la prevención de riesgos laborales no se dispone en compartimentos estancos. La información de la organización está interrelacionada y de lo que se trata es de aprovechar esta circunstancia integrando toda la información en, por ejemplo, una buena red informática y de archivos. •. Relacionabilidad de las diferentes tareas en un único puesto de trabajo.. Se trata de que distintas tareas sean ejecutadas por una única persona, de modo que los criterios de actuación sean comunes en cuanto a su aplicación. De esta forma, encontramos hoy en día la función del Responsable de cada uno de los sistemas como el responsable del control (a modo de médico de cabecera) y del correcto funcionamiento de los tres sistemas. Al estar centralizado en la misma figura, dicho control aumenta en eficiencia. •. Sistemas integrados de gestión. Sólo en grandes organizaciones estaría justificada la separación de la gestión de los tres sistemas en diferentes personas (aunque el sistema se encontrase igualmente unificado). Página 24 de 103.

(32) •. Reducción del tiempo y coste de mantenimiento del sistema.. Baste el ejemplo del coste de las auditorias de seguimiento de las entidades de certificación: a menor documentación en juego menor tiempo de dedicación a la preparación y ejecución de la auditoria.. 1.7 Contribuciones y Limitaciones de cada uno de los sistemas a la Integración 1.7.1 Contribuciones del PE a la integración: •. Amplia la capacidad legal y jurídica del mecanismo de toma de decisiones, al permitir la descentralización de las decisiones estratégicas y operativas al nivel empresarial.. •. Desarrolla la autonomía de las empresas para gestionar económica y financieramente sus negocios, premisa que permite dirigir con mayor flexibilidad y operatividad,. •. Dinamiza con mejor disponibilidad de recursos la satisfacción de los trabajadores a través de sistemas de estimulación y reparto de utilidades.. •. Se organiza y dirige la empresa con mayor participación de los trabajadores.. •. Propicia un aprendizaje colectivo por interacciones organizadas y planificadas a través de la gestión del cambio.. •. Organiza a la empresa por sistemas que como partes integrantes de un todo tienen coherencia interna y algún nivel de funcionalidad que les permite articulación e interdependencia.. •. Estimula a los directivos y trabajadores a movilizar su iniciativa para dirigir su organización, propiciando su implicación en la gestión empresarial.. •. Propicia la innovación y la inversión en actividades de investigación y desarrollo.. Limitaciones del PE para la integración. •. La estructuración de los sistemas segmenta a la empresa en partes que deben integrar sus contenidos, pero que para sí pueden desarrollarse aportando estabilidad al sistema sin provocar impacto en los resultados.. •. Aunque denota asimilación de nuevos enfoques, (esta vez manifiestos en las posteriores regulaciones) no está concebido de modo flexible para cotejarlos con su estructuración.. •. Al no poder maniobrarse con nuevas formas de estructurar su documentación, termina por competir con otras tecnologías y herramientas de gestión que pueden impulsar al desarrollo de la gestión empresarial sin necesidad de estructurarse por subsistemas. Página 25 de 103.

(33) •. Limita la capacidad de autogestión de la empresa, entrando en contradicción con su espíritu, al pautar los pasos y los subsistemas que lo componen.. 1.7.2 Contribuciones de los Sistemas de Gestión de Calidad a la integración. •. Se centra en la satisfacción de las necesidades del cliente, alineando todos sus procesos en esa dirección.. •. Los principios que organizan el Sistema de Gestión de la Calidad atraviesan la gestión y articulan el proceso.. •. Se diseña al liderazgo para guiar el proceso quedando regulado y establecido su procedimiento de dirección, supervisión y control.. •. Se comprometen las personas de las cuales depende la gestión a través de su participación.. •. Se diseñan con un enfoque de procesos los procesos claves, los de dirección y los de apoyo.. •. Se enfoca el sistema hacia la gestión del mejoramiento continuo como proceso estandarizado y normado.. •. Se encauza la toma de decisiones basada en los hechos, gracias a la medición del desempeño que se estructura.. •. Se regularizan las relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores, lo que facilita la conducción de las relaciones y la adecuación de las expectativas.. •. Sus requisitos estructuran la orientación hacia el cliente.. •. Obligan a estandarizar 6 procesos de carácter obligatorio. Basado en el modelo del ciclo Deming (PDCA), Planificar-Hacer- Chequear-Actuar. De este modo estructura el control.. •. La dirección tiene que demostrar que se ha adiestrado al personal y que se toman en cuenta sus opiniones.. •. Se planifican los procesos a materializar, definiendo sus objetivos, la documentación que lleva, los recursos y las instalaciones, las actividades de verificación y validación y los criterios de aceptación, los registros necesarios para inspirar confianza en la conformidad de los procesos y del producto resultante.. Página 26 de 103.

(34) •. La medición y el monitoreo deben tener un enfoque financiero, realizando análisis de costos de prevención, evaluación y fallos, costos de conformidad y no conformidad y aproximación al ciclo de vida.. Limitaciones de los Sistemas de Gestión de la Calidad para la integración. •. No posibilita otras alineaciones de procesos y sistemas que no sean bajo los intereses del cliente, discriminando de esta manera posibles formulaciones que se ejecuten a la par en la empresa. (por ejemplo, el Plan de aportes). •. Los requisitos no se enriquecen están estáticos, sin posibilidades de inclusión de alguno nuevo.. •. En su desarrollo derivan a otras Normas hasta llegar a la Gestión de Calidad Total, sin cambiar el punto de vista comercial de enfoque al cliente, que no es la única perspectiva a satisfacer con la gestión empresarial.. 1.7.3 Contribuciones de los Sistemas de Control Interno a la integración. •. Se diversifica el control a los múltiples procesos y riesgos que suceden y pudieran suceder en la gestión estratégica.. •. Se vincula a la estrategia la finalidad del control, en una relación causa – efecto de los procesos, analizando sus riesgos, y las disposiciones del personal para gestionar de acuerdo con las nuevas exigencias y los resultados obtenidos.. •. Revisa a la organización transversal y jerárquicamente.. •. También contribuye a normalizar la gestión de control en particular.. Limitaciones de los Sistemas de Control Interno para la integración. Por su integridad comprende disímiles formas que pueden si no se estructuran adecuadamente, impregnarle alguna demora a la gestión empresarial, debido al cumplimiento de exigencias formales a cumplimentar para ejercer la función de control.. Página 27 de 103.

(35) Conclusiones parciales. •. El Sistema de Dirección y Gestión Empresarial, Sistema de Gestión de la Calidad y el Sistema de Control Interno por separados buscan lograr la gestión eficiente y eficaz de una organización, persiguiendo el aumento de la calidad de los procesos, productos y servicios que brinde así como una alta satisfacción del cliente con el menor costo posible para convertirse en competitiva.. •. Las empresas cubanas necesitan realizar su gestión empresarial de una forma integrada, teniendo en cuenta las contribuciones y limitaciones propias de cada sistema.. Página 28 de 103.

(36) Capitulo 2.