ATENCIÓN DE TRÁMITES SOCIETARIOS

(1)

Dirección de Trámites Legales

Intendencia Nacional Jurídica 1

MANUAL DEL SUBPROCESO

ATENCIÓN DE TRÁMITES SOCIETARIOS

Dirección de Trámites Legales

Versión 1.0

Febrero, 2022

(2)

CÓDIGO: MAN-GNT-SUB-ATS-2 VERSIÓN:1.0

MANUAL DEL SUBPROCESO Atención de Trámites Societarios

RUBRO NOMBRE CARGO FIRMA FECHA

Elaboración:

Ing. Fernando Casanova

Experto en Administración Técnica

Febrero 2022

Abg. Rossana Loor Aveiga

Experto en

Asesoría Legal 1 Febrero 2022

Revisión:

Magister.

Marcelo

Gustavo Blanco

Intendente

Nacional Jurídico Febrero 2022

Mgtr. Patricia Cevallos

Director de Procesos y Mejoramiento Continuo

Febrero 2022

Ab. Luis Antonio Lucero

Director de

Trámites Legales Febrero 2022

Dra. Silvia Castro

Secretaria

General Febrero 2022

Aprobación: MBA.Sayra Llumiquinga

Coordinadora General de Planificación y Mejoramiento Continuo

Febrero 2022

Firmado electrónicamente por:

HORACIO FERNANDO CASANOVA TAPIA

ROSSANA MARIA LOOR AVEIGA

LUIS ANTONIO LUCERO ROMERO

MARCELO GUSTAVO BLANCO DAVILA

SILVIA JEANETH CASTRO MEDINA

PATRICIA ELIZABETH CEVALLOS ZAMBRANO

SAYRA ALEXANDRA LLUMIQUINGA VILATUNA

(3)

IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD DEL DOCUMENTO

Proceso Nivel 0: Gestión Normativa, Trámites Legales y Liquidaciones Proceso Nivel 1: Gestión de trámites legales y societarios

Proceso Nivel 2: Atención de Trámites Societarios Proceso Nivel 3: n/a

Versión del Documento: 1.0 Número de Páginas: 12 Responsable del

subproceso:

Director de Trámites Legales Frecuencia de ejecución: Según demanda

REGISTRO DE VERSIONES

Versión

Descripción de la versión (motivos y

cambios)

Realizado /

Aprobado por Cargo Fecha de elaboración

Documentos que se dan de

baja con la vigencia de

este documento

1.0 Creación

Ing. Fernando Casanova /

MBA.Sayra Llumiquinga

Experto en Administración Técnica 1/

Coordinadora General de Planificación y Mejoramiento Continuo

Febrero 2022

(4)

ÍNDICE Y CONTENIDO

1. DESCRIPCIÓN DEL MANUAL ATENCIÓN DE TRÁMITES SOCIETARIOS ... 5

1.1. FICHA DEL MANUAL ATENCIÓN DE TRÁMITES SOCIETARIOS ... 5

1.2. ALCANCE DEL SUBPROCESO ... 5

1.3. POLITICAS GENERALES DEL SUBPROCESO ATENCIÓN DE TRÁMITES SOCIETARIOS ... 5

2. DIAGRAMA DE FLUJO DE ATENCIÓN DE TRÁMITES SOCIETARIOS... 6

3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL SUBPROCESO ATENCIÓN DE TRÁMITES SOCIETARIOS ... 7

4. INDICADORES DE GESTIÓN DEL SUBPROCESO ... 12

5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES. ... 12

6. LISTADO DE DOCUMENTO Y ANEXOS ... 12

6.1. DOCUMENTOS ... 12

6.2. ANEXOS. ... 12

(5)

1. DESCRIPCIÓN DEL MANUAL ATENCIÓN DE TRÁMITES SOCIETARIOS 1.1. FICHA DEL MANUAL ATENCIÓN DE TRÁMITES SOCIETARIOS

Descripción:

PROPÓSITO:

❖ Autorizar y aprobar los actos societarios de las entidades controladas.

ORIGINADOR:

❖ Requerimiento de Trámites Societarios ENTRADAS:

❖ Requerimiento de Trámites Societarios

Productos/Servicios del subproceso:

❖ Informe Legal.

❖ Resolución de Aprobación

❖ Extracto Responsable del

subproceso:

❖ Director de Trámites Legales.

❖ Director Regional de Trámites Legales

❖ Intendentes Regionales de Cuenca y Portoviejo Tipo de cliente: ❖ Externo

Marco Legal: ❖ Código Orgánico Monetario y Financiero

❖ Ley de Compañías.

❖ Código de Comercio.

❖ Codificación de Resoluciones de la Junta de Política y Regulación Monetaria y Financiera.

❖ Codificación de las Normas de la Superintendencia de Bancos.

1.2. ALCANCE DEL SUBPROCESO

El subproceso inicia con la recepción del expediente y culmina con el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la resolución.

1.3. POLITICAS GENERALES DEL SUBPROCESO ATENCIÓN DE TRÁMITES SOCIETARIOS

❖ El Director de Trámites Legales asigna a los expertos jurídicos, bajo su criterio.

❖ El proceso de atención de trámites societarios será responsabilidad de la Dirección de Trámites Legales o quienes hagan sus veces en las regionales,

❖ La Dirección de Trámites Legales y quienes hagan sus veces en las regionales, deberán verificar que la información del expediente se encuentre completa.

(6)

Dirección de Trámites Legales Intendencia Nacional Jurídica

6

2. DIAGRAMA DE FLUJO DE ATENCIÓN DE TRÁMITES SOCIETARIOS

(7)

3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL SUBPROCESO ATENCIÓN DE TRÁMITES SOCIETARIOS

# Actividad Descripción Responsable Documentos

generados

1

Recibir el expediente y remitir a la DTL

El responsable en Secretaría General registra el requerimiento en el sistema documental que posee la Institución y lo remite directamente al Director de Trámites Legales (DTL).

Secretario

General Expediente

2

Recibir el trámite y designar responsable

El Director recibe la documentación respectiva, y asigna al responsable.

Director de Trámites Legales

3

Revisar que la documentación esté completa en cumplimiento a la normativa

El experto revisa que el contenido del expediente esté completo y verifica que la entidad financiera haya cumplido con lo requerido.

¿La información está completa?

SI: Pasa a la actividad 8 NO: Pasa a la actividad 4

Experto Jurídico

4

Elaborar proyecto de oficio de observaciones

El experto elabora el proyecto de oficio con las observaciones

correspondientes del expediente y lo remite al Director para su revisión

Experto Jurídico Proyecto de oficio de observaciones

5

Revisar proyecto de oficio de observaciones

El Director revisa el proyecto de oficio con las observaciones.

¿Requiere ajustes?

SI: Regresa a la actividad 3 NO: Pasa a la actividad 6

6 Suscribir oficio El Director suscribe el oficio y lo remite al experto para notificación

7

Enviar oficio suscrito mediante correo electrónico

El experto envía por correo electrónico el oficio suscrito por el Director al solicitante, dando a conocer el resultado de la solicitud procesada y así culmina el trámite. FIN

Experto Jurídico Oficio suscrito por correo electrónico

8

Elaborar proyecto de extracto de oposición de terceros y de

El experto elabora los proyectos de memorando y de extracto de oposición de terceros a la escritura pública y lo remite a la Dirección para su revisión

Experto Jurídico

Proyectos de extracto de oposición de terceros de memorando a SG

(8)

memorando para SG

9

Verificar los proyectos de extracto de oposición de terceros y de memorando para SG, constatando que se

encuentren a lo establecido en la norma

El Director de Trámites Legales (DTL) revisa que los documentos se encuentren acorde a los parámetros establecidos.

¿Requiere ajustes?

10

memorando para SG y sumillar extracto de oposición de terceros

El Director suscribe el memorando a SG y sumilla el extracto y los remite al experto jurídico para despacho de expediente a la Secretaría General

Proyecto de extracto de oposición de terceros

Memorando

11

Enviar el

memorando con el expediente a la SG y registrar en la base de datos DTL

El experto envía el memorando junto con el expediente a SG y registra en la base de datos DTL

Experto Jurídico

Expediente y registro en base de datos DTL

12

Recibir memorando, suscribir extracto de oposición y elaborar oficio de notificación

El Secretario General recibe memorando, suscribe extracto de oposición y elabora oficio de notificación

Secretario General

Oficio Extracto

13

Notificar a la entidad financiera informando a la DTL

La Secretaria General notifica a la entidad financiera informando a la DTL

Secretario General

14

Remitir a DTL la razón de

oposición a terceros

El Secretario general remite a la Dirección de Trámites Legales la razón de oposición a terceros

Secretario General

15

Recibir

memorando con la razón y reasignar al responsable del trámite

El Director recibe el

memorando con la razón y reasigna al responsable del trámite

(9)

16

Revisar la razón de oposición de terceros

El experto revisa el motivo de oposición de terceros.

¿Se presentó oposición a terceros?

Experto Jurídico

17

Elaborar proyecto de memorando para solicitar informe técnico a INCSFPR/

INCSFPU/ INRE

El experto jurídico elabora el proyecto de memorando mediante el cual se solicita el informe técnico a INCSFPRI/

INCSFPU/ INRE

Experto Jurídico Proyecto de Memorando

18

Revisar proyecto de memorando para solicitar informe técnico

El Director revisa el proyecto de memorando mediante el cual se solicita informe técnico.

¿Requiere ajustes?

SI: Regresa a la actividad 14 No: Pasa a la actividad 19

19

Suscribir memorando de solicitud de informe técnico y enviar

El Director suscribe el memorando y la solicitud de informe técnico una vez que todo se encuentre correcto.

SUBPROCESO: ELABORACIÓN DE INFORMES TÉCNICOS

Expertos de la INCSFPR;

INCSFPU; INRE 20 Recibir Informes

Técnicos

El Director recibe el informe técnico y reasigna al

responsable

Director de Trámites Legales

21

Revisar Informe Técnico y verificar los aspectos legales

El Experto revisa el informe técnico y verifica los aspectos

legales Experto Jurídico

22

Elaborar informe legal de

cumplimiento de normativa y proyectos de resolución, extracto y

Memorando para SG

El experto elabora el informe legal de cumplimiento de normativa y proyectos de resolución, extracto y Memorando para SG

Experto Jurídico

Informe Legal Proyecto de resolución

Proyecto de extracto (Para aprobaciones de reforma de Estatuto Social) Proyecto de

memorando para SG

(10)

23

Revisar informe legal y proyectos de resolución, extracto y

memorando a SG

El Director revisa el informe legal, los proyectos de resolución, el extracto y el memorando dirigido a Secretario General (SG)

¿Requiere ajustes?

24

Suscribir resolución de aprobación, sumillar extracto y memorando a SG

El Director suscribe el memorando para SG, la resolución y sumilla el extracto y remite al experto para que realice el envío de los mismos.

Resolución, sumillar extracto

Memorando

25

Enviar resolución, extracto y

memorando con el expediente a la SG y registrar en base de Datos

Enviar resolución, extracto y memorando con el expediente a la SG y registrar en base de Datos

Experto Jurídico

Expediente y registro base de datos DTL

26

Suscribir resolución, extracto y

elaborar oficio de notificación y notificar

Secretario General suscribe los documentos y elabora el oficio de notificación

Secretario General

Extracto Oficio de Notificación Resolución Certificada

27

Remitir a DTL el cumplimiento de lo dispuesto en la resolución

El Secretario General remite a Dirección de Trámites Legales el cumplimiento de lo

dispuesto en la resolución

Secretario

General Memorando

28

Recibir trámite y designar

responsable

El Director recibe el trámite y

designa al responsable Director de Trámites Legales

29

Revisar el cumplimiento de las disposiciones de la resolución

El experto revisa que se cumplan las disposiciones de la resolución

¿Requiere ajustes?

SI: Pasa a la actividad 34 NO: Pasa a la actividad 30

Experto Jurídico

30

Elaborar proyecto de oficio de incumplimiento de las

El experto elabora el proyecto de oficio de incumplimiento de las disposiciones de la

resolución.

Experto Jurídico Proyecto de oficio de incumplimiento

(11)

disposiciones de la resolución

31

Revisar proyecto de oficio de incumplimiento de las

El Director revisa el documento con el

cumplimiento de todas las disposiciones.

¿Requiere ajustes?

32

Suscribir oficio a la Entidad Controlada

El Director firma el documento y lo remite al experto para su notificación

Director de

Trámites Legales Oficio

33

Notificar oficio suscrito mediante correo electrónico

El experto notifica oficio suscrito mediante correo

electrónico Experto Jurídico

34

Elaborar proyecto de memorando de cumplimiento de las

Una vez que cumple con las disposiciones de la

resolución, el experto elabora el proyecto de memorando y lo remite al Director para su revisión

Experto Jurídico Proyecto de memorando

35

Revisar proyecto de memorando de cumplimiento de las

El Director revisa el documento con el cumplimiento de las disposiciones.

¿Requiere ajustes?

36

memorando a SG y enviar al

experto

El Director firma el documento y lo remite al experto para su envío

Director de

Trámites Legales Memorando

37

Registrar en la base de datos DTL y enviar el expediente a SG

El experto Jurídico registra el documento en la base de datos DTL y remite el expediente a Secretaría General (SG)

Experto Jurídico Expediente

Base de datos DTL

38

Revisar memorando y elaborar oficio de notificación a la entidad

controlada informando a la

El Secretario General revisa el memorando y elabora el oficio de notificación a la entidad controlada informando a la DTL; y, enviar expediente al Archivo general

Secretario General

Oficio de notificación con copia a DTL.

Envío de expediente al Archivo General

(12)

DTL; y, enviar expediente al Archivo general

39

Recibir copia de notificación y remitir al experto

El Director recibe copia de notificación y remitir al experto

40

Registrar en la base de datos DTL

Registrar en la base de datos

DTL Experto Jurídico Base de datos DTL

FIN 4. INDICADORES DE GESTIÓN DEL SUBPROCESO

Los indicadores se encuentran descritos como anexos en el formato F-GPP-01 - Fichas de Indicadores de Procesos.

5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES.

N/A

6. LISTADO DE DOCUMENTO Y ANEXOS 6.1. DOCUMENTOS

6.2. ANEXOS.