UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TEMA: ELABORACIÓN Y PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y TRIBUTARIOS PARA LA
EMPRESA ECUATRONIX CIA. LTDA.
AUTOR: EDGAR RENÉ PADILLA MORA
DIRECTOR DE TESIS: LICENCIADO MARIO GANCHALA
ii
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD
La presente declaración tiene por objeto certificar la autenticidad. Yo PADILLA MORA EDGAR RENE con C.I. 1001662525 me responsabilizo como autor del presente trabajo “ELABORACIÓN Y PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y TRIBUTARIOS PARA LA EMPRESA ECUATRONIX CIA. LTDA.” El mismo que es producto de Investigación y conocimiento.
Atentamente,
iii Licenciado Mario Ganchala
TUTOR DEL PROYECTO
Certifica:
Que el presente trabajo investigativo: ELABORACIÓN Y PROPUESTA DE IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y TRIBUTARIOS PARA LA EMPRESA ECUATRONIX CIA. LTDA. Desarrollado por el estudiante Edgar René Padilla Mora, observa las orientaciones metodológicas de la Investigación Científica.
Que ha sido dirigida en todas sus partes, cumpliendo con las disposiciones de la UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL DE QUITO “UTE”.
Por lo expuesto:
Autorizo su presentación ante los organismos competentes para la respectiva calificación.
Quito, 29 de Marzo del 2010
iv
DEDICATORIA
Esta tesis la dedico principalmente a mi familia y en forma muy especial a mis hijos con el anhelo de que pueda sembrar en ellos nuevos ideales de superación cada día.
v
AGRADECIMIENTO
vi
ÍNDICE
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD ... ii
CERTIFICACIÓN ... iii
DEDICATORIA ... iv
AGRADECIMIENTO ... v
ÍNDICE ... vi
INDICE DE GRÁFICOS ... x
INDICE DE TABLAS ... x
INTRODUCCIÓN ... xi
CAPÍTULO I ... 1
1. EL PROBLEMA ... 1
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ... 1
1.2 JUSTIFICACIÓN ... 4
1.3 DELIMITACIÓN DEL TEMA ... 5
1.3.1 Delimitación temporal ... 5
1.3.2 Delimitación espacial ... 5
1.4 OBJETIVOS ... 5
1.4.1 Objetivo general ... 5
1.4.2 Objetivos específicos ... 6
1.5 IDEA A DEFENDER ... 6
1.5.1 Formulación de hipótesis ... 7
1.5.1.1 Hipótesis Principal... 7
1.5.1.2 Hipótesis Secundaria ... 7
1.6 VARIABLES ... 7
1.7 ASPECTOS METODOLÓGICOS DEL ESTUDIO ... 8
1.7.1 Diseño de la investigación ... 8
1.7.2 Métodos investigación ... 9
1.7.2.1 Población y Muestra... 9
1.7.2.2 Técnicas e Instrumento de recolección de Datos ... 10
1.7.3 Entrevistas a los funcionarios de Ecuatronix cía. Ltda. ... 12
1.7.4 Ficha de observación... 19
1.7.5 Encuestas a los empleados de Ecuatronix. ... 21
1.8 ANÁLISIS ... 26
CAPÍTULO II ... 28
2. MARCO CONCEPTUAL ... 28
vii
2.1.1 Cuenta contable ... 29
2.1.2 Plan de cuentas ... 30
2.1.3 Ciclo contable ... 31
2.2 BASE LEGAL ... 34
2.2.1 Normas internacionales de información financiera ... 35
2.2.2 Nic (normas internacionales de contabilidad) ... 38
2.2.3 Principios de contabilidad generalmente aceptados (pcga)... 40
2.2.3.1 Principios Básicos ... 41
2.2.3.2 Principios Esenciales ... 46
2.2.3.3 Principios Generales De Operación ... 50
2.2.3.4 Ley de Régimen Tributario Interno ... 50
2.2.3.5 Reglamento para la aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno 52 2.2.3.6 Ley de compañías ... 53
2.2.3.7 Código tributario ... 55
CAPÍTULO III ... 57
3. DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA ECUATRONIX CIA. LTDA. ... 57
3.1 La Empresa ... 57
3.2 Organigrama estructural ... 58
3.3 Servicios ... 59
3.4 Clientes ... 60
3.5 Oficinas ... 61
3.6 Tipo de organización ... 61
3.7 Análisis fofa ... 62
3.7.1 Fortalezas ... 62
3.7.2 Oportunidades ... 62
3.7.3 Debilidades ... 63
3.7.4 Amenazas ... 63
CAPÍTULO IV ... 64
4. PROPUESTA: MANUAL DE IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y TRIBUTARIOS ... 64
4.1 OBJETIVO ... 64
4.2 ALCANCE ... 64
4.3 RESPONSABILIDAD USO ... 65
4.4 FUNCIONES ... 65
4.4.1 Funciones del contador ... 65
4.4.2 Funciones de asistente contable 1 ... 67
4.4.3 Funciones de asistente contable 2 ... 69
4.5 PLAN DE CUENTAS CONTABLES ... 71
viii
4.6.1 Políticas Contables ... 83
4.6.2 Políticas Tributarias: ... 85
4.7 MAYORIZACIÓN Y JORNALIZACIÓN ... 86
4.8 PROCEDIMIENTOS POR TRANSACCIÓN ... 87
4.8.1 Ventas ... 87
4.8.1.1 Ventas de Servicios de Mantenimiento ... 88
4.8.1.2 Ventas de Equipos o Proyectos Llave en mano. ... 91
4.8.2 Pagos a proveedores del Exterior y Locales ... 95
4.8.3 Depreciación ... 97
4.8.4 Rol pagos ... 99
4.8.5 Viáticos ... 101
4.8.6 Caja chica ... 103
4.8.7 Ciclo contable ... 105
4.9 PROCEDIMIENTOS CONTABLES POR CUENTA ... 107
4.9.1 Activos ... 107
4.9.2 Pasivos ... 115
4.9.3 Patrimonio ... 118
4.9.4 Ingresos ... 121
4.9.5 Gastos ... 122
4.9.6 Cuentas de orden ... 125
4.10 PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS ... 127
4.11 PROCEDIMIENTOS TRIBUTARIOS ... 134
4.11.1 Objetivo Tributario del Manual... 134
4.11.2 Alcance Tributario del Manual ... 134
4.12 BASE LEGAL ... 134
4.13 OBLIGACIONES TRIBUTARIAS ... 140
4.14 PROCESOS POR FORMULARIO ... 142
4.14.1 Formulario 104: Declaración de Impuesto al Valor Agregado ... 142
4.14.2 Formulario 103: Declaración Retención del impuesto a la renta ... 146
4.14.3 Formulario 101: Declaración del impuesto a la renta ... 148
4.14.4 Anexo transaccional ... 150
CAPÍTULO V ... 152
5. EJERCICIO PRÁCTICO ... 152
5.1 Balance Inicial ... 155
5.2 Roles de Pago... 157
5.3 Libro Diario ... 158
5.4 Libro Mayor. ... 163
5.5 Balance de comprobación. ... 178
5.6 Balance Ajustado. ... 180
5.7 Estados Financieros. ... 182
5.7.1 Estado de Resultados... 182
ix
5.8 Declaración del Impuesto al Valor Agregado. ... 184
5.9 Declaración de retenciones a la fuente de impuesto a la renta ... 186
5.10 Declaración del impuesto a la renta ... 188
5.11 Anexo Transaccional: ATS ... 191
5.12 Anexo Transaccional: RDEP ... 192
CAPÍTULO VI ... 193
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ... 193
6.1 CONCLUSIONES ... 193
6.2 RECOMENDACIONES ... 194
BIBLIOGRAFÍA ... 195
WEBGRAFÍA ... 197
x
INDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 1: relacionado con los procesos contables que realiza la empresa ... 21 Gráfico 2: Conoce la manera correcta de realizar los procesos contables que tiene a su cargo ... 22 Gráfico 3: Cuando tiene problemas para realizar un proceso contable dejado a su cargo, busca ayuda de: ... 23 Gráfico 4: Que contenidos le gustaría que se integrasen en el manual de procedimientos contables y tributarios ... 24 Gráfico 5: Cree usted necesaria la implementación de un manual de procedimientos contables y tributarios ... 25 Gráfico 6: Ciclo Contable ... 33 Gráfico 7: Organigrama estructural de la empresa ... 58
INDICE DE TABLAS
xi
INTRODUCCIÓN
El entorno empresarial hoy en día, es altamente competitivo y en los últimos años se han generado un sinfín de avances que permiten a las empresas sobresalir, en este sentido los manuales de calidad y de procedimientos juegan un papel importante pues su objetivo es el reducir errores y tiempo desperdiciado.
1
CAPÍTULO I
1. EL PROBLEMA
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
La planificación y el control dentro de los procesos de una empresa es un factor indispensable para el crecimiento de la misma, los procesos administrativos, contables, tributarios, entre otros, requieren de métodos de control interno para su correcto funcionamiento.
Una empresa es un sistema o conjunto de diferentes subsistemas que trabajan para alcanzar un mismo fin, por tanto el control y la planificación de los procesos administrativos, operativos, contables, tributarios, entre otros, es un factor indispensable para el éxito de la misma. A pesar de esto existe un alto porcentaje de empresas que no cuentan con procesos documentados acerca de los procedimientos a seguir. Entre los procedimientos más importantes de una empresa se encuentran los contables y tributarios, por tanto es necesario que exista un control para el correcto funcionamiento de los mismos.
El proceso contable debe estar organizado, documentado y correctamente concatenado, además de que debe cumplir la normativa tributaria y legal vigente, estando enmarcada en los Principios Contables Generalmente Aceptados, en las Normas Internacionales de Contabilidad y a partir del 2010 en las Normas Internacionales de Información Financiera.
2 Vencimiento de Pagos.
Duplicación de pagos o cobros. Descuadre de saldos.
Dificultad para rastrear un error de cuadre.
Declaraciones erróneas al Servicio de Rentas Internas.
Pérdidas económicas.
Desaprovechamiento de recursos humanos. Duplicación de tareas o procesos.
Desperdicio de tiempo en etapas que no aportan valor al proceso.
Información poco confiable y/o imprecisa. Información no esta lista a tiempo.
La falta de un correcto proceso contable en las empresas es un hecho bastante común en el país, y se pudo observar concretamente en la empresa Ecuatronix. Cia. Ltda., la cual ha descuidado sus procesos contables afectando así a su rendimiento, costos operativos, y recursos humanos.
3 que tiene y del cual se toman decisiones, en caso de fallos en la forma de registrar las transacciones contables, dicha información no será útil ni verídica.
La carencia de estos procedimientos afectan al desempeño de los empleados de la empresa, al no tener claramente identificada su labor, ni su misión dentro de la organización, ni de qué forma pueden ayudar a hacer competitiva a la misma y a sus directivos a tomar las decisiones oportunas.
Ecuatronix, a pesar de estar en el mercado por varios años, y haber logrado un crecimiento en diversos aspectos, no mejoró ni implementó, políticas de control, ante las nuevas actividades y responsabilidades generadas por el crecimiento de la organización.
De continuar esta situación la empresa podría llegar a tener problemas en diversos aspectos como en el tributario, falta de aprovechamiento de recursos humanos y tecnológicos, mayores costos operativos, entre otros.
4
1.2 JUSTIFICACIÓN
La investigación busca resolver un problema que puede afectar a la empresa ya que al no poseer un control ni establecer un procedimiento predefinido sobre los procesos tributarios y contables, se pueden producir errores que den por resultado transacciones y declaraciones de impuestos erróneas, además de que se genera un desperdicio de recursos humanos y operativos.
Por otra parte es muy importante, si la empresa desea elevar su competitividad, que perfeccione sus procedimientos a fin de reducir gastos, sean estos de tiempo o de de recursos y evite de la misma manera cualquier contingencia legal, contable o tributaria.
La propuesta del Manual de Procedimientos Contables y Tributarios, conformará un documento que bien podrá ser aplicado a otras empresas, realizando las debidas modificaciones, generando así un impacto social positivo y un valor práctico de la investigación que justifica su realización.
5
1.3 DELIMITACIÓN DEL TEMA
El proyecto se delimitó de la siguiente forma, para facilitar los trabajos de investigación:
1.3.1 Delimitación temporal
La investigación se llevará a cabo en un período de 3 meses comprendidos entre enero y marzo del 2010.
1.3.2 Delimitación espacial
La investigación abarcará a la empresa Ecuatronix Cía. Ltda. Por tanto los datos necesarios serán recolectados de dicha institución ubicada en la ciudad de Quito.
1.4 OBJETIVOS
Los objetivos que persigue el presente proyecto son los siguientes: 1.4.1 Objetivo general
6 1.4.2 Objetivos específicos
Diagnosticar la situación actual de la empresa respecto a su manejo contable y tributario mediante la investigación de campo.
Recopilar la información documental necesaria acerca de normas, códigos y principios contables que fundamentarán la propuesta a elaborarse.
Determinar los procedimientos contables y tributarios llevados a cabo en la empresa.
Elaborar un Manual de Procedimientos Contables y Tributarios basado en las necesidades identificadas en la empresa.
1.5 IDEA A DEFENDER
La implementación de un Manual de Procedimientos Contables y Tributarios permitirá reducir errores operativos y aprovechar de mejor manera los recursos de la empresa.
7 1.5.1 Formulación de hipótesis
A partir de la idea a defender se desprenden estas dos hipótesis de investigación:
1.5.1.1 Hipótesis Principal
La implementación del Manual de Procedimientos Contables y Tributarios permitirá la elaboración de reportes contables y declaraciones de impuestos más eficientes y precisos.
1.5.1.2 Hipótesis Secundaria
La eficiencia de los reportes contables y estados financieros, entre otros, permitirán a los directivos de la empresa tomar mejores decisiones basadas en información verificable y también fomentará la reducción de errores.
1.6 VARIABLES
Como variables de la investigación se toman en primer lugar a los procedimientos contables como variable dependiente debido a que se debe evaluarlos para conocer la situación actual de la empresa, además de que servirá también para evaluar el cambio que se produzca una vez implementado el manual.
8 Tabla 1: Operacionalización de Variables
VARIABLE DIMENSIÓN INDICADOR
Variable Independiente Manual de Procedimientos Contables y Tributarios
Documento que
contiene los
procesos,
lineamientos, normas y políticas para llevar a cabo los registros
contables y
tributarios. Políticas Normas Flujogramas Procedimientos Variable Dependiente Procedimientos Contables
Procesos que se llevan a cabo para
registrar el
movimiento
económico de la
empresa, sus
ganancias y sus obligaciones.
Inventarios, Resultados.
Cuenta por cobrar. Cuentas por Pagar Activos Fijos Patrimonio Elaborada por: Edgar René Padilla Mora
1.7 ASPECTOS METODOLÓGICOS DEL ESTUDIO
1.7.1 Diseño de la investigación
9 Cabe destacar que la mayoría de información recolectada se extrajo de libros y registros contables de la empresa, por lo cual la investigación de campo se redujo.
La investigación fue de carácter descriptiva pues se describieron los principales problemas detectados mediante la realización de entrevistas y observaciones.
El trabajo se apoyó también en la investigación documental bibliográfica, la cual permitió construir la fundamentación teórica y científica del proyecto.
1.7.2 Métodos investigación
El método de investigación utilizado fue el analítico-sintético, pues en principio se procedió a recopilar la información por medio de técnicas de campo y documentales y en base a los análisis de éstos datos se realizó una síntesis de la información más importante que sirvió para la elaboración del Manual de Procedimientos Contables y Tributarios.
1.7.2.1 Población y Muestra
10 Como instrumentos de investigación se elaboraron los cuestionarios para las entrevistas, las cuales se realizaron a los miembros de la empresa que intervienen en el área contable:
Gerente Financiera Contador General Asistente Contable uno Asistente Contable dos Recuperación de Cartera
Encargado de la Emisión de Facturas y Manejo de Caja chica Bodeguero
Por otra parte el departamento contable de la empresa proporcionó aproximadamente 20 transacciones registradas y contabilizadas con Personas Naturales y Jurídicas, como parte del material a recopilarse para la realización del presente proyecto.
1.7.2.2 Técnicas e Instrumento de recolección de Datos
Como se mencionó anteriormente se utilizarán las técnicas de campo de la observación y la entrevista, por tanto los instrumentos a diseñarse serán:
11 Las guías de observación se destinaron a recolectar información acerca de los procesos actuales de contabilidad y tributarios.
El cuestionario se utilizó para entrevistar a los empleados o funcionarios que se relacionan con el tema contable y tributario y de esta forma se indago en los procesos actuales y en la situación actual de la empresa.
TÉCNICA CONCEPTO INSTRUMENTO
ENTREVISTA
Una entrevista es un conjunto de preguntas dirigidas a una muestra representativa de la población o a un solo poblador, con el fin de conocer estados de opinión o hechos específicos.
Cuestionario de Entrevista
ENCUESTA
La encuesta es un conjunto de preguntas generales dirigidas a un grupo grande de personas
Cuestionario de encuesta
OBSERVACIÓN
La observación es una actividad realizada para detectar y asimilar la información de un hecho, o el registro de los datos utilizando instrumentos.
Guía de Observación
12 1.7.3 Entrevistas a los funcionarios de Ecuatronix cía.
Ltda.
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL ENTREVISTA
ENTREVISTADO: GERENTE FINANCIERA FECHA: 29-01-2010 Preguntas Directrices
1. ¿Cree Usted necesaria la implementación de un manual de procedimientos contables y tributarios?
Es muy necesario, pues el documentar los procesos que se deben llevar a cabo permitirá reducir los errores que se puedan presentar a futuro.
2. ¿Qué fallas ha detectado usted en los procedimientos contables? Desconocimiento por parte de algunos empleados de ciertos aspectos contables o tributarios, en general con empleados nuevos los cuales no tienen un documento en el que puedan conocer de dichos procesos.
3. ¿En qué procesos contables interviene usted?
En la supervisión del manejo contable y firma de cheques, revisión de egresos, entre otros.
4. ¿Qué políticas internas conoce o aplica usted?
13 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
ENTREVISTA
ENTREVISTADO: ASISTENTE CONTABLE 1 FECHA: 29-01-2010 Preguntas Directrices
1. ¿Cuál es el proceso a seguir en cuanto a la generación de roles de pago?
Se elaboran los roles y se pasan al contador quien a su vez se reúne con la gerente financiera para su aprobación, luego el contador envía la orden de transferencia al banco y una vez que se acredita a las cuentas de los empleados se generan los roles individuales.
2. ¿En qué procedimientos contables interviene usted?
Realiza roles de pago, control de nómina, control de clientes, conciliaciones bancarias
3. ¿Qué registros de los clientes existen?
Todos los registros de los clientes se llevan en el sistema que utiliza Ecuatronix, de esa forma es fácil consultar cualquier información de un cliente.
4. ¿Qué políticas internas conoce o aplica usted?
Dentro del pago de roles se realiza dentro de los primeros 5 días del mes. 5. ¿Considera que sería útil un manual de procedimientos contables y
tributarios?
14 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
ENTREVISTA
ENTREVISTADO: ASISTENTE CONTABLE 2 FECHA: 29-02-2010 Preguntas Directrices
1. ¿En qué procedimientos contables interviene usted?
Registro de facturas, elaboración de cheques de pago, elaboración de retenciones en la fuente.
2. ¿Qué registros de los proveedores lleva?
Como todo es automático la información de los proveedores se ingresa en el sistema solo la primera vez, desde ahí se lleva el control de los proveedores.
3. ¿Qué políticas internas conoce o aplica usted? Ninguna, no hay políticas documentadas.
4. ¿Qué documentos o registros utiliza usted o requiere? Facturas y órdenes de compra,
5. ¿Considera que sería útil un manual de procedimientos contables y tributarios?
15 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
ENTREVISTA
ENTREVISTADO: ENCARGADO DE
COBRANZAS
FECHA: 29-02-2010 Preguntas Directrices
1. ¿En qué procedimientos contables interviene usted? Recuperación de cartera, soy encargado de la gestión de cobro.
2. ¿Cuál es el procedimiento para la cobranza a los clientes?
Se hace llegar las facturas ya sea por correo o en forma personal a través del mensajero, la gestión de cobro la realizo en forma personal vía telefónica y si la situación esta tensa con dicha empresa entonces interviene la gerente financiera como mediadora para el cobro.
3. ¿Qué registros de los clientes lleva?
Todo se lleva por sistema, y aparte de eso llevo personalmente un cronograma de cobros en Excel
4. ¿Qué políticas internas conoce o aplica usted?
No tenemos políticas internas, lo que si tenemos es la forma ya de trabajar, entonces todos conocen lo que les toca hacer por lo que no ha habido problema
5. ¿Considera que sería útil un manual de procedimientos contables y tributarios?
16 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
ENTREVISTA ENTREVISTADO: ENCARGADA DE EMISIÓN DE FACTURAS Y MANEJO DE CAJA CHICA
FECHA: 29 02 2010 Preguntas Directrices
1. ¿En qué procedimientos contables interviene usted?
En la elaboración de los presupuestos de venta a los clientes, en la emisión de las facturas de venta y en manejo de caja chica.
2. ¿Qué procedimientos efectúa usted para el manejo y reposición de caja chica?
A la presentación de los recibos y facturas, procedo a revisar el origen del gasto y en base a eso se realizan los reportes de reembolso, luego paso los reportes a Cristina quien realiza los reembolsos a caja chica.
3. ¿Indique el procedimiento de emisión de facturas?
Se recepta el contrato o la orden de compra respectiva, se genera en el sistema la factura, se imprime la factura, se hace firmar por la Gerencia financiera y se hace llegar al cliente.
4. ¿Qué políticas internas conoce o aplica usted?
Políticas no tenemos, o por lo menos yo no las conozco si es que se tiene en la empresa.
5. ¿Qué documentos o registros utiliza usted o requiere? Facturas de venta, vales de caja, facturas de gastos
6. ¿Considera que sería útil un manual de procedimientos contables y tributarios?
17 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
ENTREVISTA
ENTREVISTADO: BODEGUERO FECHA: 29 02 2010
Preguntas Directrices
1. ¿Está relacionado usted de alguna forma con los procesos contables que realiza la empresa?
Si
2. ¿En qué procesos o que tareas contables realiza usted? (Ingresos, egresos de mercadería por ejemplo)
Efectivamente en la parte de los ingresos de las facturas de compra de materiales y en la egresos para la venta de materiales
3. ¿Conoce la manera correcta de realizar los procesos contables que tiene a su cargo?
SI
4. ¿Cuando tiene problemas para realizar un proceso contable dejado a su cargo, busca ayuda de Quien?
Al Contador
5. ¿Sería de ayuda para usted el tener documentadas las funciones contables a su cargo y el proceso correcto para llevarlas a cabo? Por supuesto eso me evitaría dirigirme constantemente a quitarle el tiempo al contador
6. ¿Cree usted necesaria la implementación de un manual de procedimientos contables y tributarios?
18 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
ENTREVISTA
ENTREVISTADO: CONTADOR FECHA: 29 02 2010
Preguntas Directrices
1. ¿Qué fallas ha detectado en la gestión contable de la empresa?
Todos las implementaciones que se ha logrado hacer, falta que consten por escrito.
2. ¿Considera que las funciones que ejercen las asistentes contables están correctamente delimitadas y/o definidas?
SI
3. ¿Cuáles son los procesos contables que usted considera, requieren más cuidado y atención por parte de los involucrados? En este caso sería aquellos que puedan considerarse los de más complicado manejo en la empresa.
El ingreso de las facturas, sobre todo en la parte de la información para SRI, y en el control de los Inventarios.
4. ¿Qué políticas podrían usted mencionar, documentadas y sin documentar, que se aplican en su empresa?
Los cheques tienen dos firmas, antes de emitir un cheque, el contador aprueba la contabilización del pago a realizar, eL pago a proveedores se realizan solo los viernes.
5. ¿Qué procesos tributarios realiza usted?
19 Declaración de Anexos tributarios
6. ¿Cuáles son las fallas que se pueden presentar en los procesos de carácter tributario?
Que se reporten al SRI, facturas sin que cumplan los requisitos legales
7. ¿Cree usted necesaria la implementación de un manual de procedimientos contables y tributarios?
Súper necesario e importante.
1.7.4 Ficha de observación
FICHA DE OBSERVACIÓN FECHA: 29 02 2010
OBJETIVO: Determinar los responsables y las etapas de un proceso contable. RESPONS
ABLE ACCIONES
CO
NT
A
DO
R
Revisión de CP previo a la emisión de cheques
Reporte a Gerencia Financiera saldos bancarios diarios Planificación de pagos de acuerdo a saldos
Elaboración de informe de Bancos para ser entregado los lunes Declaraciones de IVA
Declaraciones de Retenciones en la fuente Generación de anexos transaccionales
Emisión de balances de resultados y situación Preparar declaraciones de renta anual
Preparar formulario de información para el INEC
20 A S IS T E NT E CO NT A B L E 1
Contabilización de obligaciones de pago, Revisión de cajas chicas
Emisión de comprobantes de retención fuente e IVA y entrega dentro del plazo legal a proveedores
Control de saldos bancarios para aplicación de pagos
Emisión de cheques (proveedores, cajas chicas, impuestos, etc) Elaboración de órdenes de transferencias bancarias y su contabilización
Control de cuentas de proveedores nacionales y del exterior, incluye atención telefónica a los mismos.
Conciliación cuentas con proveedores
A S IS T E NT E CO NT A B L E 2
Registro de cobros de clientes
Registro de retenciones en la fuente e IVA aplicadas a Ecuatronix Control de cuentas de clientes (Por cobrar y anticipos)
Emisión de notas de débito y crédito a clientes
Coordinación de depósitos bancarios para planificación pagos Registro de facturas emitidas fuera de sistema
Archivo de ingresos de bancos
Archivo de ingresos por retenciones de fuente e IVA Archivo de facturas de venta consecutivas y por cliente Archivo correspondencia
Conciliaciones bancarias
Recepción, distribución y control de correspondencia recibida y enviada al Depto.
21 1.7.5 Encuestas a los empleados de Ecuatronix.
Pregunta 1: ¿Está relacionado usted de alguna forma con los procesos contables que realiza la empresa?
Tabla 3: Esta relacionado con los procesos contables que realiza la empresa
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Si 35 77,8
No 10 22,2
45 100,0
Gráfico 1: relacionado con los procesos contables que realiza la empresa
Elaborado por: El autor
Un 78% de encuestados mencionó que está relacionado de
alguna forma con los procesos contables que la empresa realiza. Un 22% dice no relacionarse con estos procesos, sino cumplir
22 Pregunta 2: ¿Conoce la manera correcta de realizar los procesos
contables que tiene a su cargo?
Tabla 4: Conoce la manera correcta de realizar los procesos contables que tiene a su cargo
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Si 35 77,8
No 10 22,2
45 100,0
Gráfico 2: Conoce la manera correcta de realizar los procesos contables que tiene a su cargo
Elaborado por: el Autor
Un 78% dice conocer la manera correcta de realizar los procesos contables que tiene a su cargo, sin embargo mencionaron que siempre existen puntos que requieren la ayuda de alguien más. Un 22% dice no conocer la forma correcta de realizar los procesos
23 Pregunta 3: ¿Cuando tiene problemas para realizar un proceso contable dejado a su cargo, busca ayuda de Quien?
Tabla 5: Cuando tiene problemas para realizar un proceso contable dejado a su cargo, busca ayuda de:
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Contador 12 26,7
Superior inmediato 8 17,8
Documentos de apoyo
0 0,0
Compañero de área 25 55,6
45 100,0
Gráfico 3: Cuando tiene problemas para realizar un proceso contable dejado a su cargo, busca ayuda de:
Elaborado por: el Autor
Un 55% dice solicitar ayuda a un compañero de área, cuando no conoce como realizar una determinada tarea.
24 Pregunta 4: ¿Que contenidos le gustaría que se integrasen en el momento de diseñar el manual de procedimientos contables y tributarios?
Tabla 6: Que contenidos le gustaría que se integrasen en el manual de procedimientos contables y tributarios
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Procedimientos 23 51,1
Funciones 13 28,9
Políticas 7 15,6
Otros 2 4,4
45 100,0
Gráfico 4: Que contenidos le gustaría que se integrasen en el manual de procedimientos contables y tributarios
Elaborado por: el Autor
Un 51% menciona que le gustaría que se incluyan procedimientos en el manual a realizarse.
Un 29% dice que le gustaría que se incluyan las funciones.
Un 16% dijo que deberían encontrarse las políticas contables y tributarias.
25 Pregunta 5: ¿Cree usted necesaria la implementación de un manual de procedimientos contables y tributarios?
Tabla 7: Cree usted necesaria la implementación de un manual de procedimientos contables y tributarios
Respuesta Frecuencia Porcentaje
Si 43 95,6
No 2 4,4
45 100,0
Gráfico 5: Cree usted necesaria la implementación de un manual de procedimientos contables y tributarios
Elaborado por: el Autor
Un 96% de encuestados dijo creer necesaria la implementación de un manual de procedimientos contables y tributarios.
26
1.8 ANÁLISIS
Para el análisis de la información recopilada se procedió en primer lugar a determinar las funciones específicas de cada elemento del área contable, apoyándose en el organigrama estructural de la empresa, de esta manera se empezó a trazar los flujos de procesos, para lo cual también se utilizó los datos provenientes de las observaciones.
Las entrevistas mostraron que la empresa lleva procesos contables adecuados y se manejan eficientemente sin embargo esto se ha logrado por la gestión del contador a quien acuden frecuentemente para solventar dudas acerca de los pasos a seguir, sin embargo estos procesos y políticas no están documentadas ya que la empresa no cuenta con manuales en este sentido.
Las asistentes contables, por su parte, mencionaron que al recibir sus puestos actuales, la persona que dejaba el cargo trató de explicar las funciones que debían llevar a cabo, sin embargo al día de hoy aun dependen del contador en muchas ocasiones para conocer como realizar tal o cual proceso.
La Gerente Financiera comentó su apoyo para la realización de un Manual De Procedimientos Contables y Tributarios pues esto ayudará a definir las funciones de cada elemento del proceso contable agilitando el mismo y por ende mejorando el rendimiento de la empresa y reduciendo los errores significativamente.
27 Se pudo conocer también que existen ciertas “políticas” no registradas sin embargo son de conocimiento y aplicación por parte de los empleados
En base al análisis de los datos se detectaron los siguientes procesos contables que se deberán tomar en cuenta para el manual de procedimientos contables y tributarios:
Ventas de Servicios de mantenimiento
Ventas de Equipos o Proyectos Llave en Mano Pago a proveedores del Exterior y Locales Depreciación
Amortización Rol de pagos Viáticos al Exterior
Reposición de Caja Chica
Declaración de IVA y Retenciones en la Fuente Declaración de impuesto a la renta
28
CAPÍTULO II
2. MARCO CONCEPTUAL
2.1 LA CONTABILIDAD
Es una Técnica que produce sistemática y estructuradamente información cuantitativa, expresada en unidades monetarias acerca de las transacciones que efectúan las Entidades económicas y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con la finalidad de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación con dichas Entidades.1
La contabilidad se genera a través de un registro adecuado de las transacciones efectuadas por un ente mercantil a partir de los documentos que se generan o expiden. Los libros que se hayan previsto dentro del sistema deben estar diseñados convenientemente, a fin de permitir el registro preciso, claro y objetivo que se constituya en fuente de información verificable.
Uno de los principios fundamentales de la contabilidad es el de Partida Doble, el cuál define que cada transacción realizada debe tener un acreedor y un deudor, esto permite llevar un control exacto de que las transacciones que se registran en el Debe son registradas por igual valor en el Haber, en el libro diario.
El principal objetivo de la contabilidad es el dar a conocer la situación financiera de una empresa a un momento o fecha determinada, así
1
29 como informar sobre resultados (Utilidad o pérdida) en un ejercicio económico o simplemente en un periodo de tiempo determinado.
Adicionalmente la contabilidad es un instrumento fundamental de información que permite tomar decisiones estudiadas para racionalizar y aprovechar las posibilidades del negocio, sus limitaciones y consecución de objetivos de la empresa.
Por otro lado la contabilidad al registrar hechos y transacciones permite el análisis de los negocios en un sentido de evolución, alcanzando la interrelación de los elementos, cuentas, valores, mercaderías, bienes muebles, bienes inmuebles, etc.
Además se puede agregar que “la contabilidad en general está formada por un conjunto sistemático de procedimientos, registros, e informes
estructurados.”2 Persigue como objetivos esenciales mantener un detalle cronológico y sistemático de todas las operaciones que afectan al patrimonio de una empresa privada o pública.
2.1.1 Cuenta contable
La Cuenta Contable es “un término utilizado en contabilidad para registrar, clasificar y resumir los incrementos y disminuciones originados
en las transacciones comerciales”3 que corresponden a los diferentes
2
Vidales Rubí, L. (2003). Glosario de términos financieros. México D.F.: Plaza y Valdez. Pág. 133
3
30 rubros integrantes del Activo, Pasivo, Patrimonio, Rentas, Costos y Gastos.
Clasificación de las Cuentas:
Según su naturaleza,
o Personales (Ej. Cuentas por cobrar)
o Impersonales (Ej. Caja) Según el grupo al cual pertenecen,
o Activo
o Pasivo
o Patrimonio
o Ingresos
o Gastos y
o De Orden
Por el estado Financiero
o Balance General
o De Resultados Por el saldo
o Deudoras
o Acreedoras
2.1.2 Plan de cuentas
31 El plan de cuentas debe ser estructurado tomando en cuenta las necesidades y políticas de la empresa, habrá que tomar en cuenta también que el plan de cuentas se apegue a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, es por ello que el plan de cuentas es especifico para cada organización; excepto para las instituciones bancarias que es elaborado por la superintendencia de bancos y para las empresas estatales que es elaborado por la contraloría general del estado.
Se debe tomar en cuenta ciertas consideraciones antes de elaborarlo: Considerar el crecimiento de la empresa, es decir que permita
crear nuevas cuentas,
El nombre seleccionado para las cuentas debe ser muy claro, Las cuentas se deben clasificar en función de su liquidez, Deben tener criterio de jerarquía y niveles.
2.1.3 Ciclo contable
El ciclo contable es el proceso básico que debe seguir cualquier persona natural o jurídica obligada a llevar contabilidad, para tener un control y un registro correcto de sus transacciones.
32
contabilidad financiera sea, en una empresa, fiel a su objetivo y sus principios.4
Según (Horngre, 2004) El ciclo contable incluye el trabajo realizado en dos momentos diferentes:5
Durante el periodo:
o Registrar en el diario las transacciones.
o Anotar los asientos en el mayor. Final del periodo:
o Ajustar las cuentas, incluyendo los registros en el diario y en el mayor de los asientos de ajuste.
o Registrar los asientos de pérdidas y ganancias, que comprende registrar en el diario y en el mayor los asientos de pérdidas y ganancias.
o Preparación de los estados financieros (estado de resultados, estado de variaciones al capital contable y balance).
El ciclo contable es el proceso con el que se inicia la contabilidad de una empresa este ciclo se debe desarrollar respetando las bases legales del país, como lo son:
4
Guzmán, A.,Guzman, D.,& Romero, T. (2005). Contabilidad Financiera. Bogotá: Centro Editorial Universidad del Rosario.
5
33 El Reglamento de Facturación,
Ley y Reglamento de Régimen Tributario Interno, Ley de Compañías,
Código de Trabajo,
Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, entre otros.
Gráfico 6: Ciclo Contable
34
2.2 BASE LEGAL
Las leyes y normas en las cuales se basa la investigación están determinadas por la Ley Ecuatoriana, en relación a toda persona, natural o jurídica, que efectúe alguna actividad comercial. La Ley de Régimen Tributario Interno, en su artículo 19 determina que:
Están obligadas a llevar contabilidad y declarar el impuesto en base a los resultados que arroje la misma todas las sociedades. También lo estarán las personas naturales y sucesiones indivisas que al primero de enero operen con un capital o cuyos ingresos brutos o gastos anuales del ejercicio inmediato anterior, sean superiores a los límites que en cada caso se establezcan en el Reglamento, incluyendo las personas naturales que desarrollen actividades agrícolas, pecuarias, forestales o similares6
Según el Servicio de rentas Internas7, están obligadas a llevar contabilidad, por tanto, las personas naturales que realicen actividades empresariales y que operen con un capital propio que al inicio de sus actividades económicas al 1ro de enero de cada ejercicio impositivo hayan superado los USD 60.000 o cuyos ingresos brutos anuales de esas actividades, del ejercicio fiscal inmediato anterior, hayan sido superiores a USD 100.000 o cuyos costos y gastos anuales, imputables a la actividad empresarial, del ejercicio fiscal inmediato anterior hayan sido superiores a USD 80.000. Se entiende como capital propio, la totalidad de los activos menos pasivos que posea el contribuyente, relacionados con la generación de la renta gravada.
6
Ley de Régimen Tributario Interno. Comisión de Legislación y Codificación. Congreso Nacional Artículo 19. Capítulo V
7
35 Las empresas y personas naturales obligadas a llevar contabilidad deben hacerlo bajo una normativa aceptada de manera común, por tanto cualquier procedimiento tributario o contable que se vaya a documentar en el Manual de Procedimientos Contables y Tributarios deberá regirse principalmente por:
Normas Internacionales de Contabilidad
Normas Internacionales de Información Financiera Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados
2.2.1 Normas internacionales de información financiera
La situación actual mundial está llevando a todos los países a encaminarse a la globalización, adoptando de esta forma estándares internacionales para facilitar los intercambios comerciales principalmente. En este ámbito las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIFS) se han convertido “…en el estándar utilizado por la mayoría de países de América Latina”8 según Vernor (2007), llevándose a cabo su implementación y transición en el Ecuador actualmente, para regir de manera cabal a partir del 2011.
En este sentido deben tomarse en cuenta las NIIFS para que la propuesta a desarrollarse tenga vigencia más allá de las normas contables utilizadas actualmente por la empresa estudiada.
8
36 Las Normas Internacionales de Información Financiera se componen de:
Las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC), o "IAS" (International Accounting Standards), por su sigla en inglés.
Las Interpretaciones de las NIC denominadas SIC (Standards Interpretations Committee).
Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). cuya sigla en inglés, es "IFRS" (International Financial Reporting Standars).
Las Interpretaciones de las NIIF, denominadas IFRIC (Internacional Financial Reporting Interpretation Committee), que han sido traducidas al español como CINIIF (Comité de Interpretaciones de las NIIF).
Sin embargo la complejidad que puede ocasionar todo este compendio de información contable y financiera ha ocasionado que la IASB (International Accounting Standards Board)9 quien emitió las NIC y NIIF, publique una versión de las NIIF para pequeñas y medianas empresas, las cuales se estima que representan aproximadamente el 95% de las compañías a nivel mundial, facilitando así la comprensión de las mismas y reduciendo a la vez la carga operativa.
Los puntos a los cuales hace referencia esta normativa son los siguientes:
9
37 Pequeñas y medianas empresas
Conceptos y principios generales Presentación de estados financieros Estado de situación financiera
Estado del resultado integral y estado de resultados
Estado de cambios en el patrimonio y estado de resultados y ganancias acumuladas
Estado de flujos de efectivo Notas a los estados financieros
Estados financieros consolidados y separados Políticas contables. Estimaciones y errores Instrumentos financieros básicos
Otros temas relacionados con los instrumentos financieros inventarios
Inversiones en asociadas
Inversiones en negocios conjuntos Propiedades de inversión
Propiedades. Planta y equipo
Activos intangibles distintos de la plusvalía Combinaciones de negocio y plusvalía Arrendamientos
Provisiones y contingencias Pasivos y patrimonio
Ingresos de actividades ordinarias Subvenciones del gobierno
38 Beneficios a los empleados
Impuesto a las ganancias
Conversión de la moneda extranjera Hiperinflación
Hechos ocurridos después del periodo sobre el que se informa
Informaciones a revelar sobre partes relacionadas Actividades especiales
Transición A La NIIF Para Las Pymes
2.2.2 Nic (normas internacionales de contabilidad)
Como parte de las NIIF, las NIC nacen como:
“…un conjunto de normas o leyes que establecen la información que deben presentarse en los estados financieros y la forma en que esa información debe aparecer, en dichos estados”.10
Las NIC son emitidas por el IASB International Accounting Standards Board (anterior IASC International Accounting Standards Committee). Hasta la fecha, se han emitido 41 normas, de las que 34 están en vigor en la actualidad, junto con 30 interpretaciones.
Las NIC abarcan los siguientes puntos:
NIC 01: Presentación de estados financieros NIC 07: Inventarío
10
39 NIC 02: Estado de Flujos de Efectivo
NIC 08: Políticas contables, cambios en las estimaciones contables y errores
NIC 10: Hechos ocurridos después a la fecha del balance NIC 11: Contratos de Construcción
NIC 12: Impuesto a las Ganancias NIC 16: Propiedades planta y equipo NIC 17: Arrendamientos
NIC 18: Ingresos de actividades ordinarias NIC 19: Beneficios a los Empleados
NIC 20: Contabilización de las Subvenciones Oficiales e Información a Revelar sobre Ayudas Públicas
NIC 21: Efectos de las variaciones en las tasas de cambio de la moneda extranjera
NIC 23: Costos por prestamos
NIC 24: Información a revelar sobre partes relacionadas NIC 26: Contabilización e información financiera sobre
planes de beneficio por retiro
NIC 27: Estados financieros consolidados y separados Inversiones en empresas asociadas
NIC 28: Inversiones en empresas asociadas
NIC 29: Información Financiera en economías hiperinflacionarias
NIC 31: Participaciones en negocios conjuntos
NIC 32: Instrumentos financieros: Presentación e información a revelar
40 NIC 34: Deterioro del valor de los activos
NIC 37: Provisiones, activos contingentes y pasivos contingentes
NIC 38: Activos intangibles
NIC 39: Instrumentos financieros: Reconocimiento y valoración
NIC 40: Inversiones de inversión NIC 41: Agricultura
2.2.3 Principios de contabilidad generalmente aceptados (pcga)
Los PCGA incluyen convenciones, reglas y procedimientos que definen la forma en que las compañías deben mantener sus registros y preparar informes financieros.
Término técnico en contabilidad que abarca las convenciones, reglas y procedimientos necesarios para definir la práctica contable aceptada en una época dada. (Instituto Estadounidense de Contadores Públicos Titulados)11
En el Ecuador, según la resolución SC – 90 – 1 – 5 – 3 – 0009 emitida por la Superintendencia de Compañías, los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados se dividen en tres categorías:
11
41 Principios básicos.- son aquellos que se consideran fundamentales por cuanto orientan la acción de la profesión contable.
Principios esenciales.- Tienen relación con la contabilidad financiera en general y proporcionan las bases para la formulación de otros principios.
Principios generales de operación.- Son los que determinan el registro, medición y presentación de la información financiera.
2.2.3.1 Principios Básicos
1. Ente contable.
El Ente contable lo constituye la empresa como entidad que desarrolla la actividad económica. El campo de acción de la contabilidad financiera, es la actividad económica de la empresa. 2. Equidad
La contabilidad y su información deben basarse en el principio de equidad, de tal manera que el registro de los hechos económicos y su información se basen en la igualdad para todos los sectores sin preferencia para ninguno en particular.
3. Medición de Recursos
42 tanto son susceptibles de ser valuados en términos monetarios. La contabilidad financiera se ocupa por tanto, en forma especial, de la medición de recursos y obligaciones económicas y los cambios operados en ellos.
4. Período de tiempo
La contabilidad financiera provee información acerca de las actividades económicas de una empresa por períodos específicos, los que en comparación con la vida misma de la empresa, son cortos. Normalmente los períodos de tiempo de un ejercicio y otros son iguales, con la finalidad de poder establecer comparaciones y realizar análisis que permitan una adecuada toma de decisiones. Las actividades continuas de la empresa son segmentadas con el fin de que la correspondiente información pueda ser preparada y presentada periódicamente.
5. Esencia sobre la forma
La contabilidad y la información financiera se basan en la realidad económica de las transacciones. La contabilidad financiera enfatiza la sustancia o esencia económica del evento, aún cuando la forma legal pueda diferir de la sustancia económica y sugiera diferentes tratamientos.
43 que la información proporcionada refleje de mejor manera la actividad económica expuesta.
6. Continuidad del ente contable.
Los principios contables parten del supuesto de la continuidad de las operaciones del ente contable, empresa en marcha, a menos que se indique lo contrario, en cuyo caso se aplicarán técnicas contables de reconocido valor, en atención a las particulares circunstancias del momento.
Obviamente, si la liquidación de una empresa es inminente, no puede ser considerada como empresa en marcha.
7. Medición en términos monetarios
La contabilidad financiera cuantifica en términos monetarios los recursos, las obligaciones y los cambios que se producen en ellos. La unidad monetaria de medida para la contabilidad y para la información financiera, en la República del Ecuador es el sucre. 8. Estimaciones
44 el poder cuantificar con exactitud cienos rubros, razón por la cual se hace necesario el uso de estimaciones.
9. Acumulación
La determinación de los ingresos periódicos y de la posición financiera depende de la medición de recursos y obligaciones económicas. y sus cambios a medida que estos ocurren, en lugar de simplemente limitarse al registro de ingresos y pagos en efectivo. Para la determinación de la utilidad neta periódica y de la situación financiera, es imprescindible el registro de estos cambios. Esta es la esencia de la contabilidad en base al método de acumulación.
10. Precio de intercambio.
Las mediciones de la contabilidad financiera están principalmente basadas en precios a los cuales los recursos y obligaciones económicas son intercambiados. La medición en términos monetarios está basada principalmente en los precios de intercambio.
Los cambios de recursos procedentes de actividades diferentes al intercambio, por ejemplo la producción, son medidos a través de la asignación de precios anteriores de intercambio, o mediante referencias a precios corrientes para similares recursos.
11. Juicio o Criterio
45 12. Uniformidad
Los principios de contabilidad deben ser aplicados uniformemente de un periodo a otro. Cuando por circunstancias especiales se presenten cambios en los principios técnicos y en sus métodos de aplicación deberá dejarse constancia expresa de tal situación, a la vez que informar sobre los efectos que causen en la información contable.
No hay que olvidar que el concepto de la uniformidad permite una mejor utilización de la información y de la presentación de los estados financieros.
13. Clasificación y contabilización
Las fuentes de registro de los recursos, de las obligaciones y de los resultados son hechos económicos cuantificables que deben ser convenientemente clasificados y contabilizados en forma regular y ordenada, esto facilita el que pueda ser comprobable o verificable. 14. Significatividad
46 2.2.3.2 Principios Esenciales
Los principios esenciales especifican el tratamiento general que debe aplicarse al reconocimiento y medición de hechos ciertos que afecten la posición financiera y los resultados de las operaciones de las empresas. Estos principios establecen las bases para la contabilidad acumulativa y comprenden:
15. Determinación de los resultados
En contabilidad financiera, la determinación de los resultados, es el proceso de identificar, medir y relacionar los ingresos, costos y gastos de una empresa por un periodo contable determinado. Los ingresos de un ejercicio generalmente se determinan en forma independiente, mediante la aplicación del principio de realización. 16. Ingresos y realización
Los ingresos, en términos contables, constituyen aumentos brutos en los activos o disminuciones brutas en los pasivos, reconocidos y medidos de acuerdo a principios de contabilidad, como resultado de las actividades de un ente contable que causan cambios en el patrimonio de sus propietarios.
17. Registro inicial
El principio para el registro inicial de los activos y pasivos es fundamental en la contabilidad financiera porque determina:
47 • El momento de registro
• Las cantidades a las cuales se registran los activos, pasivos y cuentas de resultado.
18. Registro inicial de activos y pasivos
Los activos y pasivos, generalmente se registran inicialmente sobre la base de hechos a través de los cuales la empresa adquiere recursos e incurre en obligaciones en su relación con otras entidades.
19. Realización
El ingreso es reconocido usualmente cuando los activos son vendidos o los servicios son prestados, siendo esta la base de medición del principio de realización.
20. Reconocimiento de costos y gastos
Los costos y gastos constituyen disminuciones brutas en activos o brutos en pasivos, reconocidos y medidos de acuerdo a principios de contabilidad, que resultan de las actividades de un ente contable y pueden cambiar el patrimonio de sus propietarios.
21. Asociación de causa y efecto
48 22. Distribución sistemática y racional
En ausencia de un medio directo para relacionar la asociación de causa y efecto, algunos costos se asocian como gastos de períodos específicos sobre la base de distribuir costos en forma sistemática y racional entre los períodos en los cuales se obtienen los beneficios. 23. Reconocimiento inmediato
Algunos costos se asocian como gastos en el período contable corriente cuando:
• Los costos incurridos durante el período no proporcionan beneficios futuros discernibles.
• Los costos registrados como activos en períodos anteriores ya no proporcionarán beneficios futuros. • La distribución de los costos, sobre la base de
asociación con ingresos corrientes, o sobre varios períodos contables no sirven para ningún propósito útil.
24. Aplicación de los principios de reconocimiento de costos y gastos
49 25. Efectos de los principios de registro inicial realización y
reconocimiento de costos y gastos.
El efecto principal de estos principios, es que la medición de activos pasivos y cuentas de resultados de un ente contable, se basa primordialmente en sus intercambios.
26. Unidad de medida.
En el Ecuador, el sucre cumple las funciones de unidad de cambio, unidad monetaria y de medida de acumulación de valores. Es la unidad de medida para la contabilidad financiera. El registro de los activos y pasivos y los cambios en ellos, en términos de un denominador financiero común, es requisito previo para la ejecución de las operaciones.
27. Conservatismo.
Los ingresos y las ganancias, no se deben anticipar, sobrestimar, si subestimar, por lo que se requiere un alto grado de prudencia. Los costos y gastos contabilizados deben corresponder al período contable en el son informados, y las pérdidas, inclusive las probables, deben provisionarse cuando se conozcan y sean susceptibles de cuantificación.
28. Énfasis en los resultados
50 2.2.3.3 Principios Generales De Operación
Los principios generales de operación guían la selección y medición de los acontecimientos en la contabilidad, así como también la presentación la información a través de los estados financieros.
Los principios generales de operación se subdividen a su vez en.
Principios de Selección y Medida
Principios que resumen los efectos de selección sobre los activos, pasivos, patrimonio y cuenta cuentas de resultados
Principios para la presentación de estados financieros
2.2.3.4 Ley de Régimen Tributario Interno
La ley de Régimen Tributario Interno, tiene como finalidad crear una relación tributaria y de control entre el sujeto Activo (El Estado) y el sujeto pasivo (EL Contribuyente) en virtud del cual este ultimo debe cumplir con las obligaciones impositivas según lo que determine la ley.
La obligación impositiva nace cuando se crea un hecho generador y se efectiviza la determinación tributaria que es el acto o conjunto de actos encaminados a declarar o establecer la existencia del hecho generador, de la base imponible y la cuantía del tributo.12
Existen ciertos principios fundamentales que rigen lo relativo al establecimiento y cobro de los tributos, así
12
51 Principio de Legalidad.- La Constitución política vigente en sus Art. 141 Num.3 y Art.257 establece que el estado podrá ejercer su facultad de establecer, modificar o extinguir tributos solamente mediante ley, por lo tanto no existe Tributo sin ley.
La Ley tributaria determina el objeto imponible, los sujetos activos y pasivos, la cuantía del tributo o la forma de establecerlo, las exoneraciones y deducciones y los reclamos o recursos que deben concederse.
Principios de Igualdad.- Toda persona es igual ante la ley, goza de los mismos derechos y obligaciones sin limitaciones o discriminaciones de cualquier índole.
Principio de Generalidad.- Las Leyes son generales y abstractas, establecen una norma que abarca a todas las personas que habitan en el país, en el caso de las leyes tributarias están dirigidas a todo el universo de contribuyentes. Principio de Proporcionalidad.- La Constitución política y el Código Tributario establecen que las leyes tributarias deben tomar en cuenta la capacidad contributiva de los sujetos pasivos, de modo que cada contribuyente tribute en proporción a sus ingresos.
52 Principio de Irretroactividad.- La ley tiene carácter futuro y no aplica para hechos pasados a su promulgación, su vigencia será desde el día siguiente al de su publicación en el Registro Oficial.
2.2.3.5 Reglamento para la aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno
El Reglamento a la Ley de Régimen Tributario Interno, establecido mediante Decreto No. 1051, publicado en el Registro Oficial No. 337 del 15 de mayo del 2008, especifica todas las normas a tenerse en cuenta para cumplir el proceso tributario en el Ecuador, en este reglamento se detalla:
Titulo I: DEL IMPUESTO A LA RENTA
Título II: APLICACIÓN DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO Título III: APLICACIÓN DEL IMPUESTO A LOS CONSUMOS
ESPECIALES
Título IV: RÉGIMEN TRIBUTARIO DE LAS EMPRESAS PETROLERAS
Título V: DECLARACIÓN Y PAGO DE IMPUESTOS DE LOS CONTRIBUYENTES ESPECIALES
53 En cada uno de estos títulos que componen el Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario, se detallan los contenidos acerca del impuesto a la renta, del IVA, del RISE, de la tributación de empresas petroleras, etc. y en cada uno se detallan los puntos necesarios para llevar a cabo la gestión tributaria en base a la Ley Ecuatoriana. Se debe discernir adecuadamente sobre que leyes aplican para el desempeño de la empresa a fin de elaborar un manual que se rija a la Ley.
Todos estos puntos influyen notablemente en el proceso contable y tributario de una empresa, por lo que es imprescindible que el Reglamento a la Ley de Régimen Tributario Interno sea tomado en cuenta a todo momento, adicionalmente debe tenerse sumo cuidado con las diversas versiones de la Ley, de manera que solo tiene validez el documento actualizado que puede ser conseguido en la página web del Servicio de Rentas Internas.
2.2.3.6 Ley de compañías
54
Art. 289.- Los administradores de la compañía están obligados a elaborar, en el plazo máximo de tres meses contados desde el cierre del ejercicio económico anual, el balance general, el estado de la cuenta de pérdidas y ganancias y la propuesta de distribución de beneficios, y presentarlos a consideración de la junta general con la memoria explicativa de la gestión y situación económica y financiera de la compañía.13
En este punto se detalla que los balances y el estado de pérdidas y ganancias deberán reflejar fielmente la situación financiera de la compañía a la fecha del cierre del ejercicio contable, y deberán estar elaborados en concordancia con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
También se menciona en esta ley que la contabilidad de la compañía se deberá llevar en idioma castellano, en moneda nacional y en el domicilio principal de la compañía, por otro lado detalla que toda compañía deberá conformar sus métodos de contabilidad, sus libros y balances en base a las leyes contables y a las normas y reglamentos que dicte la Superintendencia de Compañías.
Esta ley se enfoca de manera más profunda en el funcionamiento y ciclo vital de la empresa, al comprender también los temas referentes a la liquidación o fusiones de la compañía, sin embargo existen ciertos temas que deberán tomarse en cuenta para la elaboración del manual contable y tributario, como la sección que se refiere a los balances anuales.
13
55 2.2.3.7 Código tributario
El Código Tributario, publicado en el Registro Oficial 38, del 14 de junio del 2005, contiene toda la codificación acerca del proceso, obligaciones, exenciones, etc. Tributarias en el Ecuador.
Los preceptos de este Código regulan las relaciones jurídicas provenientes de los tributos, entre los sujetos activos y los contribuyentes o responsables de aquellos. Se aplicarán a todos los tributos: nacionales, provinciales, municipales o locales o de otros entes acreedores de los mismos, así como a las situaciones que se deriven o se relacionen con ellos. 14
El Código Tributario detalla a la obligación tributaria como aquella existente entre el Estado o las entidades acreedoras de tributos y los contribuyentes o responsables de aquellos, el cuál debe satisfacerse mediante una prestación en dinero, especies o servicios apreciables en dinero, todo bajo lo previsto por la ley.
El Código tributario está lleno de conceptualizaciones que permitirán evitar confusiones y comprender de manera técnica los diversos reglamentos y leyes aplicables al régimen tributario ecuatoriano, por tanto es necesario tomar en cuenta las siguientes conceptualizaciones: Contribuyente.- Contribuyente es la persona natural o jurídica a quien la ley impone la prestación tributaria por la verificación del hecho generador. Nunca perderá su condición de contribuyente quien, según la ley, deba soportar la carga tributaria, aunque realice su traslación a otras personas.
14
56 Tributos.- los impuestos, las tasas y las contribuciones especiales o de mejora.
Hecho generador.- Se entiende por hecho generador al presupuesto establecido por la ley para configurar cada tributo.
Responsable.- Responsable es la persona que sin tener el carácter de contribuyente debe, por disposición expresa de la ley, cumplir las obligaciones atribuidas a éste.
57
CAPÍTULO III
3. DIAGNÓSTICO DE LA EMPRESA ECUATRONIX CIA.
LTDA.
3.1 La Empresa
En el año de 1995 el empresario español Hermen Fortuny Raurell llegó a la ciudad de Quito, Ecuador, con el fin de asesorar a los canales de televisión en su implementación de repetidoras por todo el país. Al ver la necesidad permanente de asesoramiento en el campo televisivo y de radiodifusión, decide formar la compañía ECUATRONIX.
58