I
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TESIS PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD SUPERIOR, AUDITORÍA Y FINANZAS CPA.
TEMA: “HERRAMIENTAS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVAS,
FINANCIERAS PARA EL HOTEL MARÍA JOSÉ DE LAS PEÑAS, PROVINCIA ESMERALDAS”
AUTORA: CARLOSAMA IMBAQUINGO MAYRA ALEJANDRA TUTORA: DRA. GERMANIA ARCINIEGAS MSC
II
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR
En calidad de asesora del presente trabajo de investigación, certifico que la Tesis cuyo Título es “HERRAMIENTAS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVAS FINANCIERAS
PARA EL HOTEL MARÍA JOSÉ DE LAS PEÑAS, PROVINCIA ESMERALDAS”
fue elaborada por: Mayra Alejandra Carlosama Imbaquingo, y cumple con los requisitos metodológicos y científicos que la Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES exige, por lo tanto autorizo su presentación para los trámites pertinentes.
Ibarra, 22 de Octubre del 2014
Atentamente,
__________________________________ Dra. Germania Arciniegas M.S.C.
III
DECLARACIÓN DE AUTORÍA DE LA TESIS
Ante las autoridades de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” declaro que el contenido de la tesis “HERRAMIENTAS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVAS FINANCIERAS PARA EL HOTEL MARÍA JOSÉ DE LAS PEÑAS, PROVINCIA DE ESMERALDAS, presentada como requisito de graduación de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas C.P.A., es original, de mí autoría y total responsabilidad.
Ibarra, 22 de Octubre del 2014
Atentamente,
__________________________________________ Mayra Alejandra Carlosama Imbaquingo
IV
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por su inmensa bondad, por guiarme al camino correcto el cual me permitió continuar con los proyectos y metas, a mi familia en especial a mis padres, por ser el apoyo constante tanto en lo espiritual como financiero y por depositar toda la confianza y esperanza en mí.
Así también a los docentes por impartir sus conocimientos y destrezas mediante sus metodologías de enseñanza e imparcialidad. Agradezco por toda la colaboración y consejos en la formación profesional los cuales los llevaré presente para el adecuado desempeño en mi vida diaria.
De igual manera un profundo agradecimiento a la Dra. Germania Arciniegas por la invalorable ayuda y orientación para la realización de esta investigación.
V
DEDICATORIA
Dedico este trabajo investigativo. A Dios por que ha estado con migo en cada paso que doy, derramando su gracia y bendición, quien me da la vida, salud y las fuerzas necesarias para seguir adelante cada día.
VI
ÍNDICE DE CONTENIDOS
Introducción……… 1
Antecedentes de la Investigación……… 1
Planteamiento del Problema……… 1
Formulación del Problema………... 1
Delimitación del problema………... 1
Objeto de Investigación y campo de acción………. 1
Objetivos: Objetivo General y objetivos específicos………... 1
Idea a defender……… 1
Justificación del problema……… 1
Resumen de la estructura de la tesis……… 2
Elementos de novedad, aporte teórico y significación práctica………. 2
CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO……… 3
1.1. Origen y evolución de los procesos contables………. 3
1.2. Análisis de las posiciones teóricas……… 4
1.3. Definición de la empresa……….. 4
1.3.1. Clasificación de las empresas……… 5
1.3.2. Definición de contabilidad……… 6
1.3.2.1. Contabilidad de Servicios……… 6
1.3.2.2. Contabilidad Financiera……… 6
1.3.2.3. Contabilidad Administrativa……… 6
1.3.2.4. Contabilidad Hotelera……… 7
1.3.2.5. Clasificación de las empresas hoteleras……… 7
1.3.2.6. Definición de los puestos del hotel……… 7
1.3.3. Cuenta Contable……… 9
1.3.3.1. Plan de Cuentas……… 9
1.3.3.2. Importancia……… 9
1.3.3.3. Requisitos……… 10
1.3.3.4. Estructura del plan de cuentas……… 10
1.3.4. Ciclo Contable……… 11
VII
1.3.5.1. Importancia……… 12
1.3.5.2. Fases de la Planeación……… 12
1.3.5.3. FODA……… 13
1.3.5.4. Proceso Administrativo……… 14
1.3.5.5. Proceso Financiero……… 14
1.3.6. Gestión Financiera……… 15
1.3.6.1. Importancia……… 15
1.3.6.2. Finanzas……… 15
1.3.6.3. Administración Financiera……… 15
1.3.6.4. Herramientas de la Gestión Financiera……… 16
1.3.6.5. Indicadores Financieros……… 17
1.3.6.6. Estados Financieros……… 17
1.3.7. Estructura Organizativa……… 18
1.3.7.1. Organigramas……… 18
1.3.7.2. Organigrama Estructural……… 19
1.3.7.3. Organigrama Funcional……… 19
1.3.8. Clasificación de los Recursos empresariales……… 19
1.3.8.1. Recursos materiales o físicos……… 19
1.3.8.2. Recursos financieros……… 20
1.3.8.3. Capital humano……… 20
1.3.8.4. Recursos tecnológicos……… 20
1.3.8.5. Recursos administrativos……… 20
1.3.9. Control de Procesos……….. 20
1.3.9.1. Control Contable……… 20
1.3.9.2. Control Administrativo……….. 20
1.4. Análisis Crítico de los procesos contables del Hotel María José……… 21
1.5. Conclusiones Parciales del Capítulo……… 22
CAPÍTULO II MARCO METOLÓGICO……… 23
2.1. Caracterización del Hotel María José……… 23
2.2. Descripción del procedimiento metodológico……… 23
2.2.1. Modalidad……… 23
VIII
2.2.2. Tipos de investigación……… 24
2.2.2.1. De Campo……… 24
2.2.2.2. Bibliográfica……… 24
2.2.2.3. De Acción……… 24
2.2.2.4. Explicativa……….. 24
2.2.2.5. Aplicativa……… 24
2.2.3. Métodos, Técnicas e Instrumentos……… 25
2.2.3.1. Inductivo - Deductivo……… 25
2.2.3.2. Analítico - Sintético……… 25
2.2.3.3. Histórico - Lógico……… 25
2.2.3.4. Sistémico……… 25
2.2.4. Muestra……… 25
2.2.5. Técnicas……… 26
2.2.5.1. Entrevista……… 26
2.2.5.2. Encuesta……… 26
2.2.6. Instrumentos………. 26
2.2.6.1. Cuestionario……… 26
2.2.6.2. Cámara Fotográfica……… 26
2.2.6.3. Análisis de la Entrevista………. 26
2.2.7. Resultados del análisis del Cuestionario de Control Interno………. 27
2.2.7.1. Resultados de la Evaluación……… 27
2.2.7.2. Resumen de Evaluación del Sistema de Control Interno……… 28
2.2.7.2. Resumen de Evaluación del Sistema de Control Interno……… 28
2.2.7.4. Análisis del Cuestionario de Control Interno………. 28
2.3. Estructura de Herramientas de Gestión Administrativas, Financieras para el 29 Hotel María José de las Peñas, Provincia de Esmeraldas……….. 2.4. Conclusiones Parciales del Capítulo………. 30
CAPITULO III DESARROLLO DE LA PEROPUESTA………. 31
3.1. Tema………. 31
3.1.1. Objetivo de la Propuesta……… 31
3.1.2. Plan de Ejecución……….. 31
3.1.2.1. Base Legal del Hotel……….. 32
IX
3.1.2.3. Análisis FODA de la Empresa……… 34
3.1.2.4. Filosofía Empresarial……….. 35
3.1.2.5. Reglamento Interno de los Trabajadores……… 37
3.1.3. Organigrama Estructural del Hotel María José………. 41
3.1.3.1. Organigrama Funcional del Hotel María José……… 42
3.1.4. Manual de funciones de cada uno de los puestos del Hotel María José………… 43
3.1.5. Flujograma de los Procesos del Hotel……… 55
3.1.5.1. Flujograma del Proceso de las Camareras………... 55
3.1.5.2. Flujograma del proceso de Hospedaje de un Cliente………... 56
3.1.5.3. Flujograma del Proceso del Dep. Financiero para el cobro de Hospedaje……. 57
3.1.5.4. Proceso del Dep. Financiero de la Compra de un Bien o Servicio………. 58
3.1.6. Políticas para el Hotel María José………. 59
3.1.6.1. Políticas Administrativas……….... 59
3.1.6.2. Políticas Financieras………... 59
3.1.7. Control del Proceso Administrativo - Financiero……….. 60
3.1.7.1. Informe Diario de Ventas……….. 60
3.1.7.2. Hoja de Reservación……….. 61
3.1.7.3. Concentración de Reservaciones al Día……… 61
3.1.7.4. Factura……….. 62
3.1.7.5. Proceso Contable………... 62
3.1.8. Análisis de los Estados Financieros del Hotel María José………... 63
3.1.8.1. Análisis de Impactos………. 63
3.1.8.2. Formato de Seguimiento y Monitoreo para el Hotel………. 64
3.1.9. Validación de la Propuesta……… 64
3.2. Conclusiones Parciales del Capítulo……… 67
CONCLUSIONES………... 68
RECOMENDACIONES………. 69
BIBLIOGRAFÍA………. 70
X
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla N° 1 Encuestados………..……….25
Tabla N° 2 Intervalos de Riesgo……….………...27
Tabla N° 3 Evaluación del Cuestionario de Control Interno………...28
Tabla N° 4 Plan de Ejecución.………...31
Tabla N° 5 FODA Ambiente Interno de la Empresa……….………..34
Tabla N° 6 FODA Ambiente Externo de la Empresa………..35
Tabla N° 7 Indicadores Financieros……….63
XI
ÍNDICE DE FORMATOS
Formato N° 1 Resultados del Cuestionario de Control Interno………...28
Formato N° 2 Esquema de la Propuesta………...……....29
Formato N° 3 Mapa de Procesos………..33
Formato N° 4 Organigrama Estructural………...41
Formato N° 5 Organigrama Funcional……….42
Formato N° 6 Flujograma del Proceso del trabajo de una camarera………55
Formato N° 7 Flujograma del Proceso del hospedaje de un cliente…………...…………..56
Formato N° 8 Flujograma del Proceso del cobro de hospedaje………...…....57
Formato N° 9 Flujograma del proceso de la compra de un bien o servicio……….58
Formato N° 10 Informe diario de Ventas.………..………..60
Formato N° 11 Hoja de Reservación.………..………....61
Formato N° 12 Concentración de Reservaciones del día……….………61
Formato N° 13 Factura…….………62
XII
RESUMEN EJECUTIVO
La presente investigación se desarrolla en el Hotel María José ubicado en la parroquia de las Peñas, Provincia de Esmeraldas, dedicado a la prestación de servicios de Hospedaje, Restaurant, entre otros; sin embargo no cuenta con Herramientas de Gestión Administrativas Financieras donde se manifiesten normas, políticas, procedimientos a seguirse, por lo que el desempeño de las funciones de cada uno de los empleados se lo hace en base a indicaciones verbales, es por eso que en algunas ocasiones el personal no trabaja con eficiencia en sus labores, lo cual ha provocado una perdida mínima de clientela y por consecuencia su rentabilidad.
Para solucionar el problema se propone diseñar las Herramientas de Gestión Administrativas Financieras para el manejo adecuado de los recursos económicos del Hotel y así mejorar la rentabilidad y sus procesos para la obtención de los resultados económicos reales de una manera idónea y factible para el hotel.
La metodología empleada en el presente trabajo, permite conocerla situación actual, identificando el problema, la sustentación y la explicación de la propuesta a ejecutarse dando uso los diferentes métodos, técnicas e instrumentos que permiten obtener la información necesaria y la validación de la misma.
1
INTRODUCCIÓN
En el Cantón Eloy Alfaro perteneciente a la Provincia de Esmeraldas se encuentra una pequeña parroquia denominada Las Peñas en la cual encontramos un paisaje de playa virgen adornadas con cocoteros, arena suave y entorno mágico, donde se encuentra ubicado el Hotel María José que ofrece las facilidades turísticas de servicio al cliente, es el lugar ideal para la observación de aves marinas, ofreciendo gran variedad de actividades acuáticas como paseos en lancha, bananas etc. Las características del sector dieron origen al desarrollo turístico y socio-económico, generando una gran oportunidad para los empresarios para que tomen como iniciativa, la inversión en proyectos turísticos enfocados en la construcción de hoteles, cabañas que estén al servicio de turistas nacionales y extranjeros.
Sobre los hechos pasados se menciona que el Hotel María José comenzó sus operaciones desde el año 2005 ubicándose en el segundo lugar de acogida en la parroquia Las Peñas, con el objetivo de brindar el servicio de hospedaje y la prestación de servicios a sus clientes tanto turistas nacionales y extranjeros que visitan la playa, durante sus actividades iniciales contaba con una pequeña infraestructura que fueron unas cabañas conformadas por 36 habitaciones, y el recurso humano era mínimo, estaba conformado por seis personas, pero con el pasar del tiempo la Empresa fue creciendo y se fue incrementando poco a poco la operatividad con el afán de brindar una mejor atención a los clientes y en la actualidad no cuenta con el recurso humano necesario para poder ejecutar cada una de sus funciones es por eso que hoy en día el Hotel no cuenta con una distribución adecuada de funciones motivo por el cual existe una baja rentabilidad y la distribución y asignación de funciones no es la apropiada, provocando el inadecuado manejo de los recursos económicos del Hotel.
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los recursos disponibles, previsión de los recursos necesarios y proveer un presupuesto para las posibles necesidades de financiación interna y externa de una empresa. Al igual que los Procesos Contables Administrativos se interrelacionan con lo financiero, es decir le permite tomar decisiones dentro de lo administrativo y el cumplimiento de funciones con un fin y plazo determinado y a lo contable- financiero, un óptimo uso de recursos, ya sean humanos, materiales, financieros, tecnológicos, entre otros.
Es decir la presente investigación se enfoca a diseñar las Herramientas de Gestión Administrativas, Financieras para lograr un manejo adecuado de los recursos económicos del Hotel,mejorando el desempeño de cada una de las actividades, la correcta toma de decisiones y cumplimiento de las obligaciones, además en la parte financiera se obtendrálos estados financieros idóneos que permitan mejorar la rentabilidad y por ende lograr la estabilidad económica y financiera del hotel.
3
CAPÍTULO I MARCO TEÓRICO
1.1. Origen y evolución de los Procesos Contables Administrativos
(TOVAR, 2009), El hombre de Cromagnon aparece hace 45.000 años, como sociedades nómadas. El hombreprehistórico, se retira a pintar en la soledad de las cuevas, como la de Altamira, a dejar constancia delnúmero de sus animales cobrados en cacería.
En los primeros tiempos de la Edad Antigua, cuando la lucha cotidiana por la subsistencia arrastrabaconsigo el intercambio de bienes y servicios a través de la ley del más fuerte, y que todavía no habíansurgido los primeros albores de los medios de civilización del intercambio comercial, no existía laimperiosa necesidad de hoy en día de llevar anotaciones contables como medios de garantizar el controlde las operaciones resultantes de dichos intercambios.
En virtud de que para aquellos primeros tiempos de la historia de la humanidad, el hombre no disponíadel recurso que constituye la escritura y, era necesario conservar algún tipo de anotaciones o registro delas transacciones comerciales, nuestros comerciantes y personas de negocios del ayer se vieronprecisados a grabar muestras en rocas o árboles, o señales en las paredes de barro de sus casas.
(HERNANDEZ, 2003),La contabilidad es una actividad tan antigua como la propia Humanidad. En efecto, desdeque el hombre es hombre, y aun mucho antes de conocer la escritura, ha necesitado llevarcuentas, guardar memoria y dejar constancia de datos relativos a su vida económica y a su patrimonio: bienes que recolectaba, cazaba, elaboraba, consumía y poseía; bienes que almacenaba; bienes que prestaba o enajenaba; bienes que daba en administración.
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que en las primeras civilizaciones quesurgieron sobre la tierra tuvieron que hallar la manera de dejar constancia de determinados hechos conproyección aritmética y gráfica.
1.2. Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre los procesos contables
1.2.1.“La Contabilidad Financiera como un sistema de información destinado a proporcionar información a terceras personas relacionadas con la empresa, como accionistas e inversionistas a fin de facilitar sus decisiones”(ZAPATA, 2011, pág. 7) 1.2.2.(GUZMAN, 2007), La contabilidad financiera es la primera rama de la contabilidad es la que presenta de manera resumida la información de un ente económico en un periodo determinado, la situación financiera de la empresa, de acuerdo con su interés.
1.2.3. “La Contabilidad Financiera registra básicamente aquellas operaciones que realiza la entidad con el mundo exterior y, posteriormente suministra a los usuarios externos. Su confección está regulada por la legislación mercantil y contable. Las empresas han de elaborar periódicamente las Cuentas Anuales: Balance de Situación, Cuenta de Pérdidas y Ganancias y la Memoria”. (MATA & DE LA PEÑA, 2009, pág. 3)
Según los Autores antes mencionados se puede llegar a definir que La Contabilidad Financiera como una herramienta de información que le permite conocer y detallar las necesidades de la situación económica de la institución.
1.3.Definición de la
Empresa.-(LOPEZ, 2010), Define a la empresa como un sistema en el que los factores de producción, de financiación y comerciales para obtener unos determinados fines empresariales.
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1.3.1. Clasificación de las empresas
(SANCHEZ, 2009)La clasificación de las empresas se realiza bajo los siguientes criterios:
a) Según su naturaleza
Industrial: Transforma la Materia Prima en nuevos productos terminados. Ej. Ingenios, Acerías, etc.
Comercial: Son intermediarias entre productor y consumidor; su función primordial es la compra y venta de productos.Ej. Ferri Industrial, Supermaxi, etc.
Servicios: Entregarle los servicios a los clientes o a la comunidad. Ej. Hoteles, Restaurantes, Clínicas, etc.
Agropecuaria: Explotación del campo y sus recursos. Ej. Hacienda.
Minera: Dedicadas a explotar recursos naturales. Ej. Pesqueras, Madereras, Petroleras, etc.
b) Según el sector u origen de capital
Publicas: Su capital proviene del Estado o Gobierno .Ej. Alcaldía, Gobernaciones, etc. Privadas: Son aquellas que el capital proviene de personas particulares. Ej. Sociedades Comerciales, Hoteles, etc.
Mixtas: cuando el capital es mitad del Gobierno y mitad de particulares. Ej. La Previsora S.A. etc.
c) Según número de Socios
Unipersonales: El capital es el aporte de una sola persona.
Sociedades: Aporte de Capital por personas jurídicas o naturales. Sociedades De Personas.
Sociedades De Capital.
1.3.2. Definición de Contabilidad.
6
Mientras que (MUNERA, 2009) la define como el arte de recoger, resumir, analizar e interpretar datos financieros, para obtener así las informaciones necesarias relacionadas con las operaciones de una empresa.
1.3.2.1. Contabilidad de Servicios.
(DELGADO, 2009),Define a la contabilidad de Servicios como un conjunto de anotaciones destinadas a controlar el funcionamiento de cada sección y a facturar las prestaciones que se hayan efectuado a los clientes.
La Contabilidad de servicios se encarga de llevar de una manera ordenada los registros contables de empresas que se dedican a satisfacer las necesidades de sus clientes.
1.3.2.2. Contabilidad Financiera.
“La Contabilidad Financiera registra básicamente aquellas operaciones que realiza la entidad con el mundo exterior y, posteriormente suministra a los usuarios externos. Su confección está regulada por la legislación mercantil y contable. Las empresas han de elaborar periódicamente las Cuentas Anuales: Balance de Situación, Cuenta de Pérdidas y Ganancias y la Memoria”. (MATA & DE LA PEÑA, 2009, pág. 3)
La Contabilidad Financiera se encarga de llevar un registro y de presentar los estados financieros de cada periodo de la entidad para facilitar las decisiones de la empresa.
1.3.2.3. Contabilidad Administrativa.
“Sistema de información al servicio de las necesidades de la administración, con orientación programática, destinada a facilitar las funciones de planeación, control y toma de decisiones.”(SINISTERRA, 2009, pág. 8)
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1.3.2.4. Contabilidad Hotelera.- (LUCKIE, 2011),La hotelería, es una actividad mercantil de venta de servicios de alojamiento y gastronomía fundamentalmente, ésta tiene características generales y económicas financieras especiales que la diferencian de otras actividades comerciales e industriales.
La contabilidad hotelera se encarga de registrar movimientos económicos de hoteles como es la venta de los servicios de hospedaje.
1.3.2.5. Clasificación de Empresas Hoteleras
a) Hoteles.
(LUCKIE, 2011)Son establecimientos que, ofreciendo alojamiento con o sin comedor y otros servicios complementarios, ocupan la totalidad de uno o varios constituyendo sus dependencias con accesos, escaleras y ascensores de uso exclusivo y que reúna los requisitos técnicos mínimos para cada categoría. Estos a su vez se clasifican en 1, 2, 3, 4 y 5 estrellas.
Un hotel es un edificio equipado y planificado que alberga a las personas de manera temporal, entre los servicios básicos que estos incluyen son una cama, un armario y un cuarto de baño.
b) Pensiones.
(LUCKIE, 2011)Establecimientos que, ofreciendo alojamiento con o sin comedor y otros servicios complementarios, tienen una estructura y características que les impide alcanzar los requisitos y condiciones exigidas en los hoteles. Se clasifican en 1, 2, y 3 estrella.
1.3.2.6. Definición de los puestos de la organización de un hotel 1. Gerente.
(DE LA TORRE, 2009)Es el encargado de lograr los objetivos y políticas establecidas por el director general, de acuerdo con la organización que este ha dispuesto.
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2. Administrador.
“El administrador es el encargado de planear, organizar, dirigir y controlar el Hotel, tanto los recursos humanos como los materiales; es el encargado de perseguir la productividad y esto a su vez implica eficacia y eficiencia para así alcanzar los objetivos y metas propuestas.” (GARCIA M. , 2009, pág. 13)
El administrador es la persona encargada de administrar todo lo relacionado a la empresa en cuanto a bienes y de dirigir al personal que mantiene la empresa.
3. Contador General.
“Es el encargado de llevar la contabilidad del hotel y de hacer los pagos de todos los impuestos a los que este sujeto, así como proporcionar la información contable, financiera, que le sea requerida”. (GARCIA M. , 2009, pág. 13)
Es la persona que se encarga en cuanto a todo lo financiero de la empresa y estar al día con las obligaciones tributarias.
4. Cajera
“Se encarga de recibir todos los reportes de los cajeros departamentales y de recepción debidamente verificados, como también de las respectivas compras a crédito y ha contado y el pago de sueldos y salarios de los empleados”(GARCIA M. , 2009, pág. 19)
La persona que ocupa el cargo de cajera se encarga de recibir el dinero que entra a la empresa por el tipo de servicio que ofrece a sus clientes.
5. Recepcionista.
(GARCIA M. , 2009)Es el primer departamento en recibir al huésped cuando llega al hotel también es el último departamento con el que el huésped tiene contacto antes de abandonar el hotel.
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6. Guardia de Seguridad.- “Es el encargado de vigilar la entrada y salida de los huéspedes, así como de acotejarla, con el registro” (NAVARRO, 2006, pág. 31)
El guardia de seguridad es el encargado de vigilar por la seguridad de la empresa y de los bienes que tenga además por la seguridad de los clientes que se encuentren dentro del mismo.
1.3.3. Cuenta Contable
“Cuenta es un formato contérmino usado en contabilidad para registrar, clasificar y resumir en forma ordenada los incrementos y disminuciones de naturaleza similar que corresponden a los diferentes rubros integrantes del Activo, Pasivo, Patrimonio, Rentas, Costos y Gastos” (ZAPATA, 2011, pág. 23)
La Cuenta es el nombre de una transacción que se clasifica y engloba varios objetos de acuerdo a su naturaleza, o movimientos económicos de una entidad.
1.3.3.1. Plan De Cuentas.
(HARGADON, 2009)El plan de cuentas es un listado donde constan todas las cuentas a ser utilizadas dentro de los registros de transacciones a fin de mantener la homogeneidad en todos los periodos contables.
El plan de cuentas es un resumen de lo que tiene la empresa que le permite tener un mejor orden tanto en activos, pasivos patrimonio, capital, ingresos gastos.
1.3.3.2. Importancia
(ZAPATA, 2011)El plan de cuentas es importante porque es una herramienta que permite mantener uniformidad en los registros contables y balances de las empresas del mismo sector, facilitando el control e interpretación de los datos que se generen en un periodo contable.
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1.3.3.3. Requisitos.
(ZAPATA, 2011)Debido a que un plan de cuentas es de gran utilidad para los registros contables, establece una estructura básica para su diseño y por ello debe cumplir los siguientes requisitos:
1. Integridad: Debe contener todas las cuentas que sean necesarias para los registros de acurdo a las transacciones realizadas por la empresa, a las necesidades de información y actividad de la misma.
2. Flexibilidad: Debe admitir su actualización e introducción al plan de nuevas cuentas.
3. Sistematicidad: Las cuentas deben ordenarse de acuerdo a las normas vigentes, las mismas que establecen un criterio de ordenamiento básico a fin de mantener una estructura clara y organizada.
4. Uniformidad: Los principios de contabilidad y norma vigente debe aplicarse en el plan de cuentas de manera uniforme de un periodo a otro, en caso de existir alguna actualización o variación en el plan se debe indicar su incidencia en los saldos o manejo de las cuentas.
1.3.3.4. Estructura del Plan de Cuentas
(ZAPATA, 2011)El plan de cuentas se debe estructurar de acuerdo con las necesidades de información presentes y futuras de la empresa y se elaborara luego de un estudio previo que permite conocer sus metas, particularidades, políticas etc.
En el momento de elaborar un plan de cuentas es importante partir de lo general a lo particular, es decir, se determinan los grandes grupos de cuentas a utilizar así:
1. Activo: Es la disponibilidad, todo bien o derecho integrado como tal en la contabilidad sean o no de su titularidad por ej. Terrenos, edificios, bienes.
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4. Ingresos: Representan los beneficios o ganancias de una empresa, cuando estas se generan por el giro normal del negocio se denominan rentas operativas y cuando los ingreso provienen de actividades ocasionales, se denominan rentas no operativas. Estas cuentas tienden a incrementar el Patrimonio.
5. Gastos: Denominación aplicada a los conceptos que denotan uso, consumo, extinción o devengo de bienes y servicios necesarios para mantener las operaciones de la empresa.
1.3.4. Ciclo Contable.
(ZAPATA, 2011) El ciclo contable se debe desarrollar en el marco de las leyes, principios y normas contables. Cualquier actividad fuera de este marco dará lugar a que se cometa una ilegalidad y por ende los datos que figuran en los libros e informes financieros no serán confiables, comparables, comprensibles, ni tampoco relevantes. Los pasos del ciclo contable son:
1. Reconocimiento de la operación: Constituye el inicio del proceso, el reconocimiento implica entrar en contacto con la documentación de sustento (facturas, recibos, notas de venta etc.) y efectuar el análisis que conlleva a identificar la naturaleza, el alcance de la operación y las cuentas contables afectadas.
2. Jornalización: Acto de registrar las transacciones por vez primera en libros adecuados mediante la forma de asiento contable y conforme vayan ocurriendo.
3. Mayorización: Acción de trasladar sistemáticamente y de manera clasificada los valores que se encuentran jornalizados respetando la ubicación d las cifras de tal manera que si un valor está en él debe, pasará al debe de la cuenta correspondiente.
4. Comprobación: Se aconseja que mensualmente se verifique el cumplimiento del principio de partida doble y otros relacionados con la valuación, consistencia etc.
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El ciclo contable es muy importante dentro del área económica financiera de una empresa la cual tiene que realizar cada uno de los pasos para obtener los estados de situación financiera de una empresa.
1.3.5 Planeación Estratégica.
(LERNA, A & BÁRCENA, S, 2012)Significa definir y establecer una serie de pasos orientados a la obtención de uno o varios resultados, enmarcados en un tiempo determinado.
Es la función administrativa que se interesa por la definición de metas para el futuro desempeño organizacional.
1.3.5.1. Importancia.-
Según(LERNA, A & BÁRCENA, S, 2012) es importante ya que con la planeación se diseña el futuro y se encuentran los caminos por los cuales transitar, en la búsqueda de lo que se quiere (objetivos, supervivencia y crecimiento).
1.3.5.2. Fases De La Planeación
1. Establecimiento De Objetivos.
(LERNA, A & BÁRCENA, S, 2012) Consiste en enunciar el fin hacia donde se debe dirigir los recursos y esfuerzos de la organización. Un objetivo en el punto deseable para la empresa y debe ser medible e inteligente para todos los que conforman la organización.
Es establecer los objetivos que pretende alcanzar la empresa para alcanzar su éxito. 2. Misión.-
Según (ZAMBRANO, 2011) se considera que la misión no es otra cosa que la razón de ser de la organización, la cual viene dada en el documento legal constitutivo que da vida a la institución.
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3. Visión.-
Según (FERNÁNDEZ, 2010) es lo que se quiere que sea la organizacion en el futuro, como se la concibe en su situacion hacia el entorno y su organizacion interna. una vision es lo que esta generlmente en la mente del fundador de la empresa.
La visión en si viene a ser el camino que pretende alcanzar la empresa a largo plazo.
4. Políticas.-
Según (FERNÁNDEZ, 2010) son los criterios de adecuación que guían las actividades, programas y planes de acción de toda la organización para alcanzar resultados positivos para todos los grupos de interés (clientes, empleados, gobierno, sociedad) pueden ser generales de empresa, o específicas por función (financiera, comercial, operaciones) por área geográfica o área temática (subcontratación, formación), por unidad de función.
Las políticas son lineamientos que debe cumplir la empresa para alcanzar los objetivos planteados.
5. Valores.-
(ZAMBRANO, 2011) Se entiende por valores a las formas esenciales y perdurables de una organización; son principios orientadores para la acción que trascienden en el tiempo.
Los valores son principios que nos permiten orientar nuestro comportamiento en función de realizarnos como personas y como organización.
1.3.5.3FODA
(BURBANO, 2011)Menciona que se trata de una herramienta analítica que facilita sistematizar la información que posee la organización sobre el mercado y sus variables, con fin de definir su capacidad competitiva en un período determinado.
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1. Las Fortalezas.Son aquellas características de la empresa que la diferencian en forma positiva al compararse con otras y en consecuencia potencian las posibilidades de crecimiento y desarrollo.
2. Las Debilidades. Son sus falencias, los aspectos en los cuales será necesario actuar rápidamente para no quedar en situación crítica. Una de sus consecuencias puede ser la pérdida de participación en el mercado. Debemos tener en cuenta que las debilidades son la puerta de entrada de las amenazas.
3. Las Oportunidades. Son las posibilidades que presenta el mercado, que solo podrán ser aprovechadas si la empresa cuenta con las fortalezas para ello.
4. Las Amenazas. Están compuestas por severas condiciones que pueden afectar el desenvolvimiento de la empresa, llegando en caso extremo, a su desaparición.
En Síntesis se puede mencionar que las fortalezas se deben utilizar dentro de una organización, mientras que las Oportunidades deben Aprovecharse, y las Debilidades hay que eliminarlas y las amenazas sortearlas.
1.3.5.4. Proceso Administrativo
(CHIAVENATO, 2009)Este proceso administrativo se desarrolla de mejor manera cuando se cumplen los elementos básicos de la administración que son: planeación, organización, ejecución y control.
Es muy fundamental para un mejor desempeño laboral de los empleados y por ende una mejor toma de decisiones dentro de la administración.
1.3.5.5. Proceso Financiero
(GITMAN, 2010) Coordina la marcha administrativa y técnica del proceso financiero de conformidad con los lineamientos del área Administrativa Financiera y con fundamento en las leyes, procedimientos y reglamentos establecidos.
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1.3.6. Gestión Financiera.-
“La Gestión Financiera es un proceso que involucra los ingresos y egresos atribuibles a la realización del manejo racional del dinero en las organizaciones y en consecuencia, la rentabilidad financiera generada por el mismo”.(CORDOBA, 2012, pág. 2)
1.3.6.1. Importancia.-
“La gestión financiera es de gran importancia para cualquier organización, porque tiene que ver con el control de sus operaciones, la consecución de nuevas fuentes de financiación, la efectividad y eficiencia operacional, la confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables” (CORDOBA, 2012, pág. 6)
Permite tener un mejor control y llevar de una mejor manera los controles en cuanto a las actividades económicas de la empresa y así saber la rentabilidad que está ocasionando dentro de la entidad.
1.3.6.2. Finanzas.-
Finanzas es la rama de la Economía que se relaciona con el estudio de las actividades de la inversión tanto en activos reales como en activos financieros, y con la administración de los mismos. (OCHOA, 2009, pág. 2)
Las finanzas se ocupan del proceso, de las inversiones y participan en la transferencia de dinero entre individuos, empresas o gobiernos.
1.3.6.3. Administración Financiera.-
(ALCARRIA, 2009)La define a la administración financiera se encarga de la adquisición, financiamiento y administración de los activos en la toma de decisiones en las cuales las decisiones de inversión indican que cantidad de activos son necesarios para la empresa para mantenerse funcionando de acuerdo a las inversiones de dichos activos.
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1.3.6.4. Herramientas De La Gestión Financiera.-
Según (VILLAREAL, 2013)Las herramientas de gestión financiera son relativamente sencillas que le ayudaran en la administración financiera para crear o cambiar relativamente el nivel de la gestión y mejorar las probabilidades de que sus integrantes tengan éxito en lograr sus objetivos de mayores ingresos.
1. La Planeación Financiera.(VILLAREAL, 2013)Define la Planeación Financiera como parte inicial en una empresa donde los directivos o administradores deben analizar varios puntos, de los cuales tenemos:
2. Análisis De Costos.(MESEN, 2009)Todo administrador de empresa debe conocer el comportamiento de los costos y como estos deterioran las utilidades de una empresa. En general, los costos pueden ser de producción o fabricación, de administración y comercialización o financiamiento.
3. El Punto De Equilibrio (GITMAN, 2010)El análisis del punto de equilibrio sirve para poder de manifiesto el efecto en la rentabilidad de la empresa de la existencia de un mayor o menor proporción de costes fijos sobre los costes totales
4. Presupuestos. (BURBANO, 2011)Un presupuesto expresa en números lo que espera que pase en una empresa en un tiempo determinado. Los presupuestos son muy importantes en la planificación de una empresa y también en el control de la empresa en marcha.
5. Análisis Del Flujo. (BAENA, 2010)Menciona que es la generación de efectivo van encaminadas a provocar de una manera directa o indirecta, generar una cantidad adecuada de dinero que le permita entre otras cosas, financiar la operación, invertir para sostener el crecimiento de la empresa, y en general a retribuir a los dueños una utilidad satisfactoria. 6. Contabilidad.(MUNERA, 2009) Es el arte de recoger, resumir, analizar e interpretar datos financieros, para obtener así las informaciones necesarias relacionadas con las operaciones de una empresa.
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1. Comprobantes Externos.- Son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
2. Comprobantes Internos.- Son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos
1.3.6.5. Indicadores Financieros.-
(BAENA, 2010) “Son relaciones que se establecen entre las cifras de los estados financieros, para facilitar su análisis e interpretación. A través de ellas se pueden detectar las tendencias, las variaciones estacionales, los cambios cíclicos, y las variaciones irregulares que puedan presentar las cifras de los estados financieros”.
Son indicadores financieros que le permiten saber la situación económica en la que se encuentra la empresa tanto en sus activos, pasivos, patrimonio y rentabilidad.
1.3.6.6. Estados Financieros.-
“Los Estados Financieros son informes que se elaboran al finalizar un periodo contable en los cuales se refleja razonablemente la situación económico-financiero de la empresa; con esta información se examina los resultados obtenidos y se evalúa el potencial económico”. (SANCHEZ, 2009, pág. 59)
Los Estados Financieros son aquellos que reflejan la situación económica de la empresa y cuánto dinero tiene.
1. Situación Financiera.- “Se llama también Estado de Posición Financiero, es el que nos muestra cuanto se tiene en activos y pasivos de la empresa en una fecha determinada. Es como una balanza de peso donde de un lado esta lo que tenemos y por otro lo que debemos y lo que nos queda”.(HARGADON, 2009, pág. 16)
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2. Estado De Resultados Integral.- “El Estado de resultados muestra los efectos de las operaciones de una empresa y su resultado final, ya sea de ganancia o de pérdida. Muestra también un resumen de los hechos significativos que originaron un aumento o disminución en el patrimonio de la entidad durante un periodo contable”.(GITMAN, 2010, pág. 41)
En él se expresa en forma acumulativa las cifras de ingresos, costos y gastos resultantes en un periodo determinado.
3. Estado De Flujo De Efectivo.- (RODRIGUEZ, 2012)Presenta las entradas y salidas del efectivo que resultan de las decisiones sobre las operaciones, las inversiones y la forma de financiamiento durante un periodo determinado
Suministra información que permite a los usuarios evaluar los cambios en los activos netos de la entidad, su estructura financiera
4. Estado De Cambios En El Patrimonio.- “El estado de cambios en el patrimonio tiene como finalidad mostrar las variaciones que sufran los diferentes elementos que componen el patrimonio, en un periodo determinado”.(SANCHEZ, 2009, pág. 63)
Aquí se detalla específicamente los elementos que componen el patrimonio de una empresa y las variaciones que surgen en cada período.
1.3.7. Estructura Organizativa.-“Es aquella que describe como se agrupan, como se identifican y como se relacionan los distintos elementos que forman la empresa, determina el nivel de autoridad y de responsabilidad de cada uno de los miembros de la empresa”(VENTURA, 2009, pág. 2)
La estructura organizativa refleja los niveles jerárquicos que tiene una empresa y el nivel de autoridad y responsabilidades que tiene cada área funcional.
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Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas o unidades administrativas.
1.3.7.2. Organigrama Estructural.-“Pone de manifiesto los elementos que componen la estructura de la empresa, facilitando información sobre: Colocación en línea jerárquica.” (VENTURA, 2009, pág. 10)
Le permite tener una mejor visión en cuanto al orden jerárquico que existe en la empresa
1.3.7.3. Organigrama Funcional.- (GARCIA M. , 2009) El Organigrama Funcional es aquel que recoge todas las diversas funciones sus relaciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada empleado encargado de su función respectiva que pueden darse dentro de una empresa.
Es aquel donde se puede indicar los puestos de cada uno de los empleados y el cargo que desempeña cada uno de los mismos.
1.3.8. Clasificación de los Recursos Empresariales
Podemos decir que todos los recursos tienen gran importancia para el logro de los objetivos de la empresa, del adecuado manejo de los mismos y de su productividad dependerá el éxito de cualquier empresa.
(ROBBINS, 2010) Los recursos son ayuda o medio del que se vale una empresa para lograr un fin común u objetivo y estos se clasifican en:
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1.3.8.2. Recursos financieros: Son los monetarios de disponibilidad inmediata o mediata como el dinero en cajas o en bancos, los créditos, las cuentas por cobrar entre otras, que sirven para enfrentar los compromisos de la empresa.
1.3.8.3. Capital humano: Son las personas que trabajan en la empresa desde el presidente o director, general hasta el más humilde de los operarios.
1.3.8.4. Recursos tecnológicos: Son todos los elementos que la empresa utiliza para colocar sus productos en el mercado, así como para planear, organizar, dirigir y controlar sus actividades.
1.3.8.5. Recursos administrativos: Para administrar cada uno de los recursos empresariales, es necesaria un área específica de la empresa.
1.3.9. Control de Procesos
La Actividad de planificar y regular un Proceso, con el Objetivo de ejecutar el Proceso de forma Eficaz, Eficiente y coherente.
1.3.9.1 Control Contable.- “Comprende tanto las normas y procedimientos contables establecidos, como todos los métodos y procedimientos que tiene que ver o están relacionados directamente con la protección de los bienes y fondos de la confiabilidad de los registros contables.” (CEPEDA, 2008, pág. 29)
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1.4. Análisis crítico de los procesos contables del Hotel María José.
En la actualidad las empresas hoteleras pretenden incrementar sus activos intangibles que les permitan desarrollar espacios de mercado en un mundo tecnológicamente cambiante, entre los activos intangibles que se propone esta la capacitación al personal, el desarrollo organizacional, que van acompañadas de las herramientas financieras como son: los manuales, estados financieros, análisis de estados financieros, indicadores financieros que le permitan a la empresa consolidar su información financiera y evaluar la situación económica financiera de la empresa para corroborar si está yendo por el buen camino.
El Hotel María José es una empresa hotelera muy importante dentro del cantón por la buena acogida que tiene por parte de turistas y por la buen infraestructura que tiene fue el segundo hotel en formarse en las peñas hace 9 años atrás en el turismo de las Peñas Provincia de Esmeraldas, esta empresa se dedica a prestar servicios de hospedaje, restaurante, piscina, sala de convenciones, pese a sus avances ha tenido problemas entre los más frecuentes que se han determinado son: el inadecuado manejo de los recursos económicos que tiene el Hotel, lo cual está provocando una baja rentabilidad en la empresa. Y es así que la falta de una estructura organizacional, no le permite adoptar decisiones efectivas, en cuanto a lo administrativo y financiero, además que los sistemas de información empíricos con que cuentan, no permiten tener información confiable, rápida y oportuna, finalmente no cuentan con herramientas destinadas al control financiero.
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1.5. Conclusiones parciales del capítulo
Las bases teóricas expuestas en este capítulo complementan el trabajo de elaboración de herramientas financieras ya que describen los conceptos básicos que sustenten la aplicación de normas, procedimientos, que sean de fácil aplicabilidad para un perfecto control y optimización de los recursosempresariales y lograr de esta forma, que los Directivos del Hotel María José tomen las mejores decisiones en beneficio de la empresa.
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CAPÍTULO IIMARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA
2.1. Caracterización del Hotel María José
En el cantón Eloy Alfaro perteneciente a la provincia de Esmeraldas se encuentra un pequeño recinto denominado Las Peñas en el cual encontramos una situación económica la cual es muy baja, rodeada de gente pobre mismas que no saben aprovechar los recursos que tiene para poder mejorar la situación socio-económica del sector y por ende aprovechar los recursos económicos que poseen.A pesar de los problemas que existen en el lugar algunas personas tuvieron la iniciativa de dar origen a que los grandes empresarios busquen invertir en proyectos turísticos como es la construcción de hoteles que estén al servicio de turistas nacionales y extranjeros.
El Hotel María José fue el segundo Hotel creado en la parroquia de las Peñas, hace años atrás con el objetivo de brindar el servicio de hospedaje, desde mayo del 2005 empezó a prestar sus servicios manteniendo hasta hoy una gran acogida por parte de turistas nacionales y extranjeros que visitan la playa de Las Peñas a pesar de que cuenta con una pequeña infraestructura y poca contratación de personal que inicialmente fue de seis personas, mismas que no fueron las suficientes para poder desarrollar sus funciones y es por eso que no pueden brindar una mejor atención a los clientes ya que no pueden distribuir de una mejor manera sus funciones, provocando una baja rentabilidad en cuanto al desarrollo de las operaciones que realiza el hotel.
2.2Descripción Del Procedimiento Metodológico 2.2.1 Modalidad
Para la investigación que se realizó se aplicó los siguientes paradigmas que fueron:
2.2.1.1. Cuali - Cuantitativo
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información se procedió a analizar los resultados obtenidos de las operaciones realizadas en el Hotel, que servirán de apoyo para el logro de la propuesta.
2.2.2 Tipos de Investigación
2.2.2.1. De Campo
Se consideró necesario trasladarse a la parroquia de las Peñas - Provincia de Esmeraldas para realizar una constatación física de la situación actual del hotel para verificar los problemas existentes y proceder a la elaboración de nuestra propuesta para dar una solución.
2.2.2.2. Bibliográfica
Se utilizó fuentes bibliográficas que permitieron revisar diferentes libros para proceder a realizar los marcos teóricos y sustentar la propuesta.
2.2.2.3. De acción
Ayudó a ejecutar las ideas de cambio a la situación actual del Hotel mediante un previo análisis para lo cual fue necesario realizar los manuales que ayudaran a obtener un mejor desempeño en cada uno de los departamentos y en cuanto a funciones de cada uno de los empleados.
2.2.2.4. Explicativa
Permitió detallar y explicar todo el proceso que debe seguir el propietario para poder conocer el manejo adecuado de los recursos económicos que posee el Hotel a través del desarrollo de un sistema contable.
2.2.2.5. Aplicativa
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2.2.3. Métodos, Técnicas e Instrumentos 2.2.3.1. Inductivo – Deductivo.
Se revisó aquella información que es necesaria para el funcionamiento del hotel, la cual permitió dar una mejor orientación, y sobre todo tener un breve conocimiento de la situación actual y si cumple con los requisitos legales que exige la ley para lograr un buen desarrollo del trabajo de tesis.
2.2.3.2. Analítico – Sintético.
Permitió recopilar y analizar la información más importante del Hotel, como son los estados financieros propios de la actividad, mismo que sirvió para la elaboración de la propuesta y para lograr un mejor desarrollo en las actividades económico financieras.
2.2.3.3. Histórico – Lógico.
Permitió realizar una búsqueda avanzada en las diferentes casas bibliotecarias y recolectar información de situaciones pasadas para considerar nuestra propuesta para lo cual se utilizó archivos, libros y la tecnología.
2.2.3.4. Sistémico.
Finalmente el conocimiento de esta teoría permitió dar un orden lógico para la elaboración de nuestra propuesta en cuanto a los contenidos y al desarrollo de la propuesta.
2.2.4. Muestra
No se realizó ningún cálculo de fórmula para determinar la muestra ya que solo se aplicó una entrevista al Gerente y Administrador del Hotel María José y encuestas a los empleados y clientes del hotel.
Tabla N° 1 Encuestados
1. Empleados 11
2. Clientes 10
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2.2.5. Técnicas
2.2.5.1. Entrevista.- permitió conocer más detalladamente las necesidades que presenta el hotel en cuanto a sus recursos económicos que dispone mediante las opiniones de las personas entrevistadas.
2.2.5.2. Encuesta.- Se obtuvo información muy importante mediante la aplicación a los clientes y empleados del Hotel, todos estuvieron prestos a colaborar y nos ayudaron en todo momento.
2.2.6. Instrumentos
2.2.6.1. Cuestionario.- admitió elaborar determinadas preguntas para la entrevista para conocer la situación actual del hotel, como también para la elaboración de los antecedentes de la empresa y mediante un pertinente análisis proceder a dar soluciones a la situación actual.
2.2.6.2. Cámara Fotográfica.- Permitió tener evidencia de cada uno de los departamentos del hotel y conocer en qué condiciones se encontró al hotel y a su personal mediante las pertinentes tomas fotográficas y conocer la situación actual del hotel.
2.2.6.3. Análisis De La Entrevista
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contable ya que el propietario supomencionar que la contabilidad se la lleva sin un sistema contable, de una manera empírica ya que lo hacen simplemente mediante un registro de ingresos y gastos diarios del Hotel es decir no sabe exactamente los datos reales de la actividad económica y por ende no conoce la rentabilidad o déficit que mantiene el hotel, por consecuencia esto se debe al inadecuado manejo de los recursos económicos.
2.2.7. Resultados Del Análisis Del Cuestionario De Control Interno.
Elaboración:
Después de haber obtenido los resultados de la preguntas de los ocho componentes se califica el nivel de riesgo y confianza de acuerdo a los siguientes intervalos.
Tabla N° 2. Intervalos de Riego
INTERVALOS CONFIANZA RIESGO
19-43 BAJO ALTO 44-69 MEDIO MEDIO 70-95 ALTO BAJO
Fuente: Cuestionario de Control Interno
2.2.7.1. Resultados De La Evaluación
NIVEL CUMP = CT * 100 PT
NC = 58 * 100 109
NC = 53.21%
El nivel de confianza es de 53.21% que representa un nivel de riesgo medio
En el siguiente cuadro de resumen de la evaluación de riesgo y confianza que se obtuvo de los componentes del método COSO ERM, se determinó el nivel de riesgo por cada componente que se detalla a continuación.
En donde:
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2.2.7.2. Resumen De Evaluación Del Sistema De Control Interno Tabla N° 3 Evaluación de Cuestionario de Control Interno
COMPONENTES PONDERACIÓN TOTAL CALIFICACIÓN TOTAL NIVELES DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO Ambiente Interno 50 * 1 = 50 29 58 % MEDIO Establecimiento
de Objetivos
10 * 1 = 10 2 20% ALTO
Identificación de Acontecimientos
8* 1 = 8 3 37.5% ALTO
Evaluación de + ´´+
{ 6 * 1 = 6
3 50% MEDIO
Respuesta a los Riesgos
8 * 1 = 8 5 62.5% MEDIO
Actividades de Control
5 * 1 = 5 1 20% ALTO
Información y Comunicación
8 * 1 = 8 5 62.5% MEDIO
Supervisión 14* 1 = 14 10 71.42% BAJO TOTAL 109 58 47.74%
Fuente: Cuestionario de Control Interno
2.2.7.3. Interpretación De Resultados Del Cuestionario De Control Interno
Formato N° 1 Resultados del Cuestionario de Control Interno
Fuente: Cuestionario
2.2.7.4. Análisis Del Cuestionario De Control Interno.- Se observó que existe deficiencia en varios indicadores del cuestionario y es por eso que debería haber mayor control en cuanto al establecimiento de objetivos, Identificación de acontecimientos y actividades de control y así mejorar el desempeño de la actividad económica del hotel.
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% Ambiente Interno
Establecimiento de Objetivos
Identificación de Acontecimientos
Evaluación de Riesgos
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2.3. Estructura de Herramientas de Gestión Administrativas, Financieras para el Hotel María José de las Peñas Provincia de Esmeraldas.
Formato N° 2 ESQUEMA DE LA PROPUESTA
1. Objetivo
2. Plan de Ejecución 3. Base Legal 4. Mapa de Procesos 5. Análisis FODA 6. Filosofía Empresarial
7. Reglamento Interno de los trabajadores 8. Estructura Organizacional y Funcional 9. Manual de Funciones
10. Flujograma de Procedimientos
11. Políticas Administrativas y Financieras Fase 1
Herramientas Administrativas
Fase 2
Herramientas Financieras
1. Proceso Contable y Documentos fuente 2. Análisis de Estados Financieros 3. Indicadores Financieros
4. Control de Procesos
Fase 3
Seguimiento y Monitoreo
1. Formato de Seguimiento, Monitoreo.
HERRAMIENTAS DE GESTIÓN ADMINISTRATIVAS, FINANCIERAS PARA EL HOTEL MARIA JOSE DE LAS
PEÑAS, PROVINCIA ESMERALDAS
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2.4. Conclusiones Parciales del Capítulo
En el presente capítulo se conoce las características y el problema que mantiene el Hotel María José al momento de administrar los recursos económicos, e identificando a la vez la posible solución a través de las herramientas de gestión administrativas financieras para lograr un manejo adecuado de los recursos y una optimización de recursos para mejorar la rentabilidad del mismo.
Se establece la metodología empleada para el desarrollo de la propuesta, identificando cada uno de los pasos a utilizar dentro de la investigación de una manera cronológica para el desarrollo de las herramientas de gestión administrativas financieras que se necesite para su ejecución.
Se analiza los resultados obtenidos de las entrevistas y el cuestionario de control interno aplicado al gerente, empleados, y clientes, mismo que permitieron tener una visión más amplia del Hotel para proceder al desarrollo de la propuesta.
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CAPÍTULO III DESARROLLO DE LA PROPUESTA
3.1 Tema:
“Herramientas de Gestión Administrativas Financieras para el Hotel María José de Las Peñas, Provincia De Esmeraldas”
3.1.1 Objetivo de la Propuesta
Diseñar Herramientas de Gestión Administrativas Financieras para el Manejo adecuado de los Recursos Económicos del Hotel María José de las Peñas, Provincia de Esmeraldas
3.1.2. Plan de Ejecución
Tabla N° 4 Plan de Ejecución
1-2 PLAN DE EJECUCIÓN DEL HOTEL MARIA JOSE
Área Administrativa OBJETIVO Que se va a lograr
Base Legal Dar a conocer al Propietario y al Gerente de la Empresa cuáles son los requisitos que exige la Ley, para su correcto funcionamiento.
Cumplir con todos los requisitos que exige la Ley para su correcto funcionamiento.
FODA y Filosofía Empresarial
Elaborar una Misión y Visión a la Empresa, donde se identifica los objetivos y la razón de ser de la empresa, sus objetivos y reglamentos que debe tener para un correcto funcionamiento.
Que la Empresa cuente con una filosofía empresarial y que el gerente o propietario la de a conocer a los empleados para mejorar los problemas deficientes.
Mapas de Procesos de los departamentos
Elaborar el mapa de proceso donde refleje los procesos que deben seguir las empresas hoteleras en cada uno de sus departamentos
Conocer el proceso que se debe seguir una empresa hotelera en el desarrollo de sus funciones.
Políticas diseñar políticas para el área administrativa y financiera del hotel
La empresa va a contar con sus respectivas políticas para un correcto funcionamiento, y control en cada uno de los departamentos para mejorar las ineficiencias de los procesos desarrollados.
Estructura organizacional
Elaborar organigramas donde refleje la jerarquía de la empresa
Dar a conocer al personal la jerarquía del hotel
Manual de Funciones y Procedimientos
Realizar los respectivos procedimientos de cada una de las áreas del hotel y las funciones de cada uno de los
32 puestos del hotel.
Flujogramas Realizar los flujogramas de los principales actividades que realiza la empresa.
Tener claro cada una de las actividades que desarrolla cada uno de los departamentos.
Área Financiera Realizar un estudio del área financiera del hotel mediante los estados de situación financiera y el de resultados. De los 2 años anteriores.
Conocer la situación económico financiera por la que atraviesa el hotel
Elaborado por: Mayra Carlosama
3.1.1.1. Base legal del Hotel
1. Constitución De La Empresa
Hotel María José, es una empresa que se formó en la ciudad de Esmeraldas, parroquia Las
Peñas el 21 de enero del 2005, e inicio sus actividades formalmente en la misma fecha según los
datos que constan en el Registro Único de Contribuyentes que se detallan a continuación:
a) Número RUC:1001058336001 b) Razón Social: Hotel María José c) Tipo de Empresa: Otros
d) Representante Legal: Guerrero Fuentes José Elías
e) Obligaciones Tributarias:Declaración de IVA, Impuesto a la Renta f) Tipo de Contribuyente: Persona natural Obligada a llevar Contabilidad
2. Servicios que Ofrece a) Servicios de Hospedaje b) Piscina-Tobogán c) Guardianía d) Garaje
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3.1.1.2.Mapa de Procesos del Hotel María José Formato N° 3 Mapa de Procesos
PROCESOS ESTRATÉGICOS
Gestión de Calidad Planeación
Estratégica
Control Mejora Comunicación
Atención al cliente
Relaciones Públicas Reservas
Alojamiento Recepción Hotelera
Regiduría de Pisos Gastronomía
Animación y Recreación
Servicios Gastronómicos Elaboración de Alimentos
PROCESOS DE APOYO
Seguridad y Protección
RRHH Servicio
Técnico
Contabilidad y Finanzas Abastecimiento
/ Bodega
S
ATI
S
F
ACC
IÓ
N D
EL CLI
ENT
E
NECES
ID
AD
ES DEL C
LI
ENT
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3.1.1.3.Análisis FODA de la Empresa
Tabla N° 5 FODA Ambiente Interno del hotel 1-1
AMBIENTE INTERNO EMPRESA
FORTALEZAS DEBILIDADES El hotel cuenta con recurso humano que posee
experiencia para realizar las actividades laborales
Existe satisfacción de los clientes en los servicios recibidos de la Empresa.
El personal cuenta con instrucción formal para el desempeño de sus labores.
La empresa cuenta con una ubicación estratégica idónea para ofrecer sus servicios y su infraestructura es de primera línea.
Predisposición de los dueños para la elaboración de instrumentos administrativos- financieros.
Disminución en los ingresos mensuales que no puedan cubrir gastos
Servicio limitado para clientes potenciales.
Contratación de personal eventual con poca experiencia en este trabajo.
Información financiera poco confiable
FO DO
La empresa cuenta con una ubicación estratégica idónea para ofrecer sus servicios y su infraestructura es de primera línea contando que además se debería aprovechar la Publicación el sistema de compras públicas para ofertar los servicios al cliente.
Predisposición de los dueños para la elaboración de instrumentos administrativos- financieros y Obtención de financiamiento para ampliar su labor de servicio a los clientes.
Existe satisfacción de los clientes en los servicios recibidos de la Empresa y Convenios Con organizaciones Públicas y Privadas para ofrecer sus servicios.
Disminución en los ingresos mensuales que no puedan cubrir gastos a través de convenios con organizaciones Públicas y Privadas para ofrecer sus servicios.
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Tabla N° 6 FODA Ambiente externo del Hotel 1-1
AMBIENTE EXTERNO EMPRESA
OPORTUNIDADES AMENAZAS Publicación el sistema de compras públicas
para ofertar los servicios al cliente
Convenios Con organizaciones Públicas y Privadas para ofrecer sus servicios.
Obtención de financiamiento para ampliar su labor de servicio a los clientes.
Competencia de otros Hoteles que han atraído la atención de los clientes.
Precios de servicios ofertados al público más económico a diferencia de otros Hoteles.
Clientes insatisfechos ocasiona la disminución de demanda
FA DA
La empresa cuenta con una ubicación estratégica idónea para ofrecer sus servicios y su infraestructura es de primera línea a pesar de que existen precios de servicios ofertados al público más económico a diferencia de otros Hoteles.
Existe satisfacción de los clientes en los servicios recibidos por parte de la Empresa aunque existen pocos casos de clientes insatisfechos que ocasiona la disminución de demanda.
Disminución en los ingresos mensuales que no puedan cubrir gastos debido a que existen precios de servicios ofertados al público más económico a diferencia de otros Hoteles.
Contratación de personal eventual con poca experiencia en este trabajo es por eso que hay pocos casos en los que algunos Clientes se encentran insatisfechos lo que ocasiona la disminución de demanda
3.1.1.4. Filosofía Empresarial
1. Misión.- Alcanzar día a día la lealtad de los huéspedes a través de construir y garantizar experiencias de calidad que superen sus expectativas, mediante la oferta de estándares consistentes y precios justos, en un ambiente seguro y familiar, el cual se logra gracias al profesionalismo, trato amable, eficiencia y vocación de servicio de los empleados y trabajadores.
2. Visión.- Proyectar siempre una imagen de liderazgo, solidez y
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logrando así verdaderos equipos de alto rendimiento, no dudamos que el cliente lo percibirá en los verdaderos momentos de contacto.
3. Objetivos
a)Demostrar a los clientes que el Hotel es la mejor opción por servicio, calidad y precios justos; en un ambiente seguro, agradable y familiar.
b) Ofrecer a nuestros colaboradores las mejores condiciones para su desarrollo laboral en correspondencia a su esfuerzo individual y en equipo
c) Contribuir de manera importante en el desarrollo político, social y económico del país.
4. Valores
a) Disciplina.- la disciplina suele ser una carta de presentación; ser disciplinado en los negocios significa cosas esenciales como la puntualidad, seguir un plan trazado a conciencia, ponerse objetivos y luchar hasta alcanzarlos, separar las cosas personales de los de la empresa, respetar los recursos del negocio como tal, y en general, tener la convicción de terminar y no dejar a medias las cosas que sean importantes para la propia formación de un proyecto exitoso.
b) Honestidad.- Ser honesto es ser real, auténtico, genuino. Ser deshonesto es ser falso, ficticio, impostado. La honestidad expresa respeto por uno mismo y por los demás.La honestidad tiñe la vida de apertura, confianza y sinceridad, y expresa la disposición de vivir en la luz.
c) Respeto.- El respeto consiste en el reconocimiento de los intereses y sentimientos del otro en una relación. El respeto hacia los demás porque de eso depende mucho la acogida de los clientes.
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3.1.1.5. Reglamento Interno para los trabajadores
El presente reglamento interno de trabajo prescrito por el Hotel “María José” domiciliado en la playa de Las Peñas, provincia de Esmeraldas y a sus disposiciones quedan sometidos tanto el Hotel como todos sus empleados
Este reglamento hace parte de los contratos individuales de trabajo, celebrados o que se celebren con todos los empleados, salvo estipulaciones en contrario, que sin embargo pueden ser favorables para el empleado.
1. Condiciones de Admisión
Art. 1. Las personas que aspiren a desempeñar un cargo en el Hotel, deben hacer la solicitud por escrito para su registro como aspirante y también la siguiente documentación:
a) Cédula de ciudadanía y certificado de votación
b) Original y copia de record policial, antecedentes disciplinarios y antecedentes judiciales
c) Libreta militar
d) Certificado laboral de su empleo anterior, solicitando sueldo, tiempo y motivo del retiro
e) Certificados de recomendación personal y laboral f) Título Profesional
g) Certificados de estudios
Art. 2. El empleador podrá exigir documentos necesarios, mas no debe pedir incluir certificaciones ni datos como número de hijos que tenga, la religión que profesan o el partido político al que pertenezcan.
2. Empleados Accidentales o Transitorios
