MANUAL COLABORADOR. Estancias. Atención al Colaborador

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documento conﬁ dencial

MANUAL COLABORADOR

Estancias

Anota aquí tus claves:

CODIGO PAR:

CONTRASEÑA:

Atención al Colaborador

HORARIOS Lunes a Viernes:

9h – 14h / 15h – 18:30h Tlf: 902 099 372 Opción 1

(Precio de una llamada local desde ﬁ jo)

Email: colaboradores@smartandco.com

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The gift you live !

¡Bienvenido! Hemos confeccionado este manual para ayudarte en la gestión de los bonos de

Smartbox y de La Vida es Bella.

¡Estamos encantados de que colabores con

nosotros y esperamos que recibas muchas reservas!

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documento confidencial

Tlf: 902 099 372 Opción 1, Horarios: Lunes a Viernes de 9h - 14h y 15h - 18.30h Email: colaboradores@smartandco.com

EN ESTE MANUAL PODRÁS ENCONTRAR…

CÓMO FUNCIONA ACCESO A LA EXTRANET CERRAR VENTAS

AÑADIR HABITACIONES DISPONIBLES HACER UNA RESERVA

BÚSQUEDA Y EXTRACCIÓN DE RESERVAS BONOS NO VÁLIDOS

FACTURACIÓN Y REEMBOLSOS PREGUNTAS FRECUENTES / FAQS 1

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El día de la reserva, el cliente disfruta de su experiencia entregando la conﬁ rmación de reserva directamente en el hotel.

CÓMO FUNCIONA

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El cliente elige un hotel de la guía o web.

El cliente accede a la web de reservas o contacta por teléfono con el hotel o con Atención al Cliente, indicando los códigos de su bono regalo y reserva en el establecimiento elegido según la disponibilidad cargada en el calendario de la extranet.

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FECHA DE VALIDEZ ILIMITADA

Puedes utilizar los servicios de los colaboradores incluidos por lo menos hasta el 31/03/2017. Después de esta fecha, el bono regalo se puede cambiar gratuitamente sin límite de fecha.

FECHA DE VALIDEZ ILIMITADA

Puedes utilizar los servicios de los colaboradores incluidos por lo menos hasta el 31/03/2017. Después de esta fecha, el bono regalo se puede

cambiar gratuitamente sin límite de fecha.

Ejemplo de un Bono La Vida es Bella Ejemplo de un Bono Smartbox

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·Consulta el detalle de la experiencia introduciendo el código del bono.

ACCESO A LA EXTRANET

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Accede a http://socios-es.smartbox.com/partenaires/

con tus claves de acceso:

USUARIO CONTRASEÑA

· Gestión de calendarios de disponibilidad.

· Reservas de estancias.

· Búsqueda de reservas.

· Consulta tus facturas.

· Consulta de datos y movimientos bancarios.

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Para acceder a los calendarios clica en la pestaña de “Stock & Tarifas”

Puedes tener más de un calendario en función del número de noches y/o tipo de habitación, por lo que si no tienes disponibilidad, cierra ventas en todos los calendarios.

Para cerrar ventas:

Clica la opción “Cierre de ventas” en el cuadro verde.

Clica en la ﬁ la de stop (última ﬁ la de color gris) del día o días que quieres cerrar.

Clica en “Guardar” para que se graben los cambios (en la parte superior izquierda de los calendarios)

Para quitar un stop, seguir los mismos pasos que para ponerlo:

Clica la opción “Cierre de ventas” en el cuadro verde.

Clica sobre el “stop” del calendario que quieres quitar (desaparecerá) Clica en “Guardar” para que se graben los cambios

CERRAR VENTAS

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Cerrando ventas correctamente no pueden entrar reservas, ya que el cliente verá esas fechas como no

disponibles.

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Puedes tener más de un calendario en función del número de noches y/o tipo de habitación.

Stock: habitaciones disponibles cargadas según contrato.

Modiﬁ cable

Cupo: habitaciones disponibles cargadas según contrato.

No modiﬁ cable, pero permite release.

Ventas: Nº de habitaciones vendidas.

Disponibilidad: habitaciones disponibles para ser reservadas.

Stop: ﬁ la donde poner stops para cerrar ventas.

AÑADIR HABITACIONES DISPONIBLES

4 SI QUIERES AÑADIR HABITACIONES DISPONIBLES UN DÍA O DÍAS SUELTOS:

Clica la opción “Disponible” en el cuadro verde

Indica en la casilla blanca el nº de habitaciones que quieres poner a la venta.

En el calendario, clica en la ﬁ la “disponibilidad” del día que quieres añadir habitaciones.

Clica en “Guardar” para que se graben los cambios

Para acceder a los calendarios clica en la pestaña de “Stock & Tarifas”

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Escoge en el desplegable de “Habitación” el calendario donde quieres que se aplique.

Clica en “Conﬁ rmar” para que se apliquen los cambios.

Clica en “Guardar” para que se graben los cambios.

Puedes moverte a otros meses clicando en las pestañas que aparecen en la parte superior de los calendarios.

SI QUIERES AÑADIR HABITACIONES EN PERÍODOS LARGOS DE TIEMPO:

Rellena los campos: Modiﬁ car stock o tarifas de un periodo.

Clica la opción “Disponible” del cuadro verde.

Indica en la casilla blanca el nº de habitaciones que quieres poner a la venta.

Escoge en el desplegable “Aplicar desde”:

Todas las fechas de mi calendario: se modiﬁ can todas las fechas que ves en pantalla.

Todos los fines de semana de mi calendario: se modifican las noches de viernes y sábados que ves en pantalla.

Todos los días de la semana de mi calendario: se modiﬁ can las noches de domingo a jueves que ves en pantalla.

Un periodo: se modiﬁ can solo las fechas que indiques.

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Si el cliente no ha hecho su reserva previamente por la web, haz la reserva por tu extranet clicando en la pestaña “Reserva”

Si la reserva se ha realizado correctamente aparece el siguiente mensaje:

La reserva se ha realizado correctamente.

Recibirás un correo electrónico con la confi rmación.

HACER UNA RESERVA

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Introduce el código del bono y clica en “Validar”.¹ Escoge la fecha de entrada al hotel y clica en

“Reservar”.

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Introduce el código de conﬁ rmación (3 dígitos) y clica en “Reservar”.

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Rellena los datos del cliente.

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Opciones destacadas de búsqueda

Archivos creados: fecha en la que se realizó la reserva del bono.

Estancias: fecha en la que el cliente se aloja en tu establecimiento (dejando en blanco las fechas que salen por defecto en archivos creados)

Referencia del archivo: número de reserva (RESA-000XXXXXXX) Número de bono: Código del bono de 9 dígitos

Mis reservas de la semana: muestra las reservas de la semana vigente

Datos personales del cliente: nombre de contacto, email de contacto, número de teléfono.

BÚSQUEDA Y EXTRACCIÓN DE RESERVAS

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Clica en la pestaña de “Buscar Ventas”

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Clica en Visualización

3 2 Rellena los ﬁ ltros de búsqueda

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Si el sistema te indica que el bono no es válido, informa al cliente que no puedes aceptar su reserva y deriva al cliente a nuestro Servicio de Atención al Cliente:

·

Smartbox

Telf.

902 006 993

· La Vida es Bella

Telf.

902 881 370

Es importante que realicéis la reserva del bono antes de dar el servicio, de esta manera os aseguráis el cobro del mismo y evitáis los siguientes casos NO REEMBOLSABLES:

· Bonos caducados.

· Bonos preactivos: no activados correctamente en el punto de venta o robados.

· Bonos de temáticas en las que no colaboráis.

· Bonos reservados en otros centros.

BONOS NO VÁLIDOS

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· Recuerda que para poder cobrar un bono la reserva SIEMPRE tiene que estar hecha en nuestro sistema. Si el cliente no presenta la conﬁ rmación de su reserva, debes comprobar que esté realizada, si no lo está, haz la reserva antes de dar el servicio.

· No tienes que emitir ni hacernos llegar ninguna factura a nuestro nombre. Si a nivel interno necesitas emitir factura, hazlo siempre a nombre del cliente.

· En Smartbox Group LTD emitimos facturas quincenales (el 15 y 31 de cada mes) siempre y cuando tengas reservas.

Puedes consultar y descargar tus facturas de los últimos 12 meses desde el apartado de Facturación de tu Extranet:

http://socios-es.smartbox.com/partenaires

Es importante que las descargues y las guardes ya que sólo quedan en la extranet las facturas de los últimos doce meses naturales.

· Nuestras facturas constan de 3 documentos:

· Factura de Comisión: Muestra la comisión de las cajas incluidas en la factura y que autodeducimos del ingreso.

· Factura de Compra: Indica el precio pack de las cajas incluidas.

· Partners Statement: Resumen de los bonos incluidos en esa quincena, detallando los 9 caracteres del código del bono seguidos del código de conﬁ rmación/seguridad, el precio pack, la comisión y el neto a reembolsar por cada uno de ellos.

Reservas entre el día 16 y el 31 del mes:

Entran en la factura del día 31 y el pago se emite el día 31 del mes siguiente (o el siguiente laborable si el

31 no lo fuera).

Smartboxgroup emite los pagos desde Irlanda. Al tratarse de una transferencia internacional, es posible que los pagos no se reﬂ ejen en tu cuenta hasta 72h después de la fecha de emisión.

FACTURACIÓN Y REEMBOLSOS

8 Reservas entre el día 1 y el 15 del mes:

Entran en la factura del día 15 y el pago se emite el día 15 del mes siguiente (o el siguiente laborable si el

15 no lo fuera).

Ejemplo: Cliente alojado el día 13 de febrero de 2016, el bono entrará en la factura del 15 de febrero que tendrás disponible en la extranet el 20 de febrero. El importe de reembolso lo abonaremos el 15 de marzo, el ingreso lo verás en tu cuenta entre el 16 y el 18.

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Es muy importante que cuando introduzcas los nuevos datos no dejes espacios entre números y que

adjuntes el documento bancario o pantallazo de tu cuenta online para que se pueda

realizar correctamente:

En el menú Facturación también puedes consultar y/o cambiar tus datos ﬁ scales y bancarios y ver un Extracto de vuestra cuenta.

XXXXXX

XXXXXX XXXXXX XXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXX

En Extracto de cuenta puedes ver las facturas y pagos de los últimos 12 meses:

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PREGUNTAS FREQUENTES / FAQS

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¿CÓMO ME GARANTIZO EL REEMBOLSO?

Conéctate periódicamente a tu espacio colaborador para consultar el apartado “Buscar Ventas”. Todas las reservas que aparecen en verde serán reembolsadas sin ningún trámite por tu parte según los períodos de facturación indicados anteriormente.

¿QUÉ DEBO HACER CUANDO UN CLIENTE SE PRESENTA SIN RESERVA PREVIA?

No aceptes a ningún cliente sin haber comprobado el bono previamente. Para ello debes realizar la reserva. Si el sistema te indica que el bono no es válido, informa al cliente que no puedes aceptar su reserva y que contacte con el Servicio de Atención al Cliente de Smartbox Telf. 902 006 993 o La Vida es Bella Telf. 902 881 370

¿QUE HAGO EN CASO DE OVERBOOKING?

Si no has cerrado tu calendario correctamente cuando ya estabas completo y has recibido una reserva de Smartbox o La Vida es Bella, debes contactar con el cliente para ofrecerle otras alternativas, ya que su reserva está conﬁ rmada. Recuerda que eres el responsable de tener la extranet actualizada.

¿QUÉ PASA EN CASO DE UN CLIENTE NO PRESENTADO O “NO SHOW”?

Todas las reservas conﬁ rmadas en la extranet (verdes), se facturarán y rembolsarán según los procesos de facturación y rembolsos indicados.

Smartboxgroup garantiza al establecimiento la cobertura de los “no shows” al 100%. Un cliente no presentado pierde el derecho de utilizar nuevamente su bono.

¿TENGO QUE ENVIAR UNA FACTURA A “SMARTBOX GROUP LTD”?

No. El servicio lo das al cliente, no a “SMARTBOX GROUP LTD”. En nuestro caso, sí generaremos una factura a favor de tu razón social con los bonos consumidos durante la quincena. Opcionalmente y como gestión interna de tu empresa, puedes emitir la factura de la prestación a nombre del cliente.

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¿QUÉ PASA EN CASO DE ANULACIÓN/MODIFICACIÓN DE RESERVA?

Si el cliente cancela o modifi ca su reserva, recibirás una notifi cación por email. La política de cancelación general es de 48h antes de la llegada. Dentro de las 48h previas a la entrada del cliente, es el establecimiento quién decide si acepta o no la cancelación o modifi cación fuera de plazos sin gastos. Desde la extranet no se pueden realizar cancelaciones o modifi caciones de reserva. Sólo el cliente a través de la web, o desde Atención al Cliente puede cancelar o modifi car reservas.

¿TIENES SERVICIOS EXTRAS CONTRATADOS TIPO: CENA, SPA O TRATAMIENTO?

En caso de disponer de uno de estos paquetes, te recomendamos que contactes con el cliente antes de su llegada para concertar la hora del servicio.

¿QUE PUEDO HACER PARA MEJORAR MI VISIBILIDAD Y DESTACARME FRENTE A LA COMPETENCIA?

Puedes añadir habitaciones disponibles en los próximos 30 días, o añadir una ventaja especial que te diferencie del resto.

¿CON QUIÉN TENGO EL CONTRATO COMERCIAL?

Tienes un contrato con Smartbox Group LTD Nº IE 9693638B, sociedad de derecho irlandés, inscrita con el número 463103. 4th Floor George’s Quay House Townsend Street, Dublin, 2 IRELAND desde donde se emiten las facturas y los pagos.

EXENCIÓN DE IVA VERSUS MÉTODO DE PAGO

Las cajas regalo son un producto exento de IVA. En el momento de la compra no se sabe dónde va a ser disfrutada, (Andorra, España, Francia…) con lo cual no se sabe que IVA se va a aplicar. Nosotros somos un servicio de intermediación y estamos exentos de facturar IVA. El colaborador debe trabajar con NIF Intracomunitario y declarar el IVA correspondiente. (De conformidad con la legislación aplicable, decisión de la CJCE de 21 de febrero de 2006 (C-419-02) y la decisión de la DGT (Dirección General de Tributos) de 20 de mayo de 2008, el precio de las cajas regalo no está sujeto a IVA al ser considerado como un medio de pago).

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¿QUÉ DECLARACIÓN DE IMPUESTOS HACE SMARTBOX GROUP LTD?

Los modelos fi scales de empresas españolas no son de aplicación para Smartbox Group LTD, al tener sede fi scal en Irlanda. Smartbox Group LTD se rige por la fi scalidad irlandesa. El colaborador, dado de alta como entidad que realiza operaciones intracomunitarias deberá realizar el Modelo 349 (Declaración Recapitulativa de Operaciones Intracomunitarias): es un resumen de las operaciones intracomunitarias realizadas. Para importes anuales totales inferiores a 35.000 y de estos, exento de IVA no supere los 15.000 basta con presentarlo una vez al año, en el mes de Enero. Para importes mayores y dependiendo de la cantidad, habrá que presentarlo cada uno, dos o tres meses. Tanto para los bienes como para los servicios, el colaborador recibirá la factura sin IVA. El colaborador tendrá que autoliquidar el IVA contabilizando simultáneamente un IVA soportado y un IVA repercutido. Las cantidades deberán aparecer en el modelo 303 en la casilla habilitada para ello.

¿CÓMO DEBO FACTURAR LA PRESTACIÓN OFRECIDA AL CLIENTE?

No debes facturar a Smartbox Group LTD ya que actúa aquí como modo de pago. El cliente es el beneﬁ ciario de la prestación, por lo que debes emitir la factura a nombre del cliente sin hacerle entrega de la misma, ya que en la mayor parte de los casos son regalos y desconocen el importe de su caja regalo. Por esta razón, es incorrecto realizar facturas a nombre de Smartbox Iberia o La Vida es Bella, ya que no es la sociedad con quién tienes el contrato.

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NOTA: Estas Preguntas frecuentes se han elaborado gracias a consultas previas a gestores y foros especializados, usted como colaborador y responsable de su facturación debe contactar con un gestor profesional para que le aconseje y le indique como actuar en cada caso. Smartbox Group LTD no se hará responsable de la gestión hecha por el colaborador, ya que no es nuestra responsabilidad el conocer y proporcionar información de facturación interna.

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MANUAL COLABORADOR. Estancias. Atención al Colaborador