Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos Secretaría / Instituto
Responsable
Secretaria de administración
Área Responsable Dirección de recursos humanos Área Responsable Departamento de nómina Área Responsable Departamento de personal
Nombre del
Procedimiento
Alta de empleado
Propósito Generar las altas de nuevos empleados, generando registro en el sistema y expediente.
Alcance Desde la recepción de los documentos, registro y control de datos, archivo de expediente y cobro de sueldo del empleado.
Descripción del Procedimiento No. de
Actividad
Actividad Tiempos /
Observaciones
1 Se recibe la documentación del aspirante y se verifica que cumpla con todos los requisitos de la documentación solicitada:
-Original de solicitud de empleado con fotografía -Copia del acta de Nacimiento del empleado -Copia de Credencial del INE
-CURP
-Original de Certificado Médico
-Constancia del Ultimo Grado de Estudios -Curriculum Vitae
-Cartilla del Servicio Militar -R.F.C.
Solo Hombres
2 Se procede a la captura de los datos en el sistema de nómina para dar de alta al nuevo empleado, asignándole un número de cobro, categoría, adscripción y el salario asignado de acuerdo a la categoría.
3 Se realiza la entrega los documentos del empleado al Departamento de Personal para generar el expediente del trabajador y archivarlo.
4 Se procede a la toma de fotografía del empleado para el registro en el sistema.
5 Se realiza el trámite de tarjeta bancaria para el depósito de sueldo, mediante oficio a Tesorería Municipal
6 Se genera el pago correspondiente según sea el registro en nómina: Quincenal o Decenal
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre del procedimiento Alta de Empleado Diagrama de Flujo
INICIO
Se verifica que cumpla con toda la documentación para proceder con el alta del empleado
A
Se recepcióna la
documentación para la alta del nuevo empleado
Cumple con toda la documentación?
NO
SI
El aspirante no cumple con la documentación
Se procede a la captura de los datos del empleado en el sistema de nómina
Una vez generada el alta del
empleado en el sistema de
nómina se realiza la entrega de
los documentos al departamento
de personal para generar su
expediente personal y archivarlo
Nombre del procedimiento Alta de Empleado Diagrama de Flujo
A
El departamento de personal procede a la toma de fotografía del nuevo empleado para registro en el sistema
Se realiza el trámite de la tarjeta del nuevo empleado mediante oficio girado a Tesorería Municipal.
Se genera pago correspondiente según sea el registro en el sistema de nómina, Quincenal o Decenal.
FIN
Nombre del procedimiento Alta de Empleado Lineamientos
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LA SECRETARIA DE
ADMINISTRACIÓN/DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Nombre del procedimiento Alta de Empleado Formatos
NO APLICA
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos Secretaría / Instituto
Responsable
Secretaria de Administración
Área Responsable Dirección de recursos humanos Área Responsable Departamento de nómina Área Responsable Departamento de personal
Nombre del
Procedimiento
Baja de empleado
Propósito Generar las bajas de empleado.
Alcance Desde la baja en sistema hasta que el expediente queda en archivo muerto.
Descripción del Procedimiento No. de
Actividad
Actividad Tiempos /
Observaciones
1 Se recibe documentación para trámite de baja.
-Renuncia voluntaria -Actas administrativas -Acta de difusión
2 Se procede a realizar la baja en el sistema de nómina.
3 Se informa al departamento de personal de la baja del trabajador para proceder a enviar el expediente l archivo de baja.
4 Se envía el expediente de baja al archivo muerto.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre del procedimiento Baja de empleado Diagrama de Flujo
Se procede con la baja en el sistema de nómina
Se recibe documentación para trámite de baja según sea el caso: Baja voluntaria, actas administrativas, acta de difusión
Se informa al departamento de personal de la baja del empleado para enviar departamento de personal para el archivo de baja
FIN
INICIO
Nombre del procedimiento Baja de empleado Lineamientos
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LA SECRETARIA DE
ADMINISTRACIÓN/DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Nombre del procedimiento Baja de Empleado Formatos
NO APLICA
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos Secretaría / Instituto
Responsable
Secretaria de Administración
Área Responsable Dirección de recursos humanos Área Responsable Departamento de nómina
Nombre del
Procedimiento
Elaboración de nómina
Propósito Generar las nóminas del ayuntamiento
Alcance Desde la captura de incidencias hasta la entrega de las nóminas en contraloría para tramite de pago.
Descripción del Procedimiento No. de
Actividad
Actividad Tiempos /
Observaciones 1 Se recepciona por parte del departamento de personal
las incidencias para la aplicación en el sistema de nómina.
2 Se procede a la aplicación de los descuentos de préstamos personales en el sistema de nómina de la empresa FONACOT y FINANCIERA CIA.
3 Se procede a imprimir las prenóminas elaboradas después de haber generado todas incidencias, así como los descuentos de préstamos personales.
4 Se elabora oficio dirigido a Contraloría Municipal para la revisión correspondiente del pre nóminas generadas firmadas y selladas por los titulares de la Dirección de Recursos Humanos y de la Secretaria de Administración.
5 Se procede a la elaboración e impresión de nóminas después de haber sido revisada la pre nómina por parte de la Contraloría Municipal.
6 Se procede a la elaboración de oficio para enviar nómina y pre nómina para trámite de pago en Contraloría Municipal firmada y sellada por los titulare de la Dirección de Recursos Humanos y de la Secretaria de Administración.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre del procedimiento Elaboración de Nómina Diagrama de Flujo
Se procede a la aplicación de los descuentos de préstamos personales en el sistema de nómina de la empresa FONACOT y FINANCIERA CIA.
Se procede a imprimir las pre nóminas elaboradas después de haber generado todas incidencias, así como los descuentos de préstamos personales.
FIN INICIO
Se elabora oficio dirigido a Contraloría Municipal para la revisión correspondiente del pre nóminas generadas firmadas y selladas por los titulares de la Dirección de Recursos Humanos y de la Secretaria de Administración.
A .
A .
Se procede a la elaboración e impresión de nóminas después de haber sido revisada la pre nómina por parte de la Contraloría Municipal.
Se procede a la elaboración de
oficio para enviar nómina y pre
nómina para trámite de pago en
Contraloría Municipal firmada y
sellada por los titulares de la
Dirección de Recursos
Humanos y de la Secretaria de
Administración.
Nombre del procedimiento Elaboración de Nómina Lineamientos
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LA SECRETARIA DE
ADMINISTRACIÓN/DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Nombre del procedimiento Elaboración de Nómina Formatos
NO APLICA
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos Secretaría / Instituto
Responsable
Secretaria De Administración
Área Responsable Dirección de Recursos Humanos Área Responsable Departamento de Nómina
Nombre del
Procedimiento
Timbrado de nóminas
Propósito Timbrar todas las nóminas generadas, para dar cumplimiento a las normativas establecidas por el SAT.
Alcance Timbrado de cada uno de los pagos generados a cada trabajador, hasta que sea recepcionado y aceptado por el SAT.
Descripción del Procedimiento No. de
Actividad
Actividad Tiempos /
Observaciones
1 Se ingresa al sistema de nóminas.
2 Se direcciona a la opción de timbrado de nóminas.
3 Se selecciona el tipo de nómina a timbrar.
4 Se da clic en la opción de timbrar nómina
5 Se espera el reporte generado por el sistema donde se refleja que ya ha sido aceptado el timbrado
6 Timbrado concluido.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre del procedimiento Timbrado de Nómina Diagrama de Flujo
A .
A.
SI NO
FIN Se selecciona el tipo de nómina
a timbrar.
Se ingresa al sistema de nóminas.
INICIO
.Se da clic en la opción de timbrar nómina
Se espera el reporte generado por el sistema donde se refleja que ya ha sido aceptado el timbrado
Se timbro completa la
nómina?
Nombre del procedimiento Timbrado de Nómina Lineamientos
CALCULAR LOS SUELDOS Y SALARIOS DE ACUERDO A LOS
ARTÍCULOS 93 Y 94 DE LA LEY DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA.
Nombre del procedimiento Timbrado de Nómina Formatos
NO APLICA
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos Secretaría / Instituto
Responsable
Secretaria de administración
Área Responsable Dirección de recursos humanos Área Responsable Departamento de nómina
Nombre del
Procedimiento
Alimentación de la base de datos en el SIAHM
Propósito Alcance
Descripción del Procedimiento No. de
Actividad
Actividad Tiempos /
Observaciones
1 Se captura toda la Información de los empleados que se encuentran activos en nómina, dentro del Sistema de Administración de Hacienda Municipal (SIAHM) Nombre, R.F.C., C.U.R.P. fecha de ingreso asi como salario y no. de cobro.
2 Las altas y bajas que se generen dentro de la nómina de este Ayuntamiento, de igual manera se aplican en el SIAHM de manera quincenal para tener actualizado la información.
3 Los movimientos de Altas y Bajas que se aplican dentro del SIAHM, se envían de manera trimestral a la Tesorería Municipal para tener actualizado dentro del módulo de recursos humanos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre del procedimiento Alimentación de la base de datos en el SIAHM Diagrama de Flujo
Se captura toda la Información de los empleados que se encuentran activos en nómina, dentro del Sistema de Administración de Hacienda Municipal (SIAHM) Nombre, R.F.C., C.U.R.P. fecha de ingreso así como salario y no. de cobro.
INICIO
Las altas y bajas que se generen dentro de la nómina de este Ayuntamiento, de igual manera se aplican en el SIAHM de manera quincenal para tener actualizado la información.
Los movimientos de Altas y Bajas que se aplican dentro del SIAHM, se envían de manera trimestral a la Tesorería Municipal para tener actualizado dentro del módulo de recursos humanos.
El SIAHM, es un Sistema el cual lo instala en los equipos de los Municipios el Órgano De Fiscalización Superior Del Congreso Del Estado.
FIN
Nombre del procedimiento Alimentación de la base de datos en el SIAHM Lineamientos
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LA SECRETARIA DE
ADMINISTRACIÓN/DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Nombre del procedimiento Alimentación de la base de datos en el SIAHM Formatos
NO APLICA
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos Secretaría / Instituto
Responsable
Secretaria de administración
Área Responsable Dirección de recursos humanos Área Responsable Departamento de personal
Nombre del
Procedimiento
Elaboración de incidencias
Propósito Llevar control y registro de incidencias de todo el personal del ayuntamiento.
Alcance Recepción y descarga de asistencias, incapacidades, oficios de vacaciones y primas vacacionales.
Descripción del Procedimiento No. de
Actividad
Actividad Tiempos /
Observaciones
1 Se procede a la descarga de los relojes checadores para verificar la asistencia del personal del ayuntamiento.
2 Se verifica las incapacidades, oficios de vacaciones para justificar la asistencia del personal.
3 Se realiza el reporte de primas vacacionales para proporcionar la información al departamento de nóminas y proceder a la aplicación en el sistema de nóminas.
4 Se realiza el reporte de asistencia para proporcionar la información al departamento de nóminas y proceder a la aplicación en el sistema de nóminas.
5 Se archiva los reportes de asistencia para el control de incidencias.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre del procedimiento Elaboración de incidencias Diagrama de Flujo
Se verifica las
incapacidades, oficios de vacaciones para justificar la asistencia del personal.
Se procede a la descarga del reloj checador para verificar la asistencia del personal del ayuntamiento.
Se realiza el reporte de primas
vacacionales para
proporcionar la información al departamento de nóminas y proceder a la aplicación en el sistema de nóminas.
INICIO
Se archiva los reportes de asistencia para el control de incidencias.
FIN
Se realiza el reporte de asistencia para proporcionar
la información al
departamento de nóminas y
proceder a la aplicación en el
sistema de nóminas.
Nombre del procedimiento Elaboración de incidencias Lineamientos
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LA SECRETARIA DE
ADMINISTRACIÓN/DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Nombre del procedimiento Alimentación de la base de datos en el SIAHM Formatos
NO APLICA
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos Secretaría / Instituto
Responsable
Secretaria de administración
Área Responsable Dirección de recursos humanos Área Responsable Departamento de nómina
Nombre del
Procedimiento
Declaración de sueldos y salarios anual
Propósito Cumplir con la ley y normativa emitida por el SAT Alcance Calcular los sueldos y salarios de acuerdo a los
artículos 93 y 94 de la ley del impuesto sobre la renta.
Descripción del Procedimiento No. de
Actividad
Actividad Tiempos /
Observaciones 1 Se calcula el impuesto sobre los ingresos. (salario mensual
del trabajador).
1. A la suma de los ingresos sujetos de ISR, se le denomina ingreso gravado, sobre el cual se calcula el impuesto del periodo.
2. El ingreso gravado se localiza entre los Límites Inferior y Superior de la tarifa del impuesto.
3. Al ingreso gravado, se le resta el Límite Inferior correspondiente;
el resultado será el excedente (diferencia).
4. El excedente se multiplica por el Porcentaje correspondiente al Excedente del Límite Inferior, resultado será el impuesto marginal.
5. Al impuesto marginal se le suma la Cuota fija que le corresponda; el resultado será el impuesto determinado.
Aplicación de la tabla del subsidio para el empleo:
1. Al impuesto determinado se le resta el Subsidio para el Empleo del periodo de pago, conforme a la tabla.
2. El resultado será el impuesto a retener o el Subsidio para el Empleo a entregar (a favor) al trabajador.
Caso Práctico.
INGRESO TOTAL $6,280.00
INGRESO EXENTO 0.00
INGRESO GRAVADO 6,280.00
LIMITE INFERIOR 4,210.42
EXCEDENTE DEL LIMITE INFERIOR 2,069.58
% S/ EXCEDENTE DEL LIMITE INFERIOR 10.88%
IMPUESTO PARCIAL 225.17
CUOTA FIJA 247.23
IMPUESTO DETERMINADO (ISR) 472.40
SUBSIDIO PARA EL EMPLEO 253.54
IMPUESTO A RETENER:
218.86
2 Una vez teniendo calculado el impuesto, se procede a descargar la información de cada uno de los trabajadores en un archivo digital (carga BATCH).
3 Se ingresa a la página del SAT, para realizar el envío de la información para realizar la declaración de sueldos y salarios de cada uno de los trabajadores el ayuntamiento.
4 Fundamento legal:
Artículos 93 Prestaciones Exentas de Impuesto.
Artículos 94 Prestaciones Gravadas de Impuesto
.FIN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre del procedimiento Declaración de sueldos y salarios anual Diagrama de Flujo
Una vez teniendo calculado el impuesto, se procede a descargar la información de cada uno de los trabajadores en un archivo digital (carga batch).
Se calcula el impuesto sobre los ingresos. (Salario mensual del trabajador).
Se ingresa a la página del SAT, para realizar el envío de la información para realizar la declaración de sueldos y salarios de cada uno de los trabajadores el ayuntamiento.
INICIO
FIN
Nombre del procedimiento Declaración de sueldos y salarios anual Lineamientos
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LA SECRETARIA DE
ADMINISTRACIÓN/DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Nombre del procedimiento Declaración de sueldos y salarios anual Formatos
NO APLICA
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos Secretaría / Instituto
Responsable
Secretaria de administración
Área Responsable Dirección de recursos humanos Área Responsable Departamento de personal
Nombre del
Procedimiento
Elaboración de contratos laborales personal eventual
Propósito Archivo y control de expedientes de personal
Alcance Recepcionar los expedientes, registrarlos y archivarlos en esta Dirección de Recursos Humanos.
Descripción del Procedimiento No. de
Actividad
Actividad Tiempos /
Observaciones
1 Contar con el expediente del personal dado de alta, proporcionado por el departamento de nóminas.
2 Se revisa que el expediente contenga toda la documentación correspondiente.
3 Se verifica en sistema que los datos de alta sean los correctos, número de cobro, secretaria y dirección asignada.
4 Se realiza el contrato laboral del trabajador eventual por un periodo determinado de tres meses.
5 Se recaban las firmas de los que intervienen en el contrato laboral, empleado, Director de Recursos Humanos y el Secretario de Administración.
6 Se archiva expediente anexando el contrato laboral del personal eventual para resguardo en los archivos de esta Dirección de Recursos Humanos
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre del procedimiento Elaboración de contratos laborales personal eventual
Diagrama de Flujo
Se revisa que el expediente contenga toda la documentación correspondiente.
Contar con el expediente del personal dado de alta, proporcionado por el departamento de nóminas.
Se verifica en sistema que los datos de alta sean los correctos, número de cobro, secretaria y dirección asignada.
INICIO
Se realiza el contrato laboral del trabajador eventual por un periodo determinado de tres meses.
Se recaban las firmas de los que intervienen en el contrato laboral, empleado, Director de Recursos Humanos y el Secretario de Administración.
FIN
Se archiva expediente anexando el contrato laboral
del personal eventual para resguardo en los archivos
de esta Dirección de Recursos Humanos
Nombre del procedimiento Elaboración de contratos laborales personal eventual
Lineamientos
MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LA SECRETARIA DE
ADMINISTRACIÓN/DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS
Nombre del procedimiento Elaboración de contratos laborales personal eventual
Formatos
NO APLICA
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos Secretaría / Instituto
Responsable Secretaria de administración
Área Responsable Dirección de adquisiciones y servicios
Área Responsable Departamento de combustible y mantto. vehicular Área Responsable Combustible
Nombre del
Procedimiento
Suministro de combustible, lubricantes y aditivos para vehículos del H. Ayuntamiento Municipal.
Propósito Proveer el combustible necesario para las unidades a cargo de las diferentes áreas, a fin de que realicen las actividades oficiales encomendadas.
Alcance Desde la recepción del oficio de solicitud de requerimiento de combustible y/o lubricantes hasta el trámite de validación ante la contraloría interna municipal.
Descripción del Procedimiento No. de
Actividad
Actividad Tiempos /
Observaciones
1
El titular de la secretaria de administración, recibe de la dependencia correspondiente, formato único de suministro de combustible debidamente requisitado.
2
Turna a la dirección de adquisiciones y servicios para que analice el formato único de suministro de combustible, verifique el registro de suministro a las unidades y asigne la cantidad en litros para dotar el vehículo correspondiente.
3
Comunica y envía el formato autorizado de manera económica al titular del departamento de combustible y mantenimiento vehicular para el suministro de combustible y/o lubricantes.
4
Se procede al suministro de combustible y/o lubricantes, y recaba firma de recibido del conductor en el formato único de suministro de combustible.
5
Recibe del proveedor ticket original del comprobante de la carga realizada, se registra en el formato único de suministro de combustible el importe en pesos y el litraje de combustible suministrado.
6
Acude al área de facturación del proveedor, entrega original de formato único de suministro de combustible y los tickets originales de carga para la facturación correspondiente.
7 Recibe del proveedor las facturas, formato único de suministro de combustible y tickets de carga, en originales para trámite de pago.
8
Recaba firmas y sello del director de adquisiciones y el titular de la secretaria de administración, en el formato único de suministro de combustible y en la factura.
9
Elabora oficio de envió para revisión de factura y documentación soporte en original y cuatro copias el director de adquisiciones y el titular de la secretaria de administración y envía a la contraloría lo siguiente:
1. formato único de suministro de combustible 2. tickets de carga
3. factura
10 Se archiva copia del acuse de documentación enviada a la contraloría.
FIN DE PROCEDIMIENTO
Nombre del procedimiento Suministro de combustible, lubricantes y aditivos para vehículos del H. Ayuntamiento Municipal.
Diagrama de Flujo
Analiza el requerimiento de combustible y asigna la cantidad de litros.
Comunica y envia los requerimientos
autorizados al
departamento de combustible para el suministro
A
Recibe formato de requerimiento de combustible y/o lubricantes
1
2
3
Se procede al suministro
combustible y recaba firma de recibido del conductor
4
Recibe del proveedor factura, formato único de suministro de combustible y tickets de carga originales
7
8
Recaba firmas y sello del director de adquisiciones y titular de la secretaria de administración, en factura y formato
B
Recibe del proveedor tikects de carga original y se registra el importe y litraje en formato de combustible
Acude al área de facturación del proveedor, entrega formato y ticket de carga
A
Elabora oficio para revisión de la documentación soporte
FIN 5
6
B
9
Archivo copia del acuse de la documentación enviada a la contraloría
10
INICIO
Nombre del procedimiento Suministro de combustible, lubricantes y aditivos para vehículos del H. Ayuntamiento Municipal.
Lineamientos
LOS ESTABLECIDOS EN LA LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTO DE BIENES MUEBLES Y CONTRATACION DE SERVICIOS PARA EL ESTADO DEC HIAPAS.
LOS ESTABLECIDOS EN LA LEY ORGANICA MUNICIPAL DEL ESTADO DE
CHIAPAS.
Nombre del procedimiento Suministro de combustible, lubricantes y aditivos para vehículos del H. Ayuntamiento Municipal.
Formatos
FORMATO UNICO DE SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE.
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos Secretaría / Instituto
Responsable Secretaria de administración
Área Responsable Dirección de adquisiciones y servicios
Área Responsable Departamento de combustible y mantto. vehicular Área Responsable Mantenimiento vehicular
Nombre del
Procedimiento
Gestión del mantenimiento y/o reparación automotriz al parque vehicular de la administración pública municipal.
Propósito Gestionar con el proveedor automotriz el mantenimiento y/o reparación del parque vehicular de la administración pública municipal.
Alcance Desde la recepción del oficio de solicitud de requerimiento de mantenimiento vehicular hasta el trámite de validación ante la contraloría interna municipal.
Descripción del Procedimiento No. de
Actividad
Actividad Tiempos /
Observaciones
1
El titular de la secretaria de administración recibe el requerimiento de mantenimiento y/o reparación de las unidades del parque vehicular de la administración pública municipal de la diferentes dependencias, debidamente requisitado con las firmas correspondientes
2 Se turna a la dirección de adquisiciones y servicios para su revisión y análisis correspondiente,
3
Se turna al departamento de combustible y mantenimiento vehicular para solicita al taller automotriz autorizado diagnóstico y presupuesto de los servicios y/o refacciones que requiere la unidad.
El taller automotriz autorizado envía a la dirección de adquisiciones y servicios el diagnóstico y presupuesto para su valorización, seguimiento, y analiza el costo de la reparación y determina:
¿El costo excede el 60% del valor del vehículo?
Si. Envía la información del diagnóstico y presupuesto al departamento de patrimonio para que inicie el trámite de baja correspondiente.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
No. Se procede a realizar la orden de compra, orden de servicio o contrato según corresponda y se hace entrega al taller autorizado para que proceda a su realización.
continua en el paso 4
4 factura y la constancia de recibido.
5
se elabora oficio de solicitud de trámite de pago y envía a la contraloría interna municipal en original y cuatro copias de lo siguiente:
factura
requerimiento
orden de compra y/o servicio y/o contrato
constancia de recibido
y en algunos casos, fotos y/0 póliza de garantía de acumuladores. (según corresponda)
6 Se archiva una copia con el acuse de recibido de la documentación enviada a la contraloría interna municipal.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre del procedimiento Gestión del mantenimiento y/o reparación automotriz al parque vehicular de la administración pública municipal.
Diagrama de Flujo
Recibe presupuesto autorizado, elabora contrato y orden de servicio
5
Envía al proveedor de servicio automotriz para que realice los servicios descritos
Recibe factura de proveedor y constancia de recibido
Elabora oficio de solicitud del trámite de pago, fotocopia y envía a contraloría interna municipal
Secretaria archiva copia de la documentación enviada a contraloría
FIN El costo excede el
60 % del valor del vehículo
SI
NO
Se elabora orden de compra, orden de servicio o contrato y turna al taller autorizado
A
Turna a patrimonio para que se inicie el trámite de baja el vehículo
FIN INICIO
Analiza el
requerimiento, y solicita
diagnóstico y
presupuesto
Recibe presupuesto, analiza costo y determina
A
Se recibe requerimiento
de mantenimiento y/o
reparación automotriz
Nombre del procedimiento Gestión del mantenimiento y/o reparación automotriz al parque vehicular de la administración pública municipal.
Lineamientos
LOS ESTABLECIDOS EN LA LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTO DE BIENES MUEBLES Y CONTRATACION DE SERVICIOS PARA EL ESTADO DEC HIAPAS.
LOS ESTABLECIDOS EN LA LEY ORGANICA MUNICIPAL DEL ESTADO DE
CHIAPAS.
Nombre del procedimiento Gestión del mantenimiento y/o reparación automotriz al parque vehicular de la administración pública municipal.
Formatos
REQUERIMIENTO.
ORDEN DE SERVICIO Y/O COMPRA.
CONSTANCIA.
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos Secretaría / Instituto
Responsable
Secretaria de administración
Área Responsable Dirección de adquisiciones y servicios.
Área Responsable Jefatura de comprobación Área Responsable
Nombre del
Procedimiento
Suministro de bienes y servicios
Propósito Proporcionar a las dependencias municipales el suministro de bienes y servicios requeridos para que realicen sus funciones.
Alcance Desde la recepción del requerimiento de bienes o servicios de las dependencias hasta turnar al proveedor de los formatos correspondientes para su trámite de pago.
Descripción del Procedimiento No. de
Actividad
Actividad Tiempos /
Observaciones
1 Recibe de las dependencias correspondientes, a través del director, copia del requerimiento para dar seguimiento y resguarda.
2 Solicita al director folio de pedido y confirma con el proveedor para agendarla recepción de los artículos solicitados.
3 Recibe del proveedor los artículos solicitados y la factura correspondiente.
4 Coteja físicamente los artículos recibidos, valida con el detallado en las facturas, en coordinación con el representante del proveedor, y determina:
¿Es correcta la facturación del pedido?
No, notifica al proveedor diferencias o errores de facturación, solicita la corrección y regresa a la actividad No. 3.
Si, sella la factura de recibido, valida requerimientos, comunica a la dependencia correspondiente y continua con la actividad No. 5.
5 Elabora en Excel formatos de orden de compra y/o servicio, entrada y salida de almacén, con los requerimientos solicitados por dependencia, imprime y resguarda.
6 Entrega los artículos al enlace de la dependencia, solicita firma en el formato de orden de compra y/o servicio, entrada de almacén y resguarda, y entrega formato de salida de almacén, factura y copia de requerimiento de papelería para recabar firma del titular de la dependencia correspondiente.
7 Recibe del enlace la documentación firmada y sellada, anexa al formato de entrada de almacén, fotocopia y envía :
-Original factura.
-Original del Requerimiento
-Original de la Orden de Compra y/o Orden de Servicio -Original formato de entrada de almacén
-Original formato de salida almacén
Envío a Contraloría Municipal.
Nombre del procedimiento Suministro de bienes y servicios.
Diagrama de Flujo
1 5
2 6
3 7
4
NO
SI Inicio
Recibe requerimientos para dar seguimiento y resguarda.
Solicita al director folio del pedido y confirma con el proveedor para agendar la recepción de los artículos solicitados
Recibe artículos solicitados y factura correspondiente
Coteja artículos recibidos, valida y determina:
¿Es correcta la facturación del pedido?
Sella la factura, valida los requerimientos, comunica a la dependencia correspondiente y continua con la actividad No. 5
A
Notificar al proveedor diferencias o errores, solicita corrección y regresa a la actividad No.3
A
Elabora orden de compra o servicio, entrada y salida de almacén, imprime y resguarda
Entrega los artículos al enlace de la dependencia, solicita firma en los formatos y recabar firma del titular de
la dependencia
correspondiente.
Recibe del enlace la documentación firmada y sellada, anexa al formato de almacén y envío a Contraloría Municipal
FIN
SI
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos Secretaría / Instituto
Responsable
Secretaria de administración
Área Responsable Dirección de adquisiciones y servicios.
Área Responsable Jefatura de comprobación
Nombre del
Procedimiento
Recepción, revisión e integración para el pago de proveedores y/o prestadores de servicios.
Propósito Que los gastos ejecutados por el H. Ayuntamiento sean debidamente justificados y comprobados.
Alcance Desde la recepción de documentos para su comprobación hasta la elaboración de informe digital.
Descripción del Procedimiento No. de
Actividad
Actividad Tiempos /
Observaciones
1 Recibe el proveedor y/o prestador de servicios los documentos para su comprobación a través del Titular de la Secretaria de Administración, abre expediente y resguarda.
2 Revisa que el documento esté debidamente requisitado, coteja que coincida lo que se describe en el documento con lo solicitado en el requerimiento de material, orden de compra con la entrada y salida de almacén, y de acuerdo al análisis determina:
¿Cumple con los requisitos normativos?
No, solicita al proveedor de manera económica la corrección del documento.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Si, elabora contrarecibo, en original y copia, firma y distribuye:
- Original de contra recibo: Proveedor - Copia de contrarecibo: Expediente Y continua con la actividad No. 3
3 Turna el documento para firma y sello del titular de la secretaria de Administración, anexa requerimiento de material, orden de compra, entrada y salida de almacén.
4 Turna el documento para firma y sello del titular de la secretaria que solicita el bien o el servicio, anexa requerimiento de material, orden de compra, entrada y salida de almacén.
5 Elabora oficio de envió para revisión de documentos y anexa soportes, en original y tres copias, rubrica, recaba firma del Director y el titular de la Secretaria de administración y envía:
-Original y cuatro copias del oficio de envió.
-Original y cuatro copias del documento, requerimiento
de material, orden de compra, entrada y salida de
almacén.
6 Recibe de la contraloría Interna Municipal los documentos revisados y determina:
¿Es aprobada la revisión del documento?
No, realiza la solventación de observaciones correspondientes y regresa a la actividad No. 6 Sí, recibe de la contraloría Interna Municipal la relación de documentos aprobados para el trámite de pago, resguarda en expediente y continúa con la actividad No. 7.
7 Captura en el sistema de control y seguimiento de facturas, el gasto por la dependencia y proveedor.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre del procedimiento Recepción, revisión e integración para el pago de proveedores y/o prestadores de servicios.
Diagrama de Flujo
1
2 1
3 1
A
El proveedor y/o prestador de servicios entrega los
documentos para su
comprobación.
¿Cumple con los requisitos normativos?
Revisa documentos coteja y determina.
Elabora contra recibo y entrega al proveedor
Turna documentos al titular de la secretaria de administración
Turna el documento para firma y sello del titular de la secretaria que solicita el bien o el servicio
INICIO
Notificar al proveedor diferencias o errores, solicita corrección y regresa a la actividad No.1
A
4 1
Elabora oficio de envió para revisión de documentos y anexa soportes
5
Recibe de la contraloría Interna Municipal los documentos revisados
6
Captura en el sistema de control y seguimiento de facturas
7 6
FIN
NO 1
SI
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos Secretaría / Instituto
Responsable
Secretaria de administración
Área Responsable Dirección de adquisiciones y servicios.
Área Responsable Jefatura de comprobación
Nombre del
Procedimiento
Inscripción al padrón de proveedores y/o prestadores de servicios
Propósito Contar con un padrón de proveedores confiable con el fin de garantizar el abasto de bienes y servicios que el h. ayuntamiento demande.
Alcance Desde la recepción del oficio de solicitud hasta turnar el original de listas de precios.
Descripción del Procedimiento No. de
Actividad
Actividad Tiempos /
Observaciones
1 Recibe del proveedor, a través del titular de la secretaria de administración, oficio de solicitud para ingresar al padrón de proveedores y/o prestadores de servicios del H. ayuntamiento municipal de Tapachula, abre expediente y resguarda.
2 Proporciona los requisitos para llevar acabo el trámite correspondiente, de acuerdo a los lineamientos.
3 Recibe la documentación para el trámite, revisa que se encuentre completa y abre expediente.
4 Verifica el portal de internet del SAT que se encuentre inscrito el registro federal de contribuyentes de la empresa y determina:
¿Existe alguna inconsistencia con el SAT?
SI, informa al solicitante regularizar su situación fiscal y resguarda la documentación.
NO, resguarda en el expediente, agenda inspección física al establecimiento y continua con la actividad No. 5
Realiza la inspección para verificar la existencia del establecimiento en el domicilio fiscal y determina:
¿Existe la empresa en el domicilio fiscal informado?
NO, comunica al solicitante de la improcedencia de la solicitud.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
SI, elabora cedula de inscripción del proveedor solicitante, original y copia, recaba firma del titular de la secretaria de administración
5 Solicita de manera económica al proveedor lista de precios de los artículos y/o servicios que oferta.
6 Recibe del proveedor la lista de precios en original y copia y turna:
-Original de lista de precios: dirección de adquisiciones y servicios
-Copia de lista de precios: Archivo.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre del procedimiento Inscripción al padrón de proveedores y/o prestadores de servicios.
Diagrama de Flujo
1
2 1
3 1
4 1
5
6
Oficio de solicitud para ingresar al padrón de proveedores y/o prestadores de servicios.
¿Existe alguna inconsistencia con el SAT?
Proporciona los requisitos para llevar acabo el trámite correspondiente
Verifica el portal de internet del SAT que se encuentre inscrito el registro federal de contribuyentes de la empresa Recibe la documentación para el trámite, revisa que se encuentre completa y abre expediente.
Solicita de manera económica al proveedor lista de precios de los artículos y/o servicios que oferta.
Inicio
Informa al solicitante regularizar su situación fiscal y resguarda la documentación.
A
A
Recibe del proveedor la lista de precios en original y copia
FIN
NO 1
SI
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos Secretaría / Instituto
Responsable
Secretaria de administración
Área Responsable Dirección de adquisiciones y servicios.
Área Responsable Jefatura de comprobación
Nombre del
Procedimiento
tramite apoyo económico para servicios funerarios a servidores públicos
Propósito Brindar el apoyo al trabajador por los gastos que se susciten por el fallecimiento de un familiar o el mismo trabajador.
Alcance Desde la recepción del oficio de solicitud de apoyo económico para gastos funerarios hasta elaboración de tarjeta informativa.
Descripción del Procedimiento No. de
Actividad
Actividad Tiempos /
Observaciones
1 Recibe del trabajador o familiar, a través del titular de la secretaria de administración, oficio de solicitud de apoyo económico para gastos funerarios, se entera, abre expediente y resguarda.
2 Valida la plantilla laboral con recursos humanos y proporciona al solicitante los requisitos para llevar a cabo el trámite correspondiente, de acuerdo a los lineamientos.
3 Recibe y valida la documentación para llevar acabo el trámite del apoyo solicitado, fotocopia en tres tantos y resguarda.
4 Elabora formato de envió de solicitud de apoyo económico para gastos funerarios, en original y cuatro copias, anexo documentos soportes, recaba las firmas del director, y el titular de la secretaria de administración y envía:
-Original y cuatro copias del formato de envió -Original y cuatro copias documentos soportes
5 Recibe la respuesta de la revisión de solicitud y determina:
¿Es aprobada?
NO, solventa las observaciones correspondientes y regresa a la actividad No. 4.
SI, recibe de contraloría interna municipal el acuse de la
documentación aprobada y resguarda en expediente
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Nombre del procedimiento Recepción, revisión e integración para el pago de proveedores y/o prestadores de servicios.
Diagrama de Flujo
Recibe de contraloría interna municipal el acuse de la documentación aprobada y resguarda en expediente.
1
2 1
3 1
A
4 1
5
Oficio de solicitud de apoyo económico para gastos funerarios.
¿Es aprobada?
Valida la plantilla laboral con recursos humanos y proporciona al solicitante los requisitos
Elabora formato de envió de solicitud de apoyo económico para gastos funerarios, en original y cuatro copias.
Recibe y valida la documentación para llevar acabo el trámite del apoyo solicitado
Inicio
Recibe la respuesta de la revisión de solicitud.
A
Solventa las observaciones correspondientes y regresa a
la actividad No. 4.
FIN
NO 1
SI
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos Secretaría / Instituto
Responsable
Secretaria de Administración
Área Responsable Dirección de adquisiciones y servicios Área Responsable Depto. de almacén y control
Nombre del
Procedimiento
Suministro de materiales a las dependencias municipales
Propósito Proporcionar a las dependencias municipales el suministro de los materiales requeridos a travez de un requerimiento turnado por la dirección de adquisiciones y servicios, con la finalidad que realicen sus funciones, llevando un control de las entradas y salidas de almacén.
Alcance Desde la recepción del material hasta turnar al proveedor los formatos correspondientes para sus trámites de pago
Descripción del Procedimiento No. de
Actividad
Actividad Tiempos /
Observaciones
1 Recibir del proveedor, los articulos solicitados por las diferentes dependencias municipales.
2 recibir del proveedor nota de remisión y copia del requerimiento
3 cotejar físicamente en coordinación con el representante del proveedor, los artículos recibidos que estos se encuentren en buen estado y que el material este completo, validándolo con el detallado de las facturas
Si existen bienes de
consumo o
patrimoniales, comunicar al depto.
de patrimonio, para su ingreso al bien patrimonial
¿Es correcta la facturación del pedido?
No, notifica al proveedor diferencias o errores de facturación, se solicita la corrección y se regresa a la actividad no. 3.
Sí, sella la factura de recibido valida los requerimientos, comunica a la dependencia correspondiente y continua con la actividad no.5
4 Elaborar en Excel formatos de entrada y salida de almacén, de acuerdo con la factura del proveedor y requerimientos solicitados por las diversas dependencias, imprimir y resguardar.
5 Entregar los artículos solicitados a la persona responsable
de recibir dicho material, quien deberá poner su nombre,
firma, y numero de cobro en el formato de salida de almacén
6 requerimiento , al responsable de recibir el material, para recabar la firma del titular de la dependencia correspondiente
recabar la firma, y sea devuelta al departamento de almacén y control para su trámite correspondiente 7 se recibe del responsable designado de recoger el material,
la factura y salida de almacén firmada y sellada por el titular de la dependencia, se fotocopia y se envía al departamento de facturación y comprobación:
- original y copia de factura
- original y copia de formato de entrada de almacén - original y copia de formato de salida de almacén - original y copia de requerimiento
- archivo
El proveedor tramita
el pago
correspondiente ante tesorería municipal.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Recibir del proveedor los artículos solicitados por las diferentes dependencias municipales.
Recibir del proveedor nota de remisión y copia del requerimiento
Sella la factura, valida los requerimientos, comunica a la dependencia correspondiente y continúan con la actividad no.5
Nombre del procedimiento Suministro de materiales a las dependencias municipales
Diagrama de Flujo
No
Sí
Recibir factura y salida de almacén firmada y sellada por el titular que solicita el material; fotocopiar y enviar al departamento de facturación y comprobación en:
- original y copia de factura - original y copia de formato
entrada y salida de almacén - original y copia de
requerimiento - archivo
A
Elaborar entrada y salida de almacén e imprimir
Entregar artículos solicitados al responsable de recibir material, poner nombre, firma y número de cobro al formato de salida de almacén
Entregar formato de salida de almacén, factura y copia del requerimiento para recabar firma del titular de las diferentes dependencias municipales
FIN
INICIO
Cotejar físicamente con el proveedor los artículos recibidos con el detallado de las facturas
¿Es correcta la facturación del
pedido?
Notificar Al Proveedor Diferencias O Errores, Solicita Corrección Y Regresa A La Actividad No.3
A
Nombre del procedimiento Suministro de materiales a las dependencias municipales
Lineamientos
REGLAMENTO INTERNO DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y SERVICIOS DE BIENES MUEBLES, DEL H.
AYUNTAMIENTO MUNICIPAL DE TAPACHULA, CHIAPAS
Nombre del procedimiento Suministro de papelería a las dependencias municipales
Formatos
SI EXISTEN FORMATOS
SECRETARIA DE ADMINISTRACION DIRECCION DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS
DEPTO. DE ALMACEN Y CONTROL
FECHA:
SECRETARIA:
DIRECCION:
C A N T I D A D C O N C E P T O
ELABORO: RECIBI DE CONFORMIDAD: Vo. Bo.
SALIDA DE ALMACEN
. (Nombre firma y num. De cobro)
(Nombre firma y num. De cobro)
Nombre del procedimiento Suministro de papelería a las dependencias municipales
Formatos
SI EXISTEN FORMATOS
SECRETARIA DE ADMINISTRACION DIRECCION DE ADQUISICIONES Y SERVICIOS DEPTO DE ALMACEN Y CONTROL
FECHA:
PROVEEDOR:
TIPO DE MATERIAL:
NUMERO DE FACTURA:
CANTIDAD
C O N C E P T O
ELABORÓ
ENTRADA DE
ALMACEN
Ficha Perteneciente al Manual de Procedimientos Secretaría / Instituto
Responsable
Secretaría de Administración
Área Responsable Dirección de Recursos Materiales, Servicios y Patrimonio
Área Responsable Departamento de Servicios Generales
Nombre del
Procedimiento
Solicitud de servicio general y/o mantenimiento para los bienes muebles e inmuebles del H. Ayuntamiento de Tapachula, Chiapas.
Propósito Mantener en buenas condiciones los muebles e inmuebles del H. Ayuntamiento Municipal de Tapachula, Chiapas, otorgando un servicio y/o mantenimiento oportuno.
Alcance De la recepción del oficio y del formato de solicitud de la dependencia a la realización del servicio y/o mantenimiento en los muebles e inmuebles del H.
Ayuntamiento.
Descripción del Procedimiento No. de
Actividad
Actividad Tiempos /
Observaciones
1 Recibe de la dependencia del H. Ayuntamiento municipal de Tapachula, Chiapas, oficio y formato de solicitud del servicio general y/o mantenimiento que requiere.
2 Analiza necesidad del servicio e Informa de manera económica a la dependencia fecha y hora de visita del personal técnico.
Después de recibida la solicitud, se atiende dentro de un término de 1 a 2 días hábiles.
3 Acude el personal técnico a la dependencia para su atención del servicio general y/o mantenimiento y revisa físicamente.
¿EL SERVICIO Y/O MANTENIMIENTO REQUIERE DE UN PROVEEDOR?
Sí, el personal técnico informa al jefe de servicios generales.
El director de recursos materiales, servicios y patrimonio elabora oficio y turna a la Dirección de Adquisiciones y Servicios, para su seguimiento, cierra la orden del servicio en el Formato de servicios generales.
Cuando llega el material, el personal técnico se encargará de colocarlo en el área o dependencia solicitante.
No, el personal técnico atiende el servicio y/o mantenimiento que se requiere y continúa con la actividad No. 4.
4 El personal técnico acude a la dependencia y resuelve la problemática del servicio y/o mantenimiento, con el material que le fue entregado.
5 Concluido el servicio y/o mantenimiento, recaba la firma de conformidad de la dependencia, en el formato de solicitud de servicios generales, agregando la fecha de conclusión.
6 Recaba firma del Director de Recursos Materiales, Servicios y Patrimonio y del titular de la secretaría de administración, fotocopia y archiva.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
1
3
5
6
Nombre del procedimiento Solicitud de servicio general y/o mantenimiento para los bienes muebles e inmuebles del H.
Ayuntamiento de Tapachula, Chiapas.
Diagrama de Flujo
Sí 2
4
Inicio
Recibe de la dependencia oficio y formato de solicitud de servicios generales que requiere.
Analiza necesidad del servicio e informa a la dependencia fecha y hora de visita del personal técnico. (Atiende de 1 a 2 días hábiles, después de recibida la solicitud)
Acude el personal técnico a la dependencia para su atención del servicio general y/o mantenimiento y revisa físicamente.
¿El servicio y/o mantenimiento requiere de un proveedor?
Personal técnico informa al jefe de servicios generales.
1.- El director de recursos materiales, servicios y patrimonio elabora oficio, y turna a la Dirección de Adquisiciones y Servicios, para su seguimiento, cerrando la orden del servicio en el Formato.
2.- Cuando llega el material, el personal técnico se encarga de colocarlo en el área o dependencia solicitante.
A
El personal técnico acude a la dependencia y resuelve la problemática del servicio y/o mantenimiento, con el material que le fue entregado.
Concluido el servicio y/o mantenimiento, recaba la firma de conformidad de la dependencia, en el formato de solicitud de servicios generales agregando la fecha.
Fin
Recaba firma del Director de Recursos Materiales, Servicios y Patrimonio, entrega formato para su archivo.
El personal técnico atiende el servicio y/o mantenimiento que se requiere y continúa con la actividad No. 4.
AA
A A
NoNombre del procedimiento Solicitud de servicio general y/o mantenimiento para los bienes muebles e inmuebles del H.
Ayuntamiento de Tapachula, Chiapas.
Lineamientos
LEY DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS DE BIENES MUEBLES Y
CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PARA EL ESTADO DE CHIAPAS EN SU
ARTÍCULO 3º.
FECHA: FOLIO:
DIRECCIÓN:
CANTIDAD
NOTA:
SECRETARÍA/INSTITUTO:
OBSERVACIONES
SECRETARIA DE ADMINISTRACION
DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES, SERVICIOS Y PATRIMONIO
SOLICITUD DE SERVICIOS GENERALES
CONCEPTO DESCRIPCIÓN
TIPO DE SERVICIO:
Vo. Bo.
_____________________________________
SECRETARIO DE ADMINISTRACIÓN Autorizó
_____________________________________
Director de Recursos Materiales, Servicios y Patrimonio.
Personal Tecnico
_______________________________________
Nombre y Firma
Solicitó
_____________________________________
Secretario y/o director Nombre y Firma
NOMBRE, SELLO Y FIRMA DE CONFORMIDAD DEL SOLICITANTE PERSONAL TECNICO ASIGNADO:
FECHA Y HORA DE TERMINO FECHA Y HORA DE INICIO
OBSERVACIONES DURANTE EL SERVICIO:
