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La organización de los fondos de archivo:

clasificación. ordenación e instalación*

Dra. Verónica Mateo Ripoll Universidad de Alicante

*Guía del tema para seguir las explicaciones del profesor. Completar con la bibliografía, enlaces y

demás materiales proporcionados en el aula y Campus Virtual

(2)

Esquema

1. Organización.

Definición, objetivos y métodos

2. Clasificación.

Definición. Premisas

3. Ordenación

Definición. Modos

4. Instalación

(3)

La organización. Definición

La función esencial del archivero es facilitar el acceso a los documentos.

Esto se consigue por medio de:

Ð

instrumentos de descripción y búsqueda de instrumentos de descripción y búsqueda de

los fondos

los fondos documentalesdocumentales Ð

van precedidos de las tareas de:

clasificación y ordenación clasificación y ordenación.

(4)

Importancia de la ORGANIZACIÓN

Ð

Un archivo desorganizado, aunque contenga los fondos más ricos del

mundo, no favorece ni la perdurabilidad de la

documentación, ni las búsquedas

documentales.

(5)

La organización organización

disminuye las pérdidas,

favorece la conservación

y mejora las búsquedas de

información.

(6)
(7)

Archivo desorganizado

ORGANIZACIÓN:

Tareas de clasificación y

ordenación

Instalación de la documentación una vez

organizada

(8)

La

organización organización

consta de dos etapas:

clasificación

clasificación ordenación ordenación . .

(9)

Habitualmente los términos

" clasificar" y " clasificar ordenar" se ordenar emplean de manera indistinta

en el lenguaje coloquial.

Ð

Desde el punto de vista

archivístico existen muchas y muy importantes diferencias diferencias

que hay que conocer.

(10)

La clasificación clasificación supone establecer clases o grupos diferentes entre sí, mientras que la ordenación ordenación implica

alinear, distribuir, enfilar dentro de cada uno de esos subconjuntos,

de esos grupos.

(11)

La organización. Objetivos:

1) Coadyuvar con el servicio de consulta, considerando que los documentos aportan

mayor información si se encuentran integrados con su contexto.

(12)

2) Dar a cada unidad archivística su lugar correspondiente, bien mediante la aplicación del principio de procedencia y orden original,

si se trata de fondos institucionales, o bien según la distribución lógica de agrupación, en el caso de las colecciones.

(13)

3) Evidenciar o reconstruir la disposición de un archivo, a partir de las relaciones

funcionales y estructurales que, de manera natural,

se producen entre los documentos durante su ciclo vital.

(14)

I. La organización. Métodos I. La organización. Métodos

El mejor método de

organización de un archivo es recrear o respetar el orden

originario que tuvieron o debieron tener los papeles en

cada una de las oficinas

productoras.

(15)

es un método objetivo porque

… cualquiera que fuera el archivero, si se hace bien, el

resultado es siempre el mismo.

Si se desorganizara mil veces, el resultado de organizarlo

conforme al orden natural y originario sería igualmente el mismo.

(16)

‰ <<Consiste en establecer clases o grupos de documentos, únicos y diferentes entre sí, de modo que queden integrados formando

parte de la estructura de un todo>>.

‰ Esta separación por grupos

documentales se efectúa según el principio clave de la Archivística: el “respeto a la procedencia de los fondos documentales”

2. La clasificación

(17)

Mientras que las bibliotecas se

clasifican por materias o contenidos, los archivos se clasifican sólo …

Por “fondos” (conjunto documental fondos

producido por una institución, órgano o entidad)

Por “series” dentro de los fondos (libros, series expedientes o documentos caracterizados por materializar funciones, competencias y procedimientos característicos y distintos),

(18)

por “expedientes” dentro de las series (los expedientes documentos referidos al procedimiento de un asunto)

y por “documentos sueltos” en el caso de la documentos sueltos correspondencia epistolar recibida y

emitida.

(19)

La clasificación. Premisas

Siempre es anterior a la ordenación

La clasificación en un archivo de oficina, de gestión:

ƒ

Viene encauzada, determinada por el

proceso de producción documental, es un proceso natural

(20)

La clasificación. Premisas

La clasificación en un archivo histórico:

ƒ

Problemas// supuestos:

A.

Archivo organizado

B.

Archivo desorganizado

(21)

Ejemplos:

http://www.archivo.ayuncordoba.es/

http://www.ayto-

oviedo.es/es/elAyuntamiento/archivoMu nicipal/cuadrosClasificacion.php

http://www.mieres.es/archivo/page7/pag e7.html

http://www.ugr.es/~archivo/desuni.htm

(22)

3. La Ordenación 3. La Ordenación

Una vez efectuada la clasificación damos paso a la ordenación, <<que

consiste en unir y relacionar los distintos elementos de cada clase o

grupo creados inicialmente, de acuerdo con una unidad-orden

establecida de antemano>>.

(23)

3. La Ordenación. Modos 3. La Ordenación. Modos

Así, pues, estableceremos dentro de las

“series”, “expedientes” y “documentos”

ya clasificados

1.

Una secuencia natural (orden según secuencia natural los momentos de la gestión que los originó)

2.

alfabalfabéética (expedientes personales o tica de materias). Orden abierto.

(24)

3. La Ordenación 3. La Ordenación

3. 3. Geogr Geogr á á fica (series y documentos fica referidos a ciudades o barrios o calles)

4. 4. Num Num é é rica (documentos contables, rica

documentos de correspondencia). El

orden numérico es cerrado y no permite

interpolaciones ni pérdidas.

(25)

La Instalación

Consiste en el alojamiento físico de los documentos en las estanterías mediante unidades de instalación, ya sean cajas, legajos o libros.

Antes de introducir un expediente en su caja hay que proceder a identificarlo, mediante una signatura que haga referencia a la unidad de instalación que lo contiene y su orden dentro de la misma.

(26)

Archivo Histórico Nacional.

Sección Nobleza. Toledo

(27)

“ En la instalación de las cajas, legajos y libros seguiremos el sistema de

numeración continua, el más indicado para un archivo en crecimiento,

mediante la numeración arábiga desde el nº 1 en adelante, siguiendo la

secuencia natural.

Ejemplo: un expediente ubicado en la caja o legajo 97, y que ocupa el nº3, de los 10 que contiene,

tendrá la signatura: 97,3.

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