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Diseño de un manual de control interno para el departamento financiero del centro educativo integral Planeta

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Academic year: 2020

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UNI VERSI DAD REGI ONAL AUTONÓMA DE LOS ANDES UNI ANDES

FACULTAD DE SI STEMAS MERCANTI LES CARRERA DE CONTABI LI DAD Y AUDI TORÍ A

TESI S DE GRADO PREVI O A LA OBTENCI ÓN DEL TÍ TULO DE I NGENI ERA ( O) EN CONTABI LI DAD SUPERI OR, AUDI TORÍ A Y FI NANZAS C. P. A

TE MA:

DI SEÑO DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL DEPARTA MENTO FI NANCI ERO DEL CENTRO EDUCATI VO I NTEGRAL PLANETA.

AUTOR ( AS): Ángel a Mari na Sil va Fl ores Edi son Moi sés Mor ocho G.

TUTORA: Dr a. Marl ene Mont er o

(2)

II

CERTI FI CACI ÓN DEL ASES OR( A)

Certifica mos que el present e Trabaj o de Grado sobre el te ma: “ DI SEÑO DE UN MANUAL DE CONTROL I NTERNO PARA EL DEPARTAME NTO FI NANCI ERO DEL CENTRO EDUCATI VO I NTEGRAL PLANETA”, previ o la obt enci ón del tít ul o de Ingeni ero (a) en Cont abili dad Superi or, Audit ori a y Fi nanzas CPA, ha si do desarr oll ada (o) por: Ángel a Mari na Sil va Fl ores, Edi son Moi sés Mor ocho Guilli n, baj o mi t ut orí a y direcci ón cu mpli endo con t odos l os requi sit os y di sposi ci ones l egal es est abl eci das por l a Uni versi dad Aut óno ma de l os Andes “ UNI ANDES”, por l o que aut orizo su present aci ón.

(3)

III

DECLARACI ÓN DE AUTORÍ A DE TESI S

Ángel a Mari na Sil va Fl ores y Edi son Moi sés Morocho Guilli n, decl ara mos que el Tr abaj o de Gr ado que present a mos sobre el te ma : “ DI SEÑO DE UN MANUAL DE CONTROL I NTERNO PARA EL DEP ARTAME NTO FINANCI ERO DEL CENTRO EDUCATI VO I NTEGRAL PLANETA”, previ o a la obt enci ón del tít ul o de Ingeni era en Cont abili dad Superi or, Audit ori a y Fi nanzas CPA, es aut éntica y ori gi nal, l os derechos de aut orí a l e corresponden a la Uni versi dad Aut óno ma de l os Andes “ UNI ANDES”.

(4)

I V

AGRADECI MI ENTO

Agr adece mos a Di os, y a nuestr os padres por el apoyo i ncondi ci onal que nos han bri ndado dur ant e nuestra preparaci ón est udi antil, co menzando una nueva et apa en nuestras vi das. A t odos l os docent es que co mparti er on sus conoci mi ent os, experi enci as y virt udes, graci as a t odos.

Y a l a vez agradece mos pr of unda ment e a l a Dr. Marl ene Mont er o, que fue l a persona que direcci ono el pr oyect o bri ndado su apoyo, conoci mi ent os, experi enci as, sobr e t odo paci enci a en l a guí a del pr oyect o.

Agr adece mos a nuestros co mpañer os de carrera por su confi anza y l ealt ad, por haber est ado con nosotr os en t odo este ti e mpo donde he mos vi vi do mo ment os feli ces y trist es, graci as por ser nuestros a mi gos y recuer den que si e mpr e l os llevare mos en nuestros corazones.

A l a Uni versi dad por haber nos abi ert o sus puert as para poder desarr oll ar nos y prepar ar nos y así poder enca mi nar pr ofesi onal ment e y prest ar nuestros ser vi ci os a l a sociedad.

Al “ Centr o Educati vo Integral Pl anet a”, por haber si do l a base funda ment al en l a el abor aci ón del present e trabaj o de i nvesti gaci ón.

(5)

1

DEDI CAT ORI A

A Di os por per mitirnos cul mi nar nuestros est udios, por dar nos el val or, la fort al eza de afr ont ar l as adversi dades que se present ar on en este ca mi nar que ll a ma vi da.

De di ca mos a nuestros Padr es por el apoyo i ncondi ci onal que nos brindar on, que nos enseñar on l os val ores: entre ell os responsabili dad, dedi caci ón, perseveranci a, respet o y sobr e t odo honesti dad, que nos ayudó a cu mplir con nuestros obj eti vos que nos he mos pr opuest o.

(6)

2

Í NDI CE

CONTE NI DO Págs.

CÓD.

CERTI FI CACI ÓN DEL ASESOR( A) II

DECL ARACI ÓN DE AUT ORÍ A DE TESI S III

AGRADECI MIENT O I V

DE DI CATORI A V

Í NDI CE VI

I NTRODUCCI ÓN XI V

RES UME N EJ ECUTI VO XVI

EL PROBLE MA

1. 1 PLANTEA MI ENT O DEL PROBLE MA 1

1. 1. 1 For mul aci ón del Probl e ma 2

1. 1. 2 Deli mitaci ón del Pr obl ema 2

1. 2 OBJ ETI VOS

1. 2. 1 Obj eti vo General 3

1. 2. 2 Obj eti vo Específi cos 3

1. 3 J USTI FI CACI ÓN 3

CAPÍ TUL O I

MARC O TEÓRI CO

2. 1 ANTECEDENTES I NVESTI GATI VOS 5

(7)

3

2. 2. 1 Ma nual 5

2. 2. 1. 1 Concept o de Manual 6

2. 2. 1. 2 I mportanci a de l os Manual es 6

2. 2. 1. 3 Políti ca del Manual 6

2. 2. 1. 4 Pr opósi to del Manual de Nor mas y Pr ocedi mient os 7

2. 2. 1. 5 Ma nual de Pr ocedi mientos 7

2. 2. 2 Defi ni ci ón de Contr ol 7

2. 2. 2. 1 Defi ni ci ón del Manual de Contr ol I nter no 8

2. 2. 2. 2 Cl asifi caci ón del Contr ol Int er no 9

2. 2. 2. 2. 1 Contr ol Cont abl e 9

2. 2. 2. 2. 2 Contr ol Ad mi ni strati vo 10

2. 2. 2. 3 Obj eti vos del Si ste ma del Control I nter no 11

2. 2. 2. 4 Car act erí sti cas del Si stema del Contr ol I nter no 12

2. 2. 2. 5 Estruct ura del Pr oceso de Contr ol 12

2. 2. 2. 6 El e ment os y Pri nci pi os Bási cos de Control I nter no 13

2. 2. 2. 6. 1 De Aut ocontr ol 13

2. 2. 2. 6. 2 De Aut orregul aci ón 13

2. 2. 2. 6. 3 De Aut ogesti ón 14

2. 2. 2. 7 Mecani s mo de Contr ol I nter no 14

2. 2. 2. 7. 1 Contr ol I nter no Previ o 14

2. 2. 2. 7. 2 Contr ol I nter no Concurrent e 14

2. 2. 2. 7. 3 Contr ol I nter no Post eri or 15

2. 2. 2. 8 Responsabili dades del Contr ol I nter no 15

2. 2. 2. 9 Di seño del Si ste ma de Contr ol I nter no 16

(8)

4

2. 2. 2. 10. 1 La Estruct ura Organi zacional 19

2. 2. 2. 10. 2 Raci onali zaci ón de Tra mites 19

2. 2. 2. 10. 3 For mali zaci ón y Docu ment aci ón de l os Pr ocesos y

Pr ocedi mient os 20

2. 2. 2. 10. 4 I ntegraci ón de l os Pr ocesos de Pl aneaci ón y

Pr esupuest os 20

2. 2. 2. 10. 5 Contr ol de Gesti ón y Eval uaci ón del Dese mpeño 21

2. 2. 2. 11 Ri esgo de Contr ol I nter no 21

2. 2. 2. 11. 1 Defi ni ci ón de Ri esgo 21

2. 2. 2. 11. 2 Cl asifi caci ón de Ri esgos 22

2. 2. 2. 12 Contr ol I nter no Basado en el I nf or me Coso 25

2. 2. 2. 13 Co mponent es de l a Estruct ura del Control I nter no 26

2. 2. 2. 13. 1 A mbi ent e de Contr ol I nter no 26

2. 2. 2. 13. 2 Eval uaci ón del Ri esgo 27

2. 2. 2. 13. 3 Acti vi dades de Contr ol Ger enci al 28

2. 2. 2. 13. 4 Si ste ma de I nf or maci ón y Co muni caci ón 29

2. 2. 2. 13. 5 Acti vi dades de Moni t or eo 29

2. 3 I DEA A DEFENDER 30

CAPÍ TUL O II

MARC O MET ODOL ÓGI CO

3. 1 MODALI DADES DE LA I NVESTI GACI ÓN 31

3. 2 TI POS DE I NVESTI GACI ÓN 31

3. 2. 1 Ca mpo 31

3. 2. 2 Bi bli ográfi ca 32

(9)

5

3. 3. 1 Pobl aci ón 32

3. 3. 2 Muestra 32

3. 4 MÉTODOS, TÉCNI CAS E I NSTRUME NT OS

3. 4. 1 Mét odos 32

3. 4. 1. 1 Mét odo Deducti vo 33

3. 4. 1. 2 Mét odo I nducti vo 33

3. 4. 2 TÉCNI CAS

3. 4. 2. 1 Encuesta 33

3. 4. 2. 2 Lect ura Co mpr ensi va 33

3. 4. 3 I nstrument os

3. 4. 3. 1 Cuesti onari o 33

3. 4. 3. 2 Guí as de Entrevi stas 34

3. 5 ANÁLI SI S E I NTERPRETACI ÓN 35

CAPÍ TUL O III

MARC O PROPOSI TI VO

4. 1 TÍ TUL O 42

4. 2 DESARROLL O DE LA PROPUESTA

4. 2. 1 J USTI FI CACI ÓN 42

4. 2. 2 OBJ ETI VOS

4. 2. 2. 1 Obj eti vo General 43

4. 2. 2. 2 Obj eti vos Específi cos 43

(10)

6

4. 2. 4 ANTECEDE NTES

4. 2. 4. 1 Reseña Hi st óri ca 45

4. 2. 4. 2 Vi si ón 46

4. 2. 4. 3 Mi si ón 46

4. 2. 4. 4 Obj eti vos I nstituci onal es 47

4. 2. 4. 5 Base Legal 47

4. 2. 4. 6 Estruct ura Or gáni ca 48

4. 2. 5 DI AGNOSTI CO SI TUACI ONAL 49

4. 2. 6 DESARROLL O DEL MANUAL DEL CONTROL

I NTERNO 50

4. 2. 6. 1 A MBI ENTE DE CONTROL 50

4. 2. 6. 2 EVAL UACI ON DE RI ESGO 52

4. 2. 6. 2. 1 Ri esgos Pot enci al es para l a I nstituci ón 52

4. 2. 6. 2. 2 Análi si s de Ri esgos 53

4. 2. 6. 2. 3 Ma pa de Ri esgos 53

4. 2. 6. 2. 4 Matri z de Val ori zaci ón de Ri esgos 55

4. 2. 6. 3 ACTI VI DADES DE CONTROL 57

4. 2. 6. 3. 1 Análi si s de l a Direcci ón 57

4. 2. 6. 3. 2 Separ aci ón de Funci ones 57

4. 2. 6. 3. 3 Aut ori zaci ón y Apr obaci ón de Transacci ones y

Oper aci ones 57

4. 2. 6. 3. 4 Pr oceso de l a I nf or maci ón 58

4. 2. 6. 4 I NF OR MACI ON Y COMUNI CACI ÓN

4. 2. 6. 4. 1 I nf or maci ón 58

4. 2. 6. 4. 2 Co muni caci ón 58

(11)

7

4. 2. 6. 6 HERRA MI ENTAS DE EVAL UACI ÓN A LA GESTI ÓN

CONTABLE 60

4. 2. 6. 6. 1 I ntroducci ón 60

4. 2. 6. 6. 2 Car act eri zaci ón y Di agramas de Pr ocedi mient os de

Contr ol a l os Pr ocesos Financi er os 61

4. 2. 7 MANUAL DE REFERENCI A 70

4. 2. 8 DETER MI NACI ÓN DE ATRI BUCI ONES Y

RESPONSABI LI DADES DEFI NI DAS 72

4. 2. 9 POLÍ TI CAS Y ESTRATEGÍ AS DE CONTROL A LA GESTI ÓN DE

CONTABI LI DAD

4. 2. 9. 1 Defi ni ci ón de Pr ocesos

76

4. 2. 9. 1. 1 I ngresos 76

4. 2. 9. 1. 2 Políti cas de Contr ol 76

4. 2. 9. 1. 3 Estrat egi as de Contr ol 76

4. 2. 9. 1. 4 Pagos o Egresos 77

4. 2. 9. 1. 5 Políti cas de Contr ol 77

4. 2. 9. 1. 6 Estrat egi as de Contr ol 77

(12)

8

Í NDI CE DE CUADROS

CUADRO N° 1 Misi ón y Visi ón 35

CUADRO N° 2 Obj eti vos 36

CUADRO N° 3 Manual de Contr ol I nter no 37

CUADRO N° 4 Conoci mient o de Manual de Contr ol 38

CUADRO N° 5 Co mponentes del Manual de Control I nter no 39

CUADRO N° 6 Di seño del Manual de Contr ol I nter no 40

CUADRO N° 7 Apli car en el Departa ment o Fi nancier o 41

CUADRO N° 8 Di agnósti co Situaci onal 49

CUADRO N° 9 Análi si s de Ri esgos 53

CUADRO N° 10 Mapa de Ri esgos 54

CUADRO N° 11 Ri esgo y Confi anza del Cuesti onario de Matri z de

Ri esgo 55

CUADRO N° 12 MATRI Z DE RI ESGOS 56

CUADRO N° 13 COBROS 70

CUADRO N° 14 PAGOS 71

CUADRO N° 15 MANUAL DE FUNCI ONES CONTADOR GENERAL 72

(13)

9

Í NDI CE DE GRÁFI COS

GRÁFI CO N° 1 Misi ón y Visi ón 35

GRÁFI CO N° 2 Obj eti vos 36

GRÁFI CO N° 3 Manual de Contr ol I nter no 37

GRÁFI CO N° 4 Conoci mient o de Manual de Contr ol 38

GRÁFI CO N° 5 Co mponent es del Manual de Control I nter no 39

GRÁFI CO N° 6 Di seño del Manual de Contr ol I nterno 40

GRÁFI CO N° 7 Apli car en el Departa ment o Fi nancier o 41

GRÁFI CO N° 8 Estruct ura Or gáni ca 48

(14)

10

Í NDI CE DE DI AGRA MAS

Di agra ma N° 1 Co mpr obant e de I ngresos 63

Di agra ma N° 2 Pr oceso de Pagos 66

Di agra ma N° 3 Concili aci ón Bancari a 69

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11

Í NDI CE DE ANEXOS

ANEXO N° 1 ENCUESTA A LOS FUNCI ONARI OS 81

ANEXO N° 2 Contr ol de Asi stenci a al Personal 83

ANEXO N° 3 Tarj eta Kar dex 84

ANEXO N° 4 For mat o de Or den de Co mpr as 85

(16)

12

I NTRODUCCI ÓN

La present e i nvesti gación ref erent e al Diseño de un Manual de Contr ol I nter no para el

Departa ment o Fi nanci ero del Centro Educati vo I ntegral Pl anet a en l a ciudad del Puyo;

pr et ende pl ant ear al gunas i deas de pr ocedi mient os de ej ecuci ón , sobre l as acti vi dades

que deben reali zar l os mi embr os de l a I nstituci ón especi al ment e en l a parte Cont abl e que

son l os responsabl es de contr ol ar adecuada mente l os regi stros operaci onal es que reali za

l a I nstituci ón Educati va con el fi n de precaut el ar el patri moni o.

Por consi gui ent e el gran i nterés pri mor di al que sust ent a esta i nvesti gaci ón no es otr o que

contri bui r al conoci miento y dif usi ón de l os perjui ci os que pr ovoca l a i nexi stenci a de un

Ma nual de Contr ol I nterno., est o per mitirá que haya defi ci enci as al mo ment o de reali zar

una operaci ón econó mica.

Es por este moti vo el gran i nt erés de di señar un Manual de Control I nterno que per mit a

mej orar el funci ona mient o de cada acti vi dad que se debe cumplir de acuer do al

movi mient o econó mico para ser regi strados oportuna ment e y adecuada ment e.

El pri mer capí tul o compr enderá todo rel aci onado al conoci mient o de l a e mpr esa así

mi s mo co mo l os pri nci pal es obj eti vos, benefi ci os que tendrá este manual.

El segundo capí t ul o estará rel aci onado a l a f unda ment aci ón teóri ca, l a cual sust ent ara

post eri or ment e el trabaj o i nvesti gati vo que tendrá el Manual.

El tercer capí t ul o estará rel aci onado con l a propuest a del Manual de Contr ol I nt er no

apli cabl e para el Departa ment o Fi nanci ero del Centr o Educati vo I ntegral Pl anet a, en el

(17)

13

pr ocedi mient os de ej ecuci ón, así mis mo con l a expli caci ón con l os fl uj o gra mas de fácil

ent endi mient o.

Fi nal ment e se presentara l as concl usi ones y reco mendaci ones obt eni das de l a

i nvesti gaci ón reali zada, con l as cual es se pretenderá mej orar l os contr ol es en el

(18)

14

RES UMEN EJ ECUTI VO

La pr opuest a de i mpl eme nt ar un “ DI SEÑO DE MANUAL DE CONTROL I NTERNO

PARA EL DEPARTAME NTO FI NANCI ERO DEL CENTRO EDUCATI VO

I NTEGRAL PLANETA” tiene como fi nali dad de bri ndar un proceso de control i nt erno a apli carse en l os pr ocedi mi ent os de contr ol para mej orar el buen f unci ona mi ent o de l as operaci ones econó mi cas.

De acuer do a l a i nf or maci ón obt eni da sobre l a i nvesti gaci ón reali zada en l a Instit uci ón Educati va, se ve evi dencia el pr obl e ma por el que atravi esa el Centr o Educati vo Int egral Pl anet a en l o rel aci onado al Contr ol Int er no, es l a falt a de pr ocedi mient os de contr ol i nt er no pr opi o de l a Instit uci ón, que per mit a un buen funci ona mi ent o en l os regi stros cont abl es; l o cual per mitiendo causar perj ui ci os, est afas y en consecuenci a pér di das si gnifi cati vas para l a Instit uci ón.

El Trabaj o de Gr ado se funda ment a en el enf oque de l a Contral orí a General del Est ado que se debe i mpl e ment ar Pr ocedi mi ent os de Contr ol Int er no pr opi os de l as i nstit uci ones para sal vaguar dar sus recursos, verifi car l a exactit ud y veraci dad de su i nf or maci ón fi nanci era y ad mi ni strati va; así co mo, pr o mover l a efi ci enci a en l as operaci ones.

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15

EXECUTI VE SUMMARY

The pr oposal t o i mpl eme nt a " DESI GN MANUAL FOR I NTERNAL CONTROL SCHOOL FI NANCE DEP ART MENT OF I NTEGRAL PLANET" is i ntended t o pr ovi de an i nt er nal contr ol pr ocess for appli cati on t o t he contr ol pr ocedur es t o i mpr ove t he functi oni ng of econo mi c operati ons.

Accor di ng t o i nf or mation obt ai ned about research i n t he educati onal i nstit uti on, is evi denced by t he issue t hat cr osses t he Met r o Centre Co mpr ehensi ve Educati on i n rel ati on t o i nt er nal contr ol is t he lack of pr oper i nt er nal contr ol pr ocedures of t he i nstit uti on, whi ch all ows good perf or mance i n t he accounti ng recor ds, whi ch all ow har m, fraud and t hus si gnifi cant l osses for t he i nstit uti on.

Wor k Gr ade is based on t he appr oach of t he Co mpt r oll er General of t he St at e shoul d i mpl e ment i nt er nal cont rol pr ocedur es of t he i nstit uti ons t he msel ves t o safeguar d t heir resources, verify t he accur acy and veracit y of t heir fi nanci al and manageme nt i nf or mati on as well as, pr o mot e effi ciency operati ons.

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I NTRODUCCI ÓN

EL PROBLE MA

1. 1. PLANTEA MI ENTO DEL PROBLE MA

El Est ado republi cano se i nt eresó desde t e mpr ana hora por crear un siste ma educaci onal públi co, que sirvi ese para la educaci ón y l a for maci ón mor al y cí vi ca de l os ci udadanos.

En 1884 se pr oduce un hecho de i mport anci a que es l a creaci ón del Mi ni st eri o de Instrucci ón Públi ca para la organi zaci ón, ad mi ni straci ón y contr ol de l as i nstit uci ones que bri ndaban di sti nt as oportuni dades de enseñanza. La l ey Or gáni ca de i nstrucci ón Públi ca de 1906, det er mi na que t odos l os est abl eci mient os naci onal es sost eni dos por el Est ado co mpr ende l a enseñanza pri mari a, secundari a y superi or, que se organi za y desarr oll a en escuel as, col egi os y uni versi dades.

El sist e ma Educati vo ecuat ori ano se ri ge por l os pri nci pi os y fi nes de l a ley de educaci ón l os cual es son: uni dad, conti nui dad, secuencia, fl exi bili dad y per manenci a; en l a perspecti va de una ori entaci ón de mocr áti ca, hu maní sti ca, i nvesti gati va, ci entífi ca y t écni ca, acor de a l as necesi dades que ti ene un paí s. Dent ro de l a Estruct ura del Sist e ma Educati vo co mpr ende el Subsi st e ma Escol ari zado de Educaci ón Regul ar el cual se di vi de en ni vel es: Pr e pri mari o, Pri mari o, y Medi o.

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fondos li mit ados y muy pocos mandat os, l e será mucho menos pr obabl e que tropi ece con necesi dades especi al es un est udi ant e en una escuela pri vada que en una escuel a públi ca.

Más l a i nsufi ci enci a presupuest ari a de l as escuelas públi cas, per miti ó que exi st a escuel as pri vadas, manej ados por el peso i deol ógi co de la Igl esi a. Por est a razón el Manual de Cont r ol Int er no que se reali zará en el Centro Educati vo Int egral Planet a, bri ndar á adecuadas políti cas de contr ol, refl ej ando una estruct ura or gani zati va enca mi nada a que cu mpl an l os funci onari os con t odas sus funci ones, con el úni co fi n de bri ndarl e a l a Instit uci ón un manej o adecuado en sus pr ocesos financi er os.

Cada vez se reconoce más l a i mport anci a del control i nt er no para el buen funci ona mi ent o ad mi ni strati vo cont abl e, si n e mbar go, muchas e mpr esas e i nstit uci ones han dej ado de cont ar con manual es de contr ol es i nt er nos.

La As oci aci ón de Investigador es certifi cados de Fraude ACFE, manifi est a que al no t ener ma nual es de contr ol es tant o e mpr esas e i nstit uci ones exi st e una mayor posi bili dad de fraudes y mal uso de l os recursos de l as empr esas, moti vo sufi cient e para crear pl ant ea mi ent os i nt egrados a fi n de reducir el mal ma nej o ad mi ni strati vo cont abl e medi ant e el manual de contr ol i nt erno.

1. 1. 1 For mul aci ón del Probl ema

El Centr o Educati vo Int egr al Pl anet a no cuent a con un Manual de Contr ol Int er no l o que repercut e a no t ener una i nf or maci ón fi nanci era veraz y oport una par a l a t oma de deci si ones.

1. 1. 2 Deli mit aci ón del Probl ema

El present e trabaj o de i nvesti gaci ón será trat ado en el ca mpo de l as Ci enci as Cont abl es, específi ca ment e en el área de l a Ad mi ni stración Fi nanci era, dentr o de l as lí neas de Regul aci ón y met odol ogí a de l a cont abili dad.

(22)

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1. 2. OBJ ETI VOS

1. 2. 1. Obj eti vo General

Di señar un Manual de Cont r ol Int er no para el Depart a ment o Fi nanci ero del Centr o Educati vo Int egral Pl aneta de l a ci udad del Puyo, pr ovi nci a de Past aza.

1. 2. 2. Obj eti vo Es pecífi cos

 Funda ment ar ci entífi ca ment e l as bases t eóri cas que per mit a sol uci onar el pr obl e ma de i nvesti gaci ón.

 Di na mi zar l a ad mi ni straci ón i nstit uci onal medi ante l a centrali zaci ón de funci ones y responsabili dades.

 Desarr oll ar l os co mponent es del Manual de Control Int er no para mej orar la Gesti ón Fi nanci era del Centr o Educati vo Int egral Pl anet a.

1. 3. J USTI FI CACI ÓN

En l a act uali dad t ener un Manual de Contr ol Inter no para cual qui er e mpr esa o i nstit uci ón educati va, es un punt o muy i mport ant e para el éxit o de l a mis ma, es de donde más dependen t odas sus fort alezas y al mis mo ti e mpo sus debili dades, razón por l a cual es necesari o el abor ar un Manual de Contr ol Int er no el mis mo que será de mucha i mport anci a para el “Centro Educati vo Int egral Pl anet a”.

(23)

19

Es l a ment abl e que en gr andes e mpr esas e i nstit uci ones no cuent en con manual es de contr ol es que per mit a contr ol ar el desarr oll o de cada movi mi ent o econó mico, es por ell o que pi er den un gran valor al no i mpl e ment ar siste mas de contr ol es. Es por est e moti vo el gr an i nt erés en conci entizar de al guna for ma a la Instit uci ón Educati va, de dar un paso i mport ant e al contr ol i nt erno.

El Manual de Contr ol Int er no va a especifi car l os pr ocedi mient os cont abl es que van a ej ercer el personal que trabaj e en el área fi nanciera, evit ando que exi st a ano malí as en el regi stro de l as operaci ones fi nanci eras.

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CAPÍ TULO I

MARCO TEÓRI CO

2. 1 ANTECEDENTES I NVESTI GATI VOS

En l os archi vos de l a secret ari a de l a Uni versidad Regi onal Aut óno ma de l os Andes “ UNI ANDES” exist e un proyect o con características si mil ares al present e te ma de i nvesti gaci ón como es el “ MANUAL DE CONTROL I NTERNO PARA EL ÁREA DE RECAUDACI ÓN POR SERVI CI OS EN LA COMI SI ON NACI ONAL DE TRÁNSI TO TRANSP ORTE TERRESTRE Y SEGURI DAD VÍ AL DEL ECUADOR AGENCI A PUYO” realizado por el señor “Guallisel a Ángel Albert o y Pungil Medi na Patrici a en el peri odo 2010.

En l a bi bli ot eca de l a Uni versi dad Regi onal Aut óno ma de l os Andes “ UNI ANDES” exi st e una t esis rel aci onado con el present e t e ma de i nvesti gaci ón co mo es el “ MANUAL DE CONTROL I NTERNO A LA GESTI ÓN FI NÁNCI ERA EN EL ÁREA DE TES ORERI A DEL GOBI ERNO AUTONOMO DESCENTRALI ZADO PROVI NCI AL DE PASTAZA. LTDA. Reali zado por la Srt a. Acuari o Acuari o Mayr a Roci ó y Lasso Ma cí as Gri sel da Her nesti na. En el año del 2011.

Los mis mos que ser virán co mo un sust ent o teóri co para l a el aboración del present e pr oyect o de graduaci ón.

2. 2 FUNDA MENTACI ÓN TEÓRI CA

2. 2. 1 Manual

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or gani s mo soci al y es consi derado co mo necesario para mej orar l a reali zaci ón del trabaj o ad mi ni strati vo de l a e mpresa o i nstit uci ón.

2. 2. 1. 1 Concept o de Manual

Según Benj a mí n (2009), me nci ona, que El manual se defi ne co mo un medi o vali oso para l a co muni caci ón y ha si do e mpel ado dentr o del campo de l a ad mi ni straci ón para ad mi ni strar y trans mitir, si n di st orsi ones, la i nf or maci ón referent e a l a or gani zaci ón y funci ona mi ent o de una e mpr esa u or ganis mo públi co, así co mo de l as uni dades ad mi ni strati vas que l o constit uye.

Así se puede decir que el manual es un docume nt o de fácil manej o, que concentra i nf or maci ón referent e a la estruct ura or gáni ca, funci ones, políticas, nor mas, sist e mas, pr ocedi mient os, acti vi dades y t areas que se desarr oll an en una or gani zaci ón de maner a or denada y efi ci ent e.

2. 2. 1. 2 I mport anci a de l os Manual es

Según Call ej as (1990), ma ni fi est a que un manual de pr ocedi mient os en muy i mport ant e por que ofrece una a mpli a i nf or maci ón, que ofrece una correct a ori ent aci ón a l os e mpl eados de l a e mpr esa, ade más de descri bir las acti vi dades de cada puest o pr opor ci onando a l os e mpl eados un conoci mient o a mpli o de sus funci ones, su ubi caci ón en el organi gra ma y l a i nt errel aci ón con otros puest os dentr o de l a e mpr esa.

2. 2. 1. 3 Políti cas del Manual

a) Est abl ecer l os pr ocedi mient os de contr ol en for ma prácti ca, oport una en referenci a a l o econó mi co, per mitiéndol es en for ma práctica y efi caz l os pr ocesos en l os regi stros cont abl es.

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2. 2. 1. 4 Propósito del Manual de Nor mas Y Procedi mient os

Según Benj a mí n (2009), menci ona que el pr opósit o del Manual de Nor mas y Pr ocedi mient os es que sirva de guí a funda ment al en el l ogr o de obj eti vos, pr o mueva l a efi ci enci a operaci onal baj o l os pri nci pi os de transparenci a, legali dad, efi caci a y econo mí a. Es, ade más, un i nstru ment o di ná mi co que debe desarr oll arse al rit mo de l os ca mbi os pr oduci dos en l a ad mi nistraci ón públi ca y en concor danci a con el marco l egal que l a regul a, así co mo i nducir el contr ol i nt er no efi caz.

2. 2. 1. 5 Ma nual de Procedi mientos

Según Gor don ( 2002), menci ona que El manual de pr ocedi mient os es un co mponent e del sist e ma de contr ol i nt erno, el cual se crea para obt ener una i nf or maci ón det all ada, or denada, sist e máti ca e int egral que conti ene t odas l as i nstrucci ones, responsabili dades e i nf or maci ón sobre políticas, funci ones, sist e mas y pr ocedi mient os de l as di sti nt as operaci ones o acti vi dades que se reali zan en una organi zaci ón.

Las e mpr esas en t odo el pr oceso de di señar e i mpl e ment ar el sist e ma de contr ol i nt er no, tiene que preparar l os procedi mi ent os i nt egral es de pr ocedi mi ent os, l os cual es son l os que for man el pil ar para poder desarr oll ar adecuada ment e sus acti vi dades, est abl eci endo responsabili dades a l os encar gados de l as t odas las áreas, generando i nfor maci ón útil y necesari a, est abl eci endo medi das de seguri dad, contr ol y aut ocontr ol y obj eti vos que parti ci pen en el cu mpli mient o con l a funci ón e mpresari al.

El sist e ma de contr ol i nt erno apart e de ser una política de gerenci a, se constit uye co mo una herra mi ent a de apoyo para l as directi vas de cual qui er e mpr esa para moderni zarse, ca mbi ar y pr oducir l os mej ores result ados, con cali dad y efici enci a.

2. 2. 2 Defi ni ci ón de Cont rol

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Ta mbi én ti ene co mo propósit o esenci al, preser var l a exi st enci a de cualqui er e mpr esa y apoyar su desarr oll o; su obj eti vo fi nal es contri buir a l ograr l os result ados esperados. Se puede afir mar por consi gui ent e que:

El contr ol i nt er no es el conj unt o de pl anes, mét odos y pr ocedi mient os adopt ados por una e mpr esa u or gani zaci ón, con el fi n de asegurar que l os acti vos est én debi da ment e pr ot egi dos, que l os regi stros cont abl es sean fi dedi gnos y que l a acti vi dad de l a enti dad se desarr oll a efi caz ment e de acuer do con l as políticas trazadas por l a gerencia, en at enci ón a las met as y l os obj eti vos pr evi st os.

2. 2. 2. 1 Defi ni ci ón del Manual de Cont rol Interno

Según Ál varez (2002), me nci ona que El Manual de Pr ocedi mient os es un docu ment o que descri be en for ma l ógi ca, sist e máti ca y det all ada las acti vi dades de una i nstit uci ón o uni dad or gani zati va de acuer do con sus atri buci ones y t omando en cuent a l o necesari o para l a ej ecuci ón efi ci ent e de l as mis mas, general ment e señal an qui én, có mo, cuándo, dónde y para qué han de reali zarse est as acti vi dades.

Est e ti po de Manual se ori ent a a especifi car det all es de l a ej ecuci ón de acti vi dades or gani zaci onal es, con el fi n de unifi car crit eri os a l o i nt er no de l a i nstit uci ón sobr e l a ma ner a correct a en que deben ser reali zadas. Al recuperar l a i nf or maci ón de l a for ma más adecuada de dese mpeñar l as t areas se l ogra asegur ar su cali dad, así co mo agili zar l a circul aci ón de l a i nf ormaci ón para que est a llegue oport una ment e a las uni dades or gani zati vas que l a requieran.

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2. 2. 2. 2 Cl asifi caci ón del Cont rol Interno

El contr ol i nt er no se cl asifi ca de l a si gui ent e manera:

2. 2. 2. 2. 1 Cont rol Cont abl e

Co mpr ende el pl an de organi zaci ón y t odos l os mét odos y pr ocedi mient os cuya misi ón es sal vaguar dar l os acti vos y l a fi abili dad de l os registros fi nanci er os; debe di señarse de t al ma ner a que bri nde l a seguri dad razonabl e de que:

 Las operaci ones se reali zan de acuer do con aut orizaci ones de l a ad mi ni straci ón.

 Las operaci ones se regi stran debi da ment e para:

a. Facilit ar la preparaci ón de l os est ados fi nancier os de acuer do con l as Nor mas Int er naci onal es de Cont abili dad.

b. Logr ar sal vaguar dar l os acti vos.

c. Poner a di sposi ci ón i nfor maci ón sufi ci ent e y oport una para l a t oma de deci si ones.

 La exi st enci a cont abl e de l os bi enes se co mpar e peri ódi ca ment e con l a exi st enci a físi ca y se t omen medi das oport unas en caso de present arse diferenci as.

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Los el e ment os del contr ol cont abl e i nt er no son:

a) Defi ni ci ón de aut ori dad y responsabili dad:

Las e mpr esas deben contar con defi ni ci ones y descri pci ones de l as obli gaci ones que tengan que ver con funciones cont abl es, de recaudaci ón, contrat aci ón, pago, alt a y baj a de bi enes y presupuest o, aj ust adas a l as nor mas que l e sean apli cabl es.

b) Segr egaci ón de deberes:

 Las funci ones de operaci ón, regi stro y cust odi a deben est ar separadas, de t al ma ner a que ni ngún f unci onari o ej erza si mult ánea ment e t ant o el contr ol físi co co mo el contr ol cont abl e y presupuest al sobre cual qui er acti vo, pasi vo y patri moni o.

 Las e mpr esas deben establ ecer uni dades de operaci ones o de ser vi ci os y de cont abili dad, separados y aut óno mas. Est o con el pr opósit o de evit ar irregul ari dades o fraudes.

c) Est abl ecer co mpr obaci ones i nt er nas y pr uebas i ndependi ent es.

La part e de co mpr obación i nt er na resi de en l a disposi ci ón de l os control es de l as transacci ones para que aseguren una or gani zaci ón y unos funci ona mi ent os efi ci ent es y para que ofrezcan pr ot ecci ón contra fraudes.

2. 2. 2. 2. 2 Cont rol Ad mi ni strati vos

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El contr ol ad mi ni strati vo i nt er no debe i ncl uir análisis, est adí sti cas, i nf or mes de act uaci ón, pr ogra mas de entrena mi ent o del personal y contr oles de cali dad de pr oduct os o ser vi ci os.

Los el e ment os del contr ol ad mi ni strati vo i nt er no son:

 Desarr oll o y mant eni mient o de una lí nea funci onal de aut ori dad.

 Cl ara defi ni ci ón de funciones y responsabili dades.

 Un mecani s mo de co mpr obaci ón i nt er na en l a estruct ura de operaci ón con el fi n de pr oveer un funci ona mi ent o efi ci ent e y l a máxi ma pr ot ecci ón contra fraudes, despilfarros, abusos, errores e irregul ari dades.

 El mant eni mient o, dent ro de l a or gani zaci ón, de l a acti vi dad de eval uaci ón i ndependi ent e, represent ada por l a audit orí a i nt erna, encar gada de revi sar políti cas, di sposi ci ones l egal es y regl a ment ari as, prácti cas fi nanci eras y operaci ones en general co mo un ser vi ci o constr ucti vo y de pr ot ecci ón para l os ni vel es de di recci ón y ad mi ni straci ón.

2. 2. 2. 3 Obj eti vos del Si ste ma de Cont rol Interno

El di seño, l a i mpl e ment aci ón, el desarr oll o, la revisi ón per manent e y el fortal eci mient o del contr ol i nt er no, se debe ori ent ar de manera funda ment al al l ogr o de l os si gui ent es obj eti vos:

a) Pr ot eger l os recursos de la or gani zaci ón, buscando su adecuada ad mi ni straci ón ant e ri esgos pot enci al es y reales que l os puedan afect ar (contr ol i nt er no cont abl e).

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c) Vel ar por que t odas l as acti vi dades y recursos de la or gani zaci ón est én diri gi dos al cu mpli mient o de l os obj eti vos previ st os (contr ol int er no ad mi ni strati vo).

d) Gar anti zar l a correct a y oport una eval uaci ón y segui mient o de l a gestión de l a or gani zaci ón (contr ol i nter no ad mi ni strati vo).

2. 2. 2. 4 Caract erí sti cas del Si stema de Cont rol Interno

Según Ál varez (2002), me nci ona que l as pri nci pal es caract erísti cas del contr ol i nt er no son las si gui ent es:

a) El sist e ma de contr ol i nt er no est á conf or mado por l os sist e mas cont abl es, fi nanci er os, de pl aneación, de verifi caci ón, i nfor maci ón y operaci onales de l a respecti va or gani zaci ón.

b) Corresponde a l a máxi ma aut ori dad de l a or gani zaci ón l a responsabili dad de est abl ecer, mant ener y perfecci onar el SCI, que debe adecuarse a l a nat ural eza, l a estruct ura, las caract erísticas y l a misi ón de l a or gani zaci ón.

c) La audit orí a i nt er na, o qui en funci one co mo t al, es l a encar gada de eval uar de for ma i ndependi ent e mente l a efi ci enci a, efecti vi dad, apli cabili dad y act uali dad del SCI de l a or gani zaci ón.

d) De be di señarse para prevenir errores y fraudes. e) Su ausenci a es una de l as causas de l as desvi aci ones.

2. 2. 2. 5 Est ruct ura del Proceso de Cont rol

El pr oceso de contr ol se estruct ura baj o l as si gui ent es condi ci ones:

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b) Un hecho real.- El cual se co mpar a con l a condi ci ón o t ér mi no de referenci a del punt o ant eri or.

c) Una desvi aci ón. - Que surge co mo result ado de la co mpar aci ón de l os dos punt os ant eri ores.

d) Un análisis de causas. - las cual es han dado ori gen a l a desvi aci ón entre el hecho real y l a condi ci ón i deal o t ér mi no de referenci a.

e) To ma de acci ones correcti vas. - Son l as deci siones que se han de t omar y l as acci ones que se han de desarr oll ar para corregir las desvi aci ones.

2. 2. 2. 6 El e me nt os y Pri nci pi os Bási cos de Cont rol Interno 2. 2. 2. 6. 1 De Aut ocont rol

Es l a capaci dad que ostent a cada trabaj ador, al ser vi ci o de l a e mpr esa, para contr ol ar su trabaj o, det ect ar desvi aciones y efect uar correcti vos para el adecuado cu mpli mient o de l os result ados que se esperan en el ej erci ci o de su funci ón, de t al manera que la ej ecuci ón de l os pr ocesos, acti vi dades y/ o t areas baj o su responsabili dad, se desarr oll en con f unda ment o en l os pri nci pi os est abl eci dos en l a Constit uci ón Políti ca.

2. 2. 2. 6. 2 De Aut orregul aci ón

Es l a capaci dad i nstit ucional para apli car de manera al i nt eri or de l a admi ni straci ón, l os mét odos y pr ocedi mient os est abl eci dos en l a nor mati vi dad, que per mit an el desarr oll o e i mpl e ment aci ón del Si st ema de Contr ol Int er no baj o un ent or no de i nt egri dad, efi ci enci a y transparenci a en l a act uaci ón.

2. 2. 2. 6. 3 De Aut ogesti ón

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2. 2. 2. 7 Me cani s mos de Cont rol Interno 2. 2. 2. 7. 1 Cont rol Interno Previ o

Las enti dades y or gani smos est abl ecerán mecanis mos y pr ocedi mient os para anali zar l as operaci ones y acti vi dades que hayan pr oyect ado reali zar, ant es de su aut orizaci ón, o de que ést a surt a sus efect os, con el pr opósit o de det er minar l a pr opi edad de di chas operaci ones y acti vi dades, su l egali dad y veraci dad y fi nal ment e su conf or mi dad con el presupuest o, pl anes y pr ogra mas.

2. 2. 2. 7. 2 Cont rol Interno Concurrent e

Según Dával os (1990), me nci ona que Es el que se pr oduce al mo ment o en que se est á ej ecut ando un act o ad mi ni strati vo. Todos l os cargos que t engan baj o su ma ndo a un gr upo de e mpl eados, est abl ecerán y apli carán mecani s mos y pr ocedi mient os de super vi si ón per manent e durant e l a ejecuci ón de l as operaci ones.

Con el fi n de:

 El l ogr o de l os result ados previ st os;

 La ej ecuci ón efi ci ent e y econó mi ca de l as funci ones enco mendadas a cada ser vi dor;

 El cu mpli mient o de l as disposi ci ones l egal es, regla ment ari as y nor mati vas;  El apr ovecha mi ent o efici ent e de l os recursos hu manos, mat eri al es,

tecnol ógi cos y fi nanci er os;  La pr ot ecci ón al medi o ambi ent e;

 La adopci ón oport una de las medi das correcti vas necesari as.

2. 2. 2. 7. 3 Cont rol Interno Posterior

La máxi ma aut ori dad de cada enti dad y or ganis mo, con l a asesorí a de su uni dad de audit orí a i nt er na, est ablecerá l os mecani s mos para eval uar peri ódi ca ment e y con post eri ori dad a l a ej ecución de l as operaci ones:

El grado de cu mpli mient o de l as disposi ci ones l egal es, regl a ment arias y nor mati vas;

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Los ni vel es de efi ci encia, efi caci a, efecti vi dad y econo mí a en l a utili zaci ón y apr ovecha mi ent o de l os recursos hu manos, fi nancier os, mat eri al es, tecnol ógi cos y nat ural es; y,

El i mpact o que han t eni do en el medi o a mbi ent e.

2. 2. 2. 8 Res pons abili dad del Cont rol Interno

Según Zabar o (2000), me nci ona que Los comi t és u ofi ci nas de contr ol i nt er no son responsabl es por l as actuaci ones de l os pr ocesos en l as or gani zaci ones que ti enen l as posi bili dades fi nanci eras de poder crearl as, de lo contrari o, la responsabili dad por l as act uaci ones recae en l a gerenci a. La responsabili dad del contr ol i nt er no debe aj ust arse a l as necesi dades y requeri mient os de cada or gani zaci ón.

Es necesari o est abl ecer un Si st e ma de Contr ol Interno que l es per mit a t ener una confi anza moder ada de que sus acci ones ad mi ni strati vas se aj ust an en t odo a l as nor mas (l egal es y est at ut ari as) apli cabl es a l a or gani zaci ón. Además, es diferent e dependi endo de l a act uaci ón o nat ural eza de cada e mpr esa u or gani zaci ón

Des de el punt o de vi st a del cu mpli mient o del objet o soci al y l as funci ones asi gnadas a l as or gani zaci ones, el contr ol i nt er no es responsabili dad de l a gerenci a en forma i ndi spensabl e e i ndel egabl e, ya que l a responsabili dad no t ermi na con l a for mul aci ón de obj eti vos y met as, si no con l a verifi caci ón de que ést os se han cu mpli do.

El Si st e ma de Contr ol Interno debe ser un conj unt o ar móni co, conf or mado por el sist e ma de pl aneaci ón, l as nor mas, l os mét odos, l os pr ocedi mi ent os utilizados para el desarr oll o de las funci ones de l a or gani zaci ón y l os mecani s mos e i nstrument os de segui mi ent o y eval uaci ón que se utilicen para reali ment ar su ci clo de operaci ones.

2. 2. 2. 9 Di seño del Si ste ma de Cont rol Interno

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El di seño del SCI debe co mpr ender, entre otros, los si gui ent es aspect os:  Or gani zaci ón de l a función de contr ol i nt er no.

 Pl an de desarr oll o de l a funci ón de contr ol i nt er no.

 Pr ocesos y pr ocedi mient os críticos: For mali zaci ón y docu ment aci ón.

 Pl an de trabaj o para l a for mali zaci ón y docu me nt aci ón de l os de más procesos y pr ocedi mient os.

 Me cani s mos e i nstrument os de contr ol i nt er no.

a) Or gani zaci ón de l a Funci ón de Cont rol Interno

Aun cuando en t eorí a no es necesari a l a exi st encia de una ofi ci na especi alizada en el área de contr ol i nt er no, en l a prácti ca result a conveni ent e crearl a con el fi n de que li dere el pr oceso de di seño e i mpl ant aci ón del sist e ma y post eri or ment e, ayude a l a ad mi ni straci ón de l a or gani zaci ón a cu mplir su obli gaci ón en est e ca mpo.

b) Pl an de Desarroll o de l a Funci ón de Cont rol Interno

La i nstit uci onali zaci ón de l a funci ón de contr ol i nterno es t odo un pr oceso; no es una acci ón punt ual. Por est a razón es i mport ant e que su desarr oll o obedezca a un pl an, en el cual se t engan en cuenta l as caract erísti cas pr opias de l a or gani zaci ón y un grado de avance rel ati vo.

Di cho pl an debe cont e mpl ar l os si gui ent es el e ment os bási cos:  Defi ni ci ón de l a misi ón del sist e ma de contr ol i nt erno.

 Defi ni ci ón del al cance de las funci ones de l a ofi cina de contr ol i nt er no en el área del contr ol de gesti ón.

 Di vi si ón del trabaj o entre la lí nea de l a or gani zación y l a ofi ci na de contr ol i nt er no en el desarr oll o de l as acti vi dades de control.

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c) Pl an de Trabaj o para l a Docu me nt aci ón y For mali zaci ón de Procesos y Procedi mient os

Cual qui era que sea el diseño adopt ado para el SCI, ést e tiene co mo prerrequi sit o l a exi st enci a de pr ocesos y pr ocedi mient os for mali zados.

No t odos l os pr ocesos y pr ocedi mient os deben est ar for mali zados y docu ment ados ant es de mont ar el sist ema. Est e es un pr oceso que al pri nci pi o puede result ar l ent o, per o que se irá agili zando a medi da que l as disti nt as áreas de l a or gani zaci ón co mpr endan su i mport anci a y co mi encen a perci bir l os benefi ci os.

Por est a razón, l o pri oritari o es i ni ci ar l a acti vi dad con l os pr ocesos y pr ocedi mi ent os que se consi deren críticos para l a enti dad, es decir, aquell os que puedan afect ar de ma ner a si gnifi cati va l a marcha de l a or gani zaci ón y sus result ados.

Los punt os de contr ol son de tres ti pos pri nci pal es:  Los desti nados a verifi car la efi caci a del pr oceso.

 Los diri gi dos a asegurar el l ogr o de l os pará met r os de efi ci enci a est abl eci dos.  Los rel aci onados con el cu mpli mient o del trá mit e legal.

Los tres ti pos de contr ol son i mport ant es para el funci onari o responsable. Los dos pri mer os por que ayudan a contr ol ar el result ado de l as operaci ones a su car go y el últi mo por que l e ayuda a cu mplir correct a ment e su responsabili dad l egal.

d) Me c ani s mo e Instru me nt o de Cont rol Interno

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2. 2. 2. 10 El Cont rol y el Proceso Ad mi ni strati vo

Según Zabar o (2000), me nci ona que un sist ema de contr ol i nt er no se podr á i mpl ant ar debi da ment e y se mantendrá si las de más funci ones del pr oceso admi ni strati vo se encuentran operando de manera correct a, en especi al en l o referent e a l os si gui ent es fact ores:

2. 2. 2. 10. 1 La estruct ura organi zaci onal

Todas l as or gani zaci ones ti enen un obj et o soci al cl ara ment e est abl eci do, l o cual si gnifi ca que ell as exi st en para cumpl ir una o vari as funci ones. En el desarr oll o de su misi ón, l as or gani zaci ones deben ejecut ar uno o vari os pr ocesos operati vos, cuyos result ados det er mi nan el éxit o o fracaso de l a or gani zación en cuant o al cu mpl i mient o de sus obj eti vos funda ment al es.

La estruct ura or gani zacional de una e mpr esa debe responder sobre t odo a sus pr ocesos bási cos, est abl eci endo con cl ari dad l a lí nea ej ecuti va de l a or gani zaci ón co mo el conj unt o de l as áreas que ti enen a car go di chos pr ocesos bási cos y separándol a del conj unt o de l as áreas responsabl es del proceso de apoyo.

2. 2. 2. 10. 2 Raci onali zaci ón de Trami t es

La raci onali zaci ón de trá mit es es una de l as acti vi dades más rentabl es que una or gani zaci ón puede hacer para mej orar su efi cacia y efi ci enci a. Así mis mo, ell a ti ene un enor me i mpact o positi vo sobre el ej erci ci o del contr ol en cuant o si mplifi ca l os pr ocesos y las operaci ones, y l e permi t e a l a ad mi ni straci ón concentrar sus esf uerzos en l os aspect os real ment e i mport ant es de su gesti ón. La pri mer a se debe dar a l a eli minaci ón de trá mit es i nnecesari os, repeti dos o superfl uos, est o es, que no agreguen val or ni prevengan o di s mi nuyan ri esgos; l a segunda a l a si mplifi cación y mej ora mi ent o de los tra mit es que result en i ndi spensabl es o si gnifi cati vos para ej ercer una funci ón o defender un derecho. 2. 2. 2. 10. 3 For mali zaci ón y Docu ment aci ón de l os Procesos y Procedi mient os

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y docu ment aci ón de pr ocesos y pr ocedi mient os en l os cual es se basa l a or gani zaci ón, ya depur ados desde el punt o de vi st a tra mit aci ones.

Uno de l os mayor es probl e mas que tradi ci onalme nt e enfrent an l as or gani zaci ones es l a ausenci a de mét odos y pr ocedi mient os docu ment ados y act uali zados. Al no exi stir docu ment aci ón, l a me mori a or gani zaci onal se concentra en cabeza de i ndi vi duos aisl ados y se abre l a posi bili dad de que el desarr oll o de un pr oceso cual qui era sea suscepti bl e de i nt er pret aci ones di versas.

2. 2. 2. 10. 4 I ntegraci ón de l os Procesos de Pl aneaci ón y Pres upuest os

Según Zabar o (2000), menci ona que a pesar de la difi cult ad para i ntroducir y consoli dar una cult ura de ad mi ni straci ón por result ados que i nstit uci onali ce l os pr ocesos de fij aci ón y segui mient o de obj eti vos y met as en l as áreas, ést a es sól o una part e del pr obl e ma por resol ver.

Des de el punt o de vi st a de l a or gani zaci ón, l o que ver dadera ment e i mporta es el l ogr o de las met as or gani zaci onales y no el cu mpli mient o ai sl ado de l os co mpr o mi sos de l as áreas, puest o que casi en cual qui er or gani zaci ón hay una i nt errel aci ón estrecha en el trabaj o de las áreas y es necesari o que sus met as se defi nan no con base en sus condi ci ones parti cul ares si no en funci ón de l a i nt egraci ón requeri da para maxi mi zar el rendi mi ent o or gani zaci onal.

2. 2. 2. 10. 5 Cont rol de Gesti ón y Eval uaci ón del Dese mpeño

La i mpl ant aci ón de un sist e ma de ad mi ni straci ón por result ados, que es en gran medi da l o que se busca con el mont aj e de un SCI, ti ene co mo requi sit o esenci al la exi st enci a de l a eval uaci ón del dese mpeño del personal dentr o de la or gani zaci ón.

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2. 2. 2. 11 Ri esgos de Cont rol Interno 2. 2. 2. 11. 1 Defi ni ci ón de Ri esgos

Según Zabar o (2000), me nci ona que l a pal abra ri esgo pr ovi ene del l atí n “risi care” que si gnifi ca: atreverse. En reali dad ti ene un si gnifi cado negati vo rel aci onado con el peli gr o, daño, si ni estro o pér di da. Eti mol ógi ca ment e l a palabra ri esgo, si gnifi ca proxi mi dad de un daño. Ta mbi én es l a cont i ngenci a, desgraci a o contra ti e mpo. En l a act uali dad el ri esgo es t odo aquell o (positi vo y negati vo, de ori gen i nt erno o ext er no) que puede (pr obabili dad) afect ar (i mpact o) un negoci o.

El ri esgo en cont abili dad se puede defi nir como l a posi bili dad de que en el trabaj o pr opi a ment e cont abl e se den err ores, omisi ones, incerti du mbr es o fraudes. En t ér mi nos de audit orí a exi st e el ri esgo de que l os errores, omisi ón, i ncerti du mbr es y/ o fraudes no sean det ect ados en el pr oceso de l a ej ecuci ón de l a audi t orí a.

El ri esgo de contr ol int er no puede consi derarse co mo una co mbi naci ón entre l as posi bili dad de l a exi st enci a de errores si gnifi cati vos o irregul ari dades en l os est ados fi nanci er os y el hecho de que l os mis mos no sean descubi ert os.

2. 2. 2. 11. 2 Cl asifi caci ón de Ri esgos

Ri esgos Fi nanci eros

Exi st en diferent es nat uralezas de ri esgos fi nanci eros, l as cual es pueden ser cl asifi cadas en las si gui ent es cat egorí as o ti pos:

a) Ri esgos de Mer cado

Se enti ende co mo l a pér di da que puede sufrir un inversi oni st a debi do a l a diferenci a en l os preci os que se regi stran en el mer cado o en movi mi ent os de l os ll a mados fact ores de ri esgo (t asas de i nt erés, ti pos de ca mbi o, et c.).

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Es el más anti guo y pr obabl e ment e más i mport ante ri esgo que enfrent an l as e mpr esas. Se podrí a defi nir co mo la pér di da pot enci al que es consecuenci a de un i ncu mpli mi ent o de l a contrapart e en una operaci ón que i ncl uye compr o mi so de pago.

c) Ri esgos de Tasas de Int erés y Li qui dez

Se refi ere a l as pér di das que puede sufrir una empr esa por movi mi ent os adversos en tasas de i nt erés. Los bancos son muy sensi bl es a l as vari aci ones en l as t asas de i nt erés y el manej o de acti vos y pasi vos. El ri esgo de li qui dez t a mbi én se refi ere a l a i mposi bili dad de transf ormar en efecti vo un acti vo (i mposi bili dad de vender un acti vo en el mer cado). Est e riesgo est á present e en sit uaci ones de crisis cuando en l os mer cados hay vendedor es per o no co mpr adores.

d) Ri esgo Legal

Se refi ere a l a pér di da que se podrí a sufrir en caso de que exi st a i ncu mpli mient o de una contrapart e y en esa transacci ón no se pudi era exi gir por l a ví a j urí di ca, cu mplir con l os co mpr o mi sos de pago. Se refi ere a operaciones que t engan al gún err or de i nt er pret aci ón j urí di ca o al guna o misi ón en l a docu ment aci ón.

e) Ri esgo Oper ati vo

Est á asoci ado a fall as en l os sist e mas, pr ocedi mi ent os, contr ol es i nadecuados, fall as ad mi ni strati vas, contr ol es defect uosos, fraude, o error hu mano, en l os model os o en l as personas que manej an dichos sist e mas. Ta mbi én est á asoci ado a pér di das por fraudes o por falt a de capacit aci ón de al gún e mpl eado en l a or gani zaci ón.

Ri esgos de Audi t ori a

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Ri esgo Inherent e:

El ri esgo i nherent e consist e en l a suscepti bili dad del sal do de una cuenta o ti po de transacci ones de cont ener errores i mport ant es, i ndi vi dual ment e o cuando se agr ega con represent aci ones erróneas de otros sal dos o ti pos de transacci ones, asu mi endo que no hubi era contr ol es i nt er nos rel aci onados. Es en funci ón al ti po de negoci o y su medi o a mbi ent e, y de l a nat uraleza de l a cuent a o ti po de transacci ones.

Exi st en fact ores que afectan el ri esgo i nherent e como l os si gui ent es:  Int egri dad de l a ad mi ni straci ón.

 La experi enci a y conoci mient o de l a ad mi ni straci ón y ca mbi os en la ad mi ni straci ón durant e el perí odo, por ej e mpl o: l a i nexperi enci a de l a ad mi ni straci ón puede afect ar l a preparaci ón de l os est ados fi nanci er os de la enti dad.

 Pr esi ones i nusual es de l a ad mi ni straci ón a dar una represent aci ón err ónea de l os est ados fi nanci er os.

 Nat ural eza y t a maño de l a enti dad, el vol u men de l as operaci ones, su ubi caci ón geogr áfi ca.

 Suscepti bili dad de pér didas o mal versaci ón, de los acti vos por ej e mpl o los que son alt a ment e deseables y móvil es co mo el efecti vo.

 Tr ansacci ones i nusual es de l a enti dad, por ej e mpl o aj ust es que se reali zan al fi nal del peri odo.

Ri esgo de Cont rol

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Ri esgo de Det ecci ón

El ri esgo de det ecci ón es el ri esgo de que l os pr ocedi mi ent os del audit or no descubr an un err or que exi st a en una cuent a o ti po de transacci ones, el cual pueda ser i mport ant e i ndi vi dual ment e o en conj unt o con errores de otras cuent as o transacci ones. El ni vel de ri esgo de det ecci ón se rel aci ona direct a ment e con l os pr ocedi mient os del audit or; si e mpr e exi stirá ci ert o riesgo de det ecci ón, aun cuando el audit or exa mi ne el ci en por ci ent o del sal do de l a cuent a o del ti po de transacci ón, cuando el audit or sel ecci one un pr ocedi mient o de audit orí a i nadecuado, o apli que mal un pr ocedi mient o de audit orí a adecuado, o al i nt er pret ar equi vocada ment e l os result ados de l a audit orí a.

Ri esgo de Negoci o:

Se defi ne co mo el ri esgo consi st ent e en que l a enti dad o e mpr esa fall ara en l ograr sus obj eti vos. Est e ri esgo l e requi ere al audit or t ener una vi si ón más a mpl ia de l o que si mpl e ment e es el ri esgo de audit orí a.

2. 2. 2. 12 Cont rol Interno Basado en el Inf or me Cos o

En 1992, COS O publi có el Si st e ma I nt egrado de Cont rol Int erno, un i nf orme que est abl ece una defi ni ci ón co mún de contr ol i nt er no y pr opor ci ona un est ándar mediant e el cual l as or gani zaci ones pueden eval uar y mej orar sus sist emas de contr ol.

El i nf or me COS O defi ne a un sist e ma de contr ol i nt er no co mo: un conj unt o de pr ocesos, funci ones, acti vi dades, subsi st e mas, y gent e que son agr upados o consci ent e ment e segregados para asegur ar el l ogr o efecti vo de l os obj eti vos y met as.

El contr ol i nt er no es di señado e i mpl e ment ado por l a ad mi ni straci ón para trat ar l os ri esgos de negoci o y de fraude identifi cados que a menazan el l ogr o de l os obj etivos est abl eci dos, tal es co mo l a confi abili dad de l a i nf or maci ón fi nanci era.

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Es not ori o manifest ar, que el contr ol i nt er no ti ene co mo misi ón ayudar en l a consecuci ón de l os obj eti vos general es trazados por l a e mpr esa, y est o a su vez a l as met as específi cas pl ant eadas que si n duda al guna mej orará l a conducci ón de l a or gani zaci ón, con el fi n de opti mizar l a gesti ón ad mi ni strati va.

2. 2. 2. 13 Co mponent es de l a Estruct ura del Cont rol Interno

Los co mponent es pueden consi derarse co mo un conj unt o de nor mas que son utili zadas para medir el contr ol i nterno y det er mi nar su efecti vi dad. Para operar la estruct ura de contr ol i nt er no se requi ere de l os si gui ent es co mponent es.

 Ambi ent e de Cont r ol Inter no  Eval uaci ón del Ri esgo

 Acti vi dades de Contr ol Ger enci al

 Si st e ma de Inf or maci ón Y Co muni caci ón.  Acti vi dades de Monit oreo

2. 2. 2. 13. 1 Ambi ent e de Cont rol Interno

Según Ál varez (2002), me nci ona que El Ambi ent e de Cont r ol Int er no mar ca l a paut a del funci ona mi ent o de una empr esa e i nfl uye en l a conci enci aci ón de sus e mpl eados respect o al contr ol. Es l a base de t odos l os de más co mponent es del contr ol i nter no, aport ando di sci pli na y estruct ura

Los fact ores del ent or no de contr ol i ncl uyen l a i ntegri dad, l os val ores éti cos y l a capaci dad de l os e mpl eados de l a e mpr esa, l a fil osofí a de direcci ón y el estil o de gesti ón. El Ambi ent e de Cont r ol Inter no pr opi ci a l a estruct ura en l a que se deben cu mplir l os obj eti vos y l a preparaci ón del ho mbr e que hará que se cu mplan.

Qui enes son l os res ponsabl es

Los val ores éti cos y l a i nt egri dad en una or gani zaci ón son responsabi li dad de l a alt a direcci ón t ant o en su deter mi naci ón co mo en su trans misi ón a l os de más mi e mbr os de l a e mpr esa y su monit oreo. Es funda ment al que l a alt a gerenci a t enga bi en defi ni dos l os est ándares de co mport ami ent o y de conduct a para que no quede lugar a dudas o conf usi ones l uego que son adquiri dos por l os de más mie mbr os partí ci pes. A est o qué es l o que l a Direcci ón qui ere que ocurra, l o ll a ma mos Políti cas Ofi ci al es.

2. 2. 2. 13. 2 Eval uaci ón del Ri esgo

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40

para l a consecuci ón de l os obj eti vos, y sirve de base para det er mi nar có mo han de ser gesti onados l os ri esgos.

Los pr ocesos de eval uaci ón del ri esgo deben estar ori ent ados al fut ur o, per miti endo a l a direcci ón anti ci par l os nuevos ri esgos y adopt ar las medi das oport unas para mi ni mizar y/ o eli mi nar el i mpact o de los mis mos en el l ogr o de l os result ados esperados. La eval uaci ón del ri esgo ti ene un carácter preventi vo y se debe convertir en part e nat ural del pr oceso de pl anifi caci ón de l a e mpr esa.

Los el e ment os son:

 Los obj eti vos deben ser est abl eci dos y co muni cados;  Identifi caci ón de l os ri esgos i nt er nos y ext er nos;  Eval uaci ón del medi o a mbi ent e i nt er no y ext er no

Par a que cual qui er enti dad t enga contr ol es efectivos debe est abl ecer sus obj eti vos. Est os deben est ar sust ent ados en pl anes y presupuestos. El est abl eci mient o de l os obj eti vos represent a el ca mi no adecuado para i dentifi car fact ores críticos de éxit o y est abl ecer crit eri os para medirl os, co mo condi ci ón previ a para l a eval uaci ón del ri esgo.

I dentifi caci ón de l os ri esgos i nternos y externos

Los ri esgos i nt er nos y ext er nos si gnifi cati vos encarados por una or gani zaci ón que ti enen i nci denci a en el l ogr o de sus obj eti vos deben ser i dentifi cados y eval uados. La i dentifi caci ón de l os factor es de ri esgo más i mportant es y su eval uaci ón, pueden i nvol ucr ar por ej e mpl o: l os errores en deci si ones por utilizar i nf or maci ón i ncorrect a o desact uali zada, regi stros cont abl es no confi abl es, negli genci a en la pr ot ecci ón de acti vos, desi nt erés por el cu mpli mient o de pl anes, políticas y pr ocedi mient os est abl eci dos, adqui sici ón de recursos en base a prácti cas anti-econó mi cas.

2. 2. 2. 13. 3 Acti vi dades de Cont rol Gerenci al

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Todas aquell as acti vi dades que se ori ent en haci a la i dentifi caci ón y análisis de l os ri esgos real es o pot enci al es que a menacen l a misi ón y l os obj eti vos y en benefi ci o de l a pr ot ecci ón de l os recursos pr opi os o de l os t ercer os en poder de l a or gani zaci ón, son acti vi dades de contr ol.

Los el e ment os que conf orma n l as acti vi dades de control gerenci al son:  Int egraci ón de l as acti vi dades de control con l a evaluaci ón de riesgos  Control es sobre l os sist e mas de i nfor maci ón;

 Eval uaci ón.

2. 2. 2. 13. 4 Si ste ma De Inf or maci ón Y Co muni caci ón

Según Mantill a (2002), me nci ona que Est á constit ui do por l os mét odos est abl eci dos para regi strar, pr ocesar, resumi r e i nf or mar sobre l as operaci ones ad mi ni strativas y fi nanci eras de una enti dad. La cali dad y oport uni dad de l a i nfor maci ón que bri nda el sist e ma afect a l a capaci dad de l a máxi ma aut ori dad para adopt ar decisi ones adecuadas que per mit an contr ol ar las acti vi dades de la enti dad y preparar i nfor maci ón confi abl e.

En el sect or públi co el siste ma i nt egrado de i nfor maci ón fi nanci era se sust entará en una base de dat os central y úni ca, cuyo soport e será la i nformáti ca y las tel eco muni caci ones, accesi bl e para t odos l os usuari os de las áreas de presupuest o, tesorerí a, cont abili dad y deuda públi ca. Los el e ment os que conf or man el sist e ma de i nf ormaci ón cont abl e son:

a) Identifi caci ón de i nf or maci ón sufi ci ent e.

b) Inf or maci ón sufi ci ent e y rel evant e debe ser i dentifi cada y co muni cada en f or ma oport una para per mitir al personal ej ecut ar sus responsabili dades asi gnadas.

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42

2. 2. 2. 13. 5 Acti vi dades de Moni t oreo

Según Cant e (2000), menci ona que Los sist e mas de contr ol i nt er no requi eren super vi si ón, es decir, un pr oceso que co mpr ueba que se manti ene el adecuado f unci ona mi ent o del sist e ma a l o l ar go del tie mpo. Est o se consi gue medi ant e acti vi dades de super vi si ón conti nuada, eval uaci ones peri ódi cas o una co mbi naci ón de a mbas cosas”. Incl uye t ant o l as acti vi dades nor mal es de la direcci ón y super vi si ón, co mo otras acti vi dades llevadas a cabo por el personal en l a realizaci ón de sus funci ones.

El al cance y l a frecuenci a de l as eval uaci ones peri ódi cas dependerán esencial ment e de una eval uaci ón de l os ri esgos y de l a efi caci a de l os procesos de super vi si ón conti nuada.

El papel de super vi sor del contr ol i nt er no corresponde nor mal ment e al De part a ment o de Audit orí a Int er na, per o el Audit or Independi ent e al eval uarl o peri ódi ca ment e, contri buye ta mbi én a su super vi si ón.

Los el e ment os son:

 Mo nit oreo del rendi mient o;

 Revi si ón de l os supuest os que soport an l os obj eti vos del contr ol i nt er no;

 Apli caci ón de pr ocedi mient os de segui mi ent o.

 Eval uaci ón de l a cali dad del contr ol i nt er no

2. 3 I DEA A DEFENDER

(47)

43

CAPÍ TULO II

MARCO METODOLÓGI CO

3. 1 MODALI DAD DE LA I NVESTI GACI ÓN

Es perti nent e subrayar, que el pr oceso de i nvesti gaci ón co mpr endi ó l a int egraci ón de l os mét odos cuantit ati vo y cualit ati vo.

El mét odo cuantit ati vo co mpr endi ó bási ca ment e el pl ant ea mi ent o de l a hi pót esis nul a y alt er nati va y l a especifi caci ón del grado de si gnifi canci a, pr ocediéndose con l a det er mi naci ón de l a muestra, el aboraci ón del formul ari o para l a recogi da de i nf or maci ón, tabul aci ón y análisis de la i nf or maci ón.

En l o que respect a al mét odo cualit ati vo, pri mer ame nt e se el abor ó el gui ón de l a entrevi st a, se sel ecci onó a l as i nfor mant es y l a t écni ca e mpl eada consi sti ó en la entrevi st a en pr of undi dad, y segui da ment e se pr ocedi ó con su trascri pci ón y análisis.

Car act eri zándose por que ést os ti enen, dada l as t écni cas utilizadas, pl ena vali dez i nt er na y por que el mar co met odol ógi co e mpl eado puede ser utili zado en l a eval uación de t odo ti po de pr oyect os de caráct er soci al, vari ando úni ca ment e el ti po de i ndi cador.

3. 2 TI POS DE I NVESTI GACI ÓN

3. 2. 1 Ca mpo

Est e ti po de i nvesti gaci ón nos per miti ó aplicar direct a ment e a l a reali dad de l os concept os o crit eri os descubi ert os, ya que l os result ados obt eni dos nos per miti er on reali zar una pr opuest a que trat a a miti gar y resol ver l os pr obl e mas según l as necesi dades para l a conser vaci ón del medi o ambi ent e.

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est a manera per mit e est abl ecer result ados nu méricos que result an del análisis de l os dat os recol ect ados.

3. 2. 2 Bi bli ográfi ca

Par a l a present e i nvestigaci ón se utilizó una i nvesti gaci ón bi bli ográfi ca ya que se recopil ó i nf or maci ón de docu ment os escrit os, concept os de li br os, de i nvesti gaci ones reali zadas rel aci onadas al te ma, de me mori as est abl eci das.

3. 3 POBLACI ÓN Y MUESTRA

3. 3. 1 Pobl aci ón

Di r ect or, Pr ofesores (as) es el obj et o de est udi o de l a present e i nvesti gaci ón. Se trabaj ó con 12 personas que l abor an en el Centr o Educati vo Int egral Pl anet a, pert eneci ent e a l a ci udad del Puyo, pr ovi ncia de Past aza.

3. 3. 2 Muest ra

Có mo l a i nvesti gaci ón es pequeña no se pr ocedi ó a det er mi nar l a muestra y se trabaj a con l os funci onari os que l aboran en l a Instit uci ón.

3. 4 MÉT ODOS, TÉCNI CAS E I NSTRU MENTOS

3. 4. 1 Mét odos

3. 4. 1. 1 Mét odo Deductivo

Referencias

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