MANUAL DE LA ORGANIZACIÓN
PROCEDIMIENTO
CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN: PT.01.73-CO
CARÁCTER: DEFINITIVO
CAPITULO: GENERAL
TITULO: SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DE VACACIONES
APROBACIÓN EDICIÓN
FECHA EDICIÓN REDACTADO REVISADO APROBADO
FECHA EFECTIVIDAD
JEFE DE RELACIONES
LABORALES DIRECTORA DE RRHH DIRECTOR LATAM Y NORTEAMERICA
1 28/02/2021
Alejandro Sarmiento Melina Cervantes Leopoldo Pellon Revuelta
NATURALEZA DE LOS CAMBIOS RESPECTO A LA EDICIÓN (Anterior): N/A Versión inicial del procedimiento
ÍNDICE DE CONTENIDOS 1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 4. RESPONSABILIDADES
5. GENERALIDADES Y DEFINICIONES 6. PROCEDIMIENTO
6.1 Política de vacaciones 6.2 Políticas generales
6.3 Medidas de seguridad y salud 6.4 Prácticas ambientales
7. FORMATOS 8. DIAGRAMAS 9. ANEXOS
1. OBJETIVO 1.1. GENERAL
Este documento tiene como objetivo determinar los lineamientos generales y específicos que debe seguir SACYR, sus filiales y partes interesadas (en adelante SACYR) así como sus trabajadores para la solicitud, reconocimiento y disfrute del periodo legal de vacaciones al que tienen derecho los trabajadores conforme a la legislación colombiana.
1.2. ESPECÍFICOS
- Definir el manejo legal para la solicitud y disfrute de las vacaciones de todo el personal.
- Definir los procedimientos, criterios y formatos necesarios para la aplicación de este documento.
2. ALCANCE
En este documento se desarrollan criterios legales que se deben acatar al momento de solicitar, reconocer y disfrutar el periodo legal de vacaciones estipulado en el artículo 186 del Código Sustantivo de Trabajo, le aplica a todos los trabajadores de SACYR, sus filiales y partes interesadas (en adelante SACYR).
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA - Código Sustantivo de Trabajo - PT.01.59-CO Política marco RRHH 4. RESPONSABILIDADES
Gerente General
- Aprobar el presente documento
Recursos Humanos
- Divulgar el procedimiento a todo el personal a su cargo.
- Garantizar el cumplimiento de los requisitos necesarios para acceder al disfrute efectivo del periodo de vacaciones, conforme la Ley.
- Asegurar los cronogramas de disfrute de vacaciones efectivo, de cara al desarrollo de las actividades de la Compañía, sin generar retrasos o traumatismos dentro de la operación de ésta.
- Verificar el vencimiento y acumulación de los periodos de vacaciones de todo el personal, conforme la Ley.
- Llevar un registro de vacaciones causadas y disfrutadas, así como de los periodos pendientes, mes a mes para todo el personal.
- Garantizar la documentación de la solicitud, aprobación y disfrute de los periodos de vacaciones dentro de la Compañía, por medio de los formatos dispuestos para esto.
5. GENERALIDADES Y DEFINICIONES
Este apartado no es de aplicación a este procedimiento 6. PROCEDIMIENTO
6.1 POLÍTICA DE VACACIONES
No se compensarán vacaciones en dinero a ningún trabajador excepto en casos de fuerza mayor debidamente justificados por el jefe inmediato; o de manera excepcional previo estudio individual de cada situación por la dirección del área para aquellos colaboradores que tengan acumulados más de tres (3) periodos de vacaciones y que no se hayan disfrutado por disposición de SACYR de cara a las necesidades de la operación. En estos casos, si es aprobado, se compensará hasta la mitad de las mismas en dinero, previa solicitud del Trabajador y acuerdo entre las partes.
Todo lo anterior en virtud de la Ley 1429 de 2010, articulo 20, y de la normatividad establecida en el Código Sustantivo del Trabajo.
6.2 POLÍTICAS GENERALES
6.2.1 Vacaciones: un descanso remunerado
Sacyr promueve el hecho de que las vacaciones sean disfrutadas por los trabajadores en tiempo, en aras de preservar la salud y la eficiencia de sus empleados sin perjudicar el servicio y la efectividad del descanso.
Todo Trabajador tiene derecho a quince (15) días hábiles continuos de vacaciones remuneradas por cada año cumplido de servicios continuos a la compañía.
Es política general de Sacyr permitir y promover el disfrute de las vacaciones en el año inmediatamente siguiente al causado y, en lo posible, los quince (15) días continuos. De no ser esto posible, por lo menos se deben disfrutar de seis (6) días hábiles continuos de vacaciones al año. Los días restantes podrán ser acumulados hasta por un término máximo de dos (2) años.
6.2.2 Solicitud
Los trabajadores de Sacyr solicitan a su jefe inmediato el periodo de vacaciones que quieren disfrutar a través de la “solicitud de vacaciones, PT.01.73-CO.F.01”.
El jefe inmediato junto con el área de recursos humanos evalúan la solicitud y la posibilidad de que el trabajador tome su periodo de vacaciones en la fecha solicitada; de no ser posible concederle las vacaciones durante el periodo solicitado, el área de recursos humanos le hace saber al Trabajador las razones por las cuales no pueden ser concedidas dichas vacaciones (que sólo podrán estar justificadas en razón al desarrollo de las actividades de Sacyr por generar retrasos o traumatismos dentro de la operación de ésta), el área de recursos humanos junto con el jefe inmediato y el trabajador deben llegar a mutuo acuerdo para coordinar las fechas de inicio de éstas, o a falta de acuerdo, Sacyr conforme el artículo 187 del Código Sustantivo del Trabajo, determinara de oficio y unilateralmente la fecha para el disfrute de las mismas por el trabajador.
El área de recursos humanos valida que el trabajador tenga derecho a los días que solicita y que el formato “solicitud de vacaciones, PT.01.73-CO.F.01” cuente con las firmas respectivas, una vez se haga la validación, en la nómina del mes inmediatamente siguiente se valida nuevamente el valor y se procede a su pago
6.2.3 Programación y acumulación de vacaciones
En el evento de no poder disfrutar el periodo de vacaciones del año inmediatamente anterior, el trabajador debe disfrutar por lo menos de seis (6) días hábiles continuos al año y acumulará hasta por el término máximo de dos (2) años los días restantes.
Es por esto que se hace necesario que todas y cada una de las áreas y direcciones de la compañía desarrollen y ejecuten, desde el comienzo de cada año calendario -de ser posible-, una programación de vacaciones de los trabajadores de su área o dirección.
Cuando se requiera realizar un cambio de un periodo de vacaciones ya autorizadas, el jefe inmediato debe justificar debidamente este cambio a la dirección del área , quien determinará la conveniencia de este para su aprobación.
6.2.4 Vacaciones compensadas en dinero
A partir de la expedición de la Ley 1429 de 2010, se puede acordar por escrito la compensación de vacaciones en dinero hasta por la mitad del período causado a favor del trabajador.
Sin embargo, dando alcance al numeral 5.1 de esta política, Sacyr como política no comparte o está de acuerdo en la compensación en dinero de los periodos de vacaciones, esto en aras de garantizar el descanso del personal, la recuperación física y emocional del mismo, así como propender por la máxima calidad de vida posible, lo cual sólo será posible mediante el descanso efectivo durante el periodo legal de vacaciones.
No obstante, lo anterior, Sacyr quiere promover el descanso real de sus trabajadores como política para su recuperación física y emocional y para propender por una calidad de vida adecuada para aquellos.
Por eso, Sacyr invita a los trabajadores para que hagan uso de sus días de vacaciones de manera completa, es decir, los quince (15) días continuos por cada año laborado.
Ahora bien, si el Trabajador desea compensar en dinero una porción de sus vacaciones, lo debe realizar sujetándose a lo dispuesto en el presente documento.
Sacyr autoriza la compensación de las vacaciones, concediendo simultáneamente en tiempo al trabajador los días no compensados de vacaciones.
6.2.5 Liquidación y pago
Durante el período de vacaciones el trabajador recibirá una compensación equivalente al salario ordinario que esté devengando el día que comience a disfrutar de ellas. Por tanto, no se tendrán en cuenta para la liquidación los recargos dominicales, festivos o de horas extras. Si el trabajador devenga salario variable, se tendrá en cuenta el promedio de lo devengado en el año inmediatamente anterior al inicio del disfrute.
Durante el periodo de disfrute de las vacaciones el trabajador no gozará del auxilio legal de transporte.
El pago de las vacaciones en dinero autorizadas y aprobadas conforme a este procedimiento, se realiza en el mismo periodo de las vacaciones disfrutadas, y se tendrá en cuenta los días calendario. El salario base de liquidación, será el promedio de lo devengado en el año inmediatamente anterior, incluyendo el salario variable, las horas extras y recargos por trabajo dominical, festivo y nocturno.
El área de nómina debe llevar un registro de vacaciones en el cual se anotará la fecha de ingreso de cada trabajador, fecha en la que toma sus vacaciones, en la que las termina y la remuneración de las mismas.
Las vacaciones serán liquidadas y pagadas al trabajador como parte de la nómina en la cual empieza a disfrutar de su descanso y serán imputadas a vacaciones disfrutadas en el registro de vacaciones.
El área de recursos humanos reporta la respectiva novedad de vacaciones al sistema de riesgos laborales y hace entrega a los empleados del correspondiente comprobante de nómina con indicación de los días de vacaciones reconocidos, el salario base de liquidación y el valor correspondiente a vacaciones.
6.2.6 Interrupción de las vacaciones
Los empleados sólo podrán ser interrumpidos en sus vacaciones en situaciones de emergencia y previa autorización del jefe de área, mediante la emisión de un documento en el que conste las fechas de interrupción. En este evento el trabajador tiene derecho a recuperar los días de descanso que no pudo disfrutar con ocasión de la interrupción de las vacaciones en los días en que lo acuerde con su jefe inmediato.
Las vacaciones también se interrumpirán por las siguientes situaciones sobrevinientes:
- Incapacidad médica del trabajador - Licencia por luto
- Licencia de maternidad
- Licencia de paternidad
El trabajador, durante sus vacaciones, no puede prestar servicios a Sacyr ni personal, ni telefónica, ni vía correo electrónico.
6.2.7 Terminación del contrato de trabajo
De presentarse la terminación del contrato de trabajo con el trabajador, Sacyr pagará el valor de las vacaciones acumuladas en dinero pendientes por disfrutar en los mismos términos establecidos para la compensación de vacaciones
6.3 MEDIDAS DE SEGURIDAD Y SALUD
A continuación, se relacionan los diferentes peligros, riesgos y medidas de control para el desarrollo seguro de las diferentes actividades/tareas inherentes a este procedimiento:
De acuerdo con los peligros y riesgos antes identificados, a continuación, se relacionan medidas preventivas y de protección para el desarrollo seguro de la actividad.
Factor de Riesgo Biomecánico
Adopción de posturas prolongadas (bípedas, sedentes).
Factor de Riesgo Biológico
Virus Bacterias
Factor de Riesgo Físico
Exposición prolongada a radiaciones No-Ionizantes
Factor de Riesgo Mecánico
Uso inadecuado de herramientas manuales (cosedora, saca ganchos, y demas elementos con superficies cortantes).
Factor de Riesgo Locativo.
Transito sobre superficies (irregulares, deslizantes).
Sensibilización acerca de los peligros y riesgos asociadas a la actividad, así como tambien las medidas de control establecidas.
Desarrollo de Pausas Activas
Sensibilización/Capacitación sobre higiene Postural.
6.4 PRÁCTICAS AMBIENTALES
Aplicación del manual de buenas prácticas ambientales para oficina establecido por Sacyr, y tener en cuenta, entre otras, las siguientes recomendaciones:
Energía:
- Al terminar la jornada laboral o estar ausente del puesto de trabajo por un tiempo prolongado, colocar el equipo en ahorro de energía o apagarlo.
- Para pausas cortas, desconecta el monitor, que es lo que más energía consume, así evita tener que reiniciar todo el equipo.
Papel:
- Usar el monitor para leer documentos; realizar las correcciones desde la vista previa del ordenador, antes de imprimirlos
- Utilizar el papel usado por la otra cara, para imprimir las planillas de mensajería, documentos de consulta o borrador, o como bloc de notas, etc.
- Emplear márgenes y espacios de interlineado más pequeños en los documentos internos, así aprovecha mejor el espacio en las hojas.
Manejo de residuos
- No mezclar residuos peligrosos (pilas, tóner, cartuchos de tinta, etc.) con la basura orgánica.
- Separar el papel y cartón, depositándolo en los contenedores adecuados para tal fin.
Material de Oficina
- Procura imprimir y fotocopiar en blanco y negro.
7. FORMATOS
PT.01.73-CO.F.01 Solicitud de vacaciones 8. DIAGRAMAS
Este apartado no es de aplicación a este procedimiento 9. ANEXOS
Este apartado no es de aplicación a este procedimiento.
Nombre Completo Empleado N° Identificacion
Fecha de Ingreso Compañía Cargo Desempeña
Unidad de Negocio: Compañía Contratante
Fecha Solicitud
Tipo Horario Lunes -Viernes Lunes -Sabado
TOTAL DIAS DISFRUTADOS Solicitados
Sumatoria Dias a Disfrutar
Solicitante Jefe Inmediato o Responsable Responsable Recursos Humanos
Nombre Nombre Nombre
Id Identificacion:
Firma Firma Firma
Fecha Solicitud Fecha Aprobacion Fecha Recibido
Dias Acumulados a Fecha Solicitud Dias Grabados Nomina Mes Dias Pendientes por Disfrutar Dias Grabados Nomina Mes Siguiente
Tipo de empleado Responsable Grabacion Sistema
FORMATO SOLICITUD DE VACACIONES
PERIODO SOLICITADO FECHA DIAS REQUERIDOS
Periodo Causacion: En este campo se especifica el periodo al cual pertenecen los
dias de vacaciones requeridos Dia inicio Difrute hasta Dia Ultimo Disfrute
VERIFICACION AREA DE NOMINA
NOTA: El reintegro anticipado a labor debera ser informado a Recursos Humanos, con las justificaciones correspondientes. De no informar el reintegro anticipado se descontaran los dias de su acumulado de vacaciones y no sera sujeto a reclamaciones.
FIRMAS DE SOLICITUD, APROBACION Y REGISTRO