UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TÍTULO DE LA TESIS DE GRADO
ELABORACIÓN DE UN SISTEMA CONTABLE Y FINANCIERO PARA LA COMPAÑÍA LECAVIL S.A DE BABAHOYO
ELABORADO POR:
RICARDO ALLEN RAMOS GORIBA
DIRECTORA DE TESIS:
MSC. ALEXANDRA GUTIERREZ
QUITO – ECUADOR
II
CERTIFICADO
Que el presente trabajo de práctica profesional realizado por el alumno: RICARDO ALLEN RAMOS GORIBA, ha sido orientado y revisado durante su ejecución, por lo tanto autorizo su presentación.
Quito DM, abril 30 de 2014
Msc. Alexandra Gutiérrez
III
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD O RESPONSABILIDAD
Yo, Ricardo Allen Ramos Goriba, expreso que los resultados de la investigación como trabajo práctico, previo a la obtención del título de Licenciado en Contabilidad y Auditoría, son absolutamente personales.
En tal virtud, declaro que los contenidos, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto son de exclusiva responsabilidad del Autor.
--- Ricardo Allen Ramos Goriba
C.C. 120414781-1
IV
DEDICATORIA
Gracias a tu paciencia y compresión, preferiste sacrificar nuestros tiempos de estar juntos para que yo pudiera cumplir con el mío. Por tu bondad y sacrificio me inspiraste a ser mejor
para ustedes, ahora puedo decir que esta tesis lleva mucho de ti, gracias por estar siempre a mi lado, Mariuxi.
Gracias a esas personas importantes en mi vida, que siempre estuvieron lista para brindarme todo su ayuda, ahora me toca regresar un poquito de todo lo inmenso que me han otorgado.
Con todo cariño está tesis se las dedico a ustedes.
V
AGRADECIMIENTOS
Doy infinitamente gracias a Dios, por haberme dado fuerza y valor para culminar esta etapa de mi vida.
Agradezco también la confianza y el apoyo brindado por parte de mis padres, que sin duda alguna en el trayecto de mi vida me ha demostrado su amor, corrigiendo mis faltas y celebrando mis triunfos.
A mis hermanos, me ha ayudado a afrontar los retos que se me han presentado a lo largo de mi vida.
A mi padre, que siempre lo he sentido presente en mi vida a pesar de la diferencia de opiniones. Y sé que está orgulloso de la persona en la cual me he convertido.
A mi amigo Carlos Andrade, por su apoyo incondicional en el transcurso de mi vida y la carrera universitaria, por compartir momentos de alegría, tristeza y demostrarme que siempre podré contar con él.
A la Ing. Alexandra Gutiérrez por toda la colaboración brindada, durante la elaboración de este trabajo y por la gran calidad humana que ha demostrado tener.
VI
Í
N D I C E
INTRODUCCIÓN ... 1
CAPÍTULO I ... 3
1 EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN... 3
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ... 3
1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ... 4
1.2.1 SUBPREGUNTAS ... 4
1.3 JUSTIFICACIÓN ... 4
1.4 OBJETIVO ... 5
1.4.1 OBJETIVO GENERAL ... 5
1.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ... 6
1.5 HIPÓTESIS IDEA A DEFENDER ... 6
1.6 VARIABLE DE LA INVESTIGACIÓN ... 7
1.6.1 VARIABLE INDEPENDIENTE ... 7
1.6.2 VARIABLE DEPENDIENTE ... 7
CAPÍTULO II ... 8
2 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO, LEGAL ... 8
2.1 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA ... 8
2.2 MARCO CONCEPTUAL ... 9
2.2.1 LA EMPRESA ... 9
2.2.2 CONTABILIDAD ... 13
2.2.3 LA CUENTA CONTABLE ... 16
2.2.4 PROCESO CONTABLE ... 22
2.2.5 ESTADO DE SITUACIÓN INICIAL ... 25
2.2.6 LIBRO DIARIO ... 26
2.2.7 LIBRO MAYOR ... 29
2.2.8 BALANCE DE COMPROBACIÓN ... 30
2.2.9 AJUSTE ... 32
2.2.10 ESTADOS FINANCIEROS ... 35
2.2.11 ESTADO DE RESULTADO ... 37
2.2.12 ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA ... 38
2.2.13 ESTADO DE VARIACIONES EN EL CAPITAL CONTABLE ... 41
2.2.14 ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO ... 42
VII
2.2.16 SISTEMA CONTABLE ... 46
2.2.17 CONTROL INTERNO ... 47
2.2.18 LA INFORMACIÓN Y EL PROCESO DE LA TOMA DE DECISIONES ... 50
2.3 MARCO LEGAL ... 50
2.3.1 CÒDIGO DE ÈTICA DEL CONTADOR ECUATORIANO ... 50
2.3.2 CÓDIGO DE ÉTICA... 51
2.3.3 PRINCIPIO DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADO ... 51
2.3.4 LEY ORGÁNICA DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO ... 53
2.3.5 OBLIGACIONES TRIBUTARIAS SRI ... 54
2.3.6 SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍA ... 57
2.3.7 OBLIGACIONES DEL EMPLEADOR ANTE EL IESS ... 59
CAPÍTULO III ... 62
3.1 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ... 62
3.1.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN ... 62
3.1.2 MÈTODO DE LA INVESTIGACIÓN ... 63
3.2 POBLACIÓN Y CENSO ... 63
3.3 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA LA RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN ... 64
3.4 GRÁFICOS Y CUADROS ESTADÍSTICOS ... 66
CAPÍTULO IV ... 73
DIAGNÓSTICO SITUACIONAL ... 73
4.1 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS ... 73
4.2 VERIFICACIÓN DE LA HIPÓTESIS ... 74
4.3 EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO ... 74
4.4 ANÁLISIS FODA ... 77
4.5 VISIÓN ... 78
4.6 MISIÓN ... 78
CAPÍTULO V ... 79
MARCO PROPOSITIVO ... 79
5.1 PROPUESTA DE LA ELABORACIÓN DE UN SISTEMA CONTABLE Y FINANCIERO ... 79
5.1.1 OBJETIVO GENERAL ... 79
5.1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ... 79
5.1.3 ALCANCE ... 80
VIII
5.1.5 PLAN DE CUENTAS ... 81
5.1.6 PROPUESTA DEL PERFIL PROFESIONAL PARA EL AREA CONTABLE FINANCIERO DE LAS EMPRESAS ... 87
5.2 DESARROLLO DE LA PROPUESTA ... 93
5.2.1 PRINCIPIO GENERAL ... 93
5.2.2 EL SISTEMA DE INFORMACIÓM CONTABLE ... 93
5.2.3 ANALISIS DE LAS CUENTAS CONTABLES CAJA, BANCO, INVENTARIO Y ACTIVO FIJO ... 95
CAPÍTULO VI ... 119
6.1 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 119
6.1.1 CONCLUSIONES ... 119
6.1.2 RECOMENDACIONES ... 120
BIBLIOGRAFÍA ... 121
ANEXOS ... 123
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico No 1 CICLO CONTABLE ... 26Gráfico No. 2 PREGUNTA 1 ... 66
Gráfico No. 3 PREGUNTA 2 ... 67
Gráfico No. 4 PREGUNTA 3 ... 68
Gráfico No. 5 PREGUNTA 4 ... 69
Gráfico No. 6 PREGUNTA 5 ... 70
Gráfico No. 7 PREGUNTA 6 ... 71
IX
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla Nº 1. BALANCE DE SITUACION INICIAL ... 25
Tabla Nº 2. ASIENTO SIMPLE ... 27
Tabla Nº 3. ASIENTO COMPUESTO ... 27
Tabla Nº 4. ASIENTO MIXTO ... 27
Tabla Nº 5. LIBRO DIARIO ... 28
Tabla Nº 6. LIBRO MAYOR ... 26
Tabla Nº 7. MAYOR AUXILIAR ... 30
Tabla Nº 8. BALANCE DE COMPROBACION ... 31
Tabla Nº 9. ESTADO DE RESULTADOS ... 38
Tabla Nº 10. ESTADO SITUACION FINANCIERA ... 40
Tabla Nº 11. ESTADO DE CAMBIO EN EL PATRIMONIO ... 41
Tabla Nº 12. ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO ... 43
Tabla Nº 13. POBLACIÓN Y CENSO ... 63
Tabla Nº 14. PREGUNTA No 1 ... 66
Tabla Nº 15. PREGUNTA No 2 ... 67
Tabla Nº 16. PREGUNTA No 3 ... 68
Tabla Nº 17. PREGUNTA No 4 ... 69
Tabla Nº 18. PREGUNTA No 5 ... 70
Tabla Nº 19. PREGUNTA No 6 ... 71
Tabla Nº 20. PREGUNTA No 7 ... 72
Tabla Nº 21. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO ... 74
Tabla Nº 22. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO ... 76
Tabla Nº 23. CUADRO DEMOSTRATIVO DE CAJA ... 95
Tabla Nº 24. CUADRO DEMOSTRATIVO DE CAJA CHICA ... 100
Tabla Nº 25. CUADRO DEMOSTRATIVO DE BANCO ... 103
1
INTRODUCCIÓN
Un Sistema Contable es el eje alrededor del cual se toma la mayoría de las decisiones financieras. Un Sistema Contable debe enfocarse como un sistema de información que reúne y presenta datos resumidos o detallados acerca de la actividad económica de una empresa a una fecha o por un periodo determinado.
La compañía Lecavil tiene que tomar decisiones en forma oportuna sobre la distribución de sus recursos o la evolución de su patrimonio en un determinado tiempo, para ello requiere contar con la información económica y financiera, y para satisfacer esas necesidades es imprescindible el control interno y registros contables de las transacciones que se efectúen diariamente.
La elaboración de un sistema contable y financiero para la compañía Lecavil S.A. tiene como propósito fundamental el lograr que el profesional en formación aplique procesos modernos de organización tanto de la información contable. Como de los documentos teniendo en cuenta la naturaleza y los propósitos de la empresa, en la cual vamos a implementar un orden determinado.
2 El hombre de gestión de la nueva empresa debe realizar un esfuerzo permanente por precisar y renovar las directrices que norman los complejos problemas de la administración moderna, con base en el continuo estudio de los métodos de trabajo.
Por tanto no puede dejarse el éxito de una empresa al azar y dejar que la organización se dé a como se presente, ni tampoco estancarse en un paradigma establecido, la actualización y la creatividad en el momento de elaborar un sistema contablemente y financiero para la empresa, será fortalecida en toda época.
En la compañía Lecavil se ha percatado de que no existe el debido control en el manejo de los bienes como las maquinarias, para la buena marcha y funcionamiento de la compañía, se requieren de procedimiento para el manejo de técnicas de planeación y administración que vengan a resolver los problemas que se presentan, de acuerdo con la aceleración económica y el cambio social del país.
3
CAPÍTULO I
1 EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La compañía Lecavil S. A. desde sus inicios de su actividad no cuenta con procedimiento de cuentas para el manejo de los activos de sus actividades económicas.
Por esta situación elaborar un sistema contable y financiero en la compañía Lecavil S.A., mediante la implementación de contabilidad, para que se lleve un proceso de control financiero de las operaciones diarias que tiene la compañía.
Al tener un sistema contable y financiero, la compañía Lecavil S.A. tiene como propósito fundamental el lograr que el profesional en formación aplique procesos modernos de organización tanto de la información contable. Como de los documentos contables teniendo en cuenta la naturaleza y los propósitos de la empresa, en la cual vamos a implementar un orden determinado.
4 contables como son de las cuentas de caja, banco , inventarios, activos fijos, para la buena marcha y funcionamiento de la compañía, se requieren de procedimiento para el manejo de técnicas de planeación y administración que vengan a resolver los problemas que se presentan, de acuerdo con la aceleración económica y el cambio social del país.
Realizándose una organización del Departamento Contable que es por donde pasa todo el movimiento de cualquier empresa, considero que será la solución inmediata al problema de esta.
1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
Elaboración de un sistema contable y financiero para la compañía Lecavil S.A. la empresa superaría los inconvenientes que tiene actualmente.
1.2.1 SUBPREGUNTAS
¿El personal debe estar relacionado a la carrera del área contable?
¿Los documentos deben de ser lo correctos, estar en forma organizado y en un debido proceso?
1.3 JUSTIFICACIÓN
5 y de gran ayuda en el desempeño económico de la empresa, ya que esto mejoraría al desarrollo funcional de la misma.
Le servirá para que el personal que se escoja para este departamento, tengan cada unos sus responsabilidades y la orientación necesaria de que es lo que debe hacer en su área de trabajo.
Será de gran relevancia ante la sociedad, ya que con un departamento contable organizado y establecido, mejorara en sus obligaciones tributarias, que es otra de las falencia y se contribuirá mucho mejor con el país.
Donde se beneficiara la sociedad con la contribución de los pago de impuesto al estado, el cual desarrollara obras de bienestar para el país en común, donde los beneficio serán también para la empresa, mejorando la actitud de sus empleados y el buen manejo de los pagos que realizara la empresa y las obligaciones que estas tendrá.
1.4 OBJETIVO
1.4.1 OBJETIVO GENERAL
6
1.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Analizar la situación económica y financiera de la Compañía, para verificar la necesidad de la elaboración de un sistema contable y financiero.
Revisar todo lo referente a las teorías, normas legales, leyes que se utilizara para el diseño de elaboración del sistema contable y financiero.
Aplicar la metodología propuesta para el presente trabajo de investigación y los términos legales para la situación actual de la empresa.
Proponer la elaboración de un sistema contable y financiero para la compañía Lecavil S.A., que permita la aplicación correcta de los procedimientos contables y financieros
1.5 HIPÓTESIS IDEA A DEFENDER
7
1.6 VARIABLE DE LA INVESTIGACIÓN
1.6.1 VARIABLE INDEPENDIENTE
El sistema contable y financiero para la compañía “Lecavil S.A.”
1.6.2 VARIABLE DEPENDIENTE
La variable dependiente:
Registrar de manera oportuna las operación de la empresa
Conocer la situación actual empresa.
Comprender las causas y efectos de las operaciones en la situación económico-financiera de la empresa.
8
CAPÍTULO II
2 MARCO REFERENCIAL TEÓRICO, LEGAL
2.1 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA
El Sector de la Construcción es sin duda unos de los que sufren de manera más directa las fluctuaciones económicas tanto a nivel nacional como internacional, convirtiéndose en uno de los principales indicadores económicos a considerar. Junto con los sectores Industrial, Servicios y Comercio, el de la Construcción permite medir el índice de Confianza Empresarial Global (ICE) basado en valor y volumen de ventas, nivel de producción, nivel de empleo, precios de venta, precios de insumos, nivel de competencia y nivel de negocios. Según el Banco Central del Ecuador en su página web1
Por otro lado, la cultura empresarial actual, debido a los cambios importantes sufridos en la economía mundial por efectos de la globalización, ha incurrido en reformas comerciales, tributarias e innovación de los sistemas financieros-contables y administrativos en las empresas, lo cual exige profesionales en el área financiero contable con ideas nuevas y preparación suficiente para realizar la gestión contable de manera de lograr una información de calidad, oportuna y en un lenguaje universal.
9 Además estas necesidades demandan la implementación de nuevos modelos de educación formal, que permitan que la oferta universitaria responda de mejor manera la demanda de profesionales.2
2.2 MARCO CONCEPTUAL
2.2.1 LA EMPRESA
CONCEPTO
Es la entidad u organización que se establece en un lugar determinado con el propósito de desarrollar actividades relacionadas con la producción y comercialización de bienes y/o servicios en general, para satisfacer las diversas necesidades de la sociedad.3
La empresa es la organización de negocio orientada a ofrecer bienes y servicio para los consumidores. L a empresas tienen las siguientes responsabilidades:
1. Atender las necesidades de sus clientes, ofreciendo artículos y servicios de buena calidad a precio razonables.
2. Procurar ganancias para sus inversionistas.
3. Pagar remuneraciones legales y justas a sus trabajadores. 4. Logar y mantener buen prestigio dentro de la comunidad.4
2 www.bce.fin.ec/indicador
10
OBJETIVO
El objetivo fundamental es el de obtener, rentabilidad o ganancia, minimizando sus costos y gastos, es decir, aprovechando al máximo todos y cada uno de los recursos disponible.
Las empresas, de acuerdo a su naturaleza pueden ser de uno o más propietarios. Las de un solo propietario, se conoce como negocios individuales y las de dos o más propietarios, se conoce como sociedades.
Cuando la empresa la conforman dos o más personas naturales, que aportan bienes y/o capital para desarrollar actividades mercantiles y obviamente participar en las utilidades que genera dicha actividad (sin que exista un contrato legalizado), se conoce como Sociedad de Hecho, de conformidad con lo previsto en el Código Civil.5
Se considera una compañía con personería jurídica, si la empresa se forma de y además por derecho, es decir mediante un contrato legalizado, debidamente escriturado en una Notaría Pública aprobado y legalizado mediante resolución de la Superintendencia de Compañía, la misma que ordena la inscripción en el Registro Mercantil de acuerdo a lo previsto por la ley.6
IMPORTANCIA
La estructura de las empresas les permite, cada una dentro de su especialidad, planificar, desarrollar y controlar todos los procesos productivos, comerciales y de distribución de
11 manera que por este medio se ofrece a la comunidad casi la totalidad de bienes y servicios que existen en la economía mundial. Las empresas tienen la posibilidad de obtener y manejar grandes cantidades de recursos necesarios para la operación de sus negocios, con el objeto de maximizar el beneficio proveniente del ejercicio de sus diversas actividades.7
CLASIFICACIÓN
Existe varios criterios para la clasificación de las empresas; pero para efectos netamente contable y administrativos, se consideran más útiles los siguientes:8
POR SU NATURALEZA
Se clasifican en: Industriales, Comerciales, Agropecuarias, Mineras, de Servicios.
Empresas industriales: Son aquellas que se dedican a la transformación de materias primas en nuevos productos.
Empresas comerciales: Son aquellas que se dedican a la compra venta de productos, convirtiéndose en intermediarias entre productores y consumidores.
Empresas Agropecuarias: Explotan productos agrícolas y pecuarios.
Empresas Mineras: Explotan los recursos del subsuelo.
Empresas de Servicios: Son aquellas que se dedican a la venta de servicios a la colectividad.9
12
POR EL SECTOR AL QUE PERTENECE
Se clasifican en Públicas, Privadas y Mixtas.
Empresas Públicas: Son aquellas cuyo capital pertenece al sector público Estado.
Empresas Privada: Son aquellas cuyo capital pertenece al sector privado, persona naturales o jurídicas.
Empresa Mixta: Son aquellas cuyo capital pertenece tanto al sector público como al sector privado – personas jurídicas.10
POR SU INTEGRACIÓN DEL CAPITAL
Unipersonales: Son aquellas cuyo capital pertenece a una persona natural.
Pluripersonal: Son aquellas cuyo capital pertenece a dos o más personas naturales.
Personas: En el Código Civil se define como personas a todos los individuos de la especie humana, cualquiera que sean su edad, sexo o condiciones.
13
Persona Jurídica: Es la reunión de dos o más personas naturales que legalmente constituidas obtienen personería jurídica. Es un ente ficticio con capacidad para contraer obligaciones y ejercitar derechos. Funciona bajo una razón social.11
La Ley de Compañías determina cinco clases de Compañías de Comercio que pueden emprender en operaciones mercantiles y participar de sus utilidades.
Compañía en nombre colectivo;
Compañía en comandita simple y dividida por acciones;
Compañía de Responsabilidad Limitada;
Compañía Anónima;
Compañía de Economía mixta.
Estas cinco especies de compañía constituyen personas jurídicas12
2.2.2 CONTABILIDAD
CONCEPTO
Es la técnica que permite el análisis, clasificación, registro, control e interpretación de las transacciones que se realizan en una empresa con el objeto de conocer su situación económica y financiera al término de un ejercicio económico o periodo contable.
14 Se puede conceptuar a la contabilidad como un campo especializado de las ciencias administrativas, que se sustenta en principios y procedimiento generalmente aceptado, destinado a cumplir con los objetivos de: análisis, registro y control de las transacciones en operaciones realizadas por una empresa o institución en funcionamiento, con las finalidades de informar e interpretar la situación económica financiera y los resultados operacionales alcanzados en cada periodo o ejercicio contable, durante toda la existencia permanente de la entidad.
La contabilidad es el sistema que mide las actividades del negocio, procesa esa información convirtiéndola en informes y comunica estos hallazgos a los encargados de tomar las decisiones.13
OBJETIVO
El principal es conocer la situación económica-financiera de una empresa en un periodo determinado, el que generalmente es de un año; así como también analizar e informar sobre resultados obtenidos, para poder tomar decisiones adecuada a los intereses de la empresa.14
CLASIFICACIÓN
Debido a su vital importancia, la contabilidad debe ser llevada en forma obligatoria por todas las instituciones privadas, públicas y autónomas, de acuerdo con lo que dispone la ley:15
15
Contabilidad General o comercial: Compra y venta de productos, intermediaria entre productores y compradores.
Contabilidad Agrícola: Explotan productos agrícolas y pecuarios.
Contabilidad de Servicio: Generación y ventas de productos intangibles ejemplo: Los Bancos, servicio médico, telefonía, agua, etc.
Contabilidad de Costos o Industrial: Transforma materia prima en nuevos productos.
Contabilidad Gubernamental: Se aplica al Sector Público de acuerdo a disposiciones legales y normas dispuestas por la Contraloría General del Estado. Se aplica a empresas u organismos del estado.16
IMPORTANCIA
Permite conocer con exactitud la real situación económica-financiera de una empresa; en cambio cuando no llevamos contabilidad, no se conoce con exactitud; cuanto no se tiene, cuando nos deben o debemos, cual es el volumen de compras, ventas, gastos; en definitiva solo se tiene una idea aproximada de la situación económica de la empresa, es decir en forma empírica.17
16
2.2.3 LA CUENTA CONTABLE
Cuenta es el nombre o denominación objetiva usado en contabilidad para registrar, clasificar y resumir en forma ordenada los incrementos y disminuciones de naturaleza similar, orientados en las transacciones comerciales que corresponde a los diferentes rubros integrantes del Activo, el Pasivo, el Patrimonio, las Rentas, los Costos y los Gastos.18
CONDICIONES DE UNA CUENTAS
El nombre o denominación de una cuenta que asigne el contador a un grupo de bienes, valores, obligaciones, derechos servicios y demás acontecimientos, requerirá de las siguientes exigencias:
El nombre de la cuenta debe ser explícito, es decir, su sola denominación debe permitir entender y apreciar la naturaleza y alcance de la cuenta. Ejemplo: Banco, Arriendos, etc.
El nombre debe ser completo, con el fin de evitar dudas o malas interpretaciones. Ejemplo: Bancos moneda nacional, Arriendos ganados, etc.19
TIPO DE CUENTAS
Cuentas reales o de balance. Estas cuentas pertenecen al balance general y por su naturaleza no se cierran al finalizar un ejercicio económico, sino que su saldo final del
17 periodo se constituye en saldo inicial para el siguiente. Aquí se encuentran cuentas como: Caja, Bancos, Vehículos, Cuentas por pagar, etc.
Cuentas temporales, nominales o de resultado. En este grupo se encuentra cuentas que representan rentas, gastos y costos, cuentas que, por su naturaleza, al final de un ejercicio se cierran con el fin de incrementar o disminuir el patrimonio empresarial con el resultado económico; aquí se encuentran cuentas como: Ventas, Ingresos por servicios prestados, Gastos Generales, etc.
Cuentas mixtas. Son cuentas formadas por una parte real y una temporal, como es el caso de los pagos y cobros anticipados, cuyo valor inicial será modificado por efectos de los ajustes que muestre el gasto o renta devengado al final de un ejercicio económico.20
CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS
De acuerdo con la clasificación se describen brevemente las cuentas clasificadas según el grupo al que pertenecen.
Cuentas del Activo. Todas las denominaciones contables que representen los bienes, valores y derechos que una empresa posee en una fecha determinada; estas cuentas pueden ser tangible, como: Caja, Documento por Cobrar, Vehículos, etc., e intangible, como: Franquicias, Marcas, Patentes, etc.
18
Cuentas de valuación del Activo. Éstas tienen el propósito de presentar el valor de realización de ciertas cuentas del activo al final de un ejercicio económico, mediante un ajuste que registre la disminución del costo histórico del activo. En este grupo se encuentra cuentas como: Provisión para cuentas incobrables, Depreciaciones, Amortizaciones, etc.; estas cuentas se presentan en el balance general con signo negativo; por tanto, su saldo por naturaleza, es acreedor.
Cuentas del Pasivo. Son las denominaciones contables que representan obligaciones y responsabilidades contraídas por la empresa con terceras personas, las mismas que en un plazo determinado deben ser honradas, pagadas o devengadas. Ejemplo Documentos por pagar, Ingresos cobrados por anticipado, etc.21
Cuentas del Patrimonio. Representan las denominaciones dadas como aportes de los socios, los resultados obtenidos por la actividad de la empresa, y las reservas de la empresa. Ejemplo, Capital social, Reserva legal, Utilidad del ejercicio.
Cuenta de Gastos: Son los desembolsos o equivalentes relacionados con la generación de una renta y son indispensables para el funcionamiento de la empresa, o lo que es lo mismo, constituyen las erogaciones necesarias para adquirir bienes y servicios que la empresa requiere para poder efectuar sus operaciones como arriendos, útiles de oficina, servicios básicos, etc.
19
Costo de Ventas: Es una denominación especial asignada a la inversión realizada, son los gastos ligados a la producción de bienes y servicios vendidos durante un período considerado, y se deben a los pagos derivados de contratar mano de obra, y demás factores productivos, como la compra de materia prima, insumos para la fabricación de bienes.
Cuentas de ingresos o Rentas: Denominación que representan los beneficio o ganancias; cuando esta se generan por el giro normal del negocio, se denominan rentas operativas; por ejemplo, la ventas de mercadería para una empresa comercial. Cuando los ingresos provienen de actividades ocasionales, se denominan rentas no operativas; por ejemplo, intereses ganados en una inversión temporal.
Cuentas de Orden: Son cuentas que por su naturaleza no afectan a la situación económica ni financiera de la empresa, pero se necesario mantenerlas para controlar ciertas operaciones que podrían eventualmente significar derechos u obligaciones empresariales. Estas cuentas se registran al pie del balance general; en este grupo se encuentran cuentas como: Mercaderías en consignación, valores entregado en garantía, etc.22
PARTES DE LA CUENTA
Toda cuenta tiene tres partes: Debe, Haber y Saldo
Debe. En el debe se registran todos los valores que reciben, ingresan o entran a cada una de las cuentas lado izquierdo.
20
Haber. En el haber se registra todos los valores entregan, egresan o salen de cada una de las cuentas lado derecho.23
SALDO: Es la diferencia entre el debe y el haber de la misma cuenta.
Clases de Saldos: Los saldos se clasifican en:
1. Saldo Deudor o Débito 2. Saldo Acreedor o Crédito
Saldo Deudor. Se obtiene cuando la sumatoria del Debe es mayor que la sumatoria de Haber de la misma cuenta.
Saldo Acreedor. Se obtiene cuando la sumatoria del Haber es mayor que la sumatoria Debe de la misma cuenta.24
PLAN GENERAL DE CUENTAS
Denominado también Catálogo de Cuentas, es la enumeración de cuentas ordenadas sistemáticamente, aplicables a un negocio concreto, que proporciona los nombre y el código de cada una de las cuentas. El plan de cuenta facilita la aplicación de los registros contables y depende de las características de la empresa: comercial, de servicio, industrial, etc.
21 El Plan de Cuentas constituye un listado lógico y ordenado de las cuentas de Mayor General y de las subcuentas aplicables a una entidad especificas con su denominación y código correspondientes.25
Es la lista de cuentas ordenada metódicamente, creada e ideada de manera específica para una empresa o ente, que sirve de base al sistema de procesamiento contable para el logro de sus fines. El plan de cuentas es un instrumento de consulta que permite presentar a la gerencia estados financieros y estadísticos de importancia transcendente para la toma de decisiones, y posibilitar un adecuado control. Se diseña en función de las necesidades de información y el control que desea la gerencia de la empresa y se elabora atendiendo los conceptos de contabilidad generalmente aceptados y las normas de contabilidad.26
EL CÓDIGO DE LAS CUENTAS
Es la expresión resumida de una idea a través de la utilización de números, tetras y símbolos; en consecuencia, el código viene a ser el equivalente a la denominación de una cuenta. Con la codificación de las cuentas se obtienen las siguientes ventajas:27
Facilita el archivo y la rápida ubicación de las fichas o registro que presentan las cuentas.
Permite la incorporación de nuevas cuentas dentro del Plan, como consecuencia de nuevas operaciones.
22
Posibilita, mediante la asignación de código, que se puedan distinguir las clases de cuentas.
Permite el acceso, con relativa facilidad, al procesamiento automático de datos. Sistemas de codificación:
Alfabético: cuando se asigna a cada cuenta del plan un código formado por una o varias letras.
Numérico: se basa en la dignación de número como código para identificar las cuentas.
Nemotécnico: se basa en la asignación de números como código para identificar las cuentas de los nombres de las cuentas.
Mixto: cuando se utiliza simultáneamente el número, la letra o la abreviatura.28
2.2.4 PROCESO CONTABLE
Denominado también ciclo contable constituye la serie de pasos o la secuencia que sigue la información contable desde el origen de la transacción ¨comprobantes o documentos fuente¨ hasta la presentación de los Estados Financieros.
Horngren y Harrison señalan que el ciclo contable es el proceso mediante el cual los contadores producen los estados financieros de una entidad para un período específico.
23 El proceso contable se refiere a todas las operaciones y transacciones que registra la Contabilidad en un período determinado, regularmente el del año calendario o ejercicio económico, desde la apertura del libro hasta la preparación y elaboración de los estados financieros.29
El Ciclo Contable contiene:
1. Comprobantes o documentos fuentes 2. Estado de Situación Inicial
3. Libro Diario 4. Libro Mayor 5. Libros Auxiliares
6. Balance de Comprobación 7. Hoja de Trabajo
8. Ajustes y Resultados 9. Cierre de Libros 10. Estados Financieros30
24
Grafico Nº 1
CICLO CONTABLE
31
31 Bravo Valdivieso M. Contabilidad General 10ma Edición Pág. 34
COMPROBANTES DOCUMENTOS
ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
BALANCE GENERAL LIBRO DIARIO
LIBRO AUXILIAR
ESTADO DE CAMBIO EN EL PATRIMONIO ESTADO DE FLUJO DE
EFECTIVO HOJA DE TRABAJO
ESTADO DE SITUACIÓN ECONÓMICA
ESTADO DE RESULTADOS CIERRE DE LIBROS
ESTADOS FINANCIEROS AJUSTE ESTADO DE
SITUACIÓN INICIAL
25
2.2.5 ESTADO DE SITUACIÓN INICIAL
Se elabora al iniciar las operaciones de la empresa con los valores que conforman el Activo, el Pasivo y el Patrimonio de la misma. Con esta información se procede a la apertura de libros. El Balance de Situación Inicial se puede presentar de dos formas:
1. En forma de T u horizontal 2. En forma de reporte o vertical32
Tabla Nº 1
EMPRESA COMERCIAL XYZ S.A. BALANCE DE SITUACIÓN INICIAL
AL PRIMERO DE ENERO DE 2008
ACTIVOS PARCIALES NETO
Activos corrientes
Caja xxxxx
Bancos xxxxx
Mercaderías xxxxx
TOTAL ACTIVOS CORRIENTES xxxxx
ACTIVOS FIJOS
Terrenos xxxxx
Edificio xxxxx xxxxx
Muebles de oficina xxxxx xxxxx
Muebles y enseres xxxxx xxxxx
Equipos de oficina xxxxx xxxxx
Equipos de computación xxxxx xxxxx
Vehículos xxxxx xxxxx
Instalaciones y decoraciones xxxxx xxxxx
TOTAL ACTIVOS FIJOS xxxxx
OTROS ACTIVOS
Gastos de constitución y organización xxxxx xxxxx
Seguros pre pagados xxxxx
Arriendos pre pagados xxxxx
TOTAL OTROS ACTIVOS xxxxx
TOTAL ACTIVOS xxxxx
PASIVOS
Pasivos corrientes
Documentos por pagar a proveedores xxxxx
Documentos por pagar a otros acreedores xxxxx
TOTAL PASIVOS CORRIENTES xxxxx
Pasivos no corrientes
Hipotecas por pagar a largo plazo xxxxx xxxxx
Préstamo bancarios por pagar a largo plazo xxxxx xxxxx
TOTAL PASIVO LARGO PLAZO xxxxx
TOTAL PASIVOS xxxxx
PATRIMONIO
Capital social xxxxx xxxxx
Utilidades retenidas de ejercicios anteriores xxxxx xxxxx
Reserva legal xxxxx
TOTAL PATRIMONIO xxxxx
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO xxxxx
CONTADOR GERENTE
26
2.2.6 LIBRO DIARIO
Pertenece al grupo de los libros principales, en este libro se registra en forma cronológica todas las operaciones de la empresa. El registro se realiza mediante asientos, a lo que se denomina también jornalización.33
ASIENTO. Consiste en registrar cada transacción en cuentas deudoras que reciben valores y en cuentas acreedoras que entregan valores, aplicando el principio de la partida doble “No hay deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor”.
Todo asiento contiene: 1. Fecha
2. Cuenta o cuenta deudoras 3. Cuenta o cuenta acreedoras
4. Explicación del asiento y el comprobante que originó la jornalización34
CLASIFICACIÓN DE LOS ASIENTOS
Simple
Compuestos
Mixtos
27
ASIENTOS SIMPLES. Son aquellos que constan de una cuenta deudora y una sola cuenta acreedora.
Tabla Nº 2
Fecha Bancos xxxx
Caja xxxx V/Papeleta de depósito Nº …..
ASIENTOS COMPUESTOS. Son aquellos que constan de dos o más cuentas deudoras y acreedoras.
Tabla Nº 3
Fecha Compras xxxx IVA Compras xxxx
Caja xxxx Descuentos en compras xxxx V/Factura Nº
ASIENTOS MIXTOS. Son aquellos que constan de una cuenta deudora y de dos o más cuentas acreedora o viceversa.
Tabla Nº 4
Fecha Caja xxxx
Ventas xxxx IVA Ventas xxxx V/Factura Nº
35
28
Tabla Nº 5
EMPRESA COMERCIAL XYZ S.A. LIBRO DIARIO
FECHA DETALLE PARCIAL DEBE HABER
2008
-1-Bancos xxxxxx
Documentos por cobrar a clientes xxxxxx
Seguros pre pagados xxxxxx
Arriendos pre pagados xxxxxx
Inventarios de mercaderías xxxxxx
Computadoras HP xxxxxx
Impresoras HP xxxxxx
Muebles de oficina xxxxxx
Equipos de oficina xxxxxx
Equipos de computación xxxxxx
Vehículos xxxxxx
Edificios xxxxxx
Terrenos xxxxxx
Muebles y enseres xxxxxx
Gastos de constitución y organización xxxxxx
Impuesto por pagar xxxxxx
Beneficios sociales por pagar xxxxxx
IESS por pagar xxxxxx
Cuentas por pagar a proveedores xxxxxx
Documentos por pagar a otros acreedores xxxxxx
Hipotecas por pagar L/P xxxxxx
Depreciación acum. muebles de oficina xxxxxx
Depreciación acum. equipo de oficina xxxxxx
Depreciación acum. equipo de computación xxxxxx
Depreciación acum. Vehículos xxxxxx
Depreciación acum. Edificios xxxxxx
Depreciación acum. muebles y enseres xxxxxx
Dep. acum. instalaciones y decoraciones xxxxxx
Amort. acum. gastos const. y organización xxxxxx
Provisión cuentas incobrables xxxxxx
Capital social xxxxxx
Utilidades retenidas ejercicios anteriores xxxxxx
Reserva legal xxxxxx
p/r. Balance de situación inicial
Ene. 1 2
-Inventario de mercaderías xxxxxx
29
2.2.7 LIBRO MAYOR
Pertenece al grupo de los libros principales, en este libro se registra en forma clasificada y de cuenta todos los asientos jornalizados previamente en el Diario.
Los valores registrados en el Debe del Diario pasan al Debe de una cuenta Mayor y los valores registrados en el Haber de una Cuenta de Mayor, este paso se denomina mayorización.
El libro Mayor tendrá tantas cuentas como número de Cuentas utilice la empresa de acuerdo a la codificación prevista en el “Plan o Catálogo de Cuentas”.
Tabla Nº 6
EMPRESA XYZ LIBRO MAYOR CUENTA:
Banco CODIGO:1.1.03
Fecha Detalle Nº Asiento Debe Haber Saldo
02-01-2012 Saldo XXXXX
06-01-2012 Deposito XX XXXXX XXXXX
36
30
2.2.7.1 LIBROS AUXILIARES. Para efectos de control es conveniente que el libro mayor se subdivida en los Mayores Auxiliares necesarios para cada una de las cuentas. Este registro se realiza utilizando las subcuentas e individualizando la información contable especialmente la que se refiere a Cuentas y Documentos por Cobrar y por Pagar.37
Tabla Nº 7 EMPRESA XYZ
MAYOR AUXILIAR CUENTA:
Banco CODIGO: 1.1.03
SUBCUENTAS: Banco Guayaquil
CODIGO: 1.1.03.01
fecha Detalle Nº Asiento Debe Haber Saldo
02-01-2012 Saldo xxxx
06-01-2013 Deposito 12 xxxx xxxx
38
2.2.8 BALANCE DE COMPROBACIÓN
Permite resumir la información contenida en los registros realizados en el Libro Diario y en el Libro Mayor, a la vez que permite comprobar la exactitud de los mencionados registros. Verifica y demuestra la igualdad numérica entre el Debe y Haber.39
31
Tabla Nº 8
40 Zapata Sánchez P. Contabilidad General 7ma Edición Cd Practica de Laboratorio 2011
EQUIPAR S.A.
BALANCE DE COMPROBACIÓN AL 28 DE FEBRERO DE 2008
CUENTAS
SUMAS SALDOS
Debe Haber Deudor Acreedor
1 Caja xxxx xxxx
2 Caja chica xxxx xxxx
3 Bancos xxxx xxxx
4 Documentos por cobrar a clientes xxxx xxxx
5 Clientes a plazos xxxx xxxx
6 Provisión cuentas incobrables xxxx xxxx
7 Seguros pre pagados xxxx xxxx
8 Arriendos pre pagados xxxx xxxx
9 Publicidad pre pagada xxxx xxxx
10 IVA pagado xxxx xxxx
11 Inventario de mercaderías xxxx xxxx
12 Anticipo IRF xxxx xxxx
14 Muebles de oficina xxxx xxxx
15 Depreciación acum. muebles de oficina xxxx xxxx
16 Instalaciones y decoraciones xxxx xxxx
18 Muebles y enseres xxxx xxxx
19 Deprec acumulada muebles y enseres xxxx xxxx
20 Equipo de oficina xxxx xxxx
21 Deprec acum equipo de oficina xxxx xxxx
22 Equipo de computación xxxx xxxx
23 Deprec acum equipo de computación xxxx xxxx
24 Vehículos xxxx xxxx
25 Depreciación acumulada vehículo xxxx xxxx
26 Edificios xxxx xxxx
27 Depreciación acumulada edificios xxxx xxxx
28 Terrenos xxxx xxxx
29 Gastos de constitución y organización xxxx xxxx
30 Amortiz. acum gastos de const. y orga. xxxx xxxx
31 IESS por pagar xxxx xxxx
32 Beneficios sociales por pagar xxxx xxxx
33 Cuentas por pagar proveedores xxxx xxxx
35 IRF por pagar xxxx xxxx
36 Retención en la fuente del IVA xxxx xxxx
37 Utilidades por realizar xxxx xxxx
38 IVA cobrado xxxx xxxx
40 Gastos servicios básicos xxxx xxxx
41 Gasto sueldos xxxx xxxx
42 Gasto aporte patronal xxxx xxxx
32
2.2.9 AJUSTE
A fin de sistematizar el estudio, se propone un agrupamiento natural de los tipos de ajustes, dicho agrupación es:
Ajustes por omisión
Ajustes por errores
Ajustes por usos indebidos
Ajustes por pérdidas fortuita
Ajustes por pre pagados y pre cobrados
Ajustes por gastos y rentas pendiente de pago y cobro
Ajustes por desgaste propiedad, planta y equipo
Ajustes por provisiones para posibles incobrables
Los saldos de ciertas cuentas también se ajustan por revaluaciones, deterioros y amortizaciones.41
AJUSTES POR OMISIÓN. Es caso se resuelve fácilmente, en el momento en que se reconozca la operación. Por supuesto que esta situación se deberá corregir a futuro mediante mejoras en el flujo de la documentación.42
AJUSTES POR ERRORES. El contador deberá realizar la corrección en la fecha en que tiene conocimiento del error, en este caso suponemos que fue al día siguiente.43
33
AJUSTES POR USOS INDEBIDOS. El personal responsable del manejo de dinero, mercaderías y otros bienes puede caer en abusos de confianza al disponer de los recursos de la empresa para fines personales. Este tipo de usos indebidos se puede detectar a partir de estudios específicos, como constataciones física, arqueo, confirmaciones, etc.44
AJUSTES POR PÉDIDAS FORTUITAS. Cuando la empresa se ve despojada de recursos monetarios o bienes de su propiedad, que no estaban protegidos por seguros, surge la necesidad de reportar estas pérdidas no deseadas por medio de ajustes.45
AJUSTES POR PREPAGADOS Y PRECOBRADOS. En ocasiones, la venta de servicio requiere de pagos anticipados por varios meses e incluso años; éste es el caso de arriendos, seguros, etc. Que, con el tiempo, se deben ir devengando. En otros casos es conveniente para las empresas proveerse de suministros para uso posterior, en cantidades significativas. En cualquiera de las opciones, se reconoce la existencia de los prepagados.46
AJUSTES POR GASTOS Y RENTAS PENDIENTES. Regularmente a los clientes habituales se les venden los bienes y servicios a crédito; sucede lo mismo cuando en calidad de clientes regulares adquirimos bienes y servicios que serán satisfechos a futuro. Como por ejemplo se encuentran pendiente de pago:
Servicios básicos
Servicio de movilización y transporte
34
Remuneraciones a empleados
Servicio de deuda-intereses
Servicio de publicidad y propaganda.
En estos casos resulta indispensable registrar los asientos incluso si desconocemos el valor exacto del servicio utilizado. En este evento, se debe calcular mediante estimulaciones de consumo y cuando se reciba la factura definitiva, proceder al ajuste correspondiente.47
AJUSTE POR DESGASTE DE PROPIEDAD. PLANTA Y EQUIPO. La depreciación es
el desgaste que sufren los activos fijos, por uso, obsolescencia o destrucción, como robo, incendio, u otros. Este desgaste se debe reportar periódicamente, a fin de:
Depurar resultados
Actualizar el valor de activo fijo48
AJUSTE POR PROVISIÓN PARA POSIBLES INCOBRABLES. Se debe registrar la posibilidad de que parte de las cuentas pendientes de cobro no podrán hacerse efectivas, por cualquiera de los siguientes acontecimientos:
Quiebre, liquidación e insolvencia declarada del deudor.
Muerte de deudor, sin dejar activos suficientes para que se pueda cubrir la deuda.
Prescripción del documento que garantiza la deuda.
Paso del tiempo desde su vencimiento al menos 5 años.49
35
2.2.10 ESTADOS FINANCIEROS
Los estados son informes a través de los cuales los usuarios de la información financiera perciben la realidad de las empresas y, en general, de cualquier organización económica. Dichos informes constituyen el producto final del llamado ciclo contable. Los estados financieros básicos informan sobre el desempeño financiero del negocio, su rentabilidad y liquidez.
Primero se elabora el estado de resultados, mediante el cual se cuantifica la utilidad o pérdida de un negocio. Dicha cifra una vez calculada, forma parte del estado de variaciones en el capital contable, ya que es uno de los motivos principales por el que se puede modificar esta partida. Asimismo, el saldo final obtenido en ese informe financiero corresponderá al saldo de capital contable dentro del balance general o estado de situación financiera.50
Para cumplir con este objetivo, los estados financieros proveen información relacionada con la empresa sobre:
1) Activos 2) Pasivos 3) Patrimonio
4) Ingresos y Gastos, incluyendo ganancias y pérdidas y, 5) Flujos de efectivo
49 Zapata Sánchez P. Contabilidad General 7ma Edición Pág. 58
36 También manifiesta la NEC 1 en el numeral 7 que un juego completo incluye los siguientes componentes:
1) Estado de Resultados
2) Estado de Situación Financiera
3) Estado que presente los cambios de Patrimonio 4) Estado de Flujo de Efectivo
5) Políticas contables y notas explicativas.
Uno de los principales objetivos de la Contabilidad es determinar al finalizar un período contable, la situación económica y financiera de la empresa, para lo cual genera los Estados Financieros51
Estos estados permiten realizar las evaluaciones necesarias de la situación, generar índices, evaluar la gestión gerencial, conocer el origen y destino de sus inversiones, etc., y en general tomar las decisiones adecuadas con relación al manejo empresarial. Por lo que deben ser lo suficientemente imparciales y acertados para proporcionar a los usuarios internos y externos una idea clara de la situación de la empresa para lo cual deben reunir las siguientes características:
- Comprensibilidad: lo que permitirá que todos los usuarios hagan una lectura comprensible de los resultados
- Relevancia: Los datos presentados deben ser los más importantes para facilitar la toma de decisiones
- Confiabilidad: Las cifras deben ser razonables y confiables
37 - Comparabilidad: Esta característica se refiere al hecho de que la información financiera suministrada a los usuarios les permita hacer comparaciones con otras entidades, con otros periodos y contra ella misma en aspectos específicos.52
2.2.11 ESTADO DE RESULTADO
El estado de resultados muestra los efectos de las operaciones de una empresa y su resultado final, ya sea ganancia o pérdida; resumen de los hechos significativos que originaron un aumento o disminución en el patrimonio de la empresa durante un periodo determinado. El estado de resultados es dinámico, ya que expresa en forma acumulativa las cifras de rentas (ingresos), costos y gastos en un periodo determinado.
PARTES Y FORMAS DE PRESENTACIÒN DEL ESTADO DE RESULTADOS
- Encabezamiento. Contendrá la razón social, el número de identificación tributaria RUC, el nombre del estado y periodo al que corresponde y denominación de la moneda en la que se presenta, como por ejemplo $USD.
- Texto. Parte sustancial que presenta todas las cuentas de rentas, costos y gastos debidamente clasificadas y ordenadas, a fin de ir estableciendo los tipos de utilidad o pérdida.
- Firmas de legalización. En la parte inferior se insertan la firma y rúbrica del gerente o representante legal y del contador.
38 Generalmente se presenta en forma vertical, y a pedido de la gerencia se puede detallar o resumir, de tal manera que se pueda hablar de presentación analítica y resumida o condensada.53
Tabla Nº 9 EMPRESA XYZ ESTADO DE RESULTADOS
DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE XXXX En US Dólares
Ventas Netas Otros Ingresos Operativos Costo de Ventas (-) Utilidad Bruta en Ventas Gastos de Venta Gastos Administrativos Gasto Impuestos Otros Gastos Operativos Utilidad Operacional Gastos financieros Ingresos Financieros Participación en utilidad Cías. Asociadas Utilidad antes de participación de trabajadores e
Impuesto a la Renta Participación de trabajadores en utilidades Impuesto a la Renta Utilidad Neta de Actividades Ordinarias Partidas Extraordinarias Utilidad Neta del Período
xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx xxxxxx ________________ ______________ Gerente Contador
54
2.2.12 ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
Este informe, que también se conoce como balance general, presenta información útil para la toma de decisiones en cuanto a la inversión y el financiamiento. En él se muestra el monto del activo, pasivo y capital contablemente en una fecha específica, es decir, se presentan los recursos con que cuenta la empresa, lo que debe a sus acreedores y el capital aportado por los dueños. En dicho estado financiero secciones para activo, pasivo y capital.
53 Zapata Sánchez P. Contabilidad General 7ma Edición Pág. 62
39 Las cuentas de activo se ordenan de acuerdo con su liquidez, es decir, su facilidad para convertirse en efectivo, por tanto, existen dos categorías: activo circulante y activo no circulante o fijo. En la sección de activo circulante se ubican las cuentas de efectivo en caja y bancos, inversiones temporales, cuentas por cobrar, inventarios, entre otras. En el activo no circulante o fijo se incluyen las cuentas de terrenos, edificios, depreciaciones, equipo de transporte, así como mobiliario y equipo. Adicionalmente están los activos intangibles como marcas registradas, franquicias, derecho de autor y otras.
El pasivo se clasifica en: pasivo a corto plazo y pasivo a largo plazo. En el primero se incluyen todas aquellas deudas que tenga un negocio cuyo vencimiento sea en un plazo inferior a un año. Por ejemplo, las cuentas por pagar a proveedores, intereses por pagar, impuestos por pagar, entre otras. La sección del pasivo a largo plazo incluye deudas con vencimiento superior a un año. Por ejemplo, préstamos bancarios y obligaciones por pagar. En la sección del capital contable se presentan cuentas del capital social común y preferente, así como las utilidades retenidas, entre otras.55
Un Estado de Situación Financiera contiene la siguiente información básica: • Nombre o Razón Social
• Nombre del Estado Financiero • Fecha de corte
• Denominación de la moneda en que se presenta • Activo
• Pasivo
• Patrimonio • Firmas de legalización56
40
Tabla Nº10
EMPRESA COMERCIAL XYZ S.A. ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012
ACTIVOS
Activos
Caja XXXXX
Bancos XXXXX
Documentos por cobrar a clientes XXXXX
Clientes a plazo XXXXX
(-) Provisión cuentas incobrables XXXXX XXXXX
IVA pagado XXXXX
Anticipo IRF XXXXX
Inventario de mercaderías XXXXX
(-) Provisión inventarios obsoletos XXXXX XXXXX
Suministros de oficina XXXXX
Publicidad prepagada XXXXX
Propiedad, planta y equipo XXXXX
Terrenos XXXXX
Edificios XXXXX
(-) Depreciación acumulada edificios XXXXX XXXXX
Muebles de oficina XXXXX
(-) Depreciación acumulada muebles de oficina XXXXX XXXXX
Muebles y enseres XXXXX
(-) Depreciación acumulada muebles y enseres XXXXX XXXXX
Instalaciones y decoraciones XXXXX
(-) Depreciación acum. instalaciones y decoraciones XXXXX XXXXX
Otros activos XXXXX
Gastos de constitución y organización XXXXX
Amortización acumulada gastos const. y organización XXXXX XXXXX
TOTAL DE ACTIVOS XXXXX
PASIVOS
IESS por pagar XXXXX
Beneficios sociales por pagar XXXXX
IRF por pagar XXXXX
Retención en la fuente del IVA XXXXX
IVA cobrado XXXXX
25% Impuesto a la renta por pagar XXXXX
Prov. participación 15% trabajadores XXXXX
Utilidades por realizar XXXXX
Préstamos bancarios por pagar L/P XXXXX
Hipotecas por pagar L/P XXXXX
PATRIMONIO
Capital XXXXX
Capital social XXXXX
Resultados XXXXX
Utilidades retenidas XXXXX
Reservas XXXXX
Reserva legal XXXXX
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO XXXXX
Gerente Contador
57
41
2.2.13 ESTADO DE VARIACIONES EN EL CAPITAL CONTABLE
El objetivo principal de este estado financiero básico es mostrar los cambios en la inversión de los accionistas de la empresa, es decir lo que se denomina capital contable. En este informe, los movimientos realizados para aumentar, disminuir o actualizar las partidas del capital aportado por los accionistas son factores indispensables para su elaboración. Igualmente, las utilidades del periodo que haya generado el negocio y los dividendos que los accionistas hayan decidido pagarse se incluyen en este estado financiero.58
Tabla Nº11
XYZ S.A.
ESTADO DE CAMBIO DEL PATRIMONIO DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012
CONCEPTO CAPITAL
SOCIAL
RESERVA LEGAL
UTILIDAD RETENIDA
RESERVA
ESTATUTARIA EJERCICIO UTILIDAD
Saldo al 1-01-2008 XXXX XXXX XXXX 0 0
Utilidad del ejercicio 2008 XXXX
(-) Aplicación utilidad
Participación trabajadores - XXXX
25% Impuesto a la renta -XXXX
Reserva legal XXXX -XXXX
Reserva estatutaria XXXX -XXXX
(-) Transferencias XXXX -XXXX
Saldo al 28-02-2008 XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX
Gerente Contador
42
2.2.14 ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO
En este informe se incluyen las entradas y salidas de efectivo que tuvo una compañía en un periodo de operaciones para determinar el saldo o flujo neto de efectivo al final del mismo. Las entradas de efectivo son los recursos provenientes de transacciones como ventas al contado, cobranza y aportaciones de los socios, entre otros. Las salidas de efectivo son desembolsos que se realizan por transacciones tales como compras al contado, pago de cuentas por pagar y pago de gastos, entre otros. Los flujos de efectivos se clasifican por:59
Actividad de operación: Ventas, compras, pagos a proveedores, pago de impuesto, etcétera.
Actividad de Financiamiento: Compras y ventas de activos (maquinaria, equipo, etc.)
Actividad de Inversión: Créditos recibidos, dividendos pagados, pago de intereses, etc.
43
Tabla Nº12
EQUIPAR S.A.
ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO $
DEL PRIMERO DE ENERO AL 28 DE FEBRERO DE 2008
A. Flujo de efectivo y equivalentes por activ. Operación
A1 Recibido de clientes XXXX
Ventas XXXX
Utilidad realizada en ventas a plazos XXXX
Cuentas por cobrar a clientes y a plazos 01/01/2008 XXXX
28/02/2008 XXXX XXXX
Anticipo IRF 01/01/2008 XXXX
28/02/2008 XXXX XXXX
IVA cobrado en ventas 01/01/2008 XXXX
28/02/2008 XXXX XXXX
Utilidades por realizar 01/01/2008 XXXX
28/02/2008 XXXX XXXX
A2 Recibido de otros clientes XXXX
Comisiones ganadas XXXX
Intereses ganados XXXX
A3 Pagado a proveedores XXXX
Costo de ventas XXXX
Inventario de mercaderías
IVA pagado 01/01/2008 XXXX
28/02/2008 XXXX XXXX
Impuestos por pagar (retenidos IVA e IRF) 01/01/2008 XXXX
28/02/2008 XXXX XXXX
Cuentas por pagar a proveedores 01/01/2008 XXXX
28/02/2008 XXXX XXXX
A4 Cuentas por pagar otros proveed. XXXX
Gastos administrativos XXXX
Depreciaciones y amortizaciones XXXX XXXX
Pre pagado (arriendos, seguros, etc.) 01/01/2008 XXXX
28/02/2008 XXXX XXXX
Inventario suministros de oficina 01/01/2008 XXXX
28/02/2008 XXXX XXXX
IESS por pagar 01/01/2008 XXXX
28/02/2008 XXXX XXXX
Beneficios sociales por pagar 01/01/2008 XXXX
28/02/2008 XXXX XXXX
Flujo de E/E neto provis. Por act. Operac. XXXX
B Flujo de efect. Y equival. Por act. Inversión XXXX
Entradas XXXX
Salidas XXXX
Flujo de efect. Y equival. Por act. Financiamiento
Entradas
Salidas XXXX
Préstamos bancarios a largo plazo 01/01/2008 XXXX
28/02/2008 XXXX XXXX
Hipoteca por pagar 01/01/2008 XXXX
Flujo E/E usado por act. Financiamiento XXXX
Flujo neto total provisto XXXX
(+) Efectivo y equivalente al 1/01/08 XXXX
(=) Efectivo al 28/02/2008 XXXX60
44
2.2.15 ANÁLISIS FINANCIERO
El análisis financiero consiste en estudiar la información que contiene los estados financieros básicos por medio de indicadores y metodología plenamente aceptados por la comunidad financiera, con el objetivo de tener una base más sólida y analítica para la toma de decisiones.
Para ellos es indispensable el análisis financiero, que se basa en indicadores financieros. Un indicador financiero es la relación de una cifra con otra dentro o entre los estados financieros de una empresa, que permite ponderar y evaluar los resultados de las operaciones de la compañía. Existen diferente indicadores, también llamados razones financieras, que permiten satisfacer las necesidades de los usuarios, cada unos de estos indicadores tiene ciertos propósitos. Algunos ejemplos de indicadores financieros típicos que utilizan los analistas financieros son los siguientes:
Entre las razones financieras más usuales están las razones de liquidez, de actividad, de apalancamiento y de rentabilidad. 61
Razón corriente o Índice de liquidez. Está dada por la relación entre el activo y el pasivo corriente.
Razón corriente = Activo corriente/Pasivo corriente
45 Su resultado indica la cantidad de activos que en el corto plazo serán dinero, con los cuales la empresa podrá cubrir las deudas corrientes.
Capital de trabajo. Está dado por la diferencia entre el activo corriente menos el pasivo corriente.
Capital de trabajo = Activos corriente – Pasivos corrientes
Indica la cantidad de recursos monetarios con que la empresa cuenta para el desarrollo de sus actividades operativas.62
Razón de nivel de endeudamiento. Este índice muestra la cantidad de activo total de la empresa que ha financiado terceras personas.
Razón del pasivo frente al activo total = Pasivos totales/Activos totales x 100%
Apalancamiento total. Esta razón muestra la cantidad del patrimonio neto de la empresa que corresponde a fuentes de financiamiento externas.
Apalancamiento = Pasivos totales/Patrimonio neto x 100%
46
2.2.16 SISTEMA CONTABLE
Un sistema es un conjunto de elementos organizados que interactúan entre sí y con su ambiente, para lograr objetivos comunes, operando sobre información, sobre energía o materia u organismos para producir como salida información o energía o materia u organismos. Un sistema aislado no intercambia ni materia ni energía con el medio ambiente.
El Sistema de Información Contable involucra los recursos humanos y tecnológicos, los registros y los principios, los métodos y procedimientos que se usan en un negocio, para cumplir con las necesidades de emisión de información económica financiera.
El Sistema Contable suministra información cuantitativa y cualitativa con tres grandes propósitos:
Información interna para la gerencia que la utilizará en la planeación y control de las operaciones que se llevan a cabo.
1. Información interna para los gerentes, para uso en la planeación de la estrategia, toma de decisiones y formulación de políticas generales y planes de largo alcance.
47 El Sistema Contable incluye desde la codificación de las cuentas y de los libros de Contabilidad, métodos, procedimientos y controles, que sirven para contabilizar el activo, pasivo, patrimonio; los ingresos, gastos y los resultados de las transacciones.
Sistema contable es el conjunto de políticas y procedimientos relativos al registro de las transacciones de una entidad contable, así como de los controles para garantizar la obtención de informes financieros y económicos apropiados a las necesidades de la empresa.63
2.2.17 CONTROL INTERNO
El control interno es un proceso, efectuado por la junta directiva de la entidad, la gerencia y demás personal, diseñado para proporcionar seguridad razonable relacionada con el logro de objetivos en las siguientes categorías:
Eficacia y eficiencia en las operaciones.
Fiabilidad de la información financiera y operativa.
Salvaguarda de recursos en la entidad.
Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
Prevención de errores e irregularidades.
OBJETIVO DEL CONTROL INTERNO
Proteger los activos que son utilizados para las actividades de la empresa.
48
Obtener información exacta.
Crear normas y procedimientos internos
Hacer que los empleados respeten las leyes y los reglamentos internos y externos.
ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO
Para que la administración pueda lograr los objetivos de control internos dentro de la entidad, será necesario aplicar los siguientes elementos:
- Ambiente de control. Está dado por los valores, la filosofía, la conducta ética y la integridad dentro y fuera de la organización. Es necesario que el personal de la empresa, los clientes y las terceras personas relacionadas con la compañía los conozcan y se identifiquen con ellos.
- Evaluación de riegos. Consiste en la identificación de los factores que podrían hacer que la entidad no cumpla sus objetivos propuesto. Cuando se identifiquen los riegos, éstos deben gestionarse, analizarse y controlarse.
- Procedimiento de control. Son emitidos por la dirección y consisten en políticas y procedimientos que aseguran el cumplimiento de los objetivos de la entidad, y que son ejecutados por toda la organización. Además brindan las medidas necesarias para afrontar los riesgos.64
49
- Supervisión. Mediante el monitoreo continuo efectuado por la administración se evalúa si los funcionarios realizan sus tareas de manera adecuada o si es necesario realizar cambios. La supervisión comprende supervisión interna (auditoría interna) por parte de la personas de la empresa y evaluación externa (auditoría externa) que realizan entes externos a la empresa.
- Sistemas de información y comunicación. Se utilizan para identificar, procesar y comunicar la información al personal, de tal manera que le permita a cada empleado conocer y asumir sus responsabilidades. La alta administración debe transmitir mensajes claros acerca de las actividades de la entidad y de la gestión y el control que se realizan en cada una de ellas. Igualmente, se puede obtener información de fuentes externas para mejorar los controles y comunicar cualquier anomalía a la administración.65
ELEMENTOS DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROL QUE AYUDAN A LA
PREVENCIÓN DEL FRAUDE
- Procedimiento de control.
- Personal competente y rotación de puestos.
- Custodios de activos.
- Separación de funciones.
- Medidas de seguridad.
- Firmas autorizadas.