INSTRUCCIONES PARA LA FASE DE DESARROLLO DEL PAF
A- FASE DE DESARROLLO DEL PROGRAMA DE FORMACIÓN EN CENTROS Coordinador/a de Formación en Centros (CFC)
Durante la fase de desarrollo, la persona responsable de la coordinación de formación (CFC) podrá obtener el justificante del programa anual de formación de su centro. Para ello, accederá con su usuario y contraseña de ITACA al enlace <http://itaca3.edu.gva.es/itaca3-gad>
Para descargar el documento resumen del PAF, el CFC debe acceder y seleccionar:
• Procedimientos > Programa anual formación > Programa anual formación
• Abrir la pestaña Presentación y marcar el botón Justificante
B- FASE DE DESARROLLO DE LA FORMACIÓN DE LOS PFC, GT Y SEMINARIOS Coordinador/a de la Actividad Formativa (CAF)
Durante la fase de desarrollo, el coordinador/a de la actividad formativa (CAF) accederá al enlace
<http://itaca3.edu.gva.es/itaca3-gad>, donde podrá realizar las siguientes acciones:
1. Añadir participantes. Tanto en los PFC, grupos de trabajo como seminarios, hasta que se alcance el 15% de las sesiones planificadas, se podrán introducir nuevos participantes, siempre y cuando se continúen cumpliendo los requisitos de participación de la convocatoria. En caso de que la aplicación no reconozca a algún participante, se deberá comunicar al asesor/a del CEFIRE esta circunstancia para que pueda incluirlo.
2. Modificación de la planificación. Durante la fase de desarrollo, la modificación permitida es indicar si la sesión es con ponente o no, por lo que solo afecta a los seminarios y proyectos de formación en centros. No se pueden hacer cambios en las fechas de planificación; por tanto, si la sesión se ha desarrollado en otra fecha, deberá notificar esta situación en el campo Diligencia del acta.
Si necesita modificar la última sesión, ya que afecta al tiempo permitido para presentar la memoria, el CAF deberá ponerse en contacto con su asesoría del CEFIRE y comunicar esta incidencia para que pueda realizar este cambio.
3. Añadir ponentes. En caso de que en la planificación se introduzcan sesiones con ponencias, se deberá incluir los datos de las personas que impartirán la formación. Si la aplicación no reconoce algún ponente, se deberá comunicar al asesor/a del CEFIRE para que pueda incluirlo.
4. Elaborar actas (pestaña Planificación). Las actas se grabarán telemáticamente en la plataforma;
por lo que dejarán de ser un documento que se deba escanear y enviar a la asesoría del CEFIRE. Las actas se podrán completar desde el día de la realización de la sesión. Un acta se podrá modificar y/o descargar hasta que finalice el periodo de elaboración y presentación de la memoria de la actividad formativa. Transcurrido ese tiempo, la aplicación no permitirá realizar cambios.
5. Descargar la plantilla de la hoja de firmas (pestaña Planificación). A medida que se vayan realizando las sesiones planificadas, se habilitará la pestaña correspondiente a cada sesión para poder descargar el documento donde los asistentes firmarán su asistencia.
6. Adjuntar la hoja de firmas (pestaña Planificación). Con vistas a la posterior certificación de las personas participantes de la actividad formativa, el CAF deberá subir la hoja de firmas de cada una de las sesiones realizadas en formato PDF o JPEG.
ATENCIÓN
Es importante prestar atención al mensaje que figura en la parte inferior de la pantalla de planificación, ya que nos indica la fecha límite para registrar todas las actas y adjuntar las hojas de firmas de los asistentes de todas las sesiones. Esta fecha será siempre treinta días después de la última sesión celebrada. Una vez transcurrido este periodo no se podrán realizar estas acciones.
A continuación, se detallarán cada una de las acciones.
1. AÑADIR PARTICIPANTES
El procedimiento es el mismo que en la fase inicial. Desde la pestaña Participantes se introducirán los participantes que cumplan los requisitos de la convocatoria. Existen cuatro posibilidades:
- Añadir participante externo. Si se trata de un participante no docente, se elegirá esta opción, donde se completarán sus datos y se adjuntará el justificante de contrato de trabajo y el fichero de cesión de datos personales y materiales generados. Una vez introducidas los datos, se marcará la casilla Añadir participante, para poder registrarlo.
- Añadir participante. Si es un docente de los centros participantes, se elegirá esta opción, donde a partir de su NIF y marcando Añadir participante se incluirá dentro de la actividad formativa. (Para que funcione correctamente, la letra del NIF tiene que estar en mayúscula.)
Cuando se incluye a los participantes, hay que marcar Guardar. Los miembros de la actividad formativa incluidos recibirán un aviso mediante un correo electrónico.
a) Si son docentes de la Generalitat, lo recibirán al correo @gva.es.
b) Si son docentes de centros privados concertados, al correo registrado en ITACA.
En ambos casos tendrán que entrar en la plataforma OVIDOC <https://ovidoc.edu.gva.es/> con su usuario y contraseña de ITACA y acceder a la opción Trámites para aceptar o rechazar la participación del proyecto. Los docentes de los centros privados concertados accederán a esta plataforma una vez la dirección del centro habilite su acceso.
- Añadir fichero de participante. Esta opción permite rescatar a los participantes de un listado, si el archivo está en formato CSV o TXT.
- Reenviar e-mail a participantes. Esta opción permite volver a enviar a todos los miembros de la actividad formativa un correo electrónico de conformidad para la participación en el curso.
Por último, hay que marcar Guardar.En el caso de no poder introducir al participante, el CAF deberá ponerse en contacto con su asesor/a del CEFIRE para que lo pueda incluir dentro de la formación en el período establecido.
2. MODIFICACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN
La forma de proceder en las distintas actividades formativas (PFC y seminarios) es la misma. Accederemos a la Planificación haciendo clic sobre esta pestaña.
Existen dos maneras de modificar la planificación de una sesión determinada:
- Haciendo doble clic sobre la sesión que se quiere modificar.
- Señalando con el botón de la derecha del ratón la sesión que queremos cambiar, nos aparecerá el botón Editar. Al marcarlo, aparecerá esta pantalla:
Solo estará habilitada la opción Ponente. Al acceder sobre el desplegable, nos aparecerá la opción SÍ o NO para definir si la sesión seleccionada es con ponente o no. Una vez elegida, se marcará el botón Modificar planificación para que quede registrado. Esta acción deberá hacerse con cada una de las sesiones que se quieran modificar de forma individual, ya que la aplicación no permite agruparlas. Después marcar Guardar.
3. AÑADIR PONENTES
Cuando no coincidan las horas de ponencia de la planificación con las horas de ponentes, la pestaña Ponentes se mostrará de color naranja. Solo cuando se hayan definido sesiones con ponencia, se habilitará el botón Añadir ponentes, por lo que en el caso de que se quiera dar de alta a un ponente, previamente deberán estar definidas las sesiones en la pestaña Planificación.
La planificación es el paso previo.
Dentro de la pestaña Ponentes, es necesario cumplimentar el apartado de Justificación, ya que se trata de un campo obligatorio.
Se procederá de la misma manera que en la fase inicial.
Al pulsar el botón Añadir ponentes de la pestaña Ponentes, aparecerá esta pantalla:
Si el ponente es docente, saldrán sus datos por defecto al introducir su NIF y solo se tendrá que añadir el fichero de cesión de datos personales y materiales generados. El docente ha de ser externo al centro.
Si es externo, se tendrán que completar todos los datos y subir los dos archivos. Es necesario completar todos los datos del ponente para darle de alta.
Una vez introducidos todos los campos se marcará la casilla Alta de ponente, para poder registrar al ponente. En la pestaña Ponentes, marcaremos el botón Guardar para grabar toda la información.
También se puede modificar el número de horas totales de un ponente ya introducido, ajustándose a las horas definidas en la planificación. Para ello, se hará doble clic sobre el ponente y se modificará la hora. Después, hay que marcar Guardar.
Dentro de la pestaña Ponentes, se debe rellenar el apartado de Justificación, puesto que se trata de un campo obligatorio.
En caso de que no se pueda introducir a un ponente, el CAF deberá ponerse en contacto con su asesor/a del CEFIRE para que pueda darlo de alta.
4. ELABORAR EL ACTA
Esta acción se realizará en la pestaña Planificación. Se podrán ir añadiendo las actas de forma paulatina según se vayan celebrando las sesiones. Para poder grabar el acta, se pulsará una vez el botón Elaborar acta que aparece junto a la sesión que se quiere cumplimentar, tal como indica la imagen siguiente.
Aparecerá una pantalla con tres campos a completar brevemente:
1. Temas. Se definirán los temas tratados en la sesión.
2. Acuerdos. Se explicaran los acuerdos a los que la actividad formativa ha llegado.
3. Diligencia. Este campo se completará cuando haya un cambio de fecha en la realización de la sesión. Se deberá seguir el siguiente modelo: «Acta para hacer constar que la sesión planificada a fecha …… se ha celebrado el día ….. por el motivo siguiente: ………..»
Al terminar, marcar el botón Guardar acta. Se podrán modificar y/o completar pulsando el botón Elaborar acta, siempre y cuando no finalice el periodo de memoria.
5. DESCARGAR ACTA
Cuando el coordinador/a redacte algún campo del acta, se habilitará el botón de la columna siguiente cambiando de color. En ese momento podrá pulsar el botón Descargar acta de la sesión seleccionada e imprimir el documento generado. Se pulsará el botón señalado en la siguiente imagen.
6. DESCARGAR PLANTILLA DE HOJA DE FIRMAS
El botón para descargar la hoja de firmas se irá habilitando conforme se vaya celebrando cada sesión. Para poder obtener la plantilla pulsaremos el botón Descargar plantilla de cada sesión e imprimir el documento generado. Esta acción se realizará en la tercera columna de Planificación, tal y como muestra la imagen siguiente:
7. ADJUNTAR LA HOJA DE FIRMAS
Una vez celebrada la sesión y los participantes hayan hecho constar su asistencia mediante su firma en la hoja de firmas, se deberá escanear y adjuntar el archivo generado en PDF. Habrá un archivo para cada sesión. Se deberá pulsar el botón Adjuntar firmas situado junto a la sesión y buscar el archivo. Después, se debe pulsar Guardar. Aparecerá un mensaje que indica que la operación se ha realizado correctamente.
8. DESCARGAR HOJA DE FIRMAS
Este botón se habilitará en cada sesión una vez se haya adjuntado la hoja de firmas correspondiente.
Se trata de un campo de seguimiento y comprobación de los documentos subidos anteriormente.
Aparecerá en la columna Hoja de firmas que aparece indicada en la imagen siguiente.